Ablauf- und Aufbauorganisation: Die Auftragsabwicklung

Ablauf- und Aufbauorganisation: Auftragsabwicklung
Lager- und Transportwirtschaft
Ablauf- und Aufbauorganisation:
Die Auftragsabwicklung
Dortmund, Oktober 1998
Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, FH-Dortmund
Auftragsabwicklung.ppt/HMW/16.11.00
Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH Dortmund
Emil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231)755-4966, FAX: (0231)755-4902
1
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Lager- und Transportwirtschaft
Inhalt
Seite
Übersicht Auftragsabwicklung
3
Die einzelnen Stationen
4
Zeitliche Aufsplittung
30
EDV-Einsatz
31
Kennzahlen
32
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Lager- und Transportwirtschaft
Übersicht über die Stationen der Auftragsabwicklung
Anbahnung
Übermittlung
Vorfakturierung
Aufbereitung
Vorfakturierung
Umsetzung
Nachfakturierung
Kommissionierung
Nachfakturierung
Versand
Marketing/
Vertrieb
Außendienst
Datenfernübertragung
Bestandsmanagement
Bestätigungen
interne Anweisungen
Lagerwesen
Transportwesen
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Lager- und Transportwirtschaft
Von der Auftragsanbahnung zur Auftragsverfolgung
Verkäufer
Angebotserstellung
Sofortfakturierung
Übernahme als Auftrag
Auftragserfassung
Kunde
Angebot
Verkäufer
Auftragsbestätigung
Auftragsverfolgung
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Die Rolle des Marketings für die Auftragsanbahnung
Kultur
Marketing-Mix
Produkt- und Sortimentsgestaltung
Politik
Kommunikationsgestaltung
Distributionsgestaltung
Marktforschung
Gesellschaft
Preis- und Konditionengestaltung
Bedarfsweckung und
- beeinflussung
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Lager- und Transportwirtschaft
Vertriebsstufen innerhalb der Auftragsabwicklung
Unternehmung
Großhandel
Direktvertrieb
oder
Einzelhandel
Vermittler und
Sonderformen
Supermarkt
Kunde
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Auftragsanbahnung: Angebotsarten
Unternehmung
Anfrage
Angebot auf
Anfrage
Angebot
Selbstinitiiertes
Angebot
Angebot
Kunde
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Auftragsanbahnung: Informationsinhalte von Angeboten
Anfrage
Anfangsinformationen: Art, Datum, Auftragsnummer
Kundennummer
Bearbeiter
Liefermöglichkeiten/Versandformen
Konditionen,...
Artikelzusammenstellung
- Artikelnummern
- Preise
- Menge
- Verfügbarkeit
Zusatztexte, Summen
Angebot
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Auftragsanbahnung: Wesentliche Angebotsinhalte
Auftragsart
Kauf
Dienstleistung
Liefertermin
sofort
Sonderformen
Rahmenvereinbarungen
fester Zeitpunkt
in der Zukunft
Fertigung
Bearbeitung
eines gelieferten
Materials
Auftragserstellung
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Auftragsanbahnung: Die Gestaltung von Angebotsformularen
Hard & Soft Microcomputer Vertriebsgesellschaft
Sonnenstr. 27
8000 München 2
Angebot gültig bis
Allg.Liefer- und Zahlungsbedingungen
Ansprechpartner
Lieferzeit
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Firmenkopf
Johann Christe
Werbeagentur
Tannenweg 123
8264 Waldkraiburg
ANGEBOT
00002/D11004
Angebots-/Kundennummer
Kundenadresse
ArtNr
0101
0401
0201
Menge
Bez.
2
3
3
EP
PC
Druckerkabel
Drucker
GR
2000
50
500
4000
150
1500
Artikeldaten
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den bisherigen
Produkten
Zusatztext
Netto 5650 14% MWST 791
Endbetrag 6441
Zahlung 30
Tage netto
Zahlungsziel
Preise, Steuer
***Achtung***
Unser neuen Katalog ist da!
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Auftragsanbahnung: Angebotskalkulation
Kosten für Material
und
Bearbeitung
erzielter
Marktpreis
-
+
Aufschläge für
Vertrieb und
Verwaltung
+
Gewinnaufschlag
Provisionen
Rabatte etc.
Kosten für die
Leistungserstellung
Fixkostenanteil
=
Gewinn oder
Verlust
Angebotspreis
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Auftragsanbahnung: Die Rolle der Konditionsgestaltung
Unternehmung
Konditionen als
Kaufanreiz
Skonto
Zahlungsziel
Ratenkauf
Konditionen als
Mengenkriterium
Kaufentscheidung
Mengenrabatte
Händlerrabatte
Treurabatte
Kunde
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Auftragsanbahnung: Konditionengestaltung
Anbieter
Preis
Rabatte
Skonto
X.XXX, - DM
- XXX, - DM
- XXX, - DM
günstigerer Preis
Kunde
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Auftragsanbahnung: Preisgestaltung
Artikelsonderpreis
EVK =
ja
Artikelsonderpreis
nein
EVK= Verkaufspreis
1, 2 oder 3
Sonderrabatt
oder Sonderpreis
auf Artikel pro
Kunde
EVK =
ja
bish. EVK
oder
Sonderpreis
auf Art. pro
Kunde
Sonderrabatt auf
Artikel pro
Kunde
bisheriger
EVK
Sonderrabatt auf
Artikelgruppe
pro Kunde
bisheriger
EVK
Rabatt aus
Rabattmatrix
Staffelpreis
oder
bish. EVK
Staffelrabatt
pro Artikel
bisheriger
EVK
Staffelrabatt
aus Rabattstaffel
nein
EVK =
Sonderrabatt
auf Artikelgruppe
pro Kunde
ja
nein
Rabatt aus
Rabattmatrix
EVK =
ja
nein
Staffelpreis
pro Artikel
ja
EVK =
nein
Staffelrabatt
nach Rabattstaffel
ja
EVK =
EVK =
nein
bisheriger EVK Kettenrabatt
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Auftragsanbahnung: Rabattgestaltung
Sonderrabatt
Sonderrabatte
pro Kunde
Artikelgruppe
Artikel
Rabattmatrix
Artikelrabattgruppe
Kundenrabattgruppe
1
2
3
4
5
...
1
3.00
5.00
0.00
7.00
10.00
2
2.00
12.00
15.00
1.00
2.00
3
0.00
25.00
3.00
10.00
12.00
4
5
1.00
3.50
6.45
17.00
12.00
11.00
12.50
10.00
20.00
0.00
...
Staffelrabatt
Staffelrabatte
Artikelstaffel
Staffelgruppe
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Auftragsumsetzung: Terminplanung
Bearbeitungszeiten
Beschaffungszeiten
Verwaltungstechnische
Zeit
auch wichtig für
Angebotserstellung
Erfahrungswerte
Sicherheitspuffer
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Auftragsumsetzung: Terminverfolgung
Auftrag
verfügbar?
ja
nein
Terminverfolgung
Terminauftrag
Betriebsauftrag
Sofortauftrag
Lieferung
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Auftragsumsetzung: Auftragsverfolgung per Statusmeldung
Arbeitsablauf
Auftragsstatus
Beschaffung
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
Terminverfolgung
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
Lagerwesen
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
Bearbeitende
Stellen
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
Kommissionierung
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
Vertrieb
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
Versand
Auftrag erfüllt
weitere Informationen
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Auftragsübermittlung: Informationsherkunft
Angebotsdatei
Brief
bestehendes Angebot
Übernahme
Telefon
Formular
DFÜ
Neuerfassung
AUFTRAGSERFASSUNG
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Auftragsübermittlung: Erfassungsorganisation
Dialogerfassung
Stapelerfassung
Beleglesung
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Auftragsaufbereitung: Eingabeprüfung
In Abhängigkeit des Auftrages und der Anzahl.
Fehlerprüfung
Mengen
Artikel
Kunde
Preis
Artikelstamm
Bonitätsprüfung
Kreditlimit
Bonität
Umsatz
Kundenstamm
Lieferprüfung
Lager
Programm
Artikelbestand
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Auftragsaufbereitung: Bestandsreservierung
Lager
Reservierung
Lagerkartei
Auftrag
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Versandmöglichkeiten
Unternehmung
X-GmbH
Fertige Aufträge
Versand
X-GmbH
Paketdienste
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Fakturierung: Datenflüsse
Lieferschein
Direktverkauf
Artikelbestand
Fakturierung
Tagesstatistik
Vorfakturierung
Teilfakturierung
Nachfakturierung
Ganzfakturierung
Buchhaltung
Rechnung
Rechnungsausgangsbuch
Kunde
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Vorfakturierung
Unternehmung
Rechnung
ERSTELLUNG
Kopie
Rechnung
Lager
Lager
Kommissionierung
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Nachfakturierung
Lager
Kommissionierung
Lager
Meldung
Liste
Betrieb
Rechnung
RECHNUNGSERSTELLUNG
Kunde
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Teilfakturierung: Fakturierungszyklus
Rechnung
Rechnung
Rechnung
Rechnung
ZEIT
Abrechnungsperiode
Gesamtrechnung
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Auftragsabrechnung
Kunde
Bezahlung
Rechnung
100
100
100
100
100
100
100
extern
Rechnung
Unternehmung
Erlös
100
100
100
100
100
100
100
intern
Ergebnis
Erlös
./. variable Kosten
./. Fixkostenanteil
Auftragsergebnis
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Nachkalkulation
Rechnung
Mehrwertsteuer
Erzielter Erlös
./. variable Kosten
- Material
- Arbeitszeit
- Bearbeitung
./. Fixkostenanteil
- betriebliche Anlagen
- weitere auftragsunab
hängige Kosten
Gewinn oder Verlust
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Zeitliche Aufgliederung einer Auftragsabwicklung
Beladen
Entladen
der Transportmittel
regionales
Verkaufsbüro des
Lieferanten
Kunde
Teilzeit
kumulierte Zeit
(in Tagen)
Auftragsbearbeitung
1
1
1
1/2
1/2
2
1/2
1
2
3
3 1/2
4
6
6 1/2
Ausfertigen
und Übermitteln des
Auftrages
Aufbereitung und Umsetzung
Kunde
Transportmittel
Auslieferunglager
2
8 1/2
Kommissionierung
Versand
Zusammenstellen
und Verpacken
Verladen und Transport
1/2
1
9
10
Einlagerung
der Ware
beim
Kunden
Ziel: Reduktion der Durchlaufzeit
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Auftragsabwicklung mit EDV-Einsatz
Verkauf
Auftrag
Kunde
nein
Vervollständigung
und Kontrolle des
Auftrages
Bonität
des Kunden
?
ja
Bestimmung des
Auslieferungslagers
Produkt
auf Lager
?
nein
Lagerbestandsdisposition
ja
nein
Produkt
in einem anderen
Lager ?
Anfrage bei
Produktionsplanung
nein
Auftrag
rechtzeitig
ausführbar
ja
ja
Lagerbestände
Terminplanung für
Abfertigen des
Auftrags im Lager
und für Transport
Anweisung
zur Auslieferung
Erstellen der Lieferanzeige einschließlich
aller Versandpapiere
Erstellen der Auftragsbestätigung; Weiterleiten von Information
zur Auftragsauswertung
Auftragsbestätigung
Rechnung
Debitoren
Auftragsauswertung
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Kennzahlen für die Auftragsanalyse
Standardauswertung
Verdichtungskriterium
Analyseergebnis
Auftragsklassenanalyse
Positionen pro Auftrag
Differenzierung von
Kommissionierstrategien
Auftragsvolumen- bzw.
Auftragsgewichtsanalyse
Gewicht bzw. Volumen
pro Auftrag
Bildung von Packbereichen;
Dimensionierung von Packplätzen
Volumen- bzw. Gewichtsstruktur
der Abgänge
Gewicht bzw. Volumen
pro Auftragsposition
Differenzierung von Lagerbereichen;
Möglichkeiten der Entnahmeautomatisierung
Versandanalyse
Versandartanalyse
Versandverteilung pro Woche
Dimensionierung der Versandzone
Auftragseingangsanalyse
Auftragsverteilung pro Tag
Bestimmung der Leistungsspitzen
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