Dort wo Schließfächer, Postfächer oder andere Fächer intensiv

Dort wo Schließfächer, Postfächer oder andere Fächer intensiv benutzt werden, ist ein
elektronisches Schließsystem erforderlich. Mit einem guten elektronischen Schließsystem
benötigen Sie keine Schlüsselverwaltung mehr und können Ihre vorhandenen Zutrittskarten
benutzen. Auch haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status aller Fächer und
alle Aktivitäten an den Fächern werden protokolliert.
Ein elektronisches Schließsystem ist jedoch ein komplexes Produkt, da es sowohl die
physischen Fächer als auch Netzwerke und Datenbanken von Dritten umfasst. Darüber hinaus
bestehen wesentliche Unterschiede zwischen den auf dem Markt verfügbaren elektronischen
Schließsystemen, die für den Käufer häufig nicht zu durchschauen sind. Mit einem guten
System kann viel gewonnen werden. Es ist allerdings auch eine große Investition, wodurch Sie
bei einem schlechten System auch viel verlieren können.
Dieses Dokument hilft Ihnen dabei eine wohlüberlegte Entscheidung zu treffen, indem es
Ihnen eine Übersicht darüber bietet, welche Anforderungen ein elektronisches Schließsystem
erfüllen muss. Die Anforderungen sind in verschiedene Themenbereiche unterteilt, in denen
Sie selbst auswählen können, was auf Ihre Situation zutrifft.
• Die Schlösser müssen mit einer Karte von [NAME DES UNTERNEHMENS] geöffnet werden
können. Diese Karte beruht auf [KARTENTECHNOLOGIE] mit der Codierung [CODIERUNG].
Das Schließsystem muss neben der Seriennummer alle geschützten Bereiche der Karte lesen
können.
• Jedes Fach muss geöffnet werden können, indem die Karte an das Schloss des jeweiligen
Schließfachs gehalten wird.
• Wenn ein Benutzer seine Fachnummer vergessen hat, muss diese ohne Hilfe eines
Mitarbeiters abrufbar sein, indem die Karte an ein zentrales Lesegerät gehalten wird.
• Jedes Fach muss vom Administrator geöffnet werden können, indem eine autorisierte
Masterkey‐Karte an das Schloss des Fachs gehalten wird, auch wenn das zentrale Terminal
nicht mehr funktioniert.
• Darüber hinaus muss jedes Fach vom Administrator mit einer autorisierten Masterkey‐Karte
über ein zentrales Terminal geöffnet werden können.
• Die Masterkey‐Karte darf kein mechanischer Schlüssel sein.
• Durch eine rote/grüne LED‐Lampe an der Tür muss für den Benutzer der aktuelle
Belegungsstatus erkennbar sein.
• Benutzer müssen auch bei einer Netzwerkstörung ihre Fächer öffnen können, indem sie ihre
Benutzerkarte an das Schloss des jeweiligen Fachs halten.
• Das Schließsystem muss computerunabhängig sein.
• Bei einem Stromausfall müssen die Fächer noch für eine bestimmte Zeit durch eine
Notstromversorgung (UPS) zu öffnen sein.
• Nach einer Stromstörung müssen alle Fächer ihren letzten Status behalten, unabhängig von
der Dauer der Stromstörung. Das bedeutet, dass aufgrund einer Stromstörung keine
Schließfachautorisierungen verändert oder verlorengehen dürfen.
• Bei Verlust einer Karte muss das Fach über das Terminal (also unabhängig vom Netzwerk
oder Verwaltungsprogramm) blockiert werden können.
• Jedes Schloss muss mit einem unabhängigen Einbruchmelder ausgestattet sein. Dieser muss
(1) melden, ob die Fachtür geöffnet oder geschlossen ist und (2) nicht autorisiertes Öffnen
(einen Öffnungsversuch) des Fachs melden. Hierzu müssen ein Alarm und/oder eine Sirene
eingeschaltet werden können.
• Bei einem Einbruch in das Terminalfach, dürfen sich die anderen Fächer von dort aus nicht
öffnen lassen (z.B. über einen Schalter).
• Die Schlösser dürfen nicht über die Kabel des einzelnen Schlosses zu öffnen sein (z.B. indem
Strom durch das Kabel geleitet wird).
• Die Verwaltung des Schließsystems erfolgt über ein Verwaltungsprogramm.
• Das Verwaltungsprogramm für das Schließsystem muss über den Internetbrowser von jedem
PC im Netzwerk benutzt werden können und auf einer Microsoft SQL‐Datenbank basieren.
• Das Verwaltungsprogramm muss von mehreren Administratoren gleichzeitig benutzt
werden können.
• Über das Verwaltungsprogramm müssen den Benutzern die jeweiligen Fächer zugewiesen
werden können. Dies muss für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen möglich sein.
• Im Verwaltungsprogramm muss eingestellt werden können, welche Benutzer keine, ein oder
mehrere Fächer benutzen dürfen.
• Im Verwaltungsprogramm muss eingestellt werden können, welche Benutzer an welchen
Standorten Schließfächer benutzen dürfen.
• Im Verwaltungsprogramm muss für jeden Benutzer eingestellt werden können, ob dieser die
Fächer für einen Tag (Tagesfach) oder über einen längeren Zeitraum (z.B. Jahresfach)
benutzen darf.
• Die Tagesfächer müssen jeden Tag zu einem festen Zeitpunkt freigegeben werden können,
damit sie dem nächsten Benutzer wieder zur Verfügung stehen. Die Schlösser dürfen dabei
nicht entriegelt werden.
• Die Tagesfächer dürfen für [ANZAHL] Stunden vom selben Benutzer belegt werden. Nach
Ablauf dieser Zeit muss das Fach automatisch freigegeben werden. Wenn der Benutzer das
Fach zwischenzeitlich benutzt, muss die Nutzungsdauer um [ANZAHL] verlängert werden.
Dadurch wird vermieden, dass Benutzer die Fächer unnötig lange und zu Unrecht belegen.
• Bei Verlust eines Benutzerausweises oder einer Masterkey‐Karte muss dieser im
Verwaltungsprogramm blockiert werden können. Das heißt, dass im Netzwerk sämtliche
Autorisierungen dieser Karte sofort verfallen und die Karte nicht mehr für die Fächer benutzt
werden kann. Diese Blockierung muss im Verwaltungsprogramm auch wieder aufgehoben
werden können.
• Im Verwaltungsprogramm muss zwischen verschiedenen Arten von Fächern (z.B. Fächer für
Kleidung und für Laptops) unterschieden werden können. Auch bei der Autorisierung
müssen hier Unterscheidungen vorgenommen werden können. Es muss also möglich sein
festzulegen, welche Benutzer welche Art von Fächern benutzen dürfen.
• Alle Aktivitäten im Schließsystem (einschließlich der Nutzung der Masterkey‐Karte) wie auch
im Verwaltungsprogramm müssen über mindestens [ZEITRAUM] protokolliert werden.
• Das Verwaltungsprogramm muss eine schnelle Übersicht über Belegung, Nutzerhistorie und
Manipulationsalarme bietet.
• Das Verwaltungsprogramm muss für jeden Standort/jede Niederlassung eingestellt werden
können, sodass nur die Informationen über den jeweiligen Standorts/die jeweilige
Niederlassung angezeigt werden.
• Es müssen über das Verwaltungsprogramm mehrere Benutzer für ein Fach autorisiert
werden können.
• Durch die Kopplung von Verwaltungsprogramm und dem Kartenmanagement‐
/Zutrittskontrollsystem [NAME] muss es möglich sein die Schließfachautorisierungen im
Kartenmanagement‐/ Zutrittskontrollsystem zu verwalten und die Benutzerdaten in das
Verwaltungsprogramm zu importieren.
• Im Kartenmanagement‐/ Zutrittskontrollsystem erhält der Benutzer die Meldung, ob er
keine, ein oder mehrere Fächer gleichzeitig belegen darf.
• Im Kartenmanagement‐/ Zutrittskontrollsystem erhält der Benutzer die Meldung, ob er das
Fach für einen Tag oder einen längeren Zeitraum (z.B. ein Jahr) benutzen darf.
• Bei Verlust einer Karte wird diese im Kartenmanagement‐/ Zutrittskontrollsystem blockiert.
Das heißt, dass im Netzwerk sämtliche Autorisierungen dieser Karte sofort verfallen und die
Karte nicht mehr für die Fächer benutzt werden kann. Diese Blockierung muss auch über das
Kartenmanagement‐/ Zutrittskontrollsystem wieder aufgehoben werden können.