Hier können Sie den Abschlussbericht der idea16! als PDF lesen!

Schlussbericht
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Von der Idee zum Abschluss
Das OK hatte eine Vision für die Gewerbeausstellung entwickelt. Sie soll ein Ort der Inspiration und
Überraschung sein sowie ein Anlass voller Tatkraft mit Überraschungen und Lebensfreude werden.
Eindrücklich wie sich in der rückblickenden Betrachtung feststellen lässt, dass diese Vision, welche
das OK vor mehr als 2 Jahren entwickelt und formuliert hat, mit der Durchführung der idea16!
Wirklichkeit wurde.
Die Mitglieder des OK haben sich dafür mit enorm viel Herzblut und Zeit eingesetzt. Für ihre
gemeinsame Vorstellung musste das OK auch immer mal wieder einstehen und kämpfen.
Eindrücklich mitzuerleben, wie überzeugt und standfest sie bei ihrer Vision geblieben sind.
Erste Ausstellung als Gewerbeverein Wasserschloss
Der Auftrag des Gewerbevereins war klar: Diese Ausstellung war die erste der seit der Fusion der
Gewerbevereine Turgi und Gebenstorf zum GV Wasserschloss. Sie sollte das auch eindeutig
abbilden mit einem neuen Auftritt. Die darauf nachfolgende Entwicklung von der Ausstellungsidee
bis zur Durchführung kann in verschiedene Phasen eingeteilt werden. Eine längere erste Phase
beinhaltete die Bearbeitung der mit dem Auftrag eines neuen Auftritts verbundenen Fragestellung
des Namens, des Erscheinungsbildes und des Ausstellungskonzepts. Diese Phase dauerte mit
knapp 2 Jahre etwas zu lange. Aber sie legte auch den Grundstein für ein sehr gelungenes
Ausstellungskonzept. Darauf folge eine Zeitspanne der Unsicherheiten infolge mangelnden
Interesses von Ausstellerinnen und Ausstellern sowie einer Neuorientierung im Vorstand.
Projektentwicklung und Anmeldungen
Das OK Präsidium musste neu besetzt werden, Arbeitsabläufe neu definiert und infolge eines
Austritts dieses Ressort neu verteilt werden. Die Durchführung der idea16! stand haarscharf auf
der Kippe! Sobald die Mindestanzahl von Anmeldung von Ausstellerinnen und Ausstellern erreicht
war, begann die intensive Phase der Detailplanung. Das OK fand ab diesem Moment auch zu einer
lustvollen, wertschätzenden und sich gegenseitig unterstützenden Zusammenarbeit zusammen.
Aufbau
Die eigentliche Kernphase der des Projekts begann mit den ersten Aufbauarbeiten im BAG-Areal 3
Wochen vor der Eröffnung. Da zeigte sich die Philosophie der idea16! wiederum eindrücklich.
Verschiedene Organisationen und Menschen arbeiteten unkompliziert, zielgerichtet und
pragmatisch für das gemeinsame Ziel zusammen. Viele haben dabei selbstverständlich und ohne
grosses Aufheben enorm viel geleistet. Es waren wunderbare Wochen der Zusammenarbeit!
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Eröffnung idea16!
Mit dem Eröffnungsevent war es dann endlich soweit. Die idea16! wurde real. Und sie war sehr
erfolgreich. Das bestätigt auch die anschliessend durchgeführte Umfrage bei den Ausstellerinnen
und Ausstellern. Die Fragen nach dem Ausstellungskonzept, den Standort, der Zufriedenheit als
Ausstellende usw. wurde alle mit gut bis sehr gut bewertet. Es gab einzelne negative Kommentare,
welche teilwiese sicher auch ihre Berechtigung hatten. Unter anderem wurde von einigen auch
bemerkt, dass sie etwas enttäuscht waren vom Publikumsaufmarsch, vor allem in den Zelten an
den sehr heissen Nachmittagen.
Aufräumen und Abschluss
Die letzte Phase der idea16 war das Ab- und Aufräumen der Bauten sowie der administrative
Abschluss dieses Projekts. Das Aufräumen passierte rasch und speditiv. Der administrative
Abschluss brauchte etwas länger. Alle Verantwortlichen hatten bis zur Ausstellung einiges in den
eigenen Betrieben hintenangestellt und mussten dies zuerst wieder „kompensieren“. Nun ist es
soweit. Dieser Bericht markiert nun aber definitiv den Abschluss dieser Erfolgsstory des
Gewerbevereins Wasserschloss.
Dank
Das OK der idea16! bedanken sich bei allen Unterstützern der idea16! von Herzen und wünscht
dem OK der idea2?! viel Erfolg und viele wunderbare Erlebnisse beim Zusammenarbeiten.
Für das OK
Christian Bolt
Präsident OK idea16!
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OK – Präsidium
Christian Bolt
Das Präsidium hatte folgende Primäraufgaben/Ziele:
-
Organisieren und strukturieren der OK-Aufgaben
-
Projektdesign für die Organisation und Durchführung der idea16!
-
Vertreter und Bindeglied zum Vorstand des Gewerbevereins
-
Organisieren und leiten der Sitzungen des OK
-
Übernahme von Teilprojekten
-
Kommunikation gegen innen und aussen (ohne Marketing und Sponsoring)
Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt
-
Organisation OK mit Ressortverantwortung
-
Erstellen von Richtlinien zu den wichtigsten Geschäftsprozessen wie Rechnungskontrollen
und Zahlungsfreigaben, Budgeterarbeitung und Verantwortung, Kommunikation,
Unterschriftenregelung
-
Arbeitsstruktur des OK mit Sitzungen, Dokumentenverwaltung, Termine usw.
-
Vorbereiten und leiten von 20 und mehr OK-Sitzungen
-
Kommunikationsaufgaben siehe Ressort Kommunikation/Information
-
Teilnahme an der Vorstandssitzungen des GvW und transparente Information zum
Projektverlauf
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Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine?
Bewährt:
-
klar strukturierten Sitzungen im Monatsrhytmus
-
Ressortverteilung mit Budgetkompetenz
-
Wenige, dafür „zentrale“ Richtlinien für die Ressortverantwortlichen
-
Möglichst hoher Gestaltungsraum und Kompetenz für die Ressortverantwortlichen
-
Vision der idea16! zu Beginn als sehr intensiver Prozess (Namensgebung, was soll sie
sein) mit Unterstützung der Werbeagentur KOLLERDIREKT
Herausforderungen und Stolpersteine:
-
Übernahme des Ok-Präsidiums knapp 9 Monate vor der Ausstellung mit Pendenzen
-
Die Kombination von wenig Anmeldungen sowie vielen Pendenzen hat das Projekt beim
Präsidiumswechsel beinahe e zum Absturz gebracht
-
OK brauchte nach Präsidiumswechsel den einen und anderen Moment, um als Team zu
funktionieren
-
Austritt des Ressortverantwortlichen Verkehr 9 Monate vor der Ausstellung ohne etwas
bereits organisiert zu haben.
Persönliche Highlights
-
Das OK als inspirierendes, sich gegenseitig unterstützendes und in der Zusammenarbeit
sehr Wertschätzende Team
-
Dass die idea16! So herausgekommen ist, wie es sich das OK vorgestellt hatte!
Empfehlung an die Zukunft:
-
Frisch und frech bleiben. Neues ausprobieren.
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Ressort Planung
Philipp Merlo
Abschlussbericht Planung und Gestaltung
An der Startsitzung wurde das Ziel formuliert, eine einzigartige Ausstellung zu organisieren, die
möglichst lange in Erinnerung bleiben soll. Diese Anforderung stand in direktem Zusammenhang
mit der neuen Namensgebung und der Standortwahl. Die Ausstellung sollte sich von den
traditionellen Gewerbeausstellungen abheben und wie die Gäbig 09 eine Ausstellung mit DorffestCharakter werden.
Mit der Wahl des Standortes war eine höchst attraktive Grundkulisse für die Ausstellung gefunden
und es galt, sich in diesem eng begrenzten Raum zu organisieren. Es mussten Ausstellungsplätze
im Innen- und Aussenraum, Restaurationsbetriebe, Konzertbühne, Kindertagesstätte und
Jugendprogramm, Infrastruktur- und Logistikbereiche in einen sinnvollen und attraktiven Ablauf
gebracht werden. Dazu wurden Plätze und Orte ausgeschieden, bevor man die genauen
Raumbedürfnisse kannte.
Das Ausstellungskonzept musste überarbeitet werden, nachdem die definitiven Anmeldungen
vorlagen. Bis kurz vor Ausstellungseröffnung musste die Layouts noch mehrmals angepasst
werden, da sich teilweise die Anforderungen der Aussteller änderten oder Unklarheiten aus den
Anmeldungen ersichtlich wurden. Eine Anpassung des Anmeldeformulars erscheint mir nicht
notwendig, da es sich um Einzelfälle handelte. Viel Aufwand generierten Fragen zu den
Standgrössen in den von uns vorgelegten Standplänen. Dieses Problem könnte man umgehen,
indem die abgegeben Planunterlagen vermasst und mit Flächenangaben versehen werden.
In diesem Zusammenhang ist sicher auch zu erwähnen, dass der Zeitpunkt der definitiven
Anmeldungen sehr spät erfolgte und dadurch die Zeitspanne zwischen Info Aussteller und
Realisierung sehr knapp wurde.
Es war spannend anzusehen und sehr befriedigend, wie in den wenigen Aufbautagen viele
Gwerbler und Vereine dazu beitrugen, mit imposanten und kreativen Standbauten, mit Witz,
Gespür und vielen tollen Ideen eine einzigartige Ausstellung zu realisieren.
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Eine Ausstellung in diesem Rahmen und mit dieser Qualität zu planen und umzusetzen ist für alle
Beteiligten sehr aufwändig und zeitintensiv. Ich finde es hat sich trotz der vielen Arbeit gelohnt,
dass sich der Gewerbeverein Wasserschloss, resp. seine Mitglieder auf diese eindrückliche Weise
präsentieren konnten.
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Ressort Sekretariat
Ursula Wetzel
Das Sekretariat hatte folgende Primäraufgaben/Ziele:
-
Teilnahme und Protokollführung der OK-Sitzungen
Versand der Sitzungsprotokolle und Pendenzenlisten
Akquisition AusstellerInnen
Adressdaten der umliegenden Gewerbevereine, Vereine, Mieter BAG usw. einholen
Verteilen von Werbematerial/Tischset
Telefonische Auskünfte
Allgemeine und spezielle Korrespondenzen
Unterlagen auf Dropbox stellen
Erstellung von Verzeichnissen und Listen
Erstellen des Ausstellerverzeichnisses
Zuständig für die elektronische Ablage der Schriftlichkeiten
Erstellen der Adressdatenbank
Gemeinsame Accessoires für den Eröffnungsanlass organisieren
Fotos während der Ausstellung machen
Was hat sich bewährt?
Alle Daten auf Dropbox stellen, damit das ganze OK jederzeit Zugang zu allen Daten hatte.
Wo lagen die Stolpersteine?
Freundlich bleiben bei den teilweise unfreundlichen Telefonaten
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Persönliche Highlights
Das Resultat, die Eröffnung der idéa16.
Die sehr gute Zusammenarbeit im OK, jederzeit mit einem angenehmen Ton, obwohl alle eigentlich
in ihrem Arbeitsleben schon genug ausgelastet waren.
In der Anmeldungsphase, jede Anmeldung (diese kamen nur sehr spärlich!). Oftmals erst nach
einem längeren geschäftlichen oder privaten Telefongespräch.
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Ressort Marketing / Sponsoring
Adrian Schoop
Das Ressort Sponsoring/Marketing hatte folgende Primäraufgaben/Ziele:
-
Finanzierung der Ausstellung sicherstellen (nebst den Standmieten ist das Sponsoring die
wichtigste Einnahmequelle)
Bekanntmachung der Ausstellung: Ausstellerwerbung und Besucherwerbung
Betreuung der Sponsoren
Entwickeln und umsetzen eines neuen Erscheinungsbildes (Windräder klein und gross)
Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt
-
Sponsoringkonzept (gedruckt, Einteilung in verschiedene Sponsoringkategorien)
Homepage www.idea16.ch
Facebook-Seite
Werbebanner an den Dorfeingängen
Tischsets
Messezeitung
Windräder
Radiospots, Teilnahme VIP-Kafi Radio Argovia (innerhalb der Medienpartnerschaft mit
Radio Argovia)
Inserate in der Rundschau (Medienpartnerschaft mit Effingerhof)
Publireportage in der Rundschau (Medienpartnerschaft mit Effingerhof)
Gestaltung Sponsorenwand
Was wurde nicht gemacht:
Auf die Herstellung eines Ausstellungs-Pins wurde bewusst verzichtet. Hauptgrund: aufgrund der
Tatsache, dass die Ausstellung keinen Eintritt kostete und auch ein Gratis-Shuttle-Bus eingerichtet
wurde, gab es keine Notwendigkeit für einen Pin. Für die Wiedererkennung sorgten zudem die
Windräder.
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Was hat sich bewährt?
Wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine?
Bewährt:
-
-
-
Sponsoringkonzept erarbeiten, früh mit Hauptsponsorensuche starten: Das
Sponsoringkonzept kam bis zum Start der Ausstellung immer wieder zum Einsatz. Es
regelte die Gegenleistungen sowohl der Sponsoringgeber- wie auch der
Sponsoringnehmer und war damit eine wertvolle Orientierungshilfe.
Wir hatten bei dieser Ausstellung den Sonderfall, dass wir ein komplett neues
Erscheinungsbild für die Messe erarbeiten und durchziehen mussten (von der
Namensgebung bis zum Logo; der Name „Gäbig“ hatte aufgrund der Fusion der beiden
Gewerbevereine Gebenstorf und Turgi ausgedient): die Windräder in verschiedenen
Grössen steigerten die Wiedererkennung sowie die Identifikation. Es muss auch bei
Folgeausstellungen gelingen, ein spezifisches Erscheinungsbild zu entwerfen. Leider
wurden zu wenig Windräder bestellt (1‘000 Stk. reichten nicht aus; diese waren sehr
begehrt).
Vertreter einer externe Grafik- / Kommunikationsagentur ins OK aufnehmen (ersparte viel
Koordinationsaufwand)
der Rhythmus mit monatlichen Sitzungen war zielführend
Herausforderungen und Stolpersteine:
-
Inserateaquisition für die Messezeitung sehr aufwändig. Konkret: Mail an alle Mitglieder
des Gewerbevereins, danach telefonisch nachhaken.
Das ganze Ressort Marketing und Sponsoring erfordert einen massiven administrativen
und koordinativen Aufwand, welcher während der letzten 5 Monate vor der Messe fast zu
einem 20% Pensum wird.
4. Persönliche Highlights:
Vorstandsarbeit welche sich von anfänglich eher mühsamen Sitzungen hin zu kreativen und
inspirierenden Treffen entwickelte
5. Empfehlung an die Zukunft:
Das sehr aufwändige Ressort Sponsoring/Marketing künftig auf zwei Personen aufteilen. Die
Aufteilung könnte einerseits ins eigene Ressort „Messezeitung“ (Inserateaquisition, Gestaltung,
Korrekturlesen) sowie Marketing/Sponsoring im Allgemeinen erfolgen. Sinnvollerweise wird das
Vorstandsmitglied mit Agentur-Hintergrund eine dieser Aufgaben übernehmen.
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Ressort Finanzen
Nicole Küng
Erfreulicherweise dürfen wir die IDEA mit einem leichten Plus abschliessen, was uns sehr freut.
Bis zum Schluss hatten wir Bedenken, ob die Einnahmen auch für die unvorhergesehenen Kosten
reichen. Die Budgetierung war eine grosse Herausforderung da eine neue Lokalität mit sehr
variablen Kostenpunkten gewählt wurde. Das Budget wurde im OK immer wieder entsprechend
angepasst. Bei den Einnahmen haben wir Dank grosszügigen Sponsoren ein Plus von über Fr.
7000.00. Alle Debitoren wurden ausgeglichen, ohne einen Verlust auszuweisen. Leider gab es im
Nachhinein zur Ausstellung zum Teil Diskussionen zwischen dem OK und Standbetreibern über
die Nachrechnungen, weil bei nachträglichen Veränderungen beim Standbau zu wenig klaren
Abmachungen getroffen wurden.
Die Versicherung wurde bei der Helvetia Versicherung mit Unterstützung von Hanspeter Koch
abgeschlossen und wurde glücklicherweise nicht gebraucht.
Die Kosten für den neuen Auftritt sowie das Konzept der IDEA von Fr. 15000.00 wurden über die
IDEA verrechnet und dem Gewerbeverein belastet, da es sich dabei um eine Investition in die
zukünftigen Ausstellungen fusionierter Gewerbeverein handelt. Die Kosten vom
Eröffnungseventwurden ebenfalls vom Gewerbeverein Wasserschloss übernommen.
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Ressort Gastronomie
Urs Bätschmann
Gastronomie
Das Kulinarische Angebot war aus meiner Sicht eine Optimale Mischung von Exotisch bis
Traditionell.
Wer vom kulinarischen Angebot Profitieren wollte musste Die Messe sicher an 2 – 3 Tagen
besuchen.
Im Gegensatz zur Gäbig09 war das Gastronomieangebot sehr breit gefächert und es waren
genügend Sitzgelegenheiten vorhanden.
Folgende Angebote waren vorhanden:
-
Güggelibeiz der Jodler vom Horn
Syrische Spezialitäten des Suroya Azech Kulturvereins
Zehnder & Pfändler mir Grillspezialitäten
Wasserschloss Gastronomie Pasta/Grill/Kuchen etc.
Italian’s Food Corner, Italienische Spezialitäten
Bäckerei Konditorei Frei, Backwaren
Zusammenfassend kann man sagen dass das Kulinarische Konzept den Ansprüchen aller
beteiligten sowie den Besuchern gerecht wurde.
Empfehlungen
Kann man Generell keine Abgeben da die nächste Gewerbeausstellung an einem anderen Ort
stattfindet. Wichtig ist das genügend Aussen und Innensitzplätze zur Verfügung stehen
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Ressort Unterhaltung
Urs Bätschmann
Unterhaltung
Das Unterhaltungsprogramm wurde Unterteilt in Regional / Kantonal / National. Ein
abwechslungsreiches Programm verteilt über die 3 Tage wurde angeboten. Folgende Künstler und
Künstlerinnen traten auf:
-
Wynavalley Oldtime Jazz (Eröffnungsanlass und Hauptbühne)
Archibald Brändli (Eröffnungsanlass)
Sandra Rippstein (Kantonal)
The Sundowner (Regional)
Troubas Kater (National)
BOG Gebenstorf
Harmonie Turgi / Gebenstorf
The Steel Parrots
Jodlerklub Horn Gebenstorf
Boxclub Gebenstorf
Suroya Azech Kulturverein
Zusammenfassend ein gelungenes Programm das für jeden etwas im Angebot hatte. Ebenfalls
wurde für Jugendliche und Kinder auf dem Gelände etwas geboten. (Jublatrail, Kinderschminken
etc.)
Empfehlungen
Schlechtwetter Szenario ebenfalls einplanen.
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Ressort Sicherheit / Verkehr
Alessandro Rüedi
Auftrag Sicherheit und Verkehr:
-
erstellt Sicherheit- und Verkehrskonzept in Absprache mit Polizei und Feuerwehr;
stellt Sicherung des Areals während dem Auf- und Abbau der Gewerbeschau sicher;
Areal in der Nacht Bewacht;
stellt Sicherung des Areals während der Gewerbeschau sicher;
Überwachung während der Gewerbeschau mittels Patrouille;
Areal in der Nacht Bewacht;
stellt Sanitätsdienst während der Gewerbeschau sicher;
stellt Verkehrsleitung um das Areal während dem Auf- und Abbau, sowie der
Gewerbeschau sicher;
Zielsetzung
Umsetzung des Sicherheits- und Verkehrskonzepts ohne die Anwohner, Besucher und Austeller zu
tangieren, respektive zu stören.
Erfahrungen
Durchwegs positiv. Es kam zu keinen Sach- oder Personenschäden, vor nach und während der
Ausstellung. Eine Störung des Verkehrs auf der Lauffohrstrasse, sowie auf der Vogelsangstrasse
konnte auf ein Minimum (Kreuzung Lauffohrstrasse-Limmatstrasse) reduziert werden. Das grösste
Problem lag darin, die Aare- Limmat- sowie die Schachenstrasse von „Wildparkierer“ freizuhalten.
Vor allem Aussteller hat schlicht kein Verständnis für das freihalten dieser Strassen, welche als
Rettungsachsen vorgesehen waren.
Persönliches Highlight
Es kam zu keinen Zwischenfällen mit Sach- oder Personenschäden.
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Empfehlungen für nächste Idea!
-
-
-
Der Ausführungsstandort der nächsten Gewerbeschau sollte „möglichst“ nicht in einem
bewohnten Quartier geplant werden; → Einfachheit
Je nach Programm, können die Patrouillen auf den Abend begrenzt werden; → Kosten
Je nach Gelände, kann auf die Nachbewachung verzichtet werden; → Kosten
Für die Verkehrsregelung sollte der Einsatz der Örtliche Feuerwehr geprüft werden
(Sachsponsoring der Gemeinden); → Kosten, Orts- und Personenkenntnisse, FW immer
präsent;
Für die Aussteller müssen verbindliche Zeiten für die Anlieferung festgelegt werden;
Nachlieferungen dürfen nur in Absprache mit dem C Sicherheit durgeführt werden;
Die Anzahl der Parkkarten für Aussteller muss begrenzt werden (Bsp. pro Stand 2 Karten,
jede weitere kostet 100.-) zeitweise standen von einigen Firmen bis zu 5 Fz auf den
Ausstellerparkplätzen;
Die Beleuchtung der Parkplätze sowie der Wege zu den Parkplätzen muss bei Bedarf
sichergestellt werden;
Die Beschilderungen (Parkschilder, Pfeile) für die Verkehrsregelung auf den Strassen
müssen grösser sein; L: 100cm H: 50cm
Der Einsatz von Funkgeräten hat sich bewährt;
Es empfiehlt sich als C Sicherheit ein adäquates Fz griffbereit zu haben, der gelaufene
Tagesschnitt während der Ausstellung lag bei 19 Km;
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Ressort Parkierung und ÖV
Christian Bolt
Das Ressort Verkehr hatte folgende Primäraufgaben/Ziele:
Parkplätze
-
Bereitstellen von 100 Parkplätzen für die AusstellerInnen und 300 für die Besucherinnen
der idea16!
Bereitstellen von 100 Ersatzparkplätzen für die Bewohnerinnen und Gewerbebetriebe des
BAG-Areals während der Ausstellung sowie während der Auf- und Abbauphase
Bereitstellen von 200 PP für Velo
Öffentlicher Verkehr
-
Sicherstellen der bestmöglichen Erreichbarkeit des Ausstellungsgeländes mit dem ÖV
Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt
Parkplätze
-
Organisation der Betriebsparkplätze der ABB in Turgi als Besucherparkplätze
Organisation von Parkplätzen entlang der Quartierstrassen als Ersatzparkplätze für die
Bewohnerinnen und Gewerbebetriebe des BAG-Areals
Organisation von Landwirtschaftsland im limmatspitz als Ersatzparkplätze sowie für die
AusstellerInnen
Signalisation aller PP sowie Information an alle Nutzer und Anwohner
Organisation eines Shuttelbusbetriebs während den Ausstellungsöffnungszeiten vom ABBPP zum BAG-Gelände
Einrichten eines „abgesperrten“ und zentralen Veloparkplatz
Während Auf- und Abbauphase sowie während Ausstellung Verkehrsdienst durch
Lernwerk sowie Zivilschutz
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Öffentlicher Verkehr
-
Erarbeiten Konzept
Einholen von Offerten und anschliessend Auftragserteilung
Absprache mit Marketing für Sponsoring (durch RVBW)
Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine?
Bewährt:
-
Es standen genügend PP für alle verschiedenen Zielgruppen zur Verfügung
ÖV-Angebot mit genügend Kapazitäten
Shuttlebusbetrieb vom ABB-Parkplatz zum Ausstellungsgelände durch Maxitaxi hat
ausgezeichnet funktioniert
Herausforderungen und Stolpersteine:
-
-
Waren für die PP auf dem Landwirtschaftsland viel zu spät dran. Wir hatten Glück, dass es
trotzdem noch geklappt hat (und trockenes Wetter war).
Komplizierte und sehr aufwändige Organisation, da das BAG-Areal nicht ein
Ausstellungsgelände ist, sondern eine Wohn- Industrie- und Gewerbezone.
Persönliche Highlights
-
Dass es schlussendlich geklappt hat
5. Empfehlung an die Zukunft:
Je nach Rahmenbedingungen frühzeitig das Konzept für die Parkierung erarbeiten und die
entsprechenden Abklärungen treffen.
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Ressort Kommunikation
Christian Bolt
Das Ressort Kommunikation hatte folgende Primäraufgaben/Ziele:
-
Sicherstellen einer zeitgerechten und zielgruppenspezifischen Kommunikation gegen
Innen und Aussen (ohne Marketing)
2. Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt
-
Aufbauen einer Adressdatenbank
Verschicken von Newslettern
Initiieren von Medienbeiträge
Durchführen von Informationsveranstaltungen für Ausstellende, AnwohnerInnen des BAGAreal usw.
Schriftliche Informationen im Quartier wegen Verkehrs- und Lärmimmissionen
3. Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine?
Bewährt:
-
die transparente, frühzeitige Information und Kommunikation hat sich sehr bewährt
laufendes suchen und Bereitschaft zum Dialog
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Herausforderungen und Stolpersteine:
-
Aufbau der Adressdatenbank über die Ressorts hinweg
Zeitlicher Aufwand für die Bereitstellung der Informationen resp.
Kommunikationsmassnahmen
4. Persönliche Highlights
-
-
Viele persönliche und wertschätzende Kontakte mit Areal- und Quartierbewohnerinnen,
Ausstellerinnen, Behörden und Verwaltung, Unterstützerinnen, Medien uvm.
Zusammenarbeit mit und Unterstützung durch Tobias Koller von der Werbeagentur
„KOLLERDIRECT“
Unterstützung durch Cristina Teot vom Lernwerk bei der Umsetzung der
Kommunikationsmassnahmen im Quartier betreffend Verkehr und Parkplätze (siehe
Ressort verkehr)
Je ein eigener Bereich (Ressort) für Marketing/Werbung sowie Kommunikation. Die
Abstimmung/Abgrenzung hat dank der unkomplizierten Zusammenarbeit wunderbar
geklappt.
5. Empfehlung an die Zukunft:
Das Ressort Kommunikation war Teil der Aufgaben des OK-Präsidenten. Je nach zeitlicher
Verfügbarkeit ist dafür neben allen anderen Aufgaben als Präsident eine Unterstützung aus dem
Back-office sinnvoll. Wobei die Situation des Ausstellungsortes im BAG-Areal auch einen hohen
Kommunikationsaufwand nach sich zog.
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Ressort Bau & Logistik
Simon Zehnder
Aufgaben:
Erstellen eines Budgets für Bau & Infrastruktur zusammen mit Ressort Planung
Budgetkontrolle
Organisation und Koordination der Auf- und Abbauten inkl. Standbau und Umgelände.
Erstellen von Einsatzplänen und Personallisten für die Vorbereitungsarbeiten
Arbeiten während des Anlasses sowie für die gesamten Aufräumungsarbeiten- -Organisation
Pikettdienst (Elektrisch, Wasser), Reinigungsdienst und Transporte
Enge Zusammenarbeit mit Ressort Planung und Sicherheit und Verkehr
Ziele:
Die Vorgaben des OK’s und Planungsteams optimal umsetzen damit dem Aussteller eine top
Plattform und dem Besucher eine IDEAle, attraktive und unvergessliche Gewerbeschau geboten
werden kann.
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Bauten/Infrastruktur/Logistik:
Aufbau von 3 grossen Ausstellerzelten auf Holzpodeste mit kleineren Zusatzzelten von F. Tobler
AG, Altishofen
Standbauten in den Zelten und Eventhalle durch die Firma Steinmetz Expo AG, Volketswil
Begleitung und Koordination folgender Bauten durch Dritte:
Koordination individuelle Standausbauten durch diverse eigene Standbauer der Aussteller
Planung und Koordination Aufbau Eventbühne und Ausstellungsgeländebeleuchtung mit Spörri
Veranstaltungstechnik, Vogelsang
Windradturm, Gerüstbauten für Versorgung und Infrastruktur durch G. Zehnder AG
Licht- & Elektronetz mit Versorgungs-& Anschlusskasten durch Eglin Elektro AG, Gebenstorf
WLAN-Installation durch Lanpool AG, Gebenstorf
Wasser-& Abwasserleitungsnetz durch Felix & Co. AG, Gebenstorf
WC-Anlagen montieren, demontieren und unterhalten, Birchmeier-Drack, Nussbaumen und
Richner AG, Hunzenschwil
Reinigungs- und Entsorgungstour durch Killer Tip-Top, Gebenstorf
Entsorgungsplatz und Abfallkonzept durch M-Z Muldenzentrale AG, Dättwil
Umschlagszonen für die Anlieferung, Ver- & Entsorgung der Aussteller
Sicherheitsinstallationen, Signalisation und Abschrankungen für Parkplätze/Verkehr Aussteller
Montagen/Demontagen von Installationen/Container/Wagen einzelner Aussteller/Infostand etc.
Diverse Kleintransporte für Inventar und Materialien durch Merz, Küng Automobile AG und G.
Zehnder AG
Auf- & Ablad Logistikanlieferungen für Aussteller und Infrastruktur durch die Firmen Merz,
Fellmann, Umbricht und Köppel
Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine:
Die Auf- & Abbauarbeiten für die Bauten und die Infrastruktur waren intensiv und aufwändig
Podeste unter den Zelten brauchte wegen Unebenheiten viel Zeitund Material und verursachte
Mehrkosten
Parkplatz sollte kurz möglichst neben dem Gelände eingerichtet werden
Beschilderung Rundgang waren zu klein, die Beschilderung von Küng Automobile hat uns gerettet
Die Elektroinstallationen und Anschlusswerte wurden anfänglich unterschätzt, es braucht je länger
je mehr Strom
Bautrupp von 3-4 Mann für diverse Arbeiten während der IDEA war nötig
Bautrupp von 2 Mann und Stapler/Pneulader für Auf- & Abladearbeiten vor und nach der IDEA war
nötig (Köppel)
Zeltbauer hatte anfangs Probleme mit Wassereinbruch bei eingemietetem Zelt, was Mehrarbeit
verursachte, auch für ZSO
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Einsatz der ZSO-Organisation hat sich für die Auf-/Abbauarbeiten bewährt, das Führungsteam war
gut organisiert und das Personal wurde durch zusätzliche Vorarbeiter (Podest- & Zeltbau,
Standbau, Elektro- & Sanitärinstallationen) unterstützt.
Die Standabnahme mit Standmieter muss obligatorisch werden und schriftlich erfolgen um
Unklarheiten vorzubeugen
Die Verrechnung der Elektrobezüge auf Anmeldung klar ausschreiben, inkl./exkl. Lichtstrom war
nicht klar definiert
Das Zeitmanagement für den Auf-/Abbau war optimal und Dank der mehrheitlich disziplinierten
Aussteller auch logistisch top
Verkehr Aussteller beim Auf-/Abbau konnte nur durch den Einsatz des Lernwerk- Personals top
geregelt werden
Wichtiges Bindeglied zwischen Arealmieter und Bauchef war der Arealwart Marco Costa
Wichtige Abklärungen zwischen Arealvermieter und OK IDEA managte OK-Chef Christian Bolt
Persönliche Highlights & Dank:
Zusammenarbeit mit dem ständig präsenten Einsatzteam des Lernwerk unter der Führung von
Marco Costa als Arealwart und Bindeglied zu den Mietern und Ueli Schuhmacher als Leiter des
Facility-Teams war hervorragend und nicht wegzudenken,
ohne Manpower des Lernwerk wäre dieser Service (Organisation, Verkehr, Logistik, Auf-/Abbau,
Reinigung nach und Betreuung während der Gewerbeschau) nicht möglich gewesen, herzlichen
Dank für den Top-Einsatz !
Zusammenarbeit mit dem ZSO Führungsteam mit Allessandro Rüedi, seinem OF Sandro Merkli
und den Gruppenführern war ebenfalls super, besten Dank!
Hatte Freude an der Tatkräftigen Unterstützung jener Gewerbler die uns mit
Inventar/Material/Geräten und Fahrzeugen unterstützten (Küng Automobile, Merz, G. Zehnder AG,
Schoop & Co. etc.)
Dank unserem TOP-Stromer Jan Wiesmer von Eglin Elektro AG, gab es keine grösseren
Stromausfälle
Danke an unseren TOP-Sanitär Frodo von Felix & Co., alles perfekt installiert
-Danke an das Bauteam von Vater und Sohn Köppel, die auf Abruf jederzeit für diverse Arbeiten
zur Verfügung standen
Danke an Ale der mit mir kilometerweise Kontrollgänge durchführte und mir half, Zelte sicher zu
öffnen und zu schliessen
Ein Spezieller Dank an Harvey Noriega vom Lernwerk für das zur Verfügungstellen des
Elektroscooters während der Ausstellung
Herzliche Dank ans ganze OK Idea-Team, war ein Chrampf, aber hat Spass gemacht!
Empfehlung für nächste IDEA:
2 zusätzliche Vorarbeiter für Podestbauten und Zusatzzelte kann direkt bei Zeltbauer
kostengünstiger eingemietet werden
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Inventar für die Podestbauten war schwierig einzumieten, Offerte bei Zeltbauer inkl.
Unterbaumaterial einholen
-WLAN von Anfang an für alle kostenlos, mit Nummern-Login anbieten und im ganzen Areal
installieren
Stapler/Pneulader mit 1-2 Mann von Anfang bis zum Schluss zur Verfügung Bauchef, ev. durch
eine Firma gesponsert
Vorgängig alle Platzverhältnisse mit Arealmieter klären
Budgetanpassungen im Bereich Materialmiete, Stromverbrauch und EDV
Besprechungen im OK-Team könnten reduziert werden, zT Themenbesprechungen ohne ganzes
OK-Team möglich
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