Büromanagement eine zentrale Führungsaufgabe

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Controlling & Management
RUNDSCHAU
Editorial
DIE VIERTE, OKTOBER 2013
untermstrich Officemanagement
Sekretariat war gestern –
Büromanagement eine zentrale
Führungsaufgabe
Ing. Peter Remitz
Arch. DI Guido R. Strohecker
N
un also die VIERTE! Und
schon die LETZTE?
Wieder herzlichen Dank
für Ihre Anerkennung
und Ihre Anregungen zu den bisherigen Ausgaben der untermStrich
Rundschau! Sie ermutigen uns,
nun den nächsten Schritt zu gehen:
Nach diesem ersten Jahr wird sich
die Rundschau zu einem zünftigen Wirtschaftsmagazin mausern.
Lesen Sie dazu mehr in dieser
Ausgabe.
Großen Raum nimmt in der
VIERTEN die neue Honorarordnung
für Architekten und Ingenieure, die
HOAI 2013 ein. Dieses Thema, das
unsere Autoren aus ganz verschiedenen Blickwinkeln betrachten,
betrifft zwar in erster Linie die deutschen Planungsbüros. Aber auch
die Kollegen in Österreich und der
Schweiz könnte es interessieren,
wie eigentlich die Planer im Nachbarland ihre Honorare bestimmen
(müssen). Umgekehrt können wir
bei nächster Gelegenheit auch die
Honorargrundlagen der Schweizer
und der österreichischen Planer
hier vorstellen. Der Blick über
den Tellerrand soll sich ja immer
lohnen…
Ein zweiter Schwerpunkt gilt dem
Office-Management − und den
Menschen, die sich im Büroalltag der vielfältigen Aufgaben in
diesem Bereich annehmen. Außerdem führen unsere Autoren das
Thema Architekturexport weiter,
schreiben über strategische Positionierung, Marketing und PR. Und
nicht zuletzt kommen auch wieder
unsere Kunden zu Wort.
Eine gewinnbringende und unterhaltsame Lektüre wünschen Ihnen
Guido R. Strohecker
Peter Remitz
GF untermStrich software GmbH
PS: Für Anregungen und Mitwirkung
sind wir stets offen. Ihr Rückkanal in
allen Fällen:
[email protected]
Effektive Verwaltung braucht angemessene Werkzeuge und
spezialisierte Manpower – Beispiele aus der Praxis
Das Geld wird im Planungsbüro mit Projektarbeit verdient. Demnach liegt auch
hier der Fokus des Architekten. Im grundsätzlich richtigen Bestreben Allgemeinkosten möglichst niedrig zu halten, spielt Verwaltung daher oft eine kleine Rolle.
Verwaltungsaufgaben werden dann zu erheblichen Anteilen von planenden Ingenieuren oder gar dem Inhaber selbst erledigt. “Alles, wofür sich keine Zuständigkeit findet, bleibt an mir hängen“ ist ein viel gehörter Satz. Wirtschaftlich ist das
nur in wenigen Fällen, insbesondere in der Unternehmensentwicklung werden
Potenziale verschenkt. Der Einsatz einer Management-Software ist sicher ein
wirksamer erster Schritt. Richtig gut wird es jedoch erst, wenn Verwaltung zu
einem zentralen und personell klar besetzten Thema wird, am besten in einem
„ganzheitlichen Konzept Büromanagement“.
Zeitgemäße Verwaltung kann mehr
Früher einmal hatte ein Büro einfach eine Sekretärin – die rechte Hand des Chefs,
die sich um die Schreibarbeit, das Telefon und die Organisation der Buchhaltung kümmerte. Heute reicht das nicht mehr. Personalwesen, Controlling, Finanzplanung, Rechnungswesen, Vertragsgestaltung, IT-Betreuung, Marketing,
VOF-Verfahren, Kundenpflege, Terminmanagement, Archiv, Infrastruktur und der
tägliche Betrieb – die immer noch nicht vollständige Aufzählung illustriert die
Dimension in kleinen wie großen Büros. Büroführung braucht also ein umfassendes Management, und zwar eins, das Planer und Inhaber soweit als möglich von
Verwaltungsaufgaben befreit. Eins, das die Projektarbeit und das Unternehmen
Architektur optimal unterstützt. Büromanagement wird so von der Notwendigkeit
zu einem Instrument des unternehmerischen Erfolgs. Dazu muss es integraler
Bestandteil im jeweiligen Arbeitssystem eines Büros sein.
„Jeder macht irgendwie alles“
Kreativ Menschen wollen kreativ arbeiten. Das gilt sicherlich für die Gestaltung
von Gebäuden. Für alles andere braucht es Regeln. Denn „Kreativität“ in der Ablage, im Rechnungswesen oder im Schriftverkehr führt schnell zu Problemen in
der Zusammenarbeit. Ingenieure planen, Manager betreiben das Büro und die
Inhaber entwickeln das Unternehmen. Dieses
Modell der Arbeitsteilung ist das „A und O“ einer
effektiven Büroführung – illustriert im abgebildeten Tortendiagramm. Das Modell aus Facharbeit
(F), Management (M) und Unternehmerarbeit (U)
ist die Basis für die Funktionalität eines jeden Unternehmens. In der Praxis ist es keineswegs starr,
sondern kann und muss flexibel für jedes Büro,
jedes Team, für jeden Mitarbeiter formuliert und
angewendet werden. Es hilft die Aufgaben in der
Abb.
Tortendiagramm Projektarbeit und im Büromanagement zu sortieFMU: Facharbeit (F), Ma- ren und Verantwortlichkeiten einzurichten. Es renagement (M), Unterneh- gelt den Normalfall und dient als Orientierung bei
merarbeit (U) – ein Prinzip, jeder Veränderung. Wie eingangs erwähnt, Geld
das jedes Büro individuell wird im Planungsbüro im Wesentlichen durch
formuliert und lebt.
Facharbeit verdient – wenn nun doch „M“ und
„U“ einen größeren Arbeitsanteil brauchen, muss
Facharbeit effektiver werden! Fehlende Arbeitsteilung und Delegation verschleiern die wahren Ursachen von Unwirtschaftlichkeit. Meist sind nicht die „bösen
Bauherrn“ schuld an Problemen, sondern unklare Zuständigkeiten und Regelungen in der Abwicklung von Projekten.
Verwaltung methodisch denken und individuell lösen
Büromanagement will gut organisiert sein. Gerade in gewachsenen Strukturen
sind viele Abläufe eingespielt, Reibungsverluste werden meist hingenommen.
Und doch: über die Jahre nervt der Stress mit den immer wiederkehrenden Phänomen. So auch in einem Planungsbüro in NRW. Nach 16:00 Uhr mussten die Mitarbeiter im Wechsel das Telefon bedienen, da die Sekretärin Feierabend hat. Bei 20
Planern über drei Geschosse kostet das enorm Zeit und Nerven. Nach jahrelanger
Praxis entfachte dieser vermeintlich kleine Missstand den entscheidenden Funken für die Neuorganisation des Managements. In Workshops mit dem gesamten
Team wurden Arbeitsweisen analysiert, Engpässe offengelegt und Optimierungen
erarbeitet. Ziel: möglichst viel verdeckte allgemeine Verwaltung aus den Teams
nehmen und in einem neu formulierten zentralen Management positionieren.
Heute gibt es nach wie vor eine Sekretärin, dazu eine Halbtagskraft für Öffentlichkeitsarbeit und VOF-Verfahren, einen Hausmeister mit erweiterten Diensten im
täglichen Büroablauf und einen Büromanager. Eine Mitarbeiterin mit Erfahrungen
aus anderen Branchen, die all die aufgeführten Arbeiten strukturiert und koordiniert. Dazu gehören insbesondere Zuarbeiten für die planenden Teamleiter im
Controlling, bei der kaufmännischen Steuerung und der Personalplanung. Das
Telefon wird von zwei 400-Euro-Kräften besetzt: einer Dame, die vormittags Sekretärin in einer Schule ist und einer freien Texterin. Beide bringen zusätzliche
Qualifikationen ins Büro. Alles in allem ein schlagkräftiges Team, das ca. 20 Prozent der Bürokosten ausmacht – das aber auch spürbaren Schwung in die Abläufe der Projektabwicklung gebracht hat.
Ähnlicher Fall: 12 planende Mitarbeiter, zwei Inhaber und eine Kraft im Sekretariat – im Büroalltag viel Stress mit den Verwaltungsaufgaben. Diese wurden
meist am Wochenende von den Chefs erledigt. Heute hat man eine Konstellation
gefunden, die zwar mehr Personal und Kosten mit sich bringt, aber eben auch
das Arbeiten smarter macht. Mit spürbarem wirtschaftlichen Erfolg und besserer
Arbeitsatmosphäre: zwei Halbtagskräfte für Sekretariat, Empfang und Geschäftsassistenz, eine freie Buchhalterin und eine Vollzeitkraft für Unternehmenskommunikation extern und vor allem auch intern. Von ihr werden zunehmend Managementaufgaben übernommen, die früher bei den Inhabern hängen blieben.
Und auch das gibt es: ein Büro mit 14 Mitarbeitern und ohne Sekretärin! Neben
dem Chef agiert hier ein freier „BWLer“, der die Verwaltung sowie die Organisation und das Controlling aller Projekte leitet. Die Projektleiter werden unterstützt,
sich auf ihre Facharbeit und die projektspezifische Verwaltung zu konzentrieren.
Büromanagement muss in der Verantwortlichkeit nah bei der Geschäftsführung
in einer zweiten Führungsebene (auf Höhe der Teamleiter) angesiedelt werden:
mit Weisungsbefugnis und als zentrale Schaltstelle im Bürosystem. Erfolgreich
wird es durch „das Leben“ und eine individuell abgestimmte Lösung auf das Büro.
EDGAR HAUPT
Edgar Haupt ist Inhaber des Büros
aufBau Marketing und Coaching in
Köln. Als Dipl.-Ing. und Zertifizierter
Coach berät er Architektur- und Ingenieurbüros in der Organisationsund Teamentwicklung, Unternehmenskommunikation, Führung und
Nachfolge.
www.aufbau.biz
Zukunftswerkstatt Architektur
Unter diesem Label bietet Edgar Haupt eine Reihe von Leistungen für Architekten:
Inhouse-Workshops zur Unternehmensentwicklung , Veranstaltungen, Strategiekreise, Wissensbausteine, Praxisberichte.
www.zukunftswerkstatt-architektur.de
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23.01. und 13.02.2014
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Management mit
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06.11.2013
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12.11.2013
Akquisition – Der
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