access - Fachbereich Maschinenbau

Prof. Dr.-Ing. Christine Wahmkow
Fachhochschule Stralsund
Fachbereich Maschinenbau
Lehrgebiet Informatik
Eine Einführung in ACCESS
1. Tabellen einrichten und verknüpfen
Zu einer Datenbank gehören Objekte (Tabellen, Formulare, Berichte usw.). Vom
Betriebssystem Windows wird nur der Name der Datenbank verwaltet. Alle Objekte
(Tabellen, Formulare, Abfragen, Makros usw.) werden intern von ACCESS verwaltet. Eine
Datenbank kann also als Projekt verstanden werden. Die Datenbank mit der Dateierweiterung
MDB muß gleich zu Beginn der Arbeit definiert und gespeichert werden.
Aus dem Datenbankfenster kann man eine Kategorie von Objekten auswählen:
Kategorien
Hier kann die Tabelle angelegt werden, d.h., die Struktur wird beschrieben:
Primärschlüs
sel
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 1
Zur Definition des Primärschlüssels markiert man das entsprechende Attribut (Feld) und
klickt auf das Symbol „Primärschlüssel setzen“
Sollen mehrere Elemente den Primärschlüssel bilden, so werden diese Elemente vor der
Definition des Schlüssels im Block markiert.
In der Datenblattansicht können Werte eingegeben werden:
Wechsel zwischen
Datenblatt- und
Entwurfs-ansicht
Beziehungen zwischen Tabellen werden wie folgt definiert:
Menü EXTRAS
Beziehungen...
oder durch dieses Symbol:
Mastertabelle
Verknüpfen der
Feldelemente
durch Klicken in
der Mastertebelle
und Ziehen in die
Detailtabelle
Bearbeiten einer
Beziehung durch
Doppelklick auf
die
Verbindungslinie;
es öffnet sich das
abgebildete
Fenster
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 2
Was heißt
- referenielle Integrität:
In der Detailtabelle dürfen nur Datensätze stehen, deren verknüpftes Feldelement auch in der
Mastertabelle vorkommt.
Beispiel: Im Lager dürfen nur Artikel liegen, deren Artikelnummer in der Tabelle T_Artikel
auch vorkommt.
- Aktualisierungsweitergabe:
Bekommt in der Mastertabelle das verknüpfende Feldelement einen neuen Wert, wird auch in
der Detailtabelle automatisch mit korrigiert.
Beispiel: Die Artikelnummern werden in der Tabelle T_Artikel geändert; automatisch ändern
sich die Artikelnummern auch in den Detailtabellen
- Löschweitergabe
Wird in der Mastertabelle ein Datensatz mit einem verknüpften Feldelement gelöscht, wird in
der Detailtabelle der Datensatz mit dem entsprechenden Feldelement auch gelöscht.
Beispiel: In der Tabelle T_Artikel wird der Datensatz mit der Artikelnummer 10 gelöscht; in
allen Detailtabellen wird dieser Datensatz ebenfalls gelöscht.
Bei der Definition der Beziehungen sind diese drei Eigenschaften stets kritisch zu
beurteilen !!!
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 3
2. Formulare erstellen
Es gibt 2 Arten von Formularen:
- als Benutzeroberfläche zum Navigieren in der Anwendung
- zur Datenein- und -ausgabe
Formulare als Benutzeroberfläche steuern den Fluß einer Anwendung. Der Benutzer hat es
während seiner Tätigkeit zum Erfassen, Ändern, Hinzufügen, Recherchieren in einer
Datenbank ausschließlich mit Formularen zu tun. Wir als Entwickler müssen natürlich diese
bedienfreundlichen Benutzeroberflächen erst einmal zur Verfügung stellen.
Zuerst soll ein Hauptformular für die Anwendung erstellt werden. Das enthält außer paar
hübschen ansprechenden bekannten Windows-Elementen wie Grafiken, Linien, farbigen
Hintergrund usw. vor allem Steuerelemente in Form von Befehlsschaltflächen.
Datenein- und –ausgabe ist nicht möglich, deshalb können die Navigationsleisten und der
Datensatzmarkierer ausgeschaltet werden. ( siehe Eigenschaften des Formulars)
Das Klicken auf die Befehlsschaltflächen öffnet jeweils ein Formular zur Datenein- oder –
ausgabe. Diese Formulare müssen natürlich erst vorhanden sein.
Deshalb bietet sich bei der Entwicklung einer Datenbank wieder die Bottom-up-Methode an.
Das heißt von unten nach oben. Die unteren Formulare können erst mal Dummies sein, d.h.
leere Formulare.
Hauptformular
Button1
Formular 1
Button2
Formular 2
Für unsere Lagerverwaltung könnte das Hauptformular beispielhaft so aussehen:
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 4
Die wesentliche Eigenschaft ergibt sich für eine Befehlsschaltfläche aus der Vorgabe „Beim
Klicken“. Hier im Beispiel wird das Makro „Schaltfläche Datenbankfenster“ aufgerufen.
Die Eigenschaften der Befehlsschaltfläche sind in der unteren Abbildung zu sehen.
Der Nutzer will bei seiner Arbeit so wenig wie möglich mit dem eigentlichen
Datenbanksystem ACCESS zu tun haben. Am besten ist es, wenn beim Start der Anwendung
sofort das Hauptformular geöffnet wird. Das lässt sich in ACCESS sehr einfach realisieren:
Menü EXTRAS
Start....
In folgendem Dialogfenster sind ein paar wenige Eintragungen notwendig:
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 5
1. Erstellen Sie selbständig das Hauptformular, so daß die Schaltflächen „Datenbankfenster“
und „Anwendung verlassen“ tatsächlich funktionieren.
2. Definieren Sie die Startoptionen, wie oben beschrieben.
3. Erstellen Sie selbst ein Formular zum Eingeben von Artikeln (PC-Gehäuse). Verwenden
Sie ein Kombinationsschaltfeld für die Eingabe der Gehäusegrößen. Legen Sie dafür vorher
eine einfache Tabelle mit möglichen Gehäusegrößen an.
4. Definieren Sie für das Formular und dessen Elemente Eigenschaften.
Das Eigenschaftenfenster für das Formular öffnen Sie nach untenstehender Abbildung.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Formularelement, um dessen Eigenschaftenfenster zu öffnen. Definieren Sie das Erzwingen der Eingabe bei den Feldern der Tabelle.
Eigenschaften von Formularen definieren:
Rechter
Mausklick auf
das kleine
schwarze Quadrat
öffnet das
Eigenschaftenfens
ter
3. Abfragen erstellen und anwenden
Abfragen ermöglichen die verschiedensten Sichten auf eine Datenbank. Das heißt, daß die
Daten einer Datenbank verschieden kombiniert und dem Nutzer zur Verfügung gestellt
werden können.
Mittels Abfrage stellt man also eine Frage an eine oder mehrere Tabellen.
Die Antwort darauf ist ein Dynaset, was dynamische Menge heißt. Dynamisch deshalb, weil
sich die Antworten immer entsprechend dem Inhalt der Tabellen ändern.
Überlegen Sie, welche Fragen und Antworten aus der Datenbank Lager.mdb interessant sein
könnten.
Zum Beispiel: Welche Lagerplätze befinden sich in der untersten Zeile des Hochregals ?
Zur Definition einer Abfrage muß natürlich die Datenherkunft bekannt sein, also in welchen
Tabellen befinden sich die Daten. Da ein Dynaset die gleichen Eigenschaften wie eine Tabelle
hat, kann auch eine Abfrage Grundlage einer neuen Abfrage sein. Aber das wollen wir erst
einmal außen vor lassen.
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 6
In die Abfrage werden alle interessierenden Datenfelder aufgenommen, die anderen bleiben
unberücksichtigt. Das bringt ja den Vorteil, daß jetzt Daten gruppiert werden können, die in
einem anderen Zusammenhang eigentlich gar nicht zueinander passen.
Zum Beispiel:
Die Datei Eingang enthält folgende Datensätze:
Datensatz Art.nr.
1
10
2
20
3
10
Anzahl
100
200
200
Eingangsdatum Lagerfach
20.02.
2
20.02.
4
22.02.
4
Bei den folgenden Abfragen sind die aufgeführten Felder interessant und liefern die
entsprechenden Ergebnisse:
Abfrage
aufzunehmende
Feldelemente
Art.nr., Anzahl
Wieviel Teile der Art.nr.10 liegen im
Lager ?
Wieviel Teile wurden am 20.02.
Anzahl, Eingangsdatum
geliefert ?
Wieviel Teile liegen im Lagerfach 4 ?
Anzahl, Lagerfach
Welche Teile wurden am 20.2. geliefert Art.nr., Eingangsdatum
?
Ergebnis
300
300
400
10,20
Eine Abfrage ist in ACCESS wie folgt zu definieren:
Beruht eine Abfrage auf mehreren Tabellen, muß es ein Feldelement als verknüpfendes
Element geben. Existiert zwischen beiden Tabellen schon eine Beziehung, die schon in der
Datenbankkonzeption festgelegt wurde, braucht man sich um die Verknüpfung nicht zu
kümmern. Im anderen Fall kann man bei der Definition einer Abfrage die Verknüpfung
definieren und deren Eigenschaften festlegen.
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 7
Definieren Sie für das Beispiel einige Abfragen ! (Siehe Tabelle )
Sie können die Ergebnisse über die Datenblattansicht kontrollieren.
Um die Abfrage in die Anwendung zu integrieren, erstellt man ein Formular auf der Basis der
Abfrage. Probieren Sie das aus !
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Arbeitsblätter ACCESS
Seite 8
4. SQL - Structured Query Language
Jede Abfrage wird von Access immer in die Sprache SQL übersetzt. Im
Abfragefenster kann man in die SQL-Ansicht wechseln, hier ändern, hinzufügen oder
über die Zwischenablage für VBA nutzen.
SQL-Befehle
- Der Select- Befehl:
SELECT Spaltenliste FROM Tabellenliste [WHERE Bedingung] [ORDER BY
Sortierfolge]
Angaben in eckigen Klammern sind optional.
Anwendungen:
SELECT * FROM tabelle
alle Feldelemente der Tabelle werden ausgewählt
SELECT spalte1 FROM abfrage [AS alias] Tabellen oder Abfragen können Aliasnamen haben
SELECT spalte1,spalte2 FROM tabelle WHERE ausdruck ausdruck ist ein logischer Vergleich
SELECT * FROM t_filme WHERE filmtitel=“Titanic“
sucht alle Einträge zu „Jackess“
SELECT anzahl FROM t_Eingang WHERE datum BETWEEN #1/1/yy# AND
#31/1/yy#
SELECT name FROM t_kunde WHERE name LIKE „M*“ alle Namen, die mit M beginnen
SELECT name FROM t_kunde WHERE name LIKE „M??er“ alle Maier, Meier, Mayer und Meyer
SELECT * FROM t_kunde ORDER BY name sortierte Ausgabe
Verknüpfungen mit INNER JOIN, LEFT JOIN und RIGHT JOIN
SELECT spalten FROM tab1 INNER JOIN tab2 ON tab1.spalte1=tab2.spalte2
Ausgewählt werden alle gleichen Elemente, die in Tab1.spalte1 und Tab2.spalte2 vorkommen
SELECT spalten FROM tab1 LEFT JOIN tab2 ON tab1.spalte1=tab2.spalte2
Ausgewählt werden alle Elemente, aus Tab1.spalte1 und die gleichen aus Tab2.spalte2
SELECT spalten FROM tab1 RIGHT JOIN tab2 ON tab1.spalte1=tab2.spalte2
Ausgewählt werden alle Elemente, aus Tab2.spalte2 und die gleichen aus Tab1.spalte1
Beispiel
Tab1.spalte1
1
2
3
Tab2.spalte2
Legende:
3
4
5
INNER JOIN
LEFT JOIN
RIGHT JOIN
Die Zusätze ALL, DISTINCT und DISTINCTROW
SELECT ALL spalten FROM tab WHERE Bedingung alle Ergebnissdatensätze werden ermittelt
SELECT DISTINCT spalte from ……
alle doppelten Datensätze werden unterdrückt
SELECT DISTINCTROW ….. Accessspezifisch in verknüpften Abfragen, nach Möglichkeit vermeiden !!
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Seite 9
Neue Tabelle anlegen:
CREATE TABLE tabelle (Feld1 Typ, Feld2 Typ,…)
z. B. CREATE TABLE t_filme (filmnummer INTEGER, film TEXT)
Aktualisieren einer Tabelle oder Abfrage
UPDATE Tab SET spalte1=Ausdruck, spalte2=Ausdruck ,…. WHERE bedingung
z.B. UPDATE T_Name SET entlassen=“Ja“ WHERE abteilung=“EDV“
( lieber nicht ;-)
Anfügen von Datensätzen
INSERT INTO Zieltabelle (spalten) VALUES (werte)
z.B. INSERT INTO t_kunden (Name,Ort,PLZ) VALUES („Meier“,Stralsund,18435)
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5. VBA- Visual Basic for Applications
einige wichtige Syntaxbeschreibungen
VBA basiert auf der englischen Sprache.
Deshalb wird in reellen Zahlen der Dezimalpunkt verwendet.
Im Unterschied dazu wird in Makros deutsch „gesprochen“ und bei reellen Zahlen ein Komma als Dezimalstelle verwendet.
5.1 Variablenvereinbarungen
- wird durch Option Explicit erzwungen; Menü Extras/Optionen, Registerkarte Editor; Option
Variablendeklaration erforderlilch
- DIM variablenname AS variablentyp
z.B. DIM a as integer, b as Variant, x,y as double
’nur y wird als double deklariert, x als Variant
man unterscheidet lokale und globale Variablen
lokal: alle Variablen, die innerhalb einer Prozedur oder Funktion definiert sind,d.h.
Variablen können in jeder Proz. oder Function beliebig neu definiert werden.
global: 2 Arten:
1) Gelten innerhalb eines Moduls; hier erfolgt die Deklaration ganz oben im Modul
außerhalb der Prozeduren
2) gelten für alle Module; hier erfolgt die Deklaration ganz oben in einem beliebigen
Modul mit dem Schlüsselwort PUBLIC
z.B. public a as Variant
public const pi=3.14 ’Beachte den Punkt als Dezimalzeichen.
5.2 Deklaration der Datenbanken und Recordsets
Deren Deklaration ist abhängig von den verwendeten Objektbibliotheken
DAO oder ADO
DAO
Dim db as DataBase
Dim rs as Recordset
ADO
Dim db as ADODB.Connection
Dim rs as New ADODB.Recordset
Set db=Currentdb
Set rs=db.OpenRecordset(„Tabelle, Abfrage oder
Set db=CurrentProject.Connection
rs.Open((„Tabelle, Abfrage oder SQL“),db
SQL“)
5.3 wichtige Grundstrukturen
- Alternativen (Bedingungen)
1.Form: in einer Zeile
If Bedingung Then Anweisung [Else Anweisung)
2. Form: IF-THEN-Block
if Bedingung then
Anweisungsblock
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End If
Oder
if Bedingung then
Anweisungsblock
Else
Anweisungsblock
End if
- Schleifen
For…Next-Schleife:
For Zähler=Start to Ende
Anweisungen
Next Zähler
For i=1 to 10
s=s+1
next i
While-Schleife:
While Bedingung
Anweisungen
Wend
’Führe aus, solange die Bedingung wahr ist
X=1
while x<11
debug.print x
x=x+1
Wend
Do While- Schleife
Do While Bedingung
Anweisungen
Loop
Do Until-Schleife
Do Until Bedingung
Anweisungen
Loop
’Führe aus, bis Bedingung wahr
X=1
Do until x<11
Debug.print x
x=x+1
loop
EXIT – zum vorzeitigen Verlassen der Schleifen oder Prozeduren
Exit For
Exit Do
Zum Verlassen von Schleifen
Exit Function
Exit Sub
Zum Verlassen von Prozeduren und Funktionen
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Seite 12
Diese
Schleife
wird nicht
ausgeführt.
5.4 Objekte und Bezüge auf Objekte
Die Access-Objectbibliothek
Application
Forms
Reports
Controls
Screen
DoCmd
Controls
Screen – aktives Objekt
DoCmd – ermöglicht die Ausführung von Makroaktionen in VBA-Programmen (englisch)
Forms, Records- Auflistungen, Behälter, wo sich alle Formulare bzw. Berichte
befinden
Zugriff:
’ Trennzeichen ist !
Forms![Kunden]
Benennung des Behälters Unterobjekt
.
!
Trennzeichen „ “ Oder „ “
.
- eigene benutzerdefinierte Elemente werden durch vorstehendes „!“ benannt.
- Vordefinierte Eigenschaften oder Methoden werden durch Punkt „ “ eingeleitet.
Methoden und Eigenschaften von Objekten sind vordefiniert. Des halb erfolgt hier die
Punktnotation.
Objekt.Methode
Objekt.Eigenschaft
z.B.
Forms!Kunden.SetFocus
Forms!Kunden!Name.Visible
Forms!Kunden!Name.Visible=0
Daten suchen
Gesucht werden immer nur ganze Datensätze, d.h. der Datensatzzeiger kann
innerhalb der Datei gesetzt werden. Ein Datensatz wird gelesen, dann ausgewertet.
Zur Datensatznavigation stehen viele Methoden zur Verfügung:
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Seite 13
rs - Recordset
Find-Methoden:
rs.Findfirst
rs.findlast
rs.findnext
rs.findprevious
Kriterien
z.B.
rs.Findfirst („[Name]=’Meier’ “)
Diese Methoden sind meist in eine Schleife eingebunden, wenn eine Datei von
Anfang bis Ende auf ein bestimmtes Kriterium durchsucht werden soll.
Dateien mit Schleife durchsuchen:
Rs.Nomatch
’ ist ein DS mit Find-Kriterium gefunden, ist NoMatch=true
Anwendung in Schleife:
rsFindFirst kriterium
Do until rs.NoMatch
…….
Rs.FindNext Kriterium
Loop
Move-Methoden:
rs.MoveFirst
rs.MoveNext
rs.MoveLast
Wird verwendet, um eine Datei satzweise von Anfang bis Ende zu durchsuchen
Rs.Movefirst
Do until rs.EOF
……
rs.MoveNext
loop
’EOF… End of File
einige andere wichtige Methoden:
rs.recordcount
’gibt die Anzahl der Datensätze zurück
rs.close
’schließt die Datei
rs.filter=“[Name]=’Meier’“
’setzt Filter
auf Datensatzelemente zugreifen:
rs![Element]
Name=rs![Name]
debug.print rs![Artikelnummer]
if rs![Name]=Name then….
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If rs![Name]=Forms![Kunden]![Name] then….
____________________________________
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