Kendox SAP Archive Server

Lösungen
SAP Archive Server
SAP Archivierung und Integration
Einfach!
Flexibel!
Performant!
Kendox SAP Archive Server ermöglicht die vollständig integrierte Archivierung von SAP-Eingangs- und
Ausgangsdokumenten
sowie
Drucklisten
und
Reorganisationsobjekten
in
ein
gesetzeskonformes
(revisionssicheres) elektronisches Archivsystem auf Basis des Kendox InfoShare Server’s.
Über die standardisierte SAP ArchiveLink Schnittstelle
kommuniziert der Kendox SAP Archive Server mit dem
SAP System, wobei die Kommunikation ausschließlich
über verschlüsselte URL’s erfolgt, was eine sehr hohe
Sicherheitsstufe ermöglicht. Die Benutzerberechtigungen
werden durch SAP geprüft.
Kendox SAP Archive Server bietet Funktionen für die
Ablage von SAP Belegen im PDF-Format und Drucklisten
im SAP spezifischen ALF-Format wie auch die
Archivierung von SAP Reorganisationsdateien im
internen SAP-Format.
Vom Kendox SAP Archive Server abgelegte SAPArchivdokumente und Dateien werden im Kendox
InfoShare Server sicher und rechtskonform abgelegt.
Die derart archivierten ein- und ausgehenden SAP
Belege sowie Drucklisten können anschließend mit
SAPGUI Standardfunktionen (z.B. Dienste zum Objekt –
Anlagenliste) nagezeigt werden.
Übersicht
 Standardisierte SAP Integration für die
automatische Archivierung von:
 SAP Belegen (PDF-Dokumente)
 SAP Drucklisten (ALF-Dateien)
 SAP Reorg-Dateien
 Non-SAP Dokumenten
 Spätes Scannen mittels Barcode
 Frühes Scannen für SAP Business Workflow
 Index-Download für SAP-Belege für
SAP-externe Dokumenten-Recherche
 Kostengünstige und schnelle Umseztung
 InfoShare Server für SAP und NON-SAPDokumentenarchivierung!
Wahlweise werden zusätzliche Indexdaten aus SAP
übernommen, wodurch eine Recherche außerhalb von
SAP möglich wird. Die Übernahme von SAP-Indexdaten
erfolgt im Normalfall direkt während der Ablage von SAP-Ausgangsbelegen bzw. bei der Erfassung von SAPEingangsbelegen via Barcode. Alternativ kann die Übernahme zeitversetzt in einem Batch-Verfahren erfolgen. Auf
diese Weise können z.B. alle Dokumente zu einem Kunden oder Lieferanten in einer bestimmten Periode einfach
und schnell abgefragt werden.
Eingehende Belege können über Scanner erfasst und über das standardisierte SAP Barcode-Verfahren archiviert
und mit den entsprechenden SAP Business-Objekten verbunden werden.
Der Kendox InfoShare Server ist mandantenfähig und über die Archivierung von SAP-Objekten hinaus universell
einsetzbar. Für die Indexdatenhaltung ist der Einsatz einer relationalen Datenbank wie Microsoft SQL Server oder
Oracle DB erforderlich. Der InfoShare Server bietet integrierte Funktionen für die rechtskonforme
Datenspeicherung (sog. Compliance Storage) und kann darüber hinaus mit Compliance Storage Systemen
führender Anbieter verbunden werden.
© 2014, Kendox AG • Bahnhof-Strasse 7 • CH-9463 Oberriet SG • T +41 (71) 763 72 72 • www.kendox.com
SAP Archive Server
Funktionsübersicht (schematisch)
Durch Einsatz des Kendox InfoShare Server’s steht ein sicheres und zugleich flexibles Werkzeug für die SAPArchivierung zur Verfügung:
 Erfassung aller archivierten SAP-Dokumente inklusiv zusätzlicher Informationen wie Indexfeldwerten (aus
Index-Download), Aufbewahrungsfristen (konfigurierbar), zusätzlich angebrachte digitale Signaturen,
usw. im InfoShare Server
 Suche und Anzeige von SAP-Archivobjekten über die Standardfunktionalität von SAP, z.B. über das
SAPGUI.
 Suche und Anzeige von SAP-Archivdokumenten ausserhalb von SAP. Die SAP-Archivdokumente können
mittels den Windows- und Web-Front Ends von Kendox InfoShare, sowie über die standardisierte XMLSchnittstelle (XMLAPI) oder über die Kendox Web Services angezeigt oder in jedem beliebigen anderen
Software-System integriert werden (z.B. in Fachanwendungen, Web-Anwendungen , usw.).
 Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und Aussortieren abgelaufener SAP-Archivdokumente.
Benachrichtigung des Kendox SAP Archive Server’s und des SAP-Systems über aussortierte
(abgelaufene) SAP-Archivdokumente.
Das Scanning erfolgt über Kendox SCAN, wobei sowohl „frühes“ als auch „spätes“ Scanning möglich ist. Beim
SAP-Scanning-Szenario „Spätes Scanning“ werden Barcode-Verfahren eingesetzt, um gescannte Belege in SAP
zu registrieren. Beim Szenario „Frühes Scanning“ werden gescannte Belege an SAP Business Workflow Prozesse
zugewiesen, die zuvor in SAP definiert werden. Darüber hinaus sind individuelle Scanprozesse umsetzbar.
Über eine entsprechende Web Services Schnittstelle kann Kendox SCAN während der Indexierung von
gescannten Belegen auf SAP Funktionsbausteine und Tabellen zugreifen. Dadurch ist es möglich, Eingabewerte,
wie z.B. Belegnummern mit Daten in SAP abzugleichen und dadurch Fehlerquellen bereits bei der Erfassung von
Belegen via Scanner auszuschließen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Daten aus SAP für die Indexierung
heran zu ziehen und auf diese Weise einem gescannten Beleg „sprechende“ Indexwerte zuzuordnen, die bei der
späteren Recherche nützlich sind.
© 2014, Kendox AG • Alle Produkt- und Markennamen sind Warenzeichen des jeweiligen Unternehmens
SAP Archive Server
Systemvoraussetzungen
Für den Betrieb des Kendox InfoShare Servers und des Kendox SAP Archive Servers wird ein
MS Windows Server (Standard) System 2008 oder 2012 benötigt. Als Datenbank kann MS SQL
Server 2008 oder 2012 bzw. ein Oracle DB System ab Version 10 eingesetzt werden.
Für das Stapelscanning mit Kendox SCAN wird ein handelsüblicher Arbeitsplatz-PC benötigt.
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