Inhalt FAQ Hybase
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Tieto Inhalt FAQ Hybase Hinweis ...................................................................................................................................... 2 Administrator ............................................................................................................................. 2 Anzeige von Patientendaten......................................................................................... 2 Fehler beim Starten des Imports .................................................................................. 2 Fälle zusammenführen ................................................................................................. 3 Anzeige im Infektionserfassungsbogen ....................................................................... 3 Kataloggruppen unvollständig ..................................................................................... 3 Statistik ...................................................................................................................................... 3 Statistik unvollständig ................................................................................................. 4 Statistik unterschiedliche Zahlen Erreger / Resi .......................................................... 4 Statistik unterschiedliche Zahlen Resistenzen ............................................................. 4 Suche nach Erreger von Typ Bakterien, Pilze .. .......................................................... 5 Fehlende Einträge im Administrator bzw. Statistik ..................................................... 6 Weniger Einträge bei Gruppenauswertungen .............................................................. 7 Antibiogramm nicht in richtiger Reihenfolge .............................................................. 9 Diagramm nicht vollständig....................................................................................... 11 Statistik über Fachbereiche ........................................................................................ 12 Antibiotikabezeichnung in Listen .............................................................................. 12 Berechnung der Liegedauer ....................................................................................... 12 Unterschiedliche Zahlen bei Statistiken..................................................................... 12 Erste Auswertung der Mikrobiologie......................................................................... 13 Infektionsschutzgesetz ............................................................................................... 15 IFSG-Liste unvollständig? ......................................................................................... 18 KISS / QIP ................................................................................................................. 19 Device-Assoziierte-Infektionen - Intensivstationen ................................................... 21 Automatik .................................................................................................................. 25 Profile Kopieren......................................................................................................... 28 Profile Aktualisieren .................................................................................................. 30 Druck / Layout ......................................................................................................................... 33 Druck umleiten auf Farbdrucker ................................................................................ 33 Ausdruck auf einen fremden Drucker ........................................................................ 33 Import....................................................................................................................................... 34 Identifikation von Patienten beim Datenimport ......................................................... 34 Datensätze werden nicht importiert ........................................................................... 35 Handling nicht importierter Befunde Lab-, Log-, Backup (BP)-Dateien................... 36 ungültige Referenzen ................................................................................................. 38 Importdateien nach Import verschwunden ................................................................. 40 Liste neu importierter mikrobio. Befunde.................................................................. 40 Import mehrerer Dateien ............................................................................................ 41 Befunde / Dateien mehrfach importieren ................................................................... 42 Automatischer Import mit dem Kommunikationsserver............................................ 42 Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 1 Tieto Hinweis In diesem Kapitel wurden die häufigsten Supportanfragen zu Hybase zusammengetragen. Es soll Ihnen als weiteres Hilfsmittel zur Lösung von Problemen zur Verfügung stehen. Es wurde versucht, die Lösungen so zu beschreiben, dass Sie von jedem Hybase-Anwender verstanden werden können. Alle Lösungen setzen jedoch bereits grundlegende Kenntnisse bei der Benutzung von Hybase voraus. Die Fragen sind dabei jeweils nach den verschiedenen Modulen von Hybase gegliedert: Administrator, Statistik und Import. Administrator Anzeige von Patientendaten Frage: Ich bekomme von der Patientenschnittstelle auch die Adressdaten der Patienten. In Hybase erscheinen diese aber nirgends. Antwort: In den Systemeinstellungen lassen sich verschiedene Felder der verschiedenen Dokumentationsebenen ein- oder ausblenden. Somit können Sie selbst entscheiden, ob die Information für Sie relevant ist und somit angezeigt werden soll. Abbildung 1: Systemsteuerung Felder ein- und ausblenden Fehler beim Starten des Imports Frage: Fehlermeldung erscheint beim manuellen Importieren von Daten. 2 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Fehler beim Öffnen der Datenbank 3356. Sie haben versucht, eine Datenbank zu öffnen, die bereits exklusiv vom Benutzer ‚XY‘ auf Computer ’XY‘ geöffnet ist. Versuchen Sie es nochmals, wenn die Datenbank verfügbar ist. Antwort: Dieser Fehler kann auch dann auftreten, wenn es sich nur um eine Einzelplatzversion von Hybase handelt. Das Importmodul versucht, die Datenbank für den Importvorgang exklusive zu sperren. Wenn jedoch das Statistikmodul von Hybase auf dem gleichen Arbeitsplatz noch geöffnet ist oder ein anderer Benutzer mit Hybase arbeitet, ist dieses nicht möglich. Bitte schliessen Sie dieses Modul und starten den Import danach neu. Fälle zusammenführen Frage: Warum sehe ich nach dem Zusammenführen von Patientenakten (Fällen) in der neu entstandenen Patientenakte nicht mehr die Anzeigen der schon vorhandenen Dokumente (Mikrobiologie, Infektion, OP)? Antwort: Die Anzeige muss aktualisiert werden, bevor die entsprechenden Informationen angezeigt werden. Erst nachdem die Patientenakte erneut aufgerufen wurde, werden die Informationen korrekt angezeigt. Anzeige im Infektionserfassungsbogen Frage: Warum heissen auf meinem Infektionserfassungsbogen sowohl die „tiefe chirurgische Wundinfektion“ wie auch die „Infektion der chirurgischen Inzisionswunde“ einfach nur „Chirurgische Wundinfektion“? Antwort: Bei den Einstellungen der Infektionserfassung gibt es auf dem Reiter „Optionen“ die Möglichkeit, die Namen der Computerdiagnosen anzuzeigen und nicht den Namen der Infektion, die mit dieser Computer-Diagnose verknüpft ist. Ihr Eintrag „Chirurgische Wundinfektion“ kommt aus dem Katalog `Diagnosen`, an den die Computerdiagnosen gekoppelt sind. Der Eintrag „Infektion der chirurgischen Inzisionswunde“ ist die Bezeichnung der Methode Computerdiagnose und muss somit angezeigt werden. Kataloggruppen unvollständig Frage: Ich bin dabei, die Erreger in Gruppen zusammenzufassen. Leider ist die Liste der Gruppen unvollständig. Antwort: Auch die Kataloggruppen sind Einträge, die in einem Katalog abgelegt sind (Menü Katalog, Kataloggruppen). Dieser Katalog ist, wie alle anderen Kataloge auch, unbeschränkt erweiterbar. Statistik Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 3 Tieto Statistik unvollständig Frage: Die Anzahl der Materialien bzw. Ergebnisse in allen Statistiken der Mikrobiologie erscheinen mir als zu wenig. Antwort: Überprüfen Sie, ob alle Daten korrekt importiert/eingegeben worden sind. Dies kann am bestem mit der Leistungsstatistik überprüft werden. Die Statistik Aufträge Entwicklung dient dabei, ob die Zeiträume (Monate) vollständig importiert wurden, und ob alle Materialien vorhanden sind. Abbildung 2: Statistik Auftrgäge-Entwicklung Oder ist im Profil eine nicht bekannte Einschränkung aktiviert bzw. sind die Einstellungen in den Copy-Strains korrekt. Filter einmal ausdrucken, um so zu prüfen, welche Einschränkungen aktiv sind. Statistik unterschiedliche Zahlen Erreger / Resi Frage: Beim Vergleich der Auswertungen Erreger-Häufigkeit zu Resistenzen-Erreger habe ich Escherichia coli mit der Resistenz: Ciprofloxacin = resistent eingeschränkt! Ich bekomme aber bei der Auswertung Resistenzen Erreger ein niedrigeres Ergebnis für diesen Keim, als bei der Erregerhäufigkeit. Zudem bekomme ich bei der Resistenzstatistik alle zu diesem Keim getesteten Antibiotika. Antwort: Zunächst einmal ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass bei allen Erregerstatistiken die Erreger gezählt werden. Da aber nicht für jeden Erreger ein Antibiogramm erstellt wird, kann es, sobald Sie bei den Erregerstatistiken das Antibiogramm einschränkten, natürlich zu unterschiedlichen Ergebnissen zwischen den beiden Auswertungen kommen, da in diesem Fall nur Erreger mit Antibiogramm berücksichtigt werden. Statistik unterschiedliche Zahlen Resistenzen Frage: Beim Auswertungen Resistenzen Erreger habe ich Escherichia coli mit der Resistenz: Ciprofloxacin = resistent eingeschränkt! Ich bekomme aber bei der gleichen Auswertung Resistenzen Erreger ein unterschiedliches Ergebnis für diesen Keim für die Anzahl der Stämme mit einer Resistenz im Vergleich zu der Auswertung ohne Einschränkung. 4 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Antwort: Das Problem besteht darin, dass zunächst einmal die eingestellten Copy-Strains abgearbeitet werden: Erst pro Patient ein Erregernachweis. Anschließend wird die Strategie berücksichtigt: Eingestellt ist der zeitliche Verlauf! Aufgrund dieses Suchmusters kann es sein, dass hier der erste E.coli zu einem bestimmten Patienten noch Cip = empfindlich war! Somit bestimmt die Reihenfolge des Auftretens, welcher Keim gezählt wird. Weitere Keime sind aufgrund des Copy-Strains dann nicht mehr relevant. Daher ist es in diesem Fall besser, die höchste Resistenz einzustellen! Um sicher zu sein, dass der Copy-Strain nicht die Ursache für die Abweichung ist, sollte zum Test dieser für den Vergleich komplett deaktiviert werden. Jetzt können Sie verschiedene Auswertungen miteinander vergleichen, ohne Gefahr zu laufen, dass es hier zu unterschiedlichen Ergebnissen kommt. Abbildung 3: Copy Strains Da Sie das Antibiotikum Ciprobay nicht im Filter Antibiotika eingestellt haben, werden natürlich alle getesteten angezeigt. Dieser Filter dient allerdings nur der Sichtweise und hat keine Auswirkung auf die Resistenzsituation! Abbildung 4: Statistik Filter Antibiotika Suche nach Erreger von Typ Bakterien, Pilze .. Frage: Ich möchte eine Auswertung nur für Pilze haben. Im Profil habe ich auch „Pilze“ angeklickt, trotzdem erhalte ich in der Auswertung auch Erreger, die keine Pilze sind. Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 5 Tieto Antwort: Die Erreger müssen in den Stammdaten als „Pilze“ klassifiziert werden. Sind zu diesem Zeitpunkt schon Befunde mit diesem Erreger vorhanden, so sind diese noch abzugleichen (Schaltfläche im Erregerkatalog) Abbildung 5: Katalog Erreger Parameter Fehlende Einträge im Administrator bzw. Statistik Frage: Bei der Stammdatenüberarbeitung habe ich einige Erreger mit einem Link “importiert als“ versehen; diese werden in der Statistik bzw. im Administrator aber nicht mehr angezeigt! 6 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Abbildung 6: Katalog Erreger-Parameter Antwort: Katalogeinträge, die ungültig markiert oder mit einem aktiven “import als“ verküpft sind, müssen über die Systemeinstellungen im Administrator (Menüpunkt Extras – Systemeinstellungen) aktiviert werden! Abbildung 7: Extras-Systemeinstellungen Weniger Einträge bei Gruppenauswertungen Frage: Bei Auswertungen über Gruppen erhalte ich keine / zu wenig Ergebnisse. Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 7 Tieto Antwort: Die Stammdaten, die über Gruppen selektiert / ausgewertet werden sollen, müssen zunächst in den Katalogen den entsprechenden Gruppen zugeordnet werden. Dafür kann es natürlich notwendig sein, dass Sie zunächst die Gruppen im entsprechenden Katalog (Kataloggruppen) neu definieren müssen. Abbildung 8: Katalog Gruppenkatalog Anschließend müssen Sie diese Gruppen den entsprechenden Erregern im Katalog Erreger-Parameter zuordnen. Abbildung 9: Katalog Erreger und Parameter Sie sollten zunächst überprüfen, ob alle Erreger, die für Ihre Statistik von Bedeutung sind, bereits gruppiert sind. Die Auswertung in der Statistik vollzieht sich dann über die Gruppeneinstellung (Statistik -`Reiter´ Optionen) 8 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Abbildung 10: Statistik Optionen Gruppeneinstellungen Über die entsprechenden Gruppeneinstellungen haben Sie die Möglichkeit, entweder die Statistik über die Selektion oder über die Auswertung durchzuführen. Wählen Sie die Gruppeneinstellung ausschließlich über die Selektion, so wird zwar die Statistik für die Gruppe (z. B.: Staphylokokken) erstellt, die entsprechenden zugeordneten Erreger werden aber einzeln ausgewertet: Abbildung 11: Statistik Erreger-Stationen Gruppeneinstellung Selektion Erstellen Sie Ihre Statistik zusätzlich über die Auswertung, Abbildung 12: Gruppeneinstellung werden Ihre Werte nur für die entsprechende Gruppe erstellt Abbildung 13: Statistik Errger-Stationen Gruppeneinstellung Auswertung Antibiogramm nicht in richtiger Reihenfolge Frage: Antibiogramme erscheinen nicht in der richtigen Reihenfolge. Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 9 Tieto Antwort: Die Druckreihenfolge der Antibiotika ist in dem entsprechenden Katalog für 8 verschiedene Reihenfolgen definierbar. Welche Reihenfolge genutzt werden soll, wird in den einzelnen Statistiken bzw. in der Systemeinstellung festgelegt bzw. kann für die entsprechenden Auswertungen separat festgelegt werden: Abbildung 14:Administrator Katalog Antibiotika – Reihenfolge Sie haben nun die Möglichkeit, bis zu acht verschiedene individuelle Sortierungen für die Antibiotika zu definieren. Hinweise über die verschiedenen Möglichkeiten der Sortierung sowie einige Tricks zur schnellen Sortierung finden Sie im entsprechenden Teil des Administrator-Handbuchs. Sie können jederzeit eine Reihenfolge von der einen Liste zur anderen Liste kopieren. Klicken Sie dazu in die sortierte Liste mit der RECHTEN Maustaste. Wählen Sie dann aus dem erscheinenden Menü die neue Liste. Die Reihenfolge der sortierten Liste wird nun auf die ausgewählte Liste Abbildung 15: Antibiotika – Reihenfolge 10 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto übernommen. In Statistikfilter können Sie unter dem Bereich Optionen die gewünschte Reihenfolge für die Ausgabe der Antibiotika auswählen. Diese muss natürlich zuvor festgelegt worden sein. Abbildung 16: Statistk Optionen Druckfolge Abbildung 17: Administrator-Systemeinstellungen-Reiter AusgabeDruckfolge Diagramm nicht vollständig Frage: Bei einer Erreger-Entwicklungsstatistik über vier Jahre erscheinen in der Vorschau alle Ergebnisspalten; das Diagramm zeigt jedoch nur einen Balken für ein Jahr. Antwort: Die Einträge für Werte und/oder Reihen sind frei einstellbar und nicht ausreichend eingestellt. Benutzen Sie für die Darstellung aller Werte oder Reihen die beiden MAXHybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 11 Tieto Schaltflächen. Die Voreinstellung kann in der Grundeinstellung bei dem entsprechenden Profil hinterlegt werden. Statistik über Fachbereiche Frage: Ich möchte Keimstatistiken bezogen auf Fachbereiche erstellen. Dazu habe ich entsprechende Fachberichte angelegt und auch im Stationskatalog zugeordnet. Nach Aufruf der Statistik erhalte ich aber den Hinweis, dass keine Daten vorhanden sind. Antwort: Das Anlegen der Fachbereiche alleine reicht nicht aus. Werden den einzelnen Stationen ein Fachbereich zugeordnet, so wird dieses erst mit dem nächsten Import verwendet. Die Zuordnung der bereits vorhandenen Maßnahmen ist mit der Funktion Fachbereiche reorganisieren im Menü `Extras` möglich (im entsprechendem Kapitel des Handbuches näher beschrieben). Erst nach Durchführen der Reorganisation wird der einzelne Befund dem Fachbereich zugeordnet. Somit ist es auch möglich, die Zuordnung nur für einen bestimmten Zeitraum durchzuführen, dass z. B. die Station A im Jahr 1999-2000 eine chirurgische Station war und ab Jan 2001 zur Gynäkologie gehört. Antibiotikabezeichnung in Listen Frage: In den Listen, die über Datei Mikrobiologie Drucken erstellt werden, erscheinen die Antibiotika in der Überschrift als Kürzel. Das ist für den Empfänger der Listen nicht lesbar. Antwort: In den Optionen der Statistik befinden sich Einstellungsmöglichkeiten, die sowohl die Darstellung der Antibiotikaüberschrift beeinflussen als auch die Druckfolge selbst. Bitte beachten Sie, dass die Zeichen senkrecht gedruckt werden und somit sehr viel Platz beanspruchen. Berechnung der Liegedauer Frage: Warum berechnet Hybase bei der Infektionsdokumentation die Liegedauer nicht nach dem 2. Aufnahmedatum des Patienten, sondern nach dem ersten, das schon 1 Jahr zurückliegt? Antwort: Auf dem Reiter „Aufnahmen und Verlegungen“ gibt es vor der Spalte „Aufnahmenr.“ eine Spalte „Neu“. Nur Einträge mit den Kennzeichen NEU werden als Neuaufnahme des Patienten interpretiert. Hybase interpretiert alle anderen Einträge als Verlegungen. Bei der Berechnung der Liegedauer kann jedoch definiert werden, ob Verlegungen berücksichtigt werden sollen. Unterschiedliche Zahlen bei Statistiken Das gleiche gilt auch, wenn Stationen, Fachbereiche oder Materialien getrennt ausgewertet werden Frage: Zuerst habe ich eine Erregerauswertung für das erste Halbjahr erstellt. Später habe ich dann die Auswertung für das zweite Halbjahr erstellt. Obwohl meine Daten sich nicht verändert haben, liefert die Auswertung über das ganze Jahr nicht das gleiche Ergebnis, als wenn das erste und zweite Halbjahr zusammen addiert werden. 12 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto und dann später eine Gesamtauswertung erstellt wird. Antwort: Bei allen Auswertungen, die mit der Copy-StrainFunktion arbeiten, ist die Summe der einzeln berechneten Werte nicht gleich dem Ergebnis einer Gesamtauswertung. Wenn ein Patient z. B. von Juni bis August im Krankenhaus liegt, werden die gleichen Keime in jeder Halbjahresauswertung einmal gezählt. In der Jahresauswertung werden die Keime des Patienten jedoch nur einmal gezählt. Frage: Zuerst habe ich eine Erregerauswertung für eine bestimmte Station erstellt. Dabei wurden 125 Staphylococcus aureus ermittelt. Jetzt habe ich in der Resistenzstatistik aber nur 87 Staphylococcus aureus. Antwort: In der Erregerauswertung werden Erreger gezählt. Nicht jeder Erreger hat aber zwangsläufig ein Resistogramm. In der Resistenzstatistik werden aber nur die Staphylococcus aureus gezählt bei denen auch ein Resistogramm erstellt wurde. Erste Auswertung der Mikrobiologie Frage: Wie sollten die mikrobiologischen Daten sinnvoll ausgewertet werden, nachdem ich diese vom Labor importiert habe. Antwort: Führen Sie folgende Auswertungen durch, um sich einen Überblick innerhalb der Mikrobiologie zu verschaffen: Abbildung 18: Statistik – Leistung – Aufträge der Stationen/Fachbereiche Diese Auswertung gibt Ihnen einen ersten Blick über die verschiedenen Materialien, die von einer Station eingesandt wurden. Somit kann zuerst eine quantitative Betrachtung erfolgen. Die Zahl in der Klammer gibt abhängig von der Einstellung die Anzahl bzw. den Anteil an positiven Befunden (positiver Befund sind alle Materialien mit mindestens einen path. Erregernachweis) wieder. Wird der Anteil (%) dargestellt, so kann sehr einfach geprüft werden, ob es starke Unterschiede zwischen dem Anteil von positiven Befunden gibt. Beispiel: Blutkulturen liegen meistens in einem Bereich von 8 - 12 % positiven Befunden, wenn keine Sektion beim Versand erfolgt. Weicht eine Station stark von dieser Vorgabe ab (z. B.) 0 % Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 13 Tieto positiv, so kann hier ein Fehler bei der Abnahme, Transport oder Lagerung vorliegen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, Rücksprache mit der Station zu halten, wie es zu dieser Abweichung kommt. Ebenso können so ggf. überflüssige Untersuchungen gefunden werden, wenn ständig ein sehr hoher negativer Anteil vorhanden ist. Abbildung 19: Statistik Erreger auf Materialien Mit Hilfe dieser Auswertung kann das Keimspektrum in den verschiedenen Materialien bestimmt werden. Neben der Anzahl der Keime werden auch die Materialien berechnet, die nach der Fallbereinigung (Doppelnachweise von Keimen) innerhalb dieser Auswertung berücksichtigt wurden. Das Verhältnis von Keimen pro Material kann ggf. Aufschluss über Rekontaminationen geben. Abbildung 20: Resistenzvergleich für die wichtigsten Erreger Diese Darstellung ermöglicht es, sehr kompakt die aktuelle Resistenzsituation für einen bestimmten Bereich oder Station darzustellen. Sinnvoll ist es hierbei, die Keime so zu wählen (z. B. grampositiv / gramnegativ), dass für diese die Antibiotika sinnvoll sind. 14 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto HyBASE 5.0 Statistik K&L Konzepte GmbH - Demodaten Liegnitzer Str. 2 58454 Witten Zeitraum mikrobiologische Befunde: Übersicht Mikrobiologie incl. Antibiogramm (max. 25 Testungen) 01.01.2000 bis 31.12.2000 Name , Vorname ID Labor Nr Material Abnahmedatum Station P E N A M I A M P A M O X C C E F O C E F S E R Y C E F G E N O X A / F O X A O F L T P L T O B C I P C L I N C L O T N I T R O F L U C - T A Z F O S Schulze, Hans-Werner A-001189 99-K-2536-12914 Abstrich, Rachen 22.06.2000 Urologie 2 Staphylococcus aureus POS 68 R - R - R - R - R R S R R - R S - R - - - - - - - Schulze, Werner 31702 99-2536-12914 Abstrich, Rachen 22.06.2000 Innere Station 2 Staphylococcus aureus POS 68 R - R - R - R - R R R R - R S - R - - - - - - - Schulze, Werner 31702 99-M-2536-12914 Abstrich, Rachen 23.04.2000 Kinder 2 Staphylococcus aureus POS 8 R - R - R - R - R R S R R - R S - R - - - - - - - 99-MM-2536-12914 Abstrich, Rachen 22.06.2000 Kinder 2 Staphylococcus aureus POS 68 R - R - R - R - R R S R R - R S - R - - - - - - - 99-2466-13630 Abstrich, Nase 26.05.2000 Lukas 3 Staphylococcus aureus POS R - R R R R - R - - R - R - - S - - - - - - - - - 99-2466-13642 Abstrich, Nase 29.05.2000 Lukas 3 Staphylococcus aureus POS R - R - - - - - - - - R - - - - - - - - - - - - 99-2516-13227 Sekret, Tracheal 10.06.2000 Lukas 1 Staphylococcus aureus POS 60 R - R R S - R - R S - R R - S S - S - - - - - - - Tester, Diana 29502 Tester, Elisabeth 52601 Seite 1 (letzte Seite) 7 Einträge gedruckt; K.B. Erreger Stand: 29.03.2001 Status/ Wert Liegedauer (Tage) - I M I M E Z L - T E T R Formular: K&L HyBASE: sto-KL-Liste1.lst Abbildung 21: Datei Mikrobiologie Drucken für eine Liste von MRTrägern Im Gegensatz zu den oben genannten Auswertungen ist das Ziel, hier die einzelnen Patienten fallweise zu betrachten. So kann gegebenenfalls eine Gemeinsamkeit erkannt werden oder einer Station schnell und übersichtlich eine Liste von Patienten mit Problemkeimen zur Verfügung gestellt werden. In diesem Zusammenhang ist besonders die Option kumulative Befunde zu nennen, die es ermöglicht, z. B. alle Befunde von MRSA-Patienten anzufordern. Beispiel: Sie wollen alle Patienten mit einem Oxacillin-resistenten Staphylococcus aureus ausdrucken lassen. Jedoch sollen bei Patienten mit MRSA alle Befunde ausgedruckt werden und nicht nur die mit dem MRSA. So kann schnell ein Überblick über mikrobiologische Gemeinsamkeiten gewonnen werden. Infektionsschutzgesetz Frage: Wie differenziere ich für die Ausgabe der Erregerliste nach § 23 den Staphyloccoccus aureus Oxacillin resistent (MRSA) vom Staphyloccocus aureus (Oxacillin empfindlich), so dass beide korrekt für das Infektionschutzgesetz ausgegeben werden! Antwort: Zunächst ist es wichtig zu wissen, mit welchem Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 15 Tieto Erregerkürzel der MRSA im Befund übermittelt wird. Abbildung 22: Infektionsschutzgesetz Besteht die Möglichkeit, dass mehrere Kürzel für diesen Keim existieren, so muss man einen Sammelerreger (SE) bilden! Damit auch wirklich alle Patienten mit entsprechenden Erstnachweisen gefunden werden! Abbildung 23: Infektionsschutzgesetz -Sammelerreger Nun kann man das entsprechende Resistenzmuster zum MRSA hinterlegen! Dazu gehen Sie zur Schaltfläche Resi: Abbildung 24: Infektionsschutzgesetz – Resistogramm 16 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Da beim MRSA die Oxacillin-Resistenz schon mit inbegriffen ist, kann man das bei der Einstellung für die Resistenz schon mit hinterlegen. Abbildung 25: Infektionsschutzgesetz – Einstellung Resistogramm Die beim MRSA weiteren aufzeigepflichtigen Antibiotika werden hier nur für den Druck ausgewählt! Die gleiche Einstellung wäre auch vorzunehmen, wenn der MRSA nur als Staphyloccous aureus mit der Resistenz beim Oxacillin übermittelt wird. Für den Staphylococcus aureus (Oxacillin empfindlich) werden die entsprechenden Antibiotika mit einer Abweichung eingestellt, da hier auch wieder die Einzelresistenzen aufzuzeigen sind! Abbildung 26: Systemanmeldung Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 17 Tieto Abbildung 27: Infektionsschutzgesetz – Einstellung Resistogramm Hierbei ist es nicht zwingend, das Oxacillin mit einzustellen, da die Überprüfung für das Oxacillin beim MRSA erfolgt! Damit bei den oben ausgwählten Antibiotika auch tatsächlich die Einzelresistenzen berücksichtigt werden, muss dies über ein bestimmtes Suchmuster hinterlegt werden, der sogenannten Abweichung. Abbildung 28: Infektionsschutzgesetz – Einstellung Resistogramm – Toleranz / Abweichung Diese errechnet sich, indem man von der Summe der eingestellten Antibiotika den Wert 1 subtrahiert und kann über die Pfeilschaltflächen eingeschaltet werden. IFSG-Liste unvollständig? Frage: Bei der Erregerliste für den § 23 wird zu einer Patientin, die zwei Staphylococcus aureus hat, nur ein Erstnachweis angegeben. Obwohl es sich um 2 verschiedene Keime zu einem Befund handelt. Der Erste ist Gentamycin resistent, der Zweite ist Gentamycin & Oxacillin resistent. Antwort: Da es um die Erfassung der Erstnachweise von Erregern mit Multiresistenzen geht, wird der Sachverhalt von Hybase völlig korrekt ausgewiesen. Hierbei wird der erste Erreger ausgewertet (Gentamycin resistent). Der Zweite würde rechnerisch nicht mehr als Erstnachweis gelten! 18 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto KISS / QIP Postoperative Wundinfektionen Frage: Wir haben folgendes Problem: Wenn man über KISS (QIP) - postop. Wundinfektion - eine Auswertung bezüglich einer OPArt macht und diese mit der Liste Datei – OP-Statistik – hinsichtlich dieser OP vergleicht, dann stimmt die Gesamtanzahl überein, jedoch die Anzahl pro Risikoklasse, die man sich bei der OP-Liste selber ausrechnet, differenziert sich. Wie berechnen Sie die Risikoklasse? Antwort: Die Risikokategorie wird aus den Angaben über der zeitlichen Differenz aus Schnitt-Naht-Zeit in Minuten (nicht Dauer der OP), den ASA-Score und die Wundkontaminationsklasse errechnet, d. h.: Es wird je ein Risikopunkt vergeben, wenn folgende Kriterien erfüllt sind: Die Operation hat länger gedauert, als 75 % derselben Art. Die Wunde entspricht der Kontaminationsklasse – kontaminiert oder septisch. Der ASA-Score des Patienten ist 3 oder höher. Die Risikokategorie des Patienten entspricht der Anzahl dieser vorhandenen Risikopunkte (Risikokategorie = 0, 1, 2 oder 3). Zunächst einmal ist es wichtig, dass im OPKatalog die Risikodauer zu den einzelnen Indikatoroperationen hinterlegt sind, da sonst der Risikopunkt beim Überschreiten der Schnitt-Naht-Zeit nicht berechnet werden kann bzw. die OP in der Auswertung überhaupt nicht berücksichtigt wird. Abbildung 29:Katalog – Operationen - Risikodauer Das Problem besteht hierbei, dass die von Ihnen beschriebene eigentliche Dauer der OP der Gesamtdauer der OP entspricht und nicht der Schnitt-Naht-Zeit. Daher kann es natürlich sein, dass die gesamte OP-Zeit zwar die Risikodauer überschreitet, da es hier aber nicht um die angegebene S-N-Z geht, wird hier allerdings kein Risikopunkt vergeben, da die S-N-Z unter der Risikodauer der Indikatoroperation liegt. Für einen direkten Vergleich der Statistik postoperative Wundinfektionen zur Übersicht der Operationen empfehlen wir daher ein Formular auszuwählen, welches anstelle der Dauer (Gesamt) die Schnitt-Naht-Zeit ausdruckt! Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 19 Tieto Beachten Sie bitte, dass bei fehlender Angabe der Schnitt- NahtZeit Hybase die Gesamt- Operationsdauer in Minuten für die Berechnung der Risikokategorie heranzieht! Beachten Sie bitte, dass Hybase bei fehlender Angabe der Schnitt-Naht- Zeit, die GesamtOperationsdauer für die Berechnung der Risikokategorie heranzieht! Abbildung 30: Administrator – OP-Dokumentation S-N-Zeit Im Statistik-Modul KISS / QIP müssen Sie im Filter (Reiter OP) postop. Infektion natürlich die chirurgische Wundinfektion auswählen, falls diese nicht als Standard abgespeichert ist! Abbildung 31: Statistik – Filter Postoperative Infektion Sie können natürlich zu Ihren eigenen Werten zusätzlich die Referenzwerte der chirurgischen Abteilungen vom RKI zum Vergleich anzeigen lassen (Reiter Optionen – Zusätze anzeigen). Abbildung 32: Statistik postop. Wundinfektionsrate – Referenzwerte anzeigen 20 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Device-Assoziierte-Infektionen Intensivstationen Frage: Welche Punkte sind für eine korrekte Auswertung mit der KISS-Statistik zu beachten? Antwort: Zunächst einmal ist es wichtig, Ihre Bezugszahlen der entsprechenden Station über die sog. Monatsliste zu erfassen! Abbildung 33: Monatsliste Hier werden die Anzahl der neu aufgenommenen Patienten, die Anzahl der Patienten und die entsprechenden Device-Tage erfasst! Die Ergebnisse bzw. Summen der einzelnen Spalten können Sie dann im Administrator unter Klinik Bezugskollektive übertragen. Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 21 Tieto Abbildung 34: Administrator - Bezugskollektive Bedenken Sie bitte, dass die Ergebnisse für den Bereich der Station erfasst werden müssen, da die Auswertung auch die device-ass. Infektionen auf den Stationen betrachtet und nicht auf Fachbereichen. Über den Stationskatalog können Sie zusätzlich noch aktivieren, dass Sie im Dialog der Bezugskollektive nur bestimmte Stationen (Intensivstation) angezeigt bekommen. Abbildung 35: Administrator – Klinik – Stationen 22 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Für die Statistik ist es erforderlich, dass die entsprechenden Infektionen der Intensivstation nach KISS / QIP in den Systemeinstellungen im Administrator hinterlegt sind, sonst funktioniert die Auswertung nicht. Abbildung 36: Administrator – Einstellung System – KISS-Infektionen Für die Infektionsdokumentation ist es für KISS / QIP natürlich wichtig, dass die KISS-Infektionen mit den entsprechenden vom RKI überarbeiteten CDC-Kriterien verknüpft sind. Diese werden von uns über eine sog. KISS-Referenzdatenbank angeboten und importiert. Die CDC-Definitionen finden Sie dann im Administrator unter dem Menüpunkt Methoden Computerdiagnosen Relation. Abbildung 37: Administrator – Methoden – Computerdiagnose Relation Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 23 Tieto Diese sog. Computerdiagnosen entsprechen den CDC-Kriterien und müssen natürlich in der Infektionsdokumentation zu einem Patienten auch ausgewählt werden. Abbildung 38: Administrator – Infektionsdokumentation – Computerdiagnose Bedenken Sie bitte auch, dass es für die Auswertung zwingend ist, das Attribut device-assoziiert zu aktivieren, da diese Infektion sonst natürlich nicht als solche ausgewertet werden kann! Abbildung 39: Administrator – Infektionsdokumentation – Klasse Abbildung 40: Statistik – Device ass. Inf. Station – Referenzwerte anzeigen Bei der Auswertung haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, zu Ihren eigenen Zahlen die Referenzwerte vom RKI, die in der KISS-Referenzdatenbank hinterlegt sind, anzuzeigen (OptionenZusätze anzeigen). 24 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Automatik Frage: Ich möchte über die Automatik ein Profil für verschiedene Krankenhäuser ausdrucken, aber trotzdem eine Einschränkung auf bestimmte Stationen machen. Antwort: Sie haben in der Statistik die Möglichkeit, Ihre Profile Krankenhaus-übergreifend für bestimmte Stationen auszudrucken. Zunächst müssen Sie im Hybase-Administrator unter dem Menüpunkt Kataloge, eine neue Kataloggruppe definieren. Sie legen sich eine Gruppe der Klasse / Art -> „Klinik Stationen“ fest. Treffen Sie dabei die Bezeichnung so, dass Sie Sich auf alle Stationen bezieht, die Sie mit einbeziehen möchten (Chirurgie, Innere). Abbildung 41: Administrator – Kataloggruppen Unter dem Menüpunkt „Labor Stationen“ wählen Sie über die Suchleiste das Krankenhaus aus. Nach Aufruf der entsprechenden Stationen, fügen Sie unter Gruppe den zuvor festgelegten Begriff ein. Über das Aktivieren der Schaltfläche “Übernehmen“ verknüpfen Sie dann Ihre `interne´ Kataloggruppe mit der jeweiligen Station. Abbildung 42: Administrator – Klinik Stationen Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 25 Tieto In der von Ihnen gewünschten Statistik wählen Sie unter Optionen Grundeinstellung die Selektion für Stationen in der ersten Gruppe an. Über den Dialog `Optionen´ kann man in der Gruppeneinstellung die Gruppenauswahl für Stationen aktivieren. Die Selektion bedeutet dabei, dass in der Selektion innerhalb der entsprechenden Tabellen nur die Gruppen zur Verfügung stehen. Wenn Sie jetzt eine Station auswählen, werden Ihnen nur die entsprechenden Gruppen angeboten. Die Gruppenbildung ist ein leistungsstarkes Instrument, um Statistiken übersichtlicher und den hygienischen Anforderungen entsprechend zu gestalten. Abbildung 43: Statistik Erreger auf Stationen (Optionen Gruppeneinstellung) In der von Ihnen gewünschten Statistik rufen Sie die “Stationsgruppe“ im Feld Station auf und können das Profil speichern. - Bsp. Wurde beispielsweise im HybaseAdministrator eine Gruppierung nach dem obengenannten Muster vorgenommen, so bedeutet dies für die Selektion über die Gruppe der Stationen, dass dann automatisch alle zugeordneten Stationen berücksichtigt werden. Die Chirurgie ist in diesem Fall eine Stationsgruppe. Abbildung 44: Statistik Erreger auf Stationen 26 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Das Profil kann jetzt in der Automatik aufgerufen werden. Abbildung 45: Automatik – Profil aufrufen Unter “optionale Einsender “ geben Sie die entsprechenden Einsender ein und starten die Automatik (s. a. Handbuch Administrator -> Menü Kataloge & Statistik Optionen und Profile). Abbildung 46: Automatik (Optionale Einsender) Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 27 Tieto Profile Kopieren Frage: Kann man ein bereits erstelltes Profil für andere Statistiken kopieren? Antwort: Sie können Ihre Profile zwar nicht direkt kopieren, wie man es im engeren Sinne für Windowsanwendungen betrachten kann, aber bei der Auswahlmöglichkeit „Profil speichern unter“ zusätzlich unter einem anderen Typ abspeichern. Abbildung 47: Statistik Erreger-Stationen Haben Sie z. B. in der Statistik Erreger-Stationen bereits ein Profil für eine MRSA-Abfrage auf allen Stationen eingerichtet, können Sie dieses nun auch für die Statistik Erreger Material abspeichern. Betätigen Sie einfach erneut die Schaltfläche Profil speichern unter Abbildung 48: Statistik – Schaltfläche Profile speichern unter und wählen beim Statistik Typ Erreger Material aus. 28 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Bitte beachten Sie beim Abspeichern eines Profils unter einem anderen Typ, dass dieser Vorgang nicht innerhalb eines gleichen Themas erfolgen kann! D. h.: Sie können ein Profil des Themas Erreger auch nur unter einem anderen Typ des Themas Erreger abspeichern, z. B.: Erreger – Station unter Erreger – Material. Abbildung 49:Statistik – Profil speichern unter – Typ Nach Aktivieren der Schaltfläche Übernehmen können Sie das entsprechende Profil nun auch in der Statistik Erreger – Material aufrufen. Abbildung 50: Statistik – Profile öffnen Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 29 Tieto Profile Aktualisieren Frage: Ich möchte für meine Profile einige globale Einstellungen automatisch ändern. Antwort: Sie können bestimmte Einstellungen in den Profilen über eine Funktion schnell ändern. Unter dem Menüpunkt Extras Profile aktualisieren, haben Sie die Möglichkeit, bereits bestehende Profile zu aktualisieren. Zunächst müssen Sie sich eine Statistik auswählen, unter der Sie das entsprechende zu verändernde Profil erstellt haben. Abbildung 51: Statistik – Extras – Profile aktualisieren – Reiter Profile Anschließend rufen Sie das gewünschte Profil auf. Abbildung 52: Statistik –Extras – Profile aktualisieren – Reiter Profile Wollen Sie z. B. Ihre Materialliste erweitern, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das dafür vorgesehene Kästchen `bestehende Listen erweitern (sonst ersetzen)´. Anderenfalls wird die bestehende Liste ersetzt bzw. gelöscht. Nun wählen Sie den Dialog zur Mikrobiologie aus, um Ihre Angaben zum Material machen zu können. 30 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Abbildung 53: Statistik –Extras – Profile aktualisieren – Reiter Mikrobiologie Um eine Erweiterung/einen Austausch zu ermöglichen, müssen Sie über die rechte Maustaste den Dialog zur Materialeingabe aktivieren. Abbildung 54: Profile aktualisieren – Mikrobiologie – Filter Material Wenn Sie in diesem Dialog keinen Eintrag zum Material machen und haben `bestehende Listen erweitern (sonst ersetzen)´ nicht aktiviert, so löscht Hybase Ihre Materialliste komplett. Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 31 Tieto Abbildung 55: Statistik Erreger – Material Haben Sie eine Materialangabe gemacht, so ersetzt diese Ihre alte Materialliste. Abbildung 56: Profile aktualisieren – Mikrobiologie Wie Sie anhand des bereits aktualisierten Profils in der entsprechenden Statistik erkennen können! Abbildung 57: Statistik Erreger – Material Haben Sie `bestehende Listen erweitern (sonst ersetzen)´ aktiviert, wird die Materialangabe an die bereits bestehende Materialliste angehängt. 32 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Abbildung 58: Statistik Erreger – Material Diese Änderungen können Sie auch für Lokalisation, Personal sowie Erreger durchführen. Abbildung 59: Profile aktualisieren – Reiter Profile – Aktualisierungsmaßnahmen Durch Aktivierung der jeweils oben dargestellten Bereiche haben Sie die Möglichkeit, Aktualisierungen von Grundeinstellungen, Optionen oder Diagrammen durchzuführen. Der Vorgang entspricht der vorangegangenen Beschreibung zu `Materialien´. Druck / Layout Druck umleiten auf Farbdrucker Frage: Wie kann ich die Statistiken, die ein Diagramm enthalten, auf den Farbdrucker, der im Netzwerk verfügbar ist, ausdrucken? Antwort: Einmaliges Umleiten erreicht man durch klicken des Druckersymbols mit der rechten Maustaste direkt in der Vorschau. Dauerhaftes Umleiten wird im Layouter eingestellt: Menu Projekt Seitenlayout Drucker Ausdruck auf einen fremden Drucker Frage: Wie kann ich die Statistiken, Diagramme oder Listen auf einen Drucker ausgeben, auf den ich keinen Zugriff von meinem Hybase-Arbeitsplatz habe? Antwort: Jeder Druck kann als Vorschau erzeugt werden. In der Vorschau haben Sie dann die Möglichkeit, den Druck zu speichern Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 33 Tieto (LL-Datei). Diese Datei kann dann auf einen anderen Arbeitsplatz gedruckt werden, ohne dass Hybase benötigt wird. Zum Drucken einer gespeicherten Ausgabe ist auch dem Arbeitsplatz mit dem Drucker nur der List & Label-Viewer notwendig, der kostenlos verteilt werden kann. Abbildung 60: Drucken – Vorschau Import Identifikation von Patienten beim Datenimport Hybase verfügt über ein aufwendiges Verfahren zur Identifikation von Patienten, um so eine Doppelanlage auch bei kleineren Abweichungen zu vermeiden. Dabei muss unterschieden werden, ob nur Patientendaten importiert werden oder mikrobiologische bzw. OP-Daten importiert werden. Werden mikrobiologische bzw. OP-Daten importiert, so hat jeder Vorgang eine eindeutige Nummer: Mikrobiologe OP-Daten eindeutige Material / Probennummer eindeutige OP Buchnummer Sind diese Nummern nur innerhalb eines Zeitraums gültig, so werden diese von Hybase automatisch um ein Zeitraum Prefix erweitert. z. B. aus Labornummer HY1234 wird 11-HY1234 Beim Import wird nun zuerst geprüft, ob ein mikrobiologischer Befund bzw. OP bereits mit dieser Nummer innerhalb von Hybase bekannt ist. Ist dies der Fall, so erfolgt die Identifikation über die bereits angelegte Maßnahme, ohne dass die Patientendaten des Imports noch benötigt werden. Innerhalb der Importeinstellungen kann die Option eingeschaltet werden, so dass vorhandene Patientendaten noch einmal geprüft werden, um so festzustellen, ob es zu einer Abweichung gekommen ist. 34 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Ist keine entsprechende Maßnahme innerhalb von Hybase bekannt, wird nun die Identifikation des Patienten vorgenommen. Diese Vorgehensweise ist für alle Arten von Import gleich. Schlüssel Vorhanden Weiter mit Patienten-ID Es wird versucht, einen Patienten mit dieser ID zu finden. Diese ID ist innerhalb eines Krankenhauses eindeutig. Aufnahmenummer (Suche kann hier abgebrochen werden, wenn diese in den Importeinstellungen so definiert ist.) Aufnahmenummer Es wird versucht, einen Patienten mit dieser Aufnahmenummer zu finden. Diese ID ist innerhalb eines Krankenhauses eindeutig, kann jedoch mehrfach einem Patienten zugeordnet sein Geburtsdatum und Name Geburtsdatum und Name Hybase versucht, den Patienten über das Geburtsdatum und Teile des Namens zu identifizieren. Dazu wird ein phonetischer Schlüssel gebildet. Dieser Schlüssel besteht aus dem Geburtsdatum, den ersten 10 Zeichen des Nachnamen und 2 Zeichen des Vornamens. Patient wird mit den aktuellen Importdaten angelegt Wenn Geburtsdatum oder Name nicht vorhanden sind, so ist kein Import möglich. Datensätze werden nicht importiert Frage: Beim Import von Daten werden diese immer mit dem Hinweis „automatische Zuordnung nicht möglich, Datensatz nicht importiert“...abgelehnt. Antwort: Hybase versucht, den Patienten über das Geburtsdatum und den Namen zu identifizieren. Dazu wird ein phonetischer Schlüssel gebildet. Dieser Schlüssel besteht aus dem Geburtsdatum, den ersten 10 Zeichen des Nachnamen und 2 Zeichen des Vornamens. Der Name wird dabei entsprechend den Einstellungen des Imports phonetisch angeglichen. z.B.: Maier => MEYER Meier => MEYER usw. Somit kann es vorkommen, dass unterschiedliche Namen zu einem gleichen phonetischen Schlüssel führen, wenn die Personen am selben Tag geboren sind. z. B. Maier, Thomas, geb. am 17.10.1950 =>17101950MEYER_____TO Meier, Thorsten, geb. am 17.10.1950 =>17101950MEYER_____TO Wenn zu diesem Patienten keine Patienten-ID oder Aufnahmenummer vorhanden ist und es bereits mehr, als einen Patienten mit diesem einen phonetischen Schlüssel gibt, ist eine automatische Zuordnung nicht möglich. In diesem Fall muss der Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 35 Tieto Import manuell erfolgen, damit Hybase eine Zuordnung durch den Benutzer veranlassen kann. Dieser Dialog erscheint nicht beim Import über den Kommunikationsserve r. In diesem Fall wird der Datensatz nicht übernommen. Abbildung 61: Importabgleich Sie haben nur die Möglichkeit, eine manuelle Zuordnung vorzunehmen. Handling nicht importierter Befunde Lab-, Log-, Backup (BP)-Dateien Frage: Nach dem Import werden im Ordner ImportFehler ein Laborimportprotokoll bzw. ein sog. automatischer Laborimport...fehlerhafte Datensätze.LAB sowie automatischer Laborimport ..Benutzerinformation.LOG gespeichert. Wie sind diese im Einzelnen abzuarbeiten? Wozu dient der Ordner ImportBackup? Abbildung 62: Verzeichnis ImportFehler Antwort: Diese Dateien entsprechen Fehlermeldungen/Protokolle, die den Import aufzeichnen. Das Laborimportprotokoll zeichnet den manuellen Import auf. Es wird immer angelegt, auch, wenn die Datei vollständig importiert wurde bzw. keine Fehlermeldungen aufgetreten sind! 36 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Beim automatischen Import über den Kommunikationsserver werden ein Protokoll (automatischer Laborimport 000 Benutzerinformation.LOG) und ggf. eine Labordatei (automatischer Laborimport 000 fehlerhafte DatensätzeLAB) erstellt. Im Protokoll (.log) wird der Import aufgezeichnet, dort kann man erkennen, welche Fehler beim Import aufgetaucht sind. Die Lab-Datei stellt die nicht-importierten Befunde bereit, um diese nach Bearbeitung der gemeldeten Fehler wieder zu importieren! Abbildung 63: Verzeichnis Import Abbildung 64: Verzeichnis ImportBackup Nach vollständigem Import wird die LAB-Datei in eine BP (Backup)- Datei umbenannt und in das Verzeichnis ImportBackup verschoben! Beim Kommunikationsserver geschieht dies automatisch. Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 37 Tieto Beim manuellen Import kann man im Administrator unter Extras > Einstellungen -> Import die Einstellung bei manuellem Import Importdateien sichern und Originale löschen aktivieren, damit dieser Vorgang automatisch erfolgt! Abbildung 65: Einstellung Import ungültige Referenzen Frage: Nach dem Import erscheint eine Fehlermeldung/Protokoll die/das besagt, dass einige Einträge nicht übernommen wurden. Antwort: Nach jedem Import wird ein solches Protokoll erstellt, auch, wenn der Import vollständig ohne Probleme abgelaufen ist. Dieses Protokoll kann man sich nachträglich noch anschauen, falls man noch etwas nachlesen muss oder es ausdrucken will. Es wird im Explorer im Hybase-Verzeichnis unter C:\Programme\ CymedAG\HyBASE\ImportFehler\ (ggf. anderer Laufwerksbuchstabe) abgelegt. Zunächst ist es wichtig, den vollständigen Text dieses Eintrags im Fehlerprotokoll durchzulesen. Abbildung 66: Laborimportprotokoll – ungültige Referenzen 38 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Es handelt sich hierbei um Einträge, die Hybase nicht bekannt sind und daher nicht importiert werden konnten. Zunächst muss überprüft werden, aus welchem Katalog diese Einträge “ungültige Referenzen“ stammen. Im Beispiel wird hier der Katalog Antibiotika angegeben. Diese unbekannten Einträge müssen nun im entsprechenden Katalog im Administrator nachträglich angelegt werden! Es werden immer die Codes der entsprechenden Kommunikationsfelder (hier: Import) angegeben. Da hierüber die Kommunikation zwischen der Mikrobiologie und Hybase stattfindet. Sollten Ihnen die Bezeichnungen nicht bekannt sein, so können Sie im Labor nachfragen bzw. in den Stammdaten der Labor-EDV nachschauen! Abbildung 67: Katalog Antibiotika Beim Anlegen der ungültigen Referenz ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Code (den Sie in das entsprechende Kommunikationsfeld übertragen) identisch ist mit dem Code, der im Protokoll ausgewiesen wird. Zur besseren Übersicht wird am Ende des Protokolls noch einmal eine Übersicht aller ungültigen Referenzen, entsprechend nach Katalogen, sortiert ausgegeben! Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 39 Tieto Abbildung 68: Laborimportprotokoll – Zusammenfassung ungültiger Verweise Importdateien nach Import verschwunden Frage: Warum kann ich die von mir importierte Datei nach dem Import im ursprünglichen Verzeichnis nicht mehr sehen? Antwort: Im Hybase-Administrator finden Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Extras“ den Untermenüpunkt „Einstellungen Import“. Dort ist auf dem Reiter Import im Kapitel `Allgemein` die Option aktiviert „bei manuellem Import Importdateien sichern und Originale löschen“. Mittels dieser Option wird die schon importierte Befunddatei im Ursprungsverzeichnis gelöscht und in das Verzeichnis „ImportBackup“ (..\Hybase\ImportBackup) geschrieben. Dort können Sie die Importdatei finden und ggf. erneut importieren. Liste neu importierter mikrobio. Befunde Frage: Wie kann ich schnell feststellen, welche neuen Befunde mit dem aktuellen Import übernommen wurden, um so schnell einen Überblick zu bekommen? Antwort: Im Hybase-Administrator finden Sie unter dem Hauptmenüpunkt „Datei“ den Untermenüpunkt „Labor Import drucken“. Diese Funktion ermöglicht es, Ihnen alle Befunde auszudrucken, die an einen bestimmten Tag importiert wurden. Als Einschränkung dient dabei das Importdatum und NICHT das Abnahme- oder Befunddatum. 40 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto ACHTUNG: Datum des Imports, nicht des Befundes. Zusätzlich kann noch die Einschränkung auf nur positive Befunde vorgenommen werden. Abbildung 69: Administrator Laborimport drucken Zusätzlich kann der Druck noch auf nur positive Befunde beschränkt werden. Neben dieser Möglichkeit gibt es aber noch den Keimdetektiv, der es ermöglicht, einen Keim mit bestimmten Resistenzen automatisch während des Imports zu ermitteln (siehe Handbuch). Import mehrerer Dateien Frage: Was ist beim Import von mehreren Dateien zu beachten. Antwort: Wenn Sie die Schaltfläche Laborimport betätigen, öffnet sich das Auswahlfenster für den Dateiimport. Abbildung 70: Laborimport Abbildung 71: Laborimport Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 41 Tieto Über die Schaltfläche Menü Ansicht können Sie Details auswählen und somit, wie Sie es von den Funktionalitäten des Windows Explorer her kennen, die Dateien z. B.: nach dem Datum, sortieren. In diesem Auswahlmenü können bis zu 50 Dateien markiert werden (<STRG>-Taste halten, mit der Maus die Dateien markieren), öffnen anklicken. Es erscheint dann folgender Dialog: Abbildung 72: Laborimport – Reihenfolge der Importdateien Hier müssen die Dateien ggf. noch in die richtige chronologische Reihenfolge sortiert werden (älteste Datei an erster , aktuellste Datei an letzter Stelle). Diese Sortierung ist sehr wichtig, damit sich Korrekturbefunde, die sich in älteren Dateien befinden, nicht gegenseitig überschreiben. Befunde / Dateien mehrfach importieren Frage: Erkennt Hybase, wenn Befunde / Dateien mehrfach importiert werden? Sind diese Befunde dann doppelt in Hybase vorhanden? Antwort: Sie können die Daten problemlos mehrmals einlesen, da Hybase den Abgleich über die eindeutige Probennummer (Labornummer) realisiert und somit Korrekturen richtig erkennt. Achtung!, nur bei vorläufigen Befunden. Hier kann ein endgültiges Ergebnis durch ein vorläufiges Ergebnis ggf. überschrieben werden. Automatischer Import mit dem Kommunikationsserver Frage: Wenn die Aufzeichnung des Keimdetektivprotokolls eingeschaltet ist, dann wird bei jedem Import (ob Patientimport oder Import der Mikrobiologie) die Information in das Protokoll geschrieben, was die Datei total aufbläht und zu einer maximalen Auslastung führt! 42 • Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Hybase 6 Tieto Antwort: Beim Import mit dem KOM-Server gibt es teilweise Geschwindigkeitsprobleme, wenn der Keimdetektiv aktiv ist (nicht ansprechbar, keine Rückmeldung bzw. CPU wird auf 100 % ausgelastet). Das Problem ist ggf. eine zu große Protokolldatei (größer 2 MB). Abhilfe schafft: Als erstes die Datei umzubenennen. Es wird dann automatisch eine neue Datei erstellt oder die Keimdetektiv-protokollausgabe auf täglich oder wöchentlich umstellen (Administrator-Menü -> ExtrasEinstellungen -> Kommunikation -Reiter Patientenidentifikation & Protokolle). Abbildung 73: Einstellung Kommunikation – Reiter Protokolle Hybase 6 Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. • 43
