1. Organisation of the tenderer to allow the delivery of the required

EUROPÄISCHE KOMMISSION
GENERALDIREKTION JUSTIZ, FREIHEIT UND SICHERHEIT
Direktion A : Allgemeine Angelegenheiten
Der Direktor
Brüssel, den 31. Oktober 2007
JLS-A5/NCM-NG ml D(2007) 15258
AN DIE POTENZIELLEN BIETER
Betrifft:
Offenes Verfahren – Ausschreibung JLS/2007/A5/002
"Rahmenvertrag – Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und
Formulierung von politischen Maßnahmen der Europäischen Union,
insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit,
sowie bei der Organisation und Durchführung von öffentlichkeitswirksamen
Informations-, Aufklärungs- und Kommunikationsmaßnahmen über diese
Politikbereiche"
Sehr geehrte Damen und Herren,
1.
zu Zwecken der Vergabe von Dienstleistungen veröffentlicht die Europäische
Kommission hiermit eine Ausschreibung, die im Hinblick auf den Abschluss von
Rahmenverträgen drei Lose umfasst. Diese Lose betreffen folgende
Dienstleistungen: "Texten und Gestalten", "Websites, Systeme für die Verwaltung
und Überwachung der Webinhalte (Web Content Management Systems) und
sonstige Informatikdienste" sowie "audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen,
Informationskampagnen" auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im
Allgemeinen und der Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen.
Zu dieser Ausschreibung wurde bereits die Auftragsbekanntmachung im Amtsblatt
der Europäischen Union, Reihe S, Nr. 210 vom 31/10/2007, veröffentlicht.
2.
Wenn Sie sich an dieser Ausschreibung beteiligen möchten, reichen Sie bitte ein
entsprechendes Angebot bei der Europäischen Kommission ein. Das Angebot ist vom
Bieter selbst oder seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter zu datieren und
zu unterzeichnen. Es ist
a) entweder durch eingeschriebenen Brief oder durch Kurierdienst bis spätestens
18. Dezember 2007 (es gilt das Datum des Poststempels oder des Empfangsbelegs
des Kurierdienstes) an folgende Anschrift zu senden:
Europäische Kommission
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
1
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11.
Commission européenne, L-2920 Luxembourg. Telephone: (352) 43 01-1.
Referat JLS.A5 "Information und Kommunikation"
(z.Hd. Nicolas Genevay)
LX 46 07/76
B-1049 Brüssel
Belgien
b) oder eigenhändig bzw. durch Mittelsperson bis spätestens 18. Dezember 2007
vor 16 Uhr (Brüsseler Zeit) bei folgender Adresse zu hinterlegen:
Europäische Kommission
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Referat JLS.A5 "Information und Kommunikation"
(z.Hd. Nicolas Genevay)
Dienstgebäude DAV 1
Avenue du Bourget 1
B-1140 Brüssel
Belgien
In diesem Fall ist vom Beamten der Posteingangsstelle der Kommission, der die
Unterlagen entgegennimmt, eine mit Datum und seiner Unterschrift versehene
Empfangsbescheinigung zu verlangen, die als Nachweis für die termingerechte
Einreichung gilt.
Die Öffnungszeiten der Zentralen Poststelle der Kommission sind montags bis
donnerstags von 8.00 bis 17.00 Uhr und freitags von 8.00 bis 16.00 Uhr (samstags,
sonntags und an arbeitsfreien Tagen der Europäischen Kommission ist die Zentrale
Poststelle geschlossen).
3.
Das Angebot ist in dreifacher Ausfertigung (ein Original und zwei Kopien) in einer
Amtsprache der Europäischen Union einzureichen. Außerdem ist eine
elektronische Fassung des Angebots auf CD-ROM (MS Office Word) beizufügen.
Das Angebot ist in zwei verschlossenen Umschlägen einzureichen. Auf dem
äußeren Umschlag ist die unter Ziffer 2. Buchstabe a) genannte Anschrift
anzugeben; der innere Umschlag muss neben dieser Anschrift zudem folgenden
Vermerk tragen:
"Ausschreibung JLS/2007/A5/002 – Los Nr …
Angebot vorgelegt von ………… [Name des Bieters]
- Nicht von der Poststelle zu öffnen".
Werden selbstklebende Umschläge verwendet, so sind diese mit Klebestreifen zu
verschließen. Quer über diese Klebestreifen hat der Absender seinen Namenszug
anzubringen.
4.
Die Angebotseröffnung findet statt am 07/01/2008 um 10.00 Uhr in den
Diensträumen der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit, Rue du
Luxembourg 46, B-1040 Brüssel.
2
Jeder Bieter, der der Angebotseröffnung beiwohnen möchte, muss sich mindestens
zwei Tage vorher durch eine E-Mail an folgende Adresse anmelden:
[email protected].
Der Vorsitzende des Eröffnungsausschusses gibt die Namen der Bieter und die
Entscheidung bekannt, ob die jeweiligen Angebote zulässig sind. Die in den
Angeboten angegebenen Preise werden nicht mitgeteilt.
5.
In der Anlage zu dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe finden Sie die
Leistungsbeschreibung zu dieser Ausschreibung sowie den Entwurf des
Rahmenvertrags. In der Leistungsbeschreibung sind sämtliche Unterlagen
aufgeführt, die zusammen mit dem Angebot einzureichen sind, einschließlich der
jeweiligen Nachweise für die wirtschaftliche, finanzielle, fachliche und berufliche
Leistungsfähigkeit.
6.
Das Angebot ist vom Bieter selbst oder seinem ordnungsgemäß bevollmächtigten
Vertreter zu unterzeichnen. Es muss gut lesbar sein; um jegliche Zweifel
auszuschließen, müssen insbesondere die Zahlen und die sonstigen Angaben
eindeutig formuliert sein.
7.
Gültigkeit des Angebots: Die Bindefrist endet neun Monate nach Ablauf der
Angebotsfrist gemäß Ziffer 2.
8.
Mit der Einreichung seines Angebots erkennt der Bieter alle in dieser Aufforderung
zur Angebotsabgabe, in der Leistungsbeschreibung und im Entwurf des
Rahmenvertrags festgelegten Vertragsbedingungen an und verzichtet gleichzeitig auf
etwaige eigene allgemeine und besondere Leistungs- bzw. Geschäftsbedingungen.
Der Bieter ist, wenn er den Zuschlag erhält, für die Dauer der Auftragsausführung an
sein Angebot gebunden.
9.
Während des gesamten Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen dem öffentlichen
Auftraggeber und den Bietern untersagt und nur in Ausnahmefällen und unter
folgenden Bedingungen zulässig:
Vor Ablauf der Angebotsfrist
 Auf Anfrage der Bieter kann der öffentliche Auftraggeber ergänzende
Auskünfte erteilen, die ausschließlich der näheren Erläuterung der Art und
Beschaffenheit des Auftrags dienen.
Ergänzende Auskünfte sind bis spätestens sechs Werktage vor Ablauf der
Angebotsfrist per E-Mail unter folgender Anschrift anzufordern:
[email protected].
 Von sich aus kann die Europäische Kommission die Beteiligten
benachrichtigen, wenn sie einen Irrtum, eine Ungenauigkeit, eine Auslassung
3
oder sonstige sachliche Fehler im Wortlaut der Ausschreibungsunterlagen
feststellt.
 Diese ergänzenden Auskünfte und vorgenannten Benachrichtigungen erfolgen
gegebenenfalls unter strikter Einhaltung des Gleichbehandlungsgrundsatzes.
Alle Fragen und dazugehörigen Antworten werden auf der Internetseite der
Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit veröffentlicht.
Nach Eröffnung der Angebote
Erfordert ein Angebot Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im
Wortlaut des Angebots zu berichtigen, kann die Europäische Kommission von sich
aus Kontakt zu dem/n Bieter/n aufnehmen. Dies darf jedoch nicht zu einer
inhaltlichen Änderung des Angebots führen.

Diese Aufforderung zur Angebotsabgabe bindet die Kommission in keiner Weise.
Eine bindende Verpflichtung kommt erst mit der Unterzeichnung des
Rahmenvertrags mit dem Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, zustande.
Die Europäische Kommission kann bis zur Unterzeichnung des Rahmenvertrags
auf die Auftragsvergabe verzichten oder das Vergabeverfahren annullieren, ohne
dass die Bieter Anspruch auf Entschädigung haben. Eine entsprechende
Entscheidung ist gegebenenfalls zu begründen und den Bietern bekannt zu geben.
Außerdem erwirbt der Auftragnehmer mit Unterzeichnung des Rahmenvertrags kein
ausschließliches Recht, die betreffende im Entwurf des Rahmenvertrags
vorgesehene Art von Dienstleistungen für die Europäische Kommission zu
erbringen. Mit der Unterzeichnung des Rahmenvertrags wird überdies nicht
gewährleistet, dass der Wert der tatsächlich in Auftrag gegebenen Dienstleistungen
dem Höchstwert des vergebenen Rahmenvertrags entspricht.
11. Die Bieter werden über das positive/negative Ergebnis der Prüfung ihres Angebots
unterrichtet.
12.
Wir teilen Ihnen mit, dass Ihre persönlichen Daten zum Schutz der finanziellen
Interessen der Gemeinschaft an die internen Auditdienste, an den Europäischen
Rechnungshof, an das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten und/oder
das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) weitergegeben werden
können.
Die Daten von Wirtschaftsakteuren, die sich in einer der in den Artikeln 93, 94, 96
Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 96 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung1
1
Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1995/2006 des Rates vom 13. Dezember 2006 zur Änderung der
Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan
der Europäischen Gemeinschaften.
4
genannten Situationen befinden, können in eine zentrale Datenbank aufgenommen
und an die in Artikel 95 Absätze 1 und 2 der Haushaltsordnung genannten
Personen der Kommission, anderen Organe, Agenturen, Behörden und Gremien
weitergegeben werden. Dies bezieht sich auch auf Personen mit Vertretungs-,
Entscheidungs- oder Kontrollbefugnissen über die genannten Wirtschaftsakteure.
Parteien, die in die Datenbank aufgenommen werden, haben das Recht, auf Antrag
beim Rechnungsführer der Kommission über die sie betreffenden Daten informiert
zu werden.
Mit freundlichen Grüßen
Tung-Laï Margue
Direktor
Anlage: Leistungsbeschreibung
5
LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Offenes Verfahren – Ausschreibung Nr. JLS/2007/A5/…
"Rahmenvertrag – Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und
Formulierung von politischen Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere,
aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie bei der
Organisation und Durchführung von öffentlichkeitswirksamen Informations-,
Aufklärungs- und Kommunikationsmaßnahmen über diese Politikbereiche"
INHALT
1.
EINFÜHRUNG
2.
HINTERGRUND DER AUSSCHREIBUNG
3.
AUFTRAGSGEGENSTAND
4.
Seite 9
9
10
BESCHREIBUNG DER LOSE
10
Los 1: "Texten und Gestalten"
11
Los 2: "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der
Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige Informatikdienste" 12
Los 3: "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"14
5.
VERFAHREN DER AUFTRAGSVERGABE
17
6.
AUFTRAGSSCHEINE
18
7.
ZUSAMMENSCHLÜSSE VON UNTERNEHMEN UND
WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN
18
8.
KONSTANZ DER DIENSTLEISTUNG
20
9.
AUSFÜHRUNGSORT
21
10. DAUER DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG
21
11. GESCHÄTZTER AUFTRAGSWERT
21
12. ZAHLUNGSMODALITÄTEN UND HAUSHALTSANSATZ
22
13. VERTRAGSSTRAFEN
24
14. AUSSETZUNG DER VERGABE VON AUFTRÄGEN
25
15. PREISANPASSUNG
25
16. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS
26
17. BEWERTUNGSVERFAHREN UND ZUSCHLAGSERTEILUNG
29
18. ANGEBOTSERÖFFNUNG
29
19. AUSSCHLUSSGRÜNDE
29
20. AUSWAHLKRITERIEN
32
21. ZUSCHLAGKRITERIEN
38
22. ENDBEWERTUNG
45
ANHÄNGE
47
6
ANHANG I: GEMEINSAME ANHÄNGE FÜR ALLE 3 LOSE
49
Anhang I.1: Formular „Angaben zum Bieter“
50
Anhang I.2: Vordruck „Bankangaben“
52
Anhang I.3: Formular „Ausschlussgründe“
53
ANHANG II: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 1
55
Anhang II.1: Fallstudien für Los 1
56
Anhang II.2: Preisverzeichnis für Los 1
60
Anhang II.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 1 und seiner Anhänge
72
Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung
97
Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
98
Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
99
Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
103
Anhang II.3.e: Finanzgarantie
111
Anhang II.3.f: Bevollmächtigung
113
ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2
115
Annex III.1: Indicative list of products
116
Annex III.2: Profile and roles
118
Annex III.3: Questionnaire
131
Annex III.4: Lot 2 case studies and annexes
180
Annex III.4a: Vision document
194
Annex III.4b: Software Development Plan
216
Annex III.4c: Software Architecture Document
231
Annex III.5: Service Level Agreement (SLA)
243
Annex III.6: Lot 2 price schedule
250
Annex III.7:Proposed framework service contract for Lot 2 and annexes
254
Annex III.7a: List of services covered by the contract and price
schedule
284
7
Annex III.7b: Power of attorney
285
Annex III.7c: Identification form and legal entities
287
Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete])
289
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models
290
Annex III.7g: Financial guarantee – Model
291
Annex III.7h: Performance guarantee – Model
293
Annex III.7i: Service Level Agreement
294
Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor
295
Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies
contracts
296
ANHANG IV: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 3
297
Annexe IV.1: Fallstudien für Los 3
298
Anhang IV.2: Preisverzeichnis für Los 3
312
Anhang IV.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 3 und seiner Anhänge
338
Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung
363
Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
364
Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
365
Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
369
Anhang IV.3.e: Finanzgarantie
370
Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung
372
8
1. EINFÜHRUNG
Die Europäische Kommission, insbesondere die für die Informations- und
Kommunikationspolitik der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit
zuständige Dienststelle, veröffentlicht eine Ausschreibung für Dienstleistungen, die
drei Lose umfasst. Die Europäische Kommission möchte für jedes Los drei
Dienstleistungserbringer auswählen, mit denen ein Mehrfachrahmenvertrag2 von
einem Jahr Vertragslaufzeit geschlossen wird. Diese Verträge treten am Tag ihrer
Unterzeichnung in Kraft und können dreimal um ein Jahr verlängert werden.
Es ist möglich, ein Angebot für ein Los oder mehrere Lose einzureichen und
Zusammenschlüsse/Bietergemeinschaften (oder Unternehmenskonsortien) zu bilden
oder auf Unterauftragnehmer zurückzugreifen.
Auf der Grundlage dieses Rahmenvertrags werden die Dienstleistungserbringer
entsprechend dem Bedarf der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit oder
gegebenenfalls anderer Generaldirektionen in Anspruch genommen.
Für das gesamte Aufgabenspektrum, das Gegenstand dieser Ausschreibung ist,
bestehen die Dienstleistungen in der Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung
und Formulierung politischer Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere,
jedoch nicht ausschließlich im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie bei der
Durchführung von öffentlichkeitswirksamen Informations-, Aufklärungs- und
Kommunikationsmaßnahmen über diese Politikbereiche. In der Regel sind diese
Dienstleistungen für die 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union und
gelegentlich für die EFTA/EWR-Länder (Schweiz, Island, Liechtenstein und
Norwegen) sowie für die Bewerberländer (Kroatien, Ehemalige Jugoslawische
Republik Mazedonien und die Türkei) oder für jedes andere Land zu erbringen, an
dem ein Gemeinschaftsinteresse besteht.
2. HINTERGRUND DER AUSSCHREIBUNG
Im Rahmen dieser Ausschreibung sind alle Tätigkeitsbereiche der Generaldirektion
Justiz, Freiheit und Sicherheit zu berücksichtigen: Außengrenzen und Visa;
Zuwanderung und Asyl; Ziviljustiz; Strafjustiz; Unionsbürgerschaft und
Grundrechte; Datenschutz; Bekämpfung von Wirtschafts-, Finanz- und
Computerkriminalität; Bekämpfung von Terrorismus, Menschenhandel und
Ausbeutung; Bekämpfung des Drogenhandels; justizielle und polizeiliche
Zusammenarbeit; Außenbeziehungen und Erweiterung.
Weitere Informationen über die Tätigkeitsbereiche der Generaldirektion Justiz,
Freiheit und Sicherheit sind unter folgender Internetadresse abrufbar:
http://ec.europa.eu/justice_home/index_de.htm.
Außerdem hat die Europäische Kommission im Juli 2005 einen Aktionsplan zur
Verbesserung der Kommunikation über Europa verabschiedet, in dem 50 Aktionen
vorgesehen sind, mit denen die Kapazitäten und Kompetenzen der Europäischen
2
Für die Definition des „Mehrfachrahmenvertrags“ und des „Kaskadensystems“ siehe Ziffer 5.
9
Kommission im Hinblick auf die Information über die politischen Maßnahmen der
Europäischen Union verbessert werden sollen.
Dieser Aktionsplan bringt zum Ausdruck, was konkret und pragmatisch als
politische Priorität gelten soll, nämlich mit den Bürgern in einen Dialog über die
Europäische Union zu treten.
Dieses neue Kommunikationskonzept der Europäischen Kommission beruht auf drei
Grundsätzen.
Den Bürgern zuhören: es genügt nicht, die Bürger über die Europäische Union zu
informieren; vielmehr muss man ihnen auch zuhören und ihre Meinungen
berücksichtigen.
Die Kommunikation mit dem Bürger: erklären und erläutern, wie die Politik der
Europäischen Union das tägliche Leben der Unionsbürger beeinflusst, und welches
die Wertschöpfung dieser Politiken, der Mehrwert für den Bürger ist.
Die Kontaktpflege mit den Bürgern auf lokaler Ebene: die Mitteilungen an die
Öffentlichkeit sind in jedem Mitgliedstaat den dortigen Gepflogenheiten anzupassen;
diese Mitteilungen sind über die in der dortigen Öffentlichkeit beliebten
Informations- und Kommunikationskanäle und in der/n den Menschen
verständlichen Sprache/n zu übermitteln.
Eingehendere Informationen über diesen Aktionsplan sind unter folgender Adresse
abrufbar:
http://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/05/995&format=HT
ML&aged=0&language=FR&guiLanguage=en.
3. AUFTRAGSGEGENSTAND
Die von der Europäischen Kommission verlangte Unterstützung muss Folgendes
bewirken: sie soll sie in die Lage versetzen, ihre politischen Maßnahmen zum einen
auszuarbeiten und zu gestalten und diese mittels Informationsaktionen und
Kommunikationskampagnen zum anderen zu verbreiten. Im Endergebnis soll dies
konkret dazu führen, dass die Europäische Union bei ihren Bürgern besser sichtbar
gemacht wird und mit ihren Informationsaktionen und Kommunikationskampagnen
auch eine erhöhte Wahrnehmbarkeit bietet, insbesondere, aber nicht allein im
Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Die verlangten Dienstleistungen betreffen im Wesentlichen, aber nicht ausschließlich
die unter nachstehender Ziffer „Beschreibung der Lose“ erläuterten Aufgaben.
4. BESCHREIBUNG DER LOSE
Die Ausschreibung unterteilt sich in drei Lose. Diese Aufteilung erfolgte zur
Eingruppierung der verlangten Dienstleistungen in kohärente Lose, die den
festgelegten Fachbereichen entsprechen.
10
Ein Dienstleistungsunternehmen kann sein Angebot für ein oder mehrere Lose
einreichen. Wird ein Angebot für mehrere Lose eingereicht, so ist für jedes
betreffende Los ein separates Angebot vorzulegen, in dem jeweils der Name und die
Losnummer genau anzugeben sind.
Los 1: "Texten und Gestalten"
Die vorgesehenen Aktionen betreffen die Gestaltung, Abfassung und Herstellung auf
Trägern aller Art von Informations- und Werbematerial im Zusammenhang mit den
Tätigkeiten der Europäischen Union, und zwar insbesondere, aber nicht allein im
Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Für dieses Los ist es unabdingbar, dass sich der Auftragnehmer bei allen
redaktionellen und/oder Übersetzungsarbeiten an die Interinstitutionellen Regeln für
Veröffentlichungen hält, damit für die jeweiligen Informationsprodukte die
notwendige editorische und sprachliche Qualität gewährleistet werden kann. Darüber
hinaus muss der Auftragnehmer über die Kapazitäten verfügen, jede Sprache in die
anderen Amtssprachen der Europäischen Union sowie die der EFTA/des EWR, der
Bewerberländer und etwaiger anderer Länder übersetzen zu lassen.
Für weitere Informationen sind die Interinstitutionellen Regeln für
Veröffentlichungen und das Sprachenverzeichnis unter folgenden Adressen zu
konsultieren:
http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm,
http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend):
 Unterstützung bei der Ermittlung von Zielgruppen und bei der Festlegung ihrer
Bedürfnisse;
 Suche, Erfassung und Analyse von Informationen und Dokumenten;
 Abfassung, Übersetzung, Überarbeitung und Anpassung von Dokumenten wie
z.B. Berichten, Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern,
Übersichten,
Merkblättern,
Plakaten,
Werbeschildern
und
anderen
Informationsprodukten;
 Planung, Festlegung, Gestaltung und Abfassung von Informationsprodukten, die
bei Kommunikationskampagnen eingesetzt werden sollen;
 Abfassung von Werbeanzeigen/-inseraten;
 Abfassung von Reportagen, Zeitungsartikeln und Interviews;
 Abfassung und Herstellung von Werbe- und Veranschaulichungsmaterial;
 grafische Gestaltung, Bilderrecherche, Layout und Erstellung elektronischer
Dateien (QuarkXpress, Adobe InDesign, pdf press optimized), Herstellung von
Filmen zum Druck von Veröffentlichungen wie Berichten, Broschüren,
Faltblättern, Plakaten, Newslettern, Memos, Zeitschriften usw.;
 Anpassung aller vorgenannten Vorhaben im Hinblick auf ihre Veröffentlichung
auf Webseiten und/oder elektronischen Datenträgern (CD-ROM, DVD usw.);
 grafische Gestaltung und Umsetzung von Werbeanzeigen;
 Gestaltung fotografischer Reportagen;
 Aufbau und Verwaltung einer Fotothek, einschließlich der Behandlung der
jeweiligen Fragen des Urheberrechts;
11
 grafische
Gestaltung
und
Herstellung
von
Werbeund
Veranschaulichungsmaterial in limitierter Auflage (Plakate, geografische Karten
usw.);
 Verpackung der hergestellten Materialien;
 Versand oder Transport der hergestellten Materialien.
Los 2: "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der
Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige
Informatikdienste"
Die vorgesehenen Aktionen betreffen die Planung, Gestaltung, Durchführung,
Unterhaltung und den Support von Informationssystemen, die für die Tätigkeiten der
Europäischen Union, insbesondere im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit,
spezifisch sind. Diese Dienstleistungen sind hauptsächlich in den Räumlichkeiten
des Dienstleisters zu erbringen. Es handelt sich im Wesentlichen um Anwendungen
der Verwaltung und Überwachung der Webinhalte und der dokumentarischen
Verwaltung (Internetportale, Websites, Suchmaschinen…), umfasst aber auch andere
Arten von Informationssystemen; als typische Beispiele sind zu nennen:
 Anwendungen der Datenverwaltung und der Datenverarbeitung;
 Anwendung der Wirtschaftlichen Intelligenz;
 Datenlagerhaltung (Data warehouse).
Dies betrifft vorhandene Anwendungen wie auch Entwicklungen quelloffener
Software (Open Source (OSS)).
Der Auftragnehmer muss
-
solide Kapazitäten im IT-Projektmanagement und die Leistungsfähigkeit
aufweisen, die Informatikmethodiken UP (Unified Process) und CEAF
(Commission Enterprise IT Architecture Framework) anzuwenden;
-
einen methodischen Ansatz verfolgen, der mit der von der Kommission derzeit
verwendeten Methodik (RUP@EC) komplett kompatibel und gleichwertig ist;
-
Methodik- und Projektverwaltungsinstrumente einrichten und verwenden, deren
Verwendung er in der Analyse von Fall Nr. 1 (Entwicklung von
Informationssystemen) vorgeschlagen hat;
-
die Methodik bei der Kostenrechnung verwenden, die er auch im Rahmen der
Analyse von Fall Nr. 1 beschrieben und verwendet hat;
-
die vorgefertigten Module verwenden, die er in der Analyse von Fall Nr. 1 des
Loses 2 für die Bedingungen und die vorgeschlagenen Preise beschrieben hat (die
Preise dieser Module (1 und 2) sind in das Preisverzeichnis mit aufzunehmen).
-
gewährleisten, dass alle im Rahmen dieses Loses durchgeführten Arbeiten
konform gehen mit den bestehenden Normen und Standards und den von der
Kommission verlangten methodischen Vorgehensweisen, die in den
nachstehenden Unterlagen beschrieben und in den meisten Fällen erst bei
Vertragsunterzeichnung einzusehen sind.
•
Informatikmethodik UP (Unified Process) oder RUP (Rational Unified
Process)®
12
•
•
•
•
•
•
CEAF (Commission Entreprise Architecture Framework)
Sicherheitsgrundsätze für das Informationssystem
Mitteilung zur Verbesserung der IT Governance [SEK(2004)1267]
Mitteilung über die Interoperabilität [SEK(2004)1265]
Datenschutzrichtlinie
(EG)
45/2001
(http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32001R0045:EN:
NOT)
Leitlinien für die Zertifizierung von IS-Hosting v1.
Für dieses Los ist es unabdingbar, dass sich der Auftragnehmer bei allen
redaktionellen und/oder Übersetzungsarbeiten an die Interinstitutionellen Regeln für
Veröffentlichungen hält, damit für die jeweiligen Informationsprodukte die
notwendige editorische und sprachliche Qualität gewährleistet werden kann. Darüber
hinaus muss der Auftragnehmer über die Kapazitäten verfügen, jede Sprache in die
anderen Amtssprachen der Europäischen Union sowie die der EFTA/des EWR, der
Bewerberländer und etwaiger anderer Länder übersetzen zu lassen.
Für weitere Informationen sind die Interinstitutionellen Regeln für
Veröffentlichungen und das Sprachenverzeichnis unter folgenden Adressen zu
konsultieren:
http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm,
http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend):
Entwicklung:
 Projektverwaltung;
 Bewertung, Einsetzung neuer Produktionsinstrumente (in der Regel Instrumente
zur Verwaltung der Webinhalte, zur Indexierung und zur Suche);
 Voranalysen, Vergleichsanalysen, Bedarfserhebungen, Machbarkeitsstudien;
 Anpassung und/oder Einbeziehung von vorhandenen Systemen oder Produkten;
 Analyse und Gestaltung, Dokumentation (einschließlich technische),
Sicherheitsstudien, Risikomanagement;
 Prototypentwicklung,
Programmierung,
Entwicklung,
Datenwanderung,
Installation, Personalisierung, Hosting (vorübergehend während der Entwicklung,
der Tests und der Herstellung);
 Qualitätssicherung, Tests;
 Installation der Softwareerzeugnisse in ihren unterschiedlichen Phasen
(Entwicklung, Test, Produktion…) auf Verlangen der Kommission im
angegebenen Rechenzentrum (im Allgemeinen das DIGIT oder das
Rechenzentrum der GD JLS in Luxemburg);
 Ausbildung (einschließlich technische), Hilfe für die Endbenutzer und
Unterstützung und Beratung über die Informationssysteme;
 Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung, Aktualisierung und/oder
laufende Websiteverwaltung;
 Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung und/oder Aktualisierung der
Webanwendungen;
 Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung und/oder regelmäßige
Aktualisierung der Datenbanken;
13
 Gestaltung, Durchführung, Hosting, Unterhaltung und/oder Aktualisierung der
Systeme für die Verwaltung und Überwachung der Webinhalte (von denen einige
auf ‚Documentum’ und ihrem Starterkit beruhen);
 Gestaltung und Anpassung der allgemeinen Aufmachung der mehrsprachigen
Websites oder Portale (Leitfaden für Informationsanbieter (IPG) und seine
Aktualisierungen: http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);
 Teilnahme an den Arbeitssitzungen der verschiedenen internen Gremien der
Europäischen Kommission, die mit deren Websites befasst sind.
Verwaltung und Überwachung der Webinhalte:
 Speicherung, Kodierung von Daten;
 Aktualisierung, laufende Websiteverwaltung;
 Überarbeitung der Korrekturbogen;
 Abfassung, Übersetzung, Überarbeitung und Anpassung der Webinhalte in allen
derzeitigen und künftigen Amtsprachen;
 grafische Gestaltung, Suche nach bildlichen, fotografischen, erläuternden
Darstellungen, Gestaltung im Rahmen der Websites;
 Bearbeitung von Dokumenten wie Bildern, Fotos, Videos, Berichten,
Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern, Datenblättern,
Karten, Tafeln, Webseiten und anderen Arten von Dokumenten, um sie an den
Websupport anzupassen (typischerweise in Form der HTML-Seite oder des PDFDokuments);
 Bearbeitung, Abänderung von Dokumenten wie z.B. Webseiten, Bildern, Fotos,
Videos, Berichten, Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern,
Karten, Tafeln, Webseiten und anderen Arten von Dokumenten, um sie
anzupassen und in ‚Documentum’ zu laden;
 Qualitätskontrolle (Metadaten, Links…) der Onlinedokumente;
 Entwicklung, Einführung und Handhabung von statistischen und interaktiven
Instrumenten (Notifizierung, Briefkästen, Foren, Diskussionen, Umfragen
online…) sowie Abfassung von Syntheseberichten über die Funktionsweise dieser
interaktiven Instrumente;
 Organisation und Moderation vom Foren vor der Erstellung eines
Syntheseberichts über die jeweiligen Ergebnisse;
 Umsetzung der Leitlinien für Informationsanbieter;
Verbreitung/Streuung von Informationen:
 Errichtung, Anreicherung und Aktualisierung der Datenbank;
 Aufstellung einer Ad-hoc-Versandliste;
 Massenversand von Dokumenten per E-Mail oder Fax;
 Druck von Etiketten;
 Speicherung, Kodierung von Daten.
Los 3: "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen,
Kommunikationskampagnen "
14
Für die drei Komponenten dieses Loses3 ist es unabdingbar, dass sich der
Auftragnehmer bei allen redaktionellen und/oder Übersetzungsarbeiten an die
Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen hält, damit für die jeweiligen
Informationsprodukte die notwendige editorische und sprachliche Qualität
gewährleistet werden kann. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer über die
Kapazitäten verfügen, jede Sprache in die anderen Amtssprachen der Europäischen
Union sowie die der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer
Länder übersetzen zu lassen.
Für weitere Informationen sind die Interinstitutionellen Regeln für
Veröffentlichungen und das Sprachenverzeichnis unter folgenden Adressen zu
konsultieren:
http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm,
http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.
Komponente "Audiovisuelle Materialien"
Die vorgesehenen Aktionen und Instrumente, so z.B. Reportagen, Dokumentarfilme,
Newsreleases auf Video, Fernseh- und Radiospots oder auch Animationsfilme sollen
die Fernseh- und Radioanstalten in höherem Maße für die Tätigkeiten der
Europäischen Union interessieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz,
Freiheit und Sicherheit.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend:
 Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
 Beratung für die Kommunikationsstrategie der Europäischen Kommission
gegenüber den Fernseh- und Radioanstalten und gegenüber den Zielgruppen;
 Aufnahme von Reportagen, Dokumentarfilmen, Videos, VNR (Newsreleases auf
Video), Fernseh- und Radiospots, Animationsfilmen usw.;
 Vervielfältigung und Versand dieser Produkte;
 Verbreitung bei den Medien, d.h. die Förderung der kostenlosen
Verteilung/Streuung dieser Erzeugnisse bei den Fernseh- und/oder
Rundfunkanstalten, einschließlich EBS (Europe by Satellite)4;
 Erfolgskontrolle jeder Verbreitung an die Medien und Berichterstattung über die
hervorgebrachten Sendungen;
 Vervielfältigung der Erzeugnisse in allen geeigneten Formaten;
 Organisation
von
Pressekonferenzen
und/oder
Pressebesuchen
für
Journalisten/Produzenten audiovisueller Medien;
 Ermittlung von Zielpersonen, z.B. Journalisten/Produzenten von Fernseh- und/oder
Radioanstalten, die an europäischen Themen interessiert sind;
 medienwirksame Ankündigung und Berichterstattung von Veranstaltungen bei den
audiovisuellen Medien, insbesondere im Wege der Erstellung, Drucklegung und
Versendung von Pressemitteilungen oder Pressedossiers;
3
Es handelt sich gleichwohl um ein und dasselbe Los, so dass sich das Angebot auf das gesamte Los
erstrecken muss. Die Unterteilung in "Komponenten" dient lediglich der deutlicheren Erfassung der zu
erfüllenden Aufgaben.
4
Nähere
Informationen
über
EBS
sind
auf
folgender
Website
abrufbar:
http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.
15
 Erfolgskontrolle bezüglich der Reaktionen in den audiovisuellen Medien auf die
Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich
Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Komponente "Veranstaltungen"
Die Unterstützung bei der Ausarbeitung, Gestaltung und Formulierung von politischen
Maßnahmen der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich
Justiz, Freiheit und Sicherheit, sowie die Unterstützung bei der Organisation der
Öffentlichkeitsarbeit, der Information und der Kommunikation über diese politischen
Maßnahmen können Aktionen, wie z.B. Arbeitssitzungen, Konferenzen, "Roadshows"
oder Ausstellungen umfassen, die dem Ziel dienen, sowohl bestimmte Zielgruppen als
auch die breite Öffentlichkeit zu sensibilisieren.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend):
 Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
 Organisation von Arbeitssitzungen, Konferenzen oder Ausstellungen,
einschließlich folgender Elemente:






Einladung der Teilnehmer;
Abwicklung der Anmelde- und Einschreibungsformalitäten;
Kostenerstattung an die Teilnehmer;
Abwicklung der Personenbeförderung und der Bereitstellung von Unterkünften;
Abwicklung der Verpflegung mit Speisen und Getränken und der Kaffeepausen;
Reservierung der Tagungssäle (Konferenzen) oder der Standflächen
(Ausstellungen);
 Einrichtung, Dekoration, Ausstattung/Bewirtschaftung usw. der Tagungsräume
bzw. der Standflächen;
 Anmietung vom Material, einschließlich der Stände, Fahrzeuge,
Beförderungsmittel usw.;
 Aufbau, Einbau und Abbau des Materials;
 Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung;
 Aufzeichnung, Übertragung und Übersetzung der Wortbeiträge;
 Organisation einer Pressekonferenz zum Auftakt;
 Gestaltung, Anfertigung, Verpackung und Verteilung von Informations- und
Werbematerialien;
 Versand der Materialien;
 Beförderung der Materialien;
 Erstellung von Fotoaufnahmen;
 Aufzeichnung auf Video;
 Anwesenheit von Technikern, Empfangspersonal und Vertretern des
Auftragnehmers während des gesamten Ablaufs der Veranstaltung.
Komponente "Kommunikationskampagnen"
Die dezentralen Kommunikationsmaßnahmen5 und die vorgesehenen Instrumente, so
z.B. Wettbewerbe für Jugendliche, sollen bestimmte Zielgruppen für die Tätigkeiten
5
Sie bestehen jedoch aus einem Organisationsteil vor Ort, wie z.B. der Organisation der jeweiligen Jury
(Preisrichter) und der Preisverleihungen im Rahmen eines Wettbewerbs.
16
der Europäischen Union sensibilisieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich
Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend:
 Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
 Erwerb oder Anlegung von Verzeichnissen über Strukturen mit potenziellem
Interesse an europäischen Themen (Berufsverbände, Journalistenverbände,
Nichtregierungsorganisationen,
Elternund
Lehrerverbände,
Schulen,
Jugendvereinigungen/Jugendzentren, Feriendörfer/Jugendlager, Luftkurzentren und
andere Arten von Organisationen, Vereinigungen und Gruppen/Vereinen usw.);
 Schaffung und Pflege eines nationalen Partnerschaftsnetzes, das in jedem Land zur
Organisation und Förderung einer entsprechenden Tätigkeit beiträgt;
 Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch E-Mail,
Fax und Telefon;
 Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch
Verbreitung von Aushängen/Plakaten und Broschüren;
 Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung einer Website für eine bestimmte Dauer,
in der Regel mehrsprachig, die spezifisch einer Gemeinschaftstätigkeit gewidmet
ist;
 Erwerb von Internetadressen;
 bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Abwicklung der
Einschreibungsformalitäten und Steuerung der Mitwirkung der Teilnehmer;
 bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation einer
Jury;
 bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation von
Feierlichkeiten zur Überreichung der Preise;
 Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung.
5. VERFAHREN DER AUFTRAGSVERGABE:
"MEHRFACHRAHMENVERTRAG"
UND"KASKADENSYSTEM"
Für jedes Los wird ein einziger und einheitlicher Mehrfachrahmenvertrag mit den
drei Bietern geschlossen, die bei der Bewertung der Angebote die beste
Klassifizierung und die erforderliche Mindestpunktzahl erhalten haben (siehe Ziffern
21 und 22).
Unter "Mehrfachrahmenvertrag" ist eine Konstellation zu verstehen, bei der
zwischen der Europäischen Kommission und mehreren Dienstleistungsanbietern für
jedes Los ein eigener Rahmenvertrag geschlossen wird, der aber identische
Bedingungen aufweist, um sicherzustellen, dass die Vertragsausführung sukzessive
durch den einen oder den anderen Auftragnehmer erfolgen kann.
Bei Nichtverfügbarkeit des Auftragnehmers, der zuerst ausgewählt wurde, um die
Arbeiten binnen der in der Anmeldung zum Leistungsbezug geforderten Fristen
durchzuführen, oder wenn ein Fall von Nichterfüllung im Sinne von Artikel I.11 der
Besonderen Bedingungen des Entwurfs des Rahmenvertrags (Anhang II.3 für Los
17
1, Anhang III.7 für Los 2, Anhang IV.3 für Los 3) bei der Durchführung
vorhergehender Aufträge festgestellt wurde – der indessen nicht die Kündigung des
Rahmenvertrags zur Folge hat – wird die Anmeldung zum Leistungsbezug
automatisch an den zweiten Auftragnehmer auf der Liste weitervergeben
("Kaskadensystem"). Nötigenfalls findet dieses Verfahren dann auch auf den zweiten
Auftragnehmer Anwendung.
6. AUFTRAGSSCHEINE
Jede Anmeldung zum Leistungsbezug ist Gegenstand einer am jeweiligen Bedarf
orientierten schriftlichen Anfrage der Europäischen Kommission, auf die der
ausgewählte Auftragnehmer ein detailliertes Angebot vorlegen muss, das auf der
Grundlage des mit Unterzeichnung des Rahmenvertrags maßgeblichen
Preisverzeichnisses zu erstellen ist. Auf der Grundlage dieses vom Auftragnehmer
vorgelegten Angebots erfolgt der förmliche Vertragsabschluss über die spezifische
Auftragserteilung/Bestellung oder den spezifischen Einzelvertrag, der von einer
Amtsperson zu unterzeichnen ist, die befugt ist, rechtsverbindlich für die
Europäische Kommission zu handeln. Der Auftragnehmer verfügt über die von der
Europäischen Kommission in ihrer Anfrage festgelegte Anzahl von Werktagen (in
der Regel zwischen 10 und 20 Werktagen, je nach Komplexität der Arbeiten), um
sein Angebot vorzulegen. Hält er diese Frist nicht ein, wird der Auftragnehmer als
nicht verfügbar betrachtet.
7. ZUSAMMENSCHLÜSSE
VON
UNTERNEHMEN
WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN
UND
Die Auftragnehmer erfüllen die von der Europäischen Kommission verlangten
Arbeiten in regelmäßiger Zusammenarbeit mit den zuständigen Dienststellen der
Kommission, insbesondere, aber nicht allein mit dem Referat "Information und
Kommunikation" der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Unternehmen können auf zweierlei Weise bei einem Angebot zusammenarbeiten:
entweder als Partner eines gemeinsamen Angebots oder im Wege der Weitervergabe
von Aufträgen. Die eingereichten Angebote können sogar beide Vorgehensweisen
miteinander verbinden.
Das Angebot muss aber in jedem Fall sehr deutliche Angaben dazu enthalten, ob das
einzelne am Angebot beteiligte Unternehmen als Partner eines gemeinsamen
Angebots oder als Unterrauftragnehmer tätig wird (dies gilt auch für die Fälle, in
denen die verschiedenen beteiligten Unternehmen zur selben Unternehmensgruppe
gehören oder in denen eines von ihnen sogar Dachunternehmen der anderen
Unternehmen ist). Für Los 2 enthalten die Fragebogen im Anhang zur
Leistungsbeschreibung ein diesbezügliches Ausschreibungsformular.
Die Rechtsfolgen dieser beiden Formen der Zusammenarbeit sind ganz und gar
unterschiedlich. Zu ihrem vollständigen Verständnis sind beide Varianten
nachstehend erläutert:
Gemeinsame Angebote
18
Die Partner eines gemeinsamen Angebots haften der Europäischen Kommission
gesamtschuldnerisch für die Erfüllung des Vertrags in seiner Gesamtheit.
So sind z.B. Erklärungen, wonach
 einer der Partner des gemeinsamen Angebots für einen Teil des Vertrags und ein
anderer Partner für den Rest des Vertrags zuständig sein soll oder
 mehr als ein einziger Vertrag unterzeichnet werden soll, wenn das gemeinsame
Angebot erfolgreich ist, mit dem Grundsatz der gesamtschuldnerischen Haftung
somit unvereinbar. Die Kommission wird daher eine solche Erklärung in einem
gemeinsamen Angebot unberücksichtigt lassen und behält sich jegliches Recht
vor, solche Angebote ohne jede weitere Bewertung abzulehnen, da sie die
Ausschreibungsbedingungen nicht erfüllen.
Gemeinsame Angebote werden wie folgt bewertet:
 Die Ausschlussgründe werden für jedes einzelne Unternehmen getrennt geprüft;
 die Auswahlkriterien zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
sowie zur fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit wie auch die
Bewertungskriterien werden im Rahmen der Bietergemeinschaft in ihrer
Gesamtheit geprüft.
Wenn Sie ein Ausschreibungsangebot zusammen mit einem Partner einreichen
wollen und zu diesem Zweck bereits ein Unternehmenskonsortium oder einen
ähnlichen Rechtsträger gegründet haben, sollten Sie diese Tatsache in Ihrem
Angebot zusammen mit allen anderen in diesem Zusammenhang relevanten
Angaben zum Ausdruck bringen.
Wenn Sie ein gemeinsames Angebot einreichen wollen, sollten Sie sich der Tatsache
bewusst sein, dass die Kommission, wenn Sie den Zuschlag erhalten, von Ihnen
verlangt, der vorgeschlagenen Bietergemeinschaft eine formale Rechtsstellung
(Rechtsform) zu geben, bevor der Rahmenvertrag unterzeichnet wird. Die
Bietergemeinschaft kann folgende Rechtsformen erhalten:
 Rechtsträger ohne eigene Rechtspersönlichkeit, die aber ausreichenden Schutz für
die vertraglichen Interessen der Europäischen Kommission bietet (je nach dem
betreffenden Mitgliedstaat kann es sich dabei beispielsweise um ein Konsortium
oder einen zeitweiligen Zusammenschluss handeln); oder
 Bevollmächtigung durch alle Partner anhand des Modells im Anhang, die eine
gewisse Form der Zusammenarbeit gewährleistet.
Weitervergabe von Aufträgen
Bestimmte vertragliche Aufgaben können zwar an Unterauftragnehmer
weitervergeben werden, doch bleibt der Hauptauftragnehmer gegenüber der
Europäischen Kommission für die Erfüllung des Vertrags in seiner Gesamtheit in
vollem Umfang haftbar. Demzufolge
 erledigt die Kommission alle Vertragsangelegenheiten (z.B. Zahlungen)
ausschließlich mit dem Hauptauftragnehmer, unabhängig davon, ob die Arbeiten
von einem Unterauftragnehmer ausgeführt wurden;
19
 kann sich der Hauptauftragnehmer unter keinen Umständen der Haftung
gegenüber der Kommission mit der Begründung entziehen, der
Unterauftragnehmer habe sich fehlerhaft verhalten und trage die Schuld.
Ist in Ihrem Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vorgesehen, so muss Ihr
Dossier in Bezug auf die konkreten Merkmale Ihres Angebots auch Folgendes
enthalten:
 Ein Dokument mit der deutlichen Festlegung der Rollen, Tätigkeiten,
Berichterstattungspflichten und Zuständigkeiten des/r Unterauftragnehmer(s)
sowie mit detaillierten Angaben zum Umfang/prozentualen Anteil am gesamten
Auftragswert, der auf jeden Unterauftragnehmer entfällt;
 die Absichtserklärung jedes einzelnen Unterauftragnehmers, dass er mit Ihnen
zusammenarbeiten möchte, wenn Sie den Zuschlag erhalten.
Angebote, welche die Weitervergabe von Aufträgen mit einbeziehen, werden wie
folgt bewertet:
 Die Ausschlussgründe und die Auswahlkriterien werden in Bezug auf den Bieter
und jeden einzelnen vorgeschlagenen Unterauftragnehmer geprüft.
 Die Bewertungskriterien werden in Bezug auf den Bieter geprüft.
Während der gesamten Vertragslaufzeit benötigt der Auftragnehmer die
ausdrückliche vorherige
Genehmigung der Kommission,
um
einen
Unterauftragnehmer durch einen anderen zu ersetzen und/oder um solche Aufträge
weiterzuvergeben, für welche im ursprünglichen Angebot keine Weitervergabe
vorgesehen war.
Die Unterzeichnung eines spezifischen Einzelvertrags durch die befugte Amtsperson
gilt als faktische Genehmigung.
8. KONSTANZ DER DIENSTLEISTUNG
Die Europäische Kommission und der Auftragnehmer stehen in ständigem
Informationsaustausch hinsichtlich ihres für die Erbringung der Dienstleistungen
erforderlichen Kenntnisstands. Während der gesamten Laufzeit des Rahmenvertrags
erhalten sie den für sie erforderlichen Kenntnisstand aufrecht und stellen diesen der
anderen Partei zwecks Erbringung der Dienstleistungen zur Verfügung. Diese
Aufrechterhaltung und Übermittlung des jeweiligen Kenntnisstands erfolgt ohne
Anspruch auf Entgelt.
Der Auftragnehmer vergewissert sich während der gesamten Laufzeit des
Rahmenvertrags, dass die für die Beständigkeit der Dienstleistung und für die
ordnungsgemäße Erfüllung der spezifischen Einzelverträge erforderlichen Merkmale
uneingeschränkt vorliegen. Der Auftragnehmer hat die Pflicht, die zuständigen
Dienststellen der Kommission unverzüglich über alle neuen Entwicklungen in
Kenntnis zu setzen, die Einfluss auf seine fachliche Leistungsfähigkeit, aufgrund
derer er ausgewählt wurde, haben könnten.
Zu diesen Zwecken stellt der Auftragnehmer sicher, dass gegebenenfalls auch das
eingesetzte Personal schrittweise ausgewechselt wird, und übernimmt die
20
Verantwortung für die rechtzeitige Übermittlung des für die Ausführung der
Dienstleistung erforderlichen Kenntnisstands und die entsprechenden Kosten. Unter
keinen Umständen kann sich der Auftragnehmer auf einen Personalwechsel berufen,
um sich einer seiner Pflichten zu entziehen, insbesondere was die Einhaltung der
Fristen und die Qualität der Dienstleistungen anbelangt.
Bei allen Aufgaben mit geringer Substituierbarkeit, wie z.B. der Gestaltung, der
Durchführung und der Verwaltung von Projekten, achtet der Auftragnehmer darauf,
dass ein Personalwechsel nur im Falle von höherer Gewalt erfolgt.
9. AUSFÜHRUNGSORT
Der Ort der Leistungserbringung wird für jede Aufgabe einzeln festgelegt.
Festzuhalten ist jedoch, dass die Koordinierungsarbeiten in enger Zusammenarbeit
mit den zuständigen Dienststellen der Europäischen Kommission in Brüssel
erfolgen. Für Los 2 sind auch Dienstleistungen in Luxemburg vorgesehen
(Rechenzentrum der DIGIT)
10. DAUER DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG
Jeder Rahmenvertrag wird für die Laufzeit von einem Jahr ab den Zeitpunkt seiner
Unterzeichnung geschlossen und kann durch vertragliche Zusatzklausel dreimal
verlängert werden. Die Gesamtlaufzeit des Rahmenvertrags darf jedoch 4 Jahre ab
den Zeitpunkt seiner Unterzeichnung nicht überschreiten. Die spezifischen
Einzelverträge/Auftragsscheine sind vor Ablauf des entsprechenden Rahmenvertrags
unterschrieben zurückzusenden. Der Rahmenvertrag gilt nach seinem Ablauf für
diese spezifischen Einzelverträge weiter, jedoch nicht länger als 6 Monate.
Gemäß Artikel 126 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung6 kann
die Kommission nach Ablauf von vier Jahren auf ein Verhandlungsverfahren mit den
Wirtschaftsteilnehmern, die ursprünglich den Zuschlag erhalten hatten,
zurückgreifen, um für eine zusätzliche Laufzeit von zwei Jahren und für einen
Höchstbetrag von 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswertes (siehe Ziffer 11)
gleichartige Dienstleistungen in Auftrag zu geben.
11. GESCHÄTZTER AUFTRAGSWERT
Der vorläufige Gesamtauftragswert lässt sich für die Laufzeit von 4 Jahren wie folgt
aufschlüsseln:
Los1:
Los 2:
Los 3:
8 000 000 EUR
12 000 000 EUR
26 000 000 EUR
Der geschätzte Auftragswert beläuft sich somit auf insgesamt 46 000 000 EUR.
6 Verordnung (EG, Euratom) Nr. 478/2007 der Kommission vom 23. April 2007 zur Änderung der Verordnung
(EG, Euratom) Nr. 2342/2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002
des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushalt der Europäischen
Gemeinschaften
21
In diesem Betrag sind alle erstattungsfähigen Ausgaben bereits enthalten. Mit der
Unterzeichnung dieser Rahmenverträge erwirbt der Auftragnehmer kein
ausschließliches Recht, die jeweiligen Leistungen für die Europäische Kommission
zu erbringen.
Die Europäische Kommission kann bis zur Unterzeichnung des Rahmenvertrags das
Vergabeverfahren annullieren, ohne dass die Bieter einen Anspruch auf eine
Entschädigung geltend machen können.
12. ZAHLUNGSMODALITÄTEN UND HAUSHALTSANSATZ
Die Zahlungen aufgrund des Rahmenvertrags erfolgen nach Maßgabe von Artikel
II.4 des Rahmenvertragsentwurfs. Die Zahlungen erfolgen nur, wenn der
Auftragnehmer bei Vorlage seiner Rechnung sämtliche Vertragspflichten erfüllt
hat. Neue Rechnungen dürfen nicht eingereicht werden, wenn frühere Rechnungen
für Auftragsscheine oder spezifische Einzelverträge wegen Nicht- oder
Schlechterfüllung des Auftragnehmers nicht bezahlt wurden.
Zahlungsmodalitäten für Lose 1 und 3
12.1 Vorfinanzierung
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
deren
Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Vorfinanzierung.
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:
deren
Der Auftragnehmer kann eine Vorfinanzierung in Höhe von 30 % des
Gesamtpreises der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger
Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener
Ausgaben.
12.2 Zwischenzahlungen
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
deren
Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Zwischenzahlungen.
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:
deren
 Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von unter sechs Monaten gibt
es keine Zwischenzahlungen.
 Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von sechs Monaten oder mehr
kann der Auftragnehmer eine Zwischenzahlung von 30 % des
Gesamtauftragswertes der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme
etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger
unvorhergesehener Ausgaben.
22
Anträge des Auftragnehmers auf Zwischenzahlungen sind zulässig, wenn ihnen
entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen
Einzelvertrags erstellter Zwischenbericht über die technische Durchführung oder
eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige
Dienstleistung beiliegt.
Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische
Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu
genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10
Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.
Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der
Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zwischenzahlung in
Höhe von 30 % des im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag
festgelegten Gesamtbetrags für die betreffenden Dienstleistung, mit Ausnahme
etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger
unvorhergesehener Ausgaben.
12.3 Zahlung des Restbetrags
Die Zahlung des Restbetrags erfolgt nach der Ausführung der Dienstleistung durch
den Auftragnehmer und nach ihrer Annahme durch die Europäische Kommission,
und zwar binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags des Auftragnehmers auf
Zahlung.
Antrage des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn
ihnen Folgendes beiliegt:



entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des
spezifischen Einzelvertrags erstellter Abschlussbericht über die technische
Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission
für die jeweilige Dienstleistung;
eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7 des
Rahmenvertragsentwurfs;
die betreffenden Rechnungen, auf denen die Referenznummern des
Rahmenvertrags und des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags
angegeben sind, denen sie zuzuordnen sind.
Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische
Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu
genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10
Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.
Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der
Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zahlung des für die
eingereichten Rechnungen noch ausstehenden Restbetrags.
Zahlungsmodalitäten für Los 2
Für Los 2 besteht keinerlei Vorfinanzierung. Für jeden spezifischen Einzelvertrag
ist ein Zahlungsplan nach Maßgabe der RUP-Phasen (Etappenziele) zu erstellen.
23
Typischerweise kann ein Zahlungsplan in folgender Form erfolgen:
15% am Ende der Anlaufphase (Einstiegsbericht)
25% am Ende der Ausarbeitungsphase
25% am Ende der Aufbauphase
Restbetrag am Ende der Übergangsphase
Für spezifische Einzelverträge mit kurzer Laufzeit (unter 6 Monate) oder mit
geringer Mittelausstattung (unter 100.000 EUR) können diese Zahlungsmargen neu
eingeteilt werden.
12.4 Finanzgarantie
Bei einer Vorfinanzierung von über 150 000 EUR ist eine von einer Bank, einem
zugelassenen Finanzinstitut oder einem Dritten zugunsten der Europäischen
Kommission ausgestellte Finanzgarantie in Höhe des vorfinanzierten Betrags zu
leisten. Die Europäische Kommission behält sich das Recht vor, je nach der
finanziellen Situation des Auftragnehmers auch für Vorfinanzierungen von unter
150 000 EUR eine Finanzgarantie zu verlangen. Die betreffende
Sicherheitsleistung wird bei Zahlung des Restbetrags des Auftragswertes gemäß
Auftragsschein bzw. spezifischem Einzelvertrag freigegeben. Sie gewährleistet
dessen Erfüllung gemäß den Bedingungen in Anhang II.3.Buchstabe e) für Los 1,
Anhang III.7. Buchstabe g) für Los 2 und Anhang IV.3. Buchstabe e) für Los
3.
13. VERTRAGSSTRAFEN
Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Dienstleistungspflichten nicht binnen der
in den Auftragsscheinen bzw. den spezifischen Einzelverträgen vorgesehenen Fristen
oder handelt es sich bei der erbrachten Dienstleistung um einen Fall der
Schlechterfüllung, so behält sich die Kommission das Recht vor, Vertragsstrafen
gemäß den folgenden Modalitäten zu verhängen.
Im Fall der Nichteinhaltung der Fristen
wird eine Geldstrafe nach Maßgabe folgender Formel verhängt:
[0,5 % des Gesamtwertes der Dienstleistung]
Säumnis].
X
[Anzahl der Werktage der
Insgesamt darf die Vertragsstrafe im Fall der Fristüberschreitung jedoch einen
Höchstbetrag von 20 % des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw.
spezifischem Einzelvertrag nicht übersteigen. Diese Vertragsstrafen werden ohne
vorherige Mahnung mit Eintritt der Säumnis fällig.
Im Fall der Schlechterfüllung
bei der Erbringung der Dienstleistungen kann die Europäische Kommission nach der
zweiten Vorlage/Vorstellung die Ausführung des Auftragsscheins oder des
24
spezifischen Einzelvertrags mit dem unzuverlässigen Auftragnehmer abbrechen und
den zweiten Auftragnehmer auf der Liste mit dem Auftrag betrauen, danach
gegebenenfalls und nach demselben Verfahren den dritten Auftragnehmer. In diesem
Fall ist der unzuverlässige Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche Zahlungen, die er
in Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags bereits
erhalten hat, zurückzuzahlen.
14. AUSSETZUNG DER AUFTRAGSVERGABE
Unbeschadet der vorstehend unter Ziffer 13 vorgesehenen Vertragsstrafen kann die
Europäische Kommission die Auftragsvergabe an den unzuverlässigen
Auftragnehmer unter bestimmten Umständen aussetzen.
Hat ein Auftragnehmer Dienstleistungen mit einer Verspätung bezüglich der im
Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Frist erbracht, die
sich nachteilig auf die Ergebnisse der Aktion auswirkt, und ist diese Verspätung
nicht den Dienststellen der Europäischen Kommission anzulasten, oder wurde bei
diesem Auftragnehmer mindestens zweimal eine Schlechterfüllung bezüglich der
Ausführung eines Auftragsscheins oder eines spezifischen Einzelvertrags
festgestellt, so kann die Europäische Kommission die Auftragsvergabe der nächsten
drei Dienstleistungen an diesen Auftragnehmer ohne Weiteres mittels
eingeschriebenen Briefes aussetzen.
15. PREISANPASSUNG
Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Erfüllung des
Rahmenvertrags nicht geändert werden.
Ab dem zweiten Jahr der Vertragslaufzeit können sämtliche Preise jährlich auf
Antrag einer der Vertragsparteien nach oben oder unten angepasst werden; der
Antrag muss per Einschreiben spätestens 60 Tage vor dem Jahrestag der
Vertragsunterzeichnung bei der anderen Vertragspartei eingehen. Die Europäische
Kommission erwirbt die Leistung zu den Preisen, die zum Zeitpunkt der
Unterzeichnung der jeweiligen Auftragsscheine oder spezifischen Einzelverträge
gelten. Diese Preise dürfen nicht geändert werden.
Bei der Anpassung des Preises wird die Entwicklung des harmonisierten
Verbraucherpreisindex VPI-EWU (Euro-Währungsgebiet) zugrunde gelegt, wobei
die Erstveröffentlichung des Index durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen
der
Europäischen
Gemeinschaften
im
EUROSTAT-Monatsbulletin
(http://www.ec.europa.eu/eurostat/) maßgebend ist.
Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:
Pr = Po (Ir/Io)
Dabei sind
Pr =
Po =
Io =
angepasster Preis;
Preis im ursprünglichen Angebot;
Index des Monats, in dem die Bindefrist des Angebots abläuft;
25
Ir
=
Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf
Preisanpassung eingegangen ist.
16. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS
Ein Dienstleistungserbringer kann ein Angebot für eines oder mehrere der drei Lose
einreichen. In diesem Fall ist für jedes der betreffenden Lose ein eigenständiges
Angebot einzureichen, in dem die Nummer des jeweiligen Loses genau anzugeben
ist.
Das Angebot ist unter Berücksichtigung der Bestimmungen dieser
Leistungsbeschreibung, einschließlich des Rahmenvertragsentwurfs und seiner
Anhänge zu erstellen, die alle der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten
beigefügt sind (Anhänge II.3 für Los 1, Anhang III.7 für Los 2 und Anhang IV.3
für Los 3).
Unternehmenszusammenschlüsse (oder Konsortien) können unabhängig von ihrer
Rechtsform ein Angebot einreichen. Die Bieter können nach Bildung eines
Unternehmenszusammenschlusses (oder Konsortiums) auch ein gemeinsames
Angebot einreichen, solange dabei die Wettbewerbsvorschriften eingehalten werden.
Solche Zusammenschlüsse (oder Konsortien) müssen das Unternehmen bzw. die
Person benennen, das bzw. die das Angebot im Namen aller einreicht, sowie
zusammen mit dem Angebot eine Kopie der von allen anderen Mitgliedern des
Zusammenschlusses (oder Konsortiums) unterzeichneten Bevollmächtigung
einreichen, mit der dieses Unternehmen bzw. diese Person ermächtigt wird, das
betreffende Angebot einzureichen.
Erhält die Bietergemeinschaft den Zuschlag, unterzeichnet dieses federführende
Unternehmen bzw. diese Person im Namen des für die Ausführung der
Auftragsscheine oder der spezifischen Einzelverträge verantwortlichen
Unternehmenszusammenschlusses oder Konsortiums den Rahmenvertrag mit der
Europäischen Kommission.
Außerdem ist im Angebot ein "Projektleiter" eindeutig zu benennen, der bei dem das
Angebot unterzeichnenden Unternehmen bzw. der betreffenden Person beschäftigt
und während der Gesamtlaufzeit des Rahmenvertrags der einzige Ansprechpartner
der Europäischen Kommission ist, insbesondere für den Schriftwechsel, sowie
Verteilerstelle für alle Anfragen der Europäischen Kommission bei den anderen
Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses (bzw. Konsortiums).
16.1 Aufmachung des Angebots
Jedes Angebot muss in die folgenden drei Teile gegliedert
verwaltungstechnische Angaben, fachliches Angebot und Preisangebot.
sein:
16.2 Teil 1: Verwaltungstechnische Angaben
26
In diesem Teil sind anhand der drei aufgeführten Standardformulare folgende
Angaben zu machen.

Angaben zum Bieter
Das Angebot enthält auch folgende Dokumente:
- den Nachweis seiner Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
gemäß den Vorschriften des Landes seiner Niederlassung bzw. in
Ermangelung dessen eine entsprechende Anmeldung oder Bescheinigung;
- handelt es sich beim Bieter um eine natürliche Person, muss er eine Kopie
seines Personalausweises, Reisepasses oder Führerscheins vorlegen und
nachweisen, dass er als Selbstständiger/Freiberufler sozialversichert ist.
Jeder Bieter (einschließlich der Unterauftragnehmer und der Mitglieder eines
Konsortiums oder eines Zusammenschlusses) muss das Formular „Angaben
zum Bieter“ in Anhang 1 ausfüllen und unterzeichnen sowie die o.a.
Unterlagen vorlegen.
Unterauftragnehmer brauchen jedoch weder dieses Formular auszufüllen
noch diese Unterlagen vorzulegen, wenn der weitervergebene und von ihnen
erbrachte Anteil weniger als 20 % des Auftragswertes ausmacht.

Finanzangaben
Das Formular ‚Bankangaben’ ist von einem bevollmächtigten Vertreter des
Bieters und dem Vertreter seiner Bank auszufüllen und zu unterzeichen und
dem Angebot beizufügen. Stammt das Angebot von einer Bietergemeinschaft
(Unternehmenszusammenschluss bzw. Konsortium), ist dieses Formular nur
von der federführenden Person vorzulegen. Die Musterformulare für die
einzelnen Mitgliedstaaten können unter folgender Internetadresse abgerufen
werden:
http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm.

Angaben zum Rechtsträger
Der Bieter hat auch das von seinem bevollmächtigten Vertreter ausgefüllte
und unterzeichnete Formular ‚Rechtsträger’ zusammen mit den im Formular
genannten Dokumenten vorzulegen. Stammt das Angebot von einer
Bietergemeinschaft (Unternehmenszusammenschluss bzw. Konsortium), so
ist dieses Formular nur von der federführenden Person vorzulegen. Die
Musterformulare für die einzelnen Mitgliedstaaten können unter folgender
Internetadresse abgerufen werden:
http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm#es_fr_it.
Die Europäische Kommission behält sich jedoch das Recht vor, sich zu
Überprüfungs- und Bewertungszwecken zusätzliche Nachweise bezüglich des
eingereichten Angebots im Rahmen einer in ihrem Auskunftsverlangen festgesetzten
Frist vorlegen zu lassen.
27
16.3 Teil 2: Fachliches Angebot
Dieser technische Angebotsteil ist für die Bewertung des Angebots, die Erteilung des
Zuschlags und die Durchführung des etwaigen Rahmenvertrags von wesentlicher
Bedeutung.
Die Bieter werden auf die Zuschlagskriterien hingewiesen, in denen beschrieben ist,
auf welche Teile des fachlichen Angebots die Bieter besonders zu achten haben. Das
fachliche Angebot muss auf alle in der Leistungsbeschreibung aufgezählten Aspekte
eingehen und Modelle, Beispiele und technische Lösungen für die in den
technischen Spezifikationen genannten Probleme enthalten. Für die Bewertung des
Angebots ist es von entscheidender Bedeutung, wie ausführlich das Angebot
beschrieben ist. In seinem Angebot hat der Bieter auch den methodischen Ansatz,
den er verfolgt, und die Art und Weise vorzuschlagen, wie er die Arbeitsabläufe im
Rahmen dieses Vertrags organisieren will.
Das fachliche Angebot muss alle für die Zuschlagserteilung notwendigen
Informationen enthalten.
16.4 Teil 3: Preisangebot
Jedes Angebot muss ein Preisangebot enthalten, wobei auf folgende Punkte
hinzuweisen ist:

Alle Preise sind in Euro anzugeben, auch wenn der Bieter in einem Land ansässig
ist, das nicht der Euro-Zone angehört. Bieter aus diesen Ländern dürfen ihr
Preisangebot nicht im Nachhinein an die Wechselkursentwicklung anpassen. Die
Entscheidung über den zu Grunde gelegten Wechselkurs liegt beim Bieter.
Etwaige Wechselkursschwankungen gehen damit zu seinen Lasten oder Gunsten.

Die Preise sind auf der Grundlage von Preisverzeichnissen anzugeben
(Anhang II.2 für Los 1, Anhang III.6 für Los 2 und Anhang IV.2 für Los
3). Die in den Preisverzeichnissen angegebenen Preise sind Pauschalpreise und
schließen alle allgemeinen und die mit der Erbringung der Dienstleistung
verbundenen Kosten mit ein, mit Ausnahme, der Reise- und Aufenthaltskosten
des Auftragnehmers, die nach den Kostenerstattungsgrundsätzen erstattet
werden (Anhang II.3. Buchstabe d) für Los 1, Anhang III.7. Buchstabe j)
für Los 2 und Anhang IV.3. Buchstabe d) für Los 3). Im Sonderfall von Los
2 müssen die Bieter berücksichtigen, dass die in den Preisverzeichnissen
angegebenen Preise die zur Teilnahme an der monatlichen
Projektarbeitssitzung in den Räumlichkeiten der Kommission erforderlichen
Reise- und Aufenthaltskosten mit einschließen müssen.

Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstigen Gebühren, also auch ohne
Umsatzsteuer, anzugeben, da die Gemeinschaften in der EU von solchen
Abgaben gemäß Artikel 3 und Artikel 4 des Protokolls über die Vorrechte und
Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften vom 8. April 1965 (ABl. L 152
vom 13. Juli 1967) befreit sind. Die Mitgliedstaaten nehmen aufgrund von
Belegen nachträgliche Erstattungen an die Kommission vor oder gewähren ihr
28
unmittelbare Befreiungen. Für die Länder, in denen nach nationalem Recht eine
Befreiung in Form einer Rückerstattung vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer
getrennt auszuweisen. Im Falle von Zweifeln bezüglich des geltenden
Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit seinen einzelstaatlichen Behörden
Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die Europäische
Gemeinschaft von der Umsatzsteuer befreit ist.
17. BEWERTUNGSVERFAHREN UND ZUSCHLAGSERTEILUNG
Die Bewertung erfolgt anhand des jeweiligen Angebots des Bieters.
Alle Informationen werden anhand der in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten
Kriterien geprüft. Das Verfahren für die Auftragsvergabe, das nur die gültigen
Angebote betrifft, umfasst die folgenden drei Stufen, deren aufeinanderfolgenden
Prüfungen wie folgt ablaufen:
1) Auf der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter
die Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilnehmen zu können;
2) auf der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die technische und
berufliche Leistungsfähigkeit sowie die wirtschaftliche und finanzielle
Leistungsfähigkeit der Bieter überprüft;
3) auf der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote
bewertet, die den Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen.
18. ANGEBOTSERÖFFNUNG
Die Eröffnung der Angebote findet statt am 07/01/2008 um 10.00 Uhr in den
Diensträumen der Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit in der Rue du
Luxembourg 46, B-1040 Brüssel.
Jeder Bieter, der der Angebotseröffnung beiwohnen möchte, muss sich mindestens
zwei Tage vorher durch eine E-Mail an folgende Adresse anmelden:
[email protected].
Der Vorsitzende des Eröffnungsausschusses gibt die Namen der Bieter und die
Entscheidung bekannt, ob die jeweiligen Angebote zulässig sind. Die in den Angeboten
angegebenen Preise werden nicht mitgeteilt.
19. AUSSCHLUSSGRÜNDE
19.1.
AUSSCHLUSSGRÜNDE NACH ARTIKEL 93 DER HAUSHALTSORDNUNG7
Von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen sind Bieter,
7
Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den
Gesamthaushalt der Europäischen Gemeinschaften.
29
19.1.a)
die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im
gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit
eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechtsund Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer
vergleichbaren Lage befinden;
19.1.b)
die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft
worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;
19.1.c)
die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere
Verfehlung begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich
festgestellt wurde;
19.1.d)
die
ihrer
Pflicht
zur
Entrichtung
von
Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den
Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des
öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht
nachgekommen sind;
19.1.e)
die rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer
kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen
der Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt worden sind;
19.1.f)
die derzeit einer verwaltungsrechtlichen Sanktion gemäß
Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung unterliegen.
19.2 Ausschlussgründe nach Artikel 94 der Haushaltsordnung
Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, die sich zum Zeitpunkt
des Vergabeverfahrens
19.2.a)
in einem Interessenkonflikt befinden;
 Der Bieter muss erklären, dass

 er sich im Zusammenhang mit dem Auftrag in keinerlei
Interessenkonflikt befindet. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich
insbesondere aus einem wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität
oder nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen
Beziehungen sowie sonstigen Interessengemeinschaften ergeben;
 er die Vergabestelle unverzüglich von jeder Situation in Kenntnis setzt,
die einen Interessenkonflikt darstellt oder zu einem Interessenkonflikt
führen könnte;
 er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft
nicht machen wird, mit denen im Rahmen des Auftrags ein Vorteil
versprochen, angeboten oder gewährt wird;
 er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die
Vergabe des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine
Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen
hat, die - unmittelbar oder mittelbar – als rechtswidriges Verhalten oder
Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies in Zukunft
auch nicht tun wird.

 Die Europäische Kommission behält sich alle Rechte vor, die vorgelegten
Angaben zu überprüfen.
30

19.2.b) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die
Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte schuldhaft falsche
Erklärungen abgegeben haben oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt
haben.
19.3 Vom Bieter vorzulegende Nachweise
Alle Bieter, einschließlich der Mitglieder von Unternehmenszusammenschlüssen
(bzw. Konsortien) und der Unterauftragnehmer, deren Anteil mehr als 20 % des
Auftragswertes ausmacht, haben mit dem Angebot eine ordnungsgemäß
unterzeichnete und mit Datum versehene ehrenwörtliche Erklärung (Anhang I.3)
abzugeben, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der unter Ziffer 19.1.a)
und 19.1.b) genannten Situationen befinden.
Der Bieter, der den Zuschlag erhält, einschließlich der Mitglieder von
Unternehmenszusammenschlüssen (bzw. Konsortien) und der Unterauftragnehmer,
deren Anteil mehr als 20 % des Auftragswertes ausmacht, legen binnen fünfzehn
Kalendertagen nach Unterrichtung über das Ergebnis des Vergabeverfahrens und in
jedem Fall vor Unterzeichnung des Vertrags folgende Nachweise zur Bestätigung
der oben genannten ehrenwörtlichen Erklärung vor:
1.
2.
Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner
der unter Ziffer 19.1.a), 19.1.b) und 19.1.e) genannten Fälle auf den Bieter
zutrifft, ein polizeiliches Führungszeugnis neueren Datums oder ersatzweise
eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder
Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums,
aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind;
Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass der unter
Ziffer 1.d) genannte Fall nicht auf den Bieter zutrifft, eine von der
zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung
neueren Datums.
Wird eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so
kann sie durch eine eidesstattliche Versicherung oder ersatzweise durch eine
ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Auftragnehmer vor
einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür
zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
Die vorgenannten Dokumente betreffen juristische und natürliche Personen,
einschließlich gegebenenfalls der Unternehmensleiter oder der Personen, die in
Bezug auf den Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis
verfügen.
Die Kommission behält sich jedoch das Recht vor, sich zu Überprüfungs- und
Bewertungszwecken zusätzliche Nachweise bezüglich des eingereichten Angebots
im Rahmen einer in ihrem Auskunftsverlangen festgesetzten Frist vorlegen zu
lassen.
Hinweis:
31
Der Bieter wird von der Verpflichtung zur Vorlage des oben genannten
dokumentarischen Nachweises entbunden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu
Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens der Generaldirektion Justiz, Freiheit
und Sicherheit vorgelegt wurde, und sofern die Ausstellung dieses Nachweises
nicht länger als ein Jahr zurückliegt und der Nachweis nach wie vor gültig ist. In
diesem Falle hat der Bieter in seinem Angebot die Referenznummer der
Ausschreibung anzugeben, für die die betreffenden Dokumente vorgelegt wurden.
19.4 Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen
Unbeschadet der Verhängung von Vertragsstrafen können Bewerber oder Bieter
und Auftragnehmer, die sich falscher Erklärungen oder der Nichterfüllung ihrer
vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen eines früheren Auftrags schuldig
gemacht haben, von allen aus dem Gemeinschaftshaushalt finanzierten Aufträgen
und Finanzhilfen ausgeschlossen werden. Außerdem können gegen sie
verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen gemäß Artikel 96 der
Haushaltsordnung und gemäß Artikel 133a und Artikel 134b der
Durchführungsbestimmungen8. verhängt werden.
20. AUSWAHLKRITERIEN
Der Bieter muss den Nachweis für seine wirtschaftliche und finanzielle sowie für
seine fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit erbringen. Ein Bieter, der die
erforderlichen Nachweise nicht beibringt oder aufgrund der vorgelegten
Dokumente so eingestuft wird, dass er die nachstehend festgelegten Kriterien nicht
erfüllt, kann vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Daher sollten die
Bieter diesen Abschnitt mit Aufmerksamkeit lesen und die verlangten Dokumente
und spezifischen Informationen vorlegen.
20.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Für Los 1 muss der
Konsortium) einen
können.
Für Los 2 muss der
Konsortium) einen
können.
Für Los 3 muss der
Konsortium) einen
können.
Bieter oder der Unternehmenszusammenschluss (bzw. das
Jahresumsatz von mindestens 4 000 000 EUR belegen
Bieter oder der Unternehmenszusammenschluss (bzw. das
Jahresumsatz von mindestens 10 000 000 EUR belegen
Bieter oder der Unternehmenszusammenschluss (bzw. das
Jahresumsatz von mindestens 9 000 000 EUR belegen
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat
der Bieter seinem Angebot folgende Unterlagen beizufügen:
8
Verordnung (EG, Euratom) Nr. 478/2007 der Kommission vom 23. April 2007 zur Änderung der
Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG,
Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der
Europäischen Gemeinschaften.
32
 Bilanzen oder Bilanzauszüge der letzten drei Geschäftsjahre;
 Aufstellung über den Gesamtumsatz und gegebenenfalls über den Umsatz
mit Dienstleistungen, die einen Bezug zur vorliegenden Ausschreibung
aufweisen, in den letzten drei Geschäftsjahren.
20.2 Fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit
Los 1: "Texten und Gestalten"
Der Bieter muss den nachstehenden Kriterien genügen. Verfügt er nicht über die
Leistungsfähigkeit, um alle Kriterien alleine zu erfüllen, so kann er einen
Unternehmenszusammenschluss (oder ein Konsortium) bilden oder auf
Unterauftragnehmer zurückgreifen.
Kriterium 1:
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Erstellung von Informationsprodukten und Werbematerialien in mehreren
(mindestens 3) Sprachen und für mehrere Zielländer bestimmt.
Kriterium 2
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren bei der
Festlegung von Zielgruppen und der Ermittlung ihres Bedarfs in mehreren
Ländern und mehreren (mindestens 3) Sprachen.
Kriterium 3
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Herstellung von grafischen und textlichen Inhalten für mehrsprachige Websites.
Kriterium 4
Bereithaltung und Verwendung der für die Erbringung der vorgesehenen
Dienstleistungen erforderlichen Materialien und technischen Ausrüstungen
(weiter oben beschrieben unter Ziffer 4 – Beschreibung der Lose – Los 1).
Kriterium 5
Besitz der erforderlichen sprachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen
Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch der
EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu
können.
Vorzulegende Nachweise:
Der Bieter muss anhand folgender Unterlagen oder Angaben nachweisen, dass
er die Kriterien für Los 1 erfüllt.
Stammt das Angebot von einem Unternehmenszusammenschluss (oder
Konsortium) oder bezieht es Unterauftragnehmer mit ein, so muss es genaue
Angaben zur Bezeichnung, zur Rolle und zur Erfahrung jedes einzelnen
Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) bzw. jedes
Unterauftragnehmers enthalten.
Zu Kriterien 1 bis 3
33
Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:
 Aufstellung der wichtigsten Kunden und der wesentlichen in den letzten drei
Jahren erbrachten Dienstleistungen derselben Art unter Angabe ihres
Auftragswertes, des Ausführungszeitpunkts und des privaten oder
öffentlichen Empfängers jeder dieser Dienstleistungen.
 Beispiele für Arbeiten, die unter die Kriterien 1 bis 3 fallen und in den letzten
drei Jahren ausgeführt wurden. Wurden diese Arbeiten zum Teil von
Mitgliedern
eines
Unternehmenszusammenschlusses
(oder
eines
Konsortiums) oder von Unterauftragnehmern ausgeführt, so muss der Bieter
deutliche Angaben zur Rolle und zum Beitrag jedes Einzelnen von ihnen
machen. Für jedes angegebene Projekt ist eine Kontaktperson anzugeben, die
gegebenenfalls bescheinigen kann, dass die Dienstleistungen erbracht wurden.
Zu Kriterium 4
Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:
 Liste der Materialien und technischen Ausrüstungen, über die der Bieter zur
Ausführung der vorgesehenen Dienstleistungen verfügt;
 Liste der Dienstleistungen, die der Bieter selbst auszuführen gedenkt, und der
Dienstleistungen, die er unter Umständen an einen Unterauftragnehmer
weitervergeben will;
 gegebenenfalls Bezeichnung und Beschreibung der vom Bieter bereits
ausgewählten Unterauftragnehmer, auf die er zur Ausführung bestimmter Arten
von Arbeiten unter Umständen zurückgreifen will;
 Lebenslauf jedes Mitarbeiters, den der Bieter mit der Ausführung der
vorgesehenen Dienstleistungen beauftragen will. Alle Lebensläufe sind
vorzugsweise gemäß der Empfehlung der Europäischen Kommission über ein
gemeinsames europäisches Muster für Lebensläufe vorzulegen, abzurufen
unter
folgender
Adresse:
(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/Europa
ssCV/CVExamples/navigate.action?locale_id=3);
 Angabe des durchschnittlichen jährlichen Personalbestands während der letzten
drei Jahre;
 Beschreibung der Mittel des Bieters, um die Qualitätskontrolle der von ihm
durchgeführten Arbeiten zu gewährleisten.
Zu Kriterium 5
Der Bieter muss seine Leistungsfähigkeit demonstrieren, in den Sprachen der
Europäischen Union zu arbeiten, und gegebenenfalls auch seine Kapazitäten, die
notwendigen Ressourcen schnell mobilisieren zu können, um die vorgesehenen
Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch denen
der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder
erbringen zu können. Zum Nachweis dieser Leistungsfähigkeit muss er Beispiele
für Arbeiten vorlegen, die er bereits in anderen Sprachen als seiner Muttersprache
durchgeführt hat.
34
Los 2: "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der
Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige
Informatikdienste"
Der Bieter muss den nachstehenden Kriterien genügen. Verfügt er nicht über die
Leistungsfähigkeit, um alle Kriterien alleine zu erfüllen, so kann er einen
Unternehmenszusammenschluss (oder ein Konsortium) bilden oder auf
Unterauftragnehmer zurückgreifen. In diesem Fall ist einer der Bewerber zum
Hauptauftragnehmer zu bestimmen.
Kriterium 1
Verfügbarkeit der strukturellen Kapazitäten für die Erbringung der geforderten
Dienstleistungen.
Kriterium 2
Verfügbarkeit angemessen qualifizierter Arbeitskräfte und Mitarbeiter für die
Erbringung der geforderten Dienstleistungen.
Kriterium 3
Erfahrungen mit ähnlichen Projekten oder Verträgen.
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung von mehrsprachigen Websites (im
Fragebogen zu ergänzen)
Kriterium 4
Verfügbarkeit von Kontroll- und Qualitätssicherungsmechanismen.
Kriterium 5
Verfügbarkeit von Infrastrukturen und Rahmenbedingungen, die sich für die
Erbringung der geforderten Dienstleistungen eignen.
Kriterium 6
Besitz der erforderlichen sprachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen
Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch der
EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu
können.
Vorzulegende Nachweise:
Der Bieter muss anhand folgender Unterlagen oder Angaben nachweisen, dass
er die Kriterien für Los 2 erfüllt.
Stammt das Angebot von einem Unternehmenszusammenschluss (oder
Konsortium) oder bezieht es Unterauftragnehmer mit ein, so muss es genaue
Angaben zur Bezeichnung, zur Rolle und zur Erfahrung jedes einzelnen
Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) bzw. jedes
Unterauftragnehmers enthalten.
Zu Kriterien 1 bis 5
35
Der Bieter muss sämtliche Formulare in Anhang III.3 vorlegen
Zu Kriterium 6
Der Bieter muss seine Leistungsfähigkeit demonstrieren, in den gängigsten
Sprachen der Europäischen Union zu arbeiten, und gegebenenfalls auch seine
Kapazitäten, die notwendigen Ressourcen schnell mobilisieren zu können, um die
vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union
wie auch denen der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer
Länder erbringen zu können. Zum Nachweis dieser Leistungsfähigkeit muss er
Beispiele für Arbeiten vorlegen, die er bereits in anderen Sprachen als seiner
Muttersprache durchgeführt hat.
Los 3: "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen,
Kommunikationskampagnen"
Der Bieter muss den nachstehenden Kriterien genügen. Verfügt er nicht über die
Leistungsfähigkeit, um alle Kriterien alleine zu erfüllen, so kann er einen
Unternehmenszusammenschluss (oder ein Konsortium) bilden oder auf
Unterauftragnehmer zurückgreifen. In diesem Fall ist einer der Bewerber zum
Hauptauftragnehmer zu bestimmen.
Kriterium 1
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Verwaltung von grenzübergreifenden und mehrsprachigen Informations- und
Kommunikationsprojekten.
Kriterium 2
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Aufnahme von Videos und deren mediengerechten Verbreitung/Streuung in
mehreren Ländern und in mehreren Sprachen.
Kriterium 3
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Organisation von Konferenzen in mehreren Ländern und in mehreren Sprachen
(einschließlich der Abwicklung der Einladungs-, Anmeldungs- und
Einschreibungsformalitäten, der Personenbeförderung, der Bereitstellung von
Unterkünften und der Verpflegung der Teilnehmer mit Speisen und Getränken).
Kriterium 4
Fachliche Kompetenz und Erfahrung von mindestens drei Jahren in der
Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung von mehrsprachigen Websites.
Kriterium 5
Besitz der erforderlichen fachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen
Dienstleistungen erbringen zu können (weiter oben unter Ziffer 4 beschrieben –
Beschreibung der Lose – Los 3).
Kriterium 6
36
Besitz der erforderlichen sprachlichen Kompetenzen, um die vorgesehenen
Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union wie auch der
EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer Länder erbringen zu
können.
Vorzulegende Nachweise
Der Bieter muss anhand folgender Unterlagen oder Angaben nachweisen, dass
er die Kriterien für Los 3 erfüllt.
Stammt das Angebot von einem Unternehmenszusammenschluss (oder
Konsortium) oder bezieht es Unterauftragnehmer mit ein, so muss es genaue
Angaben zur Bezeichnung, zur Rolle und zur Erfahrung jedes einzelnen
Mitglieds des Zusammenschlusses (oder Konsortiums) bzw. jedes
Unterauftragnehmers enthalten.
Zu Kriterien 1 bis 4
Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:
 Aufstellung der wichtigsten Kunden und der wesentlichen in den letzten drei
Jahren erbrachten Dienstleistungen derselben Art unter Angabe ihres
Auftragswertes, des Ausführungszeitpunkts und des privaten oder
öffentlichen Empfängers jeder dieser Dienstleistungen.
 Beispiele für Arbeiten, die unter die Kriterien 1 bis 4 fallen und in den letzten
drei Jahren ausgeführt wurden. Wurden diese Arbeiten zum Teil von
Mitgliedern
eines
Unternehmenszusammenschlusses
(oder
eines
Konsortiums) oder von Unterauftragnehmern ausgeführt, so muss der Bieter
deutliche Angaben zur Rolle und zum Beitrag jedes Einzelnen von ihnen
machen.
Zu Kriterium 5
Der Bieter muss folgende Nachweise vorlegen:
 Liste der Materialien und technischen Ausrüstungen, über die der Bieter zur
Ausführung der vorgesehenen Dienstleistungen verfügt;
 Liste der Dienstleistungen, die der Bieter selbst auszuführen gedenkt, und der
Dienstleistungen, die er unter Umständen an einen Unterauftragnehmer
weitervergeben will;
 gegebenenfalls Bezeichnung und Beschreibung der vom Bieter bereits
ausgewählten Unterauftragnehmer, auf die er zur Ausführung bestimmter Arten
von Arbeiten unter Umständen zurückgreifen will;
 Lebenslauf jedes Mitarbeiters, den der Bieter mit der Ausführung der
vorgesehenen Dienstleistungen beauftragen will. Alle Lebensläufe sind
vorzugsweise gemäß der Empfehlung der Europäischen Kommission über ein
gemeinsames europäisches Muster für Lebensläufe vorzulegen, abzurufen
unter
folgender
Adresse:
(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/Europa
ssCV/CVExamples/navigate.action?locale_id=3).
37
 Angabe des durchschnittlichen jährlichen Personalbestands während der letzten
drei Jahre;
 Beschreibung der Mittel des Bieters, um die Qualitätskontrolle der von ihm
durchgeführten Arbeiten zu gewährleisten.
Zu Kriterium 6
Der Bieter muss seine Leistungsfähigkeit demonstrieren, in den gängigsten
Sprachen der Europäischen Union zu arbeiten, und gegebenenfalls auch seine
Kapazitäten, die notwendigen Ressourcen schnell mobilisieren zu können, um die
vorgesehenen Dienstleistungen in allen Amtssprachen der Europäischen Union
wie auch denen der EFTA/des EWR, der Bewerberländer und etwaiger anderer
Länder erbringen zu können. Zum Nachweis dieser Leistungsfähigkeit muss er
Beispiele für Arbeiten vorlegen, die er bereits in anderen Sprachen als seiner
Muttersprache durchgeführt hat.
21.
ZUSCHLAGSKRITERIEN
21.1. Qualität des Angebots
21.1.1 Los 1: "Texten und Gestalten" – Qualität des Angebots
Für Los 1 erhält der Bieter den Zuschlag, der bei den qualitativen
Zuschlagskriterien mindestens die erforderliche Mindestpunktzahl von 75
Punkten von maximal 100 Punkten (75/100) erhalten und das wirtschaftlich
günstigste Angebot eingereicht hat.
Die Bewertung erfolgt nach folgenden Zuschlagskriterien:
1) Analyse der Reaktionen auf die beiden Fallstudien9;
2) möglichst ausführlicher Finanzplan der Fallstudien (die Angaben müssen mit
den Preisverzeichnissen übereinstimmen). Alle Preise sind in Euro und ohne
Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer,
anzugeben.
Qualität des Angebots
Für jede Fallstudie von Los 1 werden maximal 100 Punkte vergeben, die sich
folgendermaßen aufteilen:
Fallstudie 1 (Gestaltung und Herstellung eines Posters)
 Qualität der Bildgestaltung/Layout des Posters (35 Punkte);
 Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der verwendeten
Instrumente bei der Festlegung der Zielgruppen aus der breiten Öffentlichkeit
(35 Punkte);
 inhaltliche Aussagekraft des Posters (30 Punkte).
9
Die Fallstudien haben keinerlei Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die dem (den)
Auftragnehmer(n) unter Umständen übertragen werden.
38
Fallstudie 2 (Gestaltung, Herstellung und Verbreitung einer
Informationsbroschüre mit DVD)
 Qualität der grafischen Gestaltung der Broschüre, der DVD und der HTMLSeite (40 Punkte);
 Aussagekraft und Qualität des für die Einleitung der Broschüre
vorgeschlagenen Textes (40 Punkte);
 Wirkungskraft der für die Broschüre sowie für die HTML-Seite
vorgeschlagenen Aufmachung (20 Punkte).
Damit die Europäische Kommission sein Angebot bewerten kann, muss der Bieter
für jede Fallstudie von Los 1
 die verlangten Arbeiten durchführen und dabei die einschlägigen
Spezifikationen einhalten;
 darlegen, welche Mittel er zur Qualitätssicherung und zur Gewährleistung der
fristgerechten Ausführung der Arbeiten einzusetzen beabsichtigt, unabhängig
davon, ob diese von ihm selbst, von Unterauftragnehmern oder von anderen
Mitgliedern des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums durchgeführt
werden;
 gegebenenfalls beschreiben, wie er die Arbeit seiner Unterauftragnehmer oder
anderer Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums
optimal organisieren und kontrollieren will;
 darlegen, wie er eine möglichst enge Zusammenarbeit mit der Europäischen
Kommission in Brüssel sicherstellen möchte.
Nur die Angebote, bei denen jede Fallstudie mit mindestens 75 von 100 Punkten
(75/100) bewertet wurde, kommen in die nächste Bewertungsstufe, in der der
finanzielle Wert des jeweiligen Angebots ermittelt wird (Summe der Einzelpreise
für die beiden Fallstudien); anschließend wird das wirtschaftlich günstigste
Angebot ermittelt.
21.1.2 Los 2 "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der
Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige
Informatikdienste" – Qualität des Angebots
Für Los 2 erhält der Bieter den Zuschlag, der bei den qualitativen
Zuschlagskriterien mindestens die erforderliche Mindestpunktzahl von 75
Punkten von maximal 100 Punkten (75/100) erhalten und das wirtschaftlich
günstigste Angebot eingereicht hat.
Die Bewertung erfolgt nach folgenden Zuschlagskriterien:
1) Analyse der Reaktionen auf die beiden auszuarbeitenden Fallstudien10. Die
Einzelheiten in Bezug auf die nachstehend aufgeführten Bestandteile sowie das
in das Angebot aufgenommene SLA-Projekt ergeben sich aus Anhang II.1.
10
Die Fallstudien haben keinerlei Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die dem (den)
Auftragnehmer(n) unter Umständen übertragen werden.
39
2) Finanzieller Wert des Angebots (die Angaben müssen mit den
Preisverzeichnissen übereinstimmen). Alle Preise sind in Euro und ohne
Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer,
anzugeben.
Qualität des Angebots
Für jede Fallstudie von Los 2 werden maximal 100 Punkte vergeben, die sich
folgendermaßen aufteilen:
Komponente "Entwicklung von Informationssystemen"
Fallstudie 1 (System für die Verwaltung und Überwachung der Inhalte)
 Qualität, Klarheit und Konsistenz der für die Durchführung vorgeschlagenen
Arbeitsmethode und Instrumente sowie insbesondere des vorgeschlagenen
Konzepts, wie die Dokumente in der Projektgruppe, einschließlich der
Mitglieder der Kommission, zu behandeln sind (von 20 möglichen Punkten
müssen mindestens 13 Punkte erreicht werden).
 Qualität und Verständlichkeit der angefertigten Dokumente (von 40 möglichen
Punkten müssen mindestens 25 Punkte erreicht werden).
 Qualität, Klarheit und Durchführbarkeit des Vorschlags für die
Wiederverwendung von vorgefertigten Modulen zu Zwecken der Senkung der
Durchschnittskosten für die Entwicklung von Systemen zur Verwaltung und
Überwachung von Webinhalten, wie des in der Studie spezifizierten Systems
(von 20 möglichen Punkten müssen mindestens 13 Punkte erreicht werden).
 Qualität und Klarheit der vorgeschlagenen Methode zur Kostenabschätzung
(von 20 möglichen Punkten müssen mindestens 13 Punkte erreicht werden).
Komponente "Gestalten"
Fallstudie 2 (neue JLS-Website)
 Erkennen und Verständnis des mit der JLS-Materie und den Zielgruppen der
breiten Öffentlichkeit zusammenhängenden Bedarfs bei der Analyse im
Hinblick auf die vorgeschlagene Neuordnung und Navigation (20 Punkte);
 Effizienz der vorgeschlagenen Neuordnung und Navigation (30 Punkte);
 grafische Qualität des neuen Nachrichtenraums auf den verschiedenen
Internetnavigatoren, beim Ausdrucken und auf Apparaten nach Art der
mobilen Organizer (Personal Digital Assistants, PDA) (30 Punkte);
 technische Qualität des vorgeschlagenen Nachrichtenraums (HTML, CSS,
Javascript, IPG, WAI, …) (20 Punkte).
Damit die Europäische Kommission sein Angebot bewerten kann, muss der Bieter
für jede Fallstudie von Los 2
 die verlangten Arbeiten durchführen und dabei die in den Fallstudien
aufgeführten Spezifikationen einhalten. Der Bieter legt eine Liste der
vorgefertigten Module vor, die verfügbar sind und bei den von den
Kommissionsdienststellen verlangten Arbeiten eingesetzt werden können;
40
 darlegen, welche Mittel er zur Qualitätssicherung und zur Gewährleistung der
fristgerechten Ausführung der Arbeiten einsetzen will, unabhängig davon, ob
diese von ihm selbst, von Unterauftragnehmern oder von anderen Mitgliedern
des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums durchgeführt werden; er
verwendet dazu insbesondere den Entwurf der Dienstgütevereinbarung in
Anhang III.5, die er ausfüllen muss;
 gegebenenfalls in dieser Dienstgütevereinbarung beschreiben, wie er die
Arbeit, die errichtete Struktur, die Schnittstellen mit seinen
Unterauftragnehmern
oder
anderen
Mitgliedern
des
Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums und die funktionellen
Zuständigkeiten von jedem Einzelnen in der Struktur optimal organisieren und
kontrollieren will;
 darlegen, wie er eine möglichst enge Zusammenarbeit mit der Europäischen
Kommission in Brüssel gewährleisten und die Kontinuität bei der
Bereitstellung der Dienstleistungen sicherstellen möchte.
Nur die Angebote, bei denen jede Fallstudie mit mindestens 75 von 100 Punkten
(75/100) bewertet wurde, kommen in die nächste Bewertungsstufe, in der der
finanzielle Wert des jeweiligen Angebots ermittelt wird; anschließend wird das
wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.
21.1.3 Los
3
"Audiovisuelle
Materialien,
Kommunikationskampagnen" – Qualität des Angebots
Veranstaltungen,
Für Los 3 erhält der Bieter den Zuschlag, der bei den qualitativen
Zuschlagskriterien mindestens die erforderliche Mindestpunktzahl von 75
Punkten von maximal 100 Punkten (75/100) erhalten und das wirtschaftlich
günstigste Angebot eingereicht hat.
Die Bewertung erfolgt nach folgenden Zuschlagskriterien:
1) Analyse der Reaktionen auf die vier Fallstudien11;
2) möglichst ausführlicher Finanzplan der Fallstudien (die Angaben müssen mit
den Preisverzeichnissen übereinstimmen). Alle Preise sind in Euro und ohne
Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer,
anzugeben.
Qualität des Angebots
Für jede Fallstudie von Los 3 werden maximal 100 Punkte vergeben, die sich
folgendermaßen aufteilen:
11
Die Fallstudien haben keinerlei Auswirkungen auf die Dienstleistungen, die dem (den)
Auftragnehmer(n) unter Umständen übertragen werden.
41
Komponente "Audiovisuelle Materialien"
Fallstudie 1 (Aufnahme und medienwirksame Verbreitung eines Newsrelease
auf Video)
 Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen
Instrumente für die Aufnahme und Herstellung des Videos (35 Punkte).
 Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen
Instrumente für die Verbreitung des Videos bei den Medien (35 Punkte).
 Aussagekraft des für das Video vorgeschlagenen Inhalts (30 Punkte).
Komponente "Veranstaltungen"
Fallstudie 2 (Organisation einer Konferenz)
 Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen
Instrumente für die Organisation der la Konferenz (50 Punkte).
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Konferenz (50 Punkte).
Fallstudie 3 (Organisation einer Ausstellung in den 27 Hauptstädten der
Mitgliedstaaten der Europäischen Union)
 Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen
Instrumente für die Organisation der Wanderausstellung (40 Punkte).
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Ausstellung in Bukarest, ohne
Pressekonferenz (35 Punkte).
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Pressekonferenz in Bukarest (25
Punkte).
Komponente "Kommunikationskampagnen"
Fallstudie 4 (Organisation eines Wettbewerbs in den 27 Mitgliedstaaten der
Europäischen Union)
 Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der vorgeschlagenen
Instrumente für die Organisation des Wettbewerbs (35 Punkte).
 Qualität der "virtuellen" Organisation des Wettbewerbs in der Slowakei, mit
Ausnahme der nationalen Feierlichkeiten zur Überreichung der Preise (25
Punkte).
 Qualität der "virtuellen" Organisation der nationalen Feierlichkeiten zur
Überreichung der Preise in Bratislava, einschließlich der Personenbeförderung
(20 Punkte).
 Qualität der "virtuellen" Organisation der europäischen Feierlichkeiten zur
Überreichung der Preise in Brüssel, einschließlich der Personenbeförderung
(20 Punkte).
Damit die Europäische Kommission sein Angebot bewerten kann, muss der Bieter
für jede Fallstudie von Los 3
42
 in Einzelheiten darlegen, wie er die ihm gestellten Aufgaben bewerkstelligen
will, und dabei sorgfältig auf das organisatorische Geschehen und die
verschiedenen Arbeitsschritte eingehen, wobei er die Dauer der Arbeiten
abzuschätzen und die kritischen Punkte anzusprechen hat;
 darlegen, welche Mittel er zur Qualitätssicherung und zur Gewährleistung der
fristgerechten Ausführung der Arbeiten einsetzen will, unabhängig davon, ob
diese von ihm selbst, von Unterauftragnehmern oder von anderen Mitgliedern
des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums durchgeführt werden;
 gegebenenfalls beschreiben, wie er die Arbeit seiner Unterauftragnehmer oder
anderer Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses/Konsortiums
optimal organisieren und kontrollieren will;
 beschreiben, wie er es schaffen will, regelmäßig in anderen Ländern und in
anderen Sprachen, die nicht sein Herkunftsland und nicht seine Muttersprache
sind, zu arbeiten;
 darlegen, wie er eine möglichst enge Zusammenarbeit mit der Europäischen
Kommission in Brüssel und in den Mitgliedstaaten sicherstellen möchte.
Nur die Angebote, bei denen jede Fallstudie mit mindestens 75 von 100 Punkten
(75/100) bewertet wurde, kommen in die nächste Bewertungsstufe, in der der
finanzielle Wert des jeweiligen Angebots ermittelt wird (Summe der Einzelpreise
für die vier Fallstudien); anschließend wird das wirtschaftlich günstigste Angebot
ermittelt.
21.2. Finanzieller Wert des Angebots
21.2.1 Los 1 "Texten und Gestalten" – Finanzieller Wert des Angebots
Zur Ermittlung des finanziellen Wertes des Angebots werden die Einzelpreise für
die beiden Fallstudien zusammengezählt und ergeben den Gesamtpreis.
21.2.2 Los 2 "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der
Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige
Informatikdienste" – Finanzieller Wert des Angebots
Der Bieter hat die nachstehende Tabelle anhand der in seinem Preisverzeichnis
angegebenen Beträge auszufüllen. Jeder auf das berufliche Profil/die Rolle
bezogene Preis ist mit seiner entsprechenden Gewichtung zu multiplizieren,
wobei sich der gewogene Gesamtbetrag aus der Summe der gewogenen
Einzelpreise zusammensetzt. Dieser gewogene Gesamtbetrag ist in der Formel für
die Endbewertung heranzuziehen.
Gewichtung
(W)
Preis in €
(vom Bieter
einzusetzen)
(P)
Gewogener
Preis
(W * P)
Analyse und Studien
Branchendesigner/-analytiker
Leitender Systemanalytiker
Systemanalytiker
4,38%
6,13%
2,02%
43
Bedarfsspezifikator
Leitender IS-Berater
IS-Berater
2,62%
0,52%
0,52%
Entwicklung
Leitender Implementierer
Implementierer
Benutzeroberflächendesigner
Leitender Softwarearchitekt
Softwarearchitekt
Datenbankdesigner/-manager
Integrator
7,28%
7,28%
1,32%
2,80%
2,80%
1,32%
10,08%
Management
Projektmanager
Änderungssteuerungsmanager
Konfigurationsmanager
Testmanager
Aufbau- und
Entwicklungsmanager
Managementrevisor
10,08%
1,32%
3,07%
5,26%
0,87%
0,44%
Produktion und Unterstützung
Technischer Schreiber
Verlaufsentwickler –
Kontaktperson zur
Benutzerunterstützung
Webmaster
0,44%
0,44%
1,32%
Prüfer/Tester
Tester
Testdesigner
Verwaltung und Überwachung
der Websites
Redakteur
Webtechniker
Webgrafiker
Dokumentalist
5,96%
10,49%
7,28%
1,32%
1,32%
1,32%
Gewogener Endpreis (SUMME aller gewogenen
Einzelpreise):
21.2.3 Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen,
Kommunikationskampagnen" - Finanzieller Wert des Angebots
Zur Ermittlung des finanziellen Wertes des Angebots werden die Einzelpreise für
die vier Fallstudien zusammengezählt und ergeben den Gesamtpreis.
44
22.
ENDBEWERTUNG
22.1 Los 1 "Texten und Gestalten"
Die Endbewertung erfolgt für jedes Angebot anhand der Berechnung des erzielten
Verhältniswertes, indem man die Summe der Punkte der beiden Fallstudien
(multipliziert mit 1 000) durch die Summe der Einzelpreise der beiden Fallstudien
dividiert:
Pt Angebote
Px Angebote
* 1000
Dabei sind:
Pt Angebote = Summe der Punkte der Angebote
Px Angebote= Summe der Einzelpreise der Angebote
Auf der Grundlage des erzielten Verhältniswertes werden die Angebote in
absteigender Rangordnung erfasst. Für Los 1 erhalten die drei Bieter den
Zuschlag, deren Angebote bei der Endbewertung die höchsten Verhältniswerte
erzielt haben.
22.2 Los 2 "Websites, Systeme für die Verwaltung und Überwachung der
Webinhalte (Web Content Management Systems) und sonstige
Informatikdienste"
Zur Ermittlung des besten Angebots erhalten die Preise (finanzielle Bewertung)
eine Gewichtung von 40 %, während die Qualität (fachliche Bewertung) mit 60 %
gewichtet wird.
Anschließend werden Preise und Qualität unter Verwendung folgender Formel
zusammen gewertet.
Q Angebot
Pniedrigster Pr eis
* 60 
* 40
QbestesAngebot
PAngebot
Dabei sind:
Q Fallstudie_ 1 = Note der Fallstudie 1
Q Fallstudie_ 2 = Note der Fallstudie 2
Dabei bedeutet:
Q Angebot 
QFallstudie_ 1 * 70  QFallstudie_ 2 * 30
100
= Qualitätspunktzahl des Angebots
45
QbestesAngebot = Qualitätspunktzahl des besten Angebots (mit Zugangsberechtigung
zur Stufe der Zuschlagserteilung)
Pniedrigster Pr eis =
Gewogener Endpreis des niedrigsten
Zugangsberechtigung zur Stufe der Zuschlagserteilung))
Angebots
(mit
PAngebot = Gewogener Endpreis des Angebots
Auf der Grundlage des erzielten Verhältniswertes werden die Angebote in
absteigender Rangordnung erfasst. Für Los 2 erhalten die drei Bieter den
Zuschlag, deren Angebote bei der Endbewertung die höchsten Verhältniswerte
erzielt haben.
22.3 Los
3
"Audiovisuelle
Kommunikationskampagnen"
Materialien,
Veranstaltungen,
Für jedes Angebot erfolgt die Endbewertung anhand der Berechnung des erzielten
Verhältniswertes, indem man die Summe der Punkte der vier Fallstudien
(multipliziert mit 1 000) durch die Summe der Einzelpreise der vier Fallstudien
dividiert:
Pt Angebote
Px Angebote
* 1000
Dabei sind:
Pt Angebote = Summe der Punkte der Angebote
Px Angebote= Summe der Einzelpreise der Angebote
Auf der Grundlage des erzielten Verhältniswertes werden die Angebote in
absteigender Rangordnung erfasst. Für Los 3 erhalten die drei Bieter den
Zuschlag, deren Angebote bei der Endbewertung die höchsten Verhältniswerte
erzielt haben.
46
ANHÄNGE
ANHANG I: GEMEINSAME ANHÄNGE FÜR ALLE 3 LOSE
49
Anhang I.1: Formular „Angaben zum Bieter“
50
Anhang I.2: Vordruck „Bankangaben“
52
Anhang I.3: Formular „Ausschlussgründe“
53
ANHANG II: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 1
55
Anhang II.1: Fallstudien für Los 1
56
Anhang II.2: Preisverzeichnis für Los 1
60
Anhang II.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 1 und seiner Anhänge
72
Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung
97
Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
98
Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
99
Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
103
Anhang II.3.e: Finanzgarantie
111
Anhang II.3.f: Bevollmächtigung
113
ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2
115
Annex III.1: Indicative list of products
116
Annex III.2: Profile and roles
118
Annex III.3: Questionnaire
131
Annex III.4: Lot 2 case studies and annexes
180
Annex III.4a: Vision document
194
Annex III.4b: Software Development Plan
216
Annex III.4c: Software Architecture Document
231
Annex III.5: Service Level Agreement (SLA)
243
Annex III.6: Lot 2 price schedule
250
Annex III.7:Proposed framework service contract for Lot 2 and annexes
254
47
Annex III.7a: List of services covered by the contract and price
schedule
284
Annex III.7b: Power of attorney
285
Annex III.7c: Identification form and legal entities
287
Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete])
289
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models
290
Annex III.7g: Financial guarantee – Model
291
Annex III.7h: Performance guarantee – Model
293
Annex III.7i: Service Level Agreement
294
Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor
295
Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies
contracts
296
ANHANG IV: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 3
297
Annexe IV.1: Fallstudien für Los 3
298
Anhang IV.2: Preisverzeichnis für Los 3
312
Anhang IV.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 3 und seiner Anhänge
338
Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung
363
Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
364
Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
365
Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
369
Anhang IV.3.e: Finanzgarantie
370
Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung
372
48
ANHANG I: GEMEINSAME ANHÄNGE FÜR ALLE 3 LOSE
Anhang I.1: Formular „Angaben zum Bieter“
50
Anhang I.2: Vordruck „Bankangaben“
52
Anhang I.3: Formular „Ausschlussgründe“
53
49
ANHANG I.1
ANGABEN ZUM BIETER
(Vom Bieter auszufüllen)
Ausschreibung Nr. […]
Identität
Name des Bieters:
Rechtsform:
Datum der Eintragung ins Berufs- oder
Handelsregister:
Land der Eintragung:
Nummer der Eintragung:
USt.-Identifikationsnummer:
Deckungsgrad der gesetzlichen
Sozialversicherung (im
12
Herkunftsmitgliedstaat) :
Anschrift
Anschrift der Gesellschaft,
Unternehmenssitz des Bieters:
Ggf. Verwaltungsanschrift des Bieters für
diese Ausschreibung:
Ansprechpartner
Name:
Vorname:
Titel, Anrede (Herr / Frau):
Funktion (z.B. "Direktor"):
Telefonnummer:
12
Bei natürlichen Personen.
50
Faxnummer:
E-Mail:
Internetadresse:
Name der gesetzlichen Vertreter
Name der gesetzlichen Vertreter und der
sonstigen Personen mit der Vollmacht,
Verträge mit Dritten zu unterzeichnen
Erklärung des bevollmächtigten Vertreters der Organisation13:
Der Unterzeichnete erklärt, dass die in diesem Angebot gemachten Angaben richtig und
vollständig sind.
Name:
Vorname:
Titel, Anrede (Herr / Frau):
Funktion (z.B. "Direktor")
Telefonnummer:
Faxnummer:
E-Mail:
Internetadresse:
Name:
Vorname:
Unterschrift:
13
Sein Name muss zwingend auf der Liste der gesetzlichen Vertreter stehen, da andernfalls die
Unterschrift unter dem gesamten Angebot nicht rechtsgültig ist.
51
ANHANG I.2
FORMULAR ‚BANKANGABEN’
52
ANHANG I.3
FORMULAR ‚AUSSCHLUSSGRÜNDE’
ERKLÄRUNG DES BIETERS
1.
Hiermit erkläre ich ehrenwörtlich, dass ich mich in keiner der folgenden
Situationen nach Artikel 93 der Haushaltsordnung der Europäischen
Gemeinschaften (Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25.
Juni 2002), veröffentlicht im Amtsblatt L 248 vom 16. September 2002, befinde,
bei deren Vorliegen ich von der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren
ausgeschlossen wäre:
a)
Ich befinde mich nicht im Konkursverfahren, in Liquidation oder im
gerichtlichen Vergleichsverfahren, ich habe nicht meine gewerbliche Tätigkeit
eingestellt, ich befinde mich nicht aufgrund eines in den einzelstaatlichen
Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens
in einer vergleichbaren Lage.
b) Ich bin nicht aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft
worden, welche meine berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen.
c)
Ich habe im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung
begangen, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde.
d) Ich bin meiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen,
Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes
meiner Niederlassung, des Landes des Auftraggebers oder des Landes der
Auftragserfüllung nachgekommen.
2.
e)
Ich bin nicht rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer
kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen
der Gemeinschaft gerichteten Handlung verurteilt worden.
f)
Bei mir ist im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer
Finanzhilfe aus dem Gemeinschaftshaushalt keine schwere Vertragsverletzung
wegen Nichterfüllung meiner vertraglichen Verpflichtungen festgestellt
worden.
Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der
unter Buchstaben a), b) oder e) genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, einen
Strafregisterauszug neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder
Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte
gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese
Anforderungen erfüllt sind.
Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass der unter
Buchstabe d) genannte Fall nicht auf den Bieter zutrifft, eine von der zuständigen
Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.
Wird eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so
kann sie durch eine eidesstattliche Versicherung oder ersatzweise durch eine
ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Auftragnehmer vor
53
einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür
zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
Mit der ordnungsgemäßen Unterzeichnung und Rücksendung dieses Formulars
verpflichtet sich der Bieter, der Kommission die vorstehenden Dokumenten und
alle weiteren Unterlagen vorzulegen, die sie zu Zwecken der Nachprüfung für
sinnvoll erachtet.
3.
Ferner erkläre ich, der Unterzeichnete, ehrenwörtlich, dass
a)
die Gesellschaft bzw. die Organisation, die ich hier vertrete, und das für dieses
Angebot vorgeschlagene Personal sich zum Zeitpunkt der
Angebotseinreichung nicht in einem Interessenkonflikt im Zusammenhang mit
dieser Ausschreibung befinden; ich verpflichte mich hiermit, die Kommission
unverzüglich über jede Änderung dieser Situation, die nach der
Angebotseinreichung eintritt, zu unterrichten;
b) die der Kommission für die Teilnahme an dieser Ausschreibung vorgelegten
Auskünfte richtig, wahrheitsgemäß und vollständig sind.
[Ort] ………………………………., den………………………………….
Name und Vorname: ……………………………...
Titel, Funktion: ……………………………….
Unterschrift: ……………………………….
54
ANHANG II: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 1
Anhang II.1: Fallstudien für Los 1
56
Anhang II.2: Preisverzeichnis für Los 1
60
Anhang II.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 1 und seiner Anhänge
72
Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung
97
Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
98
Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
99
Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
103
Anhang II.3.e: Finanzgarantie
111
Anhang II.3.f: Bevollmächtigung
113
55
ANHANG II.1
Fallstudien für Los 1
Los 1 "Texten und Gestalten"
"Gestalten"
Fallstudie 1 (Gestaltung und Herstellung eines Posters)
Die Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit beschließt, ein Poster anfertigen zu
lassen, mit dem die Organismen, die für eine Finanzierung im Bereich "Sicherheit und
Schutz
der
Grundfreiheiten"
infrage
kommen,
über
die
neuen
Finanzierungsmöglichkeiten im Rahmen der Finanziellen Vorausschau 2007-2013
(Rahmenprogramm "Sicherheit und Schutz der Grundfreiheiten") informiert werden
sollen.
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:




Das Poster ist im Vierfarbendruck und im Format A2 anzufertigen;
der Bieter kann die Illustrationen und den Text des Posters frei gestalten;
das Poster ist in die 23 Amtssprachen der Europäischen Union zu übersetzen;
der Bieter hat eine Liste über den Adressenverteiler zu erstellen, wobei als
Zielgruppen die Organismen zu erfassen sind, die für eine Finanzierung im Rahmen
des genannten Finanzprogramms infrage kommen (öffentliche Verwaltungen,
Universitäten usw.). Diese Liste muss 15 000 Adressen in den 27 Mitgliedstaaten
umfassen (wobei die Anzahl der Adressen pro Land im Verhältnis zu seiner
jeweiligen Bevölkerung stehen muss);
 jedes Posterexemplar ist vierfach zu falten, zu kuvertieren und zu etikettieren;
 der Auftragnehmer hat die Poster an die Empfänger in den Mitgliedstaaten der
Europäischen Union zu versenden.
Der Bieter
 macht Vorschläge zur Aufmachung des Posters (Format A2);
 erläutert die Methodik, die bei der Festlegung der Zielgruppen der breiten
Öffentlichkeit verfolgt wird;
 macht Vorschläge für einen detaillierten Finanzierungsplan und berücksichtigt dabei
insbesondere die Ermittlung der Zielgruppen aus der breiten Öffentlichkeit und die
Gestaltung, Übersetzung und Herstellung sowie die Verpackung und den Versand an
die Empfänger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, und zwar in folgender
Stückzahl von Exemplaren (NB: Diese Zahlen wurden willkürlich und ausschließlich
für diesen Vorgang ausgewählt; sie spiegeln nicht die Situation wider, in der sich der
Auftragnehmer in der Realität befindet, da er in jedes Land die Stückzahl von Postern
versenden muss, die proportional seiner Bevölkerungszahl entspricht):
56
EN
FR
DE
NL
ES
IT
PL
BG
RO
HU
GR
FI
SL
SK
CZ
LT
LV
ET
PT
DK
SV
IR
MT
1 200
1 200
1 200
1 200
1 200
1 200
1 200
1 200
1 200
1 200
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
300
Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:



Qualität der Bildgestaltung/Layout des Posters (35 Punkte);
Wirksamkeit des methodischen Ansatzes und Effizienz der verwendeten
Instrumente bei der Festlegung der Zielgruppen aus der breiten Öffentlichkeit
(35 Punkte);
Inhaltliche Aussagekraft des Posters (30 Punkte).
Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere die Informationen im Abschnitt "Funding"
der Website der GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:
http://ec.europa.eu/justice_home/funding/intro/funding_intro_en.htm.
"Texten"
Fallstudie 2 (Gestaltung, Herstellung und Verbreitung einer Informationsbroschüre
mit DVD)
Die Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit beschließt, eine Broschüre anfertigen
zu lassen, um damit die breite Öffentlichkeit über die politischen Prioritäten zu
informieren, die sich aus dem Haager Programm und dem "Aktionsplan" zu seiner
Umsetzung ergeben.
Diese Broschüre enthält auch eine DVD mit den wichtigsten Grundlagendokumenten.
57
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:











Die Broschüre ist im Vierfarbendruck und im Format B5 anzufertigen;
die Broschüre ist in die 23 Amtssprachen der Europäischen Union zu übersetzen;
Papier: 350 g für den Umschlag; 135 g für die Innenseiten;
die DVD besteht aus 12 Abschnitten mit folgender Aufmachung:
 eine HTML-Seite Einleitung mit den allgemeinen Grundlagendokumenten;
 eine HTML-Seite für jede der im "Aktionsplan" festgelegten 10 Prioritäten; jede
dieser Seiten enthält für jeden Bereich die wichtigsten verfügbaren Dokumente
(drei Dokumente im Durchschnitt);
 eine HTML-Seite über die Umsetzung des Haager Programms ("Scoreboard
Plus") mit den einschlägigen Dokumenten;
jede Seite muss in den 23 Amtssprachen der Europäischen Union verfügbar sein;
die DVD ist durch Pressung zu vervielfältigen und muss ein Label mit dem Layout der
Broschüre tragen;
die DVD sind in transparente Hüllen zu stecken, die auf der Innenseite des
Broschürenumschlags einzukleben sind;
der Auftragnehmer kann den Text der Broschüre (ungefähr 65 000 Anschläge) und der
DVD frei gestalten;
der Bieter kann die Bildgestaltung der Broschüre und der DVD frei gestalten;
die Broschüre wird in Brüssel, bei öffentlichen Veranstaltungen oder bei
Besuchergruppen verteilt sowie durch die Vertretungen der Europäischen
Kommission in den Mitgliedstaaten verbreitet;
die Broschüre ist in Verpackungen zu je 25 Exemplaren an die Europäische
Kommission in Brüssel auszuliefern.
Der Bieter:
 macht Vorschläge zur Aufmachung der Broschüre (Layout des Einbands und einer
Innenseite, die Modellcharakter hat);
 macht Vorschläge zur Aufmachung des Broschüreninhalts;
 macht Vorschläge zur Aufmachung des DVD-Labels;
 macht Vorschläge zur HTML-Seite mit der Einleitung (Kompatibilität WAI Stufe 1)
der DVD (Digital- und Papierformat);
 redigiert die Einleitung der Broschüre (3 000 Anschläge, mit einer Toleranz von +/10 %);
 macht Vorschläge für einen detaillierten Finanzierungsplan und berücksichtigt dabei
insbesondere die Gestaltung, Übersetzung, Herstellung, Verpackung und Auslieferung
an die Europäische Kommission in Brüssel, und zwar in folgender Stückzahl von
Exemplaren14:
EN
FR
DE
NL
ES
14
4 800
4 800
3 200
800
800
Die Preise müssen die Auslieferung der Produkte an die Europäische Kommission in Brüssel mit
einschließen. Die Lieferkosten dürfen daher nicht getrennt in Rechnung gestellt werden.
58
IT
PL
BG
RO
HU
GR
FI
SL
SK
CZ
LT
LV
ET
PT
DK
SV
IR
MT
800
800
400
400
200
200
200
200
200
200
200
200
200
200
200
200
200
200
Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:
 Qualität der grafischen Gestaltung der Broschüre, der DVD und der HTML-Seite (40
Punkte);
 Aussagekraft und Qualität des für die Einleitung der Broschüre vorgeschlagenen
Textes (40 Punkte);
 Wirkungskraft der für die Broschüre sowie für die HTML-Seite vorgeschlagenen
Aufmachung (20 Punkte).
Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt „Haager Programm“ der
Website der GD JLS unter folgenden Adressen abzurufen:
http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/the_hague_priorities/index_en.htm
und
http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/the_hague_2006/index_en.htm
59
ANHANG II.2
Los 1 "Texten und Gestalten"
Preisverzeichnis
Wichtige Hinweise
Da die spezifischen Einzelverträge auf der Grundlage der Preisverzeichnisse geschlossen
werden, sind diese auszufüllen, zu datieren, zu unterzeichnen und dem Angebot
beizufügen.
Es ist zwingend geboten, dass der Bieter das Preisverzeichnis für die betreffenden
Dienstleistungen und Materialien vollständig ausfüllt. Die Preise sind in Euro und ohne
Umsatzsteuer anzugeben. Pro Einheit ist nur ein einziger Betrag anzugeben.
Die in den Preisverzeichnissen angegebenen Tarife sind Pauschalpreise und schließen
alle Gemeinkosten und die mit der Ausführung der Dienstleistungen verbundenen
Kosten, einschließlich der Haftpflichtversicherung und aller Pflichtversicherungen mit
ein.
Änderungen sind nicht zulässig. Jegliche Änderung kann zur Ablehnung des Angebots
führen.
Ausnahme: Sieht der Bieter die Notwendigkeit und kann er eine tragfähige
Begründung dafür vorweisen, so darf er dem Preisverzeichnis noch weitere
Elemente hinzufügen, jedoch nur bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits
vorhandenen Elemente. Die Preise müssen sich im Rahmen der üblichen Tarifpolitik
des Bieters bewegen und mit den für diese Art von Dienstleistungen oder Materialien
geltenden Marktpreisen vergleichbar sein.
Im speziellen Fall von derzeit noch nicht ins Auge gefassten oder noch nicht verfügbaren
Technologien, insbesondere im Informatik- oder im Multimediabereich, kann die
Kommission vom Auftragnehmer zum gegebenen Zeitpunkt zusätzliche Produkte oder
Dienstleistungen verlangen, die der Auftragnehmer dann zum günstigsten Marktpreis
anbieten muss. In diesem Fall hat der Auftragnehmer einen der Preisstruktur und dem
Preisniveau des Preisverzeichnisses entsprechenden Preisvorschlag zu machen. Dieser
Vorschlag unterliegt der Zustimmung der Europäischen Kommission.
Als Standardvorgabe müssen die Preise immer die Lieferung der jeweiligen Produkte an
die Europäische Kommission in Brüssel mit einschließen.
Für die Erstellung oder Übersetzung einer Papier- bzw. einer Webseite sind 1 500
Anschläge ohne Leerschritte anzusetzen.
60
Los 1 "Texten und Gestalten"
Preisverzeichnis
Firma: _____________________________________________________________
Name und Vorname: _____________________________________________________
Datum: ______________________________________________________________
Unterschrift: __________________________________________________________
Texten, Gestalten, Herstellung und Verbreitung von grafischen Materialien
Beschreibung
Stückkosten
Personal
. Projektdirektor
. Projektleiter
. Assistent des Projektleiters
. Chefredakteur
. Sekretär/in
. Grafischer Gestalter/Designer
. Grafischer Entwerfer/Bildner (Erstellung von Grafiken,
Tabellen, Zeichnungen, Skizzen usw.)
. Gestalter der HTML-Struktur und Navigation
. Informationssammler15
. Journalist/Manuskripttexter
. Fotograf16
. Redakteur
Typographische, orthographische und grammatikalische
Korrektur
Stilistische Korrektur17
Anpassung eines Textes18
Revision der Korrekturbögen
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
15
Z.B. Recherche im Internet, Recherche in Archiven, Suche nach konkreten Beispielen, Suche nach
Illustrationen, Suche nach Personen, die als Interviewpartner infrage kommen, Suche nach Fotografien
und sonstigen Abbildungen usw.
16 Dieser Posten wird auch für den Ankauf von Rechten für die Veröffentlichung vorhandener Fotografien
auf Papier oder auf Webseiten eingesetzt und damit in "Euro/Person/Tag" abgerechnet.
17 Bedarf des Um- bzw. Überschreibens bestimmter Passagen.
18 Erfordert unter Umständen das Um- bzw. Überschreiben des gesamten Textes.
61
Ausarbeitung bzw. Anpassung eines Konzeptes für die grafische
Aufmachung von Veröffentlichungen und Werbematerialien
. Ausarbeitung eines neuen Konzeptes für die grafische
Aufmachung
. Anpassung eines vorhandenen Konzeptes für die grafische
Aufmachung
Übersetzung
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. aus EN, FR ins EN, FR
. aus EN, FR in eine andere Sprache
. aus einer anderen Sprache ins EN, FR
. aus einer anderen Sprache in eine andere Sprache
. Zuschlag für ggf. dringende Übersetzung binnen 24Std.
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
+…%
Quantitative Erfolgskontrolle der Berichterstattung über ein
spezifisches Thema durch die Zeitungspresse und die
Onlinepresse
Qualitative Erfolgskontrolle der Berichterstattung über ein
spezifisches Thema durch die Zeitungspresse und die
Onlinepresse (Analyse der Entwicklungen bei den behandelten
Fragen, den Stellungnahmen von Meinungsführern, Leitartiklern
und Medienvertretern usw.)
Erstellung eines Berichts über die quantitative und die qualitative
Erfolgskontrolle
Digitalisierung von Fotografien/Abbildungen
. für die Veröffentlichung auf Papier (300 dpi)
. für die Veröffentlichung im Web (72 dpi)
Retouchieren von Fotografien
Anmietungen von Fotografien ohne Copyright (z.B. aus einer
Mediathek des Bieters)
Speicherung von 100 Fotografien auf CD-ROM
Speicherung von 100 Fotografien auf DVD
. Entwicklung einer Fotoaufnahme
. 10 * 15 cm
. 20 * 30 cm
. 30 * 45 cm
. 40 * 60 cm
. 50 * 75 cm
. Vervielfältigung eines Fotos bei Abnahme von mindestens 10
Stück
. 10 * 15 cm
. 20 * 30 cm
. 30 * 45 cm
. 40 * 60 cm
. 50 * 75 cm
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/CD-ROM
… Euro/DVD
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
62
. Lieferung von Rahmen für großformatige Bilder bei Abnahme
von mindestens 10 Stück
. 20 * 30 cm
. 30 * 45 cm
. 40 * 60 cm
. 50 * 75 cm
. 70 * 100 cm
. größer als 70 * 100 cm
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Einrahmung
Layout über elektronischen Datenträger (nur Text)
. Format A6
. Format A5
. Format A4
. Format A3
. Format A2
. Format A1
. Format A0
. Format B5
. Format C5
Layout über elektronischen Datenträger (Text + Abbildungen)
. Format A6
. Format A5
. Format A4
. Format A3
. Format A2
. Format A1
. Format A0
. Format B5
. Format C5
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
Korrekturabzug in Farbe (Iris, Sublimierung, digital)
. Format A6
. Format A5
. Format A4
. Format A3
. Format A2
. Format A1
. Format A0
. Format B5
. Format C5
Chemischer Korrekturabzug in Farbe von Filmen
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A6
. Format A5
. Format A4
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
63
. Format A3
. Format A2
. Format A1
. Format A0
. Format B5
. Format C5
Herstellung von Filmen (2 400 dpi)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A6
. Format A5
. Format A4
. Format A3
. Format A2
. Format A1
. Format A0
. Format B5
. Format C5
Druckauflage von Veröffentlichungen19
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A6
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A5
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A4
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
19
Vierfarbendruck, acht Seiten, Papier von 135 g.
64
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format B5
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format C5
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
Anfertigung eines Posters20
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Gestaltung der Entwürfe im
. Format A3
. Format A2
. Format A1
. Format A0
. Format 40 * 60 cm
. Format 50 * 70 cm
. Format 70 * 100 cm
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Druckauflage im
. Format A3
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A2
. unter 100 Exemplare
20
… Euro/Stück
Vierfarbendruck, Papier von 170 g.
65
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A1
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A0
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare s
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format 40 * 60 cm
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format 50 * 70 cm
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
66
. 10 000 Exemplare oder mehr
. Format 70 * 100 cm
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000-2 999 Exemplare
. 3 000-4 999 Exemplare
. 5 000-9 999 Exemplare
. 10 000 Exemplare oder mehr
Herstellung von kartonierten Hüllen (Heftmappen) zum Einlegen
von Dokumenten im Format A421
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Vervielfältigung einer Seite im Format A4, schwarz-weiß
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Kopien
. 100-499 Kopien
. 500-999 Kopien
. 1 000-1 999 Kopien
. 2 000 Kopien oder mehr
Vervielfältigung einer Seite im Format A4, schwarz-weiß,
vorder- und rückseitig
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Kopien
. 100-499 Kopien
. 500-999 Kopien
. 1 000-1 999 Kopien
. 2 000 Kopien oder mehr
Anfertigung von Plakaten22 Forex (oder anderes Material) 3 mm
. im Format kleiner als 0,70 * 1 m
. im Format 0,70 * 1 m oder größer
Anfertigung von Kattunen/Kalikos23 (zur Verwendung
drinnen/draußen)
Druck von Standverkleidungen/Verblendungen für
Informationsstände
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/m²
21
Geschlossenes Format: A4+ (215 x 302 mm). Druckauflage: ganz im Vierfarbendruck. Papier:
Innenseite 350 g/m² – Beschichtung matt. Verarbeitung: drei Verschlussklappen.
22 Gescanntes Foto mit hoher Auflösung im Format 70 * 90 cm mit Titel, Untertitel und einigen
Textzeilen; Schutzbeschichtung; Trägermaterialsupport.
23 Grundstoff/Gewebe für eine Persenning im Format 60 * 200 cm; gescanntes Foto mit hoher Auflösung
im Format 70 * 90 cm mit Titel, Untertitel und einigen Textzeilen.
67
. 4 Streifen/Spannbänder in den Abmessungen 0,747 x 2,28 m
. 2 Streifen/Seitenbänder in den Abmessungen 0,381 x 2,28 m
Kuvertierung (Plastikfolie) von Dokumenten im Format A4 und
zwischen 20 und 100 g pauschal, mit fertig adressierten Etiketten
sowie Einlieferung bei der Post (ohne Versandporto)
Verpackung als Postpaket mit fertig adressierten Etiketten sowie
Einlieferung bei der Post oder bei einem Eilbotendienst (ohne
Versandporto)
Versendung von Briefen und Paketen mit Express-Kurierdienst
im Inland
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Versendung von Briefen und Paketen mit normaler Post im
Inland
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Beförderung von schweren Paketen/Frachtstücken im Inland
Versendung von Briefen und Paketen mit Express-Kurierdienst
ins Ausland (innerhalb der EU)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
… Euro/kg/km
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Versendung von Briefen und Paketen mit normaler Post
(innerhalb der EU)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Beförderung von schweren Paketen/Frachtstücken ins Ausland
(innerhalb der EU)
Lokale Auslieferung von Päckchen
Herstellung einer maßgeschneiderten Vorführ-CD-ROM, die 15
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
… Euro/kg/km
… Euro/Stück
… Euro
68
Texte + 15 Grafiken umfasst
Herstellung einer maßgeschneiderten DVD-R mit
Autorensoftware und Programmierung, die 15 Texte + 15
Grafiken umfasst
Vervielfältigung der CD-ROM durch Pressung
… Euro
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Vervielfältigung der CD-ROM durch Gravur (Eilverfahren)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 e Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 e Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Vervielfältigung der DVD-R durch Pressung
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Vervielfältigung der DVD-R durch Gravur (Eilverfahren)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Druck einer Etikette im Vierfarbendruck auf die CD-ROM/DVD
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Lieferung der Kopien der CD-ROM/DVD in einer "Diva Box"
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
69
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Lieferung der Kopien der CD-ROM/DVD in transparenter
Plastikhülle
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 100 Exemplare
. 100-299 Exemplare
. 300-499 Exemplare
. 500-999 Exemplare
. 1 000-1 999 Exemplare
. 2 000 Exemplare oder mehr
Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") mit Erkennungszeichen
im Vierfarbendruck24
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rechteckig25
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rund26
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
Prozentsatz etwaiger Zuschläge
Beschreibung
Stückkosten
…%
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und
Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen
Kommission
Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente27
Beschreibung
Stückkosten
24
Erkennungszeichen könnten beispielsweise sein: die europäische Fahne, die Aufschriften "Europäische
Union", "Justiz, Freiheit und Sicherheit" und URL der GD JLS.
25 Block von 50 Notizblättern, rechteckig im Format +/- 100 * 70 mm.
26 Block von 50 Notizblättern, rund mit +/- 7 cm Durchmesser.
27 Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.
70
…
…
…
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntagsund Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der
Europäischen Kommission
…
…
…
+…%
71
ANHANG II.3
ENTWURF DES RAHMENVERTRAGS FÜR LOS 1
UND SEINER ANHÄNGE
Anhang II.3.a: Leistungsbeschreibung
97
Anhang II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
98
Anhang II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
99
Anhang II.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
103
Anhang II.3.e: Finanzgarantie
111
Anhang II.3.f: Bevollmächtigung
113
72
EUROPÄISCHE KOMMISSION
GENERALDIREKTION JUSTIZ, FREIHEIT UND SICHERHEIT
Direktion A: Allgemeine Angelegenheiten
ENTWURF DES
DIENSTLEISTUNGSRAHMENVERTRAGS
RAHMENVERTRAG Nr. … (Los 1)
Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die
Kommission der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur
Unterzeichnung dieses Vertrages vertreten wird durch
Herrn Tung-Laï MARGUE
Direktor
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion A "Allgemeine Angelegenheiten"
einerseits,
und
[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]
[Rechtsform]
(Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer um eine natürliche Person oder eine
öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt.)
[Nummer der Eintragung in das Berufsregister] (Diese
Angabe entfällt, wenn es sich beim
Auftragnehmer um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt. Bei natürlichen Personen ist die Nummer des
Personalausweises, Reisepasses oder eines gleichwertigen Dokuments anzugeben).
[vollständige Geschäftsanschrift]
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]
(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Rahmenvertrags
vertreten wird durch [Name, Vorname und Funktion]
andererseits,
73
VEREINBAREN
die folgenden Besonderen Bedingungen und Allgemeinen Bedingungen sowie
folgende Anhänge -
Anhang I:
Leistungsbeschreibung (Ausschreibung Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu
ergänzen])
Anhang II:
Angebot des Auftragnehmers (Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu
ergänzen]) mit Preisverzeichnis
Anhang III: Auftragsschein/Einzelvertrag
Anhang IV: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
Anhang V:
Finanzgarantie -
die Bestandteile dieses Rahmenvertrags (im Folgenden "der Vertrag" genannt) sind.
Die Bestimmungen der Besonderen Bedingungen gehen den Bestimmungen der übrigen
Teile des Vertrags vor. Die Bestimmungen der Allgemeinen Bedingungen gehen den
Bestimmungen der Anhänge vor. Die Bestimmungen der Leistungsbeschreibung
(Anhang II.3.a) gehen den Bestimmungen der Auftragsscheine und der spezifischen
Einzelverträge (Anhang II.3.c) und letztere gehen den Bestimmungen des Angebots
(Annhang II.3.b) vor.
Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses
Vertrags als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. Etwaige Unklarheiten oder
Widersprüche innerhalb eines Teils oder zwischen den Teilen werden durch schriftliche
Anweisung der Kommission geklärt bzw. ausgeräumt. Der Auftragnehmer kann eine
solche Anweisung unbeschadet seiner Rechte gemäß Artikel I.8 anfechten.
74
I – BESONDERE BEDINGUNGEN
ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND
I.1.1
Gegenstand dieses Vertrags ist die Gestaltung, Abfassung und Anfertigung von
Informationsprodukten und Werbematerialien auf geeigneten PR-Trägern mit
Bezug auf die Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht
allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht
abschließend):
 Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
 Suche, Erfassung und Analyse von Informationen und Dokumenten;
 Abfassung, Übersetzung, Überarbeitung und Anpassung von Dokumenten wie
z.B. Berichten, Zeitschriften, Newslettern, Memos, Broschüren, Faltblättern,
Übersichten,
Merkblättern,
Plakaten,
Werbeschildern
und
anderen
Informationsprodukten;
 Planung, Festlegung, Gestaltung, und Abfassung von Informationsprodukten, die
bei Kommunikationskampagnen eingesetzt werden sollen;
 Abfassung von Werbeanzeigen/-inseraten;
 Abfassung von Reportagen, Zeitungsartikeln und Interviews;
 Abfassung und Herstellung von Werbe- und Darstellungsmaterialien;
 grafische Gestaltung, Suche nach bildlichen, fotografischen, bildlichen
Darstellungen, Aufbau, Formatierung und Herstellung von elektronischen Dateien
(QuarkXpress, Adobe InDesign, pdf press optimized) und von Filmen zum Druck
von Veröffentlichungen, wie z.B. Berichten, Broschüren, Faltblättern, Plakaten,
Newslettern, Memos, Zeitschriften usw.;
 Anpassung aller vorgenannten Vorhaben im Hinblick auf ihre Veröffentlichung
auf Webseiten und/oder elektronischen Datenträgern (CD-ROM, DVD usw.);
 grafische Gestaltung und Umsetzung von Werbeanzeigen;
 Gestaltung fotografischer Reportagen;
 Aufbau und Verwaltung einer Fotothek, einschließlich der Behandlung der
jeweiligen Fragen des Urheberrechts;
 grafische Gestaltung und Herstellung von Werbe- und Darstellungsmaterialien in
limitierter Auflage (Plakate, geografische Karten usw.);
 Verpackung der hergestellten Materialien;
 Versand oder Transport der hergestellten Materialien.
I.1.2
Mit der Unterzeichnung des Vertrags geht die Kommission keine
Kaufverpflichtung ein. Für die Kommission verbindlich sind lediglich die zur
Durchführung des Vertrags ausgestellten Auftragsscheine und spezifischen
Einzelverträge.
75
I.1.3
Vom Zeitpunkt der Aufforderung zur Vertragserfüllung an oder ab Beginn der
Vertragserfüllung erbringt der Auftragnehmer die ihm übertragenen
Dienstleistungen nach Maßgabe sämtlicher Vertragsbestimmungen.
I.1.4
Der Auftragnehmer erwirbt mit diesem Vertrag kein ausschließliches Recht, die
in Anhang II.3.a genannten Leistungen für die Kommission zu erbringen.
Der Auftragnehmer wird als [erster, zweiter, dritter] Auftragnehmer des
Mehrfachrahmenvertrags (Kaskadensystem) ausgesucht. Bei den anderen
Auftragnehmern, die aufgrund der bei der Bewertung der Angebote
vorgenommenen Einstufung berücksichtigt werden, handelt es sich um
[Name und Adresse der beiden anderen Auftragnehmer]
ARTIKEL I.2 – LAUFZEIT
I.2.1
Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt unterzeichnende
Partei in Kraft.
I.2.2
Die Vertragserfüllung darf keinesfalls vor dem Tag des Inkrafttretens des
Vertrags beginnen. Die Auftragsausführung darf keinesfalls vor dem Tag des
Wirksamwerdens des jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen
Einzelvertrags beginnen.
I.2.3
Der Vertrag ist auf 12 (zwölf) Monate ab seinem Inkrafttreten befristet. Diese
Vertragslaufzeit und alle anderen im Vertrag genannten Zeiträume sind, soweit
nicht anders angegeben, in Kalendertagen ausgedrückt.
I.2.4
Die Auftragsscheine bzw. spezifischen Einzelverträge sind vor Ablauf des
Vertrags, auf den sie sich beziehen, unterschrieben zurückzusenden.
Der Vertrag gilt nach seinem Erlöschen für die ausgestellten Auftragsscheine
bzw. spezifischen Einzelverträge weiter, jedoch nicht länger als 6 (sechs) Monate.
I.2.5
Der Vertrag kann höchstens dreimal um je ein Jahr verlängert werden, dies aber
nur vor Vertragsablauf und mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der
Parteien. Die Verlängerung bedeutet nicht, dass bestehende Verpflichtungen
geändert oder zurückgestellt werden.
ARTIKEL I.3 – AUFTRAGSWERT
I.3.1
Der Preis der Dienstleistungen wird stets nach Maßgabe des Preisverzeichnisses
in Anhang II.2 errechnet.
Als Höchstbetrag, der von der Kommission für die Dienstleistungen
(einschließlich Reise- und Aufenthaltskosten) aus dem Vertrag zu zahlen ist, wird
ein Auftragswert von insgesamt 2 000 000 EUR (zwei Millionen Euro) angesetzt,
mit denen alle ausgeführten Arbeiten abgegolten sind.
I.3.2
Die Preise sind in Euro anzugeben.
76
I.3.3
Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Vertragserfüllung nicht
geändert werden.
Ab dem zweiten Jahr der Vertragserfüllung kann jeder Preis jährlich auf Antrag
einer der Vertragsparteien nach oben oder unten angepasst werden; der Antrag
muss per Einschreiben spätestens 60 Tage vor dem Jahrestag der
Vertragsunterzeichnung bei der anderen Vertragspartei eingehen. Die
Kommission erwirbt die Leistung zu den Preisen, die zum Zeitpunkt der
Unterzeichnung der jeweiligen Auftragsscheine oder spezifischen Einzelverträge
gelten. Diese Preise dürfen nicht geändert werden.
Bei der Anpassung des Preises wird die Entwicklung des harmonisierten
Verbraucherpreisindex VPI-EWU (Euro-Währungsgebiet) zugrunde gelegt,
wobei die Erstveröffentlichung des Index durch das Amt für amtliche
Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften im EUROSTATMonatsbulletin (http://www.ec.europa.eu/eurostat/) maßgebend ist.
Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:
Pr = Po (Ir/Io)
Dabei sind
Pr
Po
Io
Ir
=
=
=
=
angepasster Preis;
Preis im ursprünglichen Angebot;
Index des Monats, in dem die Bindefrist des Angebots abläuft;
Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf
Preisanpassung eingegangen ist.
I.3.4. Über den im Auftragsschein oder spezifischen Einzelvertrag festgesetzten
Gesamtpreis hinaus werden Reise- und Aufenthaltskosten sowie Versandkosten
des Auftragnehmers nach Artikel II.7 erstattet, genauso wie die sonstigen in der
Leistungsbeschreibung für die Dauer der Durchführung des Vertrags
vorgesehenen Ausgaben. Das in Artikel II.7.4 Buchstabe d) vorgesehene
Tagegeld bestimmt sich nach Anhang II.3.d. Außerdem werden die
Unterbringungskosten nach Artikel II.7.1 bis zu dem in Anhang II.3.d
festgelegten Höchstbetrag erstattet
ARTIKEL I.4 – DURCHFÜHRUNG DES VERTRAGS
Jede Anmeldung zum Leistungsbezug eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten
Dienstleistung ist Gegenstand einer schriftlichen Anfrage der Europäischen Kommission
beim Auftragnehmer, auf die der ausgewählte Auftragnehmer ein detailliertes Angebot
vorlegen muss. Der Auftragnehmer verfügt ab dem Zeitpunkt der Versendung der
Anfrage durch die Kommission über die in ihrer Anfrage festgelegte Anzahl von
Werktagen (in der Regel zwischen 10 und 20 Werktagen, je nach Komplexität der
Arbeiten), um sein Angebot vorzulegen.
Ist der Auftragnehmer nicht verfügbar, so teilt er der Kommission die Gründe für seine
Absage binnen 5 Tagen mit; die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem
nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.
77
Ebenso gilt der Auftragnehmer bei Nichteinhaltung der Frist oder im Fall von
Meinungsverschiedenheiten über das Angebot, die selbst nach Erörterungen und
Verhandlungen noch nicht ausgeräumt sind, als nicht verfügbar, und die Kommission ist
dann berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.
Binnen 10 Werktagen nach dem Tag, an dem die Kommission dem Auftragnehmer einen
Auftragsschein bzw. spezifischen Vertrag übermittelt hat, muss dieser ordnungsgemäß
unterzeichnet und datiert wieder bei der Kommission eingehen. Bei Nichteinhaltung
dieser Frist gilt der Auftragnehmer als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann
berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.
78
ARTIKEL I.5 – ZAHLUNGSFRISTEN
Die vertraglichen Zahlungen erfolgen nach Maßgabe von Artikel II.4. Die Zahlungen
erfolgen nur, wenn der Auftragnehmer bei Vorlage der Rechnung sämtliche
Vertragspflichten erfüllt hat. Neue Rechnungen dürfen nicht eingereicht werden, wenn
Rechnungen für frühere Auftragsscheine oder spezifische Verträge wegen Nicht- oder
Schlechterfüllung nicht bezahlt wurden.
I.5.1 Vorfinanzierung
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
deren
Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Vorfinanzierung.
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:
deren
Der Auftragnehmer kann eine Vorfinanzierung in Höhe von 30 % des
Gesamtpreises der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger
Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener
Ausgaben.
I.5.2 Zwischenzahlungen
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
deren
Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Zwischenzahlungen.
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:
deren
 Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von unter sechs Monaten gibt
es keine Zwischenzahlungen.
 Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von sechs Monaten oder mehr
kann der Auftragnehmer eine Zwischenzahlung von 30 % des
Gesamtauftragswertes der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme
etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger
unvorhergesehener Ausgaben.
Anträge des Auftragnehmers auf Zwischenzahlungen sind zulässig, wenn ihnen
entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen
Einzelvertrags erstellter Zwischenbericht über die technische Durchführung oder
eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige
Dienstleistung beiliegt.
Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische
Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu
genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10
Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.
79
Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der
Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zwischenzahlung in
Höhe von 30 % des im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag
festgelegten Gesamtbetrags für die betreffenden Dienstleistung, mit Ausnahme
etwaiger Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger
unvorhergesehener Ausgaben.
I.5.3 Zahlung des Restbetrags
Die Zahlung des Restbetrags erfolgt nach der Ausführung der Dienstleistung durch
den Auftragnehmer und nach ihrer Annahme durch die Europäische Kommission,
und zwar binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags des Auftragnehmers auf
Zahlung.
Antrage des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn
ihnen Folgendes beiliegt:



entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des
spezifischen Einzelvertrags erstellter Abschlussbericht über die technische
Durchführung oder eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission
für die jeweilige Dienstleistung;
eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7 des
Rahmenvertragsentwurfs;
die betreffenden Rechnungen, auf denen die Referenznummern des
Rahmenvertrags und des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags
angegeben sind, denen sie zuzuordnen sind.
Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische
Kommission über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu
genehmigen oder abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10
Tagen, um zusätzliche Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.
Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der
Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zahlung des für die
eingereichten Rechnungen noch ausstehenden Restbetrags.
[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Belgien haben, gilt der Vertrag als Antrag
auf Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.) Nr. 450, sofern auf der Rechnung/den
Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Befreiung von der Mehrwertsteuer
nach Artikel 42 Absatz 3.3 des Mehrwertsteuergesetzbuchs“ oder ein
gleichwertiger Vermerk in französischer oder niederländischer Sprache
angebracht wird.]
[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Italien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf
Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.), sofern auf der Rechnung/den
Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Operazione non imponibile ai sensi
dell'articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come
modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425
dell'8/8/1996“ angebracht wird.
80
I.5.4 Finanzgarantie
Bei einer Vorfinanzierung von über 150 000 EUR (einhundertfünfzigtausend Euro)
ist eine von einer Bank, einem zugelassenen Finanzinstitut oder einem Dritten
zugunsten der Europäischen Kommission ausgestellte Finanzgarantie in Höhe des
vorfinanzierten Betrags zu leisten (Anhang II.3.e).
ARTIKEL I.6 - BANKKONTO
Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Euro-Konto des Auftragnehmers:
Name der Bank: [….zu ergänzen]
Anschrift der kontoführenden Zweigstelle: [….zu ergänzen]
Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: [….zu ergänzen]
Vollständige Kontonummer einschließlich der Bankcodes: [….zu ergänzen]
IBAN-Code des Kontos: [….zu ergänzen]
ARTIKEL I.7 – ALLGEMEINE VERWALTUNGSBESTIMMUNGEN
Alle Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Vertrag haben zu ihrer Wirksamkeit
schriftlich und unter Angabe der Vertragsnummer sowie der Nummer des
Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags zu erfolgen. Nicht eingeschriebene
Schriftstücke gelten als zu dem Zeitpunkt bei der Kommission eingegangen, zu dem die
unten angegebene zuständige Abteilung das jeweilige Schreiben registriert hat.
Mitteilungen sind an folgende Anschrift zu richten:
An die Kommission:
Europäische Kommission
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"
Referat " Information und Kommunikation "
z.Hd. des Referatsleiters
Büro: LX 46 7/81
1049 Brüssel
Belgien
An den Auftragnehmer:
Herrn/Frau […]
[Funktion]
[Firmenname]
[Vollständige Anschrift]
ARTIKEL I.8 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND
I.8.1
Dieser Vertrag unterliegt dem materiellen Recht Belgiens.
I.8.2. Für alle Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien über die Auslegung oder
Anwendung dieses Vertrags, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die
Gerichte von Brüssel zuständig.
81
ARTIKEL I.9 - DATENSCHUTZ
Alle im Vertrag enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung
(EG) Nr. 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung
personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und
zum freien Datenverkehr bearbeitet. Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt einzig und
allein zum Zweck der Erfüllung, der Verwaltung und des ‚Follow-up’ des Vertrags durch
die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und
Sicherheit" (GD JLS). Sie können jedoch den Stellen, die nach Maßgabe des
Gemeinschaftsrechts Überwachungs- oder Überprüfungsaufgaben wahrnehmen,
übermittelt werden. Der Auftragnehmer hat Zugang zu seinen persönlichen Daten und
das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu fordern. Fragen in
Zusammenhang mit der Bearbeitung der personenbezogenen Daten sind an die für die
Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
(GD JLS) zu richten. Der Auftragnehmer kann sich jederzeit an den Europäischen
Datenschutzbeauftragen wenden: (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).
ARTIKEL I.10 – KÜNDIGUNG DURCH EINE VERTRAGSPARTEI
Jede Vertragspartei kann den Vertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 2
Monaten nach eigenem Ermessen und ohne Schadensersatzpflicht kündigen. Kündigt die
Kommission den Vertrag, hat der Auftragnehmer lediglich Anspruch auf eine anteilige
Vergütung entsprechend den vor der Kündigung in Auftrag gegebenen Dienstleistungen.
Bei Erhalt des Kündigungsschreibens hat der Auftragnehmer alle erforderlichen
Maßnahmen zu treffen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten, Schäden zu
vermeiden und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren
Umfang zu reduzieren. Er hat binnen 60 Tagen nach dem Wirksamwerden der
Kündigung die in den Besonderen Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen
für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen zu erstellen.
ARTIKEL I.11 – SONSTIGE BESONDERE BEDINGUNGEN
I.11.1 Vertragsstrafen
Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Dienstleistungspflichten nicht binnen
der in den Auftragsscheinen bzw. den spezifischen Einzelverträgen vorgesehenen
Fristen oder handelt es sich bei der erbrachten Dienstleistung um einen Fall der
Schlechterfüllung, so werden Vertragsstrafen gemäß den folgenden Modalitäten
verhängt.
Im Fall der Nichteinhaltung der Fristen
wird eine Geldstrafe nach Maßgabe folgender Formel verhängt:
[0,5 % des Gesamtwertes der Dienstleistung] X [Anzahl der Werktage der
Säumnis].
Insgesamt darf die Vertragsstrafe im Fall der Fristüberschreitung jedoch einen
Höchstbetrag von 20 % des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw.
82
spezifischem Einzelvertrag nicht übersteigen. Diese Vertragsstrafen werden ohne
vorherige Mahnung mit Eintritt der Säumnis fällig.
Im Fall der Schlechterfüllung
bei der Erbringung der Dienstleistungen kann die Europäische Kommission nach
der zweiten Vorlage/Vorstellung die Ausführung des Auftragsscheins oder des
spezifischen Einzelvertrags mit dem unzuverlässigen Auftragnehmer abbrechen
und den zweiten Auftragnehmer auf der Liste mit dem Auftrag betrauen, danach
gegebenenfalls und nach demselben Verfahren den dritten Auftragnehmer. In
diesem Fall ist der unzuverlässige Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche
Zahlungen, die er in Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen
Einzelvertrags bereits erhalten hat, zurückzuzahlen.
I.11.2 Aussetzung der Auftragsvergabe
Die Europäische Kommission kann die Auftragsvergabe an den unzuverlässigen
Auftragnehmer unter bestimmten Umständen aussetzen.
Hat ein Auftragnehmer Dienstleistungen mit einer Verspätung bezüglich der im
Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Frist erbracht, die
sich nachteilig auf die Ergebnisse der in Auftrag gegebenen Aktion auswirkt, und
ist diese Verspätung nicht den Dienststellen der Europäischen Kommission
anzulasten, oder wurde bei diesem Auftragnehmer mindestens zweimal eine
Schlechterfüllung bezüglich der Ausführung eines Auftragsscheins oder eines
spezifischen Einzelvertrags festgestellt, so kann die Europäische Kommission die
Auftragsvergabe der nächsten drei Dienstleistungen an diesen Auftragnehmer
ohne Weiteres mittels eingeschriebenen Briefes aussetzen. Dies bedeutet, dass der
unzuverlässige Auftragnehmer für die nächsten drei Aufträge an das Ende der
Kaskade gesetzt wird.
83
II – ALLGEMEINE BEDINGUNGEN
ARTIKEL II.1 - VERTRAGSERFÜLLUNG
II.1.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. Der
Auftragnehmer allein haftet für die Einhaltung der ihm insbesondere auf Grund
arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Bestimmungen obliegenden rechtlichen
Verpflichtungen.
II.1.2 Der Auftragnehmer besorgt in eigener Verantwortung die Genehmigungen bzw.
Lizenzen, die nach dem am Erfüllungsort geltenden Recht für die
Vertragserfüllung erforderlich sind.
II.1.3 Unbeschadet von Artikel II.3 betrifft jede Bezugnahme auf die Mitarbeiter des
Auftragnehmers in diesem Vertrag ausschließlich Personen, die an der
Vertragserfüllung beteiligt sind.
II.1.4 Der Auftragnehmer setzt zur Vertragserfüllung ausschließlich Mitarbeiter ein, die
die erforderlichen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen für die
Ausführung des ihm erteilten Auftrags besitzen.
II.1.5 Der Auftragnehmer darf die Kommission weder vertreten noch durch sein
Auftreten den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt
Dritten gegenüber klar, dass er nicht dem Europäischen Öffentlichen Dienst
angehört.
II.1.6 Der Auftragnehmer allein haftet für das zur Auftragsausführung eingesetzte
Personal.
Der Auftragnehmer regelt das Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis zu seinen
Mitarbeitern wie folgt:


Die Mitarbeiter, die den dem Auftragnehmer erteilten Auftrag ausführen,
dürfen keine unmittelbaren Weisungen von der Kommission
entgegennehmen,
Die Kommission fungiert in keinem Fall als Arbeitgeber der Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter können aus der vertraglichen Beziehung zwischen
Kommission und Auftragnehmer keinerlei Rechte gegenüber der
Kommission ableiten.
II.1.7 Bei Störungen oder Zwischenfällen infolge von Handlungen eines in den
Räumlichkeiten der Kommission arbeitenden Mitarbeiters des Auftragnehmers,
oder wenn die Erfahrung und/oder fachliche Befähigung eines Mitarbeiters des
Auftragnehmers nicht dem aufgrund des Vertrags erforderlichen Profil entspricht,
ersetzt der Auftragnehmer den betreffenden Mitarbeiter unverzüglich. Die
Kommission kann mit entsprechender Begründung den Ersatz eines Mitarbeiters
des Auftragnehmers verlangen. Das Ersatzpersonal muss über die erforderlichen
Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter denselben
Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei der
84
Auftragsausführung, die sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter nach Maßgabe
dieses Artikels ersetzt wird
II.1.8 Wird die Auftragsausführung mittelbar oder unmittelbar durch unvorhergesehene
Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder vollständig behindert,
so hat der Auftragnehmer dies umgehend von sich aus festzustellen und der
Kommission schriftlich zu melden. In der Meldung ist die Ursache zu beschreiben
und anzugeben, wann das Problem eingetreten ist. Außerdem ist mitzuteilen,
welche Abhilfemaßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um seinen
vertraglichen Verpflichtungen in vollem Umfang nachzukommen. Der
Auftragnehmer bemüht sich vorrangig um die Lösung des Problems und nicht um
die Klärung der Haftungsfrage.
II.1.9 Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten nicht nach Maßgabe des
Vertrags, kann die Kommission - unbeschadet ihres Rechts, den Vertrag zu
kündigen – im Verhältnis zum entstandenen Schaden Zahlungen kürzen oder
bereits ausgezahlte Beträge zurückfordern. Außerdem kann die Kommission
gemäß Artikel II.16 Vertragsstrafen verhängen oder einen pauschalierten
Schadensersatz verlangen.
ARTIKEL II. 2 – HAFTUNG
II.2.1 Die Kommission kann nicht für Schäden haftbar gemacht werden, die dem
Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung entstehen, es sei denn diese Schäden
sind auf ein vorsätzlich regelwidriges oder grob fahrlässiges Verhalten der
Kommission zurückzuführen.
II.2.2 Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm bei der Vertragserfüllung,
einschließlich der im Rahmen der Erteilung von Unteraufträgen gemäß Artikel
II.13 verursachten Verluste und Schäden. Die Kommission kann nicht für
Handlungen oder Unterlassungen des Auftragnehmers bei der Vertragserfüllung
haftbar gemacht werden.
II.2.3 Führt ein durch den Auftragnehmer bei der Ausführung des Vertrags verursachter
Schaden dazu, dass ein Dritter gegen die Kommission vorgeht, Ansprüche gegen
sie geltend macht oder ein Verfahren gegen sie anstrengt, so ersetzt der
Auftragnehmer der Kommission den hieraus entstehenden Schaden.
II.2.4 Erhebt ein Dritter im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung Klage gegen die
Kommission, leistet der Auftragnehmer der Kommission Beistand. Die
Kommission kann gegebenenfalls die dem Auftragnehmer dadurch entstehenden
Kosten tragen.
II.2.5 Der Auftragnehmer schließt die nach dem maßgeblichen Recht erforderlichen
Versicherungen zur Deckung von Risiken und Schäden bei der Vertragserfüllung
ab. Er schließt eine angemessene, den Gepflogenheiten in seinem
Wirtschaftszweig entsprechende Zusatzversicherung ab. Der Kommission erhält
auf Wunsch eine Kopie der jeweiligen Versicherungspolicen.
ARTIKEL II.3 - INTERESSENKONFLIKT
85
II.3.1 Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um eine Situation zu
vermeiden, die eine unparteiische und objektive Vertragserfüllung beeinträchtigen
könnte. Ein derartiger Interessenkonflikt kann sich insbesondere aus einem
wirtschaftlichen Interesse, politischer Affinität oder nationalen Bindungen,
familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Bindungen oder
Interessengemeinschaften ergeben. Entstehen im Zuge der Vertragserfüllung
Interessenkonflikte, so sind diese der Kommission unverzüglich schriftlich
mitzuteilen. Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um diese
Interessenkonflikte zu beenden.
Die Kommission behält sich vor, die in diesem Zusammenhang getroffenen
Maßnahmen des Auftragnehmers auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen und
erforderlichenfalls zusätzliche Maßnahmen zu verlangen, für deren Durchführung
sie eine Frist setzt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass Mitarbeiter und
Geschäftsleitung nicht in eine Situation geraten, die zu einem Interessenkonflikt
führen könnte. Unbeschadet von Artikel II.1 ersetzt der Auftragnehmer umgehend
und ohne jegliche Entschädigung durch die Kommission jeden Mitarbeiter, der
sich in einer derartigen Situation befindet.
II.3.2 Der Auftragnehmer meidet Kontakte, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigen
könnten.
II.3.3 Der Auftragnehmer erklärt, dass


er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft
nicht machen wird, aus denen sich ein Vorteil im Rahmen dieses Vertrags
ableiten lässt;
er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Vergabe
des Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine
Sachleistung gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen hat,
die als rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit
anzusehen sind, und dies auch in Zukunft nicht tun wird.
II.3.4 Der Auftragnehmer gibt schriftlich alle einschlägigen Verpflichtungen an seine
Mitarbeiter, die Geschäftsleitung sowie die an der Vertragserfüllung beteiligten
Dritten weiter. Er übermittelt der Kommission auf ihren Wunsch eine Kopie der
Weisungen und eingegangenen Verpflichtungen.
ARTIKEL II. 4 – FAKTURIERUNG UND ZAHLUNGEN
II.4.1 Vorfinanzierung
Ist in Artikel I.5.1 eine Sicherheitsleistung vorgesehen, leistet der Auftragnehmer
zur Deckung der vertraglich vorgesehenen Vorfinanzierung eine von einer Bank
oder einen zugelassenen Finanzinstitut (dem Bürgen) gestellte Bankbürgschaft
oder gleichwertige Sicherheit in Höhe des in vorgenanntem Artikel angegebenen
Betrags. Diese Sicherheit kann auch in Form einer selbstschuldnerischen
Bürgschaft eines Dritten gestellt werden.
Auf Verlangen der Kommission zahlt ihr der Bürge einen Betrag in Höhe der
Zahlungen, die von der Kommission an den Auftragnehmer geleistet wurden, für
die dieser aber noch keine entsprechende Gegenleistung erbracht hat.
86
Der Bürge leistet auf erste Anforderung und verzichtet gegenüber der
Kommission auf die Einrede der Vorausklage gegen den Hauptschuldner (den
Auftragnehmer).
In der Bürgschaftserklärung ist festzulegen, dass sie spätestens ab dem Tag gilt,
an dem der Auftragnehmer die Vorfinanzierung erhält. Die Kommission befreit
den Bürgen von seinen Verpflichtungen, sobald der Auftragnehmer nachweist,
dass er die der Vorfinanzierung entsprechenden Leistungen erbracht hat. Die
Sicherheit wird zurückbehalten, bis die Vorfinanzierung mit den
Zwischenzahlungen oder dem Restbetrag verrechnet worden ist. Sie wird in dem
darauf folgenden Monat freigegeben. Die Kosten für diese Sicherheitsleistung
sind vom Auftragnehmer zu tragen.
II.4.2 Zwischenzahlungen
Nach Ablauf der Fristen in Anhang II.3.a übermittelt der Auftragnehmer der
Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der
Besonderen Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:
 einen Zwischenbericht über die technische Durchführung, der entsprechend
den Anweisungen in Anhang II.3.a erstellt wird;
 die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des
jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben
ist, dem sie zuzuordnen sind;
 eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.
Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab
seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um
 den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw.
Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche
Informationen anfordern kann, oder
 den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.
Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als
genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen
Ordnungsmäßigkeit noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin
enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.
Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten
Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen
Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen
finden auch auf den neuen Bericht Anwendung.
II.4.3 Zahlung des Restbetrags
Binnen sechzig Tagen nach Abschluss der im jeweiligen Auftrag oder spezifischen
Einzelvertrag aufgeführten Leistungen übermittelt der Auftragnehmer der
Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der
Besonderen Bedingungen folgende Unterlagen beifügt:
87
 den Abschlussbericht über die technische Durchführung, der entsprechend
den Anweisungen in Anhang II.3.a erstellt wird;
 die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des
jeweiligen Auftrags oder des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist, dem
sie zuzuordnen sind;
 eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.
Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab
seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um
 den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw.
Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche
Informationen anfordern kann, oder
 den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.
Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als
genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen
Ordnungsmäßigkeit noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin
enthaltenen Erklärungen und Informationen bestätigt.
Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten
Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen
Bedingungen genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen
finden auch auf den neuen Bericht Anwendung
ARTIKEL II.5 – ZAHLUNGEN – ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
II.5.1 Eine Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Bankkonto der
Kommission belastet wird.
II.5.2 Die Kommission kann die Zahlungsfristen in Artikel I.5 jederzeit aussetzen,
sofern sie dem Auftragnehmer mitteilt, dass sie seinem Zahlungsantrag nicht
stattgeben kann, weil die Zahlung nicht fällig ist oder die erforderlichen Belege
nicht ordnungsgemäß beigefügt sind. Bezweifelt die Kommission die
Erstattungsfähigkeit der im Zahlungsantrag angegebenen Ausgaben, kann sie die
Zahlungsfrist aussetzen, um weitere Überprüfungen, insbesondere Kontrollen vor
Ort, vorzunehmen und sich vor Leistung der Zahlung von der Erstattungsfähigkeit
der Ausgaben zu überzeugen.
Die Kommission benachrichtigt den Auftragnehmer davon durch Einschreiben
mit Rückschein oder auf gleichwertige Art. Die Aussetzung ist ab dem Tag
wirksam, an dem die Kommission diese Mitteilung absendet. Die in Artikel I.5
genannte Frist läuft weiter, sobald die Aussetzung aufgehoben ist.
II.5.3 Bei verspäteter Zahlung kann der Auftragnehmer binnen zwei Monaten nach
Eingang der Zahlung Verzugszinsen fordern. Diese werden berechnet zu dem von
der Europäischen Zentralbank für ihre jüngsten Hauptrefinanzierungsgeschäfte
zugrunde gelegten Zinssatz („Referenzzinssatz“) zuzüglich sieben Prozentpunkten
(„Marge“). Maßgeblich ist der am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats
88
geltende Referenzzinssatz, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C,
veröffentlicht wird. Die Verzugszinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten
Kalendertag nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem die
Zahlung erfolgt. Die Aussetzung der Zahlung durch die Kommission gilt nicht als
Zahlungsverzug.
ARTIKEL II. 6 – RÜCKFORDERUNG
II.6.1 Wurde dem Auftragnehmer mehr ausgezahlt als im Vertrag vorgesehen, oder ist
eine Rückforderung nach Maßgabe des Vertrags gerechtfertigt, so zahlt der
Auftragnehmer die betreffenden Beträge in Euro entsprechend den von der
Kommission festgelegten Modalitäten und Fristen zurück, nachdem er eine
entsprechende Zahlungsaufforderung erhalten hat.
II.6.2 Kommt der Empfänger der Zahlungsaufforderung binnen der darin gesetzten Frist
nicht nach, so werden Verzugszinsen zu dem in Artikel II.5.3 genannten Zinssatz
fällig. Die Zinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach
Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag
vollständig zurückgezahlt ist.
II.6.3 Die Einziehung der der Kommission geschuldeten Beträge kann, wenn es sich
dabei um Forderungen handelt, die auf einen Geldbetrag lauten, fällig und
einredefrei sind, nach Unterrichtung des Auftragnehmers durch Aufrechnung mit
den Forderungen des Auftragnehmers gegen die Gemeinschaften erfolgen, wenn
diese ebenfalls auf einen Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind. Wurde
eine Sicherheit geleistet, so kann die Kommission auch die Sicherheit
einbehalten.
ARTIKEL II. 7 – ERSTATTUNGEN
II.7.1 Soweit in den Besonderen Bedingungen oder in Anhang II.3.a vorgesehen,
erstattet die Kommission die Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit
der Auftragsausführung stehen, gegen Vorlage der Originalbelege, insbesondere
von Quittungen und benutzten Fahrkarten.
II.7.2 Etwaige Reise- und Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage der kürzesten
Reisestrecke erstattet.
II.7.3 Reisekosten werden wie folgt erstattet:
a) Flugreisen bis zu dem am Tag der Reservierung geltenden Höchstpreis für den
Flug in der Touristenklasse;
b) Schiffsreisen oder Einsenbahnfahrten bis zum Höchstpreis für eine Reise erster
Klasse;
c) Fahrten mit dem PKW zum Preis einer Eisenbahnfahrt erster Klasse für
dieselbe Strecke am selben Tag;
d) Reisen an einen Ort außerhalb der Gemeinschaft nach Maßgabe der
allgemeinen Bedingungen dieses Artikels, sofern die Kommission der Reise
vorab schriftlich zugestimmt hat.
89
II.7.4 Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage eines Tagegeldes wie folgt erstattet:
a) Für Reisen über eine Entfernung von bis zu 200 km (Hin- und Rückfahrt) wird
kein Tagegeld gezahlt.
b) Tagegeld wird ausschließlich auf Vorlage eines Nachweises gezahlt, in dem
die Anwesenheit der betreffenden Person am Bestimmungsort bestätigt wird.
c) Mit dem Tagegeld werden pauschal alle Aufenthaltskosten, einschließlich
Unterbringung, Mahlzeiten, Beförderung vor Ort, Versicherungen und Spesen,
abgegolten.
d) Falls Anspruch auf Tagegeld besteht, wird der in Artikel I.3. genannte Betrag
zugrunde gelegt.
II.7.5 Die Kosten für den Versand von unbegleiteten Ausrüstungsgegenständen und
Gepäckstücken werden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der
Kommission erstattet.
ARTIKEL II. 8 – EIGENTUMSRECHTE AN DEN ERGEBNISSEN – GEISTIGES UND
GEWERBLICHES EIGENTUM
Mit Ausnahme etwaiger bereits vor Vertragsabschluss bestehender Rechte sind sämtliche
Ergebnisse und Rechte, einschließlich der Urheberrechte und sonstigen Rechte am
geistigen oder gewerblichen Eigentum, die im Zuge der Vertragserfüllung erzielt bzw.
erworben werden, Eigentum der Gemeinschaft, die ohne geografische oder sonstige
Beschränkungen frei über deren Verwendung, Veröffentlichung, Abtretung und
Übertragung an Dritte entscheiden kann.
ARTIKEL II. 9 – GEHEIMHALTUNGSPFLICHT
II.9.1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Informationen und Unterlagen im
Zusammenhang mit der Vertragserfüllung streng vertraulich zu behandeln und
weder anderweitig zu verwenden noch an Dritte weiterzugeben. Diese
Verpflichtung besteht auch nach Abschluss der Leistungen fort.
II.9.2. Die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung des Auftragnehmers verpflichten sich
ihm gegenüber, dass sie über sämtliche Informationen, von denen sie bei der
Ausführung der Leistungen direkt oder indirekt Kenntnis erhalten, Stillschweigen
bewahren und keine Unterlagen oder sonstige, nicht für die Öffentlichkeit
bestimmte Informationen an Dritte weitergeben oder zu ihrem eigenen Vorteil
bzw. zum Vorteil Dritter verwenden, und zwar auch nicht nach Abschluss der
Leistungen.
ARTIKEL II.10 – NUTZUNG, VERBREITUNG UND VERÖFFENTLICHUNG VON
INFORMATIONEN
II.10.1 Der Auftragnehmer gestattet der Kommission, alle im Vertrag enthaltenen oder
damit zusammenhängenden Informationen zu verarbeiten, zu nutzen und in
Medien und sonstigen Informationsquellen zu Zwecken jedweder Art zu
verbreiten und zu veröffentlichen. Dies gilt insbesondere für die Identität des
Auftragnehmers, den Gegenstand und die Laufzeit des Vertrags, ihren eigenen
90
Finanzierungsbeitrag sowie die erstellten Berichte. Im Falle personenbezogener
Daten findet Artikel I.9 Anwendung.
II.10.2 Vorbehaltlich anders lautender Bestimmungen in den Besonderen Bedingungen
ist die Kommission nicht verpflichtet, die in Erfüllung des Vertrags vorgelegten
Unterlagen oder Informationen zu verbreiten oder zu veröffentlichen.
Entscheidet sie sich gegen eine Veröffentlichung, so kann der Auftragnehmer
die Unterlagen oder Informationen nur nach vorheriger schriftlicher
Zustimmung der Kommission anderweitig verbreiten oder veröffentlichen
lassen.
II.10.3 Der Auftragnehmer darf mit dem Vertrag zusammenhängende Informationen
nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission verbreiten oder
veröffentlichen; dabei ist der von der Gemeinschaft gezahlte
Finanzierungsbetrag anzugeben. Ferner ist darauf hinzuweisen, dass die
geäußerten Auffassungen ausschließlich die Meinung des Auftragnehmers und
nicht den offiziellen Standpunkt der Kommission wiedergeben.
II.10.4 Der Auftragnehmer darf Informationen, von denen er im Zuge der
Vertragserfüllung Kenntnis erhält, zu anderen Zwecken als der
Vertragserfüllung nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung
der Kommission verwenden.
ARTIKEL II. 11 – STEUERLICHE BESTIMMUNGEN
II.11.1 Der Auftragnehmer trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung des
anwendbaren nationalen Steuerrechts. Jeder Verstoß hat die Ungültigkeit der
vorgelegten Rechnungen zur Folge.
II.11.2 Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass die Kommission gemäß Artikel 3 und
Artikel 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen
Gemeinschaften grundsätzlich von allen Zöllen, Steuern und Abgaben und
damit auch von der Umsatzsteuer (USt.) befreit ist.
II.11.3 Der Auftragnehmer unternimmt alle behördlichen Schritte, um sicherzustellen,
dass die zur Vertragserfüllung benötigten Waren und Dienstleistungen von allen
Steuern und Abgaben, einschließlich der Umsatzsteuer (USt.), befreit sind.
II.11.4 In den Rechnungen des Auftragnehmers sind der umsatzsteuerliche Ort der
Leistung sowie – jeweils gesondert - die Beträge ohne und mit Umsatzsteuer
(USt.) anzugeben.
ARTIKEL II. 12 – HÖHERE GEWALT
II.12.1 Unter "höherer Gewalt" sind unvorhersehbare und außergewöhnliche, trotz der
gebotenen Sorgfalt unabwendbare Situationen oder Ereignisse zu verstehen, die
unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht auf einem Fehler
oder einer Fahrlässigkeit einer Vertragspartei oder eines Unterauftragnehmers
beruhen und eine der Vertragsparteien daran hindern, eine ihrer vertraglichen
Pflichten zu erfüllen. Fehler an Material oder Ausrüstungsgegenständen sowie
91
Verzögerungen bei deren Bereitstellung, Arbeitskonflikte, Streiks oder
finanzielle Schwierigkeiten können nur dann als höhere Gewalt geltend gemacht
werden, wenn sie unmittelbar Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt
sind.
II.12.2 Sieht sich eine der Vertragsparteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so
unterrichtet sie unbeschadet von Artikel II.1.8 die andere Vertragspartei hiervon
unverzüglich durch Einschreiben mit Rückschein oder ein gleichwertiges
Schriftstück, wobei sie Art, voraussichtliche Dauer und vorhersehbare Folgen
des betreffenden Ereignisses angibt.
II.12.3 Es wird keiner Vertragspartei als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Vertrag
ausgelegt, wenn sie durch höhere Gewalt an der Erfüllung dieser Pflichten
gehindert ist. Kann der Auftragnehmer infolge höherer Gewalt seine
vertraglichen Pflichten nicht erfüllen, so hat er lediglich Anspruch auf
Bezahlung der tatsächlich erbrachten Leistungen.
II.12.4 Die Vertragsparteien ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige
Schäden möglichst gering zu halten.
ARTIKEL II. 13 - UNTERAUFTRÄGE
II.13.1 Der Auftragnehmer darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der
Kommission weder Unteraufträge vergeben noch den Vertrag de facto von
einem Dritten erfüllen lassen.
II.13.2 Die Zustimmung der Kommission zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet
den Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Pflichten ihr gegenüber. Er
allein haftet für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags.
II.13.3 Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die Unterauftragsvergabe nicht die
Rechte und Sicherheiten beeinträchtigt, die der Kommission aus dem Vertrag,
insbesondere nach Artikel II.17, zustehen.
ARTIKEL II. 14 – ABTRETUNG
II.14.1 Der Auftragnehmer darf seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht
ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission ganz oder teilweise an
Dritte abtreten.
II.14.2 Erfolgt die Abtretung ohne die Zustimmung gemäß Absatz 1 oder unter
Missachtung der an eine Zustimmung geknüpften Auflagen, so kann sie der
Kommission nicht entgegengehalten werden und ist ihr gegenüber unwirksam.
ARTIKEL II. 15 – KÜNDIGUNG DURCH DIE KOMMISSION
II.15.1 Die Kommission kann diesen Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder
einen spezifischen Einzelvertrag kündigen, wenn
92
(a)
wenn der Auftragnehmer sich im Insolvenzverfahren, in Liquidation oder im
gerichtlichen Vergleichsverfahren befindet oder seine gewerbliche Tätigkeit
eingestellt hat oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und
Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer
vergleichbaren Lage befindet;
(b)
der Auftragnehmer aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft
worden ist, die seine berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen;
(c)
der Auftragnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit eine schwere
Verfehlung begangen hat, welche die Kommission nachweislich festgestellt hat;
(d)
der
Auftragnehmer
seiner
Pflicht
zur
Entrichtung
von
Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den
Rechtsvorschriften des Landes seiner Niederlassung, des Landes des öffentlichen
Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen ist;
(e)
die Kommission den Auftragnehmer ernsthaft des Betrugs, der Korruption oder
der Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen
rechtswidrigen, gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaften gerichteten
Handlung verdächtigt;
(f)
der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nach Artikel II.3 nicht nachkommt;
(g)
der Auftragnehmer im Zuge der Mitteilung der von der Kommission für die
Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen
abgegeben hat oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt hat;
(h)
durch rechtliche, finanzielle, technische oder organisatorische Änderungen beim
Auftragnehmer die Vertragserfüllung nach Auffassung der Kommission unter
Umständen wesentlich beeinträchtigt wird;
(i)
die Auftragsausführung nicht tatsächlich binnen fünfzehn Tagen nach dem dafür
vorgesehenen Datum begonnen wurde und der vom Auftragnehmer
gegebenenfalls vorgeschlagene neue Termin von der Kommission nicht akzeptiert
wird;
(j)
der Auftragnehmer aus einem von ihm zu vertretenden Grund eine der zur
Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen nicht erhält;
(k)
der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten fortgesetzt in schwerwiegender
Weise verletzt, obwohl er mit förmlichem Schreiben über den ihm vorgeworfenen
Tatbestand unterrichtet und ihm eine mit Erhalt der förmlichen Mitteilung
anlaufende angemessene Frist gesetzt wurde, um Abhilfe zu schaffen.
II.15.2 In einem Fall höherer Gewalt, der gemäß Artikel II.12 mitgeteilt wird, kann jede
Vertragspartei den Vertrag kündigen, wenn die Vertragserfüllung nicht für
mindestens ein Fünftel des in Artikel I.2.3 festgelegten Zeitraums gewährleistet
werden kann.
93
II.15.3 Vor einer Kündigung gemäß den Buchstaben e), h) oder k) erhält der
Auftragnehmer Gelegenheit zur Stellungnahme.
Die Kündigung wird an dem Tag wirksam, an dem der Auftragnehmer das
Kündigungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein erhält, bzw. an dem
Tag, der im Kündigungsschreiben angegeben ist.
II.15.4 Rechtswirkungen der Kündigung
Kündigt die Kommission den Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder
einen spezifischen Einzelvertrag nach Maßgabe dieses Artikels und unbeschadet
aller anderen in diesem Vertrag vorgesehenen Maßnahmen, so verzichtet der
Auftragnehmer auf jegliche Forderung bezüglich des daraus entstandenen
Schadens, einschließlich des wegen der nicht abgeschlossenen Arbeiten
entgangenen Gewinns. Ab Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der
Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen, um die Ausgaben so gering wie
möglich zu halten, Schäden zu vermeiden und seine Vertragsverhältnisse mit
Dritten rückgängig zu machen oder so weit wie möglich zu lösen. Er erstellt
binnen sechzig Tagen nach Wirksamwerden der Kündigung die in den
Besonderen Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis
zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen.
Die Kommission kann für erlittenen Schaden Schadenersatz fordern und die im
Rahmen des Vertrags bereits an den Auftragnehmer gezahlten Beträge
zurückfordern.
Nach der Kündigung kann die Kommission einen anderen Auftragnehmer damit
beauftragen, den Auftrag auszuführen bzw. zu Ende zu führen. Unbeschadet
aller sonstigen Rechte und Ansprüche, die ihr aus diesem Vertrag erwachsen,
kann sie vom Auftragnehmer die Übernahme aller dadurch entstehenden
zusätzlichen Kosten verlangen.
ARTIKEL II.16 – PAUSCHALIERTER SCHADENSERSATZ
Unbeschadet der tatsächlichen oder potenziellen Haftung des Auftragnehmers aufgrund
des Vertrags sowie des Kündigungsrechts der Kommission kann die Kommission
entscheiden, vom Auftragnehmer bei nicht fristgerechter Erfüllung seiner vertraglichen
Verpflichtungen einen pauschalierten Schadensersatz zu verlangen, der sich pro
Kalendertag seines Verzugs auf 0,2% des betreffenden Auftragswertes beläuft. Der
Auftragnehmer kann gegen die betreffende Entscheidung binnen dreißig Tagen nach dem
Tag, an dem ihm diese Entscheidung per Einschreiben mit Rückschein oder durch ein
gleichwertiges Schriftstück zugestellt wurde, Einwände erheben. Äußert sich der
Auftragnehmer binnen dieser Frist nicht oder nimmt die Kommission ihre Entscheidung
binnen dreißig Tagen nach Erhalt seiner Stellungnahme nicht schriftlich zurück, ist der
pauschalierte Schadensersatz vollstreckbar. Der pauschalierte Schadensersatz wird nicht
gefordert, wenn vorgesehen ist, dass für den Fall des Leistungsverzugs Zinsen zu zahlen
sind. Die Kommission und der Auftragnehmer erkennen ausdrücklich an, dass die gemäß
diesem Artikel zu zahlenden Beträge einen pauschalierten Schadensersatz und keine
Vertragsstrafe darstellen und ein angemessener Ausgleich für die Verluste sind, die
erfahrungsgemäß aus einer solchen Vertragsverletzung erwachsen können.
ARTIKEL II.17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN
94
II.17.1 Gemäß Artikel 142 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der
Europäischen Gemeinschaften ist der Rechnungshof befugt, die Unterlagen im
Besitz von natürlichen oder juristischen Personen, die Mittel aus dem Haushalt
der Europäischen Gemeinschaften erhalten, vom Zeitpunkt der
Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags
für die letzterbrachte vertragliche Leistung zu prüfen.
II.17.2 Die Kommission oder eine externe Stelle ihrer Wahl haben vom Zeitpunkt der
Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags
für die letzterbrachte vertragliche Leistung in Bezug auf Kontrollen und
Rechnungsprüfungen im Zusammenhang mit der Erfüllung der vertraglichen
Pflichten die gleichen Rechte wie der Europäische Rechnungshof.
II.17.3 Darüber hinaus kann das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung gemäß der
Verordnung (Euratom, EG) Nr.2185/96 des Rates und der Verordnung (EG)
Nr.1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom Zeitpunkt der
Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags
für die letzterbrachte vertragliche Leistung Kontrollen und Prüfungen vor Ort
vornehmen.
ARTIKEL II. 18 - VERTRAGSÄNDERUNGEN
Zur Änderung des Vertrags bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den
Vertragsparteien. Diesbezügliche mündliche Absprachen sind für die Vertragsparteien
nicht bindend. Auftragsscheine und spezifische Einzelverträge gelten nicht als
Vertragsänderung.
ARTIKEL II.19 – AUSSETZUNG DES VERTRAGS
Die Kommission kann unbeschadet ihres Kündigungsrechts jederzeit und aus jedwedem
Grund die Ausführung des Vertrags, laufender Aufträge bzw. spezifischer Einzelverträge
ganz oder teilweise aussetzen. Die Aussetzung ist ab dem Tag, an dem diese
Entscheidung dem Auftragnehmer per Einschreiben mit Rückschein oder auf
gleichwertige Art mitgeteilt wird, bzw. ab einem späteren in der Mitteilung genannten
Zeitpunkt wirksam. Die Kommission kann den Auftragnehmer danach jederzeit
auffordern, die ausgesetzte Auftragsausführung wieder aufzunehmen. Der
Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung des Vertrags, eines Auftrags bzw. eines
spezifischen Einzelvertrags oder eines Teils davon keinen Anspruch auf Schadensersatz.
95
UNTERSCHRIFTEN
Für den Auftragnehmer:
Für die Kommission,
[Firma/Vorname/Name/Funktion]
Tung-Laï MARGUE
Direktor
Unterschrift[en]:
_______________________
Unterschrift:_____________________
Brüssel, den [……Datum]
Brüssel, den [……Datum]
In zweifacher Ausfertigung in deutscher Sprache.
96
ANHANG II.3.a: Leistungsbeschreibung
Anhang II.3.a des Rahmenvertrags enthält die Leistungsbeschreibung und ist dieser
Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ebenfalls beigefügt.
97
ANHANG II.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
Preisverzeichnis)
Anhang II.3.b des Rahmenvertrags enthält das Angebot des Zuschlagsempfängers.
98
ANHANG II.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
Spezifischer Einzelvertrag Nr. […] zur Durchführung des Rahmenvertrags Nr. [...]
Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die
Kommission der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur
Unterzeichnung dieses Vertrages vertreten wird durch
Herrn Tung-Laï MARGUE
Direktor
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion A: "Allgemeine Angelegenheiten"
einerseits
und
[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]
[Rechtsform]
[Nummer der Eintragung in das Berufsregister]
[vollständige Geschäftsanschrift]
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]
(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Vertrags vertreten
wird durch
[Name, Vorname und Funktion]
andererseits,
99
VEREINBAREN
Artikel 1:
1.
Präambel
Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der
Auftragnehmer den Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] über Dienstleistungen
im Bereich Information und Kommunikation unterzeichnet. Mit seiner
Unterzeichnung durch die Vertragsparteien wird der vorliegende spezifische
Einzelvertrag Bestandteil dieses Rahmenvertrags.
[Falls zutreffend:
2.
Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der
Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu
ergänzen] unterzeichnet, mit der die Laufzeit dieses Rahmenvertrags um einen
Zeitraum von 12 Monaten verlängert wird.]
[Falls zutreffend:
3.
Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der
Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu
ergänzen] unterzeichnet, mit der im Einzelnen geregelt wird, dass [……zu
ergänzen].]
4.
Alle Klauseln und Bestimmungen des Rahmenvertrags, die durch die
Bestimmungen dieses spezifischen Einzelvertrags weder abgeändert noch für
ungültig erklärt werden, finden auf diesen unmittelbar und in vollem Umfang
Anwendung.
5.
Dieser spezifische Einzelvertrag erstreckt sich auf Los [……zu ergänzen] und
basiert auf dem spezifischen Angebot des Auftragnehmers vom [……Datum].
Artikel 2:
Vertragsgegenstand
1.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Erfüllung der in der schriftlichen
Anfrage der Kommission (Anmeldung zum Leistungsbezug, Anhang II.3.a)
beschriebenen Aufgaben, auf die der Auftragnehmer dann in seinem spezifischen
Angebot (Anhang II.3.b) Bezug genommen hat, und zwar zu den im
Rahmenvertrag und in diesem spezifischen Einzelvertrag sowie in ihren
Anhängen - die Bestandteile dieser Verträge sind - festgelegten
Vertragsbedingungen.
2.
Gegenstand dieses spezifischen Einzelvertrags ist der/die/das [……kurze
Beschreibung des Vertragszwecks].
Artikel 3:
Laufzeit
1.
Dieser spezifische Einzelvertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die
zuletzt unterzeichnende Partei in Kraft.
2.
Die Auftragsausführung darf [Tage/Monate] nicht überschreiten. Die
Auftragsausführung beginnt am Tag des Inkrafttretens dieses spezifischen
Einzelvertrags. Die Frist für die Auftragsausführung darf nur überschritten
werden, wenn die Parteien dies vor Fristablauf schriftlich vereinbaren.
100
[Falls zutreffend:
Artikel 4:
Berichte und Unterlagen
Über die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags
wahrgenommenen Aufgaben sind der Europäischen Kommission Berichte vorzulegen,
die gemäß den Bestimmungen in Anhang II.3.a zu erstellen sind.]
[Falls zutreffend:
Artikel 4:
Abnahme der Arbeiten
1.
Sobald die Dienstleistungen zum Pauschalbetrag erbracht sind, stellt die
Europäische Kommission ein Abnahmeprotokoll aus, in dem das Datum der
Abnahme der Leistung anzugeben und jeglicher etwaige Vorbehalt gegen die
erbrachten Dienstleistungen zu vermerken ist.
2.
Enthalten die gelieferten Unterlagen Fehler bzw. Irrtümer, teilt die Kommission
dem Auftragnehmer die erkannten Probleme mit und fordert ihn dazu auf, ihr
eine berichtigte Fassung vorzulegen.]
Artikel 5:
Fakturierung und Zahlungen
1.
Die Europäische Kommission verpflichtet sich, dem Auftragnehmer als
Gegenleistung für die erbrachten Dienstleistungen und in Erfüllung dieses
spezifischen Einzelvertrags einen Betrag in Höhe von maximal [Betrag in
Zahlen und in Worten] zu zahlen. Es besteht Einvernehmen darüber, dass der
genannte Betrag alle die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen
Einzelvertrags getätigten Ausgaben mit abdeckt.
2.
Über den vorstehend angegebenen Höchstbetrag hinaus werden die Reise- und
Aufenthaltskosten sowie die Versandkosten des Auftragnehmers und ferner
etwaige unvorhergesehene Ausgaben bis zu einem Betrag in Höhe von insgesamt
[Betrag in Zahlen und in Worten] gemäß den im Rahmenvertrag vorgesehenen
Modalitäten erstattet.
3.
Auf der Rechnung ist die Nummer des Rahmenvertrags und dieses spezifischen
Einzelvertrags sowie gegebenenfalls das Dokument über die Abnahme der
Leistungen anzugeben.
4.
Die Rechnung ist an folgende Anschrift zu richten:
Europäische Kommission
Generaldirektion [Bezeichnung]
Referat [Bezeichnung]
z.Hd. [Name]
[Anschrift]
B – 1049 Brüssel
Artikel 6:
Verwaltungsbestimmungen
101
1.
Mit der Durchführung dieses spezifischen Einzelvertrags befasst sind folgende
Personen:
In der Europäischen Kommission:
- Verwaltungsfragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B1049 Brüssel
- Technische Fragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B1049 Brüssel
Beim Auftragnehmer:
- Verwaltungsfragen: [Name] und [Anschrift]
- Technische Fragen: [Name] und [Anschrift]
2.
Sämtliche Mitteilungen im Rahmen dieses spezifischen Einzelvertrags müssen
schriftlich erfolgen und an die zuständigen Personen gerichtet sein.
Artikel 7:
Anhänge
Folgende Dokumente sind diesem spezifischen Einzelvertrag im Anhang
beigefügt und Bestandteile dessen:
Anhang 1:
Aufgabenbeschreibung – Anfrage der Europäischen Kommission
vom [Datum]
Anhang 2:
Spezifisches Angebot des Auftragnehmers vom [Datum]
Anhang 3:
Rahmenvertrag
UNTERSCHRIFTEN
Für den Auftragnehmer:
Für die Europäische Kommission:
[Firma/Vorname/Name/Funktion]
Tung-Laï MARGUE
Direktor
Unterschrift[en]:
_______________________
Unterschrift:_____________________
[Brüssel], den [Datum]
Brüssel, den [Datum]
In zweifacher Ausfertigung in [deutscher] Sprache.
102
ANHANG II.3.d:
Auftragnehmers
Reise-
und
Aufenthaltskosten
des
Tagegelder für Reisen in die Mitgliedstaaten der Europäischen Union:
Daily allowances for the Member States of the European Union:
BESTIMMUNGSLAND
FR
Daily allowance
in EUR
Maximum hotel price
in EUR
Tagegeld in EUR
Höchstbetrag für
Unterkunftskosten
in EUR
EN
Belgien
Belgium
92
140
Bulgarien
Bulgaria
58
169
Dänemark
Denmark
120
150
Deutschland
Germany
93
115
Estland
Estonia
71
110
Finnland
Finland
104
140
Frankreich
France
95
150
Griechenland
Greece
82
140
Irland
Ireland
104
150
Italien
Italy
95
135
Lettland
Latvia
66
145
Litauen
Lithuania
68
115
Luxemburg
Luxembourg
92
145
Malta
Malta
90
115
Niederlande
Netherlands
93
170
Österreich
Austria
95
130
Polen
Poland
72
145
Portugal
Portugal
84
120
52
170
Rumänien
Romania
Schweden
Sweden
97
160
Slowakei
Slovakia
80
125
Slowenien
Slovenia
70
110
Spanien
Spain
87
125
Tschechische Republik
Czech Republic
75
155
Ungarn
Hungary
72
150
Vereinigtes Königreich
United Kingdom
101
175
Zypern
Cyprus
93
145
103
Tagegelder für Reisen in Länder außerhalb der Europäischen Union (in EUR):
Daily subsistence allowances for countries outside the European Union (in EUR)
DESTINATION
FR
Daily allowance
in EUR
Maximum hotel price
in EUR
Tagegeld in EUR
Höchstbetrag für
Unterkunftskosten
in EUR
EN
Afghanistan
Afghanistan
50
75
Ägypten
Egypt
65
140
Albanien
Albania
50
160
Algerien
Algeria
85
85
Andorra*
Andorra*
68,89
126,57
Angola
Angola
105
175
Anguilla
Anguilla
75
140
Antigua und
Barbuda
Antillen,
Niederländische
Äquatorialguinea
Antigua and
Barbuda
Netherlands Antilles
85
140
90
185
Equatorial Guinea
60
85
Arabische Emirate,
Vereinigte
Argentinien
United Arab
Emirates
Argentina
70
195
75
210
Armenien
Armenia
70
210
Aruba
Aruba
80
185
Aserbaidschan
Azerbaijan
70
200
Äthiopien
Ethiopia
50
145
Australien
Australia
75
135
Bahamas
Bahamas
75
115
Bahrain
Bahrain
80
195
Bangladesch
Bangladesh
50
140
Barbados
Barbados
75
140
Belize
Belize
50
135
Benin
Benin
50
100
Bermuda
Bermuda
70
140
Bhutan
Bhutan
50
130
Bolivien
Bolivia
50
100
Bonaire
Bonaire
90
185
Bosnien und
Herzegowina
Botsuana
Bosnia and
Herzegovina
Botswana
65
135
50
135
Brasilien
Brazil
65
180
Brunei
Brunei
60
165
104
Burkina Faso
Burkina Faso
55
90
Burundi
Burundi
50
115
Cayman-Inseln
Cayman Islands
60
135
Chile
Chile
70
175
China
China
55
155
Cook-Inseln
Cook Islands
50
135
Costa Rica
Costa Rica
50
140
Côte d'Ivoire
Côte d'Ivoire
60
130
Dominica
Dominica
75
140
Dominikanische
Republik
Dschibuti
Dominican Republic
60
170
Djibouti
65
170
Ecuador
Ecuador
50
140
El Salvador
El Salvador
55
125
Eritrea
Eritrea
50
80
Fidschi
Fiji
50
120
Gabun
Gabon
75
115
Gambia
Gambia
50
120
Georgien
Georgia
80
215
Ghana
Ghana
70
140
Grenada
Grenada
75
140
Guadeloupe
Guadeloupe
65
115
Guam
Guam
60
135
Guatemala
Guatemala
50
125
Guinea
Guinea
50
135
Guinea-Bissau
Guinea-Bissau
50
90
Guyana
Guyana
50
160
Guyana,
Französisch
Haiti
French Guiana
55
140
Haiti
65
125
Honduras
Honduras
50
125
Hongkong
Hong Kong
60
205
Indien
India
50
195
Indonesien
Indonesia
50
145
Indonesien – Ost
Timor
Irak
Indonesia - East
Timor
Iraq
50
110
60
85
Iran
Iran
55
145
Island
Iceland
85
160
Israel
Israel
105
210
Jamaika
Jamaica
60
170
Japan
Japan
130
275
105
Jemen, Republik
Republic of Yemen
60
165
Jordanien
Jordan
60
135
Jugoslawien,
Bundesrepublik
Yugoslavia
80
140
Jungferninseln,
Amerikan. (Virgin
Islands, USA)
Jungferninseln,
Brit. (Virgin
Islands, UK)
Kambodscha
Virgin Islands
(USA)
55
140
Virgin Islands (UK)
75
140
Cambodia
50
115
Kamerun
Cameroon
55
105
Kanada
Canada
65
165
Kap Verde
Cape Verde
50
75
Kasachstan
Kazakhstan
70
175
Katar
Qatar
65
135
Kenia
Kenya
60
165
Kirgisistan
Kyrgyzstan
75
180
Kiribati
Kiribati
60
145
Kolumbien
Colombia
50
120
Komoren
Comoros
50
85
Kongo
Congo
70
115
Kongo,
Demokratische
Republik
Korea,
Demokratische
Volksrepublik
Korea, Republik
Congo, Dem. Rep.
105
140
D.P.R of Korea
50
180
Republic of Korea
100
200
Kroatien
Croatia
60
120
Kuba
Cuba
75
150
Kuwait
Kuwait
85
195
Laos,
Demokratische
Volksrepublik
Lesotho
Lao, People's Dem.
Rep.
50
145
Lesotho
50
100
Libanon
Lebanon
70
190
Liberia
Liberia
85
150
Libyen, Arabische
VolksDschamahirija
Liechtenstein
Libyan Arab
Jamahiriya
50
175
Liechtenstein
80
95
Macau
Macao
55
95
Madagaskar
Madagascar
50
105
Malawi
Malawi
50
165
Malaysia
Malaysia
50
200
106
Malediven
Maldives
50
135
Mali
Mali
60
95
Marianen-Inseln,
Nördliche
Marokko
Northern Mariana
Islands
Morocco
70
135
75
130
Marshallinseln
Marshall Islands
50
135
Martinique
Martinique
70
110
Mauretanien
Mauritania
50
75
Mauritius
Mauritius
60
140
Mayotte
Mayotte
50
110
Mazedonien,
Ehemal. Jugoslaw.
Republik
Mexiko
TFYR of Macedonia
50
160
Mexico
70
185
Mikronesien
Micronesia
55
135
Moldau, Republik
80
170
Monaco*
Republic of
Moldova
Monaco*
72,58
97,27
Mongolei
Mongolia
70
90
Montserrat
Montserrat
55
140
Mosambik
Mozambique
60
140
Myanmar
Myanmar
50
75
Namibia
Namibia
50
85
Nauru
Nauru
50
135
Nepal
Nepal
50
135
Neukaledonien
New Caledonia
55
135
Neuseeland
New Zealand
60
125
Nicaragua
Nicaragua
50
135
Niger
Niger
50
75
Nigeria
Nigeria
50
185
Niue
Niue
50
135
Norwegen
Norway
80
140
Oman
Oman
70
135
Ost Timor
East Timor
50
110
Pakistan
Pakistan
50
130
Palau, Republik
Palau, Republic of
50
135
Panama
Panama
50
160
Papua-Neuguinea
Papua New Guinea
55
135
Paraguay
Paraguay
50
140
Peru
Peru
75
135
Philippinen
Philippines
60
150
Polynesien,
Französisch
French Polynesia
60
135
107
Puerto Rico
Puerto Rico
65
140
Réunion
Reunion
60
90
Ruanda
Rwanda
65
160
Russische
Föderation
Salomonen
Russian Federation
90
275
Solomon Islands
50
120
Sambia
Zambia
50
135
Samoa
Samoa
50
135
Samoa,
Amerikanisch
San Marino*
American Samoa
70
135
San Marino*
60,34
114,33
São Tomé und
Príncipe
Saudi-Arabien
Sao Tome &
Principe
Saudi Arabia
60
95
85
195
Schweiz
Switzerland
80
140
Senegal
Senegal
65
135
Seychellen
Seychelles
85
140
Sierra Leone
Sierra Leone
55
135
Simbabwe
Zimbabwe
50
115
Singapur
Singapore
75
150
Somalia
Somalia
50
125
Sri Lanka
Sri Lanka
50
105
St. Kitts und Nevis
85
185
St. Lucia
Saint Kitts and
Nevis
Saint Lucia
75
140
St. Martin
St Marteen
90
185
St. Vincent und die
Grenadinen
Südafrika
St. Vincent and the
Grena.
South Africa
75
190
50
145
Sudan
Sudan
55
215
Suriname
Suriname
55
125
Swasiland
Swaziland
50
90
Syrien, Arabische
Republik
Tadschikistan
Syrian Arab
Republic
Tajikistan
80
145
75
110
Taiwan
Taiwan
55
200
Tansania,
Vereinigte Republik
Thailand
Tanzania, United
Rep. Of
Thailand
50
200
60
145
Togo
Togo
60
95
Tokelau-Inseln
Tokelau Islands
50
135
Tonga
Tonga
50
105
Trinidad und
Tobago
Tschad
Trinidad and
Tobago
Chad
60
115
65
145
108
Tunesien
Tunisia
60
85
Türkei
Turkey
55
165
Turkmenistan
Turkmenistan
80
150
Turks- und CaicosInseln
Tuvalu
Turks and Caicos
Islands
Tuvalu
55
135
50
135
Uganda
Uganda
55
180
Ukraine
Ukraine
80
190
Uruguay
Uruguay
55
160
Usbekistan
Uzbekistan
75
155
Vanuatu
Vanuatu
60
110
Vatikanstadt*
Vatican*
60,34
114,33
Venezuela
Venezuela
85
125
Vereinigte Staaten
von Amerika, USA
(alles außer New
York)
Vereinigte Staaten
von Amerika, USA
(nur New York)
Vietnam
USA (others)
80
200
USA (New York)
100
275
Viet Nam
50
205
Wallis und Futuna
Inseln
Weißrussland
Wallis & Futuna
Islands
Belarus
50
135
90
135
Westjordanland und
Gaza-Streifen
Zentralafrikanische
Republik
Zypern
West Bank and
Gaza Strip
Central African
Republic
Cyprus
60
110
60
80
50
110
Sonstiges Land
Other country
60
145
* geographically linked to the following countries / geografisch mit folgenden Ländern
verbunden:
Andorra/Andorra: Spain/Spanien
Monaco: France/Frankreich
San Marino/San Marino: Italy/Italien
Vatican/Vatikanstadt: Italy/Italien
109
Calculation
Daily subsistence allowances are to be calculated as follows.
Length of mission:
–
–
–
–
–
–
6 hours or less: reimbursement of actual expenses (on production of supporting
documents);
more than 6 hours but no more than 12 hours: half the daily allowance;
more than 12 hours, but not more than 24 hours: the daily allowance;
more than 24 hours but not more than 36 hours: one and a half times the daily
allowance;
more than 36 hours but not more than 48 hours: twice the daily allowance;
more than 48 hours but not more than 60 hours: two and a half times the daily
allowance, and so on.
Berechnung
Für die Abrechnung der Tagegelder gilt Folgendes:
Bei einer Reisedauer
– bis zu sechs Stunden: Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten (gegen Vorlage
der entsprechenden Originalbelege);
– über sechs bis einschließlich zwölf Stunden: ein halbes Tagegeld;
– über zwölf bis einschließlich vierundzwanzig Stunden: ein volles Tagegeld;
– über vierundzwanzig bis einschließlich sechsunddreißig Stunden: ein eineinhalbfaches
Tagegeld;
– über sechsunddreißig bis einschließlich achtundvierzig Stunden: ein zweifaches
Tagegeld;
– über achtundvierzig Stunden bis einschließlich sechzig Stunden: ein zweieinhalbfaches
Tagegeld usw.
110
ANHANG II.3.e: FINANZGARANTIE
Auszufüllen auf Geschäftspapier mit dem Briefkopf des betreffenden Finanzinstituts
Zu Händen der
Europäischen Kommission
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"
Referat "Information und Kommunikation"
LX 46 7/81
B – 1049 Brüssel
- nachstehend “die Kommission“-
Betreff:
Garantie Nr.…
Finanzgarantie für die Rückzahlung einer Vorfinanzierung, die
zahlbar ist im Rahmen des spezifischen Einzelvertrags Nr. [JLS/…] [Vertragsbezeichnung] als Bestandteil des Rahmenvertrags Nr.
[JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informationsund Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der
Europäischen Union auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im
Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im
Besonderen" – Los 1 "Texten und Gestalten" [die betreffenden
Vertragsnummern und Vertragsbezeichnungen sind bei jedem
Schriftverkehr anzugeben]
Wir, die Unterzeichneten [……Name und Anschrift des Finanzinstituts], erklären
hiermit unwiderruflich, dass wir der Kommission bedingungslos und auf erste
Aufforderung als Hauptschuldner für Rechnung von
[……Name und Anschrift des Auftragnehmers],
nachstehend "der Auftragnehmer",
betreffend die Zahlung in Höhe von [Betrag der Vorfinanzierung in Euro in Worten und
Zahlen] entsprechend der Finanzgarantie gemäß Artikel I.5.4 des Rahmenvertrags Nr.
[JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und
Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem
Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und

Wird die Finanzgarantie nicht von einer Bank oder einem Finanzinstitut gestellt, so ist der Wortlaut
der Garantie den Gegebenheiten anzupassen.
111
Sicherheit im Besonderen" – Los 1 "Texten und Gestalten", der zwischen dem
Auftragnehmer und der Kommission geschlossen wurde, nachstehend "der Vertrag",
bürgen.
Die Zahlung der Sicherheitsleistung erfolgt unstreitig und ohne dass es eines
Gerichtsverfahrens bedürfte auf Eingang Ihrer ersten schriftlichen Aufforderung (durch
Einschreiben mit Rückschein), in der erklärt wird, dass der Auftragnehmer eine seiner
Vertragspflichten nicht erfüllt hat. Aus keinerlei Gründen werden wir die Zahlung
verzögern oder Einreden bzw. Einwendungen gegen die Sicherheitsleistung erheben. Wir
benachrichtigen Sie schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist.
Insbesondere erkennen wir an, dass uns keinerlei Änderung der Bestimmungen des
Rahmenvertrags, die zwischen der Kommission und dem Auftragnehmer vereinbart wird,
aus unserer Verantwortung aus dieser Bürgschaft befreien kann. Wir erklären hiermit
unseren Verzicht auf Informationen über jedwede Änderungen, Zusätze oder
Modifizierungen zum Rahmenvertrag.
Wir nehmen zur Kenntnis, dass diese Bürgschaft solange rechtswirksam bleibt, bis der
Teil des Gesamtbetrags des spezifischen Einzelvertrags, den diese Vorfinanzierung
ausmacht, durch Zahlungen der Kommission abgegolten ist; und dass die Kommission
sich verpflichtet, diese Finanzgarantie binnen 30 Tagen nach diesem Zeitpunkt
zurückzugeben.
Diese Finanzgarantie unterliegt dem für den Rahmenvertrag geltenden Recht. Jeder
Rechtsstreit über diese Finanzgarantie unterliegt ausschließlich der Rechtsprechung der
für den Rahmenvertrag zuständigen Gerichte.
Diese Finanzgarantie tritt mit ihrer Unterzeichnung rechtswirksam in Kraft.
……………………..
…… [Ort], den …...[Datum]
…………………………
(Unterschrift(en)28
28
Der (die) Name(n) und die Funktion(en) des (bzw. der) für den Sicherungsgeber unterzeichnenden
Person(en) sind in Großbuchstaben zu schreiben.
112
ANHANG II.3.f: BEVOLLMÄCHTIGUNG
Vereinbarung / Bevollmächtigung
Muster 1
(ZUR BESTIMMUNG EINES UNTERNEHMENS DES
UNTERNEHMENSZUSAMMENSCHLUSSES ZUM FEDERFÜHRENDEN
UNTERNEHMEN UND ZUR ERTEILUNG DER ENTSPRECHENDEN
VOLLMACHTEN AN DIESES UNTERNEHMEN)
Wir, die Unterzeichneten,
–
–
–
–
Unterzeichner 1 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),
Unterzeichner 2 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),
…
Unterzeichner N (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),
jeder für sich im Besitz der erforderlichen Geschäftsfähigkeit und
Geschäftsführungsbefugnis, um für sein Unternehmen rechtsverbindlich zu handeln,
VEREINBAREN HIERMIT FOLGENDES:
(1)
Die Europäische Kommission hat den Rahmenvertrag Nr. …
("den Vertrag") auf der Grundlage des gemeinsamen Angebots, das sie am
…/…/… zur Lieferung von/Versorgung mit … und/oder zur Erbringung von
Dienstleistungen für … ("die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen")
eingereicht haben, an das Unternehmen 1, das Unternehmen 2, …, das
Unternehmen N ("die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses")
vergeben.
(2)
Als Mitunterzeichner des Vertrags
Unternehmenszusammenschlusses:
(3)
gilt
für sämtliche Mitglieder des
(a)
Sie haften der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch und
solidarisch für die Vertragserfüllung.
(b)
Sie halten die Bestimmungen und Bedingungen des Vertrags ein und
gewährleisten die ordnungsgemäße Ausführung ihres jeweiligen Anteils
an den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen.
Zu
diesen
Zwecken
bestimmen
die
Mitglieder
des
Unternehmenszusammenschlusses das Unternehmen X zum federführenden
Unternehmen. [N.B.: Das federführende Unternehmen muss eines der
Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses sein.]
113
(4)
Die Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen erfolgen auf
das Bankkonto des federführenden Unternehmens. [……Einzelheiten zur Bank,
deren Anschrift und Kontonummer usw.]
(5)
Die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses erteilen dem
federführenden Unternehmen alle erforderlichen Vollmachten, um im
Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den
Dienstleistungen in ihrem Namen und für ihre Rechnung handeln zu können.
Diese Bevollmächtigung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
(a)
Das federführende Unternehmen unterzeichnet alle vertraglichen
Dokumente — einschließlich des Rahmenvertrags, der spezifischen
Vereinbarungen und der betreffenden Änderungen — und stellt im Namen
und für Rechnung der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses
alle
Rechnungen
im
Zusammenhang
mit
den
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen aus.
(b)
Das
federführende
Unternehmen
handelt
als
alleiniger
Ansprechpartner/einzige Anlaufstelle der Europäischen Kommission im
Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu erbringenden
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen. Es
koordiniert die Bereitstellung der Lieferungen/Versorgungsleistungen
und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die
Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses und achtet auf die
ordnungsgemäße Anwendung und Durchführung des Vertrags.
Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung kann nur mit ausdrücklicher Zustimmung der
Europäischen Kommission geändert werden.
Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung tritt außer Kraft, wenn sämtliche
Vertragspflichten der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses gegenüber der
Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu
erbringenden Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen erfüllt sind.
Vor diesem Zeitpunkt können die Parteien diese Vereinbarung nur mit Zustimmung der
Kommission außer Kraft setzen.
…[Ort], den …/…/…[Datum]
…………………[Unterschriften]
Name
Funktion
Unternehmen
Name
Funktion
Unternehmen
Name
Funktion
Unternehmen
Name
Funktion
Unternehmen
114
ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2
Annex III.1: Indicative list of products
116
Annex III.2: Profile and roles
118
Annex III.3: Questionnaire
131
Annex III.4: Lot 2 case studies and annexes
180
Annex III.4a: Vision document
194
Annex III.4b: Software Development Plan
216
Annex III.4c: Software Architecture Document
231
Annex III.5: Service Level Agreement (SLA)
243
Annex III.6: Lot 2 price schedule
250
Annex III.7:Proposed framework service contract for Lot 2 and annexes
254
Annex III.7a: List of services covered by the contract and price
schedule
284
Annex III.7b: Power of attorney
285
Annex III.7c: Identification form and legal entities
287
Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete])
289
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models
290
Annex III.7g: Financial guarantee – Model
291
Annex III.7h: Performance guarantee – Model
293
Annex III.7i: Service Level Agreement
294
Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor
295
Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies
contracts
296
115
ANNEX III.1
Liste indicative des produits
This list is based on the current list of products used by the Commission and can be
modified.
Please note that this list is not exhaustive and should be considered indicative in the
framework of the JLS framework contract call for tenders.
Data Base Management Systems
 Oracle 9i
 Oracle 10g
Document and Content Management
 Documentum 5.2.5
 Documentum 5.3
Text Retrieval Tools
 Verity K2
Configuration and change management tools
 CVS
 Rational ClearCase / ClearQuest
IS Development Methodologies
 RUP@cec (RUP based)
Case Tools
 Rational Rose
 Rational RequisitePro
 Rational Soda
Programming languages
 C, C++
 Java 1.4.2
WEB Servers
 Apache Web Server 1.3
 MS Internet Information Server 6.0
Application Servers
 ColdFusion MX 7
 WebLogic 9.1
116
Portal tools
 BEA Portal 9.2
Workflow tools
 BEA Integration 8.x
Advanced Query, Reporting and ETL Tools
 Business Objects 6.5
 Business Objects Data Integrator
XML Tools
 Xerces 2
Interfaces, Protocols
 SQL3
 ODBC 3
 JDBC
 WINSOCKETS
 HTTP 1.1
 SGML
 HTML 3.2
 J2EE
 XML
 Unicode 2.0
CSS 2.0
117
ANNEX III.2
Profiles and Roles
1.
PROFILES
For each of these profiles the following information regarding requirements is provided:
_______________________________________________________________________
Nature of the tasks
These are examples of the tasks that will be expected of a
person proposed with the required profile in relation with
the corresponding lot(s). This list is not exhaustive and is
to be regarded as a good indication.
Knowledge and skills
A list of the minimal knowledge and skills that a person
with this profile is expected to possess.
Education and Experience The required minimal education qualifications and
experience required for the profile.
A university degree corresponds to a master degree, that is, a graduate diploma as
defined
in
the
Bologna
Declaration
of
19
June
1999
(http://ec.europa.eu/education/policies/educ/bologna/bologna.pdf), or else a full
university-level cycle of at least 4 years after the secondary school.
A non university degree corresponds at least to the successful completion of a secondary
school.
1.1.
Business Designer / Process Analyst (BDA)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
• Lead and coordinate business use-case modelling by
outlining and delimiting the organization being modelledfor example, by establishing what business actors and
business use cases exist and how they interact.
• Responsible for the business architecture, outlining and
delimiting the organization being modelled.
• Assess the situation of the target organization where the
project's end-product will be deployed (DG JLS, Member
States, Non for Profit Organization, etc…)
• Take part in defining stakeholders' requirements.
• Facilitate modelling of the target organization
• Discuss and facilitate a business engineering effort
• Perform a cost/benefit analysis for any suggested changes
in the target organization.
• Discuss and support those who promote the end-product
of the project.
• Understands stakeholder and user requirements, their
strategies, and their goals.
118
Education and Experience
1.2.
• Good facilitator
• Excellent communication skills
• Capability to work in an international/multicultural
environment
• Familiar with the tools used to capture the business
models
• He/She must hold a recognized University degree and
will have 6 years relevant experience in one of DG JLS
domains [security, justice, freedom, immigration,
integration, asylum, drugs coordination, home affairs, visa,
Schengen area, civil justice, criminal justice, fundamental
rights, citizenship of the European Union, data protection,
freedom of movement, police, customs, crime, crime
prevention, terrorism, in the context of and as described on
DG JLS Europa web pages
(http://ec.europa.eu/justice_home/)], Finance, or Business
Analysis.
System Analyst (SA)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
• Analysis of user requirements and design of new
information systems.
• Production of use case models, software architecture
documents, design and analysis models, implementation
models
• Data analysis, data modelling.
• Follow up of the developments.
• Technical Interface between the project leader and the
developers.
• Participation in technical working groups, progress
meetings and meetings with the users
• Assistance in the testing, the technical documentation, the
technical training, the deployment, the evaluation and the
reporting
• Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of
communication.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working.
• In-depth knowledge of development methodologies (e.g.
RUP) and modelling (e.g. UML)
•Senior System Analyst (SSAN): University degree with
minimum 6 years experience in IS development.
System Analyst (SAN): University degree with minimum 3
years experience in IS development or non University
degree with minimum 6 years experience in IS
development.
And for both profiles:
• Analysis and development experience
119
• Experience with UML or case tools
• Experience with relational databases
1.3.
IS Senior Consultant (SC)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
1.4.
• Provision of advice and assistance in any area associated
with the procurement, provision, delivery, maintenance,
deployment, hosting, security, effective use of information
systems and their environments.
• Provision of quality plans, service level agreements,
quality tests, quality control and evaluation, quality
assessments or other quality matters associated with
information systems projects
• Assistance in the implementation of project management
methodology
• Provision of security studies, security assessments or
other security matters associated with information system
projects
• Functional requirements and business case analysis
• Elaboration of vision documents
• Risk analysis
• Provision of technical studies, technical expertise, and
technical evaluations in relation with information systems
• Ability to participate in multi-lingual meetings, excellent
communicator.
• Capability of working in an international/ multicultural
environment
• In depth knowledge in information systems matters
• Strong capacity in writing and presenting studies
• University degree with minimum 6 years experience in IS
development.
• Strong experience in consulting
• Strong experience in the domain of the study (e.g. quality,
security, requirement analysis, technical domain)
• Proven experience with quality procedures
• Strong experience in the realization of studies
IS Consultant (C)
Nature of the tasks
• Provision of advice and assistance in any area associated
with the procurement, provision, delivery, maintenance,
deployment, hosting, security, effective use of information
systems and their environments.
• Provision of quality plans, service level agreements,
quality tests, quality control and evaluation, quality
assessments or other quality matters associated with
information systems projects
• Assistance in the implementation of project management
methodology
120
Knowledge and skills
Education and Experience
1.5.
• Provision of security studies, security assessments or
other security matters associated with information system
projects
• Functional requirements and business case analysis
• Elaboration of vision documents
• Risk analysis
• Provision of technical studies, technical expertise, and
technical evaluations in relation with information systems.
• Ability to participate in multi-lingual meetings, good
communicator.
• Capability of working in an international/multicultural
environment
• Proven knowledge in information systems matters
• Capacity in writing and presenting studies
• University degree with minimum 3 years experience in IS
development OR non university degree with minimum 6
years experience in IS development
• Experience in consulting
• Experience in the domain of the study (e.g. quality,
security, requirement analysis, technical domain)
• Proven experience with quality procedures
• Strong experience in the realization of studies
Senior Implementer (SI)
(Often referred to as Senior Programmer)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and experience
1.6.
• Programming/maintenance of applications
• Testing of applications.
• Installation and configuration of applications
• Migration and updates of applications
• Creation/maintenance of databases
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working.
• Ability to cope with fast changing technologies used in
application developments
• University degree with minimum 3 year experience in IS
development OR non university degree with minimum 6
years experience in IS development.
• Minimum 3 year of programming experience
• Experience with relational databases
Implementer (I)
Often referred to as Programmer.
Nature of the tasks
• Programming/maintenance of applications
• Testing of applications.
• Installation and configuration of applications
• Migration and updates of applications
121
Knowledge and skills
Education and experience
1.7.
User Interface Designer (UID)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and experience
1.8.
• Creation/maintenance of databases
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and willingness
to work in a team
• Ability to cope with fast changing technologies used in
application developments
• University degree with 1.5 years experience in IS
development or successful training as programmer with 3
years experience as programmer.
• Design and development of user interfaces.
• Definition and creation of graphical contents
• User ergonomics
• Ability to cope with fast changing technologies used in
graphical design
• Knowledge of ergonomics regarding man/machine
interfacing.
• Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of
communication.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working
• University degree with minimum 1.5 years experience in
user interfaces or graphical design OR non university
degree with minimum 3 years experience in user interfaces
or graphical design
Software Architect (SwA)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
• Analysis of information systems portfolio
• Analysis of business processes
• Analysis of organisational structures
• IS costs/benefits analysis
• Development and enhancement of architecture
• Assistance with the implementation of the architecture
• Data flow analysis
• Ability to participate in multi-lingual meetings, excellent
communicator.
• Capability of working in an international/ multicultural
environment
• Proven knowledge of enterprise architecture
• Strong capacity in writing and presenting studies
•Senior Software Architect (SSAR): University degree with
minimum 6 years experience in IS development. 3 years
experience in enterprise architecture models and tools.
•Software Architect (SAR): University degree with
minimum 3 years experience in IS development OR non
university degree with minimum 6 years experience in IS
122
development. 2 years experience in enterprise architecture
models and tools.
And for both profiles:
• At least two years experience in consulting
• Proven experience with quality procedures
• Strong experience in the realization of studies
1.9.
Database Designer/Manager (DDM)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
• Produce the Data Model Artefact by defining the detailed
database design including tables, indexes, views,
constraints, triggers, stored procedures, and other databasespecific constructs needed to store, retrieve, and delete
persistent objects.
• Creation, installation, configuration, maintenance and
migration of databases.
• Data Modelling, Database design
• Object-Oriented Analysis and Design techniques
• System Architecture, including Database and System
performance tuning, as well as hardware and network
workload balancing.
• Database Administration
• Ability to participate in multi-lingual meetings, good
communicator.
• Capability of working in an international/multicultural
environment.
• University degree with minimum 3 year experience in IS
development OR non university degree with minimum 6
years experience in IS development.
• Minimum 3 years experience with relational databases.
1.10. Project Manager (PM)
Nature of the tasks
• Manage the development and implementation of
information systems to meet identified business needs,
acquiring and utilising the necessary resources and skills,
within agreed parameters of cost, timescales, and quality.
• Give proposals for project strategies, planning, definition
of tasks and deliverables, review of project deliverables,
quality control, risk analysis and management, status
reports, problem reporting and management systems,
follow up and organisation.
• Guide the team in charge of project activities and review
their deliverables.
• Participate in functional working groups and progress
meetings.
• Estimate costs, timescales and resource requirements for
the successful completion of each project to agreed terms
of reference.
123
Knowledge and skills
Education and Experience
• Prepare and maintain project and quality plans and tracks
activities against the plan, provide regular and accurate
reports.
• Monitor costs, timescales and resources used, and take
action where these deviate from agreed tolerances. Ensure
that delivered systems are implemented within these
criteria.
• Manage the change control procedure gaining agreement
for revisions to the project from project sponsors.
• Provide effective leadership for the project team ensuring
that team members are motivated and constantly
developing their skills and experience.
• Project management.
• Usage of project management tools. Willingness to use
the project management tool as specified by the
Commission.
• Good technical knowledge on the projects aspects.
• Good reporting methods.
• Ability to give presentations.
• Ability to apply high quality standards to all tasks
• Ability to participate in multi-lingual meetings, good
communication skills.
• Capability of working in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working, understanding the needs, objectives and
constraints of those in other disciplines and functions.
• Leadership capability.
• University degree with minimum 6 years experience in IS
development.
• Minimum 3 years experience in Project Management of
Information System Development. Practical experience
with RUP methodology and the system development lifecycle is desirable.
• Minimum 1 year of experience in a project management
tool.
• Proven experience with quality procedures.
1.11. Management Reviewer (MR)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
• Evaluate project planning and project assessment
artefacts at major review points in the project's lifecycle.
• Quality assurance
• Deep knowledge of Projects, IT, quality and processes
standards: RUP, Enterprise Architecture, CMMI, PMI,
Prince,
• Ability to participate in multi-lingual meetings, good
communicator.
• Decision-making ability at the operational management
level.
• Understanding of risk management principles
124
Education and Experience
• University degree with minimum 12 years experience in
IS development.
• Business Development experience (including contract
formulation and negotiation)
• Technical, and software project management experience.
1.12. Technical Writer (TW)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and experience
• Writing technical documentation for information systems
during their development
• Integration of on-line help in information systems
• Verification of the technical documentation against
applications
• Documenting the programs
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working.
• Good writing skills
• Able to use the office automation tools used in the
Commission (MS-Office).
• University degree with minimum 1.5 year experience in
IS development OR non university degree with minimum 3
years experience in IS development.
• Minimum 1 year of technical documentation authoring
experience
• Minimum 1 year experience with the office automation
tools used in the Commission (MS-Office)
1.13. Course developer – User Assistance Person (CD)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
• User assistance on the Commission premises, regarding
the use of information systems to carry out their tasks.
• Assistance with organising and running in the information
system installation from the end user perspective.
• Writing user documentation for information systems.
• Prepare and give training courses about information
systems
• Excellent communication / writing skills.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working.
• Ability to participate in multi-lingual meetings
• Able to use the office automation tools used in the
Commission (MS-Office).
• University degree with minimum 2 years of relevant
experience OR non university degree with minimum 3
years of relevant experience
• Experience in user support or training or documentation
writing
125
1.14. Web Master (WM)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
• Creation of a detailed site topology.
• Staging of web sites.
• Installation and support of web sites.
• Ensure coherence of the logical and physical structure of
web sites, web pages and of navigation methods.
• Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of
communication.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working.
• Able to cope with the fast changing technologies used in
web site management.
• Conceptual understanding of content structuring, storage,
access and presentation elements.
• Able to cope with the needs of multi-language site
deployment.
• University degree with minimum 1 years of relevant
experience OR non university degree with minimum 3
years of relevant experience
• Minimum 1 year experience as Webmaster
1.15. Web Technician (WT)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and Experience
• Updating content of web pages.
• Creation of new web pages based on a template.
• Updating of links.
• Ensure the integrity of the logical and physical structure
of web sites, web pages and of navigation methods.
• Ability to participate in multi-lingual meetings.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working.
• Conceptual understanding of content structuring, storage,
access and presentation elements.
• Able to cope with the needs of multi-language site
updating.
• University degree with minimum 1.5 year experience in
IS development OR non university degree with minimum 3
years experience in IS development
• Minimum 1 year experience as Web technician
1.16. Tester (T)
Nature of the tasks
• Definition of test plans
• Definition of test cases
• Construction of test scenarios and scripts
• Tests coordination and execution
• Reporting of test results
126
Knowledge and skills
Education and experience
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working
• Good communication skills
• Proven knowledge of testing technologies and tools
• Ability to cope with fast changing technologies used in
application developments
• Aptitudes in reporting
• University degree with minimum 3 years experience in IS
development OR non university degree with minimum 6
years experience in IS development.
• Minimum 2 years of IS testing experience
1.17. Editor (R)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and experience
• Drafting of information and communication documents
• Update of data and of information and communication
documents
• Formatting of text to match web support
• Organisation and follow-up on editorial committees
• Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of
communication.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working
• Very good communication skills
• Minimum 1 year experience with the office automation
tools used in the Commission (MS-Office)
• University degree with minimum 3 years experience in
journalism OR non university degree with minimum 6
years experience in journalism.
1.18. Graphic designer (G)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and experience
• Create design for online publications
• Create layout for online publications
• Image processing
• Follow-up on editorial committees
• Capability of integration into an international/
multicultural environment, rapid self-starting capability
and experience in team working
• Very good graphic skills
• Knowledge of image manipulation tools
• Reporting capabilities
• University degree with minimum 3 years experience in
graphic design OR non university degree with minimum 5
years experience in graphic design, including at least 1 year
in web graphic design.
127
1.19. Documentalist (D)
Nature of the tasks
Knowledge and skills
Education and experience
2.
• Research, collection and filing of information on JLS
issues.
• Drafting and summary of texts based on existing
materials.
• Capability of integration in an international/multicultural
environment, rapid self-starting capability and experience
in team working
• Ability to work in several languages.
• Good communication skills
• Minimum 1 year experience with the office automation
tools used in the Commission (MS-Office)
• University degree with minimum 2 years experience as a
documentalist OR non university degree with minimum 4
years experience as a documentalist.
ROLES
1.20. Requirements Specifier (RRS)
The Requirements Specifier role specifies the details of one or more parts of the system's
functionality by describing one or the aspects of the requirements.
Different aspects of the requirements are typically documented in different types of
software requirements artefacts, mainly the Software Requirement Specifications and the
Use Case Model. A person playing the Requirements Specifier role may be responsible
for many of those artefacts —such as one or more use-case packages— and for
maintaining the integrity of the requirements within and between those artefacts.
He/She must hold a recognized University degree and will have 3 years experience in IS
development or a non University degree with at least 6 years experience in IS
development. He/She will have two years experience as Requirements Specifier.
1.21. Integrator (RIN)
Integrators are responsible for planning the integration and performing the integration of
Implementation Elements to produce builds.
Implementers deliver their tested Implementation Elements into an integration
workspace, whereas integrators combine them to produce a build. An integrator is also
responsible for planning the integration, which takes place at the subsystem and system
levels, with each having a separate integration workspace. Tested elements are delivered
from an implementer's private development workspace into a subsystem integration
workspace, whereas integrated implementation subsystems are delivered from the
subsystem integration workspace into the system integration workspace.
128
He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS
development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development.
He/She will have 1.5 years experience as integrator.
1.22. Change Control Manager (RCCM)
The Change Control Manager role oversees the change control process which the role is
also responsible for defining.
He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS
development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development.
He/She will have 1.5 years experience as Change Control Manager.
1.23. Configuration Manager (RCM)
The Configuration Manager role is responsible for providing the overall Configuration
Management (CM) infrastructure and environment to the product development team. The
Configuration Manager role defines the policies and processes for configuration and
change management, defines the configuration objects, reviews the policies and
processes for configuration and change management within the scope of the software
development project
He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS
development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development.
He/She will have 1.5 years experience as Configuration Manager.
1.24. Deployment Manager (RDM)
The Deployment Manager role is responsible for planning the product's transition to the
user community, ensuring those plans are enacted appropriately, managing issues and
monitoring progress. He also interacts with the Data Centre for all deployment related
issues.
He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS
development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development.
He/She will have 1.5 years experience as Deployment Manager.
1.25. Test Manager (RTM)
The Test Manager role is tasked with the overall responsibility for the test effort's
success. The role involves quality and test advocacy, resource planning and management,
and resolution of issues that impede the test effort.
He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS
development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development.
He/She will have 1.5 years experience as Test Manager.
1.26. Test Designer (RTD)
The Test Designer role is responsible for:
•
defining the test strategy and ensuring its successful implementation,
129
•
•
•
identifying and defining the required tests,
monitoring detailed testing progress and results in each test cycle,
evaluating the overall quality experienced as a result of testing activities.
The role involves identifying the appropriate techniques, tools and guidelines to
implement the required tests, and to give guidance on the corresponding resources
requirements for the test effort.
The role typically carries the responsibility for appropriately representing the needs of
stakeholders that do not have direct or regular representation on the project.
He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS
development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development.
He/She will have 1.5 years experience as Test Designer.
130
ANNEX III.3: QUESTIONNAIRE
Questionnaire “Lot 2”
Name of Tenderer:………………………………..
131
SELECTION OF THE TENDERER / TECHNICAL AND PROFESSIONAL CAPACITY
1.
ORGANISATION
OF THE TENDERER TO ALLOW THE DELIVERY OF THE
REQUIRED SERVICES
In case of a joint offer, provide the information for each company
1.1. Tenderer’s structure
1.1.1. Have you described your organisational structure detailing the departments and
allocated number of staff on all levels of your company(ies), as well as the
division(s) responsible for the delivery of services requested in the present call
for tenders ?
If relevant, include the relationships between the tenderer and other
companies of the same group, including those that could participate (e.g. as
sub-contractor) in the delivery of the requested services.
YES/NO (mandatory)
Reference:
1.1.2.
1.1.2.1.
Centre of expertise
Do you have permanent centre(s) of expertise in the
enterprise that provides support for the efficient implementation,
enhancement and maintenance of information systems delivered to your
customers?
YES/NO (if YES, include the name used internally by the tenderer for this
centre of expertise)
If YES,
(a) indicate the person(s) responsible(s) for this centre of expertise:
surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g.
Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.
132
(b)describe the functioning of the centre(s) of expertise:
Reference: ……….
(c) how do you provide access for your staff to the services of the
centre(s) of expertise?
Reference: ……….
1.1.2.2.
If NO, how do you provide the efficient expertise for
enhancement and maintenance of information systems?
Reference: ……….
1.1.2.3.
Do you have agreements and/or alliances with third
parties (e.g. tools suppliers, etc), to ensure rapid response to resolve
technical problems?
YES/NO
If YES,
(a) indicate the person(s) responsible for managing the agreement(s):
surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g.
Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.
(b)describe the agreement(s) with third parties (name of third party,
name of the agreement, description of agreement coverage,
procedures for using the agreement):
(only for tools and products in relation with the lot)
Reference: ……….
If NO, how do you ensure rapid response to resolve a technical problem?
Reference: ……….
133
1.1.3.
1.1.3.1.
Technical knowledge management
Do you have technical knowledge base(s) relevant to the
delivery of the requested services?
YES/NO (if YES, include the name used internally by the tenderer for this
technical knowledge base).
1.1.3.2.
If YES,
(a) indicate the person(s) responsible for this technical knowledge
base: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function
(e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, email.
(b) describe the functioning of the technical knowledge base(s) (how
is information entered, how can information be consulted, where
is the information stored, how is the quality of the information
guaranteed):
Reference: ……….
(c) how does the tenderer provide access for his staff to this
technical knowledge base(s)?
Reference: ……….
1.1.3.3.
If NO, how do you guarantee the availability of
information relevant to the technical knowledge for the services required?
Reference: ……….
134
1.1.4.
1.1.4.1.
Training Centre
Do you have training programme(s) that support the
quality of the services required?
YES/NO
If YES,
(a) indicate the person(s) responsible for maintaining the training
program: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…),
function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number,
address, e-mail.
Reference: ……….
(b) give overview of the courses in the training program(s) by
providing for each course the following information:
(For technical training only in relation with the field of the lot)
Course reference code
Course name
Company / institute
organising the course
Course table of
contents
Extend this table as necessary.
1.1.4.2.
If NO, how do you guarantee the training program and the
staff competence that supports the quality of the services required?
Reference: ……….
135
1.2. Tenderer manpower and qualification of staff relevant to the required
services
In case of a joint offer, the required information should be provided for the
group of tenderers as a whole.
Note that staff of subcontractors is considered as non permanent staff.
Please refer to the following staffing schema:
Total staff (1)
sssstaffstaff(1
IT
) Division staff (2)
Technical staff (3)
Permanent (6)
565(6)
Non
Permanent (7)
Invoicable
(*)
I.S.
specialists (8)
I.S.
specialists (9)
Non-technical
staff (4)
• management
• secretaries
• sales
• marketing
•...
Non
invoicable
(5)
• System administrators
• Internal helpdesk
•...
(*) Staff for IS projects.
The I.S. specialists are IT specialists in the development of information systems.
When filling out the tables, take into account that each block in the staffing schema
is a further detailed group. For example when asked for staff numbers, the “I.S.
specialists – block 8” is also part of the “permanent chargeable – block 6” staff and
should be included in the count.
Please note that only staff with a direct, individual, regular and unlimited
working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she
will be on the Tenderer's payroll.
a) In case of a consortium, the thresholds mentioned below will apply on the level
of the consortium and not on an individual basis.
136
b) Staff with a personal contractual relation to a company of another nature or
without a personal contractual relation to it (e.g. free-lancers, staff from
affiliated companies or from subcontractors) shall only be quoted as nonpermanent staff.
c) In case of a branch-company responds in the name of a group, a written
endorsement of the group is necessary with the names of all affiliated companies
that participate effectively.
1.2.1.
1.2.1.1.
Staffing tables
Indicate your average annual manpower for the last three
years as well as the current number (separating permanent and not
permanent staff)
Total annual manpower (block 1 in the staffing
schema)
2004
2005
2006
1/1/ 2007
Permanent staff
Non permanent staff
1.2.1.2.
Indicate your average number of managerial staff for the
last three years as well as the current number (only permanent staff)
Total managerial staff
2004
2005
2006
1/1/ 2007
Permanent staff
1.2.1.3.
Indicate the number of staff working in your IT division(s)
in the field of development of information systems for the last three years
and the current number (separating permanent and non permanent staff)
The minimum acceptable valuei is 85 permanent staff
Number of specialists in the
development of information systems
2004
2005
2006
1/6/ 2007
Permanent staff (block 8 in the
staffing schema)
Non permanent staff (block 9 in the
staffing schema)
Total (permanent and non permanent)
137
1.2.1.4.
Indicate the average number of staff from your IT division
working on Tenderer's premises in the field of development of information
systems for the last three years and the current number (separating
permanent and non permanent staff)
The minimum acceptable value is 55 permanent staff
Number of specialists in the
development of information systems
working in Tenderer's premises
2004
2005
2006
1/5/2007
Permanent staff
Non permanent staff
Total
1.2.1.5.
Indicate the average number of permanent non-technical
staff in your IT division (for the provision of secretariat, contract
management, customer relations, etc…) for the last 3 years and the current
number
Number of non technical staff in your
IT division(s) ( block 4 in the staffing
schema)
2004
2005
2006
1/5/ 2007
Permanent staff
1.2.1.6.
Indicate the percentage of personnel turnover for the
permanent technical staff working in the tenderer’s IT division in the field
of development of information systems for the last 3 years.
Personnel turnover working in your IT
division(s) in the field of development
of information systems
2004
2005
2006
1/5/ 2007
Percentage of turnover
138
1.2.2.
Profiles
1.2.2.1.
In the following tables, indicate the number of staff
(working for the Tenderer and with experience in the field of the lot you
have available for the services required).
An individual person can be counted only in one profile.
Total
permanent
EXAMPLE:
Project manager
Total
nonTotal
permanent available
(FP and QTM
in the field of
the lot):
(FP and QTM
in the field of
the lot):
(FP and
QTM in the
field of the
lot):
-1
-2
-3
10
2
12
(1) Put in here the total number of permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means
services in the field of the lot.
Only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can
be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.
(2) Put in here the total number of non permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means
services in the field of the lot.
(3) Put here the total number of available staff (permanent and non permanent: (1) + (2) )
In the example, the tenderer has available 10 project managers that are
permanently employed and 2 that are non-permanently employed.
Note that the work should be executed in the premises of the contractors. The
delivery and progress meetings will normally take place at the Commission’s
premises in Brussels.
The minimum set of profiles is listed in the table below. The tenderer will provide a
job description for any additional profile he will submit.
139
Count an individual person in one profile only
BDA: Business Designer/
Analyst in JLS field
SSAN: Senior System
Analyst
SAN: System Analyst
Total
permanent
-1
Total nonpermanent
-2
Total available
-3
(FP and QTM services
in the field of the lot):
(FP and QTM services in
the field of the lot):
(FP and QTM services in the
field of the lot):
…..
…..
…..
(minimum 8)
…..
…..
(minimum 9)
…..
…..
(minimum 3)
SC: IS Senior Consultant
…..
…..
(minimum 1)
C: IS Consultant
…..
…..
(minimum 1)
SI: Senior Implementer
…..
…..
(minimum 12)
I: Implementer
…..
…..
(minimum 12)
…..
UID: User Interface
Designer
(minimum 2)
SSA: Senior Software
Architect
(minimum 5)
SAR: Software Architect
…..
…..
…..
(minimum 3)
DDM: Database
Designer/Manager
PM: Project Manager
…..
(minimum 2)
…..
(minimum 7)
MR: Management
Reviewer
TW: Technical Writer
…..
(minimum 1)
…..
(minimum 1)
CD: Course DeveloperUser Assistance Person
WM: Web Master
…..
(minimum 1)
…..
(minimum 1)
WT: Web technician
…..
(minimum 1)
R: Editor
…..
(minimum 1)
G: Graphic designer
…..
140
(minimum 1)
…..
D: Documentalist
(minimum 1)
…..
T: Tester
(minimum 10)
1.2.3.
Roles
1.2.3.1.
In the following tables, indicate the number of staff
(working for the Tenderer and with experience in the field of the lot you
have available for the services required).
An individual person can be counted only in one role.
Total
permanent
EXAMPLE:
Requirements
specifier (RRS)
manager
Total
nonTotal
permanent available
(FP and QTM
in the field of
the lot):
(FP and QTM
in the field of
the lot):
(FP and
QTM in the
field of the
lot):
-1
-2
-3
6
2
8
(1) Put in here the total number of permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means
services in the field of the lot.
Only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can
be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.
(2) Put in here the total number of non permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means
services in the field of the lot.
(3) Put here the total number of available staff (permanent and non permanent: (1) + (2) )
In the example, the tenderer has available 6 persons in the role of requirement
specifier that are permanently employed and 2 that are non-permanently
employed.
Note that the work should be executed in the premises of the contractors. The
delivery and progress meetings will normally take place at the Commission’s
premises in Brussels.
The minimum set of profiles is listed in the table below. The tenderer will provide a
job description for any additional role he will submit.
141
Count an individual person in any number of roles, provided that it fulfils the
minimum qualifications requested in Annexe 8.II.
Analysis and design
Requirements specifier (RRS)
Development
Integrator (RIN)
Management
Change Control Manager (RCCM)
Management
Configuration Manager (RCM)
Management
Deployment Manager (RDM)
Management
Test Manager (RTM)
Testing
Test Designer (RTD)
1.2.4.
Total
permanent
-1
Total nonpermanent
-2
Total available
-3
(FP and QTM
services in the field
of the lot):
(FP and QTM services
in the field of the lot):
(FP and QTM services
in the field of the lot):
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
…..
(minimum 6)
…..
(minimum 10)
…..
(minimum 4)
…..
(minimum 6)
…..
(minimum 2)
…..
(minimum 8)
…..
(minimum 10)
Mapping of profiles, roles and CV's
1.2.4.1.
Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff
In the following table, tenderers will connect profiles with roles they are
able to fulfil mapping profiles, roles and CVs for permanent staff. Each
profile can be connected to any number of roles, provided that it fulfils the
minimum qualifications requested in annexe 8.II.
In the first column of the table below, indicate the identifier; this is the
abbreviation of the profile followed by an order number (i.e. PM1 for the
first Project Manager, PM2 for the second one, etc…), in the second column
the profile, in the third the CV number (only for persons whose CV is
enclosed), in the fourth the person’s name (surname, first name), in the fifth
the name of the employer and in the sixth the abbreviation of the additional
roles this person can fulfil.
(1)
Identifier
(2)
Profile
(3)
CV
number
(4)
Staff name
(surname, first
name)
(5)
Employer
(6)
Additional roles that
can be fulfilled
142
An individual person can only be counted for one profile but can be assigned to
different roles.
1.2.4.2.
Mapping of profiles and names for non permanent staff
In the following table, tenderers will connect profiles with roles they are
able to fulfil mapping mapping profiles with names for non-permanent staff.
Each profile can be connected to any number of roles, provided that it fulfils
the minimum qualifications requested in annexe 8.II.
In the first column of the table below, indicate the identifier; this is
abbreviation of the profile followed by an order number (i.e. PM1 for
first Project Manager, PM2 for the second one, etc…), in the second
profile, in the third the person’s name (surname, first name) and in
fourth the name of the employer.
(1)
Identifier
(2) Profile
(2)
Staff name
(surname, first
name)
the
the
the
the
(4)
Employer
An individual person can only be counted for one lot and one profile. Non
permanent staff can't be assigned to roles.
1.2.5.
1.2.5.1.
Expertise
For each of the profiles enclose one Software Expertise
Form (SEF) (see Attachment 2 – standardised form).
Minimum level of expertise required and thresholds
In the field of the lot, a good expertise of the following is required:
- Oracle RDMS
- BEA WebLogic
- ColdFusion
- J2EE
- XML
- Documentum
- Business Objects
143
- HTML, WDML
- RUP (or other UP)
- UML
- CSS
- Verity/Idol
- CISSP, CISA, or CISM
Other expertise is also required for some profiles.
To have expertise in a product means to have worked with the specified
product or software for at least 12 months.
The following minima are based on current needs and on the software
currently mainly used by the Commission in the field of the lot.
The tenderers who don’t comply with these thresholds will be judged not
having the minimum technical capacity to deliver the required services.
In order to verify the responses the Commission could ask the tenderer to
provide the list of employees that are included in the Software Expertise
Forms (with respect of confidentiality).
Required minimum staff number
with the following expertise :
Oracle RDBMS
BEA WebLogic
ColdFusion
J2EE
XML
Documentum
Business Objects
HTML, WDML
RUP (or other UP)
UML
CSS
Verity/Idol
CISSP, CISA, or CISM
JLS domain
SSA
5
3
2
3
3
1
1
5
3
6
SA
SC
C
SI
2
2
1
2
2
1
1
3
2
2
1
1
I
6
4
4
5
4
1
1
6
3
2
2
3
2
1
3
UID
DDM
2
2
2
1
1
1
1
1
PM
1
JLS domains to be considered are: security, justice, freedom, immigration, integration,
asylum, drugs coordination, home affairs, visa, Schengen area, civil justice, criminal
justice, fundamental rights, citizenship of the European Union, data protection, freedom
144
5
2
of movement, police, customs, crime, crime prevention, terrorism, in the context of and
as described on DG JLS Europa web pages (http://ec.europa.eu/justice_home/)
These minima apply to the total number of staff (permanent and non permanent).
An individual person can be counted only in one profile
Reference to the Software Expertise Form:
1.2.6.
(a) Senior System Analyst (SSAN)
1. SEF n° ……….
(b) System Analyst (SA)
2. SEF n° ……….
(c) Senior Consultant (SC)
3. SEF n° ……….
(d) Consultant (C)
4. SEF n° ……….
(e) Senior Implementer (SI)
5. SEF n° ……….
(f) Implementer (I)
6. SEF n° ……….
(g) User Interface Designer (UID)
7. SEF n° ……….
(h) Database Design Manager
8. SEF n° ……….
(i) Project Manager
9. SEF n° ……….
CVs
For CVs, it is mandatory to use one of the attached CV forms (see
attachment 3)
1.2.6.1.
For each of the following profiles enclose one standardised
CV for each of the indicated number of permanent staff working in the
area of the required services and with expertise related to the lot.
The proposed CVs need to conform to the profile descriptions and the
requirements of the lot.
145
Moreover, the minimum numbers of CVs that must demonstrate specific
expertise (according to the description of profiles) in the following
technologies are indicated in the next table:
Required minimum staff number
with the following expertise :
Oracle RDBMS
BEA WebLogic
ColdFusion
J2EE
XML
Documentum
Business Objects
HTML, WDML
RUP (or other UP)
UML
CSS
Verity/Idol
CISSP, CISA, or CISM
JLS domain
SSAN SAN
3
2
1
2
2
1
1
3
2
3
SC
C
SI
2
1
1
1
1
1
1
2
1
1
1
1
I
3
2
2
4
2
1
1
3
2
1
1
2
1
1
2
UID
DDM
1
1
1
1
1
1
1
1
PM
1
1
Note that the same person could have a specific expertise in different technologies.
Indicate the CV numbers.
SSAN: Senior System Analyst (9 CVs
minimum and 20 CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
SAN: System Analyst (7 CVs minimum
and 14 CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
SC: IS Senior Consultant (1 CVs
minimum and 2 CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
C: Consultant (1 CVs minimum and 2
CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
SI: Senior Implementer (10 CVs
minimum and 20 CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
I: Implementer (5 CVs minimum and 10
CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
UID: User Interface Designer (1 CVs
minimum and 2 CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
146
2
2
DDM: Database Designer/Manager (1 CVs CV n° ………. to n° ……….
minimum and 2 CVs maximum)
PM: Project Managers (2 CVs minimum
and 4 CVs maximum)
CV n° ………. to n° ……….
The Tenderers who don’t comply with the minimum
thresholds will be judged not having the minimum
technical capacity to deliver the required services.
The CV numbers are the same as the one indicated in the table in the
chapter 1.2.4.1 "Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff" of
this annexe.
Indicate in the following table the reference to the CV numbers with the specific
expertise in the mentioned technologies.
Specific Expertise
SSA
SA
SC
C
SI
I
UID
DDM
Oracle RDBMS
BEA WebLogic
ColdFusion
J2EE
XML
Documentum
Business Objects
HTML, WDML
RUP (or other UP)
UML
CSS
Verity/Idol
CISSP, CISA, or CISM
JLS domain
1.3.
1.3.1.
1.3.1.1.
References in relation to similar projects/contracts
Client References
Have you provided a list of the principal services provided
in the past three years, with the amounts, dates, and recipients, whether
public or private, of the services provided:
The delivery has to be certified by the purchaser; or failing this, declared by the
service provider to have been effected.
In case of a joint offer, provide the information for each company
147
PM
YES/NO:
Reference: ……….
1.3.1.2.
Tenderers will provide at least 5 client reference contacts
of customers, other than the Commission that are making use of services
similar to the service requirements of this lot. The references should be for
different customers (*) in a fixed price or quoted time & means context in
Tenderer's premises. Only provide client references that can be consulted by
the Commission.
In case of a joint offer, the required information can be provided for the
group of tenderers.
Contractor
Customer
Client’s surname, forename, title Volume
(e.g. Dr., Mr., Mme…), function days)
(e.g.
Manager…)
Telephone
number, fax number, address, email.
(*) A European institution, a specific ministry or a company must be
considered as one single customer
1.3.2.
1.3.2.1.
Project sizes
Indicate how many projects in the area of the required
services you have completed in 2005 or 2006, where the consumption of
your own resources was:
In case of a joint offer, the required information should be provided
for the group of tenderers as a whole.
148
(person-
Number of Fixed
Price or Quoted Time
& Means projects
1.3.3.
1. 50 to 99 person-days:
(a) ……………
2. 100 to 499 person-days:
(b) ……………
3. 500 to 999 person-days:
(c) ……………
4. 1000 person -days or more:
(d) ……………
Project References
In case of a joint offer, the required information can be provided
for the group of tenderers
1.3.3.1.
Enclose project reference forms using the attached template
(Attachment 1. The use of this standardised form is mandatory)
Tenderer must include at least 6 different projects (and maximum 12) for at
least 4 different customers for projects/contracts executed in your premises
and in the field of the lot.
At least 2 different customers should be in the public sector.
The minimum size of the projects must be in total 150 person-days.
The references must concern contracts executed in 2005 or 2006.
Departments, divisions, directorates, etc. are regarded as the same customer.
For example, a specific European Institution or ministry or company is
considered as one customer.
A framework contract with different specific contracts must be considered
as a single reference.
The use of the following technologies is required as a minimum:
- Oracle RDBMS in 3 references
- BEA WebLogic in 2 references
- ColdFusion in 2 references
- A J2EE in 2 references
- UML in 3 references
- XML in 2 references
- Documentum in 1 reference
- Business Objects in 1 reference
- Verity/Idol in 1 reference
149
The Tenderers who don’t comply with these thresholds will be judged not
having the minimum technical capacity to deliver the required services.
Fill in the following table:
Use Use Use Use of
Use of Use of
RUP
PRF Public Volume Use of Use of Use of
or
(personsOracle
WebLogic
ColdFusion
of
a
of
of
Documentum
Business
Verity/Idol
N°
Private days)
sector
(Y/N) (Y/N)
(Y/N)
J2EE UML XML (Y/N)
(Y/N)
(Y/N) (Y/N)
Objects (Y/N)
(Y/N)
1
2
3
4
5
6
1.4.
Quality assurance and control mechanisms
In case of a joint offer, provide the relevant information for each company
1.4.1.
1.4.1.1.
Quality assurance procedures
Have you given a description of your procedures for
ascertaining the quality of the services you deliver to clients and the
conformity of the deliveries with their orders?
YES/NO: (mandatory)
Reference:
1.4.1.2.
Have you enclosed title and contents list of your quality
assurance manual.
YES/NO
Reference:
150
1.4.2.
1.4.2.1.
Quality standards certifications
Do you have quality procedures for your delivery
organisation conforming to the EN29000 (ISO 9000) series of quality
standards or equivalent?
YES/NO:
Reference:
IF YES,
(a) Specify the year and the country for which the accreditation has been
obtained.
(b) State the name of the certification body.
( c) Have you enclosed a copy of the certificate?
YES/NO:
Reference:
(d) Have there been any follow-up audits? If yes specify.
YES/NO:
1.4.2.2.
What other norms do you follow?
(Mandatory if the response to 4.2.1 is NO)
1.4.3.
1.4.3.1.
Methodology
Have you given a description of your project management
methodology applicable to the required services
YES/NO (Mandatory):
151
Reference:
1.4.3.2.
Do you use project management tools other than those used
by the Commission? If No, state the name and a short description of the
tools used instead. A list of products used by the Commission is available in
annexe 8.I.
YES/NO (Mandatory):
1.5.
Development infrastructure environment
In case of a joint offer, provide the relevant information for each company
1.5.1.
1.5.1.1.
Infrastructure at the company’s premises
Have you described the organisation of your development
environment,
including
the
organisational
structure
and
responsibilities?
YES/NO: (mandatory)
Reference:
1.5.1.2.
Have you described the mechanisms of the periodical
update of your technical infrastructure? Clearly indicate the procedures,
responsibilities and timing.
YES/NO
Reference:
1.5.1.3.
Have you enclosed an Infrastructure Description Form
(IDF - Attachment 6) with your existing development infrastructure?
YES/NO:
Reference: IDF n° …..
(in case of a joint offer, one for each company)
152
1.6.
Meetings
In case of a joint offer, provide the relevant information for each company
1.6.1.
Have you filled the declaration on honnor for the meeting requested
in the present call for tenders?
The tenderer should confirm that a duly mandated representative of the
Company will be able to participate to a meeting in the Commission premises
within 48 h of the request to commit the Company on any subject or to address
technical issues.
YES/NO: (mandatory)
Reference:
153
Attachment 1
Project Reference Form
154
Project Reference Form
The Project Reference Form must be used to give details about relevant projects the
tenderer wants to present as proof of experience.
The Project Reference Form consists of two pages:
 Front page;
 Description page.
Both pages must be used to form a complete Project Reference Form.
A new Project Reference Form must be completed for each project.
Contact persons may be contacted by the Commission in the scope of the call for
tenders.
Use of this form is mandatory - only projects submitted on this form will be
considered.
The delivery has to be certified by the purchaser; or failing this, declared by the service
provider to have been effected.
155
Project Reference Form (page 1 of 2)
Project reference n° ______
Project reference front page
Project name:
Start date (mm/yy):
Finish date (mm/yy):
Client name:
Contact person:
Phone:
Project type (development, maintenance, study, support, etc…):
Principal contractor for this project :
If it is not the tenderer, explain the tenderer’s role:
Principal location for this project:
 Tenderer's premises
 Client's premises
 Other – Precise:
Number of tenderer's own technical staff involved in person -days, by profile:
:
Business Designer/Analyst (BDA) :
Senior Software Architect (SSAR)
Senior System Analyst (SSAN)
:
Software Architect (SAR) :
System Analyst (SA)
:
User Interface Designer (UID) :
Technical writer (TW)
:
Database Designer/Manager (DDM):
Senior Implementers (SI)
:
Implementers (I) :
Project Manager
:
Other (precise):
Total :
Methodologies involved:
Technologies involved (hardware, software and tools) :
156
Project Reference Form (page 2 of 2)
Project reference n° ______
Project reference description page
Area(s) covered by the project (for example Human Resource, Finance, Environment,…):
Project description:
Declaration of conformity and signature:
157
Attachment 2
Software Expertise Form
158
Software Expertise Form
The Software Expertise Form must be used to give details about the staff that
the tenderer employs at 1/1/2007 and who could be made available for the
services required.
When completing the form, follow these guidelines:
Number of employees with the above mentioned profile that
the tenderer could make available
Total
Number
Total
Permanent
Total Non
permanent
TOTAL
(1)
(2)
(3)
Expertise 1
(4)
(5)
(6)
Expertise 2
…
Expertise n
Total number of employees with respective profile:
 The first row “Total number” (1) indicates how many of your
employees with the respective profile could be made available for the
requested services.
Indicate the number of permanent employees in the column with the
heading “Total permanent” (2), indicate the number of non-permanent
employees in the column with the heading “Total non-permanent” (3).
Number of employees with required expertise:
 By writing numbers into one of the next rows (expertise rows), indicate
how many of your employees with the respective profile have the
expertise described in the leftmost column of the table.
Indicate the total number of employees in the column with the heading
“Total Number” (4), indicate the number of permanent employees in
the column with the heading “Total permanent” (5), indicate the
number of non-permanent employees in the column with the heading
“Total non-permanent” (6).
 “To have expertise” means in this context: “To have worked with the
specified product for at least a year”!
159
 Of course, the numbers in the expertise rows do not necessarily add up
to the sum in the “Total number” row, because you can count any one
employee in as many rows as you wish, according to the number of
fields of expertise.
DO NOT count any employee in more than one profile! For example, a
System Analyst must not be counted as an Implementer again.
160
Software Expertise Form
SEF n° ……….
For profile (tick only one):
 Project Manager
 Senior System Analyst
 System Analyst
 Senior Consultant
 Consultant
 Senior Implementer
 Implementer
 User Interface Designer
 Database Designer/Manager
Count an individual person in one profile only!
Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer
could make available
Total
Number
Total
Permanent
Total Non
permanent
TOTAL
Oracle RDBMS
BEA WebLogic
ColdFusion
J2EE
XML
Documentum
Business Objects
HTML, WDML
RUP (or other UP)
UML
CSS
Verity/Idol
CISSP, CISA, or CISM
Tomcat
161
Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer
could make available
Total
Number
Total
Permanent
Total Non
permanent
JBoss
Apache
iPLANET
MS IIS
Oracle Application
Server
Eclipse
SQL Server
Alfresco
Visual Basic
PowerDesigner
Oracle workflow
SearchServer
(Fullcrum)
Fame
Troll
Postgresql
MySQL
Frontpage
Acrobat
Apache web server
Microsoft Internet
Information Server
C,C++
SQL, pl/SQL
Perl
JMS
SOAP
162
Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer
could make available
Total
Number
Total
Permanent
Total Non
permanent
PHP
Web services
Rational Rose
Rational ClearQuest
Rational ClearCase
Rational RequisitePro
Rational SODA
MS-Office
MS- Project
HTTP, HTTPS
(other expertise that you
may want to indicate)
163
Attachment 3
CV Forms
164
Guidelines for the completion of the CV
The JLS standardized CV form defines the Curriculum Vitae (CV) layout for a tenderer
to use when putting forward a person for a particular role.
Use of the JLS standardized CV form or of the European Curriculum Vitae format
is mandatory - only CVs submitted on one of these two forms will be considered.
How to fill out the JLS standardized CV form:
All the required information has to be provided. Any missing or incomplete
information may lead to a CV being discarded.
Where the information is to be provided in tabular form, all the columns of the table
have to be filled in.
The CV should be a summary rather than a biography of an individual and must be in a
format enabling a quick and accurate comparison with other CVs submitted to fill
certain roles. There should be no unaccounted chronological breaks.
Each CV consists of one CV front page and at least one CV training page and at least
one CV software expertise page and at least one CV professional experience
page; more CV training, CV software expertise or CV experience pages may be
added as necessary.
Specialised expertise should mention the tools or topics in which the candidate has a high
expertise (see the description of profiles in the “Service Requirements”, Annex
2).
Software expertise :
-
Competence must be rated from 1 (basic) to 5 (excellent).
Duration must be expressed in months and has to relate clearly to the relevant
entries under “Professional experience”.
Description must state how the competence has been acquired and in what
projects it has been used, relating clearly to the relevant entries under
“Professional experience”.
Each CV professional experience page contains data about the projects the employee has
participated in, its role and responsibilities, and the products or tools be used in
the context of these projects. More CV experience pages must be added for more
projects.
-
Dates must indicate precisely the starting and ending months of the entry.
Project size is to be expressed as the total number of person-months.
Description must include an explanation of the scope and results of the
project (or task).
-
165
How to fill out the European Curriculum vitae form
All the information requested for the JLS standardized CV form should be
indicated in the CV, in particular:
- In Surname(s)/first name(s), the CV number and identifier (as in the
connection table for permanent staff). The profile must appear very clearly in
the identifier or has to be explicitly mentioned.
- In Computer skills and competences, the software expertise (including tools,
methodologies and products) with the competence rate, the duration in months
and description with reference to work experience.
Specialised expertise should be clearly mentioned as such.
- in Work experience, the current employer first (e.g. the tenderer).
It must contain data about the projects the employee has participated in, its role
and responsibilities, and the products or tools be used in the context of these
projects. In addition to start and end dates, the effective number of months
worked on the projects should be indicated.
- In additional information, the date of recruitment and the date IT career started
All other entries not referred in the “JLS standardized CV” are optional
166
JLS CV FORM
CV front page
CV number :
(indicate here the CV number) …………
Date of birth:
(dd/mm/yy)
Contract information: Date of recruitment (dd/mm/yy):
Current function:
(indicate the function in the company)
Profile for which
employee is entered:
Check the appropriate (only one):
 Project manager
 Business Designer/Analyst
 Senior System Analyst
 System Analyst
 Senior Implementer
 Programmer
 User Interface Designer
 Technical Writer
 Database Design Manager
 IS Senior Consultant
 IS Consultant
 Senior Software Architect
 Software Architect
 Tester
 Course Developer –
 Webmaster
 IS Coordinator
 Manager Reviewer
Profile experience
Does the employee fulfil the corresponding profile requirements (see profile
descriptions in service requirements) : YES / NO
Highest relevant
educational
qualification:
Check the appropriate :
 University degree
 Non university degree
Languages:
(indicate level of skill:
from 1=basic to
5=excellent)
Date IT career
started:
User
Assistance Person
Certificate and/or
diploma obtained :
Institute:
Spoken
Written
Date:
English:
French:
German:
Dutch:
Italian:
Spanish:
Other(s):
(mm/yy)
Specialised expertise
167
Summary (use this area to briefly indicate the major facts which should be known about this employee):
168
CV training page
CV number:
CV training page number for this CV:
TRAINING
Training name:
Company/institute
organising the
training:
Date(s) training
followed:
Exams or certificates:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
169
CV software expertise page
CV number:
CV software expertise page number for
this CV:
Software expertise
Tool (precise
manufacturer, product
name and version(s))
Competence
(rating : 1 5)
Duration (in
months)
Description (e.g. give relevant entries
under “professional experience”)
170
CV professional experience page
CV number:
CV experience page number for this CV:
PROJECT EXPERIENCE
Project name:
Company:
Start: (mm/yy)
End: (mm/yy)
Effective number of months worked on the project: (months)
Dates :
Client :
Project size:
Project description :
Employee’s Roles & Responsibilities in the project:
Technologies and methodologies used by the employee in the project:
EUROPEAN CURRICULUM VITAE FORM
European
Curriculum Vitae
format
Personal information
Surname(s) / First name(s)
Indicate here the CV number and identifier (or profile)
Date of birth
171
Work experience
Dates ( from –to)
Add separate entries for each relevant post occupied, starting from the most recent
Occupation or position held
Main activities and responsibilities
Name and address of employer
Indicate the name of the employer
Type of business or sector
Education and training
Dates (from-to)
Add separate entries for each relevant course you have completed, starting from the most recent.
(remove if not relevant, see instructions)
Title of qualification awarded
Principal subjects/occupational skills
covered
Name and type of organisation
providing education and training
Level in national or international
classification
Personal skills and
competences
Mother tongue(s)
Specify mother tongue
Other language(s)
Self-assessment
European level (*)
Understanding
Listening
Reading
Speaking
Spoken interaction
Writing
Spoken production
Language
Language
Social skills and competences
Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.
Organisational skills and
competences
Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.
Technical skills and competences
Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.
Computer skills and competences
Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.
Artistic skills and competences
Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.
Other skills and competences
Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.
Additional information Include here any other information that may be relevant.
172
Attachment 4
Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff
173
Attachment 5
Mapping of non-permanent staff
174
Attachment 6
Infrastructure Description Form
175
Infrastructure description form
The use of the infrastructure description form is mandatory. It must give details about
the infrastructure in the development environment at the tenderer’s premises on the
1/1/2007.
In order to be able to provide the services requested by the call for tenders, the tenderer
must have the following tools. In case of a consortium each member has to fill in the
table, however, these tools must be available on the level of the consortium.
-
Oracle RDBMS 9i or higher;
BEA Weblogic 8 or higher;
Coldfusion MX 6 or higher;
Rational Rose or another UML tool;
One Java IDE;
Documentum 5.x
Business Objects 6.x
Dreamweaver MX
The tenderer has the possibility to add in the infrastructure description form other
products that he uses in its development environment.
176
Infrastructure Description Form (page 1 of 2)
IDF n° ………. for company : ……
Location of the development infrastructure :
Development servers
Number
Windows 2000 (or higher) servers
Windows NT servers
UNIX Servers
Linux servers
Other (specify)
Workstations (used for development)
Number
Windows XP workstations
Windows NT workstations
Linux workstations
Other (specify)
Internet
Company website URL
Type and speed of Internet connection
Company official e-mail address
e-mail address for all permanent personnel
YES/NO
e-mail address for all non-permanent personnel
YES/NO
177
Infrastructure Description Form (page 2 of 2)
Software licenses
IDF n° ……….
Number, type (individual, site, etc…),
version of licences

Number of users
(for development)

Weblogic 6 or 7


ColdFusion MX 6 or higher


ColdFusion 5


Rational Rose


ECLIPSE


Oracle 9i or higher
Oracle 8i
Weblogic 8 or higher
BEA Workshop
Documentum 5.x
Business Objects 6.x
Business Objects 5.x
DreamWeaver MX
Apache Web Server
MS Internet Information Server
Adabas
SQL Server
POSTGRESQL
MySQL
Oracle IFS
VERITY K2
BEA Integration
Oracle Workflow
XERCES 2
XML SPY
PowerBuilder 6 or higher
Visual Basic 6.0 or higher
Jbuilder
INTELLIJ IDEA
Oracle IAS
PowerDesigner
Rational RequisitePro
Rational SODA
Rational Clercase/Clearquest
178
Software licenses
Number, type (individual, site, etc…),
version of licences
Number of users
(for development)
CVS
MS Visual Source Safe
MS-Office
ACROBAT
Frontpage
Internet Explorer
Firefox
MS-Project
OMNIPAGE
SAS
FAME
TROLL
BEA Portal
ArcGIS (Arc View, Info, IMS, SDE…)
(complete with other tools)
179
Annex III.4:
Case studies of lot 2 and its annexes
Annex III.4a: Vision document
194
Annex III.4b: Software Development Plan
216
Annex III.4c: Software Architecture Document
231
180
Annex III.4:
Case studies of lot 2
Lot 2 "Websites, web content management systems and
other computer services"
"Information system development"
Case study 1 (Content management system)
1.
OBJECTIVES
The goal of this case study is to allow Tenderers to demonstrate how they would develop
an IT system using the Unified Process (UP) methodology in a cost effective way. More
specifically, Tenderers are requested to simulate the process of developing a Web
Content Management System (WCMS) to be used by the units of the Directorate General
of Justice, Freedom and Security (DG JLS) to organize and manage the content of their
stakeholders and user communities (web portals, web sites, intranet applications,
discussion forums, etc.). Typical fields and programs under DG JLS responsibility are:
 Integration policies and best practices
 Immigration policies
 Asylum policies, best practices and systems
 Resources for combating violence against children, young people and women
 European Refugee Fund
 …
Additional information on the policy areas in which DGJLS is active can be found by
following this link: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/intro/fsj_intro_en.htm
Also, examples of web sites to support the aforementioned policies can be found on the
DG JLS pages on Europa
(http://ec.europa.eu/justice_home/web/intro/web_intro_en.htm).
It is important to state that this exercise is a simulation for the purpose of technical
evaluation only and it does not mean that DG JLS will actually ask for the development
of such a system as a result of this call for tender.
2.
DESCRIPTION OF SYSTEM'S CORE MODULES
The WCMS will offer the functionalities, grouped by modules, which are described
below. Tenderers are invited to propose their own modular approach by potentially
grouping the required features in a different way. Please refer to the terminology page
for definitions.
181
2.1.
Content publishing or delivery
For many organizations, the main focus of their web application platforms is to deliver
content through whatever channels and whatever formats and languages the enterprise
requires.
o Aggregator: publishing syndicated content
The news aggregator is a powerful on-site news reader that can gather fresh
content from news sites and web logs around the web and make it available from
the site.
Users can view the latest news chronologically in the main news aggregator
display or by source.
The administrator can add, edit, and delete feeds and choose how often to check
each individual feed for updated news. He can also tag individual feeds with
categories, offering selective grouping of some feeds into separate displays.
Listings of the latest news for individual sources or categorized sources can be
enabled as blocks for display in the sidebar through the block administration
page.
o Block: controlling content in the sidebars
Blocks are the boxes of related/grouped data that are visible in the left and/or
right sidebar(s) of the site. They can also be placed anywhere on a page using
regions. These are usually generated automatically by modules, but administrators
can also create their own defined blocks.
The sidebar each block appears in depends on both which theme is used (some
are left-only, some right, some both), and on the settings in block management.
The block management screen lets the administrator specify the vertical sortorder of the blocks within a sidebar.
The block management screen also provides checkboxes and a configure link for
customizing the visibility of individual blocks. A block's visibility depends on:





The Enabled checkbox. Disabled blocks are never shown.
The Throttle checkbox. Throttled blocks are hidden during high server
loads.
Page specific visibility settings. Individual blocks can be configured to
only show/hide on certain pages.
Custom visibility settings. Individual blocks can be configured so that
users decide whether to show/hide certain blocks.
Its function. Dynamic blocks (such as those defined by modules) may be
empty on certain pages and will not be shown.
o Locale: multi-language support for all official EU languages
182
The locale module allows the administrator to present the site in a language other
than the default English. The administrator can use it to set up a multi-lingual
web site or replace given built-in text with text which has been customized for the
site. Whenever the locale module encounters text which needs to be displayed, it
tries to translate it into the currently selected language. If a translation is not
available, then the string is remembered, so the administrator can look up
untranslated strings easily.
The locale module provides two options for providing translations. The first is the
integrated web interface, via which the administrator can search for untranslated
strings, and specify their translations. An easier and less time-consuming method
is to import existing translations for any language. Translations for all official EU
languages are available for download from the translation page.
o Menu: customize site navigation
The menu module allows for customization of the menus. Menus appear in blocks
on the site and are useful for providing navigation in it. The main menu for
navigation is the navigation menu.
On the administer menu page administrators can '''edit''' to change the title,
description, parent or weight of the menu item. Menu items which are disabled
are not deleted; they are merely not available for navigating the site in the sidebar
menu block. The default menu items generated by the menu module cannot be
deleted, only disabled.
Using the '''add menu''' tab submit a title for a new custom menu. Once submitted,
the new menu will appear in a list toward the bottom of the administer menu page
underneath the main navigation menu.
o Node: the content
All content on the website is stored and treated as "nodes." A node is any posting,
such as a page, poll, story, forum text, or blog entry. Comments are not stored as
nodes but are always tied to one.
Treating all content as nodes allows the flexibility of creating new types of
content. It also allows the administrator to painlessly apply new features or
changes to all content.
Behind the scenes, the nodes module manages these nodes. This module is what
lets the administrator
• list, sort through, and manage all the content on the site
• set norms for how all posts are displayed
• list and configure the "content types" for the site, and create new ones
Offering "content types" is a way the system allows the administrator to have
different kinds of nodes for different purposes. For example, a "story" is one kind
of node, a "book page" another, and a "blog entry" yet another. The administrator
can also create new content types of his own.
o Page: post static pages
The page module allows users to create static pages, which are the most basic
type of content. Pages can be collected in books via the book module. Users
should create a page if the information on the page is static. An example would be
an "about" page.
183
When a page is created, a user can set authoring information, configure
publishing options, whether readers will be able to post comments. They can also
select the content type of the page (e.g., full HTML, filtered HTML, other…).
The administrator can set the publishing default for a page (in its workflow): he
can specify whether a page is by default published, sent to moderation, promoted
to the front page, sticky at the top of lists, and whether revisions are enabled by
default. He can set the permissions that different user roles have to view, create,
and edit pages.
o Profile: extending user account information
The profile module lets users share information about them. The administrator
sets up forms for them to fill in. Users tell about themselves by filling in those
forms on the edit tab of their "My Account" page. And what each user tells will
be visible to the rest of the users on the site, to the extent the administrator
chooses when he designs the forms.
o Story: post static pages
The story module is used to create a content post type called stories. Stories are
articles in their simplest form: they have a title, a teaser and a body. Stories are
typically used to post news articles or as a group blog.
The story administration interface allows for complex configuration. It provides a
submission form, workflow, default view permission, default edit permission,
permissions for permission, and attachments.
o Tracker: viewing new and updated content
The tracker module displays the most recently added or updated content to the
website allowing users to see the most recent contributions. The tracker module
provides user level tracking for those who like to follow the contributions of
particular authors.
The "recent posts" page is available via a link in the navigation menu block and
contains a reverse chronological list of new and recently-updated content. The
table displays the content type, the title, the author's name, and how many
comments that item has received, and when it was last updated. Updates include
any changes to the text, either by the original author or someone else, as well as
any new comments added to an item. To use the tracker module to watch for a
user's updated content, click on that user's profile, then the track tab.
o Upload: collaborate with files
The upload module allows users to upload files to the site. The ability to upload
files to a site is important for members of a community who want to share work.
It is also useful to administrators who want to keep uploaded files connected to a
node or page.
Users with the upload files permission can upload attachments. The administrator
can choose which post types can take attachments on the content type's settings
184
page. Each user role can be customized for the file size of uploads, and the
dimension of image files.
2.2.
Collaboration services
o Forum: create threaded discussions
The forum module lets the administrator create threaded discussion boards, called
forums, on the site. Forums are very useful because they allow community
members to discuss topics with one another, and the discussions are archived for
future reference.
Topics, or threaded discussions, are posted to a forum. Each topic is comprised of
an initial post and replies, or comments. Forum topics can have their own URLs.
Multiple forums are often set up for different areas of discussion. Forums can also
be placed inside other forums for a discussion area that is a subset of the parent
forum, in which case they are often called child boards or forums.
Containers can also be created to hold a group of forums. However, topics cannot
be posted to containers, unlike parent forums. Both containers and forums can be
placed inside other containers and forums. By planning the structure of the
containers and forums well, the administrator makes it easier for users to find a
discussion area of interest to them.
Forum modules require Taxonomy and Comments modules to be enabled.
o Contact: a way for users to get in touch
The contact module helps people get in touch with one another and with the
system's administrator.
Through personal contact forms users can send one another e-mail. And through
site-wide contact forms users can send e-mail to the system's administrator.
With either form, users can specify a subject, write their message, and also have a
copy of their e-mail sent to their own address.
Through contact forms, users allow themselves to be contacted yet keep their own
e-mail addresses private.
Users (in their account settings) can turn their personal contact forms on or off.
When their form is turned on, a contact tab appears in their user profile, for
everyone to see. (Privileged users such as site administrators can contact even
users who have turned their forms off.)
2.3.
Content repository
In general, the Content Repository consists of all the textual and graphical content that is
available to be delivered through the content delivery applications.
o Categories (taxonomy): A way to organize content
185
The categories module lets the administrators classify content into categories and
subcategories, thus organizing the content on their site. For example, they could
classify music by genre: classical, jazz, rock. And they might further classify
"classical" into concertos, sonatas, symphonies, and so on. When users create new
content, administrators can let them classify it (or even require them to do so)
right when they create it.
When users view a post to which a category has been assigned, the theme, along
with the post, will generally show the name of the category (or categories) to
which the post belongs. Each category's name appears as a link. And clicking on
that link will bring users to a page showing the other posts of the same category.
o Search: an internal site search system
The search module lets users search for specific content on the site. They can
search both for users and for particular words.
With a regular search, if users enter more than one search term the search module
will look for content that has all the terms they've entered. If instead they want
either one term or another, they join the terms with "or." If they are looking for an
exact phrase, they enclose it in quotation marks.
With Advanced Search they can also look for "any of these words" or "this
phrase," or both, they can rule out words they don't want, and they can choose
content types within which to confine their search.
The search engine indexes the text of the site and the names of the users. The
administrator can tweak the way it does this.
2.4.
Workflows
An important aspect of any Web Content Management System is the set of workflows
that are used to oversee the content management process. A good workflow will attempt
to reflect the business process that any content project will go through before it is finally
published, coordinating the activities of content creators, approvers (or rejecters), editors,
managers and/or system administrators.
o Book: structured document authoring
A book is a set of pages tied together in sequence, perhaps with chapters,
sections, subsections, and so on. Authors can use books for manuals, reports, site
resource guides, Frequently Asked Questions (FAQs), or whatever they would
like.
Users who have permission can create a book and write, review, modify, or
rearrange the pages. Many users can work together on a book. Authors can allow
or disallow collaboration, to whatever extent they want.
At the bottom of book pages, the system automatically provides links for moving
to the previous page and the next, and a link labelled up that leads to the level
above in the structure. A contents page is also automatically created.
186
Authors can provide their users with a menu that helps them find their way
around inside their books. They do this by enabling the book navigation block on
the blocks page. (Users will see the menu only when viewing the book.)
The "books" link takes users to authors' books. The "book navigation" block helps
users move around inside authors' books.
On the books administration page, administrators can view a list of all the books
on the site. For each book there's a link to an outline, from which to edit or delete
pages or sections, change their titles, or change their weight (thus putting them in
a different order).
o Comment: allow comments on content
The comment module creates a discussion board for each post. Users can post
comments to discuss a forum topic, weblog post, story, collaborative book page,
etc. The ability to comment is an important part of involving members in a
community dialogue.
An administrator can give comment permissions to user groups, and users can
(optionally) edit their last comment, assuming no others have been posted since.
Attached to each comment board is a control panel for customizing the way that
comments are displayed. Users can control the chronological ordering of posts
(newest or oldest first) and the number of posts to display on each page.
Comments behave like other user submissions. Filters, smileys and HTML that
work in nodes will also work with comments. The comment module provides
specific features to inform site members when new comments have been posted.
On sites with active commenting from users, the administrator can turn over
comment moderation to the community.
2.5.
System administration and users' management
o Help: context-sensitive guidance
The help module displays context-sensitive help.
Administrators cannot alter the help system. But module authors can make
informative use of it. And modules can make help texts available to other
modules.
o Statistics: tracking referrers, page hits, etc.
The statistics module keeps track of numerous statistics of site usage. It counts
how many times, and from where each of the posts are viewed. The statistics
module can be used to learn many useful things about how users are interacting
with each other and with the site.
Statistics module features
187






Logs show statistics for how many times the site and specific content on
the site has been accessed.
Referrers tell from where visitors came from (referrer URL).
Top pages show what's hot, what is the most popular content on the site.
Top visitors show the most active visitors for the site and allow the
administrator to ban abusive visitors.
Recent hits displays information about the latest activity on the site.
Node count displays the number of times a node has been accessed in the
node's link section next to # comments.
o User: access and management settings.
The user module allows users to register, login, and logout. Users benefit from
being able to sign on because it associates content they create with their account
and allows various permissions to be set for their roles. The user module supports
user roles which can setup fine grained permissions allowing each role to do only
what the administrator wants them to. Each user is assigned to one or more roles.
By default there are two anonymous roles - a user who has not logged in, and an
authenticated user who has signed up and who has been authorized.
Users can use their own name or handle and can fine tune some personal
configuration settings through their individual my account page. Registered users
need to authenticate by supplying either a local username and password, or a
remote username and password such as one from another JLS powered website. A
visitor accessing the website is assigned a unique ID, the so-called session ID,
which is stored in a cookie. For security's sake, the cookie does not contain
personal information but acts as a key to retrieve the information stored on the
server.
o Watchdog: site monitoring
The watchdog module monitors the system and records system events in a log
that can be reviewed. This helps the administrator get a quick overview of activity
on his site. Since the log records events in sequence, it can also be useful for
debugging site errors.
The watchdog log records errors, warnings, usage data, performance data, and
operational information. The administrator can filter the entries ("Filter by
message type") to view only a particular type of message.
2.6.
Important Notices
It should be noted that:

Tenderers are asked to respect the minimum set of features described in the
modules listed above and, only if they consider it necessary, to provide additional
modules that could effectively contribute to the implementation of the requested
System.
188

Tenderers are allowed to group required system's features in a way other than
described in the previous sections. It means that they can propose differently
structured modules as part of their architecture.

Tenderers are asked to provide their own solution based on products supported by
the Commission's infrastructure. A list of these products is included in the
description of lot 2 but it is not exhaustive and may evolve in time. Also, an
indicative list of currently used products is given in Annex 8.I.
3.
DEVELOPMENT METHODOLOGY
(a)
Tenderers will detail the methodology they propose to use throughout the
whole development process. It is required to apply a UP methodology for the
purpose of this case study. Attention should be drawn to the fact that the
Commission and DG JLS has chosen to use the Rational Unified Process
(RUP) methodology. Hence, the contract which is going to be signed with the
successful Tenderer will require the use of RUP@EC.
(b)
Tenderers are asked to produce the following RUP artefacts to simulate the
implementation of the Web Content Management System in question,
namely:



Vision document
Software development plan
Software architecture document
In the case of not having enough information for completing the above
artefacts, the Tenderers are asked to make reasonable assumptions, especially
concerning the scope and the organization of the project, the stakeholder
requirements, the type and profile of the users of the system, etc.
The templates of those artefacts can be found in the annexes 8.V to 8.VII.
Tenderers are requested to strictly follow the maximum length indications for
each chapter while keeping the same character font and size. Failure to do so
will be considered as a major breach in quality.
(c)
Tenderers will explain which tools they propose to use for each of the
different phases of this sample case and for the different disciplines as well as
their cost (examples could be tools for risk management, requirements
collection, change management, test plans design, etc). The Tenderers can use
their tools for producing the artefacts required by the UP methodology and to
better organize their work. However, it must be noted that the Commission
has acquired licenses to use a set of IBM Rational tools for analysis and
development (described in the tendering specifications) and the Tenderers
must be in the position to make use of them if requested by the Commission.
(d)
Tenderers are requested to describe their pre-built modules as either open
source or proprietary, those considered as ready-to-use, that could facilitate
the development and reduce the implementation time and cost. They will
189
explain how they propose to integrate them into the overall system's
architecture.
They are invited also to describe other relevant modules they are able to offer
which could extend the functionalities of the system or its performances.
Tenderers will explain what the impact of using those modules on project's
resources will be and what cost reductions their usage will incur to such a
development project (presumably the cost of building modules from scratch).
4.
COST ESTIMATION METHODOLOGY
A detailed budget will be produced, broken down by role, by phase and by tasks. The
budget will be expressed in person-days and be presented as in the tables below:
Role
Project manager
Architect
Role #3
Role #n
TOTAL
# people
P1
P2
P3
Pn
Activity
# working days
WD1
WD2
WD3
WDn
Project
Mgr
Software
Architect
Sub total
P1 * WD1
P2 * WD2
P3 * WD3
Pn * WDn
Profile or
Role 1…n
Total
Inception Phase
Business Modelling
Activities
Requirements
Activities
Disciplines and Activities
Inception Phase total
Elaboration Phase
Disciplines and Activities
Elaboration Phase total
Construction Phase
Disciplines and Activities
Construction Phase total
Transition Phase
Disciplines and Activities
Transition Phase total
Software Licenses
Other costs
Risk #1
Risk #n
Grand total
The list of roles can be found in the annexe 8.II.
190
It is crucial that Tenderers explain in an analytical way the methodology they use to
estimate their effort to build the system.
They will detail the license costs (if any) of the softwares that are necessary to build the
solution.
They will identify the risk factor for each of the risks identified for the project, translate
them into Person Days and add it to the total project cost.
191
TERMINOLOGY
Block
Blocks are the navigational or content additions that generally live on the left or right
side of a page when you view it in your browser. Blocks are not nodes; they are just a
way of positioning data within a page.
Module
A module is a software entity that groups a set of (typically cohesive) subprograms and
data structures. Modules are units that can be compiled separately, which makes them
reusable and allows multiple programmers to work on different modules simultaneously.
Node
Almost all content in the system is stored as a node. When people refer to "a node" all
they mean is a piece of content within the system, it could be a poll, a story, a book page,
etc.
Permissions
Permissions control access to content creation, modification and site administration.
Administrators assign permissions to roles, and then assign roles to users. Anonymous
user is uid0.
Roles
Roles are sets of permissions that can be applied to individual users. Users can take on
more than one role.
Taxonomy
Taxonomy is the practice and science of classification. Taxonomies, which are
composed of taxonomic units known as taxa (singular taxon), are frequently hierarchical
in structure, commonly displaying parent-child relationships.
Template
A HTML-writer-readable file that is mostly HTML with special codes to substitute in
values provided by an engine.
Theme
In computing, a theme is a preset package containing graphical appearance details, used
to customize the look and feel of (typically) an operating system widget sets, or a
window manager.
192
"Graphics"
Case Study 2 (new JLS website)
Directorate General Justice, Freedom and Security has decided to recreate its website
(http://ec.europa.eu/justice_home/index.htm) in order to refresh the visual appearance
and to offer the internet users a more coherent presentation of the information. To do
this, a study is required on the best way of reorganising this information as well as
suggestions for the architecture of the site and of the resulting navigational tools.
Furthermore, the website editor would like to completely review the newsroom and is
looking for a more attractive presentation and graphics. Moreover, a better support for
printing and for appliances such as blackberry is required.
The criteria to take into account are as follows:




the respect of the IPG (http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);
the type of content presently available on the JLS site
(http://ec.europa.eu/justice_home/index.htm). Particular attention should be paid
to certain content, such as "information dossiers", which appear as mini-sites
within the site itself;
the tenderer will be free to choose the illustrations;
as a general rule, the site is available in 3 languages (German, English and
French).
The tenderer:



will put together a dossier to support their tender and which explains how he
thinks of reorganising the information on the site;
will draw up a document explaining the new structure and navigation of the site;
will create an html page of the new newsroom.
Reminder of the appraisal points:




a demonstration of a good understanding of the JLS themes and the correct
identification of the target public audience in the analysis of the proposed
reorganisation and navigation (20 points);
relevance of the proposed reorganisation and navigation (30 points);
the quality of the graphics in the new newsroom on different internet browsers,
on printing and on appliances such as blackberry (30 points);
the technical quality of the HTML, CSS and Javascript. Respect of the IPG and
WAI recommendations. Facility of maintenance and order of the different
elements which go together to compose the HTML page (the banner, global
navigation, navigation by theme, navigation of the page, information…) of the
new newsroom (20 points).
193
Annexe III.4.a: Vision document
194
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL
INFORMATICS
Information systems Directorate
European Commission
<Project Name> Vision Document
Date:
23/10/2006
Version:
0.000
Authors:
Revised by:
Approved by:
[name of the System Owner or
Project Steering Committee chair]
Public:
Reference Number:
195
TABLE OF CONTENTS
1. INTRODUCTION ....................................................................................................... 198
1.1. SCOPE...................................................................................................................... 199
1.2. VISION DOCUMENT GLOSSARY ....................................................................... 199
1.3. DEFINITIONS, ACRONYMS, AND ABBREVIATIONS..................................... 201
1.4. REFERENCES ......................................................................................................... 201
1.5. OVERVIEW ............................................................................................................. 202
2. POSITIONING ............................................................................................................ 202
2.1. BUSINESS OPPORTUNITY .................................................................................. 202
2.2. PROBLEM/OPPORTUNITY STATEMENT ......................................................... 202
2.3. INFORMATION SYSTEM POSITION STATEMENT ......................................... 202
2.4. NEW OR UPDATED BUSINESS PROCESSES PROPOSED FOR
AUTOMATION ...................................................................................................... 204
3. PROPOSED APPROACH .......................................................................................... 204
4. STAKEHOLDER AND USER DESCRIPTIONS ...................................................... 204
4.1. STAKEHOLDERS ................................................................................................... 205
4.2. USER ENVIRONMENT ......................................................................................... 207
4.3. KEY STAKEHOLDER OR USER NEEDS ............................................................ 207
4.4. ALTERNATIVES .................................................................................................... 209
4.4.1. SYNERGIES WITH OTHER PROJECTS ......................................... 209
4.4.2. <ALTERNATIVE A> ......................................................................... 209
4.4.3. <ALTERNATIVE B> ......................................................................... 209
5. INFORMATION SYSTEM OVERVIEW .................................................................. 209
5.1. INFORMATION SYSTEM PERSPECTIVE .......................................................... 209
5.2. ASSUMPTIONS AND DEPENDENCIES .............................................................. 209
5.3. COST AND TIMING ............................................................................................... 210
5.3.1. COST ................................................................................................... 210
5.3.2. TIMING ............................................................................................... 211
196
5.4.
QUALITY
RANGES
AND
INFORMATION
SYSTEM
REQUIREMENTS ........................................................................................ 211
5.4.1. AVAILABILITY ................................................................................. 211
5.4.2. USABILITY ........................................................................................ 211
5.4.3. MAINTAINABILITY ......................................................................... 212
5.4.4. APPLICABLE STANDARDS ............................................................ 212
5.4.5. SYSTEM REQUIREMENTS ............................................................. 212
5.4.6. PERFORMANCE REQUIREMENTS ................................................ 212
5.5. LICENSING AND INSTALLATION ............................................................. 212
6. FEATURES ................................................................................................................. 213
7. PLANNED RESOURCES .......................................................................................... 215
8. CONSTRAINTS ......................................................................................................... 215
8.1. SECURITY CONSTRAINTS .................................................................................. 215
8.2. DATA PROTECTION CONSTRAINTS ................................................................ 215
8.3. OTHER CONSTRAINTS ........................................................................................ 215
197
Document History
Version
Date
Comment
Modified Pages
[Clearly indicate the review by the System Owner or Project Steering Committee
chair]
[General comment on this template: all paragraphs of this vision document are
mandatory unless explicitly stated otherwise. If a given paragraph is not applicable to
your Project/Information System please indicate “Not applicable”. If a given nonoptional paragraph cannot be completed, please provide a concise description of the
reason(s) for not being able to complete the paragraph]
[All paragraphs have an indicative maximum length. The maximum lengths are not
necessarily the result of best practices but an informed estimate by the author of the
template.]
[If the concerned project is a maintenance cycle of an existing Information System, only
the new functionality needs to be documented in this Vision Document. The previous
Vision Documents (and/or other documentation describing the existing Information
System) should be uploaded to GovIS29 and appropriate references to them should be
made in paragraph 1.4 References]
[The vision document describes the full project even if it spans more than one financial
year. In case the project is funded from the common "Information Systems"
appropriations, the vision document should be submitted to the Corporate Project
Office (CPO) in year N for requesting budget of year N and an updated version of the
vision document should be submitted in year N+1 for requesting budget of year N+1. If
there are no changes to the vision document submitted in year N, a simple letter to the
CPO in year N+1 will suffice for requesting the funding of the project in year N+1]
1.
INTRODUCTION
[The introduction to the Vision document provides an overview of the entire
document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms,
abbreviations, references, and overview of this Vision document.]
[The introduction, for example, could be:]
The purpose of this document is to collect, analyse, and define high-level needs and
features of the <<System Name>>. It focuses on the capabilities needed by the
stakeholders, and the target users, and why these needs exist. The details of how the
<<System Name>> fulfils these needs are detailed in the use-case and supplementary
specifications.
29
GovIS (http://applicationservers.cc.cec.eu.int/govisp/) enables decentralised acquisition and sharing of
data about the Commission's Information Systems and IT projects.
198
1.1.
Scope
[Indicative maximum length: 1 page]
[A brief description of the scope of this Vision document; what Business and/or
IT project(s) it is associated with and anything else that is affected or influenced
by this document.]
1.2.
Vision document glossary
The glossary below provides the reader with an overview of terms (other than
business and/or project terms which are defined in § 0 below) used throughout
this vision document.
Term
CEAF
Description
The Commission Enterprise Architecture Framework. It
shows from each stakeholder’s perspective (business or IT)
the blueprint of all aspects involved in constructing
information systems and how they relate.
Commercial off-the-shelf products (hardware or software)
COTS
refers to readily available products that can be acquired from
the market (instead of being developed in-house).
The Corporate Project Office – created by the Commission's
CPO
decision SEC(2004)1267. It is hosted by DIGIT and its
duties concern horizontal activities related to information
systems coordination in the Commission, including the
preparation and presidency of the Methodology,
Architecture and Portfolio management working group. Its
mandate is detailed in Annex 1 of the SEC(2004)1267
communication.
The Comité Technique Informatique-Information Systems –
CTI-IS
created by the Commission's decision SEC(2004)1267. The
CTI-IS units all heads of information systems development
in the DGs. The Committee assures the interservice
coordination for all maters related to information systems in
the Commission. Its mandate is detailed in the
SEC(2004)1267 communication.
The Data Centre is often used to describe the services
Data Centre
offered by Directorate C of DIGIT and concerns the
provision of hosting facilities (infrastructure, hardware,
software, network, etc.) to run and operate the information
systems.
Full-Time Equivalent. One FTE indicates the equivalent
FTE
work of one full-time person. A half FTE indicates the
equivalent work of a half-time person, and so on.
The Commissions IT Governance Information System.
GovIS
GovIS (http://applicationservers.cc.cec.eu.int/govisp/). It
enables decentralised acquisition and sharing of data about
the Commission's Information Systems and IT projects.
Information System A system, whether automated or manual, that comprises
199
Term
ISSP
MAP
Programme
Project
Stakeholder
SWOT Analysis
TCO
[add any other
terms required for
the readers to
correctly interpret
the vision document]
Description
people, machines, and/or methods organised to collect,
process, transmit, and disseminate data that represent user
information
The Information System Security Policy developed by DG
ADMIN/DS. The ISSP is a comprehensive security policy
indicating which security measures should be taken into
account when developing information systems.
The Methodology, Architecture and Portfolio management
working group created by the Commission's decision
SEC(2004)1267. The MAP is a sub-group of the CTI-IS and
aims to ensure the operational coordination of information
system development in the Commission. It reports its
activities to the CTI-IS. Its mandate is detailed in Annex 1
of the SEC(2004)1267 communication.
The term Programme often refers to the collection of
projects aimed towards the same goal (e.g. the ABAC
programme which comprised many projects to realise the
introduction of an accrual based accounting in the
Commission).
Projects are performed by people, constrained by limited
resources, and planned, executed, and controlled. A project
is a temporary endeavour undertaken to create a unique
product or service. Temporary means that every project has a
definite beginning and a definite ending. Unique means that
the product or service is different in some distinguishing
way from all similar products and services. Projects are often
critical components of the performing organizations'
business strategy.
An individual who is materially affected by the outcome of
the information system. Stakeholders of an information
system (amongst others) are : the business units, the users of
the system, the supplier of the system, etc.
An analysis whereby the (internal) Strengths, (internal)
Weaknesses, (external) Opportunities and (external) Threats
involved in a project are being evaluated.
Total Cost of Ownership. The TCO of an information
system defines the total estimated cost to develop the
system, to put it into production, to operate it, to support it,
to maintain it, to phase it out at the end, etc. The cost
estimation is as comprehensive as possible and should
include all costs from the very inception of the system until
its phase out.
[description of the term]
200
1.3.
Definitions, Acronyms, and Abbreviations
[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per definition]
1.4.
FINANCIAL
Commitment
FINANCIAL
Invoice
FINANCIAL
Legal
Commitment
FINANCIAL
Legal Entity
Description (FR)
Description (EN)
Domain30
Data object Name
[This subsection provides the definitions of all terms, acronyms, and
abbreviations required to properly interpret the Vision document. This
information is a subset of the project's Glossary and/or the CEAF Business
Glossary. For example]
Commitment of the EU to pay an
amount.
The invoice is 'any payment
demand' whatever the form of it:
cost claim, prefinancing request,
invoice
Legal base of the obligations and
rights between the commission
and another legal entity
Legal entity which enters in
relation with the commission:
contractor (legal entity), supplier,
customer, beneficiary, person,…
References
[Indicative maximum length: ½ page]
[This subsection provides a complete list of all documents referenced elsewhere
in the Vision document. Identify each document by title, report number (if
applicable), date, and publishing organisation. Specify the sources from which
the references can be obtained. This information may be provided by reference to
an appendix or to another document.]
[IT GOV: all reference documents should be uploaded to GovIS and linked to the
project to which this Vision document applies]
30
Domains momentarily apply to one of the following corporate domains: Document management,
Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (administration),
Methodology (RUP), Portal (internal), Resource planning / reporting, Security, Data Warehouse.
201
1.5.
Overview
[This paragraph is optional] [Indicative maximum length: 10 lines]
[This subsection describes what the rest of the Vision document contains and
explains how the document is organised.]
2.
2.1.
POSITIONING
Business Opportunity
[Indicative maximum length: 1 page]
[Briefly describe the business opportunity being met by this project.]
2.2.
Problem/Opportunity Statement
[Indicative maximum length: ½ page]
[Provide a statement summarising the problem being solved (or the opportunity
addressed – adapt the title of this section accordingly) by this project. The
following format may be used:]
The problem of
[describe the problem/opportunity]
or (remove as appropriate)
The opportunity
2.3.
Affects
[the stakeholders affected by the problem
or the stakeholders that will benefit from
the opportunity addressed]
the impact of which is
[what is the impact of the
problem/opportunity?]
a successful solution would
be
[list some key benefits of a successful
solution]
Information System Position Statement
[Indicative maximum length: ½ page]
[Provide an overall statement summarising, at the highest level, the unique
position the Information System intends to fill in the organisation. The following
format may be used:]
202
For
[target customer]
Who
[statement of the need or opportunity]
the (Information System name)
is a [Information System category31]
That
[statement of key benefit; that is, the
compelling reason to realise the IS]
Unlike
[primary alternative]
our Information System
[statement of primary differentiation]
Our Information System has a
security classification
[Information System Security
Classification32]
[An Information System position statement communicates the intent of the
application and the importance of the project to all concerned personnel.]
31
This refers to the Information systems typology in the Commission defined in the annex 2 (§ 1) of the
IT governance communication SEC(2004)1267
32
This refers to the Information System classification (Normal, High, Exceptional) defined in the
Information System Security Policy – Part I (§ 2.3 and 2.4)
203
2.4.
New or Updated Business Processes Proposed for Automation
[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per process]
3.
FINANCIAL
FINANCIAL
1
General ledger
1.1 Payment
FINANCIAL
1.2 Recovery Order
Description (FR)
Description (EN)
Name
ID
Domain33
[IT GOV] [Identify the business processes affected by the new information
system. This list is a subset of the CEAF Process Glossary. For example:]
The operational payment
process flow covers the
payment process starting from
receipt of cost statement,
invoice or request for payment
or other supporting document,
until payment execution
The operational recovery order
process flow covers the
receivables process starting
form forecast of revenue,
creation of recovery order until
effective recovery of the
principal amount and interests
for late payment if applicable
PROPOSED APPROACH
[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]
[IT GOV][Summarise how the business problem will be solved. Include at least
the following main elements : the project approach, the project's organisation
(organisational structure, the phases, the outputs, the way the RUP lifecycle will
be applied, etc.), the way the IT project will contribute to solving the business
problem at hand, list the top-3 risks (or provide reference to the project's risk list
(in annex to this vision document or in GovIS) and indicate how the project will
tackle these risks, describe the accompanying measures the System Owner will
put in place to implement the changing business processes and related business
and/or organisational changes]
4.
STAKEHOLDER AND USER DESCRIPTIONS
[To effectively provide Information Systems and services that meet your
stakeholders’ and users' real needs, it is necessary to identify and involve all of
33
Domains momentarily apply to one of the following corporate domains : Document management,
Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (administration),
Methodology (RUP), Portal (internal), Resource planning / reporting, Security, Data Warehouse.
204
the stakeholders as part of the Requirements modelling process. You must also
identify the users of the system and ensure that the stakeholder community
adequately represents them. This section provides a profile of the stakeholders
and users involved in the project, and the key problems that they perceive to be
addressed by the proposed solution. It does not describe their specific requests or
requirements as these can be captured in a separate stakeholder requests
artefact. Instead, it provides the background and justification for why the
requirements are needed.]
4.1.
Stakeholders
[Indicative maximum length: ½ page per stakeholder]
[There are a number of stakeholders with an interest in the development. They
are the future users but also non-user stakeholders. Present a list of all
stakeholders including System Owner, System Provider, Steering Committee, endusers, etc...]
Name
Steering Committee
Description
[Describe the Steering Committee : members, president,
etc.]
Responsibilities
The Steering Committee is responsible for monitoring the
correct execution of the project. The Steering Committee
defines the main orientations and co-ordinates the project's
main tasks. It validates the human and financial resources
allocated to the project and validates the main project
deliverables. All stakeholders should be represented in the
Steering Committee.
Success Criteria
[How does the Steering Committee define success?
How is the Steering Committee rewarded?]
Name
System Owner
Description
[Briefly describe the System Owner : who, DG/unit,
represented by, etc.]
Responsibilities
The System Owner is responsible for setting the business
objectives and priorities. He approves all management
milestones documents during the project (vision, business
case, acceptance criteria and testing, user manuals, etc.)
and commissions the new service and its accompanying
organisational and procedural changes. The system owner
is typically a Head of Unit or Director from the user
department. He/She usually chairs the Steering Committee.
Success Criteria
[How does the System Owner define success ?
How is the System Owner rewarded?]
205
Name
System Supplier
Description
[Briefly describe the System Supplier : who, DG/unit,
represented by, etc.]
Responsibilities
The System Supplier supplies the Information System that
will be put in place to solve the business problem. The
System Supplier ensures that this system is in line with the
requirements, timing and budget defined and agreed with the
System Owner and/or Steering Committee. The System
Supplier is typically the IT unit.
Success Criteria
[How does the System Supplier define success?
How is the System Supplier rewarded?]
Name
End-users
Description
[Briefly describe the end-users : who, DG/unit, represented
by, etc.]
Responsibilities
Describe the responsibilities of the end-users for this
project.
Success Criteria
[How do the end-users define success?
How is the stakeholder rewarded?]
[describe all other stakeholders of the project]
Name
[Name the stakeholder type (e.g. DG representative, Project
Owner, Production Manager, Designer, Citizen, employee,
accountant …)]
Description
[Briefly describe the stakeholder.]
Responsibilities
[Summarise the stakeholder's key responsibilities with
regard to the project and /or the system being developed;
that is, their interest as a stakeholder. For example, this
stakeholder:
- ensures that the system will be maintainable
- ensures that there will be a demand for the
Information System's features
- monitors the project's progress
- approves funding
- and so forth]
Success Criteria
[How does the stakeholder define success?
How is the stakeholder rewarded?]
206
4.2.
User Environment
[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]
[Detail the working environment of the target user of the system. Here are some
suggestions:

User population (DG, COM, INST, EU&MS or ROW)? 34

Number of people involved in completing the task? Is this changing?

How long is a task cycle? Amount of time spent in each activity? Is this
changing?

Which systems platforms are in use today? Future platforms?

What other applications/IS do the users currently use for doing what they
have to do ? Does your application/IS need to integrate with them?
Provide this information from an end-user perspective. The technical
interfaces (or interfaces non-visible to the end-users) are described in §
5.1 Information System Perspective
This is where extracts from the Business Model could be included to outline the
task and business workers involved, and so on.]
4.3.
Key Stakeholder or User Needs
[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per need]
[List the key problems/opportunities with existing solutions as perceived by the
stakeholder. Clarify the following issues for each problem or opportunity :
•
What are the reasons for this problem/opportunity ?
•
How is it solved now / Why is it an opportunity ?
•
What solutions does the stakeholder or user want?]
[It is important to understand the relative importance the stakeholder or user
places on addressing each problem / opportunity. Ranking and cumulative voting
techniques indicate problems/opportunities that must be addressed versus issues
they would like to be addressed (potentially).
34
The user population may be DG (internal to the DG), COM (several DGs of the Commission), INST
(internal to the Institutions), EU&MS (INST and the Member states) or ROW (particular or general
public outside the Commission). It is assumed that these populations are nested, DG being the
innermost and ROW being the most peripheral level. Indicate the outmost level.
207
Need
35
Priority
Concerns35
Current Solution
Proposed Solutions
« Concerns » does not mean « relates to » but in this case means « main worries »
208
4.4.
Alternatives
[Indicative maximum length: ½ page per alternative]
[Identify alternatives the stakeholder perceives as available. These can include
buying a COTS (Commercial Off-the-Shelf) product, building a home-grown
solution or simply maintaining the status quo. List any known alternatives that
exist or may become available. Provide the major strengths, weaknesses,
opportunities and threats of each alternative as perceived by the stakeholder or
end user (SWOT).]
[IT GOV : consult GovIS .to ensure that the project is not about to develop
something that has already been developed elsewhere that could be re-used. Use
GovIS to check whether or not the new or updated business processes touched by
the project are of a common nature and hence could be automated by seeking
synergies with other DGs/projects]
4.4.1.
Synergies with other projects
[IT GOV : List the results of your GovIS investigations in this section.]
4.4.2.
<Alternative A>
[Provide the SWOT analysis of the first alternative]
4.4.3.
<Alternative B>
[Provide the SWOT analysis of the second alternative]
[Etc.]
5.
INFORMATION SYSTEM OVERVIEW
[This section provides a high level view of the Information System, its
capabilities, interfaces with other applications, and systems configurations. This
section usually consists of five subsections, as follows:
5.1.
•
Information System perspective
•
Assumptions and dependencies
•
Cost and Timing
•
Quality Ranges and Information System requirements
•
Licensing and Installation]
Information System Perspective
[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]
[This subsection of the Vision document puts the Information System in
perspective with any other related Information Systems and the user’s
environment. If the Information System is independent and totally self-contained,
state it here. If the Information System is a component of a larger system, then
this subsection relates how these systems interact and identifies the relevant
interfaces between the systems. This could be a schematic representation]
5.2.
Assumptions and Dependencies
[Indicative maximum length: ½ page]
209
[List each of the factors that affects the features stated in the Vision document.
List assumptions that, if changed, will alter the Vision document. For example,
an assumption may state that a specific operating system will be available for the
hardware designated for the software Information System. If the operating system
is not available, the Vision document will need to be changed.]
5.3.
Cost and Timing
[Indicative maximum length: ½ page]
[For Information Systems developed in-house or purchased as a commercial
package, cost and timing issues can directly impact the application's definition
and implementation. In this section, record any cost and timing constraints that
are relevant.]
5.3.1.
Cost
[IT GOV] [This section should describe the financing structure: budget lines,
headings and amounts. Provide the total cost of ownership of the Information
System (i.e. development, installation/deployment, operations, maintenance,
training, support, etc.). Calculate the cost for all stakeholders (including costs –
if any - for other DGs and/or external stakeholders).Provide at least the
information requested in the table below – add further detail/justification if
necessary]
Expenditure
Budget Line
Amount36
Infrastructure37
Development38
Maintenance39
Support40
Training41
Total
36
If you cannot provide an amount, provide at least a qualitative statement (e.g. 1 server with 4
processors, 20 days of training, etc.)
37
Infrastructure : provide the total (anticipated) cost of the hardware and software required to develop,
support, operate and maintain the system
38
Development : provide the total (anticipated) cost (human resources) for the development of the
system
39
Maintenance : provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to maintain the
system
40
Support : provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to support the system
(e.g. helpdesk, operations, etc.)
41
Training : provide the total (anticipated) cost (human resources) to ensure the training of the users, the
support and operations staff, etc.
210
Expenditure
Budget Line
Amount36
Total FTE officials42
[If the project is to
be financed from the 'Information Systems' budget line, clearly
indicate the budget claim. For example]
The MAP and CPO are requested to provide a favourable opinion to finance
[name of the project] for a total of [amount] from the Information Systems
appropriations of [indicate budget year].
5.3.2.
Timing
[Provide an indicative timing specifying at least the end dates of the major
phases of the project – add further detail/justification (if necessary)]
Phase43
End-date
Main subject44
Inception
Elaboration
Construction
Transition
5.4.
Quality Ranges and Information System Requirements
[Indicative maximum length: 2 pages]
[Define the quality ranges for robustness, fault tolerance, usability, and similar
characteristics that are not captured in the Feature Set. For Information Systems
that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the availability
constraints and constraints related to the operation of the Information System can
be met. Get advice and an opinion from the Data Centre and ensure that the
‘Information System Hosting Services – Guidelines' are taken into account]
5.4.1.
Availability
[Define the required level of availability. Provide a justification if the system
requires a non-standard availability (i.e. availability outside working hours). For
example:]
The System shall be available during working hours (8.00 AM to 18.00 PM)
Monday to Friday.
5.4.2.
Usability
[Define the required level of availability. For example:]
42
Total FTE officials : provide the total (anticipated) effort that will be spent by Commission officials on
the project (in man-weeks, man-months or man-years).
43
Phase : these phases refer to the RUP phases and milestones. Please refer to
http://www.cc.cec/CITnet/methodo/process/itrwkfls/iwf_iwfs.htm for a description of these phases and
milestones.
44
Indicate the main content and work that will be done in these phases
211
[The System shall be easy-to-use and shall include search and on-line help
facilities.]
5.4.3.
Maintainability
[Define the required level of maintainability. For example:]
[The System shall be designed for ease of maintenance. All data should be tabledriven and modifiable without recompilation of the System.]
5.4.4.
Applicable Standards
[List all standards with which the Information System must comply. These can
include legal, regulatory, communications standards (TCP/IP, ISDN), platform
compliance standards (Windows, UNIX, and so on), quality or other standards
(ISO, CMMI).
5.4.5.
System Requirements
[Define any system requirements necessary to support the application. These can
include the supported host operating systems and network platforms,
configurations, memory, peripherals, and companion software. For Information
Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the constraints
can be met. Get advice and an opinion from the Data Centre and ensure that the
‘Information System Hosting Services – Guidelines’ are taken into account.
Indicate which Operating System (Unix, Windows, others), Application Server
(ColdFusion, Weblogic, other), Database (Oracle), Search Engine (Verity K2)
the system will use. Also indicate which network is to be used (Internet, SNET,
Testa, others]
5.4.6.
Performance Requirements
[Use this section to detail performance requirements. Performance issues can
include such items as user load factors, bandwidth or communication capacity,
throughput, accuracy, and reliability or response times under a variety of loading
conditions. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre:
make sure that the constraints can be met. Get advise and an opinion from the
Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services –
Guidelines’ are taken into account. For example :]
[The system shall support up to 2000 simultaneous users against the central
database at any given time, and up to 500 simultaneous users against the local
servers at any one time.
The system shall provide access to the database with no more than a 10 second
latency.
The system shall complete 80% of all transactions within 2 minutes.]
5.5.
Licensing and Installation
[Indicative maximum length: ½ page]
[Licensing and installation issues can also directly impact the development effort.
For example, the need to support serialisation, password security or network
licensing will create additional requirements of the system that must be
considered part of the development effort.
Installation requirements may also affect coding or create the need for separate
installation software.]
212
6.
FEATURES
[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per feature]
[List and briefly describe the Information System features. Features are the highlevel capabilities of the system that are necessary to deliver benefits to the users.
Each feature is an externally desired service that typically requires a series of
inputs to achieve the desired result. A CEAF Business Function is a feature. For
example, a feature of a problem tracking system might be the ability to provide
trending reports. As the use-case model takes shape, update the description to
refer to the use cases.
Because the Vision document is reviewed by a wide variety of personnel, the
level of detail needs to be general enough for everyone to understand. However,
enough detail must be available to provide the analysis team with the information
they need to create a use-case model.
To effectively manage application complexity, we recommend for any new system,
or an increment to an existing system, that capabilities are abstracted to a high
enough level (i.e. a maximum of 25 to 99 features). These features provide the
fundamental basis for Information System definition, scope management, and
project management. Each feature will be expanded in greater detail in the usecase model.
Throughout this section, each feature will be externally perceivable by users,
operators or other external systems. These features should include a description
of functionality and any relevant usability issues that must be addressed. The
following guidelines apply:
•
Avoid design. Keep feature descriptions at a general level. Focus on
capabilities needed and why (not how) they should be implemented
•
If you are using the Rational RequisitePro toolkit, all needs in the following
table must be selected as requirements of type “Need” for easy reference
and tracking.
•
Use the ‘Planned Release’ column to indicate which feature will be
included in which release of the System hence determining the precedence
and priority of the features to be provided]
213
Need
Priority
Features
Planned release
214
7.
PLANNED RESOURCES
[Indicative maximum length: 1 page]
[IT GOV] [This section describes the resources planned for development and
operation.
Summarise here the numbers and type of staff required, including any special
skills or experience, scheduled by project phase.
Describe how you will approach finding and acquiring resources needed for the
project: staff and equipment.]
[Include all resources required to run the project/Information System in all
user/stakeholder groups including resources required in other DGs and/or
external stakeholders (if any).]
8.
8.1.
CONSTRAINTS
Security Constraints
[Indicative maximum length: ½ page]
[ISSP] [Provide a security statement and top level security requirements.]
8.2.
Data Protection Constraints
[Indicative maximum length: ½ page]
[Note any design constraints and dependencies related to the processing of
personal data and the free movement of such data as described in Data
Protection Regulation No 45/2001.]
8.3.
Other Constraints
[This paragraph is optional] – [Indicative maximum length: ½ page]
[Note any design constraints, external constraints or other dependencies.]
215
Annex III.4.b: Soft ware Development Plan
216
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL
INFORMATICS
Information systems Directorate
European Commission
<Project Name> Software Development Plan
Date:
31/03/2005
Version:
0.000
Authors:
Revised by:
Approved by:
Public:
Reference Number:
217
TABLE OF CONTENTS
1. INTRODUCTION ....................................................................................................... 221
1.1. Purpose ............................................................................................................. 221
1.2. Scope ................................................................................................................ 221
1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations ....................................................... 221
1.4. References ........................................................................................................ 221
1.5. Overview .......................................................................................................... 222
2. PROJECT OVERVIEW .............................................................................................. 222
2.1. Project Purpose, Scope, and Objectives ........................................................... 222
2.2. Assumptions and Constraints ........................................................................... 222
2.3. Project Deliverables ......................................................................................... 222
2.4. [ISSP] Sensitivity of Information ..................................................................... 224
2.5. [ISSP] System Identification ............................................................................ 224
3. PROJECT ORGANISATION ..................................................................................... 224
3.1. Organisational Structure ................................................................................... 224
3.2. External Interfaces ............................................................................................ 224
3.3. Roles and Responsibilities................................................................................ 224
[ISSP] Security Rules of Behaviour .............................................................. 227
[ISSP] User Roles and Access Requirements ............................................... 227
Problem Reporting, Escalation, and Issue Resolution................................... 227
3.4. Communication ................................................................................................ 227
4. MANAGEMENT PROCESS ...................................................................................... 227
4.1. Project Estimates .............................................................................................. 227
4.2. Project Plan....................................................................................................... 227
4.2.1. Phase Plan ............................................................................................ 227
4.2.2. Project Resourcing............................................................................... 228
4.2.2.1. Staffing Plan ....................................................................... 228
4.2.2.2. Resource Acquisition Plan ................................................. 228
4.2.2.3. Training Plan ...................................................................... 228
4.2.3. Budget.................................................................................................. 228
4.3. Iteration Plans ................................................................................................... 228
4.4. Project Monitoring and control ........................................................................ 228
4.4.1. Requirements Management Plan ......................................................... 228
4.4.2. Schedule Control Plan ......................................................................... 228
4.4.3. Budget Control Plan ............................................................................ 228
4.4.4. Reporting Plan ..................................................................................... 228
218
4.4.5. Measurement Plan ............................................................................... 228
4.4.6. [ISSP] Management Reports ............................................................... 229
4.5. Risk Management plan ..................................................................................... 229
4.5.1. [ISSP] System Security Measures ....................................................... 229
4.6. Close-out Plan .................................................................................................. 229
5. TECHNICAL PROCESS PLANS .............................................................................. 229
5.1. Development Case ............................................................................................ 229
5.2. Methods, tools and techniques ......................................................................... 229
5.3. Infrastructure Plan ............................................................................................ 230
5.4. Product Acceptance Plan .................................................................................. 230
6. SUPPORTING PROCESS PLANS ............................................................................ 230
6.1. Configuration Management Plan...................................................................... 230
6.2. Evaluation Plan................................................................................................. 230
6.3. Quality Assurance Plan .................................................................................... 230
6.4. Subcontractor Management Plan...................................................................... 230
7. ADDITIONAL PLANS .............................................................................................. 230
8. ANNEXES .................................................................................................................. 230
219
Document History
Version
Date
Comment
Modified Pages
220
1.
INTRODUCTION
[The introduction of the Software Development Plan should provide an overview
of the entire document. It should include the purpose, scope, definitions,
acronyms, abbreviations, references, and overview of this Software Development
Plan.]
1.1.
Purpose
[Specify the purpose of this Software Development Plan.]
[ISSP] The following elements of ISSP will be documented in the Software Development
Plan,
 System Identification – see the chapter “Project Overview”
 Roles and Responsibilities – see chapter “Roles and Responsibilities”
 Sensitivity of Information – see chapter “Project Overview”
 Rules of Behaviour – see chapter “Project Organisation”
 Management Reports – see chapter “Project Monitoring and Control”
In this way these parts of the Software Development Plan constitutes part of the project
Security Plan for projects of type A, B, C and D.
1.2.
Scope
[A brief description of the scope of this Software Development Plan; what
Project(s) it is associated with, and anything else that is affected or influenced by
this document.]
1.3.
Definitions, Acronyms and Abbreviations
[This subsection should provide the definitions of all terms, acronyms, and
abbreviations required to properly interpret the Software Development Plan.
This information may be provided by reference to the project and/or the Business
Domain Glossary.]
1.4.
References
[This subsection should provide a complete list of all documents referenced
elsewhere in the Software Development Plan. Each document should be
identified by title, report number (if applicable), date, and publishing
organisation. Specify the sources from which the references can be obtained.
This information may be provided by reference to an appendix or to another
document.
For the Software Development Plan, the list of referenced artefacts should
include:

Iteration Plans

Evaluation Plan (only if this is a separate plan - normally this is part of the
Software Development Plan at Section 6.2)

Subcontractor Management Plan only (if this is relevant)
221
RUP@EC provides standards or guidelines for the following documents. These
are used in this project. Any deviations to these are documented in the Software
Development Plan:

Quality Assurance Plan

Problem Resolution Plan

Product Acceptance Plan

Configuration Management Plan

Requirements Management Plan

Measurement Plan

Risk Management Plan

Development Case
If guidelines have been produced that are applicable to the project, they must
also be referenced. There could be such guidelines as:
1.5.

Business Modelling Guidelines

User Interface Guidelines

Use-Case-Modelling Guidelines

Design Guidelines

Programming Guidelines

Test Guidelines

Manual Style Guide ]
Overview
[This subsection should describe what the rest of the Software Development Plan
contains and explain how the document is organised.]
2.
2.1.
PROJECT OVERVIEW
Project Purpose, Scope, and Objectives
[A brief description of the purpose and objectives of this project and a brief
description of what deliverables the project is expected to deliver.]
2.2.
Assumptions and Constraints
[A list of assumptions that this plan is based and any constraints, for example.
budget, staff, equipment, schedule, that apply to the project.]
2.3.
Project Deliverables
[A tabular list of the artefacts to be created during the project, including target
delivery dates.]
222
2.4.
[ISSP] Sensitivity of Information
[ISSP][ For projects of type A, B, C and D, this chapter identifies the sensitivity
of the system contents]
2.5.
[ISSP] System Identification
[ISSP][ For projects of type A, B, C and D, this chapter contains the main
identification characteristics of the system such as responsible organisation,
system name, category, operational status, general description/purpose, planned
security processes, controls and guidelines and work breakdown for security
during development.]
3.
3.1.
PROJECT ORGANISATION
Organisational Structure
[Describe the organisational structure of the project team, including management
and other review authorities. Include a description and composition of the
project’s Steering Committee.]
3.2.
External Interfaces
[Describe how the project interfaces with external groups. For each external
group, identify the internal and external contact names.]
3.3.
Roles and Responsibilities
[Identify the project organisational units that will be responsible for each of the
disciplines, workflow details, and supporting processes.]
Role
Responsibility
Name
Project Management
Project Manager Responsible for managing the overall
Project Management discipline.
As described in the Rational Unified
Process.
Management
Responsible for evaluating project planning
Reviewer
and project assessment artefacts at major
review points in the project's lifecycle.
As described in the Rational Unified
Process.
Technical
Responsible for contributing feedback to the
Reviewer
review process. This role is involved in the
category of review that deals with the
technical review of project artefacts. This
role is responsible for providing timely,
appropriate feedback on the project artefacts
being reviewed.
As described in the Rational Unified
Process.
Review
Responsible for facilitating formal reviews
Coordinator
and inspections, and ensuring that they
occur when required and are conducted to a
satisfactory standard.
223
As described in the Rational Unified
Process.
[ISSP] LISO
a) Liaison with the SD on security issues
related to the project/service,
b) advising the Project/Service Owner and
Manager, and System Supplier on security
issues
c) supervising and auditing the securityrelated activities and controls
Business Modelling
BusinessResponsible for defining the business
Process Analyst architecture and for defining the business
use cases and actors, and how they interact.
As described in the Rational Unified
Process.
Business
Responsible for specifying the workflow of
Designer
business use cases in terms of business
workers and business entities.
As described in the Rational Unified
Process.
Requirements
System Analyst Responsible for leading and coordinating
requirements elicitation and use-case
modelling by outlining the system's
functionality and delimiting the system; for
example, identifying what actors exist and
what use cases.
As described in the Rational Unified
Process.
Requirements
Responsible for the details of one or more a
Specifier
parts of the system's functionality by
describing one or the aspects of the
requirements.
As described in the Rational Unified
Process.
Analysis and Design
Software
Responsible for the software architecture,
Architect
which includes the key technical decisions
that constrain the overall design and
implementation for the project.
As described in the Rational Unified
Process.
Designer
Responsible for designing a part of the
system, within the constraints of the
requirements, architecture, and development
process for the project.
As described in the Rational Unified
Process.
User Interface
Responsible for coordinating the design of
Designer
the user interface. User-interface designers
are also involved in gathering usability
requirements and prototyping candidate
224
Database
Designer
user-interface designs to meet those
requirements.
As described in the Rational Unified
Process.
Responsible for designing the persistent
data storage to be used by the system.
As described in the Rational Unified
Process.
Implementation
Implementer
Responsible for developing and testing
components, in accordance with the
project's adopted standards, for integration
into larger subsystems. When test
components, such as drivers or stubs, must
be created to support testing, the
implementer is also responsible for
developing and testing the test components
and corresponding subsystems.
As described in the Rational Unified
Process.
Integrator
Responsible for planning the integration and
performing the integration of
Implementation Elements to produce builds.
As described in the Rational Unified
Process.
Test
Test Manager
Responsible for the test effort's success. The
role involves quality and test advocacy,
resource planning and management, and
resolution of issues that impede the test
effort
As described in the Rational Unified
Process.
Test Designer
responsible for defining the test strategy and
ensuring its successful implementation, for
identifying and defining the required tests,
for monitoring detailed testing progress and
results in each test cycle, for evaluating the
overall quality experienced as a result of
testing activities
As described in the Rational Unified
Process.
Tester
Responsible for the core activities of the test
effort, which involves conducting the
necessary tests and logging the outcomes of
that testing.
As described in the Rational Unified
Process.
Deployment
Deployment
responsible for planning the product's
Manager
transition to the user community, ensuring
those plans are enacted appropriately,
225
managing issues and monitoring progress
As described in the Rational Unified
Process.
Course
Responsible for developing training
Developer
material to enable users to be taught how to
use the product.
As described in the Rational Unified
Process.
Graphic Artist
Responsible creates product artwork that is
included as part of the product packaging
As described in the Rational Unified
Process.
Technical
Responsible for producing end-user support
Writer
material such as user guides, help texts,
release notes, and so on.
As described in the Rational Unified
Process.
Configuration and Change Management
Change Advisor Responsible for the control of the new
Board (Steering requests, enhancement requests.
Committee)
Needs to be aware about the impact on the
project scope, cost and planning
This role is described as Change Control
Manager or Change Control Board in
Rational Unified Process.
Configuration
Responsible for providing the overall
Manager
Configuration Management (CM)
infrastructure and environment to the
product development team.
As described in the Rational Unified
Process.
Environment
Process
Responsible for equipping the project team
Engineer
with an efficient and leaning development
process, and to make sure that the team
members are not hindered in doing their
jobs
As described in the Rational Unified
Process.
Tool Specialist
Responsible for the supporting tools on the
project. This includes selecting and
acquiring tools. The Tool Specialist also
configures and sets up the tools, and verifies
that the tools work.
As described in the Rational Unified
Process.
System
Responsible for maintaining the
Administrator
development environment, both hardware
and software, system administration,
backup, and so on.
As described in the Rational Unified
Process.
226
[ISSP] Security Rules of Behaviour
[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, this part includes security-relevant
rules that clearly delineate responsibilities of and expectations for all individuals
with access to the system. The rules should address such issues as dial-in access,
copyright protections, and individual accountability and should state the
consequences of non-compliance]
[ISSP] User Roles and Access Requirements
[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, this part describes the security
relevant roles and access requirements.]
Problem Reporting, Escalation, and Issue Resolution
[Define how process problems will be reported and escalated, and the process to
be followed to achieve resolution]
[Any deviation from the standard RUP@EC Problem Resolution Plan concerning
problem reporting, escalation and issue resolution should be described here.]
[ISSP][For projects of type A and B: provide the Incident Handling Plan that defines the
organisational structure, procedures and resources that should be used for handling security
incidents.]
3.4.
Communication
[Describe how the project will communicate project information : web site,
newsletter, …]
4.
MANAGEMENT PROCESS
4.1.
Project Estimates
[Provide the estimated cost and schedule for the project, as well as the basis for
those estimates, and the points and circumstances in the project when reestimation will occur.]
4.2.
Project Plan
4.2.1.
Phase Plan
[Include the following:

Work Breakdown Structure (WBS)

a timeline or Gantt chart showing the allocation of time to the project phases
or iterations

identify major milestones with their achievement criteria

a brief description of each software release and whether it’s demo, beta, etc

Diagrams or tables showing target dates for completion of iterations and
phases, release points, demos, and other milestones]
227
4.2.2.
Project Resourcing
4.2.2.1.
Staffing Plan
[Identify here the numbers and type of staff required, including any special skills
or experience, scheduled by project phase or iteration.]
4.2.2.2.
Resource Acquisition Plan
[Describe how you will approach finding and acquiring resources needed for the
project : staff and equipment.]
4.2.2.3.
Training Plan
[List any special training project team members will require, with target dates for
when this training should be completed.]
4.2.3.
Budget
[Allocation of costs against the WBS and the Phase Plan.]
4.3.
Iteration Plans
[Iteration plans can be enclosed in this section or in separate Iteration Plan
documents.]
4.4.
4.4.1.
Project Monitoring and control
Requirements Management Plan
The project will follow the standard RUP@EC Requirements Management
Plan.
[Any deviation from the standard plan should be described here.]
4.4.2.
Schedule Control Plan
[Describes the approach to be taken to monitor progress against the planned
schedule and how to take corrective action when required.]
4.4.3.
Budget Control Plan
[Describes the approach to be taken to monitor spending against the project
budget and how to take corrective action when required.]
4.4.4.
Reporting Plan
[Describes internal and external reports to be generated, and the frequency and
distribution of publication.
Various reports of security planning activity are required and procedures to
produce them must be documented in this part]
4.4.5.
Measurement Plan
The project will follow the standard RUP@EC Measurement Plan.
[Any deviation from the standard plan should be described here.]
228
4.4.6.
[ISSP] Management Reports
[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, various reports of security planning
activity are required and procedures to produce them must be documented in this
part.]
4.5.
Risk Management plan
The project will follow the standard RUP@Ec Risk Management Plan.
[Any deviation from the standard plan should be described here.]
4.5.1.
[ISSP] System Security Measures
[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, the System Security Measures, which
describe the control measures used to mitigate the system risks, such as
management, personnel, acquisition / implementation, operations, security
administration, computer security and system architecture/integrity control must
be documented here.]
4.6.
Close-out Plan
[Describe the activities for the orderly completion of the project, including staff
reassignment, archiving of project materials, post-mortem debriefings and
reports etc.]
5.
TECHNICAL PROCESS PLANS
5.1.
Development Case
The project will follow [indicate whether the project will follow the Standard
Development Case or the Maintenance Development Case]
[+Any deviation from the above-mentioned development case should be
described here.]
5.2.
Methods, tools and techniques
[Lists the documented project technical standards, etc., by reference:

Business Modelling Guidelines

User Interface Guidelines

Use-Case-Modelling Guidelines

Design Guidelines

Programming Guidelines

Test Guidelines

Manual Style guide]
229
5.3.
Infrastructure Plan
[Enclosed by reference]
5.4.
Product Acceptance Plan
The project will follow the standard RUP@EC Product Acceptance Plan.
[Any deviation from the standard plan should be described here.]
6.
6.1.
SUPPORTING PROCESS PLANS
Configuration Management Plan
The project will follow the standard RUP@EC Configuration Management
Plan.
[Any deviation from the standard plan should be described here.]
6.2.
Evaluation Plan
[Part of the Software Development Plan, this describes the project’s plans for
product evaluation, and covers the techniques, criteria, metrics, and procedures
used for evaluation— this will include walkthroughs, inspections, and peer
reviews. Note that this is in addition to the Test Plan which is not enclosed in the
Software Development Plan.]
6.3.
Quality Assurance Plan
The project will follow the standard RUP@EC Quality Assurance Plan.
[Any deviation from the standard plan should be described here.]
6.4.
Subcontractor Management Plan
[If the project is highly dependent on subcontractors, the subcontractor
management plan shall describe how to manage these dependencies. The
subcontractor management plan can also include the financial management of
subcontractors.
It the project does not employ subcontractors this section is not applicable.]
7.
ADDITIONAL PLANS
[Additional plans if required by contract or regulations.]
8.
ANNEXES
[Additional material of use to the reader of the SDP.]
230
Annex III.4.c: Software Architecture Document
231
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL
INFORMATICS
Information systems Directorate
European Commission
<Project Name> Software Architecture
Document
Date:
18/01/2006
Version:
0.000
Authors:
Revised by:
Approved by:
Public:
Reference Number:
232
TABLE OF CONTENTS
1. INTRODUCTION .......................................................................................................235
1.1. Purpose..............................................................................................................235
1.2. Scope .................................................................................................................235
1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations .......................................................235
1.4. References .........................................................................................................235
1.5. Overview ...........................................................................................................235
2. ARCHITECTURAL REPRESENTATION ................................................................235
3. ARCHITECTURAL GOALS AND CONSTRAINTS ................................................236
4. SECURITY ..................................................................................................................236
4.1. Security Overview ............................................................................................236
4.2. Philosophy ........................................................................................................236
4.3. Scope .................................................................................................................236
4.4. Assumptions......................................................................................................236
4.5. Trusted Computing Base ..................................................................................236
4.6. Alternative Security Designs ............................................................................237
4.7. Mapping of Features to Requirements ..............................................................237
5. USE-CASE VIEW .......................................................................................................237
6. LOGICAL VIEW.........................................................................................................237
6.1. Overview ...........................................................................................................237
6.2. Architecturally Significant Design Packages ...................................................237
6.3. Use-Case Realizations ......................................................................................237
7. PROCESS VIEW .........................................................................................................238
8. DEPLOYMENT VIEW ...............................................................................................238
9. IMPLEMENTATION VIEW ......................................................................................238
9.1. Overview ...........................................................................................................238
9.2. Layers ................................................................................................................238
10. DATA VIEW .............................................................................................................238
11. SIZE AND PERFORMANCE ...................................................................................239
12. QUALITY ..................................................................................................................239
13. SOFTWARE CARTOGRAPHY ...............................................................................240
14. SOFTWARE/BUSINESS FUNCTIONS MATRIX ..................................................241
15. TEST INTERFACE SPECIFICATION (OPTIONAL) .............................................242
233
Document History
Version
Date
Comment
Modified Pages
234
1.
INTRODUCTION
[The introduction of the Software Architecture Document should provide an
overview of the entire Software Architecture Document. It should include the
purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and
overview of the Software Architecture Document.]
1.1.
Purpose
This document provides a comprehensive architectural overview of the system, using
a number of different architectural views to depict different aspects of the system. It
is intended to capture and convey the significant architectural decisions which have
been made on the system.
[This section defines the purpose of the Software Architecture Document, in
the overall project documentation, and briefly describes the structure of the
document. The specific audiences for the document should be identified, with
an indication of how they are expected to use the document.]
1.2.
Scope
[A brief description of what the Software Architecture Document applies to;
what is affected or influenced by this document.]
1.3.
Definitions, Acronyms and Abbreviations
[This subsection should provide the definitions of all terms, acronyms, and
abbreviations required to properly interpret the Software Architecture
Document. This information may be provided by reference to the project
Glossary.]
1.4.
References
[This subsection should provide a complete list of all documents referenced
elsewhere in the Software Architecture Document. Each document should be
identified by title, report number (if applicable), date, and publishing
organization. Specify the sources from which the references can be obtained.
This information may be provided by reference to an appendix or to another
document.]
[ISSP] [For projects of type A, B and C, reference to the Contingency Plan]
1.5.
Overview
[This subsection should describe what the rest of the Software Architecture
Document contains and explain how the Software Architecture Document is
organized.]
2.
ARCHITECTURAL REPRESENTATION
[This section describes what software architecture is for the current system,
and how it is represented. Of the Use-Case, Logical, Process, Deployment,
and Implementation Views, it enumerates the views that are necessary, and
for each view, explains what types of model elements it contains.]
235
3.
ARCHITECTURAL GOALS AND CONSTRAINTS
[This section describes the software requirements and objectives that have
some significant impact on the architecture, for example, safety, security,
privacy, use of an off-the-shelf product, portability, distribution, and reuse. It
also captures the special constraints that may apply: design and
implementation strategy, development tools, team structure, schedule, legacy
code, and so on.]
[ISSP] For projects of type A and B, the architecture of the system should take
into account continuity provisions (Contingency Plan)]
4.
SECURITY
The content of this chapter concerns basically the security requirements and
security design deliveries of ISSP.
4.1.
Security Overview
[ISSP] [For projects of type A, B and C, this part gives an overview of the
security system to be developed, describing the system purpose, boundaries,
security purpose (in terms of availability, integrity, confidentiality and trust)
and requirements.
Note: “security system to be developed” = security requirements]
4.2.
Philosophy
[ISSP] [For projects of type A, B and C, the overall philosophy of protection
must be described in terms of how the broad security features and techniques
are intended to appropriately preserve the defined needs for availability,
integrity, confidentiality and trust.]
4.3.
Scope
[ISSP] [For projects of type A, B and C, the intended scope of security within
the system must be described, including the extent to which existing
Commission infrastructure will be expected to provide security services in
framework of the Project/Service.]
4.4.
Assumptions
[ISSP] [For projects of type A, B and C, a list of the primary assumptions that
underlie the planned and / or actual security architecture must be given;
European Commission Information Systems Security Policy Rev 023 III-68]
4.5.
Trusted Computing Base
[ISSP] [For projects of type A, B and C, the totality of protection mechanisms
within a computer system (known as trusted computing base) that are
responsible for internally enforcing the security rules established to manage,
protect, and distribute sensitive information, must be described.]
236
4.6.
Alternative Security Designs
[ISSP] [For projects of type A, B and C, any alternative security designs
considered must be presented.]
4.7.
Mapping of Features to Requirements
[ISSP] [For projects of type A, B and C, in this part, a description must be
given of how the planned / actual architecture will satisfy the defined security
requirements. A mapping of each planned/actual security feature to the
security requirements it is intended to satisfy must be included.]
5.
USE-CASE VIEW
[This section lists use cases or scenarios from the use-case model if they
represent some significant, central functionality of the final system, or if they
have a large architectural coverage - they exercise many architectural
elements, or if they stress or illustrate a specific, delicate point of the
architecture.]
6.
LOGICAL VIEW
[This section describes the architecturally significant parts of the design
model, such as its decomposition into subsystems and packages. And for each
significant package, its decomposition into classes and class utilities. You
should introduce architecturally significant classes and describe their
responsibilities, as well as a few very important relationships, operations, and
attributes.]
[CEAF] [This section should contain those parts of the Analysis Model and
Design Model that can be used to develop the CEAF artefacts 'Logical Data
Model' and 'System Design and Implementation'. Only the elements that are
relevant at the CEAF level should be dealt with in this document.]
6.1.
Overview
[This subsection describes the overall decomposition of the design model in
terms of its package hierarchy and layers.]
6.2.
Architecturally Significant Design Packages
[For each significant package, include a subsection with its name, its brief
description, and a diagram with all significant classes and packages
contained within the package.
For each significant class in the package, include its name, brief description,
and, optionally a description of some of its major responsibilities, operations
and attributes.]
6.3.
Use-Case Realizations
[This section illustrates how the software actually works by giving a few
selected use-case (or scenario) realizations, and explains how the various
design model elements contribute to their functionality.]
237
[CEAF][The Use-Case Realizations of the project are a subset of the CEAF
Application Flow.]
7.
PROCESS VIEW
[This section describes the system's decomposition into lightweight processes
(single threads of control) and heavyweight processes (groupings of
lightweight processes). Organize the section by groups of processes that
communicate or interact. Describe the main modes of communication between
processes, such as message passing, interrupts, and rendezvous.]
8.
DEPLOYMENT VIEW
[This section describes one or more physical network (hardware)
configurations on which the software is deployed and run. It is a view of the
Deployment Model. At a minimum for each configuration it should indicate
the physical nodes (computers, CPUs) that execute the software, and their
interconnections (bus, LAN, point-to-point, and so on.) Also include a
mapping of the processes of the Process View onto the physical nodes.]
[CEAF][The component diagram(s) of the project should be documented here
at a level relevant for the CEAF]
9.
IMPLEMENTATION VIEW
[This section describes the overall structure of the implementation model, the
decomposition of the software into layers and subsystems in the
implementation model, and any architecturally significant implementation
elements.]
[CEAF][The deployment diagram(s) and implementation model of the project
should be documented here at a level relevant for the CEAF. This serves as a
basis for the CEAF artefacts 'Distributed System Architecture', 'Software
Component to Distributed System Architecture' and 'Technology
Architecture']
9.1.
Overview
[This subsection names and defines the various layers and their contents, the
rules that govern the inclusion to a given layer, and the boundaries between
layers. Include a component diagram that shows the relations between layers.
]
9.2.
Layers
[For each layer, include a subsection with its name, an enumeration of the
subsystems located in the layer, and a component diagram.]
10.
DATA VIEW
[A description of the persistent data storage perspective of the system.]
238
[CEAF] [This section should contain those parts of the Data Model that are
relevant at the CEAF level.]
11.
SIZE AND PERFORMANCE
[A description of the major dimensioning characteristics of the software that
impact the architecture, as well as the target performance constraints.]
12.
QUALITY
[A description of how the software architecture contributes to all capabilities
(other than functionality) of the system: extensibility, reliability, portability,
and so on.]
239
13.
SOFTWARE CARTOGRAPHY
[CEAF] [This software cartography can be published under the form of an information system inventory describing all existing
information systems, their modules, the interfaces they offer, the business functions supported, the technology used, etc..
Mandatory information:
- Principal EC business domain and zone to which the information system belongs.
- Name of the information system.
- Name of the information system module.
- Description of the information system/ information system module.
- Supported business functions.
- Business responsible (DG, Directorate, unit and/or name) of the information system.
- Last modification, responsible and date for updating the artefact.
For example:]
Domain
Zone
CU
Customer
NT
NT
FIN
Customer
FIN
Accounting
IS Name
ERP
Laboratory
Information
Management System
SCADA System
Billing Application
ERP
IS Module
Description
Supported Function(s)
CRM for Utilities
Create a customer,
Record a customer,
Create a complaint
Accounting
application
Payroll, Treasury,
General Ledger
Interfaces
Responsible
(DG /
Directorate /
Unit / Name)
Modified by
(DG /
Directorate /
Unit / Name)
240
WK
14.
Work
Management
ERP
Computerised
Maintenance
Management
System
Create an outage
SOFTWARE/BUSINESS FUNCTIONS MATRIX
[CEAF] [By describing the relationship between software modules and business functions, the software/business functions matrix links
the functional and application perspectives of the CEAF. By doing so, it will propagate the traceability of the information from business
processes to the software module level. For example: ]
Domain
CU
Zone
Customer
NT
NT
FIN
FIN
Customer
Accounting
WK
Work
Management
IS Name
ERP
Laboratory
Information
Management
System
SCADA
Systems
Billing
Application
ERP
ERP
Domain
CU
CU
Zone
Customer
Create a
customer
Customer
Record a
customer
CU
Contact
Center
Create a
complaint
X
X
X
Business Function
IS Module
CRM for Utilities
NT
Outage
management
Create an
outage
NT
Leakage
management
NT
FIN
Telecontrol
Payroll
Billing
X
X
Accounting Application
Computerised
Maintenance
Management System
X
X
241
15.
TEST INTERFACE SPECIFICATION (OPTIONAL)
The Test Interface Specification provides a means of documenting the special
requirements of the test effort that will place constraints or additional requirements on
the design of the software. Where aspects of the system that do not normally have
visibility must be observed, or where control of the software is required in a way not
normally available through the standard interface, this may necessitate that
specialized test interfaces be developed.
242
Annex III.5: Service Level Agreement (SLA)
243
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL
Justice, Freedom and Security
General Affairs Directorate
Unit Budget and Control
Service level agreement
(to be completed in details by the tenderer)
244
Instructions for completion of the SLA
This Service Level Agreement has to be completed by the tenderer, in conformance with the
Service Requirements document attached to the Tendering Specifications and the structure
provided herewith.
It should not overrule the terms and conditions defined by the draft framework contract and
the technical specifications.
The completed SLA is a key element of the offer, it accounts for the overall technical
evaluation.
The tenderer’s proposal for a draft service agreement is considered as a formal commitment.
The contractor will be obliged to implement the proposed service elements and to apply the
procedures.
In case of award, the SLA proposed by the tenderer will become an annex to the Framework
contract to be signed. However, changes may be requested by both parties in order to adapt
the service level agreement. Changes have to be approved by the Commission and will be
enacted by a contract amendment.
Typically the size of the SLA should not exceed 16 A4 pages. When necessary, additional
details will be provided in Annex. Additional important documents that the tenderer proposes
in relation with its offer may be referenced and annexed.
245
Document information
Document History
Version
45
Revision
No
Author
Date
Description
Action46
Pages
Internal Quality Control
Activity
Name
Function
Date
Technical review
Quality review
Authorisation
Distribution List
Name
45
Draft / Issue
46
Insert, Delete and/or Replace
Organisation
Job
246
TABLE OF CONTENTS
SERVICE LEVEL AGREEMENT .................................................................................248
1.
INTRODUCTION ...................................................................................................248
1.1. Scope and objectives .......................................................................................248
1.2. Applicable documents .....................................................................................248
2.
SERVICE: QUOTED TIME & MEANS AND FIXED PRICE .............................248
2.1. Service organisation, interfaces, roles and responsibilities .............................248
2.2. Application of project management methodology ..........................................248
2.3. Quality of measures to respect project deadlines ............................................249
2.4. Quality of deliverables ....................................................................................249
2.5. Quality of training and follow-up of consultants ............................................249
2.6. Guarantee to get projects completed. ..............................................................249
2.7. Quality of continuity in service delivery .........................................................249
2.8. Tenderer's informatics infrastructure for work in the context of this lot. .......249
247
Service Level Agreement
1.
INTRODUCTION
1.1. Scope and objectives
The present Service Level Agreement (SLA) lays down the service organisation
for the relevant lot of call for tender JLS/2007/A5/…, the measures taken to
provide a good service quality, the judgment of the service quality and
compensation / penalties and corrective measures to be taken in case the service
quality is to be improved.
1.2. Applicable documents
Call For Tenders JLS/2007/A5/…, Tendering Specifications, among others:
-Model Framework contract
-SERVICE REQUIREMENTS
Other Reference documents
- Contractor’s proposal in reply to Call for Tenders JLS/2007/A5/…
2.
SERVICE: QUOTED TIME & MEANS AND FIXED PRICE
2.1. Service organisation, interfaces, roles and responsibilities.
Describe the service organisation, interfaces, roles, responsibilities and line of
reporting.
This should include the full life cycle of the service, among others amendments to
the framework contract, request processing, specific contract signature, project
management, invoicing, complaints about the overall service etc.
It should also indicate how this will work when subcontractors get involved and
how it will work for the group of companies in case this is a joint offer.
Describe how the tenderer will guarantee the correctness and accuracy of the
proposed service organisation and their conformity with the service requests. In
correspondence with the points hereafter, describe how the accuracy of the
proposed profiles will be measured.
2.2. Application of project management methodology
Describe how the proposed project management methodology (which was
mentioned in 1.4.3 of the questionnaire) will be applied for fixed-price projects or
248
quoted time and means projects at the premises of the tenderer. It should also
indicate how this will be applied when subcontractors get involved and how it will
be applied for the group of companies in case this is a joint offer.
2.3. Quality of measures to respect project deadlines
Describe what preventive measures will be taken to prevent project delays and
what corrective measures and compensation is foreseen in case delays happen
nevertheless.
Justify the proposed management tools and methods to reach the deadlines.
2.4. Quality of deliverables.
Describe what preventive measure will be taken to ensure a high quality of the
deliverables and what corrective measures and compensation is foreseen for bugs
or deliverables not corresponding to the user requirements.
2.5. Quality of training and follow-up of consultants
Describe how training will be organised in order to keep the consultants expertise
up to date in their domain. What type of training can the Commission expect that
they will follow and how many days per year, with the condition that the cost of
training is in charge of the tenderer and that training days can not be considered as
working days for the Commission. Describe this for the different profiles and
technologies. Also describe the issues dealing with certification.
Describe how the tenderer will perform a follow-up of the consultants and of
customer satisfaction and take corrective actions if necessary.
2.6. Guarantee to get projects completed.
Describe what guarantee is foreseen to make the Commission confident that
projects will be completed and the compensation in case nevertheless the tenderer
is unable or unwilling to finalise a project.
2.7. Quality of continuity in service delivery
Describe what measures the tenderer will take to avoid service interruptions and to
minimise its impact if it occurs, during the execution of a specific contract but also
for an extension of it covered by the same original request. Describe what free of
charge hand-over period will be foreseen in case a service is interrupted. Describe
what compensation is foreseen in case a suitable continuation is not found.
Describe what the tenderer will do to avoid that a critical Commission project is
impacted by an interruption of services. Whatever the tenderer describes here, as a
minimum, the clauses mentioned in the formal contract apply.
2.8. Tenderer's informatics infrastructure for work in the context of this lot.
Describe the informatics infrastructure which will be set up in case the
Commission requests work at the premises of the tenderer in the context of this lot.
It should also indicate how this will work when subcontractors get involved and
how it will work for the group of companies in case this is a joint offer. Explain
the following elements: Hardware, software, security, administration tools, means
of transmission to the Commission’s services.
249
Annex III.6: Schedule of prices for lot 2
Lot 2 « Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management
Systems) et autres services informatiques »
Bordereau de prix
Remarques importantes
Comme les Conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceuxci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.
Le soumissionnaire complètera impérativement et dans son intégralité les bordereaux de prix
pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul
montant par unité doit être indiqué.
S'agissant des modules préconstruits le soumissionnaire en présentera la liste dans le tableau
de la liste de prix, accompagnée de leur prix respectif et d'un descriptif en annexe afin, pour
chacun d'eux d'en préciser les caractéristiques et les fonctions.
Les tarifs indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les
frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations de services, y compris l’assurance
responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires, mais à l’exception des frais de
voyage et de séjour du Contractant qui, le cas échéant, seront remboursés selon les règles
relatives au remboursement de frais ("Article II.7 – Remboursements" du Contrat de services
type) et selon la liste des indemnités journalières ("Annexe IV – Frais de voyage et de séjour"
du Contrat de services type).
Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entrainer le rejet de l’offre.
Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé à ajouter quelques
éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments
déjà présents. Ces prix devront se conformer à la politique habituelle du soumissionnaire en
matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de
services ou de matériels indiqué.
Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement,
la Commission européenne pourra le moment venu demander au Contractant des produits ou
des services complémentaires que le Contractant devra alors proposer au meilleur prix du
marché. Dans ce cas, le Contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure
et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la
Commission européenne.
Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission
européenne à Bruxelles.
Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1 500 caractères sans espaces.
Enfin, quel que soit le volet dans lequel un métier (ou un matériel) est indiqué, celui-ci est
utilisable pour l'ensemble du lot et son prix vaut aussi pour l'ensemble du lot.
250
Lot 2 « Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management
Systems) et autres services informatiques »
Bordereaux de prix
Firme: _____________________________________________________________
Date: ______________________________________________________________
Nom et signature: ____________________________________________________
Analyse et étude
Description
Coût unitaire
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
. Business Designer/Analyst
. Senior System Analyst
. System Analyst
. Requirements Specifier
. IS Senior Consultant
. IS Consultant
Développement
Description
Coût unitaire
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
. Senior Implementer
. Implementer
. User Interface Designer
. Senior Software Architect
. Software Architect
. Database Designer/Manager
. Integrator
. Web Master
Management
Description
Coût unitaire
251
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
. chef de projet
. Change Control Manager
. Configuration Manager
. Test Manager
. Deployment Manager
. Management Reviewer
Production et Support
Description
. Technical Writer
. Course Developer - User Assistance Person
. Tester
. Test Designer
Coût unitaire
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
Gestion de sites Web
Description
Coût unitaire
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
… euros/personne/jour
. rédacteur
. technicien web
. graphiste web
. documentaliste
Traduction
. de EN, FR ou DE vers EN, FR ou DE
. de EN, FR ou DE vers une autre langue
. d’une autre langue vers EN, FR ou DE
. d’une autre langue directement vers une autre langue
. d’une autre langue vers une autre langue via une langue relais
… euros/page
… euros/page
… euros/page
… euros/page
… euros/page
Hébergement et maintenance de bases de données, recherche de cibles et envoi de
documents
Description
Coût unitaire
Hébergement et maintenance d’une base de données de
destinataires d’informations de la Direction générale « Justice et
Affaires intérieures » en format Excel
Encodage de données
… euros/enregistrement
… euros/enregistrement
252
Création d’une liste d’envoi ad hoc à partir d’une base
Envoi en masse d’un document par e-mail (avec, si nécessaire, tri
par version linguistique et pays)
Envoi en masse d’un document par fax (avec, si nécessaire, tri
par version linguistique et pays)
Impression d’étiquettes adressées générées à partir d’une base
Constitution d’une liste à partir de plusieurs listes existantes47
Conversion de données d’un format à un autre
Extraction de données et mise sur support (CD ou DVD-ROM)
… euros/enregistrement
… euros/page/adresse
… euros/page/numéro
… euros/unité
… euros/enregistrement
… euros/enregistrement
… euros/enregistrement
Taux de majoration éventuel
Description
Coût unitaire
Taux de majoration éventuellement applicable à une traduction
urgente en 24H
Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de
majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et
jours fériés, après accord de la Commission européenne
+…%
+…%
Modules Préconstruits
Description
Coût unitaire
…
…
…
…
…
…
Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire48
Description
…
…
…
47
48
Coût unitaire
…
…
…
Par exemple constituer une liste de francophones à partir de listes de destinataires habitant plusieurs pays.
Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.
253
Annex III.7:
Proposed Framework service contract for lot 2 and its
annexes
Annex III.7a: List of services covered by the contract and price
schedule
284
Annex III.7b: Power of attorney
285
Annex III.7c: Identification form and legal entities
287
Annex III.7d: - Specification (Invitation to tender No [complete] of [complete]) 288
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7e: - Contractor's tender (No [complete] of [complete])
289
- Original archived at the Commission’s premises
Annex III.7f: Specific contracts and order forms – Models
290
Annex III.7g: Financial guarantee – Model
291
Annex III.7h: Performance guarantee – Model
293
Annex III.7i: Service Level Agreement
294
Annex III.7j: Daily travel and subsistence allowance for the contractor
295
Annex III.7k: III – General terms and conditions for information technologies
contracts
296
254
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE, FREEDOM AND SECURITY
Directorate General Affairs
PROPOSED FRAMEWORK SERVICE CONTRACT
CONTRACT NUMBER – [complete]
The European Community (hereinafter referred to as "the Community"),
represented by the Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the
Commission"),
which is represented for the purposes of the signature of this contract by Mr Tung-Laï
Margue, Director-General, Directorate General Justice, Freedom and Security,
of the one part,
and
[official name in full]
[official legal form]
[statutory registration number]
[official address in full]
[VAT registration number]
(hereinafter referred to as "the Contractor49"), [represented for the purposes of the signature
of this contract by [name in full and function,]]
of the other part
49 In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be
added below the identification of the parties: “The parties identified above and hereinafter collectively
referred to as ‘the Contractor’ shall be jointly and severally liable vis-à-vis the Commission for the
performance of this contract”.
255
HAVE AGREED
the I Special Conditions, the II General Conditions and the III General Terms and
Conditions for Information Technologies Contracts below and the following Annexes:
Annex I
– List of Services covered by the Contract and schedule of prices.
Annex II
– Power of Attorney.
Annex III
– Identification form and Legal entities
Annex IV
– Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of
[complete])
– Original archived at the Commission’s premises
Annex V
– Contractor's Tender (No [complete] of [complete])
– Original archived at the Commission’s premises
Annex VI
– Specific Contracts and Order forms – Models
Annex VII
– Financial guarantee – Model
Annex VIII – Performance Guarantee – Model
Annex IX
– Service Level Agreement
Annex X
– Daily travel and subsistence allowance for the Contractor
Annex XI
– III – General Terms and Conditions for Information Technologies
Contracts
which form an integral part of this contract (hereinafter referred to as “the Contract”).
-
The terms set out in the Special Conditions shall take precedence over those in the other
parts of the Contract.
-
The terms set out in the General Conditions shall take precedence over those in the
General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.
-
The terms set out in the General Terms and Conditions for Information Technologies
Contracts shall take precedence over those in the Annexes.
-
The terms set out in the Contract shall take precedence over those in the Specific
Contracts and Order Forms.
-
The terms set out in the Tender Specifications (Annex IV) shall take precedence over
those in the Tender (Annex V).
Subject to the above, the several instruments forming part of this Contract are to be taken as
mutually explanatory. Ambiguities or discrepancies within or between such parts shall be
explained or rectified by a written instruction issued by the Commission; subject to the rights
of the Contractor under Article I.7 should he dispute any such instruction.
256

I – SPECIAL CONDITIONS
ARTICLE I.1 - SUBJECT
I.1.1
The object of the contract is the study, design, creation, maintenance and support of
information systems specific to the activities of the European Union, particularly but
not exclusively in the field of justice, freedom and security based on orders at fixed
prices or QTMs. This mainly involves web content management and document
management applications (portals, websites, search engines, etc.) but also cover other
types of information system, typical examples of which are given below:



processing applications and data management;
Business Intelligence application;
data warehouses.
The work could include the following (this list is not exhaustive and the
Commission is not obliged to request all the services listed below):
Development:

project management;

evaluation and introduction of new production tools (typically content
management, indexation and search tools);

preliminary analysis, comparative analysis, gathering of user requirements,
feasibility studies;

adapting and/or integrating existing systems or products;

analysis and design, documentation (including technical documentation),
studies of security aspects, risk management;

prototyping,
programming,
development,
migration,
installation,
customisation, hosting (temporarily during development, testing and
production);

quality assurance, tests;

installation of software products in various phases (development, testing,
production, etc.) upon request of the Commission in the computer centre
indicated (usually DIGIT or JLS's computer centre in Luxembourg);

training (including technical training), assistance for end-users, support,
consultancy on information systems;

design, production, hosting, maintenance, updating and/or day-to-day
management of websites;

design, production, hosting, maintenance and/or updating of web applications;

design, production, hosting, maintenance and/or regular updating of databases;

design, production, hosting, maintenance and/or updating of content
management systems (some of which are based on Documentum and its starter
kit);

design and adaptation of the general architecture of multilingual websites or
portals (Information Providers Guide (IPG) and its updates; see
http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);
257

taking part in meetings of the various internal Commission bodies dealing with
its websites.
Content management:

database integration and encoding of data;

updating and day-to-day management of websites;

proof-reading;

writing, translating, revising and adapting web content in all current and future
official languages;

graphic design, picture research, illustrations, design for websites;

manipulation of documents such as images, photos, videos, reports, magazines,
newsletters, memos, brochures, leaflets, notices, panels, web pages, and other
types of documents, to adapt them to the web medium (usually in HTML
format or as a PDF document);

manipulation of documents such as web pages, images, photos, videos, reports,
magazines, newsletters, memos, brochures, leaflets, notices, panels, web pages,
and other types of documents, to adapt them and load them in Documentum;

monitoring the quality of online documents (metadata, links, etc.);

developing, introducing and managing statistical and interactive tools
(notification, mailboxes, forums, discussions, online surveys, etc.) and
producing a summary report on the operation of such interactive tools;

organising and moderating forums, and then producing a summary report on
the results;

producing guides for information producers.
Distribution/dissemination of information:

creating, populating and updating databases;

creating an ad hoc mailing list;

mass mailing of documents by email or fax;

printing labels;

database integration and encoding of data.
I.1.2
Signature of the Contract imposes no obligation on the Commission to purchase.
Only implementation of the Contract through Orders and Specific Contracts is
binding on the Commission.
I.1.3
Once implementation of the Contract has been asked or has commenced, the
Contractor shall reply and execute the tasks in accordance with all terms and
conditions of the Contract.
I.1.4
The Contract does not confer on the Contractor any exclusive right to provide the
services described in Annex I to the Commission.
The Contractor is selected as the [first, second, third] contractor for a multiple "cascade"
Framework Contract. The other Contractors selected on the basis of the classification
established during the evaluation of the offers are:
[names and addresses of the other Contractors]
258
ARTICLE I.2 - DURATION
I.2.1
The Contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last
contracting party.
I.2.2
Under no circumstances may implementation take place before the date on which the
Contract enters into force. Specific Contracts may under no circumstances be placed
before the date on which the Contract enters into force.
I.2.3
The Contract is concluded for a period of 12 months with effect from the date on
which it enters into force. This contractual period and all other periods specified in
the Contract are calculated in calendar days unless otherwise indicated.
I.2.4
The Orders or Specific Contracts shall be returned, signed, before the Contract to
which they refer expires.
The Contract shall continue to apply to such Orders and Specific Contracts after its
expiry, but no later than 6 months after it expires.
I.2.5
The Contract may be renewed up to three times, each time for a period of one year,
only before expiry of the Contract and with the express written agreement of the
parties. Renewal does not imply any modification or deferment of existing
obligations.
ARTICLE I.3 - PRICES
I.3.1
The prices of this contract shall be as listed in Annex I.
I.3.2
Prices shall be expressed in Euro.
I.3.3
Prices shall be fixed and not subject to revision during the first year of duration of
the Contract.
From the beginning of the second year of duration of the Contract, each price may be
revised upwards or downwards each year, where such revision is requested by one of
the contracting parties by registered letter no later than 60 days before the
anniversary of the date on which it was signed. The Commission shall purchase on
the basis of the prices in force on the date on which Orders or Specific Contracts are
signed. Such prices shall not be subject to revision.
This revision shall be determined by the trend in the harmonised consumer price
index "MUICP": (eurozone) published for the first time by the Office for Official
Publications of the European Communities in the Eurostat monthly bulletin at
http://www.ec.europa.eu/eurostat/.
Revision shall be calculated in accordance with the following formula:
I 
Pr  Po *  r 
 Io 
where:
259
Pr = revised price;
Po = price in the original tender;
I o = index for the month corresponding to the final date for submission of tenders;
I r = index for the month corresponding to the date of receipt of the letter
requesting a revision of prices
I.3.4
In addition to the total amount specified in each Order or Specific Contract, travel,
subsistence and shipment expenses of the Contractor shall be reimbursed in
accordance with Article II.7, as shall other expenses provided for by the Tender
Specifications throughout implementation of the Contract. The daily subsistence
allowance referred to in Article II.7.4 (d) shall be determined in accordance with
Annex IX. Moreover, the lodging expenses shall be reimbursed in accordance with
Article II.7.1 up to a maximum amount determined in Annex VI.
ARTICLE I.4 – IMPLEMENTATION OF THE CONTRACT
Within 10 to 20 working days – depending on the complexity of the task required – of a
request for goods or services being sent by the Commission to the Contractor (the exact date
will be specified in the request), the Commission shall receive an offer.
Should the Contractor be unavailable, he shall give reasons for refusal within the same period
and the Commission shall be entitled to place the order with the next Contractor on the list.
Similarly, in the event of failure to observe this deadline or of disagreement on the offer
persisting even after discussion and negotiation, the Contractor shall be considered
unavailable and the Commission shall be entitled to place the order with the next contractor
on the list.
Finally, within 10 working days of an Order Form or Specific Contract being sent by the
Commission to the Contractor, the Commission shall receive it back, duly signed and dated.
In the event of failure to observe this deadline, the Contractor shall be considered unavailable
and the Commission shall be entitled to place the order with the next Contractor on the list.
ARTICLE I.5 – PAYMENT PERIODS
In conformity with Article III.1.5.4 of the General terms and conditions for Information Technologies
contracts, the invoicing procedures for the services, once accepted by the Commission, are as follows:
FIXED-PRICE SPECIFIC CONTRACT
Specify one of the two possibilities:
Where this is an initial Specific Contract:
Amounts in the Specific Contract over EUR 25 000:
- Maximum of 30 % on receipt of first deliverable.
260
- 70 % on completion of the work, based on receipt advice slips accepted and signed by the
Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the
invoice)
Where this is an extended Specific Contract, or for amounts in the Specific Contract below EUR 25 000:
- 100 % on completion of the work, based on receipt advice slips accepted and signed by the
Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the
invoice)
For work performed in instalments:
- Payment by instalment for the deliverables specified in the technical annex, based on receipt advice
slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific
contract model (to be attached to the invoice)
QUOTED T&M SPECIFIC CONTRACT
Specify one of the two possibilities:
Amounts in the Specific Contract over EUR 25 000:
- at the end of each calendar quarter, on the basis of quotation forms duly completed and signed by
both the Commission and the Contractor using the form annexed to the specific contract model. Duly
completed Forms must be attached to the invoice.
Amounts in the Specific Contract below EUR 25 000:
- once the work has been completed, on the basis of quotation forms duly completed and signed by both
the Commission and the Contractor using the form annexed to the specific contract model. Duly completed
Forms must be attached to the invoice.
Payments under the Contract shall be made in accordance with Article II.5. Payments shall be
executed only if the Contractor has fulfilled all his contractual obligations by the date on
which the invoice is submitted. Payment requests may not be made if payments for previous
Orders or Specific Contracts have not been executed as a result of default or negligence on the
part of the Contractor.
I.5.1
Pre-financing
For Orders or Specific Contracts whose total price is below 40,000 euros
There shall be no pre-financing payment.
For Orders or Specific Contracts whose total price is equal to or above 40,000
euros
The Contractor may request a pre-financing payment of 30% of the total price of the
service, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible
unforeseen expenses.
I.5.2
Interim payment
For Orders or Specific Contracts whose total price is below 40,000 euros
261
There shall be no interim payment.
For Orders or Specific Contracts whose total price is equal to or above 40,000
euros
 For a service of less than six months, there shall be no interim payment.
 For a service of six months or more, the Contractor may request an interim
payment of 30% of the total price of the service, excluding travel and subsistence
allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses.
Requests for interim payment by the Contractor shall be admissible if accompanied
either by an interim technical report in accordance with the instructions laid down in
the Order or Specific Contract or by an acknowledgement of receipt of the service,
provided by the Commission.
In the case of a technical report, the Commission shall have 20 days from receipt to
approve or reject the report, and the Contractor shall have 10 days in which to submit
additional information or a new report.
Within 30 days of the date on which the report is approved or the service is accepted
by the Commission, an interim payment corresponding to 30% of the total amount
referred to in the relevant Order or Specific Contract, excluding travel and
subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses, shall be
made.
262
I.5.3
Admissible payments
The balance shall be paid after services have been delivered by the Contractor and
accepted by the Commission, within 30 days of the date of receipt of the relevant
invoice.
The request for payment of the balance shall be admissible if accompanied by:
 either the final technical report in accordance with the instructions laid down in
the Order or Specific Contract or an acknowledgement of receipt of the service,
provided by the Commission;
 statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7;
 the relevant invoices, indicating the reference number of the Contract and of the
Order or Specific Contract to which they refer.
In the case of a technical report, the Commission shall have 20 days from receipt to
approve or reject the report, and the Contractor shall have 10 days in which to submit
additional information or a new report.
Within 30 days of the date on which the report is approved or the service is accepted
by the Commission, a final payment corresponding to the relevant invoices shall be
made.
[For Contractors established in Belgium, the orders shall include the following
provision: “En Belgique, l’utilisation de ce bon de commande vaut présentation
d’une demande d’exemption de la TVA n° 450” or an equivalent statement in the
Dutch or German language. The Contractor shall include the following statement in
his invoice(s): “Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la
TVA” or an equivalent statement in the Dutch or German language.]
[For Contractors established in Italy, the provisions of the Contract constitute a
request for VAT exemption, provided the Contractor includes the following statement
in his invoice(s): “Operazione non imponibile ai sensi dell’articolo 72, comma 3)
paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n.
323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell’8/8/1996”.]
I.5.4
Performance guarantee:
A guarantee for an amount of € XXXXXX (2,5 % of the contract value) for the first
contractor in the cascade, € XXXXX (0,25 % of the contract value) for the second
contractor, € XXXX (0.025% of the contract value) for the third contractor may be
requested by the Commission at the signature of the contract. It shall be issued by a
bank, an authorised financial institution or a third party in favour of the Commission.
Such a guarantee shall be released three months after payment of the balance of the
last order or Specific Contract. It shall cover performance of the Contract in
accordance with the terms set out in the Contract and notably with the terms set out
263
in Annex IV. The Commission reserves the right to request an additional
performance guarantee with respect to the Specific Contracts which proportionally
represent a relevant value in relation to the Framework Contract.
I.5.5
Bank Account
Payments shall be made to the Contractor’s bank account denominated in Euro,
stated in the Contractor’s identification form set out in Annex III.
ARTICLE I.6 – BANK ACCOUNT
Payments shall be made to the Contractor’s bank account denominated in Euro, identified as
follows:
Name of bank: [complete]
Address of branch in full: [complete]
Exact designation of account holder: [complete]
Full account number including codes: [complete]
[IBAN code: [complete]]
ARTICLE I.7 – GENERAL ADMINISTRATIVE PROVISIONS
Any communication relating to the Contract or to its implementation shall be made in writing
and shall bear the Contract and Order or Specific Contract numbers. Ordinary mail shall be
deemed to have been received by the Commission on the date on which it is registered by the
department responsible indicated below. Communications shall be sent to the following
addresses:
Commission:
European Commission
Directorate-General "Justice, Freedom and Security"
Directorate "General Affairs"
Unit "Information and Communication"
For the attention of the Head of Unit
Office: LX 46 7/81
1049 Brussels
Belgium
Contractor:
Mr/Mrs/Ms [complete]
[Function]
[Company name]
[Contact address in full]
ARTICLE I.8 - APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES
I.8.1
The Contract shall be governed by the national substantive law of Belgium.
264
I.8.2
Any dispute between the parties resulting from the interpretation or application of the
Contract which cannot be settled amicably shall be brought before the courts of
Brussels.
ARTICLE I.9 – DATA PROTECTION
I.9.1
Any personal data included in or relating to the Contract will be processed in
accordance with the requirements of Regulation (EC) 45/2001 of the European
Parliament and the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals
with regard to the processing of personal data by the Community institutions and
bodies and on the free movements of such data (OJ No L8, 12.1.2001, p. 1). The data
will only be processed for the purposes of the performance, management and follow
up of the Contract by the Contracting authority(ies) without prejudice to a possible
transmission to the bodies in charge of a monitoring or inspection task in conformity
with Community law. The Contractor may, upon request, obtain the communication
of his personal data and rectify any inaccurate or incomplete personal data. Should
the Contractor have any queries concerning the processing of his personal data, he
shall address them to the Contracting authority(ies). As regards the processing of his
personal data, the Contractor has a right of recourse at any time to the European Data
Protection Supervisor (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).
I.9.2
When processing personal data on behalf of the Contracting authority(ies) in the
performance of the Contract the Contractor:
(a)
shall act only on instructions from the Contracting authority(ies);
(b)
shall comply with the obligations set out in Articles 21 and 22 of Regulation
(EC) 45/2001 on the confidentiality and the security of processing unless, by
virtue of Article 16 or Article 17(3), second indent, of Directive 95/46/EC, the
Contractor is already subject to obligations with regard to confidentiality and
security laid down in the national law of one of the Member States.
Appropriate technical and organisational measures will be taken by the Contractor
for the security of the processing in accordance with Article 22 of Regulation (EC)
45/2001 and will have to be agreed between the Contractor and the Contracting
authority(ies) in writing or in another equivalent form.
I.9.3
The Contractor shall comply with Council regulation (Euratom, EEC) N° 1588/90 of
11 June 1990 on the transmission of data subject to statistical confidentiality to the
Statistical Office of the European Communities (OJ No L151, 15.6.1990, p. 1).
ARTICLE I.10 – TERMINATION BY EITHER CONTRACTING PARTY
Either contracting party may, of its own volition and without being required to pay
compensation, terminate the Contract by serving six months formal prior notice. Should the
265
Commission terminate the Contract, the Contractor shall only be entitled to payment
corresponding to the services ordered and delivered before the termination date. On receipt of
the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to
minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the
documents required by the Special Conditions for the Services rendered up to the date on
which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.
ARTICLE I.11 – SPECIFIC DEROGATIONS TO III GENERAL TERMS AND
CONDITIONS FOR INFORMATION TECHNOLOGIES CONTRACTS
By way of derogation from Article 7.3.1 of the General Terms and Conditions for the
Information Technology Contracts, Quoted Time & Means work may be partially or totally
performed on-site (intra-muros) in agreement with the Commission, according to what is the
most appropriate in a particular situation.
By way of derogation from III the General Terms and Conditions for Information Technology
Contracts, the following articles are hereby modified as follows:
III.2.2 Security
2.2.2 The contractor and its staff, when performing tasks for the Commission in execution of
this Framework contract, undertakes to comply with
–
the decision C(95) 1510 of 23 November 1995 of the Commission on protection of
information system, its subsequent version, its implementing rules and the
corresponding security notices, and
–
the Commission decision on security annexed to the decision 2001/844/EC, CECA,
Euratom of the Commission of 29 November 2001 amending its internal rules of
procedure, as well as all its subsequent versions
2.2.6. The Contractor shall take all appropriate steps for each Product to ensure that the data
and the magnetic media upon which they are stored are safely preserved. The Products
supplied shall not contain any mechanism (e.g. viruses) which could compromise their
availability, integrity or confidentiality or that of other Products. The cost of repairing the
damage caused by such a mechanism shall be borne by the Contractor.
III.2.4 Co-operation
2.4.1 The Contractor agrees to co-operate with other suppliers to make the Products work
with those of these other suppliers. It agrees to attend meetings called for that purpose by the
Commission.
ARTICLE I.12 – SPECIFIC PROVISIONS
1.12.1
TRAVEL
266
For reimbursement of travel costs and daily allowances, the rules, regulations and
rates of the Guide to Missions for officials and other servants of the European
Commission, as indicated in Appendix A of Annex 2 of the tendering specification
(questionnaire), shall be applied analogously.
In case of travel to locations other than the normal locations of delivery (Brussels,
Luxembourg) that is conducted on request of the European Commission, the
contractor shall be entitled to invoice days of travel by using the applicable daily rate
for the relevant profile.
1.12.2. ADDITIONAL SERVICES
The Commission may exercise the option to increase the estimated market amount at
a later stage via negotiated procedure with the contractor in accordance with Art.
126.1.f. of the Implementing Rules of the Financial Regulation.
1.12.3
NORMAL WORKING DAYS
Commission on-duty days (such as Holy Thursday, the day following Ascension Day
and the period from 27. to 31. December) shall be included in the normal working
day as defined in Art. 1.1 of the General Terms and Conditions. In case the
Commission requires service provision on these days, the normal day rate without
any surcharge shall apply.
ARTICLE I.13 – SPECIFIC QUALITY STANDARDS AND IMPLEMENTATION
I.13.1
Specific quality standards and compensations / penalties as set out in the Service
Level Agreement (Annex VIII) apply in addition to the quality standards and
penalties described in Articles III.2.1 of the General Terms and Conditions for
Information Technologies Contracts and Art. II.2.4 of the General Conditions of this
Contract.
I.13.2
For time and means services, in case the tenderer is unable to provide a suitable
person by the requested start date for three consecutive requests or for three
requested start dates within a period of twelve months, whatever the requested
profile, the tenderer who could not provide a suitable person, will be treated as if he
were at the end of the cascade for all following requests during a period of 12 months
: the first day of the period will be the day after the day on which the Contractor
receives a registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, the last day
included in the period will be the last day of the 12th calendar month following the
start day. Before the end of the period, the contractor can already advance one
position to the beginning of the cascade if during the period another contractor
receives the "at end of cascade" treatment. The advancement will also be notified by
registered letter and take effect on the start date of the period for the newcomer "at
end of cascade". A period of two months, starting at the framework contract
signature date, will be a "grace period". Inability to provide suitable persons for
requests with a start date within this "grace" period, will not be taken into account.
The changes to the cascade via this article will not have an impact on the
267
performance guarantee that may have asked to the contractors at the start of the
framework contract.
ARTICLE I.14 – SPECIFIC MAINTENANCE SECURITY RULES
Not applicable
268
II – GENERAL CONDITIONS
ARTICLE II.1 - PROCEDURES FOR PERFORMING THE CONTRACT
II.1.1 Phases of execution of the Specific Contract
Sending of the Specific Contract
Whenever the Commission wishes services to be provided or goods to be supplied
pursuant to the Contract, it shall send a Specific Contract to the Contractor, in
duplicate, specifying the terms of the provision of services or supply of the goods,
such as quantity, designation, quality, price, place of delivery and time allowed for
delivery, in accordance with the conditions laid down in the Contract.
Acknowledgment of the Specific Contract by the Contractor
Within the period indicated in Article I.4, the Contractor shall return one original of
the Specific Contract, duly signed and dated, thereby acknowledging receipt of the
Specific Contract and acceptance of the terms.
Delivery
a)
Time allowed for delivery
The time allowed for delivery shall be calculated in accordance with Article
I.4.
b)
Date, time and place of delivery
The Commission shall be notified in writing of the exact date of delivery
within the period indicated in Article I.4. All deliveries shall be made at the
agreed place of delivery during the hours indicated in Article I.4.
The Contractor shall bear all costs and risks involved in delivering the goods to
the place of delivery.
c)
Delivery note
Each delivery shall be accompanied by a Delivery note in duplicate, duly
signed and dated by the Contractor or his carrier, giving the Specific Contract
number and particulars of the goods delivered. One copy of the Delivery note
shall be countersigned by the Commission and returned to the Contractor or to
his carrier.
Certificate of conformity (or acceptance note)
Signing of the Delivery note by the Commission, as provided for in subparagraph c)
above, is simply an acknowledgment of the fact that the goods have been delivered
and in no way implies conformity of the goods with the Specific Contract.
Conformity of the goods delivered shall be evidenced by the signing of a certificate
to this effect by the Commission no later than one month after the date of delivery,
unless provision for a different period is made in the Special Conditions or in the
General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.
269
Conformity shall be declared only where the conditions laid down in the Contract
and in the Specific Contract are satisfied and the goods conform to the Annex I.
Where, for reasons attributable to the Contractor, the Commission is unable to accept
the goods, the Contractor shall be notified in writing at the latest by the deadline for
conformity.
Conformity of the goods/services delivered with the Contract
a)
The goods/services delivered by the Contractor to the Commission must be in
conformity in quantity, quality, price and packaging with the Contract and the
relevant Specific Contract.
b)
The goods/services delivered must:
-
correspond to the description given in Annex I and possess the
characteristics of the goods/services supplied by the Contractor to the
Commission as a sample or model;
-
be fit for any specific purpose required of them by the Commission and
made known to the Contractor at the time of conclusion of the Contract
and accepted by the Contractor;
-
be fit for the purposes for which goods/services of the same type are
normally used;
-
demonstrate the quality and performance which are normal in
goods/services of the same type and which the Commission can reasonably
expect, given the nature of the goods/services and taking into account any
public statements on the specific characteristics of the goods/services
made by the Contractor, the producer/service provider or his
representative, particularly in advertising or on labelling;
-
be packaged according to the usual method for goods/services of the same
type or, failing this, in a way designed to preserve and protect them.
Remedy
a)
The Contractor shall be liable to the Commission for any lack of conformity
which exists at the time the goods/services are verified.
b)
In the event of lack of conformity, without prejudice to Article II.4 regarding
liquidated damages applicable to the total price of the goods/services
concerned, the Commission shall be entitled:
-
either to have the goods/services brought into conformity, free of charge,
by repair or replacement;
-
or to have an appropriate reduction made in the price.
c)
Any repair or replacement shall be completed within a reasonable time and
without any significant inconvenience to the Commission, taking account of
the nature of the goods/services and the purpose for which they are required by
the Commission.
d)
The term ‘free of charge’ in paragraph b) refers to the costs incurred to bring
the goods/services into conformity, particularly the cost of carriage, labour and
materials.
270
Assembly
If required by Article I.1.2 of the Special Conditions, the Contractor shall assemble
the goods delivered within a period of one month unless otherwise specified in the
Special Conditions or in the General Terms and Conditions for Information
Technologies Contracts.
Any lack of conformity resulting from incorrect installation of the goods delivered
shall be deemed to be equivalent to lack of conformity of the goods if installation
forms part of the Contract and the goods were installed by the Contractor or under
his responsibility. This shall apply equally if the product was to be installed by the
Commission and was incorrectly installed owing to a shortcoming in the installation
instructions.
Services provided to goods
If required by the Contract, services to goods shall be provided accordingly.
II.1.2 General provisions concerning goods
a)
Packaging
The goods shall be packaged in strong boxes or crates or in any other way that
ensures that the contents remain intact and prevents damage or deterioration.
Packaging, pallets, etc., including contents, shall not weigh more than 500 kg.
Unless otherwise specified in the Special Conditions, pallets shall be considered
as one-way packaging and shall not be returned. Each box shall be clearly
labelled with the following information:
 Commission of the European Communities and address for delivery;
 name of Contractor;
 description of contents;
 date of delivery;
 number and date of Specific Contract;
 EC code number of article.
b)
Guarantee
The goods shall be guaranteed against all defects in manufacture or materials for
two years from the date of delivery, unless provision for a longer period is made
in Annex I.
The Contractor shall guarantee that any permits and licences required for
manufacturing and selling the goods have been obtained.
The Contractor shall replace at his own expense, within a reasonable time limit
to be determined by agreement between the parties, any items which become
damaged or defective in the course of normal use during the guarantee period.
271
The Contractor is responsible for any conformity defect which exists at the time
of delivery, even if this defect does not appear until a later date.
The Contractor is also responsible for any conformity defect which occurs after
delivery and is ascribable to non-compliance with his obligations, including
failure to provide a guarantee that, for a certain period, goods used for the
purposes for which they are normally used or for a specific purpose will preserve
their qualities or characteristics as specified.
If part of an item is replaced, the replacement part shall be guaranteed under the
same terms and conditions for a further period of the same duration as that
specified above.
If a defect is found to originate in a systematic flaw in design, the Contractor
must replace or modify all identical parts incorporated in the other goods that are
part of the Specific Contract, even though they may not have been the cause of
any incident. In this case, the guarantee period shall be extended as stated above.
II.1.3 Performance of the Contract
a)
The Contractor shall perform the Contract to the highest professional standards. The
Contractor shall have sole responsibility for complying with any legal obligations
incumbent on him, notably those resulting from employment, tax and social
legislation.
b)
The Contractor shall have sole responsibility for taking the necessary steps to obtain
any permit or licence required for performance of the Contract under the laws and
regulations in force at the place where the tasks assigned to him are to be executed.
c)
Without prejudice to Article II.3 any reference made to the Contractor’s staff in the
Contract shall relate exclusively to individuals involved in the performance of the
Contract.
d)
The Contractor must ensure that any staff performing the Contract have the
professional qualifications and experience required for the execution of the tasks
assigned to him.
e)
The Contractor shall neither represent the Commission nor behave in any way that
would give such an impression. The Contractor shall inform third parties that he does
not belong to the European public service.
f)
The Contractor shall have sole responsibility for the staff who execute the tasks
assigned to him.
The Contractor shall make provision for the following employment or service
relationships with his staff:

staff executing the tasks assigned to the Contractor may not be given orders
direct by the Commission;
272

the Commission may not under any circumstances be considered to be the
staff's employer and the said staff shall undertake not to invoke in respect of
the Commission any right arising from the contractual relationship between the
Commission and the Contractor.
g)
In the event of disruption resulting from the action of a member of the Contractor's
staff working on Commission premises or in the event of the expertise of a member
of the Contractor's staff failing to correspond to the profile required by the Contract,
the Contractor shall replace him without delay. The Commission shall have the right
to request the replacement of any such member of staff, stating its reasons for so
doing. Replacement staff must have the necessary qualifications and be capable of
performing the Contract under the same contractual conditions. The Contractor shall
be responsible for any delay in the execution of the tasks assigned to him resulting
from the replacement of staff in accordance with this Article.
h)
Should any unforeseen event, action or omission directly or indirectly hamper
execution of the tasks, either partially or totally, the Contractor shall immediately
and on his own initiative record it and report it to the Commission. The report shall
include a description of the problem and an indication of the date on which it started
and of the remedial action taken by the Contractor to ensure full compliance with his
obligations under the Contract. In such event the Contractor shall give priority to
solving the problem rather than determining liability.
i)
Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract in
accordance with the provisions laid down therein, the Commission may - without
prejudice to its right to terminate the Contract - reduce or recover payments in
proportion to the scale of the failure. In addition, the Commission may impose
penalties or liquidated damages provided for in Article II.16.
ARTICLE II.2 - LIABILITY
II.2.1
The Commission shall not be liable for damage sustained by the Contractor in
performance of the Contract except in the event of wilful misconduct or gross
negligence on the part of the Commission.
II.2.2
The Contractor shall be liable for any loss or damage caused by himself in
performance of the Contract, including in the event of subcontracting under
Article II.10. The Commission shall not be liable for any act or default on the part of
the Contractor in performance of the Contract.
II.2.3
The Contractor shall provide compensation in the event of any action, claim or
proceeding brought against the Commission by a third party as a result of damage
caused by the Contractor in performance of the Contract.
II.2.4
In the event of any action brought by a third party against the Commission in
connection with performance of the Contract, the Contractor shall assist the
Commission. Expenditure incurred to this end may be borne by the Commission.
273
II.2.5
The Contractor shall take out insurance against risks and damage relating to
performance of the Contract if required by the relevant applicable legislation. He
shall take out supplementary insurance as reasonably required by standard practice in
the industry. A copy of all the relevant insurance contracts shall be sent to the
Commission should it so request.
ARTICLE II.3 - CONFLICT OF INTERESTS
II.3.1
The Contractor shall take all necessary measures in order to prevent any situation
that could compromise the impartial and objective performance of the Contract. Such
conflict of interests could arise in particular as a result of economic interest, political
or national affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or
shared interest. Any conflict of interests which could arise during performance of the
Contract must be notified to the Commission in writing without delay. In the event of
such conflict, the Contractor shall immediately take all necessary steps to resolve it.
The Commission reserves the right to verify that such measures are adequate and
may require that additional measures be taken, if necessary, within a time limit which
it shall set. The Contractor shall ensure that his staff, board and directors are not
placed in a situation which could give rise to conflict of interest. Without prejudice to
Article II.1 the Contractor shall replace, immediately and without compensation from
the Commission, any member of his staff exposed to such a situation.
II.3.2
The Contractor shall abstain from any contact likely to compromise his
independence.
II.3.3
The Contractor declares:
- that he has not made, and will not make, any offer of any type whatsoever, from
which an advantage can be derived under the Contract,
- that he has not granted and will not grant, has not sought and will not seek, has not
attempted and will not attempt to obtain, and has not accepted and will not accept,
any advantage, financial or in kind, to or from any party whatsoever, where such
advantage constitutes an illegal practice or involves corruption, either directly or
indirectly, inasmuch as it is an incentive or reward relating to the performance of
the Contract.
II.3.4
The Contractor shall pass on all the relevant obligations in writing to his staff, board,
and directors as well as to third parties involved in performance of the Contract. A
copy of the instructions given and the undertakings made in this respect shall be sent
to the Commission should it so request.
ARTICLE II.4 - LIQUIDATED DAMAGES
Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract within the time limits
set by the Contract, then, without prejudice to the Contractor's actual or potential liability
incurred in relation to the Contract or to the Commission's right to terminate the Contract, the
274
Commission may decide to impose liquidated damages of 0.2% of the amount of the relevant
Specific Contract per calendar day of delay. The Contractor may submit arguments against
this decision within thirty days of notification by registered letter with acknowledgment of
receipt or equivalent. In the absence of reaction on his part or of written withdrawal by the
Commission within thirty days of the receipt of such arguments, the decision imposing the
liquidated damages shall become enforceable. These liquidated damages shall not be imposed
where there is provision for interest for late completion. The Commission and the Contractor
expressly acknowledge and agree that any sums payable under this Article are in the nature of
liquidated damages and not penalties, and represent a reasonable estimate of fair
compensation for the losses that may be reasonably anticipated from such failure to perform
obligations.
ARTICLE II.5 – INVOICING AND PAYMENTS
II.5.1
Pre-financing:
Where required by Article I.5.1, the Contractor shall provide a financial guarantee in the form
of a bank guarantee or equivalent supplied by a bank or an authorised financial institution
(guarantor) equal to the amount indicated in the same Article to cover pre-financing under the
Contract. Such guarantee may be replaced by a joint and several guarantee by a third party.
The guarantor shall pay to the Commission at its request an amount corresponding to
payments made by it to the Contractor which have not yet been covered by equivalent work
on his part.
The guarantor shall stand as first-call guarantor and shall not require the Commission to have
recourse against the principal debtor (the Contractor).
The guarantee shall specify that it enters into force at the latest on the date on which the
Contractor receives the pre-financing. The Commission shall release the guarantor from its
obligations as soon as the Contractor has demonstrated that any pre-financing has been
covered by equivalent work. The guarantee shall be retained until the pre-financing has been
deducted from interim payments or payment of the balance to the Contractor. It shall be
released the following month. The cost of providing such guarantee shall be borne by the
Contractor.
II.5.2
Interim payment:
At the end of each of the periods indicated in Annex I the Contractor shall submit to the
Commission a formal request for payment accompanied by those of the following documents
which are provided for in the Special Conditions:
 an interim technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I;
 the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order
or specific contract to which they refer;
 statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7.
If the report is a condition for payment, on receipt the Commission shall have the period of
time indicated in the Special Conditions in which to:
 approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and
request additional information; or
275
 reject it and request a new report.
If the Commission does not react within this period, the report shall be deemed to have been
approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the
authenticity, completeness or correctness of the declarations or information enclosed.
Where the Commission requests a new report because the one previously submitted has been
rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions.
The new report shall likewise be subject to the above provisions.
II.5.3
Payment of the balance:
Within sixty days of completion of each order or specific contract, the Contractor shall submit
to the Commission a formal request for payment accompanied by those of the following
documents, which are provided for in the Special Conditions:
 a final technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I;
 the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order
or specific contract to which they refer;
If the report is a condition for payment, on receipt the Commission shall have the period of
time indicated in the Special Conditions in which:
 to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and
request additional information; or
 to reject it and request a new report.
If the Commission does not react within this period, the report shall be deemed to have been
approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the
authenticity, completeness or correctness of the declarations and information enclosed.
Where the Commission requests a new report because the one previously submitted has been
rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions.
The new report shall likewise be subject to the above provisions.
ARTICLE II.6 – GENERAL PROVISIONS CONCERNING PAYMENTS
II.6.1
Payments shall be deemed to have been made on the date on which the Commission's
account is debited.
II.6.2
The payment periods referred to in Article I.5 may be suspended by the Commission
at any time if it informs the Contractor that his payment request is not admissible,
either because the amount is not due or because the necessary supporting documents
have not been properly produced. In case of doubt on the eligibility of the
expenditure indicated in the payment request, the Commission may suspend the time
limit for payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot
check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is eligible.
The Commission shall notify the Contractor accordingly by registered letter with
acknowledgment of receipt or equivalent. Suspension shall take effect from the date
of dispatch of the letter. The remainder of the period referred to in Article I.4 shall
begin to run again once the suspension has been lifted.
276
II.6.3
In the event of late payment the Contractor may claim interest within two months of
receiving the payment. Interest shall be calculated at the rate applied by the European
Central Bank to its most recent main refinancing operations (“the reference rate”)
plus seven percentage points (“the margin”). The reference rate in force on the first
day of the month in which the payment is due shall apply. Such interest rate is
published in the C series of the Official Journal of the European Union. Interest shall
be payable for the period elapsing from the calendar day following expiry of the time
limit for payment up to the day of payment. Suspension of payment by the
Commission may not be deemed to constitute late payment.
ARTICLE II.7 –RECOVERY
II.7.1
If total payments made exceed the amount actually due under the Specific Contract
or if recovery is justified in accordance with the terms of the Contract, the Contractor
shall reimburse the appropriate amount in euro on receipt of the debit note, in the
manner and within the time limits set by the Commission.
II.7.2
In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for
reimbursement, the sum due shall bear interest at the rate indicated in Article II.6.3.
Interest shall be payable from the calendar day following the expiry of the due date
up to the calendar day on which the debt is repaid in full.
II.7.3
In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for
reimbursement, the Commission may, after informing the Contractor, recover
amounts established as certain, of a fixed amount and due by offsetting, in cases
where the Contractor also has a claim on the Communities that is certain, of a fixed
amount and due. The Commission may also claim against the guarantee, where
provided for.
ARTICLE II.8 –TAXATION
II.8.1
The Contractor shall have sole responsibility for compliance with the tax laws which
apply to him. Failure to comply shall make the relevant invoices invalid.
II.8.2
The Contractor recognises that the Commission is, as a rule, exempt from all taxes
and duties, including value added tax (VAT), pursuant to the provisions of Articles 3
and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the European
Communities.
II.8.3
The Contractor shall accordingly complete the necessary formalities with the
relevant authorities to ensure that the goods and services required for performance of
the Contract are exempt from taxes and duties, including VAT.
II.8.4
Invoices presented by the Contractor shall indicate his place of taxation for VAT
purposes and shall specify separately the amounts not including VAT and the
amounts including VAT.
277
Article II.9– FORCE MAJEURE AFFECTING THE CONTRACT OR THE SPECIFIC
CONTRACT(S)
II.9.1
Force majeure shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event
beyond the control of the contracting parties which prevents either of them from
performing any of their obligations under the Contract, was not due to error or
negligence on their part or on the part of a subcontractor and could not have been
avoided by the exercise of due diligence. Defects in equipment or material or delays
in making it available, labour disputes, strikes or financial problems cannot be
invoked as force majeure unless they stem directly from a relevant case of force
majeure.
II.9.2
Without prejudice to the provisions of Article II.1.3(h), if either contracting party is
faced with force majeure, it shall notify the other party without delay by registered
letter with acknowledgment of receipt or equivalent, stating the nature, likely
duration and foreseeable effects.
II.9.3
Neither contracting party shall be held in breach of its contractual obligations if it has
been prevented from performing them by force majeure. Where the Contractor is
unable to perform his contractual obligations owing to force majeure, he shall have
the right to remuneration for the goods actually delivered and any service provided.
II.9.4
The contracting parties shall take the necessary measures to reduce damage to a
minimum.
Article II.10 – Subcontracting
II.10.1 The Contractor shall not subcontract without prior written authorisation from the
Commission nor cause the Contract to be performed in fact by third parties.
II.10.2 Even where the Commission authorises the Contractor to subcontract to third parties,
he shall none the less remain bound by his obligations to the Commission under the
Contract and shall bear exclusive liability for proper performance of the Contract.
II.10.3 The Contractor shall make sure that the subcontract does not affect rights and
guarantees to which the Commission is entitled by virtue of the Contract, notably
Article II.14.
ARTICLE II.11 – ASSIGNMENT
II.11.1 The Contractor shall not assign the rights and obligations arising from the Contract,
in whole or in part, without prior written authorisation from the Commission.
II.11.2 In the absence of the authorisation referred to in 1 above, or in the event of failure to
observe the terms thereof, assignment by the Contractor shall not be enforceable
against and shall have no effect on the Commission.
278
ARTICLE II.12 – TERMINATION BY THE COMMISSION
II.12.1 The Commission may terminate the Contract, a pending Specific Contract or an order
in the following circumstances:
(a)
where the Contractor is being wound up, is having his affairs administered by the
courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business
activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any
analogous situation arising from a similar procedure provided for in national
legislation or regulations;
(b)
where the Contractor has been convicted of an offence concerning his professional
conduct by a judgment which has the force of res judicata;
(c)
where the Contractor has been guilty of grave professional misconduct proven by
any means which the Commission can justify;
(d)
where the Contractor has not fulfilled obligations relating to the payment of social
security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions
of the country in which he is established or with those of the country applicable to
the Contract or those of the country where the Contract is to be performed;
(e)
where the Commission seriously suspects the Contractor of fraud, corruption,
involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the
Communities' financial interests;
(f)
where the Contractor is in breach of his obligations under Article II.3;
(g)
where the Contractor was guilty of misrepresentation in supplying the information
required by the Commission as a condition of participation in the Contract procedure
or failed to supply this information;
(h)
where a change in the Contractor’s legal, financial, technical or organisational
situation could, in the Commission’s opinion, have a significant effect on the
performance of the Contract;
(i)
where execution of the tasks under a pending order or a specific contract has not
actually commenced within fifteen days of the date provided for, and the new date
proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission;
(j)
where the Contractor is unable, through his own fault, to obtain any permit or licence
required for performance of the Contract;
(k)
where the Contractor, after receiving formal notice in writing to comply, specifying
the nature of the alleged failure, and after being given the opportunity to remedy the
failure within a reasonable period following receipt of the formal notice, remains in
serious breach of his contractual obligations.
279
II.12.2 In the event of force majeure, notified in accordance with Article II.9, either
contracting party may terminate the Contract, where performance thereof cannot be
ensured for a quantity of goods corresponding to at least one fifth of the quantity of
goods ordered or where performance thereof cannot be ensured for a period
corresponding to at least to one fifth of the period laid down in Article I.2.3.
II.12.3 Prior to termination under point e), h) or k), the Contractor shall be given the
opportunity to submit his observations.
Termination shall take effect on the date on which a registered letter with
acknowledgment of receipt terminating the Contract is received by the Contractor, or
on any other date indicated in the letter of termination.
II.12.4 Consequences of termination:
In the event of the Commission terminating the Contract in accordance with this
Article and without prejudice to any other measures provided for in the Contract, the
Contractor shall waive any claim for consequential damages, including any loss of
anticipated profits for uncompleted work. On receipt of the letter terminating the
Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs,
prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the
documents required by the Special Conditions for the goods supplied and / or
services rendered up to the date on which termination takes effect, within a period
not exceeding sixty days from that date.
The Commission may claim compensation for any damage suffered and recover any
sums paid to the Contractor under the Contract.
On termination the Commission may engage any other contractor to supply the
goods and/ or to execute or complete the services. The Commission shall be entitled
to claim from the Contractor all extra costs incurred in doing so, without prejudice to
any other rights or guarantees it has under the Contract.
ARTICLE II.13 - CANCELLATION OF SPECIFIC CONTRACTS
Where execution of the Specific Contract has not actually commenced within fifteen days of
the date foreseen for the commencement of execution and the new date proposed, if any, is
considered unacceptable by the Commission, the Commission may cancel such Specific
Contract with no prior notice. Cancellation shall take effect from the day after the day on
which the Contractor receives a registered letter with acknowledgment of receipt or
equivalent.
The Commission may cancel a Specific Contract at any time during execution thereof on the
grounds and under the conditions set out in Article II.12 with respect to the part still
outstanding. The Contractor shall accept, as the aggregate liability of the Commission,
payment of the price of the goods delivered or services provided by him as at the effective
date of cancellation.
280
ARTICLE II.14 – CHECKS AND AUDITS
II.14.1 Pursuant to Article 142 of the Financial Regulation applicable to the general budget
of the European Communities, the European Court of Auditors is empowered to
audit the documents held by the natural or legal persons receiving payments from the
budget of the European Communities from signature of the Contract up to five years
after payment of the balance of the last Specific Contract.
II.14.2 The Commission or an outside body of its choice shall have the same rights as the
European Court of Auditors for the purpose of checks and audits limited to
compliance with contractual obligations from signature of the Contract up to five
years after payment of the balance of the last Specific Contract.
II.14.3 In addition, the European Anti-Fraud Office may carry out on-the-spot checks and
inspections in accordance with Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 and
Parliament and Council Regulation (EC) No 1073/1999 from signature of the
Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.
ARTICLE II.15 - AMENDMENTS
Any amendment to the Contract shall be the subject of a written agreement concluded by the
contracting parties. An oral agreement shall not be binding on the contracting parties. A
Specific Contract shall not be deemed to constitute an amendment to the Contract.
ARTICLE II.16 – CONFIDENTIALITY
II.16.1 The Contractor undertakes to treat in the strictest confidence and not make use of or
divulge to third parties any information or documents which are linked to
performance of the Contract. The Contractor shall continue to be bound by this
undertaking after execution of the Specific Contracts.
II.16.2 The Contractor shall obtain from each member of his staff, board and directors an
undertaking that they will respect the confidentiality of any information which is
linked, directly or indirectly, to execution of the tasks and that they will not divulge
to third parties or use for their own benefit or that of any third party any document or
information not available publicly, even after execution of the Specific Contracts.
ARTICLE II. 17 – OWNERSHIP OF THE RESULTS - INTELLECTUAL AND
INDUSTRIAL PROPERTY
Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property
rights, obtained in performance of the Contract, shall be owned solely by the Commission,
which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other
limitation, except where industrial or intellectual property rights exist prior to the Contract
being entered into.
Article II.18 - Use, distribution and publication of information
281
II.18.1 The Contractor shall authorise the Commission to process, use, distribute and
publish, for whatever purpose, by whatever means and on whatever medium, any
data contained in or relating to the Contract, in particular the identity of the
Contractor, the subject matter, the duration, the amount paid and the reports. Where
personal data is concerned, Article I.8 shall apply.
II.18.2 Unless otherwise provided by the Special Conditions, the Commission shall not be
required to distribute or publish documents or information supplied in performance
of the Contract. If it decides not to publish the documents or information supplied,
the Contractor may not have them distributed or published elsewhere without prior
written authorisation from the Commission.
II.18.3 Any distribution or publication of information relating to the Contract by the
Contractor shall require prior written authorisation from the Commission and shall
mention the amount paid by the Community. It shall state that the opinions expressed
are those of the Contractor only and do not represent the Commission's official
position.
II.18.4 The use of information obtained by the Contractor in the course of the Contract for
purposes other than its performance shall be forbidden, unless the Commission has
specifically given prior written authorisation to the contrary.
ARTICLE II.19 – SUSPENSION OF THE CONTRACT
Without prejudice to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may
at any time and for any reason suspend performance of the Contract or pending Specific
Contracts or any part thereof. Suspension shall take effect on the day the Contractor receives
notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, or at a later
date where the notification so provides. The Commission may at any time following
suspension give notice to the Contractor to resume performance of the Contract or pending
Specific Contracts. The Contractor shall not be entitled to claim compensation on account of
suspension of the Contract, the specific contracts, the orders or of part thereof.
282
SIGNATURES
For the Contractor,
For the Commission,
[Company name/forename/surname/function]
[forename/surname/function]
signature[s]: _______________________
signature[s]:_____________________
Done at [Brussels], [date]
Done at [Brussels], [date]
In duplicate in English.
283
Annex III.7.a –
List of Services covered by the
Contract and schedule of prices.
284
Annex III.7.b –
Power of Attorney.
Agreement / Power of Attorney
Model 1
(DESIGNATING ONE OF THE COMPANIES OF THE GROUP AS LEADER AND GIVING
A MANDATE TO IT)
We the undersigned:
–
–
–
–
Signatory 1 (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),
Signatory 2 (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),
…
Signatory N (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),
Each of them having the legal capacity required to act on behalf of his/her company,
HEREBY AGREE AS FOLLOWS:
(1)
The
European
Commission
has
awarded
Framework
Contract
…
(« the Contract ») to Company 1, Company 2, …, Company N (« the Group
Members »), based on the joint offer submitted by them on …/…/… for the supply of
… and / or the provision of services for … (« the Supplies and/or the Services »).
(2)
As co-signatories of the Contract, all the Group Members:
(a)
Shall be jointly and severally liable towards the European Commission for the
performance of the Contract.
(b)
Shall comply with the terms and conditions of the Contract and ensure the
proper execution of their respective share of the Supplies and / or the Services.
(3)
To this effect, the Group Members designate Company X as Group Leader. [N.B.:
The Group Leader has to be one of the Group Members]
(4)
Payments by the European Commission related to the Supplies or the Services shall be
made through the Group Leader’s bank account. [Provide details on bank, address,
account number, etc.]
285
(5)
The Group Members grant to the Group Leader all the necessary powers to act on their
behalf in connection with the Supplies and/or the Services. This mandate involves in
particular the following tasks:
(a)
The Group Leader shall sign any contractual documents — including the
Framework Contract, Specific Agreements and Amendments thereto — and
issue any invoices related to the Supplies or the Services on behalf of the
Group Members.
(b)
The Group Leader shall act as single point of contact for the European
Commission in connection with the Supplies and/or the Services to be
provided under the Contract. It shall co-ordinate the provision of the Supplies
and/or the Services by the Group Members to the European Commission, and
shall see to a proper administration of the Contract.
Any modification to the present agreement / power of attorney shall be subject to the
European Commission’s express approval.
This agreement / power of attorney shall expire when all the contractual obligations of the
Group Members towards the European Commission in connection with the Supplies and/or
the Services to be provided under the Contract have ceased to exist. The parties cannot
terminate it before that date without the Commission’s consent.
Signed in … on …/…/…
Name
Function
Company
Name
Function
Company
Name
Function
Company
Name
Function
Company
286
Annex III.7.c –
Identification form and Legal entities
The bank identification form must be filled in and signed by an authorised
representative of the tenderer and his/her banker. A specific form for each Member
State is available at the following Internet address:
http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm
In the case of a grouping, this form must only be provided by the person heading the
project.
Legal entities
The legal entity form must be filled in and should be accompanied by a number of
supporting documents, available on the Web site:
http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm
In the case of a grouping, this form must only be provided by the person heading the
project.
287
Annex III.7.d –
–
Tender Specifications (Invitation to
Tender No [complete] of [complete])
Original archived at the Commission’s
premises
288
Annex III.7.e –
–
Contractor's Tender (No [complete] of
[complete])
Original archived at the Commission’s
premises
289
Annex III.7.f: –
Specific Contracts and Order forms –
Models
290
Annex III.7.g –
Financial guarantee – Model
To be completed on paper bearing the letterhead of the financial institution
For the attention of
European Commission
Directorate-General "Justice, Freedom and Security"
Directorate "General Affairs"
Unit "Information and Communication"
LX 46 7/81
B – 1049 Brussels
referred to below as the "the Commission"
Subject:
Guarantee No …
Financial guarantee for the repayment of pre-financing payable under
Specific Contract [Contract number and title] governed by Framework
Contract [Contract number and title + Lot number and title] [please quote
numbers and titles in all correspondence]
We, the undersigned, [name and address of the financial institution] hereby irrevocably
declare that we unconditionally guarantee as a primary obligor and first-call guarantor on
behalf of
[name and address of the Contractor]
hereinafter referred to as “the Contractor”,
payment to the Commission of [amount of the pre-financing in euros in numbers and letters],
this amount representing the guarantee referred to in Article I.5.4 of Framework Contract No
[Contract number and title + Lot number and title] concluded between the Contractor and the
Commission, hereinafter referred to as “the Contract”.
Payment shall be made without objection or legal proceedings of any kind, upon receipt of
your first written claim (sent by registered letter with confirmation of receipt) stating that the
Contractor has not fulfilled one of his contractual obligations. We shall not delay the
payment, nor shall we oppose it for any reason whatsoever. We shall inform you in writing as
soon as payment has been made.

If the guarantor is not a financial institution the text of the guarantee has to be adapted introducing joint and
several liability.
291
We accept notably that no amendment to the terms of the Contract agreed between the
Commission and the Contractor can release us from our obligation under this guarantee. We
waive our right to be informed of any change, addition or amendment to the Contract.
We have taken note that this financial guarantee shall remain in force until payments by the
Commission match the proportion of the total amount due accounted for by pre-financing.
The Commission undertakes to release the guarantee within 30 days following that date.
This guarantee is governed by the law applicable to the Framework Contract. The courts
having jurisdiction for matters relating to the Framework Contract shall have sole jurisdiction
in respect of matters relating to this guarantee.
This guarantee shall come into force and shall take effect upon its signature.
……………………..
(Date a place of signing)
50
…………………………
(Signature)50
The name(s) and position(s) of the persons signing on behalf of the guarantor must be shown in printed
characters.
292
Annex III.7.h –
Performance Guarantee – Model
293
Annex III.7.i –
Service Level Agreement
294
Annex III.7.j –
Daily travel and subsistence allowance
for the Contractor
Siehe Anhang II.3.d) zu Los 1 (S. 103).
295
Annex III.7.k
III – General Terms and Conditions for
Information Technologies
Contracts
296
ANHANG IV: SPEZIFISCHE ANHÄNGE FÜR LOS 3
Annexe IV.1: Fallstudien für Los 3
298
Anhang IV.2: Preisverzeichnis für Los 3
312
Anhang IV.3: Entwurf des Rahmenvertrags für Los 3 und seiner Anhänge
338
Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung
363
Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
364
Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
365
Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
369
Anhang IV.3.e: Finanzgarantie
370
Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung
372
297
ANHANG IV.1
Fallstudien für Los 3
298
Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"
Komponente "Audiovisuelle Materialien"
Fallstudie 1 (Aufnahme und medienwirksame Verbreitung eines Newsrelease auf Video)
Der Bieter beschreibt die von ihm vorgeschlagene Methodik, um ein Newsrelease auf Video
(VNR) zu produzieren und medienwirksam zu verbreiten, auf dem die Bekämpfung von
Gewalt gegen Frauen und/oder Kinder auf der Ebene der Europäischen Union, insbesondere
im Rahmen des Programms DAPHNE, veranschaulicht wird.
Maßgebliches Ziel ist die Produktion einer VNR-Fassung, die ganz oder zum Teil von den
potenziell an der Behandlung dieses Themenkomplexes interessierten Fernsehanstalten in
Europa wie auch von EBS51. verwendet werden kann.
Hinzu kommt noch eine in allen 23 Amtssprachen verfügbare Fassung für die breite
Öffentlichkeit, die von der Europäischen Kommission an die betreffenden Adressaten der
Öffentlichkeitsarbeit in den 27 Mitgliedstaaten verteilt werden soll.
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
 Dauer des VNR: maximal 12 Minuten;
 Erstellung des Drehbuchs durch den Bieter auf der Grundlage von ihm selbst
zusammengetragener Informationen;
 Auswahl der zu interviewenden Personen erfolgt durch den Bieter selbst;
 Auswahl der Dreh- und Intervieworte erfolgt durch den Bieter selbst;
 Durchführung der Interviews in der Sprache der befragten Personen;
 Kommentare und Erläuterungen in voice over (Original in einer beliebigen Amtssprache
der Europäischen Union);
 Produktion in drei Sprachfassungen: englisch, französisch und deutsch;
 Produktion einer internationalen Fassung (Originalfassung ohne Synchronisierung);
 Produktion von drei Masters BETA digital: eines für die FR + internationale
Sprachfassung, eines für die EN + internationale Sprachfassung und eines für die DE +
internationale Sprachfassung;
 Erstellung des Drehbuchs, der Beschriftung der Kassetten (dubsheet) und der
Pressemitteilung;
 Bereitstellung des Drehbuchs, der Beschriftung der Kassetten und der Pressemitteilung in
FR, EN und DE;
 medienwirksame Verbreitung des VNR bei allen Fernsehsendern in den 27
Mitgliedstaaten;
 Abschätzung der erzielten Ergebnisse: 100 Bestellungen, davon 50 BETA SP auf FR, 25
DVC Pro auf EN und 25 DV CAM auf DE;
 Kopie der Masters BETA digital für 50 BETA SP (FR), 25 DVC Pro (EN) und 25 DV
CAM (DE);
 Versand der 100 Kopien mit Express-Kurierdienst;
51
Nähere
Informationen
über
EBS
http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.
sind
auf
folgender
Website
abrufbar:
299
 Produktion einer Fassung für die breite Öffentlichkeit (Fassung mit Vor- und Nachspann,
Angaben zur Person und Funktion der Interviewpartner, Angaben zu den Intervieworten
usw.) in den 23 Amtssprachen;
 Produktion eine Masters BETA digital für jede Sprachfassung der Fassung für die breite
Öffentlichkeit;
 auf der Grundlage dieser Masters Produktion einer DVD mit den 23 Sprachfassungen in
1000 Exemplaren mit Farblabel zum Einlegen in die "Diva Box";.
 Lieferung der Masters und DVDs an die Europäische Kommission in Brüssel;
 für die Masters der Fassung für die breite Öffentlichkeit Produktion einer auf der Website
der DG JLS direkt verwendbaren Web-Fassung.
Der Bieter
 macht detaillierte Angaben zum methodischen Ansatz, den er zur Realisierung der
Aufnahme und Produktion des Videos verfolgt;
 macht detaillierte Angaben zum methodischen Ansatz, den er zur medienwirksamen
Verbreitung des Videos verfolgt;
 macht einen detaillierten Vorschlag zur inhaltlichen Gestaltung dieses Videos (zu
behandelnde spezifische Themen, zu interviewende Personen, Drehorte, Entwurf des
Drehbuchs…);
 schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf 52.
Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:
 Wirkungskraft der zur Realisierung der Aufnahme und Produktion des Videos
vorgeschlagenen Methodik (35 Punkte);
 Wirkungskraft der zur Realisierung der medienwirksamen Verbreitung des Videos
vorgeschlagenen Methodik (35 Punkte);
 Aussagekraft des Vorschlags zur inhaltlichen Gestaltung des Videos (30 Punkte).
Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt "DAPHNE" der Website der GD
JLS unter folgender Adresse abzurufen:
http://ec.europa.eu/justice_home/funding/2004_2007/daphne/funding_daphne_en.htm.
52
Die Preise müssen die Auslieferung der Produkte an die Europäische Kommission in Brüssel mit
einschließen. Die Lieferkosten dürfen daher nicht getrennt in Rechnung gestellt werden.
300
Komponente "Veranstaltungen"
Fallstudie 2 (Organisation einer Konferenz)
Der Bieter beschreibt das von ihm vorgeschlagene methodische Vorgehen bei der
Organisation einer Konferenz zum Thema "Radikalisierung von Gewalt", die während des
slowenischen Vorsitzes im Rat im ersten Halbjahr 2008 in Ljubljana stattfinden soll.
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
 Datum und zeitlicher Rahmen der Konferenz: Mittwoch, 6. Februar 2008, von 9.00 Uhr bis
12.30 Uhr und von 14.00 bis 17.00 Uhr.
 Ankunft Dienstagabend, 5. Februar 2008, Abreise Donnerstagmorgen, 7. Februar 2008
(zwei Übernachtungen, zwei Frühstücke, zwei Abendessen, ein Mittagessen (Buffet), zwei
Kaffeepausen.
 Unterbringung in einem 4-Sterne-Hotel.
 Abendessen in einem Restaurant der "höheren Kategorie".
 Mittagessen (vom Buffet) und Kaffeepausen im Konferenzgebäude.
 Konferenzsprachen sind französisch, englisch und deutsch; die Verdolmetschung erfolgt
aus diesen und in diese drei Sprachen.
 Die Teilnehmer werden vom Auftragnehmer festgelegt (Ermittlung von Zielgruppen und personen).
 Der Auftragnehmer hat die Kontaktnahme mit den potenziellen Teilnehmern und die
Folgemaßnahmen auf ihre Anmeldungen hin (Einschreibung, Anmeldebestätigung usw.)
sicherzustellen.
 Anzahl der Konferenzteilnehmer: 189 Personen (7 aus jeder Hauptstadt der Mitgliedstaaten
der Europäischen Union).
 Zu den 189 Teilnehmern kommen noch 4 Sachverständige, die die offiziellen Redner
dieser Konferenz sind und aus London, Paris, Madrid und Rom kommen. Sie werden von
der Europäischen Kommission zu Zwecken ihrer Teilnahme ausgesucht und kontaktiert;
anschließend nimmt der Auftragnehmer Kontakt zu ihnen auf, um die technischen Fragen
im Zusammenhang mit ihrer An- und Abreise zu klären. Sie werden auf Veranlassung des
Auftragnehmers genauso untergebracht und befördert wie die anderen
Konferenzteilnehmer.
 Der Auftragnehmer organisiert die Beförderung der Teilnehmer und der
Sachverständigen/Konferenzredner von der jeweiligen nationalen Hauptstadt nach
Ljubljana sowie deren Unterbringung und Verpflegung in Ljubljana.
 Die Reise- und Aufenthaltskosten der 189 Teilnehmer und der 4
Sachverständigen/Konferenzredner sind zu schätzen und in den Haushaltsansatz
einzustellen53. Diese Kosten werden von der Europäischen Kommission übernommen.
 Der Auftragnehmer kümmert sich um die Reservierung und den Kauf der Flugtickets für
die Teilnehmer und die Sachverständigen/Konferenzredner; er schickt ihnen die
Flugtickets mit Eilpost zu.
 Der Auftragnehmer kümmert sich um die Reservierung und Bezahlung der Hotelzimmer
für die Teilnehmer und die Sachverständigen/Konferenzredner.
 Der Auftragnehmer kümmert sich um die Buchung und Bezahlung sämtlicher Speisen und
Getränke.
53
Die Reise- und Übernachtungskosten der 7 Teilnehmer aus Ljubljana sind nicht zu veranschlagen, wohl aber
die Verpflegungskosten.
301
 In Belangen der an der Konferenz teilnehmenden Bediensteten der Europäischen
Kommission wird der Auftragnehmer nicht tätig; dies für die Reservierung und Bezahlung
der Flugtickets, die Reservierung und Bezahlung der Hotelzimmer und die Bezahlung der
Verpflegungskosten.
 Der Auftragnehmer muss eine Mitschrift des vollen Wortlauts, d.h. Wort für Wort der
Redebeiträge der Teilnehmer und der Konferenzredner während der gesamten Tagung
sicherstellen. Spätestens sechs Wochen nach der Konferenz muss er der Europäischen
Kommission eine vollständige Mitschrift auf Französisch, Englisch und Deutsch vorlegen.
Nach der entsprechenden Genehmigung durch die Kommission ist jedem
Sachverständigen/Konferenzredner und jedem Teilnehmer entsprechend seiner Wahl ein
französisches, englisches oder deutsches Mitschriftexemplar zuzuschicken.
 Die Konferenz findet in angemessenen Konferenzräumlichkeiten mit einem Saal für 200
Personen und einer Empfangslobby, einem zusätzlichen kleinen Saal für die Organisatoren
und einem Gesellschaftsbereich für die Kaffeepausen statt.
 Als Mindestausstattung für den Konferenzsaal erforderlich ist eine Lautsprecheranlage mit
Vollbeschallung, eine Rednertribüne mit vier Mikrofonen, zwei schnurlose Mikrofone, drei
Dolmetscherkabinen, 200 Kopfhörer, ein PC mit Powerpoint und Internetzugang,
Hochgeschwindigkeitsinternetzugang,
Videoprojektor
mit
hoher
Auflösung,
Tageslichtprojektor, Schautafelpapierblock (Flipchart), Bildschirm mit Großbildformat +/3,50 * 2,50 m, Dekorationsartikel (Fahnen, Blumengestecke, Pflanzen usw..) und vier
Namensschilder mit dem Namen des jeweiligen Sachverständigen/Konferenzredners.
 Die für der Organisationssaal, die Empfangslobby und den Gesellschaftsbereich
notwendige Ausstattung ist vom Auftragnehmer festzulegen.
 Der Auftragnehmer muss das Einladungsschreiben und das Programm entwerfen, drucken
lassen und jedem Teilnehmer und jedem Sachverständigen/Konferenzredner in englischer
Sprache per E-Mail und mit Eilpost zuschicken.
 Das Programm wird nochmals zu Konferenzbeginn verteilt.
 Der Auftragnehmer muss eine Konferenzmappe entwerfen und drucken lassen, in die die
an die Teilnehmer und die Sachverständigen/Konferenzredner zu verteilenden
Konferenzunterlagen zu stecken sind.
 Der Auftragnehmer muss für jeden Teilnehmer und Sachverständigen/Konferenzredner
eine
Teilnehmerund
Sachverständigen-/Konferenzrednerliste
sowie
ein
Grundlagendokument von 30 Seiten in Schwarz-Weiß drucken lassen, das ihm von der
Europäischen Kommission überreicht wird.
 Bei den an jeden Teilnehmer und Sachverständigen/Konferenzredner zu verteilenden
Materialien handelt es sich um ein farbiges Konferenzabzeichen, ein StandardKonferenzkit54 und eine Konferenzmappe mit der Teilnehmer- und Sachverständigen/Konferenzrednerliste, dem Programm, dem Grundlagendokument und dem
Bewertungsbogen (siehe weiter unten).
 Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass während der gesamten Dauer der Konferenz
ein Techniker anwesend ist.
 Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass während der gesamten Dauer der Konferenz
vier Empfangspersonen anwesend sind, die Slowenisch, Englisch, Französisch und
Deutsch beherrschen.
 Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass vom 5. Februar am Morgen bis zum 7.
Februar am Nachmittag zwei Vertreter von ihm anwesend sind.
54
Stofftragetasche, Plastikkugelschreiber und Konferenz-Hefttasche aus Stoff mit Notizblock im Format A4.
302
 Der Auftragnehmer muss einen Bewertungsbogen in englischer Sprache entwerfen,
drucken und an alle Teilnehmer und Sachverständigen/Konferenzredner verteilen lassen.
Er ist für die Zusammenstellung, Aufbereitung und Analyse der Antworten und
Anregungen zuständig und erstellt einen Feedbackbericht, den er seinem Abschlussbericht
beizufügen hat.
Der Bieter
 macht detaillierte Angaben zu seinem methodischen Vorgehen bei der Organisation der
Konferenz;
 macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der
Organisation der Konferenz;
 schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf.
Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:
 Wirkungskraft der zur Organisation der Konferenz vorgeschlagenen Methodik (50
Punkte);
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Konferenz (50 Punkte).
Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt "Terrorismus" der Website der
GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:
http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/terrorism/fsj_terrorism_intro_en.htm.
303
Fallstudie 3 (Organisation einer Ausstellung in den 27 Hauptstädten der Mitgliedstaaten
der Europäischen Union)
Der Bieter beschreibt das von ihm vorgeschlagene methodische Vorgehen bei der
Organisation einer Wanderausstellung in den 27 Hauptstädten der Mitgliedstaaten der
Europäischen Union zum Thema "Unionsbürgerschaft und Grundrechte". Diese Aktion zielt
auf die breite Öffentlichkeit ab.
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
 Start des Vorhabens frühestens am Montag, 21. Januar 2008; Ende des Vorhabens
spätestens am Sonntag, 14. Dezember 2008.
 Die Ausstellung läuft sieben Tage hintereinander in allen 27 Hauptstädten der
Mitgliedstaaten der Europäischen Union (ein Tag Aufbau, fünf Tage Ausstellung und ein
Tag Abbau).
 Die Ausstellung wird in einer überdachten Fußgängerpassage aufgebaut.
 Für jedes Land werden dem Auftragnehmer von der Europäischen Kommission 12 Plakate
im Format A1 in der jeweiligen Landessprache bereitgestellt.
 Die Ausstellung besteht aus eine Reihe von Anschlagtafeln, an denen die Plakate in der
jeweiligen Landessprache aufzuhängen sind. Der Auftragnehmer kümmert sich um die
Anmietung bzw. den Ankauf der Anschlagtafeln und um die jeweiligen Auf- und
Abbauarbeiten.
 Der Auftragnehmer muss 1 Tonne Informationsmaterial von Brüssel in die jeweilige
Hauptstadt transportieren lassen. Dieses Material (Broschüren, Plakate/Poster, Booklets
usw.) wird ihm von der Europäischen Kommission in den jeweiligen Landessprachen zur
Verfügung gestellt und muss während der Ausstellung an die Öffentlichkeit vor Ort verteilt
werden.
 Darüber hinaus sorgt der Auftragnehmer für die Bestellung, Beförderung und Verteilung
von zwei Werbeträgern mit entsprechender Aufschrift in der jeweiligen Landessprache,
nämlich Kugelschreibern und Schlüsselbändern. Der Auftragnehmer hat selbst
einzuschätzen, wie viele Kugelschreiber und Schlüsselbänder er pro Land und pro Sprache
zur Verteilung benötigt.
 Die verschiedenen Informations- und Werbematerialien werden in Papiertüten mit
entsprechender Aufschrift in der jeweiligen Landessprache an die Öffentlichkeit verteilt.
Der Auftragnehmer sorgt für die Bestellung und Anlieferung dieser Produkte. Er hat selbst
einzuschätzen, wie viele Papiertüten er pro Land und pro Sprache zur Verteilung benötigt.
 Das Eintüten der verschiedenen Informations- und Werbematerialien erfolgt vor der
Ausstellungseröffnung durch den Auftragnehmer.
 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass zwei Vertreter von ihm vor und während der
Ausstellung sowie bis zum Tag danach anwesend sind.
 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auf der Ausstellung ständig drei
Animateure/Animateurinnen anwesend sind.
 Diese Animateure/Animateurinnen erhalten bereits vor Ausstellungsbeginn eine
Ausbildung über deren Abläufe und Inhalte.
 Diese Personen tragen T-Shirts, Sweatshirts und Jacken mit entsprechender Aufschrift in
der jeweiligen Landessprache. Der Auftragnehmer sorgt für die Bestellung und
Anlieferung dieser Produkte. Er hat selbst einzuschätzen, wie viele Kleidungsstücke er pro
Land und pro Sprache benötigt.
304
 Um die Ausstellung für die Öffentlichkeit noch attraktiver zu machen und viele Leute
anzuziehen, organisiert der Auftragnehmer zu den am Ort üblichen Tageszeiten regelmäßig
eine oder mehrere Aktivitäten mit hoher Anreizwirkung und Anziehungskraft. Vom
Auftragnehmer wird verlangt, dass er sich eine oder mehrere derartige Attraktionen
einfallen lässt und in seinen Haushaltsansatz mit aufnimmt.
 Der Auftragnehmer stattet die Ausstellung mit allen notwendigen Einrichtungs- und
Ausrüstungsgegenständen aus, nämlich mit Tischen, Stühlen, 2 Empfangsständen, 1
Werbebanner mit Signalwirkung, 2 Computern, 1 Bildschirm mit Großbildformat und
Projektionssystem, Mobiltelefonen für die Animateure/Animateurinnen usw.
 Der Auftragnehmer stellt die Sicherheit der Ausstellung über Nacht im Wege der
Einlagerung und Bewachung sicher.
 In jeder Hauptstadt organisiert der Auftragnehmer am Tag der Ausstellungseröffnung eine
Pressekonferenz.
 Der Auftragnehmer kümmert sich um die Foto- und Videoaufnahmen über die
Ausstellung. Zunächst ist die Pressekonferenz und anschließend die Ausstellung "in
Aktion" zu fotografieren und zu filmen.
Der Bieter
 macht detaillierte Angaben zu seinem methodischen Vorgehen bei der Organisation der
Wanderausstellung;
 macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der
Organisation der Ausstellung in Bukarest, ohne Einbeziehung der Pressekonferenz;
 macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der
Organisation der Pressekonferenz in Bukarest;
 schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf.
Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:
 Wirkungskraft der für die Organisation der Wanderausstellung vorgeschlagenen Methodik
(40 Punkte);
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Ausstellung in Bukarest, ohne Einbeziehung der
Pressekonferenz (35 Punkte);
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Pressekonferenz in Bukarest (25 Punkte).
Die Bieter werden aufgefordert, insbesondere den Abschnitt "Grundrechte" der Website der
GD JLS unter folgender Adresse abzurufen:
http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/rights/fsj_rights_intro_en.htm.
305
Fallstudie 4 (Organisation eines Wettbewerbs in den 27 Mitgliedstaaten der
Europäischen Union)
Der Bieter beschreibt das von ihm vorgeschlagene methodische Vorgehen bei der
Organisation eines Wettbewerbs für Jugendliche im Alter von 12 bis 18 Jahren in den 27
Mitgliedstaaten der Europäischen Union zum Thema: "Die Europäische Union und die
Meinungsäußerungs- und Informationsfreiheit" (Art. 11 der Charta der Grundrechte der
Europäischen Union). Es handelt es sich dabei um die Organisation des Wettbewerbs und um
die Ausrichtung der nationalen und europäischen Preisverleihungen.
Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
 Die Kandidaten bilden Gruppen, um ein Plakat herzustellen, das das Thema "Freiheit der
Meinungsäußerung und Informationsfreiheit" veranschaulicht.
 Jede Gruppe setzt sich aus mindestens vier Jugendlichen und einem Erwachsenen
zusammen.
 Die Kandidaten werden in zwei Altersgruppen aufgeteilt: 12-14 Jahre und 15-18 Jahre.
 Das Vorhaben beginnt am Freitag, dem 1. August 2008 und endet am Montag, dem 15.
Dezember 2008.
Nationale Partner
Der Auftragnehmer stützt sich auf ein Netz nationaler Partner, dem ein Partner aus jedem
Mitgliedstaat angehört. Jeder Partner hat folgende Aufgaben und Verantwortlichkeiten:











Unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung veranstaltet er ein Treffen mit
Repräsentanten der Vertretung der Europäischen Kommission und der für Bildung,
Justiz und Europafragen zuständigen Ministerien, um sich vorzustellen und die
betreffenden Personen eingehend über die Initiative und die verfolgte Strategie zu
informieren.
Von Projektbeginn bis Projektende steht er mit der Vertretung und den genannten
Ministerien in Verbindung.
Er ermittelt die wichtigsten Lehrerverbände, Bildungsnetze, Elternverbände,
Jugendorganisationen usw. des Landes, nimmt mit ihnen Kontakt auf und ermutigt sie,
aktiv für den Wettbewerb zu werben.
Er wendet sich – per Fax, E-Mail oder Telefon – direkt an Sekundarschulen und
Jugendclubs, um für den Wettbewerb zu werben.
Er leitet Plakate und Flugblätter an die genannten Verbände, Netze, Organisationen
usw. sowie an einige ausgewählte Sekundarschulen und Jugendclubs weiter.
Er dient als Kontakt- und Koordinierungsstelle für die angemeldeten Teams, zu denen
er regelmäßig Kontakt halten und die er zur tatsächlichen Teilnahme animieren sollte.
Er dient als Kontakt- und Koordinierungsstelle für die teilnehmenden Teams und
nimmt insbesondere die von diesen gestalteten Plakate entgegen.
Er erstattet der Vergabestelle regelmäßig Bericht über die laufenden Fortschritte und
informiert sie unverzüglich über etwaige Probleme jeglicher Art.
Er organisiert die Zusammenkunft der nationalen Jury.
Er richtet die nationale Preisverleihung aus.
Sechs dieser Partner begleiten die Siegerteams nach Brüssel (1 Person pro
Siegerteam).
306
Der Bieter führt in seinem Angebot die Liste der nationalen Partner auf, die er auf die
betreffende Anfrage der Europäischen Kommission hin einsetzen will. Dieser Liste fügt er
eine Verpflichtungserklärung jedes potenziellen Partners mit dessen Erklärung bei, mit dem
Bieter zusammenzuarbeiten, wenn die Europäische Kommission beschließt, dieses Vorhaben
zu starten bzw. der betreffende spezifische Einzelvertrag unterzeichnet wird.
Werbung:
Jeder Partner muss in einer gewissen Anzahl von Sekundarschulen und Jugendclubs aktiv für
den Wettbewerb werben; daher muss der Bieter genau beschreiben, wie seine Partner zu
diesem Zweck vorgehen werden; außerdem ist die Zahl der Sekundarschulen und
Jugendclubs, die jeder seiner Partner in dem betreffenden Land kontaktieren muss, zu
veranschlagen.
Zu Ihrer Information werden nachstehend drei Beispiele dafür angeführt, wie für den 2006
veranstalteten Wettbewerb zum Thema „Rechte des Kindes“ geworben wurde. In der
Tschechischen Republik wurden 5 670 E-Mails an Sekundarschulen und Jugendclubs
versandt und 550 Telefonanrufe getätigt; in Polen wurden 4 000 E-Mails versandt und 2 000
Telefonanrufe getätigt, und in Italien wurden 5 200 E-Mails versandt und 2 600 Telefonanrufe
getätigt.
Website:
Der Bieter hat eine spezielle Website für den Wettbewerb in 23 Sprachen zu konzipieren,
einzurichten und zu betreuen. Damit Sie eine Vorstellung davon haben, was in Bezug auf die
Website erwartet wird und welche Dokumente sie enthalten muss, weisen wir Sie auf die
Sprachfassung EN der Website hin, die für den 2006 veranstalteten Wettbewerb eingerichtet
wurde:
http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/euroyoung/index_en.htm.
Die Website muss entsprechend den Regeln des Leitfadens für Informationsanbieter (IPG) der
Europäischen Kommission (http://ec.europa.eu/ipg/index_fr.htm) erstellt werden; hiervon
ausgenommen ist die 4. Regel, die nicht direkt bei der Erstellung der Website, sondern erst
bei deren Aufnahme in die Europa-Domäne beachtet werden muss. Was die 5. Regel
anbelangt, so ist ColdFusion oder JSP (Java Server Pages) als serverseitige Skriptsprache und
Oracle als RDBMS (Relational Data Base Management System) zu verwenden.
Der Bieter muss die erforderlichen 23 Domänennamen (einer pro Sprache) innerhalb "eu"
erwerben, die in das Eigentum der Europäischen Kommission übergehen werden.
In dem Angebot ist eingehend darzulegen, wie die Website erstellt werden soll. Grundsätzlich
ist davon auszugehen, dass es 10 Rubriken gibt mit
 20 Seiten, die von der Europäischen Kommission in der Sprachfassung FR oder EN
bereitgestellt werden und in die 22 anderen Sprachen zu übersetzen sowie hochzuladen
sind;
 1 Werbeplakat, das von der Europäischen Kommission auf DVD im Format PostScript in
den 23 Amtssprachen bereitgestellt wird und hochzuladen ist;
 36 Seiten, die zu verfassen, zu übersetzen und hochzuladen sind (siehe weiter unten);
307
 54 Siegerplakate, die hochzuladen sind.
Der Auftragnehmer muss Hosting und Verwaltung der Website bis Ende März 2009
sicherstellen.
Pädagogisch konzipierte Informationskits für Lehrer und Quiz für Teilnehmer:
Der Auftragnehmer muss die Dokumente erstellen, übersetzen und hochladen, die den
Teilnehmern und ihren Lehrern Hilfestellung geben sollen, nämlich zwei pädagogisch
konzipierte Informationskits (eines pro Altersgruppe) und zwei Quizspiele (eines pro
Altersgruppe). Die Bieter werden hiermit aufgefordert, die beiden Informationspakete für
Lehrer und die beiden Quizspiele, die für den 2006 veranstalteten Wettbewerb erstellt
wurden, unter folgender Adresse abrufen:
http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/euroyoung/index_en.htm.
Der Bieter hat in Einzelheiten darzulegen, wie er diese pädagogischen Informationskits und
die Quizspiele gestalten will, deren Länge wir uns wie folgt vorstellen: 8 Seiten je
Informationskit und 10 Seiten je Quiz (25 bis 30 Fragen/Antworten/Erläuterungen).
Werbeplakat:
Neben dem Hochladen der 23 Sprachfassungen des Werbeplakats auf die Website muss der
Auftragnehmer jeden seiner Partner auch noch Exemplare davon an Einrichtungen und
Verbände verteilen lassen, die nach seiner Einschätzung für die Aktion zweckdienlich sind.
Zu diesem Zweck wird die Europäische Kommission, sobald das Plakat in allen
Sprachfassungen gedruckt ist, den jeweiligen nationalen Partnern des Auftragnehmers einen
gewissen Vorrat zur Verteilung oder Versendung an die ausgewählten Verbände, Netze,
Organisationen, Schulen und Jugendclubs zukommen lassen. Grundsätzlich ist davon
auszugehen, dass die Europäische Kommission jedem nationalen Partner 400 Exemplare des
Plakats in der/n jeweiligen Amtssprache/n des betreffenden Landes zuleitet.
Der Bieter hat darzulegen, wie seine nationalen Partner diese Verteilung oder Versendung
bewerkstelligen.
Zusammenkünfte der nationalen Jurys:
Die Zusammenkünfte der nationalen Jurys finden am 30. Oktober 2008 in den
Räumlichkeiten der Vertretungen der Europäischen Kommission statt und dauern den ganzen
Tag. Jeder Ihrer nationalen Partner wird für die gesamte Logistik zuständig sein und dafür
Sorge tragen müssen, dass ein Repräsentant der Vertretung der Kommission, ein Vertreter
eines der oben genannten Ministerien, ein Lehrer, ein Kommunikationsexperte, ein
Graphikdesigner und ein junges Mitglied einer Jugendorganisation anwesend sind.
Der Bieter macht detaillierte Angaben dazu, wie er die Zusammenkünfte der nationalen Jurys
vorbereiten und organisieren wird.
Preisverleihungen in den Mitgliedstaaten
Die nationalen Preisverleihungen werden am Donnerstag, dem 20. November 2008, dem
Internationalen Tag der Kinderrechte, in den Räumlichkeiten der Vertretungen der
308
Europäischen Kommission stattfinden. Sie werden am späten Vormittag beginnen, damit den
Teams, die aus entfernten Landesteilen kommen, genügend Zeit für die Anreise bleibt und sie
noch am selben Tag in ihren Heimatort zurückkehren können. Erfahrungsgemäß wird die
Preisverleihung etwa zwei Stunden dauern.
In jedem Mitgliedstaat werden die drei Siegerteams je Altersgruppe eingeladen (vier
Jugendliche + ein Erwachsener (Lehrer oder Elternteil) pro Team, also insgesamt 5 Personen
x 6 Teams = 30 Personen).
Die Aufgabe des Auftragnehmers wird darin bestehen, in den einzelnen Mitgliedstaaten mit
Unterstützung Ihrer nationalen Partner die An- und Abreise der sechs Siegerteams per Bus,
Zug oder Flugzeug (je nach Herkunftsort) zu koordinieren und zu organisieren, in enger
Absprache mit der Vertretung der Kommission die Preisverleihung selbst vorzubereiten und
auszurichten sowie – ebenfalls in enger Absprache mit der Vertretung – dafür zu sorgen, dass
die Veranstaltung in den nationalen Medien publik gemacht wird.
Am Tag nach der Preisverleihung sind die beiden Siegerplakate auf nationaler Ebene der
Europäischen Kommission per Express-Kurierdienst zusammen mit einer Kopie der
Einschreibungs- und Teilnahmeformulare und ihrer Übersetzung ins EN oder ins FR zu
übermitteln. Enthalten die Siegerplakate Text, so ist dieser ebenfalls ins EN oder FR zu
übersetzen.
In Ihrem Finanzierungsplan, der Pauschalpreise ausweisen muss, sind sämtliche Ausgaben
unter Berücksichtigung aller vorhersehbaren Posten auszuweisen, darunter die Kosten für die
Beförderung der Teams zwischen deren Herkunftsorten und den Hauptstädten, die
Einladungen an die Presse, die Medaillen für die Gewinner, der Cocktail-Empfang zum
Abschluss der Preisverleihung, Speisen und Getränke (einschließlich etwaiger diätetischer
Nahrungsmittel), die den Teams nach ihrer Ankunft und vor der Abreise angeboten werden,
und eine Busrundfahrt durch die Hauptstadt (oder eine vergleichbare Aktivität) vor oder nach
der Preisverleihung, damit keine Langeweile bei den Teilnehmern aufkommt (äußerst
wichtiger Aspekt), der Versand der Siegerplakate an die Europäische Kommission usw..
Der Bieter hat in seinem Angebot eingehend zu erläutern, wie er die Preisverleihungen in den
Mitgliedstaaten vorbereiten und ausrichten wird.
Preisverleihung auf EU-Ebene
Die EU-Preisverleihung wird am Montag, dem 15. Dezember 2008, in einem
Kommissionsgebäude in Brüssel unter dem Vorsitz vom Vizepräsident der Europäischen
Gemeinschaft stattfinden.
Die sechs Siegerteams auf EU-Ebene, jedes in Begleitung eines Lehrers oder Elternteils und
aus sprachliche Gründen auch eines Vertreters des nationalen Partners, (also insgesamt 6
Personen pro Team), werden am Samstag, dem 13. Dezember 2007, eintreffen und am
Montag, dem 15. Dezember 2007, am späten Nachmittag die Heimreise antreten.
In Ihrem Finanzierungsplan, der Pauschalpreise ausweisen muss, sind sämtliche Ausgaben
unter Berücksichtigung aller vorhersehbaren Posten auszuweisen, darunter die Beförderung
der Teams zwischen deren Herkunftsorten und Brüssel, ihre Unterbringung für 2 Nächte in
Brüssel, Aktivitäten am Samstag Nachmittag und während des gesamten Sonntags, Speisen
und Getränke (einschließlich etwaiger diätetischer Nahrungsmittel) für die gesamte
309
Aufenthaltsdauer, die Ausrichtung der Preisverleihung selbst und die Beförderung innerhalb
Brüssels usw.
In Bezug auf den Aufenthalt in Brüssel ist folgenden Vorgaben Rechnung zu tragen:

Für die beiden Altersgruppen sind unterschiedliche Aktivitäten zu organisieren.

Jede Altersgruppe muss jederzeit von einer Krankenschwester bzw. einem
Krankenpfleger begleitet werden.

Jeder der 36 Teilnehmer ist zu fragen, ob er (aus medizinischen, religiösen,
philosophischen oder sonstigen Gründen) auf bestimmte Nahrungsmittel verzichtet.

Die Teilnehmer sind in einem Hotel unterzubringen. Jugendherbergen und ähnliche
Unterkünfte sind zu vermeiden.
In Bezug auf die EU-Preisverleihung selbst ist folgenden Vorgaben Rechnung zu tragen:

Da die Preisverleihung in einem Kommissionsgebäude stattfinden wird, werden
Dolmetscher zur Verfügung stehen; dieser Posten ist also nicht im Angebot zu
berücksichtigen.

Jeder der 30 Jugendlichen und Lehrer muss eine Trophäe erhalten.

Bei der Preisverleihung müssen ein Zeremonienmeister, ein Fotograf und drei
Hostessen zugegen sein.

Der Cocktail-Empfang wird von der Europäischen Kommission ausgerichtet und ist
daher nicht in das Angebot mit aufzunehmen.
Der Bieter hat in seinem Angebot eingehend zu erläutern, wie er die EU-Preisverleihung
vorbereiten und organisieren wird.
Es gelten dieselben Finanzierungsbedingungen wie im Fall der Preisverleihungen in den
Mitgliedstaaten.
Vorläufige Planung
Ende Februar
Ende März
Ende März – Ende Juli
Ende Juli
Anfang August
Anfang September
Die GD JLS startet eine Ausschreibung für die Auswahl eines
Auftragnehmers, um einen spezifischen Einzelvertrag über die
Organisation des Wettbewerbs "Die Europäische Union und die
Meinungsäußerungs- und Informationsfreiheit" zu unterzeichnen.
Die GD JLS unterzeichnet den spezifischen Einzelvertrag über die
Organisation des Wettbewerbs.
Der Auftragnehmer erarbeitet und übersetzt alle erforderlichen
Dokumente und lädt sie hoch, d.h. die Website wird aufgebaut.
Der Wettbewerb wird durch Vizepräsident Frattini offiziell eröffnet
und mit einer Pressemitteilung publik gemacht.
Die Website wird hochgeladen.
Der Auftragnehmer und seine nationalen Partner starten die
Werbekampagne in den Ländern, in denen das neue Schuljahr im
August beginnt.
Der Auftragnehmer und seine nationalen Partner starten die
310
Werbekampagne in den Ländern, in denen das neue Schuljahr im
September beginnt.
Ende September
Stichtag für die Einschreibung der Teams (diese Frist wird
wahrscheinlich verlängert).
Mitte Oktober
Frist zur Einreichung der Plakate durch die Teilnehmer.
Ende Oktober
Treffen der nationalen Jurys
20. November
Preisverleihung in den Mitgliedstaaten
"Internationaler Tag der Kinderrechte"»
21 November
Alle 54 auf nationaler Ebene preisgekrönten Plakate werden der GD
JLS durch Express-Kurierdienst zugesandt.
Anfang Dezember
Treffen der europäischen Jury
Mitte Dezember
Die Siegerteams besichtigen Brüssel und nehmen an geeigneten
Aktivitäten teilt
Mitte Dezember
EU-Preisverleihungszeremonie für die Siegerteams unter Leitung
von Vizepräsident Frattini. Die Teams besichtigen das BerlaymontGebäude und das europäische Viertel. Anschließend Abreise in die
jeweiligen Herkunftsländer.
Ende März des folgenden Jahres
Hosting und Verwaltung der Website für den Wettbewerb 2008
durch den Auftragnehmer wird eingestellt.
Der Bieter
 macht detaillierte Angaben zu dem von ihm vorgeschlagenen methodischen Vorgehen bei
der Organisation des Wettbewerbs;
 macht präzise und konkrete Vorschläge zu sämtlichen praktischen Aspekten der
Organisation des Wettbewerbs in der Slowakei;
 macht präzise und konkrete Vorschläge zur Organisation der Preisverleihung auf nationaler
Ebene in Bratislava, so auch zur Beförderung der Teilnehmer zwischen deren
Herkunftsorten und der Hauptstadt;
 macht präzise und konkrete Vorschläge zur Organisation der Preisverleihung auf der EUEbene in Brüssel, so auch zur Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten
und Brüssel;
 schlüsselt den Finanzierungsplan für das Vorhaben im Einzelnen auf.
Zur Erinnerung hier nochmals die Bewertungsmerkmale:
 Wirkungskraft der für die Organisation des Wettbewerbs vorgeschlagenen Methodik (35
Punkte);
 Qualität der "virtuellen" Organisation des Wettbewerbs in der Slowakei, ohne
Einbeziehung der Preisverleihung auf nationaler Ebene (25 Punkte);
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Preisverleihung auf nationaler Ebene in
Bratislava, einschließlich der Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten
und der Hauptstadt (20 Punkte);
 Qualität der "virtuellen" Organisation der Preisverleihung auf der EU-Ebene in Brüssel,
einschließlich der Beförderung der Teilnehmer zwischen deren Herkunftsorten und Brüssel
(20 Punkte).
311
ANHANG IV.2
Preisverzeichnis für Los 3
312
Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"
Preisverzeichnis
Wichtige Hinweise
Da die spezifischen Einzelverträge auf der Grundlage der Preisverzeichnisse geschlossen
werden, sind diese auszufüllen, zu datieren, zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen.
Es ist zwingend geboten, dass der Bieter das Preisverzeichnis für die betreffenden
Dienstleistungen und Materialien vollständig ausfüllt. Die Preise sind in Euro und ohne
Umsatzsteuer anzugeben. Pro Einheit ist nur ein einziger Betrag anzugeben.
Die in den Preisverzeichnissen angegebenen Tarife sind Pauschalpreise und schließen alle
Gemeinkosten und die mit der Ausführung der Dienstleistungen verbundenen Kosten,
einschließlich der Haftpflichtversicherung und aller Pflichtversicherungen mit ein., mit
Ausnahme der Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers, die gegebenenfalls nach
den Vorschriften über die Kostenerstattung ("Artikel II.7 – Erstattungen" des Entwurfs des
Dienstleistungsvertrags) und gemäß dem Verzeichnis der Tagegelder ("Anhang IV – Reiseund Aufenthaltskosten des Auftragnehmers" des Entwurfs des Dienstleistungsvertrags)
erstattet werden.
Was die Reisekosten der Teilnehmer/Gäste bei einer Aktivität (Sitzung, Konferenz usw.)
anbelangt, muss der Auftragnehmer der Europäischen Kommission vor der Unterzeichnung
des spezifischen Einzelvertrags einen detaillierten Kostenvoranschlag für die Reisekosten
vorlegen, der nach den Bestimmungen in Artikeln II.7.2 und II.7.3 – Erstattungen" des
Entwurfs des Dienstleistungsvertrags erstellt ist.
Änderungen sind nicht zulässig. Jegliche Änderung kann zur Ablehnung des Angebots führen.
Ausnahme: Sieht der Bieter die Notwendigkeit und kann er eine tragfähige Begründung
dafür vorweisen, so darf er dem Preisverzeichnis noch weitere Elemente hinzufügen,
jedoch nur bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente. Die Preise
müssen sich im Rahmen der üblichen Tarifpolitik des Bieters bewegen und mit den für diese
Art von Dienstleistungen oder Materialien geltenden Marktpreisen vergleichbar sein.
Im speziellen Fall von derzeit noch nicht ins Auge gefassten oder noch nicht verfügbaren
Technologien, insbesondere im Informatik- oder im Multimediabereich, kann die
Kommission vom Auftragnehmer zum gegebenen Zeitpunkt zusätzliche Produkte oder
Dienstleistungen verlangen, die der Auftragnehmer dann zum günstigsten Marktpreis anbieten
muss. In diesem Fall hat der Auftragnehmer einen der Preisstruktur und dem Preisniveau des
Preisverzeichnisses entsprechenden Preisvorschlag zu machen. Dieser Vorschlag unterliegt
der Zustimmung der Europäischen Kommission.
Eine Reihe von Aktivitäten findet zwar in Brüssel statt, doch können sie sich auf alle
Mitgliedstaaten der Europäischen Union wie auch auf die EFTA-/EWR-Länder (Schweiz,
Island, Liechtenstein und Norwegen), auf die Bewerberländer (Kroatien, Ehemalige
Jugoslawische Republik Mazedonien, Türkei) und auf andere Drittländer erstrecken.
313
Als Standardvorgabe müssen die Preise immer die Lieferung der jeweiligen Produkte an die
Europäische Kommission in Brüssel mit einschließen.
Für die Erstellung oder Übersetzung einer Papier- bzw. einer Webseite sind 1 500 Anschläge
ohne Leerschritte anzusetzen.
Unabhängig davon, für welche Komponente bestimmte Verrichtungen bzw. Materialien
angegeben werden, können diese für das gesamte Los Verwendung finden, so dass ihr Preis
auch für das gesamte Los gilt.
314
Los 3 "Audiovisuelle Materialien, Veranstaltungen, Kommunikationskampagnen"
Preisverzeichnis
Firma: _____________________________________________________________
Name und Vorname: _____________________________________________________
Datum: ______________________________________________________________
Unterschrift: __________________________________________________________
315
Komponente "Audiovisuelle Materialien" (z.B. Aufnahme und medienwirksame
Verbreitung eines News Release auf Video)
Beschreibung
Stückkosten
Personal
. Projektdirektor
. Projektleiter
. Assistent des Projektleiters
. Rechnungsführer
. Hilfsbuchhalter
. Logistiker Reisen und Aufenthalte
. Verwaltungsleiter
. Spezialist für die Ermittlung von Zielpersonen55
. Spezialist für die Ermittlung von nationalen Partnern
. Medienexperte
. Produzent
. Produktionsassistent
. Produktionssekretär
. Regisseur
. Regieassistent
. Journalist
. Reporter
. Drehbuchautor
. Skriptsekretär
. Produktionsbeauftragter
. Pressereferent
. Spezialist für die Ermittlung von Zielpersonen
. Dokumentalist
. Redakteur
. Videoingenieur
. Assistent des Videoingenieurs
. Toningenieur
. Assistent des Toningenieurs
. Chefbildoperateur
. Cheftechniker (Elektriker oder Maschinist)
. Videokameramann
. Assistent des Videokameramanns
. Kameramann und Tontechniker
. Fotodirektor
. Offline-Cutter
. Online-Cutter
. Elektriker
. Maschinist
. Inspizient
. Dekorateur
55
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
Z.B. Interviewpartner, Veranstaltungsteilnehmer usw.
316
. Teletextoperateur/Teleprompterbediener
. Kommentarsprecher
. Sprecher für Synchronisierung im Off-Ton
. Sprecher für Synchronisierung von Interviews
. Dolmetscher
. Graphischer Designer
. Informationsgrafiker
. Maskenbildner
. Schauspieler
. Statist
. Setzer/Vertoner
. Sprachenkoordinator
. Sekretär der Übersetzung
Übersetzung
. aus EN, FR ins EN, FR
. aus EN, FR in eine andere Sprache
. aus einer anderen Sprache ins EN, FR
. aus einer anderen Sprache in eine andere Sprache
. Zuschlag für ggf. dringende Übersetzungen binnen 24 Std.
… Euro/Person/Stunde
… Euro/Person/Stunde
… Euro/Person/Stunde
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
+…%
Musik
. Kreierung einer originellen Melodie, alle Rechte abgetreten
. musikalische Untermalung, alle Rechte abgetreten
. Aushandlung der Vervielfältigungs- und Wiedergabe/Übertragungsrechte für eine Melodie mit dem
Musikalienverleger56
Material
(technische Drehausrüstungen
Schneiden und Vertonen
Vervielfältigung
Zubehör)
. PC mit Modem
. Handy
. Videorec. – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät Beta DIGI
. Videorec. – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät Beta SP
. Videorec. – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät DVC PRO 25
. Videorecorder – Wiedergabe- und Aufzeichnungsgerät DV CAM
. Videobandwiedergabegerät Beta SP (z.B.. BVW 22P)
. Videobandwiedergabegerät DVC PRO 25
. Videobandwiedergabegerät DVC CAM
. portables Schneidemodul DVC PRO 25 (Laptop Editor)
. Videobandaufzeichnungsgerät DAT
. Weitwinkelkamera x 0,8
56
…Euro/Tag
…Euro/Min.
… Euro/Person/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
Diese Position ist auch für die Bezahlung der Wiedergabe-/Übertragungsrechte an einem Musikstück zu
verwenden, die somit in "Euro/Person/Tag" abzurechnen sind.
317
. ENG- Ausrüstung
. TV-Studio mit mehreren Kameras (3) mit "green key" oder "blue
key" auf jeder Kamera. Das Studio ist in Standardauflösung und in
Auflösung 1080i/50 betriebsbereit, verfügt über eine Einrichtung
für die vollständige Ausleuchtung und ein einheitliches
Telepromptersystem für alle drei Kameras
. Schneidebank mit 2 Schneidemaschinen Beta SP/DIGI mit
Zeichengenerator und Nahbesprechungsmikrofon, ohne Cutter
. Schneidebank mit 2 Schneidemaschinen digital (DVC PRO 25)
mit Zeichengenerator und Nahbesprechungsmikrofon, ohne Cutter
. Schneidebank mit 3 Schneidemaschinen digital (DVC PRO 25)
mit Zeichengenerator, Mischer, digitalen Videoeffekten,
Tonmischer und Nahbesprechungsmikrofon, ohne Cutter
. nichtlinearer Montageraum SD/HD für hochauflösendes Material,
ohne Cutter. Zur Verfügung stehen muss eine komplette Palette an
Video- und Audioeffekten
. virtuelle Schneidebank ohne Cutter
. digitales Car-TV mit mehreren Kameras (3 Kameras)
einschließlich Personal
. tragbare Ausrüstung für das Hochfahren des Signals zum
Satelliten, einschließlich Personal
. Farbmonitor in Broadcastqualität
. Camcorder Beta SP
. Camcorder Beta digital
. Camcorder DVC PRO 25
. Camcorder DV CAM
. Maschinen, Apparate/Fahrbühne für Videokameras (Typ Key
West)
. Grundausleuchtung
. Ausrüstung für die Ausleuchtung: Kit 1 (Reportage)
. Ausrüstung für die Ausleuchtung: Kit 2 (voll bestückter LKW)
. Handmikrofon
. Ansteckmikrofon
. Basistonmaterial
. Videoaufnahme (Digitalisierung der Videobilder), einschließlich
Personal
. Video-Log-in (Einloggausrüstung)
. Videoüberschriften, Untertitel, einschließlich Personal
. Zeichengenerator
. digitales Tonstudio mit Aufzeichnungskabine und Tonmischpult
. digitales Regiepult mit Zeichengenerator, Mischer für
digitalisierte Videoeffekte, Tonmischer
. Datenbearbeitungsstation für Einloggen (Vorauswahl der Bilder
vor Schnitt/Montage)
. Digitalisierung der Bilder in niedriger Auflösung (für
Schnitt/Montage einer Arbeitsvorlage)
. Digitalisierung der Bilder in hoher Auflösung (für
Schnitt/Montage der Endfassung)
. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 2D
. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 2D einschließlich Personal
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
318
. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 3D
. grafischer Bildschirmarbeitsplatz 3D einschließlich Personal
. grafischer Bildschirmarbeitsplatz für Spezialeffekte (Typ
Schwertlilie)
. grafischer Bildschirmarbeitsplatz für Spezialeffekte (Typ
Schwertlilie) einschließlich Personal
. Kompression/digitale Videokodierung (Dateientyp MPEG1, AVI,
WMP, Quicktime, Real, MP3)
. 1 Min.
. 5 Min.
. 20 Min.
. 60 Min. und mehr
. Kompression/digitale Videokodierung (Dateientyp MPEG2)
. 1 Min.
. 5 Min.
. 20 Min.
. 60 Min. und mehr
Vervielfältigung eines Masters Beta digital57 in Beta digital
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Datei
… Euro/Datei
… Euro/Datei
… Euro/Datei
… Euro/Datei
… Euro/Datei
… Euro/Datei
… Euro/Datei
. 30 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 60 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 61 Min. und mehr
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
Vervielfältigung eines Masters Beta digital in Beta SP
. 30 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 60 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 61 Min. und mehr
57
Für die Masters zu verwendendes Format.
319
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
Vervielfältigung eines Masters Beta digital in DVC PRO
. 30 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 60 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 61 Min. und mehr
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
Vervielfältigung eines Masters Beta digital in DV CAM
. 30 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 60 Min.
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 61 Min und mehr
. 25 Exemplare
. 50 Exemplare
. 100 Exemplare und mehr
Auf der Grundlage eines Masters Beta digital Herstellung durch
Pressung einer DVD-R einschließlich Autorensoftware,
Programmierung, Erstellung und Vordruck des Umschlags und
Labels
. 30 Min.
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 60 Min.
320
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 90 Min.
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 120 Min.
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 180 Min.
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 240 Min. und mehr
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
Lieferung der Kassette Beta SP
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 30 Min.
. 60 Min.
. 90 Min. und mehr
Lieferung der Kassette DV CAM
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 30 Min.
. 60 Min.
. 90 Min. und mehr
Lieferung der Kassette DVC PRO
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 30 Min.
. 60 Min.
. 90 Min. und mehr
Lieferung der Kassette Beta digital
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 30 Min.
. 60 Min.
. 90 Min. und mehr
Lieferung der DVD-R
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
321
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
Lieferung der DVD-R
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
Lieferung der "Diva Box"
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
Lieferung einer Hülle mit Umschlag
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
Prozentsatz etwaiger Zuschläge
Beschreibung
Stückkosten
…%
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und
Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen
Kommission
Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente58
Beschreibung
…
…
…
58
Stückkosten
…
…
…
Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.
322
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntagsund Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der
Europäischen Kommission
+…%
323
Komponente "Veranstaltungen" (z.B. Konferenzen, Ausstellungen und Roadshows)
Beschreibung
Stückkosten
Personal
. Sekretär
. Pädagoge
. Ausbilder
. Zeichner
. Ausrüstungsinstallateur/-monteur
. Monteur für Ausstellungsstände/Messebauer
. Informatiktechniker
. Elektriker
. Empfangsperson
. Fotograf
. Sicherheitsbediensteter (Tag)
. Sicherheitsbediensteter (Nacht)
. Fahrer PKW
. Fahrer LKW
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren
Kategorie (4 Sterne)59 in den Hauptstädten der Mitgliedstaaten
der Europäischen Union
. Brüssel
. Paris
. London
. Berlin
. Wien
. Dublin
. Lissabon
. Madrid
. Luxemburg
. Den Haag
. Kopenhagen
. Stockholm
. Helsinki
. Rom
. Athen
. Tallinn
. Riga
. Wilna
. Warschau
59
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
…Euro/Nacht
… Euro/Nacht
Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen
den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den
Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte
außerhalb der EU.
324
. Prag
. Bratislava
. Ljubljana
. Budapest
. Sofia
. Bukarest
. La Valetta
. Nikosia
Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren
Kategorie (4 Sterne)60 in den Hauptstädten der EFTA/des
EWR (Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen)
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
. Bern
. Reykjavik
. Vaduz
. Oslo
Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren
Kategorie (4 Sterne)61 in den Hauptstädten der Bewerberländer
(Kroatien, Ehemalige Jugoslawische Republik Mazedonien
sowie Türkei)
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
. Zagreb
. Ankara
. Skopje
Hotelzimmer "Einzelbelegung", incl. Frühstück, der höheren
Kategorie (4 Sterne)62 in anderen Drittländern
Mittagessen mit Bedienung am Tisch (incl. Wein, Wasser und
Kaffee)
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
… Euro/Nacht
. mit Aperitif
. ohne Aperitif
Mittagessen mit Selbstbedienung am Buffet (incl. Wein,
Wasser und Kaffee)
. mit Aperitif
. ohne Aperitif
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
60
Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen
den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den
Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte
außerhalb der EU.
61
Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen
den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den
Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte
außerhalb der EU.
62
Diese Unterscheidung zwischen den Hauptstädten erklärt sich aus den sehr großen Unterschieden zwischen
den Hotelpreisen der einzelnen Städte und den starken Auswirkungen, die sich daraus auf den
Finanzierungsplan für die Veranstaltungsorganisation ergeben können. Dies gilt auch für die Hauptstädte
außerhalb der EU.
325
Cocktail (alkoholische Getränke, Wasser und Fruchtsäfte mit
fünf süßen oder sauren Häppchen)
Abendessen (incl. Wein, Wasser und Kaffee)
… Euro/Person
. mit Aperitif
. ohne Aperitif
Kaffeepause
… Euro/Person
… Euro/Person
. Kaffee/Tee
. Kaffee/Tee mit Gebäck
Getränke im Konferenzsaal (Wasser und Fruchtsäfte)
Fotografien
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
. Laden von Fotografien auf DVD und Kopieren dieser DVD
auf eine andere DVD
. unter 50 Exemplare
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 300 Exemplare
. 400 Exemplare
. 500 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Entwicklung einer Fotografie bei Abnahmen von mindestens
10 Stück
. 10 * 15 cm
. 20 * 30 cm
. 30 * 45 cm
. 40 * 60 cm
. 50 * 75 cm
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Rahmen bei Abnahme von mindestens 10 Stück für
Fotografien im Format
. 20 * 30 cm
. 30 * 45 cm
. 40 * 60 cm
. 50 * 75 cm
. 70 * 100 cm
. größer als 70 * 100 cm
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Einrahmung
Auf der Basis eines Masters CD Audio Herstellung durch
Pressung einer CD-R einschließlich Autorensoftware,
Programmierung, Erstellung und Vordruck des Umschlags und
Labels
. unter 50 Exemplare
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 300 Exemplare
. 400 Exemplare
. 500 Exemplare und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
326
Lieferung einer CD-R
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 500 Exemplare
. 1 000 Exemplare und mehr
Personenbeförderung am Ort (Omnibus, Minibus, Taxi usw.)
Anmietung eines Konferenzsaals, ohne Dolmetschanlage
. unter 50 Sitzplätze
. 100 Sitzplätze
. 200 Sitzplätze
. 300 Sitzplätze
. 400 Sitzplätze
. 500 Sitzplätze und mehr
Anmietung eines Konferenzsaals mit Möglichkeiten für die
Simultanverdolmetschung
. 1 bis 3 Dolmetscherkabinen
. unter 50 Sitzplätze
. 100 Sitzplätze
. 200 Sitzplätze
. 300 Sitzplätze
. 400 Sitzplätze
. 500 Sitzplätze und mehr
. 4 Dolmetscherkabinen oder mehr
. unter 50 Sitzplätze
. 100 Sitzplätze
. 200 Sitzplätze
. 300 Sitzplätze
. 400 Sitzplätze
. 500 Sitzplätze und mehr
Lautsprecher-/Beschallungsanlage für Konferenzsaal
Einrichtung und Bereitstellung von audiovisuellen Materialien,
EDV, Fernmelde- und Bürokommunikationssystemen während
der gesamten Dauer einer Veranstaltung
. Multimedia-PC mit Bildschirm 17"
. Schwarz-Weiß-Drucker
. Farbdrucker
. Plasmabildschirm 42'' mit PC-Anschluss
. Wiedergabe- und Projektionssystem für CD-Rom und DVD
auf Großbildschirm
. Tageslichtprojektor
. Videoprojektor mit hoher Auflösung
. Infokonsole (interaktives Multimediaterminal)
. Videostreaming, Kanaleffekt (Kanal / 4 Stunden Übertragung
/ 50 Simultanverbindungen)
. Kopfhörer/Empfänger
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Person/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
327
. Großbildschirm im Format +/- 2,50 m * 2 m
. Großbildschirm im Format +/- 3,50 m * 2,50 m
. Telefon
. Telefax
. Schwarz-Weiß-Fotokopierer
. Farbkopierer
. Schreibtisch
. Tribüne mit vier Mikrofonen
. Rednerpult mit Mikrofon
. schnurloses Mikrofon
. Konferenz-/Schreibblocktafel (Flipchart)
. Marker für Konferenz-/Schreibblocktafel
Installation eines Simultanverdolmetschungssystems in einem
für ein solches System unvorbereiteten Saal
Zuschlag für Saal mit Telekonferenzsystem
Zuschlag für Saal mit Videokonferenzsystem
Nutzung des Telekonferenzsystems für internationale
Kommunikation
Nutzung des Videokonferenzsystems für internationale
Kommunikation
Saaldekoration (Fahnen, Blumengestecke, Pflanzen usw.)
Spruchbänder/Werbebanner
Anfertigung von Kattunen/Kalikos zur Verwendung für
drinnen und/oder draußen
Kompletter Ausstellungsstand (Montageplatten im
Baukastensystem, mit Innenverkabelung, Installationsboden,
Beleuchtung, kleiner Lagerraum mit Regalen, Höhe +/- 2,5 m)
Kompletter Ausstellungsstand (siehe vorstehend) mit einem
zusätzlichen Küchenraum
Schnurloses Mikrofon bei Bestückung des Ausstellungsstands
mit Lautsprecher-/Beschallungsanlage
Ausstellungsstand Typ "Regenschirm" mit Beleuchtungskit,
Ausmaße +/- 3 Meter, Höhe +/- 2,50 Meter
Rundzelt oder Ausstellungszelt für Freilandausstellungen
Aufbau eines Ausstellungsstands
Abbau eines Ausstellungsstands
Montageplatte mit Beleuchtung, Höhe +/- 2,50 Meter
Fotoabzug – Einschweißen in PVC-Folie (oder anderen
Werkstoff) 3 mm – Plastifizierung eines Fotos
. im Format kleiner als 0,70 m * 1,00 m
. im Format 0,70 m * 1,00 m oder größer
Aluminiumrahmen, lackiert, für Poster/Plakate
Stromversorgung
Feuersicherer Fußbodenbelag für Ausstellung
Heizstrahler für Rundzelt oder Ausstellungszelt für
Freilandausstellungen
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
…Euro/Stück
… Euro/Kabine/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Stunde
… Euro/Stunde
… Euro/Dekorationsartikel
… Euro/m²/Tag
… Euro/m²
… Euro/laufender Meter/Tag
… Euro/laufender Meter/Tag
… Euro/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/m²/Tag
… Euro/m²
… Euro/m²
… Euro/laufender Meter/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/laufender Meter
… Euro/Tag
… Euro/m²
… Euro/Stück/Tag
328
Feuerlöscher
Tisch
Stuhl
Kleiderständer auf Rollen (für +/- 40 Kleidungsstücke)
Empfangsstand
Broschürenständer
Schreibblocktafel
. Schreibblock einfach
. Schreibblock bedruckt
Metallschrank mit Schlüsselschloss
. kleiner Schrank
. großer Schrank
Kleinkühlschrank
Herstellung von Konferenzkits mit Aufschrift auf allen Teilen
. Standardkit (Stofftragetasche, Plastikkugelschreiber und
Konferenzmappe aus Stoff mit Notizblock im Format A4)
. unter 50 Exemplare
. 100 Exemplare
. 200 Exemplare
. 300 Exemplare
. 400 Exemplare
. 500 Exemplare und mehr
. Prestigekit (Ledertasche und Konferenzmappe in Leder mit
Notizblock im Format A4, Metallkugelschreiber,
Taschenrechner und Hüllen für Visitenkarten und CDs) bei
Abnahme von mindestens 10 Stück
Entwurf und Anfertigung von Konferenzansteckern/schildchen für die Teilnehmer
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Anstecker, schwarz-weiß
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Anstecker, farbig
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
329
Notizblock
. Format A4
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format A5
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Format B5
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
Erstellen und Anbringen von Beschilderungen/Hinweistafeln
Aufzeichnung der Sitzungen für die spätere Niederschrift
(aufzuzeichnen ist jede Sprachfassung)
Mitschrift des vollen Wortlauts (Wort für Wort) der Vorträge
und Diskussionen
Abfassen der Schlussfolgerungen der Konferenz
Druck von kartonierten Hüllen (Heftmappen)63 zum Einlegen
von Dokumenten im Format A4
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Tag
… Euro/Sprache/Tag
… Euro/Seite
… Euro/Person/Tag
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
Druck von Programmen, Ankündigungen, Faltblättern usw.64
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. unter 50 Stück
. 100 Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
63
Geschlossenes Format: A4+ (215 x 302 mm). Druck: ganz im Vierfarbendruck. Papier: Innenseite 350 g/m²
– Beschichtung matt. Verarbeitung: drei Verschlussklappen.
64 Offenes Format: A4. Geschlossenes Format: A4 dreifach gefaltet. Druck: ganz im Vierfarbendruck. Papier:
Innenseite 135 g/m² – Oberfläche matt.
330
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
Laserdruck, schwarz-weiß
Laserdruck, farbig
Reprografie, schwarz-weiß
Reprographie, farbig
Druck, schwarz-weiß
Druck, farbig
Zusammenstellen und Einsortieren/Kuvertieren von
Werbemitteln/Konferenzunterlagen in Tragetaschen, Hüllen
(Heftmappen), Umschläge, Pakete usw.
Werbemittel zur großflächigen Verteilung mit Aufschrift im
Vierfarbendruck65
. Kugelschreiber
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Schlüsselbänder
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rechteckig66
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Selbstklebende Notizzettel ("Post-It®") rund67
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Luftballons
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Schlüsselanhänger
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Taschenlampe, klein
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Seite
… Euro/Stunde
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
65
Als Aufschrift könnten z.B. dienen: Europäische Fahne, "Europäische Union", "Justiz, Freiheit und
Sicherheit" und URL der GD JLS. Dies gilt auch für die Kleidungsstücke mit eingeschränktem Verwender/Verteilerkreis.
66 Block von 50 Notizzetteln, rechteckig, Format: +/- 10 cm * 7 cm.
67 Block von 50 Notizzetteln, rund, Durchmesser: +/- 7 cm.
331
. Taschenrechner mit Solarzellen, klein
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Mauspad
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Papiertragetasche68 mit zwei Tragegriffen
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Plastiktragetaschen, recycelbar
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
. Leichtstofftragetaschen
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
Kleidungsstücke für einen eingeschränkten Verwender/Verteilerkreis mit Aufdruck im Vierfarbendruck bei Abnahme
von mindestens 50 Stück
. Schirmkappe
. T-Shirt
. Poloshirt (mit Kragen)
. Sweatshirt
. Windschutzweste
. Fleecejacke
Fähnchen69
. 1 000 Stück
. 5 000 Stück
. 10 000 Stück und mehr
Anmietung eines KFZ
. PKW
. Minibus
. Lieferwagen
. LKW (+/- 20-Tonner)
. Ausstellungswagen70
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
… Euro/Stück/Tag
68
Zum Verteilen von Informationsmaterialien und Werbeartikeln in den Ausmaßen +/- 30 cm * 20 cm. Dies
gilt auch für die Plastik- und die Stofftragetaschen.
69 Papierfähnchen in den Ausmaßen +/- 15 cm * 10 cm mit der Europafahne auf der einen und der
Nationalflagge auf der anderen Seite.
70 Lastzug/Sattelanhänger, für Veranstaltungen und Ausstellungen konzipiert, mit Hebebühne für
Rollstuhlfahrer ausgestattet, damit gehbehinderte Besucher Zugang haben, ferner mit integriertem Podium in
den Ausmaßen +/- 50 m², Lautsprecher-/Beschallungsanlage, Beleuchtung, VIP-Bereich für Interview- und
332
Individuelle Gestaltung eines KFZ71
. PKW
. Lieferwagen
. LKW
Konzeption und Durchführung eines Quizspiels (+/- 10
Fragen)
Erfolgskontrolle betreffend die Berichterstattung über eine
Veranstaltung durch die Medien72
Kopieren einer Datei auf CD-ROM
. unter 50 Stück
. 100 Stück
. 200 Stück
. 300 Stück
. 400 Stück
. 500 Stück und mehr
Kuvertieren von Briefen und anderen Unterlagen im
Kleinformat, einschließlich Aufkleben von Adressenetiketten
und Einlieferung bei der Post oder dem betreffenden ExpressKurierdienst (ohne Versandkosten)
Verpacken von Paketen, einschließlich Aufkleben von
Adressenetiketten und Einlieferung bei der Post oder dem
betreffenden Express-Kurierdienst (ohne Versandkosten)
Versenden von Briefen oder Paketen mit Express-Kurierdienst
im Inland
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Versenden von Briefen oder Paketen mit normaler Post im
Inland
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Beförderung von schweren Paketen/Frachtstücken im Inland
Versendung von Briefen oder Paketen mit ExpressKurierdienst ins Ausland (innerhalb der UE)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
… Euro/kg/km
Fotoaufnahmen. Beispiel abrufbar auf der Website der GD Beschäftigung, soziale Angelegenheiten und
Chancengleichheit unter folgender Adresse: http://ec.europa.eu/news/around/070424_fra_fr.htm.
71 Ganzheitliche Beklebung (Seitenteile, Front- und Heckseite) mit individueller Note, einschließlich
Kreierung, Anfertigung, Anbringung und Wiederentfernung.
72 Verfolgung der Medienberichterstattung (Printmedien, Web, Fernsehkanäle und Rundfunkanstalten) während
der gesamten Dauer der Veranstaltung und Erstellung eines Berichts darüber nach Abschluss der
Veranstaltung.
333
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Versendung von Briefen oder Paketen mit normaler Post ins
Ausland (innerhalb der UE)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
. 20 g
. 50 g
. 100 g
. 300 g
. 500 g
. 1 kg und mehr
Beförderung von schweren Paketen/Frachtstücken ins Ausland
(innerhalb der UE)
Lokale Auslieferung von Päckchen
Einlagerung von Produkten an gesicherten Orten
Endreinigung des Ortes, an dem eine Veranstaltung organisiert
wurde (einschließlich der Beseitigung von Paletten,
Verpackungen usw.)
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/kg
… Euro/kg/km
… Euro/Stück
… Euro/m³/Tag
… Euro/m²
334
Prozentsatz etwaiger Zuschläge
Beschreibung
Stückkosten
…%
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und
Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen
Kommission
Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente73
Beschreibung
…
…
…
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntagsund Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der
Europäischen Kommission
73
Stückkosten
…
…
…
+…%
Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.
335
Komponente "Kommunikationskampagnen" (z.B. Wettbewerb)
Beschreibung
Stückkosten
Personal
. Koordinator eines Netzes
. Verantwortlicher für Werbemaßnahmen
. Teleoperateur74
. Spieleentwerfer/-entwickler für Quiz
. diplomierte Krankenschwester75 (Tag)
. diplomierte Krankenschwester (Nacht)
. Zeremonienmeister
. Musiker
. Fremdenführen
. Animateur76
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Nacht
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
Websitepersonal
. technischer Leiter
. künstlerischer Leiter
. EDV-Entwickler für Website
. Editor
. Ergonom
. Grafiker
. Webmaster
Kauf eines Domainnamens-Web
Hosting, Pflege und Verwaltung einer Website
Eintrittskarte für eine bestimmte Örtlichkeit oder Attraktion77
Mittagessen mit Bedienung am Tisch (inkl. Wasser und
nichtalkoholische Getränke)
Mittagessen vom Buffet (inkl. Wasser und nichtalkoholische
Getränke)
Cocktail (inkl. Wasser und nichtalkoholische Getränke und fünf
süßen oder sauren Häppchen)
Abendessen (inkl. Wasser und nichtalkoholische Getränke)
Kaffeepause
. Kaffee/Tee, Wasser, Fruchtsäfte
. Kaffee/Tee, Wasser, Fruchtsäfte mit Gebäck
Imbisskorb
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Person/Tag
… Euro/Stück
… Euro/Monat
… Euro/Stück
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
… Euro/Person
74
Einschließlich der Nutzung der notwendigen Kommunikationsmittel (Telefon, Telefax, E-Mail).
Für die Begleitung einer Gruppe Jugendlicher.
76 Für die Animation mit Spielen, Sport, Karaoke usw.
77 Museum, Ausstellung, Bowling, Talkshow usw.
75
336
Gegenstände mit eingeschränktem Verwendungszweck mit
einfarbigem (mehrfarbigen) Aufdruck und Aufschrift(en) bei
Abnahme von mindestens 10 Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
… Euro/Stück
. Goldmedaillen
. Silbermedaillen
. Bronzemedaillen
. Trophäen 1. Preis
. Trophäen 2. Preis
. Trophäen 3. Preis
. Diplome mit Rahmung im Format A3
. Diplome mit Rahmung im Format A4
. Rucksäcke
. Regenschirme
. Knirpsregenschirme
Prozentsatz etwaiger Zuschläge
Beschreibung
Stückkosten
…%
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntags- und
Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der Europäischen
Kommission
Vom Bieter unter Umständen hinzugefügte Elemente78
Beschreibung
…
…
…
Für jede Dienstleistung, bei der Personalkosten anfallen, beträgt
der Prozentsatz etwaiger Zuschläge für Samstags-, Sonntagsund Feiertagsarbeiten vorbehaltlich der Zustimmung der
Europäischen Kommission
78
Stückkosten
…
…
…
+…%
Bis zu 20 Prozent der Anzahl der bereits vorhandenen Elemente.
337
ANHANG IV.3
ENTWURF DES RAHMENVERTRAGS FÜR LOS 3
UND SEINE ANHÄNGE
Anhang IV.3.a: Leistungsbeschreibung
363
Anhang IV.3.b: Angebot des Auftragnehmers (einschließlich
ausgefülltes Preisverzeichnis)
364
Anhang IV.3.c: Entwurf des spezifischen Einzelvertrags
365
Anhang IV.3.d: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
369
Anhang IV.3.e: Finanzgarantie
370
Anhang IV.3.f: Bevollmächtigung
372
338
EUROPÄISCHE KOMMISSION
GENERALDIREKTION JUSTIZ, FREIHEIT UND SICHERHEIT
Direktion A: Allgemeine Angelegenheiten
ENTWURF DES DIENSTLEISTUNGSRAHMENVERTRAGS
RAHMENVERTRAG Nr. … (Los 3)
Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die Kommission
der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur Unterzeichnung dieses
Vertrages vertreten wird durch
Herrn Tung-Laï MARGUE
Direktor
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion A "Allgemeine Angelegenheiten"
einerseits,
und
[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]
[Rechtsform] (Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer um eine natürliche Person oder eine öffentlichrechtliche Einrichtung handelt.)
[Nummer der Eintragung in das Berufsregister] (Diese Angabe entfällt, wenn es sich beim Auftragnehmer
um eine öffentlich-rechtliche Einrichtung handelt. Bei natürlichen Personen ist die Nummer des Personalausweises,
Reisepasses oder eines gleichwertigen Dokuments anzugeben).
[vollständige Geschäftsanschrift]
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]
(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Rahmenvertrags vertreten
wird durch [Name, Vorname und Funktion]
andererseits,
339
VEREINBAREN
die folgenden Besonderen Bedingungen und Allgemeinen Bedingungen sowie folgende
Anhänge -
Anhang I:
Leistungsbeschreibung (Ausschreibung Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu
ergänzen])
Anhang II:
Angebot des Auftragnehmers (Nr. [… zu ergänzen] vom [… zu ergänzen])
mit Preisverzeichnis
Anhang III: Auftragsschein/Einzelvertrag
Anhang IV: Reise- und Aufenthaltskosten des Auftragnehmers
Anhang V:
Finanzgarantie
Anhang VI: Bevollmächtigung -
die Bestandteile dieses Rahmenvertrags (im Folgenden "der Vertrag" genannt) sind.
Die Bestimmungen der Besonderen Bedingungen gehen den Bestimmungen der übrigen Teile
des Vertrags vor. Die Bestimmungen der Allgemeinen Bedingungen gehen den
Bestimmungen der Anhänge vor. Die Bestimmungen der Leistungsbeschreibung (Anhang I)
gehen den Bestimmungen der Auftragsscheine und der spezifischen Einzelverträge (Anhang
III) und letztere gehen den Bestimmungen des Angebots (Annhang II) vor.
Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses Vertrags
als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. Etwaige Unklarheiten oder Widersprüche
innerhalb eines Teils oder zwischen den Teilen werden durch schriftliche Anweisung der
Kommission geklärt bzw. ausgeräumt. Der Auftragnehmer kann eine solche Anweisung
unbeschadet seiner Rechte gemäß Artikel I.8 anfechten.
340
I – BESONDERE BEDINGUNGEN
ARTIKEL I.1 - VERTRAGSGEGENSTAND
I.1.1
Der Vertrag hat im audiovisuellen Bereich zum Ziel, die Fernseh- und Radioanstalten
mittels verschiedener Aktionen in höherem Maße für die Tätigkeiten der Europäischen
Union zu interessieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und
Sicherheit.
Diese Aktionen können Folgendes umfassen (die Aufstellung ist nicht abschließend):
 Unterstützung bei der Festlegung der Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
 Beratung in Sachen Kommunikationsstrategie der Europäischen Kommission
gegenüber den Fernseh- und Rundfunkanstalten und den ins Auge gefassten
Zielgruppen;
 Produktion von Reportagen, Dokumentarfilmen, Videos, VNR (Newsreleases auf
Video), Fernseh- und Radiospots, Animationsfilmen usw.;
 Vervielfältigung und Versand dieser Produkte;
 Verbreitung bei den Medien, d.h. Werbung für diese Produktionen bei den
Fernseh- und Rundfunkanstalten, einschließlich EBS (Europe by Satellite)79, zu
Zwecken ihrer kostenfreien Ausstrahlung;
 Erfolgskontrolle bei jeder Verbreitung an die Medien und Erstellung eines
Berichts über die erfolgten Ausstrahlungen;
 Vervielfältigung der Produktionen in allen geeigneten Formaten;
 Organisation
von
Pressekonferenzen
und/oder
Pressereisen
für
Journalisten/Produzenten von audiovisuellen Medien;
 Suche nach Zielpersonen, z.B. Journalisten/Produzenten von an europäischen
Themen interessierten Fernseh- und/oder Rundfunkanstalten;
 medienwirksame Ankündigung und Berichterstattung von Veranstaltungen bei den
audiovisuellen Medien, insbesondere im Wege der Erstellung, Drucklegung und
Versendung von Pressemitteilungen oder Pressedossiers;
 Erfolgskontrolle bezüglich der Reaktionen in den audiovisuellen Medien auf die
Tätigkeiten der Europäischen Union, insbesondere, aber nicht allein im Bereich
Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Der Vertrag hat bei den an einem bestimmten Ort organisierten Veranstaltungen zum
Ziel, sowohl bestimmte Zielgruppen als auch die breite Öffentlichkeit für die
Tätigkeiten der Europäischen Union mittels verschiedener Aktionen zu sensibilisieren,
insbesondere, aber nicht allein im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Diese Aktionen können Folgendes umfassen (die Aufstellung ist nicht abschließend):

79
Unterstützung bei der Festlegung der Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
Nähere
Informationen
zu
EBS
sind
http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.
über
folgende
Website
abrufbar:
341

Organisation von Konferenzen und Ausstellungen, einschließlich folgender
Aspekte:
o Einladung der Teilnehmer;
o Abwicklung der Anmelde- und Einschreibungsformalitäten;
o Abwicklung der Personenbeförderung und der Bereitstellung von
Unterkünften;
o Abwicklung der Verpflegung mit Speisen und Getränken und der
Kaffeepausen;
o Reservierung der Tagungssäle (Konferenzen) oder der Standflächen
(Ausstellungen);
o Einrichtung, Dekoration, Ausstattung/Bewirtschaftung usw. der Tagungsräume
bzw. der Standflächen;
o Anmietung vom Material, einschließlich der Stände, Fahrzeuge,
Beförderungsmittel usw.;
o Aufbau, Einbau und Abbau des Materials;
o Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung;
o Aufzeichnung, Übertragung und Übersetzung der Wortbeiträge;
o Organisation einer Pressekonferenz zum Auftakt;
o Gestaltung, Anfertigung, Verpackung und Verteilung von Informations- und
Werbematerialien;
o Versand der Materialien;
o Transport der Materialien;
o Erstellung von Fotoaufnahmen;
o Aufzeichnung auf Video;
o Anwesenheit von Technikern, Empfangspersonal und Vertretern des
Auftragnehmers während des gesamten Ablaufs der Veranstaltung.
Der Vertrag hat bei den dezentralen Kommunikationskampagnen80 zum Ziel,
bestimmte Zielgruppen für die Tätigkeiten der Europäischen Union mittels
verschiedener Aktionen zu sensibilisieren, insbesondere, aber nicht allein im Bereich
Justiz, Freiheit und Sicherheit.
Die Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufstellung ist nicht abschließend:
 Unterstützung bei der Festlegung von Zielgruppen und bei der Ermittlung ihres
Bedarfs;
 Erwerb oder Anlegung von Verzeichnissen über Strukturen mit potenziellem
Interesse an europäischen Themen (Berufsverbände, Journalistenverbände,
Nichtregierungsorganisationen,
Elternund
Lehrerverbände,
Schulen,
Jugendvereinigungen/Jugendzentren, Feriendörfer/Jugendlager, Luftkurzentren und
andere Arten von Organisationen, Vereinigungen und Gruppen/Vereinen usw.);
 Schaffung und Pflege eines nationalen Partnerschaftsnetzes, das in jedem Land zur
Organisation und Förderung einer entsprechenden Tätigkeit beiträgt;
 Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch E-Mail,
Fax und Telefon;
80
Sie bestehen jedoch aus einem Organisationsteil vor Ort, wie z.B. der Organisation der jeweiligen Jury
(Preisrichter) und der Preisverleihungen im Rahmen eines Wettbewerbs.
342
 Werbung für eine Tätigkeit bei potenziell interessierten Zielpersonen durch
Verbreitung von Aushängen/Plakaten und Broschüren;
 Gestaltung, Einrichtung und Verwaltung einer Website für eine bestimmte Dauer,
in der Regel mehrsprachig, die spezifisch einer Gemeinschaftstätigkeit gewidmet
ist;
 Erwerb von Internetadressen;
 bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Abwicklung der
Einschreibungsformalitäten und Steuerung der Mitwirkung der Teilnehmer;
 bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation einer
Jury;
 bei Organisation einer Aktivität, wie z.B. eines Wettbewerbs, Organisation der
Preisverleihungen;
 Abwicklung der Verdolmetschung und Übersetzung.
I.1.2
Mit der Unterzeichnung des Vertrags geht die Kommission keine Kaufverpflichtung
ein. Für die Kommission verbindlich sind lediglich die zur Durchführung des Vertrags
ausgestellten Auftragsscheine und spezifischen Einzelverträge.
I.1.3
Vom Zeitpunkt der Aufforderung zur Vertragserfüllung an oder ab Beginn der
Vertragserfüllung erbringt der Auftragnehmer die ihm übertragenen Dienstleistungen
nach Maßgabe sämtlicher Vertragsbestimmungen.
I.1.4
Der Auftragnehmer erwirbt mit diesem Vertrag kein ausschließliches Recht, die in
Anhang II.3.a genannten Leistungen für die Kommission zu erbringen.
Der Auftragnehmer wird als [erster, zweiter, dritter] Auftragnehmer des
Mehrfachrahmenvertrags (Kaskadensystem) ausgesucht. Bei den anderen
Auftragnehmern, die aufgrund der bei der Bewertung der Angebote vorgenommenen
Einstufung berücksichtigt werden, handelt es sich um
[Name und Adresse der beiden anderen Auftragnehmer]
ARTIKEL I.2 – LAUFZEIT
I.2.1
Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt unterzeichnende
Partei in Kraft.
I.2.2
Die Vertragserfüllung darf keinesfalls vor dem Tag des Inkrafttretens des Vertrags
beginnen. Die Auftragsausführung darf keinesfalls vor dem Tag des Wirksamwerdens
des jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags beginnen.
I.2.3
Der Vertrag ist auf zwölf Monate ab seinem Inkrafttreten befristet. Diese
Vertragslaufzeit und alle anderen im Vertrag genannten Zeiträume sind, soweit nicht
anders angegeben, in Kalendertagen ausgedrückt.
I.2.4
Die Auftragsscheine bzw. spezifischen Einzelverträge sind vor Ablauf des Vertrags,
auf den sie sich beziehen, unterschrieben zurückzusenden.
Der Vertrag gilt nach seinem Erlöschen für die ausgestellten Auftragsscheine bzw.
spezifischen Einzelverträge weiter, jedoch nicht länger als sechs Monate.
343
I.2.5
Der Vertrag kann höchstens dreimal um je ein Jahr verlängert werden, dies aber nur
vor Vertragsablauf und mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Parteien. Die
Verlängerung bedeutet nicht, dass bestehende Verpflichtungen geändert oder
zurückgestellt werden.
ARTIKEL I.3 – AUFTRAGSWERT
I.3.1
Der Preis der Dienstleistungen wird stets nach Maßgabe des Preisverzeichnisses in
Anhang II errechnet.
Als Höchstbetrag, der von der Kommission für die Dienstleistungen (einschließlich
Reise- und Aufenthaltskosten) aus dem Vertrag zu zahlen ist, wird ein Auftragswert
von insgesamt 4 500 000 EUR (vier Millionen fünfhunderttausend Euro) angesetzt,
mit dem alle ausgeführten Arbeiten abgegolten sind.
I.3.2
Die Preise sind in Euro anzugeben.
I.3.3
Die Preise sind Festpreise und können im ersten Jahr der Vertragserfüllung nicht
geändert werden.
Ab dem zweiten Jahr der Vertragserfüllung kann jeder Preis jährlich auf Antrag einer
der Vertragsparteien nach oben oder unten angepasst werden; der Antrag muss per
Einschreiben spätestens 60 Tage vor dem Jahrestag der Vertragsunterzeichnung bei
der anderen Vertragspartei eingehen. Die Kommission erwirbt die Leistung zu den
Preisen, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der jeweiligen Auftragsscheine oder
spezifischen Einzelverträge gelten. Diese Preise dürfen nicht geändert werden.
Bei der Anpassung des Preises wird die Entwicklung des harmonisierten
Verbraucherpreisindex VPI-EWU (Euro-Währungsgebiet) zugrunde gelegt, wobei die
Erstveröffentlichung des Index durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen der
Europäischen
Gemeinschaften
im
EUROSTAT-Monatsbulletin
(http://www.ec.europa.eu/eurostat/) maßgebend ist.
Die Anpassung erfolgt nach folgender Formel:
Pr = Po (Ir/Io)
Dabei sind
Pr
Po
Io
Ir
=
=
=
=
angepasster Preis;
Preis im ursprünglichen Angebot;
Index des Monats, in dem die Bindefrist des Angebots abläuft;
Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf Preisanpassung
eingegangen ist.
I.3.4. Über den im Auftragsschein oder spezifischen Einzelvertrag festgesetzten Gesamtpreis
hinaus werden Reise- und Aufenthaltskosten sowie Versandkosten des
Auftragnehmers nach Artikel II.7 erstattet, genauso wie die sonstigen in der
Leistungsbeschreibung für die Dauer der Durchführung des Vertrags vorgesehenen
Ausgaben. Das in Artikel II.7.4 Buchstabe d) vorgesehene Tagegeld richtet sich nach
344
Anhang IV. Außerdem werden die Unterbringungskosten nach Artikel II.7.1 bis zu
dem in Anhang III festgelegten Höchstbetrag erstattet.
ARTIKEL I.4 – DURCHFÜHRUNG DES VERTRAGS
Jede Anmeldung zum Leistungsbezug eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten
Dienstleistung ist Gegenstand einer schriftlichen Anfrage der Europäischen Kommission beim
Auftragnehmer, auf die der ausgewählte Auftragnehmer ein detailliertes Angebot vorlegen
muss. Der Auftragnehmer verfügt ab dem Zeitpunkt der Versendung der Anfrage durch die
Kommission über die in ihrer Anfrage festgelegte Anzahl von Werktagen (in der Regel
zwischen zehn und 20 Werktagen, je nach Komplexität der Arbeiten), um sein Angebot
vorzulegen.
Ist der Auftragnehmer nicht verfügbar, so teilt er der Kommission die Gründe für seine
Absage binnen fünf Tagen mit; die Kommission ist dann berechtigt, die Anfrage dem
nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.
Ebenso gilt der Auftragnehmer bei Nichteinhaltung der Frist oder im Fall von
Meinungsverschiedenheiten über das Angebot, die selbst nach Erörterungen und
Verhandlungen noch nicht ausgeräumt sind, als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann
berechtigt, die Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.
Binnen zehn Werktagen nach dem Tag, an dem die Kommission dem Auftragnehmer einen
Auftragsschein bzw. spezifischen Vertrag übermittelt hat, muss dieser ordnungsgemäß
unterzeichnet und datiert wieder bei der Kommission eingehen. Bei Nichteinhaltung dieser
Frist gilt der Auftragnehmer als nicht verfügbar, und die Kommission ist dann berechtigt, die
Anfrage dem nächsten Auftragnehmer auf der Liste zuzuleiten.
ARTIKEL I.5 – ZAHLUNGSFRISTEN
Die vertraglichen Zahlungen erfolgen nach Maßgabe von Artikel II.4. Die Zahlungen erfolgen
nur, wenn der Auftragnehmer bei Vorlage der Rechnung sämtliche Vertragspflichten erfüllt
hat. Neue Rechnungen dürfen nicht eingereicht werden, wenn Rechnungen für frühere
Auftragsscheine oder spezifische Verträge wegen Nicht- oder Schlechterfüllung nicht bezahlt
wurden.
I.5.1 Vorfinanzierung
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
deren
Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Vorfinanzierung.
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:
deren
Der Auftragnehmer kann eine Vorfinanzierung in Höhe von 30 % des Gesamtpreises
der betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und
Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.
I.5.2 Zwischenzahlungen
345
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
deren
Gesamtauftragswert unter 40 000 EUR liegt, gibt es keine Zwischenzahlungen.
Bei
Auftragsscheinen
oder
spezifischen
Einzelverträgen,
Gesamtauftragswert 40 000 EUR oder mehr beträgt, gilt Folgendes:
deren
 Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von unter sechs Monaten gibt es
keine Zwischenzahlungen.
 Für eine Dienstleistung mit einer Ausführungszeit von sechs Monaten oder mehr kann
der Auftragnehmer eine Zwischenzahlung von 30 % des Gesamtauftragswertes der
betreffenden Dienstleistung verlangen, mit Ausnahme etwaiger Reise- und
Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.
Anträge des Auftragnehmers auf Zwischenzahlungen sind zulässig, wenn ihnen
entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen
Einzelvertrags erstellter Zwischenbericht über die technische Durchführung oder eine
Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige Dienstleistung
beiliegt.
Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission
über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder
abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche
Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.
Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der
Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zwischenzahlung in
Höhe von 30 % des im Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten
Gesamtbetrags für die betreffenden Dienstleistung, mit Ausnahme etwaiger Reise- und
Aufenthaltskosten des Auftragnehmers und etwaiger unvorhergesehener Ausgaben.
I.5.3 Zahlung des Restbetrags
Die Zahlung des Restbetrags erfolgt nach der Ausführung der Dienstleistung durch den
Auftragnehmer und nach ihrer Annahme durch die Europäische Kommission, und zwar
binnen 30 Tagen nach Eingang des Antrags des Auftragnehmers auf Zahlung.
Antrage des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn ihnen
Folgendes beiliegt:



entweder ein gemäß den Anweisungen des Auftragsscheins oder des spezifischen
Einzelvertrags erstellter Abschlussbericht über die technische Durchführung oder
eine Annahmebestätigung der Europäischen Kommission für die jeweilige
Dienstleistung;
eine Aufstellung der erstattungsfähigen Ausgaben gemäß Artikel II.7 des
Rahmenvertragsentwurfs;
die betreffenden Rechnungen, auf denen die Referenznummern des Rahmenvertrags
und des Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben sind,
denen sie zuzuordnen sind.
346
Beim Bericht über die technische Durchführung verfügt die Europäische Kommission
über eine Frist von 20 Tagen ab Eingang des Berichts, um diesen zu genehmigen oder
abzulehnen; der Auftragnehmer verfügt über eine Frist von 10 Tagen, um zusätzliche
Informationen oder einen neuen Bericht vorzulegen.
Binnen 30 Tagen nach der Genehmigung des Berichts oder der Annahme der
Dienstleistung durch die Europäische Kommission erfolgt die Zahlung des für die
eingereichten Rechnungen noch ausstehenden Restbetrags.
[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Belgien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf
Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.) Nr. 450, sofern auf der Rechnung/den
Rechnungen des Auftragnehmers der Vermerk „Befreiung von der Mehrwertsteuer nach
Artikel 42 Absatz 3.3 des Mehrwertsteuergesetzbuchs“ oder ein gleichwertiger Vermerk
in französischer oder niederländischer Sprache angebracht wird.]
[Für Auftragnehmer, die ihren Sitz in Italien haben, gilt der Vertrag als Antrag auf
Befreiung von der Umsatzsteuer (MwSt.), sofern auf der Rechnung/den Rechnungen des
Auftragnehmers der Vermerk „Operazione non imponibile ai sensi dell'articolo 72,
comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal
D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell'8/8/1996“ angebracht wird.
I.5.4 Finanzgarantie
Bei einer Vorfinanzierung von über 150 000 EUR (einhundertfünfzigtausend Euro) ist
eine von einer Bank, einem zugelassenen Finanzinstitut oder einem Dritten zugunsten
der Europäischen Kommission ausgestellte Finanzgarantie in Höhe des vorfinanzierten
Betrags zu leisten (Anhang V).
ARTIKEL I.6 - BANKKONTO
Die Zahlungen erfolgen auf folgendes Euro-Konto des Auftragnehmers:
Name der Bank: [….zu ergänzen]
Anschrift der kontoführenden Zweigstelle: [….zu ergänzen]
Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: [….zu ergänzen]
Vollständige Kontonummer einschließlich der Bankcodes: [….zu ergänzen]
IBAN-Code des Kontos: [….zu ergänzen]
ARTIKEL I.7 – ALLGEMEINE VERWALTUNGSBESTIMMUNGEN
Alle Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Vertrag haben zu ihrer Wirksamkeit schriftlich
und unter Angabe der Vertragsnummer sowie der Nummer des Auftragsscheins bzw. des
spezifischen Einzelvertrags zu erfolgen. Nicht eingeschriebene Schriftstücke gelten als zu
dem Zeitpunkt bei der Kommission eingegangen, zu dem die unten angegebene zuständige
Abteilung das jeweilige Schreiben registriert hat. Mitteilungen sind an folgende Anschrift zu
richten:
An die Kommission:
Europäische Kommission
347
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"
Referat " Information und Kommunikation "
z.Hd. des Referatsleiters
Büro: LX 46 7/81
1049 Brüssel
Belgien
An den Auftragnehmer:
Herrn/Frau […]
[Funktion]
[Firmenname]
[Vollständige Anschrift]
ARTIKEL I.8 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND
I.8.1
Dieser Vertrag unterliegt dem materiellen Recht Belgiens.
I.8.2. Für alle Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien über die Auslegung oder
Anwendung dieses Vertrags, die nicht gütlich beigelegt werden können, sind die
Gerichte von Brüssel zuständig.
ARTIKEL I.9 - DATENSCHUTZ
Alle im Vertrag enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EG)
Nr. 45/2001 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr
bearbeitet. Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt einzig und allein zum Zweck der Erfüllung,
der Verwaltung und des ‚Follow-up’ des Vertrags durch die für die Verarbeitung
verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit" (GD JLS). Sie
können jedoch den Stellen, die nach Maßgabe des Gemeinschaftsrechts Überwachungs- oder
Überprüfungsaufgaben wahrnehmen, übermittelt werden. Der Auftragnehmer hat Zugang zu
seinen persönlichen Daten und das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger
Daten zu fordern. Fragen in Zusammenhang mit der Bearbeitung der personenbezogenen
Daten sind an die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle der Generaldirektion "Justiz,
Freiheit und Sicherheit" (GD JLS) zu richten. Der Auftragnehmer kann sich jederzeit an den
Europäischen Datenschutzbeauftragen wenden: (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).
ARTIKEL I.10 – KÜNDIGUNG DURCH EINE VERTRAGSPARTEI
Jede Vertragspartei kann den Vertrag unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 2 Monaten
nach eigenem Ermessen und ohne Schadensersatzpflicht kündigen. Kündigt die Kommission
den Vertrag, hat der Auftragnehmer lediglich Anspruch auf eine anteilige Vergütung
entsprechend den vor der Kündigung in Auftrag gegebenen Dienstleistungen. Bei Erhalt des
Kündigungsschreibens hat der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um
die Ausgaben möglichst gering zu halten, Schäden zu vermeiden und von ihm selbst
eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren Umfang zu reduzieren. Er hat
binnen 60 Tagen nach dem Wirksamwerden der Kündigung die in den Besonderen
348
Bedingungen vorgesehenen Berichte und Unterlagen für die bis zum Wirksamwerden der
Kündigung erbrachten Leistungen zu erstellen.
ARTIKEL I.11 – SONSTIGE BESONDERE BEDINGUNGEN
I.11.1 Vertragsstrafen
Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Dienstleistungspflichten nicht binnen der
in den Auftragsscheinen bzw. den spezifischen Einzelverträgen vorgesehenen Fristen
oder handelt es sich bei der erbrachten Dienstleistung um einen Fall der
Schlechterfüllung, so werden Vertragsstrafen gemäß den folgenden Modalitäten
verhängt.
Im Fall der Nichteinhaltung der Fristen
wird eine Geldstrafe nach Maßgabe folgender Formel verhängt:
[0,5 % des Gesamtwertes der Dienstleistung] X [Anzahl der Werktage der Säumnis].
Insgesamt darf die Vertragsstrafe im Fall der Fristüberschreitung jedoch einen
Höchstbetrag von 20 % des Auftragswertes gemäß Auftragsschein bzw. spezifischem
Einzelvertrag nicht übersteigen. Diese Vertragsstrafen werden ohne vorherige
Mahnung mit Eintritt der Säumnis fällig.
Im Fall der Schlechterfüllung
bei der Erbringung der Dienstleistungen kann die Europäische Kommission nach der
zweiten Vorlage/Vorstellung die Ausführung des Auftragsscheins oder des
spezifischen Einzelvertrags mit dem unzuverlässigen Auftragnehmer abbrechen und
den zweiten Auftragnehmer auf der Liste mit dem Auftrag betrauen, danach
gegebenenfalls und nach demselben Verfahren den dritten Auftragnehmer. In diesem
Fall ist der unzuverlässige Auftragnehmer verpflichtet, sämtliche Zahlungen, die er in
Ausführung des Auftragsscheins oder des spezifischen Einzelvertrags bereits erhalten
hat, zurückzuzahlen.
I.11.2 Aussetzung der Auftragsvergabe
Die Europäische Kommission kann die Auftragsvergabe an den unzuverlässigen
Auftragnehmer unter bestimmten Umständen aussetzen.
Hat ein Auftragnehmer Dienstleistungen mit einer Verspätung bezüglich der im
Auftragsschein oder im spezifischen Einzelvertrag festgelegten Frist erbracht, die sich
nachteilig auf die Ergebnisse der in Auftrag gegebenen Aktion auswirkt, und ist diese
Verspätung nicht den Dienststellen der Europäischen Kommission anzulasten, oder
wurde bei diesem Auftragnehmer mindestens zweimal eine Schlechterfüllung
bezüglich der Ausführung eines Auftragsscheins oder eines spezifischen
Einzelvertrags festgestellt, so kann die Europäische Kommission die Auftragsvergabe
der nächsten drei Dienstleistungen an diesen Auftragnehmer ohne Weiteres mittels
eingeschriebenen Briefes aussetzen.
349
II – ALLGEMEINE BEDINGUNGEN
ARTIKEL II.1 - VERTRAGSERFÜLLUNG
II.1.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. Der
Auftragnehmer allein haftet für die Einhaltung der ihm insbesondere auf Grund
arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Bestimmungen obliegenden rechtlichen
Verpflichtungen.
II.1.2 Der Auftragnehmer besorgt in eigener Verantwortung die Genehmigungen bzw.
Lizenzen, die nach dem am Erfüllungsort geltenden Recht für die Vertragserfüllung
erforderlich sind.
II.1.3 Unbeschadet von Artikel II.3 betrifft jede Bezugnahme auf die Mitarbeiter des
Auftragnehmers in diesem Vertrag ausschließlich Personen, die an der
Vertragserfüllung beteiligt sind.
II.1.4 Der Auftragnehmer setzt zur Vertragserfüllung ausschließlich Mitarbeiter ein, die die
erforderlichen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen für die Ausführung des
ihm erteilten Auftrags besitzen.
II.1.5 Der Auftragnehmer darf die Kommission weder vertreten noch durch sein Auftreten
den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt Dritten gegenüber
klar, dass er nicht dem Europäischen Öffentlichen Dienst angehört.
II.1.6 Der Auftragnehmer allein haftet für das zur Auftragsausführung eingesetzte Personal.
Der Auftragnehmer regelt das Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis zu seinen
Mitarbeitern wie folgt:


Die Mitarbeiter, die den dem Auftragnehmer erteilten Auftrag ausführen,
dürfen keine unmittelbaren Weisungen von der Kommission entgegennehmen,
Die Kommission fungiert in keinem Fall als Arbeitgeber der Mitarbeiter. Die
Mitarbeiter können aus der vertraglichen Beziehung zwischen Kommission
und Auftragnehmer keinerlei Rechte gegenüber der Kommission ableiten.
II.1.7 Bei Störungen oder Zwischenfällen infolge von Handlungen eines in den
Räumlichkeiten der Kommission arbeitenden Mitarbeiters des Auftragnehmers, oder
wenn die Erfahrung und/oder fachliche Befähigung eines Mitarbeiters des
Auftragnehmers nicht dem aufgrund des Vertrags erforderlichen Profil entspricht,
ersetzt der Auftragnehmer den betreffenden Mitarbeiter unverzüglich. Die
Kommission kann mit entsprechender Begründung den Ersatz eines Mitarbeiters des
Auftragnehmers verlangen. Das Ersatzpersonal muss über die erforderlichen
Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter denselben
Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei der
Auftragsausführung, die sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter nach Maßgabe dieses
Artikels ersetzt wird
350
II.1.8 Wird die Auftragsausführung mittelbar oder unmittelbar durch unvorhergesehene
Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder vollständig behindert, so
hat der Auftragnehmer dies umgehend von sich aus festzustellen und der Kommission
schriftlich zu melden. In der Meldung ist die Ursache zu beschreiben und anzugeben,
wann das Problem eingetreten ist. Außerdem ist mitzuteilen, welche
Abhilfemaßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um seinen vertraglichen
Verpflichtungen in vollem Umfang nachzukommen. Der Auftragnehmer bemüht sich
vorrangig um die Lösung des Problems und nicht um die Klärung der Haftungsfrage.
II.1.9 Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten nicht nach Maßgabe des
Vertrags, kann die Kommission - unbeschadet ihres Rechts, den Vertrag zu kündigen –
im Verhältnis zum entstandenen Schaden Zahlungen kürzen oder bereits ausgezahlte
Beträge zurückfordern. Außerdem kann die Kommission gemäß Artikel II.16
Vertragsstrafen verhängen oder einen pauschalierten Schadensersatz verlangen.
ARTIKEL II. 2 – HAFTUNG
II.2.1 Die Kommission kann nicht für Schäden haftbar gemacht werden, die dem
Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung entstehen, es sei denn diese Schäden sind auf
ein vorsätzlich regelwidriges oder grob fahrlässiges Verhalten der Kommission
zurückzuführen.
II.2.2 Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm bei der Vertragserfüllung, einschließlich
der im Rahmen der Erteilung von Unteraufträgen gemäß Artikel II.13 verursachten
Verluste und Schäden. Die Kommission kann nicht für Handlungen oder
Unterlassungen des Auftragnehmers bei der Vertragserfüllung haftbar gemacht
werden.
II.2.3 Führt ein durch den Auftragnehmer bei der Ausführung des Vertrags verursachter
Schaden dazu, dass ein Dritter gegen die Kommission vorgeht, Ansprüche gegen sie
geltend macht oder ein Verfahren gegen sie anstrengt, so ersetzt der Auftragnehmer
der Kommission den hieraus entstehenden Schaden.
II.2.4 Erhebt ein Dritter im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung Klage gegen die
Kommission, leistet der Auftragnehmer der Kommission Beistand. Die Kommission
kann gegebenenfalls die dem Auftragnehmer dadurch entstehenden Kosten tragen.
II.2.5 Der Auftragnehmer schließt die nach dem maßgeblichen Recht erforderlichen
Versicherungen zur Deckung von Risiken und Schäden bei der Vertragserfüllung ab.
Er schließt eine angemessene, den Gepflogenheiten in seinem Wirtschaftszweig
entsprechende Zusatzversicherung ab. Der Kommission erhält auf Wunsch eine Kopie
der jeweiligen Versicherungspolicen.
ARTIKEL II.3 - INTERESSENKONFLIKT
II.3.1 Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um eine Situation zu vermeiden,
die eine unparteiische und objektive Vertragserfüllung beeinträchtigen könnte. Ein
derartiger Interessenkonflikt kann sich insbesondere aus einem wirtschaftlichen
Interesse, politischer Affinität oder nationalen Bindungen, familiären oder
freundschaftlichen
Beziehungen
sowie
sonstigen
Bindungen
oder
351
Interessengemeinschaften ergeben. Entstehen im Zuge der Vertragserfüllung
Interessenkonflikte, so sind diese der Kommission unverzüglich schriftlich
mitzuteilen. Der Auftragnehmer trifft alle nötigen Vorkehrungen, um diese
Interessenkonflikte zu beenden.
Die Kommission behält sich vor, die in diesem Zusammenhang getroffenen
Maßnahmen des Auftragnehmers auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen und
erforderlichenfalls zusätzliche Maßnahmen zu verlangen, für deren Durchführung sie
eine Frist setzt. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass Mitarbeiter und
Geschäftsleitung nicht in eine Situation geraten, die zu einem Interessenkonflikt
führen könnte. Unbeschadet von Artikel II.1 ersetzt der Auftragnehmer umgehend und
ohne jegliche Entschädigung durch die Kommission jeden Mitarbeiter, der sich in
einer derartigen Situation befindet.
II.3.2 Der Auftragnehmer meidet Kontakte, die seine Unabhängigkeit beeinträchtigen
könnten.
II.3.3 Der Auftragnehmer erklärt, dass


er keine Angebote gleich welcher Art gemacht hat und auch in Zukunft nicht
machen wird, aus denen sich ein Vorteil im Rahmen dieses Vertrags ableiten
lässt;
er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Vergabe des
Auftrags oder seine Erfüllung finanzielle Vorteile oder eine Sachleistung
gewährt, erhalten, zu erhalten versucht oder angenommen hat, die als
rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind,
und dies auch in Zukunft nicht tun wird.
II.3.4 Der Auftragnehmer gibt schriftlich alle einschlägigen Verpflichtungen an seine
Mitarbeiter, die Geschäftsleitung sowie die an der Vertragserfüllung beteiligten
Dritten weiter. Er übermittelt der Kommission auf ihren Wunsch eine Kopie der
Weisungen und eingegangenen Verpflichtungen.
ARTIKEL II. 4 – FAKTURIERUNG UND ZAHLUNGEN
II.4.1 Vorfinanzierung
Ist in Artikel I.5.1 eine Sicherheitsleistung vorgesehen, leistet der Auftragnehmer zur
Deckung der vertraglich vorgesehenen Vorfinanzierung eine von einer Bank oder
einen zugelassenen Finanzinstitut (dem Bürgen) gestellte Bankbürgschaft oder
gleichwertige Sicherheit in Höhe des in vorgenanntem Artikel angegebenen Betrags.
Diese Sicherheit kann auch in Form einer selbstschuldnerischen Bürgschaft eines
Dritten gestellt werden.
Auf Verlangen der Kommission zahlt ihr der Bürge einen Betrag in Höhe der
Zahlungen, die von der Kommission an den Auftragnehmer geleistet wurden, für die
dieser aber noch keine entsprechende Gegenleistung erbracht hat.
Der Bürge leistet auf erste Anforderung und verzichtet gegenüber der Kommission auf
die Einrede der Vorausklage gegen den Hauptschuldner (den Auftragnehmer).
In der Bürgschaftserklärung ist festzulegen, dass sie spätestens ab dem Tag gilt, an
dem der Auftragnehmer die Vorfinanzierung erhält. Die Kommission befreit den
352
Bürgen von seinen Verpflichtungen, sobald der Auftragnehmer nachweist, dass er die
der Vorfinanzierung entsprechenden Leistungen erbracht hat. Die Sicherheit wird
zurückbehalten, bis die Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen oder dem
Restbetrag verrechnet worden ist. Sie wird in dem darauf folgenden Monat
freigegeben. Die Kosten für diese Sicherheitsleistung sind vom Auftragnehmer zu
tragen.
II.4.2 Zwischenzahlungen
Nach Ablauf der Fristen in Anhang I übermittelt der Auftragnehmer der Kommission
einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen
folgende Unterlagen beifügt:
 einen Zwischenbericht über die technische Durchführung, der entsprechend den
Anweisungen in Anhang I erstellt wird;
 die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des
jeweiligen Auftragsscheins bzw. des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist,
dem sie zuzuordnen sind;
 eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.
Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab
seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um
 den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw.
Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen
anfordern kann, oder
 den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.
Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als
genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen Ordnungsmäßigkeit
noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen
und Informationen bestätigt.
Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten
Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen Bedingungen
genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen finden auch auf
den neuen Bericht Anwendung.
II.4.3 Zahlung des Restbetrags
Binnen sechzig Tagen nach Abschluss der im jeweiligen Auftrag oder spezifischen
Einzelvertrag aufgeführten Leistungen übermittelt der Auftragnehmer der Kommission
einen förmlichen Zahlungsantrag, dem er nach Maßgabe der Besonderen Bedingungen
folgende Unterlagen beifügt:
 den Abschlussbericht über die technische Durchführung, der entsprechend den
Anweisungen in Anhang I erstellt wird;
 die betreffenden Rechnungen, auf denen die Nummer des Vertrags und des
jeweiligen Auftrags oder des spezifischen Einzelvertrags angegeben ist, dem sie
zuzuordnen sind;
353
 eine Aufstellung der nach Artikel II.7 erstattungsfähigen Ausgaben.
Ist die Vorlage des Berichts Zahlungsvoraussetzung, verfügt die Kommission ab
seinem Eingang über die in den Besonderen Bedingungen genannte Frist, um
 den Bericht zu genehmigen, wobei sie gegebenenfalls Bemerkungen bzw.
Vorbehalte anbringen oder diese Frist aussetzen und zusätzliche Informationen
anfordern kann, oder
 den Bericht abzulehnen und einen neuen Bericht zu verlangen.
Äußert sich die Kommission binnen dieser Frist nicht, so gilt der Bericht als
genehmigt. Mit der Genehmigung des Berichts wird weder dessen Ordnungsmäßigkeit
noch die Echtheit, Vollständigkeit und Richtigkeit der darin enthaltenen Erklärungen
und Informationen bestätigt.
Verlangt die Kommission einen neuen Bericht, weil sie den zunächst vorgelegten
Bericht ablehnt, ist ihr der neue Bericht innerhalb der in den Besonderen Bedingungen
genannten Frist zu übermitteln. Die oben genannten Bestimmungen finden auch auf
den neuen Bericht Anwendung.
ARTIKEL II.5 – ZAHLUNGEN – ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
II.5.1 Eine Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Bankkonto der Kommission
belastet wird.
II.5.2 Die Kommission kann die Zahlungsfristen in Artikel I.5 jederzeit aussetzen, sofern sie
dem Auftragnehmer mitteilt, dass sie seinem Zahlungsantrag nicht stattgeben kann,
weil die Zahlung nicht fällig ist oder die erforderlichen Belege nicht ordnungsgemäß
beigefügt sind. Bezweifelt die Kommission die Erstattungsfähigkeit der im
Zahlungsantrag angegebenen Ausgaben, kann sie die Zahlungsfrist aussetzen, um
weitere Überprüfungen, insbesondere Kontrollen vor Ort, vorzunehmen und sich vor
Leistung der Zahlung von der Erstattungsfähigkeit der Ausgaben zu überzeugen.
Die Kommission benachrichtigt den Auftragnehmer davon durch Einschreiben mit
Rückschein oder auf gleichwertige Art. Die Aussetzung ist ab dem Tag wirksam, an
dem die Kommission diese Mitteilung absendet. Die in Artikel I.5 genannte Frist läuft
weiter, sobald die Aussetzung aufgehoben ist.
II.5.3 Bei verspäteter Zahlung kann der Auftragnehmer binnen zwei Monaten nach Eingang
der Zahlung Verzugszinsen fordern. Diese werden berechnet zu dem von der
Europäischen Zentralbank für ihre jüngsten Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde
gelegten Zinssatz („Referenzzinssatz“) zuzüglich sieben Prozentpunkten („Marge“).
Maßgeblich ist der am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende
Referenzzinssatz, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht
wird. Die Verzugszinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach
Ablauf der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem die Zahlung erfolgt. Die
Aussetzung der Zahlung durch die Kommission gilt nicht als Zahlungsverzug.
ARTIKEL II. 6 – RÜCKFORDERUNG
354
II.6.1 Wurde dem Auftragnehmer mehr ausgezahlt als im Vertrag vorgesehen, oder ist eine
Rückforderung nach Maßgabe des Vertrags gerechtfertigt, so zahlt der Auftragnehmer
die betreffenden Beträge in Euro entsprechend den von der Kommission festgelegten
Modalitäten und Fristen zurück, nachdem er eine entsprechende Zahlungsaufforderung
erhalten hat.
II.6.2 Kommt der Empfänger der Zahlungsaufforderung binnen der darin gesetzten Frist
nicht nach, so werden Verzugszinsen zu dem in Artikel II.5.3 genannten Zinssatz
fällig. Die Zinsen fallen an für den Zeitraum ab dem ersten Kalendertag nach Ablauf
der Zahlungsfrist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig
zurückgezahlt ist.
II.6.3 Die Einziehung der der Kommission geschuldeten Beträge kann, wenn es sich dabei
um Forderungen handelt, die auf einen Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind,
nach Unterrichtung des Auftragnehmers durch Aufrechnung mit den Forderungen des
Auftragnehmers gegen die Gemeinschaften erfolgen, wenn diese ebenfalls auf einen
Geldbetrag lauten, fällig und einredefrei sind. Wurde eine Sicherheit geleistet, so kann
die Kommission auch die Sicherheit einbehalten.
ARTIKEL II. 7 – ERSTATTUNGEN
II.7.1 Soweit in den Besonderen Bedingungen oder in Anhang I vorgesehen, erstattet die
Kommission die Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der
Auftragsausführung stehen, gegen Vorlage der Originalbelege, insbesondere von
Quittungen und benutzten Fahrkarten.
II.7.2 Etwaige Reise- und Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage der kürzesten
Reisestrecke erstattet.
II.7.3 Reisekosten werden wie folgt erstattet:
a) Flugreisen bis zu dem am Tag der Reservierung geltenden Höchstpreis für den Flug
in der Touristenklasse;
b) Schiffsreisen oder Einsenbahnfahrten bis zum Höchstpreis für eine Reise erster
Klasse;
c) Fahrten mit dem PKW zum Preis einer Eisenbahnfahrt erster Klasse für dieselbe
Strecke am selben Tag;
d) Reisen an einen Ort außerhalb der Gemeinschaft nach Maßgabe der allgemeinen
Bedingungen dieses Artikels, sofern die Kommission der Reise vorab schriftlich
zugestimmt hat.
II.7.4 Aufenthaltskosten werden auf der Grundlage eines Tagegeldes wie folgt erstattet:
a) Für Reisen über eine Entfernung von bis zu 200 km (Hin- und Rückfahrt) wird kein
Tagegeld gezahlt.
b) Tagegeld wird ausschließlich auf Vorlage eines Nachweises gezahlt, in dem die
Anwesenheit der betreffenden Person am Bestimmungsort bestätigt wird.
355
c) Mit dem Tagegeld werden pauschal alle Aufenthaltskosten, einschließlich
Unterbringung, Mahlzeiten, Beförderung vor Ort, Versicherungen und Spesen,
abgegolten.
d) Falls Anspruch auf Tagegeld besteht, wird der in Artikel I.3. genannte Betrag
zugrunde gelegt.
II.7.5 Die Kosten für den Versand von unbegleiteten Ausrüstungsgegenständen und
Gepäckstücken werden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission
erstattet.
ARTIKEL II. 8 – EIGENTUMSRECHTE AN DEN ERGEBNISSEN – GEISTIGES UND
GEWERBLICHES EIGENTUM
Mit Ausnahme etwaiger bereits vor Vertragsabschluss bestehender Rechte sind sämtliche
Ergebnisse und Rechte, einschließlich der Urheberrechte und sonstigen Rechte am geistigen
oder gewerblichen Eigentum, die im Zuge der Vertragserfüllung erzielt bzw. erworben
werden, Eigentum der Gemeinschaft, die ohne geografische oder sonstige Beschränkungen
frei über deren Verwendung, Veröffentlichung, Abtretung und Übertragung an Dritte
entscheiden kann.
ARTIKEL II. 9 – GEHEIMHALTUNGSPFLICHT
II.9.1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Informationen und Unterlagen im
Zusammenhang mit der Vertragserfüllung streng vertraulich zu behandeln und weder
anderweitig zu verwenden noch an Dritte weiterzugeben. Diese Verpflichtung besteht
auch nach Abschluss der Leistungen fort.
II.9.2. Die Mitarbeiter und die Geschäftsleitung des Auftragnehmers verpflichten sich ihm
gegenüber, dass sie über sämtliche Informationen, von denen sie bei der Ausführung
der Leistungen direkt oder indirekt Kenntnis erhalten, Stillschweigen bewahren und
keine Unterlagen oder sonstige, nicht für die Öffentlichkeit bestimmte Informationen
an Dritte weitergeben oder zu ihrem eigenen Vorteil bzw. zum Vorteil Dritter
verwenden, und zwar auch nicht nach Abschluss der Leistungen.
ARTIKEL II.10 – NUTZUNG, VERBREITUNG UND VERÖFFENTLICHUNG VON
INFORMATIONEN
II.10.1 Der Auftragnehmer gestattet der Kommission, alle im Vertrag enthaltenen oder
damit zusammenhängenden Informationen zu verarbeiten, zu nutzen und in Medien
und sonstigen Informationsquellen zu Zwecken jedweder Art zu verbreiten und zu
veröffentlichen. Dies gilt insbesondere für die Identität des Auftragnehmers, den
Gegenstand und die Laufzeit des Vertrags, ihren eigenen Finanzierungsbeitrag sowie
die erstellten Berichte. Im Falle personenbezogener Daten findet Artikel I.9
Anwendung.
II.10.2 Vorbehaltlich anders lautender Bestimmungen in den Besonderen Bedingungen ist
die Kommission nicht verpflichtet, die in Erfüllung des Vertrags vorgelegten
Unterlagen oder Informationen zu verbreiten oder zu veröffentlichen. Entscheidet sie
sich gegen eine Veröffentlichung, so kann der Auftragnehmer die Unterlagen oder
356
Informationen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission
anderweitig verbreiten oder veröffentlichen lassen.
II.10.3 Der Auftragnehmer darf mit dem Vertrag zusammenhängende Informationen nur
nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Kommission verbreiten oder
veröffentlichen; dabei ist der von der Gemeinschaft gezahlte Finanzierungsbetrag
anzugeben. Ferner ist darauf hinzuweisen, dass die geäußerten Auffassungen
ausschließlich die Meinung des Auftragnehmers und nicht den offiziellen Standpunkt
der Kommission wiedergeben.
II.10.4 Der Auftragnehmer darf Informationen, von denen er im Zuge der Vertragserfüllung
Kenntnis erhält, zu anderen Zwecken als der Vertragserfüllung nur nach vorheriger
ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Kommission verwenden.
ARTIKEL II. 11 – STEUERLICHE BESTIMMUNGEN
II.11.1 Der Auftragnehmer trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung des
anwendbaren nationalen Steuerrechts. Jeder Verstoß hat die Ungültigkeit der
vorgelegten Rechnungen zur Folge.
II.11.2 Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass die Kommission gemäß Artikel 3 und Artikel
4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen
Gemeinschaften grundsätzlich von allen Zöllen, Steuern und Abgaben und damit
auch von der Umsatzsteuer (USt.) befreit ist.
II.11.3 Der Auftragnehmer unternimmt alle behördlichen Schritte, um sicherzustellen, dass
die zur Vertragserfüllung benötigten Waren und Dienstleistungen von allen Steuern
und Abgaben, einschließlich der Umsatzsteuer (USt.), befreit sind.
II.11.4 In den Rechnungen des Auftragnehmers sind der umsatzsteuerliche Ort der Leistung
sowie – jeweils gesondert - die Beträge ohne und mit Umsatzsteuer (USt.)
anzugeben.
ARTIKEL II. 12 – HÖHERE GEWALT
II.12.1 Unter "höherer Gewalt" sind unvorhersehbare und außergewöhnliche, trotz der
gebotenen Sorgfalt unabwendbare Situationen oder Ereignisse zu verstehen, die
unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht auf einem Fehler oder
einer Fahrlässigkeit einer Vertragspartei oder eines Unterauftragnehmers beruhen
und eine der Vertragsparteien daran hindern, eine ihrer vertraglichen Pflichten zu
erfüllen. Fehler an Material oder Ausrüstungsgegenständen sowie Verzögerungen bei
deren Bereitstellung, Arbeitskonflikte, Streiks oder finanzielle Schwierigkeiten
können nur dann als höhere Gewalt geltend gemacht werden, wenn sie unmittelbar
Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt sind.
II.12.2 Sieht sich eine der Vertragsparteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so unterrichtet
sie unbeschadet von Artikel II.1.8 die andere Vertragspartei hiervon unverzüglich
durch Einschreiben mit Rückschein oder ein gleichwertiges Schriftstück, wobei sie
Art, voraussichtliche Dauer und vorhersehbare Folgen des betreffenden Ereignisses
angibt.
357
II.12.3 Es wird keiner Vertragspartei als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Vertrag
ausgelegt, wenn sie durch höhere Gewalt an der Erfüllung dieser Pflichten gehindert
ist. Kann der Auftragnehmer infolge höherer Gewalt seine vertraglichen Pflichten
nicht erfüllen, so hat er lediglich Anspruch auf Bezahlung der tatsächlich erbrachten
Leistungen.
II.12.4 Die Vertragsparteien ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige Schäden
möglichst gering zu halten.
ARTIKEL II. 13 - UNTERAUFTRÄGE
II.13.1 Der Auftragnehmer darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission
weder Unteraufträge vergeben noch den Vertrag de facto von einem Dritten erfüllen
lassen.
II.13.2 Die Zustimmung der Kommission zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet den
Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Pflichten ihr gegenüber. Er allein
haftet für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags.
II.13.3 Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die Unterauftragsvergabe nicht die Rechte
und Sicherheiten beeinträchtigt, die der Kommission aus dem Vertrag, insbesondere
nach Artikel II.17, zustehen.
ARTIKEL II. 14 – ABTRETUNG
II.14.1 Der Auftragnehmer darf seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht ohne
vorherige schriftliche Zustimmung der Kommission ganz oder teilweise an Dritte
abtreten.
II.14.2 Erfolgt die Abtretung ohne die Zustimmung gemäß Absatz 1 oder unter Missachtung
der an eine Zustimmung geknüpften Auflagen, so kann sie der Kommission nicht
entgegengehalten werden und ist ihr gegenüber unwirksam.
ARTIKEL II. 15 – KÜNDIGUNG DURCH DIE KOMMISSION
II.15.1 Die Kommission kann diesen Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder einen
spezifischen Einzelvertrag kündigen, wenn
(a)
wenn der Auftragnehmer sich im Insolvenzverfahren, in Liquidation oder im
gerichtlichen Vergleichsverfahren befindet oder seine gewerbliche Tätigkeit
eingestellt hat oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und
Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer
vergleichbaren Lage befindet;
(b)
der Auftragnehmer aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft
worden ist, die seine berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen;
358
(c)
der Auftragnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung
begangen hat, welche die Kommission nachweislich festgestellt hat;
(d)
der Auftragnehmer seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen,
Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes seiner
Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der
Auftragserfüllung nicht nachgekommen ist;
(e)
die Kommission den Auftragnehmer ernsthaft des Betrugs, der Korruption oder der
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen rechtswidrigen,
gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaften gerichteten Handlung
verdächtigt;
(f)
der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nach Artikel II.3 nicht nachkommt;
(g)
der Auftragnehmer im Zuge der Mitteilung der von der Kommission für die
Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen
abgegeben hat oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt hat;
(h)
durch rechtliche, finanzielle, technische oder organisatorische Änderungen beim
Auftragnehmer die Vertragserfüllung nach Auffassung der Kommission unter
Umständen wesentlich beeinträchtigt wird;
(i)
die Auftragsausführung nicht tatsächlich binnen fünfzehn Tagen nach dem dafür
vorgesehenen Datum begonnen wurde und der vom Auftragnehmer gegebenenfalls
vorgeschlagene neue Termin von der Kommission nicht akzeptiert wird;
(j)
der Auftragnehmer aus einem von ihm zu vertretenden Grund eine der zur
Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen nicht erhält;
(k)
der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten fortgesetzt in schwerwiegender
Weise verletzt, obwohl er mit förmlichem Schreiben über den ihm vorgeworfenen
Tatbestand unterrichtet und ihm eine mit Erhalt der förmlichen Mitteilung anlaufende
angemessene Frist gesetzt wurde, um Abhilfe zu schaffen.
II.15.2 In einem Fall höherer Gewalt, der gemäß Artikel II.12 mitgeteilt wird, kann jede
Vertragspartei den Vertrag kündigen, wenn die Vertragserfüllung nicht für
mindestens ein Fünftel des in Artikel I.2.3 festgelegten Zeitraums gewährleistet
werden kann.
II.15.3 Vor einer Kündigung gemäß den Buchstaben e), h) oder k) erhält der Auftragnehmer
Gelegenheit zur Stellungnahme.
Die Kündigung wird an dem Tag wirksam, an dem der Auftragnehmer das
Kündigungsschreiben per Einschreiben mit Rückschein erhält, bzw. an dem Tag, der
im Kündigungsschreiben angegeben ist.
II.15.4 Rechtswirkungen der Kündigung
Kündigt die Kommission den Vertrag, einen noch nicht erledigten Auftrag oder
einen spezifischen Einzelvertrag nach Maßgabe dieses Artikels und unbeschadet aller
359
anderen in diesem Vertrag vorgesehenen Maßnahmen, so verzichtet der
Auftragnehmer auf jegliche Forderung bezüglich des daraus entstandenen Schadens,
einschließlich des wegen der nicht abgeschlossenen Arbeiten entgangenen Gewinns.
Ab Erhalt des Kündigungsschreibens trifft der Auftragnehmer alle erforderlichen
Maßnahmen, um die Ausgaben so gering wie möglich zu halten, Schäden zu
vermeiden und seine Vertragsverhältnisse mit Dritten rückgängig zu machen oder so
weit wie möglich zu lösen. Er erstellt binnen sechzig Tagen nach Wirksamwerden
der Kündigung die in den Besonderen Bedingungen vorgesehenen Berichte und
Unterlagen für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung erbrachten Leistungen.
Die Kommission kann für erlittenen Schaden Schadenersatz fordern und die im
Rahmen des Vertrags bereits an den Auftragnehmer gezahlten Beträge
zurückfordern.
Nach der Kündigung kann die Kommission einen anderen Auftragnehmer damit
beauftragen, den Auftrag auszuführen bzw. zu Ende zu führen. Unbeschadet aller
sonstigen Rechte und Ansprüche, die ihr aus diesem Vertrag erwachsen, kann sie
vom Auftragnehmer die Übernahme aller dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten
verlangen.
ARTIKEL II.16 – PAUSCHALIERTER SCHADENSERSATZ
Unbeschadet der tatsächlichen oder potenziellen Haftung des Auftragnehmers aufgrund des
Vertrags sowie des Kündigungsrechts der Kommission kann die Kommission entscheiden,
vom Auftragnehmer bei nicht fristgerechter Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen
einen pauschalierten Schadensersatz zu verlangen, der sich pro Kalendertag seines Verzugs
auf 0,2% des betreffenden Auftragswertes beläuft. Der Auftragnehmer kann gegen die
betreffende Entscheidung binnen dreißig Tagen nach dem Tag, an dem ihm diese
Entscheidung per Einschreiben mit Rückschein oder durch ein gleichwertiges Schriftstück
zugestellt wurde, Einwände erheben. Äußert sich der Auftragnehmer binnen dieser Frist nicht
oder nimmt die Kommission ihre Entscheidung binnen dreißig Tagen nach Erhalt seiner
Stellungnahme nicht schriftlich zurück, ist der pauschalierte Schadensersatz vollstreckbar.
Der pauschalierte Schadensersatz wird nicht gefordert, wenn vorgesehen ist, dass für den Fall
des Leistungsverzugs Zinsen zu zahlen sind. Die Kommission und der Auftragnehmer
erkennen ausdrücklich an, dass die gemäß diesem Artikel zu zahlenden Beträge einen
pauschalierten Schadensersatz und keine Vertragsstrafe darstellen und ein angemessener
Ausgleich für die Verluste sind, die erfahrungsgemäß aus einer solchen Vertragsverletzung
erwachsen können.
ARTIKEL II.17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN
II.17.1 Gemäß Artikel 142 der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der
Europäischen Gemeinschaften ist der Rechnungshof befugt, die Unterlagen im Besitz
von natürlichen oder juristischen Personen, die Mittel aus dem Haushalt der
Europäischen Gemeinschaften erhalten, vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung
an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für die letzterbrachte
vertragliche Leistung zu prüfen.
II.17.2 Die Kommission oder eine externe Stelle ihrer Wahl haben vom Zeitpunkt der
Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für
360
die letzterbrachte vertragliche Leistung in Bezug auf Kontrollen und
Rechnungsprüfungen im Zusammenhang mit der Erfüllung der vertraglichen
Pflichten die gleichen Rechte wie der Europäische Rechnungshof.
II.17.3 Darüber hinaus kann das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung gemäß der
Verordnung (Euratom, EG) Nr.2185/96 des Rates und der Verordnung (EG)
Nr.1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom Zeitpunkt der
Vertragsunterzeichnung an und bis zu fünf Jahren nach Zahlung des Restbetrags für
die letzterbrachte vertragliche Leistung Kontrollen und Prüfungen vor Ort
vornehmen.
ARTIKEL II. 18 - VERTRAGSÄNDERUNGEN
Zur Änderung des Vertrags bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den
Vertragsparteien. Diesbezügliche mündliche Absprachen sind für die Vertragsparteien nicht
bindend. Auftragsscheine und spezifische Einzelverträge gelten nicht als Vertragsänderung.
ARTIKEL II.19 – AUSSETZUNG DES VERTRAGS
Die Kommission kann unbeschadet ihres Kündigungsrechts jederzeit und aus jedwedem
Grund die Ausführung des Vertrags, laufender Aufträge bzw. spezifischer Einzelverträge
ganz oder teilweise aussetzen. Die Aussetzung ist ab dem Tag, an dem diese Entscheidung
dem Auftragnehmer per Einschreiben mit Rückschein oder auf gleichwertige Art mitgeteilt
wird, bzw. ab einem späteren in der Mitteilung genannten Zeitpunkt wirksam. Die
Kommission kann den Auftragnehmer danach jederzeit auffordern, die ausgesetzte
Auftragsausführung wieder aufzunehmen. Der Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung
des Vertrags, eines Auftrags bzw. eines spezifischen Einzelvertrags oder eines Teils davon
keinen Anspruch auf Schadensersatz.
361
UNTERSCHRIFTEN
Für den Auftragnehmer:
Für die Kommission,
[Firma/Vorname/Name/Funktion]
Tung-Laï MARGUE
Direktor
Unterschrift[en]:
_______________________
Unterschrift:_____________________
Brüssel, den [……Datum]
Brüssel, den [……Datum]
In zweifacher Ausfertigung in deutscher Sprache.
362
ANHANG IV.3.a: LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Anhang IV.3.a des Rahmenvertrags enthält die Leistungsbeschreibung und ist dieser
Aufforderung zur Angebotsabgabe beigefügt.
363
ANHANG IV.3.b: ANGEBOT DES AUFTRAGNEHMERS
(einschließlich ausgefülltes Preisverzeichnis)
Anhang IV.3.b des Rahmenvertrags enthält das Angebot des Zuschlagsempfängers.
364
ANHANG IV.3.c: ENTWURF DES SPEZIFISCHEN
EINZELVERTRAGS
Spezifischer Einzelvertrag Nr. […] zur Durchführung des Rahmenvertrags Nr. [...]
Die Europäische Gemeinschaft (nachstehend „die Gemeinschaft“), vertreten durch die Kommission
der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „die Kommission“), die zur Unterzeichnung dieses
Vertrages vertreten wird durch
Herrn Tung-Laï MARGUE
Direktor
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion A: "Allgemeine Angelegenheiten"
einerseits
und
[vollständige Bezeichnung des Auftragnehmers]
[Rechtsform]
[Nummer der Eintragung in das Berufsregister]
[vollständige Geschäftsanschrift]
[Umsatzsteuer-Identifikationsnummer]
(nachstehend "der Auftragnehmer"), der zur Unterzeichnung dieses Vertrags vertreten wird
durch
[Name, Vorname und Funktion]
andererseits,
365
VEREINBAREN
Artikel 1:
1.
Präambel
Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der
Auftragnehmer den Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen] über Dienstleistungen im
Bereich Information und Kommunikation unterzeichnet. Mit seiner Unterzeichnung
durch die Vertragsparteien wird der vorliegende spezifische Einzelvertrag Bestandteil
dieses Rahmenvertrags.
[Falls zutreffend:
2.
Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der
Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen]
unterzeichnet, mit der die Laufzeit dieses Rahmenvertrags um einen Zeitraum von 12
Monaten verlängert wird.]
[Falls zutreffend:
3.
Mit Datum vom [……Datum] haben die Europäische Kommission und der
Auftragnehmer eine Zusatzvereinbarung zum Rahmenvertrag Nr. [……zu ergänzen]
unterzeichnet, mit der im Einzelnen geregelt wird, dass [……zu ergänzen].]
4.
Alle Klauseln und Bestimmungen des Rahmenvertrags, die durch die Bestimmungen
dieses spezifischen Einzelvertrags weder abgeändert noch für ungültig erklärt werden,
finden auf diesen unmittelbar und in vollem Umfang Anwendung.
5.
Dieser spezifische Einzelvertrag erstreckt sich auf Los [……zu ergänzen] und basiert
auf dem spezifischen Angebot des Auftragnehmers vom [……Datum].
Artikel 2:
Vertragsgegenstand
1.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Erfüllung der in der schriftlichen Anfrage der
Kommission (Anmeldung zum Leistungsbezug, Anhang 1) beschriebenen Aufgaben,
auf die der Auftragnehmer dann in seinem spezifischen Angebot (Anhang 2) Bezug
genommen hat, und zwar zu den im Rahmenvertrag und in diesem spezifischen
Einzelvertrag sowie in ihren Anhängen - die Bestandteile dieser Verträge sind festgelegten Vertragsbedingungen.
2.
Gegenstand dieses spezifischen Einzelvertrags
Beschreibung des Vertragszwecks].
Artikel 3:
ist
der/die/das
[……kurze
Laufzeit
3.
Dieser spezifische Einzelvertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die zuletzt
unterzeichnende Partei in Kraft.
4.
Die Auftragsausführung darf [Tage/Monate] nicht überschreiten. Die
Auftragsausführung beginnt am Tag des Inkrafttretens dieses spezifischen
Einzelvertrags. Die Frist für die Auftragsausführung darf nur überschritten werden,
wenn die Parteien dies vor Fristablauf schriftlich vereinbaren.
[Falls zutreffend:
366
Artikel 4:
Berichte und Unterlagen
Über die vom Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags
wahrgenommenen Aufgaben sind der Europäischen Kommission Berichte vorzulegen, die
gemäß den Bestimmungen in Anhang 1 zu erstellen sind.]
[Falls zutreffend:
Artikel 4:
Abnahme der Arbeiten
1.
Sobald die Dienstleistungen zum Pauschalbetrag erbracht sind, stellt die Europäische
Kommission ein Abnahmeprotokoll aus, in dem das Datum der Abnahme der Leistung
anzugeben und jeglicher etwaige Vorbehalt gegen die erbrachten Dienstleistungen zu
vermerken ist.
2.
Enthalten die gelieferten Unterlagen Fehler bzw. Irrtümer, teilt die Kommission dem
Auftragnehmer die erkannten Probleme mit und fordert ihn dazu auf, ihr eine
berichtigte Fassung vorzulegen.]
Artikel 5:
Fakturierung und Zahlungen
5.
Die Europäische Kommission verpflichtet sich, dem Auftragnehmer als Gegenleistung
für die erbrachten Dienstleistungen und in Erfüllung dieses spezifischen
Einzelvertrags einen Betrag in Höhe von maximal [Betrag in Zahlen und in Worten]
zu zahlen. Es besteht Einvernehmen darüber, dass der genannte Betrag alle die vom
Auftragnehmer in Erfüllung dieses spezifischen Einzelvertrags getätigten Ausgaben
mit abdeckt.
6.
Über den vorstehend angegebenen Höchstbetrag hinaus werden die Reise- und
Aufenthaltskosten sowie die Versandkosten des Auftragnehmers und ferner etwaige
unvorhergesehene Ausgaben bis zu einem Betrag in Höhe von insgesamt [Betrag in
Zahlen und in Worten] gemäß den im Rahmenvertrag vorgesehenen Modalitäten
erstattet.
7.
Auf der Rechnung sind die Nummer des Rahmenvertrags und dieses spezifischen
Einzelvertrags sowie gegebenenfalls das Dokument über die Abnahme der Leistungen
anzugeben.
8.
Die Rechnung ist an folgende Anschrift zu richten:
Europäische Kommission
Generaldirektion [Bezeichnung]
Referat [Bezeichnung]
z.Hd. [Name]
[Anschrift]
B – 1049 Brüssel
Artikel 6:
Verwaltungsbestimmungen
1.
Mit der Durchführung dieses spezifischen Einzelvertrags befasst sind folgende
Personen:
In der Europäischen Kommission:
367
- Verwaltungsfragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B1049 Brüssel
- Technische Fragen: [Name], Generaldirektion [Bezeichnung], [Anschrift], B-1049
Brüssel
Beim Auftragnehmer:
- Verwaltungsfragen: [Name] und [Anschrift]
- Technische Fragen: [Name] und [Anschrift]
2.
Sämtliche Mitteilungen im Rahmen dieses spezifischen Einzelvertrags müssen
schriftlich erfolgen und an die zuständigen Personen gerichtet sein.
Artikel 7:
Anhänge
Folgende Dokumente sind diesem spezifischen Einzelvertrag im Anhang beigefügt
und Bestandteile dessen:
Anhang 1:
Aufgabenbeschreibung – Anfrage der Europäischen Kommission vom
[Datum]
Anhang 2:
Spezifisches Angebot des Auftragnehmers vom [Datum]
Anhang 3:
Rahmenvertrag
UNTERSCHRIFTEN
Für den Auftragnehmer:
Für die Europäische Kommission:
[Firma/Vorname/Name/Funktion]
Tung-Laï MARGUE
Direktor
Unterschrift[en]:
_______________________
Unterschrift:_____________________
[Brüssel], den [Datum]
Brüssel, den [Datum]
In zweifacher Ausfertigung in [deutscher] Sprache.
368
ANHANG IV.3.d: REISE- UND AUFENTHALTSKOSTEN DES
AUFTRAGNEHMERS
Siehe Anhang II.3.d) zu Los 1 (S. 103).
369
ANHANG IV.3.e: FINANZGARANTIE
Auszufüllen auf Geschäftspapier mit dem Briefkopf des betreffenden Finanzinstituts
Zu Händen der
Europäischen Kommission
Generaldirektion "Justiz, Freiheit und Sicherheit"
Direktion "Allgemeine Angelegenheiten"
Referat "Information und Kommunikation"
LX 46 7/81
B – 1049 Brüssel
- nachstehend “die Kommission“-
Betreff:
Garantie Nr.…
Finanzgarantie für die Rückzahlung einer Vorfinanzierung, die zahlbar
ist im Rahmen des spezifischen Einzelvertrags Nr. [JLS/…] [Vertragsbezeichnung] als Bestandteil des Rahmenvertrags Nr. [JLS/…] "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und
Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen
Union auf dem Gebiet der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im
Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im Besonderen" – Los 3
"Audiovisuelle
Materialien,
Veranstaltungen,
Kommunikationskampagnen" [die betreffenden Vertragsnummern und
Vertragsbezeichnungen sind bei jedem Schriftverkehr anzugeben]
Wir, die Unterzeichneten [……Name und Anschrift des Finanzinstituts], erklären hiermit
unwiderruflich, dass wir der Kommission bedingungslos und auf erste Aufforderung als
Hauptschuldner für Rechnung von
[……Name und Anschrift des Auftragnehmers],
nachstehend "der Auftragnehmer",
betreffend die Zahlung in Höhe von [Betrag der Vorfinanzierung in Euro in Worten und
Zahlen] entsprechend der Finanzgarantie gemäß Artikel I.5.4 des Rahmenvertrags Nr.
[JLS/…] - "Unterstützung bei der Durchführung von Informations- und
Kommunikationsmaßnahmen über die Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem Gebiet
der Gemeinschaftspolitiken im Allgemeinen und im Bereich Justiz, Freiheit und Sicherheit im
Besonderen"
–
Los
3
"Audiovisuelle
Materialien,
Veranstaltungen,

Wird die Finanzgarantie nicht von einer Bank oder einem Finanzinstitut gestellt, so ist der Wortlaut der
Garantie den Gegebenheiten anzupassen.
370
Kommunikationskampagnen", der zwischen dem Auftragnehmer und der Kommission
geschlossen wurde, nachstehend "der Vertrag", bürgen.
Die Zahlung der Sicherheitsleistung erfolgt unstreitig und ohne dass es eines
Gerichtsverfahrens bedürfte auf Eingang Ihrer ersten schriftlichen Aufforderung (durch
Einschreiben mit Rückschein), in der erklärt wird, dass der Auftragnehmer eine seiner
Vertragspflichten nicht erfüllt hat. Aus keinerlei Gründen werden wir die Zahlung verzögern
oder Einreden bzw. Einwendungen gegen die Sicherheitsleistung erheben. Wir
benachrichtigen Sie schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist.
Insbesondere erkennen wir an, dass uns keinerlei Änderung der Bestimmungen des
Rahmenvertrags, die zwischen der Kommission und dem Auftragnehmer vereinbart wird, aus
unserer Verantwortung aus dieser Bürgschaft befreien kann. Wir erklären hiermit unseren
Verzicht auf Informationen über jedwede Änderungen, Zusätze oder Modifizierungen zum
Rahmenvertrag.
Wir nehmen zur Kenntnis, dass diese Bürgschaft solange rechtswirksam bleibt, bis der Teil
des Gesamtbetrags des spezifischen Einzelvertrags, den diese Vorfinanzierung ausmacht,
durch Zahlungen der Kommission abgegolten ist; und dass die Kommission sich verpflichtet,
diese Finanzgarantie binnen 30 Tagen nach diesem Zeitpunkt zurückzugeben.
Diese Finanzgarantie unterliegt dem für den Rahmenvertrag geltenden Recht. Jeder
Rechtsstreit über diese Finanzgarantie unterliegt ausschließlich der Rechtsprechung der für
den Rahmenvertrag zuständigen Gerichte.
Diese Finanzgarantie tritt mit ihrer Unterzeichnung rechtswirksam in Kraft.
……………………..
([Ort], den….[Datum])
81
…………………………
(Unterschrift(en)81
Der (die) Name(n) und die Funktion(en) des (bzw. der) für den Sicherungsgeber unterzeichnenden Person(en)
sind in Großbuchstaben zu schreiben.
371
ANHANG IV.3.f: BEVOLLMÄCHTIGUNG
Vereinbarung / Bevollmächtigung
Muster 1
(ZUR BESTIMMUNG EINES UNTERNEHMENS DES
UNTERNEHMENSZUSAMMENSCHLUSSES ZUM FEDERFÜHRENDEN UNTERNEHMEN
UND ZUR ERTEILUNG DER ENTSPRECHENDEN VOLLMACHTEN AN DIESES
UNTERNEHMEN)
Wir, die Unterzeichneten,
–
–
–
–
Unterzeichner 1 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),
Unterzeichner 2 (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),
…
Unterzeichner N (Name, Funktion, Unternehmen, Firmenanschrift, USt.-IdNr.),
jeder für sich im Besitz der erforderlichen Geschäftsfähigkeit und Geschäftsführungsbefugnis,
um für sein Unternehmen rechtsverbindlich zu handeln,
VEREINBAREN HIERMIT FOLGENDES:
(1)
Die
Europäische
Kommission
hat
den
Rahmenvertrag
Nr.
…
("den Vertrag") auf der Grundlage des gemeinsamen Angebots, das sie am …/…/…
zur Lieferung von/Versorgung mit … und/oder zur Erbringung von Dienstleistungen
für … ("die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen") eingereicht haben, an das
Unternehmen 1, das Unternehmen 2, …, das Unternehmen N ("die Mitglieder des
Unternehmenszusammenschlusses") vergeben.
(2)
Als Mitunterzeichner des Vertrags
Unternehmenszusammenschlusses:
(3)
gilt
für
sämtliche
Mitglieder
des
(a)
Sie haften der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch und solidarisch
für die Vertragserfüllung.
(b)
Sie halten die Bestimmungen und Bedingungen des Vertrags ein und
gewährleisten die ordnungsgemäße Ausführung ihres jeweiligen Anteils an den
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen.
Zu diesen Zwecken bestimmen die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses
das Unternehmen X zum federführenden Unternehmen. [N.B.: Das federführende
Unternehmen muss eines der Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses sein.]
372
(4)
Die Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen erfolgen auf das
Bankkonto des federführenden Unternehmens. [……Einzelheiten zur Bank, deren
Anschrift und Kontonummer usw.]
(5)
Die Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses erteilen dem federführenden
Unternehmen alle erforderlichen Vollmachten, um im Zusammenhang mit den
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den Dienstleistungen in ihrem Namen
und für ihre Rechnung handeln zu können. Diese Bevollmächtigung umfasst
insbesondere folgende Aufgaben:
(a)
Das federführende Unternehmen unterzeichnet alle vertraglichen Dokumente
— einschließlich des Rahmenvertrags, der spezifischen Vereinbarungen und
der betreffenden Änderungen — und stellt im Namen und für Rechnung der
Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses alle Rechnungen im
Zusammenhang mit den Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder den
Dienstleistungen aus.
(b)
Das federführende Unternehmen handelt als alleiniger Ansprechpartner/einzige
Anlaufstelle der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den im
Rahmen des Vertrags zu erbringenden Lieferungen/Versorgungsleistungen
und/oder Dienstleistungen. Es koordiniert die Bereitstellung der
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen für die
Europäische
Kommission
durch
die
Mitglieder
des
Unternehmenszusammenschlusses und achtet auf die ordnungsgemäße
Anwendung und Durchführung des Vertrags.
Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung kann nur mit ausdrücklicher Zustimmung der
Europäischen Kommission geändert werden.
Diese Vereinbarung/Bevollmächtigung tritt außer Kraft, wenn sämtliche Vertragspflichten der
Mitglieder des Unternehmenszusammenschlusses gegenüber der Europäischen Kommission
im Zusammenhang mit den im Rahmen des Vertrags zu erbringenden
Lieferungen/Versorgungsleistungen und/oder Dienstleistungen erfüllt sind. Vor diesem
Zeitpunkt können die Parteien diese Vereinbarung nur mit Zustimmung der Kommission
außer Kraft setzen.
…[Ort], den …/…/…[Datum]
…………………[Unterschriften]
Name
Funktion
Unternehmen
Name
Funktion
Unternehmen
Name
Funktion
Unternehmen
Name
Funktion
Unternehmen
373