B IST-Analyse - oliver.huber[at]
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Konzept Interdisziplinäres Praktikum USW, SS04 001.601 Konzepterstellung für den Aufbau eines Campus-Informationssystems Leiter: Berg – Ninaus – Reicher Studenten: Angerer – Bonimaier – Ebner-Ornig – Grawitsch – Hackl – Huber – Jereb – Oeller Konzept IP / USW / SS04 Seite 2 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Inhalt A Definition / Zielsetzung ___________________________________________________ 4 A.1 B Die Teilnehmer __________________________________________________________ 5 IST-Analyse ____________________________________________________________ 7 B.1 Raumbuch ______________________________________________________________ 7 B.2 Datawarehouse___________________________________________________________ 8 B.2.1 B.2.2 B.2.3 Einleitung __________________________________________________________________ 8 Ziele ______________________________________________________________________ 8 Leistungen__________________________________________________________________ 9 Forschungsdokumentation – fodok _________________________________________ 10 B.3 B.3.1 B.3.2 Einleitung _________________________________________________________________ 10 Nutzen ____________________________________________________________________ 10 B.4 GIS – Geographische Informationssysteme __________________________________ 11 B.4 Facility- (Immobilien) Management Systeme _________________________________ 12 B.5 Recherche bereits existierender Campus-Informationssysteme __________________ 13 B.5.1 B.5.2 TUG-Online _______________________________________________________________ 13 Weiter CIS-Systeme _________________________________________________________ 15 C. Möglichkeiten/Nutzen _________________________________________________ 19 D. Standardisierung / Strukturierung / Schnittstellen __________________________ 24 E. Pilotprojekt: Institutsvergleich __________________________________________ 25 F. Kostenplan __________________________________________________________ 26 G. Zeitplan / Ressourcenplan______________________________________________ 27 H. Schlusswort _________________________________________________________ 28 Seite 3 von 28 Konzept A IP / USW / SS04 Definition / Zielsetzung Während der letzten Jahrzehnte sahen sich die Universitäten einem steigenden öffentlichen Druck ausgesetzt, ihre Kosten zu reduzieren und den Output zu erhöhen. In diesem Kontext werden die Möglichkeiten der Informationstechnologie und hier speziell Campusinformationssysteme als mögliches Heilmittel für ein hinter den Erwartungen zurückbleibendes Universitätssystem gesehen. Um die große Vielfalt von Information, die an einer Universität in allen Bereichen des täglichen Lebens angeboten wird übersichtlich zu strukturieren, bietet sich die Implementierung eines generellen Campusinformationssystems an. Im Zuge einer Lehrveranstaltung aus wurde eine Erhebung der bestehenden Systeme und Informationen die für den Universitätsbetrieb relevant sind durchgeführt. Das Ziel dieses Konzeptes ist es einerseits einen möglichst strukturierten Überblick (Ist-Analyse) über die bestehenden Systeme an der Universität Graz zu geben und andererseits einen Ausblick über die weiteren Entwicklungsmöglichkeiten eines integrierten Informationssystems darzustellen bzw. aufzuzeigen. Mittels einer umfassenden Befragung im Zuge eines Pilotprojekts mit ausgewählten Instituten wurde ebenfalls versucht, die Möglichkeiten und Nutzen eines solchen Systems abzutesten. Die Intention dieses Feldversuches war es in erster Linie einerseits die Kosten und anderseits die Ressourcen realitätsnah darzustellen, sowie einen ungefähren Zeitrahmen für die Implementierung eines solchen Systems an der Universität Graz abschätzen zu können. Durch die hohe Komplexität des Systems „Universität“ ergibt sich vor allem im Bereich eines Informationssystems ein besonders hoher Anspruch an die Definition und an die Funktionalität eines solchen. Universität dienen Dieses Konzept soll auch als Anstoß für die Gremien der sich näher mit der Gestaltung eines Campusinformationssystems auseinander zu setzen. Seite 4 von 28 Konzept IP / USW / SS04 A.1 Die Teilnehmer Elisabeth Angerer, USW-Physik „Dieses Praktikum klingt sehr interessant. Vor allem deswegen, weil ich schon ein bisschen in das "System Universität" hineingeschnuppert hab. Ich war letzten Herbst ErstsemestrigenTutorin und es hat mir sehr viel Spaß gemacht in die Struktur sozusagen aktiv einzusteigen. Ich hab mir schon während des Tutoriums gedacht, dass man die Informationen die man braucht, gerade am Anfang wenn man sich noch nicht so auskennt, nicht so einfach bekommt. Ich habe somit Einblick in das was man am Anfang des Studiums braucht und nicht so leicht findet, und wo man dann zum Beispiel auch Lücken füllen könnte. Es würde mich wirklich sehr freuen meine Ideen einbringen zu können, noch mehr über das System Uni zu lernen und aktiv etwas beizutragen.“ Johanna Bonimaier, USW-BWL Kennenlernen der Organisationsstruktur der KF-Universität Aufbau der Einheiten (Universität – Fakultät – Institut) Eindeutige Zuordnung von Mitarbeitern, Lehrveranstaltungen, Räumen,… zu den jeweiligen Organisationseinheiten Da ich erst im zweiten Semester bin, würde ich Folgendes speziell für Studienanfänger und Universitätsaußenstehende vorschlagen: Aufbau einer Datenbank, mit welcher es möglich ist, durch einfache Suchbefehle „Lehrende“ mit deren angebotenen Lehrveranstaltungen, deren zugehörigen Räumlichkeiten uvm. zu finden Weiters könnte man diese Datenbank dann mit den jeweiligen Institutshomepages verlinken Die gefundenen Räumlichkeiten (wie zum Beispiel die Büros der Lehrenden, die Hörsäle in denen sie die LV’s anbieten, die Institute,…) könnte man grafisch und ortsbezogen darstellen“ Franz-Josef Ebner-Ornig, USW-BWL „Als Quereinsteiger aus dem Bereich der Fachhochschulen die sich meiner Meinung nach durch die hervorragende Information in jederlei Hinsicht auszeichnen, habe ich heuer selbst zu spüren bekommen wie groß hier die Informationsdefizite sind und welche Möglichkeiten man nur durch kleine Adaptierung im Bereich der Uni nützen bzw. schaffen könnte.“ Monika Grawitsch, USW-BWL „Für mich ist das Erfassen von großen Datenmengen und das damit verbundene Verarbeiten und Abbilden der Daten in einem (geographischen) Informationssystem zur Gänze neu. Ich freue mich daher darauf, dazuzulernen und auf die Zusammenarbeit mit USW-Studierenden aus anderen Schwerpunkten!“ Sonja Hackl, USW-VWL „Ich möchte am Praktikum "Konzepterstellung für den Aufbau eines Campus Informationssystems" teilnehmen, weil es, meiner Meinung nach, ein sehr umfangreiches Projekt ist, bei dem man lernt wie man mit einer Vielzahl an Daten umzugehen hat und welche Methoden es dafür gibt. Des Weiteren bin ich gespannt, wie die interdisziplinäre Seite 5 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Erarbeitung eines Konzeptes aussieht und welchen Beitrag die Studierenden aus den unterschiedlichen Fachschwerpunkten dazu leisten können.“ Oliver Huber, USW-Physik „Warum ich dieses Praktikum absolvieren möchte begründe ich nun wie folgt. Da ich aus dem EDV Bereich komme (HTL für EDV und Organisation) und bis dato 7 Semester Computerorientierte Physik studiert habe, dachte ich mir beim Lesen des Themas: Campus Information System, genau so etwas braucht die Uni. Es wäre sehr von Vorteil, wenn man z.B. über den Campus spaziert und nicht weiß wo ein Hörsaal zu finden ist (für Neulinge) bzw. welche Vorlesung gerade in einem bestimmten Hörsaal stattfindet, dass wenn man bedenkt jeder ein Endgerät wie Handy bzw. Palm, etc. hat, sich eine Schnittstelle auftut, die einiges leisten kann. Schickt man z.B. ein SMS an eine bestimmte Nummer, so könnte ein Campusplan zurückkommen bzw. für Studenten adäquate relevante Daten (aktueller Studienerfolg, Prüfungstermine, ...). Will z.B. irgendein Leitungsorgan wissen, wie sehr ein Hörsaal frequentiert ist, so könnte man mit einer derartigen Plattform aussagekräftige Statistiken zaubern. Dies sollten nur Beispiele sein. Grundsätzlich gibt es sehr viele Möglichkeiten. Aus dieser Idee könnte man als Team ein wirklich vernünftiges Informationssystem für alle die sich am Campus bewegen realisieren. Den Vorteil als IP aus USW sehe ich darin, dass man Leute aus verschiedenen Gebieten in das Projekt einbinden kann. Meiner einer hat gelernt EDV Projekte zu planen und implementieren. Einer bzw. eine aus dem Schwerpunktsfach BWL könnte planen und durchdenken, wie man dieses System finanzieren könnte (Hochschülerschaft, Werbung aus dem freien Markt, ....). Ein Systemwissenschaftler könnte sich mit dem bestehenden Daten und deren Fluss beschäftigen und welche Schnittstellen Daten liefern (quasi wo kommen Daten her, wer gibt sie ein,....). Das ist nun grob von mir gedacht, aber es wäre durchaus möglich so etwas auf die Beine zu stellen!“ Paul Jereb, USW-Geographie „Aufgrund meiner bisherigen Ausbildung (HTL für EDV und Organisation) habe ich großes Interesse an der (informations-)technologischen Infrastruktur einer Organisation wie der Uni und an dem Ablauf eines Projektes wie diesem. Da ich erst im zweiten Semester bin, habe ich zwar Wissen (und Erfahrung) im Hinblick auf Informationssysteme generell jedoch so gut wie keines im Hinblick auf GIS!“ Franz Oeller, USW-BWL „Besonderes Interesse an der Entwicklung der Universität Graz. ;-)“ Seite 6 von 28 Konzept IP / USW / SS04 B IST-Analyse Die Ist Analyse basiert auf Informationen von Vortragenden aus verschiedenen Bereichen des Universitätsbetriebes und deren Darlegung verschiedener Daten und Fakten bzw. anhand der Auswertung des im Pilotprojekt durchgeführten Institutsvergleiches. Folgend wird die aktuelle Situation gezeigt und den Projektzielen gegenübergestellt. B.1 Raumbuch ►IST ►Ziele 1. Klärung des tatsächlichen Datenbedarfs – vorliegende Datenbestände Die Stabsstelle für Technisches Ziel ist es, einen aktuellen Überblick Ressourcenmanagement besitzt über vorhandene Räumlichkeiten, Etagenpläne der einzelnen Gebäude deren Nutzung und deren Inventar zu im CorelDraw Grafikformat, die erhalten um damit die Basis für jedoch teilweise veraltert und nicht vereinfachte Raum- bzw. Inventarmaßstabsgetreu sind. planung zu schaffen. Zusätzlich sollen Weiters arbeitet sie mit einer Installationen von Stromleitungen, etc. Gebäude- bzw. Raumtabelle im bzw. diverse Datennetzanbindungen Excel Format; diese beinhaltet verzeichnet werden. folgende relevante Felder: Die Raumnutzung soll historisch Gebäudenummer (seitens der nachvollziehbar sein. Es soll Räume Landesbaudirektion - könnte als Mietobjekte zeigen, sodass die entfallen), Möglichkeit zur internen KostenweiterOrt, verrechnung der Mieten gegeben ist. Adresse, Raumpläne sollen automatisch Gebäudekostenstelle, generiert werden. Geschoß, Der Output geht in erster Linie an alle Raumnummer, mit Raumplanung, Kostenrechnung Bezeichnung, und Raumbewirtschaftung, Fläche, Instandhaltung befassten Stellen, Raumhöhe, jedoch auch an Studierende und in Kennzahl Raumtyp, weiterer Folge an die Öffentlichkeit. Raumtyp, Bezeichnung, Organisationseinheit, Kostenstelle, Gebäudenummer (Uni-intern), Raumnummer für Inventar und SAP-Raumnummer „sichere“ Abfragen (views) können Unterschiedliche Datenbestände am ZID-Server nach schriftlichem sollen zentral vereinheitlicht werden Antrag durchgeführt werden um die aber keine redundante Zuordnungen: Lehrveranstaltungen – Datenspeicherung vorgenommen Personen – Hörsaal - … zu werden. gewährleisten Seite 7 von 28 Konzept IP / USW / SS04 B.2 Datawarehouse B.2.1 Einleitung Das Datawarehouse hat zum Ziel die Zusammenführung verschiedener Datenmanipulierender Systeme zu einer Daten- bzw. Informationsquelle. Der Sinn dieses Systems liegt darin aus Daten Informationen sowie Wissen zu generieren. Das gesamte Projekt des Datawarehouses an der Universität Graz befindet sich noch in einem Pilotstadium. B.2.2 Ziele Zu den spezifischen Zielen, welche mit dem Aufbau eines Datawarehouses für die Universität Graz erreicht werden sollen, gehören: 1. Die Nutzung des zusätzlichen Informationspotentials für die einzelnen Fachbereiche, in dem neben operativen Standardauswertungen flexibler auf Anforderungen mit Hilfe von Ad-Hoc Reports reagiert werden kann. 2. Mit Hilfe von transparenten und konsistenten Daten und Informationen können die EntscheidungsträgerInnen Entscheidungen effektiver steuern und diese objektiver und vergleichbarer machen. 3. Dadurch, dass die verantwortlichen Stellen die Daten schneller und flexibler verfügbar haben, erfolgt auch die Nutzung der Daten effektiver und effizienter an jenen Stellen, welche die Daten am besten kennen. Dafür ist es notwendig, ein differenziert gestaltetes Berechtigungskonzept und gleichzeitig ein einfach bedienbares Auswertungstool zur Verfügung zu haben. 4. Durch die Realisierung diverser Reports werden die operativen Systeme und Anwendungen entlastet und gleichzeitig eine Vernetzung und Systematisierung der bisher eher isolierten Datenbereiche ermöglicht. 5. Durch die Definition von Kennzahlen und sogenannten „Hochwassermarken“ werden die BenutzerInnen proaktiv informiert und können somit schneller auf Änderungen reagieren. 6. Durch die Verknüpfung und Veröffentlichung und somit auch rege Nutzung der Daten werden diese auch kontinuierlich in ihrer Qualität verbessert. Es erfolgt somit eine systematische Plausibilitätsprüfung der Daten. Seite 8 von 28 Konzept IP / USW / SS04 7. Theoretisch besteht auch der Wunsch nach der Möglichkeit, diverse Szenarien durchspielen und innerhalb des DWH verfügbar machen zu können. B.2.3 Leistungen täglich zu ladende Datenmenge 2,2 GB Anzahl Studierendendaten täglich 1,5 Mio. Anzahl Prüfungsdatentäglich 1,7 Mio. Anzahl Lehrdatentäglich 0,6 Mio. Größe Datenbank 6 GB Netto (34 GB brutto) Anzahl DB-Objekte ca. 700 Anzahl Jobs für DWH-Bewirtschaftung ca. 145 Es zeigt sich, dass durch die Vielzahl der anfallenden Daten an einer Universität eine Zentralestelle zur gemeinsamen Datenverwaltung unabdingbar und jedenfalls notwendig ist. Seite 9 von 28 Konzept IP / USW / SS04 B.3 Forschungsdokumentation – fodok B.3.1 Einleitung „Mit der fodok haben wir ein brauchbares Instrument für das professionelle Forschungsmarketing der wissenschaftlichen Leistungen der Universität Graz parat. Die weltweite Präsenz im Forschungskooperationen. Internet Durch erleichtert die auch Zentralisierung die der Anbahnung Datenerfassung möglicher werden Mehrfacherfassungen vermieden. Instituts-, Arbeitsberichte und Publikationslisten können bald aus der fodok heraus generiert werden.“ – Friedrich Zimmermann, Vizerektor F und E Es handelt sich bei der fodok um eine von der Universität Salzburg übernommene und adaptierte Datenbanklösung zur Forschungs- und Publikationsdokumentation, auf die mittels Internetschnittstelle die ganze Welt zugreifen kann. Jeder Angestellte und Student der Universität (bzw. jeder mit einem Universitäts-Account) hat die Möglichkeit Einträge in die Datenbank zu erstellen. B.3.2 Nutzen Gebündeltes Forschungsmarketing durch zentrales Wissenschaftsportal Arbeitserleichterung durch automatische Reports Vermeidung von Mehrfacherfassungen Informationen für Öffentlichkeit bzw. Scientific Community Präsenz der Forschungsleistungen im Internet Anbahnung von Forschungskooperationen Vergleichbarer Datenpool für die Forschungsevaluierung ExpertInnendatenbank Seite 10 von 28 Konzept IP / USW / SS04 B.4 GIS – Geographische Informationssysteme Geographische Informationssysteme verfügen über die Möglichkeit Sach- und Geometriedaten in ihren komplexen, logischen, inhaltlichen und räumlichen Zusammenhängen zu erfassen und zu verwalten. Des Weiteren ist es möglich mit vorhandenen Informationen mit Hilfe räumlicher Analysemöglichkeiten neue Informationen zu generieren und graphisch zu präsentieren. Im Großen und Ganzen sind die Funktionalitäten von GIS das Editieren, Analysieren, Generieren und Präsentieren von Daten mit Raumbezug. Die Geschichte des GIS hängt stark mit der Entwicklung des Computers zusammen. Deswegen gibt es das GIS erst seit ungefähr 1955. Es wurde ständig weiterentwickelt, bis es 1995 für den offenen Markt zugänglich wurde. Das GIS verfügt über drei verschiedene Informationsebenen: Rasterdaten Vektordaten Sachdaten Die Rasterdaten werden auch als „dumme Daten“ bezeichnet, da die Auflösung beschränkt ist und damit die Zuweisung von Sachdaten nicht zielführend wäre. Für kontinuierliche Werte sind die Rasterdaten gut anwendbar, speziell zur Bearbeitung von Geländeaufnahmen. Dabei wird eine Matrix aus Pixel verwendet die Farb-, Grau-, und Höhenwerte enthält. Die Vektordaten sind „intelligente“, Objektorientierte Daten. Die Vektordaten lassen sich mittels Punkten, Linien (Aneinanderreichung von Punkten) und Polygonen (geschlossene Linien) darstellen. Diese Elemente der Vektordaten bilden topologische Strukturen, also Nachbarschaftsbeziehungen, die komplexe Datenmodelle ermöglichen (z.B. das KnotenKanten Modell). Bei den Sachdaten werden noch Informationen zu den einzelnen Punkten, Linien und Polygonen zugeordnet. Jedes Objekt wird mit einer eigenen ID-Nummer versehen, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen. Das GIS zeichnet sich dadurch aus, dass man auf Grund der unterschiedlichen Analysemöglichkeiten, die ursprünglichen Daten auf andere Art und Weise verknüpfen und darstellen kann und sich daraus neue Zusammenhänge und Informationen ergeben. Seite 11 von 28 Konzept IP / USW / SS04 B.4 Facility- (Immobilien) Management Systeme Immobilienmanagement ist darauf ausgelegt, aus Informationen um die Immobilien Wissen zu generieren. Dieses Wissen ist die Basis für Planungssicherheit, Investitionsschutz und Werterhaltung. Die notwendigen Daten stammen aus den unterschiedlichsten Quellen und werden in einem Daten-Pool den verschiedenen Anwendungen zur Verfügung gestellt. Geeignete Informationsquellen sind: Gebäudebestandsdaten, die aus dem CAD-Bereich in Form von Bestandsplänen und Planungsdaten kommen die kaufmännischen Informationen, wie Mietmanagement- und Mietvertragsdaten, Adressen, Kostenstellen und Organisationseinheiten, die in ERP-Systemen, meist SAP, vorliegen sowie die technischen Gebäudedaten, die aus der Welt der Gebäudeleittechnik und Gebäudeautomation importiert werden. Ziel des strategischen Immobilienmanagement ist es, all diese Informationen schnellstens verfügbar zu haben, untereinander zu verknüpfen, Informationen zu visualisieren und an alle strategisch wichtigen Stellen im Unternehmen zu verbreiten. Vorgestelle Softwareprodukte: Buisy Speedikon FM G-Info Im Folgenden wird ein Überblick über die Module von speedikon FM und damit über den Einsatzbereich von Immobilienmanagement-Software gegeben: Flächenmanagement/Raumplanung Instandhaltung Umzugsmanagement & Inventarverwaltung Dokumentenmanagement Reinigungsmanagement Energiemanagement Mietmanagement Schließmanagement Seite 12 von 28 Konzept IP / USW / SS04 B.5 Recherche bereits existierender Campus-Informationssysteme B.5.1 TUG-Online Die technische Universität in Graz besitzt bereits seit 1997 eine Art Campusinformationssystem. Damals hatte man die Idee, EIN System zu schaffen, welches Lehrende, Forschende und Studierende mit all den notwendigen Informationen versorgt. Das TUG-Online präsentiert alle Ressourcendaten der TUG, ausgenommen persönliche Daten von Angehörigen der Universität. Weiters ist es möglich, Ressourcendaten einer Organisationseinheit direkt am Arbeitsplatz der jeweiligen Person zu bearbeiten. Ein anderer Pluspunkt dieses Systems ist die ständige Kooperation mit sämtlichen Einrichtungen (wie zum Beispiel den Fachabteilungen der Zentralen Verwaltung). Aufgrund der engen Zusammenarbeit bei der immer währenden Entwicklung des TUG-Online zwischen Bediensteten und Studierenden entwickelte sich daraus ein „coporate system“. Ein sehr entscheidender Punkt ist weiters, dass alle Management-Werkzeuge und alle Dienste das gleiche Layout sowie die gleichen Basisfunktionalitäten haben. Deshalb ist es auch kein großes Problem für alle Beteiligten, wenn ein neues Management-Werkzeug eingeführt wird. Das TUG-Online ist heute ein Stand-der-Technik Intranet- und Internetportal mit folgenden Eigenschaften: Jede/r Angehörige erhält eine persönliche Management-Sicht auf die aktuellen Daten der Universität sowie auf ihre/seine Daten und Dienste: dynamisch generierte Daten aus der Datenbank, keine statischen Seiten persönliche Identifizierung „single-sign-on“ (= einmalige Identifizierung für alle Dienste und ManagementAktionen) Durch ein flexibles Authorisierungssystem (dezentrale Rechteverwaltung je Organisationseinheit) Zu jeder Zeit / von jedem Ort (im Internet) SSL-Verschlüsselung garantierter Antwortzeit (kleiner als 7 Sekunden) hohe Verfügbarkeit (24 Stunden, 7 Tage) Auf der TUG werden verschiedene Arten von Management-Werkzeugen eingesetzt, welche verschiedene Personengruppen, je nach Rechten und Funktionen, zur Verfügung stehen. Seite 13 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Diese verschiedenen Personengruppen sind: Anonyme Benutzer Studierende Lehrende / Forschende Personen in Dienstleistungseinrichtungen (Zentrale Verwaltung, Dekanate, Büro des Rektors, Forschungs- und Technologieinformation, Bibliothek, Zentraler Informatikdienst) Klassische EntscheidungsträgerInnen (RektorIn, VizerektorIn, DekanIn, StudiendekanIn,…) Den Studierenden stehen zum Beispiel folgende Werkzeuge zur Verfügung: Im Bereich der Lehrveranstaltungen haben Studierende Einsicht in: Eigene Prüfungsergebnisse Evaluierungsergebnisse Persönliche Terminkalender (beinhaltet automatisch alle Abhaltungstermine zu jenen Lehrveranstaltungen, zu denen sich der Studierende im TUG-Online angemeldet hat, mehr dazu noch weiter unten) Im Bereich der Studien Ausdruck eines Studienerfolgsnachweises Einsicht in alle an der TUG bestätigten Anerkennungsbescheide als Referenzgrundlage für eigene Anerkennungen Informationen zum aktuellen Studienstatus In Bezug auf andere Quellen Einsicht in den eigenen Accountstatus (Zugangsrechte, Ressourcenverbrauch,…) TUG-eigene Firmendatenbank für zukünftige Kontakte bzw. Kooperationen Seite 14 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Das TUG-Online ist aber keineswegs ein „fertiges“ System. Es entwickelt sich ständig weiter und es gibt auch einige Konzepte für die Zukunft: Einführung der digitalen Signatur zur Erzeugung digital signierter Dokumente Integration der Smartcard zur Durchführung der digitalen Unterschrift und als zweite Ebene der Zugangskontrolle neben Benutzername/Kennwort Einführung des „Customer Relationship Management“ Konzepts, ein Fragebogensystem zur Erfassung von Meinungen von Angehörigen der TUG Ausbau des eigenen Datawarehouse in den Bereichen Evaluierung der Lehre, Raumnutzung bzw. Terminoptimierung, Lehrtätigkeiten von Personen, Studienpläne und Lehrangebot Man sieht also sehr deutlich, dass sich die Technische Universität Graz sehr stark um ihr Verwaltungssystem bemüht. Der Erfolg lässt sich auch sehen: es gibt einige Anfragen von anderen Universitäten in Österreich, welche großes Interesse am Grazer System zeigen. 2003 gewann das TUG-Online den „EUNIS-Elite-Award for Excellence in implementing Andministrative Information Systems for Higher Education in Europe“. Eunis ist die europäische Vereinigung zur Förderung von Universitäts-Informationssystemen, welche jährlich eine Auszeichnung für die beste Umsetzung eines Universitäts-Informationssystems in Europa vergibt. Studentenbefragung über die persönliche Erfahrung mit dem TUG-Online Am Anfang des ersten Semesters bekommt jeder Student seine Zugangsberechtigung, PINCode. Mit diesem meldet man sich für das TUG-Online an (Anmelderechner auf der Uni). Die jeweilige Verlängerung pro Semester erfolgt automatisch nach Einzahlung der Studiengebühren. Als besonderen Vorteil sehen einige Studenten zum Beispiel den Terminkalender. Er speichert sämtliche TUG relevante Termine (Prüfungstermine, Ferien, Lehrveranstaltungen) aber auch private Termine und es ist auch möglich, ihn mit MS Outlook zu synchronisieren. B.5.2 Weiter CIS-Systeme Bei der weiteren Durchforstung des Internets nach bestehenden Seiten wurde uns sofort bewusst dass ein objektiver Vergleich auf Grund der diversen Zugangsbeschränkungen schwer möglich ist. So trifft man auf diverse Zugangsbeschränkungen auf den Seiten. Seite 15 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Wir konnten herausfinden das viele web-sites diverse CMS-Systeme1 nutzten die erst in den letzten Jahren an Popularität gewonnen haben, da sie die Möglichkeit bieten die Inhalte auf den Webseiten nicht nur durch einen einzigen „allmächtigen“ Betreuer ändern und aktualisieren zu lassen, sondern durch jeweilige Befugte dieses zu verwalten. Zugangsberechtigungen für eine große Anzahl von Usern ermöglichen, die Sicht der spezifischen Daten und wiederum besitzt der einzelne User die Möglichkeit seine Bereiche zu editieren bzw. abzuändern oder zu aktualisieren. (Weitere info siehe: www.contentmanager.de) Sehr auffällig erschien uns, dass viele Hompages nicht nur die Möglichkeit bieten allgemeine Informationen darzustellen, sondern auch eine starke Nutzensteigerung für den User bieten. Als weiteres Beispiel dafür sei die Seite der FH-Wr.Neustadt genannt. (Da Bilder mehr als 1000. Worte sagen sind die drop up Fenster der Seite hier bereits geöffnet) 1 Conent Management System Seite 16 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Einen wesentlichen Kritikpunkt dieser Seite stellt die Inforationsüberladenheit dar, die vermieden werden sollte. Wählt man den Button Student (Zielgruppe) im rechten oberen Bereich kommt man auf eine weitere Plattform, das so genannt „insider Intranet“ für Studenten Hier werden ähnlich dem TUG online zusätzliche Dienste für die Studenten der FH Angeboten so zum Beispiel: e-mail Konto Stundenplan Prüfungsanmeldung Notenabfrage Termine Telefonverzeichnis Zugang zu Bibliotheksfunktionen Diverse Downloads, Links und weitere Services Auffällig ist daran das es sich hier um keine neuen Inhalte handelt sehr wohl sind diese Inhalte aber sehr kompakt und vor allem übersichtlich zugänglich zusammengefasst. Seite 17 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Auf dieser Seite ist uns leider über die Inhalte die nur Angestellte auf dieser Plattform erhalten nichts bekannt. Die Möglichkeit auf Raumdaten bezug zu nehmen ist sehr beschränkt so kann man als Student sowohl auch als uneingeloggter user nur allgemeine Daten über die Raumgröße und die Anzahl der Sitzplätze erfahren. Angaben über technische Ausstattung (zB. Beame, …r) werden nicht gemacht. Weitere sehenswerte Seiten mit nahezu demselben Inhalt, jedoch grafisch anders aufbereitet gibt es genügend, so zum Beispiel die FH-Johanneum Hompage, oder die Homepage der TU – München Bei der Internet Recherche sind wir auch auf die Seite der Stiftung digitale schanzen gestoßen die auf ihrer Homepage über 200 interessante Punkte die beim erstellen von „Barriere“ freien Informationsseiten zu beachten sind , hervorheben2 Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Uni Graz – Seite im Verglich zu anderen Universitäts- bzw. FH - Seiten zwar auch die meisten allgemeinen Informationen bietet, jedoch erfolgt die Informationsdarstellung viel zu verschachtelt und ist mit viel zu viel Suchaufwand verbunden. Auch die Trennung in Studenten, Presse, Lehrenden und Angestellten Bereiche, funktioniert auf den anderen untersuchten Homepages bereits einwandfrei. 2 siehe: http://www.digitale-chancen.de/award/krit.html Seite 18 von 28 Konzept C. IP / USW / SS04 Möglichkeiten/Nutzen Im folgenden Kapitel soll eine Übersicht über die Möglichkeiten und Funktionsumfänge eines Campusinformationssystems gegeben werden, um evaluieren zu können, welcher Nutzen für die Universität Graz aus der Implementierung eines solchen Systems gezogen werden kann. Grundvoraussetzungen für die Installation eines Campusinformationssystems ist sowohl der Wille der Universität als Ganzes zur Verwendung eines solchen Systems als auch eine ständige Aktualisierung aller enthaltenen Daten. Da es sich mitunter um zu schützende Informationen handelt, muss das System diese unbedingt gewährleisten. Online Campusplan mit Wegbeschreibungen und Suchmöglichkeiten Übersicht über die inneruniversitäre Organisation und Binnengliederung Fachspezifische Foren (siehe USW Forum3) Persönliches Portal für die Benutzer Einbindung der Servicepoints der UniGrazCard Gesammelte Daten für statistische Auswertungen Gemeine Oberfläche und übersichtliche Aufbereitung für alle verwendeten Datenbanken mit definierten Schnittstellen Datenbanken: Personendatenbank Erfassung der Personen, die mit dem Universitätsbetrieb zu tun haben. Da dies am ZID bereits realisiert wurde, sollte man ein Interface, welches direkt auf den ZID-Datenbestand zugreift forcieren. Evtl. müssen die Daten bzgl. Attribute erweitert werden. Diese Personendatenbank dient auch als Grundlage für die zu sehenden Informationen (Rechte). Diese Daten sind auch mit Einschränkung zu sehen, sodass man Visitenkarten zu jenen Personen generieren kann. Raumdatenbank / Inventardatenbank Übersicht über alle existierenden Räume, deren Verfügbarkeit, Ausstattung (inkl. Inventar) und Fassungsvermögen. Sozusagen sollen jene Daten via GIS mit einer Karte, die den Campus abbildet, verknüpft werden. ZB bietet Arcview die Möglichkeit, standalone-Grafiken mit Datenbanken bzw. Tabellen zu verknüpfen. Man sollte dann auch in die Tiefe gehen können und die 3 http://www.uni-graz.at/uswwww/homepage/KONTAKT/infoforum_SET.htm Seite 19 von 28 Konzept IP / USW / SS04 dazugehörigen Daten ebenfalls sehen können. ZB Klickt man auf den Campusplan auf ein Haus, so sollten die zum Haus gehörenden gesammelten Daten angezeigt werden, also u. a. Räume, vorhandenes Inventar, etc. Klickt man auf einen Raum, so sollen die raumspezifischen Daten zu sehen sein, also Raumauslastung, laufende LV, Art des Raumes, Inventar des Raumes,…. Forschungsdatenbank Übersicht über alle laufenden sowie abgeschlossenen Forschungsvorhaben der jeweiligen Einrichtungen mit detaillierten Informationen zu den Projekten Interner Marktplatz (Skripten-Center, Foren, …) Plattform zum inneruniversitären Sachmittel- und Informationsaustausch Aktenverfolgungssystem Übersicht über derzeitigen Ort und Bearbeitungsstatus von internen Akten Lehrveranstaltungsdatenbank Inhalte und Angaben zu allen universitären Lehrveranstaltungen: Vortragende/r (Mitwirkende), Institut, Niveau der Lehrveranstaltung (Stellung der LV im Studienplan), Unterrichts-/Lehrsprache, Inhalt der Lehrveranstaltung, Ziel der Lehrveranstaltung (erwartete Lehrergebnisse und zu erwerbende Kompetenzen), Lehr- und Lernmethode, Zu erfüllende Voraussetzungen, Empfohlene Fachliteratur, Beurteilungsmethode (Prüfungsmodus), Anmeldung zur Lehrveranstaltung (Termine), Anmeldung zur Lehrveranstaltung (Termine), Online Unterlagen, Weitere Informationen, Anmerkung, Ort / Zeit Noten und Prüfungsverwaltung Das vorhandene System sollte ebenfalls eine Schnittstelle bieten, sodass über das CIS, die jeweilig befugten Personen, Noten etc. je LV eintragen können. Für den Studenten soll somit sein Studienerfolg chronologisch zu sehen sein. Bei den vorhandenen Terminals (unigrazcard) kann man sich dann den Studienerfolgsnachweis ausdrucken. Terminkalender/Kontakteverwaltung Seite 20 von 28 Konzept IP / USW / SS04 Für jeden Benutzer soll ein individueller Terminkalender bzw. Adressbuch, … vorhanden sein. Dieses bietet den Export der Daten in gängige Programme. Weiters sollen je nach inskribierten Studienrichtungen die relevanten Termine ersichtlich sein. Zusätzlich kann der Student (User) auch selbst Termine erfassen bzw. editieren. Jedoch soll dieses Service auch für den administrativen und auch lehrenden Personal zur Verfügung stehen. Prämissen Vorhandene technische Infrastruktur für den Einsatz eines Campusinformationssystems Allgemeiner und öffentlicher Zugang zu den Informationen Laufende Wartung und Aktualisierung der Daten Bereitschaft aller Beteiligten zur Mitarbeit Konklusion Bessere und effizientere Zusammenarbeit der einzelnen universitären Einrichtungen Einheitsgefühl der einzelnen Universitätsangehörigen wird gestärkt Cooperate Identity wird hergestellt Nachvollziehbare und transparente universitäre Zuständigkeiten Einfache, übersichtliche und unkomplizierte Informationsdarbietung C.1 Zielgruppen Das Zielpublikum für dieses Campusinformationssystem sind einerseits die Lehrenden und die Studierenden, andererseits aber Forscher sowie Forschungsinteressierte, die Universitätsleitung, Verwaltung/Administration, angehende Studierende oder auch andere Universitäten, also jene Allgemeinheit, die in irgendeiner Weise mit dem Universitätsbetrieb zu tun hat. Diese Zielgruppen (Studierende, Lehrende, Verwaltung, Neueinsteiger) brauchen jedoch unterschiedliche Informationen die es gilt durch ein einheitliches Layout übersichtlich zugänglich zu machen. Um Datensicherheit zu garantieren und die spezifische Zuordnung zu den zielgruppenrelevanten Daten zu gewährleisten gibt es im CIS eine gesicherte Userverwaltung. Diese verwaltet etwaige Daten hinsichtlich des Benutzers und setzt die Rechte je Informationsart – die individuelle Benutzersicht - fest. Seite 21 von 28 Konzept Zielgruppe IP / USW / SS04 Informationsart Studierende: Kalender mit Terminen der inskribierten Studienrichtungen, Erinnerung an die angemeldeten Lehrveranstaltungen, Uniallgemein, Ferientermine aber auch privaten Termine, als Beispiel wäre hier das System der TU Graz zu erwähnen Prüfungsverwaltung: Anmeldung und Abmeldung (Studienerfolg) Notenabfrage E-Mail Spezielle Foren (geordnet nach zB. Studienrichtung) Skripten Center Evaluierung von Lehrveranstaltungen Telefonverzeichnis (Visitenkarten mit Emailadresse, Zeit und Ort der Sprechstunde) Lehrveranstaltungsverzeichnis inkl. Zuordnung spezifischer Informationen Lehrende: Kalender, ähnlich wie für Studierende Hörsaalverwaltung: Reservierung, Frequentierung, Auslastung, Raumübersicht über alle Räume der Uni mit verknüpftem Inventar AV-Medien (Angebot, Reservierung, Ausleihen) Evaluierung von Lehrveranstaltungen Prüfungsverwaltung: Termine bzw. Ergebnisse Skripten Center Evaluierung von Lehrveranstaltungen Telefonverzeichnis (Visitenkarten mit Emailadresse, Zeit und Ort der Sprechstunde) … Verwaltung/Administration: Kalender, ähnlich wie für Studierende bzw. Lehrende Hörsaalverwaltung: Reservierung, Frequentierung, Auslastung Evaluierungen Seite 22 von 28 Konzept Raumverwaltung (Größe, IP / USW / SS04 Ort, Sitzplätze, Art der Nutzung (Funktion), Mietkosten, Bodenbeschaffenheit, Fensterflächen,…), Raumübersicht über alle Räume der Uni mit verknüpftem Inventar Telefonverzeichnis (Visitenkarten mit Emailadresse, Zeit und Ort der Sprechstunde) AV-Medien (Angebot, Reservierung, Ausleihen) Evaluierung von LVs … Diverse Entscheidungshilfen und übersichtliche Informationen für Neueinsteiger: Studierende/Neueinsteiger Campusplan mit verknüpften Daten (Haus, Etage, Räume, Inventar,….) Skripten Center Spezielle Foren (geordnet nach zB. Studienrichtung) Evaluierung von Lehrveranstaltungen … Weitere Überlegungen: Service Center für genannte Zielgruppen Einheitliches Layout Mitarbeiterabfrage Sichere Userverwaltung: Je nach Benutzer verschiedene Rechte Lehrveranstaltungen plus Zuordnung spez. Informationen …. Seite 23 von 28 Konzept D. IP / USW / SS04 Standardisierung / Strukturierung / Schnittstellen Seite 24 von 28 Konzept E. IP / USW / SS04 Pilotprojekt: Institutsvergleich Seite 25 von 28 Konzept F. IP / USW / SS04 Kostenplan Seite 26 von 28 Konzept G. IP / USW / SS04 Zeitplan / Ressourcenplan Seite 27 von 28 Konzept H. IP / USW / SS04 Schlusswort Seite 28 von 28
