QuickSkript – Projektorganisation Was ist eine Projektorganisation: Projektorganisation beinhaltet die Struktur, Gestaltung, Regeln und Hilfsmittel für die (systematische) Durchführung von Projekten. Ein Projekt ist ein Komplexes Vorhaben, welches nicht von der eigentlichen Aufbauorganisation bzw. Linienorganisation nebenher durchgeführt werden kann. Wegen dieser Komplexität gibt es eine Projektorganisation. Oft werden Projekte als Fremdkörper einer Organisation betrachtet. Erklärung: Jedes Unternehmen bzw. jede Organisation hat eine bestimmte Struktur. Es gibt beispielsweise die Unternehmensführung, Abteilungen und die darin beschäftigten Mitarbeiter. Diese Struktur wird als Linienorganisation (oder Stammorganisation) bezeichnet. Da Projekte komplexe und anspruchsvolle „Sondervorhaben“ sind, werden für eine bessere Umsetzung (temporär) Projektteams und Organisationsstrukturen gebildet, die sie von der „normalen“ Organisationsstruktur abgrenzt. Hier ein Schaubild zur Verdeutlichung der Strukturunterschiede: Es wird also zusätzlich zur Linienorganisation eine Projektorganisation gebildet, die die Zusammenstellung der Rollen, Befugnisse und Schnittstellen eines Projektes beschreibt. Klarer wird dies später bei den „Arten der Projektorganisation“! Damit ist die Projektorganisation für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung, denn nur wenn alle beteiligten Personen wissen welche Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse sie innerhalb eines Projektes haben (und wie sich diese zur Linienorganisation verhalten sollen), können sie sich auch dementsprechend (richtig) verhalten. Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 1 von 8 Arten von Projektorganisation: Wie schon vorher bekannt gemacht gibt es Mehrere Arten bzw. Formen der Projektorganisation: 1. Reine Projektmanagement – Organisation 2. Matrix-Projektmanagement – Organisation 3. Einfluss-/Stab-Projektmanagement – Organisation Diese 3 verschiedenen Arten sind im Grunde Erweiterungen der Linienorganisation, um eine Projekteinheit. Man erkennt im Schaubild das zu jeder Linienorganisation eine Projekteinheit ergänzt bzw. hinzugefügt wird, sei es als Projektstab, Projektsparten oder eine eigene Projektlinie. Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 2 von 8 1. Bei einer reinen Projektmanagement – Organisation (auch LinienProjektorganisation) wird zur Linienorganisation eine Projektlinie hinzugefügt, welche Mitarbeiter aus den Abteilungen unterstellt werden, jedoch nur solange das Projekt läuft. Bei der Projektlinie handelt es sich um eine eigene Organisationseinheit die Extra für das Vorhaben gebildet wird. Diese Art der Projektorganisation wird oftmals in der Praxis bei langfristig angelegten und wichtigen Vorhaben verwendet die sich in einem Zeitraum von etwa 2 bis 3 bewegen. Im Schaubild zu erkennen untersteht die Projektlinie (der Projektleiter) klar der Unternehmensleitung und setzt damit die Interessen des Unternehmens um, unteranderem unterstehen dem Projektleiter eigene Projektmitarbeiter, die von dem Projektleiter Anweisung bekommen und fachlich unterwiesen werden. Der Projektleiter ist fachlicher und Disziplinarischer Vorgesetzter. Vorteile: o Vollständige Zuordnung der Mitarbeiter zum Projekt o Fachliche und Disziplinarische Weisungsbefugnis des Projektleiters o Kurze Kommunikations- und Informationswege o Vermeidung von Prioritätskonflikten zwischen Projekt- und Linientätigkeit Nachteile: o Die Gefahren bzw. Probleme durch das Wiedereingliederungserfordernis der Mitarbeiter nach Projektende zurück in die Linientätigkeit o Aufwendige organisatorische Umstellung zu Projektbeginn o Teuerste Form (hohe Investitionen) o Risiko der Konkurrenz zwischen Projekt und Linienfunktion Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 3 von 8 2. In einer Matrix-Projektmanagement – Organisation erkennt man die Züge einer normalen Matrixorganisation, den Unterschied macht jedoch der Aufbau der Matrix. Die Matrix besteht nicht wie üblich aus Schnittstellen von Produktsparten und Funktionstätigkeiten, sondern aus den Schnittstellen von Projekten und Funktionstätigkeiten. Der Projektleiter ist in diesem Fall der Projektorganisation nur Fachlicher Vorgesetzter der Mitarbeiter, welche am Projekt teilnehmen, und hat keinerlei Weisungsbefugnisse gegenüber diesen. Lediglich die Linienmanager besitzen eine Disziplinarische Rolle als Vorgesetzter gegenüber ihren Mitarbeitern die am Projekt teilnehmen, weil die Mitarbeiter noch weiter in Ihrer Abteilung arbeiten während sie am Projekt teilnehmen. Mit dem Schaubild soll deutlich werden das die Disziplinarische als auch eine Fachliche Rolle dem Funktionsbereich, also dem Linienmanagement, angehört und dem Projektleiter (Projekt 1, Projekt 2, …) nur eine Fachliche Rolle, die auf das Projekt bezogen ist, zukommt. Vorteile: o Schnelle Bildung von Gruppen mit Personen verschiedenster Fachrichtungen (Interdisziplinäre Gruppen) o Keine Versetzungsprobleme o Förderung von Synergieeffekten durch Gruppenmitgliedern aus verschiedenen Bereichen Nachteile: o Die Projektmitarbeiter Arbeiten für zwei Vorgesetzte, sind also Doppelunterstellt o Das Konfliktpotenzial zwischen Projekt und Linienorganisation ist sehr hoch o Mehrfachbelastung der Projektmitarbeiter durch unvereinbarte Anforderungen aus der Projekt- und Linienorganisation (Burnout Gefahr) Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 4 von 8 Beispiel: Solche Matrixorganisationen werden besonders erfolgreich im projektorientierten Branchen, wie im Bauwesen, der Fahrzeugentwicklung und in Profit – Centern ohne eigene nachhaltige Unternehmensziele eingesetzt. 3. Bei der sogenannten Einfluss-/Stab-Projektmanagement – Organisation (auch Koordinations-Projektmanagement) bleibt die Linienorganisation des Unternehmens völlig erhalten. Die Projektleitung als Stab übernimmt koordinierende Aufgaben, hat aber keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnisse, denn diese werden von der Geschäftsleitung übernommen oder zumindest mit dieser abgesprochen. Im Grunde gibt damit also keinen echten Projektleiter, da dieser keine Leitende Rolle hat, man spricht deshalb vom Projektkoordinator. Der Projektkoordinator hat lediglich Informations- und Beratungsbefugnisse und durch die höhere Position, in der Hierarchie, ergeben sich kürzere Kommunikationswege zu den Projektmitarbeitern. Angewendet wird die Stabs-Projektmanagement – Organisation die Umsetzung von kleinen bis mittelgroßen Projekten, da die Kommunikationswege zwischen den Projektmitgliedern doch immer noch sehr lang sind und lediglich die Informationsweitergabe an die Projektleitung (Projektkoordination) schneller funktioniert als bei der Linien-Projektorganisation. Im Schaubild sieht man das die Projektleitung einen Draht zu jeder untergeordneten Organisationseinheit hat, die Anweisungen jedoch von der Unternehmensleitung kommen. Und es wird klar das die Projektleitung keine Anweisung an die Fachbereiche gibt. Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 5 von 8 Vorteile: o Macht und Einfluss bleiben bei den Fachbereichen o Stab hat Informations- und Beratungsbefugnisse agiert also als Projektkoordinator, was das Vermitteln zwischen unterschiedlichen Projektparteien und mehreren Projekten erleichtern kann o Es ändert sich nichts Grundlegendes an der Linienorganisation und es muss darin auch keine Investition getätigt werden Nachteile: o Der Projektkoordinator hat kaum Weisungsbefugnis o Unklare Verantwortlichkeiten o Hoher Koordinationsaufwand o Doppelrolle des Projektleiters (Fachexperte und Koordinator) o Die Fachkompetenzen bleiben bei den jeweiligen Abteilungsleitungen, welche einen großen Einfluss auf die Arbeit der Projektgruppen haben Der eigentliche Zweck einer Stabsstelle nämlich „die Entlastung der Linie“ wird nicht immer erreicht, da die Verantwortung über ein Projekt immer bei der übergeordneten Leitungsstelle liegt. Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 6 von 8 Interne Projekt Struktur: Jedes Projekt hat seine eigene Zusammensetzung von Projektbeteiligten. Deshalb kann sich die Zusammensetzung einer Projektorganisation auch von Fall zu Fall stark unterscheiden. Folgende Akteure (Teammitglieder) sollten aber immer berücksichtigt werden (und nur mit einer guten Begründung ausgeschlossen werden): Der Auftraggeber ist die Person oder Organisation (Organisationseinheit), die den Auftrag für die Durchführung des Projekts gegeben hat und muss deshalb auch zwingend in der Projektorganisation abgebildet werden! Der Lenkungsausschuss ist ein – dem Projektleiter übergeordnetes Entscheidungsgremium und hat u.a. folgende Aufgaben: Formulierung des Projektauftrags, Ressourcenzuteilung, Freigabe von Budgets und Projektphasen, etc. Es kann sinnvoll sein einen Lenkungsausschuss für ein Projekt zu bilden; zwingend ist es jedoch nicht. Der Projektleiter (bzw. die Projektleitung) ist zuständig für die Planung, Überwachung und Steuerung eines Projekts und muss damit auf jeden Fall in der Projektorganisation vertreten sein. Und last but not least: die Projektmitarbeiter, welche die anfallenden Aufgaben umsetzen sollen. Die innere Struktur von Projekten wird häufig wie dargestellt gestaltet. Der Lenkungsausschuss ist üblicherweise für die Erteilung des Projektauftrages sowie die Freigabe der Projektziele und -planung zuständig, jedoch versteht es sich von selbst, dass der Auftraggeber über dem Lenkungsausschuss steht. Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 7 von 8 Projektablauf: Das oberste Ziel eines Projekts ist natürlich der Projekterfolg (Projektabschluss), jedoch gibt es bis zu diesem „Step“ mehrere Zwischenziele die erfüllt werden wollen nachdem der Auftrag angenommen und genehmigt wurde. Hier der Projektablauf für ein Erfolgreiches Projekt: 1. Projektplanung (Ablauf, Zeit und Kosten, Projektteam, Projektorganisation, Projektdokumentation etc.) 2. Projektstart (Projektanfang 3. Projektdurchführung (z.B. Mitarbeiterführung, Kommunikation im Projekt etc.) 4. Projektsteuerung (Termin ansteuern) 5. Projektkontrolle (Kosten- und Terminkontrolle) 6. Projektabschluss (fachliche Auswertung der Ergebnisse und Präsentation vor dem Auftraggeber) Man muss dazu sagen, dass die Projektsteuerung, sowie die Projektkontrolle, während der Projektdurchführung stattfinden. Ziele einer Projektorganisation: In einer Projektorganisation wird, wie wir schon wissen, vieles geregelt. Der Kern eines Projekts, nämlich das Ziel, wurde jedoch noch nicht angesprochen. Die Formulierung des Ziels sollte immer Ergebnisbezogen sein nicht Aufgabenbezogen. Ziele der Organisation: o Wahl einer sinnvollen Organisationsform / Eingliederung des Projektes in die bereits bestehende Unternehmensorganisation o Zuordnung von Personen zu Projektrollen (Projektbeteiligte) o Festlegung der Regeln, Werte und Normen, die nötig sind, um die Zusammenarbeit aller Beteiligten möglichst effizient zu gestalten o Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzabgrenzung o Termin- und Kosteneinhaltung Link zum Lexika: http://www.steuerlinks.de/organisation/lexikon/projekt-managementorganisation.html Link zu Projektorganisation: https://erfolgreich-projekte-leiten.de/projektorganisation/ Link zu Projektorganisation: https://www.produktion-technik.de/projektmanagement/die-3grundformen-der-projektorganisation/ Link zu Projektorganisation: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/ismanagement/Software-Projektmanagement/Projektorganisation Link zur Stabs-Projektorganisation: http://projektnachwuchs.de/stabs-projektorganisation/ Link zum Video: https://www.youtube.com/watch?v=PrhiAj6r5C4 Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik Seite 8 von 8