Zeitrückmeldung und -genehmigung in Planview leicht gemacht

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Ausgabe 1/2015
Autor
Sebastian Urbas
Zeitrückmeldung und -genehmigung in Planview leicht
gemacht
Software-Entwickler,
Tiba Technologieberatung GmbH
Ressourcenplanung und Projektcontrolling zählen zu den Erfolgskriterien von Projekten.
Dabei spielt die Zeiterfassung eine wichtige Rolle. Denn nur, wenn überprüft werden kann,
ob das Projekt noch im Plan liegt oder ausufert, kann bei Bedarf rechtzeitig entsprechend
gegengesteuert werden. Das neue Tool der Tiba Technologieberatung unterstützt
Projektleiter bei der Zeitmeldung und -genehmigung.
Mit der zunehmenden Komplexität in den Projekten haben sich auch die Anforderungen an das
Projektcontrolling geändert. Um potenzielle Abweichungen rechtzeitig zu erkennen und
entsprechend handeln zu können, müssen Projektleiter vor allem Abweichungen bei der
benötigten Zeit für die einzelnen Arbeitspakete zeitnah erkennen, um rechtzeitig gegensteuern zu
Der Tätigkeitsschwerpunkt des
ausgebildeten Fachinformatikers liegt
in der Beratung, Entwicklung,
Implementierung und Schulung für
verschiedene ProjektmanagementSysteme sowie der Beratung und
Entwicklung für verschiedene
Datenbanksysteme (MySQL, MS
SQL Server).
können. Projektleiter, die mit Planview arbeiten, stehen dabei oft vor dem Problem, dass die
benötigten Angaben für die weitere Projektsteuerung nicht optimal abgebildet werden können. Zur
Abhilfe hat die Tiba Technologieberatung GmbH einen Prototyp für die Zeitrückmeldung und
Inhalt
-genehmigung entwickelt, der auf MS SharePoint Formularen basiert. Er gewährleistet eine
» Mehr Flexibilität durch
Transparenz bei der
Zeitrückmeldung
verbesserte Übersichtlichkeit sowie eine intuitivere Bedienbarkeit. Gleichzeitig bleibt die
vollständige Funktionalität der entsprechenden Oberflächen in Planview erhalten.
Mehr Flexibilität durch Transparenz bei der Zeitrückmeldung
» Genehmigung bequem im
Überblick
» Architektur - Flüssige Bedienung
ohne Ladezeit
» Sicherheitskonzept - individuelle
Berechtigungen
» Vorteile auf einen Blick
Haben Sie weiterführende Fragen
zu diesem Thema?
Sebastian Urbas
Tiba Technologieberatung GmbH
Abb 1: Maske für die Zeitrückmeldung in MS SharePoint
Wittenbergplatz 1
10789 Berlin
Telefon: +49 (0)30 23 63 45-0
Fax: +49 (0)30 23 63 45-19
E-Mail: [email protected]
Homepage: » www.tiba-tech.de
Abb 2: Kalender
Damit sich Projektleiter schnell zurechtfinden und die benötigten Informationen ohne lange Suche
finden, ist die Oberfläche zur Zeitrückmeldung in zwei Abschnitte aufgeteilt. Der linke Teil der
Seite enthält eine Auswahl der Kalenderwochen. Der Hauptteil der Seite rechts beinhaltet die
eigentliche Eingabemaske zur Zeitrückmeldung.
Die Auswahl der Kalenderwochen bietet dabei alle Informationen, die auch in Planview verfügbar
sind. Dazu gehören beispielsweise Periodenbeginn und Status. Verläuft eine Kalenderwoche über
den Monatswechsel, kann sie an der Oberfläche zu einer Periode zusammengefasst werden. Die
Tabelle ist zudem nach Status sortierbar sein.
Die Eingabemaske wird unterteilt in die Bereiche "Zuweisungen" und "Favoriten". Der Abschnitt
für Zuweisungen enthält alle in der jeweiligen Periode bestehenden Zuweisungen des
angemeldeten Benutzers. Zusätzlich werden Start- und Enddatum der Zuweisung, sowie Plan-,
Ist- und Restaufwand angezeigt. Die Eingabe der Zeiten kann wahlweise pro Wochentag oder als
Summe für die ganze Woche erfolgen. Der Anwender wird über Abweichungen vom Planwert
informiert und kann entscheiden, ob der Restaufwand entsprechend angepasst werden soll.
Dadurch kann eine Verschiebung der Zuweisung beim nächsten Progressing verhindert werden.
Im Abschnitt Favoriten kann der Nutzer Autorisierungen auswählen, die bei Bedarf gesondert
angezeigt werden. Dazu kann er diese Favoriten über ein weiteres Menü aus allen
Autorisierungen auswählen. Die Eingabe der Zeiten erfolgt analog. Da keine Planwerte vorhanden
sind, gibt es hier weder eine Anzeige noch eine Benachrichtigung.
Genehmigung bequem im Überblick
Die Oberfläche zur Genehmigung entspricht im Layout der Zeitrückmeldung. Auch hier erfolgt die
Auswahl der Kalenderwoche auf der linken Bildschirmseite. Die Genehmigungsmaske befindet
sich auf dem rechten Hauptteil der Seite.
In der Standardansicht sind die zu genehmigenden Vorgänge nach Ressourcen sortiert und
können für einen besseren Überblick einzeln auf- und zugeklappt werden. Die Auswahl der zu
genehmigenden oder abzulehnenden Vorgänge erfolgt entweder für alle zugleich, für eine
komplette Ressource oder einen einzelnen Vorgang - je nach individueller Anforderung. Als
weitere Ansicht kann die Auflistung der Vorgänge auch nach Projekten sortiert werden.
Entsprechend kann die Auswahl der Vorgänge dann für alle, ein Projekt oder einen einzelnen
Vorgang erfolgen. Mit diesen Optionen können die benötigten Informationen schnell gefiltert und
übersichtlich angezeigt werden. Gerade bei umfangreichen Projekten mit entsprechend vielen
Teilprojekten ist dies ein Vorteil.
Abb 3: Maske für die Zeitgenehmigung in MS SharePoint
Architektur - Flüssige Bedienung ohne Ladezeit
Alle Aktionen auf der Oberfläche, die keine Kommunikation mit dem Server erfordern, werden
clientseitig über JavaScript gesteuert. Dies stellt eine flüssige Bedienung ohne unnötige Warteund Ladezeiten sicher. Die Kommunikation mit dem Server erfolgt über AJAX-Aufrufe, so dass die
Oberfläche durchgehend zur Verfügung steht und nur einzelne Teile der Seite neu geladen
werden.
Die serverseitige Kommunikation mit der Datenbank erfolgt über Webservices. Dabei werden für
sämtliche schreibenden Zugriffe auf die Datenbank ausschließlich von Planview zur Verfügung
gestellte Services genutzt. Dadurch werden zwei Dinge sichergestellt: Zum einen werden alle
Schreibvorgänge korrekt ausgeführt und alle zugehörigen Datensätze vollständig aktualisiert. Zum
anderen garantiert Planview, dass diese Services auch in zukünftigen Versionen der Software zur
Verfügung stehen und die Schnittstellen dabei erhalten bleiben. Für die lesenden
Datenbankzugriffe werden zunächst selbstentwickelte Webservices genutzt, da die benötigte
Funktionalität derzeit noch nicht vollständig von Planview Services abgedeckt wird. Allerdings wird
der Umfang der angebotenen Webservices von Planview stetig erweitert und es ist zu erwarten,
dass in Zukunft die komplette Kommunikation mit der Datenbank mit deren Hilfe umgesetzt
werden kann.
Sicherheitskonzept - individuelle Berechtigungen
Wer Zugriff auf welche Daten erhält, wird individuell festgelegt. Damit jeder Anwender nur Zugriff
auf die für ihn freigegebenen Daten erhält, erfolgt das Login des Anwenders in SharePoint mittels
SSO und seinem Windows-Account. Darüber kann anschließend die Verbindung zu seinem
Planview-Account hergestellt werden. Bei der Anmeldung wird über das Berechtigungskonzept
von Planview automatisch geprüft, ob eine Berechtigung zur Zeitrückmeldung bzw. Genehmigung
besteht.
Vorteile auf einen Blick
Der Prototyp wurde für Unternehmen entwickelt, die Planview im Projektmanagement im
Einsatz haben und auf der Suche nach einer erweiterten, übersichtlichen und intuitiven
Lösung für die Zeitrückmeldung und -genehmigung sind. Dies wurde mit dieser Erweiterung
erfüllt. Dabei bietet der entwickelte Prototyp insbesondere die folgenden Vorteile:
• Abbildung aller Funktionen der Originaloberflächen aus Planview
• gleichartige Ansicht für Rückmeldung und Genehmigung
• Zusammenfassung von Perioden zu Kalenderwochen
• farbliche Markierung des Status mit Priorisierung für Sortierfunktion
• Kalender sortierbar nach Datum und Status
• Auswahl der Favoriten aus allen Autorisierungen
• Rückmeldung für Wochentag oder ganze Woche
• Benachrichtigung bei Abweichung vom Planwert (für Zuweisungen)
• geringer Wartungsaufwand bei der Migration auf eine neue Version von Planview
Mit diesen Funktionen erlaubt das neue Tool den Unternehmen, Aufwand und Kosten zu
reduzieren und gleichzeitig die Qualität des Projektcontrollings zu steigern.
Lesetipps – weitere Fachbeiträge und Praxisbeispiele im Tiba Magazin online:
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