The IMI Way
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The ,0, Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb The ,0, Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb The IMI Way Vorwort vom Chief Executive Den langjährigen Geschäftserfolg von IMI haben wir unserem Engagement für unser Motto The IMI Way zu verdanken – wir streben Spitzenleistungen an und liefern Resultate, wir nehmen Neuerungen vor, bieten unseren Kunden einen Mehrwert an und handeln mit Integrität. Auch wenn wir diese Werte bisher nicht ausformuliert haben, so stehen sie dennoch für unser einheitliches Handeln, das IMI schon immer ausgemacht hat und gerade für unser künftiges Wachstum von großer Bedeutung ist. Aus diesem Grund möchten wir diese gemeinsamen Werte, die IMI auszeichnen und The IMI Way am besten erfassen, jetzt schriftlich festzuhalten. Dieser Kodex wird von entscheidender Bedeutung für unsere Geschäftsentwicklung und das Geschäftsgebaren unseres Konzerns sein, durch das sich IMI von anderen Unternehmen abhebt. Sie werden mir sicherlich zustimmen, wenn ich Ihnen sage, dass dieser Kodex stets mehr als bloße Worte auf einem Blatt Papier sein muss, denn er hat sich schließlich aus der alltäglichen Handlungsweise der IMI-Mitarbeiter weltweit entwickelt. für die wir alle persönlich Verantwortung übernehmen müssen. Wir dürfen alle zu Recht stolz auf die Errungenschaften von IMI sein, dürfen dabei aber nicht das Gefühl der Selbstgefälligkeit aufkommen lassen. Unsere Konkurrenz fordert uns stark, unsere Kunden wünschen sich bessere Produkte und Leistungen, die Aktionäre ein starkes, nachhaltiges Finanzergebnis, und andere Interessenvertreter betrachten auch künftig alle Aspekte unseres Geschäfts kritisch. Der Weg vor uns wird mit Sicherheit nicht immer geradlinig verlaufen, aber wir nehmen uns dieser Herausforderung an, denn so können wir uns konsequent durch qualitativ hochwertige und innovative Produkte und Leistungen, durch das konsistente und professionelle Verhalten unserer Mitarbeiter sowie durch die starke ethische Führung von der Konkurrenz abheben. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Aktionäre und alle, die mit IMI zusammenarbeiten, sollten sich dessen bewusst sein, was es heißt, Dinge The IMI Way zu tun. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Das Führungsteam ist fest entschlossen, jeden einzelnen Mitarbeiter in unseren Niederlassungen weltweit bei seinen eigenverantwortlichen Entscheidungen zu unterstützen, denn schließlich ist keiner vor schwierigen Situationen gefeit. Bitte nehmen Sie sich Zeit für die Lektüre des Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb, da er ein wichtiger Leitfaden für Geschäftsgebaren ist, nach denen wir uns richten müssen. Er gibt Auskunft darüber, an wen Sie sich bei Fragen oder im Zweifelsfall wenden können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie am besten handeln sollen, schlagen Sie den Kodex auf. Sollten Sie dann noch immer zweifeln, setzen Sie sich mit Ihrem Manager oder einem Mitglied der für Compliance, Recht, Geschäftsbelange oder HR zuständigen Abteilungen vor Ort oder innerhalb der IMI-Gruppe in Verbindung. Denn schließlich führen die Bemühungen jedes einzelnen Mitarbeiters im Namen des Unternehmens zum gemeinsamen Erfolg. Vielen Dank, dass Sie sich Zeit für diesen Kodex nehmen und ihn verinnerlichen und umsetzen werden. Martin Lamb Chief Executive, IMI plc The IMI Way Inhalt Vorwort vom Chief Executive..................................2 The IMI Way: Die Werte, die uns vereinen und leiten...................................................6 Unsere Strategie: Eine Einführung in unseren Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb....................................................10 Hilfe und Anleitung..................................................13 Hilfestellung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Bedenken äußern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Die IMI-Hotline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Vergeltungsmaßnahmen entgegenwirken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Betriebseinheit für Rechtsfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Ausnahmefälle beim Kodex. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Zusammenfassung unserer Politik für den verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb...............16 Kunden....................................................................22 Faires und ethisches Handeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Marketing und Integrität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Kundeninformationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Produktqualität und -sicherheit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Geschenke, Bewirtung und andere Aufmerksamkeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Unzulässige Bezahlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Der öffentliche Sektor als Kunde. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Kollegen...................................................................26 Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Beziehungen am Arbeitsplatz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Faire Beschäftigungsverhältnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Mitarbeiterförderung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Respekt am Arbeitsplatz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Mitarbeiterdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Aktionäre................................................................30 Kommunikation und Anlegerpflege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Nutzung der Firmenressourcen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Firmeninterne Kontrollmaßnahmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Unternehmensführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Interessenkonflikte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Insider-Informationen und Wertpapierhandel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Die Grenzen der Autorität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Geschäftspartner...................................................36 Beschaffungswesen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Redlicher Wettbewerb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Ein- und Ausfuhrkontrollen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Geschäftsmethoden der Lieferanten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Prüfung der Geschäftspartner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Faires und ethisches Handeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Gemeinschaften.....................................................41 Menschenrechte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Unterstützung der Gemeinschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Spenden an politische Parteien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Kommunikation mit Dritten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 The IMI Way The IMI Way: Die Werte, die uns vereinen und leiten Unser Ziel: Weltweit der innovativste und meist respektierte Engineering Unternehmen unsere Größenkategorie zu sein. Wir werden dieses Ziel durch die konsequente Umsetzung unserer Strategie erreichen. Sie zielt auf branchen- oder marktführende Kunden in Marktnischen ab, die selbst einem steten Wachstum unterworfen sind. Durch wertsteigernde Angebote an solche Kunden und die Verbesserung ihrer nachhaltigen Leistung, gelingt es uns, unser eigenes Geschäfts- und Gewinnwachstum nachhaltig zu steigern. Unsere vier Hauptstrategien sind: • Beschleunigter Fokus auf unsere Hauptkunden • Steigerung unserer Innovationsfähigkeit • Nutzen von Marktchancen zwecks Wachstum in Entwicklungsregionen • Akquisition von Unternehmen mit ähnlichen, ergänzenden Technologieund Marktpositionen Unsere Fähigkeit, die Anforderungen unserer Kunden an neue Produkte und Leistungen, die ihnen ein zusätzliches Plus bieten, vorwegnehmen zu können, hebt uns von anderen Unternehmen ab. Die Nutzung von bester Technik, Innovation und technischem Know-how zum Zweck der Wertsteigerung für unsere Kunden heißt bei IMI kurz Engineering Advantage (technischer Vorteil). Im Mittelpunkt dieses Engineering Advantage stehen der Intellekt, die Tatkraft und das Engagement aller IMI-Mitarbeiter. Was uns von anderen unterscheidet, sind ganz klar unsere Mitarbeiter. Unser Motto The IMI Way verdeutlicht, wie wir bei unserer Arbeit das Talent und das Engagement unserer Mitarbeiter zum Besten wenden. Diese Ziele erreichen wir, weil sich unser Verhalten nach bestimmten Richtlinien richtet. Egal, wo Sie bei IMI tätig sind oder einem IMI-Mitarbeiter begegnen, erkennen Sie diese Werte wieder. Diese Werte sind jedoch keineswegs neu, denn sie zeigen sich täglich in unseren Worten und in unserem Tun. Neu ist jedoch, dass wir diese Werte jetzt verankert haben, um uns sozusagen daran zu erinnern, was unseren Erfolg ausmacht, um sie neuen Mitarbeitern vorzustellen und sie unseren vielen Interessenvertretern zu vermitteln. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Unsere Werte: IMI-Mitarbeiter streben nach Spitzenleistung und liefern Resultate • Wir halten die Versprechen und Verpflichtungen unseren Interessenvertretern gegenüber ein. • Wir halten Lieferziele mit großer Leidenschaft ein und sind stolz auf unsere Arbeit. • Wir führen Pläne sehr diszipliniert aus. • Wir übernehmen Ergebnisse. Eigenverantwortung für unsere • Wir streben die höchsten professionellen Standards an. • Wir bieten Produkte und Leistungen bester Qualität an. • Wir verbessern unablässig die Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln. • Wir investieren in die berufliche Fortbildung unserer Mitarbeiter, um ihre Leistung und Fähigkeiten zu verbessern. The IMI Way Unsere Werte: IMI-Mitarbeiter sind innovativ und bieten unseren Kunden einen Mehrwert • Wir bauen eine enge, unseren Kunden auf. solide Beziehung zu • Wir hören zu und gehen auf die Bedürfnisse unserer Kunden ein. • Wir verwalten unsere Ressourcen und streben mit unserem Tun die Zufriedenstellung unserer Kunden an. • Wir arbeiten als Team und sind stolz auf den Mehrwert, von dem unsere Kunden profitieren. • Mit dem technischen Vorteil schlagen wir Kapital aus unserem technischen Know-how. • Wir bemühen uns um innovative Lösungen im Fall von Kundenproblemen. • Unsere Lösungen, Produkte und Leistungen werden den Anforderungen unserer Kunden heute und morgen gerecht. • Wir lösen Probleme auf fantasievolle und kreative Weise; unsere Kunden und Partner wissen den dadurch gewonnenen Mehrwert zu schätzen. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Unsere Werte: IMI-Mitarbeiter agieren mit Integrität • Wir verlangen von uns, unseren Partnern und unseren Lieferanten die höchsten ethischen Standards. • Wir sind ehrlich und haben den Mut, „das Richtige zu tun“. • Wir schaffen eine Kultur, in der unsere Mitarbeiter stets die richtigen Entscheidungen treffen. • Wir setzen die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter und der Menschen, denen gegenüber wir eine Sorgfaltspflicht haben, niemals aufs Spiel. • Wir respektieren alle unsere Interessenvertreter, die Umwelt und die Gemeinden, in denen wir tätig sind. The IMI Way Unsere Strategie: Eine Einführung in unseren Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb (der „Kodex“) ist der Leitfaden, der unser konsequentes Engagement für The IMI Way in unseren internationalen Niederlassungen regelt. Er hilft uns bei der Entscheidung für die richtige Vorgehensweise, wie beispielsweise bei einem offenen Gespräch mit einem Kollegen, bei Verhandlungen mit einem wichtigen neuen Kunden oder Lieferanten, bei der Bewertung unserer Leistungen im Sicherheits- und Gesundheitsbereich oder bei der Prüfung von innovativen Produkteigenschaften. Der Kodex gliedert sich in zwei Abschnitte: Der erste Abschnitt spricht neben Sinn und Zweck des Kodex auch unsere Werte und deren Rolle bei der Untermauerung des Kodex sowie weitere Hilfestellungen bei Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Kodex an. Der zweite Abschnitt beschäftigt sich mit unserer Unternehmenspolitik und dem Umgang mit unseren Kunden, Kollegen, Aktionären, Geschäftspartnern und unserer Gemeinschaft. Der Kodex ersetzt alle Firmenrichtlinien von IMI unter dem Banner der verantwortungsvollen Geschäftspolitik. Der Kodex hält fest, welches Verhalten von allen IMI-Mitarbeitern erwartet wird. Die Grundlagen 1. Lesen Sie sich den Kodex durch. Machen Sie sich ein Bild davon, was andere von Ihnen erwarten und was Sie von anderen erwarten können. 2. Diskutieren Sie alltägliche Themen wie Ethik und Einhaltung mit Ihren Kollegen und Ihrem Manager. Holen Sie sich angemessene Ratschläge, um schwierige Situationen meistern zu können. 3. Äußern Sie Ihre Bedenken. Lassen Sie es nicht zu, dass Einzelpersonen oder Interessenvertreter sich rufschädigend zum Unternehmen äußern. Wenden Sie sich in 10 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb einem solchen Fall an Ihren Manager oder ein Mitglied der für Compliance, Recht, Geschäftsbelange oder HR zuständigen Abteilungen vor Ort oder innerhalb der IMIGruppe. Sie können auch bei der IMI-Hotline anrufen. 4. Nutzen Sie diesen Kodex als Richtlinie, um eine bessere Wahl und bessere Entscheidungen zu treffen, die die IMI-Werte und unsere Verpflichtung für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb bekräftigen. Der Kodex erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er ist weder ein ausführliches Regelwerk noch eine Vorschrift darüber, was getan und was unterlassen werden sollte. Er ist vielmehr ein lebendiges Dokument, das uns zu ehrlichen Gesprächen mit Kollegen und anderen Interessenvertretern verhilft. Sie tragen die Verantwortung dafür, sich mit dem Kodex vertraut zu machen. Weitere und detailliertere Verfahren und Prozesse im Rahmen des Kodex können Sie sich im Passport-Intranet von IMI ansehen und von Ihrem Vorgesetzten anfordern. Sie tragen ebenfalls die Verantwortung dafür, Fragen oder Bedenken zu äußern. Indem wir diesen Kodex verinnerlichen und proaktiv Verantwortung dafür übernehmen, können wir dem IMI Way für alle Interessenvertreter Leben einhauchen und die IMI-Werte auf allen unseren Märkten anbieten. Denken Sie daran: Wenn Sie Ihrer Vorgehensweise Zweifel haben, halten Sie inne, überlegen Sie, schauen Sie im Kodex nach und scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten. Anwendung des Kodex: Dieser Kodex ist für alle Geschäftsführer, leitenden Angestellten und Mitarbeiter der IMI-Gruppe maßgeblich. In diesem Kodex beziehen sich „IMI“, „die IMI-Gruppe“ und „das Unternehmen“ auf die IMI-Gruppe und alle ihre Aktivitäten, Tochtergesellschaften und kontrollierten Unternehmen im Mehrheitsbesitz. Das Management: Bei jedem IMI-Unternehmen trägt das Management Verantwortung dafür, dass die Prinzipien und Standards sowie der Geist des Kodex eingehalten werden. Ihm obliegen auch Fälle der Nichteinhaltung. Insbesondere sollten alle Firmenrichtlinien im Einklang mit dem Kodex stehen und nicht weniger streng als dieser ausgelegt werden. Da die Bedürfnisse jeder Einheit unterschiedlich sind, muss das Management zusätzliche Richtlinien und Abläufe entwickeln, um eine rechtliche und ethische Einhaltung gewährleisten zu können. Das Management kann sich von den jeweils für Compliance, Recht, Geschäftsbelange oder HR zuständigen Abteilungen vor Ort oder innerhalb der IMI-Gruppe beraten lassen. Das Management soll auch als Vorbild auftreten und sich für den Kodex und The IMI Way einsetzen. Und schließlich muss das Management dafür sorgen, dass alle Übertretungen und Verstöße entsprechend geahndet werden, d. h. schlimmstenfalls mit der Einleitung von Disziplinarverfahren, und dass diese der Organisation und gegebenenfalls der IMI-Gruppe eine Lehre sind und untereinander diskutiert werden. Den richtigen Weg einschlagen Wir alle von IMI müssen die höchsten professionellen Standards anstreben, um unseren Kunden, Kollegen, Aktionären und anderen Interessenvertretern den bestmöglichen Service anbieten zu können. Nehmen Sie Ihre Pflichten genauso ernst, wie Sie dies auch von Ihren Kollegen erwarten würden. 11 The IMI Way Richtlinien für das Unternehmen vor Ort: Der Kodex enthält Mindestkriterien für den gesamten IMI-Konzern. In bestimmten Fällen muss IMI oder ein Firmenunternehmen Zusatzkriterien für bestimmte Geschäftsaktivitäten oder Länder mit strengeren örtlichen Auflagen oder Geschäftsgebaren aufstellen. Es ist die Aufgabe der Mitarbeiter, sich mit den zusätzlichen Richtlinien und Verfahren vertraut zu machen, die auf ihr Unternehmen anwendbar sind. Sind Sie diesbezüglich im Zweifel, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten. Manager: Manager und Vorgesetzte verpflichten sich darauf zu achten, dass ihre Mitarbeiter den Kodex kennen und verstehen und die darin verankerten Richtlinien einhalten. Die Führungskräfte müssen außerdem für die Fragen von Mitarbeitern ein offenes Ohr haben und einfühlsam darauf eingehen und sich mit berechtigten Bedenken seitens der Mitarbeiter auseinandersetzen. Die IMI-Initiativen für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Wie die Werte, die The IMI Way untermauern, so nehmen wir unsere Verantwortung der Umwelt und der Gemeinschaft gegenüber, in der wir tätig sind, sehr ernst. Wir achten insbesondere darauf, dass unsere Mitarbeiterführung sowie unser Umgang mit Aspekten wie Soziales, Umwelt und Wirtschaft im Einklang mit der Gesamtführung des Unternehmens stehen. Um dieser Verpflichtung Nachdruck zu verleihen, ist IMI einer der Unterzeichner des Global Compact der Vereinten Nationen (UNGC), der Unternehmen in der Weltwirtschaft zum gesellschaftlichen Engagement im Bereich von Menschenrechten, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung einlädt. Wir sind fest davon überzeugt, dass ein hohes Maß an Verantwortung einerseits und Geschäftswachstum und -effizienz andererseits miteinander vereinbar sind. In unserem Gesamtkonzept für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb haben wir vier Schwerpunkte herauskristallisiert: • Die kontinuierliche Verbesserung unserer Arbeitsverfahren zur Senkung der Sicherheits- und Gesundheitsrisiken. • Das Verständnis für die Geschäftsprioritäten unserer Kunden und deren Erfüllung. • Die Bewerkstelligung der jeweiligen Probleme bei den Lieferketten in Billigpreisländern. • Die Optimierung der Energieeffizienz bei unseren Verfahren und Produkten. Diese Prioritäten werden mindestens einmal jährlich überprüft, um zu gewährleisten, dass sie auch weiterhin relevant und angemessen sind. Aktuelle Informationen dazu und zu anderen ähnlichen Aspekten können Sie auf der IMI-Website (Abschnitt „Responsibility“) einsehen. 12 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb The IMI Way Hilfe und Anleitung Als globale Firma engagiert sich IMI dafür, dass alle Mitarbeiter über das Wissen, die Ressourcen und die Unterstützung verfügen, um sich nach dem Kodex richten zu können. Allein gelingen uns Spitzenleistungen und Topergebnisse nicht konsequent, wir können nicht innovativ sein, können unseren Kunden kein gutes Preis/Leistungsverhältnis bieten oder mit Integrität handeln, wenn wir nicht bereit sind, uns ggf. helfen zu lassen. Stärke beweisen wir dann, wenn wir in neuen oder schwierigen Situationen Hilfe suchen. Hilfestellung Wenn Sie Fragen zu diesem Kodex oder zu einer geeigneten Maßnahme in einer bestimmten Situation haben, wenden Sie sich zunächst an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten. Ist Ihr Manager nicht verfügbar, oder wenn Sie die Angelegenheit nicht mit ihm besprechen möchten, können Sie sich an einen Bereichsleiter oder ein Mitglied der jeweils für Compliance, Recht, Geschäftsbelange oder HR zuständigen Abteilungen vor Ort oder innerhalb der IMI-Gruppe wenden. Wenn Sie es vorziehen, wenden Sie sich an die IMI-Hotline (Angaben siehe Seite 14). Bedenken äußern Als Mitarbeiter sind Sie verpflichtet, Bedenken wegen möglicher Verstöße gegen das Gesetz, eine Vorschrift oder den Kodex anzuzeigen. Wenn Sie dieser Pflicht nachkommen, kann das Unternehmen mögliche Probleme besser identifizieren, Abhilfe schaffen und alle unsere Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. Teilen Sie Ihre Bedenken Ihrem Manager oder ggf. einem Bereichsleiter oder einem Mitglied der jeweils für Compliance, Recht, Geschäftsbelange oder HR zuständigen Abteilungen vor Ort oder innerhalb der IMI-Gruppe mit. Zusätzlich können Sie Ihre Bedenken auch an einen verantwortlichen Geschäftsführer oder an ein Aufsichtsratsmitglied der IMI plc richten. 13 The IMI Way Die IMI-Hotline Wenn Sie sich in einer besonders kritischen Situation befinden, aber diese nicht auf den sonst üblichen Wegen melden möchten, können Sie Ihre Bedenken auch der IMI-Hotline anvertrauen. Sie können die IMI-Hotline immer dann in Anspruch nehmen, wenn Sie einen Verstoß gegen den Kodex melden möchten, wie zum Beispiel Mobbing am Arbeitsplatz, Korruption und Missbrauch bei der Erstattung von Auslagen. In manchen Ländern ist die Benutzung der IMI-Hotline gesetzlich eingeschränkt. In einem solchen Fall erhalten Sie bei der Berichterstattung die entsprechende Hilfestellung. Weitere Einzelheiten erfragen Sie bitte bei den Abteilungen Recht oder Compliance vor Ort oder innerhalb der IMI-Gruppe. Wenn Sie Bedenken über die Hotline, per Internet oder am Telefon äußern, können Sie sicher sein, dass Ihre Anonymität gewahrt bleibt, wenn Sie dies wünschen. Die Hotline wird von einem Drittanbieter verwaltet und unterliegt strengen Vorschriften, d. h. Ihre Identität wird nur mit Ihrer Zustimmung dem Unternehmen preisgegeben. Alle Anrufe, die nicht anonym sind, werden auf Wunsch vertraulich behandelt, soweit dies rechtlich möglich ist und im Einklang mit den entsprechenden Untersuchungs- und Nachfassaktionen steht. Die IMI-Hotline erreichen Sie wie folgt: Über das Internet: www.imihotline.com Telefonisch (gebührenfreie Anrufe aus dem Festnetz): Die Telefonnummern sind auf der Umschlagseite abgedruckt. Das Unternehmen prüft Ihren Bericht unverzüglich und teilt Ihnen auf Wunsch mit, wann Den richtigen Weg einschlagen Bringen Sie den Mut auf, „das Richtige zu tun“, wenn Ihnen unrechte Dinge auffallen. Lassen Sie sich helfen und teilen Sie Ihrem Manager oder einer anderen zuständigen Person Ihre Bedenken mit. Nehmen Sie die IMI-Hotline in Anspruch, wenn Sie das Bedürfnis verspüren, Ihre Bedenken auf anderem Wege äußern zu müssen. 14 die Angelegenheit erledigt ist. Das Unternehmen leitet bei jedem Verstoß gegen den Kodex Disziplinarverfahren ein, was schlimmstenfalls den Verlust des Arbeitsplatzes und Anzeige bei der verantwortlichen Behörde bedeuten kann. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Sie je nach Vertraulichkeitserwägungen nicht immer über das Untersuchungsergebnis informieren dürfen. Vergeltungsmaßnahmen entgegenwirken Das Unternehmen schützt alle Mitarbeiter, die in gutem Glauben Bedenken äußern, vor Strafe oder Vergeltung. Melden Sie mögliche Vergeltungsmaßnahmen einem Bereichsleiter oder einem Mitglied der jeweils für Compliance, Recht, Geschäftsbelange oder HR zuständigen Abteilungen vor Ort oder innerhalb der IMI-Gruppe. Rufen Sie bei der Hotline an, wenn Sie oder ein anderer Mitarbeiter Vergeltungsmaßnahmen aufgrund eines legitimen Anliegens ausgesetzt sind. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Betriebseinheit für Rechtsfragen Die Betriebseinheiten müssen die Rechtsabteilung von IMI unverzüglich über alle potenziell wichtigen Rechtsangelegenheiten informieren. Unter wichtigen Angelegenheiten verstehen wir u. a. geplante Firmentransaktionen, wichtige regulatorische Verfahren oder Rechtsstreite, schwere Bedenken zu Produktintegrität oder Umweltbelangen sowie Themen, die sich auf die Strategie oder den Ruf der IMI-Gruppe auswirken. Das Management der jeweiligen Betriebseinheiten sollte Rechtsfragen routinemäßig vor Ort nachgehen. Wenn erforderlich, sollte das Management der Betriebseinheit die Rechtsberatung vor Ort in Anspruch nehmen, um rechtliche Risiken zu ermitteln und in den Griff zu bekommen. Die firmeneigenen juristischen Mitarbeiter von IMI können sich auf einen externen Rechtsbeistand berufen, um Abläufe zu begleiten und ggf. routinemäßige Angelegenheiten zu übernehmen. Ausnahmefälle beim Kodex Der Chief Executive oder der Leiter der Finanzabteilung der IMI-Gruppe müssen allen Ausnahmefällen zustimmen. Ausnahmen für geschäftsführende Direktoren von IMI benötigen die Zustimmung des gesamten Verwaltungsrates, sofern dieser Kodex oder ein anderes Referenzdokument keine anderen Maßnahmen vorsieht. 15 The IMI Way Zusammenfassung unserer Politik für den verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Dieser Abschnitt enthält eine Zusammenfassung der verantwortlichen Unternehmensrichtlinien von IMI, die im gesamten Unternehmen, einschließlich aller Plattformen und betrieblichen Gesellschaften anzuwenden sind. Verwenden Sie diese Zusammenfassung als Leitfaden für den Kodex. Sehen Sie sich zu jedem Thema genauere Informationen zu den Erwartungen unserer Vorstandsmitglieder, Führungskräfte und Mitarbeiter an. IMI bietet zusätzliche Hilfe und Materialien an, die auf die Aktivitäten auf Unternehmensebene sowie die Aktivitäten zwischen den Plattformen und den betrieblichen Gesellschaften abzielen. In allen Situationen müssen Sie sich an das geltende Recht, Vorschriften, den Kodex und sonstige vor Ort geltende Richtlinien halten. Beachten Sie lokale Geschäftsmethoden und Gewohnheiten, benutzen Sie diese jedoch nicht als Vorwand für Verhaltensweisen, die gegen das Gesetz verstoßen. Wenn sich Beschreibung und Anwendung des Kodex, die örtliche Unternehmenspolitik und/ oder die örtlichen Gesetze und Vorschriften Ihrer Meinung nach widersprechen, sollten Sie dies Ihrem Manager sofort mitteilen. Stecken Sie sich immer hohe Ziele, egal, ob es sich um diesen Kodex, die örtliche Unternehmenspolitik oder die örtlichen Gesetze und Vorschriften handelt. Ein verantwortungsvolles Verhalten mit Kollegen und externen Interessenvertretern will geübt sein, weswegen wir unsere Richtlinien auf unsere wichtigsten Interessenvertreter abgestimmt haben, mit denen wir täglich bei IMI zu tun haben: Kunden, Kollegen, Aktionäre, Geschäftspartner und Kommunen. Kunden • Faires und ethisches Handeln – Behandeln Sie unsere Kunden stets fair und versuchen Sie nie, sich auf unehrliche, korrupte, betrügerische oder rechtswidrige Weise Vorteile zu 16 verschaffen. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb • Marketing und Integrität – Ist das, was das Unternehmen von seinen Produkten/Leistungen verspricht, richtig und wahrheitsgemäß und entsprechend belegbar? Befolgen Sie alle geltenden Gesetze, Vorschriften und professionellen Standards hinsichtlich der Werbe- und Marketing-Aktivitäten. • Kundeninformationen – Bewahren Sie Kundendaten an einem sicheren Ort auf. Speichern Sie sie sicher und teilen Sie die Daten keinem Außenstehenden ohne die ausdrückliche Erlaubnis des Kunden mit. Dies gilt inbesondere für vertrauliche und urheberrechtlich geschützte Informationen. • Produktqualität und -sicherheit – Befolgen Sie immer das entsprechende Qualitätssicherungsverfahren Ihres Unternehmens und achten Sie darauf, dass Sie mit allen Sicherheitsanforderungen auf allen potenziellen Endmärkten vertraut sind und diese anwenden können. Melden Sie Auffälligkeiten bei der Produktsicherheit sofort dem Management. • Geschenke, Bewirtung und andere Aufmerksamkeiten – Richten Sie sich beim Austausch von Geschenken sowie bei der Unterhaltung nach den Gesetzen, Vorschriften und der Unternehmenspolitik, insbesondere in Bezug auf Kunden, die Regierungs- und Behördenangestellte sind. • Unzulässige Bezahlung – Eine geschäftliche Entscheidung darf niemals mit Wertleistungen wie Bestechungs- oder Schmiergeldern beeinflusst werden. Bestechungs- oder Schmiergelder können Bargeld, Geschenke, Dienstleistungen und Gefälligkeiten sein. • Der öffentliche Sektor als Kunde – Sie müssen mit allen Vorschriften für Regierungs- und Behördengeschäfte vertraut sein und sie befolgen. Die Vorschriften können sich auf das Beschaffungswesen, die Bereitstellung von Daten, die Berichterstattung an den Kunden, auf den Umgang mit dessen vertraulichen Daten und geistigen Eigentums sowie auf den Einsatz von Bevollmächtigten oder anderen Vertretern bei der Arbeit mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor beziehen. Kollegen • Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz – Wir setzen uns energisch für die Sicherheit unserer Mitarbeiter am Arbeitsplatz ein und verpflichten uns zu einem umweltbewussten Auftreten. Machen Sie sich mit der konkreten Praxis Ihres Betriebs bzgl. der Aspekte Arbeitsschutz und -sicherheit und Umweltschutz vertraut. Vergewissern Sie sich, dass Besucher und andere, die nicht bei IMI angestellt sind, mit diesen Erwartungen ebenfalls vertraut sind und diese einhalten. Melden Sie Sicherheitsmängel und umweltgefährdende Situationen umgehend. Tragen Sie zur sicheren Anwendung von Firmenprodukten und Dienstleistungen bei. 17 The IMI Way • Beziehungen am Arbeitsplatz – Vermeiden Sie persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz, die sich negativ auf Ihre Pflicht dem Unternehmen gegenüber auswirken könnten. Besprechen Sie mögliche Konflikte mit Ihrem Manager oder einem HR-Manager vor Ort. • Faire Beschäftigungsverhältnisse – Fällen Sie Entscheidungen bzgl. Einstellung, Lohnzahlung und Leistungen sowie Beförderungschancen oder anderen Fragen anhand von objektiven Kriterien, nie aber aufgrund von Alter, Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, sexueller Ausrichtung oder anderen persönlichen Kriterien, deren Erwägung unangemessen wäre. • Mitarbeiterförderung – Die Förderung von Talent und Kompetenzen sind entscheidend für unseren Erfolg. Ermutigen Sie Ihre Kollegen, ihre Leistung zu steigern und zu verbessern, so dass die IMI-Mitarbeiter ihr Potential voll ausschöpfen können. Nehmen aber auch Sie Eigenverantwortung für Ihre eigene Fortbildung. • Respekt am Arbeitsplatz – Behandeln Sie andere stets mit Respekt. Behandeln Sie andere nie in einer Art und Weise, die als Belästigung, Demütigung, Drängelei oder als Mobbing ausgelegt werden könnte. • Mitarbeiterdaten – Greifen Sie nur dann auf persönliche Daten Ihrer Mitarbeiter zu oder geben diese weiter, wenn Sie dazu befugt sind. Berücksichtigen Sie das geltende Recht und die jeweiligen Richtlinien zur Weiterleitung von Daten über die Landesgrenzen hinaus. Aktionäre • Kommunikation und Investor Relations – Nur befugte Personen sollten Firmensprecher sein. Informationen, die für Dritte bestimmt sind, sollten korrekt, klar, verständlich und sachdienlich sein und rechtzeitig eintreffen. • Nutzung der Firmenressourcen – Alle Firmenressourcen, einschließlich von Eigentum, Mitteln, Informationen, Technologien und geistigem Eigentum, müssen mit Vorsicht behandelt und vor unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust geschützt werden. Entsorgen Sie nur entsprechend der genehmigten Verfahren. • Firmeninterne Kontrollmaßnahmen – Richten Sie sich nach allen internen Kontrollverfahren, wie z. B. bei der Buchhaltung, Finanzbuchhaltung und Berichterstattung/Aufzeichnung. • Unternehmensführung – Unterstützen Sie eine gute Praxis der Unternehmensführung, wie z. B. die Anwendung von Verfahren, die von einer soliden Geschäftsführung zeugen. • Interessenkonflikte – Trennen Sie persönliche Interessen und berufliche Verpflichtungen. Dies gilt auch für Aktivitäten außerhalb des Unternehmens, finanzielle Interessen, Beziehungen zu nahen Verwandten oder anderen, für Engagement oder Interessen auf politischer Ebene 18 sowie für die Nutzung von Firmenressourcen zu Privatzwecken. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb • Insider-Informationen und Wertpapierhandel – Verwenden Sie niemals vertrauliche Firmenangaben für Ihren eigenen Wertpapierhandel und geben Sie diese Informationen nie an andere weiter, sofern Sie nicht dazu befugt sind. Dies gilt vor allem dann, wenn andere diese Informationen für ihren eigenen Wertpapierhandel nutzen möchten. • Die Grenzen der Autorität – Sorgen Sie dafür, dass Sie und andere über die entsprechenden Genehmigungen verfügen, wenn Sie im Namen des Unternehmens handeln. Geschäftspartner • Beschaffungswesen – Folgen Sie einer fairen Einkaufspraxis unter gleichzeitiger Berücksichtigung eines guten Preis-/Leistungsverhältnisses zugunsten des Unternehmens. Benachteiligen Sie niemals Lieferanten beim Kauf. • Redlicher Wettbewerb – Achten Sie darauf, dass das Unternehmen einen redlichen Wettbewerb betreibt und keine Vereinbarungen oder Absprachen eingeht, die den Wettbewerb auf unfaire Weise einschränken. Äußern Sie sich nicht herabsetzend über die Konkurrenz bzw. diskutieren Sie keine Preise oder andere vertrauliche Geschäftsinformationen mit ihnen oder lassen Sie sich zu einem Informationsaustausch verleiten. • Ein- und Ausfuhrkontrollen – Halten Sie die jeweiligen Ein- und Ausfuhrbestimmungen für Produkte und Dienstleistungen ein und informieren Sie sich über wirtschaftliche Sanktionen oder Boykotte. • Geschäftsmethoden der Lieferanten – Unterstützen Sie das Unternehmen dergestalt, dass die Lieferanten den Erwartungen von IMI hinsichtlich ihrer Arbeitsbedingungen entsprechen oder ihnen zustimmen und um Fortschritte bei der Einhaltung dieser Standards bemüht sind. Stellen Sie sicher, dass Bevollmächtigte und andere Vertreter, die im Auftrag des Unternehmens tätig sind, die jeweils geltenden Firmenbestimmungen kennen. Vertrauen Sie diesen Personen niemals Aufgaben an, deren Durchführung den Firmenangestellten nicht gestattet ist. • Prüfung der Geschäftspartner – Prüfen Sie potenzielle Geschäftspartner, um das mit einer eventuellen Zusammenarbeit verbundene Risiko abschätzen zu können. • Faires und ethisches Handeln – Behandeln Sie unsere Geschäftspartner stets fair und versuchen Sie nie, sich auf unehrliche, korrupte oder betrügerische oder rechtswidrige Weise Vorteile zu verschaffen. 19 The IMI Way Gemeinschaften • Menschenrechte – Befolgen Sie die allgemeine Praxis des Unternehmens, in der sich der Einsatz von IMI für die Menschenrechte widerspiegelt. Die Themen umfassen Kinder- oder Zwangsarbeit, Arbeitsschutz und Sicherheit für die Kollegen und die Gemeinschaften vor Ort, sichere Produkte und Leistungen, Umweltschutz, fairer Lohn, gesetzlich verankerte Arbeitszeiten, Koalitionsfreiheit oder Tarifverhandlungen. Wir müssen diese Standards innerhalb der gesamten Lieferkette einhalten. • Unterstützung der Kommune – Nehmen Sie diesen Kodex zur Hand, wenn Sie wohltätige oder karitative Zwecke unterstützen. Trennen Sie persönliche, gemeinschaftliche und karitative Aktivitäten und Beiträge von betrieblichen Tätigkeiten. • Spenden an politische Parteien – Finanzieren Sie politische Tätigkeiten oder Interessen nicht mit Firmenmitteln oder Ressourcen, wenn Sie nicht zuvor die Rechtsabteilung der IMIGruppe konsultiert und vom Leiter der Finanzabteilung eine entsprechende Genehmigung eingeholt haben. Generell gilt, dass weder das Unternehmen Spenden für politische Parteien genehmigt noch die Gruppe dafür spendet. • Kommunikation mit Dritten – Externe Interessenvertreter dürfen Informationen über Firmenaktivitäten nur nach vorheriger Erlaubnis einsehen. Ihr Kommunikationsstil muss präzise, fair, aktuell, klar verständlich und sachdienlich sein. 20 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Zusätzliche Tipps: Unsere Politik für den verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb 21 The IMI Way Kunden Unseren nachhaltigen Erfolg verdanken wir der ausgezeichneten, langfristigen Wertschöpfung für unsere Kunden, die uns ihr Vertrauen schenken. In allem, was wir tun, muss sich unser Engagement für unsere Kunden widerspiegeln: wir arbeiten eng mit ihnen zusammen und hören aufmerksam zu, wir bemühen uns um innovative Lösungsansätze für ihre Probleme, setzen unsere Ressourcen effektiv für den Kunden ein und halten unsere Versprechen. Unser Kommunikationsund Umgangsstil mit Neu- und Altkunden muss ihnen die Gewissheit geben, dass die Unternehmen der IMI-Gruppe ihre Bedürfnisse nicht nur verstehen, sondern auch erfüllen. Faires und ethisches Handeln Behandeln Sie unsere Kunden stets fair und versuchen Sie nie, sich auf unehrliche, korrupte, betrügerische oder rechtswidrige Weise Vorteile zu verschaffen. Bleiben Sie bei der Wahrheit, wenn Sie beispielsweise die Kompetenz des Unternehmens und die Qualität unserer Produkte und Leistungen ansprechen. Marketing und Integrität Neu- und Altkunden haben Vertrauen in unser Marketing und unsere Kommunikation, die ihnen Auskunft über die IMI-Unternehmen, unsere Produkte und Dienstleistungen sowie die ihnen daraus erwachsenen Vorteile gibt. Um an diesem Vertrauen festzuhalten, müssen wir das Gesetz und die Vorschriften sowie die Berufs- und Industriestandards für Werbung, Marketing und Materialien einhalten. Vergessen Sie nicht, dass diese Regeln in jedem Land, in dem wir Marketing betreiben, verschieden sein können. Übernehmen Sie Eigenverantwortung, damit die Aussagen von IMI präzise sind, der Wahrheit entsprechen und belegt werden können. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie über Wettbewerber oder deren Produkte und Dienstleistungen sprechen und äußern Sie sich nicht herablassend über sie. Vgl. auch: Redlicher Wettbewerb, Seite 36 - Informationen über Verunglimpfungen der Konkurrenz. 22 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Kundeninformationen Unsere Kunden vertrauen uns ihre zur Verfügung gestellten Daten zur Verwendung für legitime Geschäftszwecke und zur sicheren Aufbewahrung an, weswegen sie einem Dritten nicht ohne Erlaubnis oder Wissen des Kunden preisgegeben werden dürfen. Dazu zählen nicht-öffentliche Informationen des Kunden wie vertrauliche und geschützte Daten. Schützen Sie persönliche Kundendaten besonders gut und geben Sie diese nur dann weiter, wenn Sie die Genehmigung des Kunden dazu eingeholt haben. Beim grenzübergreifenden Versand dieser Daten müssen die jeweiligen Vorschriften beachtet werden. Produktqualität und -sicherheit Wir verpflichten uns, unseren Kunden Produkte und Dienstleistungen höchster Qualität zu liefern, auf die sie sich verlassen können. Unsere Kunden erwarten hauptsächlich, dass unsere Produkte und Leistungen sicher sind und die Qualitätsstandards erfüllen oder übertreffen, die wir ihnen versprochen haben. Halten Sie sich dabei die gesetzlichen Anforderungen sowie die Vorschriften und Verfahren Ihres Unternehmens für die Sicherheit und Qualität der Produkte und Serviceleistungen vor Augen. Seien Sie sich der vertraglichen oder der anderen Anforderungen bewusst, die IMI erfüllen muss, um den Anforderungen des Kunden gerecht zu werden einschließlich der Anforderungen, die die potenziellen Endverbrauchermärkte ausmachen. Wenn Ihnen bei einem Produkt oder Service ein Integritäts-, Qualitäts- oder Sicherheitsproblem auffällt, melden Sie diese Angelegenheit umgehend Ihrem Manager oder einem anderen Manager mit betrieblicher Entscheidungskraft. Geschenke, Bewirtung Aufmerksamkeiten und andere Mit Geschenken, Bewirtung, Einladungen zum Essen, Reisen und anderen Aufmerksamkeiten lassen sich Geschäftsbeziehungen manchmal optimal fördern oder Geschäftsverbindungen mit unseren Geschäftspartnern vertiefen. In manchen Fällen sind sie jedoch nicht angebracht. In vielen Ländern ist gesetzlich verankert, was als gegenseitiger Austausch von Aufmerksamkeiten in der Geschäftswelt zulässig ist und was nicht. Und wenn Sie Geschäftsbeziehungen mit Angestellten von staatlichen Behörden pflegen, gelten oftmals noch strengere Regelungen. Halten Sie sich nach Möglichkeit immer an die Regeln der jeweiligen Behörde. Den richtigen Weg einschlagen Vergessen Sie nicht, dass der Aufbau unseres Kundenservices einen Einblick gewährt in die Leidenschaft, mit der IMI liefert, in unseren Stolz auf unsere Arbeit und unser Engagement bei der Lieferung von Produkten und Leistungen, auf die sie sich verlassen können. 23 The IMI Way Berücksichtigen Sie wenigstens, dass die Geschenke oder Aufmerksamkeiten, die Sie anbieten oder selbst annehmen: • Nicht als Anreiz für eine bestimmte Geschäftstätigkeit oder als Bestechungs- oder Schmiergeld betrachtet werden. • Legal sind. • Nicht gegen die Richtlinien oder Standards der Empfängerorganisation verstoßen. • Sich preislich und zeitlich in einem bescheidenen Rahmen bewegen. • Geschäftsgebunden sind. Ein Geschenk sollte beispielsweise den Bezug zu einem bestimmten Ereignis oder einer Tätigkeit herstellen, die Bewirtung sollte dort stattfinden, wo auch geschäftliche Dinge erörtert werden. • Den IMI-Richtlinien und allen örtlichen Vorschriften und Leitlinien für Geschenke, Bewirtung, Reise- und Trinkgelder entsprechen. Den richtigen Weg einschlagen Unzulässige Bezahlung Verschenken Sie nie Wertsachen, mit denen Sie bewusst eine Geschäftsentscheidung Wir bemühen uns um den höchsten professionellen EthikStandard. Überreichen oder akzeptieren Sie grundsätzlich keine Wertgegenstände, die als unzulässige Bezahlung oder als Bestechung zur Beeinflussung einer Geschäftsentscheidung angesehen werden können. Bestechungen, Schmiergelder oder andere unzulässige Zahlungen werden von der IMI-Führung grundsätzlich nicht genehmigt. Sie können für Empfänger, Geber und das Unternehmen zu erheblichen Strafen führen. beeinflussen oder bei denen der Eindruck entstehen könnte, dass Sie eine Geschäftsentscheidung beeinflussen möchten. Bieten Sie beispielsweise kein Bargeld oder Vergleichbares, Geschenke, Unterhaltung, Reisen, Dienstleistungen oder Begünstigungen an in der Hoffnung, dass die Geschäftsentscheidung des Empfängers zu Ihrem Gunsten oder zum Gunsten des Unternehmens ausfällt. Teure Geschenke und andere Gefälligkeiten, die nicht in Erwartung einer Gegenleistung überreicht werden, können auch als Bestechung angesehen werden. Es wird vorausgesetzt, dass Sie diese Richtlinien und die Ihres Unternehmens kennen und sich danach richten. Letztere können aufgrund der lokalen Gesetzgebung oder der normativen Anforderungen höhere Standards festlegen. Der öffentliche Sektor als Kunde Auch Staats- und Kommunalregierungen werden von IMI-Unternehmen beliefert, was heißt, dass wir im direkten Dienst von Ländern und Bürgern stehen. Aus diesem Grund müssen wir die jeweiligen Regeln und die an unsere Leistungen geknüpften Erwartungen im Regierungsgeschäft verstehen und anwenden. Wenn Ihre Kunden beispielsweise im Staatssektor arbeiten, sollten Sie: • die Einkaufs- und Beschaffungsvorschriften der Staatsbehörde klar verstehen und befolgen. 24 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb • Informationen, die IMI an eine Staatsbehörde weiterleitet, wie beispielsweise Testdaten zu Produkten oder Finanzdaten, immer korrekt an die Behörde weiterleiten. • Bei der Anwendung von Staatsinformationen, die nicht für die allgemeine Öffentlichkeit bestimmt sind, und des geistigen Eigentums Vorsicht walten lassen. • Befolgen Sie die Vorschriften der Behörde hinsichtlich Geschenke und Unterhaltung und überreichen Sie nie Wertgegenstände, die als Bestechung oder Schmiergeld angesehen werden könnten. • Beauftragen Sie bei der Durchführung von Regierungsgeschäften nur solche Bevollmächtigte und Vertreter, die ordnungsgemäß überprüft wurden und von deren Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit Sie fest überzeugt sind. Schlagen Sie nach • Lassen Sie sich von den Abteilungen Recht oder Compliance beraten, bevor Sie • Weiß ich überhaupt, wie die die Einstellung eines jetztigen oder ehemaligen Beamten in Erwägung ziehen. Materialen, die die Produkte meiner Firma beschreiben oder fördern, verwendet werden? Falls Sie bei Kunden eingesetzt werden, wurden sie ordnungsgemäß geprüft oder genehmigt? • Verstehe ich wirklich, wie ich die spezifischen Informationn, die das Unternehmen von einem Kunden erhalten hat, anwenden kann? • Bin ich mir der richtigen Praxis bewusst, die den Austausch von Geschenken und Unterhaltung in meinem Land oder in meiner Region regelt? Wenn ja, weiß ich, ob diese Praktiken mit dem IMI-Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb oder den Richtlinien meines Unternehmens im Einklang stehen? • Verstehe ich ganz bestimmt, wie die Arbeitsweisen in einem anderen Land oder einer anderen Jurisdiktion im Einklang mit dem Kodex stehen? Habe ich mir Rat eingeholt, um solche Situationen zu meistern? • Wenn ich einen Behördenkunden beliefere, weiß ich dann überhaupt, ob sich dessen Vorschriften auch auf mein Handeln erstrecken? Wenn ja, habe ich diese Vorschriften geprüft? 25 The IMI Way Kollegen Wir möchten ein großartig funktionierendes Arbeitsumfeld aufbauen und wahren, indem der Beitrag jedes Einzelnen gebührend geschätzt wird. Wir bieten unseren Kunden mehr, wenn wir zusammenarbeiten und stolz auf den Service sind, den wir ihnen anbieten. Kern unserer Unternehmensstruktur ist das Vertrauen, dass sich jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich für die Unternehmensziele einsetzt. Von zentraler Bedeutung dabei ist ein Arbeitsumfeld, in dem wir uns alle wohl und sicher fühlen und in dem wir keine Hürden wie Diskriminierung oder andere unpassende Verhaltensweisen überkommen müssen. Ein Umfeld, in dem unsere persönlichen Daten sicher sind und in dem sich Kollegen gegenseitig respektieren. Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz IMI ist in vielen Bereichen wie Produktion, Lagerwirtschaft, Büroarbeit, Kundendienst vor Ort, Vertrieb und Produktentwicklung tätig, weswegen Aspekte wie Arbeitsschutz und sicherheit und die ökologische Verantwortung von großer Bedeutung für uns sind. Unsere zwei Hauptverantwortungsbereiche sind einerseits Arbeitsschutz und –sicherheit sowie das Wohl aller Mitarbeiter und andererseits die Senkung der Umweltbelastung vor Ort und weltweit. IMI geht keine Kompromisse hinsichtlich dieser wichtigen Verpflichtungen ein. Unsere ganze Aufmerksamkeit richtet sich auf einen besseren Arbeitsplatz und verdeutlicht unsere Sorge füreinander, für unsere Geschäftspartner und für die Umwelt. Mit den richtigen Sicherheits- und Gesundheitsvorkehrungen am Arbeitsplatz können wir unsere Produktivität steigern, unsere Energie verstärkt auf die Erfüllung der Bedürfnisse unserer Kunden richten, einen technischen Vorteil gewinnen und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen. 26 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Der IMI-Vorstand hat diese Vorschriften fest im Kodex verankert und verlangt von allen Unternehmen und Mitarbeitern ein bedingungsloses Einhalten dieser Vorschriften. Das Exekutivkomitee von IMI kontrolliert die Umsetzung der Vorschriften und berichtet dem Vorstand beim Auftreten entsprechender Fragen und bei der jährlichen Prüfung. Der Leiter der Finanzabteilung der IMI-Gruppe ist ein Vorstandsmitglied mit der unternehmerischen Verantwortung für Arbeitsschutz und Sicherheit und Umwelt. Die Geschäftspräsidenten übersehen die Implementierung der Vorschriften in ihren Betrieben. Zwecks Unterstützung dieser Verpflichtungen sind die IMI-Unternehmen zur aktiven Verwaltung ihrer Aktivitäten verpflichtet. Unsere Mitarbeiter müssen, sofern einigermaßen durchführbar: • Mindestens alle Arbeitsschutz- und Umweltgesetze und Vorschriften in den Ländern einhalten, in denen wir tätig sind, sowie alle Arbeitsschutz- und Umweltbestimmungen, Vorschriften und Verfahren von IMI und jedem unserer Unternehmen. • Ggf. die zuständigen rechtlichen Behörden oder die Handels- und Industrieverbände auf das diesbezügliche Engagement der IMI-Gruppe ansprechen. • Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter sich ihrer Verantwortung für die Verbesserung der Leistung im Bereich Gesundheit, Sicherheit und Umwelt bewusst sind. • Die Unternehmen entsprechend guter Praxismodelle für Arbeitsschutz und Sicherheit und Umweltschutz ausrichten. • Sich der Risiken in unseren Industriebetrieben und den damit verbundenen Gefahren annehmen und für sichere Arbeitsbedingungen und eine saubere Umwelt sorgen. • Das Risikomanagement mittels Überwachung von „Beinahe-Arbeitsunfällen“ unterstützen, die Grundursachen von Unfällen und Beinahe-Unfällen untersuchen, die verbundenen Gefahren auf ein Minimum herabsetzen und die Anzahl und Schwere von Unfällen und Umweltvorfällen effektiver vermeiden. Den richtigen Weg einschlagen Die IMI-Menschenrechtspolitik befasst sich mit vielen Aspekten wie Arbeitsschutz und Sicherheit, Beschäftigung und Arbeitsbedingungen. Diese Erwartungen gelten für alle IMI plc-Plattformen und Betriebsunternehmen, sie geben die Prinzipien für unsere Partner in den Lieferketten vor. Vgl. auch: Menschenrechte, Seite 41, und Geschäftsusancen der Lieferanten, Seite 39. • Die gesundheitlichen, sicherheitsrelevanten und ökologischen Auswirkungen unserer Produkte und Verfahren auf ein Minimum reduzieren und gemeinsam mit unseren Kunden und Lieferanten die gemeinsamen Ziele zu verbessern. • Die Chancen, die sich aus den gesundheitlichen, sicherheitsrelevanten und ökologischen Verbesserungen unserer Produkte und Verfahren ergeben, in allgemeine wirtschaftliche Vorteile umwandeln, wie zum Beispiel bei der Optimierung des effizienten Energie- und Ressourcenverbrauchs, insbesondere beim CO2 -Ausstoß. 27 The IMI Way • Unsere Kontrolle und Leistung in diesen Bereichen kontinuierlich verbessern, indem sie Ziele, Vorgaben und Pläne vorgeben und in Technik und Technologie investieren. • Aspekte wie Kommunikation, Zusammenarbeit, Fortbildung und Training so erleichtern, dass alle Mitarbeiter viel zur Erreichung hoher Arbeitsschutz-/Sicherheits- und Umweltstandards beitragen können. • Bei Firmentransaktionen in den Bereichen Arbeitsschutz und Sicherheit und Umwelt sorgfältig vorgehen. • Vertragspartner und andere Besucher, die für IMI im Einsatz sind, zur Einhaltung der einschlägigen Arbeitsschutz- und Sicherheits- sowie der Umweltvorschriften auffordern. • Entsprechende Leistungskriterien regelmäßig öffentlich kundgeben. • Die Unternehmensvorschriften und -verfahren bzgl. Alkohol- oder Medikamentenkonsum während der Dienstzeiten umsetzen und befolgen, da sie die Sicherheit von Mitarbeitern oder anderen Personen nicht aufs Spiel setzen dürfen. Wenn Sie Zweifel hinsichtlich der Vorschriften und Verfahren haben, die sich auf Sie, Ihre Kollegen oder Ihren Geschäftsbereich beziehen, setzen Sie sich bitte mit dem für den Arbeitsschutz- und die Sicherheit zuständigen Manager, Ihrem direkten Vorgesetzen oder dem Risiko-Management der IMI-Gruppe in Verbindung. Den richtigen Weg einschlagen Das Unternehmen überwacht möglicherweise verschiedene Arbeitsplätze wie technische Einrichtungen, Telefone und Computersysteme und Einrichtungen, um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zutritt haben, und um sich zu vergewissern, dass seine Vorschriften eingehalten werden. Die Mitarbeiter haben am Arbeitsplatz keinen automatischen Anspruch auf ihre ungestörte Privatsphäre. Dennoch aber sollten alle Mitarbeiter die Privatsphäre ihrer Kollegen respektieren. Beziehungen am Arbeitsplatz Manchmal können sich persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz negativ auf Ihre Verpflichtungen dem Unternehmen gegenüber auswirken. Kein Mitarbeiter sollte eine enge Beziehung mit einem direkten Vorgesetzten eingehen. Selbst persönliche Beziehungen von Mitarbeitern, die dem anderen nicht unmittelbar unterstellt sind, können zu Konflikten am Arbeitsplatz führen. Auch Verwandtschaftsverhältnisse oder enge Freundschaften am Arbeitsplatz können Probleme hervorrufen. Dies wäre z. B. dann der Fall, wenn Verwandte oder Freunde, die Kollegen sind, Einfluss auf das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters haben oder vertrauliche Informationen oder Insider-Informationen untereinander austauschen. Besprechen Sie solche Situationen mit Ihrem Manager oder dem HR-Manager vor Ort, um Konflikte dieser Art zu vermeiden oder wenigstens effektiv unter Kontrolle zu bekommen. Faire Beschäftigungsverhältnisse Die IMI-Gruppe ist erfolgreich, weil sie ihren Mitarbeitern faire Chancen bietet, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, und weil sie ihre Leistungen anerkennt und belohnt. Bei Einstellungen zählen allein Bezahlung und Leistungen, Aufstiegschancen, Ausbildung und Kündigung ausgehend von Verdienst und Geschäftsbedürfnissen, nicht aber Rasse, Hautfarbe, Staatsbürgerschaft, 28 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religion, Behinderung, Familienstand oder andere persönliche Merkmale, die nicht politisch korrekt sind. Prüfen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens bzgl. fairer Beschäftigungsverhältnisse und Nichtdiskriminierung, wenn Sie sich ein Bild von den konkreten Erwartungen in Ihrem Unternehmen machen möchten. Mitarbeiterförderung Die Förderung von Talent und Kompetenzen sind entscheidend für unseren Erfolg. Die Kollegen sollen ermutigt werden, ihre professionellen Kompetenzen zu verbessern und zu vertiefen und somit auch Kompetenzen des Unternehmens insgesamt. IMI möchte seinen Mitarbeitern die besten Chancen zum Ausschöpfen ihres Potenzials mit auf den Weg geben. Als Vorgesetzter sollten Sie die berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter aktiv fördern, indem Sie konstruktive Kritik üben, ihnen als Mentor zur Verfügung stehen und ihre Leistungen effektiv in der Hand haben. Nehmen aber auch Sie Eigenverantwortung für Ihre eigene Fortbildung. Nehmen Sie unabhängig von bestehenden „Grenzen“ zwischen den einzelnen Geschäftssparten an Schulungsprogrammen teil, um Ihre Fähigkeiten verbessern und Topergebnisse für Sie und das Unternehmen erzielen zu können. Respekt am Arbeitsplatz Wir profitieren von Teamarbeit in unserer einzigartigen Organisation, wenn wir alle verantwortungsvoll und respektvoll zueinander sind und wenn wir zusammenarbeiten. Behandeln Sie Kollegen und andere, denen Sie beruflich begegnen, immer mit Respekt. Verhalten Sie sich niemals so, dass es als belästigend, demütigend, als Mobbing oder als sexuell belästigend angesehen werden kann. Wenn Sie sich bei einem bestimmten Verhalten • Kann ich legitime Anforderungen für eine Stelle von diskriminierenden nicht sicher sind, ob es angebracht ist, bitten Sie Ihren Manager, HR-Manager vor Ort, die oder anderen unlauteren Bedingungen unterscheiden? für Einhaltung zuständige Abteilung vor Ort oder einen Angestellten der Rechtsabteilung Kann ich zum Beispiel einen Job, um Rat. Diskutieren Sie offen und höflich mit anderen, was Ihrer Meinung nach ein bei dem schwer getragen werden respektloses Verhalten ist, damit wir alle von einer Kultur des Vertrauens und Respekts muss, nur einem Mann zumuten? profitieren und diese wahren können. • Weiß ich, welche Fragen ich bei Schlagen Sie nach Mitarbeiterdaten einem Einstellungsgespräch einem Bewerber nicht stellen darf? • Weiß ich, welche Verhaltensweisen Wir alle müssen dem Unternehmen unsere persönlichen Daten mitteilen, die die Zahlung bei der Arbeit meinen Kollegen gegenüber angemessen oder von Sozialleistungen und andere innerbetriebliche Aspekte erleichtern. Informationen unangemessen sind? Welche Art können heute leicht übertragen und verteilt werden, aber auch schnell verloren, und von Humor oder Hänselei wäre so ist es umso wichtiger, dass wir die Privatsphäre anderer respektieren, indem wir die beispielsweise unpassend? persönlichen Daten von Kollegen, in die wir Einblick haben, sorgfältig behandeln. Sehen • Wie sollte ich mit Informationen über meine Kollegen umgehen? Sie diese Informationen nur dann ein oder teilen Sie diese nur dann mit anderen, d. h. Was geschieht mit persönlichen auch mit Kollegen, wenn Sie dazu befugt sind. In bestimmten Ländern und Regionen gibt Informationen, die sie mir es Einschränkungen bzgl. der Weiterleitung dieser Informationen über die Landesgrenzen anvertraut haben? hinaus. 29 The IMI Way Aktionäre Unsere Zukunft hängt vom Kapital ab, das unsere Aktionäre zugunsten unseres Erfolgs in unser Unternehmen investieren. Natürlich müssen wir diese Ressourcen mit Respekt und Sorgfalt behandeln. Darüber hinaus beweisen wir unser Engagement für unser Unternehmen, indem wir er nicht zulassen, dass persönliche Interessen mit unserer beruflichen Verantwortung und der Pflicht dem Unternehmen gegenüber in Konflikt geraten. Kommunikation und Anlegerpflege Aktionäre, Aufsichtsbehörden, Gemeinschaften und auch andere verlassen sich auf das, was wir Ihnen über die Unternehmen innerhalb der IMI-Gruppe berichten. Wir müssen uns ihr Vertrauen unbedingt sichern, indem wir ein Klima schaffen, in dem wir stets verständlich, klar und offen mit ihnen kommunizieren können. Unsere Kommunikation mit diesen Parteien muss präzise, fair, rechtzeitig, klar verständlich und relevant sein. Nur ausgewählte Mitarbeiter sollten mit unseren externen Interessenvertretern kommunizieren und dabei spezielle Verfahren einhalten; so wird gewährleistet, dass eine solche Kommunikation vorher ordnungsgemäß geprüft wurde. Besondere Vorsicht ist bei der Weitergabe von Informationen angebracht, die vertraulicher Natur sind oder den Wert der IMI-Aktien beeinflussen könnten. Da IMI die Ansichten unserer Interessenvertreter wichtig sind, fordern wir sie auf unterschiedliche Weise zum Feedback auf. Dazu zählen u. a. persönliche Gespräche, die Website des Unternehmens und der Tochtergesellschaften sowie Kontaktinformationen in unseren Jahresberichten, Pressemitteilungen und in den Verzeichnissen Dritter. Diesbezügliche Fragen richten Sie bitte an den Firmenpräsidenten oder den Leiter der Finanzabteilung. Alle Mitarbeiter tragen Verantwortung für die Geheimhaltung von Informationen, die nicht an die Öffentlichkeit gelangen oder außerhalb von IMI verbreitet werden dürfen. 30 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb Nutzung der Firmenressourcen Für einen effektiven Kundenservice und die erfolgreiche Unternehmensführung müssen viele verschiedene Arten von Ressourcen zur Verfügung stehen. Wir müssen sorgsam mit ihnen umgehen, das Beste aus ihnen herausholen und sie vor Missbrauch oder Verlust schützen. • Immobilien und Kapitalmittel – Einschließlich Einrichtungen, Geräte, Vorräte und Rohstoffe. Nutzen Sie diese Ressourcen, mit der Absicht das beste Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen. Schützen Sie sie vor unsachgemäßer Verwendung, Verlust oder Entsorgung. Bewahren Sie die finanziellen Mittel des Unternehmens wie Bargeld, Schecks, oder andere finanzielle Ressourcen sicher auf und führen Sie genaue Aufzeichnungen der finanziellen Transaktionen. • Technologie – Einschließlich Computer und Computersysteme, Telefone, E-Mail-, Internetoder Intranet-Zugang. Setzen Sie diese Ressourcen im Einklang mit den Firmenbestimmungen ein, stellen Sie sicher, dass die technischen Einrichtungen des Unternehmens geschützt sind, d. h. keinen Computerviren ausgesetzt sind. Entsorgen Sie sie nur im Einklang mit den geltenden Vorschriften. Diese Ressourcen sind nur für betriebliche Zwecke vorgesehen. Ihre Nutzung für private Zwecke ist im geringen Umfang zulässig, sofern dies Ihr Manager genehmigt hat und sofern dadurch nur geringfügige Kosten auf das Unternehmen zukommen, der Geschäftsbetrieb oder Ihre Aufgaben nicht davon beeinträchtigt werden, der Respekt anderen gegenüber gewahrt bleibt und die Inhalte nicht diskriminierender, belästigender oder auf andere Weise anstößiger Natur sind. • Firmenangaben – Einschließlich vertraulicher, nicht-öffentlicher und anderer geschützter Firmenangaben. Bewahren Sie diese Informationen sicher auf. Geben Sie sie nur an Personen weiter, die ein Anrecht haben, darüber informiert zu werden, und markieren Sie sie korrekt. Vernichten Sie die Informationen nur entsprechend der Vorschriften für die Aktenaufbewahrung. Gehen Sie außerdem mit Informationen, die uns anvertraut wurden, respektvoll und unter Berücksichtigung ihrer Wünsche um. Die Pflicht eines Mitarbeiters, vertrauliche Informationen zu schützen, besteht im Allgemeinen auch nach beendetem Arbeitsverhältnis weiter. • Geistiges Eigentum – Einschließlich von Urheberrechten, Handelsmarken, Dienstleistungsmarken und Patenten. Diese Ressourcen müssen Schutzhinweise enthalten, und die sie anwendenden Personen müssen sich ihrer Nutzungsbeschränkungen bewusst sein. Eine andere Form des geistigen Eigentums sind die Geschäftsgeheimnisse, die jeder Mitarbeiter vor einer unbefugten Weitergabe an Nicht-Mitarbeiter schützen muss. 31 The IMI Way Firmeninterne Kontrollmaßnahmen IMI führt interne Kontrollverfahren durch, um eine effektive Betriebsführung gewährleisten und potenzielle Risiken, die unseren Erfolg möglicherweise gefährden, ausschalten zu können. IMI verlässt sich bei der korrekten Erfassung und Verwaltung von Finanz- und anderer Geschäftstransaktionen völlig auf seine Mitarbeiter. Für diese wichtige Aufgabe sind wir alle verantwortlich. Deswegen müssen sich alle Mitarbeiter unbedingt an die internen Kontrollverfahren halten und den Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite stehen, in deren Verantwortungsbereich die Verwaltung und Bewertung dieser Kontrollen fallen. • Finanzbuchhaltung – Konsultieren Sie das IMI Group Accounting Manual und die Vorschriften der IMI-Gruppe sowie die professionellen Vorschriften für die Erfassung und Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben. Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen alle finanziellen Transaktionen korrekt notiert und die Einrichtung aller Konten mit Finanzanlagen kontrolliert und genehmigt. Äußern Sie dem Leiter der Finanzabteilung der IMI-Gruppe gegenüber Ihre Fragen oder Bedenken bzgl. einer möglicherweise fragwürdigen Bilanzbuchhaltung, wie z. B. Anfragen für nicht nachvollziehbare Gewinne oder andere finanzielle Aspekte. • Ausgaben – Bewilligen Sie keine Spesenabrechnungen, wenn Sie selbst an der Veranstaltung beteiligt sind oder wenn klar ist, dass die Ausgaben gegen den Kodex oder die einschlägigen IMI-Richtlinien für die Unterhaltung von Mitarbeitern oder Kunden verstoßen. Den richtigen Weg einschlagen • Verwaltung von Unterlagen – Die Informationen in internen Dokumenten müssen vollständig, fair, deutlich, präzise, zeitgemäß und verständlich sein und an das Management weitergeleitet werden. Dies gilt besonders dann, wenn die Unterlagen an externe Personen weitergeleitet werden sollen. Beachten Sie die Vorschriften und Verfahren zur Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die für die gesamte IMI-Gruppe und Ihr Unternehmen gelten. IMI und Ihre Kollegen vertrauen Ihnen, dass Sie für die Ergebnisse, die Sie anfertigen oder berichten, rechenschaftspflichtig sind. Ergreifen Sie verantwortungsvolle Maßnahmen, die dieses Vertrauen beweisen. Helfen Sie bei der effektiven Verwaltung unserer Ressourcen, damit wir Produkte und Leistungen entsprechend der Bedürfnisse unserer Kunden anbieten können. 32 Unternehmensführung Um kontinuierliche Führungspraktiken innerhalb der IMI-Gruppe zu gewährleisten, unterhalten wir ein Führungsprogramm. Die Unternehmensführung wird anhand der Aufgabe, Befugnisse und Praktiken des Verwaltungsrates, seines Vorsitzenden, seiner Ausschüsse sowie seines Chief Executive definiert. Die Betriebsführung erfolgt aber auch durch intern genehmigte Geschäftspläne, Budgets und Materialien (siehe unten). Die Betriebseinheit, die Führung sowie alle Mitarbeiter sollten sich mit den nachstehenden Unterlagen, die für ihre beruflichen Pflichten ausschlaggebend sind, vertraut machen und diese befolgen. Sie beinhalten: • das Handbuch für das Rechnungswesen und die interne Kontrolle der IMI-Gruppe (IMI Group Accounting and Internal Control Manual) • das Versicherungs-Handbuch (Insurance Manual) The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb • das Handbuch der Finanzen (Treasury Manual) • das Handbuch der Steuern (Taxation Manual) • den Modell-Kodex für Aktiengeschäfte (Model Code for Share Dealing) • die Unterhaltungs-Richtlinien (Entertainment Guidelines) • die betrieblichen Einschränkungen der Kompetenz (Operational Limitations of Authority) Wenn Sie Bedenken wegen der Betriebsführung haben, besprechen Sie die Angelegenheit mit Ihrem Manager oder der Company Secretary. Alle o. g. Richtlinien und Verfahren stehen auch im Passport-Intranet von IMI zur Verfügung oder können bei Ihrer Finanzabteilung vor Ort eingesehen werden. Interessenkonflikte Als Mitarbeiter eines IMI-Unternehmens ist es unsere Pflicht, unsere privaten Interessen und unsere berufliche Verantwortung voneinander zu trennen. Damit Ihre privaten Interessen sich nicht ungebührlich auf Ihre beruflichen Pflichten auswirken, sollten Sie eventuelle Konflikte mit Ihrem Manager, Ihrem Bereichsleiter oder einem zuständigen Mitarbeiter der für Einhaltungsfragen zuständigen Abteilung besprechen. Sie können dann gemeinsam mit dieser Person entscheiden, ob die Angelegenheit tatsächlich einen Konflikt darstellt, und wie Sie am besten damit umgehen. Potenzielle Konflikte sind: • Finanzielle Interessen – Eine Beteiligung bei einem Lieferanten, Wettbewerber oder Kunden. (Das Eigentum an einem Fonds, dessen Anteile Sie nicht verwalten, wie z. B. bei einem Anlagefonds, stellt i. d. R. keine Konfliktsituation dar. Bitte sprechen Sie eventuelle Bedenken im Gespräch mit Ihrer Company Secretary an.) • Externe Aktivitäten – Sie haben eine Agentur, stehen in einem Beratungs- oder Beschäftigungsverhältnis bei einem Lieferanten, Wettbewerber oder Kunden; Sie verfolgen Interessen oder Aktivitäten außerhalb des Unternehmens, die Sie daran hindern, dem Unternehmen Ihr Talent, Ihre Zeit und Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen. • Anstellung von Familienangehörigen – Es ist generell am besten, wenn Sie keinen engen Verwandten oder Freund einstellen, beaufsichtigen oder testen müssen oder einen Einfluss auf seine Stellenbeurteilung, sein Gehalt oder seine Leistungen haben oder Entscheidungen bzgl. des Umgangs mit ihnen als Geschäftspartner treffen müssen. • Geschenke oder Zahlungen – Das Verteilen oder Erhalten von unangemessenen Geschenken oder Zahlungen als Zuwendung, sowie übertriebene oder unangemessene Firmengeschenke. Geldgeschenke sind nicht akzeptabel. 33 The IMI Way • Firmenressourcen – Die Nutzung von Kosten oder Firmenvermögen zu anderen Zwecken mit Ausnahme von geschäftlichen Zwecken (oder das Erteilen der Nutzungserlaubnis an andere Personen.) Vgl. auch: Nutzung von Firmenressourcen auf Seite 31. • Nutzung von Bevollmächtigten oder anderen Vertretern – Einem Bevollmächtigten oder Vertreter die Erlaubnis zu etwas zu erteilen, was einem Angestellten des Unternehmens untersagt ist (z. B. Schmiergeldzahlungen oder widerrechtlichen Handlungen). • Geschäftsmöglichkeiten für das Unternehmen – Nutzen von Geschäftsmöglichkeiten, die eigentlich dem Unternehmen angeboten werden sollten, und das ohne entsprechender Genehmigung, oder die in Konkurrenz zum Unternehmen stehen. Vgl. auch: Beziehungen am Arbeitsplatz, Seite 28. Insider-Informationen und Wertpapierhandel Unsere Kunden und das Unternehmen vertrauen jedem von uns den verantwortungsvollen Umgang von vertraulichen und anderen, für die Öffentlichkeit nicht bestimmten Informationen im Zusammenhang mit der Ausübung unserer beruftlichen Tätigkeit Schlagen Sie nach • Bin ich mir darüber im Klaren, welche Informationen über das Unternehmen, seine Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner vertraulich zu behandeln sind und nicht anderen preisgegeben werden dürfen? • Habe ich mit Informationen zu tun, die dem Unternehmen schaden könnten, wenn sie an Dritte weitergegeben werden? • Passe ich bei Diskussionen mit Geschäftspartnern oder Freunden auf, dass ich vertrauliche Informationen über das Unternehmen oder seine Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner nicht preisgebe? • Kenne ich die Firmenvorschriften, die den IMI-Aktienhandel von Mitarbeitern regeln, die Zugriff auf vertrauliche Preisinformationen haben? 34 an. Die IMI plc ist gesetzlich und normativ dazu verpflichtet, alle Entwicklungen, die sich voraussichtlich stark auf den Kurs der IMI-Aktien auswirken könnten, anzuzeigen. Diese Informationen, die sich möglicherweise auf den Aktienkurs auswirken könnten, nennt man „Insider-Informationen“. Beispiele dafür sind Handelsergebnisse, wichtige Firmentransaktionen, größere Änderungen der Handelsaussichten, Veränderungen im Vorstand und bedeutende Verwaltungsfragen. Die IMI plc nimmt den verantwortungsvollen Umgang mit Insider-Informationen sehr ernst und leitet Disziplinarverfahren gegen Personen ein, die sich nicht an die einschlägigen Leitlinien und Verordnungen halten. Die IMI plc gestattet keinem Mitarbeiter den Handel mit IMI-Aktien, solange die Öffentlichkeit noch die Bekanntgabe von InsiderInformationen abwartet. Ihre Verantwortungen und die firmeninternen Kontrollmaßnahmen von IMI Die IMI-Manager müssen potenzielle und wichtige Insider-Informationen erkennen können und sie wie folgt schützen: • Offenlegung von Insider-Informationen: Insider-Information dürfen der Öffentlichkeit nur von der IMI-Zentrale aus bekannt gegeben werden. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb • Mitteilung an Personen außerhalb von IMI: Bevor Sie Insider-Informationen einer Person außerhalb von IMI mitteilen, lassen Sie sich die entsprechende Genehmigung von einem dafür verantwortlichen Direktor geben. Die betroffene Person muss vor der Weiterleitung der Informationen eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen. • Austausch mit IMI-Kollegen: Erkundigen Sie sich vor der Weitergabe von Insider- Informationen an Kollegen, dass dies geschäftlich auch wirklich notwendig ist und dass die jeweilige Person zum Erhalt dieser Informationen befugt ist. Schicken Sie E-Mails, die Insider-Informationen enthalten oder Kollegen zu Meetings mit Geheimhaltungspflicht einladen, beispielsweise nicht routinemäßig an andere Kollegen, sofern dies nicht von geschäftlichem Nutzen ist. • Reaktion auf Presseanfragen oder andere Anfragen: Wenn die Medien oder andere Interessenten an Insider-Informationen interessiert sind, äußern Sie sich nicht dazu, sondern verweisen Sie den Fragenden an den Chief Executive, den Leiter der Finanzabteilung der IMI-Gruppe oder den Direktor für Anlegerpflege. Zusätzliche Hilfe und Anleitung Leiten Sie alle diesbezüglichen Anfragen oder Anträge an einen Executive Director oder der Company Secretary weiter. Die Grenzen der Autorität Damit die Firmenaktivitäten und -transaktionen auch ordnungsgemäß genehmigt sind, hat das Unternehmen bestimmten Bereichsleitern Autoritätsbeschränkungen bei Firmengeschäften auferlegt. Wir rechnen damit, dass diese Beschränkungen in der IMIGruppe weitergegeben werden. Kontaktieren Sie einen zuständigen Bereichsleiter, wenn Sie sich nicht sicher sind, wo genau Ihre Befugnisse liegen, oder wenn Sie überzeugt sind, dass andere ohne Befugnis handeln. Den richtigen Weg einschlagen Helfen Sie IMI dabei, das Vertrauen Anderer zu gewinnen, indem Sie Eigenverantwortung für die Ergebnisse übernehmen. Achten Sie stets darauf, dass Sie die Befugnis, die Ihnen als IMI-Mitarbeiter gewährt wird, mit Bedacht und Sorgfalt einsetzen. Beispiele einer solchen Befugnis sind u. a.: • Wahl von Bevollmächtigten als Repräsentanten des Unternehmens • Unterzeichnung vonVerträgen oder Abkommen im Namen des Unternehmens • Aufstellen von Preisen oder anderen Bedingungen eines Produkt- oder Serviceverkaufs 35 The IMI Way Geschäftspartner Unsere Beziehungen zu Lieferanten, Bevollmächtigten, Vertretern, Überwachungsbeamten und sogar Konkurrenten spiegeln unser Engagement im Dienst eines verantwortlichen Handelns wider. Diese Beziehungen müssen grundsätzlich auf Respekt, soliden Geschäftsentscheidungen und unserem Engagement unseren Kunden, Anlegern und Mitarbeitern gegenüber beruhen. Der anhaltende Erfolg von IMI ist eng mit dem der Geschäftspartner verknüpft sowie dem Respekt, den wir unserer Konkurrenz zollen. Beschaffungswesen Vom unserem Kauf und der Verwendung von Rohstoffen, Geräten und Rohmaterialien sowie anderen Leistungen hängen unsere Leistungen und somit die Leistungen unserer Kunden und Aktionäre ab. Wir möchten gewährleisten, dass die Art und Weise des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen unseren Erfolg steigert und unseren zahlreichen potenziellen und bestehenden Lieferanten gegenüber Respekt zeigt. Von jedem IMI-Gruppenunternehmen wird erwartet, dass das Vergabeverfahren fair abläuft und dass das beste angebotene Preis-/Leistungsverhältnis akzeptiert wird. In der Regel sollte sich die Beschaffung auf sachliche und objektive Informationen auf der Grundlage von Materialien beziehen, die an alle entsprechenden Lieferanten weitergeleitet werden. Das Verfahren darf potenzielle Lieferanten nicht aufgrund von unzulässigen Erwägungen wie Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Staatsangehörigkeit oder Alter des Managements benachteiligen. Redlicher Wettbewerb IMI versteht unter redlichem Wettbewerb das ehrliche und verantwortungsvolle Handeln in einer Situation verschärften Wettbewerbs zugunsten unserer Kunden und der Erwirtschaftung hoher Renditen für unsere Aktionäre. Wir halten die wettbewerbs- und kartellrechtlichen Gesetze und Vorschriften der Länder ein, in denen wir tätig sind, sowie die Vorschriften von IMI und den Firmen vor Ort. Bereiche, die auch in Betracht gezogen werden müssen, sind: 36 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb • Vereinbarungen mit Kunden, Lieferanten oder Konkurrenten, die den Wettbewerb möglicherweise auf unbillige Weise einschränken. Zahlreiche Aktivitäten können gegen diese Vorschriften verstoßen, und manchmal verstoßen die Mitarbeiter sogar versehentlich dagegen. Einige Beispiele dafür sind das Diskutieren und Festlegen von Preisen zusammen mit Wettbewerbern, die Beeinflussung von Kaufangeboten durch unlautere Machenschaften, die Bündelung von nicht zusammengehörigen Produkten oder die Festlegung von Festpreisen beim Weiterverkauf seitens der Kunden. • Einseitiges Agieren, das den Wettbewerb auf unbillige Weise einschränkt. Einige Beispiele dafür sind: Festpreise, um die Konkurrenz vom Markt zu verdrängen, oder die Weigerung, mit einem Kunden oder einem Lieferanten Geschäfte zu machen, wenn dieser mit dem Unternehmen nicht auch zusätzliche, davon völlig unabhängige Geschäfte abschließt. • Verunglimpfung eines Mitbewerbers oder seiner Produkte und Dienstleistungen, wie z. B. während Diskussionen mit potenziellen oder bestehenden Kunden, Lieferanten oder anderen Wettbewerbern. Schlagen Sie nach • Erfassen von Marktinformationen auf inakzeptable Art und Weise, z. B. durch den • Bin ich mir der Firmenrichtlinien Austausch mit Wettbewerbern, durch falsche Angaben, Spionage und unsachgemäßen Einsatz von Marketing-Beratern oder anderen Dritten. Diese Regeln können je nach Region und Land sehr komplex sein und stark voneinander abweichen. Wenn Sie im Verkauf oder Marketing tätig sind, wenn Sie regelmäßigen Kontakt bzgl. des Erwerbs von Lieferungen oder Leistungen auf rechtmäßige und ordnungsgemäße Weise bewusst? • Weiß ich, worüber ich in einem Gespräch mit der Konkurrenz sprechen kann? mit Kunden, Lieferanten oder Konkurrenten haben oder für Verträge oder Vereinbarungen • Muss ich bei meinem Job Ein- und zuständig sind, ist es besonders wichtig, dass Sie sich mit den entsprechenden Gesetzen und Vorschriften, den IMI-Richtlinien und den Richtlinien und Verfahren zum lauteren Wettbewerb des Unternehmens vor Ort vertraut machen. Wenn Sie bzgl. dieser komplexen Materie Zweifel Ausfuhrdokumente oder andere Informationen für Produkte oder Leistungen vorbereiten? Wenn ja, kenne ich die Anforderungen für solche Informationen? haben, holen Sie grundsätzlich Rat ein. Achten Sie besonders auf Folgendes: Beziehungen zu Wettbewerbern: Beziehungen zur Konkurrenz sind ein sensibles Thema in Sachen Wettbewerbsrecht. Vermeiden Sie Vereinbarungen oder Abkommen zur Wettbewerbsbeschränkung mit Ihren Konkurrenten. Zum Beispiel: • Vermeiden Sie Absprachen mit Wettbewerbern: • Zu Preisen, Rabatt- oder Nachlassstufen oder zum Austausch diesbezüglicher Informationen mit der Konkurrenz. • Zum Zeitpunkt von Preisänderungen oder zum „Follow the Leader“-Prinzip bei Preisänderungen. 37 The IMI Way • Zum Nicht-Wettbewerb (oder dem aggressiven Nicht-Auftreten) bei bestimmten Produkten oder in bestimmten Gebieten. • Zum Boykottieren bestimmter Kunden oder zur Nicht-Beteiligung an bestimmten Projekten. • Darüber, wer welche Kunden beliefert oder wer das wettbewerbsfähigste Angebot für einen Vertrag oder eine Ausschreibung abliefert. • Geben Sie unseren Konkurrenten keine Angaben zu oder Kopien Ihrer überarbeiteten Preislisten und fordern Sie auch deren Preislisten nicht an. • Besuchen Sie keine Veranstaltungen von Fachverbänden oder andere Branchenevents, auf denen Ihre Konkurrenz mit Sicherheit Preise, Marketingpläne oder andere Themen (siehe oben) diskutiert; halten Sie sich nicht bei solchen Versammlungen auf, wo solche Informationen diskutiert werden. (Wenn Sie solche Versammlungen verlassen, um die angesprochenen Diskussionen zu vermeiden, lassen Sie dies im Protokoll vermerken). Beziehungen zu Kunden: Vermeiden Sie alle Vereinbarungen mit Kunden, die auf eine Wettbewerbsbeschränkung bei der Konkurrenz abzielen. Zum Beispiel: • Diktieren Sie Ihren Kunden (sowie den Vertriebshändlern) keine Preise für den Wiederverkauf Ihrer Produkte (eine Preisempfehlung kann zwar legitim sein, aber nur wenn Ihr Kunde nicht an diese Empfehlung gebunden ist). • Machen Sie keine Vorgaben, an welche Vertriebshändler oder Kunden Ihre Produkte verkauft werden dürfen. • Nennen Sie weder einen „Exportpreis“ noch einen „Binnenmarktpreis“ für Produkte, die je nach Örtlichkeit des Endverbrauchers an Kunden im selben Land verkauft werden. Hat Ihr Geschäft einen signifikanten Marktanteil (ca. 40% oder höher), sollten Sie sich beraten lassen, ehe Sie eine Lieferung ablehnen, Rabatt- oder Bonusprogramme anbieten, Preise so gestalten, dass Sie Ihre Konkurrenz vernichten, oder einen Exklusivitätsvertrag mit Kunden oder Vertriebspartnern abschließen. Sollten Sie weiterhin Zweifel haben, wenden Sie sich an einen Mitarbeiter der IMI-Rechtsabteilung oder an einen Rechtsanwalt vor Ort. Ein- und Ausfuhrkontrollen Als global tätiges Unternehmen betreiben IMI und seine Firmen Geschäfte über die Landesgrenzen hinaus. Jedes Land verfügt über eigene Import-, Exportkontrollen, Embargos und Boykotte. Wir müssen 38 The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb die Vorschriften jedes Landes respektieren und sich daraus ergebende Konflikte lösen. Auf diese Weise können unsere Produkte, Dienstleistungen oder Rohmaterialien problemlos bewegt werden, was die Position von IMI und unserer Kunden stärkt. • Einfuhren – Oft werden für die Einfuhr von Produkten bestimmte Lizenzen, Zertifikate, Gebühren und Unterlagen verlangt. • Ausfuhren – Die Vorschriften beziehen sich oft auf die Art von Rohstoffen, Produkten oder Dienstleistungen,die von einem Land zum anderen exportiert werden können.Gelegentlich kommt es vor, dass ein Land bestimmte Informationen wie z. B. landesspezifische Den richtigen Weg einschlagen Sicherheitsdaten oder Technologien wie Software-Programme nicht exportiert werden Wir verlangen von uns, unseren Partnern und unseren Lieferanten die höchsten ethischen Standards. Kontrolle unserer Partner und Lieferanten bei ihrer Arbeit, um sicherzustellen, dass sie diesen Standards zustimmen und sie einhalten. dürfen. Manche Länder schränken möglicherweise auch die Weitergabe von geistigem Eigentum (wie technischen Informationen) an Personen ein, die keine Staatsbürger dieses Landes sind, auch wenn die Übergabe innerhalb der Landesgrenzen stattfinden soll. Die Anforderungen für Exportlizenzen, Zertifikate und sonstige Unterlagen müssen überprüft und ihnen entsprochen werden. • Embargos/Boykotte – Ein Land kann bestimmte Handelsbeziehungen zu anderen Ländern einschränken und Maßnahmen zur Verbergung des endgültigen Exportziels Vgl. auch: Menschenrechte, Seite 41. mittels eines Drittland-Exports einschränken. Wenn Sie es mit beweglichen Rohstoffen, Produkten oder Leistungen über die Landesgrenzen hinaus zu tun haben oder das geistige Eigentum des Unternehmens oder nicht-öffentliche Informationen mit anderen aus einem anderen Land austauschen, müssen Sie sich mit den Anforderungen des jeweiligen Landes gut auskennen. Geschäftsmethoden der Lieferanten IMI möchte mit verantwortungsbewussten Partnern zusammenarbeiten. Wir genießen die Rolle, die uns als Förderer einer verantwortungsvollen Lieferkette zukommt. Wir passen unseren Betrieb den örtlichen Bedingungen an und erwarten von unseren Lieferanten und anderen Geschäftspartnern, dass sie wenigstens Mindeststandards einhalten oder gute Fortschritte beim Erreichen dieser Standards über einen vereinbarten und angemessenen Zeitraum hinweg machen. Der Mindeststandard beinhaltet: • Einhaltung aller einschlägigen lokalen Gesetze. • Keine Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Schuldknechtschaft oder unfreiwillige Gefangenenarbeit. • Bezahlung von Löhnen und Leistungen für eine üblicheArbeitswoche,die die Mindestanforderungen des Landes erfüllen oder übertreffen. 39 The IMI Way • Arbeitszeiten, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. • Einhalten von Arbeitsschutz und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie die Standards mit der örtlichen guten Praxis in Einklang bringen. • Umweltschutz, indem Sie die Standards mit der örtlichen guten Praxis in Einklang bringen. Kommt ein Lieferant seinen Verpflichtungen hinsichtlich des vereinbarten Verbesserungsplans nicht nach, kann dies zur erneuten Prüfung und möglicherweise auch Kündigung des Vertrags führen. Jedes IMI-Unternehmen soll sich geeigneter Verfahren annehmen, damit die Lieferanten diese Aspekte auch berücksichtigen. Vermittler oder andere Vertreter müssen, wenn sie IMI vertreten oder für IMI oder seine Unternehmen tätig sind, die entsprechenden Richtlinien in diesem Kodex beachten. Ein IMI-Unternehmen sollte Maßnahmen, zu deren Durchführung es selbst nicht befugt ist, nie von einem Vermittler oder einem anderen Repräsentanten durchführen lassen. Die Mitarbeiter, die diese Beziehungen kontrollieren, müssen auch die IMI-Standards an diese Partner weiterleiten. Jedes IMI-Unternehmen muss anhand entsprechender Maßnahmen selbst kontrollieren, dass unseren Erwartungen Folge geleistet wird. Prüfung der Geschäftspartner IMI-Unternehmen sollen entsprechende Prüfungen potenzieller Partner durchführen, um sicherzustellen, dass das Risikoniveau im jeweiligen Fall angemessen ist. Die Prüfungen sollten die Bewertung von Informationen in Erwägung ziehen, die für die geplante Geschäftsbeziehung mit dem potenziellen Partner maßgeblich sind, z. B. solide Finanzangaben, Rechtsangelegenheiten, Beschäftigungspraktiken sowie die Aspekte Ethik und Einhaltung. Faires und ethisches Handeln Jeder Mitarbeiter muss fair handeln und darf sich selbst, das Unternehmen oder seine Produkte Schlagen Sie nach • Habe ich alle Agenten oder andere Vertreter, die für IMI arbeiten, und mit denen ich zusammenarbeite, auf den Führungsstandard unseres Unternehmens hingewiesen? • Wie kann ich gewährleisten, dass ich potenziellen und aktuellen Geschäftspartnern, mit denen ich zusammenarbeite, ehrlich und aufrichtig gegenüber bin? 40 und Leistungen nie falsch darstellen. Versuchen Sie nie, sich auf unehrliche, korrupte oder betrügerische oder rechtswidrige Weise Vorteile zu verschaffen. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb The IMI Way Kommunen IMI hat von den Kommunen, in denen wir tätig sind, sehr profitiert, weswegen wir dort auch weiterhin respektvoll auftreten sollten. Als verantwortungsvolles Unternehmen sind wir verpflichtet, unser Engagement in unserer Den richGemeinschaft wahrzunehmen. Wir wollen unseren tigen Weg Nachbarn für ihre langjährige Unterstützung aufrichtig einschlagen danken. Aus diesem Grund bietet IMI auch weiterhin Beweisen Sie, wie groß unser Respekt für die seine Unterstützung im wirtschaftlichen, sozialen und Gemeinschaften ist, in denen ökologischen Bereich an, achtet die Menschenrechte wir tätig sind. Unterstützen Sie das Engagement von IMI und unterstützt unsere Kommunen auf lokaler Ebene bei gegen Kinderarbeit gemäß der UN-Konvention über die karitativen und gemeinnützigen Aktivitäten.Wir begrüßen Rechte des Kindes und des das Gespräch mit unseren Interessenvertretern. Global Compact der Vereinten Menschenrechte Im Rahmen unserer Verantwortung als Unternehmen setzt sich IMI stark für die Wahrung der Menschenrechte ein. IMI wünscht sich weiterhin, dass die Mitarbeiter in einem sicheren Umfeld, von allen respektiert und unter Achtung ihrer Menschenwürde arbeiten können. IMI respektiert die internationalen Menschenrechte wie die Allgemeine UNErklärung der Menschenrechte und andere maßgebliche internationale Übereinkünfte Nationen (UNGC) für die Rechte der Kinder. Benachrichtigen Sie Ihren Manager bei vermuteten Verstößen gegen die Menschenrechte seitens eines IMI-Lieferanten oder eines anderen Geschäftspartners. Vgl. auch: Gesundheit, Sicherheit und Umwelt, Seite 26, und Geschäftsusancen der Lieferanten, Seite 39. und Richtlinien. IMI setzt sich auch bei unseren Lieferanten für diese Standards ein. Die jeweiligen Geschäftsleitungen der Betriebsgesellschaften sind dafür verantwortlich, dass die lokalen Bestimmungen diesen Richtlinien entsprechen. Alle Mitarbeiter sollten das Unternehmen wie folgt unterstützen: • Keine Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Schuldknechtschaft oder unfreiwillige Gefangenenarbeit. • Einrichtung eines sicheren und hygienischen Arbeitsumfelds auf der Grundlage geltender Normen und maßgeblicher Kenntnisse über die Branche sowie Vermeidung besonderer Gefahren. • Keine Gefährdung der Sicherheit oder Gesundheit der Mitarbeiter, die in der Nähe unserer Betriebe wohnen oder die unsere Produkte verwenden. • Reduzieren der Umwelteinwirkungen von Betrieb und Produkten. 41 The IMI Way • Bezahlung von Löhnen und Leistungen für eine übliche Arbeitswoche, die die Mindestanforderungen des Landes erfüllen oder übertreffen. • Gewährleistung, dass die Arbeitszeit der Angestellten die zutreffenden Gesetze einhält. • Entspricht dem Landesrecht in Bezug auf die Koalitionsfreiheit des Einzelnen und die Tarifverhandlungen. Unterstützung der Kommunen Wir wissen, wie sehr wir auf die Unterstützung der Kommunen angewiesen sind. IMI unterstützt die örtlichen Kommunen durch ein Sponsoring bestimmter karitativer Organisationen oder Zwecke. Wir tun dies auf verantwortungsvolle Art und Weise, indem wir anerkannte Wohltätigkeitsorganisationen und karitative Zwecke - in der Regel mit geprüften Bilanzen - auf Regional- und Landesebene fördern, denen sich IMI oder seine Unternehmen aufgrund ihrer Lage, ihres karitativen Zwecks oder der Relevanz gegenüber verbunden fühlen. Spenden an politische Parteien Finanzieren Sie politische Tätigkeiten oder Interessen nicht mit Firmenmitteln oder Ressourcen, wenn Sie nicht zuvor die Rechtsabteilung der IMI-Gruppe konsultiert und vom Leiter der Finanzabteilung eine entsprechende Genehmigung eingeholt haben. Generell gilt, dass das Unternehmen keine Spenden für politische Parteien genehmigt. Kommunikation mit Dritten Schlagen Sie nach • Stellen potenzielle Menschenrechtsverletzungen in dem Land oder in der Region, in dem/der ich arbeite, eine Gefahr dar? Wenn ja, wie kann ich sicherstellen, dass das Unternehmen nicht durch sämtliche wichtige Menschenrechtsbestimmungen verwirrt ist? • Nehme ich an externen Aktivitäten teil, bei denen ich meine Position im Unternehmen einbringe? • Kommuniziere ich mit Personen außerhalb des Unternehmens, wo ich auf die Richtlinien zum Schutz von firmeninternen Informationen achten muss? 42 Unsere Kommunen und andere externe Interessenvertreter verlassen sich auf das, was wir Ihnen über unseren Betrieb mitteilen. Es ist zwingend notwendig, dass wir ihr Vertrauen in unser Unternehmen aufrechterhalten, indem wir konsequent, klar und offen mit ihnen kommunizieren. Versichern Sie sich, dass jegliche Kommunikation mit diesen Gruppen genau, fair, aktuell, verständlich und relevant ist. Nur dafür ausgewählte Mitarbeiter sollten mit unseren externen Interessenvertretern kommunizieren. So wissen wir, dass wir diese Art der Kommunikation ordnungsgemäß überprüft haben. Vgl. auch: Kommunikation und Anlegerpflege, Seite 30. The IMI Way Unser Kodex für einen verantwortungsvollen Geschäftsbetrieb The IMI Way Weitere Ressourcen Im Folgenden finden Sie weitere Hilfsquellen und Richtlinien, falls Sie Bedenken oder Fragen zum Kodex haben. Dort erfahren Sie auch seine Bedeutung für Sie selbst, für Ihre Rolle und Ihr Unternehmen: • Ihr Manager • Ihr örtlicher Leiter für Recht und Compliance • Ihr HR-Berater vor Ort • Ihr Finanzmanager vor Ort oder der Leiter der Finanzabteilung der IMI-Gruppe • Ihr Gesundheits-, Sicherheits- und Umwelt-Manager vor Ort • Ein ranghöherer Manager Ihres Unternehmens • Der Company Secretary oder ein IMI-Firmenanwalt • Der IMI Chief Compliance Officer • Der Leiter des Gruppen-Risiko-Managements • Der HR-Leiter der IMI-Gruppe • Die Intranetseite (Passport) des Unternehmens oder das Intranet Ihres Unternehmens vor Ort • Die Website der IMI plc (www.imiplc.com) • Ein Mitglied der Exekutive oder des Vorstands der IMI plc • Die vertrauliche und anonyme IMI-Hotline (www.imihotline.com) 43 The IMI Way Telefonnummern der IMI-Hotline Land Telefonnummer Großbritannien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-032-8483 Australien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-800-339276 Österreich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-291870 Belgien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-77004 Brasilien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-8911667 Kanada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 888-271-4619 Tschechische Republik. . . . . . . . . . . . . . . . . 800-142-550 China (Nord). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-800-712-1239 China (Süd) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-800-120-1239 Dänemark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80-882809 Finnland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-1-14945 Frankreich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-902500 Deutschland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-1016582 Indien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 000-800-100-1071 Italien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-786907 Japan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . J5 0044-22-11-2505 JP 00531-121520 Korea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . K2 00308-110-480 KO 00798-1-1-009-8084 00798-14-800-6599 Malaysia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-800-80-8641 Mexiko . . . . . . . . . . . . . . . . . M1-M5 001-866-737-6850 (Neu) 001-800-840-7907 Niederlande. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-0226174 Norwegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800-15654 Polen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0-0-800-1211571 Spanien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 900-991498 Schweden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 020-79-8729 Schweiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0800-562907 Taiwan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 00-801-102-880 Thailand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 001-800-12-0665204 USA, Guam, Puerto Rico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 888-271-4619 Mitarbeiter in anderen Ländern wählen bitte auf der Website www.imihotline.com ihr Land und die entsprechende Telefonnummer aus. Sollten Sie Probleme mit den o. g. Telefonnummern haben, suchen Sie bitte die aktuelle Nummer auf der Website oder wenden Sie sich an die IMI-Zentrale, um (auf Wunsch auch anonym) eine Kontaktnummer anzufordern (+44 (0) 121 717 3700). 44 The ,0, Way *.*QMD6OTFS,PEFYGàSFJOFOWFSBOUXPSUVOHTWPMMFO(FTDIÊGUTCFUSJFC ª*.*QMD XXXJNJQMDDPN
