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Bewegung zur
digitalen Bildung
E-Learning
Aufbau einer
modernen
Gesellschaft
ITdesk.info
– Projekt zur digitalen
Computerausbildung mit
freiem Zugang - Handbuch für
digitale Bildung
Menschen
-recht
auf Bildung
und
Information
E-Inklusion
freier
Zugang
Datenbanken – LibreOffice Base
Handbuch
Autor: Igor Filipović
Original:
Autoren: Gorana Čelebić, Mario Dujlo
Titel: ITdesk.info – Projekt zur digitalen Computerausbildung mit freiem Zugang– Handbuch für digitale Bildung
Untertitel: Datenbanken - Microsoft Access 2010, Handbuch
(ISBN: 978-953-56758-4-6)
Verlag: Open society for Idea Exchange (ODRAZI), Zagreb
Expertenprüfung: EdukaCentar, ustanova za obrazovanje, Zagreb
Lektor: Ema Čišić
Übersetzung: Katarina Posilović
Korrektorat: Una Šijan
Titelseite: Silvija Bunić
Ort und Zeitpunkt der Veröffentlichung: Zagreb, 2011.
Angepasst an das LibreOffice Programm:
Autor:
Igor Filipović
Titel:
ITdesk.info – Projekt zur digitalen Computerausbildung mit freiem Zugang – Handbuch für
digitale Bildung
Untertitel:
Datenbanken – LibreOffice Base, Handbuch
Übersetzung:
Anna Pallaske
Titelseite:
Silvija Bunić
Verlag:
Open Society for Idea Exchange (ODRAZI), Zagreb
Ort und Zeitpunkt der Veröffentlichung:
Zagreb, 2014.
Urheberrecht:
Zögern Sie nicht die ganze Publikation oder einen Teil davon zu kopieren, zu drucken und weiter zu
verbreiten, einschließlich zum Zweck des organisierten Unterrichts, ob in öffentlichen oder privaten
Bildungseinrichtungen, aber nur für nichtkommerzielle Zwecke (dabei handelt es sich um die für
Nutzer gebührenfreie Nutzung der Publikation) und mit einem Hinweis auf die Quelle (Quelle:
www.ITdesk.info – Projekt zur digitalen Computerausbildung mit freiem Zugang). Sekundäre Werke
sind ohne die Genehmigung des Inhabers des Urheberrechts (Nichtregierungsorganisation Open
Society for Idea Exchange) nicht gestattet. Für Genehmigung sekundärer Werke kontaktieren Sie
bitte: [email protected]
ITdesk.info – Projekt zur digitalen Computerausbildung mit freiem Zugang
Vorwort
Die heutige Gesellschaft ist geprägt von unerwartetem Wachstum und einer
unerwarteten Entwicklung von Informationstechnologie (IT), die zu einer großen
Abhängigkeit der Gesellschaft, im weiteren Sinne, von dem Wissen und der
Kompetenz einer jeden Person im IT Bereich führte. Obwohl diese Abhängigkeit
täglich steigt, hat das Menschenrecht auf Bildung und Information den IT Bereich
noch nicht erreicht. Probleme, die die gesamte Gesellschaft betreffen, treten auf,
rufen Unterschiede hervor und halten Menschen vom Hauptgrund und –
motivation für Fortschritt, von Chancen, fern. Computer-Analphabet zu sein
bedeutet heute, eine Person zu sein, welche nicht in der Lage ist sich an einer
modernen Gesellschaft zu beteiligen, welche keine Chancen hat. Ungeachtet der
anerkannten Notwendigkeit und der anerkannten Vorteile von inklusiver
Computerbildung durch, beispielsweise, die Europäische Kommission, die UNESCO
und die OECD, existiert weiterhin eine Anzahl von Menschen mit beschränktem
Zugang zu grundlegender Computerausbildung (Menschen mit Behinderung oder
Lernschwierigkeiten, Wanderarbeiter, Arbeitslose, Menschen, die in abgelegenen
Gebieten leben, in denen IT Bildung nicht zugänglich ist).
Dieses Handbuch, in Kombination mit anderen Materialien, die auf der Website
www.ITdesk.info veröffentlich sind, stellt unsere Anstrengung und unseren
Beitrag zur Realisierung und Förderung des Menschenrechts auf Bildung und
Information mit Bezug auf den IT Bereich dar. Wir hoffen, dass Ihnen diese
Ausbildung hilft, grundlegende Computerkenntnisse zu beherrschen und mit
diesem Anspruch wünschen wir Ihnen, so viel zu lernen wie nur möglich, um
dadurch ein aktives Mitglied der modernen IT Gesellschaft zu werden.
Mit freundlichen Grüßen,
ITdesk.info Team
Expertenprüfung der kroatischen
Version:
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Derivative Works 3.0 Kroatien Lizenz lizensiert.
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ITdesk.info – Projekt zur digitalen Computerausbildung mit freiem Zugang
INHALT:
VORWORT ..............................................................................................................................1
1 DATENBANK – GRUNDLEGENDE KONZEPTE....................................................................4
1.1
DER UNTERSCHIED ZWISCHEN DEN DATENBEGRIFFEN UND INFORMATION.........................4
1.2
DATENBANKORGANISATION – TABELLEN, DATENSÄTZE, FELDER .........................................4
1.3
BEISPIELE FÜR DIE ANWENDUNGEN VON GROSSEN DATENBANKEN ....................................4
1.4
DATENBANKORGANISATION ................................................................................................5
1.4.1
WAS ENTHALTEN TABELLEN UND WORAUF BEZIEHEN SICH DIE DATEN IN EINER
TABELLE ……………………………………………………………………………………………………………………………………5
1.4.2
WIESO JEDES TABELLENFELD NUR EIN DATENELEMENT ENTHALTEN SOLLTE, ALSO EINE
ART VON INFORMATION .............................................................................................................5
1.4.3
VERBINDUNG ZWISCHEN DATENTYPEN UND FELDINHALT............................................6
1.4.4
GRUNDLEGENDE FELDEIGENSCHAFTEN........................................................................6
1.4.5
DER PRIMÄRSCHLÜSSEL-BEGRIFF .................................................................................7
1.4.6
DER INDEX-BEGRIFF UND WAS ER UNS BIETET .............................................................7
1.5
TABELLEN VERBINDEN - BEZIEHUNGEN................................................................................8
1.5.1
WIESO SIND DIE TABELLEN IN EINER DATENBANK VERBUNDEN ...................................8
1.5.2
VORAUSSETZUNG FÜR ERSTELLUNG EINER BEZIEHUNG ZWISCHEN TABELLEN IN EINER
DATENBANK ................................................................................................................................8
1.5.3
BEZIEHUNGS-/VERBINDUNGSTYPEN ZWISCHEN TABELLEN ..........................................9
1.5.4
ERSTELLEN VON BEZIEHUNGEN/VERBINDUNGEN ZWISCHEN TABELLEN .......................9
1.5.5
DESHALB IST ES WICHTIG DIE REFERENTIELLE UNVERSEHRTHEIT ZWISCHEN TABELLEN
ZU ERHALTEN ............................................................................................................................ 10
1.5.6
LÖSCHEN VON BEZIEHUNGEN/VERBINDUNGEN ZWISCHEN TABELLEN ....................... 10
1.5.7
WER ERSTELLT, VERWALTET, PFLEGT UND FÜLLT EINE DATENBANK AUS ................... 11
2
DATENBANKANWENDUNGSSOFTWARE– LIBREOFFICE 3.6 BASE ..................................11
2.1
ELEMENTE DES ANDWENDUNGSFENSTERS ........................................................................ 11
2.2
GRUNDLEGENDE AUFGABEN: ÖFFNEN UND SCHLIESSEN DER ANWENDUNGSSOFTWARE
ZUR ARBEIT MIT EINER DATENBANK ........................................................................................... 12
2.2.1
ÖFFNEN UND SCHLIESSEN EINER DATENBANK ........................................................... 13
2.2.2
NEUE DATENBANK ERSTELLEN UND AN BESTIMMTEM ORT SPEICHERN ..................... 13
2.2.3
ARBEITSUMFELD EINRICHTEN - SYMBOLLEISTEN ........................................................ 15
2.2.4
HILFFUNKTION ........................................................................................................... 15
2.3
MIT EINER DATENBANK ARBEITEN ..................................................................................... 16
3
TABELLEN ......................................................................................................................18
3.1
DATENSÄTZE ..................................................................................................................... 18
3.2
DATENBANKENTWURF ...................................................................................................... 18
3.2.1
GRUNDLEGENDE ARBEITSABLÄUFE ............................................................................ 18
3.2.2
MIT FELDEINSTELLUNGEN ARBEITEN .......................................................................... 19
3.2.3
GEFAHREN DER VERÄNDERUNG VON DATENTYPEN, FELDEINSTELLUNGEN IN EINER
TABELLE ………………………………………………………………………………………………………………………………….21
3.2.4
PRIMÄRSCHLÜSSEL .................................................................................................... 21
3.2.5
FELDINDIZIERUNG ...................................................................................................... 22
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3.2.6
4
VERÄNDERUNG DER SPALTENBREITE IN EINER TABELLE ............................................. 22
INFORMATIONSANZEIGE ..............................................................................................23
4.1
GRUNDLEGENDE ARBEITSABLÄUFE.................................................................................... 23
4.1.1
FUNKTION ZUR SUCHE NACH SPEZIEFISCHEN WÖRTERN, NUMMERN, DATEN IN EINEM
FELD
………………………………………………………………………………………………………………………………….23
4.1.2
TABELLE UND FORMULAR FILTERN – MIT FILTERN ARBEITEN ..................................... 24
4.2
ABFRAGEN......................................................................................................................... 24
4.2.1
ERSTELLEN UND BENENNEN EINER ABFRAGE VON EINER TABELLE ............................. 25
4.2.2
BEDINGUNGEN ZU EINER ABFRAGE HINZUFÜGEN ...................................................... 27
4.2.3
EINE ABFRAGE FORMATIEREN .................................................................................... 28
4.2.4
EINE ABFRAGE AUSFÜHREN ....................................................................................... 29
5
OBJEKTE ........................................................................................................................30
5.1
FORMULARE ...................................................................................................................... 30
5.1.1
NUTZUNG VON FORMULAREN ................................................................................... 31
5.1.2
BEARBEITUNG EINES FORMULARS ............................................................................. 32
6
BERICHTE ......................................................................................................................34
6.1
BERICHTE UND DATENEXPORT........................................................................................... 34
6.1.1
EINEN BERICHT BASIEREND AUF EINER TABELLE ODER EINER ABFRAGE BENENNEN
UND ERSTELLEN ........................................................................................................................ 34
6.1.2
POSITION UND TITEL DER DATENFELDER IN EINEM BERICHT ANPASSEN .................... 35
6.1.3
GRUPPIERTE FELDER IN EINEM BERICHT ANZEIGEN.................................................... 36
6.1.4
KOPF- UND FUSSZEILE BEARBEITEN ............................................................................ 36
6.1.5
EXPORTIEREN VON TABELLEN ODER ABFRAGEERGEBNISSEN ..................................... 36
6.2
DRUCKEN .......................................................................................................................... 38
6.2.1
DRUCKLAYOUT FESTLEGEN ........................................................................................ 38
6.2.2
DRUCKEINSTELLUNGEN.............................................................................................. 38
7
ALLGEMEINE NUTZUNGSBEDINGUNGEN ......................................................................41
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1
DATENBANK – GRUNDLEGENDE KONZEPTE
Eine Datenbank ist eine strukturierte Sammlung von mit einander in Beziehung stehenden
Daten. In einer relationalen Datenbank werden Daten in Tabellen gespeichert.
1.1
DER UNTERSCHIED ZWISCHEN DEN DATENBEGRIFFEN UND INFORMATION
Daten sind Gegebenheiten, die als Audio, Video, Text oder Number representiert sein
können. Daten, als solche, sind vielleicht nicht relevant, aber wenn sie verarbeitet und in
einen bestimmten Kontext gesetzt werden, bekommen sie eine Bedeutung und werden zu
Information. Information ist dieser Kontext, die Bedeutung die den Daten zugewiesen wird.
Als Beispiel für diese Daten dient uns das Geräusch eines Alarms: wenn wir es uns ohne
Kontext anhörten, wäre es nur ein unangenehmes und durchdringendes Geräusch . In dem
Moment, in dem der Mensch ihm die Bedeutung „unmittelbare Gefahr“ verlieh, wurde er
zur (gut bekannten) Information.
1.2
DATENBANKORGANISATION – TABELLEN, DATENSÄTZE, FELDER
Eine Tabelle ist das wichtigste Datenbankelement. Sie besteht aus Zeilen und Spalten, die
Information über ein bestimmtes Thema enthalten. Ein Datensatz in einer Tabelle wird als
Zeile angezeigt und enthält Informationen über ein Thema. Felder sind individuelle
Eigenschaften von Datensätzen und befinden sich in den Spalten einer Tabelle. Die Art der
Daten, die in ein Feld eingefügt werden können, sind durch den Datentyp festgelegt
(textlich, logisch, Währung, numerisch, Datum, binär...)
Neben dem Datentyp, kann in den Feldern festgelegt werden:
 Länge (Length);
 Formatvorlage (format example) – z.B. kann festgelegt werden, dass eine
Währungseinheit zum Betrag hinzugefügt wird;
 Defaultwert (Default Value) – wenn nichts eingefügt wird, wird der festgelegte
Wert eingefügt;
 Eingabe erforderlich (Entry required) – stellt sicher, dass ein Wert in das Feld
eingefügt wird, sonst erlaubt es keine weiteren Aktionen.
1.3
BEISPIELE FÜR DIE ANWENDUNGEN VON GROSSEN DATENBANKEN




Reservierung von Flugtickets
Datenbanken von Regierungsinstitutionen
Bankkonten
Patientendaten
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1.4
1.4.1
DATENBANKORGANISATION
WAS ENTHALTEN TABELLEN UND WORAUF BEZIEHEN SICH DIE DATEN IN EINER
TABELLE
Eine Tabelle (table) ist das wichtigste Datenbankelement. Sie besteht aus Zeilen und
Spalten, die Informationen über ein bestimmtes Thema enthalten. Jede Tabelle sollte Daten
über ein Thema enthalten, z.B. würde die Tabelle Kunden die notwendigen Daten über
Kunden enthalten.
Ein Datensatz (record) wird als Linie angezeigt und enthält Informationen über ein Thema,
beispielsweise die Informationen über einen Kunden.
Felder (field) sind individuelle Eigenschaften eines Datensatzes und werden in Spalten
innerhalb einer Tabelle angezeigt. Die Typen von Daten, die in ein Feld eingefügt werden
können werden als Datentyp festgelegt (textlich, logisch, Währung, numerisch …). z.B.
Vorname, Familienname, Adresse, Wohnort, Telefonnummer, E-Mail…
Bild 1. Datensatz und Feld einer Tabelle
1.4.2 WIESO JEDES TABELLENFELD NUR EIN DATENEL EMENT ENTHALTEN SOLLTE, ALSO
EINE ART VON INFORMATION
In Bild 1 Datensatz und Feld einer Tabelle ist ein Bespiel eines guten Tabellendesigns zu
erkennen: jedes Feld enthält nur ein Datenelement. Der Vorname wird in ein Feld
eingegeben, der Familienname in ein anderes, Straße und Hausnummer (Adresse) in ein
drittes usw. Dies wäre ein schlechtes Designbespiel:
Bild 2. Schlechtes Designbeispiel
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Es befinden sich zwei Datenelemente in einem Feld (Vor- und Familienname im Namenfeld)
und sogar drei in einem anderen (Straße und Hausnummer, Wohnort und Postleitzahl). Die
Daten sind unflexibel, was deren Sortierung und die Erstellung von Abfragen und Berichten
erschwert.
Ein besseres Designbeispiel im Vergleich zur vorherigen Tabelle wäre dieses:
Bild 3. Gutes Designbeispiel
Mit jedem Datenelement in seinem eigenen Feld werden deren Sortierung und die
Erstellung von Abfragen und Berichten erleichtert.
1.4.3 VERBINDUNG ZWISCHEN DATENTYPEN UND FELDI NHALT
Der Feldinhalt ist ein spezieller
Datentyp in einer Tabelle. Es kann sich
dabei um einen Text, eine Nummer,
eine Währung, ein Datum und einen
Zeitpunkt, Ja/Nein, usw. handeln.
In der Spalte Feldname (Field Name),
geben Sie den Namen für die Daten
ein, die Sie speichern möchten, und in
der Spalte Feldtyp (Field Type) wählen
Sie den gewünschten Datentyp für die
vorhandenen Daten aus. Im Feld
„Beschreibung“ (Description) können
Sie Anmerkungen über dieses Feld
hinterlassen (kaum angewendet).
Bild 4. Datentypen
1.4.4 GRUNDLEGENDE FELDEIGENSCHAFTEN
Tabellenfelder haben die angemessenen Eigenschaften, wie z.B. Feldgröße, Format und
Defaultwert. Diese Eigenschaften können unter Feldeigenschaften (Field Properties)
verändert werden.
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Bild 5. Feldeigenschaften
Eingabe erforderlich (Entry required) – hier entscheiden Sie, ob Sie eine Eingabe
erforderlich machen möchten oder nicht
Länge (Length) – z.B. Voreinstellung von 100 Textzeichen
Defaultwert (Default Value) – z.B. für einen Ja/Nein Datentyp, Defaultwert ist Ja (Yes)
Format (Format Example) – z.B. können mehrere Formate für Datum und Zeitpunkt
ausgewählt werden (normalerweise – Allgemein, Lang, Kurz, usw.)
1.4.5 DER PRIMÄRSCHLÜSSEL-BEGRIFF
Ein Primärschlüssel (primary key) ist ein Feld
(oder Felder), welches jeden in einer Tabelle
gespeicherten Datensatz identifiziert. Die
Festlegung von Primärschlüsseln ist ein sehr
wichtiger Teil der Datenbankgestaltung. Es
muss beachtet werden, dass er für jeden
Datensatz absolut einzigartig ist. In Bild 6 ist
das ID-Feld, dem der Datentyp Autowert
(AutoValue)
zugeordnet
wurde,
der
Primärschlüssel – das bedeutet, dass während
der Eingabe das System selbst eine neue,
einzigartige ID (Nummer) für jeden neuen
Datensatz erzeugt.
Bild 6. ID-Feld – Primärschlüssel der Kundentabelle
Primärschlüsseln werden automatisch Indexe zugeordnet, was die Suche und den
Datenabruf erheblich beschleunigt. Primärschlüssel werden oft verwendet, um Beziehungen
zwischen Tabellen herzustellen.
1.4.6 DER INDEX-BEGRIFF UND WAS ER UNS BIETET
Die Position eines Datensatzes ist im Index manches Feldes (oder Felder) gespeichert.
Tabellenindexe werden nach dem Prinzip von Verzeichnissen in Büchern verwendet – bei der
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Suche nach Daten wird deren Position im Index nachgeschlagen. Sie werden genutzt um die
Suche und die Datenabfrage zu beschleunigen. Bei Tabellen mit einer geringen Anzahl von
Datensätzen ist die Anwendung von Indexen nicht erforderlich, da die
Geschwindigkeitsverbesserung beim Suchen und Sortieren vernachlässigbar ist. Wenn eine
große Menge an Daten vorhanden ist, kann jedoch, durch eine angemessene Anwendung
von Indexen in bestimmten Feldern, eine erhebliche Beschleunigung beim Suchen und
Sortieren erwartet werden.
1.5
TABELLEN VERBINDEN - BEZIEHUNGEN
Oft bestehen Datenbanken aus mehreren Tabellen. Eine Datenbank eines Internethandels
könnte beispielsweise, unter anderem Kunden- und Versandtabellen enthalten. Die alleinige
Tatsache, dass es Datenbanken mit mehreren Tabellen gibt deutet auf die Möglichkeit der
Verbindung der Tabellen hin. Die Verbindung zwischen Tabellen innerhalb einer Datenbank
wird als „Beziehung“ bezeichnet.
1.5.1 WIESO SIND DIE TABELLEN IN EINER DATENBANK VERBUNDEN
Beziehungen
(Relationships)
(Verbindungen) zwischen Tabellen
werden durch Primärschlüssel, auf dem
Prinzip der Feldgleichberechtigung,
hergestellt.
Tabellen
werden
verbunden, um Abfragen, Berichte und
Formulare mit Daten aus mehreren
Tabellen zu erstellen. Bild 7 zeigt wie
das ID_Kundenfeld, welches den
Primärschlüssel der Kundentabelle
darstellt, mit dem ID_Kundenfeld der
Versandtabelle verbunden ist.
Bild 7. Beziehung (1xn) zwischen Kunden (Customers)- und Versandtabellen (Shipping)
1.5.2 VORAUSSETZUNG FÜR ERSTELLUNG EINER BEZIEHUNG ZWISCHEN TABELLEN IN
EINER DATENBANK
Um eine Beziehung (Verbindung) zwischen zwei oder mehreren Tabellen herzustellen
müssen Felder existieren, welche den gleichen Datentypen in jenen Tabellen enthalten
(*Felder müssen nicht den gleichen Namen besitzen). Im oberen Bild werden die
ID_Kundenfelder dargestellt, welche mit denen der Kunden- und Versandtabelle identisch
sind.
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1.5.3 BEZIEHUNGS-/VERBINDUNGSTYPEN ZWISCHEN TABELLEN
Beziehungstypen (Relationship types):
1 : N (Eins-zu-Vielen) – Ein Feld in der Beziehung ist der Primärschlüssel. Dies ist der
häufigste Beziehungstyp.
1 : 1 (Eins-zu-Eins) – Beide Felder in der Beziehung sind Primärschlüssel. Dies ist der seltenste
Beziehungstyp.
N : N (Viele-zu-Vielen) – In dieser Beziehung wird eine dritte Tabelle erstellt, in welcher der
Primärschlüssel aus zwei Feldern besteht, die fremde Schlüssel aus den verbunden Tabellen
sind.
1.5.4 ERSTELLEN VON BEZIEHUNGEN/VERBINDUNGEN Z WISCHEN TABELLEN
Auf der Registerkarte „Extras“ (Tools) wird der Befehl „Beziehung“ (Relationship)
ausgewählt.
Um die Tabellen anzuzeigen, die man verbinden möchte, muss man auf das Symbol
auf
der Registerkarte „Design“ (Design) in der
Tools-Gruppe.
Das Dialogfeld „Tabelle hinzufügen“ (Add
Tables) öffnet sich (Bild 8), wo Sie zuerst die
gewünschten Tabellen aussuchen und dann
die
Schaltfläche
„Hinzufügen“
(Add)
anklicken, um die Tabellen, welche in der
Oberfläche „Beziehungen“ (Relationships)
dargestellt werden, hinzuzufügen.
Bild 8. Dialogfeld „Tabelle Hinzufügen“
Eine Beziehung kann auch durch die Drag-Drop-Methode (Bild 9) erstellt werden, durch:
1. Positionierung im ID-Feld, welches den Primärschlüssel der Kundentabelle darstellt;
2. Klicken und Halten der linken Maustaste, und indem man es in das Kunden ID-Feld
der Einkaufswagen-Tabelle zieht und die Maustaste loslässt;
3. Öffnen des Dialogfelds „Verbindungen“ (Relations) (Bild 10);
4. Drücken der Schaltfläche „Erstellen“ (Create), um eine Beziehung herzustellen.
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Bild 9. Erstellen einer Beziehung zwischen den Kundenund Versandtabellen
Bild 10. Dialogfeld „Verbindungen“
1.5.5 DESHALB IST ES WICHTIG DIE REFERENTIELLE UNVERSEHRTHEIT ZWISC HEN
TABELLEN ZU ERHALTEN
Die referentielle Integrität (referential integrity) stellt die Unversehrtheit aller Datensätze
einer Datenbank sicher. Durch ihre Anwendung wird die Gültigkeit der Beziehung zwischen
den Tabellen bestätigt und zufälliges Ändern oder Löschen von den verbundenen Daten wird
verhindert.
Referentielle Integrität wird in diesem Beispiel so eingestellt, dass Veränderungen in einer
Tabelle verhindert werden während man in einer anderen die Daten von z.B. Kunde , , ,
ändert, dann belassen Sie „Keine Aktion“ (No Action) in der Gruppe
„Aktualisierungsoptionen“ (Update Options). Wenn Sie möchten, dass die andere Tabelle
kaskadiert oder sich referentiell während der Veränderung anpasst, wählen Sie die Option
„Aktualisierungskaskade“ (Update cascade). Wenn Sie möchten, dass die Orte in der
zweiten Tabelle mit Nullwerten (Null values) gefüllt werden, wählen Sie „Null festlegen“
(Set null). Dasselbe gilt für die Gruppe „Löschoptionen“ (Delete options), außer, dass in
diesem Falle die Werte in der zweiten Tabelle gesetzt bleiben falls die Daten der ersten
Tabelle gelöscht werden.
1.5.6 LÖSCHEN VON BEZIEHUNGEN/VERBINDUNGEN ZWISCHEN TABELLEN
Es ist notwendig die Beziehung auszuwählen, und:


die rechte Maustaste anzuklicken und aus dem Schnellmenü den Befehl „Löschen“
(Delete) auszuwählen oder
die „Entfernen“ (Delete) Taste auf der Tastatur zu drücken.
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1.5.7 WER ERSTELLT, VERWALTE T, PFLEGT UND FÜLLT EINE DATENBANK AUS
Datenbank-Designer (Database designers) sind Experten, die professionelle Datenbanken
erstellen.
Datenbank-Administratoren (Database administrators) sind für die Pflege und
Funktionstüchtigkeit der Datenbank verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehört die Festlegung
der Erlaubnis zum Zugriff auf die Daten durch eine spezielle Gruppe von Nutzern.
Datenbank-Administratoren gewährleisten die Wiederherstellung von Datenbanken im Fall
von Ausfällen oder schwerwiegenden Fehlern.
Ein Datenbank-Administrator (Database administrator) besitzt die höchste Stufe von
Nutzerrechten einer Datenbank (Zugang und Bearbeitung). Wenn erforderlich, kann er
Zugriffsrechte auf Daten den Benutzern verleihen oder entziehen.
Der Datenbank-Administrator (Database administrator) ist verantwortlich für die Funktion,
die Sicherung, und die Wiederherstellung von Datenbanken im Falle von Ausfällen.
Ein Datenbanknutzer (Database user) handhabt die Eingabe und Pflege der Daten und
Informationsabfrage.
2
DATENBANKANWENDUNGSSOFTWARE– LIBREOFFICE 3.6 BASE
2.1
ELEMENTE DES ANDWENDUNGSFENSTERS
Die Schaltflächen der Fenstersteuerelemente (Buttons for window manipulation) werden
benutzt um das Fenster zu maximieren, zu minimieren oder zu schließen.
Die Titelleiste (Title bar) enthält Informationen über den Namen einer Datenbank und über
die
Anwendungssoftware
in
welcher
sie
erstellt
wurde.
Registerkarten (Tabs):




Datei (File) – wird verwendet um grundlegende Handlungen an einer Datenbank
durchzuführen (Speichern, eine existierende Datenbank öffnen, eine Neue erstellen).
Bearbeiten (Edit) – enthält Werkzeuge für die Bearbeitung eines Dokuments oder
Datenbankobjekts, wie z.B. Kopieren, Einfügen, Löschen, Umbenennen, Bearbeiten.
Ansicht (View) – wird genutzt um die Ansicht von Tabellen, Abfragen oder
Formularen zu wechseln, und um Symbolleisten auszuwählen.
Einfügen (Insert) – wird genutzt um ein Datenbankobjekt zu erstellen – Tabellen,
Abfragen, Formulare und Berichte.
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Derivative Works 3.0 Kroatien Lizenz lizensiert.
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


Extras (Tools) – enthält Befehle für Verbindungen, Verwaltung, Filterung, SQLAbfragen, Makro-Befehle und den Aufbau von Einstellungen.
Fenster (Window) – enthält Befehle zum Öffnen eines momentanen Fensters, zum
Schließen eines Fensters und zum Wechseln zwischen geöffneten Fenstern.
Hilfe (Help) – enthält Befehle, um auf die LibreOffice-Online Hilfe zuzugreifen, und
den Befehl, die momentane Version der Base-Anwendungssoftware zu überprüfen
und zu aktualisieren.
Die Standardsymbolleiste (Standard Toolbar) wird zum Zugriff auf häufig angewendete Tools
verwendet.
Bild 11. Standardsymbolleiste
Die Datenbankobjekt-Oberfläche (Database object pane) befindet sich auf
der linken Seite des Fensters und darin sind alle Datenbankobjekte
aufgelistet:




Tabellen,
Abfragen,
Formulare,
Berichte.
Bild 12. Datenbankobjekt-Oberfläche
Balken zur horizontalen und vertikalen Navigation (Bars for horizontal and vertical
navigation [sliders]) werden zur Navigation zum gewünschten Ort genutzt.
Über der Statusleiste befindet sich eine Leiste zur Navigation und zur Durchsuchung von
Datensätzen (Navigation and search records bar).
Bild 13. Leiste zur Navigation und Durchsuchung von Datensätzen
Die Statusleiste (Status bar) zeigt Informationen über die Anzeige eines Objekts in der
Datenbank an.
2.2
GRUNDLEGENDE AUFGABEN: ÖFFNEN UND SCHLIESSEN DER
ANWENDUNGSSOFTWARE Z UR ARBEIT MIT EINER DATENBANK
Ausführen eines Programms
Ein Programm kann auf mehrere Arten ausgeführt werden:

im Startmenü (Start menu) – klicken Sie auf „Alle Programme“ (All Programs) und
wählen aus dem LibreOffice 3.6-Ordner LibreOffice Base aus;
ITdesk.info ist unter einer Creative Commons Noncommercial-No
Derivative Works 3.0 Kroatien Lizenz lizensiert.
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ITdesk.info – Projekt zur digitalen Computerausbildung mit freiem Zugang


Nutzung der Suchfunktion (Search function) – geben Sie das Wort „Base“ ein und
wählen aus den Suchergebnissen LibreOffice Base aus;
durch Doppelklick auf die Verknüpfung zum Programm, welche
normalerweise auf dem Computer-Desktop zu finden ist.
Schließen eines Programms
Ein Programm kann auf mehrere Arten geschlossen werden:



durch Auswahl des Steuerschaltfläche „Schließen“ (Close);
auf der Registerkarte „Datei“ (File), durch Auswahl der Funktion „Beenden“ (Exit);
durch die Tastenkombination Alt + F4.
2.2.1 ÖFFNEN UND SCHLIESSEN EINER DATENBANK
Eine vorhandene Datenbank wird geöffnet:




durch den Befehl „Öffnen“ (Open) auf der Registerkarte „Datei“ (File);
durch Nutzung der Tastenkombination Strg + O (Ctrl + O);
durch Doppelklick der linken Maustaste auf das Datensymbol;
durch Klicken der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol und durch Nutzung
des Befehls „Öffnen“ (Open).
Beim Schließen einer Datenbank ist es am einfachsten die Option „Schließen“ (Close) auf der
Registerkarte „Datei“ (File) zu nutzen.
2.2.2 NEUE DATENBANK ERSTELLEN U ND AN BESTIMMTEM ORT SPEICHERN
Eine neue Datenbank erstellen
Auf der Registerkarte „Datei“ (File) wird der Befehl „Neu“ (New) ausgewählt. Um eine neue,
leere Datenbank zu erstellen muss die Vorlage „Datenbank“ (Database) ausgewählt werden,
danach öffnet sich der Datenbank-Assistent (Database Wizard):
Dieses Dialogfeld öffnet sich jedes Mal wenn das Programm durchgeführt wird. In diesem
Dialogfeld können Sie eine neue Datenbank erstellen, eine existierende öffnen oder
Verbindung mit einer vorhandenen Datenbank herstellen.
Um eine neue Datenbank zu erstellen, wählen Sie „Neue Datenbank erstellen“ (Create a
new database) aus. Im nächsten Dialogfeld erreichen Sie durch klicken auf „Fertigstellen“
(Finish) ein Dialogfeld, wo Sie den Namen der neuen Datenbank eingeben können und in
einer Auswahl eines Dateiverzeichnisses speichern können. Klicken Sie auf „Speichern“
(Save) und Sie befinden sich jetzt in einer neuen Datenbank.
ITdesk.info ist unter einer Creative Commons Noncommercial-No
Derivative Works 3.0 Kroatien Lizenz lizensiert.
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Bild 14. Datenbank-Assistent Dialogfeld
Eine Datenbank speichern
Eine Datenbank wird durch Klicken auf den Befehl „Speichern“ (Save)
auf der
Registerkarte „Datei“ (File) durchgeführt. Sie können ebenfalls die Tastenkombination Strg +
S (Ctrl + S) verwenden.
Bevor eine Datenbank gespeichert werden kann ist es notwendig alle Datenbankobjekte zu
schließen (und zu speichern). Sollten Sie dies noch nicht getan haben, erscheint ein
Dialogfeld mit einer Warnung (Bild 15).
Bild 15. Schließen aller offenen Datenbankobjekte
Wenn Sie die Objekte noch nicht gespeichert haben, tun Sie dies jetzt.
Bild 16. Tabelle speichern
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Für den Fall, dass Sie die Tabelle zum ersten Mal speichern wird das Dialogfeld „Speichern
unter“ (Save As) geöffnet, wo Sie den Tabellennamen festlegen müssen.
Bild 17. „Speichern unter“ Dialogfeld
Nach dem Schließen und Speichern aller
Objekte können Sie die Datenbank speichern.
2.2.3 ARBEITSUMFELD EINRICHTEN - SYMBOLLEISTEN
Einrichten der Symbolleiste für den Schnellzugriff
Die Standardsymbolleiste wird für schnellen Zugang zu den am häufigsten verwendeten
Symbolen verwendet. Auf der Registerkarte „Ansicht“ (View) muss auf „Symbolleisten“
(Toolbars) geklickt werden und der Befehl „Anpassen“ (Customize) ausgewählt werden.
Abhängig vom Bedarf werden die gewünschten Symbole hinzugefügt und unnötige Symbole
entfernt.
Bild 18. Anpassung der StandardSymbolleiste
2.2.4 HILFFUNKTION
Die Funktion „Hilfe“ (Help) kann über die Registerkarte „Hilfe“ (Help) erreicht werden.
Durch Auswahl des Befehls „LibreOffice Hilfe“ (LibreOffice Help) öffnet sich ein
Internetbrowser mit einer verfügbaren Liste an Hilfethemen. In der oberen rechten Ecke
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befindet sich eine Textsuchleiste in der Sie einen Begriff eingeben können, nachdem Sie
suchen.
Die Funktion „Hilfe“ (Help) kann auch durch Klicken auf das Symbol
erreicht werden,
welches sich auf der Standard-Symbolleiste befindet oder durch eine Funktion der F1 Taste.
2.3
MIT EINER DATENBANK ARBEITEN
Öffnen einer Tabelle
Auf der Datenbankobjektoberfläche muss auf
Tabelle (Tables) geklickt werden.
Im Hauptfenster „Aufgaben“ (Tasks) befinden
sich im oberen Teil Optionen für die Erstellung
einer neuen Tabelle über die Entwurfsansicht
oder über den Tabellen-Assistenten oder um
eine Ansicht der Tabelle zu erstellen.
Im
unteren Teil des Tabellen-Fensters (Tables)
sind die Tabellen der momentanen Datenbank
gespeichert.
Bild 19. Objektoberfläche, Aufgaben und Tabellen
Speichern einer Tabelle (Abfrage, Formular, Bericht)
Das Speichern jedes Datenbankobjekts (Tabelle, Abfrage, Formular,
Bericht) wird durchgeführt indem man den Befehl „Speichern“ (Save)
auf der Registerkarte „Datei“ (File) auswählt.
Bild 20. Registerkarte „Datei“– Befehl „Speichern“
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Schließen einer Tabelle (Abfrage, Formular, Bericht)
Eine Tabelle wird durch die Schaltfläche „Schließen“ (Close) geschlossen. Die
Tastenkombinationen Strg + W (Ctrl + W) und Strg + F4 (Ctrl + F4) können auch verwendet
werden.
Löschen einer Tabelle (Abfrage, Formular, Bericht)
Innerhalb der Objektoberfläche muss das Objekt (Tabelle, Abfrage, Formular, Bericht),
welches gelöscht werden soll, ausgewählt werden und:



die rechte Maustaste betätigt werden um den Befehl „Löschen“ (Delete) aus dem
Schnellmenü auszuwählen;
auf der Registerkarte „Bearbeiten“ (Edit) der Befehl „Löschen“ (Delete) ausgewählt
werden;
das Objekt durch Klicken auf die Schaltfläche „Löschen“ (Delete) auswählen.
Zwischen den Datensätzen einer Tabelle, Abfrage, Formular navigieren:



Drücken
der
Schaltflächen
auf der Navigationsleiste (Navigation bar)
;
Drücken der Tasten Aufwärts, Abwärts, Links, Rechts, Bild aufwärts, Bild abwärts,
Tab, Home, Ende;
ein einziger Klick auf das Feld.
Datensätze einer Tabelle, Abfrage, Formular in aufsteigender und absteigender
numerischer und alphabetischer Reihenfolge ordnen

Durch Anklicken des Symbols
auf der Standardsymbolleiste wird sich das
Dialogfeld für die Ordnung nach Spalten in der gewünschten Reihenfolge
(aufsteigend oder absteigend) öffnen.

Durch die Auswahl einer Spalte nach welcher die Daten sortiert werden sollen, mit
anschließendem Klicken auf die Schaltfläche
auf der Standardsymbolleiste
werden die Daten in aufsteigender Reihenfolge geordnet.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken
Reihenfolge ordnen.
werden Sie die Daten in absteigender
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3
3.1
TABELLEN
DATENSÄTZE
Datensätze zu einer Tabelle hinzufügen
Sie müssen auf den Datensatz klicken, welcher durch ein Sternchen markiert ist und müssen
dort einen neuen Autor eingeben – dieser kann nicht in das ID_Kunden-Feld eingegeben
werden, da diesem der Autowert-Datentyp zugeordnet wurde (das System wird automatisch
eine Nummer erzeugen).
Bild 21. Einen neuen Datensatz hinzufügen
Datensätze in einer Tabelle löschen
Sie müssen die Zeile, die Sie löschen möchten, auf der linken Seite markieren. Sobald dort
ein grüner Pfeil erscheint und die Zeile blau unterlegt ist, drücken Sie die Taste „Entfernen“
(Delete).
Die Daten in einem Datensatz verändern
Sie müssen die Daten oder einen Teil der Daten, die Sie verändern möchte, markieren, die
vorhandenen Daten mit der Taste „Entfernen“ (Delete) löschen und die neuen Daten
eingeben. Es kann auch nur der Datensatz markiert werden und die neuen Daten eingegeben
werden.
Daten in einem Datensatz löschen
Man muss die Daten oder einen Teil davon markieren und die Taste „Entfernen“ (Delete)
betätigen.
3.2
DATENBANKENTWURF
3.2.1 GRUNDLEGENDE ARBEITSABLÄUFE
Eine Tabelle erstellen und benennen
Eine Tabelle wird durch den Befehl „Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen“ (Create Table
in Design View) erstellt.
.
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Durch Anklicken der Schaltfläche „Schließen“ (Close) öffnet sich ein Dialogfeld, das fragt ob
die Tabelle gespeichert werden soll, danach erscheint das Dialogfeld „Speichern unter“
(Save As) wo Sie den Namen der Tabelle eingeben.
Tabelle erstellen (Table design) – nachdem der Name des Feldes festgelegt ist, müssen Sie
rechts davon auf die Spalte „Feldtyp“ (Field type) klicken und im Drop-Down Menü den
entsprechenden Datentyp auswählen.
Datentypen in den Feldern (häufig genutzt):
 Text (Text) – akzeptiert Textzeichen und
numerische Zeichen;
 Zahl (Number) – akzeptiert ausschließlich
Zahlen;
 Datum/Zeit (Date/Time) – Eintrag von
Datum und Zeit;
 Ja/Nein (Yes/No – logische Werte wie z.B.
Richtig und Falsch
 Ja/Nein (Yes/No).
Bild 22. Tabellenentwurf – Feldtyp festlegen
3.2.2 MIT FELDEINSTELLUNGEN ARBEITEN
Feldeinstellungen ändern
Länge (Length) – wenn Text als der Datentyp eines Feldes festgelegt wird, kann hier die
Feldgröße angegeben werden.
Bild 23. Festlegen der Feldgröße
Defaultwert (Default Value) – über diese Eigenschaft wird der Wert festgelegt, den Base
automatisch in eine Tabelle eingibt (z.B. Bild 24 – wenn nichts eingegeben wird, wird die
Anzahl an Teilen eines Produkts als 0 angezeigt).
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Bild 24. Festlegen des Defaultwerts
Dezimalstellen (Decimal places) – dies legt fest wie viele Dezimalstellen Zahlen mit einem
Fließkomma haben werden. In unserem Fall sind zwei Dezimalstellen nach dem Komma
festgelegt.
Formatbeispiel (Format example) – wenn einem Feld ein Datum als Datentyp zu geordnet
wird, dann öffnet sich durch Klicken auf die Schaltfläche
ein Dialogfeld für die Auswahl
des Feldformats und eine der vorhandenen Anzeigemöglichkeiten wird ausgewählt.
Bild 25. Festlegen der Anzeige des Feldformats
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3.2.3 GEFAHREN DER VERÄNDERUNG VON DATENTYPEN, FELDEINSTELLUNGEN IN
EINER TABELLE
Wenn man beispielsweise versucht Text in ein Nummernfeld (Number) einzugeben – dann
wird das System automatisch den Wert 0 einfügen, da in einem Nummernfeld nur
numerische Werte erlaubt sind. Die Veränderung von Datentypen und deren Attributen
sollte mit Vorsicht durchgeführt werden, weil dies möglicherweise zu Datenverlust oder zur
Beeinträchtigung von Datenbankintegrität führen kann.
3.2.4 PRIMÄRSCHLÜSSEL
Der Primärschlüssel (Primary key) ist ein Feld
(oder Felder), welches jeden in einer Datenbank
gespeicherten
Datensatz
individuell
identifiziert. Einen Primärschlüssel festzulegen
ist ein sehr wichtiger Bestandteil der Erstellung
der Datenbank und die Tatsache, dass er
tatsächlich für jeden Datensatz einzigartig ist,
sollte beachtet werden. In Bild 26 ist das Feld
ID_Kunde der Primärschlüssel, welchem
Autowert als Datentyp zugeordnet wird – dies
bedeutet, dass das System selbst eine
einzigartige ID_Kunden (nummer) für jeden
neuen Datensatz erzeugt.
Bild 26. ID_Kunden-Feld –
Primärschlüssel der Kundentabelle
Ein Feld als Primärschlüssel definieren (Entwurfsansicht)
Bevor man den Primärschlüssel definiert muss man zu „Tabelle erstellen“ (Table Design)
wechseln, das Feld, welches als Primärschlüssel definiert werden soll, auswählen und dann
mit der rechte Maustaste auf der grauen Box links neben dem Namen des Feldes klicken.
Es wird ein kleines Dialogfeld erscheinen, in welchem Sie
Primärschlüssel (Primary Key) auswählen. Dies wird dann mit einem
Häkchen als Bestätigung, dass in diesem Feld der Primärschlüssel
aktiviert ist, angezeigt.
Nach der Aktivierung des Primärschlüssels wird ein gelber Schlüssel sichtbar. Bild 27.
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Bild 27. Primärschlüssel auf dem ID_Kunden-Feld
Einen Primärschlüssel entfernen
Sie können den Primärschlüssel entfernen indem sie mit der rechten Maustaste auf den
gelben Schlüssel klicken und das Häkchen bei Primärschlüssel (Primary key) durch Anklicken
des Befehls entfernen. Als Bestätigung sollte der gelbe Schlüssel nicht mehr zu sehen sein.
3.2.5 FELDINDIZIERUNG
Primärschlüsseln werden automatisch Indexe hinzugefügt und doppelte Datensätze sind
nicht erlaubt. Die Indexeigenschaft (Indiziert [Indexed]) eines Feldes wird in der
Registerkarte „Extras“ (Tools) definiert:
Indem Sie in dem Feld „Eindeutig“ (Unique) ein Häkchen platzieren legen Sie fest, dass das
Feld in keiner der beiden Spalten doppelte Werte enhalten kann.
Bild 28. Indizes Dialogfeld
3.2.6 VERÄNDERUNG DER SPALTENBREITE IN EINER TABELLE
Um die Spaltenbreite innerhalbe einer Tabelle zu verändern, müssen Sie sich zuerst in die
Tabellendaten-Ansicht (Table Data View) begeben und dann mit der rechten Maustaste auf
die Feldüberschrift klicken, deren Breite Sie ändern möchten. Dann wird wie in Bild 29 ein
Dialogfeld erscheinen. In dem Feld „Breite“ (Width) geben Sie den gewünschten Wert ein.
Außerdem können sie auch ein Häkchen im Feld „Automatisch“ (Automatic) setzen, dann
wird sich die Spaltenbreite an den breitesten Wert in der Spalte anpassen.
Bild 29. Anpassen der Spaltenbreite
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4
4.1
INFORMATIONSANZEIGE
GRUNDLEGENDE ARBEITSABLÄUFE
4.1.1 FUNKTION ZUR SUCHE NACH SPEZIEFISCHEN WÖRTERN , NUMMERN, DATEN IN
EINEM FELD
Die Funktion „Datensatz suchen” (Find Record) wird genutzt um Daten zu finden. Diese
Funktion befindet sich auf der Symbolleiste „Tabellendaten“ (Table Data) unter dem
Thumbnail
. Sie kann auch durch die Tastenkombination abgerufen werden: Strg + F
(Ctrl + F) für die Funktion „Suchen“ (Find).
Bild 30. Datensatz-Suche
Man sollte die gewünschten Daten in das Textfeld „Text“ (Text) eintragen und auf die
Schaltfläche „Suchen“ (Search) klicken. Sie können bei der Suche zwischen den Werten NULL
(NULL) und ungleich-NULL (not NULL) auswählen.
Die Optionen für die Auswahl des Ortes, an dem nach Daten gesucht werden soll, befinden
sich in der Gruppe „Bereich“ (Where to search). Sie können beispielsweise alle Spalten einer
Tabelle oder jede Spalte einzeln durchsuchen.
In der Gruppe „Einstellungen” (Settings) können weitere Optionen für eine präzisere Suche
ausgewählt werden, wie z.B. Groß- und Kleinschreibung (Match case), was nach der
genauen festgelegten Zeichenfolge der voreingestellten Schriftgröße des Suchbegriffes
sucht.
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4.1.2 TABELLE UND FORMULAR FILTERN – MIT FILTERN ARBEITEN
Ein Filter wird genutzt um die angezeigten Daten nur auf bestimmte Datensätze zu
reduzieren, indem man eine bestimmte Bedingung festlegt. Die Daten, die der Bedingung
nicht entsprechen werden nicht angezeigt.
Das Symbol zur Filterung von Daten
(Table data toolbar).
befindet sich auf der Symbolleiste „Tabellendaten“
Bild 31. Standardfilter
Es ist notwendig den Feldnamen (Field name), des Feldes welches gefiltert werden soll, aus
dem Menu auszuwählen, und dann die Bedingung (Condition) und den Wert (Value)
festzulegen. Auf die gleiche Art und Weise kann man auch mehrere Filter für eine präzisere
Filterung hinzufügen, indem man Nachfolgende (Feldname, Bedingung und Wert) in der
nächsten Zeile auswählt.
Einen Filter aus einer Tabelle, einem Formular entfernen
Das Entfernen wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Filter entfernen“ (Remove Filter)
durchgeführt.
4.2
ABFRAGEN
Wozu dienen Abfragen?
Abfragen (Queries) in der LibreOffice Base Anwendungssoftware dienen der
Datenextraktion (Daten, die eine bestimmte Bedingung erfüllen) aus einer Tabelle. Sie
können auch zur Änderung von Daten und zur Datenanalyse genutzt werden. Weiterhin
können die Daten aus einer Abfrage als Datenquellen für Formulare und Berichte verwendet
werden.
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4.2.1 ERSTELLEN UND BENENNEN EINER ABFRAGE VON EINER TABELLE
Nutzung eines bestimmten Suchkriteriums
Abfragen können mit Hilfe des Abfrage-Assistenten (Query Wizard) oder mit Hilfe von
„Abfrage in Entwurfsansicht“ (Query in Design View) erstellt werden. Bei der Gestaltung
einer Abfrage können wir die Daten, mit denen wir arbeiten wollen, wie auch die Tabellen
und Abfragen aus denen wir die Daten beziehen festlegen und die Bedingungen definieren.
Der Abfrage-Assistant (Query Wizard) und „Abfrage in Entwurfsansicht“ (Query in Design
View) befinden sich im Hauptfenster unserer Datenbank.
Bild 32. Abfragen und ihre Befehle
Um eine einfache Abfrage einer Tabelle durchzuführen müssen Sie eine Abfrage in der
Entwurfsansicht durchführen und dazu zuerst die Tabelle auswählen, welche genutzt werden
soll (zuvor gespeicherte Abfragen können ebenfalls genutzt werden).
Wir haben die Tabelle Möbel für das nächste Beispiel ausgewählt:
Bild 33. Möbel-Tabelle
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Bild 34. Dialogfeld „Tabelle oder Abfrage hinzufügen“
Danach wählen wir die Felder aus, welche wir in einer Abfrage haben möchten. Die
einfachste Art und Weise dies zu tun ist mit der Drag-Drop-Methode, aber wir können auch
das Menü nutzen welches sich beim Klicken auf ein Feld öffnet. In diesem Fall haben wir
Beschreibung (Description), Typ (Type) und Preis (Price) hinzugefügt.
Bild 35. Felder hinzufügen
Jetzt können wir auch eine bestimmte Bedingung hinzufügen, vorausgesetzt, dass die
Textbedingung in Anführungszeichen steht. In diesem Beispiel haben wir festgelegt, dass
unsere Abfrage alle Möbel die „Stuhl” (“Chair”) sind ausgibt.
Bild 36. Bedingungen festlegen
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Und dies ist das Ergebnis der Abfrage:
Bild 37. Abfrageergebnis
Nutzung einer bestimmten Suchbedingung
Um eine Abfrage von zwei (oder mehreren) Tabellen auf Grundlage einer bestimmten
Bedingung durchzuführen, folgen wir den Schritten, die im oberen Beispiel gezeigt wurden,
nur werden mehrere Tabellen genutzt. Außerdem müssen die genutzten Tabellen
miteinander verbunden sein (in Beziehung stehen). Es gibt beispielsweise die Kundentabelle
(welche die Felder: ID, Vor- und Familienname, Wohnort, Telefonnummer, Adresse enthält)
und die Kundeninteressentabelle (welche Produkt ID, Kunden ID und Produkt enthält). Die
Tabellen sind durch das Kunden ID Feld verbunden. Eine Abfrage bei der sie einen Vor- und
Familiennamen und ein Produkt erhalten wollen wird erstellt.
Also fügen Sie als ersten Schritt die Tabellen Kunden und Kundeninteressen hinzu. Im zweiten
Schritt nutzen Sie die Drag-Drop-Methode (oder das Menü), um die gewünschten Felder
(Vor- und Familienname von der Kundentabelle und Produkte von der
Kundeninteressentabelle) hinzuzufügen und die Abfrage durchzuführen.
4.2.2 BEDINGUNGEN ZU EINER ABFRAGE HINZUFÜGEN
Nutzung eines oder mehrere der folgenden Operatoren: = (gleich [equal to]), <> (ungleich
[different from]), < (kleiner als [less than]), <= (kleiner als und gleich [less than or equal
to]), > (größer als [greater than]), >= (größer als und gleich [greater than or equal to])
Wir können die Operatoren zu den Bedingungen hinzufügen. Sie können beispielsweise eine
Abfrage von der Möbeltabelle erstellen in der alle Preise über 3.000 durch Nutzung des „>“
Operatoren angezeigt werden.
Bild 38. Abfrage, die alle Möbel über 3.000 anzeigt
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Die Ergebnisse der Abfrage lautet wie folgt:
Bild 39. Abfrageergebnis
Es können auch andere Bedingungen durch die Nutzung der folgenden Operatoren gesetzt
werden: = (gleich [equal to]), <> (ungleich [different from]), < (kleiner als [less than]), <=
(kleiner als und gleich [less than or equal to]), > (größer als [greater than]), >= (größer als
und gleich [greater than or equal to]).
Nutzung eines oder mehrerer logischer Operatoren: UND (AND), ODER (OR) und NICHT
(NOT)
Wir können die logischen Operatoren: UND (AND), ODER (OR) und NICHT (NOT) nutzen.
Die Bedingung NICHT „Stuhl“ (NOT “Chair”) im Typfeld wird alle Möbel außer Stühle
anzeigen. „Stuhl“ ODER „Schrank“ wird alle Stühle und Schränke anzeigen.
4.2.3 EINE ABFRAGE FORMATIEREN
Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Bedingungen
Um Bedingungen zu ändern oder zu löschen müssen Sie sie nur auswählen und sie dann
durch Eintippen ändern, oder sie durch Drücken der Entfernen-Taste (Delete) löschen.
Um mehr Bedingungen hinzuzufügen kann der logische Operator ODER oder weitere
Feldbedingungen hinzugefügt werden, wie im unteren Bild gezeigt.
Bild 40. Mehr Bedingungen festlegen
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Durch das Festlegen dieser Bedingung wird die Abfrage alle Stühle, Uhren und Schränke
anzeigen.
Bild 41. Festlegung einer Bedingung durch Eingabe von Operatoren
Die Abfrage stellt alle Möbel dar, deren Typ als Stuhl oder Schrank definiert ist.
Hinzufügen, Entfernen, Bewegen, Ausblenden, Einblenden von Feldern
In der Entwurfsansicht können wir Felder hinzufügen, entfernen, bewegen und aus- und
einblenden. Das Hinzufügen wurde bereits erklärt, um ein Feld zu entfernen muss es einfach
markiert werden (durch Positionierung des Mauscursors auf dem Spaltenkopf, wenn die
Spalte blau wird, dann mit der rechten Maustaste klicken) und den Befehl „Entfernen“
(Delete) auswählen.
Um ein Feld zu bewegen, muss es ausgewählt werden, dann müssen Sie die linke Maustaste
drücken, halten und das Feld nach rechts oder links ziehen. Wenn der Pfeil erscheint, können
Sie das Feld positionieren wo Sie möchten.
Um ein Feld aus-oder einzublenden markieren Sie einfach das Kästchen „Sichtbar“ (Visible).
Bild 42. Kästchen „Sichtbar“
4.2.4 EINE ABFRAGE AUSFÜHREN
Eine Abfrage wird von der Registerkarte „Bearbeiten“ (Edit) unter dem Befehl „Abfrage
ausführen“ (Run Query) ausgeführt, oder durch Klicken auf die Taste F5, oder mit einem
Klick auf die Schaltfläche „Abfrage ausführen“ (Run Query)
.
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5
OBJEKTE
Datenbankobjekte
Eine Tabelle (Table) ist das wichtigste Element jeder Datenbank und wird zur
Datenaufbewahrung genutzt. Sie besteht aus Datensätzen, die in Zeilen und Feldern, welche
als Tabellenspalten angezeigt werden, dargestellt werden.
Abfragen (Queries) liefern einen Überblick über eine oder mehrere Tabellen, ermöglichen
die Sortierung, Auswahl, das Hinzufügen und Entfernen von Daten.
Formulare (Forms) werden genutzt, um Daten in einer Tabelle, nicht auf der Basis von
Information aus einer Tabelle sondern aus einer graphischen Darstellung, einzufügen, zu
löschen oder zu verändern.
Berichte (Reports) werden genutzt um Daten auf den Druck vorzubereiten, sie stellen die
Ausgabe der Datenbank dar.
Makros (Macros) werden genutzt um Aktionen und Abläufe zu automatisieren. Sie
definieren Aktionen, die als Anwort auf bestimmte Vorkommnisse ausgeführt werden (z.B.
führen wir eine Abfrage aus, indem wir auf eine Schaltfläche klicken, der wir dieses Makro
zugewiesen haben).
5.1
FORMULARE
Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, dessen Aufgabe in der Interaktion mit dem Nutzer
liegt. Der Nutzer sieht nicht die Tabelle, sondern die Formulare, welche die Datensätze
anzeigen, und auf diese Weise leichter angeschaut und bearbeitet werden können.
Ein Formular erstellen und benennen
Das Formular kann auch über den Formular-Assistenten (Wizard to Create Form) oder
durch „Formular in Entwurfsansicht erstellen“ (Create Form in Design View) erstellt
werden. Alle Felder im Entwurf sollten manuell hinzugefügt und wie gewünscht formatiert
werden.
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Bild 43. Formular-Assistent
Der Formular-Assistent
Der Assistent wird vom Hauptfenster aus ausgeführt, durch Klicken auf Formulare (Forms)
und die darauffolgende Auswahl von „Formular unter Verwendung des Assistenten
erstellen“ (Use Wizard to Create Form). Ein neues Fenster, welches ein neues Formular
darstellt, wird sich öffnen. Neben dem neuen Fenster wird sich ein weiterer Dialog, genannt
„Formular-Assistent“ (Form Wizard) öffnen, durch dessen Nutzung können Sie ein Formular
in wenigen Schritten erstellen.
1. Schritt: Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus mit der Sie arbeiten möchten.
2. Schritt: durch Nutzung der Schaltfläche
, können Sie Felder, mit denen Sie
arbeiten möchten, einfügen und am Ende auf „Weiter“ (Next) klicken.
3. Schritt: Wenn Sie ein Subformular, welches Daten aus einer anderen Tabelle, die
durch einen Primärschlüssel verwandt ist, hinzufügen möchten, setzen Sie ein
Häkchen am Befehl „Subformular hinzufügen“ (Add Subform). Klicken Sie auf
„Weiter“ (Next).
4. Schritt: Wählen Sie eine Felderanordnung pro Formular aus indem Sie eine der 4
vorhandenen Möglichkeiten auswählen. Klicken Sie auf „Weiter“ (Next).
5. Schritt: Wählen Sie den Typ der Dateneingabe aus. Klicken Sie auf „Weiter“ (Next).
6. Schritt: Wählen Sie den Layoutstil ihres Formulars aus. Klicken Sie auf „Weiter“
(Next).
7. Schritt: Geben Sie den Namen des Formulars ein. Klicken Sie auf „Fertigstellen“
(Finish).
5.1.1 NUTZUNG VON FORMULAREN
Um neue Datensätze hinzuzufügen
Einer der Vorteile der Nutzung von Formularen ist die Fähigkeit neue Datensätze einzugeben
ohne auf eine Tabelle zurückgreifen zu müssen. Durch Nutzung der Schaltfläche „Neuer
leerer Datensatz“ (New Blank Record) wird ein neuer Datensatz eingefügt.
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Bild 44. Neuer Datensatz
Schaltfläche
Bild 45. Neuer Datensatz
Um Datensätze zu löschen
Wenn Sie, durch die Nutzung der Navigationsschaltflächen, in dem Datensatz platziert sind,
den Sie löschen möchten (wenn Sie sich in einem Fenster-Formular befinden), klicken Sie auf
die Schaltfläche
, welche sich auf der Symbolleiste „Formular-Navigation“ (Form
Navigation) befindet.
Um Daten zu Formularen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen
Alte Daten in den Formularen können verändert oder gelöscht werden, und neue Daten
können hinzugefügt werden. Dazu ist es notwendig den gewünschten Datensatz
auszuwählen, das Eingabefeld zu markieren und neue Daten einzugeben oder die alten mit
der Schaltfläche „Löschen“ (Delete) zu löschen.
5.1.2 BEARBEITUNG EINES FORMULARS
Hinzufügen und Verändern des Textes der Formularbezeichnungen kann im Entwurfsmodus
(Design Mode) durchgeführt werden. Durch Klicken auf den Thumbnail
den Entwurfsmodus umschalten.
können Sie in
Sie müssen mit der linken Maustaste auf den Text der Feldbeschriftung oder auf das
Steuerelement doppelklicken. Das Dialogfeld „Eigenschaften“ (Properties) wird sich öffnen,
in welchem Sie manuell die Eigenschaften des Steuerelements anpassen können. Um den
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Namen der Beschriftung zu ändern, geben Sie unter der Eigenschaft „Beschriftungsfeld“
(Label) den Namen der Beschriftung ein.
Bild 47. Markieren des Textes in der Beschriftung
Hinzufügen eines Steuerelements zum Formular
Um ein Steuerelement zu Ihrem Formular hinzuzufügen, müssen Sie das Steuerelement,
welches sich auf der Symbolleiste „Formulsteuerelemente“ (Form Controls) befindet,
auswählen und anklicken.
Dann können Sie anzeigen, wo Sie das Steuerelement positionieren möchen, indem Sie es
anklicken, es festhalten und zum gewünschten Ort ziehen. Wenn Sie die linke Maustaste
loslassen wird ein neues Steuerelement angezeigt. Durch Doppelklicken können Sie seine
Eigenschaften verändern.
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6
6.1
BERICHTE
BERICHTE UND DATENEXPORT
Vereinfacht dargestellt sind Berichte Auflistungen, Listen von Datensätzen in Tabellen oder
Abfragen. Für diese Zielsetzung kann der Befehl „Drucken“ (Print) verwendet werden,
sollten Sie eine professionellere Ansicht anstreben, können Sie Berichte verwenden.
6.1.1 EINEN BERICHT BASIER END AUF EINER TABELL E ODER EINER ABFRAGE
BENENNEN UND ERSTELL EN
Wählen Sie aus der Oberfläche mit Datenbankobjekten (pane with database objects) (auf
der linken Seite des Fensters; dargestellt in Bild 12) Berichte (Reports) aus. Wie in Bild 49
gezeigt, können Sie hier wieder ihren eigenen Bericht von Anfang an über „Bericht in
Entwurfsansicht erstellen“ (Create Report in Design View) oder „Bericht unter Verwendung
des Bericht-Assistenten erstellen“ (Use Wizard to Create Report) erstellen.
Bild 48. Optionen nach der Auswahl der Schaltfläche “Berichte”
In der Entwurfsansicht (Design View) starten Sie ihren Entwurf von Beginn an – Sie fügen
Felder durch das Dialogfeld „Feld hinzufügen“ (Add field) hinzu und ordnen Sie nach ihren
Wünschen durch die Drag-Drop-Methode.
Bild 49. Einen Bericht in der Entwurfsansicht erstellen
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Wenn Sie die Option „Bericht unter Verwendung des Bericht-Assistenten erstellen” (Use
Wizard to Create Report) verwenden, dann öffnet sich das Dialogfeld „Bericht-Assistent“
(Report Wizard), welches Sie in sechs Schritten durch den Entwurf führt, wodurch Sie alle
Elemente definieren können (Bild 50).
Bild 50. Dialogfeld Bericht-Assistent
6.1.2 POSITION UND TITEL DER DATENFELDER IN EINEM BERICHT ANPASSEN
Die Positionen und Titel von Datenfeldern innerhalb eines Berichtes zu verändern kann leicht
in der Entwurfsansicht (Design View) durchgeführt werden (Bild 49). Wir wählen die Felder
aus, die wir verschieben oder löschen möchten und wenn der Mauspfeil in der Form von vier
Pfeilen (aufwärts, abwärts, links, rechts) erscheint, verschieben wir das Feld an den
gewünschten Ort.
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6.1.3 GRUPPIERTE FELDER IN EINEM BERICHT ANZEIGEN
Berichte können bestimmte gruppierte Felder anzeigen. Wenn wir den Assistenten zur
Erstellung eines Berichts (Wizard to Create Report) verwenden, können wir im dritten
Schritt bestimmen ob und wenn ja, welche Felder wir gruppieren möchten. Wenn wir einen
Bericht in der Entwurfsansicht erstellen (Create Report in Design View) wählen wir die
Schaltfläche „Sortieren und Gruppieren“ (Sorting and Grouping) aus. Das gleichnamige
Dialogfeld (Bild 51) erscheint, in welchem wir, aus den Drop-Down Menüs die Felder
auswählen, die gruppiert werden sollen und wie sie sortiert werden sollen (aufsteigend oder
absteigend).
Bild 51. Dialogfeld „Sortieren und Gruppieren“
6.1.4 KOPF- UND FUSSZEILE BEARBEITEN
Wie bei Formularen wird das Hinzufügen und Bearbeiten von Text in Kopf- und Fußzeilen
von Formularen am einfachsten in der Entwurfsansicht des Berichts durchgeführt. Markieren
Sie wiederrum einfach den Text in der Kopf- oder Fußzeile und geben Sie einen neuen ein.
Gruppierte Daten können ihre eigene, spezielle Kopfzeile erhalten.
6.1.5 EXPORTIEREN VON TABE LLEN ODER ABFRAGEERGEBNISSEN
Exportieren einer Tabelle in eine Tabellenkalkulation (.xslx) oder eine Textdatei (.txt)
Auf der Registerkarte „Datei“ (File) befindet sich eine mögliche Option
„Berichtausgabeformat“ (Report Output Format), worauf wir die Maus positionieren und
dann sehen können, dass es zwei mögliche Ausgabeformate für den Bericht gibt:
Datenexport in ein Textdokument oder ein Tabellenkalkulationsdokument.
Bild 52. Registerkarte Datei – Befehl „Berichtausgabeformat”
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Das Exportieren eines Berichts in ein PDF-Format wird innerhalb des Berichtfensters
durchgeführt – auf der Registerkarte „Datei“ (File) befindet sich der Befehl „Als PDF
exportieren“ (Export as PDF) und der Befehl „Direkt als PDF exportieren“ (Export Directly as
PDF)
befindet sich auf der Symbolleiste.
Bild 53. Registerkarte „Datei“ – Befehle zum Datenexport
Tabelle in eine XML Datei (.xml) exportieren
Um Daten in ein anderes Format zu exportieren muss man den Befehl „Exportieren…“
(Export…) nutzen, welcher sich auf der Registerkarte „Datei“ (File) befindet (Bild 53). Ein
Dialogfeld „Exportieren“ (Export) öffnet sich, worin der Name, das Format und der Ort, wo
die Datei gespeichert werden soll (z.B. .xml oder .html), ausgewählt werden.
Bild 54. Dialogfeld „Exportieren“
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6.2
DRUCKEN
6.2.1 DRUCKLAYOUT FESTLEGEN
Es ist notwendig auf der Registerkarte „Datei“ (File) den Befehl „Drucken“ (Print) oder
„Druckvorschau“ (Print Preview) auszuwählen. Diese Befehle befinden sich auch auf der
Symbolleiste (Bild 55).
Bild 55. Schaltflächen „Drucken“ und „Druckvorschau“
Den Befehl „Drucken“ (Print) abrufen:


über die Registerkarte „Datei“ (File), durch Auswählen des Befehls „Drucken“ (Print);
über die Tastenkombination Strg + P (Ctrl + P);

durch Anklicken dieser Schaltfläche
auf der Symbolleiste (besteht ebenfalls im
Fenster „Druckvorschau“ [Print Preview]).
6.2.2 DRUCKEINSTELLUNGEN
Druckbereich:



Alle (All) – diese Option wird zum Drucken des gesamten Berichts genutzt;
Seiten (Pages) – druckt einen voreingestellten Seitenbereich;
Auswahl (Selection) – druckt nur markierte Datensätze eines Berichts.
Anzahl der Kopien:
Wenn Sie mehrere Kopien eines Berichts drucken möchten, geben Sie die Anzahl der Kopien
in dem Feld „Anzahl der Kopien“ (Number of Copies) an.
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Bild 56. Dialogfeld „Drucken“
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Dieses Handbuch ist für Lernen in Verbindung mit den Materialien, die unter den
folgenden Links veröffentlicht sind, vorgesehen:
* Manuskript:
* Videopräsentation, die die Arbeit mit OpenOffice Base darstellen sind unter folgenden Links zu
finden:
* Eine Beispielprüfung für das 5. Modul wurde unter folgendem Link veröffentlicht:
* Videopräsentationen, die die Lösung der Beispielprüfung für das 5. Modul darstellen,
befinden sich unter folgendem Link:
* Lernzielkontrollen, die die Nutzer selbst lösen:
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(ODRAZI), Zagreb
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