Untitled - AUGIAS-Data
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AUGIAS-Data entwickelt seit 1989 Software für Archive, Museen und Verwaltungsbibliotheken. Das Ziel: praxisnahe, einfach zu bedienende und kostengünstige Software anzubieten. Durch dieses Konzept sind wir der führende Hersteller von Erschließungssoftware in Europa geworden. Über 1.200 professionell geführte Archive, Bibliotheken und Museen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Luxemburg, Italien, Dänemark und USA arbeiten mit Software von AUGIAS-Data. © AUGIAS-Data, Senden 2010 Alle verwendeten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Titelhalter AUGIAS® ist eingetragenes Warenzeichen von Karl-Theo Heil – AUGIAS-Data Änderungen vorbehalten Beständeverwaltung Beschreibung der Bestände R Die Aufnahme der Bestände erfolgt mit vielfältigen Detailangaben wie Provenienz, Vorgänger, Nachfolger, Erschließungszustand, Revisionen, Zitierweise, Editionen, Benutzungsbeschränkungen, Referenten usw. R Eingabe der zu jedem Bestand vorliegenden Hilfsmittel (Findbücher, Findkarteien usw.) mit Angabe von Verfasser, Umfang, Datum, Signatur und Standort. Zu- und Abgänge kontrollieren Findmittelübersichten anlegen R Nachweis der abliefernden Stellen und Provenienzen R In AUGIAS-Archiv werden die zu einem Bestand vorhandenen Findhilfsmittel wie Findkarteien oder sowie der Erschließungspriorität, des BearbeitungsFindbücher ausführlich erläutert. status und des Inhalts. R Hyperlinks zur Verknüpfung externer Dokumente wie Ablieferungslisten und Bewertungsprotokolle. Übersicht der zugehörigen Verzeichnungseinheiten in den Zugangsdetails. R Jeder Zu- bzw. Abgang wird mit Angaben über die Archivaliengattung (Akten, Karten, Fotos usw.), die Umfangseinheit (lfd. Meter, Stück, MByte), den ErR Tektonik: Gliedern aller Bestände nach Tektonikhaltungs- und den Erschließungszustand versehen. gruppen, die mit Zahlen, Buchstaben oder römischen Ziffern benannt sein können. Automatische oder ma- R Alle Umfangsänderungen können Sie jederzeit über nuelle Sortierung der Bestände innerhalb einer Tektodie ausdruckbare Beständestatistik in zusammengenikgruppe. So kann beispielsweise eine Sortierung fasster Form oder im Detail einsehen. nach römischen Tektonikrängen realisiert werden. R Als Eingabefelder sind vorgesehen: Art des Findmittels, Bearbeiter, Erscheinungsjahr und -ort, Umfang, Standort und Signatur. R Im Eingabeformular finden Sie alle Findhilfsmittel eines Bestandes oder bestandsübergreifend als Tabelle aufgelistet. Erfassung der Archivalien Schriftgut verzeichnen Register erstellen Serien-Assistent R Verwenden Sie vordefinierte Eingabemasken zur Er- R AUGIAS-Archiv sieht eine beliebige Anzahl von Re- R Zum einfachen Erzeugen von gleichen oder ähnlichen Verzeichnungseinheiten stehen verschiedene Werkgistern (Indizes) vor: Sach-, Personen-, Ortsregister schließung von Akten, Urkunden, Karten und Plänen, zeuge zur Verfügung: Feldkopie, Datensatzkopie usw. Zeitungen, Fotos oder sonstigem Archivgut. und Serien-Assistent. R Jede Verzeichnungseinheit kann mit Detailformularen R One-Klick-Indizierung: Register auswählen, auf die mehrfach untergliedert werden (mehrstufige Verzeichnung nach ISAD-G). R DMS-Funktionen: automatische Einbindung von gescannten und mit OCR behandelten Einzelblättern in die Verzeichnung und Recherche. gewünschten Begriffe klicken, fertig. R Indexbegriffe und Begriffszusätze sind aus einem Generalindex (entweder bestandsbezogen oder datenbankweit) kopierbar. R Auto-Feldindizierung: Einzelne Feldinhalte werden optional automatisch in einen frei wählbaren Index R Ein Formular-Assistent hilft beim Aufbau selbstdefiübertragen, z.B. alle Fotografennamen in einen Fotonierter Eingabemasken. grafenindex. R Bestandsweite Neuberechnung von Sperrfristen sowie R Große Indextabellen mit beliebig sortierbaren Vererbung von Sperrfristen in die Unterebenen. Spalten erleichtern die Nachbearbeitung der Register. R Ausgabe aller Verzeichnungseinheiten eines Bestandes im Format MS Excel. R In der Formulardefinition können bereits Standardwerte für bestimmte Felder zugewiesen werden, die bei einem neuen Datensatz automatisch vorhanden sind. R Darüber hinaus lassen sich viele Felder mit Listen versehen, so dass die Eingabevariationen eingeschränkt werden können. R Der Serien-Assistent erzeugt eine vorbestimmte Anzahl gleicher oder ähnlicher Archivalien, optional auch mit fortlaufenden Signaturen. R Automatische Serienerstellung bei der Verzeichnung von Neuzugängen. Verzeichnungsmerkmale Restaurierung R AUGIAS-Archiv bietet die Eingabe von umfassenden Informationen zur Restaurierung sowohl für einzelne Verzeichnungseinheiten als auch für ganze Bestände an. R Pro Verzeichnungseinheit bzw. Bestand können beliebig viele Schadensfälle und Restaurierungsmaßnahmen vermerkt werden. R Die zur Reparatur eines Schadens vorgenommenen Restaurierungsmaßnahmen werden übersichtlich angezeigt. R Ein Restaurierungsbericht listet alle Schadensfälle und Maßnahmen pro Verzeichnungseinheit, Bestand oder beständeübergreifend auf. R Schäden und Restaurierungsmaßnahmen können zusätzlich mit Hilfe von Bildern dokumentiert werden. Personen und Körperschaften Signaturvergabe R Grundsätzlich unterscheidet AUGIAS-Archiv drei R Alle in den Archivalien genannten Körperschaften Arten der Signierung: Signaturvergabe nach Bär’und Personen lassen sich in speziellen Formularen deschem Prinzip, nach Klassifikationsfolge oder matailliert beschreiben. nuell. R Die Körperschaftstabelle entspricht den Anforderungen der gemeinsamen Körperschaftsnormdatei (GKD). R Die Körperschaftstabelle ist mit der Personentabelle verknüpft. Damit können Sie alle mit einer Körperschaft in Verbindung stehenden Personen auflisten. R Abbildung der Beziehungen zwischen den Körperschaften (ISDF) und Verwaltung von fachlichen und administrativen Zuständigkeiten der Körperschaften auch im zeitlichen Kontext (Vorgänger/Nachfolger); Dokumentation von Geschäftsvorgängen zwischen Archiv und Körperschaften. R Für den Großteil der Bestände ist das Bär’sche Prinzip sinnvoll. Dabei wird gemäß der Eingabereihenfolge eine vorläufige Nummer hochgezählt und diese direkt als Signatur benutzt. R Bei anderen Beständen ist möglicherweise auch die automatische Signaturvergabe gemäß Klassifikation sinnvoll. Dabei erhält die erste Verzeichnungseinheit der ersten Klassifikationsgruppe die 1, die zweite die 2 usw. R Müssen bereits vorhandene Signaturen übernommen werden, können Sie diese auch direkt in das Feld »Lfd. Nr.« einfügen. Systematik, Thesaurus, Stammdaten Klassifikation von Beständen Thesaurus R Alle Bestände können mit einer oder zwei Klassifika- R Wenn die Verwendung der herkömmlichen Klassifikationen nicht ausreichen sollte, greifen Sie auf einen tionen gegliedert werden. Eine Klassifikation kann für Thesaurus zurück. einen oder mehrere Bestände Verwendung finden. R Mit »Drag & Drop« verschieben Sie Klassifikationsgruppen an andere Positionen. R Systematikgruppen oder Zweige einer Systematik können einer zweiten Systematik graphisch zugewiesen werden. Stammdaten pflegen R Viele der in AUGIAS-Archiv eingegebenen Daten lassen sich an einer zentralen Stelle einheitlich bearbeiten, nämlich im Bereich der Stammdaten. R Bei Änderung der Stammdaten aktualisiert das ProR Mit dem Thesaurus bilden Sie Verknüpfungen zwigramm alle Positionen, an denen diese Daten aufschen einer Verzeichnungseinheit und einem komtreten. plexen Begriffsgerüst mit Ober- und Unterbegriffen, verwandten Begriffen oder Synonymen. R Stammdaten sind beispielsweise Schadenstypen, Eingangsarten, Registernamen, Archivalienformate, EinR AUGIAS-Archiv ermöglicht den Aufbau verschiedegabeformulare, Klassifikationen, Thesauri. ner polyhierarchischer Thesauri nach DIN 1463. R Über die automatische Zuordnung wählen Sie R Das im Thesaurus definierte Begriffsgerüst kann auch R Die Pflege der Stammdaten ist nur autorisierten AnMerkmale der Verzeichnungseinheiten aus (z.B. eine wendern möglich. als Rechercheinstrument eingesetzt werden. bestimmte Registratur-Signatur), nach denen die Verzeichnungseinheiten direkt einer KlassifikationsR Dabei zeigt AUGIAS-Archiv nach Eingabe eines gruppe zugeordnet werden. Suchbegriffs alle damit verknüpften Begriffe und die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten an. Sonderfunktionen Lookup-Liste Skalierbare Formulare Programm individualisieren R Die Lookup-Funktion stellt Verzeichnungseinheiten, Bestände, Benutzer und alle übrigen Objekte der Datenbank in einer übersichtlichen Tabelle dar. R Die übersichtliche Darstellung der Eingabeformulare ist ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung von AUGIAS-Archiv gewesen. R AUGIAS-Archiv lässt sich durch vielfältige Einstellungen an völlig unterschiedliche Benutzerkonstellationen und Archivtypen anpassen. R Sie bauen damit sortierte und ausdruckbare Listen auf, mit denen das Navigieren in Datensätzen bereits direkt während der Verzeichnung komfortabel und schnell möglich ist. R Mit Hilfe der neuen Sizer One®-Technologie passt AUGIAS-Archiv automatisch die Formulare an die vorhandene Bildschirmauflösung an. R Im Setup legen Sie z.B. fest, ob die Einstellungen individuell oder Netzwerk-einheitlich gelten. R Damit haben alle Anwender im Netzwerk auch bei unterschiedlichen Bildschirmgrößen – seien es NoteR Die Reihen und Spalten der Lookup-Liste sind frei book, Großbildschirm oder die neuen 16:10 bzw. vergrößerbar, außerdem passen sich die Schriftgrößen 16:9 Breitbildformate – immer eine optimale Fläautomatisch der Listengröße an. chenausnutzung. R Über eine Filterfunktion begrenzen Sie die LookupListe auf bestimmte Verzeichnungseinheiten. Sizer One® ist ein reg. Warenzeichen von Component One. R Neu: Ausgabe der Lookup-Liste nach MS Excel. R Jeder Anwender kann seine eigene Formularfarbe und Galerieansicht auswählen. R Jeder Anwender kann die standardmäßig angezeigten Spalten der Fundstellenübersicht individuell auswählen. R Die Gäste können die Suchoptionen wahlweise über die klassische AUGIAS Blitzrecherche oder über eine von ihnen definierte Recherchemaske aktivieren. Weitere Sonderfunktionen Zustandsbeschreibung Eingabehilfen R Zu jeder Archivalie lassen sich umfangreiche Beschrei- R Neu: Ist am Arbeitsplatz ein E-Mail-Programm verfügbar, können Sie Bilder direkt an E-Mails anbungen zum Erhaltungszustand und zur physikalihängen. schen Beschaffenheit vermerken. R Innerhalb einer Kategorie sind mehrere Merkmale gleichzeitig auswählbar, beispielsweise zum Beschriftungsverfahren die Merkmale »Druck« oder »Schreibmaschine«. R In den Stammdaten hinterlegen Sie einen Sperrfristenkatalog mit Angaben zum Grund der Sperrung einer Archivalie, der Sperrfrist und weitere Bemerkungen. Intranet-Recherche R Recherchen in AUGIAS-Archiv lassen sich auch per Browser starten. Über einen Webserver greifen Sie auf alle von AUGIAS-Archiv unterstützten Datenbanktypen zu: Oracle, MS SQL Server und PostgreSQL. R Je nach Webserver-Konfiguration ist dadurch eine Intra- bzw. Internet-Recherche realisierbar. R Somit können Sie beispielsweise auf allen ArbeitsplätR Textbausteine: Die Tasten F2 bis F12 der Tastatur zen eines Intranets in den freigegebenen Beständen können mit Textbausteinen von maximal 255 Zeichen suchen und Bestellungen aufgeben, ohne dass dort von jedem Anwender individuell belegt werden. Diese AUGIAS-Archiv installiert sein muss. lassen sich dann bei der Eingabe in beliebigen Feldern abrufen. R Die Browser-gestützte Recherche arbeitet auf der R AUGIAS-Archiv unterstützt die Eingabe der BeschreiBasis der bewährten FINDBUCH.Net-Technik. R Die Textfelder des Verzeichnungsbereichs lassen sich bungsmerkmale über frei erweiterbare Listen. per Zoom-Funktion vergrößern und mit der RechtR Nähere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite »Onschreibprüfung von MS Word korrigieren. line- Findbücher«. R Die Angaben zum Trägermaterial, zur Handschrift, zum Format und zur Verpackung können durch eine allgemeine Zustandsbeschreibung und Bemerkungen ergänzt werden. Recherche Blitzrecherche Erweiterte Suchkriterien Suche im Index oder Thesaurus R Im Unterschied zur Blitzrecherche ermöglicht die er- R Im Unterschied zur Volltextrecherche haben Sie bei R Zum möglichst zügigen Durchsuchen der Bestände der Index- und Thesaurus-Recherche Zugriff auf weiterte Recherche eine feldbezogene Suche mit bietet AUGIAS-Archiv die Blitzrecherche. Sie durcheinen bereits vorliegenden Begriffsapparat, der den Boole’schen Operatoren (UND/ODER/UND sucht alle oder bestimmte Bestände im VolltextUmfang der gespeicherten Begrifflichkeit anzeigt. NICHT). modus. Zusätzlich schränken Datierungsbereiche (von – bis) die Fundstellen ein. R Alle manuell markierten Indexbegriffe (Register) R Sobald Sie einen einzelnen Bestand markieren, zeigt stehen ebenfalls für Recherchezwecke zur Verfügung. das Programm die durchsuchbaren Felder an. R Eine grafische Ansicht der Bestandsstruktur vereinfacht die Auswahl der Suchkriterien. R AUGIAS-Archiv baut im Hintergrund aus den vorge- R AUGIAS-Archiv listet bestandsübergreifend alle Indexbegriffe und Unterbegriffe auf. nommenen Suchanweisungen eine grafisch angeR Sind den Verzeichnungseinheiten eingescannte Textzeigte Suchformel auf, die abgespeichert und zu daten oder PDF-Dateien zugeordnet, lassen sich R Über die Filterfunktion reduziert man die Anzeige einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden kann. diese ebenfalls durchsuchen. auf diejenigen Indizes, die den Suchtext enthalten. R Das Rechercheergebnis erscheint in Form einer tabel- R Die Thesaurus-Recherche zeigt alle zu einem gelarischen oder hierarchischen Fundstellenübersicht. suchten Begriff vorhandenen verwandten Ober- bzw. Unterbegriffe und Synonyme an sowie die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten. R Minimale Suchzeiten durch Verwendung neuer SQLSuchtechnologien. R Die Blitzrecherche ist sowohl zur Suche in den einzelnen Archivalien als auch in den Beständeübersichten anwendbar. Weitere Recherchefunktionen Fundstellenliste R Das Ergebnis einer Recherche-Anfrage erscheint in einer tabellarischen Übersicht, aus der man die tatsächlich interessanten Archivalien auswählen kann. Bestandsbezogene Recherche Gastrecherchen R Jeder Archivbenutzer kann eine individuelle OnlineR Die neue Suchoption »Bestandsrecherche« ermögFreigabe erhalten (Name und Passwort), mit der er licht die Recherche in den allgemeinen Bestandsinfos. sich als Gast im System anmeldet, recherchiert und Dazu zählt auch das Bestandsvorwort und alle Felder bestellt. der Bestandseigenschaften. R In einer zweiten Ansicht lassen sich die Details der Fundstellen in Form von Karteikarten einblenden. So- R Im Suchformular können dabei mehrere oder alle Be- R Der Gast kann im Bestellformular auch festlegen, zu welchem Zeitpunkt er die gewünschten Archivalien stände ausgewählt werden. Die Suche erfolgt entweder wohl die tabellarische Übersicht als auch die Detailaneinsehen möchte. feldbezogen oder auf Volltextbasis. zeige zeigen den tektonischen Kontext der gewählten Archivalie per Baumstruktur an. R Für Recherchen durch Archivbenutzer (»Gäste«) R Auch die Datierung der Bestände wird berücksichsehen Sie ein speziell dafür zugeschnittenes Formular tigt. So können Sie beispielsweise die Suche auf alle R Alle relevanten Rechercheergebnisse können in einem vor, welches nur die Felder enthält, die für Gäste releBestände aus der Zeit von 1871-1918 begrenzen. virtuellen »Korb« gesammelt werden. Somit können vant sind. Sie relevante Archivalien unterschiedlicher SuchanR Die bestandbezogene Recherche entspricht in ihren fragen zusammentragen und mit einem Mal bestellen. R Optional: Titelanzeige bei gesperrten Beständen. Funktion der Blitzrecherche. Der Bestandsname ist für Gäste sichtbar, die VerzeichR Ausgewählte Fundstellen geben Sie auf Wunsch als nungseinheiten können jedoch nicht eingesehen Liste an einen E-Mail-Empfänger weiter. werden. R Export der Fundstellenliste nach MS Excel oder MS Access. Bilder und Multimedia archivieren Verzeichnung von Medien Spezielle Bildintegration Variable Galerie zur Bildansicht R Zur Anzeige mehrerer Bilder bietet AUGIAS-Archiv 8 eine Galeriefunktion (Leuchtpult). Die Größe der Galerie ist im Bereich von 4 mal 2 (also 8) bis 9 mal 4 (also 36 Bilder) einstellbar. R AUGIAS-Archiv verwaltet Bilder, Sound- und Videofiles. Das Programm unterstützt alle gängigen Multimedia-Formate mit einem integrierten Anzeiger bzw. Mediaplayer. R Eine weitere Funktion der Bilderverzeichnung geht von der vorrangigen Ansicht der Bilder aus, um in einem zweiten Schritt dann die Beschreibungsdaten zu ergänzen. R Eine Variante der Medienverzeichnung beginnt mit der Beschreibung des Mediums, also der Anlage der Metadaten. Ist die Beschreibung durchgeführt, werden damit ein oder mehrere Mediendateien verknüpft. R Nachdem ein oder mehrere Bilder markiert wurden, R Auf die Galerie können Sie in allen Bereichen, in denen Bilder vorkommen, zugreifen: Fundstellenüberwählen Sie den betreffenden Bestand und ggf. eine sicht, Beständeverzeichnung usw. Klassifikationsgruppe aus und geben eine Bildbezeichnung vor. R Die Galerie unterstützt eine automatische Slideshow, in der durch die Bilder nach frei wählbaren ZeitabR Handelt es sich bei den Bildern um eingescannte ständen geblättert wird. Textseiten (z.B. Aktenblätter, Zeitungsausschnitte) und liegen zu diesen Bildern Textdaten aus OCRR Durch Klicken auf ein Galeriebild starten Sie entProgrammen vor, werden die Texte automatisch in weder den internen Bildanzeiger oder ein beliebiges die Recherchetabellen von AUGIAS-Archiv überGrafikprogramm. nommen und können später bei der Suche berücksichtigt werden. R AUGIAS-Archiv importiert auch EXIF- und IPTCDaten, mit denen technische Details zur Bildentstehung (Belichtung, Kamera/Scanner usw.) bzw. fotografische Kategorien angezeigt werden. R Zum schnellen Zugriff auf sehr umfangreiche Mediafiles generiert das Programm automatisch Thumbnails (Miniaturen) in variabler Qualität. Druck-Ausgaben Findbücher, Tabellen, Etiketten Beständeübersichten drucken R Der Ausdruck ansprechender und informativer Find- R Im Gegensatz zu Findbüchern enthalten Bestandsübersichten keine Details der Verzeichnungseinbücher ist nach wie vor eine der zentralen Funktionen heiten, sondern allgemeine Angaben über die Beder Archiv-Software. standstektonik und eine Auflistung der Bestände mit R Ein Findbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis (mit wenigen Einzelmerkmalen. Einrückungen entsprechend der Bestände-Klassifikation), ein mit römischen Ziffern paginiertes Vorwort, einen Datenteil mit dynamischen Kopfzeilen und einen Index mit automatisch komprimiertem, zweispaltigem Begriffsapparat. R Neben Findbüchern erstellt AUGIAS-Archiv Konkordanzen mit frei wähl- und sortierbaren Spalten, Etiketten, Schadenslisten und Restaurierungsberichte oder Übersichten über doppelte Signaturen und Nummerierungslücken. Benutzer- und Beständestatistik R Eine detaillierte Benutzungs- und Beständestatistik ist die Basis der Bewertung eines Archivs seitens der Öffentlichkeit und des Archivträgers. R Die Benutzerstatistik stellt Ihre Betreuungsaktivitäten dar: Benutzungsthemen, historische Zeiträume, Anzahl der Benutzer und Benutzungstage, Zweck, R Der Ausdruck von Bestandsübersichten erfolgt entwissenschaftliche Zuordnung, Typ, Benutzer-Komweder in Form einzelner Karteikarten oder als Fließplettabfrage, Verwendung, Berufe, benutzte Archivatext in einem frei wählbaren Papierformat. lien, Schlagwörter, momentan ausgegebene ArchivaR Mit Hilfe des Layout-Assistenten bestimmen Sie das lien, Bearbeiter, Antwortdatum, Ablage, eingetroffene Erscheinungsbild der Bestandsübersicht, also die und nicht eingetroffene Belegexemplare, eingezahlte Schriftstile, das Seitenformat, die Anordnung der oder nicht eingezahlte Benutzungsgebühren usw. Felder usw. R Diese Einstellungen werden als Vorlagen gespeichert und können jederzeit zur Erstellung der Übersicht zum Einsatz kommen. R Alle Statistiken können über Filterfunktionen auf bestimmte Jahre oder Themen begrenzt werden. R Neu ist die Ausgabe der kompletten Benutzerdaten nach MS Excel zur Erzeugung eigener Statistiken. Ausdrucke mit Layout-Assistent Menügeführte Steuerung R Der Layout-Assistent dient der automatisierten Erstellung von Ausdrucken innerhalb von MS Word. Layoutvorlagen verwenden R Die Grundlage des Layout-Assistenten bilden sogenannte Layout-Vorlagen. R Sie bestimmen das Aussehen eines Dokuments im R Im Hauptmenü des Layout-Assistenten bestimmen Hinblick auf Seitenformat, Schriften und FeldausSie anhand der Layout-Vorlage das Erscheinungsbild wahl. des Dokuments. R Falls sich nach der Erstellung des Ausgabedokuments noch Layout-Änderungen ergeben (z.B. geänderte Seitenumbrüche), hilft Ihnen der Layout-Assistent beim Neuaufbau der Register oder des Inhaltsverzeichnisses. R Das in der Vorlage eingestellte Format lässt sich auf alle Ausgaben der betreffenden Kategorie (z.B. Findbücher oder Etiketten) übergreifend anwenden. Ausdrucke automatisieren R Sind die Vorlagen einmal auf Ihre Anforderungen abgestimmt, erfolgt die Erstellung des Ausdrucks weitgehend automatisiert und ohne wesentliche Nachbearbeitungen. Auf diese Weise gewährleistet AUGIASArchiv ein einheitliches Erscheinungsbild der archivischen Veröffentlichungen. R Der Layout-Assistent generiert alle Arten von Findmitteln – sowohl systematisch als auch chronologisch sortiert. R Zur Bearbeitung der Vorlagen stehen Ihnen sämtliche R Der Findbuchindex ist entweder seiten-, zähler- oder Design-Funktionen von MS Word zur Verfügung. signaturorientiert. R Weitere Optionen: Findbuch mit bzw. ohne gesperrte R Der Layout-Assistent arbeitet mit allen MS WordR Auch der Ausdruck bestandsübergreifender, sachtheVerzeichnungseinheiten, Ausgabe von Beständen, TeilVersionen ab MS Word 2000 zusammen. matischer Findmittel ist damit möglich. beständen oder nach sachthematischer Recherche. Rechte und Zugriffe Standard-Anwendertypen Selbstdefinierte Berechtigungen Rollenmodell für Gruppen R Um die Administration der Anwender von AUGIASArchiv so einfach wie möglich zu gestalten, sind im Programm bereits verschiedene Anwendertypen definiert, denen ein eigenes Rechteprofil zugewiesen ist. R Neben den Standard-Typen gestattet AUGIAS-Archiv R Für Archive, die über eine größere Anzahl von Anwendern verfügen, lassen sich Gruppen zu bedie Definition eigener Zugriffsprofile. stimmten Funktionsbereichen (»Rollen«) zusammenR Mit diesen selbstdefinierten Berechtigungen legen Sie fassen. beispielsweise fest, dass bestimmte Personen sowohl R Die vordefinierten Typen sind z.B. Archivar, Benutzerdienst, Magazindienst, Gast, Supervisor oder externe Verzeichner. im Verzeichnungs- als auch im Magazinbereich Daten R Sind beispielsweise mehrere Auszubildende mit der Verzeichnung eines Bestandes befasst, definiert man bearbeiten dürfen. eine Rolle, der diese Auszubildenden angehören. R Auch innerhalb des Verzeichnungsbereichs sind Differenzierungen zwischen Vollzugriff, eingeschränktem R Rollen legen fest, auf welche Bestände, Klassifikationen und Eingabeformulare ein bestimmter Anwenund Aushilfszugriff möglich. derkreis schreibend oder lesend zugreifen darf. R Mit Hilfe des Profils »Spezial Gast« lassen sich Son- R Je nach Anwender-Typus kann auf bestimmte Programmbereiche zugegriffen werden oder eben nicht. R Anwender mit Berechtigungen im Verzeichnungsbereich erhalten über »Eigentümerschaften« Zugriffe auf Bestände, Klassifikationen, Verzeichnungsformulare, Thesauri, Tektonikgruppen oder Recherchesuchformeln. derzugriffsrechte für einen bestimmten Personenkreis einrichten. R Auf diese Weise vereinfacht sich die Definition der Zugriffsberechtigungen erheblich. Benutzerdienst Benutzer (online) erfassen Archivalien (online) bestellen Archivalien ausgeben R Ein Benutzer kann sich schriftlich, fernmündlich, per- R Benutzer, die eine Freigabe für die Online-Recher- R Die vom Benutzerdienst freigegebenen Archivalien der Bestell-Liste erhält der Magazindienst in Form che erhalten haben, können im System recherchieren. sönlich oder per E-Mail und Online-Recherche an einer Jobtabelle, so dass er weiß, wann und für wen das Archiv wenden. R In der Fundstellenliste zeigt das Programm die für die Archivalien auszuheben sind. den Benutzer bestellbaren Archivalien bzw. ReprodukR Die eigentliche Benutzung kommt erst nach Abtionen an. Aus dieser Liste markiert der Benutzer die R In AUGIAS-Archiv werden optional sämtliche Lagerschluss des Benutzungsantrags zustande, der jedoch ortsveränderungen einer Archivalie protokolliert: interessanten Einheiten für seine Bestell-Liste, welche schon im Vorfeld vom Benutzer selbst in AUGIASDatum der Bestellung, der Aushebung, der Entnahme er – versehen mit einem für ihn wünschenswerten Archiv ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben aus der Schleuse, der Übergabe an den Benutzer, der Ausgabetermin – an den Benutzerdienst weiterschickt. werden kann. Rückgabe und der Reponierung. R Der Benutzerdienst bestimmt dann den tatsächlichen R Die Form des Antrags legen Sie mit Hilfe des Antrags-Assistenten im Setup von AUGIAS-Archiv fest. R Das Archiv kann die Anzahl der Bestellungen pro Bestelltag oder wahlweise pro Ausgabetag beschränken. R Neu: Schnellverbuchung durch Doppelklick sowie Verwaltung von Reproduktionsaufträgen. Ausgabetermin. R Anwesenheitskontrolle: Die tatsächliche Anwesenheit eines Gastes kann vom Benutzerdienst (mit Datum und Uhrzeit) vermerkt werden. Jeder Gast wird automatisch mit Ende des Tages ausgetragen. R Gesperrte Verzeichnungseinheiten werden optional über Sondergenehmigungen durch den Beständereferenten bereitgestellt. Das System unterstützt Anträge auf Schutzfristenverkürzung. R Signaturlose Auswahl von Verzeichnungseinheiten: Es ist nicht mehr zwingend notwendig, die Signatur der Verzeichnungseinheit zu kennen. Magazinverwaltung Musterformate definieren Magazin aufbauen R Musterformate dienen dem vereinfachten Aufbau einer Magazinstruktur, in der Regale mitsamt ihren Fächern und deren Kartons oder sonstigen Verpackungseinheiten vordefiniert werden können. R Die Magazinstruktur eines Archivs besteht zunächst aus den Magazingebäuden. Innerhalb eines Gebäudes sieht AUGIAS-Archiv eine beliebige Anzahl von Magazinräumen vor. R Ein Regal bzw. auch ein Schrank oder ähnliches wird in eine beliebige Anzahl von Segmenten, Fächern oder Schubladen unterteilt. R Jeder Raum kann eine beliebige Anzahl von Regalen bzw. Schränken mit beliebig vielen Untersegmenten o.ä. enthalten. R Jede dieser Unterteilungen wiederum kann eine belie- R Da die Regaltypen häufig von einem Hersteller bezogen werden und damit i.d.R. recht gleichförmig bige Anzahl von Behältnissen wie Kartons, Hängeaufgebaut sind, verwendet AUGIAS-Archiv zur Beregistraturen, Alben oder sonstige Verpackungsformen schreibung der Regalstruktur Musterregale. enthalten. R AUGIAS-Archiv stellt die Struktur der Musterregale in Form eines hierarchischen Baumes dar. R Zum Aufbau einer Regalstruktur wählt man lediglich das betreffende Muster aus und bestimmt die Anzahl der vorhandenen Regale. Schon ist ein Magazinraum definiert. Bestände einlagern R Nachdem das Magazin als Räumlichkeit mit allen vorhandenen Regalen dargestellt wurde, können Bestände oder auch einzelne Verzeichnungseinheiten grafisch »eingelagert«, d.h. den Lagerungsorten zugewiesen werden. R Die Einlagerungsfunktion stellt Beständebaum (Tektonik) und Magazinbaum gegenüber. Wählen Sie den einzulagernden Bestand bzw. die Archivalie sowie den Karton aus und klicken auf »Einlagern«, fertig. R Da dem Programm nun die Magazingröße und der Umfang des eingelagerten Archivguts bekannt sind, können Sie auf einfache Weise Statistiken zum Beständeumfang und zu den noch freien Kapazitäten erstellen. Online-Findmittel in WWW.FINDBUCH.Net Eigene Homepage R FINDBUCH.Net ist weltweit das erste System, mit dem Archive sowohl eine Homepage mit allgemeinen Seiten als auch Beständeübersichten und Findbücher bis auf die Ebene der Verzeichnungseinheiten präsentieren können. R Die Homepage umfasst ein Logo, ein Bild, eine Überschrift, einen Willkommensgruß und eine LinkListe zu weiteren eigenen oder externen Seiten. R Die eigenen Seiten dienen der Präsentation von Inhalten wie den Öffnungszeiten, der Archivgeschichte, einer News-Rubrik, Veranstaltungshinweisen oder einer Anfahrtsskizze. R Sofern ein Archiv bereits über eine eigene Website verfügt, kann es die Bestandsrecherche harmonisch darin integrieren.Das Aussehen lässt sich an das vorhandene Web-Design anpassen. Recherche mit Bestell-Funktion R Die Recherche nach Archivalien und Beständen kann sowohl systematisch (anhand des Tektonik- und Klassifikationsbaums) als auch über Suchbegriffe erfolgen. R FINDBUCH.Net enthält Archiv-spezifische und Archivübergreifende Recherchefunktionen. R Suchbegriffe lassen sich mit UND/ODER kombinieren und über Datierungsgrenzen einschränken. Administration R Die Pflege der FINDBUCH.Net-Domain ist vollständig menügesteuert. R Datenhaltung entweder auf dem FINDBUCH.NetServer von AUGIAS-Data mit Einrichtung einer eigenen Internetadresse (Subdomain) (www.xx.findbuch.net) – oder auf einem archiveigenen Server. Voraussetzung: LAMP-Umgebung (Linux, Apache, MySQL, PHP). R In der Fundstellenübersicht ist sowohl das Springen R Menügesteuertes Einfügen von Bildern und Logos in die Startseite und zu den einzelnen Archivalien. von Fundstelle zu Fundstelle als auch das Blättern im R Vorschau-Funktion, FTP-Zugang, Bildarchiv , indiKontext der Fundstelle möglich. viduelle Einstellung der Attribute für Überschriften, R Einzelne Fundstellen können zur Zusammenstellung Navigationsbaum, Icons usw. sind weitere Merkmale individueller Bestelllisten markiert werden. Die Beder Administration von FINDBUCH.Net. stell-Funktion ist wahlweise auch abschaltbar. Schulung, Wartung, Systemvoraussetzungen Schulungen Wartung und Updates R Freier Zugriff auf den Download-Bereich R Die Schulung von AUGIAS-Archiv wird aufgrund WWW.AUGIAS.DE des Programmumfangs in verschiedene Bereiche untergliedert: Verzeichnung, Benutzer- und MagazinR Kostenlose Hotline Mo-Fr von 9-12h und Mo-Do dienst. von 14-16h. R Schulungsdauer: Verzeichnung: 2 Tage, BenutzerR Kostenlose Upgrades innerhalb einer Versionsserie und Magazindienst jeweils 1 Tag. (z.B. von 8.1 auf 8.2). R Die Schulungen finden wahlweise vor Ort (ab 4 Teil- R 50% Ermäßigung bei Updates von einer Versionsnehmern) oder im Schulungszentrum von AUGIASserie zur nächsten (z.B. von 8.2 auf 9.0). Data statt. R Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe nicht ausR Für Anwender von AUGIAS-Archiv 7.x oder 8.x reicht. bieten wir spezielle Umsteiger-Schulungen an. R Kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten, R Eine ausführliche Beschreibung und ein Schulungswenn die benötigte Zeit weniger als 2 Stunden pro angebot erhalten Sie auf Anfrage. Jahr beträgt. R AUGIAS-Newsletter (mehrmals jährlich erscheinendes, kostenloses Benutzerrundschreiben). Veranstaltung Termin AUGIAS-Archiv 8.x 29. – 30. September 2009 AUGIAS-Archiv 8.x Umsteiger 13. – 14. Oktober 2009 AUGIAS-ZwischenArchiv 8.2 22. Oktober 2009 AUGIAS-Museum 4 10. – 11. November 2009 AUGIAS-Express 4 24. – 25. November 2009 AUGIAS-Archiv 8.x 08. – 09. Dezember 2009 Hard- und Software R Client: Prozessor ab 2 GHz, 512 MB Arbeitsspeicher oder mehr, Bildschirmauflösung ab 1024x768 bei 16k Farben, Windows XP (SP3), Vista oder Windows 7. DotNet-Framework 2.0. 500 MB freier Festplattenspeicher. Für Druckausgaben mit Layout-Assistent: MS Word (ab 2000) (jeweils neuestes SP). R Server: Windows 2003/2008 (auch R2), Windows 2003/2008 Terminalserver, 500 MB freier Festplattenspeicher für Programm. Ethernet-Anbindung an Clients: mind. 100 MBit/s (außer bei RDP-Verbindung). R Backend: MS SQL Server 2000, 2005 oder 2008 (optional: die kostenfreie MS SQL Server-Express-Version 2005), Oracle 9.2i, 10/11g, PostgreSQL 8.2.4 R 3 MB freier Festplattenspeicher pro 1.000 Verzeichnungseinheiten. Schnittstellen, Datenbanken Export-Schnittstellen Datenbank-Anbindungen Import von Fremddaten R Mit dem AUGIAS Import-Assistenten können Sie R Das Standard-Exportformat ist MS Access (MDB), R Das Programm verwendet keine proprietären Datenformate, sondern bewährte StandardFindbücher, die in Tabellenform oder in Standardder de-facto-Datenbankstandard. Lookup-Listen und Datenbanken. Datenbankformaten vorliegen (z.B. in Access, dBase, Benutzertabellen können Sie auch als MS Excel speiCSV und Excel), auf einfache Weise in AUGIAS-Archern.Dadurch können die Daten in allen Office-An- R In AUGIAS-Archiv enthalten ist bereits der MS SQL chiv importieren. wendungen weiterverarbeitet werden. Server 2005 Express, eine Datenbank für ca. 5-10 Anwender und mittlere Archive. R Der Import-Assistent ist in der Lage, sowohl neue BeR Alle wesentlichen Druckausgaben erfolgen über den stände zu erstellen als auch bestehende zu ergänzen. Layout-Assistenten, der die entsprechenden Listen, R AUGIAS-Archiv lässt sich auch an bereits vorinstalEbenso können damit bereits vorhandene KlassifikaTabellen, Findbücher usw. in MS Word erstellt. Die lierte SQL-Server anbinden. Folgende Versionen sind tionen ergänzt oder ganz neue aufgebaut werden. dort formatierten Texte können Sie dann in einem bemöglich: liebigen Format abspeichern (PDF, HTML, XML ˗ MS SQL Server 2000, MS SQL Server 2005/2008 R Zur Bestimmung, welche Felder der Importdaten in usw.) welche Felder von AUGIAS-Archiv gelangen sollen, ˗ Oracle 9.2i, 10g oder 11g generieren Sie eigene Zuweisungslisten, die gespeiR Druckausgaben, die der Layout-Assistent nicht erchert und bei Bedarf geladen werden können. stellt, können als HTML-Datei gespeichert werden. ˗ PostgreSQL 8.2 R Zur Integration von Beständen in Archivportale bietet R Die Installation kann entweder vom betr. IT-Personal AUGIAS-Archiv den Export im Format EAD und oder von AUGIAS-Data vorgenommen werden. Kalliope-2 an. R Eine Importfunktion für XML-Dokumente gemäß den Standards XDOMEA, ELAK und GEVER ist in Vorbereitung. Programmversionen Basispaket Gesamtpaket XL-Paket R Erschließung R Erschließung R Erschließung R Findbuchdruck mit Layout-Assistent R Findbuchdruck mit Layout-Assistent R Findbuchdruck mit Layout-Assistent R Online-Findbücher, Intranet-Recherche R Online-Findbücher, Intranet-Recherche R Online-Findbücher, Intranet-Recherche R Beständeverwaltung R Beständeverwaltung R Beständeverwaltung R Import-Assistent R Import-Assistent R Import-Assistent R + Benutzerverwaltung R Benutzerverwaltung R + Online-Bestellung R Online-Bestellung R + Assistent für Benutzeranträge R Assistent für Benutzeranträge R + Benutzerstatistik R Benutzerstatistik R + Magazinverwaltung R + Magazinstatistik AUGIAS-Data Im Südfeld 20 D-48308 Senden FON (+49) (0)2536 341006 FAX (+49) (0)2536 341007 www.augias.de [email protected]
