management -Toolauswahl - kampagnenmanagement
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1 10 Tipps für die erfolgreiche Kampagnenmanagement -Toolauswahl M arketingprozesse werden durch neue Technologien und wachsende Ansprüche der Kunden immer komplexer. Die Anzahl der Inhalte steigt und die Kommunikationsbotschaften werden individueller. Unternehmen investieren daher gerade jetzt wieder deutlich mehr in den Ausbau ihrer Systeme und Prozesse, um ihren Marketingerfolg zu steigern und ihre Kunden effizient zu erreichen. Die Cintellic Consulting Group hat bereits zahlreiche Projekte zur Auswahl und Implementierung von Kampagnenmanagement-Tools erfolgreich umgesetzt. Die folgenden 10 Praxis-Tipps liefern Ihnen wertvolle Anhaltspunkte für die Auswahl und Implementierung neuer KampagnenmanagementLösungen in Ihrem Unternehmen. Neue Kanäle und eine steigende Anzahl von Inhalten und Ansprachen erfordern effiziente Marketingprozesse. Sichern Sie sich Ihren Projekterfolg mit den 10 Praxis-Tipps für die Auswahl und Implementierung neuer KampagnenmanagementLösungen und erreichen Sie Ihre Kunden mit individuellen Botschaften. 10 Tipps zur erfolgreichen Kampagnenmanagement-Toolauswahl Stephan Klöckner 2 1. Planen Sie visionär 3. Erstellen Sie einen offenen 5. Nutzen Sie das Potential von und kennen Sie gleichzeitig Ihre und transparenten Omni-Channel Marketing akuten Bedarfe Anforderungskatalog Viele Unternehmen denken über die Anschaffung einer neuen Kampagnenmanagement-Lösung nach, wenn sie mit ihrer bisherigen Arbeitsweise an Ihre Grenzen stoßen. Oft wissen sie genau, was aktuell nicht mehr geht und stattdessen gehen sollte. Dies sind notwendige Voraussetzungen, um eine neue Lösung auszuwählen. Wir empfehlen jedoch, noch einen Schritt weiterzugehen, um ein Tool auszuwählen, das auch über die nächsten Jahre trägt. Hier ist vor allem zu überlegen, welche Anforderungen sich über die aktuellen Pain-Points hinaus ergeben, welche Kanäle mit einbezogen werden sollen und wie ein Kampagnenprozess in 3 – 5 Jahren idealerweise aussehen sollte. Ein transparenter Anforderungskatalog ist ein Muss. Nicht nur, weil er Ihnen hilft, sich über die wirklich wichtigen Anforderungen bewusst zu werden, sondern weil er die Entscheidungsfindung zu jedem Zeitpunkt transparent gestaltet und auf allen Ebenen präsentiert werden kann. Wir empfehlen die Unterteilung in funktionale Anforderungen, nicht-funktionale Anforderungen und Anbieter. Jede aufkommende Anforderung ist dabei ein eigener Punkt, der gewichtet werden kann (must have, should have, nice to have, obsolet). Die funktionalen Anforderungen beschreiben die fachlichen Notwendigkeiten, die Sie mit Ihrer Lösung abdecken wollen. Nicht-funktionale Anforderungen beschreiben, wie sich Ihre Lösung verhalten muss (z. B. hohe Verfügbarkeiten des Systems, Datenbankabfragen innerhalb von 10 Millisekunden, etc.). In der Kategorie Anbieter finden Sie alles, was Sie von Ihrem Software-Anbieter erwarten (international vertreten, Implementierungsteam sowie Schulungsteam sind vorhanden, etc.) Um Ihre Lösung zukunftssicher zu machen, sollten Sie sich die Frage nach Ihrem Geschäftsmodell der Zukunft stellen. Selbst wenn Sie aktuell spezielle Kanäle bevorzugen (z. B. Mailings, Beratergespräche oder Call Center), sollten Sie sich über Ihre zukünftige Kundenansprache und die bevorzugten Responsekanäle Ihrer Kunden klar werden. Kanäle wie SMS, Email, Social Media oder Webplattformen werden weiter an Bedeutung gewinnen und über alle Kanäle sollte eine synchronisierte Ansprache erfolgen. Investieren Sie daher die notwendige Zeit, um sich zu überlegen, wie Ihr Kampagnenmanagement der Zukunft aussehen wird. 2. Bauen Sie ein übergreifendes Projektteam auf Oft wird der Prozess aus der Marketingabteilung heraus angestoßen und gesteuert. In anderen Fällen treibt auch die IT eine Toolauswahl voran. Egal, von welcher Seite Sie kommen: Machen Sie sich bewusst, dass nur ein übergreifendes Projektteam mit gleichmäßig verteilter Verantwortung Ihren Projekterfolg sicherstellt. Das Marketing hat den Anspruch, eines Tages mit der Lösung zu arbeiten, während die IT dafür Sorge tragen muss, dass die Lösung funktioniert und Ihren Dienst tut. Es besteht daher die Gefahr, dass beide Seiten zu sehr auf ihre eigenen Bedürfnisse hinarbeiten. Der Dritte im Bunde sollte immer der Einkauf sein, der das Projekt mit betreut und von Anfang an im Boot ist. Seine Stimme sollte zählen, ohne jedoch den finalen Ausschlag zu geben. Der Einkauf eignet sich hervorragend, um als Anlaufstelle für den Vertrieb der Softwarehersteller zu dienen, sodass dieser die Arbeit des eigentlichen Projektteams nicht behindert. 4. Beziehen Sie die Personen, die die Auswahl betrifft, direkt mit ein Das Projektteam kann nicht aus allen Personen, die in Zukunft mit dem neuen Tool arbeiten werden, bestehen. Daher ist es wichtig, den Auswahlprozess allen von einem möglichen Systemwechsel betroffenen Kollegen so weit wie möglich transparent zu machen. Wir empfehlen, regelmäßig den aktuellen Status des Auswahlprozesses mitzuteilen und den Anforderungskatalog zu diskutieren. Das letzte Wort hat natürlich immer das Projektteam. Es erhöht jedoch die Akzeptanz Ihrer Auswahl auch nach der Implementierung, wenn Sie kontinuierlich mit den betroffenen Personen in Kontakt bleiben. 6. Lassen Sie die IT-Infrastruktur nicht außer Acht Unterschiedliche KampagnenmanagementLösungen verlangen einen individuellen Umgang mit der Datenhaltung und den Schnittstellen. Abhängigkeiten gehen auch von bestehenden oder zu integrierenden Systemen aus. Um einen Closed-Loop-Ansatz verfolgen zu können, sollten Sie im Vorfeld bedenken, welchen Einfluss eine Lösung auf Ihre gesamte IT-Architektur hätte und welche zusätzlichen Kosten und Aufwendungen auf Sie zukommen würden, um den Kreislauf aufbauen zu können. 10 Tipps zur erfolgreichen Kampagnenmanagement-Toolauswahl Stephan Klöckner 3 7. Beziehen Sie einen über- 8. Denken Sie über Real-Time- 9. Seien Sie offen für Neues greifenden Marketing-Prozess Marketing, eventbasierte und und lernen Sie von anderen Aus- in Ihre Auswahl mit ein kundenzentrierte Kommunikation wahlverfahren Oft wird bei der Auswahl lediglich über die technischen und fachlichen Anforderungen an ein KampagnenmanagementTool nachgedacht. Gehen Sie einen Schritt weiter und entwerfen Sie Ihren idealen Marketing-Prozess. Von der Planung über die Einsteuerung der Maßnahmen und die Selektion, bis hin zur nach Unsere Erfahrung zeigt: Das Kampagnenmanagement wird in vielen Unternehmen ähnlich betrieben. Scheuen Sie sich daher nicht, von anderen zu lernen. Nutzen Sie externes Know-how und das vorhandene Wissen in branchenfremden Unternehmen. Vereinbaren Sie Workshops mit externen Wissensträgern, bei Erfolgskontrolle. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren und auf Basis analytischer Modelle zu steuern. Ziel sollte es sein, die Geschwindigkeit und Qualität Ihres Direktmarketing-Prozesses zu steigern und alle Kanäle in die Prozesse zu integrieren. der Zukunft formen. Der Kunde und sein Bedarf stehen im Vordergrund, nicht das Produkt. Überlegen Sie: Über das klassische Kampagnenmanagement hinaus wird Real-Time-Marketing (Real Time Decision Management) und eventbasierte Kommunikation (Ansprache aufgrund eines bestimmten Kunden­ events) das Kampagnenmanagement • Mit welchen Kanälen wollen Sie diese Zielsetzung erreichen? • Welche Prozesse sollen dafür in Ihrem Unternehmen integriert werden? • Wie soll das Zusammenspiel mit Ihrer Kampagnenmanagement-Lösung aussehen? denen Sie einen Einblick erhalten, wie eine bestimmte Kampagnenmanagement-Lösung eingesetzt wird. Fragen Sie konkret nach, welche Vorteile, Nachteile und Probleme bisher aufgetreten sind und wie diese Probleme gelöst wurden. 10 Tipps zur erfolgreichen Kampagnenmanagement-Toolauswahl Stephan Klöckner 4 10. Die ideale Vorgehensweise bei einer KampagnenmanagementToolauswahl ist nach unserer Erfahrung: Aufbau des Anforderungskataloges (und kontinuierliche Erweiterung in den Gesprächen) Erstellen einer Long List (sämtliche Anbieter von Kampagnenmanagement-Lösungen) Schnelle Reduktion der Long List zu einer Short List aufgrund von AnbieterEigenschaften (Größe, Preis, Ländervertretungen, Referenzen) Kontaktaufnahme mit den Software-Anbietern und Einladung zu KennenlernTerminen, bei denen die Anbieter sich und Ihre Lösung vorstellen Reduktion auf die 2-3 Anbieter, die in den Proof of Concept (POC) gehen sollen POC und RFQ (Request for Quotation): Die Anbieter zeigen, wie sehr sie den Anforderungen gewachsen sind Verhandlung mit den Anbietern bezüglich des Preises Auswahl Ihr Ansprechpartner: Stephan Klöckner Simon Schneider Leiter Practice CRM Solutions Cintellic Consulting Group Marketing Manager Cintellic Consulting Group Mobil + 49 (171) 9 00 34 63 Telefon + 49 (228) 9 26 51 82-0 Mobil + 49 (170) 5 70 63 26 Telefon + 49 (228) 9 26 51 82 - 32 [email protected] www.cintellic.com [email protected] www.cintellic.com QR-Code der Kontaktdaten für Ihr Smartphone Ihr Ansprechpartner: QR-Code der Kontaktdaten für Ihr Smartphone Die Cintellic Consulting Group ist als Beratungshaus spezialisiert auf die Bereiche Customer Experience Management, Customer Relationship Management, Marketing Operations Management, Kampagnenmanagement und Business Intelligence. Ihre Mitarbeiter besitzen langjährige Erfahrung in der StrategieEntwicklung sowie in den Bereichen Prozessoptimierung und Customer Insights. Cintellic verbindet strategisches Know-how mit Kompetenz im Bereich der Datenanalyse und Business Intelligence und bietet Konzeptentwicklung und Umsetzung aus einer Hand. Cintellic GmbH Bonner Talweg 55 53113 Bonn Germany Telefon +49 (228) 9 26 51 82 - 0 Telefax +49 (228) 9 26 51 82 - 99 [email protected] www.cintellic.com
