N-Allo - Beyond-it
Werbung
CUSTOMER CASE SHAREPOINT N-Allo beheert digitale documenten en dossiers efficiënter met SharePoint Qualiphar heeft heel wat documenten en dossiers te beheren. IT-partner Beyond-it ontwikkelde een documentbeheersysteem op basis van Microsoft Office SharePoint. Die software diende ook als basis voor een toepassing waarmee de gebruikers dossiers voor de overheid samenstellen wanneer Qualiphar een nieuw product op de markt wil brengen. Qualiphar ontwikkelt en verdeelt geneesmiddelen en parafarmaceutische producten. Daar komt heel wat dossierwerk bij kijken, want de regelgeving voor de farmaceutische sector is heel strikt. Dankzij SharePoint Server worden alle documenten en dossiers snel en efficiënt beheerd. ‘Vroeger stonden alle documenten op ons file system, maar daardoor was het soms moeilijk om snel het juiste document in de meest recente versie terug te vinden’, vertelt Stefan Cuypers, IT-manager bij Qualiphar. ‘Met SharePoint worden de verschillende documentversies automatisch en overzichtelijk beheerd. Bovendien bevat de software ook geautomatiseerde workflows voor het goedkeuren van documenten. Dat gebeurde vroeger allemaal op papier, met stempels en handtekeningen. Dankzij SharePoint kunnen we volledig digitaal werken, met handtekeningen en watermerken.’ IT-partner Beyond-it ontwikkelde voor het document- en procedurebeheer een tool in Microsoft Office SharePoint Portal Server. Het systeem staat in functie van de kwaliteitscontrole. De mensen van de validatie-afdeling bij Qualiphar gebruiken de software onder meer voor het opvolgen en goedkeuren van interne procedures op het vlak van veiligheid, het werk in het labo en de productie. Automatische verwittigingen ‘De gebruikers van het documentbeheersysteem kunnen de geldigheid van een document controleren’, zegt Joris Bollen van Beyond-it. ‘Wanneer een document klaar is voor goedkeuring, krijgen de betrokken gebruikers automatisch een verwittiging. De gebruikers hebben ook een overzicht van alle procedures die ze in hun functie moeten volgen. En ze kunnen zien bij wie het dossier zit.’ SharePoint vormt bij Qualiphar niet alleen de basis van het document- en procedurebeheer. Beyond-it ontwikkelde in Microsoft Office SharePoint Server ook een systeem waarmee Qualiphar dossiers kan samenstellen voor de overheid. WIE? Qualiphar produceert geneesmiddelen die zonder voorschrift te koop zijn. Het heeft vestigingen in België en Frankrijk. UITDAGING? De strikte procedures voor de sector, die bovendien verschillen per land. OPLOSSING? Dankzij SharePoint gebeurt alles digitaal, efficiënt en heel overzichtelijk. Die electronic Common Technical Documents of eCTD’s zijn typisch voor de farmaceutische industrie. ‘Wanneer we een nieuw product op de markt willen brengen, moeten we eerst een dossier indienen bij de overheid’, legt Stefan Cuypers uit. ‘Daarin moeten we onze productieprocedures beschrijven en moeten we aantonen dat we nodige tests, klinische studies en kwaliteitsonderzoeken hebben gevoerd om aan te tonen dat het product veilig is voor de eindgebruikers.’ Een extra complicatie is dat die dossiers doorgaans niet gelijk zijn voor alle landen waar het product geregistreerd dient te CUSTOMER CASE SHAREPOINT worden. Zo zijn er verschillende talen en ook uiteenlopende eisen van de lokale overheden. Elektronisch dossierbeheer ‘Sinds enkele jaren kunnen de eCTD’s in elektronische vorm worden ingediend. In de eCTD-applicatie kan de gebruiker alle dossiers beheren, gerelateerde dossiers bekijken en de interne en externe goedkeuringen opvolgen’, zegt Stefan Cuypers. ‘Wanneer de samenstelling van een product wijzigt, moeten we telkens een nieuwe aanvraag indienen bij de overheid. SharePoint stuurt ons automatisch een herinnering wanneer we een dossier moeten updaten. Die updates gaan veel sneller met behulp van SharePoint, aangezien we ons gemakkelijker kunnen baseren op de bestaande dossiers en aangezien we niet meer naar de oude dossiers hoeven te zoeken in archiefkasten. We werken dus veel efficiënter en sneller, en we hoeven geen papieren dossiers meer te bewaren. Toen dat wel nog het geval was, riskeerden we dossier s te verliezen in geval van een brand of een andere ramp. Dat risico lopen we niet langer met de elektronische dossiers, waarvan we uiteraard een back-up bewaren. Daarnaast is de communicatie met onze SharePoint bleek heel flexibel en open, zodat we het zowel kunnen gebruiken voor documentbeheer als voor ons dossierbeheer en het intranet. Zo veel mogelijk automatiseren De samenwerking met Beyond-it is historisch gegroeid. ‘We kennen de mensen van Beyond-it al lang en we zijn altijd tevreden geweest over hun diensten’, aldus Stefan Cuypers. ‘Dat is belangrijk, want informatica is cruciaal voor onze onderneming. We streven er ook naar om zo veel mogelijk te automatiseren. In de toekomst willen we het documentbeheersysteem upgraden naar een nieuwere versie van SharePoint, en willen we het ook meertalig maken.’ Stefan Cuypers IT-manager Qualiphar Franse vestiging veel eenvoudiger nu we niet langer papieren documenten met de post of via fax en e-mail versturen. Deze geavanceerde manier van werken stelt ons in staat om diensten te leveren aan kleinere farmaceutische bedrijven die het beheer van hun dossiers aan ons uitbesteden. Ook tegenover externe auditeurs en tegenover grote ondernemingen voor wie we produceren, kunnen we nu beter aantonen dat onze dossiers correct worden samengesteld en opgevolgd.’ Meer informatie Voor meer informatie over de beschreven producten en diensten van Beyond-it, bel naar +32 (0)3 640 01 60 of surf naar www.beyond-it.be Voor meer informatie over Qualiphar, bezoek www.qualiphar.com TECH / Tags Microsoft Office SharePoint Microsoft Office SharePoint Portal Server Microsoft SQL Server onderdeel van ABC-Groep Laar 179 B-2180 Ekeren +32 (3) 640 01 60 [email protected]
