Events - DeGefest
Werbung
Events Studie 2016: Die digitale Transformation in der Eventbranche Chancen und Handlungsempfehlungen für Veranstalter 1 Inhalt 3 Einleitung 4 Begriffsbestimmung „Die digitale Transformation in der Eventbranche“ 6 Analyse 7 7 10 13 15 17 19 21 Soziodemografische Angaben Nutzung digitaler Eventmanagement-Lösungen Optimierung digitaler Eventmanagement-Prozesse Erreichung der Ziele mit den digitalen Event(management)-Lösungen Vorteile und Chancen beim Einsatz digitaler Eventmanagement-Lösungen Zukünftiger Ausbau digitaler Event(management)-Lösungen Nachteile und Risiken im Einsatz digitaler Eventmanagement-Lösungen Digitale Event(management)-Lösungen mit dem größten Potenzial 22 Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick 26 Handlungsempfehlungen für Veranstalter 30 Erfolgreicher Einsatz digitaler Eventmanagement-Lösungen: die „Online Marketing Rockstars“-Konferenz 32 32 34 34 35 36 37 38 38 Zeitersparnis und Vereinfachung der Organisationsprozesse Reichweitensteigerung Generierung von Teilnehmern Optimierte Kommunikation mit und zwischen den Teilnehmern Einfacherer Ticketing-Prozess Schneller Einlass Kundenbindung Höhere Teilnehmerzufriedenheit Unterhaltung und Interaktion während des Events 41 Fazit 42 Autorin 42 Unsere Medienpartner 2 Einleitung Bereits bei der CeBIT 2016 stand fest, dass das Internet der Dinge als Teil der Digitalisierung ganze Branchen transformieren wird. Bis 2020 werden 1 laut Experten ca. 21 Mrd. Endgeräte mit dem Internet verbunden sein. Die Digitalisierung ist also, das zeigen diese Zahlen, in der Gesellschaft angekommen. Auch in der Veranstaltungsbranche drängt sie sich unaufhaltsam in die Eventmanagement-Prozesse und beeinflusst ganze Geschäftsbereiche: von Virtual-Reality-Brillen für ein spektakuläres Raumerlebnis über per App abrufbare Veranstaltungsinformationen bis zu E-Tickets auf Smartwatches. Die rasant fortschreitende Technik zwingt Veranstalter, ihre Prozesse und Maßnahmen umzudenken. Die starke Entwicklung in der Eventbranche hin zur Digitalisierung nimmt auch bei der Teilnehmer-Nachfrage beachtliche Formen an: Bereits 81% von ihnen wünschen sich den Einsatz digitaler Angebote bei Events. Aber auf welche Lösungen bezieht sich dies genau? Hightech-Lösungen bieten zwar einen großen Wow-Faktor und zeigen den Aktualitätswert eines Events, nicht jede dieser Anwendungen ist allerdings alltagstauglich und bietet einen echten Mehrwert für Veranstalter und Teilnehmer. 68% der Veranstalter bewerten die digitale Transformation in der Eventbranche als tatsächlichen und nachhaltigen Trend. 3 1 http://www.cebit.de/de/news/artikel/internet-of-things.xhtml Wie wendet die Branche digitale Lösungen wirklich an und wo besteht der Bedarf seitens der Teilnehmer? Um diese Fragen zu klären, haben wir die Branchen-Experten selbst befragt. Basierend auf unserer Online-Umfrage unter Veranstaltern und Teilnehmern zeigen wir Ihnen, was die Event-Experten denken und welche Ansicht die Teilnehmer vertreten. Durch unsere Studie decken wir auf, welche Chancen die Digitalisierung in der Eventbranche bereithält und geben Ihnen Handlungsempfehlungen, um die digitalen Eventmanagement-Lösungen effizient einzusetzen. Anhand des Best-Practice-Beispiels der Konferenz „Online Marketing Rockstars“ zeigen wir Ihnen schließlich, wie ein erfolgreicher und ausgewogener Einsatz von digitalen Eventmanagement-Lösungen bei Events konkret aussehen kann. Begriffsbestimmung „Die digitale Transformation in der Eventbranche“ Alle reden darüber, aber viele wissen nicht wirklich, wo sie anfängt und wieder aufhört: die Digitalisierung. Manch einer mag es als große Schwester des Begriffs „Online“ interpretieren, finden doch viele digitale Anwendungen der Eventbranche im Web statt. Folgt man diesem Gedanken, hat die Digitalisierung bereits früh ihre Fußabdrücke in der Branche hinterlassen. Doch das Feld ist viel breiter: Generell ist die Digitalisierung als digitale Umwandlung von analogen Informationen und Kommunikation zu definieren. Bezogen auf die Eventbranche hat dies weitläufige Auswirkungen, z. B.: Die Eventorganisation kann über eine Software abgewickelt werden. Durch Online-Ticketing wird der Ticketkauf mit wenigen Klicks möglich. Die Kommunikation mit und zwischen den Teilnehmern findet über Apps und Online-Netzwerke statt. Webinare und Live-Streams ermöglichen eine Event-Teilnahme aus der Distanz. Kundenbindung wird über Social-Media-Gruppen über das ganze Jahr hinweg betrieben. 4 Die Digitalisierung geht also weit über den Begriff „Online“ hinaus. Spezielle Systeme und Systemanbindungen sowie Apps und Online-Plattformen bewirken eine konstante und stetig fortschreitende Umstrukturierung der Eventmanagement-Prozesse. Auch der Bedarf der Teilnehmer hat Einfluss auf diese Umstrukturierungen. Wie aus unserer EvenTech Alliance Fachtagung 2016 hervorging, nimmt sich der Teilnehmer beispielsweise heutzutage nicht mehr die Zeit, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Nichtsdestotrotz erwartet er, in demselben Maße während des Events informiert zu werden, sodass Veranstalter darauf reagieren sollten. Digitale Lösungen bieten dafür den schnellsten Weg. Auch Aspekte wie der Austausch untereinander werden durch digitale Lösungen unterstützt und zahlen auf die Teilnehmerzufriedenheit ein. Soziale Medien bietet hier eine große Chance, bereits vor dem Event passende Kontakte aus den tausenden von Teilnehmern zu finden. Darüber hinaus stellen das Einladungsmanagement und das Teilnehmerhandling wichtige Aspekte der Digitalisierung dar, sowohl für die Kundenprozesse als auch für die Generierung von Kunden und die Kundenbindung. In diesen Bereichen können Veranstalter durch digitale Lösungen viel agiler als mit traditionellen Mitteln reagieren. Zudem hat die Digitalisierung positive Auswirkungen auf die Eventvermarktung. Hier ist eine zielgruppengenaue Ansprache der gewünschten Teilnehmer möglich, was vor der Digitalisierung nur begrenzt möglich war. Die Digitalisierung erstreckt sich also auf viele Gebiete im Eventmanagement. Veranstaltern bietet dies ein breites Feld an Möglichkeiten für ihre Eventmanagement-Prozesse. Unsere nachfolgende Studie zur Digitalisierung in der Eventbranche beschäftigt sich intensiv mit diesen Prozessen und gibt Aufschluss darüber, welche digitalen Lösungen eine Chance für Veranstalter darstellen und wie die Erwartungshaltung der Teilnehmer dazu aussieht. 5 ©Andreas Fuchs Analyse und Umfrage-Ergebnisse 6 Analyse Soziodemografische Angaben In unserer Online-Umfrage haben wir etwa 2.500 deutsche und internationale Eventveranstalter und 2.100 Teilnehmer befragt. Die Veranstalter waren durchschnittlich 45 Jahre alt. Die Mehrheit der Teilnehmer gab an, über 40 Jahre alt zu sein. 54 % der befragten Veranstalter organisieren Konferenzen, Kongresse und Messen, 50 % Firmenevents, 47 % Seminare, 35 % Schulungen und Kurse, 24 % Konzerte, Festivals und Nightlife-Events. 39 % verteilen sich auf sonstige Events, Networking-Events und private Veranstaltungen. Mit 75 % organisiert die Mehrheit der deutschen Veranstalter Events nur im deutschsprachigen Raum. Umfrage-Ergebnisse Nutzen Sie bereits digitale EventmanagementLösungen? 76% der Veranstalter nutzen bereits digitale EventmanagementLösungen. An dieser Antwort ist deutlich abzulesen, dass die Digitalisierung in der Eventbranche angekommen ist. Drei Viertel der befragten Veranstalter nutzen bereits digitale Lösungen für Ihre Events. Doch auf welche Lösungen bezieht sich dies genau? E-Mail-Kampagnen und Online-Vermarktung stehen weiter hoch im Kurs und werden am häufigsten eingesetzt. Auch das Online-Ticketing wird bereits von knapp der Hälfte der Veranstalter (47 %) genutzt, was den Fokus im Einsatz digitaler Lösungen bei der Eventorganisation deutlich macht. Interessant wird ein Blick auf die Teilnehmerstimmen: Auf die Frage, welche digitalen Tools sie bereits genutzt hätten, gaben 92 % der Teilnehmer das OnlineTicketing an. Dies bestätigt, dass der Fortschritt im Bereich Ticketing positiv von den Teilnehmern aufgenommen wird. Dahinter stehen weiter abgeschlagen die Online-Diskussionsforen und Networking- sowie Event-Apps. Die Digitalisierung manifestiert sich vor allem in der Eventvermarktung. Durch die Verbindung von MarketingLösungen und Plattformen zum Netzwerken schaffen Veranstalter einen Ausgleich zwischen reinem Marketing und dem Austausch mit den Teilnehmern. 7 Fazit Welche Lösungen nutzen Sie bereits? Veranstalter E-Mail-Kampagnen 72% Online Vermarktung 66% Online Ticketing 47% Online Communities 44% Event-Apps 32% Video-Streams 32% Einlassmanagement-Software oder -App 28% Digitale Interaktions-Tools für Publikumsfragen 23% Live-Projektionen (z. B. Twitterwall) 22% Networking-Apps Augmented/Virtual Reality 8 22% 9% Digitale Navigationslösungen (iBeacons) 6% Sonstiges 5% Teilnehmer Online Ticketing Online Communities 52% Networking-Apps 48% Event-Apps 48% Digitale Interaktions-Tools für Publikumsfragen 28% Live-Projektionen (z. B. Twitterwall) Augmented/Virtual Reality 13% Digitale Navigationslösungen (iBeacons) 11% Sonstiges 9 19% 2% 92% Konnten Sie durch die Digitalisierung eine Optimierung Ihrer Eventmanagement-Prozesse feststellen? Die Digitalisierung in der Eventbranche erstreckt sich über alle Phasen der Eventorganisation. Durch unsere Online-Umfrage hat sich ergeben, dass die Veranstalter in der Hauptsache bei der Eventvorbereitung eine Optimierung feststellen konnten. Mit jeweils 59 % wurden die Eventvermarktung und Eventorganisation am meisten beeinflusst. Anknüpfend an diese Tendenz sehen die Veranstalter eine Verbesserung in den Bereichen Teilnehmermanagement und Teilnehmerkommunikation. Die Teilnehmerperspektive bestätigt diese Einschätzung: Für 65 % der Teilnehmer hat sich das Event-Erlebnis durch das Angebot an digitalen Lösungen verbessert. Dabei werden die Informationstransparenz zum Event und die Networking-/MatchmakingMöglichkeiten am meisten von ihnen geschätzt. Dieses Ergebnis bestätigt, dass die Kommunikationsmaßnahmen der Veranstalter erfolgreich bei den Teilnehmern ankommen. Die Umfrage zeigt, dass die Teilnehmer vor allem die Informationstransparenz zu den Events als nützlich erachten und den Zugang zu zusätzlichen EventInformationen schätzen. Achten Sie deshalb auf eine angemessen frequentierte Eventkommunikation und vermeiden Sie Informations-Spam. Richten Sie Ihre Inhalte nach der jeweiligen EventPhase, der Kommunikationsmaßnahme und der Teilnehmergruppe aus. Weitere Informationen zur Teilnehmerkommunikation inklusive praxisnahe Tabellen finden Sie in unserem kürzlich erschienenen White Paper „9 Tipps für ein effizientes Teilnehmermanagement“. 10 Tipp 75% der Veranstalter konnten durch die Digitalisierung eine Optimierung Ihrer EventmanagementProzesse feststellen. Auf welche Bereiche hat sich dies ausgewirkt? Veranstalter Eventorganisation Event-Vermarktung 60% Teilnehmermanagement 59% Teilnehmerkommunikation 57% Ticketverkauf/Registration 57% 50% Einlassmanagement 34% Projektmanagement 33% Live-Entertainment während des Events 23% Produktpräsentationen während des Events 20% Leadmanagement Sonstiges 11 17% 2% Teilnehmer Informationstransparenz zum Event 74% Networking/Matchmaking 49% Interaktions-Möglichkeiten während des Events Unterhaltung während des Events Sonstiges 12 44% 28% 6% Welche Ziele wollen Sie mit den digitalen Eventmanagement-Lösungen erreichen? Höhere Effizienz ist für Veranstalter das Hauptziel für den Einsatz digitaler Lösungen. Ob Zeitersparnis oder Vereinfachung der Organisationsprozesse: Aus der Umfrage geht hervor, dass die meisten Veranstalter sich mehr Effizienz aus der Digitalisierung versprechen. Auf Platz drei der Ziele, die Veranstalter durch den Einsatz von digitalen Eventmanagement-Lösungen erreichen wollen, reiht sich die Steigerung der Teilnehmerzufriedenheit ein. Verglichen mit den bereits durch die Digitalisierung optimierten Bereichen zeigt sich, dass Veranstalter diese Ziele auch weitestgehend erreichen konnten. Der Einsatz digitaler Maßnahmen führte demnach zu einer Erfolgssteigerung ihrer Eventmanagement-Prozesse. Auch an den Teilnehmerstimmen lässt sich eine positive Tendenz in Richtung Zielerreichung ablesen. 65 % von ihnen gaben an, dass sich das Event-Erlebnis durch digitale Angebote verbessert habe. Zeit und Ressourcen sparen Sie beispielsweise mit digitalen Eventmanagement-Lösungen. Dabei gibt es Anbieter, die einen ganzheitlichen und umfassenden Service von der Eventplanung bis hin zur Durchführung zur Verfügung stellen. Somit finden Sie eine individuelle Lösung für Ihr Event. Idealerweise steht Ihnen zudem ein geschultes Beratungsteam seitens des Anbieters zur Seite. 13 Tipp Veranstalter Zeitersparnis Verinfachung der Organisationsprozesse 73% Teilnehmerzufriedenheit steigern 71% mehr Kommunikationsmöglichkeiten mit Teilnehmern schaffen 68% Organisationskosten senken 58% Ich will neue Technologien ausprobieren 54% 40% leichtere/mehr Vernetzungsmöglichkeiten zw. den Teilnehmern Ich will mit meinem Event Up-to-Date bleiben Live-Interaktion schaffen mehr Ticketverkäufe zur Imagepflege Personalkosten senken Ich will mit der Konkurrenz mithalten können 14 35% 35% 34% 34% 32% 26% 24% Welche Vorteile und Chancen sehen Sie im Einsatz digitaler Eventmanagement-Lösungen? Die Veranstalter versprechen sich vor allem mehr Reichweite und eine Effizienzsteigerung von der Digitalisierung. Die Hauptziele der Veranstalter sind in den beiden meistgenutzten digitalen Lösungen reflektiert: dem Online-Marketing und E-Mail-Kampagnen. Unsere Umfrage zeigt jedoch, dass die Veranstalter durch den Einsatz dieser digitalen Lösungen nicht nur eine Reichweiten- und Effizienzsteigerung erreichen konnten, sondern den Teilnehmern dabei auch mehr Möglichkeiten geben, sich über das Event zu informieren. Dies bestätigen die Teilnehmer, welche die Informationstransparenz am meisten an der Digitalisierung schätzen. Auch die Zeitersparnis und die Verschlankung der Organisationsprozesse spielen für Veranstalter eine wichtige Rolle. Im internationalen Vergleich sieht es ähnlich aus: Hier stellt sogar für drei Viertel der Veranstalter die Effizienzsteigerung den größten Vorteil dar. Digitale Eventmanagement-Lösungen sollten basierend auf diesem Ergebnis also den Anspruch erfüllen, benutzerfreundlich zu sein. Dies dient auch der Teilnehmerzufriedenheit, die für Veranstalter eine ebenfalls zentrale Rolle spielt. Hierzu gaben die Teilnehmer an, dass ein leichterer Prozess beim Ticketerwerb und Networking-Möglichkeiten mit anderen Teilnehmern ihre Zufriedenheit steigern würde. Weder Ticketverkäufe (33 %) noch das Ticketing generell sind laut der Veranstalter-Umfrage Hauptvorteil bei der Digitalisierung. Aus der Teilnehmer-Befragung geht aber hervor, dass fast alle Teilnehmer (89 %) nicht mehr auf das Online-Ticketing verzichten möchten. Hier besteht also offensichtlich eine große Kluft zwischen Angebot und Nachfrage. 15 Fazit Veranstalter Effizienzsteigerung Mehr Reichweite/Sichtbarkeit für das Event 66% Zeitersparnis 66% 57% Höhere Teilnehmerzufriedenheit 55% Verschlankung der internen Organisationsprozesse 45% Übersichtlicherer Eventmanagement-Prozess 34% Mehr Ticketverkäufe 3% Sonstiges Teilnehmer 33% Mehr Möglichkeiten, sich über das Event zu informieren 81% Leichterer Prozess beim Ticketerwerb 69% Mehr Networking-Möglichkeiten mit anderen Teilnehmern 54% Aktivere Teilnahme während der Events durch digitale Interaktionstools 33% Navigations-Apps für die bessere Orientierung in den Veranstaltungsräumen 31% Spannende Präsentationen von Produkten (z. B. Augmented Reality) Sonstiges 16 29% 5% Planen Sie, die digitalen Event(management)Lösungen zukünftig stärker bei Ihren Events auszubauen? 77% der Veran- stalter wollen die Digitalisierung in Zukunft ausbauen. In Zukunft setzen Veranstalter noch stärker auf digitale Lösungen im Bereich Online-Vermarktung und planen einen zunehmenden Einsatz von E-MailKampagnen. Ebenso werden die Nutzung von Event-Apps und der Einsatz von Online-Ticketing-Lösungen besonders häufig genannt. Digitale Lösungen bleiben also auch in Zukunft vor allem für die Eventorganisation der Veranstalter relevant. Besonders spannend ist hier die Teilnehmerperspektive: Gut die Hälfte der Teilnehmer ist der Meinung, dass die Informationstransparenz noch stärker ausgebaut werden sollte. Obwohl dieser Bereich laut den Teilnehmern bereits optimiert werden konnte, besteht hier weiter Entwicklungsbedarf. Veranstalter sollten den Fokus bei der Teilnehmerkommunikation also noch stärker auf nützliche, relevante Inhalte legen. Die Möglichkeit, Tickets online zu erwerben, wird ebenfalls besonders häufig von den Teilnehmern genannt. Hier decken sich also die Veranstalter- und Teilnehmererwartungen. Die ebenfalls häufige Nennung von Online-Plattformen zum Austausch mit anderen Teilnehmern zeigt, dass der Wunsch nach Networking-Möglichkeiten nach wie vor sehr groß ist. Für einen Teilnehmer ist die Aussicht auf NetworkingMöglichkeiten mittlerweile genauso wichtig wie das Eventprogramm. Durch den Einsatz von KennenlernMöglichkeiten in sozialen Netzwerken oder speziellen Event-Apps geben Sie Ihren Teilnehmern bereits im Vorfeld die Möglichkeit, sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen. 17 Tipp Welche digitalen Event(management)-Lösungen wollen Sie intensiver nutzen? Veranstalter Online Vermarktung E-Mail-Kampagnen 57% Event-Apps 45% Online Ticketing 44% Online Communities 40% Digitale Interaktions-Tools für Publikumsfragen 38% Video-Streams 36% 34% Einlassmanagement-Software oder -App Networking-Apps 33% Live-Projektionen (z. B. Twitterwall) 32% 27% Augmented/Virtual Reality 20% Digitale Navigationslösungen (iBeacons) 16% Sonstiges 18 3% Welche Nachteile und Risiken sehen Sie im Einsatz digitaler Eventmanagement-Lösungen? Datenschutz ist nach wie vor ein heikles Thema in Bezug auf Digitalisierung. Neben der technischen Komplexität der Lösungen wird vor allem die Sorge vor mangelndem Datenschutz als Nachteil des Einsatzes digitaler EventmanagementLösungen gesehen. Auch bei den Teilnehmern stehen der Datenschutz und der mögliche Informations-Spam im Fokus. Hier besteht also weiterer Aufklärungsbedarf seitens der Veranstalter, um die Sorgen der Teilnehmer zu minimieren. Auch die hohen Beschaffungskosten sehen Veranstalter eher kritisch. Diese sowie das notwendige Know-how und die Angst vor unzuverlässiger Technik zeigen, dass das Vertrauen seitens der Veranstalter gegenüber digitalen Lösungen unter Vorbehalt steht. Vor allem der damit verbundene Zeitaufwand scheint noch in keinem ansprechenden Verhältnis zu dem Nutzen zu stehen. Stellen Sie bei der Suche nach einem externen Anbieter für digitale Eventmanagement-Lösungen sicher, dass Ihnen ein kompetentes Support-Team zur Seite steht, das Sie bei der Anwendung unterstützt. Sie sparen sich dadurch personelle und zeitliche Ressourcen und werden bezüglich der technischen Komplexität entlastet. Tipp Interessant ist die Veranstalter-Ansicht, dass eine Überdigitalisierung stattfindet. Zu viele digitale Lösungen während des Events lenken laut ihren Aussagen von dem eigentlichen Inhalt ab. Auch der persönliche Austausch gehe verloren, weil sich viele Teilnehmer zu sehr auf ihre Smartphones fokussieren. Dies lässt sich ebenso in der Teilnehmerperspektive ablesen: Mit den digitalen Lösungen steigt das Bedürfnis nach analogen Erlebnissen während des Events. Das „Live“ in Live-Event geht durch einen zu starken Einsatz von digitalen Angeboten verloren, wodurch das Event-Erlebnis gemindert wird. Generell sehen aber 78 % der Teilnehmer die Digitalisierung als unbedenklich an. Die restlichen 22 % der Teilnehmer sehen neben der Sorge um den Datenschutz vordergründig die Kontrolle durch den Eventveranstalter als bedenklich an. Viele Teilnehmer bemängeln hier auch die nicht-funktionierende Technik bei Events und den Zwang, sich bei sozialen Netzwerken anzumelden, um Tickets zu erwerben. Fazit 19 Die Digitalisierung sollte das Event unterstützen und nicht dominieren. Der Umfang für den Einsatz von digitalen Angeboten hängt von Thema, Branche und Event-Art ab. Überfordern Sie Ihre Teilnehmer deshalb vor allem während des Events nicht mit zu vielen Angeboten. Setzen Sie bestimmte Technik wie Social-MediaProjektionen lieber zwischen den Vorträgen ein, damit sich die Teilnehmer auf das Veranstaltungsprogramm konzentrieren können. Veranstalter Technische Komplexität 47% Mangelnder Datenschutz 42% Notwendiges Fach-Know-How 41% Hohe Beschaffungskosten 40% Unzuverlässige Technik 37% Vergrößerter Zeitaufwand 21% Zusätzliche Personalkosten Keine Sonstiges Teilnehmer 15% 12% 6.% Angst zu viele Informationen von mir preiszugeben (Datenschutzlücken) 64% Informationsflut zum Event 50% Kontrolle durch den Eventveranstalter Komplexe Bedienung Generell kein Interesse Sonstiges 20 41% 25% 14% 10% Welche digitalen Event(management)-Lösungen haben Ihrer Meinung nach das größte Potenzial? Die anfängliche Assoziation von Digitalisierung mit dem Begriff „Online“ wird mit einem Blick auf die Veranstalterstimmen zu den digitalen EventmanagementLösungen mit dem größten Potenzial bestärkt. Ob Online-Vermarktung oder Online-Ticketing: Viele Veranstalter sehen vor allem im Online-Bereich die größten Zukunftschancen. Hieran angebunden sind auch Aspekte wie NetzwerkOptionen und E-Mail-Kampagnen. Da laut unserer Umfrage 69 % der Teilnehmer digitale Technologien nutzen, um sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen, besteht hier ein besonders großes Potenzial für Veranstalter. Viele Teilnehmer greifen immer häufiger mobil auf Eventseiten und -informationen zu. Aus diesem Grund ist es kein Wunder, dass auch Event-Apps laut den Veranstaltern ein großes Potenzial bergen. Je nach Veranstaltungsart variiert der Anspruch an Event-Apps. Bei Konferenzen spielt das Thema Matchmaking eine wichtigere Rolle als beispielsweise bei Messen. Hier stehen eher Informationen zu den Ständen oder der Raumnavigation im Vordergrund. Die Inhalte der Event-App sollten also zur Veranstaltungsart und zu den Bedürfnissen der Teilnehmer passen. Zudem sehen die Veranstalter in Webinaren und virtuellen Veranstaltungen viel Potenzial. Ob für Hilfestellungen zu einem Produkt oder themen- und branchenspezifische Tipps: Webinare bieten eine geeignete Grundlage für Veranstalter, um nützliche Inhalte zu vermitteln. Teilnehmer profitieren wiederum von Detailinformationen und einem interaktiv gestalteten Online-Event, ohne örtlich gebunden zu sein. Ähnlich sieht es bei virtuellen Events aus: Sie können die Erweiterung eines realen Events sein oder auch nur online zur Verfügung gestellt werden. Wie genau sieht die Oberfläche bei virtuellen Events aus? Mithilfe spezieller Technik werden beispielsweise Messehallen nachgestaltet, sodass Teilnehmer die Messestände online besuchen können. Sollte das Event nur online stattfinden, können die virtuellen Räume nach den eigenen Wünschen kreiert werden. Dies bietet den Veranstaltern die Möglichkeit, die Reichweite für ihr Event zu erweitern, während Teilnehmer auch hier vom Veranstaltungsprogramm profitieren und gleichzeitig ortsunabhängig sind. 21 22 Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick Die Digitalisierung zeigt sich vor allem in der Eventvermarktung und der Eventorganisation. Die Digitalisierung in der Eventbranche erstreckt sich über alle Phasen der Eventorganisation. Dass dies eher als Chance statt als Risiko wahrgenommen wird, zeigt sich daran, dass drei Viertel der befragten Veranstalter angaben, dass sie durch den Einsatz von digitalen Technologien eine deutliche Optimierung, vor allem in der Eventvorbereitung, sehen konnten. Zusammen mit E-MailKampagnen, Online-Ticketing und Online-Diskussionsforen wurde OnlineVermarktung als meistgenutzte Lösung angegeben. Auch bei den digitalen Angeboten, die in Zukunft weiter ausgebaut werden sollten, befinden sich diese Lösungen unter den Top-Antworten seitens der Veranstalter. Auch für Teilnehmer scheinen digitale Angebote, die vor dem Event Anwendung finden, am spannendsten zu sein. Diesbezüglich gaben die meisten an, dass sie vor allem schätzen, mehr Infos zum Event zu bekommen. Auch NetworkingMöglichkeiten und Online-Ticketing sehen die Teilnehmer als wichtig an. 23 ©Andreas Fuchs Drei Viertel der Veranstalter konnten durch digitale Eventmanagement-Lösungen ihre Ziele erreichen. Als Hauptziele in Bezug auf die Digitalisierung wurden von den Veranstaltern die zeitliche, finanzielle sowie organisatorische Effizienz und eine Steigerung der Teilnehmerzufriedenheit angegeben. 75 % der Veranstalter konnten diese Ziele mithilfe digitaler Lösungen erreichen. Der Trend für die Zukunft sieht ähnlich aus: Drei Viertel der Veranstalter wollen ihre digitalen Eventmanagement-Lösungen in Zukunft weiter ausbauen. Auch die Teilnehmer stellen eine Optimierung fest, und 81 % von ihnen wollen nicht mehr auf digitale Angebote verzichten. Es besteht immer noch eine zu große Kluft zwischen den Bedürfnissen der Teilnehmer und dem Angebot der Veranstalter. Vor allem beim Thema Ticketing gehen die Antworten stark auseinander. Mehr Ticketverkäufe (33 %) und das Ticketing generell sind laut VeranstalterAussagen nicht Hauptthema der Digitalisierung. Knapp die Hälfte der befragten Veranstalter setzt das Online-Ticketing momentan ein. Aus der TeilnehmerBefragung geht aber hervor, dass fast alle Teilnehmer (89 %) nicht mehr auf das Online-Ticketing verzichten möchten. Hier besteht also offensichtlich eine große Kluft zwischen Angebot und Nachfrage. Obwohl die Eventvermarktung und die Teilnehmerkommunikation bei den Veranstaltern optimiert werden konnte, besteht seitens der Teilnehmer immer noch Bedarf für mehr Informationsfluss. Vor allem die Aufklärung über die angebotenen digitalen Lösungen ist hier laut Teilnehmern ausbaufähig. Das Thema Datenschutz bedarf einer besseren Aufklärung. Datenschutz ist ein wichtiges, aber sehr heikles Thema. Viele Teilnehmer empfinden eine Datenabfrage als zu persönlich und wollen dem Veranstalter aus Sorge, nach dem Event mit Spam-Nachrichten überflutet zu werden, nicht ihre gesamten Daten geben. Für Veranstalter bietet die Datenabfrage aber eine gute Möglichkeit, nach den Teilnehmer-Bedürfnissen zu fragen, um zukünftige Veranstaltungen teilnehmergerecht optimieren zu können. Aus den 24 Ergebnissen unserer Umfrage wird deutlich, dass mehr für die Aufklärung zum Datenschutz gemacht werden sollte. Veranstalter sollten den Datenschutz bei ihrer Teilnehmerkommunikation demnach prominenter integrieren und die Teilnehmer über die Gründe einer Informationsabfrage informieren. Die Sorge vor Datenmissbrauch wird dadurch minimiert. Obwohl Veranstalter und Teilnehmer die Digitalisierung als Chance bewerten, müssen die Technologien benutzerfreundlicher für Veranstalter und Teilnehmer werden. Aus Sicht der Veranstalter sollten digitale Lösungen übersichtlicher gestaltet und leichter zu bedienen sein, z. B. wenn es um Stornomöglichkeiten der Tickets geht. Dies verhält sich proportional zu den Wünschen der Teilnehmer. Auch hier wird das Anliegen deutlich, dass digitale Angebote leichter zugänglich und bedienbar sein sollten. Komplexe oder nicht funktionierende Technik, z. B. fehlendes WLAN für die Bedienung von Apps, machen laut Teilnehmeraussagen den Einsatz von digitalen Angeboten meist schwierig oder nutzlos. Dies wird besonders bei dem Aspekt deutlich, dass digitale Angebote für 94 % der Teilnehmer nicht lediglich einen Unterhaltungswert haben, sondern auch einen Mehrwert. Hieran anlehnend gaben 81 % der Teilnehmer an, dass digitale Angebote immer einen Nutzen für die Teilnehmer haben sollten. Trotz Optimierung für Veranstalter und Teilnehmer darf die Digitalisierung analoge Erlebnisse nicht dominieren. Aus beiden Umfragen geht hervor, dass sich Veranstalter und Teilnehmer gleichermaßen eine bessere Balance zwischen digitalen und analogen Angeboten wünschen. Das „Live“-Erlebnis darf nicht von digitalen Lösungen dominiert werden. Vor allem Teilnehmer bemängeln, dass das Veranstaltungsprogramm zu oft unter dem Angebot digitaler Lösungen leidet. Aus diesem Grund sollten digitale Angebote vor allem während des Events bedacht und gemäß dem Eventthema eingesetzt werden. 25 Handlungsempfehlungen für Veranstalter Der Einsatz digitaler Technologien ist schon lange keine Randerscheinung mehr. Vielmehr drängen sich die digitalen Lösungen in das etablierte Messe- und Eventgeschäft. Je nach Veranstaltungsart variiert aber der Anwendungsbereich und die Intensivität des Einsatzes von digitalen Lösungen. Ausgehend von den Umfrage-Ergebnissen haben wir deshalb die 3 Top-Handlungsempfehlungen für die Segmente Seminare, Konferenzen & Kongresse und Messen zusammengestellt, damit sich der Einsatz digitaler Lösungen für Sie zukünftig effizient und erfolgreich gestaltet. Seminare Setzen Sie bei der Teilnehmerakquise auf Inhalte. Bei Seminaren geht es vordergründig um den Lerncharakter im kleinen Kreis. Veranstalter sollten bei ihrer Teilnehmeransprache deshalb stark auf nützliche Informationen zu den Veranstaltungsinhalten achten und die richtigen Kanäle für die Ansprache wählen. Besonders Online-Netzwerke eignen sich dafür. Warum? Hier ist es möglich, Werbeanzeigen für Seminare zielgruppenspezifisch auszuspielen, damit potenziell interessierte Personen gezielt erreicht werden. Schaffen Sie mehr Informationstransparenz mit E-Mail-Kampagnen. Seminare haben einen persönlicheren Charakter als beispielsweise Messen. E-Mail-Kampagnen eignen sich hier also besonders, um die Teilnehmer individuell anzuschreiben und ihnen alle notwendigen Informationen zu der Veranstaltung zu geben. Geben Sie Ihren Teilnehmern genügend Austausch-Möglichkeiten. Netzwerken bietet sich vor allem bei Seminaren an, da diese mit wenigen Teilnehmern stattfinden. Mit einer digitalen Netzwerk-Option können Ihre Teilnehmer bereits vor dem Event in Kontakt treten und sich über die Agenda austauschen. Auch der Einsatz von Online-Foren eignet sich in diesem Fall, damit Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung ins Gespräch kommen. 26 Konferenzen & Kongresse: Erreichen Sie die richtigen Teilnehmer über Social-Media-Marketing. Die Reichweitensteigerung ist laut Veranstalter-Umfrage nach wie vor eines der wichtigsten Ziele im Eventmanagement. Dank der Digitalisierung haben Sie erweiterte Möglichkeiten, Ihre gewünschte Zielgruppe zu erreichen. Neben targetierten Anzeigen auf Social-Media-Plattformen besteht hier die Möglichkeit, Teilnehmer direkt über eine personalisierte Nachricht zum Event einzuladen. Stärken Sie Ihre Kundenbindung mit Online-Foren und Netzwerk-Optionen. Mit einer Event-Gruppe schaffen Sie eine Basis, um mit Ihren Teilnehmern in allen Phasen des Events zu kommunizieren und somit die Interaktion für Ihr Event zu steigern. Auch Teilnehmer können sich gegenseitig über Event-Themen austauschen und bereits im Vorfeld netzwerken. Den Networking-Aspekt bauen Sie außerdem mit einer entsprechenden App aus, die Teilnehmer auch während des Events mobil nutzen können. Nutzen Sie eine Eventmanagement-Software mit integriertem OnlineTicketing. Das am häufigsten genannte Ziel in der Veranstalter-Umfrage war die Effizienzsteigerung. Über einen externen Anbieter für EventmanagementLösungen verschlanken Sie als Veranstalter nicht nur Ihre Organisationsprozesse, sondern erleichtern auch die Anmeldung für Teilnehmer, während Sie Teilnehmerinformationen direkt bei der Anmeldung abfragen können. So wickeln Sie zudem das Teilnehmermanagement und speziell die Teilnehmerkommunikation über ein einziges Portal ab. 27 Messen: Geben Sie Ihren Teilnehmern genug Möglichkeiten, sich über die Aussteller zu informieren. Bei Messen hat die Informationsvermittlung einen hohen Stellenwert. Um Ihren Teilnehmern einen umfänglichen Service hierzu bieten zu können, empfehlen wir Ihnen, in Ihrer Event-App einen Fokus darauf zu richten, den Teilnehmern sämtliche Informationen zur Messe und den Ausstellern zur Verfügung zu stellen. Garantieren Sie Ihren Teilnehmern einen schnelleren Einlass mit einer Software. Messeveranstalter sehen sich oft mit einem Besucherandrang beim Einlass konfrontiert. Um bereits vor dem Event die Teilnehmerzufriedenheit mit einem reibungslosen Einlass zu gewährleisten, empfiehlt es sich, eine Einlassmanagement-Software einzusetzen. Diese können Sie idealerweise sowohl in einer mobilen als auch in einer DesktopVariante nutzen und sich somit Ihre individuelle Einlasslösung zusammenstellen. Stellen Sie mit „iBeacons“ eine bessere Raumnavigation sicher. Über eine App mit integrierten iBeacons gewährleisten Sie Ihren Besuchern eine bessere mobile Übersicht über die großen Messeräume. Den Besuchern bietet dies den Vorteil, dass sie interessante Messestände leichter finden, während Sie als Veranstalter Informationen darüber sammeln können, wo sich die Besucher am meisten aufhalten. Diese gewonnenen Daten können Sie wiederum nutzen, um zukünftige Messen besuchergerecht zu optimieren. Die Entscheidung für eine dieser Maßnahmen hängt von Ihren Zielen, der Zielgruppe und dem Event-Thema ab. Entscheiden Sie anhand dieser Kriterien, welche Handlungsempfehlungen Sie umsetzen und gegebenenfalls durch Lösungen wie eine Twitterwall oder Live-Projektionen erweitern. 28 Events Maßgeschneiderte Lösungen für alle Phasen Ihres Business-Events Mehr Teilnehmer gewinnen Tickets online verkaufen Erfolgreich den Einlass managen Erfahren Sie mehr: xing-events.com 29 Erfolgreicher Einsatz digitaler EventmanagementLösungen: Best-Practice-Beispiel anhand der „Online Marketing Rockstars“-Konferenz Die Digitalisierung bietet dank der vielen neuen Eventmanagement-Lösungen große Chancen für Veranstalter. Aus der Vielzahl an Angeboten lassen sich aber manchmal nur schwer die geeigneten Lösungen für den eigenen Bedarf finden. Zudem hat jeder Veranstalter unterschiedliche Ziele, wenn es um den Einsatz digitaler Werkzeuge geht. Die Online Marketing Rockstars im Detail: Die Online Marketing Rockstars sind eine unabhängige Informationsplattform für digitales Marketing. Auf ihrer jährlich stattfindenden Konferenz, die von der Ramp106 GmbH organisiert wird, dreht sich alles um die neuesten Trends und Entwicklungen aus dem Bereich Online-Marketing. Die Online Marketing Rockstars wären keine Rockstars, wenn das entsprechende Rahmenprogramm fehlen würde. Mit Musikeinlagen von Künstlern wie Deichkind und Udo Lindenberg und Sprechern von wie Gary Vaynerchuck und Tony Hawk bieten sie ihren Teilnehmern Jahr für Jahr ein spektakuläres Programm. 30 ©onlinemarketingrockstars.de Aus unserer Umfrage geht hervor, dass sich die wichtigsten Ziele folgendermaßen zusammenfassen lassen: Zeitersparnis und Vereinfachung der Organisationsprozesse Reichweitensteigerung Generierung von Teilnehmern Optimierte Kommunikation mit und zwischen den Teilnehmern Einfacherer Ticketing-Prozess Schneller Einlass Kundenbindung Höhere Teilnehmerzufriedenheit Unterhaltung und Interaktion während des Events 31 ©onlinemarketingrockstars.de Es gibt viele Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen. Anhand der Konferenz „Online Marketing Rockstars“ der Ramp106 GmbH zeigen wir Ihnen praxisnah und basierend auf der erfolgreichen Zusammenarbeit mit XING Events, wie ein effizienter Einsatz von digitalen Eventmanagement-Lösungen aussieht. Zeitersparnis und Vereinfachung der Organisationsprozesse Mit einem externen Anbieter für Eventmanagement-Systeme steht Ihnen ein kompetenter Partner bei der Organisation und Durchführung Ihres Events und des Event-Marketings zur Seite. Ein Blick auf die „Online Marketing Rockstars“-Konferenz bestätigt die Effizienz der Eventmanagement-Software eines externen Anbieters. Die Nutzung des XING TicketingManagers hatte folgende Vorteile für die Ramp106 GmbH: Die Veranstalter konnten ihr Ticketing online abwickeln und dabei unterschiedliche Ticketkategorien anbieten, z. B. Frühbucher und VIPTickets. Es war möglich, verschiedene Rabattgutscheine anzulegen und diese an die jeweiligen Teilnehmer zu verschicken. Der Ticketshop wurde per iFrame auf der unternehmenseigenen Website der Online Marketing Rockstars integriert. Dank der umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten fügte sich der Ticketshop perfekt in die bestehende Corporate Identity der Rockstars ein. So konnten sich potenzielle Teilnehmer einen direkten Überblick über die angebotetenen Tickets verschaffen. Mithilfe des Teams von XING Events konnte der Ticketshop schnell erstellt werden, wodurch die Organisationsprozesse vereinfacht wurden. Reichweitensteigerung Das Event sichtbarer zu machen und dabei die richtigen Teilnehmer anzusprechen, ist laut unserer Umfrage eines der Hauptziele von Veranstaltern. Vor allem für den Bereich Online-Marketing ergeben sich durch die Digitalisierung erweiterte Chancen, die Event-Reichweite auszubauen. Insbesondere Social-Media-Plattformen sind hier ein Vorteil, da sie die reine Eventvermarktung mit der Option auf sozialen Austausch zwischen den (potenziellen) Teilnehmern verbinden. Um die Aufmerksamkeit für ihre Konferenz zu erhöhen, hat auch die Ramp106 GmbH auf den verstärkten Einsatz von Social-Media-Plattformen gesetzt. Gemeinsam mit XING Events wurde eine Vermarktungsstrategie auf dem XING Eventmarkt ausgearbeitet, welche die Reichweite bei der gewünschten Zielgruppe steigerte. 32 Was wurde diesbezüglich genutzt? Eventseite auf XING als Basis für die Vermarktung. Targetierte Werbeanzeigen, um die gewünschte Zielgruppe zu erreichen. Prominente Ausspielung eines Werbe-Banners auf der XING Eventseite für mehr Sichbarkeit. Zudem konnten die Veranstalter mit einem Standalone Mailing, das im Rahmen des „Premium Event Blockbuster“-Angebots von XING Events verschickt wurde, ihre E-Mail-Aktivitäten ausbauen. Ein weiteres Mittel zur Reichweitensteigerung bieten Event-Gruppen. Veranstalter profitieren hierbei von viralen Effekten und dem Teilnehmeraustausch. So entsteht bereits vor dem Event Interaktion zwischen den Teilnehmern, während die Eventinhalte als Diskussionsthema Aktualität erzeugen. Eine zusätzliche Reichweitensteigerung schaffen Sie auch, indem Sie Ihr Programm online zur Verfügung stellen. Dies kann entweder über ein direktes Video-Streaming auf Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Kanälen oder über ein virtuelles Event erfolgen. 33 Generierung von Teilnehmern Die zielgruppenspezifische Ansprache der Teilnehmer ist eine wichtige Basis für eine erfolgreiche Event-Kommunikation. Mit einem geeigneten Vermarktungsmix wie bei der „Online Marketing Rockstars“-Konferenz erreichen Sie nicht nur die richtigen Teilnehmer, sondern können auch gezielt wichtige Informationen von ihnen abfragen. Da alle Marketing-Maßnahmen auf Ihre Event-Website verlinken, können Sie die Informationsabfrage über einen dort platzierten Online-Ticketshop durchführen (vorausgesetzt, diese Funktion ist in den Ticketshop integriert). Auf diese Weise erwerben die Teilnehmer nicht nur die Tickets, sondern können auch nach spezifischen Informationen gefragt werden. Durch spezielle Funktionen auf Social-Media-Plattformen steht Ihnen außerdem die Möglichkeit zur Verfügung, interessierte Besucher zu identifizieren und gezielt mit einer personalisierten Nachricht zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Somit steigern Sie nicht nur Ihre Teilnehmerzahl, sondern können direkt sehen, welche Teilnehmerschaft sich für Ihre Veranstaltung interessiert und so gegebenenfalls Ihre Zielgruppe erweitern. Optimierte Kommunikation mit und zwischen den Teilnehmern Eine gute Eventmanagement-Software ermöglicht Ihnen eine Teilnehmerkommunikation direkt aus der Software heraus. Dies bietet den großen Vorteil, dass Sie die Kommunikation basierend auf den Teilnehmerdaten, die ebenfalls im System gespeichert sind, durchführen können. So können Sie beispielsweise E-Mail-Kampagnen nach dem Teilnehmerstatus ausrichten und somit den Inhalt der E-Mails detaillierter anpassen. Ein besserer Austausch zwischen den Teilnehmern gelingt Ihnen beispielsweise über Event-Gruppen in sozialen Netzwerken. Diese bieten Ihnen eine Plattform, um hilfreiche Informationen oder wichtige Neuigkeiten zu veröffentlichen. Ihren Teilnehmern gibt es wiederum eine Möglichkeit, Fragen an Sie zu stellen und mit anderen Teilnehmern zu eventspezifischen Themen zu diskutieren. Mit speziellen Netzwerk-Funktionen auf den Social-Media-Kanälen geben Sie Ihren Teilnehmern außerdem die Gelegenheit, bereits im Vorfeld die passenden Kontakte für sich zu finden. Mit der Verwendung einer Event-App, die eine Netzwerk-Option anbietet, erweitern Sie diesen Vorteil auch auf Ihrem Event, da die Teilnehmer mobil und damit vor Ort miteinander kommunizieren können. 34 Zudem können Event-Apps ein gutes Mittel sein, den Teilnehmern während der Veranstaltung Programm-Updates zu schicken. sie zur Interaktion zu animieren. sie um Feedback zur Veranstaltung zu bitten. Je nach Bedarf können Sie die Funktionen Ihrer Event-App anpassen und so auf die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer eingehen. Einfacherer Ticketing-Prozess Teilnehmer schätzen am Online-Ticketing die Schnelligkeit und Einfachheit, sich für das Event anzumelden. Der Ticketshop kann auf der eigenen Website integriert und/oder über eine zusätzliche Event-Webseite erreicht werden, wovon auch die Ramp106 GmbH Gebrauch gemacht hat. Durch die Einbindung des Ticketshops auf ihrer Website und einer eigenen Eventseite auf XING konnte der Kaufprozess für die Teilnehmer erleichtert werden. Mit wenigen Klicks können Ihre Teilnehmer ihr Ticket aus der gewünschten Ticketkategorie kaufen. Sämtliche Teilnehmerdokumente und Rechnungen werden anschließend automatisiert an den jeweiligen Teilnehmer per E-Mail verschickt. 35 Wie profitieren Sie als Veranstalter vom Online-Ticketing? Ein kompetentes Beratungsteam steht Ihnen beim Erstellen Ihres Ticketshops zur Seite. Sie haben viele Gestaltungsmöglichkeiten, um Ihre individuellen Wünsche umzusetzen. Dies bezieht sich nicht nur auf die Teilnehmerdokumente, sondern auch auf die Gestaltung des Ticketshops. Da die Teilenehmerdokumente meist automatisiert an die Teilnehmer verschickt werden, sparen sie sich diesen Organisationsaufwand. Schneller Einlass Insbesondere große Veranstaltungen wie Konferenzen und Messen haben meist das Problem, dass sich lange Besucherschlangen am Einlass bilden. Dies verhindern Sie mit einer Eventmanagement-Software mit integrierter EinlassSoftware. Ihr Vorteil: Sie können bei der Verwendung einer Einlass-Software entscheiden, ob Sie sie mit Smartphones, Tablets oder PCs nutzen. Während der „Online Marketing Rockstars“-Konferenz 2015 vertrauten die Veranstalter auf das Einlassmanagement-System „EasyEntry Mobile“. Nach dem unkomplizierten Download der App konnten die Tickets bequem vor Ort mit dem Smartphone abgescannt werden. Über die App wurde zudem sichergestellt, dass jedes Ticket vor Ort nur einmal verwendet werden konnte. 36 Auch spannend für einen effizienten Einlass: Über Selbstbedienungs-Verkaufsstände beim Einlass können Ihre Teilnehmer ihre Tickets selbst scannen. Sie sparen sich dadurch zeitliche und personelle Ressourcen beim Einlass. Kundenbindung Die Beziehung zwischen Veranstaltern und Teilnehmern ist bei der starken Konkurrenz wichtiger denn je. Zwei der Top-Maßnahmen, um Teilnehmer an sich zu binden, sind E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Gruppen. Über SocialMedia-Gruppen kann konstant Kontakt mit den Teilnehmern gehalten und der Informationsfluss aufrechterhalten werden. Großes Plus ist hier auch, dass viele Social-Media-Kanäle mobil genutzt werden können. E-Mail-Kampagnen und Newsletter sind nach wie vor ein starkes Mittel, um Teilnehmer zu erreichen. Dies bestätigt auch unsere Umfrage. Durch die Digitalisierung entstehen in diesem Bereich erweiterte Möglichkeiten für den Newsletter-Versand. Sie haben diesbezüglich die Möglichkeit, verschiedene Systeme über digitale Schnittstellen (APIs) miteinander zu verknüpfen. Die Ramp106 GmbH hat in diesem Fall ihr Online-Ticketing mit einem NewsletterAbo verknüpft. Dazu wurde der XING TicketingManager mit dem E-MailKampagnentool Mailchimp verbunden. Den Teilnehmern wurde wiederum im Ticketshop durch eine Checkbox die Möglichkeit gegeben, sich für den OnlineMarketing-Newsletter anzumelden. 37 Teilnehmerzufriedenheit steigern Eine transparente Informationspolitik ist den Teilnehmern mit 81 % Umfrage-Ergebnis am wichtigsten, wenn es um die Digitalisierung in der Eventbranche geht. Dies bezieht sich auf alle Phasen des Eventmanagements. Veranstalter sollten diesen Punkt deshalb nicht unterschätzen und ihre Teilnehmerkommunikation entsprechend ausweiten. Wie gelingt dies am besten? Mit einer Social-Media-Präsenz, konstanten Neuigkeiten zum Event in Social-Media-Gruppen und über einen Newsletter-Versand können Sie dies bereits vor dem Event erreichen. Über eine Event-App stellen Sie diese Informationen auch vor Ort zur Verfügung. Der Wunsch nach Information seitens der Teilnehmer flacht nach dem Event nicht ab. Auch hier eignen sich Social-Media-Gruppen, um themenspezifische Diskussionen aufrechtzuerhalten und von den Teilnehmern Feedback zum Event zu bekommen. Mit digitalen Präsenten geben Sie Ihren Teilnehmern zusätzlich nützliches Infomaterial zum Event mit, das Sie selbst zusammenstellen und per E-Mail, über die Event-Website oder einen externen Anbieter an die Teilnehmer verschicken können. Einsatz digitaler Technologien während des Events Digitale Eventmanagement-Lösungen haben natürlich auch einen Unterhaltungswert, der sich je nach Veranstaltungsart und -thema gut in das Programm integrieren lässt. Digitale Interaktionstools für Publikumsfragen sind eine geeignete Maßnahme, mit der Teilnehmer in einem großen Plenum Fragen stellen können, ohne sich überwinden zu müssen, vor einem großen Publikum zu sprechen. Vor allem bei Konferenzen oder größeren Vorträgen auf Messen ist dies vorteilhaft. Auch Live-Projektionen, z. B. eine Twitterwall, können die Interaktion während des Events steigern. Diese Live-Projektionen können im Vortragsraum selbst oder in den Wartehallen gezeigt werden. 38 Achten Sie beim Streaming im Vortragsraum darauf, dass die Projektion nicht von der Präsentation ablenkt und aktivieren Sie sie ggf. erst am Ende des Vortrags. Beim Einsatz in Wartehallen können Ihre Event-Teilnehmer hingegen die Wartezeit zwischen den Vorträgen mit Beiträgen und Reaktionen darauf nutzen. Die Inhalte der Projektion bieten außerdem einen geeigneten Gesprächsanlass für das Netzwerken zwischendurch. Tipp Eine ähnliche Funktion haben Video-Projektionen und Lichteffekte: Sie können als zusätzliche Raumgestaltung oder auch zur Projektion von Event-Videos, z. B. Interviews mit Rednern, in den Aufenthaltsräumlichkeiten eingesetzt werden. Durch diese einzigartigen Präsentationsformen schaffen Sie einen stärkeren Emotionalisierungsmoment mit Wiedererkennungswert für Ihre Veranstaltung. Diesen Effekt erzielte auch die „Online Marketing Rockstars“-Konferenz, die ihrem Namen jährlich gerecht wird: Nicht nur das Programm mit Künstlern wie Bruce Dickinson von Iron Maiden wird an das Rockstars-Thema angelehnt, sondern auch der Veranstaltungsort. In gewohnter Rockstars-Manier finden die Vorträge auf einer Konzertbühne statt, die durch Lichteffekte ihren Charme bekommt. Dadurch wird eine exklusive Atmosphäre geschaffen, die das Thema der Veranstaltung unterstützt. 39 Vor allem bei Messen sind auch in Apps integrierte iBeacons empfehlenswert, um den Besuchern beispielsweise digitale Navigationsmöglichkeiten durch die Räume zu bieten. Dazu werden die iBeacons in den Räumen platziert und geben dann die Signale über Bluetooth an die entsprechenden Endgeräte der Besucher ab – je mehr Beacons platziert werden, desto genauer sind auch die Signale. Sie werden anschließend mit der digitalen Nachgestaltung der Messeräumlichkeiten verbunden, sodass die Besucher bei Zugriff über ein Smartphone vor Ort auf die digitalen Messepläne zugreifen können. Ein weiterer Trend in der Eventbranche ist der Einsatz von Augmented und Virtual Reality. Während Augmented Reality eine computergestützte Erweiterung der Realität darstellt, wird die Realität bei Virtual Reality komplett ausgeblendet und durch eine neue künstliche und computersimulierte Version davon ersetzt. Beide Technologien stellen interessante Möglichkeiten für Veranstalter dar: Als Ersatz oder Ergänzung für eine Social-Media-Wall dient Augmented Reality beispielsweise dazu, dass die Nachrichten nicht mehr auf der Wand erscheinen, sondern direkt neben bzw. über der Person, die sie geschrieben hat. Dazu hält man einfach sein Smartphone auf die jeweilige Person. 40 Fazit Der Einsatz von digitalen Technologien ist schon lange keine Randerscheinung mehr. Vielmehr drängen sie in das etablierte Messe- und Eventgeschäft, sodass hier eine Weiterentwicklung der Branche stattfinden muss. Die ähnlichen Umfrage-Ergebnisse bei nationalen und internationalen Veranstaltern belegen, dass dies global zutrifft. Sowohl Eventveranstalter als auch Teilnehmer sehen durch die Digitalisierung eine große Chance. Für Veranstalter bietet sich vor allem im Bereich der Reichweiten- und Effizienzsteigerung eine große Chance durch die Digitalisierung. Business-Plattformen stellen eine weitere Möglichkeit dar, Events zielgruppennah zu bewerben. Mithilfe externer Anbieter für Eventmanagement-Lösungen können die internen Prozesse verschlankt und optimiert werden. Auch die verbesserte Informationstransparenz vor dem Event – zwischen Veranstaltern und Teilnehmern sowie zwischen Teilnehmern untereinander – stellt einen großen Vorteil dar. Wichtig ist, dass Veranstalter zukünftig noch stärker auf die Bedürfnisse ihrer Teilnehmer eingehen und den Einsatz von digitalen Lösungen nach ihnen ausrichten. Hier besteht die Herausforderung darin, einfache und gewohnte Prozesse mit neuen Erlebnissen für die Teilnehmer zu verbinden. Angesichts der Umfrage-Ergebnisse bezieht sich dies vor allem auf den Einsatz digitaler Lösungen während des Events. Hier muss eine stärkere Balance zwischen digitalen und analogen Anwendungen geschaffen werden. Außerdem müssen digitale Lösungen zukünftig benutzerfreundlicher für Veranstalter und Teilnehmer werden, sodass auch die Bereiche, die bislang nicht durch die Digitalisierung optimiert werden konnten, verbessert werden. 41 Autorin Marina Buller Junior Content Marketing Managerin XING Events GmbH [email protected] Tel. +49 89 5527358-32 Layout: Anna Edelburg Unsere Medienpartner CIM Conference & Incentive Management ist ein führendes Leitmedium der europäischen Meeting-, Kongress- und Eventwirtschaft. Zweisprachig deutsch/englisch. Das Magazin erscheint im T&M Media Verlag (Darmstadt), einer hundertprozentigen Tochter der DVV Media Group (Hamburg). Seit drei Jahrzehnten berichtet die CIM über Themen, die den MICE-Markt bestimmen und bewegen. CIM Informiert, ordnet ein, gibt Impulse und treibt an. CIM is where People meet. www.cimunity.com 42 Der degefest e.V. ist der einzige Expertenverband im deutschsprachigen Raum, der allen Akteuren der Kongress- und Seminarwirtschaft gleichberechtigt eine Plattform bietet, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen: • • • • Förderung der Zufriedenheit bei den Teilnehmern von Bildungsveranstaltungen Qualitätsoptimierung in der deutschen Kongress-, Tagungs- und Seminarwirtschaft Ressourcenschonung durch die Etablierung optimaler Prozesse bei der Durchführung von Kongressen, Tagungen und Seminaren Sicherung und Steigerung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit des Tagungsstandortes Deutschland Der degefest e.V. konzentriert sich ausschließlich auf Veranstaltungen, welche der professionellen Fortbildung und der persönlichen Weiterentwicklung dienen. Alle Veranstaltungen mit anderen thematischen Schwerpunkten, wie z.B. kommerzielle Events zur Vermittlung von Marken-oder Produktbotschaften, Public Events, RoadShows, Messestandkommunikation, Kick-Off-Meetings, Jubiläen etc. sind nicht Gegenstand der Verbandsarbeit. www.degefest.de ESB Marketing Netzwerk Die ESB ist DIE Networking-Plattform für Entscheider aus den Bereichen Sport, Entertainment & Marketing. Mitglieder der ESB profitieren dabei von umfangreichem Know-how & Kontakten. Kongresse, Seminare und branchenrelevante Kommunikationsmöglichkeiten sowie individuell abgestimmter Support sind die Plattformen zur Entwicklung Ihres Business. Die ESB öffnet Ihnen Türen und schafft Mehrwerte für Ihr Business. www.esb-online.com 43 EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. - Starke Stimme der Veranstaltungsbranche Der EVVC repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Special Event Locations in Deutschland, Österreich, der Schweiz und dem angrenzenden europäischen Ausland. Veranstaltungsplaner und Zulieferbetriebe ergänzen das Spektrum und machen den EVVC so zum vielseitigsten Netzwerk der Branche. Als Branchenverband ist es die wichtigste Aufgabe des EVVC, Trends sowie Marktund politische Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu analysieren. Mit dem EVVC-Hauptstadtbüro betreibt der EVVC bereits seit 2007 aktives Lobbying in Berlin und Brüssel. www.evvc.org The Meeting Design Institute is a member based association with a mission: to develop meeting design alongside logistics and hospitality. The emerging category of meeting design brings together education, tools and services with a common objective to produce better meetings with more powerful, measurable results. www.meetingdesigninstitute.org Die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V (VERANSTALTUNGSPLANER.DE) existiert bereits seit 2004 und ist in dieser langen Zeit zu einem zuverlässigen Netzwerk an Veranstaltungsplaner zusammengewachsen. Als wertvoller Impulsgeber und MICE - Branchenverband unterstützt die Vereinigung die Veranstaltungsplaner mit der Vermittlung von innovativem, fundiertem Fachwissen und inspirierenden Visionen. Im Fokus liegt dabei die Verknüpfung von Expertenwissen mit Marktentwicklungen. www.veranstaltungsplaner.de Gemeinsam machen wir Ihr Event erfolgreich. Über XING Events XING Events ist der einzige Anbieter, der Eventmanagement-Software und Business-Netzwerk vereint. Mit Hilfe von XING Events haben Veranstalter weltweit bereits über 8 Millionen Tickets für mehr als 210.000 professionelle Veranstaltungen verkauft und abgerechnet. Der Anspruch von XING Events ist es, Veranstalter bei jeder Phase eines Business-Events mit der richtigen Lösung zu unterstützen. Vor dem Event erreichen Veranstalter ihre Zielgruppe auf XING und stellen ihren gewonnenen Teilnehmern einen professionellen Ticketshop zur Verfügung. Während des Events werden Veranstalter mit individuellen Lösungen für alle erdenklichen Einlassszenarien unterstützt. Nach dem Event bieten die XING Gruppen exklusive Möglichkeiten zum Kundenbeziehungs- und Community-Management. Als Teil der XING AG, dem sozialen Netzwerk für berufliche Kontakte, verbindet XING Events über 10 Millionen Mitglieder im deutschsprachigen Raum mit den passenden Veranstaltungen. Der Experte für Veranstaltungen mit professionellem Anspruch schafft damit eine Brücke zwischen der Online- und Offline-Welt und bringt Menschen auf Events zusammen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gerne persönlich. Telefon: +49 89 55 27 358 0 E-Mail: [email protected] Erfahren Sie mehr unter www.xing-events.com Teilen Sie diese Studie! 45 XING Events GmbH Sandstr. 33 80335 München Deutschland
