Anforderung Lösung Optimierung des Output Managements

Projektstudie
Optimierung des
Output Managements
und Einführung von
eRecord Connect
Hospital
Dienstleistung + Beratung GmbH
Eine Analyse und Optimierung des klinikweiten Output-Managements durch die
Experten von Ricoh ist für den internen Dienstleister der Immanuel Diakonie – die
Hospital Dienstleistung + Beratung GmbH – die Grundlage für die Implementierung
einer bedarfsgerechten und standardisierten Infrastruktur. Die neue Lösung reduziert
den administrativen Aufwand und schont somit wertvolle interne Ressourcen. Darüber
hinaus sorgt die zusätzliche Einführung einer Lösung zur schnellen Digitalisierung von
Dokumenten, die bei der Patientenaufnahme für eine erhebliche Effizienzsteigerung sorgt.
Kliniken, Praxen, Senioreneinrichtungen, Einrichtungen für die Suchtkrankenhilfe, Behindertenhilfe,
Kinder- und Jugendhilfe: Rund 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an 50 Standorten
für die Immanuel Diakonie. Während sich die Diakonie um ihre Patienten kümmert, erledigt
die Hospital Dienstleistung + Beratung GmbH (HDB) für die Diakonie interne Aufgaben in den
Bereichen Arbeits- und Gesundheitsschutz, Healthcare-Management sowie IT, Medizintechnik und
Prozessmanagement. Auch die gesamte Druckinfrastruktur muss betreut und verwaltet werden.
Die Herausforderung
Genau dieser Bereich hatte sich für die IT-Abteilung der HDB zu einer echten Herausforderung
entwickelt. So wurden im Laufe der Zeit für die Krankenhäuser und Einrichtungen der Diakonie
verschiedenste Lösungen diverser Lieferanten beschafft und installiert. Angesichts dieser
gewachsenen und heterogenen Infrastruktur war der administrative Aufwand für die IT-Abteilung
stetig gestiegen. Immer mehr Zeit musste für das Management der Druck- und Kopiersysteme
aufgewendet werden. Wertvolle Ressourcen für wichtigere Kernaufgaben, beispielsweise im
Bereich des Prozessmanagements, gingen so verloren. Gleichzeitig war auch der Prozessaufwand
im Bereich der Patientenverwaltung gestiegen. Die Dokumentation rund um die Aufnahme und
den Aufenthalt von Patienten wurde größtenteils noch in Papierform erledigt, sodass wichtige
Informationen nicht oder nur mit Verzug im elektronischen Patientenaktensystem vorlagen. Kurzum:
Für die Verantwortlichen der HDB gab es Handlungsbedarf. Zum einen sollte das gesamte OutputManagement auf den Prüfstand. Man wünschte sich eine neue, standardisierte und bedarfsgerechte
Gesamtlösung, die nicht nur für Transparenz bei den Druckkosten, sondern auch für eine deutliche
Entlastung der internen Ressourcen sorgen sollte. In diesem Zuge sollte auch das Management
der Patientenakten optimiert und auf Grundlage einer entsprechenden Prozesslösung digitalisiert
werden. Mit diesem Auftrag wandte man sich schließlich an die Experten von Ricoh.
Die Lösung
Erster und wichtigster Schritt für die effektive Optimierung der Output-Infrastruktur ist die dezidierte
und umfassende Analyse der Ausgangssituation. Im Rahmen einer Output-Analyse erfassen
die Consulting-Experten von Ricoh die gesamte Infrastruktur und Arbeitsumgebung. Ziel ist die
lückenlose Abbildung des tatsächlichen Ist-Zustands.
Projektstudie HDB
Anforderung
•
Standardisierung der
Infrastruktur
•
Entlastung der ITRessourcen bei der
Administration
•
Senkung der
Druck- und Gesamt­
betriebskosten
•
Einfache Digitalisierung
papierbasierter
Dokumente für
Patientenakten
Lösung
•
Output-Analyse
•
Optimierte und
einheitliche
Systeminfrastruktur
•
@Remote
•
eRecord Connect
Hierbei arbeiten die Experten von Ricoh mit zertifizierten Analyseverfahren. Druck- und
Betriebskosten werden so nachvollziehbar und transparent aufgeschlüsselt. Erfasst und ausgewertet
werden neben der Anzahl und dem Druckvolumen auch die Standorte sowie das Alter der Systeme.
Sogar der Energieverbrauch und die CO2-Emission werden einbezogen. Die so erfassten und
ausgewerteten Daten fließen schließlich in ein optimiertes Soll-Konzept ein. Der Vorschlag von
Ricoh: Standardisierung und bedarfsgerechtes Rightsizing der Infrastruktur. Weniger Systeme,
dafür mehr Funktionalitäten. Fester Bestandteil der neuen Output-Umgebung ist auch die Lösung
@Remote von Ricoh. Sie ermöglicht die automatisierte Administration der Druckinfrastruktur und
erledigt zudem automatisch die Störungsmeldung sowie die Bestellung des Toners.
Die nächste Herausforderung war die papierbasierte Dokumentation und die Überführung in ein
digitales System. Dank der neuen und einheitlichen Technologielösung für das Output-Management
verfügte die HDB nun über ausreichend leistungsstarke Schnittstellen für die Digitalisierung von
Dokumenten in Papierform, wie beispielsweise Patientenakten. Mit Hilfe der Lösung eRecord
Connect können nun alle papierbasierten Informationen und Dokumente, die während der
Aufnahme und Verwaltung von Patienten anfallen und verarbeitet werden müssen, bequem an
einem jeweils vor Ort installierten Multifunktionssystem eingescannt und dem elektronischen
Patientenaktensystem zugeführt werden.
Kundennutzen
•
Kostentransparenz
•
Druck- und
Gesamtbetriebskosten
um 15% gesenkt
•
erhebliche Entlastung
der internen ITRessourcen durch
effiziente digitale
Verarbeitungsprozesse
für Patienten­
informationen
•
kontinuierliche
Optimierung der
Gesamtlösung im
Rahmen der Managed
Document Services
Das Ergebnis
Die Konsolidierung und Optimierung des Output-Managements hat nicht nur die Druck- und
Gesamtbetriebskosten um 15 Prozent reduziert. Vor allem der Aufwand für die IT-Abteilung konnte
durch die Neukonzeption erheblich gesenkt werden. Auch die bis dato mit diesem Aufwand
verbundenen Kosten werden so eingespart. Hinzu kommt eine Effizienzsteigerung durch die
Optimierung und Digitalisierung des Verarbeitungsprozesses für die Patientenakte. Indem nun alle
wichtigen Patienteninformationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort im richtigen Format vorliegen,
spart die Diakonie zusätzlich Zeit und Geld und kann sich, genauso wie die IT-Abteilung der HDB,
um das kümmern, worauf es eigentlich ankommt: das Kerngeschäft – die Patientenpflege.
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Projektstudie HDB
Artikelnummer 3318/Stand: 9/2016