3. Login und Logout in WEB4BIS

Web4BIS
Benutzerhandbuch
Version 3.1
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Inhaltsverzeichnis
1.
Einführung ............................................................................................................................. 5
2.
Begriffsdefinitionen ................................................................................................................ 6
2.1.
Bestellvorgang (BV) ............................................................................................................ 6
2.2.
Rahmenbestellung/-bestellvorgang (RBV) .............................................................................. 6
2.3.
Konsolidierte Bestellung ....................................................................................................... 6
2.4.
Konsolidierter Lieferabruf..................................................................................................... 7
2.5.
Call eines Lieferabrufs und die Verbindlichkeitsstufen ............................................................. 7
2.6.
Dokumentenpflicht .............................................................................................................. 8
2.7.
Informationen zu den Angaben Zoll/Import/Export in den Positionen ....................................... 10
2.8.
TechDoc ........................................................................................................................... 11
2.9.
Supervisor......................................................................................................................... 11
2.10.
Rechnungsstatus ................................................................................................................ 11
3.
Login und Logout in WEB4BIS.............................................................................................. 13
4.
Administration ..................................................................................................................... 14
4.1.
Benutzerdaten.................................................................................................................... 14
4.1.1.
Personeninformationen ....................................................................................................... 14
4.1.2.
Logininformationen............................................................................................................ 16
4.1.3.
Partnerinformationen .......................................................................................................... 17
4.2.
Funktionen des Partner-Administrator .................................................................................. 19
4.2.1.
Hinzufügen, Ändern und Löschen von Anwendern ................................................................ 19
4.2.2.
Sperren und entsperren von Anwendern ................................................................................ 21
4.2.3.
Anlegen Lieferanten Supervisor ........................................................................................... 22
5.
Informationen....................................................................................................................... 24
6.
Support................................................................................................................................ 24
7.
Sprachwahl .......................................................................................................................... 24
8.
Menue-Übersicht .................................................................................................................. 26
9.
Verwaltung der Bestellvorgänge ............................................................................................. 29
9.1.
Bestellvorgänge Status Übersicht ......................................................................................... 29
9.2.
Bestellvorgänge Aktionen ................................................................................................... 29
9.2.1.
Sortieren in der Bestellvorgängeübersicht ............................................................................. 29
9.2.2.
Vergabe eines neuen Status ................................................................................................. 30
9.2.3.
Anzeige Konsolidierte Bestellung ........................................................................................ 31
9.2.3.1. Kopfdaten ........................................................................................................................ 33
9.2.3.2. Positionsdaten ................................................................................................................. 33
9.2.3.3. Allgemeine Daten ............................................................................................................ 38
9.2.4.
Anzeige des zugehörigen Geschäftsvorgangs......................................................................... 39
9.2.5.
PDF-Anzeige einer konsolidierten Bestellung........................................................................ 40
9.2.6.
XML-Anzeige einer konsolidierten Bestellung ...................................................................... 41
9.2.7.
Erstellen Bestellbestätigung ................................................................................................ 43
9.2.7.1. Bestellbestätigung ohne Änderungen .............................................................................. 43
9.2.7.2. Bestellbestätigung mit Änderungen ................................................................................. 45
10.
Verwaltung der Rahmenbestellvorgänge .................................................................................. 52
10.1.
Rahmenbestellvorgänge Status Übersicht .............................................................................. 52
10.2.
Rahmenbestellvorgänge Aktionen ........................................................................................ 52
10.2.1. Sortieren in der Rahmenbestellvorgangsübersicht .................................................................. 54
10.2.2. Vergabe eines neuen Status ................................................................................................. 54
10.2.3. Anzeige konsolidierte Rahmenbestellung .............................................................................. 55
10.2.3.1. Kopfdaten ........................................................................................................................ 56
10.2.3.2. Positionsdaten ................................................................................................................. 57
-2-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.3.3. Allgemeine Daten ............................................................................................................ 60
10.2.4. Anzeige konsolidierter Lieferabruf ....................................................................................... 61
10.2.4.1. Kopfdaten ........................................................................................................................ 62
10.2.4.2. Positionsdaten ................................................................................................................. 62
10.2.4.3. Allgemeine Daten ............................................................................................................ 66
10.2.5. Anzeige zugehöriger Geschäftsvorgang ................................................................................ 66
10.2.6. PDF-Anzeige einer konsolidierten Rahmenbestellung ............................................................ 67
10.2.7. XML-Anzeige einer konsolidierten Rahmenbestellung ........................................................... 68
10.2.8. PDF-Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs ..................................................................... 70
10.2.9. XML-Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs .................................................................... 71
10.2.10. Excel-Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs ................................................................... 72
10.2.11. Erstellen einer Lieferabrufantwort ........................................................................................ 73
10.2.11.1.
Lieferabrufantwort ohne Änderungen ...................................................................... 73
10.2.11.2.
Lieferabrufantwort mit Änderungen ......................................................................... 76
11.
Erstellen von Nachrichten ...................................................................................................... 79
11.1.
Liefermeldungen................................................................................................................ 79
11.1.1. Liefermeldungen bei Bestellvorgängen ................................................................................. 79
11.1.2. Liefermeldungen bei Rahmenbestellvorgängen ...................................................................... 80
11.1.3. Erstellung Liefermeldung.................................................................................................... 81
11.2.
Rechnungen ...................................................................................................................... 88
11.2.1. Rechnung mit Bestellbezug ................................................................................................. 89
11.2.2. Rechnung auf Basis eines Lieferscheins ................................................................................ 98
11.2.2.1. Bei Bestellvorgängen....................................................................................................... 98
11.2.2.2. Bei Rahmenbestellvorgängen.......................................................................................... 99
11.2.2.3. Erstellung der Rechnung ............................................................................................... 101
11.2.3. Rechnungen „from scratch“ erstellen .................................................................................. 109
12.
Nachrichten-Anzeige ........................................................................................................... 115
12.1.
Nachrichten Status Übersicht............................................................................................. 115
12.2.
Nachrichtenübersicht ........................................................................................................ 118
12.3.
Nachrichtenaktionen......................................................................................................... 120
12.3.1. Sortieren in der Nachrichtenübersicht ................................................................................. 121
12.3.2. Details anzeigen............................................................................................................... 121
12.3.2.1. Bestellung ..................................................................................................................... 122
12.3.2.2. Bestelländerung ............................................................................................................ 124
12.3.2.3. Bestellbestätigung ......................................................................................................... 126
12.3.2.4. Rahmenbestellungen..................................................................................................... 128
12.3.2.5. Rahmenbestelländerungen............................................................................................ 130
12.3.2.6. Lieferabruf ..................................................................................................................... 132
12.3.2.7. Lieferabrufantworten...................................................................................................... 133
12.3.2.8. Lagerbestände .............................................................................................................. 134
12.3.2.9. Gutschriftsanzeige ......................................................................................................... 136
12.3.2.10.
Lieferschein .......................................................................................................... 142
12.3.2.11.
Rechnung ............................................................................................................. 144
12.3.3. XML Download .............................................................................................................. 148
12.3.4. PDF anzeigen .................................................................................................................. 148
12.3.5. Geschäftsvorgang anzeigen ............................................................................................... 148
12.4.
Nachrichtenstatusverlauf ................................................................................................... 149
13.
Suche ................................................................................................................................ 150
13.1.
Geschäftsvorgangssuche ................................................................................................... 150
13.2.
Nachrichtensuche............................................................................................................. 151
14.
Technische Dokumente ....................................................................................................... 153
-3-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
14.1.
Anforderung Technischer Dokumente mit Bestellbezug ........................................................ 154
14.2.
Anforderung Technischer Dokumente ohne Bestellbezug ..................................................... 155
14.3.
Übersicht Anforderungen .................................................................................................. 157
15.
Rechnungsstatus ................................................................................................................. 158
15.1.
Rechnungsstatus anfordern................................................................................................ 158
15.2.
Rechnungsstatus-Anfragenhistorie ..................................................................................... 160
15.3.
Rechnungsstatus Download ............................................................................................... 161
16.
Kurzzeit-Archiv .................................................................................................................. 162
16.1.
Archivierung ................................................................................................................... 162
16.1.1. Archivierung bei Bestellvorgangsübersicht ......................................................................... 162
16.1.2. Archivierung bei Rahmenbestellvorgangsübersicht .............................................................. 163
16.1.3. Archivierung bei Detailansicht Bestellvorgang .................................................................... 164
16.1.4. Archivierung bei Detailansicht Rahmenbestellvorgang ......................................................... 164
16.2.
Archiv-Anzeige ............................................................................................................... 165
16.2.1. Bestellvorgänge ............................................................................................................... 166
16.2.2. Rahmenbestellvorgänge .................................................................................................... 166
16.2.3. Nachrichten ..................................................................................................................... 168
17.
Verhalten im Fehlerfall..... ................................................................................................... 169
17.1.
Begrenzung der Anzahl der gespeicherten Nachrichten ......................................................... 169
-4-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
1.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Einführung
Der Siemens-Konzern ist ein weltweit führendes Unternehmen der Elektronik und Elektrotechnik mit
zahlreichen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Spediteuren, etc.). Ein Großteil davon nimmt über den
klassischen Corporate Service EDI der Siemens AG bereits am weltweiten elektronischen Datenaustausch
teil. Mit Web4BIS bietet der Corporate Service EDI einen weiteren Zugang für den elektronischen
Datenaustausch auf Basis von Internet-Technologien an. Diese Lösung ermöglicht durchgängige
elektronische Geschäftsprozesse und niedrige Prozesskosten bei minimalem Technikeinsatz. Zielgruppe von
Web4BIS sind vor allem kleine und mittelständische Unternehmen bzw. Unternehmen, deren
Transaktionsvolumen den Aufbau einer klassischen EDI-Infrastruktur nicht rechtfertigen.
Die Lösung ist auf das im Siemens Konzern verbindlich definierte Austauschformat SES bzw. dem
abgestimmten und kompatiblen DIN5.XML ausgelegt.
Web4BIS ist für unterschiedliche Szenarien verfügbar, die die Anbindung von Kunden und Lieferanten
unterstützen. Die entsprechenden Geschäftsprozesse werden mittels Anzeige und Erfassung relevanter
Nachrichtentypen unterstützt:

Bestellungen und Rahmenbestellungen (Orders)

Bestelländerung und Rahmenbestelländerungen (Ordchg)

Lieferabruf/-Vorschau (Delfor)

Lieferabrufantworten (Delforsp)

Lagerbestandsbericht (Invrpt)

Bestellbestätigung (Ordrsp)

Lieferschein (Desadv)

Rechnung/Gutschriftsanzeige (Invoic)
-5-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
2.
Begriffsdefinitionen
2.1.
Bestellvorgang (BV)
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Unter einem Bestellvorgang werden alle Nachrichten mit der gleichen Bestell- oder Referenznummer
zusammengefasst.
Somit behält man die Nachrichten zu einem Vorgang im Überblick und kann schneller navigieren.
Grundsätzlich bekommen alle empfangenen Nachrichten (ORDERS, ORDCHG), die dem BV zugeordnet
werden, initial den Nachrichtenstatus “empfangen“ zugewiesen. Wenn man in die Nachrichtendetailanzeige
einer solchen Nachricht geht, wird ihr Nachrichtenstatus auf “gesichtet“ gesetzt.
In der bestellvorgangsorientierten Arbeitsweise werden alle Bestelländerungen zu einer Bestellung in eine
konsolidierte Bestellung eingearbeitet. Ausgangspunkt für die Erstellung weiterer Nachrichten wie
Bestellbestätigungen, Liefermeldungen und Rechnungen ist dann diese konsolidierte Bestellung.
2.2.
Rahmenbestellung/-bestellvorgang (RBV)
Eine Rahmenbestellung (ORDERS mit BGM+1001=221) ist eine Bestellung mit Einzelabrufen in Form von
Lieferplanabrufen für die bestellten Lieferungen/Leistungen zu den in der Rahmenbestellung festgelegten
Bedingungen. Sie wird entweder mengen- oder zeitbezogen erteilt. Üblicherweise ist die zeitbezogene
Rahmenbestellung an der Menge “99999“ erkennbar.
Diese Art der Bestellung, mit max. 550 Positionen, wird vom bisher implementierten Bestellprozess
unterschieden. Für diese Nachrichtenart ist keine Bestellantwort zugelassen.
Mit einem Lieferabruf (DELFOR) informiert ein Kunde seinen Lieferanten darüber, welche Mengen einer
Lieferplanposition zu welchem Zeitpunkt geliefert werden sollen.
Auf den Lieferabruf kann der Lieferant mit einer Lieferabrufbestätigung mit oder ohne Änderungen
antworten, diese ist jedoch nicht verpflichtend. Diese Lieferantwort dient zum Zweck der Bestätigung des
voraussichtlichen Lieferdatums der Ware. Das Lieferavis (DESADV) ist eine Liefermitteilung, die u.a. den
Liefertermin, die Mengen und die versandte Ware enthält. Ein Lieferavis wird auf Basis des konsolidierten
Lieferabrufs erzeugt.
Nachdem ein Lieferavis (DESADV) erstellt worden ist kann die Lieferung abgerechnet werden.
2.3.
Konsolidierte Bestellung
Die bisherige Version von Web4BIS hat nur eine rein nachrichtenbezogene Anzeige und Verarbeitung
unterstützt. Jede eingehende Nachricht (z.B. Bestellung oder Bestelländerung) wurde detailliert angezeigt,
ohne Informationen aus anderen zu dem Bestellvorgang gehörenden Nachrichten zu berücksichtigen. Um den
aktuellen Stand eines Bestellvorganges zu ermitteln musste der Lieferant Informationen aus einer Bestellung
und gegebenenfalls mehreren Bestelländerungen mit der gleichen Bestellreferenznummer manuell
-6-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
zusammenfassen. Gleichzeitig musste er bereits bestätigte, gelieferte und fakturierte Bestellpositionen
berücksichtigen.
Durch die Einführung einer konsolidierten Bestellung wird der Lieferant von dieser manuellen Arbeit
entlastet. In einer konsolidierten Bestellung sind auf Positionsebene alle Bestelländerungen mit der gleichen
Bestellreferenz eingearbeitet (auf Kopfebene werden nur bestimmte Änderungen eingearbeitet). Diese
konsolidierte Bestellung ist dann die Basis für weitere Turnaround-Nachrichten, z.B. Erstellung einer
Liefermeldung oder einer Rechnung.
Die konsolidierte Bestellung ist somit nicht als einzelne Nachricht zu sehen, sondern als eine
zusammenfassende Darstellung einer Bestellung und dazugehörender Bestelländerungen.
Bei der Anzeige einer konsolidierten Bestellung werden auf Positionsebene neben den aktualisierten Werten
aus den Bestelländerungen auch Informationen bereits bestätigter Positionen (ORDRSP), bereits gelieferter
Positionen (DESADV-LM / DESADV-VB) sowie bereits fakturierter Positionen (INVOIC) angezeigt.
Zusätzliche bestellvorgangsbezogene Informationen je Position sind:
 Ursprüngliche Menge aus der Bestellung, letzte bestätigte Menge (aus Bestellbestätigung des
Bestellvorgangs), bereits gelieferte Menge (Addition aus allen Liefermeldungen des Bestellvorgangs
zur jeweiligen Position), bereits verrechnete Menge (Addition aus allen bereits verrechneter Mengen
des Bestellvorgangs zur jeweiligen Position)
2.4.

Mengeneinheit aus der Bestellung, Mengeneinheit aus der zuletzt versendeten Bestellbestätigung,
Mengeneinheit für die angezeigte, bereits gelieferte Menge, Mengeneinheit für die angezeigte, bereits
berechnete Menge

Preis aus der Bestellung, Preis aus der zuletzt versendeten Bestellbestätigung

Preiseinheit aus der Bestellung, Preiseinheit aus der zuletzt versendeten Bestellbestätigung

Lieferdatum aus der Bestellung, Lieferdatum aus der zuletzt versendeten Bestellbestätigung
Konsolidierter Lieferabruf
Auf Grund der Vielzahl der in einer Rahmenbestellung beauftragen Positionen sowie der teilweise täglichen
Übermittlung von Lieferplanänderungen wird dem Anwender eine konsolidierte Anzeige eines Lieferplans
bereitgestellt. Durch die Einführung einer konsolidierten Lieferabrufes/-plans wird der Lieferant von
manueller Arbeit entlastet.
In einem konsolidierten Lieferabruf-/plan sind auf Positionsebene alle Änderungen eines Lieferabrufs-/plans
mit der gleichen Bestellreferenz eingearbeitet. Dieser konsolidierte Lieferabruf/-plan ist dann auch die Basis
für weitere Turnaround-Nachrichten wie z.B. die Erstellung einer Liefermeldung). Der konsolidierte
Lieferabruf-/plan ist somit nicht als einzelne Nachricht zu sehen, sondern als eine zusammenfassende
Darstellung eines Lieferabrufes und dazugehörender Änderungen.
Bei der Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs-/plans werden auf Positionsebene neben den aktualisierten
Werten aus den Rahmenbestelländerungen auch Informationen bereits bestätigter Positionen, bereits
gelieferter Positionen sowie bereits fakturierter Positionen angezeigt.
2.5.
Call eines Lieferabrufs und die Verbindlichkeitsstufen
In der Position eines Lieferabrufs können mehrere sogenannte Calls enthalten sein.
-7-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Jeder Call ist immer einer der 4 Lieferabruf-Verbindlichkeits-Stufen zugeordnet:
 Festbestellung

Fertigungsfreigabe

Materialfreigabe

unverbindliche Bedarfsvorschau
Ein Call mit der Lieferabruf-Verbindlichkeits-Stufe „Festbestellung“ berechtigt den Lieferanten zur Lieferung
und beinhaltet Informationen wie die zu liefernde Menge und die geforderten Liefer-termine. Ein Call mit
einer anderen Lieferabruf-Verbindlichkeits-Stufe enthält nur voraussichtliche Liefertermine und geschätzte
Mengenangaben.
2.6.
Dokumentenpflicht
In einer Bestellung kann der Kunde eine Dokumentenpflicht für eine Liefermeldung (DESADV) und/oder
eine Bestellbestätigung (ORDRSP) für alle Positionen in dem Bestellvorgang festlegen. Die elektronische
Nachricht erlaubt derzeit nur die Weitergabe auf Kopfebene. Der Status der Dokumentenpflicht wird aus der
Erstbestellung (SES D.05A Segment BGM 4343) ermittelt und ist in der Positionsübersicht gekennzeichnet.
Eine nachträgliche Veränderung der Dokumentenpflicht in einer Bestelländerung ist nicht möglich.
Die Dokumentenpflicht ist ersichtlich in der Detailansicht der konsolidierten Bestellung in der Tablasche
Positionsdaten.
Statusmöglichkeiten der Dokumentenpflicht:

ORDSP erforderlich

ORDRSP nicht erforderlich
-8-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.

ORDRSP + DESADV erforderlich

Keine Dokumentenpflicht
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Besteht eine Dokumentenpflicht, so ist dieser zuerst nachzukommen, bevor weitere Nachrichten für diesen
Bestellvorgang erzeugt werden können.
Beispiel:
Wurde in einer Bestellung gekennzeichnet, dass ORDRSP und DESADV erforderlich sind, so muss als erstes
die Bestellbestätigung erzeugt werden. Ohne dieses Dokument kann keine DESADV und auch keine
Rechnung erzeugt werden.
-9-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
2.7.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Informationen zu den Angaben Zoll/Import/Export in den Positionen
Ausfuhrlistennummer
-AL
Exportklassifikationsnummer
(5-stellig
als
alphanumerischer
Code)
für alle zu liefernden Güter (Hardware, Software, Technologie) gemäß Erfassung
in der zum Lieferzeitpunkt gültigen "EG Dual Use Liste" zur EG (VO)
1334/2000. Die AL ist von Ihnen, als Lieferant in der EG lieferpositionsbezogen
anzugeben, d. h. Pflichtfeld für EG-Lieferanten. Sind die Güter nicht in der EG
Dual Use Liste erfasst, lautet die AL "N".
Export Control
Classification Nummer
Exportklassifikationsnummer
(5-stellig
als
Alphanumerischer
Code)
für alle zu liefernden Güter (Hardware, Software, Technologie) gemäß Erfassung
in der zum Lieferzeitpunkt gültigen "US Commerce Control List" der U.S.
Export Administration Regulations
(ECCN)
Warennummer
Zollklassifizierung zur Import- und Exportabwicklung für alle zu
liefernden Waren (Hardware) gemäß Einreihung in dem zum Lieferzeitpunkt
gültigen Warenverzeichnis. Die Warennummer ist von Ihnen als Lieferant in der
EG als Pflichtfeld 8-stellig (numerischer Code) und von Ihnen als Lieferanten
außerhalb der EG als Pflichtfeld 6-stellig (HS = numerischer Code) anzugeben
Warenbeschreibung
Zur Ein- und Ausfuhrabwicklung eine gemäß den Kriterien zur
Einreihung des Zolls in das Warenverzeichnis sprechende Warenbeschreibung
Ursprungsland
Zollklassifizierung zur Import- und Exportabwicklung für alle zu
liefernden Waren (Hardware) entsprechend Urspungsbeglaubigung durch die
Industrie- und Handelskammer. Die Ursprungslandangabe ist von Ihnen als
Lieferanten weltweit als Pflichtfeld in 2-stelligem ISO-Alpha-Code anzugeben
Zollstatus
Angabe ob dies eine unverzollte Ware (= Zollgut => keine Zollabfertigung
oder Ware aus Zollverfahren wie Aktive Veredelung, Zolllager, Umwandelung)
oder eine verzollte Ware (= zum freien Verkehr abgefertigt) ist
-10-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
2.8.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
TechDoc
In der Regel werden die Bestellpositionen einer Bestellung oder Bestelländerung durch die Positionsnummern
(bzw. Artikelnummern) eindeutig und ausreichend beschrieben. Für einige Bestellpositionen benötigt der
Lieferant jedoch detaillierte Beschreibungen (z.B. technische Zeichnungen), um die Bestellpositionen
entsprechend herzustellen. Diese detaillierten Beschreibungen (Anlagen) werden auch als technische
Dokumente bzw. "TechDocs" bezeichnet. Web4BIS unterstützt die Kommunikation von Bestellungen und
Bestelländerungen mit solchen Anlagen (TechDocs) auf Positionsebene.
Bei der Erstellung von Bestellungen (ORDERS) und Bestelländerungen (ORDCHG) kann der Kunde auf
Positionsebene eine Sammlung von technischen Dokumenten als Anlagen hinzufügen.
Die Bestellungen bzw. Bestelländerungen werden vom BIS-Dienst an Web4BIS weitergeleitet, während die
Anlagen an einen Dokumentenserver weitergegeben werden.
Alternativ kann auch technische Dokumentation vom Lieferanten über die Web4BIS-Oberfläche angefordert
werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anforderung einen Bezug zu in Web4BIS vorhandenen
Bestellungen hat oder nicht. Hierfür benötigt man allerdings die entsprechenden Rechte.
In der Web4BIS-Oberfläche können die vorhandenen TechDocs dann auch angezeigt bzw. als PDFDokument heruntergeladen und lokal gespeichert werden.
2.9.
Supervisor
Bei einigen Kunden besteht der Wunsch, die erteilten Bestellvorgänge bei einem bestimmten Lieferanten für
dessen Supportanfragen zentral einzusehen. Deshalb kann, nach dem Anlegen eines Geschäftspartners vom
Typ Lieferant durch den Web4BIS System Administrator, vom jeweiligen Lieferanten Administrator ein
Anwender mit der neuen Rolle Lieferant_Supervisor angelegt werden. Dies ist aber nur möglich, falls es vom
Kunden gefordert und vom jeweiligen Lieferanten zuvor genehmigt worden ist. Der zuständige Lieferanten
Administrator kann schließlich über ein Formular mit Hilfe eines Bündelungskriteriums (derzeit Siemens
Divisioncode in SSD) die jeweilige Siemens Division diesem Lieferanten Supervisor zuweisen. Über diesen
Anwender können danach auf "Kundenseite" sämtliche Bestellvorgänge der freigegebenen Siemens Division
eingesehen werden.
Die Rolle Lieferanten_Supervisor umfasst jedoch keine Daten verändernden Rechte/ Funktionalitäten. Für die
korrekte Zuweisung des Bündelungskriteriums zu einem Lieferanten Supervisor ist allein der Lieferant bzw.
der Lieferanten Administrator verantwortlich. Er kann auch, falls erforderlich, die Kennung eines Lieferanten
Supervisors wieder löschen.
2.10.
Rechnungsstatus
Der Service Rechnungsstatus in Web4BIS ermöglicht es den Lieferanten eine Realtime-Auskunft über den
Status ihrer Rechnungen in den jeweiligen ERP Systemen der Rechnungsempfänger zu erhalten.
-11-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Somit wird u.a. ersichtlich, ob die Rechnung vom Rechnungsempfänger zur Zahlung freigegeben oder
abgelehnt worden ist:
Folgende Rechnungs-Status sind möglich:

Paid - Abgeschlossen (bezahlt)

Approved - Freigegeben (Freigabe zur Zahlung)

Blocked - Abgelehnt (Zahlung blockiert)

Approval pendig - Freigabe ausstehend (Rechungsprüfung)

W-9 Block - Nicht akzeptiert

Pending - Ausstehend (Ausstehend Steuer)
Für Details zum Rechnungsstatus in Web4BIS siehe Kapitel „Rechnungsstatus“.
-12-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Login und Logout in WEB4BIS
Über die Internetadresse https://webedi.siemens.de/web4bis gelangt man zum Login-Screen von Web4BIS.
Bitte loggen Sie sich mit den von Siemens erhaltenen Benutzerdaten ein. Es wird dringend geraten, das
Passwort nach dem ersten Login zu ändern.
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, folgen Sie dem Link „Passwort vergessen?“ auf dem Login-Screen.
Sie werden aufgefordert die E-Mailadresse anzugeben, welche mit Ihrem Konto verknüpft ist, d.h. die
Emailadresse, die bei der Registrierungen Web4BIS von Ihrem Kunden angegeben worden ist oder als letztes
in Ihren Benutzerdaten eingetragen wurde. Im Anschluss erhalten Sie ein neues Passwort an die angegebene
E-Mailadresse.
Die Sitzung kann während dem Arbeiten mit Web4BIS jederzeit über den Link „Logout“ in der Menüleiste
abgebrochen werden. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, sich erneut einzuloggen oder mit einer
anderen Kennung den Login vorzunehmen.
-13-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
4.
Administration
4.1.
Benutzerdaten
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In Web4BIS haben Sie die Möglichkeit, ihre eigenen Benutzerdaten zu ändern und anzupassen. Über den
Link „Benutzerdaten“ in der oberen Menüleiste gelangen Sie zur entsprechenden Maske.
4.1.1.
Personeninformationen
Über die Administration können Sie Ihre Personeninformationen ändern. In diese Kategorie fallen zum
Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer, Email usw. Diese Felder sind mit den Daten, die durch den
Web4BIS-Administrator bei der Web4BIS-Registrierung angegeben wurden, vorbelegt. Sie können diese aber
jederzeit ändern. In manchen Fällen, wie bei Email oder Telefonnummer, ist dies sogar sehr wichtig, da sich
diese oft ändern können. Bitte pflegen Sie Ihre Daten regelmäßig, damit der Datenbestand möglichst aktuell
gehalten werden kann.
Die Angaben „Partner Administrator“ und „Nachrichtenrechte“ dienen als Information. Hier finden Sie die
Information, ob Sie als Administrator für diesen Partner agieren dürfen oder nicht sowie die Information,
welche Nachrichten Sie erstellen dürfen.
-14-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Emailadresse, die im Feld „Email 1“ eingetragen ist, erhält je nach angekreuzter Benachrichtigungsart
eine Email: wenn das Feld „Avis-Email“ ausgewählt ist, wird bei jedem Eingang einer Nachricht eine Email
an die angegebene Adresse versandt.
Zusätzlich kann bei der Aktivierung ein zusätzliches Bündelungsintervall in Stunden angegeben werden. Kein
Bündelungsintervall bedeutet das sofortige Versenden einer Avis-Mail nach dem Eingang einer Nachricht. Ist
das Bündelungsintervall aktiviert, wird nach dem Eingang einer Nachricht die Avis-Mail
zwischengespeichert. Web4BIS versendet diese Avis-Mail an den Empfänger nach Ablauf des angegebenen
Intervalls seit dem letzten Mailversand. Dabei werden alle Avis-Mails an diesen Empfänger, die mittlerweile
ebenfalls zwischengespeichert wurden, in dieser Avis-Mail gebündelt und versendet.
Ist die Option „Reminder-Email“ gewählt, erhält der Emailempfänger eine Erinnerungs-Email, wenn in
Web4BIS länger als 2 Tage ungelesene Nachrichten vorliegen. Die in der „Email 1“ hinterlegte Adresse ist
auch automatisch die Abgeber-Email-Adresse für Bestellbestätigungen sowie der Empfänger von
Passwörtern, wenn ein neues angefordert worden ist.
In die Felder AvisEmail1 und AvisEmail2 können zusätzliche Emailadressen eingegeben werden, die
ebenfalls eine Avis-Email erhalten sollen.
Die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben und müssen deshalb immer gefüllt
sein.
Änderungen werden über den Button „Änderungen speichern“ übernommen, um die Änderungen nicht zu
übernehmen, bitte den Button „Abbrechen“ wählen.
-15-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
4.1.2.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Logininformationen
Nach dem ersten Login sollten Sie Ihr Passwort in ein für Sie leicht zu merkendes Passwort umändern. Dies
können sie in der Registerkarte Logininformation vornehmen. Zur Passwortänderung müssen Sie allerdings
Ihr altes Passwort bereithalten.
Die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben.
Achtung:
Bitte beachten Sie hierbei die Richtlinien für die Vergabe von Passwörtern!
In den Logininformationen kann ebenfalls festgelegt werden, mit welcher Sprache Sie standardmäßig arbeiten
möchten. Wenn Sie hier die Sprache verändern, werden alle Angaben dauerhaft in dieser Sprache dargestellt.
-16-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
4.1.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Partnerinformationen
Jedem Web4BIS-Partner können mehrere Benutzer zugeordnet sein. Änderungen in den Partnerinformationen
wirken sich benutzerübergreifend aus. Hier können Sie zum Beispiel Anschrift oder die Telefonnummer
ändern. Die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Einige Informationen wie Org-ID, Rolle, Schnittstelle oder BIS Sender-Profile können nicht von Ihnen,
sondern ausschließlich vom Web4BIS-Administrator verändert werden.
-17-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
-18-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Im Feld „Schnittstelle“ in den Partnerinformationen ist hinterlegt, ob Sie als Siemens interner oder externer
Lieferant klassifiziert sind. Dies wirkt sich bei der Rechnungserstellung aus, da bei
Siemens internen und externen Lieferanten unterschiedliche Felder angezeigt werden oder verändert werden
können (z.B. mehrere Partneradressen bei internen Lieferanten).
Ebenfalls können Sie hier Ihre Nachrichtenrechte einsehen, das heißt, ob Sie überhaupt dazu berechtigt sind,
Bestellbestätigungen, Liefermeldungen, Lieferabrufantworten und Rechnungen zu erstellen. Fehlt Ihnen hier
das Recht, so werden Ihnen die folgenden Aktionen bei Geschäftsvorgängen nicht angezeigt:
Bestellbestätigung ohne Änderungen
Bestellbestätigung mit Änderungen
Lieferabrufantwort ohne Änderungen
Lieferabrufantwort mit Änderungen
Versandbereitschaftsmeldung
Liefermeldung
Rechnung mit Bestellbezug
Des Weiteren fehlt in der linken Navigationsleiste der Punkt „Rechnung erstellen“.
Bei den Allgemeinrechten ist hinterlegt, ob Sie berechtigt sind, den Rechnungsstatus oder auch TechDocs
anzufordern.
Sollte Ihnen das Recht Rechnungsstatus fehlen, wird Ihnen in der oberen Menü-Leiste der Punkt
"Rechnungsstatus nicht angezeigt.
Sollte Ihnen das Recht „TechDocs Pull“ fehlen, wird Ihnen in der oberen Menü-Leiste der Punkt „TechDocs“
nicht angezeigt.
Änderungen an den Rechten können Sie nicht selber vornehmen, dies ist nur dem Administrator möglich.
Zusätzlich zu diesen allgemeinen Angaben werden die Rechnungsinformationen für diesen Partner angezeigt
und können auch bearbeitet werden.
4.2.
Funktionen des Partner-Administrator
Für jeden Geschäftspartner existiert immer mindestens ein Anwender mit der neuen Rolle PartnerAdministrator. Diese Rolle umfasst die im Folgenden beschriebenen Funktionalitäten für die
Partnerselbstverwaltung.
4.2.1.
Hinzufügen, Ändern und Löschen von Anwendern
Als Partner-Administrator haben Sie die Möglichkeit, weitere Anwender hinzuzufügen, bestehende Anwender
zu administrieren oder zu löschen. Dies können Sie über die Tablasche Personenliste unter dem Menüpunkt
Benutzerdaten vornehmen.
-19-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Zum Ändern oder Löschen ist eine Person aus der Liste auszuwählen und zu markieren.
Über den entsprechenden Button wird die Person entweder gelöscht oder es wird eine neue Seite mit den zu
dieser Person gespeicherten Informationen angezeigt.
-20-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Um eine neue Person hinzuzufügen, drücken Sie bitte den Button „Person hinzufügen“.
In diesem Fall erscheint obige Anzeige komplett leer und ist entsprechend auszufüllen.
Sie können der neuen Person auch Administratorrechte oder Supervisor-Rechte geben. Dabei ist zu beachten,
dass sich diese beiden Rollen gegenseitig ausschließen.
Unter Nachrichtenrechte können Sie dem neuen Benutzer die unterschiedlichen Rechte zur Erstellung von
Nachrichten erteilen.
Unter Allgemeinrechte können Sie dem neuen Benutzer das Recht zum Lesen oder zum Erstellen eines
Rechnungsstatus sowie zum Anfordern von TechDocs erteilen.
Die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben und müssen deshalb immer gefüllt
sein.
Die Änderungen werden über den Button „Änderungen speichern“ übernommen. Um die Angaben nicht zu
übernehmen, bitte den Button „Abbrechen“ wählen.
4.2.2.
Sperren und entsperren von Anwendern
Als Partneradministrator können Sie Anwenderkennungen sperren und wieder entsperren. Eine Kennung wird
auch gesperrt, wenn der Anwender dreimal nacheinander ein falsches Passwort eingibt.
Dies können Sie ebenfalls über die Tablasche Personenliste unter dem Menüpunkt Benutzerdaten vornehmen.
-21-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Dort markieren Sie den zu sperrenden bzw. zu entsperrenden Benutzer und wählen die Funktion
„Sperren/Entsperren“.
4.2.3.
Anlegen Lieferanten Supervisor
Als Partner-Administrator haben Sie auch die Möglichkeit, einen neuen Anwender mit der Rolle
„Lieferant_Supervisor“ anlegen. Dies können Sie ebenfalls über die Tablasche Personenliste unter dem
Menüpunkt Benutzerdaten vornehmen.
Dort wählen Sie die Funktion „Person hinzufügen“.
Beim Anlegen des neuen Anwenders wählen Sie bitte zusätzlich die Funktion Partner Supervisor aus.
Anschließend müssen Sie noch den Bereichscode auswählen, den Sie diesem Supervisor zuordnen möchten.
Hierbei sind auch Mehrfachmarkierungen möglich, indem Sie beim Markieren des 2. Bereichscodes
zusätzlich die Taste STRG drücken. Mit Hilfe dieses Lieferanten_Supervisors können danach auf
"Kundenseite" sämtliche Bestellvorgänge des freigegebenen Abgeber Siemens-Bereiches (bzw. der dahinter
stehenden OrgIDs) eingesehen werden.
Hinweis:
Die Rolle Lieferanten_Supervisor umfasst keine Daten verändernden Rechte/ Funktionalitäten!
Damit können auch keine Nachrichtenrechte vergeben werden.
-22-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben und müssen deshalb immer gefüllt
sein.
Die Änderungen werden über den Button „Änderungen speichern“ übernommen. Um die Angaben nicht zu
übernehmen, bitte den Button „Abbrechen“ wählen.
Bei den Login-Informationen des Lieferanten-Supervisors ist darauf zu achten, dass die Kennung
(Login-Name) nach folgendem Schema gebildet wird:
SV_<Lieferanten-OrgID>_<Name>
|
|
|
|
|
+------------ Frei wählbare Zeichenkette, max. 4 Stellen
|
+--------------------------------Angabe der Lieferanten-Org-ID, vorgeblendet
+---------------------------------------------------Steht für Supervisor
Sollte der Name nicht korrekt aufgebaut sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung, in welcher der geforderte
Aufbau des Dateinamens noch mal hinterlegt ist:
-23-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
5.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Informationen
Über die Option „Info“ in der Menüleiste können Sie Informationen abrufen wie zum Beispiel das aktuelle
Benutzerhandbuch, ein web-basiertes Training zur Anwendung Web4BIS und eine Liste mit Antworten zu
häufig gestellten Fragen.
Hier finden Sie auch die Links zum finavigate Portal (Rechnungsstatus) und zu IOL (Rechnungsstatus US).
6.
Support
Wenn Sie Fragen oder Probleme haben, gibt es über die Option „Support“ in der Menüleiste die Möglichkeit
einen Support-Mitarbeiter direkt per Mail zu kontaktieren.
7.
Sprachwahl
-24-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Möchten Sie nur kurzfristig die Sprache ändern oder jemand anderes arbeitet mit Ihrer Kennung, der eine
andere Sprache benötigt, so können Sie dies einstellen, indem Sie über die jeweilige Flagge die entsprechende
Sprache auswählen. Beim nächsten Login wird wieder in die Sprache, die in den Benutzerdaten festgelegt
wurde, gewechselt.
-25-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
8.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Menue-Übersicht
Nach dem Login erscheint automatisch eine Übersicht über den Status der Geschäftsvorgänge sowie der
Nachrichten. Es wird dabei aufgelistet, wie viele Bestell- bzw. Rahmenbestellvorgänge mit den
unterschiedlichen Status vorhanden sind und wie viele Nachrichten pro Nachrichtenart empfangen oder
gesichtet wurden.
Über das Klicken auf den Link der jeweiligen Zahl gelangen Sie in die Bestellvorgangsübersicht des
jeweiligen Status bzw. in die Nachrichtenübersicht der gewünschten Nachrichtenart.
Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit zu den einzelnen Bestellvorgangsübersichten bzw.
Nachrichtenübersichten zu gelangen, ohne die Bestellvorgang/Nachrichten Status Übersicht zu nutzen.
Auf der linken Menüleiste befinden sich die Ordner „Bestellvorgänge“, „Rahmenbestellvorgänge“,
„Nachrichten“, „Entwürfe“, „Kurzzeit-Archiv“ und falls die nötigen Rechte vorhanden „Erstellen“.
-26-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Ordner „Bestellvorgänge“, „Rahmenbestellvorgänge“, „Nachrichten“ und „Kurzzeit-Archiv“ sind noch
unterteilt, um eine schnellere Navigation zu ermöglichen.
-27-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
-28-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
9.
Verwaltung der Bestellvorgänge
9.1.
Bestellvorgänge Status Übersicht
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Ein Bestellvorgang umfasst alle Nachrichten (mit zumeist unterschiedlichen Nachrichtenarten) eines
Anwenders mit der gleichen Bestellreferenznummer, denselben Besteller und denselben Lieferanten
(OrgID+BY und OrgID+SU).
Unter dem Status „neu“ befinden sich alle Geschäftsvorgänge nach Eingang der initiierenden Nachricht
(Bestellung oder falls zeitlich vorher auch eine Bestelländerung). Sie verbleiben dort solange, bis der
Anwender dem Bestellvorgang einen anderen Status zuordnet.
Dem Lieferanten stehen 4 Bearbeitungsstatus zur manuellen Pflege zur Verfügung, mit denen er sich selbst
organisieren kann:
•
Eigener Ordner 1
•
Eigener Ordner 2
•
Eigener Ordner 3
•
Eigener Ordner 4
Kommt zu einem Bestellvorgang in Ordner 1 bis 4 eine Bestelländerung, so wird der gesamte Bestellvorgang
mit dem Status „geändert“ gekennzeichnet und in diesen Ordner verschoben. Dies erleichtert dem Anwender
die Übersicht.
9.2.
Bestellvorgänge Aktionen
9.2.1.
Sortieren in der Bestellvorgängeübersicht
Die Bestellvorgängeübersicht findet sich in Web4BIS an mehreren Stellen: für jeden Status wie zum Beispiel
„neu“, geändert“, Ordner1 oder bei den Suchergebnissen. In dieser Übersicht hat man neben den im
Folgenden beschriebenen Aktionen immer die Möglichkeit, die Geschäftsvorgänge nach bestimmten Kriterien
zu sortieren. Dies wird durch das Anklicken einer der unterstrichenen Überschriften ermöglicht. Ein kleiner
schwarzer Pfeil zeigt an, nach welchem Kriterium sortiert wurde und ob die Sortierreihenfolge aufsteigend
oder absteigend durchgeführt wurde.
-29-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der obigen Abbildung wären die Bestellvorgänge beispielsweise nach dem Datum und der Uhrzeit der
Konsolidierung sortiert, wobei die neuesten Bestellvorgänge oben angezeigt werden. Will man in diesem Fall
die ältesten Bestellvorgänge zu oberst anzeigen, klickt man den Link „Konsolidierung Datum/Uhrzeit“ erneut
und die Sortierung kehrt sich um.
9.2.2.
Vergabe eines neuen Status
Der Anwender hat die Möglichkeit, den Bestellvorgängen einen neuen Status zuzuordnen.
Dabei ist dem Anwender die Bedeutung für Ordner1 – Ordner 4 freigestellt. Diese Ordner repräsentieren den
Zustand eines Bestellvorgangs aus Sicht des Anwenders.
Ein Beispiel für die Handhabung dieser Ordner wäre:
o
Ordner 1 (z.B. in Bearbeitung)
o
Ordner 2 (z.B. abgeschlossen)
o
Ordner 3 (z.B. storniert)
-30-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
o
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Ordner 4 (z.B. sonstige)
Dieser Bearbeitungsstatus wird nur vom Anwender vergeben. Dazu kann auf der Bestellvorgangs-übersicht
aus der Liste der gewünschte Status (Ordner) ausgewählt werden. Durch Drücken des Buttons „Abschicken“
wird der Bestellvorgang in den entsprechenden Ordner verschoben.
9.2.3.
Anzeige Konsolidierte Bestellung
Bei der Erstellung eines Bestellvorgangs wird, wenn es sich nicht um eine Rahmenbestellung handelt, immer
eine konsolidierte Bestellung für diesen BV angelegt.
Die konsolidierte Bestellung enthält Datum und Uhrzeit, wann die erste Nachricht importiert wurde.
Alle zu einer Bestellung gehörenden Bestelländerungen sind eingearbeitet.
Dabei werden z.B. folgende Inhalte der Nachrichten übernommen:
Auf Kopfebene:
 zusätzliche Informationen zur Bestellung auf Kopfebene
 Vertragsnummer auf Kopfebene
 Einfuhrgenehmigungsnummer
 Angaben zu Beteiligten (z.B. für Frachtkosten, Lieferanschrift)
 Angaben zu Steuern oder Zoll
-31-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Auf Positionsebene:
 Produkt-/Erzeugnisnummer
 Bestellmenge
 Liefertermin
 Zusätzliche Bestellinformationen
Diese konsolidierte Bestellung können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in der Bestellvorgangs-übersicht
auf das
Symbol klicken:
Die Farbe dieses Icons ( ) ist bei einer neuen Bestellung, die noch nicht angesehen wurde, rot. Nach dem
ersten Sichten wechselt die Farbe auf hellblau.
Die Ansicht der konsolidierten Bestellung unterteilt sich – analog der Nachricht Bestellung - in Kopfdaten,
Positionsdaten und Allgemeine Daten.
-32-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
9.2.3.1.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Kopfdaten
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten der konsolidierten Bestellung.
9.2.3.2.
Positionsdaten
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht über die einzelnen Positionen.
Dabei ist auch pro Position ersichtlich, welche Dokumentenpflicht für die Positionen existiert und welche
Dokumente bereits erzeugt wurden. Dafür gibt es in der Spalte Dokumentenpflicht
2 Einträge:
ORDRSP und DESADV
Wurde das jeweilige Dokument angefordert, so erscheint in der Anzeige dafür ein Icon. Hat dieses Bildchen
ein rotes Ausrufezeichen, so wurde dieses Dokument noch nicht erzeugt.
Existiert das Dokument, so ist das Icon mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.
Ist die DESADV und/oder ORDRSP nicht angefordert, so ist dies mit einem Strich in der jeweiligen Spalte
gekennzeichnet.
Es wird ebenfalls angezeigt, ob für die einzelnen Positionen Technische Dokumentationen vorhanden sind
oder nicht.
Unter Lieferdatum ist ersichtlich, zu welchem Termin geliefert werden soll bzw. ob es sich um
Teillieferungen handelt. Dann ist das Lieferdatum in den Positions-Details ersichtlich.
-33-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Unter „Status“ ist erkennbar, welche Position unverändert ist, geändert oder gelöscht wurde.
Dies ist an den verschiedenen Symbolen erkennbar:
Unverändert
–
grünes Häkchen
Geändert
–
roter Stift
Gelöscht
–
rotes Kreuzchen
Die weiteren Details zu den einzelnen Positionen kann man sich anzeigen lassen, indem man dem Aktionslink
„Positions- Details“ in den Positionsdaten (orange markiert) folgt.
-34-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Positionszusatzinfo ist wiederum unterteilt in Zusatzinformationen, Zuschläge/Abschläge, Teillieferungen
und Technische Dokumente.
Im Tab “Zusatzinformationen“ werden unter anderem die konsolidierten Werte für Menge, Mengeneinheit,
Preis, Preiseinheit und Lieferdatum aufgelistet. Die verschiedenen Werte werden auf 5 Spalten verteilt:
Aktueller Wert:
beinhaltet die Werte der aktuellsten Bestelländerung
Wert aus Bestellung: beinhaltet die ursprünglichen Werte aus der Bestellung
Zuletzt bestätigter Wert:
enthält die Werte aus der zuletzt versendeten Bestellbestätigung (bezüglich
dieser Position).
Bereits gelieferter Wert:
enthält den kumulierten Wert (Menge, Mengeneinheit) der bereits
versendeten Liefermeldungen (bezüglich dieser Position)
Bereits abgerechneter Wert:
zeigt den kumulierten Wert (Menge, Mengeneinheit) aus den versendeten
Rechnungen (bezüglich dieser Position) an.
Hinweis:
-35-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Das System schließt nicht aus, dass mehr oder weniger Artikel abgerechnet werden können als geliefert
wurden. Achten Sie daher bitte auf die korrekte Eingabe der Mengen.
Im Tab „Zuschläge/Abschläge“ finden Sie Informationen zur Art und Höhe von Zu-/Abschlägen zu dieser
Position:
Im Tab „Teillieferungen“ finden Sie Informationen zu Teillieferungen für diese Position:
-36-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Im Tab „Technische Dokumente“ finden Sie Verweise zu vorhandenen für diese Bestellung relevanten
technischen Dokumenten. Die Dokumente können geöffnet werden, indem man dem Link in der Spalte
Aktion folgt:
-37-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
9.2.3.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Allgemeine Daten
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-38-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
9.2.4.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Anzeige des zugehörigen Geschäftsvorgangs
In die Anzeige Geschäftsvorgang gelangen Sie, indem Sie in der Bestellvorgangsübersicht auf das
entsprechende Aktions-Icon klicken:
Die Detailansicht für den ausgewählten Bestellvorgang zeigt, welche Nachrichten zu diesem Vorgang in
Web4BIS existieren und wann diese angelegt wurden.
Als zusätzliche Information ist ersichtlich, ob es Änderungen in den Nachrichten gab.
Bei der Nachrichtenart Invoic gibt es noch weiterführende Informationen:
-39-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
- Handelt es sich bei der Nachricht um eine Rechnung oder eine Gutschriftsanzeige
- Welcher Rechnungswert ist in der Nachricht enthalten
Unter Status ist u.a. ersichtlich, wenn eine in Web4BIS erstellte und versendete Nachricht anschließend von
BIS abgewiesen wurde. In diesem Fall ist der Status der Nachricht rot unterlegt und das entsprechende BISProtokoll kann durch Klicken auf den Link eingesehen werden.
Für jede Nachricht des angezeigten Bestellvorgangs gibt es wiederum 3 Aktionsmöglichkeiten:
Detailanzeige der Nachricht
Download der Nachricht im XML-Format
Download der Nachricht im PDF-Format
9.2.5.
PDF-Anzeige einer konsolidierten Bestellung
Der Download der konsolidierten Bestellung kann über 2 verschiedene Anzeigen erreicht werden:
Übersicht Geschäftsvorgänge:
oder
Detailanzeige der konsolidierten Bestellung
-40-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In beiden Fällen wählen Sie die Aktion „PDF-Anzeige“ aus dem Menü aus und drücken den Button send
bzw. „abschicken“.
9.2.6.
XML-Anzeige einer konsolidierten Bestellung
Um eine konsolidierte Bestellung im DIN5-XML-Format herunterzuladen, folgt man dem Funktionslink
„XML Anzeige“ in der Bestellvorgangsübersicht oder in der Detailansicht der konsolidierten Bestellung. Im
Anschluss kann die Nachricht auf der Festplatte lokal abgelegt werden.
-41-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
oder
-42-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
9.2.7.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Erstellen Bestellbestätigung
In der Bestellvorgangs-orientierten Arbeitsweise werden alle Bestelländerungen zu einer Bestellung in eine
konsolidierte Bestellung eingearbeitet. Ausgangspunkt für die Erstellung weiterer Nachrichten wie
Bestellbestätigungen, Liefermeldungen und Rechnungen ist dann diese konsolidierte Bestellung.
Wurde in der Bestellung die Bestellbestätigung angefordert, so ist dies in der Ansicht der konsolidierten
Bestellung in der Tablasche „Positionsdaten“ ersichtlich.
Um eine Bestellbestätigung zu generieren, muss man zunächst entweder in die Übersicht der Bestellvorgänge
oder in die Detailansicht einer konsolidierten Bestellung gehen. Dort haben Sie die Möglichkeit, eine
Bestellbestätigung ohne Änderung oder eine Bestellbestätigung mit Änderung zu erstellen. Wichtig ist
hierbei, dass Sie Bestellungen nur bestätigen können, wenn Sie das Recht dafür besitzen (einzusehen in den
Partnerinformationen in Ihren Benutzerangaben).
9.2.7.1.
Bestellbestätigung ohne Änderungen
Über die Aktion „Bestellbestätigung ohne Änderung“ in der Ansicht der konsolidierten Bestellung oder
alternativ auch in der Übersicht der Geschäftsvorgänge wird eine Bestellbestätigung ohne Änderungen
generiert.
oder
-43-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Es erscheint eine Maske, in welcher eine Bestätigungsnummer eingegeben werden muss. Diese Nummer ist
frei wählbar und kann auch Buchstaben enthalten. Die Eingabe einer solchen Nummer ist für Ihre Verwaltung
vorgesehen, da Sie die Benennungen frei wählen können und somit die Bestellbestätigungen leichter wieder
finden, beispielsweise Ihre interne Auftragsnummer für diese Bestellung.
Bei diesem Vorgehen bestätigen Sie die Bestellung genau so, wie sie eingegangen ist.
Über „Abbrechen“ können Sie den Bestellbestätigungsvorgang abbrechen. Über „Senden“ verschicken Sie
die Bestellbestätigung.
In der Detailansicht des Geschäftsvorgangs finden Sie dann die soeben versendete Bestätigung.
-44-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Um eine bessere Übersicht über die Geschäftsvorgänge zu behalten, haben Sie hier auch die Möglichkeit,
diesen Vorgang ggf. in einen anderen Ordner zu verschieben. Wählen Sie dazu bitte einen neuen Status aus
und drücken Sie den Button „Abschicken“.
Wenn der Vorgang für Sie erledigt ist, können Sie ihn auch über den Button „Verschieben in KurzzeitArchiv“ ins Archiv verschieben.
Der Status ist dann auf „abgeschlossen“ gesetzt.
9.2.7.2.
Bestellbestätigung mit Änderungen
Manchmal ist es notwendig, eine Bestellbestätigung mit Änderungen zu schicken, zum Beispiel wenn Sie die
Lieferung in Teillieferungen vornehmen müssen oder die Lieferung zu einem anderen Zeitpunkt stattfinden
soll. Dies ist in der Ansicht der konsolidierten Bestellung oder alternativ auch in der Übersicht der
Geschäftsvorgänge über die Aktion „Bestellbestätigung mit Änderungen“ möglich.
-45-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Oder
-46-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sie werden hier ebenfalls gebeten, eine Bestätigungsnummer anzugeben.
Bevor Sie die Bestellung bestätigen, sollten Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. Sie können in den
einzelnen Registerkarten (Positionsdaten, Allgemeine Daten, Zuschläge/Abschläge) navigieren und
Änderungen durchführen.
Positionsdaten:
Wollen Sie Änderungen auf der Positionsebene durchführen, können Sie diese über die Registerkarte
Positionsdaten vornehmen. Dort haben Sie folgende Aktions-Möglichkeiten:

eine Position generell abzuweisen

Änderungen vornehmen, die sich auf eine bestimmte Position beziehen
-47-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Wenn Sie eine Position abweisen möchten, klicken sie auf das Pfeilsymbol, die Position wird dann als „nicht
akzeptiert“ markiert. Sie können dies jederzeit rückgängig machen, indem Sie auf das grüne Häkchen klicken.
Um eine Position zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Sie haben die Möglichkeit, für die
Positionen Zusatzinformationen, Zuschläge/Abschläge und Teillieferungen zu bearbeiten.
In den Zusatzinformationen können Sie grundlegende Eigenschaften der Position verändern wie den Preis
oder die Menge. Sie können auch ein neues Lieferdatum angeben oder, falls Sie dieses noch nicht genau
wissen, die Option „Liefertermin folgt“ wählen.
Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen und Einstellungen, die Sie hier vornehmen, nur für die aktuelle
Position gelten und nicht positionsübergreifend sind, sich also nicht auf die gesamte Bestellung beziehen!
-48-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Registerkarte „Zuschläge/Abschläge“ können Sie Rabatte oder Zuschläge positionsspezifisch festlegen.
Hierbei wählen Sie einen Typ für den Zuschlag/Abschlag aus (z.B. Rabatt) und geben dazu den Prozentsatz
und einen Betrag ein. Über Hinzufügen wird der Zuschlag/Abschlag für die Position übernommen. Soll ein
Zuschlag/Abschlag entfernt werden, so markieren Sie diesen über das Kästchen „Auswahl“ und betätigen den
„Löschen“-Button.
Möchten Sie die Lieferung in Teillieferungen durchführen, so können Sie dies in der Registerkarte
Teillieferungen einstellen.
Sie können dabei die Menge für die einzelnen Teillieferungen, sowie eine Datumsangabe (exakter Termin,
„bereits geliefert“ oder „Termin folgt“) festlegen. Über „Hinzufügen“ legen Sie die Teillieferung an. Bitte
beachten Sie beim Arbeiten mit Teillieferungen, dass die Summe der Mengenangaben der Teillieferungen mit
der Gesamtstückzahl der Position übereinstimmen muss.
-49-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung und alle Ihre Angaben korrekt sind, klicken Sie den Button
„Übernehmen & Zurück“, der sich unterhalb der Karteikarte befindet. Wollen Sie alle Eingaben auf
Positionsebene rückgängig machen, so klicken Sie „Abbrechen“. In beiden Fällen gelangen sie zurück zur
Registerkarte der Positionsdaten.
Allgemeine Daten:
Sie haben die Möglichkeit, allgemeine Informationen in der Bestellbestätigung hinzuzufügen, wie zum
Beispiel eine Preisbasis oder den Bezugsort zu der Preisbasis. Es können auch individuelle Bemerkungen
hinzugefügt werden.
-50-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Zuschläge/Abschläge:
Sie haben die Möglichkeit, für eine Bestellung Zuschläge oder Abschläge auf Kopfebene bei der
Bestellbestätigung anzugeben wie zum Beispiel Rabatte oder Materialzuschläge. Dies erfolgt nach demselben
Prinzip wie bei der Festlegung auf Positionsebene.
Das Bearbeiten der Bestellung ist nun abgeschlossen und Sie können den Vorgang bestätigen oder ganz
abbrechen. Nachdem Sie den Vorgang bestätigt haben, klicken Sie auf „Entwurf speichern“, um die
Bestellbestätigung in den Entwürfen zu sichern. Wollen sie die Bestellbestätigung sofort versenden, so
klicken Sie auf „Nachricht senden“.
Wenn Sie eine Nachricht speichern und Sie später verschicken wollen, müssen Sie diese in dem Ordner
„Entwürfe“ suchen und in die Detailansicht der Nachricht wechseln.
Über den Button „Entwurf aktualisieren“ erhalten Sie erneut die Möglichkeit, die Bestellbestätigung zu
überarbeiten.
Nach Bearbeiten klicken Sie auf „Bestätigen“. Im Anschluss können Sie auswählen, ob Sie die Nachricht oder
eine Kopie versenden wollen. Letzteres hat zur Folge, dass der Entwurf weiterhin gespeichert bleibt, auch
nach dem Versenden der Nachricht.
-51-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.
Verwaltung der Rahmenbestellvorgänge
10.1.
Rahmenbestellvorgänge Status Übersicht
Ein Rahmenbestellvorgang umfasst alle Nachrichten (mit zumeist unterschiedlichen Nachrichtenarten) eines
Anwenders mit der gleichen Bestellreferenznummer, denselben Besteller und denselben Lieferanten
(OrgID+BY und OrgID+SU).
Unter dem Status „neu“ befinden sich alle Rahmenbestellvorgänge nach Eingang der initiierenden Nachricht
(Rahmenbestellung oder falls zeitlich vorher auch eine Rahmenbestelländerung). Sie verbleiben dort solange,
bis der Anwender dem Rahmenbestellvorgang einen anderen Status zuordnet.
Dem Lieferanten stehen analog den Bestellvorgängen 4 Bearbeitungsstatus zur manuellen Pflege zur
Verfügung, mit denen er sich selbst organisieren kann:
•
Eigener Ordner 1
•
Eigener Ordner 2
•
Eigener Ordner 3
•
Eigener Ordner 4
Kommt zu einem Rahmenbestellvorgang in Ordner 1 bis 4 eine Rahmenbestelländerung, so wird der gesamte
Rahmenbestellvorgang mit dem Status „geändert“ gekennzeichnet und in diesen Ordner verschoben. Dies
erleichtert dem Anwender die Übersicht.
10.2.
Rahmenbestellvorgänge Aktionen
-52-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Rahmenbestellvorgängeübersicht findet sich in Web4BIS an mehreren Stellen: für jeden Status wie zum
Beispiel „neu“, geändert“, Ordner1 oder bei den Suchergebnissen. In dieser Übersicht hat man neben den im
Folgenden beschriebenen Aktionen immer die Möglichkeit, die Rahmenbestellvorgänge nach bestimmten
Kriterien zu sortieren. Dies wird durch das Anklicken einer der unterstrichenen Überschriften ermöglicht. Ein
kleiner schwarzer Pfeil zeigt an, nach welchem Kriterium sortiert wurde und ob die Sortierreihenfolge
aufsteigend oder absteigend durchgeführt wurde.
In der Spalte Lieferabrufantwortpflicht – gekennzeichnet mit dem Symbol
- finden Sie die Information, ob
es zu dieser Rahmenbestellung bereits Lieferabrufe gibt bzw. auch eine Lieferabrufantwort geschickt wurde:
leer – es gibt keinen Lieferabruf für diese Rahmenbestellung
- Lieferabruf für diese Rahmenbestellung existiert, es wurden jedoch noch nicht alle im
Lieferabruf
enthaltenen Festbestellungen mit einer Lieferabrufantwort bestätigt
- Lieferabruf für diese Rahmenbestellung existiert und es wurde eine Lieferabrufantwort für
alle im Lieferabruf enthaltenen Festbestellungen erstellt
-53-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
10.2.1.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sortieren in der Rahmenbestellvorgangsübersicht
Die Rahmenbestellvorgangsübersicht findet sich in Web4BIS an mehreren Stellen: für jeden Status wie zum
Beispiel „neu“, geändert“, Ordner1 oder bei den Suchergebnissen. In dieser Übersicht hat man neben den im
Folgenden beschriebenen Aktionen immer die Möglichkeit, die Geschäftsvorgänge nach bestimmten Kriterien
zu sortieren. Dies wird durch das Anklicken einer der unterstrichenen Überschriften ermöglicht. Ein kleiner
schwarzer Pfeil zeigt an, nach welchem Kriterium sortiert wurde und ob die Sortierreihenfolge aufsteigend
oder absteigend durchgeführt wurde.
In der obigen Abbildung wären die Rahmenbestellvorgänge beispielsweise nach Datum und Uhrzeit der
Erstellung sortiert, wobei die ältesten Nachrichten oben angezeigt werden. Will man in diesem Fall die
neuesten Nachrichten zu oberst anzeigen, klickt man den Link „Erstellung Datum/Uhrzeit“ erneut und die
Sortierung kehrt sich um.
10.2.2.
Vergabe eines neuen Status
Der Anwender hat die Möglichkeit, den Rahmenbestellvorgängen einen neuen Status zuzuordnen.
Dabei ist dem Anwender die Bedeutung für Ordner1 – Ordner 4 freigestellt. Diese Ordner repräsentieren den
Zustand eines Geschäftsvorgangs aus Sicht des Anwenders.
Ein Beispiel für die Handhabung dieser Ordner wäre:
o
Ordner 1 (z.B. in Bearbeitung)
o
Ordner 2 (z.B. abgeschlossen)
o
Ordner 3 (z.B. storniert)
o
Ordner 4 (z.B. sonstige)
-54-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Dieser Bearbeitungsstatus wird nur vom Anwender vergeben. Dazu kann auf der
Rahmenbestellvorgangsübersicht aus der Liste der gewünschte Status (Ordner) ausgewählt werden. Durch
Drücken des Buttons „Abschicken“ wird der Rahmenbestellvorgang in den entsprechenden Ordner
verschoben.
10.2.3.
Anzeige konsolidierte Rahmenbestellung
Die konsolidierte Rahmenbestellung enthält Datum und Uhrzeit, wann die erste Nachricht importiert wurde.
In eine konsolidierte Rahmenbestellung werden die Änderungen auf Kopf- und Positionsebene aus den
Rahmenbestelländerungen eingearbeitet.
Bei der Anzeige einer konsolidierten Rahmenbestellung werden auf der Positionsebene auch bestimmte
Informationen aus der ursprünglichen Rahmenbestellung dargestellt. Informationen aus bereits versendeten
Nachrichten (z.B. Liefermeldung) werden im Gegensatz zu der konsolidierten Bestellung nicht angezeigt.
Folgende Werte (auf Positionsebene) werden aus der ursprünglichen Rahmenbestellung sowie aus der
Rahmenbestelländerung bei der Anzeige einer konsolidierten Rahmenbestellung sichtbar gemacht:
-
Menge
Mengeneinheit
Preis
Preiseinheit
Lieferdatum
-55-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Diese konsolidierte Rahmenbestellung können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in der Rahmenbestellvorgangsübersicht auf das entsprechende Symbol im Aktionsfeld klicken:
Die Hintergrundfarbe dieses Icons ( ) ist bei einer neuen Rahmenbestellung, die noch nicht angesehen
wurde, rot. Nach dem ersten Sichten wechselt die Farbe auf weiss.
Die Ansicht der konsolidierten Rahmenbestellung unterteilt sich in Kopfdaten, Positionsdaten und
Allgemeine Daten.
10.2.3.1. Kopfdaten
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten der konsolidierten Rahmenbestellung.
-56-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.3.2. Positionsdaten
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht über die einzelnen Positionen.
Unter „Status“ ist erkennbar, welche Position unverändert ist bzw. geändert oder gelöscht wurde.
Dies ist an den verschiedenen Symbolen erkennbar:
Unverändert
–
grünes Häkchen
Geändert
–
gelbes Kreuzchen
Gelöscht
–
rotes Kreuzchen
Die weiteren Details zu den einzelnen Positionen kann man sich anzeigen lassen, indem man dem Aktionslink
„Positions- Details“ in den Positionsdaten (orange markiert) folgt.
-57-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Positionszusatzinfo ist wiederum unterteilt in Zusatzinformationen, Zuschläge/Abschläge und
Teillieferungen.
Im Tab “Zusatzinformationen“ werden unter anderem die konsolidierten Werte für Menge, Mengeneinheit,
Preis, Preiseinheit und Lieferdatum aufgelistet:
Aktueller Wert:
beinhaltet die Werte der aktuellsten Bestelländerung
Wert aus Bestellung:
beinhaltet die ursprünglichen Werte aus der Bestellung
Zuletzt bestätigter Wert:
wird nicht angezeigt in einer konsolidierten Rahmenbestellung, da es hier
keine Bestätigungen gibt
Bereits gelieferter Wert:
enthält den kumulierten Wert (Menge, Mengeneinheit) der bereits
versendeten Liefermeldungen (bezüglich dieser Position)
Bereits abgerechneter Wert:
zeigt den kumulierten Wert (Menge, Mengeneinheit) aus den versendeten
Rechnungen (bezüglich dieser Position) an.
Hinweis:
Das System schließt nicht aus, dass mehr oder weniger Artikel abgerechnet werden können als geliefert
wurden. Achten Sie daher bitte auf die korrekte Eingabe der Mengen.
-58-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Im Tab „Zuschläge/Abschläge“ finden Sie Informationen zur Art und Höhe von Zu-/Abschlägen zu dieser
Position:
Im Tab „Teillieferungen“ finden Sie Informationen zu Teillieferungen für diese Position:
-59-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.3.3. Allgemeine Daten
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-60-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
10.2.4.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Anzeige konsolidierter Lieferabruf
In einem konsolidierten Lieferabruf/-plan werden Änderungen auf der Kopfebene eingearbeitet, sowie
Änderungen auf Positions- und Callebene aus den Änderungen eines Lieferabrufs/-plans mit der gleichen
Bestellreferenz ermittelt und eingearbeitet.
Dieser konsolidierte Lieferabruf/-plan ist dann auch die Basis für weitere Turnaround-Nachrichten (z.B.
Erstellung einer Liefermeldung) sein.
Bei der Anzeige werden auf Positionsebene neben den aktualisierten Werten aus den
Rahmenbestelländerungen auch Informationen bereits bestätigter Positionen (DELFOR mit BGM Element
1001= 291), bereits gelieferter Positionen (DESADV-LM / DESADV-VB) sowie bereits fakturierter
Positionen (INVOIC) angezeigt.
Diesen konsolidierten Lieferabruf/-plan können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in der
Rahmenbestellvorgangsübersicht auf das entsprechende Symbol im Aktionsfeld klicken:
Die Hintergrundfarbe dieses Icons ( ) ist bei einem neuen Lieferabruf, der noch nicht
angesehen wurde, rot. Nach dem ersten Sichten wechselt die Farbe auf weiß.
Die Ansicht des konsolidierten Lieferabrufs unterteilt sich in Kopfdaten, Positionsdaten und
Allgemeine Daten.
-61-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.4.1. Kopfdaten
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten des konsolidierten Lieferabrufs.
Bei der Ansicht des konsolidierten Lieferabrufs haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine Aktion auszuwählen
oder dem konsolidierten Lieferabruf einen neuen Status zuzuweisen.
10.2.4.2. Positionsdaten
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht über die einzelnen Positionen.
Unter „Status“ ist erkennbar, welche Position unverändert ist bzw. geändert oder gelöscht wurde.
Dies ist an den verschiedenen Symbolen erkennbar:
Unverändert
–
grünes Häkchen
Geändert
–
gelbes Kreuzchen
Gelöscht
–
rotes Kreuzchen
Unter Dokumenteninfo findet sich der Hinweis, ob für diese Position bereits eine Lieferabrufantwort oder ein
Lieferschein erstellt worden sind.
Zu Beginn sind die beiden Symbole
und
rot, d.h. keine Lieferabrufantwort und kein Lieferschein
erstellt.
Wurde für die in der Position enthaltene Festbestellung eine Lieferabrufantwort erstellt, so wechselt die Farbe
des Einkaufswagens auf grün ( ).
Wurde für die in der Position enthaltene Festbestellung ein Lieferschein erstellt, so wechselt die Farbe des
Lastwagens auf grün ( ).
Der Status zeigt an, ob diese Position geändert wurde oder nicht:
-62-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
in einem neu übermittelten Lieferabruf wurde die so markierte Position neu hinzugefügt,
deren Abrufmengen > Null sind
Änderungen in dieser Position vorhanden:
Der neu übermittelte Lieferabruf enthält in der markierten Position mindestens eine
Änderung der folgenden Inhalte:
auf Positionsebene:
- Artikelnummer des Kunden
- Artikelbeschreibung
auf Call-Ebene:
- Abruf-Menge
- Mengeneinheit
- Lieferdatum
- Art der Abnahmeverpflichtung
Der neu übermittelte Lieferabruf
Änderungen
enthält in der
markierten Position enthält
keinerlei
alle Calls dieser Position sind erfüllt
Die im neu übermittelten Lieferabruf übermittelten Mengen in dieser Position sind unverändert, die in
Web4BIS errechnete offene Menge ist Null und die in Web4BIS errechnete Menge der
Wareneingänge ist >Null
Im neu übermittelten Lieferabruf wurde im Vergleich zum konsolidierten Lieferabruf eine
bestehende Position nicht mitgeliefert und das BGM-Segment enthält die Kennzeichnung
„überschreiben“
oder
im neu übermittelten Lieferabruf ergibt die Summe aller für diesen Call übermittelten Mengen Null,
wobei die Abrufnummer unverändert geblieben ist
In der Positionsansicht wird Ihnen auch eine Filterungsmöglichkeit angeboten, um die für Sie relevanten
Positionen anzuzeigen.
Dafür wählen Sie den entsprechenden Filter aus: unverändert, hinzugefügt, geändert, alle Calls erfüllt oder
gelöscht. Dabei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
Anschließend betätigen Sie den Button „aktualisieren“. Dadurch erhalten Sie die gewünschte gefilterte
Übersicht.
Des Weiteren werden Ihnen zu jeder Position folgende Informationen zusätzlich angezeigt:
 kumulierte Abrufmenge aller Calls dieser Position
 kumulierte Menge aller bereits bestätigten Mengen aus den Calls dieser Position
 offene Menge: Abrufmenge abzüglich der bereits gelieferten Menge
 kumulierte gelieferte Menge aus allen bereits versendeten Liefermeldungen
 kumulierte Menge aller bereits in Rechnung gestellten Mengen dieser Position
 Mengeneinheit
Die weiteren Details zu den einzelnen Positionen kann man sich anzeigen lassen, indem man dem Aktionslink
„Positions- Details“ in den Positionsdaten (orange markiert) folgt.
-63-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Positionsdetails untergliedern sich in 3 verschiedene Ansichten.
 Lieferplan
 letzte erfasste Lieferung
 Allgemeine Daten
Sofern sich auf Call-Ebene der Feldinhalt von Abrufmenge, Mengeneinheit, Lieferdatum oder
Verbindlichkeitsstufe geändert hat, ist hier der jeweilige Feldinhalt in abweichender Farbe dargestellt.
In der Maske Lieferplan haben Sie wieder die Möglichkeit, sich die Anzeige entsprechend filtern zu lassen.
Durch die Auswahl eines des angebotenen Filterparameters (die sich aus den möglichen Status der
Abnahmeverpflichtungsart ergeben), kann die Lieferplanübersicht (Callübersicht) eingeschränkt werden auf
die Calls mit der ausgewählten Abnahmeverpflichtungsart.
Die Filterparameter für die Callübersicht entsprechen den möglichen Abnahmeverpflichtungsarten aus der
Lieferabrufnachricht:

Festbestellung

Fertigungsfreigabe

Materialfreigabe
-64-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.

Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Bedarfsvorschau
In der Detailmaske „Letzte erfasste Lieferung“ finden Sie Angaben zu Menge, Datum und Lieferscheinnummer, wenn der Kunde in einem Lieferabruf mitgeteilt hat, dass er diese Ware empfangen hat.
In der Detailmaske “Allgemeine Daten” finden Sie Informationen zum Warenempfänger auf Positionsebene,
Artikelbeschreibungen, zusätzlich Erzeugnisidentifikationen sowie Angaben zu den Mengen, die bestellt,
abgerufen, geliefert und in Rechnung gestellt wurden.
-65-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.4.3. Allgemeine Daten
Unter den allgemeinen Daten des konsolidierten Lieferabrufs finden Sie Angaben zur zugehörigen
Rahmenbestellung sowie die interne Referenz des Quelldokuments.
Sie können hier bequem zur Ansicht der konsolidierten Rahmenbestellung wechseln, indem Sie dem Link
hinter der Rahmenbestellnummer folgen.
10.2.5.
Anzeige zugehöriger Geschäftsvorgang
In die Anzeige Geschäftsvorgang gelangen Sie, indem Sie in der Rahmenbestellvorgangsübersicht auf das
entsprechende Aktions-Icon klicken:
-66-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Detailansicht für den ausgewählten Geschäftsvorgang zeigt, welche Nachrichten zu diesem Vorgang in
Web4BIS existieren und wann diese angelegt wurden.
Als zusätzliche Information ist ersichtlich, ob es Änderungen in den Nachrichten gab.
Bei der Nachrichtenart Invoic gibt es noch weiterführende Informationen:
- Handelt es sich bei der Nachricht um eine Rechnung oder eine Gutschriftsanzeige
- Welcher Rechnungswert ist in der Nachricht enthalten
Unter Änderungen wird Ihnen angezeigt, ob die Lieferabrufantwort mit oder ohne Änderungen erstellt wurde.
Unter Status ist u.a. ersichtlich, wenn eine in Web4BIS erstellte und versendete Nachricht anschließend von
BIS abgewiesen wurde. In diesem Fall ist der Status der Nachricht rot unterlegt und das entsprechende BISProtokoll kann durch Klicken auf den Link eingesehen werden.
Für jede Nachricht des angezeigten Geschäftsvorgangs gibt es wiederum mehrere Aktions-möglichkeiten:
-
10.2.6.
Detailanzeige der Nachricht
Download der Nachricht im XML-Format
Download der Nachricht im PDF-Format
Im Fall von Lieferscheinen: Erstellen von Rechnungen (das Vorgehen ist allgemein beschrieben unter
Punkt 11.2)
PDF-Anzeige einer konsolidierten Rahmenbestellung
-67-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Der Download der konsolidierten Rahmenbestellung kann über 2 verschiedene Anzeigen erreicht werden:
Übersicht Rahmenbestellvorgänge:
oder
Detailanzeige der konsolidierten Bestellung
In beiden Fällen wählen Sie die Aktion „PDF-Anzeige“ aus dem Menü aus und drücken den Button
„abschicken“.
10.2.7.
XML-Anzeige einer konsolidierten Rahmenbestellung
-68-
bzw.
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Um eine konsolidierte Rahmenbestellung im DIN5-XML-Format herunterzuladen, folgt man dem
Funktionslink „XML Anzeige“ in der Geschäftsvorgangsübersicht oder
in der Detailansicht der
konsolidierten Bestellung. Im Anschluss kann die Nachricht auf der Festplatte lokal abgelegt werden.
Oder
-69-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
10.2.8.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
PDF-Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs
Der Download des konsolidierten Lieferabrufs kann über 2 verschiedene Anzeigen erreicht werden:
Übersicht Rahmenbestellvorgänge:
Oder
Detailanzeige der konsolidierten Bestellung
In beiden Fällen wählen Sie die Aktion „PDF-Anzeige“ aus dem Menü aus und drücken den Button
„abschicken“.
-70-
bzw.
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
10.2.9.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
XML-Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs
Um einen konsolidierten Lieferabruf im DIN5-XML-Format herunterzuladen, folgt man dem Funktionslink
„XML Anzeige“ in der Geschäftsvorgangsübersicht oder in der Detailansicht des konsolidierten Lieferabrufs.
Im Anschluss kann die Nachricht auf der Festplatte lokal abgelegt werden.
oder
-71-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.10. Excel-Anzeige eines konsolidierten Lieferabrufs
Für den konsolidierten Lieferabruf gibt es zusätzlich die Möglichkeit, diesen als Excel Report runter-zuladen
und zu speichern.
Den entsprechenden Link hierzu finden Sie an 2 Stellen:

in der Detailansicht des Rahmenbestellvorgangs

in der Rahmenbestellvorgangsübersicht
oder
-72-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.11. Erstellen einer Lieferabrufantwort
Auf den Lieferabruf kann der Lieferant mit einer Lieferabrufbestätigung mit oder ohne Änderungen
antworten, diese ist jedoch nicht verpflichtend (siehe auch 6.5.5). Diese Lieferantwort dient zum Zwecke der
Bestätigung des voraussichtlichen Lieferdatums der Ware
Es findet keine Inhaltliche Prüfung der Lieferabrufbestätigung statt, d.h. z.B. auch keine Prüfung ob die
Menge in einer der Position konsistent ist mit der Menge in der entsprechenden Position aus dem
konsolidierten Lieferabruf/-plan. Weiter ist es möglich beliebig viele Antworten auf eine Liefermeldung (auch
pro Position) zu versenden.
10.2.11.1. Lieferabrufantwort ohne Änderungen
Bei der Bestätigung eines Lieferabrufs ohne Änderung wird für alle Calls mit der LieferabrufVerbindlichkeits-Stufe „Festbestellung“ der gewünschte Liefertermin als zugesagter Liefertermin bestätigt. Es
ist lediglich eine Bestätigungsnummer zu erfassen.
Bei Bedarf kann auf Positionsebene noch ein Kommentar für jeden Call hinterlegt werden.
Die Lieferabrufantwort kann über 2 verschiedene Anzeigen erreicht werden:
Übersicht Rahmenbestellvorgänge:
Oder
-73-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Detailanzeige des konsolidierten Lieferabrufs:
In beiden Fällen wählen Sie die Aktion „Lieferabrufantwort ohne Änderungen“ aus dem Menü aus und
drücken den Button
bzw. „abschicken“.
In den Kopfdaten der Lieferabrufantwort ist eine Lieferabrufantwort-Nummer zu erfassen.
Diese Nummer ist frei wählbar und kann auch Buchstaben enthalten. Die Eingabe einer solchen Nummer ist
für Ihre Verwaltung vorgesehen, da Sie die Benennungen frei wählen können und somit die
Lieferabrufantworten leichter wieder finden.
Bei Bedarf kann anschließend in den Positionsdaten ein Kommentar zu den verschiedenen enthaltenen Calls
hinterlegt werden.
-74-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Dazu wählen Sie zuerst die Positionsdaten aus:
Hier drücken Sie den entsprechenden Aktionslink, um die Detailansicht der Position zu bekommen.
Tragen Sie den Kommentar in das Eingabefeld bei der Art der Abnahmeverpflichtung ein.
Mit den Buttons „Vorige Position“ und „Nächste Position“ können Sie zwischen den enthaltenen Positionen
blättern.
Durch Drücken des Buttons „Übernehmen&Zurück“ gelangen Sie wieder in die Positionsübersicht zurück.
Über „Bestätigen“ verschicken Sie die Lieferabrufbestätigung. Über „Abbrechen“ können Sie die
Lieferabrufantwort jederzeit abbrechen.
In der Detailansicht des Rahmenbestellvorgangs finden Sie dann die soeben versendete Bestätigung.
-75-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
10.2.11.2. Lieferabrufantwort mit Änderungen
Bei einer Lieferabrufantwort mit Änderungen kann der Lieferant zusätzlich zur Bestätigungsnummer und dem
Kommentar auf Positionsebene bei den Calls einen Liefertermin eintragen. Die Abruf-menge kann nicht
verändert werden.
Hat der Lieferant einen Call bereits früher einmal bestätigt, wird das Datum der letzten Bestätigung als
Hilfestellung zusätzlich angezeigt. Dazu wird auch eine „Reload-Funktionalität“ angeboten, welche diese
Termine automatisch in die bestätigten Liefertermine aller Calls übernimmt.
Die Lieferabrufantwort mit Änderungen kann über 2 verschiedene Anzeigen erreicht werden:
Übersicht Rahmenbestellvorgänge:
Oder
-76-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Detailanzeige des konsolidierten Lieferabrufs:
In beiden Fällen wählen Sie die Aktion „Lieferabrufantwort mit Änderungen“ aus dem Menü aus und drücken
den Button
bzw. „abschicken“.
In den Kopfdaten der Lieferabrufantwort ist eine Lieferabrufantwort-Nummer zu erfassen.
Diese Nummer ist frei wählbar und kann auch Buchstaben enthalten. Die Eingabe einer solchen Nummer ist
für Ihre Verwaltung vorgesehen, da Sie die Benennungen frei wählen können und somit die
Lieferabrufantworten leichter wieder finden.
-77-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Anschließend können Sie in den Positionsdaten die gewünschten Änderungen vornehmen.
Dazu wählen Sie zuerst die Positionsdaten aus:
Hier drücken Sie den entsprechenden Aktionslink, um die Detailansicht der Position zu bekommen.
Tragen Sie den Kommentar in das Eingabefeld bei der Art der Abnahmeverpflichtung ein.
Durch Drücken des Reload-Buttons werden alle zuletzt bestätigten Termine in den Liefertermin des
jeweiligen Calls übernommen. Alternativ können Sie den Liefertermin auch manuell eintragen bzw. über die
Kalenderhilfsfunktion durch Betätigen des Icons neben dem Eingabefeld auswählen.
Durch Drücken der Buttons „Vorige Position“ und „Nächste Position“ können Sie zwischen den enthaltenen
Positions wechseln.
Durch Drücken des Buttons „Übernehmen&Zurück“ gelangen Sie wieder in die Positionsübersicht
zurück.
Über „Bestätigen“ verschicken Sie die Lieferabrufbestätigung. Über „Abbrechen“ können Sie die
Lieferabrufantwort jederzeit abbrechen.
In der Detailansicht des Rahmenbestellvorgangs finden Sie dann die soeben versendete Bestätigung.
-78-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
11.
Erstellen von Nachrichten
11.1.
Liefermeldungen
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Liefermeldungen können sowohl bei Bestellvorgängen als auch bei Rahmenbestellvorgängen erzeugt werden.
11.1.1.
Liefermeldungen bei Bestellvorgängen
Besteht für die Erstbestellung eine Dokumentenpflicht bezüglich einer Liefermeldung (d.h. es muss für alle
Positionen eine Liefermeldung erstellt werden), werden in der im Turnaround erstellten Liefermeldung nur
die bereits bestätigten Positionen angeboten.
Es findet keine inhaltliche Prüfung der Liefermeldung statt d.h. z.B. auch keine Prüfung, ob die Menge in
einer Liefermeldungsposition konsistent ist mit der Menge in der entsprechenden Position aus der
konsolidierten Bestellung. Weiter ist es möglich, beliebig viele Liefermeldungen (auch pro Position) zu
versenden.
Eine Position, für die eine Liefermeldung versendet worden ist, wird in der Anzeige der konsolidierten
Bestellung (Positionsübersicht) entsprechend gekennzeichnet. In der Positionsdetailanzeige der konsolidierten
Bestellung wird die kumulierte Menge angezeigt, die bisher geliefert wurde.
Bei der Erstellung einer Liefermeldung/Versandbereitschaftmeldung (DESADV-LM/DESADV-VB) kann der
Lieferant zu den bereits bestehenden Positionen zusätzliche Unterpositionen hinzufügen.
Die Erstellung ist über die Ansicht der konsolidierten Bestellung oder alternativ auch über die Übersicht der
Geschäftsvorgänge mit der Aktion „Liefermeldung“ möglich.
Oder
-79-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
11.1.2.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Liefermeldungen bei Rahmenbestellvorgängen
In der Lieferplanabwicklung besteht keine Dokumentenpflicht bezüglich einer Lieferabruf-bestätigung, d.h. es
müssen nicht alle Positionen bestätigt werden.
Es findet keine inhaltliche Prüfung der Liefermeldung statt, d.h. wie zum Beispiel auch keine Prüfung, ob die
Menge in einer Liefermeldungsposition konsistent ist mit der Menge in der entsprechenden Position aus der
konsolidierten Rahmenbestellung /Lieferplanabruf.
Weiter ist es möglich, beliebig viele Liefermeldungen (auch pro Lieferplanabruf/-position) zu versenden.
Allerdings ist es nicht möglich, eine DESADV für gelöschte oder erledigte Positionen zu erstellen.
Eine Position, für die mindestens eine Liefermeldung versendet worden ist, wird in der Anzeige des
konsolidierten Lieferabrufes/-plans (Positionsübersicht) entsprechend gekennzeichnet.
Die Erstellung einer Liefermeldung auf Basis eines konsolidierten Lieferabrufes/-plans kann auf zweierlei
Wegen erfolgen:
 Action-Icon “Liefermeldung erstellen“ in der Rahmenbestellvorgangsübersicht
 Button “Liefermeldung erstellen“ in der Detailanzeige eines konsolidierten Lieferabrufes/-plans
-80-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
oder
11.1.3.
Erstellung Liefermeldung
Alle mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Mussfelder, diese müssen also in jedem Fall gefüllt
sein. Sie werden hier gebeten, eine Lieferscheinnummer sowie die Ladelistennummer, das Ladelisten-Datum
und den Namen des Spediteurs anzugeben.
-81-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Positionsdaten finden sich Angaben zu den einzelnen Positionen der Liefermeldung wie zum
Beispiel die Artikelnummer, Menge und Mengeneinheit.
Bei jeder Position haben Sie 2 Aktionsmöglichkeiten:
Über den „Position aktualisieren“-Button im Aktionsfeld können Angaben für diese Position geändert
bzw. aktualisiert werden.
Über den 2. Link können Unterpositionen zu einer Position hinzugefügt werden.
Will man eine Position aktualisieren, hat man die Möglichkeit Zusatzinformationen und Texte auf
Positionsebene zu ändern.
Dabei ist wieder darauf zu achten, dass alle mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder in jedem
Fall gefüllt sein müssen.
-82-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Positionstexten können Sie Zollangaben und weitere Informationen im Freitext ändern bzw.
neu mitgeben.
-83-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Durch Drücken des Buttons „Übernehmen&Zurück“ werden Ihre Eingaben zu dieser Position gespeichert und
Sie gelangen in die Positionsübersicht der Liefermeldung zurück.
Haben Sie in der Positionsübersicht den Aktionslink für das Erstellen einer Unterposition gedrückt,
gelangen Sie auch in ein Positions-Zusatzinfo-Fenster.
Für die neu erstellte Unterposition sollten Sie eine neue Unterpositionsnummer vergeben.
Hier werden Ihnen die Werte der Hauptposition eingeblendet, die jedoch alle überschreibbar sind.
Für die Unterposition besteht ebenfalls die Möglichkeit, in der Tablasche „Positionstexte“ Angaben
zu Warenbezeichnung für den Zoll und Freitext zu machen.
-84-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Durch Drücken des Buttons „Übernehmen&Zurück“ werden Ihre Eingaben zu dieser Unterposition
gespeichert und Sie gelangen in die Positionsübersicht der Liefermeldung zurück.
In der Lasche „Allgemeine Daten“ können Sie unter anderem Angaben zum Gefahrgut- Ansprechpartner,
Incoterms oder Verkehrsträger machen.
-85-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Partneradressen“ sehen Sie die Lieferadresse eingeblendet. Die eingeblendeten Angaben
können jedoch noch angepasst werden.
Zusätzlich können Sie Angaben zur Sammelstelle machen.
-86-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Lasche „Kopftexte“ gibt Ihnen die Möglichkeit, eigene Kopftexte oder zusätzliche Informationen
wie Hinweise auf gefährliche Güter, zum Versandverfahren oder zum Transport zu hinterlegen.
In der Registerkarte „Packstücke“ können Sie zusätzliche Angaben zur Verpackung, Größe und
Gewicht einer Sendung machen oder vorhandene Angaben modifizieren oder auch löschen.
-87-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Durch Betätigen des Buttons „XML-Momentaufnahme“ können Sie sich jederzeit die erstellte
Liefermeldung im XML-Format anzeigen lassen.
Durch Drücken des Buttons „Bestätigen“ wird die erstellte Liefermeldung validiert. Sollten Probleme
in der Nachricht erkannt werden, so werden Ihnen diese angezeigt.
Die Probleme sind erst zu beheben, bevor die Nachricht versendet werden kann.
Nachdem Sie die Liefermeldung bestätigt haben, klicken Sie auf „Entwurf speichern“, um die
Liefermeldung in den Entwürfen zu sichern. Wollen sie die Liefermeldung sofort versenden, so
klicken Sie auf „Nachricht senden“.
Wenn Sie eine Nachricht speichern und Sie später verschicken wollen, müssen Sie diese in dem
Über den Button „Entwurf aktualisieren“ erhalten Sie die Möglichkeit, den Lieferschein zu
Ordner „Entwürfe“ suchen und in die Detailansicht der Nachricht wechseln.
überarbeiten.
Nach Bearbeiten klicken Sie wieder auf „Bestätigen“.
11.2.
Rechnungen
-88-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sofern Sie das Recht für die Rechnungserstellung besitzen, haben Sie als externer Lieferant verschiedene
Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen.
Rechnungen für Bestellvorgänge:
Rechnungen auf Basis einer vorliegenden Bestellung erstellen (Rechnung mit Bestellbezug)
Rechnung auf Basis eines vorliegenden Lieferscheins erstellen
Rechnungen „from scratch“, das heißt ohne Bestellbezug, erstellen
Rechnungen für Rahmenbestellvorgänge:
Rechnung auf Basis eines vorliegenden Lieferscheins erstellen
Rechnungen „from scratch“, das heißt ohne Bestellbezug, erstellen
11.2.1.
Rechnung mit Bestellbezug
Die Rechnungstellung mit Bestellbezug ist nur für Bestellvorgänge, nicht für Rahmenbestellungen möglich.
In der Ansicht der konsolidierten Bestellung oder alternativ auch in der Übersicht der Geschäftsvorgänge
können Sie über die Aktion „Rechnung mit Bestellbezug“ die entsprechende Rechnung generieren und
anzeigen lassen.
Dabei ist eine evtl. vorliegende Dokumentenpflicht zu berücksichtigen:
Wurde in der Bestellung angegeben, dass eine Bestellbestätigung und evtl. auch ein Lieferschein gewünscht
sind, so muss sichergestellt sein, dass diese Dokumente vor dem Erstellen einer Rechnung vorliegen. Dabei
ist es auch möglich, eine Rechnung für die Positionen zu erstellen, die der geforderten Dokumentenpflicht
entsprechen. Die restlichen Positionen können erst in Rechnung gestellt werden, wenn die geforderten
Dokumente auch erstellt sind.
Besteht für die Erstbestellung eine Dokumentenpflicht bezüglich einer Bestellbestätigung (d.h. müssen alle
Positionen bestätigt werden) werden in der im Turnaround erstellten Rechnung nur die bereits bestätigten
Positionen angeboten. Eine Position gilt genau dann als bestätigt, wenn sie mindestens einmal in einer
Bestellbestätigung bestätigt wurde (egal mit welchen Inhalten).
Besteht für die Erstbestellung eine Dokumentenpflicht bezüglich einer Liefermeldung (d.h. muss für jede
Position eine Liefermeldung versendet werden) werden in der im Turnaround erstellten Rechnung nur die
bereits gelieferten Positionen angeboten. Eine Position gilt genau dann als geliefert, wenn sie in einer
Liefermeldung enthalten ist (egal mit welchen Inhalten).
-89-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die vorgenerierte Rechnung hat nun automatisch die Werte aus der konsolidierten Bestellung übernommen.
Manche Felder müssen aber zusätzlich selbst ausgefüllt werden. Es ist dabei zu beachten, dass alle mit einem
roten Stern gekennzeichneten Felder gefüllt sind.
-90-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Kopfdaten finden sich die grundlegenden Rechnungsdaten.
Alle mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Mussfelder, diese müssen also in jedem Fall gefüllt
sein. Alle Textangaben in den weißen Kästchen können noch verändert werden im Gegensatz zu den fixen
Daten wie die Adresse des Lieferanten. Als Rechnungsnummer können Sie eine für Sie sinnvolle oder
gewünschte Kennung vergeben. Des Weiteren gibt es hier die Möglichkeit die Besteller-Infos durch SSD
Daten zu ergänzen oder die Art der Rechnung festzulegen. Für die externen Lieferanten ist es hierbei wichtig,
dass der Besteller in einer beim EDI-Service hinterlegten Bestellerliste enthalten ist, da externe Lieferanten
nicht an jeden Siemens Bereich Rechnungen schicken dürfen. Sollte es hierbei zu Problemen kommen,
kontaktieren Sie bitte den Web4BIS Support.
Über den Button „Kalkulation“ wird der Rechnungswert berechnet. Wenn Sie Änderungen an den Positionen
oder den Rabatten vorgenommen haben, ist es nötig, die Kalkulation erneut durchzuführen, um an dieser
Stelle den aktuellen Rechnungswert zu sehen. Wichtig ist hierbei, dass der Rechnungswert vor dem
Versenden der Nachricht in jedem Fall intern neu berechnet wird, unabhängig von dem kalkulierten Wert –
Dieser dient nur dem Überblick.
-91-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Positionsdaten finden sich Angaben zu den einzelnen Positionen der Rechnung.
Hier können einzelne Positionen aus der Rechnung gelöscht werden oder über den „Position aktualisieren“Button im Aktionsfeld geändert werden.
Will man die Position aktualisieren, hat man die Möglichkeit Zusatzinformationen und Zuschläge/Abschläge
auf Positionsebene zu ändern.
-92-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Zusatzinformationen können Sie allgemeine Angaben der Position ändern.
-93-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Bei den Zuschlägen/Abschlägen können Sie erfasste Bedingungen löschen oder neue erfassen.
Die Änderungen werden über den Button „Übernehmen & Zurück“ übernommen. Sie gelangen damit wieder
auf die Rechnungserstellungsebene.
-94-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Allgemeine Daten“ können Sie unter anderem Angaben zum Bestimmungsland oder
Währungsangaben machen.
Für das Lieferscheindatum können Sie das Datum bequem über einen Kalender auswählen, indem Sie auf den
Button mit dem Pfeil „>“ drücken.
-95-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Partneradressen“ finden Sie eine Auflistung der beteiligten Partner und deren Adressen.
Die Lasche „Kopftexte“ gibt Ihnen die Möglichkeit eigene Kopftexte oder zusätzliche Informationen zu
hinterlegen.
-96-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Zuschläge/Abschläge“ können Sie gleich dem Verfahren auf Positionsebene hier nun Angaben
zu Zuschlägen/Abschlägen auf Rechnungsebene machen.
Sind Sie mit der Erstellung fertig, können Sie die Rechnung über den „Bestätigen“-Button bestätigen. Über
den „Abbrechen“-Button kann die Erstellung jederzeit unterbrochen werden.
Mit dem Button „Entwurf speichern“ können Sie die Rechnung als Entwurf speichern, hierbei werden keine
Prüfungen durchgeführt.
Hinweis: Durch Betätigen des Buttons „Bestätigen“ werden zahlreiche Prüfungen durchgeführt, um sicher zu
stellen, dass die Rechnung den vorgeschriebenen Siemens-Richtlinien entspricht. Entspricht die Rechnung
nicht den vorgegebenen Regeln, so werden die entsprechenden Fehler gemeldet und Sie werden zu deren
Korrektur aufgefordert.
Nachdem alle Rechnungsprüfungen erfolgreich gelaufen sind, haben Sie folgende Möglichkeiten:
-97-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Rechnung kann nun als Entwurf gespeichert oder sofort versendet werden, oder als PDF/XML-Dokument
geöffnet werden. Ein Rechnungsentwurf kann später jederzeit verändert und dann verschickt werden.
Mit dem Button „Nachricht bearbeiten“ kommen Sie wieder in die Bearbeitungsansicht dieser Rechnung, falls
Sie noch Änderungen vornehmen wollen.
Es ist jederzeit während der Erstellung einer Rechnung möglich, sich eine Momentaufnahme der erfassten
Rechnung im XML-Format anzeigen zu lassen, indem Sie den Button „XML Momentaufnahme“ drücken.
11.2.2.
Rechnung auf Basis eines Lieferscheins
Das Erstellen einer Rechnung auf Basis eines Lieferscheins ist sowohl für Bestellvorgänge als auch für
Rahmenbestellungen möglich.
11.2.2.1. Bei Bestellvorgängen
In der Ansicht eines Lieferscheins können Sie über die Aktion „Rechnung erstellen“ die entsprechende
Rechnung generieren und anzeigen lassen.
-98-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, in der Detailansicht des Bestellvorgangs die Aktion „Rechnung
erstellen“ hinter einem Lieferschein auszuwählen:
11.2.2.2. Bei Rahmenbestellvorgängen
Bei Rahmenbestellvorgängen haben Sie 3 verschiedene Möglichkeiten, auf Basis eines Lieferscheins eine
Rechung zu erstellen.
In der Detailansicht des Rahmenbestellvorgangs:
-99-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Oder
-100-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Detailansicht des Lieferscheins:
Oder
Direkt nach dem Versenden des Lieferscheins:
11.2.2.3. Erstellung der Rechnung
Die vorgenerierte Rechnung hat nun automatisch die Werte aus diesem Lieferschein übernommen. Manche
Felder müssen aber zusätzlich selbst ausgefüllt werden. Es ist dabei zu beachten, dass alle mit einem roten
Stern gekennzeichneten Felder gefüllt sind.
-101-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Kopfdaten finden sich die grundlegenden Rechnungsdaten.
Alle mit einem roten Stern gekennzeichneten Felder sind Mussfelder, diese müssen also in jedem Fall gefüllt
sein. Alle Textangaben in den weißen Kästchen können noch verändert werden im Gegensatz zu den fixen
Daten wie die Adresse des Lieferanten. Als Rechnungsnummer können Sie eine für Sie sinnvolle oder
gewünschte Kennung vergeben. Des Weiteren gibt es hier die Möglichkeit die Besteller-Infos durch SSD
Daten zu ergänzen oder die Art der Rechnung festzulegen.
Über den Button „Kalkulation“ wird der Rechnungswert kalkuliert. Wenn Sie Änderungen an den Positionen
oder den Rabatten vorgenommen haben, ist es nötig, die Kalkulation erneut durchzuführen, um an dieser
Stelle den aktuellen Rechnungswert zu sehen. Wichtig ist hierbei, dass der Rechnungswert vor dem
Versenden der Nachricht in jedem Fall intern neu berechnet wird, unabhängig von dem kalkulierten Wert –
Dieser dient nur dem Überblick.
-102-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Positionsdaten finden sich Angaben zu den einzelnen Positionen der Rechnung.
Hier können einzelne Positionen aus der Rechnung gelöscht werden oder über den „Position aktualisieren“Button im Aktionsfeld geändert werden.
Will man die Position aktualisieren, hat man die Möglichkeit Zusatzinformationen und Zuschläge/ Abschläge
auf Positionsebene zu ändern.
-103-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In den Zusatzinformationen können Sie allgemeine Angaben der Position ändern.
-104-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Bei den Zuschlägen/Abschlägen können Sie erfasste Bedingungen löschen oder neue erfassen.
Die Änderungen werden über den Button „Übernehmen & Zurück“ übernommen. Sie gelangen damit wieder
auf die Rechnungserstellungsebene.
-105-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Allgemeine Daten“ können Sie unter anderem Angaben zum Bestimmungsland oder
Währungsangaben machen.
Für das Lieferscheindatum können Sie das Datum bequem über einen Kalender auswählen, indem Sie auf den
Button mit dem Pfeil „>“ drücken.
-106-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Partneradressen“ finden Sie eine Auflistung der beteiligten Partner und deren Adressen. Bei
Bedarf können die Angaben auch geändert werden.
-107-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Lasche „Kopftexte“ gibt Ihnen die Möglichkeit eigene Kopftexte oder zusätzliche Informationen zu
hinterlegen.
In der Lasche „Zuschläge/Abschläge“ können Sie gleich dem Verfahren auf Positionsebene hier nun Angaben
zu Zuschlägen/Abschlägen auf Rechnungsebene machen.
-108-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sind Sie mit der Erstellung fertig, können Sie die Rechnung über den „Bestätigen“-Button bestätigen. Über
den „Abbrechen“-Button kann die Erstellung jederzeit unterbrochen werden.
Hinweis: Durch Betätigen dieses Buttons werden zahlreiche Prüfungen durchgeführt, um sicher zu stellen,
dass die Rechnung den vorgeschriebenen Siemens-Richtlinien entspricht. Entspricht die Rechnung nicht den
vorgegebenen Regeln, so werden die entsprechenden Fehler gemeldet und Sie werden zu deren Korrektur
aufgefordert.
Nachdem alle Rechnungsprüfungen erfolgreich gelaufen sind, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Die Rechnung kann nun als Entwurf gespeichert oder sofort versendet werden, oder als PDF/XML-Dokument
geöffnet werden. Ein Rechnungsentwurf kann später jederzeit verändert und dann verschickt werden.
Mit dem Button „Nachricht bearbeiten“ kommen Sie wieder in die Bearbeitungsansicht dieser Rechnung, falls
Sie noch Änderungen vornehmen wollen.
Es ist jederzeit während der Erstellung einer Rechnung möglich, sich eine Momentaufnahme der erfassten
Rechnung im XML-Format anzeigen zu lassen, indem Sie den Button „XML Momentaufnahme“ drücken.
11.2.3.
Rechnungen „from scratch“ erstellen
-109-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Soll eine Rechnung ohne Datengrundlage erstellt werden, so wird die Funktion über den Link „Erstellen –
Rechnung“ in der linken Menüleiste gestartet.
Hinweis:
Diese Rechnungen sind nur unter Nachrichten zu sehen und werden keinem Bestellvorgang zugeordnet!
Es sind nun keine Daten vorgeblendet. In den Kopfdaten bietet es sich hierbei an, Daten des Kunden aus der
SSD herunterzuladen, um den Erfassungsaufwand zu minimieren. Sie benötigen dazu lediglich die Partner-ID
/ORG-ID. Für die externen Lieferanten ist es hierbei wichtig, dass der Besteller in einer beim EDI-Service
hinterlegten Bestellerliste enthalten ist, da externe Lieferanten nicht an jeden Siemens Bereich schicken
dürfen. Sollte es hierbei zu Problemen kommen, kontaktieren Sie bitte den Web4BIS Support.
In den Positionsdaten ist hier mehr Erfassungsaufwand nötig, da die Positionen händisch erfasst werden
müssen. Über den Button „Hinzufügen“ können die Positionsdaten eingegeben werden.
-110-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
-111-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Erfassung der Zuschläge/Abschläge erfolgt analog zur Rechnungserstellung auf Basis einer
Bestellbestätigung. Nach Bestätigen des „Übernehmen & Zurück“-Buttons wird die Ansicht der Positionen
aktualisiert.
Unter „Allgemeine Daten“ können Sie allgemeine Angaben wie z.B. Versende- und Bestimmungsland
machen sowie diverse Referenzen angeben.
-112-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche Partneradressen kann die Lieferadresse manuell eingegeben werden.
In der Lasche Kopftexte können manuelle Eingaben zu Hinweisen, Anmerkungen und zusätzlichen
Informationen erfolgen.
-113-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der Lasche „Zuschläge/Abschläge“ können Sie gleich dem Verfahren auf Positionsebene hier nun Angaben
zu Zuschlägen/Abschlägen auf Rechnungsebene machen.
Um die Rechnungserstellung zu bestätigen, wird auch hier der „Bestätigen“-Button betätigt.
Hinweis: Durch Betätigen dieses Buttons werden zahlreiche Prüfungen durchgeführt, um sicher zu stellen,
dass die Rechnung den vorgeschriebenen Siemens-Richtlinien entspricht. Entspricht die Rechnung nicht den
vorgegebenen Regeln, so werden die entsprechenden Fehler gemeldet und Sie werden zu deren Korrektur
aufgefordert.
Nachdem alle Rechnungsprüfungen erfolgreich gelaufen sind, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Die Rechnung kann nun als Entwurf gespeichert werden, sofort versendet werden oder als PDF/XMLDokument geöffnet werden. Ein Rechnungsentwurf kann später jederzeit verändert werden und dann
verschickt werden.
Mit dem Button „Nachricht bearbeiten“ kommen Sie wieder in die Bearbeitungsansicht dieser Rechnung, falls
Sie noch Änderungen vornehmen wollen.
-114-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
12.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Nachrichten-Anzeige
In der aktuellen Version können folgende Nachrichten empfangen werden:
Bestellungen
Rahmenbestellungen
Bestelländerungen
Rahmenbestelländerungen
Lieferabrufe
Lagerbestände
Gutschriftsanzeigen
In der aktuellen Version können folgende Nachrichten erstellt werden:
Bestellbestätigungen
Lieferabrufantworten
Lieferscheine (Versandbereitschaftsmeldung und Liefermeldungen)
Rechnungen
12.1.
Nachrichten Status Übersicht
In der Nachrichten Status Übersicht wird aufgelistet, wie viele Nachrichten pro Nachrichtenart empfangen
oder gesichtet wurden. Neu empfangene Nachrichten befinden sich dabei immer im Ordner „Empfangen“.
Wenn man in die Nachrichtendetailanzeige einer solchen Nachricht geht wird ihr Nachrichtenstatus
unabhängig von der Arbeitsweise (NoA oder GVoA), auf “gesichtet“ gesetzt.
Über das Klicken auf den Link der jeweiligen Zahl gelangen Sie in die Nachrichtenübersicht der
ausgewählten Nachrichtenart.
-115-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit zu den einzelnen Nachrichtenübersichten zu gelangen, ohne die
Nachrichten Status Übersicht zu nutzen. Dafür gehen Sie bitte über die linke Menue-Leiste in den Ordner
„Nachrichten“ und wählen die entsprechende Nachrichtenart.
-116-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
-117-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
12.2.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Nachrichtenübersicht
In der Nachrichtenübersicht werden die verschiedenen Nachrichten in einer Übersichtstabelle aufgelistet. Zu
jeder Nachricht werden pro Zeile bestimmte Nachrichteninhalte (so genannte Metaattribute) wie zum Beispiel
Nachrichtennummer, Bestellnummer oder Besteller angezeigt.
Bei einzelnen Nachrichtenübersichten gibt es je nach Nachrichtenart auch zusätzliche Informationen
angezeigt:
Bei Bestätigungen bekommen Sie einen Hinweis, ob die Bestellung verändert wurde oder im Original
bestätigt wurde.
Bei Rechnungsnachrichten wird zusätzlich mit angezeigt, ob es sich um die Nachrichtenart Rechnung oder
Gutschrift handelt. Wenn Sie das Recht "Rechnungsstatus" besitzen werden auch der Rechnungsstatus und
das Datum des Rechnungsstatus angezeigt.
-118-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Bei der Anzeige von Nachrichtenarten, die an BIS gesendet werden, wird im Falle einer Abweisung der
Nachricht vom BIS-Dienst dies hier in der Übersicht angezeigt, das entsprechende BIS-Protokoll kann durch
Anklicken des Links eingesehen werden:
Wenn eine von Ihnen versendete Nachricht abgewiesen wurde und Sie Hilfe benötigen, was Sie an Ihrer
Nachricht ändern müssen, wenden Sie sich bitte an den Web4BIS-Support. Diesen finden Sie in der oberen
Menue-Leiste unter dem Punkt „Support“.
Bei Lieferscheinen, die erfolgreich durch den BIS-Dienst gelaufen sind und in den Metadaten eine Org-ID des
Bestellers enthalten, die für die Packaging Slip Funktionalität eingetragen ist (derzeit A1201358 und
A1202531), haben Sie hier eine zusätzliche Aktion. Mit Hilfe des Links hinter dieser Aktion gelangen Sie zu
einer externen Applikation, in der Sie nach diesem Lieferschein suchen und dann den entsprechenden
Packzettel auszudrucken können.
-119-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Dieser externen Anwendung werden dabei folgende Daten übergeben:
Bestellnummer
Spediteur
Ladelistennummer
Lieferscheinnummer
12.3.
Nachrichtenaktionen
In der Nachrichtenübersicht finden sich eine Reihe von Aktionen wieder. Die einzelnen Aktionen sind durch
kleine Symbole gekennzeichnet. Dazu gehören zum einen das Sortieren, die Detailsansicht, der XMLDownload, die PDF-Druckaufbereitung und die Anzeige des Geschäftsvorfalls, als auch im Falle des
Lieferscheins ein Link zum Packaging Slip.
In den folgenden Abschnitten werden die Aktionen genauer erläutert.
-120-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
12.3.1.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sortieren in der Nachrichtenübersicht
Die Nachrichtenübersicht findet sich in Web4BIS an vielen Stellen, z.B. bei der Übersicht der einzelnen
Nachrichten, der Geschäftsvorgänge, im Kurzzeit-Archiv, bei den Suchergebnissen usw. In dieser Übersicht
hat man neben den folgenden Aktionen immer die Möglichkeit, die Nachrichten nach bestimmten Kriterien zu
sortieren. Dies wird durch das Anklicken eines der unterstrichenen Felder ermöglicht. Ein kleiner schwarzer
Pfeil zeigt an, nach welchem Kriterium sortiert wurde und ob die Sortierreihenfolge aufsteigend oder
absteigend durchgeführt wurde.
In der obigen Abbildung wären die Nachrichten beispielsweise nach dem Datum und der Uhrzeit sortiert,
wobei die ältesten Nachrichten oben angezeigt werden. Will man in diesem Fall die neuesten Nachrichten zu
oberst anzeigen, klickt man den Link „Datum/Uhrzeit“ erneut und die Sortierung kehrt sich um.
12.3.2.
Details anzeigen
In der Nachrichtenübersicht kann man sich über das Brillensymbol die Details einer Nachricht anzeigen
lassen.
Die Nachrichtendetailanzeige ist unterteilt in verschiedene Registerkarten je nachdem um welche
Nachrichtenart es sich handelt.
-121-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.1. Bestellung
Die Detailanzeige einer Bestellung ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“ und „Allgemeine Daten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-122-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-123-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.2. Bestelländerung
Die Detailanzeige einer Bestelländerung ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“ und „Allgemeine
Daten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-124-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-125-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.3. Bestellbestätigung
Die Detailanzeige einer Bestellbestätigung ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“, „Allgemeine
Daten“ und „Zuschläge/Abschläge“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-126-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
Unter „Zuschläge/Abschläge“ befinden sich Informationen zu Rabatten und Aufpreisen.
-127-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.4. Rahmenbestellungen
Die Detailanzeige einer Rahmenbestellung ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“ und „Allgemeine
Daten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-128-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-129-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.5. Rahmenbestelländerungen
Die Detailanzeige einer Rahmenbestelländerung ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“ und
„Allgemeine Daten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-130-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-131-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.6. Lieferabruf
Die Detailanzeige eines Lieferabrufes ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“ und „Allgemeine
Daten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position einzeln.
-132-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
12.3.2.7. Lieferabrufantworten
Die Detailanzeige eines Lieferabrufes ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“ und „Allgemeine
Daten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position einzeln.
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-133-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.8. Lagerbestände
Die Lagerbestände sind nur als Nachricht zu betrachten. Sie sind in derzeit nicht in einen Bestellvorgang
eingebunden.
Die Detailanzeige eines Lagerbestandes ist unterteilt in „Kopfdaten“ und „Positionsdaten“.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht wie zum Beispiel Lieferanten- und
Kundeninformationen und Referenzen.
-134-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen mit Informationen zur Artikelnummer
und dem Status der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich noch weitere Details zu den
Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „Positions- Details“ in den Positionsdaten
(orange markiert) für jede angezeigte Position.
Die Positionsdetails sind auf 3 Tab-Laschen aufgeteilt:
Lagerbestandsänderung
Buchmäßiger Lagerbestand
Allgemeine Daten
-135-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.9. Gutschriftsanzeige
Die Gutschriftsanzeigen werden derzeit keinem Bestellvorgang zugeordnet. Sie finden diese Nachrichten
daher ausschließlich in der Nachrichtenanzeige.
Die Detailanzeige einer Gutschriftsanzeige ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“, „Allgemeine
Daten“, „ Partner Adressen“, „Kopftexte“ und „Zuschläge/Abschläge“.
-136-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
-137-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-138-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
-139-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
Die Partneradressen fassen alle wichtigen und an einer Rechnung beteiligten Adressen zusammen und stellen
diese übersichtlich dar.
-140-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Kopftexte enthalten kundenspezifische Angaben zu Kopftexten in den Gutschriften.
Unter „Zuschläge/Abschläge“ befinden sich Informationen zu Rabatten und Aufpreisen.
-141-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
12.3.2.10. Lieferschein
Die Detailanzeige eines Lieferscheins ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“, „Partner Adressen“,
„Kopftexte“, „Allgemeine Daten“, „Zuschläge/Abschläge“ und Packstücke.
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
-142-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
Die Partneradressen fassen alle wichtigen und am Lieferschein beteiligten Adressen zusammen und stellen
diese übersichtlich dar.
-143-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Kopftexte enthalten kundenspezifische Angaben zu Kopftexten in den Lieferscheinen.
In der Registerkarte „Packstücke“ finden sich zusätzliche Angaben zur Verpackung, Größe und Gewicht einer
Sendung.
12.3.2.11. Rechnung
Die Detailanzeige einer Rechnung ist unterteilt in „Kopfdaten“, „Positionsdaten“, „Allgemeine Daten“,
"Partneradressen", "Kopftexte", „Zuschläge/Abschläge“ und, wenn Sie das Recht besitzen "Rechnungsstatus
Info".
-144-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Kopfdaten enthalten die „wichtigsten“ Daten einer Nachricht.
Die Positionsdaten enthalten die Übersicht der einzelnen Positionen. In dieser Übersicht kann man sich
weitere Details zu den einzelnen Positionen anzeigen lassen. Hierzu folgt man dem Aktionslink „PositionsDetails“ in den Positionsdaten (orange markiert) für jede angezeigte Position.
Die allgemeinen Daten enthalten zusätzliche Daten zu einer Nachricht.
-145-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Partneradressen fassen alle wichtigen und am Lieferschein beteiligten Adressen zusammen und stellen
diese übersichtlich dar.
Die Kopftexte enthalten Kopftexte in den Rechnungen.
In der Registerkarte "Zuschläge/Abschläge" finden sich Angaben zu Zu- und Abschlägen der gesamten
Rechnung.
-146-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Die Registerkarte "Rechnungsstatus Info" zeigt Informationen zum Status der Rechnung. Diese Registerkarte
wird nur angezeigt, wenn Sie das Recht Rechnungsstatus besitzen (siehe „Hinzufügen, Ändern und Löschen
von Anwendern“) und eine Statusinformation für diese Rechnung vorliegt (siehe „Rechnungsstatus“).
-147-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
12.3.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
XML Download
Um eine Nachricht im DIN5-XML-Format herunterzuladen, folgt man dem Funktionslink „XML
herunterladen“ in der Nachrichtenübersicht. Im Anschluss kann die Nachricht auf der Festplatte lokal
abgelegt werden.
12.3.4.
PDF anzeigen
Ebenfalls in der Nachrichtenansicht hat man die Möglichkeit, die Nachrichten im PDF-Format aufbereitet
anzusehen, zu drucken und zu speichern. Hierbei wird ein neues Fenster geöffnet.
12.3.5.
Geschäftsvorgang anzeigen
Oft will man alle an einem Geschäftsvorfall beteiligten Nachrichten auf einen Blick sehen. Hierfür gibt es in
der Nachrichtenansicht den Funktionslink „Geschäftsvorfall anzeigen“.
Durch den Klick auf diese Funktion werden alle Nachrichten mit der gleichen Bestell- oder Referenznummer
angezeigt. Somit behält man die Nachrichten zu einem Vorgang im Überblick und kann schneller navigieren.
-148-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
12.4.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Nachrichtenstatusverlauf
Der Statusverlauf einer Nachricht lässt sich in den Details einer Nachricht verfolgen, beispielsweise wann
eine Nachricht empfangen, wann gesichtet oder wann sie ins Kurzzeit-Archiv (d.h. abgeschlossen)
verschoben wurde. Dies geschieht über den Button „Statusverlauf“.
-149-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
13.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Suche
Will man einen bestimmten Bestellvorgang oder eine Nachricht schnell finden, gibt es die Möglichkeit der
Suche. Diese Funktion kann jederzeit über die obere Menüleiste aufgerufen werden.
Fährt man mit der Maus über die Funktion Suche, wird automatisch ein Untermenü aufgeblendet, in welchem
Sie zwischen Vorgangssuche und Nachrichtensuche wählen können:
13.1.
Geschäftsvorgangssuche
In der Suchmaske für Geschäftsvorgänge stehen folgende Suchkriterien zur Verfügung:






OrgID des Bestellers (BY)
Bestellreferenznummer
Von-Datum (TT.MM.YYYY)
Bis-Datum (TT.MM.YYYY)
Geschäftsvorgangstyp
Bestellvorgangsstatus
Bei der Bestellreferenznummer haben Sie die Möglichkeit, diese auch teilqualifiziert anzugeben, in dem Sie
in der nebenstehenden Auswahl gleich, beginnt, endet oder enthält mit auswählen.
Das Von-Datum bzw. Bis-Datum bezieht sich bei der Bestellvorgangssuche auf das Datum, wann der
Bestellvorgang in Web4BIS angelegt wurde, d.h. wann die erste Nachricht für einen Bestellvorgang
importiert wurde. Dabei können Sie das Datum entweder manuell eingeben oder auch über die
Kalenderfunktion auswählen. Durch das nochmalige Betätigen des Buttons „>“ schließt sich das
Kalenderfenster wieder.
Als weiteres Kriterium bei der Suche können Sie bei Geschäftsvorgangstyp entweder Bestellvorgang oder
Rahmenbestellvorgang auswählen. Die Vorbelegung hier richtet sich nach der Art der Rechte, die Ihnen in der
Benutzerverwaltung zugewiesen wurden: Besitzen Sie das Recht, Lieferabrufantworten zu erstellen, ist hier
die Vorbelegung „Rahmenbestellvorgang“. In allen anderen Fällen wird Ihnen hier standardmäßig
„Bestellvorgang“ angezeigt. Die Auswahl kann jedoch jederzeit geändert werden.
-150-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Sie können den Bestellvorgang auch nur in einem bestimmten Status suchen. Dazu geben Sie bitte den Status
an, in welchem Sie den Vorgang suchen möchten: neu, geändert, Ordner1, Ordner2, Ordner3, Ordner4 oder
archiviert.
Die Suchergebnisse werden in der vertrauten Bestellvorgangsübersicht dargestellt. Von dort aus können Sie
wie gewohnt weiter agieren.
13.2.
Nachrichtensuche
In dieser Suchmaske kann man Nachrichten mit der Angabe folgender Kriterien suchen:

Nachrichtennummer

OrgID des Bestellers (BY)

Bestellreferenznummer

Von-Datum (TT.MM.YYYY)

Bis-Datum (TT.MM.YYYY)

Nachrichtenart
 Nachrichtenstatus
Bei Nachrichtennummer können Sie z.B. Rechnungsnummer, Bestellnummer, Bestellbestätigungs-nummer,
Sendungsreferenznummer (UCR - Lieferscheinnummer) oder die Lieferabrufnummer angeben.
Sie haben auch die Möglichkeit, über eine bestimmte Bestellreferenznummer suchen. Dabei können Sie auch
teilqualifiziert suchen, indem Sie „gleich“, „beginnt“, „ endet“ oder „enthält“ angeben.
Aber auch Nachrichten aus einem bestimmten Zeitraum können gesucht werden. Hierbei kann das Datum
manuell eingegeben werden oder über den Kalender komfortabel ausgewählt werden.
-151-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Der Kalender verschwindet wieder über das nochmalige Betätigen des Buttons „>“.
Es kann ebenfalls über die Nachrichtenart oder den Nachrichtenstatus gesucht werden.
Sie können die Nachricht auch nur in einem bestimmten Status suchen. Wählen Sie dazu bitte den
entsprechenden Nachrichtenstatus aus: Empfangen, gesichtet, erstellt, gesendet oder abgeschlossen.
Auch Kombinationen sind möglich.
Die Suchergebnisse werden in der vertrauten Nachrichtenübersicht dargestellt. Von hier aus sind die gleichen
Aktionen möglich wie in der Nachrichtenübersicht.
-152-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
14.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Technische Dokumente
In der Regel werden die Bestellpositionen einer Bestellung oder Bestelländerung durch die Positionsnummern
(bzw. Artikelnummern) eindeutig und ausreichend beschrieben. Für einige Bestellpositionen benötigt der
Lieferant jedoch detaillierte Beschreibungen, um die Bestellpositionen entsprechend herzustellen. Diese
detaillierten Beschreibungen (Anlagen) werden im Folgenden auch als technische Dokumente bzw.
"TechDocs" bezeichnet.
Dabei gibt es 2 verschiedene Möglichkeiten der Bereitstellung der technischen Dokumente:
 die technische Dokumente werden zusammen mit der Bestellung bereitgestellt (Push-Modus)

Anforderung der technischen Dokumente vom Lieferanten und anschließende Bereitstellung
durch den Kunden (Pull-Modus);
dabei spielt es keine Rolle, ob bei der Anforderung des Dokumentes ein Bestellbezug existiert oder
nicht
In beiden Fällen ist über die Web4BIS-Oberfläche ein Zugriff auf die Dokumente möglich.
Die TechDocs-Anforderungen finden Sie über den Menuepunkt „TechDocs“ in der oberen Menue-Leiste,
wenn Sie dazu das Recht in Ihren Benutzerdaten besitzen.
-153-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
14.1.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Anforderung Technischer Dokumente mit Bestellbezug
Möchten Sie ein technisches Dokument zu einer vorhandenen Bestellung anfordern, so können Sie den
Bestellbezug bei der Anforderung mit angeben:
Hierbei müssen sowohl die Bestellreferenz als auch die Bestellposition angegeben werden. Dabei ist darauf zu
achten, dass die Bestellposition in der angegebenen Bestellreferenz auch vorhanden ist. Sollte dies nicht der
Fall sein oder Sie die Position nicht angeben, so erhalten Sie eine Fehlermeldung und es wird eine Liste der
gültigen Positionsnummern ausgegeben, aus welcher Sie die entsprechende Nummer auswählen können:
Bei Name sollte ein Ansprechpartner eingetragen werden für den Fall einer Rückfrage zu Ihrer Anforderung.
Die Angaben Email und Telefon werden gemäß den Benutzerdaten vorgeblendet, können bei Bedarf jedoch
auch überschrieben werden.
-154-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Wenn die angegebene Bestellreferenz und Positionsnummer nicht eindeutig einer Org-ID zuordenbar ist, d.h.
es werden mehrere Geschäftsvorgänge mit dieser Kombination gefunden, kommt eine Hinweismeldung, dass
die entsprechende Org-ID auszuwählen ist.
Nach erfolgreichem Abschicken der Anforderung bekommen Sie eine Anforderungs-ID zurückgemeldet. Mit
dieser ID können Sie später nach Ihrer Anforderung suchen.
14.2.
Anforderung Technischer Dokumente ohne Bestellbezug
Bei der Anforderung technischer Dokumente ohne einen Bezug zu einer vorhandenen Bestellung können Sie
bis zu 6 Dokumente gleichzeitig anfordern, mindestens jedoch 1 Dokument.
-155-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Wurde keine Dokumentennummer angegeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung:
Für jede angegebene Dokumentennummer erhalten Sie nach dem Abschicken eine
Anforderungs-ID.
Sollte aus irgendwelchen Gründen für eine gewünschte Dokumentennummer keine Anforderung abgesetzt
werden können, bekommen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.
Achtung:
Alle weiteren aufgeführten Anforderungen sind dann nicht mehr verarbeitet worden. Diese sind von Ihnen
nochmals als Anforderung einzugeben!
-156-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
14.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Übersicht Anforderungen
Sie können sich eine Übersicht über alle angeforderten TechDocs ausgeben lassen. Dazu wählen Sie in der
Menue-Leiste den Punkt TechDocs – TechDocs Anforderungen.
Sie erhalten dann eine Suchmaske, in welcher Sie angeben können, ob Sie eine Übersicht über alle
Anforderungen oder nur bestimmte Anforderungen sehen möchten. Dabei kann die Anforderungs-Id, ein
gesuchter Dokumentenname oder falls vorhanden, die Bestellreferenz und –position angegeben werden:
Sie erhalten dann folgende Trefferliste über alle für Ihre Org-ID gefundenen Anforderungen:
Die Trefferliste kann, wie die anderen Übersichten auch, sortiert werden durch das Anklicken eines der
unterstrichenen Felder. Ein kleiner schwarzer Pfeil zeigt an, nach welchem Kriterium sortiert wurde und ob
die Sortierreihenfolge aufsteigend oder absteigend durchgeführt wurde.
-157-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
In der obigen Abbildung wären die Nachrichten beispielsweise nach der Anforderungs-ID sortiert, wobei die
neuesten Nachrichten oben angezeigt werden. Will man in diesem Fall die ältesten Nachrichten zu oberst
anzeigen, klickt man den Link „Anforderungs-ID“ erneut und die Sortierung kehrt sich um.
Wurden die technischen Dokumente zu einer Anforderungs-ID gefunden, so werden in diesem Fall die
Dokumentennummer und der Dokumentenname angezeigt. Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, das
technische Dokument als PDF zu öffnen und lokal bei sich zu speichern, indem Sie den Link im Aktionsfeld
anklicken.
15.
Rechnungsstatus
Der Lieferant kann Informationen zum Rechnungsstatus im angeschlossenen SAP System abrufen. Dies ist
allerdings nur möglich wenn die Schnittstelle zum jeweiligen SAP-System implementiert ist und nur für
Anwender deren Benutzer-Profil das Recht besitzt, den Rechnungsstatus anzuwenden (siehe „Hinzufügen,
Ändern und Löschen von Anwendern“).
Wenn das Recht für den Rechnungsstatus gesetzt ist, wird nach dem Login auf der Übersichts-Einstiegsseite
in der oberen Menue-Leiste rechts neben dem Link zu den Techdocs ein weiterer Link „Rechnungsstatus“
angeboten.
Dieser Link ist wiederum unterteilt in "Rechnungsstatus anfordern", "Rechnungsstatus-Anfragenhistorie"
und "Rechnungsstatus Download":
Die bisherigen Links zum finavigate Portal und IOL wurden ins Menü WEB4BIS Information verschoben.
15.1.
Rechnungsstatus anfordern
Bei Auswahl des Links "Rechnungsstatus anfordern" erhalten Sie eine Liste der ORG-IDs für welche
Rechnungen im System vorhanden sind.
Hier wählen Sie die ORG_ID aus, von welcher der Rechnungsstatus angefordert werden soll.
-158-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Falls eine Rechnungsstatusabfrage für die ausgewählte ORGID nicht im entsprechenden SAP-System
implementiert ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Sie erhalten eine Liste mit allen Rechnungen, die an diese ORG-ID gestellt wurden.
Sie können hier die Rechnungen auswählen und den Status der Rechnungen anfordern. Es können alle aktiven
Rechnungen ausgewählt werden, für abgeschlossene Nachrichten ist eine Abfrage nicht möglich. Zum Starten
der Anfrage tätigen Sie den Button „Update Invoice Status“.
Da es sich um eine asynchrone Anfrage an das SAP-System handelt, ist hier mit einer kurzen Wartezeit zu
rechnen bis die Antwort verfügbar ist. Über die Rechnungsstatus-Anfragenhistorie lässt sich der
Bearbeitungsstatus überprüfen.
-159-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
15.2.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Rechnungsstatus-Anfragenhistorie
Bei Auswahl des Links "Rechnungsstatus-Anfragenhistorie" erhalten Sie eine Liste der bisher gestellten
Rechnungsstatus-Anfragen.
Für alle Anfragen mit grün hinterlegtem Statusfeld und Status „ok“ wurde der Rechnungsstatus erfolgreich
abgefragt. Ist der Status in der Statusspalte rot hinterlegt, liegt ein Fehler in der Rechnungsstatus-Anfrage
vor. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte den Support.
Um die Rechnungsstatus-Anfrage (COACSU-Nachricht) im DIN5-XML-Format herunterzuladen, folgt man
dem Funktionslink „XML herunterladen“ in der Nachrichtenübersicht. Im Anschluss kann die Nachricht auf
der Festplatte lokal abgelegt werden.
-160-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
15.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Rechnungsstatus Download
Bei Auswahl des Links "Rechnungsstatus-Download" können Sie eine Excel-Liste mit den Statusinformationen bestimmter Rechnungen downloaden.
Sie erhalten eine Liste aller Rechnungen. Nach Markieren der gewünschten Rechnungen kann die Excel-Liste
mit den Statusinformationen auf der Festplatte lokal abgelegt werden.
-161-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
16.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Kurzzeit-Archiv
Nicht mehr benötigte Geschäftsvorgänge, sowohl Bestellvorgänge als auch Rahmenbestellvorgänge, können
in das „Kurzzeit-Archiv“ verschoben werden, welches in regelmäßigen Abständen – derzeit alle 3 Monate vom System geleert wird.
16.1.
Archivierung
Um einen besseren Überblick für die Geschäftsvorgänge zu behalten, können erledigte Geschäftsvorgänge in
das sogenannte „Kurzzeit-Archiv“ verschoben werden. Dies können Sie in folgenden Ansichten vornehmen.
16.1.1.
Archivierung bei Bestellvorgangsübersicht
Hierbei ist es nicht von Bedeutung, in welchem Status sich der Bestellvorgang befindet.
Durch Auswahl der zu archivierenden Bestellvorgänge in der 1. Spalte und Drücken des Buttons
„Verschieben ins Kurzzeit-Archiv“ wird der jeweilige Bestellvorgang archiviert.
Der Status des Bestellvorgangs ändert sich dabei auf „archiviert“.
Alle zu diesem Bestellvorgang zugehörigen Nachrichten erhalten den Status „abgeschlossen“.
-162-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
16.1.2.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Archivierung bei Rahmenbestellvorgangsübersicht
Hierbei ist es nicht von Bedeutung, in welchem Status sich der Rahmenbestellvorgang befindet.
Durch Auswahl der zu archivierenden Rahmenbestellvorgänge in der 1. Spalte und Drücken des Buttons
„Verschieben ins Kurzzeit-Archiv“ wird der jeweilige Rahmenbestellvorgang archiviert.
Der Status des Rahmenbestellvorgangs ändert sich dabei auf „archiviert“.
Alle zu diesem Rahmenbestellvorgang zugehörigen Nachrichten erhalten den Status „abgeschlossen“.
-163-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
16.1.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Archivierung bei Detailansicht Bestellvorgang
Durch Drücken des Buttons „Verschieben ins Kurzzeit-Archiv“ wird der angezeigte Geschäfts-vorgang
archiviert.
Der Status des Bestellvorgangs ändert sich dabei auf „archiviert“.
Alle zu diesem Bestellvorgang zugehörigen Nachrichten erhalten den Status „abgeschlossen“.
16.1.4.
Archivierung bei Detailansicht Rahmenbestellvorgang
Durch Drücken des Buttons „Verschieben ins Kurzzeit-Archiv“ wird der angezeigte Rahmenbestell-vorgang
archiviert.
Der Status des Rahmenbestellvorgangs ändert sich dabei auf „archiviert“.
Alle zu diesem Rahmenbestellvorgang zugehörigen Nachrichten erhalten den Status „abgeschlossen“.
-164-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
16.2.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Archiv-Anzeige
Die Anzeige des Kurzzeitarchivs erreichen Sie über die linke Menü-Leiste:
Bei der Ansicht können Sie wählen zwischen Bestellvorgängen, Rahmenbestellvorgängen und den einzelnen
Nachrichten.
-165-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
16.2.1.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Bestellvorgänge
Bei der Auswahl „Bestellvorgänge“ erhalten Sie eine Übersicht über alle archivierten Bestellvorgänge.
Auch hier haben Sie verschiedene Aktions-Möglichkeiten:
 Sie können sich die Bestellvorgänge in Form einer konsolidierten Bestellung anzeigen lassen, dazu
klicken Sie auf das
-Symbol in der Aktions-Spalte
 Sie können sich den Geschäftsvorgang anzeigen lassen, dazu klicken Sie auf das DokumentenmappenSymbol in der Aktions-Spalte
 Sie können einen Bestellvorgang und die dazugehörigen Nachrichten endgültig löschen, dazu klicken
Sie auf das
–Symbol in der Aktions-Spalte
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einen einzelnen Bestellvorgang als konsolidierte Bestellung im PDFFormat oder als XML-Datei anzeigen zu lassen. Wählen Sie dazu die entsprechende Aktion hinter dem
gewünschten Bestellvorgang aus und betätigen Sie den Button „Abschicken“.
Möchten Sie einen Bestellvorgang wieder aus dem Kurzzeit-Archiv heraus verschieben, selektieren Sie bitte
den oder die entsprechenden Bestellvorgänge und betätigen Sie anschließend den Button „Verschieben aus
Kurzzeit-Archiv“.
Der Zustand eines de-archivierten Bestellvorgangs wird in diesem Moment auf „neu“ gesetzt und ist dann im
Ordner „neu“ wieder zu finden.
16.2.2.
Rahmenbestellvorgänge
Bei der Auswahl „Rahmenbestellvorgänge“ erhalten Sie eine Übersicht über alle archivierten
Rahmenbestellvorgänge.
-166-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Auch hier haben Sie verschiedene Aktions-Möglichkeiten:



Sie können sich die Rahmenbestellvorgänge in Form einer konsolidierten Rahmen-bestellung anzeigen
lassen, dazu klicken Sie auf das
-Symbol in der Aktions-Spalte
Sie können sich den Geschäftsvorgang anzeigen lassen, dazu klicken Sie auf das DokumentenmappenSymbol in der Aktions-Spalte
Sie können einen Bestellvorgang und die dazugehörigen Nachrichten endgültig löschen, dazu klicken
Sie auf das
–Symbol in der Aktions-Spalte
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, bei einem einzelnen Rahmenbestellvorgang die konsolidierte
Rahmenbestellung oder den konsolidierten Lieferabruf im PDF-Format oder als XML-Datei anzeigen zu
lassen. Beim konsolidierten Lieferabruf haben Sie auch die Möglichkeit, sich diesen im Excel-Format
anzeigen zu lassen. Wählen Sie dazu die entsprechende Aktion hinter dem gewünschten
Rahmenbestellvorgang aus und betätigen Sie den Button „Abschicken“.
Möchten Sie einen Rahmenbestellvorgang wieder aus dem Kurzzeit-Archiv heraus verschieben, selektieren
Sie bitte den oder die entsprechenden Rahmenbestellvorgänge und betätigen Sie anschließend den Button
„Verschieben aus Kurzzeit-Archiv“.
Der Zustand eines de-archivierten Rahmenbestellvorgangs wird in diesem Moment auf „neu“ gesetzt und ist
dann im Ordner „neu“ wieder zu finden.
-167-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
16.2.3.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Nachrichten
Die Anzeige der Nachrichten im Kurzzeit-Archiv ist rein informativer Art.
Der Status aller archivierten Nachrichten ist auf „abgeschlossen“ gesetzt.
Durch die Auswahl „Nachrichten“ unterhalb des Kurzzeit-Archivs erhalten Sie eine Übersicht über alle
archivierten Nachrichten:
Der Aufbau dieser Übersicht gleicht der Nachrichtenübersicht der aktiven Nachrichten.
Auch hier können Sie unter verschiedenen Aktionen wählen:




Detailansicht der Nachricht
Download der Nachricht als XML-Datei
Download der Nachricht im PDF-Format
Ansicht des zugehörigen Geschäftsvorgangs
Dazu betätigen Sie das entsprechende Symbol in der Aktionsspalte.
Hinweis:
Durch das Verschieben des zugehörigen Bestell- oder Rahmenbestellvorgangs aus dem Kurzzeitarchiv heraus
wird der Zustand der zugehörigen Nachrichten wieder auf “gesichtet“ bzw. „gesendet“ gesetzt.
-168-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
17.
Verhalten im Fehlerfall.....
17.1.
Begrenzung der Anzahl der gespeicherten Nachrichten
Wird die Anzahl der Nachrichten in den Ordnern „Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferabrufe,
Lagerbestände und Rechnungen“ zu groß, so können keine weiteren Nachrichtenaktionen vorgenommen
werden.
Der Nachrichtenspeicher ist für jeden Partner auf eine maximale Nachrichtenanzahl begrenzt. In Ihren
Benutzerdaten finden Sie den Wert in den Logininformationen. Der Wert kann nicht selbst verändert werden.
-169-
Web4BIS Benutzerhandbuch
text that you want to appear here.
Error! Use the Home tab to apply Überschrift 1 to the
Um wieder die volle Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie einige Ihrer Geschäftsvorgänge in das
Kurzzeit-Archiv verschieben.
-170-