Untitled - AUGIAS-Data

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AUGIAS-Data entwickelt seit 1989 Software für
Archive, Museen und Verwaltungsbibliotheken. Das
Ziel: praxisnahe, einfach zu bedienende und kostengünstige Software anzubieten.
Durch dieses Konzept sind wir der führende Hersteller von Erschließungssoftware in Europa geworden.
Über 1.200 professionell geführte Archive, Bibliotheken und Museen in Deutschland, Österreich, der
Schweiz, Luxemburg, Italien, Dänemark und USA arbeiten mit Software von AUGIAS-Data.
© AUGIAS-Data, Senden 2010
Alle verwendeten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Titelhalter
AUGIAS® ist eingetragenes Warenzeichen von Karl-Theo Heil – AUGIAS-Data
Änderungen vorbehalten
Beständeverwaltung
Beschreibung der Bestände
R Die Aufnahme der Bestände erfolgt mit vielfältigen
Detailangaben wie Provenienz, Vorgänger, Nachfolger, Erschließungszustand, Revisionen, Zitierweise,
Editionen, Benutzungsbeschränkungen, Referenten
usw.
R Eingabe der zu jedem Bestand vorliegenden Hilfsmittel (Findbücher, Findkarteien usw.) mit Angabe
von Verfasser, Umfang, Datum, Signatur und
Standort.
Zu- und Abgänge kontrollieren
Findmittelübersichten anlegen
R Nachweis der abliefernden Stellen und Provenienzen R In AUGIAS-Archiv werden die zu einem Bestand vorhandenen Findhilfsmittel wie Findkarteien oder
sowie der Erschließungspriorität, des BearbeitungsFindbücher ausführlich erläutert.
status und des Inhalts.
R Hyperlinks zur Verknüpfung externer Dokumente
wie Ablieferungslisten und Bewertungsprotokolle.
Übersicht der zugehörigen Verzeichnungseinheiten in
den Zugangsdetails.
R Jeder Zu- bzw. Abgang wird mit Angaben über die
Archivaliengattung (Akten, Karten, Fotos usw.), die
Umfangseinheit (lfd. Meter, Stück, MByte), den ErR Tektonik: Gliedern aller Bestände nach Tektonikhaltungs- und den Erschließungszustand versehen.
gruppen, die mit Zahlen, Buchstaben oder römischen
Ziffern benannt sein können. Automatische oder ma- R Alle Umfangsänderungen können Sie jederzeit über
nuelle Sortierung der Bestände innerhalb einer Tektodie ausdruckbare Beständestatistik in zusammengenikgruppe. So kann beispielsweise eine Sortierung
fasster Form oder im Detail einsehen.
nach römischen Tektonikrängen realisiert werden.
R Als Eingabefelder sind vorgesehen: Art des Findmittels, Bearbeiter, Erscheinungsjahr und -ort, Umfang,
Standort und Signatur.
R Im Eingabeformular finden Sie alle Findhilfsmittel
eines Bestandes oder bestandsübergreifend als Tabelle
aufgelistet.
Erfassung der Archivalien
Schriftgut verzeichnen
Register erstellen
Serien-Assistent
R Verwenden Sie vordefinierte Eingabemasken zur Er- R AUGIAS-Archiv sieht eine beliebige Anzahl von Re- R Zum einfachen Erzeugen von gleichen oder ähnlichen
Verzeichnungseinheiten stehen verschiedene Werkgistern (Indizes) vor: Sach-, Personen-, Ortsregister
schließung von Akten, Urkunden, Karten und Plänen,
zeuge zur Verfügung: Feldkopie, Datensatzkopie
usw.
Zeitungen, Fotos oder sonstigem Archivgut.
und Serien-Assistent.
R Jede Verzeichnungseinheit kann mit Detailformularen R One-Klick-Indizierung: Register auswählen, auf die
mehrfach untergliedert werden (mehrstufige Verzeichnung nach ISAD-G).
R DMS-Funktionen: automatische Einbindung von
gescannten und mit OCR behandelten Einzelblättern
in die Verzeichnung und Recherche.
gewünschten Begriffe klicken, fertig.
R Indexbegriffe und Begriffszusätze sind aus einem Generalindex (entweder bestandsbezogen oder datenbankweit) kopierbar.
R Auto-Feldindizierung: Einzelne Feldinhalte werden
optional automatisch in einen frei wählbaren Index
R Ein Formular-Assistent hilft beim Aufbau selbstdefiübertragen, z.B. alle Fotografennamen in einen Fotonierter Eingabemasken.
grafenindex.
R Bestandsweite Neuberechnung von Sperrfristen sowie
R Große Indextabellen mit beliebig sortierbaren
Vererbung von Sperrfristen in die Unterebenen.
Spalten erleichtern die Nachbearbeitung der Register.
R Ausgabe aller Verzeichnungseinheiten eines Bestandes
im Format MS Excel.
R In der Formulardefinition können bereits Standardwerte für bestimmte Felder zugewiesen werden, die
bei einem neuen Datensatz automatisch vorhanden
sind.
R Darüber hinaus lassen sich viele Felder mit Listen
versehen, so dass die Eingabevariationen eingeschränkt werden können.
R Der Serien-Assistent erzeugt eine vorbestimmte Anzahl gleicher oder ähnlicher Archivalien, optional
auch mit fortlaufenden Signaturen.
R Automatische Serienerstellung bei der Verzeichnung
von Neuzugängen.
Verzeichnungsmerkmale
Restaurierung
R AUGIAS-Archiv bietet die Eingabe von umfassenden
Informationen zur Restaurierung sowohl für einzelne
Verzeichnungseinheiten als auch für ganze Bestände
an.
R Pro Verzeichnungseinheit bzw. Bestand können beliebig viele Schadensfälle und Restaurierungsmaßnahmen vermerkt werden.
R Die zur Reparatur eines Schadens vorgenommenen
Restaurierungsmaßnahmen werden übersichtlich angezeigt.
R Ein Restaurierungsbericht listet alle Schadensfälle
und Maßnahmen pro Verzeichnungseinheit, Bestand
oder beständeübergreifend auf.
R Schäden und Restaurierungsmaßnahmen können zusätzlich mit Hilfe von Bildern dokumentiert werden.
Personen und Körperschaften
Signaturvergabe
R Grundsätzlich unterscheidet AUGIAS-Archiv drei
R Alle in den Archivalien genannten Körperschaften
Arten der Signierung: Signaturvergabe nach Bär’und Personen lassen sich in speziellen Formularen deschem Prinzip, nach Klassifikationsfolge oder matailliert beschreiben.
nuell.
R Die Körperschaftstabelle entspricht den Anforderungen der gemeinsamen Körperschaftsnormdatei
(GKD).
R Die Körperschaftstabelle ist mit der Personentabelle
verknüpft. Damit können Sie alle mit einer Körperschaft in Verbindung stehenden Personen auflisten.
R Abbildung der Beziehungen zwischen den Körperschaften (ISDF) und Verwaltung von fachlichen und
administrativen Zuständigkeiten der Körperschaften
auch im zeitlichen Kontext (Vorgänger/Nachfolger);
Dokumentation von Geschäftsvorgängen zwischen
Archiv und Körperschaften.
R Für den Großteil der Bestände ist das Bär’sche Prinzip sinnvoll. Dabei wird gemäß der Eingabereihenfolge eine vorläufige Nummer hochgezählt und diese
direkt als Signatur benutzt.
R Bei anderen Beständen ist möglicherweise auch die
automatische Signaturvergabe gemäß Klassifikation
sinnvoll. Dabei erhält die erste Verzeichnungseinheit
der ersten Klassifikationsgruppe die 1, die zweite die 2
usw.
R Müssen bereits vorhandene Signaturen übernommen
werden, können Sie diese auch direkt in das Feld
»Lfd. Nr.« einfügen.
Systematik, Thesaurus, Stammdaten
Klassifikation von Beständen
Thesaurus
R Alle Bestände können mit einer oder zwei Klassifika- R Wenn die Verwendung der herkömmlichen Klassifikationen nicht ausreichen sollte, greifen Sie auf einen
tionen gegliedert werden. Eine Klassifikation kann für
Thesaurus zurück.
einen oder mehrere Bestände Verwendung finden.
R Mit »Drag & Drop« verschieben Sie Klassifikationsgruppen an andere Positionen.
R Systematikgruppen oder Zweige einer Systematik
können einer zweiten Systematik graphisch zugewiesen werden.
Stammdaten pflegen
R Viele der in AUGIAS-Archiv eingegebenen Daten
lassen sich an einer zentralen Stelle einheitlich bearbeiten, nämlich im Bereich der Stammdaten.
R Bei Änderung der Stammdaten aktualisiert das ProR Mit dem Thesaurus bilden Sie Verknüpfungen zwigramm alle Positionen, an denen diese Daten aufschen einer Verzeichnungseinheit und einem komtreten.
plexen Begriffsgerüst mit Ober- und Unterbegriffen,
verwandten Begriffen oder Synonymen.
R Stammdaten sind beispielsweise Schadenstypen, Eingangsarten, Registernamen, Archivalienformate, EinR AUGIAS-Archiv ermöglicht den Aufbau verschiedegabeformulare, Klassifikationen, Thesauri.
ner polyhierarchischer Thesauri nach DIN 1463.
R Über die automatische Zuordnung wählen Sie
R Das im Thesaurus definierte Begriffsgerüst kann auch R Die Pflege der Stammdaten ist nur autorisierten AnMerkmale der Verzeichnungseinheiten aus (z.B. eine
wendern möglich.
als Rechercheinstrument eingesetzt werden.
bestimmte Registratur-Signatur), nach denen die Verzeichnungseinheiten direkt einer KlassifikationsR Dabei zeigt AUGIAS-Archiv nach Eingabe eines
gruppe zugeordnet werden.
Suchbegriffs alle damit verknüpften Begriffe und die
dazugehörigen Verzeichnungseinheiten an.
Sonderfunktionen
Lookup-Liste
Skalierbare Formulare
Programm individualisieren
R Die Lookup-Funktion stellt Verzeichnungseinheiten,
Bestände, Benutzer und alle übrigen Objekte der Datenbank in einer übersichtlichen Tabelle dar.
R Die übersichtliche Darstellung der Eingabeformulare
ist ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung von
AUGIAS-Archiv gewesen.
R AUGIAS-Archiv lässt sich durch vielfältige Einstellungen an völlig unterschiedliche Benutzerkonstellationen und Archivtypen anpassen.
R Sie bauen damit sortierte und ausdruckbare Listen
auf, mit denen das Navigieren in Datensätzen bereits direkt während der Verzeichnung komfortabel
und schnell möglich ist.
R Mit Hilfe der neuen Sizer One®-Technologie passt
AUGIAS-Archiv automatisch die Formulare an die
vorhandene Bildschirmauflösung an.
R Im Setup legen Sie z.B. fest, ob die Einstellungen individuell oder Netzwerk-einheitlich gelten.
R Damit haben alle Anwender im Netzwerk auch bei
unterschiedlichen Bildschirmgrößen – seien es NoteR Die Reihen und Spalten der Lookup-Liste sind frei
book, Großbildschirm oder die neuen 16:10 bzw.
vergrößerbar, außerdem passen sich die Schriftgrößen
16:9 Breitbildformate – immer eine optimale Fläautomatisch der Listengröße an.
chenausnutzung.
R Über eine Filterfunktion begrenzen Sie die LookupListe auf bestimmte Verzeichnungseinheiten.
Sizer One® ist ein reg. Warenzeichen von Component One.
R Neu: Ausgabe der Lookup-Liste nach MS Excel.
R Jeder Anwender kann seine eigene Formularfarbe
und Galerieansicht auswählen.
R Jeder Anwender kann die standardmäßig angezeigten
Spalten der Fundstellenübersicht individuell auswählen.
R Die Gäste können die Suchoptionen wahlweise über
die klassische AUGIAS Blitzrecherche oder über eine
von ihnen definierte Recherchemaske aktivieren.
Weitere Sonderfunktionen
Zustandsbeschreibung
Eingabehilfen
R Zu jeder Archivalie lassen sich umfangreiche Beschrei- R Neu: Ist am Arbeitsplatz ein E-Mail-Programm verfügbar, können Sie Bilder direkt an E-Mails anbungen zum Erhaltungszustand und zur physikalihängen.
schen Beschaffenheit vermerken.
R Innerhalb einer Kategorie sind mehrere Merkmale
gleichzeitig auswählbar, beispielsweise zum Beschriftungsverfahren die Merkmale »Druck« oder
»Schreibmaschine«.
R In den Stammdaten hinterlegen Sie einen Sperrfristenkatalog mit Angaben zum Grund der Sperrung
einer Archivalie, der Sperrfrist und weitere Bemerkungen.
Intranet-Recherche
R Recherchen in AUGIAS-Archiv lassen sich auch per
Browser starten. Über einen Webserver greifen Sie
auf alle von AUGIAS-Archiv unterstützten Datenbanktypen zu: Oracle, MS SQL Server und PostgreSQL.
R Je nach Webserver-Konfiguration ist dadurch eine
Intra- bzw. Internet-Recherche realisierbar.
R Somit können Sie beispielsweise auf allen ArbeitsplätR Textbausteine: Die Tasten F2 bis F12 der Tastatur
zen eines Intranets in den freigegebenen Beständen
können mit Textbausteinen von maximal 255 Zeichen
suchen und Bestellungen aufgeben, ohne dass dort
von jedem Anwender individuell belegt werden. Diese
AUGIAS-Archiv installiert sein muss.
lassen sich dann bei der Eingabe in beliebigen Feldern
abrufen.
R Die Browser-gestützte Recherche arbeitet auf der
R AUGIAS-Archiv unterstützt die Eingabe der BeschreiBasis der bewährten FINDBUCH.Net-Technik.
R Die Textfelder des Verzeichnungsbereichs lassen sich
bungsmerkmale über frei erweiterbare Listen.
per Zoom-Funktion vergrößern und mit der RechtR Nähere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite »Onschreibprüfung von MS Word korrigieren.
line- Findbücher«.
R Die Angaben zum Trägermaterial, zur Handschrift,
zum Format und zur Verpackung können durch eine
allgemeine Zustandsbeschreibung und Bemerkungen
ergänzt werden.
Recherche
Blitzrecherche
Erweiterte Suchkriterien
Suche im Index oder Thesaurus
R Im Unterschied zur Blitzrecherche ermöglicht die er- R Im Unterschied zur Volltextrecherche haben Sie bei
R Zum möglichst zügigen Durchsuchen der Bestände
der Index- und Thesaurus-Recherche Zugriff auf
weiterte Recherche eine feldbezogene Suche mit
bietet AUGIAS-Archiv die Blitzrecherche. Sie durcheinen bereits vorliegenden Begriffsapparat, der den
Boole’schen Operatoren (UND/ODER/UND
sucht alle oder bestimmte Bestände im VolltextUmfang der gespeicherten Begrifflichkeit anzeigt.
NICHT).
modus. Zusätzlich schränken Datierungsbereiche
(von – bis) die Fundstellen ein.
R Alle manuell markierten Indexbegriffe (Register)
R Sobald Sie einen einzelnen Bestand markieren, zeigt
stehen ebenfalls für Recherchezwecke zur Verfügung.
das Programm die durchsuchbaren Felder an.
R Eine grafische Ansicht der Bestandsstruktur vereinfacht die Auswahl der Suchkriterien.
R AUGIAS-Archiv baut im Hintergrund aus den vorge- R AUGIAS-Archiv listet bestandsübergreifend alle Indexbegriffe und Unterbegriffe auf.
nommenen Suchanweisungen eine grafisch angeR Sind den Verzeichnungseinheiten eingescannte Textzeigte Suchformel auf, die abgespeichert und zu
daten oder PDF-Dateien zugeordnet, lassen sich
R Über die Filterfunktion reduziert man die Anzeige
einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden kann.
diese ebenfalls durchsuchen.
auf diejenigen Indizes, die den Suchtext enthalten.
R Das Rechercheergebnis erscheint in Form einer tabel- R Die Thesaurus-Recherche zeigt alle zu einem gelarischen oder hierarchischen Fundstellenübersicht.
suchten Begriff vorhandenen verwandten Ober- bzw.
Unterbegriffe und Synonyme an sowie die dazugehörigen Verzeichnungseinheiten.
R Minimale Suchzeiten durch Verwendung neuer SQLSuchtechnologien.
R Die Blitzrecherche ist sowohl zur Suche in den einzelnen Archivalien als auch in den Beständeübersichten anwendbar.
Weitere Recherchefunktionen
Fundstellenliste
R Das Ergebnis einer Recherche-Anfrage erscheint in
einer tabellarischen Übersicht, aus der man die tatsächlich interessanten Archivalien auswählen kann.
Bestandsbezogene Recherche
Gastrecherchen
R Jeder Archivbenutzer kann eine individuelle OnlineR Die neue Suchoption »Bestandsrecherche« ermögFreigabe erhalten (Name und Passwort), mit der er
licht die Recherche in den allgemeinen Bestandsinfos.
sich als Gast im System anmeldet, recherchiert und
Dazu zählt auch das Bestandsvorwort und alle Felder
bestellt.
der Bestandseigenschaften.
R In einer zweiten Ansicht lassen sich die Details der
Fundstellen in Form von Karteikarten einblenden. So- R Im Suchformular können dabei mehrere oder alle Be- R Der Gast kann im Bestellformular auch festlegen, zu
welchem Zeitpunkt er die gewünschten Archivalien
stände ausgewählt werden. Die Suche erfolgt entweder
wohl die tabellarische Übersicht als auch die Detailaneinsehen möchte.
feldbezogen oder auf Volltextbasis.
zeige zeigen den tektonischen Kontext der gewählten
Archivalie per Baumstruktur an.
R Für Recherchen durch Archivbenutzer (»Gäste«)
R Auch die Datierung der Bestände wird berücksichsehen Sie ein speziell dafür zugeschnittenes Formular
tigt. So können Sie beispielsweise die Suche auf alle
R Alle relevanten Rechercheergebnisse können in einem
vor, welches nur die Felder enthält, die für Gäste releBestände aus der Zeit von 1871-1918 begrenzen.
virtuellen »Korb« gesammelt werden. Somit können
vant sind.
Sie relevante Archivalien unterschiedlicher SuchanR Die bestandbezogene Recherche entspricht in ihren
fragen zusammentragen und mit einem Mal bestellen.
R Optional: Titelanzeige bei gesperrten Beständen.
Funktion der Blitzrecherche.
Der Bestandsname ist für Gäste sichtbar, die VerzeichR Ausgewählte Fundstellen geben Sie auf Wunsch als
nungseinheiten können jedoch nicht eingesehen
Liste an einen E-Mail-Empfänger weiter.
werden.
R Export der Fundstellenliste nach MS Excel oder MS
Access.
Bilder und Multimedia archivieren
Verzeichnung von Medien
Spezielle Bildintegration
Variable Galerie zur Bildansicht
R Zur Anzeige mehrerer Bilder bietet AUGIAS-Archiv 8
eine Galeriefunktion (Leuchtpult). Die Größe der
Galerie ist im Bereich von 4 mal 2 (also 8) bis 9 mal 4
(also 36 Bilder) einstellbar.
R AUGIAS-Archiv verwaltet Bilder, Sound- und Videofiles. Das Programm unterstützt alle gängigen
Multimedia-Formate mit einem integrierten Anzeiger
bzw. Mediaplayer.
R Eine weitere Funktion der Bilderverzeichnung geht
von der vorrangigen Ansicht der Bilder aus, um in
einem zweiten Schritt dann die Beschreibungsdaten
zu ergänzen.
R Eine Variante der Medienverzeichnung beginnt mit
der Beschreibung des Mediums, also der Anlage der
Metadaten. Ist die Beschreibung durchgeführt,
werden damit ein oder mehrere Mediendateien verknüpft.
R Nachdem ein oder mehrere Bilder markiert wurden, R Auf die Galerie können Sie in allen Bereichen, in
denen Bilder vorkommen, zugreifen: Fundstellenüberwählen Sie den betreffenden Bestand und ggf. eine
sicht, Beständeverzeichnung usw.
Klassifikationsgruppe aus und geben eine Bildbezeichnung vor.
R Die Galerie unterstützt eine automatische Slideshow,
in der durch die Bilder nach frei wählbaren ZeitabR Handelt es sich bei den Bildern um eingescannte
ständen geblättert wird.
Textseiten (z.B. Aktenblätter, Zeitungsausschnitte)
und liegen zu diesen Bildern Textdaten aus OCRR Durch Klicken auf ein Galeriebild starten Sie entProgrammen vor, werden die Texte automatisch in
weder den internen Bildanzeiger oder ein beliebiges
die Recherchetabellen von AUGIAS-Archiv überGrafikprogramm.
nommen und können später bei der Suche berücksichtigt werden.
R AUGIAS-Archiv importiert auch EXIF- und IPTCDaten, mit denen technische Details zur Bildentstehung (Belichtung, Kamera/Scanner usw.) bzw. fotografische Kategorien angezeigt werden.
R Zum schnellen Zugriff auf sehr umfangreiche Mediafiles generiert das Programm automatisch Thumbnails (Miniaturen) in variabler Qualität.
Druck-Ausgaben
Findbücher, Tabellen, Etiketten
Beständeübersichten drucken
R Der Ausdruck ansprechender und informativer Find- R Im Gegensatz zu Findbüchern enthalten Bestandsübersichten keine Details der Verzeichnungseinbücher ist nach wie vor eine der zentralen Funktionen
heiten, sondern allgemeine Angaben über die Beder Archiv-Software.
standstektonik und eine Auflistung der Bestände mit
R Ein Findbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis (mit
wenigen Einzelmerkmalen.
Einrückungen entsprechend der Bestände-Klassifikation), ein mit römischen Ziffern paginiertes Vorwort,
einen Datenteil mit dynamischen Kopfzeilen und
einen Index mit automatisch komprimiertem, zweispaltigem Begriffsapparat.
R Neben Findbüchern erstellt AUGIAS-Archiv Konkordanzen mit frei wähl- und sortierbaren Spalten,
Etiketten, Schadenslisten und Restaurierungsberichte oder Übersichten über doppelte Signaturen
und Nummerierungslücken.
Benutzer- und Beständestatistik
R Eine detaillierte Benutzungs- und Beständestatistik ist
die Basis der Bewertung eines Archivs seitens der
Öffentlichkeit und des Archivträgers.
R Die Benutzerstatistik stellt Ihre Betreuungsaktivitäten dar: Benutzungsthemen, historische Zeiträume,
Anzahl der Benutzer und Benutzungstage, Zweck,
R Der Ausdruck von Bestandsübersichten erfolgt entwissenschaftliche Zuordnung, Typ, Benutzer-Komweder in Form einzelner Karteikarten oder als Fließplettabfrage, Verwendung, Berufe, benutzte Archivatext in einem frei wählbaren Papierformat.
lien, Schlagwörter, momentan ausgegebene ArchivaR Mit Hilfe des Layout-Assistenten bestimmen Sie das
lien, Bearbeiter, Antwortdatum, Ablage, eingetroffene
Erscheinungsbild der Bestandsübersicht, also die
und nicht eingetroffene Belegexemplare, eingezahlte
Schriftstile, das Seitenformat, die Anordnung der
oder nicht eingezahlte Benutzungsgebühren usw.
Felder usw.
R Diese Einstellungen werden als Vorlagen gespeichert
und können jederzeit zur Erstellung der Übersicht
zum Einsatz kommen.
R Alle Statistiken können über Filterfunktionen auf
bestimmte Jahre oder Themen begrenzt werden.
R Neu ist die Ausgabe der kompletten Benutzerdaten
nach MS Excel zur Erzeugung eigener Statistiken.
Ausdrucke mit Layout-Assistent
Menügeführte Steuerung
R Der Layout-Assistent dient der automatisierten Erstellung von Ausdrucken innerhalb von MS Word.
Layoutvorlagen verwenden
R Die Grundlage des Layout-Assistenten bilden sogenannte Layout-Vorlagen.
R Sie bestimmen das Aussehen eines Dokuments im
R Im Hauptmenü des Layout-Assistenten bestimmen
Hinblick auf Seitenformat, Schriften und FeldausSie anhand der Layout-Vorlage das Erscheinungsbild
wahl.
des Dokuments.
R Falls sich nach der Erstellung des Ausgabedokuments
noch Layout-Änderungen ergeben (z.B. geänderte
Seitenumbrüche), hilft Ihnen der Layout-Assistent
beim Neuaufbau der Register oder des Inhaltsverzeichnisses.
R Das in der Vorlage eingestellte Format lässt sich auf
alle Ausgaben der betreffenden Kategorie (z.B. Findbücher oder Etiketten) übergreifend anwenden.
Ausdrucke automatisieren
R Sind die Vorlagen einmal auf Ihre Anforderungen abgestimmt, erfolgt die Erstellung des Ausdrucks weitgehend automatisiert und ohne wesentliche Nachbearbeitungen. Auf diese Weise gewährleistet AUGIASArchiv ein einheitliches Erscheinungsbild der archivischen Veröffentlichungen.
R Der Layout-Assistent generiert alle Arten von Findmitteln – sowohl systematisch als auch chronologisch
sortiert.
R Zur Bearbeitung der Vorlagen stehen Ihnen sämtliche
R Der Findbuchindex ist entweder seiten-, zähler- oder
Design-Funktionen von MS Word zur Verfügung.
signaturorientiert.
R Weitere Optionen: Findbuch mit bzw. ohne gesperrte R Der Layout-Assistent arbeitet mit allen MS WordR Auch der Ausdruck bestandsübergreifender, sachtheVerzeichnungseinheiten, Ausgabe von Beständen, TeilVersionen ab MS Word 2000 zusammen.
matischer Findmittel ist damit möglich.
beständen oder nach sachthematischer Recherche.
Rechte und Zugriffe
Standard-Anwendertypen
Selbstdefinierte Berechtigungen
Rollenmodell für Gruppen
R Um die Administration der Anwender von AUGIASArchiv so einfach wie möglich zu gestalten, sind im
Programm bereits verschiedene Anwendertypen definiert, denen ein eigenes Rechteprofil zugewiesen ist.
R Neben den Standard-Typen gestattet AUGIAS-Archiv R Für Archive, die über eine größere Anzahl von Anwendern verfügen, lassen sich Gruppen zu bedie Definition eigener Zugriffsprofile.
stimmten Funktionsbereichen (»Rollen«) zusammenR Mit diesen selbstdefinierten Berechtigungen legen Sie
fassen.
beispielsweise fest, dass bestimmte Personen sowohl
R Die vordefinierten Typen sind z.B. Archivar, Benutzerdienst, Magazindienst, Gast, Supervisor oder externe Verzeichner.
im Verzeichnungs- als auch im Magazinbereich Daten R Sind beispielsweise mehrere Auszubildende mit der
Verzeichnung eines Bestandes befasst, definiert man
bearbeiten dürfen.
eine Rolle, der diese Auszubildenden angehören.
R Auch innerhalb des Verzeichnungsbereichs sind Differenzierungen zwischen Vollzugriff, eingeschränktem R Rollen legen fest, auf welche Bestände, Klassifikationen und Eingabeformulare ein bestimmter Anwenund Aushilfszugriff möglich.
derkreis schreibend oder lesend zugreifen darf.
R Mit Hilfe des Profils »Spezial Gast« lassen sich Son-
R Je nach Anwender-Typus kann auf bestimmte Programmbereiche zugegriffen werden oder eben nicht.
R Anwender mit Berechtigungen im Verzeichnungsbereich erhalten über »Eigentümerschaften« Zugriffe
auf Bestände, Klassifikationen, Verzeichnungsformulare, Thesauri, Tektonikgruppen oder Recherchesuchformeln.
derzugriffsrechte für einen bestimmten Personenkreis
einrichten.
R Auf diese Weise vereinfacht sich die Definition der
Zugriffsberechtigungen erheblich.
Benutzerdienst
Benutzer (online) erfassen
Archivalien (online) bestellen
Archivalien ausgeben
R Ein Benutzer kann sich schriftlich, fernmündlich, per- R Benutzer, die eine Freigabe für die Online-Recher- R Die vom Benutzerdienst freigegebenen Archivalien
der Bestell-Liste erhält der Magazindienst in Form
che erhalten haben, können im System recherchieren.
sönlich oder per E-Mail und Online-Recherche an
einer Jobtabelle, so dass er weiß, wann und für wen
das Archiv wenden.
R In der Fundstellenliste zeigt das Programm die für
die Archivalien auszuheben sind.
den Benutzer bestellbaren Archivalien bzw. ReprodukR Die eigentliche Benutzung kommt erst nach Abtionen an. Aus dieser Liste markiert der Benutzer die R In AUGIAS-Archiv werden optional sämtliche Lagerschluss des Benutzungsantrags zustande, der jedoch
ortsveränderungen einer Archivalie protokolliert:
interessanten Einheiten für seine Bestell-Liste, welche
schon im Vorfeld vom Benutzer selbst in AUGIASDatum der Bestellung, der Aushebung, der Entnahme
er – versehen mit einem für ihn wünschenswerten
Archiv ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben
aus der Schleuse, der Übergabe an den Benutzer, der
Ausgabetermin – an den Benutzerdienst weiterschickt.
werden kann.
Rückgabe und der Reponierung.
R Der Benutzerdienst bestimmt dann den tatsächlichen
R Die Form des Antrags legen Sie mit Hilfe des Antrags-Assistenten im Setup von AUGIAS-Archiv fest.
R Das Archiv kann die Anzahl der Bestellungen pro
Bestelltag oder wahlweise pro Ausgabetag beschränken.
R Neu: Schnellverbuchung durch Doppelklick sowie
Verwaltung von Reproduktionsaufträgen.
Ausgabetermin.
R Anwesenheitskontrolle: Die tatsächliche Anwesenheit eines Gastes kann vom Benutzerdienst (mit
Datum und Uhrzeit) vermerkt werden. Jeder Gast
wird automatisch mit Ende des Tages ausgetragen.
R Gesperrte Verzeichnungseinheiten werden optional
über Sondergenehmigungen durch den Beständereferenten bereitgestellt. Das System unterstützt Anträge
auf Schutzfristenverkürzung.
R Signaturlose Auswahl von Verzeichnungseinheiten:
Es ist nicht mehr zwingend notwendig, die Signatur
der Verzeichnungseinheit zu kennen.
Magazinverwaltung
Musterformate definieren
Magazin aufbauen
R Musterformate dienen dem vereinfachten Aufbau
einer Magazinstruktur, in der Regale mitsamt ihren
Fächern und deren Kartons oder sonstigen Verpackungseinheiten vordefiniert werden können.
R Die Magazinstruktur eines Archivs besteht zunächst
aus den Magazingebäuden. Innerhalb eines Gebäudes sieht AUGIAS-Archiv eine beliebige Anzahl
von Magazinräumen vor.
R Ein Regal bzw. auch ein Schrank oder ähnliches wird
in eine beliebige Anzahl von Segmenten, Fächern
oder Schubladen unterteilt.
R Jeder Raum kann eine beliebige Anzahl von Regalen
bzw. Schränken mit beliebig vielen Untersegmenten
o.ä. enthalten.
R Jede dieser Unterteilungen wiederum kann eine belie- R Da die Regaltypen häufig von einem Hersteller bezogen werden und damit i.d.R. recht gleichförmig
bige Anzahl von Behältnissen wie Kartons, Hängeaufgebaut sind, verwendet AUGIAS-Archiv zur Beregistraturen, Alben oder sonstige Verpackungsformen
schreibung der Regalstruktur Musterregale.
enthalten.
R AUGIAS-Archiv stellt die Struktur der Musterregale
in Form eines hierarchischen Baumes dar.
R Zum Aufbau einer Regalstruktur wählt man lediglich
das betreffende Muster aus und bestimmt die Anzahl
der vorhandenen Regale. Schon ist ein Magazinraum
definiert.
Bestände einlagern
R Nachdem das Magazin als Räumlichkeit mit allen
vorhandenen Regalen dargestellt wurde, können Bestände oder auch einzelne Verzeichnungseinheiten
grafisch »eingelagert«, d.h. den Lagerungsorten zugewiesen werden.
R Die Einlagerungsfunktion stellt Beständebaum (Tektonik) und Magazinbaum gegenüber. Wählen Sie den
einzulagernden Bestand bzw. die Archivalie sowie den
Karton aus und klicken auf »Einlagern«, fertig.
R Da dem Programm nun die Magazingröße und der
Umfang des eingelagerten Archivguts bekannt sind,
können Sie auf einfache Weise Statistiken zum Beständeumfang und zu den noch freien Kapazitäten
erstellen.
Online-Findmittel in WWW.FINDBUCH.Net
Eigene Homepage
R FINDBUCH.Net ist weltweit das erste System, mit
dem Archive sowohl eine Homepage mit allgemeinen
Seiten als auch Beständeübersichten und Findbücher
bis auf die Ebene der Verzeichnungseinheiten präsentieren können.
R Die Homepage umfasst ein Logo, ein Bild, eine
Überschrift, einen Willkommensgruß und eine LinkListe zu weiteren eigenen oder externen Seiten.
R Die eigenen Seiten dienen der Präsentation von Inhalten wie den Öffnungszeiten, der Archivgeschichte,
einer News-Rubrik, Veranstaltungshinweisen oder
einer Anfahrtsskizze.
R Sofern ein Archiv bereits über eine eigene Website
verfügt, kann es die Bestandsrecherche harmonisch
darin integrieren.Das Aussehen lässt sich an das vorhandene Web-Design anpassen.
Recherche mit Bestell-Funktion
R Die Recherche nach Archivalien und Beständen kann
sowohl systematisch (anhand des Tektonik- und
Klassifikationsbaums) als auch über Suchbegriffe erfolgen.
R FINDBUCH.Net enthält Archiv-spezifische und Archivübergreifende Recherchefunktionen.
R Suchbegriffe lassen sich mit UND/ODER kombinieren und über Datierungsgrenzen einschränken.
Administration
R Die Pflege der FINDBUCH.Net-Domain ist vollständig menügesteuert.
R Datenhaltung entweder auf dem FINDBUCH.NetServer von AUGIAS-Data mit Einrichtung einer eigenen Internetadresse (Subdomain) (www.xx.findbuch.net) – oder auf einem archiveigenen Server.
Voraussetzung: LAMP-Umgebung (Linux, Apache,
MySQL, PHP).
R In der Fundstellenübersicht ist sowohl das Springen R Menügesteuertes Einfügen von Bildern und Logos in
die Startseite und zu den einzelnen Archivalien.
von Fundstelle zu Fundstelle als auch das Blättern im
R Vorschau-Funktion, FTP-Zugang, Bildarchiv , indiKontext der Fundstelle möglich.
viduelle Einstellung der Attribute für Überschriften,
R Einzelne Fundstellen können zur Zusammenstellung
Navigationsbaum, Icons usw. sind weitere Merkmale
individueller Bestelllisten markiert werden. Die Beder Administration von FINDBUCH.Net.
stell-Funktion ist wahlweise auch abschaltbar.
Schulung, Wartung, Systemvoraussetzungen
Schulungen
Wartung und Updates
R Freier Zugriff auf den Download-Bereich
R Die Schulung von AUGIAS-Archiv wird aufgrund
WWW.AUGIAS.DE
des Programmumfangs in verschiedene Bereiche untergliedert: Verzeichnung, Benutzer- und MagazinR Kostenlose Hotline Mo-Fr von 9-12h und Mo-Do
dienst.
von 14-16h.
R Schulungsdauer: Verzeichnung: 2 Tage, BenutzerR Kostenlose Upgrades innerhalb einer Versionsserie
und Magazindienst jeweils 1 Tag.
(z.B. von 8.1 auf 8.2).
R Die Schulungen finden wahlweise vor Ort (ab 4 Teil- R 50% Ermäßigung bei Updates von einer Versionsnehmern) oder im Schulungszentrum von AUGIASserie zur nächsten (z.B. von 8.2 auf 9.0).
Data statt.
R Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe nicht ausR Für Anwender von AUGIAS-Archiv 7.x oder 8.x
reicht.
bieten wir spezielle Umsteiger-Schulungen an.
R Kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten,
R Eine ausführliche Beschreibung und ein Schulungswenn die benötigte Zeit weniger als 2 Stunden pro
angebot erhalten Sie auf Anfrage.
Jahr beträgt.
R AUGIAS-Newsletter (mehrmals jährlich erscheinendes, kostenloses Benutzerrundschreiben).
Veranstaltung
Termin
AUGIAS-Archiv 8.x
29. – 30. September 2009
AUGIAS-Archiv 8.x Umsteiger 13. – 14. Oktober 2009
AUGIAS-ZwischenArchiv 8.2
22. Oktober 2009
AUGIAS-Museum 4
10. – 11. November 2009
AUGIAS-Express 4
24. – 25. November 2009
AUGIAS-Archiv 8.x
08. – 09. Dezember 2009
Hard- und Software
R Client: Prozessor ab 2 GHz, 512 MB Arbeitsspeicher
oder mehr, Bildschirmauflösung ab 1024x768 bei 16k
Farben, Windows XP (SP3), Vista oder Windows 7.
DotNet-Framework 2.0. 500 MB freier Festplattenspeicher. Für Druckausgaben mit Layout-Assistent:
MS Word (ab 2000) (jeweils neuestes SP).
R Server: Windows 2003/2008 (auch R2), Windows
2003/2008 Terminalserver, 500 MB freier Festplattenspeicher für Programm. Ethernet-Anbindung an Clients: mind. 100 MBit/s (außer bei RDP-Verbindung).
R Backend: MS SQL Server 2000, 2005 oder 2008 (optional: die kostenfreie MS SQL Server-Express-Version 2005), Oracle 9.2i, 10/11g, PostgreSQL 8.2.4
R 3 MB freier Festplattenspeicher pro 1.000 Verzeichnungseinheiten.
Schnittstellen, Datenbanken
Export-Schnittstellen
Datenbank-Anbindungen
Import von Fremddaten
R Mit dem AUGIAS Import-Assistenten können Sie
R Das Standard-Exportformat ist MS Access (MDB), R Das Programm verwendet keine proprietären
Datenformate, sondern bewährte StandardFindbücher, die in Tabellenform oder in Standardder de-facto-Datenbankstandard. Lookup-Listen und
Datenbanken.
Datenbankformaten vorliegen (z.B. in Access, dBase,
Benutzertabellen können Sie auch als MS Excel speiCSV und Excel), auf einfache Weise in AUGIAS-Archern.Dadurch können die Daten in allen Office-An- R In AUGIAS-Archiv enthalten ist bereits der MS SQL
chiv importieren.
wendungen weiterverarbeitet werden.
Server 2005 Express, eine Datenbank für ca. 5-10 Anwender und mittlere Archive.
R Der Import-Assistent ist in der Lage, sowohl neue BeR Alle wesentlichen Druckausgaben erfolgen über den
stände zu erstellen als auch bestehende zu ergänzen.
Layout-Assistenten, der die entsprechenden Listen,
R AUGIAS-Archiv lässt sich auch an bereits vorinstalEbenso können damit bereits vorhandene KlassifikaTabellen, Findbücher usw. in MS Word erstellt. Die
lierte SQL-Server anbinden. Folgende Versionen sind
tionen ergänzt oder ganz neue aufgebaut werden.
dort formatierten Texte können Sie dann in einem bemöglich:
liebigen Format abspeichern (PDF, HTML, XML
˗ MS SQL Server 2000, MS SQL Server 2005/2008 R Zur Bestimmung, welche Felder der Importdaten in
usw.)
welche Felder von AUGIAS-Archiv gelangen sollen,
˗
Oracle
9.2i,
10g
oder
11g
generieren Sie eigene Zuweisungslisten, die gespeiR Druckausgaben, die der Layout-Assistent nicht erchert und bei Bedarf geladen werden können.
stellt, können als HTML-Datei gespeichert werden.
˗ PostgreSQL 8.2
R Zur Integration von Beständen in Archivportale bietet R Die Installation kann entweder vom betr. IT-Personal
AUGIAS-Archiv den Export im Format EAD und
oder von AUGIAS-Data vorgenommen werden.
Kalliope-2 an.
R Eine Importfunktion für XML-Dokumente gemäß
den Standards XDOMEA, ELAK und GEVER ist in
Vorbereitung.
Programmversionen
Basispaket
Gesamtpaket
XL-Paket
R Erschließung
R Erschließung
R Erschließung
R Findbuchdruck mit Layout-Assistent
R Findbuchdruck mit Layout-Assistent
R Findbuchdruck mit Layout-Assistent
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Beständeverwaltung
R Beständeverwaltung
R Beständeverwaltung
R Import-Assistent
R Import-Assistent
R Import-Assistent
R + Benutzerverwaltung
R Benutzerverwaltung
R + Online-Bestellung
R Online-Bestellung
R + Assistent für Benutzeranträge
R Assistent für Benutzeranträge
R + Benutzerstatistik
R Benutzerstatistik
R + Magazinverwaltung
R + Magazinstatistik
AUGIAS-Data
Im Südfeld 20
D-48308 Senden
FON (+49) (0)2536 341006
FAX (+49) (0)2536 341007
www.augias.de
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