Marketing-Produktions-Systeme | Von Potenzialen zu Lösungen
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Consulting World Von Potenzialen zu Lösungen Albrecht Heidinger Inhaltsverzeichnis Vorwort......................................................................................................05 Überblick...................................................................................................06 Use Case 1: Klassische Medienproduktion international................... 13 1. Company Profile..............................................................................14 2. Medienerstellungsprozess...............................................................16 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion.............................................................18 Use Case 2: Retail Marketing – Campaign............................................ 23 1. Company Profile..............................................................................24 2. Ablauf Medienerstellung.................................................................26 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion.............................................................28 Use Case 3: Retail Marketing – Products.............................................. 33 1. Company Profile..............................................................................34 2. Ablauf Medienerstellung.................................................................36 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion.............................................................38 Use Case 4: Management von Produktinformationen......................... 45 1. Company Profile..............................................................................46 2. Ablauf Medienerstellung.................................................................48 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion.............................................................50 Autor..........................................................................................................54 Star Consulting..........................................................................................55 Impressum.................................................................................................56 3 Vorwort Von Dr. Arno Hitzges In den vergangenen 15 Jahren konnte ich in der Medienproduktion vor allem eines beobachten: den rasanten Anstieg der Komplexität von Systemlandschaften und Begrifflichkeiten. Die Anbieter neuer Lösungen sind wie Pilze aus dem Boden gesprossen. Ob Web2Print oder Marketing-ProduktionsSystem – es scheint eine Sisyphos-Arbeit, den Überblick zu behalten. Diese Studie schafft Klarheit aus der Sicht des Users! Anwender können sich ganz einfach in einen der vier typischen Unternehmens-„Use Cases“ einordnen. In dem zu dem Use Case gehörenden „Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft“ erhalten sie einen ganzheitlichen und verständlichen Überblick über die Module und Prozesse, die bei ihnen relevant sind. „Von Potenzialen zu Lösungen“ ist aus einer fruchtbaren Synergie heraus entstanden – Star Consulting besitzt aus der Beratungspraxis umfangreiche Erfahrung in der Implementierung von Marketing-Produktions-Systemen. Ich konnte bei der Betreuung der im Rahmen dieser Studie angefertigten Master Thesis mein Fachwissen hinsichtlich der am Markt verfügbaren Technologien ergänzen und habe die konstruktiven Diskussionen mit dem Autor dieser Studie sehr genossen. Ich danke Star Consulting für die Zusammenarbeit und sehe bereits mit Spannung neuen Projekten entgegen. Den Lesern wünsche ich viel Freude und interessante Erkenntnisse! 5 Überblick 6 Unternehmensprozesse können überaus unterschiedlich sein – abhängig von Branche, Größe und zahlreichen weiteren Faktoren. Dies gilt auch für die Abläufe in der Marketingproduktion. Genauso verschieden wie die Prozesse sind hier auch die Systemlandschaften: Systeme sind über Schnittstellen verbunden, die Dateneingabe erfolgt wegen Medienbrüchen manuell oder es existieren gleiche oder ähnliche Systeme parallel zueinander. Es sind meist keine abteilungsübergreifenden, einheitlichen Lösungen vorhanden. Die Folge: Komplizierte Abläufe, Mehraufwand für alle Beteiligten, Ineffizienz und letztendlich viel zu hohe Kosten. Doch häufig fehlen die konkreten Ansatzpunkte für Optimierungen. Was die Beurteilung nicht leichter macht: Jede Lösung kann anscheinend alles. PIM-Module können auch Asset Management, das können aber auch Web-to-Print- und CMS-Module. Daneben gibt es noch spezialisierte MAMModule, die dann aber wiederum auch ein bisschen Web-to-Print können. Und alle können Translation Management. Der Nutzer ist verwirrt: Welche Medienproduktionslösungen passen auf mein Unternehmen und dessen Anforderungen? Welche Gaps müssen geschlossen werden? Wie erzielen wir den höchsten Mehrwert? Oft gibt die Marketingabteilung auf, bevor sie bereits begonnen hat – die Möglichkeiten scheinen viel zu unübersichtlich! Der Blick auf die Systemanbieter macht das Ganze noch komplexer. Jeder Anbieter hat eine eigene Positionierung und bietet seine Software mit verschiedenen Modulen an. Die Whitepapers mit den Leistungsbeschreibungen sind stets beeindruckend aufgemacht. Eine Vergleichsgrundlage mit anderen Lösungsanbietern sieht allerdings anders aus. In dieser Studie geht es darum, Licht in das Dunkel dieses Systemdschungels zu bringen. Star Consulting hat in jahrelanger Beratungspraxis zahlreiche Medienerstellungsprozesse optimiert. Die Erfahrungen und Analysen aus diesen Projekten sind auf den folgenden Seiten zusammengefasst und grafisch dargestellt worden. Unternehmen können anhand dieser Studie Handlungserfordernisse in ihrer Marketingproduktion ermitteln und Projekt- und Budgetkosten leichter einschätzen. Die Module im Marketing-Produktions-Prozess Der Ansatz für die vorliegende Studie ist einzigartig: Ausgangspunkt ist nicht wie so oft die Software, sondern das Unternehmen und dessen typische Handlungsbedarfe. Es gibt branchenübergreifende Merkmale, die die Abläufe der Marketingproduktionen in verschiedenen Unternehmenstypen klassifizieren lassen. Diese wurden prototypisch zusammengefasst und daraus vier Use Cases abgeleitet. Jeder Use Case wird inklusive eines Company Profile dargestellt, so dass Leser rasch und auf einen Blick ihr Unternehmen einem der Cases zuordnen können. Aus diesen Rahmenbedingungen leiten sich dann die systemseitigen typischen Anforderungen ab und zwar sowohl hinsichtlich der benötigten Module als auch hinsichtlich der Ausprägung der Module. In der Studie wurden ausschließlich Anwendungen betrachtet, die über das Web zu erreichen und zu bedienen sind – dies ist aufgrund dezentraler Strukturen und eines schnellen und unkomplizierten Zugriffs ohne ClientInstallationen heutzutage eine Standardanforderung. Zu den zu betrachtenden Modulen im Marketing-Produktions-Prozess gehören: Kriterien Einzigartiger Ansatz: Ausgangspunkt ist das Unternehmen Die Analyse der Unternehmensanforderungen im Hinblick auf Softwaremodule basiert auf einem standardisierten Erhebungsraster. Dies umfasst über 800 Indikatoren, die bewertet und gewichtet werden. Die Ergebnisse können über vier Ebenen hinweg konsolidiert werden. • • • • • • Web-to-Print PIM MAM TMS Portal Projektcontrolling MODUL- UND KRITERIENÜBERSICHT Web-to-Print MAM PIM • Bearbeitung von Inhalten • Datenformate • Anlage der Produktdaten • Layoutadaptionen • Datenorganisation • Pflege der Produktdaten • Non-Editing Functions • Versionsverwaltung • Verwaltung der Produktdaten • Template-Management • Import und Export • Ausgabekanäle • Bildmodifikationen Marketing-Portal TMS Projektcontrolling • Portal • Terminologiemanagement • Projektanlage • Medienbestellung • Memorymanagement • Projektübersicht • Artikelverwaltung • Datenaustausch • Freigabemanagement • Kaufmännische Prozesse • Reportings 7 Überblick Web-to-Print Mit Web-to-Print werden druckfähige Vorlagen auf Basis von Standardlayoutsoftwares (InDesign, QuarkXPress) innerhalb eines vorgegebenen Rahmens über das Internet erstellt. Das Spektrum der Marketingmaßnahmen kann dabei vom Flyer bis hin zum Katalog reichen. MAM Ein Media Asset Management (MAM) Modul dient der zentralen und medienunabhängigen Verwaltung und Bereitstellung von Assets. Als Asset werden Daten wie Bilder, Grafiken, Layoutdokumente oder Video- und Audiodateien bezeichnet. PIM Ein Product Information Management (PIM) Modul verwaltet medienneutral die gesamten technischen Spezifikationen eines Produktes, häufig auch in mehreren Sprachen. Dies können Texte, Stammdaten und technische Merkmale sein, aber auch referenzierte Assets wie Bilder oder Videos. 8 Marketing-Portal Ein Portal ist eine webbasierte Zugangsoberfläche und zeichnet sich durch die Integration von unterschiedlichen Anwendungen aus. Es vereint alle Brand- und Marketingaktivitäten eines Unternehmens. In diesem Zusammenhang sind auch häufig Shop-Anwendungen integriert, die auf das Bestellen von HandelsmarketingArtikeln im B2B-Umfeld ausgerichtet sind. TMS Translation-Management-Module unterstützen den gesamten Übersetzungsprozess. Dazu gehört das Translation Memory, das Übersetzungen strukturiert ablegt und als Vorübersetzungen anbietet, ebenso wie das Terminologiemanagement, das die richtige Verwendung von Fachtermini steuert. Projektcontrolling Das Projektcontrolling managt alle Informationen zur Steuerung und Abwicklung von Projekten. Es ermöglicht darüber hinaus ein projektübergreifendes Monitoring und Statusreports. Anbieter von Marketing-Produktions-Systemen: eine Challenge Die Unternehmensprofile inklusive Mehrwerte und Anforderungen wurden grafisch durch eine „sportliche“ Challenge untermalt (siehe Abb. 1). An dieser Challenge nehmen beispielhaft Anbieter von Marketing-Produktions-Systemen teil. Diese konkurrieren bei jedem Softwaremodul und dessen Kriterien mit ihren Skills und versuchen, die Anforderungen in Form von Hürden zu überwinden (siehe Abb. 2). Der Anbieter, der die Anforderungen am besten erfüllt, gewinnt die Challenge. Je nach Use Case kann der gleiche Anbieter unterschiedlich abschneiden. Abb. 1: Challenge Die Werte in den Grafiken ergeben sich folgendermaßen: Jedem Kriterium wird ein Wert zugewiesen, der darstellt, wie relevant es für die Unternehmensanforderungen ist (siehe Abb. 3). Zudem ist dieser Wert auch ein Indikator dafür, wie komplex die Anforderungen an dieses Kriterium sind (1 = niedrige Anforderung; 5 = höchste Anforderung). Nun wird der Skill des Anbieters mit dem Wert der Relevanz verglichen. Liegt der Skill höher als der Wert des Kriteriums, hat der Anbieter es geschafft, diese Hürde zu nehmen. Je höher er „springt“, umso mehr Funktionen bietet er innerhalb dieses Kriteriums (siehe Abb. 4). Abb. 2: Kriterien Abb. 3: Relevanz Abb. 4: Skill 9 Challenge Usecase 4 Überblick Web-to-Print Web-to-Print Skills 5 4 4 Bearbeitung v. Inhalten 2 5 5 Bearbeitung von Inhalten 3 Editierung Texte 4 4 3 Rot Verarbeitung von Sonderzeichen • im Browser Layoutadaption 5 a) Darstellung Non-editorial Funct. 3 5 4 Blau 4 Template-Mgmt. 2• • b) Einfügen Abb. 1 MAM Skills 4 4 3 Übersatzanzeige bei zu viel Text 5 5 5 a) In Layoutansicht 5 3 5 b) Im Texteditor • • PIM Skills 5 4 1 Anlage d. Produktdaten 4 Skills Import & Export 4 b) Fremdsprachenlexika als Basis zur sprachspezifischen Rechtschreibprüfung 5 5 3 c) Suchen und Ersetzen 3 1 1 d) Anbindung firmeneigener Lexika Editierung 3 Tabellen Pflege d. Produktdaten Verw. d. Produktdaten 3 5 4 4 4 Abb. 2 4 3 Portal 4 Medienbestellung 2 Artikelverwaltung 0 5 5 4 • • Bildmodifi kationen • • • 5 3• 1 Ausgabekanäle 5 Formatierungen Marketing-Portal 10 4 Datenorganisation 3 a) Rechtschreibprüfung VersionsverwaltungDeutsch • 4 4 4 Zusätzliche Textfunktionen Datenformate 3 Gelb Kaufm. Prozesse 0 • 3 Wie die Werte für die Kriterien ermittelt wurden Den Anbietervergleichen bei den Modulen in Form einer Challenge liegt ein komplexes Erhebungsraster zugrunde, in dem mehr als 800 Einzelfunktionen verglichen und bewertet wurden. Nehmen wir als Beispiel das Modul Web-to-Print (siehe Abb. 1). Im Erhebungsraster wurde dieses Modul in fünf Funktionsbereiche unterteilt: Bearbeitung von Inhalten, Layoutadaption, Non-Editing Functions und Template Management (siehe Abb. 2). Jeder dieser Funktionsbereiche wurde in mehrere Detailfunktionen gegliedert. Diese Detailfunktionen wurden dahingehend bewertet, ob sie für den jeweiligen Use Case Relevanz besitzen. So entstand die Punktewertung für die Anbieter Gelb, Blau und Rot. Zudem bestimmte sich die Höhe der Hürde dadurch, wie die Detailfunktionen zu gewichten sind. So schaffen es die Anbieter, in einigen Fällen die Hürde zu nehmen – und in anderen nicht. 11 Use Case 1 Klassische Medienproduktion international 13 Use Case 1: Klassische Medienproduktion international 1. Company Profile Unternehmensmerkmale • Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern und zahlreichen ausländischen Vertriebsstandorten (Tochtergesellschaften, Vertriebsgesellschaften, Distributionen, Generalvertretungen). • Die Marketingkampagnen werden zentral initiiert und sind demnach für die Länderstandorte obligatorisch, nicht optional. • Das zentrale Marketing ist verantwortlich für die Medienproduktionen und steuert den Gesamtablauf inklusive aller Beteiligten und der Timeline. 14 Produzierte Medien • Ein kreativer Seitenaufbau bestimmt das Layout, für das Texte und Bilder individuell erstellt werden. • In der Regel handelt es sich um Image- und Produktbroschüren, Flyer oder Anwendungsanleitungen, die vom 2-Seiter bis zum 100-Seiter reichen können. • Die Produktionen werden häufig in fünf Sprachen und mehr publiziert. • Das Masterdokument ist die Basis für die Fremdsprachenversionen. Es handelt sich um einen individuellen Seitenaufbau im Master in Verbindung mit Informationen, die sich über die Sprachversionen hinweg vererben. Mehrwerte beim Einsatz einer integrierten Systemlandschaft • Kürzere Time-to-Market dank einer schnelleren Abwicklung und höherer Transparenz in allen Teilprozessen • Höhere Verbindlichkeit, da direkt ins Layout gearbeitet wird • Senken der Korrekturschleifen um mindestens die Hälfte* • Wegfall von PDF-Workflows o. Ä., dadurch deutliche Fehlerreduktion • Reduktion des Bearbeitungsaufwands bei allen Prozessbeteiligten * Albrecht Heidinger, Nadine Bierbaum: Benchmarkanalyse klassischer Medienproduktionen, Böblingen 2011 Use Case 1 | 15 Use Case 1: Klassische Medienproduktion international 2. Medienerstellungsprozess Grafik Usecase 1 16 Bei internationalen Projekten besteht die klassische Medienproduktion grundsätzlich aus vier Leistungsbereichen. Die Reihenfolge der Leistungsbereiche variiert von Unternehmen zu Unternehmen bzw. kann feiner granuliert sein. Master Fremdsprachen Ausgangspunkt ist das Fremdsprachen-Master, das von Mediengestaltern satztechnisch auf die Anforderungen unterschiedlicher Sprachen und deren Lauflängen sowie auf die Bearbeitung im Web vorbereitet wird. Diese Templates stehen dann zur Bearbeitung im Web-to-PrintModul und zur Übersetzung bereit. Übersetzung Die Übersetzung der Mastertexte in die jeweiligen Landessprachen wird durch so genannte Translation-Management-Module unterstützt. Die Mastertexte werden hierfür über ein Austauschformat aus dem Layoutdokument exportiert, übersetzt und wieder in das Layoutdokument zurückgeführt. Alternativ wird mit einem im Web-to-Print-Modul integrierten TMS-Modul gearbeitet. Lokalisierung Die ausländischen Vertriebspartner überprüfen die Übersetzungen grundsätzlich auf ihre Richtigkeit, insbesondere auf die korrekte Verwendung der Terminologie. Darüber hinaus werden länderspezifische Anpassungen vorgenommen. Dazu kann die Adaption des Produktportfolios ebenso gehören wie die Anpassung von Normen und Richtlinien oder der Tausch von Bildern. Reinzeichnung Die systemunterstützten Abläufe für Übersetzung und Lokalisierung ersetzen nicht die fachliche Qualitätssicherung vor dem Druck. Deshalb reinzeichnen Mediengestalter die inhaltlich abgestimmten Versionen, das typografische Niveau auf dem Level der Masterversion sicherzustellen. Dazu gehören fehlende Übersetzungen, falsche technische Angaben oder Zeilenumbrüche ebenso wie fehlende Verweise. Use Case 1 | 17 Use Case 1: Klassische Medienproduktion international Skills Skills TMS Web-to-Print Web-to-Print für Marketingbroschüren ist ihr individueller Seitenaufbau Für eine gleich bleibende Qualität und zur Senkung der Score Übersetzungskosten Charakteristisch 5 5 5 5 ist eine Systemunterstützung wichtig. mit teilweise hohen Seitenzahlen. Die Inhalte 5 5 vererben sich vom Masterdo4 5 19 5 3 4 4 kument auf die Fremdsprachendokumente weiter. Das bedingt hohe Anfor- Funktionen wie Translation Memory minimieren dabei 18 den Aufwand der 18 Übersetzungen geÜbersetzung, da bereits vorhandene Texte aus früheren derungen an das Template-Management. speichert5 und wieder verwendet werden können. Der Einsatz von Termino1 daNon-editorial 4 DieBearbeitung Layouts v.sind eher5text- und tabellenlastig, hauptsächlich bearInhalten Layoutadaptionen Funct. Texte Template-Mgmt. beitet werden. Wichtig sind in diesem Zusammenhang auch die Non-Editing logie-Datenbanken führt zu einer erhöhten Übersetzungsqualität, da eine MAM Score einheitliche Verwendung von Fachwörtern gewährleistet wird. Functions. Dazu gehören die Notizzettelfunktion ebenso wie Versionsver4 5 5 4 5 4 5 5 4 5 Anbindung über eine Schnittstelle ist das eines Tools mit gleiche und die Rechtschreibeprüfung. Ebenso wichtig sind die Zoomoder Bei der Nutzung 23 3 3 5 4 4 23neben den Inhalten Vorschau- und Ansichtsfunktionen, um auch kleine Textbereiche wie Fußno- verwendete Datenaustauschformat von Bedeutung, da 19 ten lesen zu können. Die Gestaltung individueller Layouts spielt dahingegen auch Formatierungsinformationen ausgegeben und nach der Übersetzung Datenformate 3 Versionsverwaltung 5 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 wieder mit in das Template zurückgeführt werden müssen. eine untergeordnete Rolle. Datenorganisation 5 Insgesamt begründet das interaktive Arbeiten mit den Layouts den hohen Projektcontrolling Score 4 5 5 4 Stellenwert des Web-to-Print-Moduls für diesen Use Case. 18 4 4 4 4 5 3 4 4 Projektanlage 4 Projektübersicht 5 Freigabemanagement 5 Reportings 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 3 3 3 5 4 4 5 5 4 Bearbeitung v. Inhalten 3 Portal 5 Layoutadaptionen 3 Medienbestellung 1 Non-Editing Funct. 4 0 Artikelverwaltung Template-Mgmt. 0 Kaufm. Prozesse 5 4 5 4 5 3 5 5 5 5 5 3 5 5 5 5 5 5 3 4 4 4 5 5 4 Datenformate 3 3 Terminologiemgmgt Datenorganisation 5 5 Memorymanagement Versionsverwaltung 5 Datenaustausch 5 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 5 4 4 5 5 3 4 4 4 Skills Skills Web-to-Print Marketing-Portal Score Score 9 19 7 18 7 18 Score Skills Projektcontrolling 18 17 15 MAM TMS Skills Skills Challenge Usecase 1 Skills Challenge Usecase 1 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion 23 15 23 15 19 13 Score 4 4 4 18 17 In einem MAM-Modul können neben Bildern, Logos und Grafiken auch Audio- und Videodateien verwaltet werden. Wichtig sind deshalb beispielsweise Suchfunktionen, die Verwaltung von Versionen oder die Möglichkeit, Assets zu im- oder exportieren bzw. zu bestellen. Auch Bildmodifikationen sollten innerhalb von MAM-Modulen möglich sein, damit ohne zusätzliche lokale Bearbeitungsprogramme die Assets in andere Farbräume und Auflösungen umgewandelt oder beschnitten werden können. Score 5 5 3 5 4 4 5 5 4 Bearbeitung v. Inhalten 5 Layoutadaptionen 1 Non-editorial Funct. 4 Template-Mgmt. 5 4 4 3 5 5 3 5 5 5 4 4 4 5 5 4 Datenformate 3 Datenorganisation 5 Versionsverwaltung 5 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 4 4 4 5 4 4 5 5 3 4 4 4 Projektanlage 4 Projektübersicht 5 Freigabemanagement 5 Reportings 4 Skills 5 5 5 19 18 18 MAM Skills Score Skills Projektcontrolling 23 23 19 Score Marketing-Portal Skills Challenge Usecase 1 MAM An der Erstellung von Marketingbroschüren sind eine Menge Dienstleister beteiligt. Dazu gehören Kreativagenturen, Fotografen, Reproagenturen sowie PrePress- und Übersetzungsdienstleister. Hierfür müssen Layoutdokumente, Texte und Bilder verwaltet und miteinander verknüpft werden. Diese gehen durch mehrere Korrekturzyklen und es entstehen unterschiedliche Versionen und Versionsstände. Bei einer zentralen Verwaltung der Assets in einem webbasierten System können als Nebeneffekt diese Assets von dort aus auch gleich für andere Anwender distribuiert werden. Zu den Nutzern zählen häufig Mitarbeiter aus Produktmanagement und Vertrieb sowie die Auslandsniederlassungen und die Presse. Deren Anfragen müssen dann nicht mehr über die MarketingWeb-to-Print abteilung recherchiert und versendet werden. 18 17 15 Score 5 4 4 4 3 3 9 7 Use Case 1 | 19 Skills Projektcontrolling In der klassischen Medienproduktion entsteht eine Vielzahl an Sprachpro- Der Zugriff auf das Web-to-Print- bzw. MAM-Modul kann über das Projektjekten. Fünf Projekte in zehn Sprachen ergeben schon 50 Sprachprojekte, controlling-Tool erfolgen. Über die Projektübersicht bzw. die Übersicht der die es zu steuern gilt. Das ist keine Ausnahme, sondern in den Industrieun- aktuellen Aufgaben können die Projekte direkt bearbeitet werden. Deshalb ternehmen eher die Regel. Das Ganze mit unterschiedlichen internen und ist ein extra Portal bei diesem Use Case nicht erforderlich. externen Beteiligten, aber mit einem Ziel: einem gemeinsamen Bereitstellungstermin. Web-to-Print Score In diesem Fall spielen5Funktionsanforderungen von der Projektanlage über 5 5 5 5 5 4 5 19 die Projektübersicht bis und Reporting eine 5 hin zum Freigabemanagement 3 4 4 18 ganz entscheidende Rolle, um die zentral Verantwortlichen zeitlich zu ent18 lasten und allen Beteiligten einen schnellen Überblick über den ProjektstaBearbeitung v. Inhalten 5 Layoutadaptionen 1 Non-editorial Funct. 4 Template-Mgmt. 5 tus zu geben. MAM Score 4 4 3 5 5 3 5 5 5 4 4 4 5 5 4 Datenformate 3 Datenorganisation 5 Versionsverwaltung 5 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 4 4 4 5 4 4 5 5 3 4 4 4 Projektanlage 4 Projektübersicht 5 Freigabemanagement 5 Reportings 4 Skills Challenge Usecase 1 Use Case 1: Klassische Medienproduktion international Skills Projektcontrolling Score Skills Marketing-Portal Skills 18 17 15 Score 5 4 4 4 3 3 Portal 3 Medienbestellung 3 Artikelverwaltung 0 5 5 5 5 5 5 5 5 3 9 7 7 TMS 20 23 23 19 Kaufm. Prozesse 0 Score 15 15 Wertung Usecase 1 Wertung Web-to-Print MAM TMS Projektcontrolling GESAMTWERTUNG Mindestpunktzahl Relevanzverstoß Relevanzverstoß Relevanzverstoß Nach Auswertung aller Kriterien für diesen Use Case gewinnt Anbieter Gelb diesen Contest. In allen vier Modulbereichen erreicht er die Höchstpunktzahl. Knapp dahinter folgt Anbieter Rot, allerdings konnte er in einem Wertungsbereich (Projektcontrolling) nicht die Mindestkriterien erfüllen. Use Case 1 | 21 Use Case 2 Retail Marketing – Campaign 23 Use Case 2: Retail Marketing – Campaign 1. Company Profile Unternehmensmerkmal • Unternehmen, die durch eine dezentrale Struktur geprägt sind und mit einem Netz an Partnern (Händler, Vertriebsgesellschaften etc.) zusammenarbeiten. • Eine integrierte Systemlandschaft bietet besonders vorteilhafte Effekte, wenn mehr als 50 Vertriebspartner eigenständige Marketingaktionen ausführen. • Der Impuls, eine Marketingaktion durchzuführen, erfolgt durch den Händler selbst, der in der Regel gezielt eine bestimmte Aktion bewerben will und nicht regelmäßig bzw. in kurzen Abständen (mehrmals pro Monat) Marketingaktionen durchführt. 24 Produzierte Medien • Produziert werden ein- bzw. mehrseitige Produkte mit kreativem Layout. • Dazu gehören Handelsmarketingartikel wie Flyer, Plakate, Anzeigen oder Beileger. • Insgesamt überwiegt eine individuelle, werbliche Gestaltung. • Für das Produkt müssen Layouts individuell bearbeitet sein, um sie auf die Anforderungen des Point of Sales zielgenau adaptieren zu können. Mehrwerte beim Einsatz einer integrierten Systemlandschaft • Durch standardisierte Prozesse und Tools schnellere Umsetzung von Marketingaktionen • Weniger Aufwand und Kosten für Händler, da alle Informationen zentral bereitgestellt werden (Layouts, Bilder etc.) • Für den Händler keine zusätzliche Beauftragung von Leistungspartnern (Kreation, Druck etc.) notwendig • Layoutänderungen durch den Händler nur in vorgegebenem Rahmen möglich, dadurch wird die Einhaltung des CI gewährleistet • Die Zentrale hat Übersicht über die durchgeführten Marketingaktionen der Händler Use Case 2 | 25 Use Case 2: Retail Marketing – Campaign 2. Ablauf Medienerstellung k Usecase 3 26 Die Zentrale definiert Marketingkampagnen, aus der einzelne Aktionen resultieren. Die werden in standardisierte Templates umgesetzt. Zusätzlich wird festgelegt, welche Varianten (z. B. Tausch von Bildern, Gestaltungsrastern, Layoutbausteinen etc.) für die Partner möglich sind. Die Zentrale stellt demzufolge bereits abgestimmte Vorlagen zur Verfügung, somit werden aufwändige Abstimmungen während der Adaption durch die Händler spürbar reduziert. Die Templates werden auf einer Handelsmarketingplattform dem Händlernetz zur Bearbeitung bereitgestellt. Möchte der Händler eine Aktion durchführen, gelangt er über das Portal zu den passenden Templates. Diese kann er individuell bearbeiten und im Anschluss daran bestellen und produzieren lassen. Da der Spielraum für Veränderungen im Layout klar vorgezeichnet ist, besteht nicht zwingend die Notwendigkeit einer typografischen Reinzeichnung. Use Case 2 | 27 Use Case 2: Retail Marketing – Campaign 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion bau von Variablen, Validatoren oder die Verbindung zu vorgelagerten Datenbanken, aus denen Informationen eingelesen werden (z. B. für Personalisierungen). Der Aufwand für die Erstellung der Templates spielt eine geringere Rolle, da die Templates nach der Erstellung häufig wieder verwendet werden. Wichtiger sind Möglichkeiten zu sehr individuellen Spezifikationen von Templates. Im Vergleich zu Use Case 1 muss eine deutlich geringere Anzahl an Templates erstellt werden. Web-to-Print Score 5 5 5 5 4 3 5 5 3 Bearbeitung v. Inhalten 2 Layoutadaptionen 5 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 3 4 4 3 5 5 3 5 5 4 5 4 4 5 5 4 Datenformate 4 Datenorganisation 2 Versionsverwaltung 3 Import & Export 3 Bildmodifikationen 5 5 4 2 5 4 4 5 4 4 Skills 5 5 5 Score Skills Marketing-Portal 28 20 19 16 MAM Skills Challenge Usecase 3 Web-to-Print Das Web-to-Print-Modul wird bestimmt durch kreativ gestaltete Marketingprodukte mit geringem Textanteil, der zur Bearbeitung freigegeben ist. Häufig müssen nur Variablen wie Aktionszeiträume oder Überschriften individualisiert werden. Daneben sind die Templates durch einen hohen Bildanteil gekennzeichnet bzw. es besteht die Möglichkeit, ganze Layoutelemente auszuwechseln. Für das Web-to-Print-Modul bedeutet das, dass Funktionen zum Tausch von Bildern (oder zur Adaption von Bildausschnitten) sowie zum Tausch oder zur Adaption von Layouts einfach zu bedienen sein sollten und mit hohem Funktionsumfang unterstützt werden. Die reine Texteditierung spielt eine untergeordnete Rolle. Interessanter sind in diesem Zusammenhang der Ein- 23 23 19 Score 5 4 4 19 17 Web-to-Print Projektcontrolling Project-Controlling-Informationen haben im Use Case 2 nicht die höchste Priorität, da im Vergleich zu den anderen Use Cases weniger Projektbeteiligte und somit insgesamt einfacher zu steuernde Projekt gibt. Relevant wird das Projekt-Controlling, damit die Zentrale eine MonitoringMöglichkeit über die laufenden Projekte hat. Zudem sollten Reportings über abgewickelte und geplante Projekte generiert werdenScore können. Score 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 3 3 5 5 5 5 3 3 Bearbeitung 2 Bearbeitung v. v. Inhalten Inhalten 2 Layoutadaptionen 5 Layoutadaptionen 5 Non-editorial 3 Non-editorial Funct. Funct. 3 Template-Mgmt. 3 Template-Mgmt. 3 4 4 4 4 3 3 5 5 5 5 3 3 5 5 5 5 4 4 5 5 4 4 4 4 5 5 5 5 4 4 Datenformate 4 Datenformate 4 Datenorganisation 2 Datenorganisation 2 Versionsverwaltung 3 Versionsverwaltung 3 Import 3 Import & & Export Export 3 Bildmodifi 5 Bildmodifikationen kationen 5 5 5 4 4 4 4 5 5 4 4 2 2 5 5 4 4 4 4 5 5 4 4 4 4 Portal 5 Portal 5 Medienbestellung 4 Medienbestellung 4 Artikelverwaltung 4 Artikelverwaltung 4 Kaufm. 4 Kaufm. Prozesse Prozesse 4 5 5 4 4 4 4 5 5 5 5 3 3 4 4 4 4 3 3 Projektübersicht 4 Projektübersicht 4 Freigabemgmt. 2 Freigabemgmt. 2 Reportings 3 Reportings 3 Skills Skills 5 5 5 5 5 5 Skills Skills MAM MAM Skills Skills Marketing-Portal Marketing-Portal Projektcontrolling Projektcontrolling Skills Skills Challenge Usecase Usecase 33 Challenge Marketing-Portal Das Portal ist der Ausgangspunkt, um auf die einzelnen Module und Applikationen zuzugreifen. Um die individualisierten Medienprodukte, die häufig durch Handelsmarketingartikel ergänzt werden, zu bestellen, ist außerdem ein Shopmodul wichtig. Hierbei sind Funktionen wie die Suche von Artikeln, Bestelloptionen oder auch Prozesse zur kaufmännischen Abwicklung der Bestellungen Web-to-Printrelevant, um einen integrierten Bestellablauf zu gewährleisten. Projektanlage 0 Projektanlage 0 20 20 19 19 16 16 Score Score 23 23 23 23 19 19 Score Score 19 19 17 17 14 14 Score Score 14 14 13 13 10 10 Use Case 2 | 29 Use Case 2: Retail Marketing – Campaign Werden die Assets zentral verwaltet und wird bereits mit einem webbasierten Modul gearbeitet, können als Nebeneffekt diese Assets von dort aus auch gleich für andere Anwender distribuiert werden. Gerade wenn über ein Portal eine Vielzahl von Beteiligten einbezogen wird, bietet diese MöglichWeb-to-Print keit eine Vielzahl an Vorteilen. Diese Anfragen müssen dann nicht mehr über die Marketingabteilung recherchiert und versendet werden. In einem MAM-Modul können neben Bildern, Logos und Grafiken auch Audio- und Videodateien verwaltet werden. Wichtig sind deshalb beispielsweise Suchfunktionen, die Verwaltung von Versionen oder die Möglichkeit, Assets zu im- oder exportieren bzw. zu bestellen. Auch Bildmodifikationen sollten innerhalb von MAM-Modulen möglich sein, damit die Assets ohne zusätzliche lokale Bearbeitungsprogramme in andere Farbräume und Auflösungen umgewandelt oder beschnitten werden sollen. Score 5 5 5 5 4 3 5 5 3 Bearbeitung v. Inhalten 2 Layoutadaptionen 5 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 3 4 4 3 5 5 3 5 5 4 5 4 4 5 5 4 Datenformate 4 Datenorganisation 2 Versionsverwaltung 3 Import & Export 3 Bildmodifikationen 5 5 4 4 5 4 2 5 4 4 5 4 4 Portal 5 Medienbestellung 4 Artikelverwaltung 4 Kaufm. Prozesse 4 5 4 4 5 5 3 4 4 3 Skills 5 5 5 Score Skills Marketing-Portal Skills 23 23 19 Score Projektcontrolling 30 20 19 16 MAM Skills Challenge Usecase 3 MAM Bei der Erstellung der Templates wird eine Vielzahl Assets benötigt. Dies gilt in geringerem Maße für die Layoutdokumente und Bausteine zum Wechseln, da die Anzahl überschaubar ist. Eine hohe Relevanz hat das MAM-Modul im Zusammenhang mit Tauschbildern. Der Zugriff auf alle zur Verfügung gestellten Abbildungen erhöht die Flexibilität von Templates und somit die Akzeptanz des Systems beim Retail enorm. 19 17 14 Score 14 13 Wertung Usecase 3 Wertung Web-to-Print MAM Marketing-Portal Projektcontrolling GESAMTWERTUNG Mindestpunktzahl Relevanzverstoß Relevanzverstoß Relevanzverstoß Nach Auswertung aller Kriterien für diesen Use Case gewinnt Anbieter Rot diesen Contest. In drei Modulbereichen erzielt er die Höchstpunktzahl. Knapp dahinter folgt Anbieter Gelb, der zwei Module für sich entscheiden konnte. Deutlich abgeschlagen auf Rang 3 ist Anbieter Blau. Use Case 2 | 31 Use Case 3 Retail Marketing – Products 33 Use Case 3: Retail Marketing – Products 1. Company Profile Unternehmensmerkmale • Handelsunternehmen mit hoher Produktvielfalt, die regelmäßig ausgewählte Produkte bewerben. Dazu gehören Marktketten des Einzelhandels wie Supermärkte, Elektronikmärkte oder Heimhandwerkermärkte. • Neben der Anzahl an Einzelhändlern, die mindestens zwischen 20 und 50 liegen sollte, ist die Anzahl an Aktionen eine weitere Steuerungsgröße, die die Rentabilität von automatisierten Lösungen kennzeichnet. • Insgesamt gibt es eine dezentrale Unternehmensstruktur mit häufig zentral gesteuerten Warenwirtschaftssystemen. 34 Produzierte Medien • Bei den produzierten Medien handelt es sich um produktlastige Werbemittel wie Werbeblätter, einoder mehrseitige Anzeigen sowie Beileger. • Das Grundgestaltungsraster wird von der Zentrale vorgegeben, das Platzieren der Produkte erfolgt durch den Retail. • Insgesamt handelt es sich um werblich orientierte, einsprachige Inhalte mit vielen Produktinformationen, die regelmäßig und in kurzen Zyklen mehrmals im Monat produziert werden. Mehrwerte beim Einsatz einer integrierten Systemlandschaft • Entfall von händischen Recherchearbeiten, da direkt auf Datenquellen direkt zugriffen werden kann • Automatische Zusammenführung unterschiedlicher Informationen zu einem Produkt (z. B. Produktbeschreibung, Preis, Abbildung) • Geringerer Abstimmungsaufwand bei allen Beteiligten, da von Anfang an layoutorientiert gearbeitet wird • Kosten- und Aufwandsreduktion, da Produkte auf dem Layout vorplatziert werden • Reduktion von Fehlern und erhöhte Reaktions- und Adaptionsmöglichkeiten durch automatisierten Zugriff auf die Datenquellen Use Case 3 | 35 Use Case 3: Retail Marketing – Products 2. Ablauf Medienerstellung Grafik Usecase 4 36 Grob skizziert kann man den Erstellungsprozess in vier Phasen aufteilen. Die erste Phase umfasst den Planungsprozess, der wiederum in eine langfristige (grundsätzliche Planung von Aktionen) und eine kurzfristige Planung (konkrete Ausgestaltung von Aktionen) unterschieden werden kann. Anschließend geht es an die Seitenverplanung. Das bedeutet, dass Artikelgattungen (z. B. Fahrräder, Zubehör etc.) den Rasterbereichen einer Seite zugewiesen werden. Zu diesen Artikelgattungen werden wiederum Layoutelemente zugeordnet (z. B. Hoch-/Querformat, ein- oder mehrspaltig). In Step 3 werden die konkreten Artikel, die beworben werden sollen, ausgewählt. Voraussetzung dafür ist, dass die unterschiedlichen Datenquellen angebunden und die Informationen miteinander verknüpfbar sind. Im Gegensatz zu Use Case 4, bei dem die Produkte eines Herstellers eine konforme Produktdarstellung haben, ist auf Grund der heterogenen Produkte sowie deren Produktdaten nur eine grobe Platzierung der Inhalte innerhalb des Gestaltungsrasters möglich. Deshalb wird die optimale Artikeldarstellung von einem Mediengestalter in einem Reinzeichnungsprozess abgeschlossen. Handelsketten vertreiben die Produkte unterschiedlichster Hersteller. Aus diesem Grund gibt es auch viele unterschiedliche Datenquellen. Um diesen Prozess zu automatisieren, müssen die unterschiedlichsten Datenquellen verknüpft und zusammengeführt werden. Die oftmals technischen Produktinformationen werden aus dem zentralen PIM- oder Artikelverwaltungs-System bezogen, weitere Daten wie zum Beispiel Preise aus Warenwirtschaftssystemen. Hinzu kommen die Verknüpfungen der Produktdaten zu den Produktabbildungen (Assets). Use Case 3 | 37 Use Case 3: Retail Marketing – Products PIM Im Use Case 2 ist das PIM-Modul das zentrale Instrument, um automatisiert eine Platzierung der Artikel und die begleitenden Informationen auf dem Layout zu ermöglichen. Dazu müssen alle Produkt- und produktbegleitenden Informationen dem PIM-Modul bekannt sein. Es geht also um die Konsolidierung verschiedener Informationsquellen. In erster Linie ist hier die Verknüpfung zu den Bilddaten aus dem MAM-Modul Web-to-Print zu sehen. Es gehören5 aber genauso die Datenbanken zur Verwaltung der 5 4 Artikelstammdaten oder der Warenwirtschaftssysteme, in denen Preise hinterlegt sind, dazu. Die im Handel weiterverkauften Waren werden von unterschiedlichen Herstellern bezogen, deshalb sind häufig auch unterschiedliche Datenquellen zu verknüpfen. Zudem sollte es die Möglichkeit geben, die bestehenden Informationen durch zum Beispiel marketingorientierte Texte zu ergänzen. Score 5 3 4 3 5 4 4 Bearbeitung v. Inhalten 2 Layoutadaption 5 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 2 4 4 3 5 5 3 5 5 5 4 4 4 5 5 4 Datenformate 3 Datenorganisation 3 Versionsverwaltung 4 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 5 4 1 5 3 1 5 3 1 5 3 1 Anlage d. Produktdaten 4 Pflege d. Produktdaten 3 Verw. d. Produktdaten 3 Ausgabekanäle 5 Skills 4 4 Score PIM Skills 4 4 3 Portal 4 Medienbestellung 2 Artikelverwaltung 0 Kaufm. Prozesse 0 4 4 5 5 5 3 4 4 2 Skills 20 15 4 Score 5 4 4 9 8 7 Projektcontrolling Skills 23 23 19 Score Marketing-Portal 38 19 18 13 MAM Skills Challenge Usecase 4 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion Score 4 4 4 18 17 Im Bereich Non-Editing-Functions spielt das Versionsmanagement eine wichtige Rolle, da die Printprodukte oft mehrere Freigabestufen durchlaufen und sichergestellt werden muss, welche Änderungen in welchem Status vorgenommen werden. Web-to-Print Score 5 5 3 4 4 3 5 4 4 Bearbeitung v. Inhalten 2 Layoutadaption 5 Non-Editing Funct. 3 Template-Mgmt. 2 4 4 3 5 5 3 5 5 5 4 4 4 5 5 4 Datenformate 3 Datenorganisation 3 Versionsverwaltung 4 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 5 4 1 5 3 1 5 3 1 5 3 1 Skills 5 4 4 19 18 13 Skills MAM Score PIM Skills Challenge Usecase 4 Web-to-Print Gleichwertig zum PIM-Modul ist das Web-to-Print-Modul zu sehen. Hier werden die Marketingaktionen operationalisiert. Das geht von der Produktplanung über die Seitenverplanung bis hin zur Layoutbestimmung und den Abstimmprozessen. Bei der Individualisierung geht es weniger um die Bearbeitung von einzelnen Inhalten als vielmehr um den Tausch ganzer Layoutbausteine, die vordefiniert die passenden Bilder und Produktdaten beinhalten (Layoutadaption). Das Template Management spielt eine geringere Rolle, da die Templates, einmal erstellt, eine hohe Wiederverwendung haben. 23 23 19 Score 20 15 Use Case 3 | 39 Use Case 3: Retail Marketing – Products Für die Erstellung der Inhaltsseiten erfolgt zudem die Verknüpfung der Produkt- und Artikeldaten aus dem PIM-Modul mit den zugehörigen Assets, bei der vor allem der Umgang mit Metadaten eine Rolle spielt. Darüber hinaus bietet ein zentrales MAM-Modul den Einzelhändlern und Marketingabteilungen die Möglichkeit, Assets für andere Anwendungsgebiete zugänglich und distribuierbar zu machen. Dafür sind wiederum Funktionen zur Asset-Suche und Bestellfunktionen von Bedeutung. Web-to-Print Score 5 5 3 4 4 3 5 4 4 Bearbeitung v. Inhalten 2 Layoutadaption 5 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 2 4 4 3 5 5 3 5 5 5 4 4 4 5 5 4 Datenformate 3 Datenorganisation 3 Versionsverwaltung 4 Import & Export 4 Bildmodifikationen 3 5 4 1 5 3 1 5 3 1 5 3 1 Anlage d. Produktdaten 4 Pflege d. Produktdaten 3 Verw. d. Produktdaten 3 Ausgabekanäle 5 Skills 5 4 4 Score Skills PIM Skills 23 23 19 Score Marketing-Portal 40 19 18 13 MAM Skills Challenge Usecase 4 MAM In dieser Art von Medienproduktionen gibt es einen hohen Bildanteil. Doch woher kommen diese Bilder? Hier gibt es unterschiedliche Datenquellen, die einbezogen werden müssen. Zu Bildern von Lieferanten kommen Bilder, die zugekauft werden, und Bilder, die selbst geschossen wurden. Hierzu werden hohe Anforderungen an den Im- und Export und die Verwaltung der Daten gestellt. Das gilt ebenso für die Versionierung, damit Daten nicht ungewollt überschrieben oder gelöscht werden. 20 15 4 Score 5 4 4 4 4 3 9 8 Skills Skills Skills Skills 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 4 4 Bildmodifi 3 Bildmodifikationen kationen 3 Versionsverwaltung 4 Versionsverwaltung 4 Import 4 Import & & Export Export 4 5 5 4 4 1 1 5 5 3 3 1 1 5 5 3 3 1 1 5 5 3 3 1 1 Anlage 4 Anlage d. d. Produktdaten Produktdaten 4 Pfl 3 Pflege ege d. d. Produktdaten Produktdaten 3 Verw. 3 Verw. d. d. Produktdaten Produktdaten 3 Ausgabekanäle 5 Ausgabekanäle 5 Skills Skills Marketing-Portal Marketing-Portal 4 4 4 4 3 3 Portal 4 Portal 4 Medienbestellung 2 Medienbestellung 2 Artikelverwaltung 0 Artikelverwaltung 0 Kaufm. 0 Kaufm. Prozesse Prozesse 0 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 3 3 4 4 4 4 2 2 Projektanlage 2 Projektanlage 2 Projektübersicht 3 Projektübersicht 3 Freigabemgmt. 3 Freigabemgmt. 3 Reportings 1 Reportings 1 Skills Skills Score Score 23 23 23 23 19 19 Score Score 20 20 15 15 4 4 Score Score 5 5 4 4 4 4 Projektcontrolling Projektcontrolling 19 19 18 18 13 13 2 2 Datenorganisation 3 Datenorganisation 3 PIM PIM Score Score 5 5 4 4 4 4 Datenformate 3 Datenformate 3 Skills Skills Challenge Challenge Usecase Usecase 44 Marketing-Portal Web-to-Print Web-to-Print Für den Zugriff der Einzelhändler ist eine zentrale Portaloberfläche sinnvoll, 5 5 4 5 5 4 4 5 4 da über den Zugriff auf ab4 die einzelnen Module 5 auch die Planungsabläufe 4 4 3 3 4 3 3 gebildet werden müssen. Die konkrete Umsetzung der Marketingmaßnahmen muss durch ein Projektcontrolling unterstützt werden, um das Moni2 3 Bearbeitung v. Layoutadaption Non-editorial Funct. Template-Mgmt. toring und die termingerechte Abwicklung 55der Projekte gewährleisten. 2 3 Bearbeitung v. Inhalten Inhalten Layoutadaption Non-editorialzu Funct. Template-Mgmt. Die Anforderungen an das Projektcontrolling sind aber deutlich niedriger MAM MAM als in Use Case 1 und 444, da keine Sprachvarianten adaptiert werden und die 5 5 5 5 4 5 5 4 5 5 Durchlaufzeit der Produktionen deutlich kürzer ist. 3 3 5 3 3 5 9 9 8 8 7 7 Score Score 18 18 17 17 13 13 Use Case 3 | 41 Use Case 3: Retail Marketing – Products Wertung Usecase 4 Wertung Web-to-Print MAM PIM Marketing-Portal Projektcontrolling GESAMTWERTUNG Mindestpunktzahl Relevanzverstoß Relevanzverstoß Relevanzverstoß Nach Auswertung aller Kriterien für diesen Use Case gewinnt Anbieter Blau diesen Contest. Er erzielt die höchste Gesamtpunktzahl und ist in zwei von fünf Modulen der Beste. Anbieter Rot und Gelb sind dicht dahinter, allerdings können beide nicht alle Mindestkriterien erfüllen. 42 Use Case 4 Management von Produktinformationen 45 Use Case 4: Management von Produktinformationen 1. Company Profile Unternehmensmerkmale • Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern und einer hohen Produktvielfalt sowie vielen Informationen, die zu den Produkten verwaltet werden müssen. • Die Marketingaktionen werden zentral initiiert. Eingebunden sind in erster Linie Bereiche, die in die Spezifikationen von technischen Merkmalen involviert sind, wie zum Beispiel das Produktmanagement, Techniker oder technische Redakteure sowie Bereiche aus der Entwicklung. • Im internationalen Umfeld werden diese durch ausländische Vertriebsstandorte ergänzt. 46 Produzierte Medien • Hierbei handelt es sich um Produkte wie technische Datenblätter oder Produktkataloge, die vom Einzelblatt bis zum mehrere hundert Seiten starken Katalog reichen können, sowie der Publikation in Online-Medien, wie z. B. Internet oder E-CommerceAnwendungen. • Die Inhalte unterliegen schnellen Änderungszyklen und hoher Wiederverwendung, sodass ein automatisierter Seitenaufbau gewährleistet werden muss. Deshalb ist auch kein kreativer Seitenaufbau des Layouts notwendig. • Inhaltlich geht es eher um die technische Beschreibung von Produkten und Bildern, weniger um werbliche Texte. • Die Publikationen sind häufig mehrsprachig. Mehrwerte beim Einsatz einer integrierten Systemlandschaft • Starke Reduktion des Erstellungsaufwands, da Seitenaufbau automatisiert erfolgt • Schnellere Erzeugung der Marketingprodukte • Keine PDF-Workflows und manuelle Abstimmungen mehr notwendig • Deutlich geringere Fehlerquote • Softwaregestützte Abstimmungsprozesse führen zu reduzierten Abstimmungsaufwänden • Durch Automatisierung schnellere Generierung von Updates Use Case 4 | 47 Use Case 4: Management von Produktinformationen 2. Ablauf Medienerstellung Grafik Usecase 2 48 Im Zentrum des Managements von Produktinformationen steht die PIM-Datenbank. In ihr sind alle Informationen zu einem Produkt strukturiert abgelegt. Produktmanager sind für die Pflege dieser Inhalte verantwortlich. Im PIM-Modul sind ebenfalls die zu einem Produkt zugehörigen Bilder und Zeichnungen, die im MAM-Modul abgelegt sind, verknüpft. Bei einer mehrsprachigen Produktion müssen die Inhalte aus dem PIM-Modul extrahiert, übersetzt und wieder in das PIM-Modul rückgeführt werden. Die Übersetzungen der Produktdaten werden im PIM-Modul verwaltet. Für die benötigten Abstimmungsprozesse können die automatisiert generierten Seiten innerhalb des Web-toPrint-Moduls zur Verfügung gestellt werden. Dort können Korrekturen einfacher durchgeführt werden als in einer Datenbank. Werden an dieser Stelle inhaltliche Korrekturen durchgeführt, muss auch der Prozess für die Aktualisierung der Datenbank sichergestellt sein. Sind die Daten aktuell, kann ein Datenabzug erstellt und in das Zielmedium überführt werden. Im Printbereich werden hierfür in der Regel InDesign-Templates erstellt. Die Templatevorlagen geben einen standardisierten Seitenaufbau vor und werden mit den Datenbankfeldern aus dem PIM-Modul verknüpft. Das PIM-Modul kann so die Templates mit den vorgegebenen Inhalten automatisiert befüllen und generiert die Inhaltsseiten. Use Case 4 | 49 Use Case 4: Management von Produktinformationen Skills PIM Charakteristische Inhalte der Marketingprodukte sind Produktinformationen wie Gewicht, Größenabmessungen oder Funktionslisten sowie technische Spezifikationen – diese werden in PIM-Modulen abgelegt. Unterschiedliche Sprachvarianten der Inhalte werden ebenfalls im PIM-System verwaltet. Da PIM-Module häufig eine zentrale Bedeutung haben, ist der Imund Export von Daten und Datenauszügen zu vor- und nachgelagerten Web-to-Print Systemen ebenso wichtig wie die Möglichkeit, Validierungen vorzunehmen 5 5 5 5 5 4 und Aktualisierungsprozesse zu unterstützen. 5 3 3 Die Befüllung der Templates erfolgt automatisiert, in Richtung Print werden hierfür InDesign- oder FrameMaker-Templates aufgebaut. Bearbeitung v. Inhalten 4 Layoutadaptionen 1 Non-editorial Funct. 3 Web-to-Print Ein Web-to-Print-Modul ist nur dann von Bedeutung, wenn darüber die Abstimmungsprozesse der Inhalte abgewickelt werden. Die Inhalte an sich sind sehr text- und tabellenlastig. Zur Abstimmung sind deshalb Bearbeitungsfunktionen wichtig, mit denen Texte und Tabellen inhaltlich angepasst werden können. Zusätzlich sind Non-Editing-Funktionen relevant wie digitale Notizzettel, das Einladen von Personen oder auch Zoomund VorschaumögScore lichkeiten. 5 5 3 4 4 3 Datenformate 3 Template-Mgmt. 2 5 5 3 5 4 4 Versionsverwaltung 4 Datenorganisation 5 2 1 5 2 1 Anlage d. Produktdaten 5 Pflege d. Produktdaten 5 Verw. d. Produktdaten 5 Ausgabekanäle 5 5 5 5 5 5 3 5 4 3 5 5 3 Bearbeitung v. Inhalten 4 Layoutadaptionen 1 Non-Editing Funct. 3 Template-Mgmt. 2 5 5 5 5 5 3 5 5 3 Skills 5 4 1 Skills Web-to-Print Skills Skills Challenge Usecase 2 Score 5 3 1 TMS MAM 23 23 19 Bildmodifikationen 3 Import & Export PIM 50 19 18 16 MAM Skills Challenge Usecase 2 3. Anforderungsprofil an eine integrierte Systemlandschaft in der Marketingproduktion 20 11 4 Score 19 18 16 Score 5 4 5 4 5 3 5 4 4 15 23 15 Score 5 5 3 5 4 3 5 5 3 Bearbeitung v. Inhalten 4 Layoutadaptionen 1 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 2 Pflege d. Produktdaten 5 Verw. d. Produktdaten 5 Ausgabekanäle 5 5 5 5 5 5 5 5 5 3 Terminologiemgmt. 5 Memorymanagement 5 Datenaustausch 3 4 4 4 5 4 4 5 5 3 4 4 4 Projektanlage 3 Projektübersicht 4 Freigabemgmt. 3 Reportings 3 Skills 5 5 5 19 18 16 Skills Skills TMS MAM Marketingprodukte dieser Art sind in der Regel mehrsprachig. Die Speiche- Die Funktion Translation Memory dient der Minimierung des Überset4 5 5 4 zungsaufwandes, da bereits vorhandene Texte aus früheren Übersetzungen rung der Daten erfolgt4 direkt im PIM-Modul.5 23 3 3 4 23qualitativen VerbesDas PIM-Modul exportiert die zu übersetzenden Datenbankfelder in das gespeichert und wiederverwendet werden können. Zur 19 Translation-Management-Modul. Diese werden übersetzt und wieder an das serung der Übersetzung werden Terminologiedatenbanken genutzt, die eine 4 3 Datenformate 3 Im Datenorganisation Versionsverwaltung Importeinheitliche & Export Bildmodifikationen Verwendung von Fachwörtern gewährleisten. System zurückgegeben. Gegensatz zu Use Case 1 ist es jedoch nicht nötig, Formatierungsinformationen mit auszulesen, da diese im Template PIM Score hinterlegt sind. Es reicht also die Extraktion Texte, 5 5 der zu übersetzenden 5 5 3 4 2 2 20 wobei das Modul automatisiert einen Export1 von „Deltas“ (nur neu 1 1 zu über1 11 setzende Texte) unterstützen sollte. 4 Anlage d. Produktdaten 5 TMS Skills Score 15 15 13 Projektcontrolling Skills Challenge Usecase 2 Web-to-Print Score 18 17 16 Use Case 4 | 51 Score 5 5 3 5 4 3 5 5 3 Bearbeitung v. Inhalten 4 Layoutadaptionen 1 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 2 Pflege d. Produktdaten 5 Verw. d. Produktdaten 5 Ausgabekanäle 5 5 5 5 5 5 3 5 4 3 5 5 3 Bearbeitung v. Inhalten 4 Layoutadaptionen 1 Non-editorial Funct. 3 Template-Mgmt. 2 4 5 4 5 3 5 5 5 5 5 3 5 5 5 3 5 4 4 3 Datenformate 5 Terminologiemgmt. Datenorganisation 5 Memorymanagement 4 Versionsverwaltung Datenaustausch 3 5 4 3 4 1 4 5 5 4 4 1 4 5 5 2 5 1 3 5 4 2 4 1 4 5 Anlage d. Projektanlage Produktdaten 3 5 PflegeProjektübersicht d. Produktdaten 4 5 Verw. d.Freigabemgmt. Produktdaten 3 5 Ausgabekanäle Reportings 3 Skills 5 5 5 19 18 16 Skills MAM Projektcontrolling MAM Die zu bewerbenden Produkte beinhalten neben Produktinformationen auch Der Zugriff auf das PIM- bzw. Web-to-Print-Modul erfolgt über das Projekt4 5 Assets wie Bilder. Deshalb werden bei der55 automatisierten Befüllung der controlling-Tool. Über die Projektübersicht bzw. die Übersicht der aktuellen 4 4 23 3 3 4 Templates auch Daten aus dem zentralen MAM-Modul benötigt, die mittels Aufgaben können die Projekte direkt bearbeitet werden. 23 Deshalb ist ein Ex19 Verknüpfung zum PIM-Modul automatisch übernommen werden. traportal bei diesem Use Case möglich, aber nicht erforderlich. 3 4 3 Innerhalb Datenformate des MAM-Modul sind deshalb Funktionen wie die Datenorganisain diesemBildmodifi Fall spielen von der Projektanlage Datenorganisation Versionsverwaltung ImportAuch & Export kationenFunktionsanforderungen tion und -verwaltung, Möglichkeiten zur Verschlagwortung der Assets und über die Projektübersicht bis hin zum Freigabemanagement und Reporting PIM Score die Verwaltung von Metadaten wichtig. eine ganz5 entscheidende Rolle, um die zentralen Verantwortlichen zeitlich 5 5 5 3 4 2 2 20 zu entlasten und allen Beteiligten einen schnellen Überblick über die Pro1 1 1 1 11 jektstatus zu geben. 4 Skills Challenge Usecase 2 Web-to-Print Skills Web-to-Print MAM TMS Skills Skills Challenge Usecase 2 Anlage d. Produktdaten 5 Skills Skills PIM Projektcontrolling 52 Score 19 18 16 Score 23 15 23 15 19 13 Bildmodifikationen 3 Import & Export Score Score 18 20 17 11 16 4 Wertung Usecase 2 Wertung Web-to-Print MAM PIM TMS Projektcontrolling GESAMTWERTUNG Mindestpunktzahl Relevanzverstoß Relevanzverstoß Relevanzverstoß Nach Auswertung aller Kriterien für diesen Use Case konnte kein Anbieter alle Mindestkriterien erfüllen. Am besten schneidet Anbieter Rot ab, der in zwei von fünf Modulen die beste Punktzahl erzielt. Ganz knapp dahinter folgt Anbieter Blau. Use Case 4 | 53 Autor Albrecht Heidinger Geboren 1971 Leiter Consulting House of Media Albrecht Heidingers berufliche Laufbahn begann 1991 mit einer Ausbildung zum Mediengestalter, an die sich 1995 ein Studium zum Wirtschaftsingenieur Druck an der Hochschule der Medien in Stuttgart anschloss. Seit 2000 arbeitet er bei der Star Cooperation Gruppe. Er war zunächst für den Aufbau diverser Business Units verantwortlich und leitete anschließend den Bereich Media Solutions. Schließlich übernahm Albrecht Heidinger die Leitung des Bereichs Consulting im Geschäftsfeld House of Media. Seinen Werdegang begleitete immer das Interesse an optimierten Prozessen in der Marketingproduktion, das sich inzwischen zu einem eigenständigen Geschäftsbereich entwickelte. Über den Einsatz von Softwarelösungen hinaus liegt das Augenmerk bei seinen Kunden dabei stets auf den Kommunikationsstrukturen, Ablaufprozessen und Verantwortlichkeiten sowie dem Zusammenspiel der Leistungspartner. 54 Star Consulting Die Star Consulting gehört zur Star Cooperation Gruppe und ist als Teil des Geschäftsfelds House of Media der Beratungs-Partner für die Prozesse im Marketing und Aftersales. Wir beraten unsere Kunden in den Feldern Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung, Medienlogistik, Einkauf, Medienkonvergenz und Nachhaltigkeit. Daneben sind wir auf das Sourcing von Marketing-Produktions-Systemen sowie deren Implementierung in die Unternehmensprozesse spezialisiert. Unsere Leistungen sind gefragt von mittelständischen und Großunternehmen quer durch die Industrie, häufig auch im internationalen Umfeld. Langjährige Erfahrung, Neutralität in der Beratung und vielfältige Beraterprofile zeichnen uns aus. Zu unserem Team gehören Experten aus Marketing, Software, IT und Produktion. Star Consulting ist Mitglied im Verband der deutschen Unternehmensberater. 55 Impressum Herausgeber Autor Gestaltung und Layout Gesamtproduktion Vertrieb und Auslieferung Erscheinungstermin Star Cooperation GmbH, Böblingen Albrecht Heidinger Star Marketing, Böblingen Star Cooperation GmbH, Böblingen Star Cooperation GmbH Otto-Lilienthal-Straße 5 71034 Böblingen April 2012 © Star Cooperation GmbH, Böblingen Alle Rechte vorbehalten Dieses Werk ist einschließlich seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung, die über die engen Grenzen des Urheberrechts hinausgeht, ist ohne schriftliche Zustimmung der Star Cooperation GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Speicherung in elektronischen Systemen. 56 Star Cooperation GmbH | Otto-Lilienthal-Straße 5 | 71034 Böblingen | Telefon +49 (0)7031 6288 300 | Fax +49 (0)7031 6288 199 www.star-cooperation.com Die Star Cooperation ist zertifiziert nach DIN ISO 9001:2008
