Erschließung Benutzerverwaltung Magazin - AUGIAS-Data

Erschließung
Benutzerverwaltung
Magazin
AUGIAS-Data entwickelt seit 1989 Software für
Archive, Museen und Verwaltungsbibliotheken. Das
Ziel: praxisnahe, einfach zu bedienende und kostengünstige Software anzubieten.
Durch dieses Konzept sind wir der führende
Hersteller von Erschließungssoftware in Europa
geworden.
Gut 1.400 professionell geführte Archive, Bibliotheken und Museen in Deutschland, Österreich,
der Schweiz, Luxemburg, Italien, Dänemark und
USA arbeiten mit Software von AUGIAS-Data.
© AUGIAS-Data, Senden 2015
Alle verwendeten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Titelhalter
AUGIAS® ist eingetragenes Warenzeichen von Karl-Theo Heil – AUGIAS-Data
Änderungen vorbehalten
Bestandsverwaltung
Im Vorfeld: Zu- und Abgänge kontrollieren
Beschreibung der Bestände
R Nachweis der abliefernden Stellen und Provenienzen R Die Aufnahme der Bestände erfolgt gemäß ISAD(G)
sowie der Erschließungspriorität, des Bearbeitungsmit vielfältigen Detailangaben wie Provenienz, Vorstatus und des Inhalts.
gänger, Nachfolger, Erschließungszustand, Revisionen, Zitierweise, Editionen, BenutzungsbeschränR Hyperlinks zur Verknüpfung externer Dokumente
kungen, Referenten usw.
wie Ablieferungslisten und Bewertungsprotokolle.
Findmittelübersichten anlegen
R In AUGIAS-Archiv können die zu einem Bestand
vorhandenen Findhilfsmittel wie Findkarteien oder
Findbücher ausführlich erfasst werden.
R Als Eingabefelder sind vorgesehen: Art des Findmittels, Bearbeiter, Erscheinungsjahr und -ort, Umfang,
Standort und Signatur.
R Zugänge können auch ohne Zuordnung zu einem Be- R Neu: Verwaltung mehrerer Archiv-Standorte in einer
zentralen Datenbank.
stand angelegt werden.
R Im Eingabeformular finden Sie alle Findhilfsmittel
R Neu: Anzeige der Zugänge in einem Baum, der wahlweise nach Eingangsdatum oder Bestand sortiert
werden kann.
R Alle Umfangsänderungen können Sie jederzeit über
die Beständestatistik in zusammengefasster Form
oder im Detail nach Bestand bzw. Zeitraum sortiert
einsehen bzw. in Berichten ausdrucken.
R Auch Länder- und Archivcodes werden gemäß internationalen Standards bei der Anzeige und bei Ausgaben berücksichtigt.
R Tektonik: Gliedern aller Bestände nach Tektonikgruppen, die mit Zahlen, Buchstaben oder römischen
Ziffern benannt sein können. Anzeige der Systematikgruppen und Verzeichnungseinheiten direkt im Tektonikbaum.
eines Bestandes oder bestandsübergreifend als Tabelle
aufgelistet.
Erfassung der Archivalien
Archivgut verzeichnen
Register erstellen
Serien-Assistent
R Verwenden Sie vordefinierte Eingabemasken zur ErR AUGIAS-Archiv sieht eine beliebige Anzahl von Re- R Zum einfachen Erzeugen von gleichen oder ähnlichen
schließung von Akten, Urkunden, Karten und Plänen,
gistern (Indizes) vor: Sach-, Personen-, Ortsregister
Verzeichnungseinheiten stehen verschiedene WerkZeitungen, Fotos oder sonstigem Archivgut.
usw.
zeuge zur Verfügung: Feldkopie, Datensatzkopie
und Serien-Assistent.
R Jede Archivalie gemäß ISAD(G) auf verschiedenen
R One-Klick-Indizierung: Register auswählen, auf die
Verzeichnungsstufen in Detailformularen beschrieben
werden.
R
R Abbildung von Repräsentationen (Mehrfach-Vorhandensein einer Archivalie in verschiedenen Ausprägungen).
R
R Ein Formular-Assistent hilft beim Aufbau selbstdefinierter Eingabemasken.
gewünschten Begriffe klicken, fertig.
Indexbegriffe und Begriffszusätze sind aus einem Generalindex (entweder bestandsbezogen oder datenbankweit) kopierbar.
Auto-Feldindizierung: Einzelne Feldinhalte werden
optional automatisch in einen frei wählbaren Index
übertragen, z.B. alle Fotografennamen in einen Fotografenindex.
R In der Formulardefinition können bereits Standardwerte für bestimmte Felder zugewiesen werden, die
bei einem neuen Datensatz automatisch vorhanden
sind.
R Darüber hinaus lassen sich viele Felder mit Listen
versehen, so dass die Eingabevariationen eingeschränkt werden können.
R Der Serien-Assistent erzeugt eine vorbestimmte AnR Verzeichnungseinheiten können zur nachträglichen
zahl gleicher oder ähnlicher Archivalien, optional
Serienerstellung zwischen verschiedenen Ebenen ver- R Große Indextabellen mit beliebig sortierbaren Spalauch mit fortlaufenden Signaturen.
schoben werden.
ten erleichtern die Nachbearbeitung der Register. So
können fehlerhafte Indexbegriffe pro Bestand oder be- R Die automatische Serienerstellung ist auch bei der
R Ausgabe aller Verzeichnungseinheiten eines Bestandes
standsübergreifend korrigiert werden.
Verzeichnung von Neuzugängen möglich.
im Format MS Excel.
Verzeichnungsmerkmale
Restaurierung
R AUGIAS-Archiv bietet die Eingabe von umfassenden
Informationen zur Restaurierung sowohl für einzelne
Verzeichnungseinheiten als auch für ganze Bestände
an.
R Pro Verzeichnungseinheit bzw. Bestand können beliebig viele Schadensfälle und Restaurierungsmaßnahmen vermerkt werden.
R Die zur Reparatur eines Schadens vorgenommenen
Restaurierungsmaßnahmen werden übersichtlich angezeigt.
R Über einen Restaurierungsbericht werden die dokumentierten Restaurierungsmaßnahmen an MS Word
ausgegeben.
R Schäden und Restaurierungsmaßnahmen können zusätzlich mit Hilfe von Bildern dokumentiert werden.
Personen und Körperschaften
Signaturvergabe
R Alle in den Archivalien genannten Körperschaften
R Grundsätzlich unterscheidet AUGIAS-Archiv drei
und Personen lassen sich in speziellen Formularen deArten der Signierung: Signaturvergabe nach Bär’tailliert beschreiben.
schem Prinzip, nach Systematikreihenfolge oder
manuell.
R Die Körperschaftstabelle entspricht den Anforderungen der gemeinsamen Körperschaftsnormdatei
(GKD).
R Die Körperschaftstabelle ist mit der Personentabelle
verknüpft. Damit können Sie alle mit einer Körperschaft in Verbindung stehenden Personen auflisten.
R Neu: Zurücksetzen der vorläufigen Nummer (vNum)
zum Schließen von Nummerierungslücken vor der Signaturvergabe nach Bär'schem Prinzip.
R Neu: Signaturvergabe auch bereits bei der Anlage
neuer Verzeichnungseinheiten über den Bildimport.
R Abbildung der Beziehungen zwischen den Körperschaften.
R Neu: Auffüllen von Signaturen in allen fünf Verzeichnungsebenen.
R Verwaltung von fachlichen und administrativen Zuständigkeiten der Körperschaften gem. ISDF auch im
zeitlichen Kontext (Vorgänger/Nachfolger); Dokumentation von Geschäftsvorgängen zwischen Archiv
und Körperschaften.
R Müssen bereits vorhandene Signaturen übernommen
werden, können Sie diese auch direkt in das Feld
»Lfd. Nr.« einfügen.
Systematik, Thesaurus, Stammdaten
Gliederung von Beständen
R Alle Bestände können mit einer oder zwei Systematiken gegliedert werden. Eine Systematik kann für
einen oder mehrere Bestände Verwendung finden.
R Mit »Drag & Drop« verschieben Sie Systematikgruppen an andere Positionen.
Thesaurus
R Mit dem Thesaurus bilden Sie Verknüpfungen zwischen einer Verzeichnungseinheit und einem komplexen Begriffsapparat mit Ober- und Unterbegriffen, verwandten Begriffen oder Synonymen.
R AUGIAS-Archiv ermöglicht den Aufbau verschiedener polyhierarchischer Thesauri nach DIN 1463.
Stammdaten pflegen
R Viele der in AUGIAS-Archiv eingegebenen Daten
lassen sich an einer zentralen Stelle einheitlich bearbeiten, nämlich im Bereich der Stammdaten.
R Bei Änderung der Stammdaten aktualisiert das Programm alle Positionen, an denen diese Daten auftreten.
R Systematikgruppen oder Zweige einer Systematik
können einer zweiten Systematik grafisch zugewiesen R Das im Thesaurus definierte Begriffsgerüst kann auch R Stammdaten sind beispielsweise Schadenstypen, Einwerden.
als Recherche-Instrument eingesetzt werden.
gangsarten, Indextypen, Textbausteine, Eingabeformulare, Klassifikationen oder Thesauri.
R Über die automatische Zuordnung wählen Sie
R Dabei zeigt AUGIAS-Archiv nach Eingabe eines
Merkmale der Verzeichnungseinheiten aus (z.B. eine
Suchbegriffs alle damit verknüpften Begriffe und die R Die Pflege der Stammdaten ist nur autorisierten Anbestimmte Registratur-Signatur), nach denen die Verdazugehörigen Verzeichnungseinheiten an.
wendern möglich.
zeichnungseinheiten direkt einer Systematikgruppe
R Darüber hinaus verwendet die Blitzrecherche Begriffe,
zugeordnet werden.
die als Synonyme im Thesaurus erfasst worden sind.
R Neu: Schnelles Hinzufügen und Ändern von SystemaBeispielsweise wird dann bei der Suche nach
tikgruppen direkt im Verzeichnungsformular.
»Medicus« auch nach »Arzt« gesucht.
Sonderfunktionen
Lookup-Liste
Skalierbare Formulare
Programm individualisieren
R Die Lookup-Funktion stellt Verzeichnungseinheiten,
Bestände, Benutzer und alle übrigen Objekte der Datenbank in einer übersichtlichen Tabelle dar.
R Die übersichtliche Darstellung der Eingabeformulare
ist ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung von
AUGIAS-Archiv gewesen.
R AUGIAS-Archiv lässt sich durch vielfältige Einstellungen an völlig unterschiedliche Benutzerkonstellationen und Archivtypen anpassen.
R Sie bauen damit sortierte und ausdruckbare Listen
auf, mit denen das Navigieren in Datensätzen bereits während der Verzeichnung komfortabel und
schnell möglich ist.
R Mit Hilfe der neuen Sizer One®-Technologie passt
AUGIAS-Archiv automatisch die Formulare an die
vorhandene Bildschirmauflösung an.
R Im Setup legen Sie z.B. fest, ob die Einstellungen pro
PC oder Netzwerk-einheitlich gelten.
R Damit haben alle Anwender im Netzwerk auch bei
R Die Reihen und Spalten der Lookup-Liste sind frei
unterschiedlichen Bildschirmgrößen – seien es Notevergrößerbar, außerdem passen sich die Schriftgrößen
books, Großbildschirme oder die neuen 16:10 bzw.
automatisch der Listengröße an.
16:9 Breitbildformate – immer eine optimale Flächenausnutzung.
R Über eine Filterfunktion begrenzen Sie die LookupListe auf bestimmte Verzeichnungseinheiten.
Sizer One® ist ein reg. Warenzeichen von Component One.
R Ausgabe der Lookup-Liste nach MS Excel.
R Anwenderspezifisches Speichern des
Listenlayouts.
R Jeder Anwender kann seine eigene Formular- und
Schriftfarbe sowie die Galerieansicht auswählen.
R Jeder Anwender kann die standardmäßig angezeigten
Spalten der Fundstellenübersicht individuell auswählen.
R Schnell-Zugriffe: Jeder Anwender kann entsprechend
seiner Berechtigungen per Dropdown-Menü direkt
zwischen verschiedenen Programmbereichen navigieren.
Weitere Sonderfunktionen
Zustandsbeschreibung
Eingabehilfen
R Zu jeder Archivalie lassen sich umfangreiche Beschrei- R Ist am Arbeitsplatz ein E-Mail-Programm verfügbar,
bungen zum Erhaltungszustand und zur physikalikönnen Sie Bilder direkt an E-Mails anhängen.
schen Beschaffenheit vermerken.
R In den Stammdaten hinterlegen Sie einen SperrfrisR Innerhalb einer Kategorie sind mehrere Merkmale
tenkatalog mit Angaben zum Grund der Sperrung
gleichzeitig auswählbar, beispielsweise zum Beschrifeiner Archivalie, der Sperrfrist und weitere Bemertungsverfahren die Merkmale »Druck« oder
kungen.
»Schreibmaschine«.
R Textbausteine: Die Tasten F2, F3 und F5 bis F12
R Die Angaben zum Trägermaterial, zur Handschrift,
zum Format und zur Verpackung können durch eine
allgemeine Zustandsbeschreibung und Bemerkungen
ergänzt werden.
R AUGIAS-Archiv unterstützt die Eingabe der Beschreibungsmerkmale über frei erweiterbare Listen.
Intranet-Recherche
R Recherchen in AUGIAS-Archiv lassen sich auch per
Browser starten. Über einen Webserver greifen Sie
auf die beiden von AUGIAS-Archiv unterstützten Datenbanktypen zu: Oracle oder Microsoft SQL Server.
R Je nach Webserver-Konfiguration ist dadurch eine
Intra- bzw. Internet-Recherche realisierbar.
R Somit können Sie beispielsweise auf allen Arbeitsplätkönnen mit Textbausteinen von maximal 255 Zeichen
zen eines Intranets in den freigegebenen Beständen
von jedem Anwender individuell belegt werden. Diese
suchen und Bestellungen aufgeben, ohne dass dort
lassen sich dann bei der Eingabe in beliebigen Feldern
AUGIAS-Archiv installiert sein muss.
des Verzeichnungsformulars, in der ZugangsverwalR Die browsergestützte Recherche arbeitet auf der Basis
tung oder bei der Eingabe der Bestandseigenschaften
der bewährten FINDBUCH.Net-Technik. Nähere
abrufen.
Hinweise dazu finden Sie auf der Seite »Online-Find-
R Die Textfelder des Verzeichnungsbereichs lassen sich
per Zoom-Funktion vergrößern und mit der Rechtschreibprüfung von MS Word korrigieren.
bücher«.
Recherche
Blitzrecherche
Erweiterte Suchkriterien
R Zum möglichst zügigen Durchsuchen der Bestände
R Im Unterschied zur Blitzrecherche ermöglicht die erbietet AUGIAS-Archiv die Blitzrecherche. Sie durchweiterte Recherche eine feldbezogene Suche mit
sucht alle oder bestimmte Bestände im VolltextBooleschen Operatoren (UND, ODER, NICHT).
modus. Die Recherche kann u. a. nach Datierung, Art R Sobald Sie einen einzelnen Bestand markieren, zeigt
des Objekts (z. B. verknüpfte Dokumente) oder auf
das Programm die durchsuchbaren Felder der jeweibestimmte Eigenschaften der Archivalie (mit Bildern,
ligen Eingabeformulare an.
frei zugänglich) beschränkt werden.
R AUGIAS-Archiv baut im Hintergrund aus den vorgeR Neu: Recherche nach undatierten Archivalien.
nommenen Suchanweisungen eine grafisch angeR Sind den Verzeichnungseinheiten eingescannte Textzeigte Suchformel auf, die abgespeichert und zu
daten oder PDF-Dateien zugeordnet, lassen sich
einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden kann.
diese ebenfalls durchsuchen.
R Das Rechercheergebnis erscheint in Form einer tabelR Zuschaltbare Vorschlagsliste mit den am häufigsten
gesuchten Begriffen.
R Minimale Suchzeiten durch Verwendung neuer SQLSuchtechnologien.
larischen oder hierarchischen Fundstellenübersicht.
Suche im Index oder Thesaurus
R Im Unterschied zur Volltextrecherche haben Sie bei
der Index- und Thesaurusrecherche Zugriff auf einen
bereits vorliegenden Begriffsapparat, der den Umfang
der gespeicherten Begrifflichkeit anzeigt.
R Alle manuell markierten Indexbegriffe (Register)
stehen ebenfalls für Recherchezwecke zur Verfügung.
R AUGIAS-Archiv listet bestandsübergreifend alle Indexbegriffe und Unterbegriffe auf.
R Über die Filterfunktion reduziert man die Anzeige
auf diejenigen Indizes, die den Suchtext enthalten.
R Die Thesaurusrecherche zeigt alle zu einem gesuchten Begriff vorhandenen verwandten Ober- bzw.
Unterbegriffe und Synonyme an sowie die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten.
Weitere Recherchefunktionen
Fundstellenliste
R Das Ergebnis einer Rechercheanfrage erscheint in
einer tabellarischen Übersicht, aus der man die tatsächlich interessanten Archivalien auswählen kann.
Bestandsbezogene Recherche
R Die Suchoption »Bestandsrecherche« ermöglicht die
Recherche in den allgemeinen Bestandsinformationen. Dazu zählen auch die Vorwortfelder und alle
Felder der Bestands- bzw. Tektonikeigenschaften.
R In einer zweiten Ansicht lassen sich die Details der
Fundstellen in Form von Karteikarten einblenden. So- R Im Suchformular können dabei mehrere oder alle
wohl die tabellarische Übersicht als auch die DetailanTektonikgruppen und Bestände ausgewählt werden.
sicht zeigen den tektonischen Kontext der gewählten
Die Suche erfolgt entweder feldbezogen oder auf
Archivalie per Baumstruktur an.
Volltextbasis.
R Alle relevanten Rechercheergebnisse können in einem R Auch die Datierung der Bestände wird berücksichvirtuellen »Korb« gesammelt werden. Somit können
tigt. So können Sie beispielsweise die Suche auf alle
Sie relevante Archivalien unterschiedlicher SuchanBestände aus der Zeit von 1871-1918 begrenzen.
fragen zusammentragen.
R Die bestandsbezogene Recherche entspricht in ihrem
R Ausgewählte Fundstellen geben Sie auf Wunsch als
Funktionsumfang der Blitzrecherche.
Liste an einen E-Mail-Empfänger weiter.
R Export der Fundstellenliste nach MS Excel oder MS
Access.
Gastrecherchen
R Über die Gast-Anmeldung kann ein Archivbesucher
in den Verzeichnungseinheiten und in den Bestandsinformationen freigegebener Bestände recherchieren.
R Jedes Archiv kann selbst festlegen, welche Recherchearten es seinen externen Mitarbeitern und Gästen zur
Verfügung stellt.
R Optional: Titelanzeige bei gesperrten Beständen.
Sollen Verzeichnungseinheiten eines Bestandes nicht
durch Gäste recherchiert werden, können auch nur
die Felder der Bestandsbeschreibung zur Recherche
freigegeben werden.
R Optionale Anzeige von Basisinformationen gesperrter Verzeichnungseinheiten (Signatur, Titel,
Sperrfrist) in für die Gastrecherche freigegebenen
Beständen.
Bilder und Multimedia archivieren
Verzeichnung von Medien
Bild- und PDF-Integration
Variable Galerie zur Bildansicht
R AUGIAS-Archiv verwaltet Bilder, Sound- und Videofiles. Das Programm unterstützt alle gängigen
Multimedia-Formate mit einem integrierten Anzeiger
bzw. Mediaplayer.
R Eine weitere Funktion der Bildverzeichnung geht von R Zur Anzeige mehrerer Bilder bietet AUGIAS-Archiv
der vorrangigen Ansicht der Bilder aus, um in einem
eine Galeriefunktion (Leuchtpult). Die Größe der
zweiten Schritt dann deren Beschreibungsdaten zu erGalerie ist im Bereich von 4 mal 2 (also 8) bis 9 mal 4
gänzen.
(also 36 Bilder) einstellbar.
R In Formularen mit Bildfeld lassen sich Grafikdateien
und PDF-Dateien anzeigen. Die neue ThumbnailLeiste kann rechts oder unten angezeigt werden.
R Nachdem ein oder mehrere Bilder markiert wurden,
wählen Sie den betreffenden Bestand und ggf. eine
Systematikgruppe aus und geben eine Bildbezeichnung an.
R AUGIAS-Archiv importiert auch IPTC- und EXIFDaten, in denen Details zur Bildentstehung bzw. fotografische Kategorien angezeigt werden.
R Zum schnellen Zugriff auf sehr umfangreiche Mediafiles generiert das Programm automatisch Thumbnails (Miniaturen) in variabler Qualität.
R Neu: Optionale Verwendung eines externen Wiedergabeprogramms für Multimediadateien.
R Dies gilt auch für die Einbindung von PDF-Dateien.
Diese werden dabei automatisch indiziert und für die
Recherche aufbereitet.
R Auf die Galerie können Sie in allen Bereichen, in
denen Bilder vorkommen, zugreifen: Fundstellenübersicht, Beständeverzeichnung usw.
R Die Galerie unterstützt eine automatische Slideshow,
in der durch die Bilder nach frei wählbaren Zeitabständen geblättert wird.
R Durch Klicken auf ein Galeriebild starten Sie entR Sind bereits im Dateinamen der Bild-Dateien struktuweder den internen Bildanzeiger oder ein beliebiges
rierte Informationen enthalten (z.B. Signatur, Name,
Grafikprogramm.
Datierung), lassen sich diese automatisch auslesen
und in die betreffenden Verzeichnungsfelder übertragen.
Druck-Ausgaben
Findbücher, Tabellen, Etiketten
R Der Ausdruck ansprechender und informativer Findbücher in MS Word mithilfe des Layout-Assistenten
ist nach wie vor eine der zentralen Funktionen der
Archiv-Software.
R Ein Findbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis (mit
Einrückungen entsprechend der Bestände-Systematik), ein mit römischen Ziffern paginiertes Vorwort, einen Datenteil mit dynamischen Kopfzeilen
und einen Index mit automatisch komprimiertem,
zweispaltigem Begriffsapparat.
R Neben Findbüchern erstellt AUGIAS-Archiv Konkordanzen mit frei wähl- und sortierbaren Spalten,
Etiketten, Schadenslisten und Restaurierungsberichte sowie Listen doppelter Signaturen und Nummerierungslücken.
Beständeübersichten drucken
R Im Gegensatz zu Findbüchern enthalten Bestandsübersichten keine Details der Verzeichnungseinheiten, sondern allgemeine Angaben über die Bestandstektonik und eine Auflistung der Bestände mit
wenigen Einzelmerkmalen.
Benutzer- und Beständestatistik
R Eine detaillierte Benutzungs- und Beständestatistik ist
die Basis der Bewertung eines Archivs seitens der
Öffentlichkeit und des Archivträgers.
R Die Benutzerstatistik stellt Ihre Betreuungsaktivitäten dar: Benutzungsthemen, historische Zeiträume,
R Bestandsübergreifende Übersichten sind z. B. komAnzahl der Benutzer und Benutzungstage, Zweck,
plette Tektonikansichten incl. Bestandseigenschaften,
wissenschaftliche Zuordnung, Typ, Benutzer-Komaber auch zeitlich gefilterte Statistiken über den Zuplettabfrage, Verwendung, Berufe, benutzte Archivagangsumfang einzelner Bestände.
lien, Schlagwörter, momentan ausgegebene Archivalien, Bearbeiter, Antwortdatum, Ablage, eingetroffene
R Neu: Filter auf Bestände einer Tektonikgruppe bei der
und nicht eingetroffene Belegexemplare, eingezahlte
Ausgabe von Bestandsstatistiken.
oder nicht eingezahlte Benutzungsgebühren usw.
R Mit Hilfe des Layout-Assistenten bestimmen Sie das
R Alle Übersichten können über Filterfunktionen auf
Erscheinungsbild der Bestandsübersicht, also die
bestimmte Jahre oder Themen begrenzt werden.
Schriftstile, das Seitenformat, die Anordnung der
Felder usw.
R Neu: Ausgabe der kompletten Benutzerdaten nach
MS Excel zur Erzeugung eigener Statistiken.
Ausdrucke mit Layout-Assistent
Menügeführte Steuerung
R Der Layout-Assistent dient der automatisierten Erstellung von Ausdrucken innerhalb von MS Word.
Mit ihm generieren Sie alle Arten von Findmitteln
und viele weitere Ausgaben im Programm, wie Beständeübersichten, Benutzeranschreiben oder Zugangsprotokolle.
R Im Hauptmenü des Layout-Assistenten bestimmen
Sie anhand der Layout-Vorlage das Erscheinungsbild
des Dokuments.
Layoutvorlagen verwenden
R Die Grundlage des Layout-Assistenten bilden sogenannte Layout-Vorlagen.
R Sie bestimmen das Aussehen eines Dokuments im
Hinblick auf Seitenformat, Schriften und Feldauswahl.
R Das in der Vorlage eingestellte Format lässt sich auf
alle Ausgaben der betreffenden Kategorie (z.B. Findbücher oder Etiketten) übergreifend anwenden.
Ausdrucke automatisieren
R Sind die Vorlagen einmal auf Ihre Anforderungen abgestimmt, erfolgt die Erstellung des Ausdrucks weitgehend automatisiert und ohne wesentliche Nachbearbeitungen. Auf diese Weise gewährleistet AUGIASArchiv ein einheitliches Erscheinungsbild der archivischen Veröffentlichungen.
R Falls sich nach der Erstellung des Ausgabedokuments
noch Layout-Änderungen ergeben (z.B. geänderte Seitenumbrüche), hilft Ihnen der Layout-Assistent beim
R Zur Bearbeitung der Vorlagen stehen Ihnen sämtliche
automatischen Neuaufbau der Register oder des InR Weitere Optionen: Variable Indexerstellung auf Basis
Design-Funktionen von MS Word zur Verfügung.
haltsverzeichnisses.
der Seitenzahl, Indexnummer oder lfd. Nummer,
Druck der Schadensliste, Etiketten, Konkordanzen. R Die Druckausgaben können über MS Word in belie- R Der Findbuchindex ist entweder seiten-, zähler- oder
bigen anderen Formaten abgespeichert werden (PDF,
signaturorientiert.
HTML, XML etc.).
R Auch der Ausdruck bestandsübergreifender, sachR Der Layout-Assistent arbeitet mit allen MS Wordthematischer Findmittel ist damit möglich.
Versionen ab MS Word 2003 (außer MS Office 365)
zusammen.
Berechtigungen und Zugriffe
Standard-Anwendertypen
R Um die Administration der Anwender von AUGIASArchiv so einfach wie möglich zu gestalten, sind im
Programm bereits verschiedene Anwendertypen definiert, denen ein eigenes Rechteprofil zugewiesen ist.
Selbstdefinierte Berechtigungen
Rollenmodell für Gruppen
R Neben den Standard-Typen gestattet AUGIAS-Archiv R Für Archive, die über eine größere Anzahl von Andie Definition eigener Zugriffsprofile.
wendern verfügen, lassen sich Gruppen zu bestimmten Funktionsbereichen (»Rollen«) zusammenR Mit diesen selbstdefinierten Berechtigungen legen Sie
fassen.
beispielsweise fest, dass bestimmte Personen sowohl
R Die vordefinierten Typen sind z.B. Archivar, Benutim Verzeichnungs- als auch in der Zugangsverwaltung R Sind beispielsweise mehrere Auszubildende mit der
zerdienst, Magazinverwalter, Gast, Supervisor, externe
Daten bearbeiten dürfen.
Verzeichnung eines Bestandes befasst, definiert man
Mitarbeiter, EDV-Administrator, Archiv-Adminiseine Rolle, der diese Auszubildenden angehören.
R Auch innerhalb des Verzeichnungsbereichs sind Diffetrator und Standortverwalter.
renzierungen zwischen Vollzugriff, eingeschränktem R Rollen legen fest, auf welche Bestände, Systematiken
R Je nach Anwender-Typus kann auf bestimmte Pround Aushilfszugriff möglich.
und Eingabeformulare ein bestimmter Anwenderkreis
grammbereiche zugegriffen werden.
schreibend oder lesend zugreifen darf.
R Mit Hilfe des Profils »Spezial Gast« lassen sich besonR Anwender mit Berechtigungen im Verzeichnungsbereich erhalten über »Eigentümerschaften« Zugriffe
auf Bestände, Systematiken, Verzeichnungsformulare,
Thesauri, Tektonikgruppen oder Recherchesuchformeln.
dere Rechercheberechtigungen für einen bestimmten
Personenkreis einrichten.
R Auf diese Weise vereinfacht sich die Definition der
Zugriffsberechtigungen erheblich.
Benutzerdienst
Benutzer (online) erfassen
R Neu: verschiedene Filter im Benutzer- und Themenformular, z.B. nach Art der Nutzung oder Antragsstatus.
R Neu: direkte Ausgabe von Benutzer-, Themen- und
Archivalieninformationen direkt nach MS Excel.
Archivalien (online) bestellen
R Benutzer, die eine individuelle und themenbezogene
Freigabe für die Online-Recherche erhalten haben,
können im System recherchieren.
R In der Fundstellenliste zeigt das Programm die bestellbaren Archivalien bzw. Reproduktionen an. Aus
dieser Liste kann der Benutzer die Bestellung an den
R Ein vom Archiv definierter Benutzerantrag (MS Word
Benutzerdienst übermitteln.
Dokument) kann im Vorfeld vom Benutzer selbst online ausgefüllt werden.
R Der Benutzerdienst bestimmt dann den tatsächlichen
Ausgabetermin und führt die Bearbeitung des VorR Das Archiv kann die Anzahl der Bestellungen pro
gangs fort.
Bestelltag bzw. pro Ausgabetag beschränken.
R Schnellverbuchung eines Benutzers durch Doppelklick im Benutzerbaum.
R Verwaltung von Reproduktionsaufträgen.
Archivalien ausgeben
R Übersichtliche Listen für den Benutzerdienst und für
den aushebenden Magaziner: offene Bestellungen, offene Aushebungen, offene Rückgaben und offene Reponierungen.
R In AUGIAS-Archiv werden optional sämtliche Lagerortsveränderungen einer bestellten Archivalie protokolliert: Datum der Bestellung, der Aushebung, der
Übergabe an den Benutzer, der Rückgabe und der Reponierung.
R Gesperrte Verzeichnungseinheiten werden optional
über Sondergenehmigungen durch den BestandsrefeR Darüber hinaus lassen sich über die Direktbestellung
renten bereitgestellt. Das System unterstützt Anträge
alle nicht gesperrten Archivalien eines Bestandes einauf Schutzfristenverkürzung.
sehen bzw. bestellen.
R Ausführliche Informationen zu außerordentlichen
R Archivalien können auch durch einen ArchivmitarNutzungsfreigaben können dokumentiert werden.
R Neu: Wahlweise Verwendung eines reduzierten Archibeiter direkt aus der Recherche für einen Benutzer bevalienformulars.
stellt werden.
Magazinverwaltung
Musterformate definieren
Magazin aufbauen
R Musterformate dienen dem vereinfachten Aufbau
einer Magazinstruktur, in der Regale mitsamt ihren
Fächern und deren Kartons oder sonstigen Verpackungseinheiten vordefiniert werden können.
R Die Magazinstruktur eines Archivs besteht zunächst
aus den Magazingebäuden. Innerhalb eines Gebäudes sieht AUGIAS-Archiv eine beliebige Anzahl
von Magazinräumen vor.
R Ein Regal bzw. auch ein Schrank oder ähnliches wird
in eine beliebige Anzahl von Segmenten, Fächern
oder Schubladen unterteilt.
R Jeder Raum kann eine beliebige Anzahl von Regalen
bzw. Schränken mit beliebig vielen Untersegmenten
o.ä. enthalten.
R Jede dieser Unterteilungen wiederum kann eine belie- R Da die Regaltypen häufig von einem Hersteller bebige Anzahl von Behältnissen wie Kartons, Hängezogen werden und damit i.d.R. recht gleichförmig
registraturen, Alben oder sonstige Verpackungsformen
aufgebaut sind, verwendet AUGIAS-Archiv zur Beenthalten.
schreibung der Regalstruktur Musterregale.
R AUGIAS-Archiv stellt die Struktur der Musterregale
in Form eines hierarchischen Baumes dar.
R Zum Aufbau einer Regalstruktur wählt man lediglich
das betreffende Muster aus und bestimmt die Anzahl
der vorhandenen Regale. Schon ist ein Magazinraum
definiert.
Bestände einlagern
R Bestände oder einzelne Verzeichnungseinheiten
können »grafisch« eingelagert werden.
R Die Einlagerungsfunktion stellt Beständebaum (Tektonik) und Magazinbaum gegenüber. Wählen Sie den
einzulagernden Bestand bzw. die Archivalie sowie den
Karton aus und klicken auf »Einlagern«, fertig.
R Angabe einer Reservierungsfrist von Magazinbereichen für zu erwartende Bestandszugänge.
R Da dem Programm nun die Magazingröße und der
Umfang des eingelagerten Archivguts bekannt sind,
können Sie auf einfache Weise Statistiken zum Beständeumfang und zu den noch freien Kapazitäten
erstellen.
Online-Findmittel in FINDBUCH.Net
Eigene Homepage
Recherche mit Bestell-Funktion
R FINDBUCH.Net war weltweit das erste System,
mit dem Archive sowohl Homepage als auch Beständeübersichten und Findbücher bis auf die Ebene der
Verzeichnungseinheiten präsentieren konnten.
R Die Recherche nach Archivalien und Beständen kann
sowohl systematisch (anhand des Tektonik- und
Klassifikationsbaums) als auch über Suchbegriffe erfolgen.
R Anwender von AUGIAS-Archiv laden mit Hilfe des
Internet-Assistenten ausgewählte Bestände in das
Portal.
R FINDBUCH.Net enthält archivspezifische und archivübergreifende Recherchefunktionen.
R Demoarchiv zum Testen: www.demo.findbuch.net.
R Sofern ein Archiv bereits über einen eigenen Webauftritt verfügt, kann es die Bestandsrecherche harmonisch darin integrieren. Das Aussehen lässt sich in begrenztem Umfang an das vorhandene Web-Design
anpassen.
R Suchbegriffe lassen sich mit UND/ODER kombinieren und über Datierungsgrenzen einschränken.
Administration
R Die Pflege der FINDBUCH.Net-Domain ist vollständig menügesteuert.
R Datenhaltung entweder auf dem FINDBUCH.NetServer von AUGIAS-Data mit Einrichtung einer eigenen Internetadresse (Subdomain) (www.xx.findbuch.net) – oder auf einem archiveigenen Server.
Voraussetzung: LAMP-Umgebung (Linux, Apache,
MySQL, PHP).
R In der Fundstellenübersicht ist sowohl das Springen R Menügesteuertes Einfügen von Bildern und Logos in
die Startseite und zu den einzelnen Archivalien.
von Fundstelle zu Fundstelle als auch das Blättern im
Kontext der Fundstelle möglich.
R Vorschau-Funktion, FTP-Zugang, Bildarchiv, individuelle Einstellung der Attribute für Überschriften,
R Einzelne Fundstellen können zur Zusammenstellung
Navigationsbaum, Icons usw. sind weitere Merkmale
individueller Bestelllisten markiert werden. Die Beder Administration von FINDBUCH.Net.
stellfunktion ist wahlweise auch abschaltbar.
Schulung, Wartung, Systemvoraussetzungen
Schulungen
Wartungsvertrag und Updates
R Die Schulung von AUGIAS-Archiv wird aufgrund
R Freier Zugriff auf den Download-Bereich unter
des Programmumfangs in verschiedene Bereiche unwww.augias.de
tergliedert: Basisfunktionen, Benutzer- und Magazin- R Kostenlose Hotline Mo-Fr von 9-12h und Mo-Do
dienst.
von 14-16h.
R Schulungsdauer: Basisprogramm: 2 Tage, Benutzer- R Kostenlose Upgrades innerhalb einer Versionsserie
und Magazinverwaltung: jeweils 1 Tag.
(z.B. von 9.0 auf 9.1).
R Die Schulungen finden wahlweise vor Ort (ab 4 Teil- R 50% Ermäßigung bei Updates von einer Versionsnehmern) oder im Schulungszentrum von AUGIASserie zur nächsten (z.B. von 8.3 auf 9.1).
Data statt.
R Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe nicht ausR Für Anwender von AUGIAS-Archiv 7.x oder 8.x
reicht.
bieten wir spezielle Umsteiger-Schulungen an.
R Kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten,
R Eine ausführliche Beschreibung und ein Schulungswenn die benötigte Zeit weniger als 2 Stunden pro
angebot erhalten Sie auf Anfrage.
Jahr beträgt.
R Neu: Online-Schulung. Wir schalten uns dabei auf
R AUGIAS-Newsletter (mehrmals jährlich erscheiIhren PC und beantworten am Telefon Ihre Fragen.
nendes, kostenloses Benutzerrundschreiben).
Veranstaltung
Termin
AUGIAS-Archiv 9.x
29. – 30. August
AUGIAS-Archiv 8.x Umsteiger
13. – 14. September
AUGIAS-ZwischenArchiv 9
22. Mai
AUGIAS-Museum 5
10. – 11. März
AUGIAS-Express 6
24. – 25. November
AUGIAS-Archiv 8.x
08. – 09. September
Hard- und Software
R Client: Prozessor ab 2 GHz, 2048 MB Arbeitsspeicher oder mehr, Bildschirmauflösung ab 1024x768
bei 16k Farben, Vista oder Windows 7/8.1/10, .NetFramework 2.0, 500 MB freier Festplattenspeicher.
Für Druckausgaben mit Layout-Assistent: MS Word
(ab 2003) (jeweils neuestes SP).
R Server: Windows 2008/2012/2014 (ggf. R2, auch
Terminalserver), 1 GB freier Festplattenspeicher für
das Programm. Ethernet-Anbindung an Clients:
mind. 100 MBit/s (außer bei RDP-Verbindung).
R Backend: alle MS SQL Server 2005 – 2014 (optional:
die kostenfreie MS SQL Server-Express-Versionen
2005 – 2014), Oracle 10g, 11g und 12c.
R 3 MB freier Festplattenspeicher pro 1.000 Verzeichnungseinheiten.
Schnittstellen, Datenbanken
Export-Schnittstellen
R Das Standard-Exportformat ist MS Access (MDB),
der de-facto-Datenbankstandard. Lookup-Listen und
Benutzertabellen lassen sich auch im MS ExcelFormat speichern. Dadurch können die Daten in
allen MS Office-Anwendungen weiterverarbeitet
werden.
Datenbank-Anbindungen
R Das Programm verwendet keine proprietären
Datenformate, sondern bewährte StandardDatenbanken.
R Mehrere Archivstandorte (Mandanten) können gemeinsam in einer Datenbank geführt werden.
Import von Fremddaten
R Mit dem neuen AUGIAS-Konvert können Sie Findbücher, die in Tabellenform oder in Standard-Datenbankformaten vorliegen (z.B. in EAD, Access, dBase,
CSV und Excel), auf einfache Weise importieren.
R AUGIAS-Konvert ist in der Lage, sowohl neue Bestände zu erstellen als auch bestehende mit FremdR In AUGIAS-Archiv enthalten ist bereits der MS SQL
R Zur Integration von Beständen in Archivportale bietet
daten zu ergänzen. Ebenso können damit bereits vorServer 2005 Express, eine Datenbank für ca. 5-10 AnAUGIAS-Archiv den Export im Format EAD,
handene Systematiken ergänzt oder ganz neue aufgewender und mittlere Archive.
METS/XML und Kalliope-2 an.
baut werden.
R AUGIAS-Archiv lässt sich auch an bereits vorinstalR Neu: Modul zum Export im Format EAD(DDB) 1.1
lierte SQL-Server anbinden. Folgende Versionen sind R Zur Bestimmung, welche Felder der Importdaten in
mit Verwendung von automatisch vergebenen, konwelche Felder von AUGIAS-Archiv gelangen sollen,
möglich: MS SQL Server 2005/2008/2012 oder
stanten Global Identifiern (UUIDs) (optional).
generieren Sie eigene Zuweisungslisten, die gespeiOracle 10g, 11g, 12c.
chert und bei Bedarf geladen werden können.
R Druckausgaben, die der Layout-Assistent nicht erR Die Installation kann entweder vom betreffenden ITstellt, können als HTML-Datei gespeichert werden.
R Mit Hilfe der neuen AUGIAS-Connect-Schnittstelle
Personal oder von AUGIAS-Data vorgenommen
werden Daten aus DMS-Verfahren übernommen, z.B.
werden.
ELAK, CC-DMS oder Optimal Systems.
Programmversionen
Basispaket
Gesamtpaket
XL-Paket
R Erschließung, Zugangsverwaltung
R Erschließung
R Erschließung
R Findbuchausdruck mit Layout-Assistent
R Findbuchausdruck mit Layout-Assistent
R Findbuchausdruck mit Layout-Assistent
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Bestandsverwaltung
R Bestandsverwaltung
R Bestandsverwaltung
R AUGIAS-Konvert 3.0 Express
R AUGIAS-Konvert 3.0 Express
R AUGIAS-Konvert 3.0 Express
R + Benutzerverwaltung
R Benutzerverwaltung
R + Online-Bestellung
R Online-Bestellung
R + Assistent für Benutzeranträge
R Assistent für Benutzeranträge
R + Benutzerstatistik
R Benutzerstatistik
R + Magazinverwaltung
R + Magazinstatistik
AUGIAS-Data
Im Südfeld 20
D-48308 Senden
FON (+49) (0)2536 341006
FAX (+49) (0)2536 341007
www.augias.de
[email protected]
Änderungen vorbehalten. Stand: September 2015