Erschließung Benutzerverwaltung Magazin - AUGIAS-Data

Erschließung
Benutzerverwaltung
Magazin
AUGIAS-Data entwickelt seit 1989 Software für
Archive, Museen und Verwaltungsbibliotheken. Das
Ziel: praxisnahe, einfach zu bedienende und kostengünstige Software anzubieten.
Durch dieses Konzept sind wir der führende
Hersteller von Erschließungssoftware in Europa
geworden.
Gut 1.400 professionell geführte Archive, Bibliotheken und Museen in Deutschland, Österreich,
der Schweiz, Luxemburg, Italien, Dänemark und
USA arbeiten mit Software von AUGIAS-Data.
© AUGIAS-Data, Senden 2013
Alle verwendeten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Titelhalter
AUGIAS® ist eingetragenes Warenzeichen von Karl-Theo Heil – AUGIAS-Data
Änderungen vorbehalten
Bestandsverwaltung
Beschreibung der Bestände
R Die Aufnahme der Bestände erfolgt gemäß ISAD(G)
mit vielfältigen Detailangaben wie Provenienz, Vorgänger, Nachfolger, Erschließungszustand, Revisionen, Zitierweise, Editionen, Benutzungsbeschränkungen, Referenten usw.
Im Vorfeld: Zu- und Abgänge kontrollieren
Findmittelübersichten anlegen
R Nachweis der abliefernden Stellen und Provenienzen R In AUGIAS-Archiv können die zu einem Bestand
sowie der Erschließungspriorität, des Bearbeitungsvorhandenen Findhilfsmittel wie Findkarteien oder
status und des Inhalts.
Findbücher ausführlich erfasst werden.
R Hyperlinks zur Verknüpfung externer Dokumente
wie Ablieferungslisten und Bewertungsprotokolle.
R Neu: Aufgrund der Vielfalt der Felder zur Bestandsbe- R Neu: Zugänge können auch ohne Zuordnung zu
schreibung ist das betreffende Formular nun in vier
einem Bestand angelegt werden.
Registerbereiche aufgeteilt.
R Jeder Zu- bzw. Abgang wird mit Angaben über die
R Auch Länder- und Archivcodes werden gemäß interArchivaliengattung (Akten, Karten, Fotos usw.), die
nationalen Standards bei der Anzeige und bei AusUmfangseinheit (lfd. Meter, Stück, MByte), den Ergaben berücksichtigt.
haltungs- und den Erschließungszustand versehen.
R Tektonik: Gliedern aller Bestände nach TektonikR Alle Umfangsänderungen können Sie jederzeit über
gruppen, die mit Zahlen, Buchstaben oder römischen
die Beständestatistik in zusammengefasster Form
Ziffern benannt sein können. Anzeige der Systematikoder im Detail nach Bestand bzw. Zeitraum sortiert
gruppen und Verzeichnungseinheiten direkt im Tektoeinsehen bzw. in Berichten ausdrucken.
nikbaum.
R Als Eingabefelder sind vorgesehen: Art des Findmittels, Bearbeiter, Erscheinungsjahr und -ort, Umfang,
Standort und Signatur.
R Im Eingabeformular finden Sie alle Findhilfsmittel
eines Bestandes oder bestandsübergreifend als Tabelle
aufgelistet.
Erfassung der Archivalien
Archivgut verzeichnen
Register erstellen
Serien-Assistent
R Verwenden Sie vordefinierte Eingabemasken zur ErR AUGIAS-Archiv sieht eine beliebige Anzahl von Re- R Zum einfachen Erzeugen von gleichen oder ähnlichen
schließung von Akten, Urkunden, Karten und Plänen,
gistern (Indizes) vor: Sach-, Personen-, Ortsregister
Verzeichnungseinheiten stehen verschiedene WerkZeitungen, Fotos oder sonstigem Archivgut.
usw.
zeuge zur Verfügung: Feldkopie, Datensatzkopie
und Serien-Assistent.
R Jede Archivalie kann nach ISAD(G) mit Hilfe von
R One-Klick-Indizierung: Register auswählen, auf die
Detailformularen mehrfach untergliedert werden.
gewünschten Begriffe klicken, fertig.
R Neu: Abbildung von Repräsentationen (MehrfachR Indexbegriffe und Begriffszusätze sind aus einem GeVorhandensein einer Archivalie in verschiedenen Ausneralindex (entweder bestandsbezogen oder datenprägungen)
bankweit) kopierbar.
R Ein Formular-Assistent hilft beim Aufbau selbstdefi- R Auto-Feldindizierung: Einzelne Feldinhalte werden
nierter Eingabemasken.
optional automatisch in einen frei wählbaren Index
übertragen, z.B. alle Fotografennamen in einen FotoR Verzeichnungseinheiten können zur nachträglichen
grafenindex.
Serienerstellung zwischen verschiedenen Ebenen verschoben werden.
R Große Indextabellen mit beliebig sortierbaren Spalten erleichtern die Nachbearbeitung der Register. So
R Ausgabe aller Verzeichnungseinheiten eines Bestandes
können fehlerhafte Indexbegriffe bestandsübergreiim Format MS Excel.
fend korrigiert werden.
R In der Formulardefinition können bereits Standardwerte für bestimmte Felder zugewiesen werden, die
bei einem neuen Datensatz automatisch vorhanden
sind.
R Darüber hinaus lassen sich viele Felder mit Listen
versehen, so dass die Eingabevariationen eingeschränkt werden können.
R Der Serien-Assistent erzeugt eine vorbestimmte Anzahl gleicher oder ähnlicher Archivalien, optional
auch mit fortlaufenden Signaturen.
R Die automatische Serienerstellung ist auch bei der
Verzeichnung von Neuzugängen möglich.
Verzeichnungsmerkmale
Restaurierung
R AUGIAS-Archiv bietet die Eingabe von umfassenden
Informationen zur Restaurierung sowohl für einzelne
Verzeichnungseinheiten als auch für ganze Bestände
an.
R Pro Verzeichnungseinheit bzw. Bestand können beliebig viele Schadensfälle und Restaurierungsmaßnahmen vermerkt werden.
R Die zur Reparatur eines Schadens vorgenommenen
Restaurierungsmaßnahmen werden übersichtlich angezeigt.
R Über einen Restaurierungsbericht werden die dokumentierten Restaurierungsmaßnahmen an MS Word
ausgegeben.
R Schäden und Restaurierungsmaßnahmen können zusätzlich mit Hilfe von Bildern dokumentiert werden.
Personen und Körperschaften
Signaturvergabe
R Alle in den Archivalien genannten Körperschaften
R Grundsätzlich unterscheidet AUGIAS-Archiv drei
und Personen lassen sich in speziellen Formularen deArten der Signierung: Signaturvergabe nach
tailliert beschreiben.
Bär’schem Prinzip, nach Klassifikationsfolge oder manuell.
R Die Körperschaftstabelle entspricht den Anforderungen der gemeinsamen Körperschaftsnormdatei
(GKD).
R Die Körperschaftstabelle ist mit der Personentabelle
verknüpft. Damit können Sie alle mit einer Körperschaft in Verbindung stehenden Personen auflisten.
R Abbildung der Beziehungen zwischen den Körperschaften.
R Verwaltung von fachlichen und administrativen Zuständigkeiten der Körperschaften gem. ISDF auch im
zeitlichen Kontext (Vorgänger/Nachfolger); Dokumentation von Geschäftsvorgängen zwischen Archiv
und Körperschaften.
R Für den Großteil der Bestände ist das Bär’sche Prinzip sinnvoll. Dabei wird gemäß der Eingabereihenfolge eine vorläufige Nummer hochgezählt und diese
direkt als Signatur benutzt.
R Bei abgeschlossenen Beständen ist möglicherweise
auch die automatische Signaturvergabe gemäß Klassifikation sinnvoll. Dabei erhält die erste Verzeichnungseinheit der ersten Klassifikationsgruppe die 1,
die zweite die 2 usw.
R Müssen bereits vorhandene Signaturen übernommen
werden, können Sie diese auch direkt in das Feld
»Lfd. Nr.« einfügen.
Systematik, Thesaurus, Stammdaten
Klassifikation von Beständen
Thesaurus
R Alle Bestände können mit einer oder zwei Klassifika- R Mit dem Thesaurus bilden Sie Verknüpfungen zwitionen gegliedert werden. Eine Klassifikation kann für
schen einer Verzeichnungseinheit und einem komeinen oder mehrere Bestände Verwendung finden.
plexen Begriffsapparat mit Ober- und Unterbegriffen, verwandten Begriffen oder Synonymen.
R Mit »Drag & Drop« verschieben Sie Klassifikationsgruppen an andere Positionen.
R AUGIAS-Archiv ermöglicht den Aufbau verschiedener polyhierarchischer Thesauri nach DIN 1463.
Stammdaten pflegen
R Viele der in AUGIAS-Archiv eingegebenen Daten
lassen sich an einer zentralen Stelle einheitlich bearbeiten, nämlich im Bereich der Stammdaten.
R Bei Änderung der Stammdaten aktualisiert das Programm alle Positionen, an denen diese Daten auftreten.
R Systematikgruppen oder Zweige einer Systematik
können einer zweiten Systematik grafisch zugewiesen R Das im Thesaurus definierte Begriffsgerüst kann auch R Stammdaten sind beispielsweise Schadenstypen, Einwerden.
als Recherche-Instrument eingesetzt werden.
gangsarten, Indextypen, Textbausteine, Eingabeformulare, Klassifikationen oder Thesauri.
R Über die automatische Zuordnung wählen Sie
R Dabei zeigt AUGIAS-Archiv nach Eingabe eines
Merkmale der Verzeichnungseinheiten aus (z.B. eine
Suchbegriffs alle damit verknüpften Begriffe und die
R Die Pflege der Stammdaten ist nur autorisierten Anbestimmte Registratur-Signatur), nach denen die Verdazugehörigen Verzeichnungseinheiten an.
wendern möglich.
zeichnungseinheiten direkt einer KlassifikationsR Darüber hinaus verwendet die Blitzrecherche Begriffe,
gruppe zugeordnet werden.
die als Synonyme im Thesaurus erfasst worden sind.
Beispielsweise wird dann bei der Suche nach
»Medicus« ebenfalls nach »Arzt« gesucht.
Sonderfunktionen
Lookup-Liste
Skalierbare Formulare
Programm individualisieren
R Die Lookup-Funktion stellt Verzeichnungseinheiten,
Bestände, Benutzer und alle übrigen Objekte der Datenbank in einer übersichtlichen Tabelle dar.
R Die übersichtliche Darstellung der Eingabeformulare
ist ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung von
AUGIAS-Archiv gewesen.
R AUGIAS-Archiv lässt sich durch vielfältige Einstellungen an völlig unterschiedliche Benutzerkonstellationen und Archivtypen anpassen.
R Sie bauen damit sortierte und ausdruckbare Listen
auf, mit denen das Navigieren in Datensätzen bereits direkt während der Verzeichnung komfortabel
und schnell möglich ist.
R Mit Hilfe der neuen Sizer One®-Technologie passt
AUGIAS-Archiv automatisch die Formulare an die
vorhandene Bildschirmauflösung an.
R Im Setup legen Sie z.B. fest, ob die Einstellungen pro
PC oder Netzwerk-einheitlich gelten.
R Damit haben alle Anwender im Netzwerk auch bei
R Die Reihen und Spalten der Lookup-Liste sind frei
unterschiedlichen Bildschirmgrößen – seien es Notevergrößerbar, außerdem passen sich die Schriftgrößen
book, Großbildschirm oder die neuen 16:10 bzw.
automatisch der Listengröße an.
16:9 Breitbildformate – immer eine optimale Flächenausnutzung.
R Über eine Filterfunktion begrenzen Sie die LookupListe auf bestimmte Verzeichnungseinheiten.
Sizer One® ist ein reg. Warenzeichen von Component One.
R Neu: Ausgabe der Lookup-Liste nach MS Excel.
R Neu: Anwender-spezifisches Speichern des
Listenlayouts.
R Jeder Anwender kann seine eigene Formular- und
Schriftfarbe sowie die Galerieansicht auswählen.
R Jeder Anwender kann die standardmäßig angezeigten
Spalten der Fundstellenübersicht individuell auswählen.
R Neu: Schnell-Zugriffe. Jeder Anwender kann entsprechend seiner Berechtigungen per Dropdown-Menü
direkt zwischen verschiedenen Programmbereichen
navigieren.
Weitere Sonderfunktionen
Zustandsbeschreibung
Eingabehilfen
R Zu jeder Archivalie lassen sich umfangreiche Beschrei- R Ist am Arbeitsplatz ein E-Mail-Programm verfügbar,
bungen zum Erhaltungszustand und zur physikalikönnen Sie Bilder direkt an E-Mails anhängen.
schen Beschaffenheit vermerken.
R In den Stammdaten hinterlegen Sie einen SperrfrisR Innerhalb einer Kategorie sind mehrere Merkmale
tenkatalog mit Angaben zum Grund der Sperrung
gleichzeitig auswählbar, beispielsweise zum Beschrifeiner Archivalie, der Sperrfrist und weitere Bemertungsverfahren die Merkmale »Druck« oder
kungen.
»Schreibmaschine«.
R Textbausteine: Die Tasten F2, F3 und F5 bis F12
Intranet-Recherche
R Recherchen in AUGIAS-Archiv lassen sich auch per
Browser starten. Über einen Webserver greifen Sie
auf die beiden von AUGIAS-Archiv unterstützten Datenbanktypen zu: Oracle oder Microsoft SQL Server.
R Je nach Webserver-Konfiguration ist dadurch eine
Intra- bzw. Internet-Recherche realisierbar.
R Somit können Sie beispielsweise auf allen ArbeitsplätR Die Angaben zum Trägermaterial, zur Handschrift,
können mit Textbausteinen von maximal 255 Zeichen
zen eines Intranets in den freigegebenen Beständen
zum Format und zur Verpackung können durch eine
von jedem Anwender individuell belegt werden. Diese
suchen und Bestellungen aufgeben, ohne dass dort
allgemeine Zustandsbeschreibung und Bemerkungen
lassen sich dann bei der Eingabe in beliebigen Feldern
AUGIAS-Archiv installiert sein muss.
ergänzt werden.
des Verzeichnungsformulars, in der ZugangsverwalR Die Browser-gestützte Recherche arbeitet auf der
tung
oder
bei
der
Eingabe
der
Bestandseigenschaften
R AUGIAS-Archiv unterstützt die Eingabe der BeschreiBasis der bewährten FINDBUCH.Net-Technik.
abrufen.
bungsmerkmale über frei erweiterbare Listen.
R Nähere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite
R Die Textfelder des Verzeichnungsbereichs lassen sich
»Online-Findbücher«.
per Zoom-Funktion vergrößern und mit der Rechtschreibprüfung von MS Word korrigieren.
Recherche
Blitzrecherche
Erweiterte Suchkriterien
R Zum möglichst zügigen Durchsuchen der Bestände
R Im Unterschied zur Blitzrecherche ermöglicht die erbietet AUGIAS-Archiv die Blitzrecherche. Sie durchweiterte Recherche eine feldbezogene Suche mit
sucht alle oder bestimmte Bestände im VolltextBooleschen Operatoren (UND, ODER, NICHT).
modus. Die Recherche kann u. a. nach Datierung, Art R Sobald Sie einen einzelnen Bestand markieren, zeigt
des Objekts (z. B. verknüpfte Dokumente) oder auf
das Programm die durchsuchbaren Felder der jeweibestimmte Eigenschaften der Verzeichnungseinheit
ligen Eingabeformulare an.
(mit Bildern, frei zugänglich) beschränkt werden
R AUGIAS-Archiv baut im Hintergrund aus den vorgeR Sind den Verzeichnungseinheiten eingescannte Textnommenen Suchanweisungen eine grafisch angedaten oder PDF-Dateien zugeordnet, lassen sich
zeigte Suchformel auf, die abgespeichert und zu
diese ebenfalls durchsuchen.
einem späteren Zeitpunkt aufgerufen und bearbeitet
R Neu: Zuschaltbare Vorschlagsliste mit den am häuwerden kann.
figsten gesuchten Begriffen.
R Das Rechercheergebnis erscheint in Form einer tabelR Minimale Suchzeiten durch Verwendung neuer SQLSuchtechnologien.
larischen oder hierarchischen Fundstellenübersicht.
Suche im Index oder Thesaurus
R Im Unterschied zur Volltextrecherche haben Sie bei
der Index- und Thesaurus-Recherche Zugriff auf
einen bereits vorliegenden Begriffsapparat, der den
Umfang der gespeicherten Begrifflichkeit anzeigt.
R Alle manuell markierten Indexbegriffe (Register)
stehen ebenfalls für Recherchezwecke zur Verfügung.
R AUGIAS-Archiv listet bestandsübergreifend alle Indexbegriffe und Unterbegriffe auf.
R Über die Filterfunktion reduziert man die Anzeige
auf diejenigen Indizes, die den Suchtext enthalten.
R Die Thesaurus-Recherche zeigt alle zu einem gesuchten Begriff vorhandenen verwandten Ober- bzw.
Unterbegriffe und Synonyme an sowie die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten.
Weitere Recherchefunktionen
Fundstellenliste
R Das Ergebnis einer Recherche-Anfrage erscheint in
einer tabellarischen Übersicht, aus der man die tatsächlich interessanten Archivalien auswählen kann.
Bestandsbezogene Recherche
R Die Suchoption »Bestandsrecherche« ermöglicht die
Recherche in den allgemeinen Bestandsinfos. Dazu
zählen auch die Vorwortfelder und alle Felder der Bestands- bzw. Tektonikeigenschaften.
R In einer zweiten Ansicht lassen sich die Details der
Fundstellen in Form von Karteikarten einblenden. So- R Im Suchformular können dabei mehrere oder alle
wohl die tabellarische Übersicht als auch die DetailanTektonikgruppen und Bestände ausgewählt werden.
zeige zeigen den tektonischen Kontext der gewählten
Die Suche erfolgt entweder feldbezogen oder auf
Archivalie per Baumstruktur an.
Volltextbasis.
R Alle relevanten Rechercheergebnisse können in einem R Auch die Datierung der Bestände wird berücksichvirtuellen »Korb« gesammelt werden. Somit können
tigt. So können Sie beispielsweise die Suche auf alle
Sie relevante Archivalien unterschiedlicher SuchanBestände aus der Zeit von 1871-1918 begrenzen.
fragen zusammentragen.
R Die bestandsbezogene Recherche entspricht in ihrem
R Ausgewählte Fundstellen geben Sie auf Wunsch als
Funktionsumfang der Blitzrecherche.
Liste an einen E-Mail-Empfänger weiter.
R Export der Fundstellenliste nach MS Excel oder MS
Access.
Gastrecherchen
R Über die Gast-Anmeldung kann ein Archivbesucher
in den Verzeichnungseinheiten und in den Bestandsinformationen freigegebener Bestände recherchieren.
R Jedes Archiv kann selbst festlegen, welche Recherchearten es seinen externen Mitarbeitern und Gästen zur
Verfügung stellt.
R Optional: Titelanzeige bei gesperrten Beständen.
Sollen Verzeichnungseinheiten eines Bestandes nicht
durch Gäste recherchiert werden, können auch nur
die Felder der Bestandsbeschreibung zur Recherche
freigegeben werden.
R Neu: Optionale Anzeige von Basisinformationen gesperrter Verzeichnungseinheiten (Signatur, Titel,
Sperrfrist) in für die Gastrecherche freigegebenen
Beständen.
Bilder und Multimedia archivieren
Verzeichnung von Medien
Bild- und PDF-Integration
Variable Galerie zur Bildansicht
R AUGIAS-Archiv verwaltet Bilder, Sound- und Videofiles. Das Programm unterstützt alle gängigen
Multimedia-Formate mit einem integrierten Anzeiger
bzw. Mediaplayer.
R Eine weitere Funktion der Bildverzeichnung geht von R Zur Anzeige mehrerer Bilder bietet AUGIAS-Archiv 9
der vorrangigen Ansicht der Bilder aus, um in einem
eine Galeriefunktion (Leuchtpult). Die Größe der
zweiten Schritt dann deren Beschreibungsdaten zu erGalerie ist im Bereich von 4 mal 2 (also 8) bis 9 mal 4
gänzen.
(also 36 Bilder) einstellbar.
R In Formularen mit Bildfeld lassen sich Grafikdateien
und PDF-Dateien anzeigen. Die neue ThumbnailLeiste kann rechts oder unten angezeigt werden.
R Nachdem ein oder mehrere Bilder markiert wurden,
R Auf die Galerie können Sie in allen Bereichen, in
wählen Sie den betreffenden Bestand und ggf. eine
denen Bilder vorkommen, zugreifen: FundstellenüberKlassifikationsgruppe aus und geben eine Bildbezeichsicht, Beständeverzeichnung usw.
nung an.
R Die Galerie unterstützt eine automatische Slideshow,
R Dies gilt auch für die Einbindung von PDF-Dateien.
in der durch die Bilder nach frei wählbaren ZeitabDiese werden dabei automatisch indiziert und für die
ständen geblättert wird.
Recherche aufbereitet.
R Durch Klicken auf ein Galeriebild starten Sie ent-
R AUGIAS-Archiv importiert auch IPTC-Daten, in
denen Details zur Bildentstehung bzw. fotografische
Kategorien angezeigt werden.
R Zum schnellen Zugriff auf sehr umfangreiche Mediafiles generiert das Programm automatisch Thumbnails (Miniaturen) in variabler Qualität.
R Sind bereits im Dateinamen der Bild-Dateien strukturierte Informationen enthalten (z.B. Signatur, Name,
Datierung), lassen sich diese automatisch auslesen
und in die betreffenden Verzeichnungsfelder übertragen.
weder den internen Bildanzeiger oder ein beliebiges
Grafikprogramm.
Druck-Ausgaben
Findbücher, Tabellen, Etiketten
Beständeübersichten drucken
R Der Ausdruck ansprechender und informativer Find- R Im Gegensatz zu Findbüchern enthalten Bestandsbücher ist nach wie vor eine der zentralen Funktionen
übersichten keine Details der Verzeichnungseinder Archiv-Software.
heiten, sondern allgemeine Angaben über die Bestandstektonik und eine Auflistung der Bestände mit
R Ein Findbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis (mit
wenigen Einzelmerkmalen.
Einrückungen entsprechend der Bestände-Klassifikation), ein mit römischen Ziffern paginiertes Vorwort,
einen Datenteil mit dynamischen Kopfzeilen und
einen Index mit automatisch komprimiertem, zweispaltigem Begriffsapparat.
R Neben Findbüchern erstellt AUGIAS-Archiv Konkordanzen mit frei wähl- und sortierbaren Spalten,
Etiketten, Schadenslisten und Restaurierungsberichte sowie Listen doppelter Signaturen und Nummerierungslücken.
Benutzer- und Beständestatistik
R Eine detaillierte Benutzungs- und Beständestatistik ist
die Basis der Bewertung eines Archivs seitens der
Öffentlichkeit und des Archivträgers.
R Die Benutzerstatistik stellt Ihre Betreuungsaktivitäten dar: Benutzungsthemen, historische Zeiträume,
R Bestandsübergreifende Übersichten sind z. B. komAnzahl der Benutzer und Benutzungstage, Zweck,
plette Tektonikansichten incl. Bestandseigenschaften,
wissenschaftliche Zuordnung, Typ, Benutzer-Komaber auch zeitlich gefilterte Statistiken über den Zuplettabfrage, Verwendung, Berufe, benutzte Archivagangsumfang einzelner Bestände.
lien, Schlagwörter, momentan ausgegebene Archivalien, Bearbeiter, Antwortdatum, Ablage, eingetroffene
R Mit Hilfe des Layout-Assistenten bestimmen Sie das
und nicht eingetroffene Belegexemplare, eingezahlte
Erscheinungsbild der Bestandsübersicht, also die
oder nicht eingezahlte Benutzungsgebühren usw.
Schriftstile, das Seitenformat, die Anordnung der
Felder usw.
R Alle Statistiken können über Filterfunktionen auf
bestimmte Jahre oder Themen begrenzt werden.
R Neu ist die Ausgabe der kompletten Benutzerdaten
nach MS Excel zur Erzeugung eigener Statistiken.
Ausdrucke mit Layout-Assistent
Menügeführte Steuerung
R Der Layout-Assistent dient der automatisierten Erstellung von Ausdrucken innerhalb von MS Word.
Mit ihm generieren Sie alle Arten von Findmitteln
und viele weitere Ausgaben im Programm, wie Beständeübersichten, Benutzeranschreiben oder Zugangsprotokolle
R Im Hauptmenü des Layout-Assistenten bestimmen
Sie anhand der Layout-Vorlage das Erscheinungsbild
des Dokuments.
Layoutvorlagen verwenden
R Die Grundlage des Layout-Assistenten bilden sogenannte Layout-Vorlagen.
R Sie bestimmen das Aussehen eines Dokuments im
Hinblick auf Seitenformat, Schriften und Feldauswahl.
R Das in der Vorlage eingestellte Format lässt sich auf
alle Ausgaben der betreffenden Kategorie (z.B. Findbücher oder Etiketten) übergreifend anwenden.
Ausdrucke automatisieren
R Sind die Vorlagen einmal auf Ihre Anforderungen abgestimmt, erfolgt die Erstellung des Ausdrucks weitgehend automatisiert und ohne wesentliche Nachbearbeitungen. Auf diese Weise gewährleistet AUGIASArchiv ein einheitliches Erscheinungsbild der archivischen Veröffentlichungen.
R Falls sich nach der Erstellung des Ausgabedokuments
noch Layout-Änderungen ergeben (z.B. geänderte Seitenumbrüche), hilft Ihnen der Layout-Assistent beim
R Zur Bearbeitung der Vorlagen stehen Ihnen sämtliche
automatischen Neuaufbau der Register oder des InR Weitere Optionen: Findbuch mit bzw. ohne gesperrte
Design-Funktionen von MS Word zur Verfügung.
haltsverzeichnisses.
Verzeichnungseinheiten, Etiketten, Ausgabe von Rechercheergebnissen (Fundstellenlisten), Übersicht der R Der Layout-Assistent arbeitet mit allen MS WordR Der Findbuchindex ist entweder seiten-, zähler- oder
Versionen
ab
MS
Word
2003
zusammen.
Nummerierungslücken oder Konkordanzen (Tasignaturorientiert.
bellen).
R Auch der Ausdruck bestandsübergreifender, sachthematischer Findmittel ist damit möglich.
Berechtigungen und Zugriffe
Standard-Anwendertypen
R Um die Administration der Anwender von AUGIASArchiv so einfach wie möglich zu gestalten, sind im
Programm bereits verschiedene Anwendertypen definiert, denen ein eigenes Rechteprofil zugewiesen ist.
Selbstdefinierte Berechtigungen
Rollenmodell für Gruppen
R Neben den Standard-Typen gestattet AUGIAS-Archiv R Für Archive, die über eine größere Anzahl von Andie Definition eigener Zugriffsprofile.
wendern verfügen, lassen sich Gruppen zu bestimmten Funktionsbereichen (»Rollen«) zusammenR Mit diesen selbstdefinierten Berechtigungen legen Sie
fassen.
beispielsweise fest, dass bestimmte Personen sowohl
R Die vordefinierten Typen sind z.B. Archivar, Benutim Verzeichnungs- als auch im Magazinbereich Daten R Sind beispielsweise mehrere Auszubildende mit der
zerdienst, Magazinverwalter, Gast, Supervisor oder exbearbeiten dürfen.
Verzeichnung eines Bestandes befasst, definiert man
terne Mitarbeiter. Neu sind u. a. die Typen »EDVeine Rolle, der diese Auszubildenden angehören.
R Auch innerhalb des Verzeichnungsbereichs sind DiffeAdmin«, »Archiv-Administrator« oder »Standortverrenzierungen zwischen Vollzugriff, eingeschränktem R Rollen legen fest, auf welche Bestände, Klassifikawalter«.
und Aushilfszugriff möglich.
tionen und Eingabeformulare ein bestimmter AnwenR Je nach Anwender-Typus kann auf bestimmte Proderkreis schreibend oder lesend zugreifen darf.
R Mit Hilfe des Profils »Spezial Gast« lassen sich Songrammbereiche zugegriffen werden oder eben nicht.
derzugriffsrechte für einen bestimmten Personenkreis R Auf diese Weise vereinfacht sich die Definition der
R Anwender mit Berechtigungen im Verzeichnungsbeeinrichten.
Zugriffsberechtigungen erheblich.
reich erhalten über »Eigentümerschaften« Zugriffe
auf Bestände, Klassifikationen, Verzeichnungsformulare, Thesauri, Tektonikgruppen oder Recherchesuchformeln.
Benutzerdienst
Benutzer (online) erfassen
Archivalien (online) bestellen
R Ein Benutzer kann sich schriftlich, fernmündlich, per- R Benutzer, die eine individuelle und themenbezogene
sönlich oder per E-Mail und Online-Recherche an
Freigabe für die Online-Recherche erhalten haben,
das Archiv wenden.
können im System recherchieren.
R Neu: Ein vom Archiv definierter Benutzerantrag (MS
Word Dokument) kann im Vorfeld vom Benutzer
selbst online ausgefüllt werden.
R Das Archiv kann die Anzahl der Bestellungen pro
Bestelltag bzw. pro Ausgabetag beschränken.
R In der Fundstellenliste zeigt das Programm die bestellbaren Archivalien bzw. Reproduktionen an. Aus
dieser Liste kann der Benutzer die Bestellung an den
Benutzerdienst übermitteln.
R Der Benutzerdienst bestimmt dann den tatsächlichen
Ausgabetermin und führt die Bearbeitung des VorR Schnellverbuchung durch Doppelklick im Benutzergangs fort.
baum .
R Verwaltung von Reproduktionsaufträgen.
Archivalien ausgeben
R Die vom Benutzerdienst freigegebenen Archivalien
der Bestell-Liste erhält der Magazindienst in Form
einer Jobtabelle, so dass er weiß, wann und für wen
die Archivalien auszuheben sind.
R In AUGIAS-Archiv werden optional sämtliche Lagerortsveränderungen einer bestellen Archivalie protokolliert: Datum der Bestellung, der Aushebung, der
Entnahme aus der Schleuse, der Übergabe an den Benutzer, der Rückgabe und der Reponierung.
R Gesperrte Verzeichnungseinheiten werden optional
über Sondergenehmigungen durch den BestandsrefeR Darüber hinaus lassen sich über die Direktbestellung
renten bereitgestellt. Das System unterstützt Anträge
alle nicht gesperrten Archivalien eines Bestandes einauf Schutzfristenverkürzung.
sehen bzw. bestellen.
R Anwesenheitskontrolle: Die tatsächliche Anwesenheit eines Besuchers kann vom Benutzerdienst (mit
Datum und Uhrzeit) vermerkt werden. Jeder Benutzer R Neu: Archivalien können auch durch einen Archivmitarbeiter direkt aus der Recherche für einen Bewird automatisch mit Ende des Tages ausgetragen.
nutzer bestellt werden.
R Neu: Ausführliche Informationen zu außerordentlichen Nutzungsfreigaben
Magazinverwaltung
Musterformate definieren
Magazin aufbauen
R Musterformate dienen dem vereinfachten Aufbau
einer Magazinstruktur, in der Regale mitsamt ihren
Fächern und deren Kartons oder sonstigen Verpackungseinheiten vordefiniert werden können.
R Die Magazinstruktur eines Archivs besteht zunächst
aus den Magazingebäuden. Innerhalb eines Gebäudes sieht AUGIAS-Archiv eine beliebige Anzahl
von Magazinräumen vor.
R Ein Regal bzw. auch ein Schrank oder ähnliches wird
in eine beliebige Anzahl von Segmenten, Fächern
oder Schubladen unterteilt.
R Jeder Raum kann eine beliebige Anzahl von Regalen
bzw. Schränken mit beliebig vielen Untersegmenten
o.ä. enthalten.
R Jede dieser Unterteilungen wiederum kann eine belie- R Da die Regaltypen häufig von einem Hersteller bebige Anzahl von Behältnissen wie Kartons, Hängezogen werden und damit i.d.R. recht gleichförmig
registraturen, Alben oder sonstige Verpackungsformen
aufgebaut sind, verwendet AUGIAS-Archiv zur Beenthalten.
schreibung der Regalstruktur Musterregale.
R AUGIAS-Archiv stellt die Struktur der Musterregale
in Form eines hierarchischen Baumes dar.
R Zum Aufbau einer Regalstruktur wählt man lediglich
das betreffende Muster aus und bestimmt die Anzahl
der vorhandenen Regale. Schon ist ein Magazinraum
definiert.
Bestände einlagern
R Bestände oder einzelne Verzeichnungseinheiten
können »grafisch« eingelagert werden.
R Die Einlagerungsfunktion stellt Beständebaum (Tektonik) und Magazinbaum gegenüber. Wählen Sie den
einzulagernden Bestand bzw. die Archivalie sowie den
Karton aus und klicken auf »Einlagern«, fertig.
R Neu: Angabe einer Reservierungsfrist von Magazinbereichen für zu erwartende Bestandszugänge.
R Da dem Programm nun die Magazingröße und der
Umfang des eingelagerten Archivguts bekannt sind,
können Sie auf einfache Weise Statistiken zum Beständeumfang und zu den noch freien Kapazitäten
erstellen.
Online-Findmittel in WWW.FINDBUCH.Net
Eigene Homepage
Recherche mit Bestell-Funktion
R FINDBUCH.Net war weltweit das erste System,
mit dem Archive sowohl Homepage als auch Beständeübersichten und Findbücher bis auf die Ebene der
Verzeichnungseinheiten präsentieren können.
R Die Recherche nach Archivalien und Beständen kann
sowohl systematisch (anhand des Tektonik- und
Klassifikationsbaums) als auch über Suchbegriffe erfolgen.
R Anwender von AUGIAS-Archiv laden mit Hilfe des
Internet-Assistenten ausgewählte Bestände in das
Portal.
R FINDBUCH.Net enthält archivspezifische und archivübergreifende Recherchefunktionen.
R Demoarchiv zum Testen: www.demo.findbuch.net.
R Sofern ein Archiv bereits über einen eigenen Webauftritt verfügt, kann es die Bestandsrecherche harmonisch darin integrieren. Das Aussehen lässt sich in begrenztem Umfang an das vorhandene Web-Design
anpassen.
R Suchbegriffe lassen sich mit UND/ODER kombinieren und über Datierungsgrenzen einschränken.
Administration
R Die Pflege der FINDBUCH.Net-Domain ist vollständig menügesteuert.
R Datenhaltung entweder auf dem FINDBUCH.NetServer von AUGIAS-Data mit Einrichtung einer eigenen Internetadresse (Subdomain) (www.xx.findbuch.net) – oder auf einem archiveigenen Server.
Voraussetzung: LAMP-Umgebung (Linux, Apache,
MySQL, PHP).
R In der Fundstellenübersicht ist sowohl das Springen R Menügesteuertes Einfügen von Bildern und Logos in
die Startseite und zu den einzelnen Archivalien.
von Fundstelle zu Fundstelle als auch das Blättern im
Kontext der Fundstelle möglich.
R Vorschau-Funktion, FTP-Zugang, Bildarchiv, individuelle Einstellung der Attribute für Überschriften,
R Einzelne Fundstellen können zur Zusammenstellung
Navigationsbaum, Icons usw. sind weitere Merkmale
individueller Bestelllisten markiert werden. Die Beder Administration von FINDBUCH.Net.
stell-Funktion ist wahlweise auch abschaltbar.
Schulung, Wartung, Systemvoraussetzungen
Schulungen
Wartung und Updates
R Die Schulung von AUGIAS-Archiv wird aufgrund
R Freier Zugriff auf den Download-Bereich
des Programmumfangs in verschiedene Bereiche unWWW.AUGIAS.DE
tergliedert: Verzeichnung, Benutzer- und MagazinR Kostenlose Hotline Mo-Fr von 9-12h und Mo-Do
dienst.
von 14-16h.
R Schulungsdauer: Verzeichnung: 2 Tage, BenutzerR Kostenlose Upgrades innerhalb einer Versionsserie
und Magazinverwaltung jeweils 1 Tag.
(z.B. von 9.0 auf 9.1).
R Die Schulungen finden wahlweise vor Ort (ab 4 Teil- R 50% Ermäßigung bei Updates von einer Versionsnehmern) oder im Schulungszentrum von AUGIASserie zur nächsten (z.B. von 8.3 auf 9.0).
Data statt.
R Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe nicht ausR Für Anwender von AUGIAS-Archiv 7.x oder 8.x
reicht.
bieten wir spezielle Umsteiger-Schulungen an.
R Kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten,
R Eine ausführliche Beschreibung und ein Schulungswenn die benötigte Zeit weniger als 2 Stunden pro
angebot erhalten Sie auf Anfrage.
Jahr beträgt.
R Neu: Online-Schulung. Wir schalten uns dabei auf
R AUGIAS-Newsletter (mehrmals jährlich erscheiIhren PC und beantworten dabei Ihre Fragen.
nendes, kostenloses Benutzerrundschreiben).
Veranstaltung
Termin
AUGIAS-Archiv 9.x
29. – 30. August
AUGIAS-Archiv 8.x Umsteiger
13. – 14. September
AUGIAS-ZwischenArchiv 9
22. Mai
AUGIAS-Museum 5
10. – 11. März
AUGIAS-Express 6
24. – 25. November
AUGIAS-Archiv 8.x
08. – 09. September
Hard- und Software
R Client: Prozessor ab 2 GHz, 2048 MB Arbeitsspeicher oder mehr, Bildschirmauflösung ab 1024x768
bei 16k Farben, Windows XP (SP3), Vista oder Windows 7/8. DotNet-Framework 2.0. 500 MB freier
Festplattenspeicher. Für Druckausgaben mit LayoutAssistent: MS Word (ab 2003) (jeweils neuestes SP).
R Server: Windows 2003/2008 (ggf. R2, auch Terminalserver), 500 MB freier Festplattenspeicher für das Programm. Ethernet-Anbindung an Clients: mind. 100
MBit/s (außer bei RDP-Verbindung).
R Backend: MS SQL Server 2005, 2008. 2012 (optional: die kostenfreie MS SQL Server-Express-Version 2005/2008/2012), Oracle 10/11g, 12c.
R 3 MB freier Festplattenspeicher pro 1.000 Verzeichnungseinheiten.
Schnittstellen, Datenbanken
Export-Schnittstellen
R Das Standard-Exportformat ist MS Access (MDB),
der de-facto-Datenbankstandard. Lookup-Listen und
Benutzertabellen lassen sich auch als MS Excel speichern. Dadurch können die Daten in allen MS
Office-Anwendungen weiterverarbeitet werden.
Datenbank-Anbindungen
R Das Programm verwendet keine proprietären
Datenformate, sondern bewährte StandardDatenbanken.
R Mehrere Archivstandorte (Mandanten) können gemeinsam in einer Datenbank geführt werden.
Import von Fremddaten
R Mit dem neuen AUGIAS-Konvert können Sie Findbücher, die in Tabellenform oder in Standard- Datenbankformaten vorliegen (z.B. in EAD, Access, dBase,
CSV und Excel), auf einfache Weise importieren.
R AUGIAS-Konvert ist in der Lage, sowohl neue BeR Alle wesentlichen Druckausgaben erfolgen über den
stände zu erstellen als auch bestehende mit FremdR In AUGIAS-Archiv enthalten ist bereits der MS SQL
Layout-Assistenten, der die entsprechenden Listen,
daten zu ergänzen. Ebenso können damit bereits vorServer 2005 Express, eine Datenbank für ca. 5-10 AnTabellen, Findbücher usw. in MS Word erstellt. Die
handene Klassifikationen ergänzt oder ganz neue aufwender und mittlere Archive.
dort formatierten Texte können Sie dann in einem begebaut werden.
R
AUGIAS-Archiv
lässt
sich
auch
an
bereits
vorinstalliebigen Format abspeichern (PDF, HTML, XML
lierte SQL-Server anbinden. Folgende Versionen sind R Zur Bestimmung, welche Felder der Importdaten in
usw.)
welche Felder von AUGIAS-Archiv gelangen sollen,
möglich: MS SQL Server 2005/2008 oder Oracle
R Druckausgaben, die der Layout-Assistent nicht ergenerieren Sie eigene Zuweisungslisten, die gespei10g, 11g, 12c (in Vorbereitung).
stellt, können als HTML-Datei gespeichert werden.
chert und bei Bedarf geladen werden können.
R Die Installation kann entweder vom betreffenden ITR Zur Integration von Beständen in Archivportale bietet
R Mit Hilfe der neuen AUGIAS-Connect-Schnittstelle
Personal oder von AUGIAS-Data vorgenommen
AUGIAS-Archiv den Export im Format EAD,
werden Daten aus DMS-Verfahren übernommen, z.B.
werden.
METS/XML und Kalliope-2 an.
ELAK.
Programmversionen
Basispaket
Gesamtpaket
XL-Paket
R Erschließung
R Erschließung
R Erschließung
R Findbuchausdruck mit Layout-Assistent
R Findbuchausdruck mit Layout-Assistent
R Findbuchausdruck mit Layout-Assistent
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Bestandsverwaltung
R Bestandsverwaltung
R Bestandsverwaltung
R AUGIAS-Konvert 3.0 Express
R AUGIAS-Konvert 3.0 Express
R AUGIAS-Konvert 3.0 Express
R + Benutzerverwaltung
R Benutzerverwaltung
R + Online-Bestellung
R Online-Bestellung
R + Assistent für Benutzeranträge
R Assistent für Benutzeranträge
R + Benutzerstatistik
R Benutzerstatistik
R + Magazinverwaltung
R + Magazinstatistik
AUGIAS-Data
Im Südfeld 20
D-48308 Senden
FON (+49) (0)2536 341006
FAX (+49) (0)2536 341007
www.augias.de
[email protected]
Änderungen vorbehalten. Stand: September 2013