Was Sie für eine Zusammenarbeit mit Reiseveranstaltern wissen

Fit für den Reisemarkt
Was Sie für eine Zusammenarbeit mit Reiseveranstaltern wissen müssen
Messe Hotel 2015
Communication Day
19. Oktober 2015, Four Points Sheraton
Reiseveranstalter (Tour Operator)…
…sind Unternehmen, die eigene Leistungen sowie Leistungen Dritter
Leistungsträger (z.B. Hotels, Fluggesellschaften) zu touristischen
Angeboten (Pauschalreise, Bausteinreise) zusammenfassen bzw.
kombinieren und über Kataloge (offline/online) auf eigene Rechnung,
auf eigenes Risiko und auf eigenen Namen [= Unterschied zu
Reisevermittler] vertreiben.
Gabler Wirtschaftslexikon
Beispiele von Reiseveranstaltern mit
denen Südtirol zusammenarbeitet
Die Rolle des Reiseveranstalters
Partner für Marktaufbau
Reiseveranstalter
(Tour Operator)
Informationsquelle
Aufbau von Bekanntheit
Verkaufskanal
Reiseveranstalter…
· sind die Basis für den Aufbau neuer Märkte, denn ohne
professionellen Vertrieb sind keine echten Zuwächse möglich
· steigern den Bekanntheitsgrad einer/s Destination/Betriebs durch:
·
Internetauftritte mit hohen Zugriffszahlen, bzw. hohe Katalogauflage
·
professionelles und gezieltes Marketing
·
flächendeckenden Vertrieb (Print, Online, TV, Mailing usw.)
· sind eine wichtige Informationsquelle für den Endkunden
· vermitteln neue Kunden, denn
·
neue Gäste buchen selten direkt
·
diese haben Vertrauen zum Reiseveranstalter
·
die Kunden müssen bei der Buchung keine Sprachbarriere überwinden
Vertriebswege der Reiseveranstalter
Reiseveranstalter
Indirekter
Vertrieb
Reisebüro
Reisevermittler/
Reiseportal
Direkter
Vertrieb
Online
Telefon
Rechtsfragen
Rechtsfragen
Kontingent- und Vermittlungsverträge
· Kontingent- bzw. Allotment-Vertrag: Vertrag, der zwischen einem
Reiseveranstalter und einem Beherbergungsbetrieb geschlossen
wird. Reiseveranstalter kaufen Zimmer beim Beherbergungsbetrieb
ein und verkaufen sie an den Endverbraucher weiter.
a. Festkontingent: der Veranstalter bucht eine bestimmte Anzahl an Zimmern für seine Teilnehmer
bzw. Gäste.
b. Abrufkontingent: es wird ein variables Kontingent festgelegt. Verkauft der Reiseveranstalter die
Zimmer bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt (Releasefrist) nicht, gibt er die Kontingente wieder an
den Beherbergungsbetrieb zurück.
· Vermittlungsvertrag: Der Beherbergungsbetrieb verpflichtet sich,
eine Provision für die über den Reisevermittler erfolgten Buchungen
zu bezahlen. Buchungen erfolgen ausschließlich über Anfrage an den
Betrieb (kein vorher vereinbartes Kontingent).
Worauf ist zu achten - 1
· Vertragsbedingungen: zu was verpflichte ich mich?
· Laufzeit des Vertrages: wie lange bin ich an den Vertrag gebunden?
Ist eine stillschweigende Verlängerung vorgesehen? Gibt es
Ausstiegsmöglichkeiten? Sind Kündigungsfristen zu beachten? Sind
bei frühzeitiger Kündigung Vertragsstrafen vorgesehen?
· Kontingent: wie viele Zimmer brauche ich für den Reiseveranstalter?
· Release Frist (Verfallfrist): Innerhalb wann kann der
Reiseveranstalter nicht verkaufte Zimmer zurückgeben?
· Preis und Zahlungsbedingungen. Wann erhalte ich den vereinbarten
Preis: bei Verkauf des Zimmers oder nach Abreise des Gastes?
· Wieviel ist die Vermittlergebühr/Provision und wann ist diese fällig?
Worauf ist zu achten - 2
· Stornobedingungen. Rücktritt, no show usw.
· Stop sale: ist auf Anfrage des Hoteliers eine Rückgabe der Zimmer
vom Reiseveranstalter möglich?
· Exklusivitätsklausel: ist eine solche vorhanden? Ist bei Verletzung
der Exklusivitätsklausel eine Vertragsstrafe vorgesehen?
· Parity Rates: verpflichte ich mich, dem Reiseveranstalter den
bestmöglichen Preis anzubieten?
Achtung: Exklusivitätsklauseln und Parity Rates-Klauseln sind
nicht immer rechtmäßig. Bei Unterzeichnung solcher Klauseln ist
oberste Vorsicht geboten.
Vor Vertragszeichnung ist Folgendes
zu beachten…
1) …den Vertrag genau durchstudieren. Entsprechen die
Vertragsbedingungen meinen Vorstellungen? Zu was verpflichte ich
mich?
2) …mich an einen Fachexperten wenden, der den Vertrag überprüft
und die rechtlichen Aspekte klärt. Die HGV- Rechtsabteilung steht
Ihnen dabei gerne zur Seite, damit Sie einen in Ihrem Interesse
nützlichen Vertrag unterzeichnen.
3) …es gibt keine Standard-Verträge oder Pflichtklauseln: Alles ist
verhandelbar!
Produktfragen
Rechtsfragen
Gezielte Auswahl
Welche Reiseveranstalter passen zu meinem Betrieb?
· Die Zusammenarbeit mit einem Tour Operator ist eine Partnerschaft
und kann als solche nur funktionieren, wenn Philosophie von Hotel
und Reiseveranstalter harmonieren.
· Um passende Vertriebs- und Marketingpartner wählen zu können,
sollte das eigene Produkt also klar definiert und positioniert sein.
Produktdefinition & Positionierung
Produktfragen
Fragen, auf die ein Hotelier, vor einem Gespräch mit einem
Reiseveranstalter, Antworten haben muss:
1.
Passen Hotel und Reiseveranstalter zusammen?
2.
Welche Produktinformationen braucht ein Reiseveranstalter?
3.
Wie kann das Hotel einem Reiseveranstalter vermittelt werden?
4.
Was sind bei der Produktpräsentation die No Go‘s?
1. Passen Hotel und Reiseveranstalter
zusammen?
· Es ist ratsam, eine genaue Analyse des Angebotes eines Reiseveranstalters
vorzunehmen.
· Prüfen, ob der Veranstalter die Zielgruppen anspricht, die man als Gäste im Hotel
haben möchte.
· Profil des Veranstalters studieren: Sind auf der Webseite oder im Katalog bereits
ähnliche Hotels wie das eigene gelistet?
· Verkauft der Veranstalter eher Individual- oder Gruppenreisen? Passt dies zum
eigenen Profil?
· Weitere Charakteristika studieren, z.B. ob der Veranstalter spezielle Pakete anbietet
oder auf eine bestimmte Branche spezialisiert ist (Hochzeiten, MICE, Sportreisen,
Schülerreisen …).
· Ist man selbst auf dem Markt, auf welchem der Veranstalter operiert, bereits
ausreichend durch andere Veranstalter vertreten?
2. Welche Produktinformationen
braucht ein Reiseveranstalter?
·
Details zu Lage und Umgebung
·
Hard Facts zu Infrastruktur, Kapazität, Serviceleistungen
·
Verkehrsanbindung
·
Preisgestaltung, Provision oder ggf. Differenz zwischen Netto-Preisliste und Rack
Rates (Listenpreis)
·
Zahlungs- und/oder Stornobedingungen
·
Kann die BAR (Best Available Rate) garantiert werden?
·
Arbeitet das Hotel bereits mit anderen Veranstaltern und welchen?
·
Welche Verkaufskonditionen werden vom Hotel angeboten (Channel Manager,
On request, Allotment, Free Sale)
·
Wie wird das Hotel auf den Buchungs- und Bewertungs-Portalen bewertet?
3. Wie kann das Produkt einem
Reiseveranstalter vermittelt werden?
·
Informative Broschüre mit professionellen und aktuellen Fotos
·
Digitale Präsentation
·
Preisliste
·
Veranstalter zu einer Besichtigung einladen
4. Was sind bei der Produktpräsentation
die No Go‘s?
·
Langatmige Präsentationen mit Bilderalben (on-/offline),
·
Powerpoint-Präsentationen
·
Dem Veranstalter eine umsatzabhängige Provision anbieten
·
Selbstgemachte oder veraltete Fotos oder Gästefotos
Vermarktungsfragen
Rechtsfragen
Vorteile Reiseveranstalter als
Marketingpartner einzusetzen
· Der Reiseveranstalter versteht den Gast und dessen Verhalten
· Kann Hotels als externer Partner empfehlen
· Kunden vertrauen dem Reiseveranstalter als Experten im Reisemarkt
· Bewertungen von Weiterempfehlungsportalen (z.B. Tripadvisor) und
Feedback von vielen eigenen Kunden
· Sehr große Kundendatenbank
· Viele verschiedene Vertriebsarten
· Bewirbt das Hotel aktiv vom Beginn der Urlaubssuche
· Hat einen hohen Wiedererkennungswert am Markt
Vermarktung über Reiseveranstalter
Die Hotelauswahl kommt bei der Urlaubsplanung in der Regel zum Schluss.
Land?
Region?
Hotel?
• Welchen Urlaub wollen wir?
• Welches Land hat die besten Angebote dafür?
• Welche Anforderungen haben wir an die Region?
• Welche Region passt uns am besten in diesem Land?
• Welche Leistungen wollen wir? (Frühstück/Halb-Pension/Voll-Pension)
• Wie ist die Lage des Hotels?
• Wie sind die Leistungen des Hotels?
Reiseveranstalter kennen das Buchungsverhalten ihrer Kunden und
wissen, wann Marketingaktionen gezielt eingesetzt werden müssen.
Die Vermarktung von Sommer-Angeboten beginnt bspw. im April.
Marketing-Beispiele: Vermarktung
des Hotels
Hotel Online Vermarktung
Suchergebnisse Vermarktung
Email Marketing
Marketing-Beispiele: Vermarktung
der Destination
Vermarktung über
Landingpages von
Reiseveranstaltern
Vermarktung über
Kundenmagazine von
Reiseveranstaltern
Vermarktung über Imagekataloge
von Reiseveranstaltern
Gründe für eine gemeinsame
Vermarktung
· Der Reiseveranstalter setzt Marketinggelder zielorientiert ein.
· Der Reiseveranstalter arbeitet mit seinen Partnerhotels zusammen,
somit profitieren beide von der Partnerschaft.
· Der Reiseveranstalter hat ein Kontingent im Hotel und versucht
auch in seinem Interesse alle Zimmer zu verkaufen.
· Wenn der Reiseveranstalter 10-15 Hotels in einer Region vertritt,
sind alle gleichgestellt. Wenn ein Hotel jedoch eine Marketingkooperation mit dem Reiseveranstalter eingeht, wird dieses
vorrangig verkauft.
Kostenfragen
Rechtsfragen
Provisionskosten
· Provision wird auf Bruttopreis berechnet
· 15-30% Provisionsgrundlage (im Durchschnitt 25%)
· Kalkulationsbeispiel: Bruttopreis – Kommission = Nettopreis (inkl. MwSt.)
Ü + Halbpension € 100,00 x 2 Personen x 7 Nächte = € 1.400,00
Provision 25%
= € 350,00 gesamt
= € 25,00 pro Nächtigung
·
Auf Nebenausgaben wie bspw. zusätzliche Konsumation wird keine Provision
berechnet
·
Achtung: Für bestimmte Zusatzleistungen des Reiseveranstalters, wie bspw.
Präsenz im Katalog, können Zusatzspesen entstehen (siehe Verträge)
→ Provision = Teil des Marketingbudgets
Betriebskostenaufteilung
· Anzustrebende Kostenstruktur in der Hotellerie:
Marketingkostenaufteilung
Marketingkosten:
Werbung
Dienstleistungen
Drucksorten
Abgabe Tourismusverein
Kooperationskosten
Provisionen, Reiseveranstalter &
Portale
Repräsentationskosten & Events
Postspesen, Versandkosten
Website & Internet
Online Marketing
Messen und Ausstellungen
Gadgets
Kontakte
HGV Unternehmensberatung:
[email protected]
HGV Rechtsberatung:
[email protected]
SMG Sales Support:
[email protected]