IT-Sytemeinfürung im Mittelstand Kienbaum-Studie

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Kienbaum Management Consultants
München, Oktober 2014
IT-Systemeinführung im Mittelstand: Dreiklang Prozesse - System - Mensch
Ergebnisse der Studie 2014
Kernaussagen der Studie IT-Systemeinführung im Mittelstand 2014
Zusammenfassung
» Unternehmen konnten ihre Wettbewerbsposition durch die Einführung von IT-Systemen verbessern.
» Es gibt einen Zusammenhang zwischen Umsatzrendite und IT-Ausgaben. Viele Unternehmen investieren allerdings zu wenig in IT und verschenken damit die Möglichkeit ihre
»
»
»
»
»
»
»
Umsatzrendite zu steigern.
Die IT-Landschaft in den Unternehmen ist im Umbruch. Die meisten Unternehmen planen größere Veränderungen oder haben gerade eine größere Systemeinführung
abgeschlossen.
Hauptgründe für Systemeinführungen sind die Verbesserung der Steuerung und Entscheidungsfindung sowie die Erhöhung des Standardisierungsgrads von Prozessen.
Kundennahen Vertriebs- und Serviceeinheiten kommt eine besondere Bedeutung zu:
• Die Unternehmensleitung erwartet von diesen Bereichen Ideen für einen besseren IT-Einsatz im Unternehmen. Diese Organisationseinheiten werden, neben der
Unternehmensleitung, als wesentlicher Treiber für IT-Innovationen gesehen.
• Unternehmen werden in den nächsten Jahren verstärkt in vertriebs- und servicebezogene IT-Themen investieren. Dabei stehen Vorteile für den Kunden im Mittelpunkt.
Klassische nach innen gerichtete IT-Systeme (ERP, Finanzbuchhaltung, Personal, …) weisen bereits einen hohen Reifegrad auf.
Systemeinführungen wirken sich auf drei Strukturelemente aus:
• Unternehmensabläufe: Vor allem bei kleineren Unternehmen werden im Zuge von Systemeinführungen andere überfällige Themen, außerhalb der Systemeinführung,
aufgegriffen. Von Mitarbeitern in den Fachbereichen wird eine hohe IT-Affinität erwartet. Sie sollen die Unternehmensabläufe aktiv in der Projektarbeit gestalten. ITSystemeinführungen werden nicht als Projekte des IT-Bereichs gesehen.
• Organisation und Verantwortungsbereiche: Unternehmen bestätigen, dass mit einer Systemeinführung auch Veränderungen von Organisation und
Verantwortungsbereichen einher gehen. In manchen Fällen wird auch der IT-Bereich neu organisiert.
• Mitarbeiter: Trotz weitreichender Veränderungen von Prozessen und Organisation sowie IT-Systemen bleibt die Personalausstattung gleich. Die Veränderungsbereitschaft
und der Erwerb der zukünftig notwendigen Kompetenzen wird den Mitarbeitern zugetraut. In einigen Fällen wird sogar Personal aufgebaut. Es kommt nicht zu den häufig
befürchteten Entlassungen nach Effizienzsteigerungen und Automatisierung durch IT.
Unternehmen scheuen Systemneueinführungen und bevorzugen Veränderungen an bestehenden Systemen. Dies führt zu höherer Komplexität der IT-Landschaft und nicht
genutzten Möglichkeiten eines „Neuanfangs“.
IT-Dienstleister spielen eine geringere Rolle als häufig erwartet. Ihnen wird kaum ein Einfluss zugesprochen, Innovationen und neue Ideen in einem Unternehmen
voranzutreiben und damit Themen/ Projekte anzustoßen. Die häufig von IT-Dienstleistern dargestellten Erfahrungswerte und Best-Practices haben aus Sicht der
Unternehmensleitung nur einen geringen Einfluss auf den anschließenden Erfolg des Projekts. Allerdings führen die Projekte auch nicht zum Wechsel des IT-Dienstleisters.
Die Rolle des IT-Bereichs wird sich ändern. Der IT-Bereich hat sich in der Vergangenheit stärker als Business-Partner und Treiber für Innovationen und Veränderungen
versucht zu positionieren. Die Unternehmensleitung sieht den IT-Bereich in den nächsten Jahren nicht mehr in dieser Rolle – Fachbereiche solle IT-Innovatoren werden.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
2
Inhalte der Studie
1
Studienteilnehmer
2
Geschäftsprozesse und IT-Systeme
3
Mensch und IT-Systeme
4
Einführung von IT-Systemen
5
Über Kienbaum
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
3
85 mittelständische Unternehmen verschiedener Größenklassen haben an der
Studie teilgenommen
Verteilung der Teilnehmer
Unternehmensgröße
Position
Erläuterung
» Die Auswertung nach der Größe der teilnehmenden
23%
31%
bis 500 Mitarbeiter
45%
bis 1000 Mitarbeiter
bis 1500 Mitarbeiter
16%
Vorstand/Geschäftsführung
55%
bis 2000 Mitarbeiter
22%
IT-Leiter
> 2000 Mitarbeiter
8%
Branchen
Unternehmen zeigt, dass das Verhältnis zwischen
kleinen und großen Unternehmen ausgewogen ist.
Anhand der Mitarbeiterstärke werden die teilnehmenden
Unternehmen in die Kategorien „klein“ (bis 500 oder bis
1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (bis 1.500, bis 2.000 oder
über 2.000 Mitarbeiter) unterteilt
» Die Studie richtete sich an die Geschäftsführungs- und
Dienstleistungsunternehmen
18,3%
Produktion, Verarbeitende Industrie
16,7%
Handel
15,0%
Automobilindustrie
10,0%
Chemie
» Die Auswertung zeigt, dass die Verteilung der
8,3%
Technologie, Telekommunikation, Medien
6,7%
Nahrungs- und Genussmittel
6,7%
Finanzdienstleistungen, Versicherung
6,7%
Pharma und Gesundheitswesen
teilnehmenden Unternehmen auf die Branchen breit
gestreut ist. Dabei ist zu beachten, dass nicht alle
Teilnehmer Angaben zur Branche des Unternehmens
gemacht haben
5,0%
Versorgungsunternehmen
3,3%
Transport und Verkehr
3,3%
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
Entscheidungsebene im Mittelstand. Aus den Angaben
zur Position kann abgeleitet werden, dass die Studie
zum Teil an die IT-Verantwortlichen weitergeleitet wurde.
Dennoch fällt auf, dass IT im Mittelstand anscheinend
„Chefsache“ ist
4
Im Vergleich zum Wettbewerb schätzen die teilnehmenden Unternehmen ihre ITKosten eher als geringer ein
Verteilung der Teilnehmer
Umsatz
5%
8%
Umsatzrendite
10%
» Der Umsatz der teilnehmenden Unternehmen liegt
2% 5%
< 100 Mio. EUR
13%
500 - 1.000 Mio. EUR
58%
mehrheitlich im Bereich 100-500 Mio. EUR bei einer
Umsatzrendite von mehrheitlich zwischen 0% und 5%
kleiner 0%
100 - 500 Mio. EUR
19%
Erläuterung
0% - 5%
18%
6% - 10%
62%
1.000 - 10.000 Mio. EUR
» Eine Auswertung der Angaben zu Umsatz und Umsatz-
11% - 20%
rendite nach Unternehmensgröße der teilnehmenden
Unternehmen zeigte keine nennenswerten Unterschiede
zwischen kleinen und großen Unternehmen
größer 20%
> 10.000 Mio. EUR
» Die meisten Unternehmen schätzen ihre IT-Kosten im
IT-Kosten im Vergleich zum
Wettbewerb (eig. Einschätzung)
IT-Kosten
Vergleich zum Wettbewerb als geringer oder gleich hoch
ein
» Auffällig ist, dass 10% der teilnehmenden Unternehmen die eigenen IT-Kosten nicht bekannt sind
4%
10%
17%
13%
deutlich geringer
geringer
IT-Kosten unbekannt
IT Kosten bekannt
90%
33%
33%
gleich
höher
deutlich höher
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
5
» Eine Auswertung nach Unternehmensgröße zeigt, dass
in diesem Fall große Unternehmen die IT-Kosten im
Vergleich zum Wettbewerb eher als geringer einstufen,
während kleine Unternehmen ihre IT-Kosten im
Vergleich zum Wettbewerb eher als höher einschätzen
Mittelständische Unternehmen investieren zu wenig in IT und lassen dadurch
Potentiale ungenutzt
Anteil IT-Kosten am Umsatz zu Umsatzrendite
Ergebnis der Auswertung
Erläuterung
» Für die Auswertung wurde der Anteil der IT-Kosten am
Umsatz der teilnehmenden Unternehmen ins Verhältnis
zur Umsatzrendite gesetzt. Die Trendanalyse zeigt, dass
die Umsatzrendite mit höheren IT-Kosten ansteigt
5
hoch
> 20%
» Aus den Angaben der teilnehmenden Unternehmen
Umsatzrendite
4
können drei Bereiche abgeleitet werden, die in der
Auswertung farbig markiert sind:
3
•
Unternehmen im gelb markierten Bereich haben
einen geringen IT-Kosten-Anteil sowie eine
vergleichsweise geringe Umsatzrendite
2
•
Unternehmen im rot markierten Bereich weisen einen
hohen Anteil an IT-Kosten, aber eine vergleichsweise
geringe Umsatzrendite auf
•
Unternehmen im grün markierten Bereich zeichnen
sich durch einen hohen IT-Kosten-Anteil sowie eine
im Vergleich hohe Umsatzrendite aus
1
1
< 1%
2
bis 2%
3
bis 3%
IT-Kosten Anteil
4
bis 4%
hoch5
> 4%
» Damit zeigt sich, dass Unternehmen, die weniger in IT
investieren, eine geringere Umsatzrendite erzielen
» Durch sinnvolle Investitionen in IT kann die
Umsatzrendite verbessert werden. Verbunden mit dem
Risiko dieses Ziel zu verfehlen
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
6
Inhalte der Studie
1
Studienteilnehmer
2
Geschäftsprozesse und IT-Systeme
3
Mensch und IT-Systeme
4
Einführung von IT-Systemen
5
Über Kienbaum
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
7
IT-Systeme werden in mittelständischen Unternehmen als wesentliche
Voraussetzung für eine erfolgreiche Kundenbeziehung wahrgenommen
Bedeutung von IT-Systemen im Unternehmen
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
Gesamt
» Die Auswertung zeigt, dass mittelständische Unternehmen insgesamt zufrieden mit ihren IT-Systemen sind
Grad der Zufriedenheit mit IT-Systemen (insgesamt)
» „Mitglieder der Geschäftsführung“ und Vertreter
Unsere IT-Systeme unterstützen die Entscheidungsfindung und Steuerung.
Unsere IT-Systeme sorgen für die Einhaltung interner Standards.
Unsere IT-Systeme sorgen für effiziente interne Abläufe und geringe Kosten.
Unsere IT-Systeme sind mit unseren Produkten integriert und wesentlicher
Bestandteil unseres Produkt- und Leistungsumfanges.
Unsere IT-Systeme sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche
Kundenbeziehung.
1Stimme nicht
zu
2Stimme
3Neutral
bedingt zu
Stimme
5 voll
zu
4 zu
Stimme
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
Vorstand/Geschäftsführung
„größerer Unternehmen“ sind offensichtlich etwas
weniger zufrieden mit ihren IT-Systemen, ordnen ihnen
aber gleichzeitig eine höhere Bedeutung zu. Die positive
Einschätzung bedeutet jedoch nicht, dass der
Unterstützungsgrad der bestehenden IT-Systeme ideal
ist
» Alle Teilnehmer sehen IT-Systeme als wesentliche
IT Leiter
Voraussetzung in der erfolgreichen Kundenbeziehung
Gesamt
» Dabei sind die vorhandenen IT-Systeme mit den
Produkten integriert und werden als wesentlicher
Bestandteil des Produkt- und Leistungsportfolios
wahrgenommen
Grad der Zufriedenheit mit IT-Systemen (insgesamt)
Unsere IT-Systeme unterstützen die Entscheidungsfindung und Steuerung.
Unsere IT-Systeme sorgen für die Einhaltung interner Standards.
Unsere IT-Systeme sorgen für effiziente interne Abläufe und geringe Kosten.
» Gerade in größeren Unternehmen sorgen IT-Systeme
Unsere IT-Systeme sind mit unseren Produkten integriert und wesentlicher
Bestandteil unseres Produkt- und Leistungsumfanges.
Unsere IT-Systeme sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche
Kundenbeziehung.
für die Einhaltung interner Standards
1Stimme nicht
Anmerkungen / Hinweise
zu
2Stimme
bedingt zu
3Neutral
4 zu
Stimme
Stimme
5 voll
zu
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
8
» Mittelständische Unternehmen könnten vor allem die
Entscheidungsfindungs- und Steuerungsmöglichkeiten
durch IT-Unterstützung optimieren
Die vorhandenen IT-Systeme unterstützen die Kundenbeziehungen
mittelständischer Unternehmen nicht optimal
Qualität von IT-Systemen nach Geschäftsprozessen
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
Gesamt
» Die Auswertung zeigt Handlungsbedarf für IT-Systeme in
den Prozessen „Marketing, Vertrieb, Verkauf“ sowie
„Services, Kundendienst und –betreuung“ auf
Personalwesen
Finanzen, Controlling
Services, Kundendienst, Kundenbetreuung
Qualitätswesen
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
Auftragsabwicklung, Einkauf
Marketing, Vertrieb, Verkauf
Entwicklung, Konstruktion
» Für die Kernfunktionen „Entwicklung und Konstruktion“ wird
1Sehr gering
2 Gering
3
Neutral
4
Hoch
Sehr5hoch
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
die Qualität der IT-Systeme insgesamt am schlechtesten
eingestuft. Dies könnte sowohl auf die hohe Fertigungstiefe
mittelständischer Unternehmen, als auch auf die Art der
eingesetzten IT-Systeme zurückgeführt werden
» In den klassischen Bereichen von ERP- („Finanzen,
Vorstand/Geschäftsführung
IT Leiter
Controlling“ sowie „Auftragsabwicklung, Einkauf“) wird die
Qualität der IT-Systeme als vergleichsweise hoch
wahrgenommen.
Gesamt
Personalwesen
Finanzen, Controlling
Services, Kundendienst, Kundenbetreuung
Qualitätswesen
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
Auftragsabwicklung, Einkauf
Marketing, Vertrieb, Verkauf
Entwicklung, Konstruktion
» Auffällig ist die hohe Zufriedenheit mit IT-Systemen im
„Personalwesen“
» Im Vergleich zeigt sich, dass IT-Leiter die Qualität der
1Sehr gering
2 Gering
Neutral
3
Hoch
4
Sehr5hoch
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
9
vorhandenen IT-Systeme höher einstufen als Teilnehmer
aus dem Bereich Vorstand/Geschäftsführung. Anscheinend
sind die vorhandenen IT-Systeme aus IT-technischer
Perspektive ideal, erfüllen die fachlichen Anforderungen
aber nur mit Einschränkungen
Mittelständische Unternehmen ziehen es vor, die bestehenden IT-Systeme zu
verändern anstatt sie abzulösen
Geplante Einführung oder Veränderung von IT-Systemen
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Neueinführung
Veränderung
Erläuterung
keine Veränderung
» Die Auswertung zeigt, dass mittelständische Unter-
Personalwesen
klein
groß
gesamt
Finanzen, Controlling
klein
groß
gesamt
Services, Kundendienst, Kundenbetreuung
klein
groß
gesamt
Qualitätswesen
klein
groß
gesamt
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
klein
groß
gesamt
Auftragsabwicklung, Einkauf
klein
groß
gesamt
Marketing, Vertrieb, Verkauf
klein
groß
gesamt
Entwicklung, Konstruktion
klein
groß
gesamt
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
10
nehmen in allen Geschäftsprozessen planen, die
vorhandenen IT-Systeme zu verändern oder neue ITSysteme einzuführen
» Hierbei scheint vor allem die Schnittstelle zum Kunden
im Fokus zu stehen: Neueinführungen oder auch
Veränderungen sind vor allem in den Prozessen
„Marketing, Vertrieb, Verkauf“ sowie „Services,
Kundendienst und –betreuung“ geplant
» Ein höherer Anteil an Neueinführungen ist für die
Bereiche „Produktion, Lagerlogistik und Distribution“
geplant
» Im Bereich „Entwicklung und Konstruktion“ planen die
wenigsten Unternehmen Veränderungen an den
vorhandenen IT-Systemen
Inhalte der Studie
1
Studienteilnehmer
2
Geschäftsprozesse und IT-Systeme
3
Mensch und IT-Systeme
4
Einführung von IT-Systemen
5
Über Kienbaum
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
11
Die IT-Affinität der Mitarbeiter in mittelständischen Unternehmen wird
funktionsübergreifend sehr positiv eingestuft
IT-Affinität nach Funktionsbereichen
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
Gesamt
» Die Auswertung zeigt, dass die IT-Affinität der
Mitarbeiter nach den IT-nahen Funktionsbereichen
insbesondere im Bereich „Finanzen und Controlling“ als
hoch eingeschätzt wird
Externer IT-Dienstleister
IT Bereich
Personalwesen
Finanzen, Controlling
Services, Kundendienst, Kundenbetreuung
Qualitätswesen
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
Auftragsabwicklung, Einkauf
Marketing, Vertrieb, Verkauf
Entwicklung, Konstruktion
Geschäftsführung
» Es fällt auf, dass Vertreter größerer Unternehmen ihre
Mitarbeiter als IT-affiner einstufen als Vertreter kleinerer
Unternehmen
Sehr
1 gering
2Gering
Neutral
3
Hoch
4
Sehr5hoch
arbeiter in den Bereichen „Marketing, Vertrieb, Verkauf“
durch die Teilnehmer aus dem Bereich Vorstand/
Geschäftsführung deutlich höher eingeschätzt wird als
durch die IT-Leiter
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
Vorstand/Geschäftsführung
IT Leiter
» Im Vergleich zeigt sich, dass die IT-Affinität der Mit-
Gesamt
Externer IT-Dienstleister
IT Bereich
Personalwesen
Finanzen, Controlling
Services, Kundendienst, Kundenbetreuung
Qualitätswesen
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
Auftragsabwicklung, Einkauf
Marketing, Vertrieb, Verkauf
Entwicklung, Konstruktion
Geschäftsführung
» IT-Leiter schätzen die IT-Affinität ihrer Geschäftsführung
deutlich geringer ein als diese sich selbst
» Die sehr positive Einschätzung der IT-Affinität kann sich
Sehr
1 gering
2Gering
Neutral
3
Hoch
4
Sehr5hoch
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
12
als Risiko für die Akzeptanz neuer IT-Systeme erweisen.
Bei Veränderungen in Unternehmensbereichen, in
denen die IT-Affinität deutlich überschätzt wird, muss
das Kompetenzportfolio der Mitarbeiter entsprechend
angepasst werden
Geschäftsführung und Vertrieb sind wesentliche Impulsgeber für
Prozessveränderungen – die Rolle der IT wird sich zukünftig verändern
Initiierung von Prozessveränderungen nach Funktionsbereich
Ranking der Funktionsbereiche
Rang (heute)
Erläuterung
Rang (zukünftig)
Änderung
1
Geschäftsführung
1
Geschäftsführung
+/-0
2
Marketing, Vertrieb, Verkauf
2
Marketing, Vertrieb, Verkauf
+/-0
3
IT-Bereich
3
Service, Kundendienst, -betreuung
+3
4
Finanzen, Controlling
4
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
+3
5
Auftragsabwicklung, Einkauf
5
Finanzen, Controlling
-1
6
Service, Kundendienst, -betreuung
6
Qualitätswesen
+2
7
Produktion, Lagerverwaltung, Distribution
7
Auftragsabwicklung, Einkauf
-2
8
Qualitätswesen
8
Entwicklung, Konstruktion
+1
9
Entwicklung, Konstruktion
9
IT-Bereich
-6
10
Personalwesen
10
Personalwesen
+/-0
11
Externer IT-Dienstleister
11
Externer IT-Dienstleister
+/-0
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
13
» Die Auswertung zeigt, dass die Verantwortung für
Prozessveränderungen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in die Fachbereiche übergehen wird
» Insbesondere die Bereiche „Marketing, Vertrieb,
Verkauf“ und „Service, Kundendienst und –betreuung“
werden zukünftig Veränderungen initiieren. Ursächlich
ist, dass die Wettbewerbsvorteile mittelständischer
Unternehmen vor allem auf die enge Kundenbeziehung
zurückzuführen sind
» Der IT-Bereich wird in Zukunft nicht mehr die Rolle des
Treibers von Veränderungen einnehmen und wieder
verstärkt in die Unterstützer-Rolle gedrängt
» Auffällig ist, dass externe IT-Dienstleister bei Prozessveränderungen in mittelständischen Unternehmen
anscheinend keine Rolle spielen
Inhalte der Studie
1
Studienteilnehmer
2
Geschäftsprozesse und IT-Systeme
3
Mensch und IT-Systeme
4
Einführung von IT-Systemen
5
Über Kienbaum
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
14
Die IT-Landschaft in mittelständischen Unternehmen ist aktuell im Umbruch und
geprägt von hoher Dynamik
Einführungsprojekte größerer IT-Systeme
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Erläuterung
Eine Einführung ist erfolgt
Die Einführung wird aktuell durchgeführt
Eine Einführung ist geplant
Keine Einführung erfolgt oder geplant
» Die Auswertung zeigt, dass IT-Systemeinführung ein
Thema im Mittelstand ist: Über 75% der teilnehmenden
Unternehmen führen aktuell ein Einführungsprojekt
durch, oder haben dieses vor kurzem abgeschlossen
Kleine Unternehmen
» Gerade kleine Unternehmen planen, innerhalb der
Große Unternehmen
nächsten drei Jahre größere IT-Systeme einzuführen
Gesamt
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
Eine Einführung ist erfolgt
Die Einführung wird aktuell durchgeführt
Eine Einführung ist geplant
Keine Einführung erfolgt oder geplant
Geschäftsführer/Vorstand
IT Leiter
Gesamt
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
15
» Es zeigt sich, dass vor allem IT-Leiter Handlungsbedarf
in der aktuellen IT-Landschaft erkennen
Durch Systemeinführungsprojekte sollen die Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten verbessert werden
Hauptgründe für die Einführung neuer IT-Systeme
Ranking
Unternehmen
Erläuterung
Position
Hauptgrund
klein
groß
GF
ITLeiter
Bessere Entscheidungsfindung
1
1
2
1
Erhöhung der internen Standardisierung
1
3
1
4
Unterstützung von Unternehmenswachstum
2
4
3
2
Verbesserung der Kundenbeziehung
5
2
5
3
Bessere Integration mit den Produkten
6
6
6
5
Senkung der internen Kosten
3
5
4
8
Technisch bedingte Erneuerungen
4
7
7
6
» Auffällig ist, dass eine reine Erneuerung der technisch
überalterten Systemen allein nicht ausschlaggebend ist, auch
wenn diese gerade für kleine Unternehmen von höherer
Bedeutung ist
» Gerade für kleine Unternehmen stellen bessere
Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten die
Hauptgründe für eine Systemeinführung dar. Hier ist zu
vermuten, dass die vorhandenen IT-Systeme nicht die von
der Geschäftsführung geforderten Informationen liefern und
damit keine ausreichende Transparenz über das
Unternehmen bieten
» Ein weiteres wichtiges Ziel, gerade für die Geschäftsführung,
ist die interne Standardisierung zu erhöhen
» Darüber hinaus sollen IT-Systemeinführungsprojekte genutzt
werden, um geplantes organisches Unternehmenswachstum
zu unterstützen
» Auffällig ist, dass Kosteneinsparungen nicht im Fokus stehen,
Durchführung eines Unternehmenszusammenschluss,
Akquisition
7
7
8
7
auch wenn die Teilnehmer aus dem Bereich Geschäftsführung diesem Aspekt eine höhere Bedeutung zuweisen als
IT-Leiter
Gesetzliche Vorgaben oder Auflagen des Wirtschaftsprüfers
8
8
9
9
» Die Auswertung zeigt, dass externe Einflüsse wie gesetzliche
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
16
Vorgaben oder Auflagen eines Wirtschaftsprüfers für
mittelständische Unternehmen kein Auslöser für IT-Systemeinführungsprojekte sind
Die Einbindung der Fachbereiche entscheidet über den Erfolg von Systemeinführungsprojekten in mittelständischen Unternehmen
Ansatzpunkte zum Einhalten von Budget- und Zeitvorgaben von Systemeinführungsprojekten
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
» Damit Systemeinführungsprojekte in mittelständischen
Unternehmen die gesetzten Ziele erreichen, müssen die
Fachbereiche stärker eingebunden sein
Die betroffenen Fachbereiche müssen das Projekt aktiv
vorantreiben und den Nutzen erkennen
Die Systemeinführung muss von Verbesserungen in den
Fachbereichen geprägt sein. IT-technische Aspekte sind
nachrangig
» Für kleinere Unternehmen sind die angestrebten
Verbesserungen in den Fachbereichen ein wesentliches
Instrument. Die Fachbereiche werden vor allem für die
Definition der Anforderungen zu Projektbeginn
eingebunden
Umfangreiche Erfahrung des internen Projektleiters bei großen
Veränderungsprojekten (fachlich, IT, Change Management)
Permanente Kommunikation in die Organisation über
Fortschritt und erste Erfolge/ Verbesserungen
» Der Erfolg eines Einführungsprojekts hängt dabei in
Fähigkeit des Fachbereichs zu konzeptionellem Arbeiten
größeren Unternehmen insbesondere von der Erfahrung
des internen Projektleiters ab. In diesen Unternehmen
sind die Fachbereiche sowohl für die Definition der
Anforderungen, als auch die Erarbeitung der Fachkonzepte verantwortlich
Stärkere Mitarbeit der Fachbereiche in der anfänglichen
Konzeptionsphase
Durchführen regelmäßiger Lenkungsausschusssitzungen mit
der Geschäftsführung
Detailliert ausgestaltete Werkverträge mit dem IT-Dienstleister,
mit klarem Leistungsumfang und Rollenaufteilung
» Auffallend ist, dass die Rolle des externen ITDienstleisters für den Erfolg von Systemeinführungsprojekten zu vernachlässigen ist
Der IT-Dienstleister schlägt aktiv von sich aus Lösungen und
Best-Practice Prozesse vor
0
Gering
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Hoch
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
17
Der interne Aufwand für die Umsetzung von Systemeinführungsprojekten wird im
Vorfeld unterschätzt
Erkenntnisse aus Systemeinführungsprojekten
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
Gesamt
» Die Auswertung zeigt, dass die Fachbereiche sich
stärker in die Umsetzung der Systemeinführungsprojekte einbringen müssen als erwartet
Das Projekt wurde auch genutzt, um längst überfällige Themen
anzugehen, die nicht direkt mit dem IT-System zusammenhängen.
Die Kapazität an externen Ressourcen musste im Laufe des Projektes
aufgestockt werden.
» Hier ist zu vermuten, dass der interne Aufwand im
Vorfeld nicht geplant wird und neben dem Tagesgeschäft geleistet werden muss
Der interne Aufwand in den Fachbereichen war höher als ursprünglich
geschätzt.
Die Geschäftsprozesse mussten stärker an das neue IT-System
angepasst werden als vermutet.
1
Trifft nicht zu
Trifft teilweise
2
zu
3
4
Trifft zu
Trifft voll zu
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
Vorstand/Geschäftsführung
IT Leiter
führung, die aufführen, dass der Anteil an externen
Ressourcen im Projektverlauf aufgestockt werden
musste
» Darüber hinaus wird deutlich, dass das IT-System-
Gesamt
einführungsprojekt auch als Chance verstanden wird,
um weitere Veränderungen im gesamten Unternehmen
anzustoßen
Das Projekt wurde auch genutzt, um längst überfällige Themen
anzugehen, die nicht direkt mit dem IT-System zusammenhängen.
Die Kapazität an externen Ressourcen musste im Laufe des Projektes
aufgestockt werden.
Der interne Aufwand in den Fachbereichen war höher als ursprünglich
geschätzt.
Die Geschäftsprozesse mussten stärker an das neue IT-System
angepasst werden als vermutet.
1 zu
Trifft nicht
» Bestätigt wird diese vor allem vom Vorstand/Geschäfts-
Trifft teilweise
2
zu
Trifft3 zu
4 zu
Trifft voll
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
18
Durch eine Systemeinführung werden vor allem Veränderungen in Prozessen und
Organisationsstrukturen angestoßen
Veränderungen durch IT-Systemeinführungen
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
Gesamt
» Die Auswertung zeigt, dass eine Systemeinführung in
mittelständischen Unternehmen zu stringenteren und
transparenten Geschäftsprozessen führt
Stringentere und transparentere Geschäftsprozesse
Organisationsstrukturen und Verantwortungsbereiche in den Fachbereichen wurden
verändert.
» Die Verbesserung betrieblicher Prozesse führt zu
Deutliche Anpassung, Neuorganisation des IT-Bereiches
Einstellung neuer Mitarbeiter in Fachbereichen (neue Kompetenzanforderungen,
Aufgabenbereiche)
stärkeren Veränderungen in der Organisation des
Fachbereichs als in der IT
Wechsel des IT-Dienstleisters für den IT-Betrieb
Entlassung von Mitarbeitern in Fachbereichen (geänderte Kompetenzanforderungen,
geringer Kapazitätsbedarf)
1
Trifft nicht zu
Trifft teilweise
2
zu
3
4
Trifft zu
Trifft voll zu
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
Vorstand/Geschäftsführung
Unternehmen nicht zu einem Wechsel des IT-Dienstleisters führen
» In mittelständischen Unternehmen kommt es eher zu
IT Leiter
einer Neuverteilung von Verantwortungsbereichen, aber
die unternehmerische Leistung wird durch die selben
Mitarbeiter erbracht
Gesamt
Stringentere und transparentere Geschäftsprozesse
Organisationsstrukturen und Verantwortungsbereiche in den Fachbereichen wurden
verändert.
» Es zeigt sich also, dass die Mitarbeiter in mittel-
Deutliche Anpassung, Neuorganisation des IT-Bereiches
Einstellung neuer Mitarbeiter in Fachbereichen (neue Kompetenzanforderungen,
Aufgabenbereiche)
Wechsel des IT-Dienstleisters für den IT-Betrieb
Entlassung von Mitarbeitern in Fachbereichen (geänderte Kompetenzanforderungen,
geringer Kapazitätsbedarf)
1 zu
Trifft nicht
» Auffällig ist, dass Systemeinführungen gerade in kleinen
Trifft teilweise
2
zu
Trifft3zu
4 zu
Trifft voll
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
19
ständischen Unternehmen immer noch einen hohen
Stellenwert genießt. Hier besteht jedoch das Risiko,
dass die Mitarbeiter den neuen Anforderungen gar nicht
gerecht werden können
Die Wettbewerbsfähigkeit kleiner Unternehmen wird durch IT-Systemeinführungen
verbessert, dies geht jedoch zu Lasten des Projektbudgets
Bewertung der IT-Systemeinführung
Ergebnis nach Unternehmensgröße
Kleine Unternehmen
Erläuterung
Große Unternehmen
Gesamt
» Auffällig ist, dass Systemeinführungsprojekte in mittelständischen Unternehmen rückwirkend eher negativ
bewertet werden: alle Antwortmöglichkeiten treffen nur
mit Einschränkungen zu
Die Systemeinführung wurde im geplanten Umfang abgeschlossen.
Das ursprüngliche Projektbudget wurde eingehalten.
Der ursprüngliche Einführungstermin wurde eingehalten.
Die IT-Landschaft wurde deutlich modernisiert und die Benutzerakzeptanz gesteigert.
» Dies betrifft insbesondere die Einhaltung des Projekt-
Das Unternehmen steht im Wettbewerb deutlich besser da, bedingt durch das Projekt.
Die vorab definierten Ziele wurden erreicht.
1Trifft nicht zu
Trifft
2 teilweise
zu
3 zu
Trifft
4 zu
Trifft voll
Ergebnis nach Teilnehmerkreis
Vorstand/Geschäftsführung
budgets sowie des Einführungstermins. Hierbei fällt auf,
dass die Einschätzung der IT-Leiter besser ausfällt als
die des Vorstands bzw. der Geschäftsführung
» In größeren Unternehmen werden die Ziele einer
IT Leiter
Systemeinführung im wesentlichen erreicht, jedoch
kann auch hier der geplante Einführungstermin oft nicht
eingehalten werden
Gesamt
Die Systemeinführung wurde im geplanten Umfang abgeschlossen.
Das ursprüngliche Projektbudget wurde eingehalten.
» Besonders kleinere Unternehmen erzielen durch die
Der ursprüngliche Einführungstermin wurde eingehalten.
Systemeinführung Wettbewerbsvorteile
Die IT-Landschaft wurde deutlich modernisiert und die Benutzerakzeptanz gesteigert.
Das Unternehmen steht im Wettbewerb deutlich besser da, bedingt durch das Projekt.
Die vorab definierten Ziele wurden erreicht.
1Trifft nicht zu
Trifft
2 teilweise
zu
3 zu
Trifft
4 zu
Trifft voll
Anmerkungen / Hinweise
Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter).
Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben.
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20
Inhalte der Studie
1
Studienteilnehmer
2
Geschäftsprozesse und IT-Systeme
3
Mensch und IT-Systeme
4
Einführung von IT-Systemen
5
Über Kienbaum
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
21
Kienbaum Consultants International – Zahlen, Daten und Fakten
Kienbaum
Fakten zu Kienbaum
Umsatzentwicklung 2004 – 2012
Umsatz (Mio.€)
» Eines der ältesten und Eigentümergeführten Beratungsunternehmen
Deutschlands (seit 1945)
» 60 % der deutschen Top 1.000 Unternehmen sind unsere Klienten
» Kienbaum Management Consultants gehört zu den Top 25
Beratungsunternehmen Europas
» Wir sind unter den Top 100 Arbeitgebern in Deutschland
77
439
2004
Unser Beratungsanspruch
84
128
116
119
125
120
96
530
630
2005
2006
700
700
690
720
740
750
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Weltweite Vernetzung der 13 deutschen Büros
Bürostandorte:
Brasilien,
China,
Deutschland,
Großbritannien,
Japan, Kroatien,
Luxemburg, Niederlande,
Österreich, Polen,
Russland, Schweiz,
Singapur, Tschechische
Republik, Thailand, Ungarn
» Messbarer Mehrwert für unsere Klienten: Seniorität, BranchenExpertise, operative Erfahrung und umfassendes Organisations- und
IT Know how
» Partner des Top Managements
» Gemeinsam mit unseren Klienten entwickeln wir intelligente
Lösungen für strategische Herausforderungen mit dem Blick für das
operativ Machbare
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
117
Mitarbeiter
22
Partner Netzwerk:
Australien, Belgien,
Dänemark,Indien,
Indonesien,
Irland,
Italien,
Kanada, Mexiko,
Norwegen, Portugal,
Schweden, Spanien,
Südafrika, Südkorea, USA
Unsere Positionierung als Transformationsberater
Kienbaum
Kienbaum-Erfahrungen
Strukturell-funktionale Veränderung
Ziel
Strategie- und
Prozessberatungen
KIENBAUM
TRANSFORMATIONSBERATUNG
„Expertentum, Best Practices und
„Integration branchenorientierter Strategie- , IT
Strategic Advice“
und Prozesskompetenz mit HR und ChangeKompetenz“
» Substantielle und dauerhafte
Performance-Steigerung wird in der
Realität immer durch die
Kombination von rein strategischfachlicher Expertise und rein kulturverhaltensbezogenen
Anstrengungen erreicht
» Die Architektur und kompetente
Change Management
Beratungen
UnternehmensRealität
„Veränderungsdynamik,
Mitarbeitereinbindung, Kultur“
Kompetenz- / Verhaltens- / Kulturänderung
Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014
23
Umsetzung des besten und
schnellsten Weges zum Ziel ist die
entscheidende Fähigkeit, die in der
Komplexität heutiger Unternehmen
zunehmend erforderlich ist
Wir sind überzeugt, dass sich nachhaltiger Erfolg einer Transformation nur durch
eine ganzheitliche Betrachtung einstellt
Kienbaum
Leadership
Ausrichtung &
Strategie
Prozesse &
Systeme
Organisation &
Steuerung
Nachhaltige
Veränderung
» Individuen
» Organisation
Menschen &
Kompetenzen
Transformation
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Nachhaltiger Erfolg
Wir verfügen über tiefe funktionale IT Kompetenz in Konzeption und
Transformation von IT-Landschaften
Geschäftsbereich Business Technology Management
Business / IT Strategie
Geschäftsanforderungen & -strategie
IT Kompetenzen des
Unternehmens
IT Strategie
Industrie IT Trends &
Potentiale
IT Organisation & Restrukturierung
Strategie
Organisation
IT Effizienz & Controlling
IT EffizienzProgramme
IT KostenOptimierung
Performance
Management
IT Controlling
IT Restrukturierung
IT Governance
IT Prozessoptimierung
Strategic IT
Workforce Planning
IT Sourcing & Service Mgmt.
Effizienz
IT Technologie Optimierung
Business
Technology
Management
Technologie
Sourcing
Applikationen
Sourcing & Service
Strategie
Ausschreibung &
Vertragsgestaltung
Transition &
Transformation
Sourcing
Governance
IT Applikationen & Transformation
Innovationsmanagement
Technologie
Roadmap
Applikationsstrategie
Systemauswahl &
-einführung
Technologie
Integration
Infrastruktur
Optimierung
Applikationslandschaft
IT Programm
Management
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Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung
Kontakt
Adresse
Kienbaum Management Consultants GmbH
Arnulfstrasse 58
80335 München
www.kienbaum.de
Ansprechpartner
Dr. Heinz Linss
Mitglied der Geschäftsleitung / Director
Lars Kiewning
Principal / Bereichsleiter
Stefanie Kaib
Consultant
Fon: +49 89 45 87 78-45
Mobil: +49 173 566 01 56
[email protected]
Fon: +49 30 88 01 98-41
Mobil: +49 172 809 75 26
[email protected]
Fon: +49 89 45 87 78-30
Mobil: +49 173 565 94 45
[email protected]
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