handbuch

HANDBUCH
für Ihren optimalen Messeauftritt
9. + 10. Oktober 2015
Hangar 7, Flughafen Tempelhof
Vor der Messe
Während der Messe
Auf- und Abbau
Die Zufahrt über das Rollfeld gilt nur an den Aufund Abbautagen. Der Aufbau ist am Donnerstag,
08.10.2015 von 08.00 bis 20.00 Uhr möglich.
Aussteller, die Standbau über den Messepartner
pcma gmbh gebucht haben, können ihren Stand
ab 14.00 Uhr beziehen. Der Abbau findet am
Samstag, 10.10.2015 von 18.15 bis 24.00 Uhr
statt. Der Abbau darf erst ab 18.15 Uhr erfolgen,
da gemäß der Bestimmungen das Messegelände
erst dann befahren werden darf, wenn alle
Besucher das Messegelände verlassen haben.
Bitte machen Sie sich vor der Ankunft mit den
Anfahrtsmöglichkeiten vertraut und geben Sie
diese Information auch an die Messebauer weiter!
Zufahrt auf das Gelände
An den Messetagen können Anlieferungen
ausschließlich von 08.00 – 09.30 Uhr über die
Besucheranfahrt und nur zum Entladen erfolgen.
Während der Messelaufzeit ab 09.30 Uhr ist kein
Vorfahren gestattet. Bitte beachten Sie, dass unser
Sicherheitspersonal vor Ort diese Regelung zur
Gewährleistung der Sicherheit strikt umsetzt.
Standplanung
Gehen Sie zeitnah vor Ihrem Messeauftritt noch
einmal wichtige Punkte durch:
• Stand --- Ausstattung, Dekoration, etc
• Personal --- Einweisung, ggf. Unterbringung, Anund Abreise, Verpflegung vor Ort
• Marketing --- Flyer und Prospektmaterial, ggf.
Werbegeschenke
B1-Zertifikat
Das Zertifikat mit der Brandschutzklasse B1
zeichnet Materialien aus, die auf Schwerentflammbarkeit hin geprüft wurden. Dies gilt z.B.
für eingebrachte Roll-up Banner, Teppichböden,
Möbel, Ausstattung etc. Bitte senden Sie dem
Messepartner pcma gmbh diese Zertifikate im
Vorfeld der Messe zu, sodass sie bei der
Brandabnahme der Feuerwehr stellvertretend für
Sie vorgezeigt werden können. Der Brandsicherheitsprüfer vor Ort ist berechtigt, einen
Stand räumen zu lassen, falls die Vorgaben in den
Sicherheits- und Ausstellungsbestimmungen nicht
eingehalten wurden. Für Materialien, welche über
den Messepartner pcma gmbh geordert wurden,
legen wir die B1-Zertifikate vor.
Dekoration
Platzieren Sie EyeCatcher, verwenden Sie Farben
und machen Sie die Besucher durch ein
besonderes Auftreten neugierig. Durch Dekoration
wie Roll-up Banner oder Pflanzen können Sie Ihren
Stand freundlich und ansprechend gestalten.
Denken Sie daran - wo sich ein Besucher wohlfühlt
verweilt er in der Regel länger für ein Beratungsund Informationsgespräch. Betrachten Sie Ihren
Stand daher auch einmal während dem Aufbau
oder dem Messelauf aus Sicht der Besucher.
Achten Sie außerdem darauf, Ihren Stand nicht zu
überladen --- weniger ist manchmal mehr.
Messeausweise
Um die Zugangskontrollen für das deGUT-Team zu
erleichtern bitten wir Sie, Ihren Messeausweis
auszufüllen (Name + Unternehmen) und ihn bei
jedem Zugang zur Messe selbstständig und
unaufgefordert vorzuzeigen. Bitte beachten Sie
unbedingt, dass sich die Garderobe sowie der
Raucherbereich außerhalb der Einlasskontrolle
befinden, sodass Sie Ihren Messeausweis bei Ihrer
Rückkehr in die Halle erneut vorzeigen müssen.
Die Ausweise erhalten Sie an folgenden Tagen am
Ausstellercounter im Eingangsbereich der Messe:
• Donnerstag, 08.10.2015, 8.00 - 20.00 Uhr
• Freitag, 09.10.2015, 08.00 - 18.00 Uhr
• Samstag, 10.10.2015, 08.00 - 18.00 Uhr
Location
Die deGUT findet in einem Flugzeughangar des
ehemaligen Flughafen Tempelhof statt. Das
Gebäude ist somit nicht als Veranstaltungsstätte
konzipiert und gebaut, was zu einigen
Besonderheiten führt. So kann es an manchen
Stellen in der Halle trotz Beheizung zu
Temperaturunterschieden (z.T. zugig) kommen.
Bitte berücksichtigen Sie dies unbedingt bei Ihrer
Kleiderwahl. Bitte beachten Sie auch die langen
Wege innerhalb des Geländes. Die Entfernung zu
den sanitären Anlagen bspw. ist weiter als bei
anderen Veranstaltungsorten.
Standbesetzung
Um einen reibungslosen Messeablauf zu
garantieren, bitten wir Sie, Ihren Stand bis
spätestens 09.45 Uhr an beiden Messetagen zu
besetzen und einsatzbereit zu sein. Der offizielle
Start der Messe ist zwar erst um 10.00 Uhr, jedoch
lassen wir Besucher, welche die ersten Vorträge
hören möchten und sehr pünktlich erscheinen,
schon eher in die Halle. Bitte beachten Sie, dass Ihr
Stand oder Beratertisch bis 18.00 Uhr an beiden
Messetagen besetzt sein muss. Später kommende
Besucher sollen den gleichen guten Eindruck und
die Möglichkeit der Kontaktaufnahme erhalten
wie die Besucher, welche die Messe bereits früher
besuchten.
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für Ihren optimalen Messeauftritt
Zudem bieten wir extra ein vergünstigtes
Feierabendticket an, sodass die Messe auch noch
am Nachmittag gut frequentiert ist.
Standpersonal
Sollten Sie nicht selbst vor Ort sein, achten Sie bei
Ihrem Standpersonal sowie bei Hostessen darauf,
dass diese gut vorbereitet und kompetent sind,
sodass beim Erstkontakt kein schlechtes Licht auf
Ihr Unternehmen geworfen wird.
Versuchen Sie sich im Vorfeld einige markante
Kernsätze zu überlegen, die Sie in der Ansprache
von Besuchern verwenden und welche als
„Eisbrecher‘‘ dienen können.
9. + 10. Oktober 2015
Hangar 7, Flughafen Tempelhof
Gesprächsdokumentation
Protokollieren Sie Ihre Gespräche. So geht kein
Kontakt zum Nachfassen im Nachgang der Messe
verloren. Zudem können Sie Ihre Messekontakte
zählen und somit auch Ihren Erfolg als Aussteller
oder Berater bewerten.
Platzvergabe Beraterforum
Die Platzvergabe für Berater des Beraterforums
erfolgt nach dem Prinzip „first come, first served‘‘.
Bitte beachten Sie, dass Ihr Beraterplatz an den
Messetagen bis 18.00 Uhr besetzt sein muss um
auch später ankommenden Besuchern noch die
Möglichkeit zu geben, mit Ihnen zu sprechen.
Nach der Messe
Sie vertreten Ihr Unternehmen nach Außen an die
Besucher - diese freuen sich, wenn Sie offen auf
sie zugehen. Eine passive Haltung, Gespräche mit
dem Kollegen oder eine vom Besucher und
Messegeschehen abgewandte Haltung können
mitunter abweisend und desinteressiert wirken
und potentielle Kunden von Ihrem Stand
fernhalten. Unterhalten Sie sich besser mit Ihren
potentiellen Kunden als mit Ihren Kollegen.
Marketingaktionen auf Ihrem Stand
Selbstverständlich überzeugt Ihr
Produkt/Dienstleistung. Um die Besucher erst
einmal an Ihren Stand zu locken, empfehlen wir
Ihnen interessante und messbare Aktionen wie
z.B. eine Gutscheinverlosung anzubieten.
Flyerverteilung
Bitte beachten Sie, dass Flyerverteilung auf dem
Messegelände außerhalb Ihres Standes nicht
erlaubt ist! Flyerverteilung auf der Messe kann
beim Messepartner pcma gmbh gebucht werden
und wird vor Ort vom Sicherheitspersonal
kontrolliert.
Ordnung an Ihrem Stand/Beratertisch
Ordnung ist das halbe Leben --- denken Sie daran,
dass Ihr Stand oder Beratertisch stets vorzeigbar ist
damit ein gutes Erscheinungsbild bei den
Besuchern entsteht.
Pausen und Verpflegung
Ein Messetag kann ganz schön anstrengend sein.
Gönnen Sie sich und Ihrem Standpersonal daher
Pausen! Es gibt diverse Cateringunternehmen vor
Ort, welche während der gesamten Messe Speisen
und Getränke anbieten. Wir raten Ihnen, nicht am
Stand zu essen, da dies immer ein suboptimales
Bild abgibt.
Abfallentsorgung
Aussteller und Berater sind für die Beseitigung von
Müll und Abfällen auf ihren Ständen selbst
verantwortlich. Kosten für die Beseitigung von
nicht entsorgten Abfällen werden dem Aussteller
mit einem Zuschlag von 50,00 EUR netto in
Rechnung gestellt.
Nachbereitung
Werten Sie Ihre Messeteilnahme aufgrund der
erstellten Gesprächsdokumentation und zählbarer
Marketingaktionen aus. Bleiben Sie dabei ehrlich
zu sich selbst und verfälschen Sie das Resultat
nicht! Befragen Sie auch Ihr Mit- und
Standpersonal zu den Eindrücken der Messe, um
dies für kommende Messebeteiligungen
oder Außenauftritte Ihres Unternehmens
einzusetzen. Dabei kann ein vorbereiteter
Fragebogen sehr nützlich sein. Dieser sollte gleich
nach der Messe an das Standpersonal überreicht
werden.
Feedback
Helfen Sie uns bei der Verbesserung der Messe
und füllen Sie unseren Feedbackbogen aus, der
Ihnen im Nachgang der deGUT per Mail zugesandt
wird. Wir freuen uns über Ihre Anregungen und
Verbesserungsvorschläge.
Stand: 29.09.2015
Ihr Messepartner pcma gmbh
Alle Angaben ohne Gewähr, kein Anspruch auf
Vollständigkeit