Schlussbericht 1 Von der Idee zum Abschluss Das OK hatte eine Vision für die Gewerbeausstellung entwickelt. Sie soll ein Ort der Inspiration und Überraschung sein sowie ein Anlass voller Tatkraft mit Überraschungen und Lebensfreude werden. Eindrücklich wie sich in der rückblickenden Betrachtung feststellen lässt, dass diese Vision, welche das OK vor mehr als 2 Jahren entwickelt und formuliert hat, mit der Durchführung der idea16! Wirklichkeit wurde. Die Mitglieder des OK haben sich dafür mit enorm viel Herzblut und Zeit eingesetzt. Für ihre gemeinsame Vorstellung musste das OK auch immer mal wieder einstehen und kämpfen. Eindrücklich mitzuerleben, wie überzeugt und standfest sie bei ihrer Vision geblieben sind. Erste Ausstellung als Gewerbeverein Wasserschloss Der Auftrag des Gewerbevereins war klar: Diese Ausstellung war die erste der seit der Fusion der Gewerbevereine Turgi und Gebenstorf zum GV Wasserschloss. Sie sollte das auch eindeutig abbilden mit einem neuen Auftritt. Die darauf nachfolgende Entwicklung von der Ausstellungsidee bis zur Durchführung kann in verschiedene Phasen eingeteilt werden. Eine längere erste Phase beinhaltete die Bearbeitung der mit dem Auftrag eines neuen Auftritts verbundenen Fragestellung des Namens, des Erscheinungsbildes und des Ausstellungskonzepts. Diese Phase dauerte mit knapp 2 Jahre etwas zu lange. Aber sie legte auch den Grundstein für ein sehr gelungenes Ausstellungskonzept. Darauf folge eine Zeitspanne der Unsicherheiten infolge mangelnden Interesses von Ausstellerinnen und Ausstellern sowie einer Neuorientierung im Vorstand. Projektentwicklung und Anmeldungen Das OK Präsidium musste neu besetzt werden, Arbeitsabläufe neu definiert und infolge eines Austritts dieses Ressort neu verteilt werden. Die Durchführung der idea16! stand haarscharf auf der Kippe! Sobald die Mindestanzahl von Anmeldung von Ausstellerinnen und Ausstellern erreicht war, begann die intensive Phase der Detailplanung. Das OK fand ab diesem Moment auch zu einer lustvollen, wertschätzenden und sich gegenseitig unterstützenden Zusammenarbeit zusammen. Aufbau Die eigentliche Kernphase der des Projekts begann mit den ersten Aufbauarbeiten im BAG-Areal 3 Wochen vor der Eröffnung. Da zeigte sich die Philosophie der idea16! wiederum eindrücklich. Verschiedene Organisationen und Menschen arbeiteten unkompliziert, zielgerichtet und pragmatisch für das gemeinsame Ziel zusammen. Viele haben dabei selbstverständlich und ohne grosses Aufheben enorm viel geleistet. Es waren wunderbare Wochen der Zusammenarbeit! 2 Eröffnung idea16! Mit dem Eröffnungsevent war es dann endlich soweit. Die idea16! wurde real. Und sie war sehr erfolgreich. Das bestätigt auch die anschliessend durchgeführte Umfrage bei den Ausstellerinnen und Ausstellern. Die Fragen nach dem Ausstellungskonzept, den Standort, der Zufriedenheit als Ausstellende usw. wurde alle mit gut bis sehr gut bewertet. Es gab einzelne negative Kommentare, welche teilwiese sicher auch ihre Berechtigung hatten. Unter anderem wurde von einigen auch bemerkt, dass sie etwas enttäuscht waren vom Publikumsaufmarsch, vor allem in den Zelten an den sehr heissen Nachmittagen. Aufräumen und Abschluss Die letzte Phase der idea16 war das Ab- und Aufräumen der Bauten sowie der administrative Abschluss dieses Projekts. Das Aufräumen passierte rasch und speditiv. Der administrative Abschluss brauchte etwas länger. Alle Verantwortlichen hatten bis zur Ausstellung einiges in den eigenen Betrieben hintenangestellt und mussten dies zuerst wieder „kompensieren“. Nun ist es soweit. Dieser Bericht markiert nun aber definitiv den Abschluss dieser Erfolgsstory des Gewerbevereins Wasserschloss. Dank Das OK der idea16! bedanken sich bei allen Unterstützern der idea16! von Herzen und wünscht dem OK der idea2?! viel Erfolg und viele wunderbare Erlebnisse beim Zusammenarbeiten. Für das OK Christian Bolt Präsident OK idea16! 3 OK – Präsidium Christian Bolt Das Präsidium hatte folgende Primäraufgaben/Ziele: - Organisieren und strukturieren der OK-Aufgaben - Projektdesign für die Organisation und Durchführung der idea16! - Vertreter und Bindeglied zum Vorstand des Gewerbevereins - Organisieren und leiten der Sitzungen des OK - Übernahme von Teilprojekten - Kommunikation gegen innen und aussen (ohne Marketing und Sponsoring) Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt - Organisation OK mit Ressortverantwortung - Erstellen von Richtlinien zu den wichtigsten Geschäftsprozessen wie Rechnungskontrollen und Zahlungsfreigaben, Budgeterarbeitung und Verantwortung, Kommunikation, Unterschriftenregelung - Arbeitsstruktur des OK mit Sitzungen, Dokumentenverwaltung, Termine usw. - Vorbereiten und leiten von 20 und mehr OK-Sitzungen - Kommunikationsaufgaben siehe Ressort Kommunikation/Information - Teilnahme an der Vorstandssitzungen des GvW und transparente Information zum Projektverlauf 4 Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine? Bewährt: - klar strukturierten Sitzungen im Monatsrhytmus - Ressortverteilung mit Budgetkompetenz - Wenige, dafür „zentrale“ Richtlinien für die Ressortverantwortlichen - Möglichst hoher Gestaltungsraum und Kompetenz für die Ressortverantwortlichen - Vision der idea16! zu Beginn als sehr intensiver Prozess (Namensgebung, was soll sie sein) mit Unterstützung der Werbeagentur KOLLERDIREKT Herausforderungen und Stolpersteine: - Übernahme des Ok-Präsidiums knapp 9 Monate vor der Ausstellung mit Pendenzen - Die Kombination von wenig Anmeldungen sowie vielen Pendenzen hat das Projekt beim Präsidiumswechsel beinahe e zum Absturz gebracht - OK brauchte nach Präsidiumswechsel den einen und anderen Moment, um als Team zu funktionieren - Austritt des Ressortverantwortlichen Verkehr 9 Monate vor der Ausstellung ohne etwas bereits organisiert zu haben. Persönliche Highlights - Das OK als inspirierendes, sich gegenseitig unterstützendes und in der Zusammenarbeit sehr Wertschätzende Team - Dass die idea16! So herausgekommen ist, wie es sich das OK vorgestellt hatte! Empfehlung an die Zukunft: - Frisch und frech bleiben. Neues ausprobieren. 5 Ressort Planung Philipp Merlo Abschlussbericht Planung und Gestaltung An der Startsitzung wurde das Ziel formuliert, eine einzigartige Ausstellung zu organisieren, die möglichst lange in Erinnerung bleiben soll. Diese Anforderung stand in direktem Zusammenhang mit der neuen Namensgebung und der Standortwahl. Die Ausstellung sollte sich von den traditionellen Gewerbeausstellungen abheben und wie die Gäbig 09 eine Ausstellung mit DorffestCharakter werden. Mit der Wahl des Standortes war eine höchst attraktive Grundkulisse für die Ausstellung gefunden und es galt, sich in diesem eng begrenzten Raum zu organisieren. Es mussten Ausstellungsplätze im Innen- und Aussenraum, Restaurationsbetriebe, Konzertbühne, Kindertagesstätte und Jugendprogramm, Infrastruktur- und Logistikbereiche in einen sinnvollen und attraktiven Ablauf gebracht werden. Dazu wurden Plätze und Orte ausgeschieden, bevor man die genauen Raumbedürfnisse kannte. Das Ausstellungskonzept musste überarbeitet werden, nachdem die definitiven Anmeldungen vorlagen. Bis kurz vor Ausstellungseröffnung musste die Layouts noch mehrmals angepasst werden, da sich teilweise die Anforderungen der Aussteller änderten oder Unklarheiten aus den Anmeldungen ersichtlich wurden. Eine Anpassung des Anmeldeformulars erscheint mir nicht notwendig, da es sich um Einzelfälle handelte. Viel Aufwand generierten Fragen zu den Standgrössen in den von uns vorgelegten Standplänen. Dieses Problem könnte man umgehen, indem die abgegeben Planunterlagen vermasst und mit Flächenangaben versehen werden. In diesem Zusammenhang ist sicher auch zu erwähnen, dass der Zeitpunkt der definitiven Anmeldungen sehr spät erfolgte und dadurch die Zeitspanne zwischen Info Aussteller und Realisierung sehr knapp wurde. Es war spannend anzusehen und sehr befriedigend, wie in den wenigen Aufbautagen viele Gwerbler und Vereine dazu beitrugen, mit imposanten und kreativen Standbauten, mit Witz, Gespür und vielen tollen Ideen eine einzigartige Ausstellung zu realisieren. 6 Eine Ausstellung in diesem Rahmen und mit dieser Qualität zu planen und umzusetzen ist für alle Beteiligten sehr aufwändig und zeitintensiv. Ich finde es hat sich trotz der vielen Arbeit gelohnt, dass sich der Gewerbeverein Wasserschloss, resp. seine Mitglieder auf diese eindrückliche Weise präsentieren konnten. 7 Ressort Sekretariat Ursula Wetzel Das Sekretariat hatte folgende Primäraufgaben/Ziele: - Teilnahme und Protokollführung der OK-Sitzungen Versand der Sitzungsprotokolle und Pendenzenlisten Akquisition AusstellerInnen Adressdaten der umliegenden Gewerbevereine, Vereine, Mieter BAG usw. einholen Verteilen von Werbematerial/Tischset Telefonische Auskünfte Allgemeine und spezielle Korrespondenzen Unterlagen auf Dropbox stellen Erstellung von Verzeichnissen und Listen Erstellen des Ausstellerverzeichnisses Zuständig für die elektronische Ablage der Schriftlichkeiten Erstellen der Adressdatenbank Gemeinsame Accessoires für den Eröffnungsanlass organisieren Fotos während der Ausstellung machen Was hat sich bewährt? Alle Daten auf Dropbox stellen, damit das ganze OK jederzeit Zugang zu allen Daten hatte. Wo lagen die Stolpersteine? Freundlich bleiben bei den teilweise unfreundlichen Telefonaten 8 Persönliche Highlights Das Resultat, die Eröffnung der idéa16. Die sehr gute Zusammenarbeit im OK, jederzeit mit einem angenehmen Ton, obwohl alle eigentlich in ihrem Arbeitsleben schon genug ausgelastet waren. In der Anmeldungsphase, jede Anmeldung (diese kamen nur sehr spärlich!). Oftmals erst nach einem längeren geschäftlichen oder privaten Telefongespräch. 9 Ressort Marketing / Sponsoring Adrian Schoop Das Ressort Sponsoring/Marketing hatte folgende Primäraufgaben/Ziele: - Finanzierung der Ausstellung sicherstellen (nebst den Standmieten ist das Sponsoring die wichtigste Einnahmequelle) Bekanntmachung der Ausstellung: Ausstellerwerbung und Besucherwerbung Betreuung der Sponsoren Entwickeln und umsetzen eines neuen Erscheinungsbildes (Windräder klein und gross) Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt - Sponsoringkonzept (gedruckt, Einteilung in verschiedene Sponsoringkategorien) Homepage www.idea16.ch Facebook-Seite Werbebanner an den Dorfeingängen Tischsets Messezeitung Windräder Radiospots, Teilnahme VIP-Kafi Radio Argovia (innerhalb der Medienpartnerschaft mit Radio Argovia) Inserate in der Rundschau (Medienpartnerschaft mit Effingerhof) Publireportage in der Rundschau (Medienpartnerschaft mit Effingerhof) Gestaltung Sponsorenwand Was wurde nicht gemacht: Auf die Herstellung eines Ausstellungs-Pins wurde bewusst verzichtet. Hauptgrund: aufgrund der Tatsache, dass die Ausstellung keinen Eintritt kostete und auch ein Gratis-Shuttle-Bus eingerichtet wurde, gab es keine Notwendigkeit für einen Pin. Für die Wiedererkennung sorgten zudem die Windräder. 10 Was hat sich bewährt? Wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine? Bewährt: - - - Sponsoringkonzept erarbeiten, früh mit Hauptsponsorensuche starten: Das Sponsoringkonzept kam bis zum Start der Ausstellung immer wieder zum Einsatz. Es regelte die Gegenleistungen sowohl der Sponsoringgeber- wie auch der Sponsoringnehmer und war damit eine wertvolle Orientierungshilfe. Wir hatten bei dieser Ausstellung den Sonderfall, dass wir ein komplett neues Erscheinungsbild für die Messe erarbeiten und durchziehen mussten (von der Namensgebung bis zum Logo; der Name „Gäbig“ hatte aufgrund der Fusion der beiden Gewerbevereine Gebenstorf und Turgi ausgedient): die Windräder in verschiedenen Grössen steigerten die Wiedererkennung sowie die Identifikation. Es muss auch bei Folgeausstellungen gelingen, ein spezifisches Erscheinungsbild zu entwerfen. Leider wurden zu wenig Windräder bestellt (1‘000 Stk. reichten nicht aus; diese waren sehr begehrt). Vertreter einer externe Grafik- / Kommunikationsagentur ins OK aufnehmen (ersparte viel Koordinationsaufwand) der Rhythmus mit monatlichen Sitzungen war zielführend Herausforderungen und Stolpersteine: - Inserateaquisition für die Messezeitung sehr aufwändig. Konkret: Mail an alle Mitglieder des Gewerbevereins, danach telefonisch nachhaken. Das ganze Ressort Marketing und Sponsoring erfordert einen massiven administrativen und koordinativen Aufwand, welcher während der letzten 5 Monate vor der Messe fast zu einem 20% Pensum wird. 4. Persönliche Highlights: Vorstandsarbeit welche sich von anfänglich eher mühsamen Sitzungen hin zu kreativen und inspirierenden Treffen entwickelte 5. Empfehlung an die Zukunft: Das sehr aufwändige Ressort Sponsoring/Marketing künftig auf zwei Personen aufteilen. Die Aufteilung könnte einerseits ins eigene Ressort „Messezeitung“ (Inserateaquisition, Gestaltung, Korrekturlesen) sowie Marketing/Sponsoring im Allgemeinen erfolgen. Sinnvollerweise wird das Vorstandsmitglied mit Agentur-Hintergrund eine dieser Aufgaben übernehmen. 11 Ressort Finanzen Nicole Küng Erfreulicherweise dürfen wir die IDEA mit einem leichten Plus abschliessen, was uns sehr freut. Bis zum Schluss hatten wir Bedenken, ob die Einnahmen auch für die unvorhergesehenen Kosten reichen. Die Budgetierung war eine grosse Herausforderung da eine neue Lokalität mit sehr variablen Kostenpunkten gewählt wurde. Das Budget wurde im OK immer wieder entsprechend angepasst. Bei den Einnahmen haben wir Dank grosszügigen Sponsoren ein Plus von über Fr. 7000.00. Alle Debitoren wurden ausgeglichen, ohne einen Verlust auszuweisen. Leider gab es im Nachhinein zur Ausstellung zum Teil Diskussionen zwischen dem OK und Standbetreibern über die Nachrechnungen, weil bei nachträglichen Veränderungen beim Standbau zu wenig klaren Abmachungen getroffen wurden. Die Versicherung wurde bei der Helvetia Versicherung mit Unterstützung von Hanspeter Koch abgeschlossen und wurde glücklicherweise nicht gebraucht. Die Kosten für den neuen Auftritt sowie das Konzept der IDEA von Fr. 15000.00 wurden über die IDEA verrechnet und dem Gewerbeverein belastet, da es sich dabei um eine Investition in die zukünftigen Ausstellungen fusionierter Gewerbeverein handelt. Die Kosten vom Eröffnungseventwurden ebenfalls vom Gewerbeverein Wasserschloss übernommen. 12 Ressort Gastronomie Urs Bätschmann Gastronomie Das Kulinarische Angebot war aus meiner Sicht eine Optimale Mischung von Exotisch bis Traditionell. Wer vom kulinarischen Angebot Profitieren wollte musste Die Messe sicher an 2 – 3 Tagen besuchen. Im Gegensatz zur Gäbig09 war das Gastronomieangebot sehr breit gefächert und es waren genügend Sitzgelegenheiten vorhanden. Folgende Angebote waren vorhanden: - Güggelibeiz der Jodler vom Horn Syrische Spezialitäten des Suroya Azech Kulturvereins Zehnder & Pfändler mir Grillspezialitäten Wasserschloss Gastronomie Pasta/Grill/Kuchen etc. Italian’s Food Corner, Italienische Spezialitäten Bäckerei Konditorei Frei, Backwaren Zusammenfassend kann man sagen dass das Kulinarische Konzept den Ansprüchen aller beteiligten sowie den Besuchern gerecht wurde. Empfehlungen Kann man Generell keine Abgeben da die nächste Gewerbeausstellung an einem anderen Ort stattfindet. Wichtig ist das genügend Aussen und Innensitzplätze zur Verfügung stehen 13 Ressort Unterhaltung Urs Bätschmann Unterhaltung Das Unterhaltungsprogramm wurde Unterteilt in Regional / Kantonal / National. Ein abwechslungsreiches Programm verteilt über die 3 Tage wurde angeboten. Folgende Künstler und Künstlerinnen traten auf: - Wynavalley Oldtime Jazz (Eröffnungsanlass und Hauptbühne) Archibald Brändli (Eröffnungsanlass) Sandra Rippstein (Kantonal) The Sundowner (Regional) Troubas Kater (National) BOG Gebenstorf Harmonie Turgi / Gebenstorf The Steel Parrots Jodlerklub Horn Gebenstorf Boxclub Gebenstorf Suroya Azech Kulturverein Zusammenfassend ein gelungenes Programm das für jeden etwas im Angebot hatte. Ebenfalls wurde für Jugendliche und Kinder auf dem Gelände etwas geboten. (Jublatrail, Kinderschminken etc.) Empfehlungen Schlechtwetter Szenario ebenfalls einplanen. 14 Ressort Sicherheit / Verkehr Alessandro Rüedi Auftrag Sicherheit und Verkehr: - erstellt Sicherheit- und Verkehrskonzept in Absprache mit Polizei und Feuerwehr; stellt Sicherung des Areals während dem Auf- und Abbau der Gewerbeschau sicher; Areal in der Nacht Bewacht; stellt Sicherung des Areals während der Gewerbeschau sicher; Überwachung während der Gewerbeschau mittels Patrouille; Areal in der Nacht Bewacht; stellt Sanitätsdienst während der Gewerbeschau sicher; stellt Verkehrsleitung um das Areal während dem Auf- und Abbau, sowie der Gewerbeschau sicher; Zielsetzung Umsetzung des Sicherheits- und Verkehrskonzepts ohne die Anwohner, Besucher und Austeller zu tangieren, respektive zu stören. Erfahrungen Durchwegs positiv. Es kam zu keinen Sach- oder Personenschäden, vor nach und während der Ausstellung. Eine Störung des Verkehrs auf der Lauffohrstrasse, sowie auf der Vogelsangstrasse konnte auf ein Minimum (Kreuzung Lauffohrstrasse-Limmatstrasse) reduziert werden. Das grösste Problem lag darin, die Aare- Limmat- sowie die Schachenstrasse von „Wildparkierer“ freizuhalten. Vor allem Aussteller hat schlicht kein Verständnis für das freihalten dieser Strassen, welche als Rettungsachsen vorgesehen waren. Persönliches Highlight Es kam zu keinen Zwischenfällen mit Sach- oder Personenschäden. 15 Empfehlungen für nächste Idea! - - - Der Ausführungsstandort der nächsten Gewerbeschau sollte „möglichst“ nicht in einem bewohnten Quartier geplant werden; → Einfachheit Je nach Programm, können die Patrouillen auf den Abend begrenzt werden; → Kosten Je nach Gelände, kann auf die Nachbewachung verzichtet werden; → Kosten Für die Verkehrsregelung sollte der Einsatz der Örtliche Feuerwehr geprüft werden (Sachsponsoring der Gemeinden); → Kosten, Orts- und Personenkenntnisse, FW immer präsent; Für die Aussteller müssen verbindliche Zeiten für die Anlieferung festgelegt werden; Nachlieferungen dürfen nur in Absprache mit dem C Sicherheit durgeführt werden; Die Anzahl der Parkkarten für Aussteller muss begrenzt werden (Bsp. pro Stand 2 Karten, jede weitere kostet 100.-) zeitweise standen von einigen Firmen bis zu 5 Fz auf den Ausstellerparkplätzen; Die Beleuchtung der Parkplätze sowie der Wege zu den Parkplätzen muss bei Bedarf sichergestellt werden; Die Beschilderungen (Parkschilder, Pfeile) für die Verkehrsregelung auf den Strassen müssen grösser sein; L: 100cm H: 50cm Der Einsatz von Funkgeräten hat sich bewährt; Es empfiehlt sich als C Sicherheit ein adäquates Fz griffbereit zu haben, der gelaufene Tagesschnitt während der Ausstellung lag bei 19 Km; 16 Ressort Parkierung und ÖV Christian Bolt Das Ressort Verkehr hatte folgende Primäraufgaben/Ziele: Parkplätze - Bereitstellen von 100 Parkplätzen für die AusstellerInnen und 300 für die Besucherinnen der idea16! Bereitstellen von 100 Ersatzparkplätzen für die Bewohnerinnen und Gewerbebetriebe des BAG-Areals während der Ausstellung sowie während der Auf- und Abbauphase Bereitstellen von 200 PP für Velo Öffentlicher Verkehr - Sicherstellen der bestmöglichen Erreichbarkeit des Ausstellungsgeländes mit dem ÖV Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt Parkplätze - Organisation der Betriebsparkplätze der ABB in Turgi als Besucherparkplätze Organisation von Parkplätzen entlang der Quartierstrassen als Ersatzparkplätze für die Bewohnerinnen und Gewerbebetriebe des BAG-Areals Organisation von Landwirtschaftsland im limmatspitz als Ersatzparkplätze sowie für die AusstellerInnen Signalisation aller PP sowie Information an alle Nutzer und Anwohner Organisation eines Shuttelbusbetriebs während den Ausstellungsöffnungszeiten vom ABBPP zum BAG-Gelände Einrichten eines „abgesperrten“ und zentralen Veloparkplatz Während Auf- und Abbauphase sowie während Ausstellung Verkehrsdienst durch Lernwerk sowie Zivilschutz 17 Öffentlicher Verkehr - Erarbeiten Konzept Einholen von Offerten und anschliessend Auftragserteilung Absprache mit Marketing für Sponsoring (durch RVBW) Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine? Bewährt: - Es standen genügend PP für alle verschiedenen Zielgruppen zur Verfügung ÖV-Angebot mit genügend Kapazitäten Shuttlebusbetrieb vom ABB-Parkplatz zum Ausstellungsgelände durch Maxitaxi hat ausgezeichnet funktioniert Herausforderungen und Stolpersteine: - - Waren für die PP auf dem Landwirtschaftsland viel zu spät dran. Wir hatten Glück, dass es trotzdem noch geklappt hat (und trockenes Wetter war). Komplizierte und sehr aufwändige Organisation, da das BAG-Areal nicht ein Ausstellungsgelände ist, sondern eine Wohn- Industrie- und Gewerbezone. Persönliche Highlights - Dass es schlussendlich geklappt hat 5. Empfehlung an die Zukunft: Je nach Rahmenbedingungen frühzeitig das Konzept für die Parkierung erarbeiten und die entsprechenden Abklärungen treffen. 18 Ressort Kommunikation Christian Bolt Das Ressort Kommunikation hatte folgende Primäraufgaben/Ziele: - Sicherstellen einer zeitgerechten und zielgruppenspezifischen Kommunikation gegen Innen und Aussen (ohne Marketing) 2. Was wurde gemacht, realisiert, durchgeführt - Aufbauen einer Adressdatenbank Verschicken von Newslettern Initiieren von Medienbeiträge Durchführen von Informationsveranstaltungen für Ausstellende, AnwohnerInnen des BAGAreal usw. Schriftliche Informationen im Quartier wegen Verkehrs- und Lärmimmissionen 3. Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine? Bewährt: - die transparente, frühzeitige Information und Kommunikation hat sich sehr bewährt laufendes suchen und Bereitschaft zum Dialog 19 Herausforderungen und Stolpersteine: - Aufbau der Adressdatenbank über die Ressorts hinweg Zeitlicher Aufwand für die Bereitstellung der Informationen resp. Kommunikationsmassnahmen 4. Persönliche Highlights - - Viele persönliche und wertschätzende Kontakte mit Areal- und Quartierbewohnerinnen, Ausstellerinnen, Behörden und Verwaltung, Unterstützerinnen, Medien uvm. Zusammenarbeit mit und Unterstützung durch Tobias Koller von der Werbeagentur „KOLLERDIRECT“ Unterstützung durch Cristina Teot vom Lernwerk bei der Umsetzung der Kommunikationsmassnahmen im Quartier betreffend Verkehr und Parkplätze (siehe Ressort verkehr) Je ein eigener Bereich (Ressort) für Marketing/Werbung sowie Kommunikation. Die Abstimmung/Abgrenzung hat dank der unkomplizierten Zusammenarbeit wunderbar geklappt. 5. Empfehlung an die Zukunft: Das Ressort Kommunikation war Teil der Aufgaben des OK-Präsidenten. Je nach zeitlicher Verfügbarkeit ist dafür neben allen anderen Aufgaben als Präsident eine Unterstützung aus dem Back-office sinnvoll. Wobei die Situation des Ausstellungsortes im BAG-Areal auch einen hohen Kommunikationsaufwand nach sich zog. 20 Ressort Bau & Logistik Simon Zehnder Aufgaben: Erstellen eines Budgets für Bau & Infrastruktur zusammen mit Ressort Planung Budgetkontrolle Organisation und Koordination der Auf- und Abbauten inkl. Standbau und Umgelände. Erstellen von Einsatzplänen und Personallisten für die Vorbereitungsarbeiten Arbeiten während des Anlasses sowie für die gesamten Aufräumungsarbeiten- -Organisation Pikettdienst (Elektrisch, Wasser), Reinigungsdienst und Transporte Enge Zusammenarbeit mit Ressort Planung und Sicherheit und Verkehr Ziele: Die Vorgaben des OK’s und Planungsteams optimal umsetzen damit dem Aussteller eine top Plattform und dem Besucher eine IDEAle, attraktive und unvergessliche Gewerbeschau geboten werden kann. 21 Bauten/Infrastruktur/Logistik: Aufbau von 3 grossen Ausstellerzelten auf Holzpodeste mit kleineren Zusatzzelten von F. Tobler AG, Altishofen Standbauten in den Zelten und Eventhalle durch die Firma Steinmetz Expo AG, Volketswil Begleitung und Koordination folgender Bauten durch Dritte: Koordination individuelle Standausbauten durch diverse eigene Standbauer der Aussteller Planung und Koordination Aufbau Eventbühne und Ausstellungsgeländebeleuchtung mit Spörri Veranstaltungstechnik, Vogelsang Windradturm, Gerüstbauten für Versorgung und Infrastruktur durch G. Zehnder AG Licht- & Elektronetz mit Versorgungs-& Anschlusskasten durch Eglin Elektro AG, Gebenstorf WLAN-Installation durch Lanpool AG, Gebenstorf Wasser-& Abwasserleitungsnetz durch Felix & Co. AG, Gebenstorf WC-Anlagen montieren, demontieren und unterhalten, Birchmeier-Drack, Nussbaumen und Richner AG, Hunzenschwil Reinigungs- und Entsorgungstour durch Killer Tip-Top, Gebenstorf Entsorgungsplatz und Abfallkonzept durch M-Z Muldenzentrale AG, Dättwil Umschlagszonen für die Anlieferung, Ver- & Entsorgung der Aussteller Sicherheitsinstallationen, Signalisation und Abschrankungen für Parkplätze/Verkehr Aussteller Montagen/Demontagen von Installationen/Container/Wagen einzelner Aussteller/Infostand etc. Diverse Kleintransporte für Inventar und Materialien durch Merz, Küng Automobile AG und G. Zehnder AG Auf- & Ablad Logistikanlieferungen für Aussteller und Infrastruktur durch die Firmen Merz, Fellmann, Umbricht und Köppel Was hat sich bewährt, wo lagen die Herausforderungen und die Stolpersteine: Die Auf- & Abbauarbeiten für die Bauten und die Infrastruktur waren intensiv und aufwändig Podeste unter den Zelten brauchte wegen Unebenheiten viel Zeitund Material und verursachte Mehrkosten Parkplatz sollte kurz möglichst neben dem Gelände eingerichtet werden Beschilderung Rundgang waren zu klein, die Beschilderung von Küng Automobile hat uns gerettet Die Elektroinstallationen und Anschlusswerte wurden anfänglich unterschätzt, es braucht je länger je mehr Strom Bautrupp von 3-4 Mann für diverse Arbeiten während der IDEA war nötig Bautrupp von 2 Mann und Stapler/Pneulader für Auf- & Abladearbeiten vor und nach der IDEA war nötig (Köppel) Zeltbauer hatte anfangs Probleme mit Wassereinbruch bei eingemietetem Zelt, was Mehrarbeit verursachte, auch für ZSO 22 Einsatz der ZSO-Organisation hat sich für die Auf-/Abbauarbeiten bewährt, das Führungsteam war gut organisiert und das Personal wurde durch zusätzliche Vorarbeiter (Podest- & Zeltbau, Standbau, Elektro- & Sanitärinstallationen) unterstützt. Die Standabnahme mit Standmieter muss obligatorisch werden und schriftlich erfolgen um Unklarheiten vorzubeugen Die Verrechnung der Elektrobezüge auf Anmeldung klar ausschreiben, inkl./exkl. Lichtstrom war nicht klar definiert Das Zeitmanagement für den Auf-/Abbau war optimal und Dank der mehrheitlich disziplinierten Aussteller auch logistisch top Verkehr Aussteller beim Auf-/Abbau konnte nur durch den Einsatz des Lernwerk- Personals top geregelt werden Wichtiges Bindeglied zwischen Arealmieter und Bauchef war der Arealwart Marco Costa Wichtige Abklärungen zwischen Arealvermieter und OK IDEA managte OK-Chef Christian Bolt Persönliche Highlights & Dank: Zusammenarbeit mit dem ständig präsenten Einsatzteam des Lernwerk unter der Führung von Marco Costa als Arealwart und Bindeglied zu den Mietern und Ueli Schuhmacher als Leiter des Facility-Teams war hervorragend und nicht wegzudenken, ohne Manpower des Lernwerk wäre dieser Service (Organisation, Verkehr, Logistik, Auf-/Abbau, Reinigung nach und Betreuung während der Gewerbeschau) nicht möglich gewesen, herzlichen Dank für den Top-Einsatz ! Zusammenarbeit mit dem ZSO Führungsteam mit Allessandro Rüedi, seinem OF Sandro Merkli und den Gruppenführern war ebenfalls super, besten Dank! Hatte Freude an der Tatkräftigen Unterstützung jener Gewerbler die uns mit Inventar/Material/Geräten und Fahrzeugen unterstützten (Küng Automobile, Merz, G. Zehnder AG, Schoop & Co. etc.) Dank unserem TOP-Stromer Jan Wiesmer von Eglin Elektro AG, gab es keine grösseren Stromausfälle Danke an unseren TOP-Sanitär Frodo von Felix & Co., alles perfekt installiert -Danke an das Bauteam von Vater und Sohn Köppel, die auf Abruf jederzeit für diverse Arbeiten zur Verfügung standen Danke an Ale der mit mir kilometerweise Kontrollgänge durchführte und mir half, Zelte sicher zu öffnen und zu schliessen Ein Spezieller Dank an Harvey Noriega vom Lernwerk für das zur Verfügungstellen des Elektroscooters während der Ausstellung Herzliche Dank ans ganze OK Idea-Team, war ein Chrampf, aber hat Spass gemacht! Empfehlung für nächste IDEA: 2 zusätzliche Vorarbeiter für Podestbauten und Zusatzzelte kann direkt bei Zeltbauer kostengünstiger eingemietet werden 23 Inventar für die Podestbauten war schwierig einzumieten, Offerte bei Zeltbauer inkl. Unterbaumaterial einholen -WLAN von Anfang an für alle kostenlos, mit Nummern-Login anbieten und im ganzen Areal installieren Stapler/Pneulader mit 1-2 Mann von Anfang bis zum Schluss zur Verfügung Bauchef, ev. durch eine Firma gesponsert Vorgängig alle Platzverhältnisse mit Arealmieter klären Budgetanpassungen im Bereich Materialmiete, Stromverbrauch und EDV Besprechungen im OK-Team könnten reduziert werden, zT Themenbesprechungen ohne ganzes OK-Team möglich 24