Leitfaden für die Projektabwicklung

Leitfaden für die Projektabwicklung
A. Weiterleitungsvertrag
B. Förderung
C. Zahlungsabrufe
D. Verwendungsfrist
E. Erstellen eines Zwischennachweises
F. Dokumentation und Durchführung der Maßnahme
G. Erstellen des Verwendungsnachweises
H. Zeitplan für Verwendungsnachweise
Stand: 20. Juli 2016
Abwicklung eines Projekts (z.T. aus mehreren Maßnahmen bestehend) im Rahmen
des ASSITEJ-Förderprogramms „Wege ins Theater! Theaterscouts im Kinder- und
Jugendtheater“ im Rahmen des Bundesprogramms „Kultur macht stark – Bündnisse
für Bildung“ des Bundes-ministeriums für Bildung und Forschung (BMBF)
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A. Weiterleitungsvertrag
Der Weiterleitungsvertrag zwischen der ASSITEJ e.V. und Ihnen als Antragsteller
ist Ihnen in 2 Exemplaren zugegangen. Die Förderung/das Projekt kann
beginnen, sobald der ASSITEJ ein rechtsverbindlich unterschriebenes Exemplar
zusammen mit der Eigenerklärung vorliegt. Beachten Sie bitte die Anlagen zum
Vertrag:
die weiteren Nebenbestimmungen und Hinweise, der Veranstaltungsplan
und der Gesamtfinanzierungsplan sind Bestandteil des Vertrages
Die Ihnen zur Verfügung gestellten Musterformulare sollten unbedingt
genutzt werden. Sie erleichtern Ihnen und uns die Arbeit Sie finden diese
unter www.wegeinstheater.de/downloads .
Das Logo der ASSITEJ und das Wege-ins-Theater-Logo finden Sie ebenfalls
unter www.wegeinstheater.de/downloads
Die Logos für Kultur macht stark finden Sie im internen Bereich auf
www.buendnisse-fuer-bildung.de Hier können Sie sich einloggen und z.B.
Anregungen zur Öffentlichkeitsarbeit für lokale Bündnisse einsehen.
Benutzername:
Passwort:
intern-bn
bn-pass
B. Förderung
Nach Erhalt des unterschriebenen Vertrags gibt die ASSITEJ in der Datenbank
die Fördermittel für Ihre Maßnahme/n frei. Ihr Antrag ist jetzt nicht mehr
veränderbar. Ab dem Zeitpunkt der Freigabe können Sie Fördermittel über die
Datenbank anfordern.
Hinweis: Auf Ihrer Startseite („Übersicht“) finden Sie unter „Hinweise“ einen Link
zum Handbuch für die Datenbank. Klicken Sie auf „Dokumentation“, dann können
Sie sich das Handbuch herunterladen. Sie finden hier Informationen zu allen
Arbeitsschritten, die Sie zur Abwicklung der Förderung in der Datenbank vornehmen müssen.
Wenn Sie Ihren Antrag öffnen, können Sie sich die Förderung ansehen (unter
„Aktionen“ – „Förderung anzeigen“, blaue Buttons rechts). Die Angaben aus
Ihrem Antrag sind hier übernommen worden.
C. Zahlungsabrufe
Der Pfad von der Startseite der Datenbank bis zum Formular „Zahlungsabruf“:
Klicken Sie bei „Aktionen“: „Ihre Förderungen“ → wählen Sie die Maßnahme aus
der Liste aus → „Zahlungsabrufe“ → „Zahlungsabruf erstellen“.
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Bitte beachten Sie bei Projekten mit zwei verschiedenen Projektformaten, dass
die Maßnahmen/Projektformate administrativ vollständig voneinander getrennt
behandelt werden müssen. Sie müssen also entscheiden, welche Honorare und
welche Sachausgaben welchem Projektformat zugeordnet sind.
5.2a, 5.4a, 5.6a Tragen Sie hier die Beträge ein, die Sie abrufen wollen. Rufen Sie
nur so viele Mittel ab, wie Sie ca. in den folgenden 6 Wochen verausgaben
können. Ab Eingang des Geldes auf Ihrem Konto haben Sie sechs Wochen Zeit,
die Mittel zu verausgaben. Hierbei sind nicht Rechnungsdaten entscheidend,
sondern das tatsächliche „Bezahldatum“.
Unter 5.3a, 5.5a, 5.7a erläutern Sie kurz, wofür das Geld benötigt wird, wie sich
die Beträge zusammensetzen. Sie können sich bei den Erläuterungen an den
Angaben des Kalkulationsblattes aus Ihrem Antrag orientieren.
Speichern Sie Ihren Zahlungsabruf und reichen ihn dann über die Datenbank bei
der ASSITEJ ein: Aktionen „Zahlungsabruf einreichen“, es öffnet sich ein
Kommentarfeld, darunter nochmals “Zahlungsabruf einreichen“ anklicken.
Die ASSITEJ prüft Ihren Zahlungsabruf. Sie bekommen eine Benachrichtigung
aus der Datenbank, wenn Ihr Zahlungsabruf akzeptiert wurde. Wenn sie diese
Nachricht erhalten haben, drucken Sie den Zahlungsabruf aus („Druckansicht“)
und schicken ihn, rechtsverbindlich unterschrieben (die Unterschrift sollte der
im Antrag genannten rechtsverbindlichen Vertretung entsprechen), per Post an
die ASSITEJ-Geschäftsstelle.
Hinweise:
Die ASSITEJ ruft nur etwa einmal im Monat Mittel beim BMBF ab.
Wenn Sie Ihre Zahlungsabrufe bis zum 20. eines Monats einreichen, erhalten
Sie die Mittel i.d.R. in den ersten Tagen des Folgemonats
Ein Einbehalt von 20% der bewilligten Gesamtsumme wird erst nach Prüfung
des Verwendungsnachweises ausgezahlt.
Die Mittel werden im Zuwendungsvertag den Kalenderjahren zugeordnet.
Mittel, die für ein Kalenderjahr bewilligt sind, müssen auch in diesem
Kalenderjahr abgerufen werden (i.d.R. bis Mitte November), da sie sonst zum
Ende des Kalenderjahres verfallen.
In Kapitel 5 des Benutzerhandbuchs für die Datenbank finden Sie weitere Hilfestellungen zum Erstellen von Zahlungsabrufen.
D. Verwendungsfrist
Nachdem die Fördergelder auf Ihrem Konto eingegangen sind, haben Sie sechs
Wochen Zeit, um sie auszugeben. In der Datenbank wird Ihr Zahlungsabruf zur
Verausgabung freigegeben und unter dem Punkt 5.9 eine Verwendungsfrist
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eingetragen. Bis zu diesem Datum müssen die abgerufenen Mittel ausgegeben
sein. Es gilt das Bezahldatum, nicht das Rechnungsdatum. Der Nachweis für die
Bezahlung kann das Quittungsdatum sein oder das Datum auf einem Bankauszug.
Sobald Sie alle Mittel verausgabt haben, spätestens jedoch zum Ende der
Verwendungsfrist rufen Sie Ihren Zahlungsabruf in der Datenbank auf. Tragen
Sie unter „Zahlung verausgabt“ dasjenige Datum ein, an dem die letzten Mittel
aus dem Zahlungsabruf ausgegeben wurden. Bei "Verausgabte Mittel“ tragen
Sie die Summe ein.
Wenn Sie noch nicht die gesamten Mittel aus dem Zahlungsabruf bis zum
Ende der Verwendungsfrist verausgabt haben: tragen Sie den verausgabten Betrag am Fristende ein. Es ergibt sich ein positiver Kassenbestand. Kontaktieren Sie im Falle eines positiven Kassenbestandes
unbedingt die ASSITEJ, da andernfalls Zinsen anfallen können.
Wenn Sie mehr Mittel ausgegeben haben, als Sie erhalten haben: Tragen
Sie den tatsächlichen Betrag ein. Es ergibt sich ein negativer Kassenbestand.
Berücksichtigen Sie diese Kassenbestände, wenn Sie einen neuen Zahlungsabruf tätigen und fordern Sie entsprechend mehr bzw. weniger Mittel an.
Speichern Sie Ihre Eingaben. Mit dem blauen Button "Zahlung wurde verausgabt" senden Sie den Zahlungsabruf zurück an die ASSITEJ (unterhalb des
sich öffnenden Dialogfeldes nochmals bestätigen!).
Beachten Sie, dass Ausgaben, die Sie vor Beginn des Bewilligungszeitraums
tätigen, nicht gefördert werden können, auch wenn Sie im Zusammenhang mit
dem Projekt entstehen. Sollten projektrelevante und vorab kalkulierte Ausgaben nach Beendigung des Bewilligungszeitraums entstehen, können sie im
begründeten Fall noch bis zur Vorlage des Verwendungsnachweises abgerechnet werden. In diesem Fall nehmen Sie bitte Kontakt mit der ASSITEJ auf.
E. Erstellen eines Zwischennachweises
Sie haben sich mit Ihrer Unterschrift unter den Weiterleitungsvertrag verpflichtet, einen Zwischennachweis/Verwendungsnachweis zu erstellen (§ 7 12.).
Die nötigen Angaben werden in die Förderdatenbank eingegeben.
Wichtig: Für Projekte, die über einen Jahreswechsel hinaus stattfinden, muss per
Stichtag 31. Dezember ein Zwischennachweis bis spätestens zum 28. Februar
erstellt werden. Für Projekte, die innerhalb eines Kalenderjahres abgeschlossen
werden, ist kein Zwischennachweis nötig.
Der Pfad von der Startseite der Datenbank bis zum Formular „Zwischennachweis“:
Klicken Sie bei „Aktionen“: „Ihre Förderungen“ → wählen Sie die Maßnahme aus
der Liste aus → „Zwischennachweise“ → „Zwischennachweis erstellen“.
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Wählen Sie „Maßnahme hinzufügen“ (blaue Aktionsbuttons), klicken Sie das
Feld vor Ihrer Maßnahme an, dann „Auswahl hinzufügen“
Geben Sie über „Beleg hinzufügen“ alle Belege bis zum Belegdatum 31.12.
möglichst in chronologischer Reihenfolge ein. Von der Datenbank werden
automatisch Belegnummern vergeben.
Wenn die Laufzeit Ihres Projekts kürzer als ein Jahr ist, müssen Sie keinen
Zwischenbericht erstellen. D.h. die Textfelder zum Zwischenbericht müssen nicht ausgefüllt werden (dann „entfällt“ o.ä. eingeben).
Speichern Sie den Zwischennachweis und reichen Ihn über die Datenbank
ein: „Zwischennachweis einreichen“ und nochmalige Bestätigung unterhalb
des sich öffnenden Dialogfeldes.
Drucken Sie alle Arbeitsblätter der Belegliste (Querformat - über „Export
Belegliste“) und eventuell den Zwischenbericht (Hochformat - über „Export
Zwischenbericht“) aus und schicken die Unterlagen, inklusive aller
Originalbelege, rechtsverbindlich unterschrieben, per Post an die ASSITEJ.
Ihr Zwischennachweis wird dann von der ASSITEJ geprüft. Wenn es
Erläuterungs- oder Ergänzungsbedarf gibt, bekommen Sie eine Nachricht.
Ihre Originalbelege erhalten Sie nach der Prüfung zurück.
F. Dokumentation der Durchführung der Maßnahme
Wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist und Sie alle erforderlichen Mittel
angefordert und verausgabt haben, müssen Sie die Maßnahme in der
Datenbank dokumentieren.
Der Pfad von der Startseite der Datenbank:
Klicken Sie bei „Aktionen“: „Ihre Maßnahmen“ → wählen Sie die Maßnahme aus
der Liste aus →“Durchführung dokumentieren“
Geben Sie die für die Statistik des Ministeriums notwendigen Teilnehmerzahlen
ein. Speichern Sie Ihre Einträge.
Klicken Sie „Zurück zur Maßnahme“ → „Maßnahme wurde durchgeführt“
(unterhalb des sich öffnenden Dialogfeldes nochmals bestätigen!). Dieser
Schritt ist damit abgeschlossen.
G. Erstellen des Verwendungsnachweises
Falls nach Abschluss Ihrer Maßnahme ein positiver Kassenbestand vorliegt, Sie
also nicht alle angeforderten Mittel verausgabt haben, überweisen Sie die nicht
verausgabten Mittel unverzüglich und unaufgefordert zurück auf das Konto der
ASSITEJ (Kontodaten sind im Zuwendungsvertrag vermerkt). Geben Sie im
Verwendungszweck Ihr Förderkennzeichen an.
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Bei überjährigen Projekten muss die Zwischennachweisprüfung durch die
ASSITEJ abgeschlossen sein, bevor der Verwendungsnachweis erstellt werden
kann.
Der Pfad von der Startseite der Datenbank bis zum Formular „Verwendungsnachweis“:
Klicken Sie bei „Aktionen“: „Ihre Förderungen“ → wählen Sie die Maßnahme aus
der Liste aus → „Verwendungsnachweis“ → „Verwendungsnachweis erstellen“ →
„Verwendungsnachweis erstellen“(?). In Anlage Ihres Zuwendungsvertrags
finden Sie ein Muster für den Verwendungsnachweis.
Verarbeitung der Belege - Aufbereitung der Originalbelege
Anforderungen an Belege:
Rechnungen sollten an Sie als Letztzuwendungsempfänger adressiert
sein. Überweisen Sie fällige Beträge direkt vom Förderkonto. Werden
Zahlungen von der Honorarkraft oder einer anderen Person
„vorgestreckt“ muss der Weg der Zahlungen bzw. Erstattungen
nachgewiesen werden.
Ausgabebelege
müssen
das
Datum
der
Zahlung,
den
Zahlungsempfänger, Verwendungszweck und den Betrag sowie Ihr
Förderkennzeichen und die laufende Belegnummer (wie aus der
Datenbank generierte Belegliste) enthalten.
Überweisungen werden durch Transaktionsbeleg bzw. Kontoauszug
belegt.
Ein
Überweisungsauftrag
ist
nicht
ausreichend.
Die
entsprechende Rechnung ist beizulegen.
Belege mit einem Datum vor Beginn des Bewilligungszeitraums können
nicht anerkannt werden.
Die ASSITEJ ist verpflichtet, 100% Originalbelege zu prüfen. Aussagekräftige Kontoauszüge können als Ausdruck bzw. Kopie vorgelegt
werden.
Hinweis: Gehen Sie sehr sorgfältig mit Ihren Belegen um. Ausgaben, für die keine
Originalbelege vorliegen, können nicht gefördert werden. Dafür bereits zur
Verfügung gestellte Fördermittel werden von der ASSITEJ zurückgefordert. Ihre
Belege erhalten Sie nach der Prüfung umgehend per Einschreiben zurück. Alle
Belege müssen mindestens 5 Jahre bei Ihnen aufbewahrt werden. Es ist allerdings
möglich, dass wir einzelne Belege bei Ihnen später noch einmal anfordern müssen,
sollte der Prüfbeauftragte des Ministeriums oder der Bundesrechnungshof
Originale prüfen wollen.
Erstellen der Belegliste in der Datenbank
Klicken Sie „Beleg hinzufügen“. Machen Sie die geforderten Angaben und
klicken „Hinzufügen“. Machen Sie aussagekräftige Angaben, v.a. beim
Zahlungsgrund: z.B. „Rechnung Fa. XYZ vom 31.12.2012, Malpappe“
Geben Sie so die Daten aller zur Maßnahme gehörenden Belege ein.
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Hatten Sie für die Maßnahme bereits einen Zwischennachweis erstellt,
geben Sie nur noch die Belege ein, die dem neuen Kalenderjahr
zuzuordnen sind.
Über „Export Belegliste“ können Sie die Liste ausdrucken (Querformat, 4
Arbeitsblätter!)
Erstellen des Schlussberichts
Im unteren Bereich des Formulars „Verwendungsnachweis“ machen Sie
Ihre „Angaben zum Schlussbericht“.
Falls sich die Bündnispartner in der Durchführung des Projekts gegenüber
der Antragstellung geändert haben, klicken Sie das Kästchen an und
geben die Änderungen bei „dokumentiert“ ein.
Geben Sie die geforderten Erläuterungen in den Textfeldern gemäß den
Hinweisen ein.
Bitte achten Sie bei der Erstellung des Schlussberichtes auf die
Programmvorgaben, stellen Sie also dar:
o mit welchen Bildungsbarrieren die Teilnehmer konfrontiert sind,
und wie sich das in der Arbeit bemerkbar gemacht hat
o wie die Zusammenarbeit im Bündnis gestaltet wurde und welche
Eigenleistungen die einzelnen Bündnispartner eingebracht haben
o wie der Sozialraum der Teilnehmer in die Projektarbeit
eingebunden wurde
o wie die Projektarbeit gestaltet wurde, welche Herausforderungen
und Probleme sich ergeben haben und wie diese gelöst wurden
o welche Schlussfolgerungen Sie aus dem Projekt ziehen und ob die
Absicht besteht, im Bündnis weiterzuarbeiten.
Speichern Sie Ihre Eingaben!
Erstellen der Projektdokumentation
Erstellen Sie einen Erfahrungsbericht (max. 4000 Zeichen) und hängen die Datei
über „Anhang hinzufügen“ an.
Stellen Sie der ASSITEJ nach Abschluss des Projekts, spätestens jedoch bei
Einreichung des Verwendungsnachweises elektronisch mindestens 2 Fotos aus
dem Projekt mit Bildlegenden und Freigabeerklärungen zur Verfügung.
Fertigstellung des Verwendungsnachweises
Wenn Sie alle Angaben gemacht haben: „Verwendungsnachweis einreichen“
anklicken und nochmals bestätigen. Die ASSITEJ wird den Verwendungsnachweis zunächst in der Datenbank prüfen – und ihn gegebenenfalls zur
Bearbeitung zu Ihnen zurückschicken. Wenn Sie von der ASSITEJ die Meldung
erhalten „Verwendungsnachweis akzeptiert“ schicken Sie folgende Unterlagen
an die ASSITEJ:
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die ausgedruckte Belegliste (Querformat - über „Export Belegliste“)
den ausgedruckten und rechtsverbindlich unterschriebenen Schlussbericht
(Hochformat - über „Export Schlussbericht)
alle Originalbelege
alle Teilnehmerlisten im Original
alle Honorarverträge und die Stundenerfassungen der Honorarkräfte
den Veranstaltungsplan mit den tatsächlich stattgefundenen Terminen
den Erfahrungsbericht
Postadresse: ASSITEJ e.V. Bundesrepublik Deutschland, Wege ins Theater!,
Schützenstraße 12, 60311 Frankfurt am Main
5. Auszahlung der Verwaltungspauschale
Eine Verwaltungspauschale in Höhe von 5 % wird dem LZE auf Basis der mit
dem Verwendungsnachweis nachgewiesenen und anerkannten Belege
zugestanden. Die Verwaltungspauschale wird von der ASSITEJ berechnet,
sofern Sie sie mit dem Antrag beantragt haben und mit der Schlusszahlung
ausgezahlt.
H. Zeitplan für Verwendungsnachweise
Reichen Sie den Verwendungsnachweis bis spätestens zwei Monate nach Ende
des Bewilligungszeitraums in der Datenbank ein.
Hatten Sie für Ihr jahresübergreifendes Projekt bereits einen Zwischennachweis
erstellt, muss die Zwischennachweisprüfung von der ASSITEJ abgeschlossen
sein, bevor Sie Ihren Verwendungsnachweis erstellen können.
Kontakt
Wenn Sie Fragen zur Projektabwicklung haben, wenden Sie sich an:
ASSITEJ e.V. Bundesrepublik Deutschland
Anna Eitzeroth
[email protected]
069-296661
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