ethik-kodex
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ETHIK-KODEX GDF SUEZ - Ethik-Kodex 1 Einleitung von Gérard Mestrallet 4 ETHISCHE GRUNDSÄTZE UND STAKEHOLDER Grundlegende Prinzipien 8 Eine anspruchsvolle Ethik 12 Ethische Governance Anwendungsbereich 16 Management-Leitsystem 18 Ethikbeauftragter 22 Berichterstattung, Kontrollen und Audits 24 Der Ethik-Kodex wurde am 10. November 2009 vom Verwaltungsrat von GDF SUEZ gebilligt. „Ich bin davon überzeugt, dass nur ein der Nachhaltigkeit verpflichtetes Unternehmen ein verantwortungsbewusstes Unternehmen ist. Diesen Leitgedanken dürfen wir bei GDF SUEZ nie aus den Augen verlieren.“ GDF SUEZ, einer der weltweit größten Energiekonzerne, konzentriert sich als Branchenführer in allen seinen Sparten auf die Herausforderungen der Zukunft: Versorgungssicherheit, Klimaschutz und nachhaltige Entwicklung. Ethisches Verhalten beginnt mit der Umsetzung der Konzernwerte. Als Branchenführer ist GDF SUEZ natürlich ausgezeichnet aufgestellt, doch in einem Sektor, in dem das Vertrauen der Verbraucher, Unternehmen, Behörden und Stakeholder entscheidend ist, bringt diese Rolle auch große Verantwortung mit sich. Wir müssen höchsten Ansprüchen genügen, uns unseren Werten entsprechend verhalten und stets verantwortungsvoll handeln. Wir müssen unserem Ruf jederzeit gerecht werden und stolz auf uns sein können. ANSPRUCH: Wir garantieren allen unseren Partnern langfristig hohen Einsatz, indem wir stets darauf achten, effizient und innovativ im Sinne unserer Kunden und der Allgemeinheit zu handeln. Ich bin davon überzeugt, dass nur ein der Nachhaltigkeit verpflichtetes Unternehmen ein verantwortungsbewusstes Unternehmen ist. Diesen Leitgedanken dürfen wir bei GDF SUEZ nie aus den Augen verlieren. Ethik bestimmt unser Handeln und begleitet ungeachtet aller wirtschaftlichen Unwägbarkeiten unsere langfristige Vision. MUT: Wir leben unsere Gegenwart optimistisch und arbeiten kreativ an der Zukunft. 4 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Diese Werte wurden von unseren 200.000 Mitarbeitern bestimmt und bilden die Basis für unser gemeinschaftliches Handeln: ENGAGEMENT: Wir streben danach, die Entwicklung unserer Gruppe mit dem Respekt vor unserem Planeten in Einklang zu bringen und dabei die Menschen mit notwendigen Dienstleistungen zu versorgen. ZUSAMMENHALT: Wir mobilisieren alle unsere Kräfte in einem gemeinsamen Teamgeist, um aus Energie und Umwelt nachhaltige Quellen für Fortschritt und Entwicklung zu machen. Diese Werte führen nur zum Ziel, wenn sie unser Verhalten im Alltag bestimmen. Aus diesem Grund erwarte ich von Ihnen, dass Sie gemäß den von uns gemeinsam definierten Werten handeln. Genau ein Jahr nach der Fusion, aus der unser neuer Konzern hervorgegangen ist, bestätigte der Exekutivausschuss unsere ethischen Prinzipien und die ihnen zugrunde liegenden Texte, den Ethik-Kodex von GDF SUEZ und den Praktischen Leitfaden, die danach vom Verwaltungsrat gebilligt wurden. Der Ethik-Kodex des neuen Konzerns ist fundamentaler Bestandteil seiner ehrgeizigen Politik, deren Ziel einerseits in der Verankerung der Ethik in Strategie, Management und Prozessen und andererseits in der Implementierung von Organisations- und Steuersystemen liegt, mit denen die Umsetzung der Vorgaben in die Praxis gemessen werden kann. Unsere ethischen Grundsätze ruhen auf vier Säulen: rechtmäßiges Handeln, Verankerung der Integrität, Loyalität und Ehrlichkeit, Res- pekt der Mitmenschen. Diese Begriffe bestimmen unser Verhalten in allen Sparten und in allen Erdteilen. Wir alle wissen, wie schwierig und langwierig es ist, sich einen ausgezeichneten Ruf zu erwerben, und wie leicht man diesen Ruf wieder verlieren kann. Aus diesem Grund muss jeder Einzelne seinen Beitrag zu Aufbau, Pflege und Schutz der Reputation des Konzerns leisten. Ethik ist eine grundlegende Voraussetzung für den künftigen Erfolg von GDF SUEZ. Anspruch, Engagement, Mut, Zusammenhalt: Unsere Werte sind unser Stolz. Paris, 10. November 2009 Gérard Mestrallet Geschäftsführender Vorsitzender des Verwaltungsrats GDF SUEZ - Ethik-Kodex 5 Ethische Grundsätze und Stakeholder Grundlegende Prinzipien, die unser Verhalten bestimmen GDF SUEZ - Ethik-Kodex 7 Grundlegende Prinzipien Die Unternehmenswerte von GDF SUEZ manifestieren sich in unserem Handeln. Die Ethik des Konzerns beruht auf grundlegenden Prinzipien, die den Maßstab für unser Verhalten bilden: Gesetzestreue, Integrität, Loyalität, Ehrlichkeit und Achtung vor unseren Mitmenschen. Rechtmäßiges Handeln Die Mitarbeiter des Konzerns müssen immer und unter allen Umständen die internationalen, bundesstaatlichen, nationalen und lokalen Gesetze sowie die sich auf ihre Aktivität beziehenden berufsethischen Grundsätze einhalten. Dasselbe gilt für die vom Konzern einseitig getroffenen Entscheidungen und Regeln. Dabei haben die Konzernunternehmen jedoch die Möglichkeit, die konzerneigenen Prinzipien ihrer Organisation anzupassen. Dies kann zum Beispiel nötig sein, um lokalen Gesetzen oder kulturspezifischen Gepflogenheiten, die von unseren Usancen abweichen, Rechnung zu tragen. 8 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Verankerung der Integrität Für GDF SUEZ ist Integrität ein Leitprinzip, das die Geschäftsbeziehungen und die unternehmerische Praxis des Konzerns im Alltag bestimmt. So werden hohe moralische Ansprüche an die Konzernmitarbeiter gestellt. Wir alle müssen uns stets bewusst sein, dass unsere Reputation von unserem Handeln abhängt. Deshalb sind wir verpflichtet, ungeachtet aller Umstände stets moralisch einwandfrei zu agieren und eine Unternehmenskultur zu fördern, die durch Integrität geprägt ist. In der Praxis sind alle Situationen zu vermeiden, aus denen ein Konflikt zwischen den Privatinteressen der einzelnen Mitarbeiter und den Konzerninteressen erwachsen könnte. Eine auf Integrität basierende Kultur festigt die Überzeugung, dass es unsere Pflicht ist, einige wesentliche Werte zu berücksichtigen. Integrität schafft ein Klima des Vertrauens und schiebt Korruption und allen Praktiken, die den geschäftlichen Erfolg eines Unternehmens gefährden könnten, einen Riegel vor. GDF SUEZ - Ethik-Kodex 9 Loyalität und Ehrlichkeit Die Qualität einer Beziehung beruht unserer Ansicht nach in erster Linie auf der Loyalität und Ehrlichkeit der Geschäftspartner, insbesondere bei der Abwicklung eines Vertrages. So müssen wir stets in der Lage sein, unseren Verpflichtungen nachzukommen. Um keine Zusagen zu machen, die wir nicht einhalten können, müssen wir unsere Grenzen genau kennen. Aus diesem Grunde sind wir in der Kommunikation mit einem Geschäftspartner stets offen und konstruktiv. Es ist unser Bestreben, die Erwartungen aller Beteiligten zu berücksichtigen und unser Gegenüber genau, umfassend und wahrheitsgetreu zu informieren. Dieser Grundsatz gilt nicht nur für die Beziehungen des Konzerns zu seinen Kunden, Anteilseignern, Investoren und Lieferanten oder zu Nichtregierungsorganisationen (NGO) und der breiten Öffentlichkeit, sondern auch im Rahmen der konzerninternen Kommunikation zwischen den Abteilungen oder dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern. GDF SUEZ ist bestrebt, langfristige Beziehungen zu seinen Partnern aufzubauen. Dieses Streben ist untrennbar mit loyalem, ehrlichem Verhalten verbunden, dem Eckpfeiler gegenseitigen Vertrauens. Darüber hinaus hängt der Erfolg von GDF SUEZ vorrangig von seiner Reputation ab. Deshalb gefährdet die Verletzung der Loyalitäts- und Ehrlichkeitspflicht die Zukunft des Konzerns, seines Rufes, seiner Aktionäre und seiner Mitarbeiter. 10 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Respekt der Mitmenschen Ein respektvoller Umgang miteinander beruht auf dem Prinzip der Gegenseitigkeit, da jeder von uns sowohl Rechte als auch Pflichten hat. Aus diesem Grund misst GDF SUEZ beiden Faktoren denselben Wert bei – unabhängig davon, ob es sich um den Umgang mit juristischen oder physischen Personen handelt. Dabei respektieren wir insbesondere die Persönlichkeitsrechte, das unanfechtbare Recht auf die persönliche Würde und die Eigenheiten jedes Einzelnen sowie alle anderen Kulturen. Dieser Grundsatz gilt auch für das geistige und materielle Eigentum anderer. Der Respekt der Mitmenschen leitet nicht nur die Mitarbeiter in der Ausübung ihrer Tätigkeit, sondern bestimmt auch alle Beziehungen der Konzernunternehmen zu ihren Mitarbeitern. Ferner prägt dieses Prinzip die Konzernpolitik in Bezug auf den Respekt der Privatsphäre, den Kampf gegen Diskriminierung sowie die Vorbeugung und Bestrafung jeglicher Form von Belästigung und Mobbing. Im weiteren Sinne ist es maßgeblich für die Beziehungen von GDF SUEZ zu seinen Partnern und für die Grundsätze der Konfliktlösung. GDF SUEZ erwartet von seinen Mitarbeitern, dass sie im beruflichen Rahmen unter allen Umständen und ungeachtet ihrer Tätigkeit, ihrer Verantwortungsebene und ihrer Gesprächspartner die ethischen Grundsätze des Konzerns beachten. Vom Vorstandsmitglied bis hin zum einfachen Mitarbeiter sind wir alle verpflichtet, uns stets so zu verhalten, dass keine Zweifel an der ethischen Grundhaltung von GDF SUEZ aufkommen können. GDF SUEZ - Ethik-Kodex 11 Eine anspruchsvolle Ethik Die ethischen Grundsätze finden konkret Anwendung auf den drei Ebenen, auf denen unser Unternehmen seine Tätigkeit ausübt: ie Konzernebene, die die Mitarbeiter, Konzernbereiche d und Aktionäre umfasst, die Marktebene, auf der wir mit unseren Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern Beziehungen pflegen, die Ebene der Gesellschaft, in der wir agieren. Aus den gehobenen ethischen Grundsätzen im Geschäftsleben ergeben sich Verbesserungen auf allen drei Ebenen – innerhalb des Konzerns, auf dem Markt und für die Gesellschaft. Die neue Gewichtung ethischer Grundsätze geht einher mit dem Entstehen neuer Regulierungsmechanismen in der Weltwirtschaft und entspricht so auch einer von allen Stakeholdern gewünschten Entwicklung. 1. Die Konzernebene. Da ein gesundes Arbeitsklima zu einem reibungslosen Geschäftsablauf beiträgt, strebt GDF SUEZ angemessene Lebensbedingungen und ein 12 GDF SUEZ - Ethik-Kodex sicheres Arbeitsumfeld für seine Mitarbeiter an. Ferner schafft der Konzern die nötigen Voraussetzungen für einen rücksichts- und vertrauensvollen Umgang zwischen den Mitarbeitern. Diese ethischen Ansprüche an die zwischenmenschlichen Beziehungen gelten auch für alle Konzernunternehmen und Anteilseigner. Den Aktionären garantiert GDF SUEZ zudem besonders hohe CorporateGovernance-Standards. 2. Die Marktebene. Die Zufriedenheit der Kunden hat bei GDZ SUEZ Priorität. Sie beruht auf klar definierten Faktoren: qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen, ein offener Dialog, transparente Verfahren, Einhaltung der Verpflichtungen und Beachtung der Wettbewerbsregeln. Diese Grundsätze, denen alle Konzernmitarbeiter verhaftet sind, sind auch gegenüber den Lieferanten und Wettbewerbern zu berücksichtigen. GDF SUEZ fordert von seinen Mitarbeitern bedingungslose Loyalität sowie faires, unvoreingenommenes Verhalten bei Verhandlungen. Sie müssen auch überprüfen, ob die Geschäftspartner des Konzerns ethische Grundsätze befolgen, die mit den entsprechenden Prinzipien des Konzerns vereinbar sind. 3. Die Ebene der Gesellschaft. Der Konzern steht zu seiner gesellschaftlichen Verantwortung und setzt sich für die Gemeinschaften ein, in denen er agiert. Er nimmt auf die Umwelt und auf fremde Kulturen Rücksicht und ist bestrebt, die aus seiner Tätigkeit entstehenden Umweltbelastungen zu minimieren. Er legt seine Umweltbilanz offen, berichtet wahrheitsgetreu über die sich in diesem Bereich stellenden Herausforderungen und arbeitet zur Lösung ökologischer und humanitärer Fragen mit NGO zusammen. Jeder Einzelne ist für die erfolgreiche Umsetzung dieser Politik verantwortlich. Außerdem ermuntert der Konzern alle Mitarbeiter, sich aktiv für die Gesellschaft und eine nachhaltige Entwicklung einzusetzen. GDF SUEZ - Ethik-Kodex 13 Ethische Governance Ein Ethik-Kodex für alle Mitarbeiter des Konzerns GDF SUEZ - Ethik-Kodex 15 Anwendungsbereich Der Ethik-Kodex gilt für alle Mitarbeiter und Unternehmen des Konzerns. Das vom Konzern aufgebaute Ethik- und ComplianceSystem soll das ethische Verhalten und rechtmäßige Handeln unserer Mitarbeiter fördern. Die in diesem Rahmen implementierten Verfahren gelten für den gesamten Konzern. Drei Ebenen Der ethische Ansatz von GDF SUEZ gliedert sich in drei Ebenen: Referenznormen, Organisationsstrukturen und Geschäftspraktiken. Die geltenden Rechtsvorschriften, der Ethik-Kodex und die Unternehmenswerte sind die Eckpfeiler der ersten Ebene und damit der Sockel, auf den sich der Konzern stützt, um überall und unter allen Bedingungen professionell, rechtmäßig und ethisch einwandfrei zu handeln. Die zweite Ebene des Ethik-Systems betrifft die Organisation. Sie vollzieht sich in der Umsetzung der für die Steuerung, Konzeption und Berichterstattung nötigen Strukturen und Verfahren. 16 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Die Geschäftspraktiken bilden die dritte und höchste Ebene. Es handelt sich um alle den Mitarbeitern zur Verfügung stehenden operativen Instrumente, die ein mit dem Leitbild von GDF SUEZ übereinstimmendes Handeln gewährleisten. Begleitet wird der ethische Ansatz von anwendungsorientierten Unterlagen, die den Mitarbeitern konkret helfen sollen, sich korrekt zu verhalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen. KURZ GEFASST Der Ethik-Kodex von GDF SUEZ gilt für den gesamten Konzern und wird allen Vertragspartnern zur Kenntnis gebracht. Seine Umsetzung wird von den Konzernmitarbeitern auch außerhalb der Unternehmensgruppe gefördert. Im Fokus stehen nicht nur die den ethischen Fragen entsprechenden Gesetze und Standards der internationalen, bundesstaatlichen, nationalen und lokalen Instanzen, sondern auch die Normen der einzelnen Fachverbände. Breiter Anwendungsbereich Die Implementierung der Grundsätze des Ethik-Kodex ist auch von den Mitarbeitern zu fördern, die in den Vorständen und Aufsichtsräten konzernfremder Unternehmen sitzen. Gegebenenfalls müssen die Mitarbeiter von GDF SUEZ ihre Gesprächspartner, insbesondere Lieferanten, Dienstleister oder Subunternehmen, über die ethischen Grundsätze des Konzerns unterrichten, indem sie ihnen zum Beispiel den vorliegenden Kodex zur Kenntnis bringen. GDF SUEZ - Ethik-Kodex 17 Management-Leitsystem Jeder Mitarbeiter hat die ethischen Grundsätze von GDF SUEZ im Rahmen seiner Tätigkeit für den Konzern zu beachten. Um dies zu gewährleisten, definiert das Management-Leitsystem die Verantwortung der einzelnen Ebenen. Auf oberster Ebene bürgt die Konzernführung von GDF SUEZ für die Anwendung des Ethik-Kodex des Konzerns. Sie muss Instrumente bereitstellen, mit denen die Umsetzung der Grundsätze überwacht und ihre Verletzung geahndet werden kann. Ferner setzen sie ein System ein, mit dessen Hilfe die Einhaltung der Ethik- und Compliance-Richtlinien überprüft werden kann. In jedem Konzernunternehmen bestellt der Geschäftsführer einen Ethikbeauftragten, stattet ihn mit den nötigen personellen und finanziellen Mitteln aus und überträgt ihm die für die Ausführung seiner Aufgabe erforderlichen Befugnisse. Starke Involvierung des Managements Es obliegt allen Führungskräften auf sämtlichen Entscheidungsebenen, individuell und kollektiv für die Umsetzung des Ethik-Kodex zu sorgen. 18 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Die hier formulierten Regeln müssen ausnahmslos allen Mitarbeitern bekannt sein, die eine Kontrollfunktion im Unternehmen innehaben oder seine Politik in bestimmten Bereichen beeinflussen können. Diese Mitarbeiter, deren Entscheidungen in ethischer Hinsicht von wesentlicher Bedeutung sind, müssen sich selbstverständlich beispielhaft verhalten. Wenn also ein Vorgesetzter einem Mitarbeiter eine verantwortungsvolle Funktion überträgt so muss er sicher sein, dass der von ihm ausgewählte Mitarbeiter über die Kompetenz, die Autorität und die Mittel verfügt, die zur Umsetzung des Ethik-Kodex nötig sind. Ein geeignetes Management-Leitsystem Der Impuls für das ethische Engagement von GDF SUEZ geht von der Konzernspitze aus, d.h. von dem Vorstandsvorsitzenden, der Konzernführung und dem Exekutivausschuss, die beschlossen haben, den Konzern mit den geeigneten Strukturen auszustatten. KURZ GEFASST Jeder Mitarbeiter von GDF SUEZ ist für die Beachtung der ethischen Grundsätze des Konzerns verantwortlich. Darüber hinaus übernehmen die Führungskräfte besondere Pflichten: Sie informieren, sensibilisieren, schulen und kontrollieren die Mitarbeiter. GDF SUEZ hat ein eigenes System aufgebaut, um ethisches Verhalten zu fördern und die Übereinstimmung der Praktiken mit den ethischen Grundsätzen des Konzerns zu kontrollieren. Das Ethik- und Compliance-System untersteht dem Verwaltungsrat. Der Ausschuss für Ethik, Umwelt und nachhaltige Entwicklung, der dem Verwaltungsrat angegliedert ist, unterstützt Letzteren bei Fragen zu Corporate Governance, Ethik und Compliance. Seine Aufgabe besteht darin, die Einhaltung der Ethik­ regeln durch alle Mitarbeiter sicherzustellen. Ferner sorgt er für die regelmäßige Aktualisierung der ethischen Regelwerke des Konzerns. Der Konzernbereich Ethik und Compliance gehört zum Generalsekretariat und soll die Einbindung der Ethik in die Vision, die Strategie, das Management und die Praktiken von GDF SUEZ fördern. Er entwirft die grundlegenden Texte, begleitet ihre Umsetzung in den operativen Sparten GDF SUEZ - Ethik-Kodex 19 und funktionalen Bereichen und achtet darauf, dass sie die übrigen Kontroll­instanzen des Konzerns ergänzen. Ferner bestimmt der Konzernbereich Ethik und Compliance die Leitlinien einer proaktiven Compliance-Politik, die sicherstellen soll, dass die für das ethische RisikoManagement des Konzerns nötigen Compliance-Systeme implementiert werden und reibungslos funktionieren. Er unterhält ein weltweites Netzwerk von Ethikbeauftragen, die ihre Aufgaben in den verschiedenen Sparten und Unternehmen des Konzerns versehen. Der Compliance-Ausschuss wird von dem für den gesamten Konzern zuständigen Ethikbeauftragten, der dem Exekutivausschuss angehört, geleitet. Er überprüft die Implementierung der Ethik-Politik, geht eventuellen Unregelmäßigkeiten nach und sorgt dafür, dass sie behoben werden. So sind die Governance-Organe und die Konzernführung sicher, dass das Ethik-System von GDF SUEZ lückenlos umgesetzt und regelmäßig überprüft wird. Umsetzung auf allen Ebenen Die Führungskräfte von GDF SUEZ gewährleisten die Verbreitung des Ethik-Kodex, damit sich alle Mitarbeiter mit dem ethischen Ansatz des Konzerns vertraut machen und ihn im Alltag beachten. Zu diesem Zweck veranstalten sie Einführungs- und Schulungsmaßnahmen für ihre Mitarbeiter. Ferner unterstützen und beraten sie die Mitarbeiter, die ihnen Fragen zur Ethik stellen oder Sorgen in Bezug auf dieses Thema äußern. Der Konzernbereich Ethik und Compliance stellt den Führungskräften Handlungs- und Kontrollinstrumente zur Verfügung, die ihre Aufgabe erleichtern sollen. Darüber hinaus stehen ihnen der Ethikbeauftragte ihres Unternehmens oder ihrer Sparte sowie die Konzernbereiche Personal, Recht und interne Kommunikation zur Seite. Es obliegt den Führungskräften nicht nur, die Kenntnisse ihrer Mitarbeiter in Bezug auf ihre ethischen und gesetzlichen Pflichten zu überprüfen, sondern sie müssen ebenso sicherstellen, dass sie diesen Pflichten tatsächlich nachkommen. Wenn auf Sanktionen zurückgegriffen werden muss, dann in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und den lokalen Usancen. 20 GDF SUEZ - Ethik-Kodex GDF SUEZ - Ethik-Kodex 21 Der Ethikbeauftragte Der Ethikbeauftragte ist mit der Umsetzung des Ethik-Kodex innerhalb seines Unternehmens betraut. Er begleitet und unterstützt die Implementierung und trägt zur Vorbeugung ethischer Risiken bei, indem er die den ethischen Pflichten des Konzerns entsprechenden Geschäftspraktiken fördert. In jedem Konzernunternehmen, dessen Größe und Autonomie es notwendig machen, bestellt der Geschäftsführer einen Ethikbeauftragten, der die ethischen Grundsätze des Konzerns implementieren soll. Der Ethikbeauftragte übernimmt folgende Aufgaben: Erklärung und Erörterung der Richtlinien und Anleitungen, in denen die ethischen Pflichten des Konzerns definiert sind, und Information aller Mitarbeiter in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Entwurf oder Überprüfung von ergänzenden Unterlagen zu Ethik- und Compliance-Fragen für den jeweiligen Standort oder die betreffende Sparte Überwachung der Übereinstimmung der Entwicklungsstrategie und der Aktivitäten des Unternehmens mit den ethischen Grundsätzen Beantwortung von Mitarbeiterfragen und Beratung in Bezug auf Ethik und Compliance 22 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Leitung der Aufklärungs-, Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen Überprüfung der Umsetzung der Ethik- und CompliancePolitik, Ausarbeitung des jährlichen Compliance-Berichts des Unternehmens und Übermittlung des Berichts an den Ethikbeauftragten des Gesamtkonzerns Auflistung der ethischen Risiken des Konzernunternehmens Zuständigkeitsbereich des Ethikbeauftragten KURZ GEFASST Der Ethikbeauftragte zeichnet sich durch seine Gewissenhaftigkeit, Ehrlichkeit und Diskretion sowie seine Fähigkeit zu vermitteln, objektiv zu bleiben und analytisch zu denken aus. Er ist Mitglied der Geschäftsführung seines Unternehmens und/oder hat direkten Zugang zum Management. Der Ethikbeauftragte hat an der Definition der Regeln und Aufgaben in Bezug auf die Berufsethik teil und überwacht ihre Umsetzung im Unternehmen. Er hilft den Mitarbeitern und berät sie in allen Fragen zur Ethik. Als Teil des Netzwerks der Ethikbeauftragten des Konzerns trägt er zudem zur Identifizierung vorbildlicher Praktiken bei. Er verfasst den Ethikbericht seines Unternehmens und hilft so, ethischen Risiken auf Konzernebene vorzubeugen. Der Ethikbeauftragte behandelt alle Informationen, von denen er in der Ausübung seines Amtes Kenntnis erhält, streng vertraulich. Ein Ethikbeauftragter darf ohne die Genehmigung des Betroffenen keinesfalls den Namen eines Verdächtigten oder eines Informanten nennen. Die vertrauliche Behandlung der Informationen muss den vor Ort geltenden Gesetzen und Usancen entsprechen. Der Ethikbeauftragte trifft zudem alle nötigen Vorkehrungen, um den Mitarbeiter, der einen Missstand meldet, vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Weiterverfolgung der ethischen Zielsetzungen Die Ethikbeauftragten geben dem Konzern einen Überblick über seine ethischen Praktiken. Zu diesem Zweck werden die Verwaltungs- und Aufsichtsräte regelmäßig von den Ethikbeauftragten informiert. Die einzelnen Elemente werden in Form von Berichten übermittelt und dienen dem Ethikbeauftragten des Gesamtkonzerns als Grundlage für seinen Bericht, den er dem Verwaltungsratsvorsitzenden, dem Ausschuss für Ethik, Umwelt und nachhaltige Entwicklung und dem Verwaltungsrat vorlegt. GDF SUEZ - Ethik-Kodex 23 Berichterstattung, Kontrollen und Audits GDF SUEZ hat eigene Verfahren zur Umsetzung seiner Ethik-Politik implementiert, die das vom Konzernbereich Ethik und Compliance eingeführte System unterstützen sollen. Im Bereich Ethik und Compliance wie auch in anderen Gebieten werden die Kenntnisse und das Verhalten der einzelnen Mitarbeiter regelmäßig überprüft, um damit eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Aus diesem Grund enthalten auch die Umfragen zum sozialen Klima, die regelmäßig in den Konzernunternehmen durchgeführt werden, Fragen zum Ethik- und ComplianceSystem. Der Konzernbereich Ethik und Compliance von GDF SUEZ ist mit der Umsetzung der Compliance-Verfahren und der Compliance-Überprüfung beauftragt. Er begleitet die Durchführung von Ethik-Audits und speziellen Untersuchungen für den Compliance-Ausschuss und 24 GDF SUEZ - Ethik-Kodex den Ausschuss für Ethik, Umwelt und nachhaltige Entwicklung. So wurde ein detailliertes Prüfverfahren implementiert, das die Umsetzung der Ethik-Politik des Konzerns in allen Sparten und Unternehmen gewährleistet. Alle Ethikbeauftragten müssen jedes Jahr über den in ihren Unternehmen erzielten Fortschritt im Bereich Ethik und Compliance sowie die vom Unternehmen selbst getroffenen Maßnahmen berichten. Der Bericht wird der Sparte übermittelt, dem das Unternehmen angehört, und enthält eine Konformitätserklärung des Geschäftsführers, mit der er sein Engagement in Bezug auf die Umsetzung des Ethik- und Compliance-Systems in dem von ihm geleiteten Unternehmen verbindlich bestätigt. Schutzsystem Im Fall einer Verletzung der Compliance-Politik des Konzerns ergreift der Konzernbereich Ethik und Compliance in Verbindung mit der Geschäftsführung und den betroffenen lokalen Geschäftsbereichen und in Koordination mit den Abteilungen (Recht, Risiko-Management, Audit, interne Revision, Versicherung usw.) der funktionalen Konzernbereiche entsprechende Maßnahmen. KURZ GEFASST Die Kenntnisse und das Verhalten der einzelnen Mitarbeiter werden im Rahmen des von GDF SUEZ eingeführten Ethikund Compliance-Systems regelmäßig bewertet. Der Konzernbereich Ethik und Compliance ist mit der Umsetzung eines Ethik-Systems und ComplianceVerfahrens beauftragt und veranlasst Ethik-Audits und spezielle Untersuchungen. In Verbindung mit den Konzernbereichen Recht, Audit und Risiko sowie der internen Revision prüft er, ob die Maßnahmen, die im Fall der Nichtbeachtung der Ethik- und CompliancePolitik von GDF SUEZ vorgesehen sind, tatsächlich ergriffen werden. Die internen Revisions- und Auditabteilungen unterstützen den Konzernbereich Ethik und Compliance und gehen allen Hinweisen nach, die auf einen Regelverstoß deuten könnten. Ferner suchen die Revisoren nach eventuellen Schwachstellen in den Konzernunternehmen und melden ihren Vorgesetzten ihre Beobachtungen. Sie setzen auch die Ethikbeauftragten über die Ergebnisse ihrer Recherchen in Kenntnis und prüfen gegebenenfalls die Umsetzung bestimmter Aspekte des Ethik-Systems. GDF SUEZ - Ethik-Kodex 25 Die Übersetzungen des Ethik-Kodex könnten unterschiedlich ausgelegt werden, daher ist nur der französische Wortlaut maßgebend. Alle Unterlagen zur Ethik von GDF SUEZ können auf der Internet-Site von GDF SUEZ sowie im Intranet des Konzerns und dem Extranet eingesehen werden, das der Ethik gewidmet ist. Auskünfte und Beratung zu Ethik und Compliance: [email protected] Ausgabe – Juli 2010 26 GDF SUEZ - Ethik-Kodex Der Ethik-Kodex kann auf der Webseite gdfsuez.com, auf dem Intranet http://horizon.gdfsuez.net und dem der Ethik gewidmeten Extranet http://ethics.gdfsuez.com eingesehen werden. Redaktion: Layout: Konzept und Realisierung: Übersetzung und Ausführung: Bildnachweis: Médiathèque GDF SUEZ (Cover, Getty – p.4, Stéphane de Bourgies / Abaca Press – p.7, Philippe Dureuil / GDF SUEZ – p.15, Olivia Gay / Interlinks Image – p.17, Gilles Crampes – p.19, Etienne de Malglaive / Abaca Press – p.21, Raf Beckers / Electrabel – p.23, Pierre-François Grosjean – p.25, Enzo dal Verme / Abaca Press) © 11/2009 Unsere Werte GDF SUEZ Logotype version Quadri 11/07/2008 82, bd des Batignolles - 75017 Paris - FRANCE Tél. : +33 (0)1 53 42 35 35 / Fax : +33 (0)1 42 94 06 78 Web : www.carrenoir.com RÉFÉRENCES COULEUR B 80% C 100% Y 50% B 5% Anspruch Engagement Mut Zusammenhalt gdfsuez.com 28 GDF SUEZ - Ethik-Kodex
