Fünf Anforderungen zur Kundenzufriedenheitsmessung

Fünf Anforderungen zur Kundenzufriedenheitsmessung
– Kundenzufriedenheit gezielt erfassen und steigern –
Armin Töpfer∗
Inhalt
1. Aussagefähige Messung mit dem Kundenzufriedenheitsindex (CSI) .........................1
2. Vorbereitung und Entwicklung des Befragungskonzepts............................................5
3. Auswertung der Befragung und Präsentation der Ergebnisse ....................................7
4. Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen .................................................................8
5. Fokussierte Verbesserung durch Berücksichtigung des Kundenwerts .......................9
6. Fazit ..........................................................................................................................12
Literatur..........................................................................................................................13
1. Aussagefähige Messung mit dem Kundenzufriedenheitsindex (CSI)
Heute ist unbestritten, dass die Erhöhung der Kundenzufriedenheit eine wichtige Unternehmensaufgabe darstellt. Dies allein reicht aber nicht aus, denn das eigentliche
Ziel ist die Steigerung der Kundenbindung. Diese Erkenntnisse sind einfacher formuliert, als ein aussagefähiges Mess- und Steuerungsinstrumentarium zu definieren und
einzusetzen ist. Denn die Analyse und Messung der Kundenzufriedenheit ist immer ein
Blick in die Vergangenheit und bedeutet demnach, bildlich gesprochen, einen Blick in
den Rückspiegel zu werfen. Kundenbindung hingegen ist eine Anforderung für die Zukunft und entspricht damit einem Blick durch eine Frontscheibe mit der Fähigkeit, wesentliche Ereignisse und Ergebnisse aussagefähig vorherzusagen.
Theoretische Analysen und empirische Untersuchungen haben bestätigt, dass eine
hohe Kundenzufriedenheit eine notwendige Voraussetzung für das Entstehen von
Kundenbindung darstellt. Wie aus Abbildung 1 ersichtlich ist, wirkt eine zu geringe
Kundenzufriedenheit als „K.O.-Kriterium“ für Kundenbindung. Mit anderen Worten, es
entsteht keine innere Verbundenheit zum Unternehmen und seinen Marktleistungen,
so dass das Phänomen des Variety Seeking Platz greift. Der Kunde hat keine Wechselabsicht, sondern sucht bei Marktleistungen eines Wettbewerbers die Abwechslung
zu den bisher genutzten Produkten. Wenn er damit zufrieden ist, bedeutet dies oft den
ersten Schritt zur Wechselbereitschaft1. Es kommt also darauf an, nicht nur die Basisund Leistungsfaktoren zu erfüllen, sondern zugleich die Begeisterungsfaktoren für den
Kunden zu erkennen und positiv zu gestalten2.
∗
Prof. Dr. Armin Töpfer ist Chairman der M+M Consulting GmbH in Kassel und leitet den Lehrstuhl für Marktorientierte
Unternehmensführung sowie die Forschungsgruppe LfMU an der Technischen Universität in Dresden
1
Vgl. Bänsch, A. 1995, S. 342 ff.
2
Vgl. das Kano-Modell bei Berger et al. 1993, p. 3 ff.
1
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Weiterempfehlung
Wiederkauf
Cross-Buying
Erfüllung künftiger
Anforderungen
K.o.Kriterium
Zukunftsbezogene
Komponenten
Kundenbindung
Beschwerdebehandlung
Kundenloyalität
Bezug zur
sozialen Gruppe
Kundenzufriedenheit
K.o.Kriterien
Vergangenheitsbezogene
Komponenten
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Abbildung 1: Komponenten zur Ermittlung der Kundenbindung
Gezieltes Handeln setzt eine aussagefähige Messung voraus. In der Unternehmenspraxis reicht es nicht, nur die Kundenzufriedenheit zu messen. Zusätzlich erforderlich
ist, auch die Wichtigkeit einzelner Kriterien zu kennen, um so den Kundenzufriedenheitsindex (Customer Satisfaction Index; CSI) ermitteln zu können. Aus der produzierenden Industrie und verschiedenen Dienstleistungsbranchen sind Methoden und
Werkzeuge zur Messung des CSI bekannt, die es erlauben, aussagefähig zu messen
und das Unternehmen mit anderen Unternehmen zu vergleichen. Eine Erhöhung der
Zufriedenheit, jeweils verglichen mit der Erwartungshaltung der Kunden – ausgedrückt
durch die Wichtigkeit – ist hierbei angestrebt. Die alleinige Abfrage von teilweise emotional gefärbten Spontanbeurteilungen, ohne sie an einer Erwartungshaltung zu spiegeln, ist nicht zielführend.
Das Beispiel in Abbildung 2 zeigt die Konsequenzen dieser Berechnungsmethode. Die
weltweite Kundenzufriedenheitsanalyse für ein Mikroelektronikunternehmen hat das
Ergebnis erbracht, dass die Kunden in Asien die geringste Zufriedenheit aufwiesen.
Auf dieser Basis hätten unmittelbare Aktionen ansetzen können, um die Zufriedenheit
dieser Kunden zu steigern. Erst die gleichzeitige Berücksichtigung der Wichtigkeit aller
Kriterien für die Kunden hat jedoch das aussagefähige Ergebnis erbracht, dass die
relative Zufriedenheit – gespiegelt an der Wichtigkeit bzw. Erwartungshaltung und gemessen durch den CSI – bei den Kunden in Asien größer war als bei denen in Europa
und den USA3.
3
Vgl. Töpfer, A. 2007b, S. 312 ff.
2
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Zufriedenheit
USA
Europa
Asien
0%
Wichtigkeit
USA
Europa
Asien
75%
82%
72%
25%
50%
75%
100%
Δ
91%
90%
74%
0%
25%
50%
75%
-16
-8
-2
100%
Customer Satisfaction Index (CSI)
USA
Europa
Asien
0%
82
91
97
25%
50%
75%
100%
© Prof.
Dr. Armin Töpfer
KUZ023V1.PPT
Abbildung 2: Beispiel: Investitionsgüter-Unternehmens-Analyse der Kundenanforderungen und -zufriedenheit
Mit dem M+M CSI®, der in völlig unterschiedlichen Branchen von Industrie- und Dienstleistungsunternehmen eingesetzt wird, liegt ein aussagefähiges Messinstrumentarium
vor4. Der Einsatz des Kundenzufriedenheitsindex (CSI) gibt dabei an, in welchem Maße die Wichtigkeit, die dem Anforderungsniveau entspricht, durch die Zufriedenheit
erfüllt wird. Das Prinzip ist also keine absolute, sondern immer eine relative Messung.
Hierbei basiert der CSI immer auf Einzelurteilen. Jeder Kunde wird zur Wichtigkeit und
Zufriedenheit bei jedem Kriterium befragt. Wie die Erfahrung in der Unternehmenspraxis zeigt, ist die Akzeptanz bei den Kunden hoch. Sie wollen geradezu nicht nur etwas
zu ihrer Zufriedenheit, sondern auch zur Wichtigkeit dieses Kriteriums für sie sagen.
Der Berechnung des CSI liegt ein spezifischer mathematischer Algorithmus zu Grunde.
Diese direkte Abfrage der Wichtigkeit neben der Zufriedenheit ist aussagefähiger als
eine gleichermaßen mögliche mathematische Berechnung der Bedeutung einzelner
Zufriedenheitswerte mit Hilfe einer multiplen Regressionsfunktion. Da unzureichende
Berechnungsmethoden gravierende Folgen in einem Unternehmen haben, ist es unerlässlich, dass die Verantwortlichen das Basiskonzept dieser Indexberechnung verstehen.
Der CSI erlaubt zusätzlich eine Längsschnittanalyse und den Vergleich der Indizes
über mehrere Perioden, was insbesondere dann aussagefähig ist, wenn sich die Wichtigkeit einzelner Anforderungen bzw. Kriterien bei den befragten Kunden im Zeitablauf
verändert hat. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, den CSI verschiedener Kundengruppen des Unternehmens in einer internen Querschnittanalyse und extern mit der
Konkurrenz im Zuge eines Benchmarking zu vergleichen.
4
Vgl. Töpfer, A. 2007b, S. 325ff.
3
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Die Bildung eines CSI sollte dabei immer unternehmensspezifisch erfolgen. Dabei ist
es wichtig, dass neben einer methodisch einwandfreien Erhebungsdurchführung, die
aussagefähige und valide Indikatoren erfordert, auch eine „saubere”, also methodisch
fehlerfreie Skalierung bei der Datenerhebung eingesetzt wird. Da es sich bei den Zufriedenheitsurteilen um qualitative Aussagen handelt, bietet sich der Einsatz von Rating-Skalen an. Hierbei haben die befragten Kunden die Möglichkeit, sich für eine Antwort auf einer vorgegebenen Zufriedenheitsskala zu entscheiden. Diese Skalen können unterschiedliche Formen aufweisen5, aussagefähig sind jedoch semantisch besetzte Antwortkategorien. Damit diese Rating-Skalen metrisch interpretiert werden
können, sollten sie so abgestuft sein, dass die Unterschiede zwischen den einzelnen
Antworten semantisch gleiche Abstände aufweisen. Im anderen Fall kann es zu Verzerrungen in Form einer Über- oder Unterschätzung kommen. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen: Eine Skala mit den Antwortkategorien ”vollkommen unzufrieden
– unzufrieden – teils unzufrieden/teils zufrieden – zufrieden – sehr zufrieden” entspricht
dieser Forderung weitaus eher als eine Rating-Skala, die folgendermaßen abgestuft
ist: ”sehr zufrieden – eher zufrieden – weniger zufrieden – unzufrieden”. Im letzteren
Fall geht das Unternehmen also davon aus, dass es keine völlig unzufriedenen Kunden
gibt und dass diese immer die gleiche Vorstellung von der Abstufung „eher zufrieden“
und „weniger zufrieden“ haben.
Darüber hinaus sollten und können neben aggregierten Werten des Gesamt-CSI auch
Einzelanalysen von Teil-CSIs durchgeführt werden, die Aufschluss geben über
•
die Höhe des Zufriedenheitsniveaus bei einzelnen Kriterien,
•
die Zufriedenheit verschiedener Adressatengruppen,
•
die Kundenzufriedenheit mit einzelnen Bereichen, also z.B. Unternehmensteilen oder Abteilungen, sowie
•
die Veränderung der Zufriedenheit bei einzelnen Kriterien und/oder bei verschiedenen Adressatengruppen im Zeitablauf.
Da die Indexwerte bei jeder Teilgruppe auf den jeweiligen Zufriedenheits- und Wichtigkeitswerten basieren, sind sie nicht nur aussagefähig, sondern auch in vollem Maße
direkt vergleichbar. Es liegt auf der Hand, dass eine derartige detaillierte Messung die
Aussagekraft der Ergebnisse einer Kundenzufriedenheitsanalyse beträchtlich erhöht.
Im Folgenden werden einige wesentliche Vorteile der Indexmessung auf der Basis der
bisherigen Ausführungen aufgeführt:
5
•
Die Zufriedenheitsindizes können zwischen verschiedenen Adressatengruppen
oder Organisationsbereichen in den Unternehmen unmittelbar verglichen werden. Da die Zufriedenheit immer an der Wichtigkeit des Kriteriums bei jeder
einzelnen Person gespiegelt wird, ist der Indexwert und damit auch ein Vergleich zwischen verschiedenen Personen in vollem Maße aussagefähig. Seine
Aussagefähigkeit hängt dabei jeweils nur davon ab, ob die Stichprobe bzw. der
verfügbare Rücklauf in Relation zur Teilgrundgesamtheit groß genug ist.
•
Der Zufriedenheitsindex lässt sich für das gesamte Unternehmen, einzelne Bereiche, einzelne Adressatengruppen sowie für Leistungen, wie z.B. Produkte
oder Servicequalität, unmittelbar berechnen; er gibt als Kennzahl einen schnellen Überblick über den jeweiligen Erfüllungsgrad einer Kundenanforderung, also z.B. der CSI für A-Kunden und der CSI differenziert nach einzelnen Kriterien
Vgl. auch Hammann, P./ Erichson, B. 2004.
4
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im Vergleich zu den entsprechenden Werten einer anderen Kundengruppe.
Dies verhindert Analysen auf dem wenig aussagefähigen Niveau: Im Durchschnitt ist alles Durchschnitt.
•
Wenn der Zufriedenheitsindex unternehmensübergreifend in gleicher Weise
gemessen wird, dann lassen sich direkte Vergleiche mit Wettbewerbern vornehmen, mit denen das Unternehmen in Konkurrenz steht und deren Leistungen Kunden, aber auch Vertriebspartner beurteilen können. Auf diese Weise
lassen sich die Haupterfolgsfaktoren der Unternehmen im Wettbewerbsvergleich auch für die Zukunft herausfiltern.
•
Da der Zufriedenheitsindex von der Methode her immer gleich ermittelt wird,
zeigt er bei Befragungswiederholungen über die Zeit sowohl Veränderungen in
der Höhe des CSI als auch solche bezogen auf die ihm zu Grunde liegende
Wichtigkeit und/ oder Zufriedenheit. Dies ist beispielsweise beim M+M Versichertenbarometer im Jahresabstand auf repräsentativer Basis möglich. Das
bedeutet konkret, dass nachvollziehbar wird, ob ein Defizit über die Zeit dringlicher wurde oder sich abgeschwächt hat. Auch bei einem gleich bleibenden CSI
können sich bei wiederholten Messungen die Relationen verschoben haben.
Das Unternehmen hat also beispielsweise Verbesserungsmaßnahmen erfolgreich durchgeführt und dennoch ist der CSI gleich geblieben, da mit der Zufriedenheit die Wichtigkeit in gleichem Maße gestiegen ist.
•
Hohe Defizite aufgrund von niedrigen Indexwerten lassen sich im Detail überprüfen, nämlich ob die Wichtigkeit und damit die Anforderung und Erwartung
sehr hoch sind oder bei einer „normalen“ Wichtigkeit der Zufriedenheitswert
sehr gering ist.
•
Auf dieser Basis lassen sich über die Zeit aussagefähige Vergleiche auch zwischen unterschiedlichen Adressatengruppen anstellen. Das Analyseergebnis
belegt, ob das Niveau der Wichtigkeit und/ oder der Zufriedenheit sich im Zeitablauf stark verändert hat.
•
Entsprechend kann nach der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen zur
Beseitigung erkannter Defizite bei der nächsten Befragung nachvollzogen werden, ob beispielsweise die Zufriedenheit zugenommen und/ oder die Wichtigkeit abgenommen hat. Dadurch kann sich eine Lücke aufgrund der Veränderung in der Wahrnehmung relativ schnell und überproportional reduzieren.
•
Für wichtige Kunden als Adressatengruppen lassen sich über die Zeit Veränderungen der Anforderungen bzw. der Wichtigkeit bei einzelnen Kriterien detailliert und aussagefähig messen. Hierdurch können gravierende Veränderungen
frühzeitig erkannt werden. Dies steigert die Reaktionsfähigkeit und geschwindigkeit des Unternehmens beträchtlich, denn neue Anforderungen
können so schneller aufgenommen werden.
Abschließend zu diesen, sicherlich für den nicht mit Marktforschung und Statistik vertrauten Leser weniger leicht nachvollziehbaren Ausführungen, soll noch einmal auf den
wichtigen Grundsatz bei allen Befragungen von Adressaten zur Zufriedenheit hingewiesen werden: Das Ziel ist nicht zu fragen, sondern möglichst nachhaltig, schnell und
effizient, also „Kosten schonend“ besser zu werden. Um dieses Ziel aber zu erreichen,
muss die Messmethode alle Anforderungen an eine aussagefähige Ermittlung der Zufriedenheitswerte einer Person erfüllen.
2. Vorbereitung und Entwicklung des Befragungskonzepts
Das Befragungskonzept, wie es für Kunden eingesetzt werden kann, lässt sich methodisch einheitlich auch bei Vertriebspartnern und bei den eigenen Mitarbeitern einset5
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zen. Selbstverständlich sind die abgefragten Inhalte unterschiedlich. Vertriebspartner
sind die erste Stufe von Kunden, bevor das Produkt die Endkunden erreicht. Aufgrund
ihrer Gatekeeper-Funktion kommt ihrer Zufriedenheit also eine hohe Bedeutung zu.
Mitarbeiter sind „Kunden der Führung im Unternehmen“ und nehmen wichtige Funktionen in kundenorientierten Prozessen wahr. Diese Aufgabe und Verantwortung muss
ihnen klar gemacht werden, und das erreichte Niveau muss deshalb gemessen und
rückgekoppelt werden.
Die Kriterien für externe Vertriebspartner und Kunden und die Kriterien für die internen
Mitarbeiter spiegeln damit „zwei Seiten der gleichen Medaille“ wider. Denn Probleme in
Kundenprozessen, die dieser moniert, werden häufig auch von Mitarbeitern aus interner Sicht als Defizite in Abläufen wahrgenommen. Wir führen deshalb in Unternehmen
häufig Kunden-, Vertriebspartner- und Mitarbeiterbefragungen mit dem einheitlichen
Konzept in der Regel etwas zeitlich versetzt durch. Üblicherweise werden erst die Kunden und Vertriebspartner befragt. Von den Mitarbeitern wird dann neben der Bewertung der internen Prozesse auch eine Einschätzung der Kundenzufriedenheit als CSI
erbeten.
Für eine gezielte Vorgehensweise bei der Entwicklung der Konzeption einer Kundenbefragung kommt es darauf an, in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen die Ziele
und Details der vorgesehenen Befragung klar herauszuarbeiten. Hierzu helfen die in
Abbildung 3 aufgeführten fünf Fragen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Pfad einer
allgemeinen Meinungsumfrage verlassen wird und ein konkreter Fokus auf den Informationsbedarf und die Zielgruppe gelegt wird, aus dem dann das Befragungskonzept
und die -inhalte abgeleitet werden.
1. Was wollen wir mit der Befragung konkret erreichen?
ª Unsere Zielsetzungen
2. Welche Informationen soll die Befragung liefern?/
Welche Informationen dazu liegen bereits vor?
ª Unser Informationsbedarf
3. Wen wollen wir befragen/ wo müssen wir differenzieren?
ª Zielgruppen und Stichprobe
4. Wie wollen wir die Patienten befragen?
ª Befragungskonzept/ Befragungsmethode
5. Was wollen wir im Detail wissen?
ª Konkrete Befragungsinhalte
Klarheit
Klarheit über
über die
die Ziele
Ziele sichert
sichert das
das richtige
richtige Befragungskonzept
Befragungskonzept
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Abbildung 3: Fünf zentrale Fragen vor der Kundenbefragung
Die inhaltliche Konzeption der Befragung wird mit einem Team aus dem jeweiligen
Unternehmen entwickelt. Dadurch, dass von den beratenden Marktforschern Erfahrungen aus anderen Projekten eingebracht und bereits eingesetzte Fragebogen als Vorlagen vorgestellt werden, lässt sich der Zeitraum für die Fragebogenentwicklung i.d.R.
6
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auf zwei Halbtage verkürzen. Wesentlich ist, dass jedes Unternehmen seinen individuellen Fragebogen erhält, er aber dennoch so aufgebaut ist, dass ein Vergleich mit Befragungsergebnissen anderer Unternehmen möglich ist. Zusätzlich ist über das Befragungskonzept und die -methode zu entscheiden.
Wenn keine Gesamtbefragung aller Adressaten in einem bestimmten Zeitraum vorgesehen ist, dann muss eine Stichprobenbefragung so konzipiert werden, dass sie die
Anforderungen an eine statistische Repräsentativität erfüllt. Im weitesten Falle erstreckt
sich das nicht nur auf die Zahl der Befragten, sondern auch auf deren Struktur.6
Für die Durchführung der Befragung ist wichtig, dass die oben bereits angesprochenen
Anforderungen eine möglichst umfangreiche Bestätigung durch die Sicht und Bewertung der jeweiligen Adressatengruppe erhalten. Hierzu gehören insbesondere:
•
Die Fragen müssen gut verständlich und einfach formuliert sein sowie durch
Verwendung der Arbeitssprache der Adressatengruppe vor allem auch eindeutig formuliert sein. Hierdurch werden Missverständnisse und Fehldeutungen
vermieden.
•
Ein zentrales Thema ist bei jeder Befragung die Anonymität des Befragten.
Dies gilt in stärkstem Maße für Kunden, aber auch für Mitarbeiter und sogar für
Vertriebspartner. Die Grundsätze seriöser Marktforschung, insbesondere im
Hinblick auf den Datenschutz, sind hier in Abhängigkeit von der ausgewählten
Befragungsmethode unbedingt und vollständig einzuhalten.
3. Auswertung der Befragung und Präsentation der Ergebnisse
Wenn der Befragungszeitraum abgeschlossen ist, dann stellt sich die Frage, wie die
Fragebogen ausgewertet und vor allem welche statistischen Methoden angewandt
werden sollen. Ein weit verbreitetes Auswertungstool ist hierfür die Statistiksoftware
SPSS (Superior Performing Software System), die von der Datenaufnahme bis zu anspruchsvollen statistischen Tests wichtige Instrumente umfasst.
Der Vorteil dieser Statistiksoftware liegt darin, dass sie ein sehr umfangreiches und
ausgefeiltes Instrumentarium enthält. Für den Experten sind sie damit eine wichtige
Hilfe. Die Entscheider im Unternehmen und auch die befragten Adressaten sind jedoch
nicht an statistischen Details interessiert, sondern sie wollen – im Vertrauen auf die
durchgeführten statistischen Analysen – wesentliche Ergebnisse und dabei vor allem
auch Defizite aufgezeigt bekommen. Der Nachteil ist dadurch auch darin zu sehen,
dass die generierten Auswertungen noch keine entscheidungsreifen und umsetzungsorientierten Handlungsvorlagen liefern. Dadurch ist die Grenze zu „Zahlenfriedhöfen“
fließend. Denn das Ziel besteht nicht darin, interessierte Nutzer zu Statistikexperten zu
machen.
Dies war der wesentliche Grund dafür, dass von der Marktforschungs-Unit der Management + Marketing Consulting (M+M) ein Auswertungsset entwickelt wurde, das unter
der Marke FourByOne® (siehe Abbildung 4, auf Kundenbefragungen bezogen) mehrere unterschiedliche Analyseverfahren vereint. Insgesamt sind es, wie der Markenname
sagt, vier verschiedene Auswertungen, die mit den einmal erhobenen Daten durchgeführt werden. Im Ergebnis können so nicht nur Kundenzufriedenheit und -bindung aussagefähig gemessen sowie einzelne Problemfelder und Defizite zielgruppenspezifisch
aufgedeckt und zugeordnet werden, sondern es lassen sich die konkreten Ansatzpunk-
6
Hinweise und Details zu den statistischen Anforderungen finden sich in der Literatur, z.B. bei Hüttner/ Schwarting
2002, S. 123 ff. und Berekoven/ Eckert/ Ellenrieder 2001, S. 66 f.
7
© Prof. Dr. Armin Töpfer
te für Verbesserungen schnell herausfiltern und vor allem auch gut kommunizieren.
Dadurch, dass die gesamten Auswertungsmethoden standardisiert und programmiert
sind, lassen sie sich kostengünstig durchführen, so dass sich der Preis einer Befragung für ein Unternehmen auf dem üblichen Marktniveau bewegt.
FourByOne®
Auf einer einmal erhobenen Datenbasis werden 4 verschiedene Analysen
durchgeführt:
 CSI®-Analyse
Der Customer Satisfaction Index (M+M CSI®) macht vergangenheitsbezogen
eine Aussage über den relativen Erfüllungsgrad der Kundenanforderungen
CSI
 Delta-Analyse
Die Delta-Berechnung geht ins Detail und zeigt, wie weit Anforderung/
Anspruch (=angegebene/ verbale Wichtigkeit) und Wirklichkeit (=angegebene/
verbale Zufriedenheit) auseinander liegen
Delta
 KBI®-Analyse
Der Kunden-Bindungs-Index (M+M KBI®) trifft auf der Grundlage des
gegenwärtigen Niveaus eine zukunftsbezogene Aussage über die Bindung
der Kunden an das Unternehmen
KBI
 Portfolio-Analyse
Gruppierung der Anforderungen nach dem Grad der verbalen Wichtigkeit und
dem statistisch ermittelten Beitrag zur Gesamtzufriedenheit, ergänzt durch das
erreichte Zufriedenheitsniveau
Matrix
Aus 1 Messung lassen
lassen sich durch diese 4fach-Analyse eindeutig
abgesicherte Ansatzpunkte für Verbesserungsmaßnahmen ableiten
KUZ11.PPT
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Abbildung 4: M+M FourByOne® Analyseverfahren
4. Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen
Das Ziel von Kundenbefragungen besteht nicht darin, zu fragen und damit eine Alibifunktion für fortschrittliches Management zu erfüllen, sondern das Ziel besteht allein
darin, eindeutige und aussagefähige Befragungsergebnisse zu erhalten, die erhebliche
Defizite unmittelbar erkennbar machen und damit eindeutige Ansatzpunkte für notwendige Verbesserungen liefern.
Die Marktforschungs-Unit der M+M Consulting hat deshalb einen systematischen Prozess für die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen entwickelt, der dann auch generell bei allen Arten von Befragungen angewendet wird. Auf dieser Basis lassen sich mit
einer standardisierten Vorgehensweise Maßnahmen inhaltlich konsequent entwickeln
und vor allem für die organisatorische und personenbezogene Umsetzung vorbereiten.
Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn in größeren Unternehmen der Verbesserungsprozess gleichzeitig dezentral in unterschiedlichen Abteilungen begonnen und
durchgeführt wird. Durch das einheitliche Ablaufschema wird sichergestellt, dass immer gleich vorgegangen wird und so die Ergebnisse vergleichbar und vor allem auch
integrierbar sind. Dies kommt auch dem Controlling des gesamten Verbesserungsprozesses zu gute und erleichtert Vorstandspräsentationen zur Dokumentation des erreichten Standes und der Ergebnisse.
Wichtig ist dabei grundsätzlich, zwischen kurzfristig und erst längerfristig umsetzbaren
Maßnahmen zu unterscheiden. Die kurzfristig realisierbaren Maßnahmen sollten sofort
in Angriff genommen werden, um den Befragten zu dokumentieren, dass die Hinweise
und Bewertungen der Adressaten ernst genommen werden und mit dem Verbesse8
© Prof. Dr. Armin Töpfer
rungsprozess respektive mit der Beseitigung von Defiziten unmittelbar begonnen wird.
Bei beiden Arten von Verbesserungen, also den kurz- und längerfristigen, ist es wichtig, dass sie im wechselseitigen Verbund und damit nicht im inhaltlichen Widerspruch
stehen. Die Mitarbeiter erwarten schnelle Verbesserungen der Prozesse und der Arbeits- und Führungssituation noch mehr als die Kunden und Vertriebspartner. Auf diese
Verbesserungen wird bezogen auf Mitarbeiterbefragungen im Folgenden in einer generellen Sichtweise kurz eingegangen.
Viele Mitarbeiter sehen und verstehen nicht nur die Symptome, sondern auch die Ursachen und Gründe für Defizite im Unternehmen. Das Ziel muss sein, ihre Toleranzschwelle von Problemen in Richtung einer konstruktiven Beseitigung erkannter
Schwachstellen zu reduzieren. Geeignete Maßnahmen hierzu sind:
•
Im Bedarfsfall mit einem ausgewählten Kreis von Mitarbeitern die Erarbeitung
oder Präzisierung und insbesondere die geeignete Implementierung eines zeitgemäßen Unternehmensleitbildes, das vor allem kurz, prägnant und unmittelbar umsetzbar ist
•
Die Ergänzung und ggf. Veränderung der Aufbauorganisation durch eine konsequente Überlagerung und Verbesserung von Abläufen, um so die gesamte
Organisation stärker qualitäts- und kundenprozessorientiert zu gestalten
•
Das Schaffen von nicht-finanziellen, aber im Rahmen der Möglichkeiten auch
von finanziellen Anreizen für die Mitarbeiter
•
Die Einführung bzw. Verbesserung eines Ideenmanagements als Vorstufe für
die Mitwirkung der Mitarbeiter in konkreten Verbesserungsteams
•
Regelmäßige Informationen an die Mitarbeiter zum wirtschaftlichen Stand, dem
Leistungsniveau und zur zukünftigen Entwicklung des Unternehmens.
5. Fokussierte Verbesserung durch Berücksichtigung des Kundenwerts
Die konsequente Ausrichtung auf den Kunden und seine Anforderungen ist heute nach
wie vor eine generell notwendige Voraussetzung, um gegenüber den maßgeblichen
Wettbewerbern zu bestehen. Hinzugekommen ist als hinreichende Voraussetzung aber
die frühzeitige Berücksichtigung des Kundenwertes. Das grundsätzliche Ziel besteht
zwar darin, alle Kunden zufrieden zu stellen. Wenn die dafür erforderlichen Maßnahmen aber mit Kosten verbunden sind, dann ist das Kriterium des Kundenwertes, also
des bisher getätigten oder in Zukunft zu erwartenden Umsatzes und Deckungsbeitrages mit diesem Kunden respektive mit dieser Kundengruppe, ausschlaggebend für ein
derartiges Investment. In die Zufriedenheit wertvoller Kunden wird damit mehr investiert als in die Zufriedenheit anderer Kunden.
Diese konsequente Kundenorientierung ist also notwendig, um den Kundenwert für das
Unternehmen zu stabilisieren, zu vergrößern und dann zu nutzen. Das wesentliche Ziel
eines Unternehmens geht deshalb dahin, durch die gezielte Berücksichtigung der wesentlichen Kundenanforderungen und durch eine individuelle Kundenansprache eine
hohe Kundenzufriedenheit und eine Verlängerung und Verstärkung der Kundenbindung zu erreichen. Dabei kommt es darauf an, ertragreiche Kundenpotenziale zu erkennen, besonders profitable Kunden zu identifizieren und genau in diese Richtung
den Kundenstamm zu erweitern und zu festigen.
Im Rahmen des Kundenmanagements ist eine wesentliche Vorarbeit für eine konsequente Ausrichtung auf die richtigen, also die profitablen Kunden, die entsprechende
Segmentierung der Kunden. Der klassische Ansatz mit der Differenzierung nach dem
Kundennutzen greift heute zu kurz. Er bewertet lediglich den Nutzen der Marktleistung
9
© Prof. Dr. Armin Töpfer
für den Kunden (Customer Benefit) und noch nicht den wahrgenommenen Wert der
Geschäftsbeziehung und ihrer Inhalte und Ergebnisse aus Sicht des Kunden (Customer Value). Zu ergänzen ist diese kundenorientierte Analyse durch die Ermittlung des
Kundenwertes für das Unternehmen (Customer Equity), wie in Abbildung 5 dargestellt.
Dabei sind jeweils die Kosten-Nutzen-Relationen zu ermitteln.
Customer Equity
= Kundenwert für das Unternehmen
= Inside-out-Betrachtung
Nutzen - Kosten
• Umsatz
• Ertrag
• Potenzial
• Referenz (qualitativ)
• Zeitliche Dauer
• Kundenakquisition
(sunk costs)
• Maßnahmen der
Kundenerhaltung
(Zufriedenheit und
Bindung)
Customer Value
Customer Benefit
= Kundennutzen
= Outside-inBetrachtung
Nutzen der Marktleistung für Kunden
Customer Lifetime Equity
= Wahrgenommener Wert aus Sicht
des Kunden
= Outside-in-Betrachtung
Nutzen - Kosten
• Nutzen für Kunden
in seiner Wertschöpfungskette
• Kundenzufriedenheit
(Abgleich mit Erwartungen und Konkurrenzangeboten)
• Kundenbindung
• Kosten für
Leistungserwerb
• Wechselkosten für
Kunden (switching
costs als sunk
costs)
Customer Lifetime Value
© Prof. Dr. Armin Töpfer
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Abbildung 5: Dimensionen des Kundenwertes
Um bei der Berechnung des Kundenwertes für das Unternehmen (Customer Equity)
nicht nur auf Vergangenheitsgrößen zurückzugreifen, sondern auch das Ertragspotenzial der Kunden einfließen zu lassen, können Verfahren des Customer Lifetime Value7
eingesetzt werden. In der Literatur steht der Customer Lifetime Value für den Kapitalwert der Geschäftsbeziehung für das Unternehmen. Entsprechend unserer Nomenklatur wird im Folgenden hierfür der Begriff Customer Lifetime Equity – als (Kapital)Wert
der Beziehung zwischen Unternehmen und Kunde für die gesamte Dauer der Beziehung aus Unternehmenssicht – verwendet. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen:
Ein Bankkunde kann einen hohen Customer Lifetime Value – also einen hohen Lebenszeitwert als Wert der Geschäftsbeziehung über ihre gesamte Dauer aus Sicht des
Kunden – haben. Aber trotzdem hat die Bank unter bestimmten Bedingungen nur einen
geringen Customer Lifetime Equity – da der Kunde derzeit nur ein Gehaltskonto besitzt
und keine zusätzliche Vermögensanlage bei dieser Bank plant oder tätigt. Der Wert der
Geschäftsbeziehung mit einer renommierten Bank ist für den Kunden sehr hoch, vor
allem dann wenn er unbürokratisch und kostengünstig seinen laufenden Zahlungsverkehr abwickeln kann. Für die Bank ist der Kapitalwert der Kundenbeziehung im Gegensatz dazu sehr gering, da durch die häufigen Transaktionen Kosten verursacht
werden, die durch die Erträge der Bank für das Führen des Gehaltskontos nur knapp
oder nicht ausgeglichen werden können.
7
Vgl. Homburg, C./Beutin, N. 2001, S. 225f.
10
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Der Customer Lifetime Equity ermittelt den Kundenwert unter Berücksichtigung aller
dem Kunden direkt zurechenbaren Ein- und Auszahlungen über die gesamte Beziehungsdauer8. Er kann dabei um Faktoren, wie die
•
Bindungsrate, als die Wahrscheinlichkeit eines Wiederkaufs in der nächsten
Periode, und
•
Interaktionswerte, als Berücksichtigung der Kontakte zwischen Kunde und Unternehmen,
erweitert werden9.
Bei der Ermittlung des Kundenwertes aus Unternehmenssicht sind immer neben den
Erträgen, die der Kunde in einem definierten Zeitraum erbringt, auch die erforderlichen
Kosten für Kundenbetreuung und -bindung zu berücksichtigen. Als Grundlage für die
Einordnung in Kundensegmente eignet sich insbesondere der Present Customer Lifetime Equity, also der auf den gegenwärtigen Zeitpunkt abgezinste Customer Lifetime
Equity. Dies entspricht damit einem Discounted Customer Lifetime Equity. Damit wird
also auch der zeitliche Anfall von Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt. Spätere,
formal gleich hohe Einnahmen werden also mit einem geringeren Barwert angesetzt.
Im Unterschied hierzu berechnet der einfache Customer Lifetime Equity sowohl die
bisherigen als auch die zukünftigen Zahlungen gleichbedeutend ohne Abschläge10.
Die Segmentierung der Kunden kann auf dieser mehr oder weniger differenzierten Basis mit verschiedenen Methoden durchgeführt werden, die grundlegendste stellt dabei
eine erweiterte ABC-Analyse – wie sie in Abbildung 6 ausgeführt ist – dar.
Kundenbindung
hoch
100%
mittel
67%
gering
33%
0%
X
?
Keine Kostendeckung
¾ C-Kunde
−Δ
E K
?
X
Kaum
Überschüsse
¾ B-Kunde
Hohe Ertragspotenziale
¾ B-Kunde
+Δ
+Δ?
E K
E K
Hohe Erträge/
Überschüsse
Kundenwert
¾ A-Kunde
++Δ
E K
Ziel: A-Kunde
neu: C-Kunde
Möglichst
o Aktivieren
o Begeisterung
erreichen
Möglichst
Möglichst
o Angemessen
o Wenig invesniedrige
tieren, aber KunInvestitionen
den nicht veräro Aktivieren
gern
o Aktivieren zu BKunde oder Trennung
Möglichst
o Halten
o Als
Meinungsführer
gewinnen
Differenzierung der Kunden nach
Kundenbindung und Ertragspotenzial
E = Erlöse
K = Kosten
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Abbildung 6: Typologie des Kundenwertes
8
Vgl. Büttgen, M. 2003, S. 66
Vgl. Bruhn, M./Georgi, D./Treyer, M./Leumann, S. 2000, S. 167 ff.
10
Vgl. Link, J./Hildebrand, V.G. 1993, S. 173
9
11
© Prof. Dr. Armin Töpfer
Die klassische ABC-Analyse, die sich nur an quantitativen Größen, wie beispielsweise
Umsatz orientiert, wird hierfür durch qualitative Kriterien erweitert und verfeinert. Dies
ist vor allem die durch hohe Kundenzufriedenheit bewirkte Kundenloyalität und
-bindung sowie das Referenz- und Weiterempfehlungspotenzial als Basis für den zukunftsgerichteten Customer Lifetime Equity. Es liegt auf der Hand, dass durch die Berücksichtigung qualitativer Kriterien seine Bestimmung und Berechnung schwieriger
wird. Seine Aktivierung und seine erreichbare Höhe sind als zukunftsbezogene Größe
generell immer nur wahrscheinlich und nicht deterministisch. Dabei geht es vor allem
auch darum, nicht nur die aktuelle Kundenposition zu bestimmen, sondern zugleich
auch das zukünftige Kundenpotenzial zu erkennen11, wie dies in Abbildung 6 bezogen
auf die hohen Ertragspotenziale gekennzeichnet ist. Aufgabe eines wirkungsvollen
Kundenmanagements ist es dann, die prognostizierten Einnahmeströme auch wirklich
entstehen zu lassen.
6. Fazit
Gezieltes Handeln setzt eine aussagefähige Messung voraus. Kundenzufriedenheit ist
immer eine subjektive Größe, bei der sowohl Einstellung und Erwartung als auch
Wahrnehmung und Bewertung zu berücksichtigen sind. Wie gezeigt, reicht es daher in
der Unternehmenspraxis nicht, nur die Zufriedenheit der Kunden zu messen. Zusätzlich ist auch das Wissen um die Wichtigkeit einzelner Kriterien für die Kunden erforderlich, um so einen Customer Satisfaction Index (CSI) ermitteln zu können. Auf dieser
Basis sind Verbesserungsmaßnahmen zu definieren, wobei der Kundenwert für das
Unternehmen immer in Beziehung zu den eingesetzten Mitteln des Kundenmanagements zu stellen ist. Es ist nicht zielführend, Kundenwünsche unreflektiert zu erfüllen,
sondern das Ziel muss sein, die wichtigsten Kundenanforderungen der „wichtigen“
Kunden umfassend zu realisieren.
11
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© Prof. Dr. Armin Töpfer
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