Studie IT-Systemeinführung im Mittelstand
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Kienbaum Management Consultants München, Oktober 2014 IT-Systemeinführung im Mittelstand: Dreiklang Prozesse - System - Mensch Ergebnisse der Studie 2014 Kernaussagen der Studie IT-Systemeinführung im Mittelstand 2014 Zusammenfassung » Unternehmen konnten ihre Wettbewerbsposition durch die Einführung von IT-Systemen verbessern. » Es gibt einen Zusammenhang zwischen Umsatzrendite und IT-Ausgaben. Viele Unternehmen investieren allerdings zu wenig in IT und verschenken damit die Möglichkeit ihre » » » » » » » Umsatzrendite zu steigern. Die IT-Landschaft in den Unternehmen ist im Umbruch. Die meisten Unternehmen planen größere Veränderungen oder haben gerade eine größere Systemeinführung abgeschlossen. Hauptgründe für Systemeinführungen sind die Verbesserung der Steuerung und Entscheidungsfindung sowie die Erhöhung des Standardisierungsgrads von Prozessen. Kundennahen Vertriebs- und Serviceeinheiten kommt eine besondere Bedeutung zu: • Die Unternehmensleitung erwartet von diesen Bereichen Ideen für einen besseren IT-Einsatz im Unternehmen. Diese Organisationseinheiten werden, neben der Unternehmensleitung, als wesentlicher Treiber für IT-Innovationen gesehen. • Unternehmen werden in den nächsten Jahren verstärkt in vertriebs- und servicebezogene IT-Themen investieren. Dabei stehen Vorteile für den Kunden im Mittelpunkt. Klassische nach innen gerichtete IT-Systeme (ERP, Finanzbuchhaltung, Personal, …) weisen bereits einen hohen Reifegrad auf. Systemeinführungen wirken sich auf drei Strukturelemente aus: • Unternehmensabläufe: Vor allem bei kleineren Unternehmen werden im Zuge von Systemeinführungen andere überfällige Themen, außerhalb der Systemeinführung, aufgegriffen. Von Mitarbeitern in den Fachbereichen wird eine hohe IT-Affinität erwartet. Sie sollen die Unternehmensabläufe aktiv in der Projektarbeit gestalten. ITSystemeinführungen werden nicht als Projekte des IT-Bereichs gesehen. • Organisation und Verantwortungsbereiche: Unternehmen bestätigen, dass mit einer Systemeinführung auch Veränderungen von Organisation und Verantwortungsbereichen einher gehen. In manchen Fällen wird auch der IT-Bereich neu organisiert. • Mitarbeiter: Trotz weitreichender Veränderungen von Prozessen und Organisation sowie IT-Systemen bleibt die Personalausstattung gleich. Die Veränderungsbereitschaft und der Erwerb der zukünftig notwendigen Kompetenzen wird den Mitarbeitern zugetraut. In einigen Fällen wird sogar Personal aufgebaut. Es kommt nicht zu den häufig befürchteten Entlassungen nach Effizienzsteigerungen und Automatisierung durch IT. Unternehmen scheuen Systemneueinführungen und bevorzugen Veränderungen an bestehenden Systemen. Dies führt zu höherer Komplexität der IT-Landschaft und nicht genutzten Möglichkeiten eines „Neuanfangs“. IT-Dienstleister spielen eine geringere Rolle als häufig erwartet. Ihnen wird kaum ein Einfluss zugesprochen, Innovationen und neue Ideen in einem Unternehmen voranzutreiben und damit Themen/ Projekte anzustoßen. Die häufig von IT-Dienstleistern dargestellten Erfahrungswerte und Best-Practices haben aus Sicht der Unternehmensleitung nur einen geringen Einfluss auf den anschließenden Erfolg des Projekts. Allerdings führen die Projekte auch nicht zum Wechsel des IT-Dienstleisters. Die Rolle des IT-Bereichs wird sich ändern. Der IT-Bereich hat sich in der Vergangenheit stärker als Business-Partner und Treiber für Innovationen und Veränderungen versucht zu positionieren. Die Unternehmensleitung sieht den IT-Bereich in den nächsten Jahren nicht mehr in dieser Rolle – Fachbereiche solle IT-Innovatoren werden. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 2 Inhalte der Studie 1 Studienteilnehmer 2 Geschäftsprozesse und IT-Systeme 3 Mensch und IT-Systeme 4 Einführung von IT-Systemen 5 Über Kienbaum Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 3 85 mittelständische Unternehmen verschiedener Größenklassen haben an der Studie teilgenommen Verteilung der Teilnehmer Unternehmensgröße Position Erläuterung » Die Auswertung nach der Größe der teilnehmenden 23% 31% bis 500 Mitarbeiter 45% bis 1000 Mitarbeiter bis 1500 Mitarbeiter 16% Vorstand/Geschäftsführung 55% bis 2000 Mitarbeiter 22% IT-Leiter > 2000 Mitarbeiter 8% Branchen Unternehmen zeigt, dass das Verhältnis zwischen kleinen und großen Unternehmen ausgewogen ist. Anhand der Mitarbeiterstärke werden die teilnehmenden Unternehmen in die Kategorien „klein“ (bis 500 oder bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (bis 1.500, bis 2.000 oder über 2.000 Mitarbeiter) unterteilt » Die Studie richtete sich an die Geschäftsführungs- und Dienstleistungsunternehmen 18,3% Produktion, Verarbeitende Industrie 16,7% Handel 15,0% Automobilindustrie 10,0% Chemie 6,7% Nahrungs- und Genussmittel 6,7% Finanzdienstleistungen, Versicherung 6,7% Pharma und Gesundheitswesen teilnehmenden Unternehmen auf die Branchen breit gestreut ist. Dabei ist zu beachten, dass nicht alle Teilnehmer Angaben zur Branche des Unternehmens gemacht haben 5,0% Versorgungsunternehmen 3,3% Transport und Verkehr 3,3% Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 » Die Auswertung zeigt, dass die Verteilung der 8,3% Technologie, Telekommunikation, Medien Entscheidungsebene im Mittelstand. Aus den Angaben zur Position kann abgeleitet werden, dass die Studie zum Teil an die IT-Verantwortlichen weitergeleitet wurde. Dennoch fällt auf, dass IT im Mittelstand anscheinend „Chefsache“ ist 4 Im Vergleich zum Wettbewerb schätzen die teilnehmenden Unternehmen ihre ITKosten eher als geringer ein Verteilung der Teilnehmer Umsatz 5% 8% Umsatzrendite 10% » Der Umsatz der teilnehmenden Unternehmen liegt 2% 5% < 100 Mio. EUR 13% 500 - 1.000 Mio. EUR 58% mehrheitlich im Bereich 100-500 Mio. EUR bei einer Umsatzrendite von mehrheitlich zwischen 0% und 5% kleiner 0% 100 - 500 Mio. EUR 19% Erläuterung 0% - 5% 18% 6% - 10% 62% 1.000 - 10.000 Mio. EUR » Eine Auswertung der Angaben zu Umsatz und Umsatz- 11% - 20% rendite nach Unternehmensgröße der teilnehmenden Unternehmen zeigte keine nennenswerten Unterschiede zwischen kleinen und großen Unternehmen größer 20% > 10.000 Mio. EUR » Die meisten Unternehmen schätzen ihre IT-Kosten im IT-Kosten im Vergleich zum Wettbewerb (eig. Einschätzung) IT-Kosten Vergleich zum Wettbewerb als geringer oder gleich hoch ein » Auffällig ist, dass 10% der teilnehmenden Unternehmen die eigenen IT-Kosten nicht bekannt sind 4% 10% 17% 13% deutlich geringer geringer IT-Kosten unbekannt IT Kosten bekannt 90% Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 33% 33% gleich höher deutlich höher 5 » Eine Auswertung nach Unternehmensgröße zeigt, dass in diesem Fall große Unternehmen die IT-Kosten im Vergleich zum Wettbewerb eher als geringer einstufen, während kleine Unternehmen ihre IT-Kosten im Vergleich zum Wettbewerb eher als höher einschätzen Mittelständische Unternehmen investieren zu wenig in IT und lassen dadurch Potentiale ungenutzt Anteil IT-Kosten am Umsatz zu Umsatzrendite Ergebnis der Auswertung Erläuterung » Für die Auswertung wurde der Anteil der IT-Kosten am Umsatz der teilnehmenden Unternehmen ins Verhältnis zur Umsatzrendite gesetzt. Die Trendanalyse zeigt, dass die Umsatzrendite mit höheren IT-Kosten ansteigt 5 hoch > 20% » Aus den Angaben der teilnehmenden Unternehmen Umsatzrendite 4 können drei Bereiche abgeleitet werden, die in der Auswertung farbig markiert sind: 3 • Unternehmen im gelb markierten Bereich haben einen geringen IT-Kosten-Anteil sowie eine vergleichsweise geringe Umsatzrendite 2 • Unternehmen im rot markierten Bereich weisen einen hohen Anteil an IT-Kosten, aber eine vergleichsweise geringe Umsatzrendite auf • Unternehmen im grün markierten Bereich zeichnen sich durch einen hohen IT-Kosten-Anteil sowie eine im Vergleich hohe Umsatzrendite aus 1 1 < 1% 2 bis 2% 3 bis 3% IT-Kosten Anteil 4 bis 4% hoch5 > 4% » Damit zeigt sich, dass Unternehmen, die weniger in IT investieren, eine geringere Umsatzrendite erzielen » Durch sinnvolle Investitionen in IT kann die Umsatzrendite verbessert werden. Verbunden mit dem Risiko dieses Ziel zu verfehlen Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 6 Inhalte der Studie 1 Studienteilnehmer 2 Geschäftsprozesse und IT-Systeme 3 Mensch und IT-Systeme 4 Einführung von IT-Systemen 5 Über Kienbaum Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 7 IT-Systeme werden in mittelständischen Unternehmen als wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Kundenbeziehung wahrgenommen Bedeutung von IT-Systemen im Unternehmen Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Erläuterung Große Unternehmen Gesamt » Die Auswertung zeigt, dass mittelständische Unternehmen insgesamt zufrieden mit ihren IT-Systemen sind Grad der Zufriedenheit mit IT-Systemen (insgesamt) » „Mitglieder der Geschäftsführung“ und Vertreter Unsere IT-Systeme unterstützen die Entscheidungsfindung und Steuerung. Unsere IT-Systeme sorgen für die Einhaltung interner Standards. Unsere IT-Systeme sorgen für effiziente interne Abläufe und geringe Kosten. Unsere IT-Systeme sind mit unseren Produkten integriert und wesentlicher Bestandteil unseres Produkt- und Leistungsumfanges. Unsere IT-Systeme sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Kundenbeziehung. 1Stimme nicht zu 2Stimme bedingt zu 3Neutral Stimme 5 voll zu 4 zu Stimme Ergebnis nach Teilnehmerkreis Vorstand/Geschäftsführung „größerer Unternehmen“ sind offensichtlich etwas weniger zufrieden mit ihren IT-Systemen, ordnen ihnen aber gleichzeitig eine höhere Bedeutung zu. Die positive Einschätzung bedeutet jedoch nicht, dass der Unterstützungsgrad der bestehenden IT-Systeme ideal ist » Alle Teilnehmer sehen IT-Systeme als wesentliche IT Leiter Voraussetzung in der erfolgreichen Kundenbeziehung Gesamt » Dabei sind die vorhandenen IT-Systeme mit den Produkten integriert und werden als wesentlicher Bestandteil des Produkt- und Leistungsportfolios wahrgenommen Grad der Zufriedenheit mit IT-Systemen (insgesamt) Unsere IT-Systeme unterstützen die Entscheidungsfindung und Steuerung. Unsere IT-Systeme sorgen für die Einhaltung interner Standards. Unsere IT-Systeme sorgen für effiziente interne Abläufe und geringe Kosten. » Gerade in größeren Unternehmen sorgen IT-Systeme Unsere IT-Systeme sind mit unseren Produkten integriert und wesentlicher Bestandteil unseres Produkt- und Leistungsumfanges. Unsere IT-Systeme sind wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Kundenbeziehung. für die Einhaltung interner Standards 1Stimme nicht Anmerkungen / Hinweise zu 2Stimme bedingt zu 3Neutral 4 zu Stimme Stimme 5 voll zu Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 8 » Mittelständische Unternehmen könnten vor allem die Entscheidungsfindungs- und Steuerungsmöglichkeiten durch IT-Unterstützung optimieren Die vorhandenen IT-Systeme unterstützen die Kundenbeziehungen mittelständischer Unternehmen nicht optimal Qualität von IT-Systemen nach Geschäftsprozessen Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Große Unternehmen Erläuterung Gesamt » Die Auswertung zeigt Handlungsbedarf für IT-Systeme in den Prozessen „Marketing, Vertrieb, Verkauf“ sowie „Services, Kundendienst und –betreuung“ auf Personalwesen Finanzen, Controlling Services, Kundendienst, Kundenbetreuung Qualitätswesen Produktion, Lagerverwaltung, Distribution Auftragsabwicklung, Einkauf Marketing, Vertrieb, Verkauf Entwicklung, Konstruktion » Für die Kernfunktionen „Entwicklung und Konstruktion“ wird 1Sehr gering 2 Gering 3 Neutral 4 Hoch Sehr5hoch Ergebnis nach Teilnehmerkreis die Qualität der IT-Systeme insgesamt am schlechtesten eingestuft. Dies könnte sowohl auf die hohe Fertigungstiefe mittelständischer Unternehmen, als auch auf die Art der eingesetzten IT-Systeme zurückgeführt werden » In den klassischen Bereichen von ERP- („Finanzen, Vorstand/Geschäftsführung IT Leiter Controlling“ sowie „Auftragsabwicklung, Einkauf“) wird die Qualität der IT-Systeme als vergleichsweise hoch wahrgenommen. Gesamt Personalwesen Finanzen, Controlling Services, Kundendienst, Kundenbetreuung Qualitätswesen Produktion, Lagerverwaltung, Distribution Auftragsabwicklung, Einkauf Marketing, Vertrieb, Verkauf Entwicklung, Konstruktion » Auffällig ist die hohe Zufriedenheit mit IT-Systemen im „Personalwesen“ » Im Vergleich zeigt sich, dass IT-Leiter die Qualität der 1Sehr gering 2 Gering Neutral 3 Hoch 4 Sehr5hoch Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 9 vorhandenen IT-Systeme höher einstufen als Teilnehmer aus dem Bereich Vorstand/Geschäftsführung. Anscheinend sind die vorhandenen IT-Systeme aus IT-technischer Perspektive ideal, erfüllen die fachlichen Anforderungen aber nur mit Einschränkungen Mittelständische Unternehmen ziehen es vor, die bestehenden IT-Systeme zu verändern anstatt sie abzulösen Geplante Einführung oder Veränderung von IT-Systemen Ergebnis nach Unternehmensgröße Neueinführung Veränderung Erläuterung keine Veränderung » Die Auswertung zeigt, dass mittelständische Unter- Personalwesen klein groß gesamt Finanzen, Controlling klein groß gesamt Services, Kundendienst, Kundenbetreuung klein groß gesamt Qualitätswesen klein groß gesamt Produktion, Lagerverwaltung, Distribution klein groß gesamt Auftragsabwicklung, Einkauf klein groß gesamt Marketing, Vertrieb, Verkauf klein groß gesamt Entwicklung, Konstruktion klein groß gesamt 0% 20% 40% 60% 80% 100% Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 10 nehmen in allen Geschäftsprozessen planen, die vorhandenen IT-Systeme zu verändern oder neue ITSysteme einzuführen » Hierbei scheint vor allem die Schnittstelle zum Kunden im Fokus zu stehen: Neueinführungen oder auch Veränderungen sind vor allem in den Prozessen „Marketing, Vertrieb, Verkauf“ sowie „Services, Kundendienst und –betreuung“ geplant » Ein höherer Anteil an Neueinführungen ist für die Bereiche „Produktion, Lagerlogistik und Distribution“ geplant » Im Bereich „Entwicklung und Konstruktion“ planen die wenigsten Unternehmen Veränderungen an den vorhandenen IT-Systemen Inhalte der Studie 1 Studienteilnehmer 2 Geschäftsprozesse und IT-Systeme 3 Mensch und IT-Systeme 4 Einführung von IT-Systemen 5 Über Kienbaum Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 11 Die IT-Affinität der Mitarbeiter in mittelständischen Unternehmen wird funktionsübergreifend sehr positiv eingestuft IT-Affinität nach Funktionsbereichen Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Erläuterung Große Unternehmen Gesamt » Die Auswertung zeigt, dass die IT-Affinität der Mitarbeiter nach den IT-nahen Funktionsbereichen insbesondere im Bereich „Finanzen und Controlling“ als hoch eingeschätzt wird Externer IT-Dienstleister IT Bereich Personalwesen Finanzen, Controlling Services, Kundendienst, Kundenbetreuung Qualitätswesen Produktion, Lagerverwaltung, Distribution Auftragsabwicklung, Einkauf Marketing, Vertrieb, Verkauf Entwicklung, Konstruktion Geschäftsführung » Es fällt auf, dass Vertreter größerer Unternehmen ihre Mitarbeiter als IT-affiner einstufen als Vertreter kleinerer Unternehmen Sehr 1 gering 2Gering Neutral 3 Hoch 4 Sehr5hoch arbeiter in den Bereichen „Marketing, Vertrieb, Verkauf“ durch die Teilnehmer aus dem Bereich Vorstand/ Geschäftsführung deutlich höher eingeschätzt wird als durch die IT-Leiter Ergebnis nach Teilnehmerkreis Vorstand/Geschäftsführung IT Leiter » Im Vergleich zeigt sich, dass die IT-Affinität der Mit- Gesamt Externer IT-Dienstleister IT Bereich Personalwesen Finanzen, Controlling Services, Kundendienst, Kundenbetreuung Qualitätswesen Produktion, Lagerverwaltung, Distribution Auftragsabwicklung, Einkauf Marketing, Vertrieb, Verkauf Entwicklung, Konstruktion Geschäftsführung » IT-Leiter schätzen die IT-Affinität ihrer Geschäftsführung deutlich geringer ein als diese sich selbst » Die sehr positive Einschätzung der IT-Affinität kann sich Sehr 1 gering 2Gering Neutral 3 Hoch 4 Sehr5hoch Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 12 als Risiko für die Akzeptanz neuer IT-Systeme erweisen. Bei Veränderungen in Unternehmensbereichen, in denen die IT-Affinität deutlich überschätzt wird, muss das Kompetenzportfolio der Mitarbeiter entsprechend angepasst werden Geschäftsführung und Vertrieb sind wesentliche Impulsgeber für Prozessveränderungen – die Rolle der IT wird sich zukünftig verändern Initiierung von Prozessveränderungen nach Funktionsbereich Ranking der Funktionsbereiche Rang (heute) Erläuterung Rang (zukünftig) Änderung 1 Geschäftsführung 1 Geschäftsführung +/-0 2 Marketing, Vertrieb, Verkauf 2 Marketing, Vertrieb, Verkauf +/-0 3 IT-Bereich 3 Service, Kundendienst, -betreuung +3 4 Finanzen, Controlling 4 Produktion, Lagerverwaltung, Distribution +3 5 Auftragsabwicklung, Einkauf 5 Finanzen, Controlling -1 6 Service, Kundendienst, -betreuung 6 Qualitätswesen +2 7 Produktion, Lagerverwaltung, Distribution 7 Auftragsabwicklung, Einkauf -2 8 Qualitätswesen 8 Entwicklung, Konstruktion +1 9 Entwicklung, Konstruktion 9 IT-Bereich -6 10 Personalwesen 10 Personalwesen +/-0 11 Externer IT-Dienstleister 11 Externer IT-Dienstleister +/-0 Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 13 » Die Auswertung zeigt, dass die Verantwortung für Prozessveränderungen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in die Fachbereiche übergehen wird » Insbesondere die Bereiche „Marketing, Vertrieb, Verkauf“ und „Service, Kundendienst und –betreuung“ werden zukünftig Veränderungen initiieren. Ursächlich ist, dass die Wettbewerbsvorteile mittelständischer Unternehmen vor allem auf die enge Kundenbeziehung zurückzuführen sind » Der IT-Bereich wird in Zukunft nicht mehr die Rolle des Treibers von Veränderungen einnehmen und wieder verstärkt in die Unterstützer-Rolle gedrängt » Auffällig ist, dass externe IT-Dienstleister bei Prozessveränderungen in mittelständischen Unternehmen anscheinend keine Rolle spielen Inhalte der Studie 1 Studienteilnehmer 2 Geschäftsprozesse und IT-Systeme 3 Mensch und IT-Systeme 4 Einführung von IT-Systemen 5 Über Kienbaum Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 14 Die IT-Landschaft in mittelständischen Unternehmen ist aktuell im Umbruch und geprägt von hoher Dynamik Einführungsprojekte größerer IT-Systeme Ergebnis nach Unternehmensgröße Erläuterung Eine Einführung ist erfolgt Die Einführung wird aktuell durchgeführt Eine Einführung ist geplant Keine Einführung erfolgt oder geplant » Die Auswertung zeigt, dass IT-Systemeinführung ein Thema im Mittelstand ist: Über 75% der teilnehmenden Unternehmen führen aktuell ein Einführungsprojekt durch, oder haben dieses vor kurzem abgeschlossen Kleine Unternehmen » Gerade kleine Unternehmen planen, innerhalb der Große Unternehmen nächsten drei Jahre größere IT-Systeme einzuführen Gesamt 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ergebnis nach Teilnehmerkreis Eine Einführung ist erfolgt Die Einführung wird aktuell durchgeführt Eine Einführung ist geplant Keine Einführung erfolgt oder geplant Geschäftsführer/Vorstand IT Leiter Gesamt 0% 20% 40% 60% 80% 100% Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 15 » Es zeigt sich, dass vor allem IT-Leiter Handlungsbedarf in der aktuellen IT-Landschaft erkennen Durch Systemeinführungsprojekte sollen die Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten verbessert werden Hauptgründe für die Einführung neuer IT-Systeme Ranking Unternehmen Erläuterung Position Hauptgrund klein groß GF ITLeiter Bessere Entscheidungsfindung 1 1 2 1 Erhöhung der internen Standardisierung 1 3 1 4 Unterstützung von Unternehmenswachstum 2 4 3 2 Verbesserung der Kundenbeziehung 5 2 5 3 Bessere Integration mit den Produkten 6 6 6 5 Senkung der internen Kosten 3 5 4 8 Technisch bedingte Erneuerungen 4 7 7 6 » Auffällig ist, dass eine reine Erneuerung der technisch überalterten Systemen allein nicht ausschlaggebend ist, auch wenn diese gerade für kleine Unternehmen von höherer Bedeutung ist » Gerade für kleine Unternehmen stellen bessere Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten die Hauptgründe für eine Systemeinführung dar. Hier ist zu vermuten, dass die vorhandenen IT-Systeme nicht die von der Geschäftsführung geforderten Informationen liefern und damit keine ausreichende Transparenz über das Unternehmen bieten » Ein weiteres wichtiges Ziel, gerade für die Geschäftsführung, ist die interne Standardisierung zu erhöhen » Darüber hinaus sollen IT-Systemeinführungsprojekte genutzt werden, um geplantes organisches Unternehmenswachstum zu unterstützen » Auffällig ist, dass Kosteneinsparungen nicht im Fokus stehen, Durchführung eines Unternehmenszusammenschluss, Akquisition 7 7 8 7 auch wenn die Teilnehmer aus dem Bereich Geschäftsführung diesem Aspekt eine höhere Bedeutung zuweisen als IT-Leiter Gesetzliche Vorgaben oder Auflagen des Wirtschaftsprüfers 8 8 9 9 » Die Auswertung zeigt, dass externe Einflüsse wie gesetzliche Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 16 Vorgaben oder Auflagen eines Wirtschaftsprüfers für mittelständische Unternehmen kein Auslöser für IT-Systemeinführungsprojekte sind Die Einbindung der Fachbereiche entscheidet über den Erfolg von Systemeinführungsprojekten in mittelständischen Unternehmen Ansatzpunkte zum Einhalten von Budget- und Zeitvorgaben von Systemeinführungsprojekten Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Erläuterung Große Unternehmen » Damit Systemeinführungsprojekte in mittelständischen Unternehmen die gesetzten Ziele erreichen, müssen die Fachbereiche stärker eingebunden sein Die betroffenen Fachbereiche müssen das Projekt aktiv vorantreiben und den Nutzen erkennen Die Systemeinführung muss von Verbesserungen in den Fachbereichen geprägt sein. IT-technische Aspekte sind nachrangig » Für kleinere Unternehmen sind die angestrebten Verbesserungen in den Fachbereichen ein wesentliches Instrument. Die Fachbereiche werden vor allem für die Definition der Anforderungen zu Projektbeginn eingebunden Umfangreiche Erfahrung des internen Projektleiters bei großen Veränderungsprojekten (fachlich, IT, Change Management) Permanente Kommunikation in die Organisation über Fortschritt und erste Erfolge/ Verbesserungen » Der Erfolg eines Einführungsprojekts hängt dabei in Fähigkeit des Fachbereichs zu konzeptionellem Arbeiten größeren Unternehmen insbesondere von der Erfahrung des internen Projektleiters ab. In diesen Unternehmen sind die Fachbereiche sowohl für die Definition der Anforderungen, als auch die Erarbeitung der Fachkonzepte verantwortlich Stärkere Mitarbeit der Fachbereiche in der anfänglichen Konzeptionsphase Durchführen regelmäßiger Lenkungsausschusssitzungen mit der Geschäftsführung Detailliert ausgestaltete Werkverträge mit dem IT-Dienstleister, mit klarem Leistungsumfang und Rollenaufteilung » Auffallend ist, dass die Rolle des externen ITDienstleisters für den Erfolg von Systemeinführungsprojekten zu vernachlässigen ist Der IT-Dienstleister schlägt aktiv von sich aus Lösungen und Best-Practice Prozesse vor 0 Gering 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hoch Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 17 Der interne Aufwand für die Umsetzung von Systemeinführungsprojekten wird im Vorfeld unterschätzt Erkenntnisse aus Systemeinführungsprojekten Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Erläuterung Große Unternehmen Gesamt » Die Auswertung zeigt, dass die Fachbereiche sich stärker in die Umsetzung der Systemeinführungsprojekte einbringen müssen als erwartet Das Projekt wurde auch genutzt, um längst überfällige Themen anzugehen, die nicht direkt mit dem IT-System zusammenhängen. Die Kapazität an externen Ressourcen musste im Laufe des Projektes aufgestockt werden. » Hier ist zu vermuten, dass der interne Aufwand im Vorfeld nicht geplant wird und neben dem Tagesgeschäft geleistet werden muss Der interne Aufwand in den Fachbereichen war höher als ursprünglich geschätzt. Die Geschäftsprozesse mussten stärker an das neue IT-System angepasst werden als vermutet. 1 Trifft nicht zu Trifft teilweise 2 zu 3 4 Trifft zu Trifft voll zu Ergebnis nach Teilnehmerkreis Vorstand/Geschäftsführung IT Leiter einführungsprojekt auch als Chance verstanden wird, um weitere Veränderungen im gesamten Unternehmen anzustoßen Die Kapazität an externen Ressourcen musste im Laufe des Projektes aufgestockt werden. Der interne Aufwand in den Fachbereichen war höher als ursprünglich geschätzt. Die Geschäftsprozesse mussten stärker an das neue IT-System angepasst werden als vermutet. Trifft teilweise 2 zu Trifft3 zu 4 zu Trifft voll Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 führung, die aufführen, dass der Anteil an externen Ressourcen im Projektverlauf aufgestockt werden musste » Darüber hinaus wird deutlich, dass das IT-System- Gesamt Das Projekt wurde auch genutzt, um längst überfällige Themen anzugehen, die nicht direkt mit dem IT-System zusammenhängen. 1 zu Trifft nicht » Bestätigt wird diese vor allem vom Vorstand/Geschäfts- 18 Durch eine Systemeinführung werden vor allem Veränderungen in Prozessen und Organisationsstrukturen angestoßen Veränderungen durch IT-Systemeinführungen Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Erläuterung Große Unternehmen Gesamt » Die Auswertung zeigt, dass eine Systemeinführung in mittelständischen Unternehmen zu stringenteren und transparenten Geschäftsprozessen führt Stringentere und transparentere Geschäftsprozesse Organisationsstrukturen und Verantwortungsbereiche in den Fachbereichen wurden verändert. » Die Verbesserung betrieblicher Prozesse führt zu Deutliche Anpassung, Neuorganisation des IT-Bereiches Einstellung neuer Mitarbeiter in Fachbereichen (neue Kompetenzanforderungen, Aufgabenbereiche) stärkeren Veränderungen in der Organisation des Fachbereichs als in der IT Wechsel des IT-Dienstleisters für den IT-Betrieb Entlassung von Mitarbeitern in Fachbereichen (geänderte Kompetenzanforderungen, geringer Kapazitätsbedarf) 1 Trifft nicht zu Trifft teilweise 2 zu 3 4 Trifft zu Trifft voll zu Ergebnis nach Teilnehmerkreis Vorstand/Geschäftsführung einer Neuverteilung von Verantwortungsbereichen, aber die unternehmerische Leistung wird durch die selben Mitarbeiter erbracht Gesamt Stringentere und transparentere Geschäftsprozesse » Es zeigt sich also, dass die Mitarbeiter in mittel- Deutliche Anpassung, Neuorganisation des IT-Bereiches Einstellung neuer Mitarbeiter in Fachbereichen (neue Kompetenzanforderungen, Aufgabenbereiche) Wechsel des IT-Dienstleisters für den IT-Betrieb Entlassung von Mitarbeitern in Fachbereichen (geänderte Kompetenzanforderungen, geringer Kapazitätsbedarf) Trifft teilweise 2 zu Trifft3zu 4 zu Trifft voll Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 Unternehmen nicht zu einem Wechsel des IT-Dienstleisters führen » In mittelständischen Unternehmen kommt es eher zu IT Leiter Organisationsstrukturen und Verantwortungsbereiche in den Fachbereichen wurden verändert. 1 zu Trifft nicht » Auffällig ist, dass Systemeinführungen gerade in kleinen 19 ständischen Unternehmen immer noch einen hohen Stellenwert genießt. Hier besteht jedoch das Risiko, dass die Mitarbeiter den neuen Anforderungen gar nicht gerecht werden können Die Wettbewerbsfähigkeit kleiner Unternehmen wird durch IT-Systemeinführungen verbessert, dies geht jedoch zu Lasten des Projektbudgets Bewertung der IT-Systemeinführung Ergebnis nach Unternehmensgröße Kleine Unternehmen Erläuterung Große Unternehmen Gesamt » Auffällig ist, dass Systemeinführungsprojekte in mittelständischen Unternehmen rückwirkend eher negativ bewertet werden: alle Antwortmöglichkeiten treffen nur mit Einschränkungen zu Die Systemeinführung wurde im geplanten Umfang abgeschlossen. Das ursprüngliche Projektbudget wurde eingehalten. Der ursprüngliche Einführungstermin wurde eingehalten. Die IT-Landschaft wurde deutlich modernisiert und die Benutzerakzeptanz gesteigert. » Dies betrifft insbesondere die Einhaltung des Projekt- Das Unternehmen steht im Wettbewerb deutlich besser da, bedingt durch das Projekt. Die vorab definierten Ziele wurden erreicht. 1Trifft nicht zu Trifft 2 teilweise zu 3 zu Trifft 4 zu Trifft voll Ergebnis nach Teilnehmerkreis Vorstand/Geschäftsführung » In größeren Unternehmen werden die Ziele einer IT Leiter Systemeinführung im wesentlichen erreicht, jedoch kann auch hier der geplante Einführungstermin oft nicht eingehalten werden Gesamt Die Systemeinführung wurde im geplanten Umfang abgeschlossen. Das ursprüngliche Projektbudget wurde eingehalten. » Besonders kleinere Unternehmen erzielen durch die Der ursprüngliche Einführungstermin wurde eingehalten. Systemeinführung Wettbewerbsvorteile Die IT-Landschaft wurde deutlich modernisiert und die Benutzerakzeptanz gesteigert. Das Unternehmen steht im Wettbewerb deutlich besser da, bedingt durch das Projekt. Die vorab definierten Ziele wurden erreicht. 1Trifft nicht zu Trifft 2 teilweise zu 3 zu Trifft 4 zu Trifft voll Anmerkungen / Hinweise Kategorisierung der Unternehmen abhängig von der Mitarbeiterzahl in „klein“ (bis 1.000 Mitarbeiter) und „groß“ (ab 1.000 Mitarbeiter). Die Gruppe „gesamt“ enthält auch Unternehmen, die keine Angaben zur Unternehmensgröße gemacht haben. Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 budgets sowie des Einführungstermins. Hierbei fällt auf, dass die Einschätzung der IT-Leiter besser ausfällt als die des Vorstands bzw. der Geschäftsführung 20 Inhalte der Studie 1 Studienteilnehmer 2 Geschäftsprozesse und IT-Systeme 3 Mensch und IT-Systeme 4 Einführung von IT-Systemen 5 Über Kienbaum Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 21 Kienbaum Consultants International – Zahlen, Daten und Fakten Kienbaum Fakten zu Kienbaum Umsatzentwicklung 2004 – 2012 Umsatz (Mio.€) » Eines der ältesten und Eigentümergeführten Beratungsunternehmen Deutschlands (seit 1945) » 60 % der deutschen Top 1.000 Unternehmen sind unsere Klienten » Kienbaum Management Consultants gehört zu den Top 25 Beratungsunternehmen Europas » Wir sind unter den Top 100 Arbeitgebern in Deutschland 77 439 2004 Unser Beratungsanspruch 84 128 116 119 125 120 96 530 630 2005 2006 700 700 690 720 740 750 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Weltweite Vernetzung der 13 deutschen Büros Bürostandorte: Brasilien, China, Deutschland, Großbritannien, Japan, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Österreich, Polen, Russland, Schweiz, Singapur, Tschechische Republik, Thailand, Ungarn » Messbarer Mehrwert für unsere Klienten: Seniorität, BranchenExpertise, operative Erfahrung und umfassendes Organisations- und IT Know how » Partner des Top Managements » Gemeinsam mit unseren Klienten entwickeln wir intelligente Lösungen für strategische Herausforderungen mit dem Blick für das operativ Machbare Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 117 Mitarbeiter 22 Partner Netzwerk: Australien, Belgien, Dänemark,Indien, Indonesien, Irland, Italien, Kanada, Mexiko, Norwegen, Portugal, Schweden, Spanien, Südafrika, Südkorea, USA Unsere Positionierung als Transformationsberater Kienbaum Kienbaum-Erfahrungen Strukturell-funktionale Veränderung Ziel Strategie- und Prozessberatungen KIENBAUM TRANSFORMATIONSBERATUNG „Expertentum, Best Practices und „Integration branchenorientierter Strategie- , IT Strategic Advice“ und Prozesskompetenz mit HR und ChangeKompetenz“ » Substantielle und dauerhafte Performance-Steigerung wird in der Realität immer durch die Kombination von rein strategischfachlicher Expertise und rein kulturverhaltensbezogenen Anstrengungen erreicht » Die Architektur und kompetente Change Management Beratungen „Veränderungsdynamik, Mitarbeitereinbindung, Kultur“ UnternehmensRealität Kompetenz- / Verhaltens- / Kulturänderung Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 23 Umsetzung des besten und schnellsten Weges zum Ziel ist die entscheidende Fähigkeit, die in der Komplexität heutiger Unternehmen zunehmend erforderlich ist Wir sind überzeugt, dass sich nachhaltiger Erfolg einer Transformation nur durch eine ganzheitliche Betrachtung einstellt Kienbaum Leadership Ausrichtung & Strategie Prozesse & Systeme Organisation & Steuerung Nachhaltige Veränderung » Individuen » Organisation Menschen & Kompetenzen Transformation Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 24 Nachhaltiger Erfolg Wir verfügen über tiefe funktionale IT Kompetenz in Konzeption und Transformation von IT-Landschaften Geschäftsbereich Business Technology Management Business / IT Strategie Geschäftsanforderungen & -strategie IT Kompetenzen des Unternehmens IT Strategie Industrie IT Trends & Potentiale IT Organisation & Restrukturierung Strategie Organisation IT Effizienz & Controlling IT EffizienzProgramme IT KostenOptimierung Performance Management IT Controlling IT Technologie Optimierung IT Restrukturierung IT Governance IT Prozessoptimierung Strategic IT Workforce Planning IT Sourcing & Service Mgmt. Effizienz Business Technology Management Technologie Sourcing Applikationen Sourcing & Service Strategie Ausschreibung & Vertragsgestaltung Transition & Transformation Sourcing Governance IT Applikationen & Transformation Innovationsmanagement Technologie Roadmap Applikationsstrategie Systemauswahl & -einführung Technologie Integration Infrastruktur Optimierung Applikationslandschaft IT Programm Management Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 25 Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung Kontakt Adresse Kienbaum Management Consultants GmbH Arnulfstrasse 58 80335 München www.kienbaum.de Ansprechpartner Dr. Heinz Linss Mitglied der Geschäftsleitung / Director Lars Kiewning Principal / Bereichsleiter Stefanie Kaib Consultant Fon: +49 89 45 87 78-45 Mobil: +49 173 566 01 56 [email protected] Fon: +49 30 88 01 98-41 Mobil: +49 172 809 75 26 [email protected] Fon: +49 89 45 87 78-30 Mobil: +49 173 565 94 45 [email protected] Kienbaum Studie IT-Systemeinführung 2014 26 www.kienbaum.de/BTM
