Datenbankprogramm Access

Datenbankprogramm Access
Ein Datenbankprogramm ist ein System, das große Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet
und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt. Außerdem stellt das Datenbankprogramm Werkzeuge zur Auswertung, Analyse, Bearbeitung und Präsentation der Daten bereit. Ein solches Programm ist Access von Microsoft.
In einer relationalen Datenbank arbeiten Sie mit mehreren Tabellen. Mit Hilfe von sogenannten
Schlüsselfeldern können Sie Verknüpfungen zwischen den Tabellen erstellen.
Einsteiger, die vor allem Dokumente mit Microsoft Word erstelle, können mit Access schnell und einfach eine Datenbank mit Adressinformationen für Serienbriefe anlegen und diese Datenbank mit
Word-Dokumenten verknüpfen.
Professionelle Anwender können mit Access Datenbank-Anwendungen erstellen, um z.B. Rechnungen zu erstellen, Lagerbestände zu verwalten usw. Dabei können Verknüpfungen so vorgenommen werden, dass mit der Rechnungserstellung entsprechend das Lagerverzeichnis fortgeführt und
ggfls. ein Warenbestellung erstellt wird. Diese Anwendungen können so gestaltet sein, dass andere
Personen, die mit ihnen umgehen, nicht einmal bemerken, dass sie mit Access arbeiten.
Wichtige Access-Werkzeuge (=Objekte)
Objekte:
Wichtige Werkzeuge (=Objekte)
auswählen
Öffnen
In der Entwurfsansicht öffnen
neues Objekt anlegen
Objekt löschen
Abb.1: Datenbankfenster der Datenbank Rechnung.mdb mit den erstellten Tabellen
1. Tabellen
Eine Tabelle ist eine Sammlung von Daten über eine bestimmtes Thema. Jede Zeile einer Tabelle
entspricht einem Datensatz, jede Spalte einem Datenfeld.
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2. Abfragen
Mit einer Abfrage können Datensätze, die bestimmte Bedingungen erfüllen, aus einer oder mehreren
Tabellen ermittelt und aufgelistet werden. Diese Daten können angezeigt, geändert, ausgewertet und
analysiert werden. Benutzt werden dazu z.B. Sortierungen, logische Funktionen
oder mathematische Funktionen. Sinnvollerweise benutzt man dazu die Abfrageassistenten und den
Formeleditor.
Abb. 2: Ansicht des Abfrageassistenten
Folgende Optionen werden angeboten:
•
Entwurfsansicht
Öffnet einen Abfrageentwurf-Bildschirm, in dem Sie Abfragen ohne oder mit Vorgaben erstellen
können.
•
Auswahlabfrage-Assistent
Fragt nach Feldern, die aus einer Tabelle oder Abfrage in eine neue Abfrage übernommen werden sollen.
•
Kreuztabellenabfrage
Erstellt aus drei Feldern eine Tabellenkalkulation: ein Feld, das als Zeilenkopf dient, ein Feld, das
als Spaltenkopf dient, ein Feld für die Ausführung der Funktion beim Schnittpunkt der Zeilen- und
Spaltenköpfe.
•
Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche
Es wird untersucht, ob eine Tabelle über doppelte Werte in speziellen Feldern verfügt.
•
Abfrageassistent zur Inkonsistenzsuche
Sucht in zwei zur Beziehung stehenden Tabellen nach Datensätzen, in denen Werte in einem
speziellen Feld enthalten sind, die nicht in dem entsprechenden Feld der anderen Tabelle enthalten sind.
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Beispiel einer Abfrage: Aus der Datenbank Rechnung sollen aus der Tabelle Liste alle Kunden in
eine Abfrage übernommen werden, die mit Nachnamen Müller heißen. Name der Abfrage: Name
Abfr.
Tabelle Liste
Abb. 3: Erstellen einer Tabelle mit Hilfe des Entwurfsassistenten
Lösung:
1. Mit Access die Datenbank Rechnung.mdb laden.
2. Abfragen à Neu à Entwurfsansicht à Hinzufügen die gewünschte Tabelle (hier Liste) auswählen
3. Schaltfeld schließen
4. Felder in Liste anklicken und mit gedrückter linker Maustaste in die Abfrage-Felder verschieben.
5. In Spalte Nachname den Suchbegriff
Wie „Müller“ eintragen.
6. Fenster schließen. Abfrage mit Ja beantworten und Abfragenamen Name_Abfr vergeben.
3. Formulare
Die Access-Formulare erfüllen zwei Aufgaben. Die erste ist, Daten aus Tabellen oder Abfragen in
einem Format ( Bildschirmmaske) anzuzeigen, in dem sie sich einfach ansehen oder ändern lassen.
Die zweite Aufgabe ist es, Oberflächen für Access-Programme bereitzustellen. Ebenso können Sie
Formulare erstellen, bei denen ein Anwender einen Suchbegriff eingibt, und auf Knopfdruck erstellt
das System einen Report oder eine Abfrage auf der Basis dieses Suchbegriffs.
Der einfachste Weg, ein Formular auf Basis einer Tabelle oder einer Abfrage zu erstellen, ist die Benutzung des Formularassistenten.
4. Berichte
Ähnlich wie Formulare können Berichte Felder aus einer oder mehreren Tabellen und Abfragen einschließen. Berichte können einspaltig oder mehrspaltig sein mit unterschiedlichen Ausgestaltungen.
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Die Erstellung von Katalogen, Rechnungen, Etiketten u.v.a. ist möglich. Für die Erstellung sollte der
Berichtsassistent benutzt werden.
5. Makros und Module
Viele Datenbankaufgaben lassen sich mit Hilfe von Makros und Modulen automatisieren. Die Erstellung von Makros und Modulen ist eine Aufgabe für fortgeschrittene Access-Anwender.
Datenfluss zwischen den Objekten
Den Datenfluss zwischen den Objekten zeigt die Abb. 4. Die Pfeilspitzen geben die Richtung des
möglichen Datenflusses an. Änderungen in einem Objekt ( z.B. Abfrage ) werden entlang der Pfeilspitzen in allen verknüpften Objekten nachgezogen.
Abb. 4: Verbindungen zwischen den Objekten
Beantworten Sie folgende Fragen:
1. Was ist eine Datenbank?
2. Was versteht man unter einer relationalen Datenbank?
3. Nennen Sie 4 wichtige Werkzeuge (=Objekte) in Access.
4. Beschreiben Sie kurz die Anwendungsmöglichkeiten folgender Objekte:
a) Tabelle
b) Abfrage
c) Formular
d) Bericht
5. Erklären Sie die Begriffe Datensatz und Datenfeld.
Gez. Nospickel / September 2003
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