QuickSkript – Projektorganisation

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QuickSkript – Projektorganisation
 Was ist eine Projektorganisation:
Projektorganisation beinhaltet die Struktur, Gestaltung, Regeln und Hilfsmittel für die
(systematische) Durchführung von Projekten. Ein Projekt ist ein Komplexes Vorhaben,
welches nicht von der eigentlichen Aufbauorganisation bzw. Linienorganisation nebenher
durchgeführt werden kann. Wegen dieser Komplexität gibt es eine Projektorganisation. Oft
werden Projekte als Fremdkörper einer Organisation betrachtet.

Erklärung:
Jedes Unternehmen bzw. jede Organisation hat eine bestimmte Struktur. Es gibt
beispielsweise die Unternehmensführung, Abteilungen und die darin beschäftigten
Mitarbeiter. Diese Struktur wird als Linienorganisation (oder Stammorganisation)
bezeichnet.
Da Projekte komplexe und anspruchsvolle „Sondervorhaben“ sind, werden für eine
bessere Umsetzung (temporär) Projektteams und Organisationsstrukturen gebildet,
die sie von der „normalen“ Organisationsstruktur abgrenzt. Hier ein Schaubild zur
Verdeutlichung der Strukturunterschiede:
Es wird also zusätzlich zur Linienorganisation eine Projektorganisation gebildet, die
die Zusammenstellung der Rollen, Befugnisse und Schnittstellen eines Projektes
beschreibt. Klarer wird dies später bei den „Arten der Projektorganisation“!
Damit ist die Projektorganisation für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung,
denn nur wenn alle beteiligten Personen wissen welche Aufgaben, Verantwortungen
und Befugnisse sie innerhalb eines Projektes haben (und wie sich diese zur
Linienorganisation verhalten sollen), können sie sich auch dementsprechend (richtig)
verhalten.
Von P. Giesenberg / Staatl. Geprüfter Techniker Elektrotechnik
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 Arten von Projektorganisation:
Wie schon vorher bekannt gemacht gibt es Mehrere Arten bzw. Formen der
Projektorganisation:
1. Reine Projektmanagement – Organisation
2. Matrix-Projektmanagement – Organisation
3. Einfluss-/Stab-Projektmanagement – Organisation
Diese 3 verschiedenen Arten sind im Grunde Erweiterungen der Linienorganisation, um eine
Projekteinheit. Man erkennt im Schaubild das zu jeder Linienorganisation eine Projekteinheit
ergänzt bzw. hinzugefügt wird, sei es als Projektstab, Projektsparten oder eine eigene
Projektlinie.
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1. Bei einer reinen Projektmanagement – Organisation (auch LinienProjektorganisation) wird zur Linienorganisation eine Projektlinie hinzugefügt,
welche Mitarbeiter aus den Abteilungen unterstellt werden, jedoch nur solange das
Projekt läuft. Bei der Projektlinie handelt es sich um eine eigene Organisationseinheit
die Extra für das Vorhaben gebildet wird.
Diese Art der Projektorganisation wird oftmals in der Praxis bei langfristig angelegten
und wichtigen Vorhaben verwendet die sich in einem Zeitraum von etwa 2 bis 3
bewegen.
Im Schaubild zu erkennen untersteht die Projektlinie (der Projektleiter) klar der
Unternehmensleitung und setzt damit die Interessen des Unternehmens um,
unteranderem unterstehen dem Projektleiter eigene Projektmitarbeiter, die von dem
Projektleiter Anweisung bekommen und fachlich unterwiesen werden. Der
Projektleiter ist fachlicher und Disziplinarischer Vorgesetzter.
Vorteile:
o
Vollständige Zuordnung der Mitarbeiter zum Projekt
o
Fachliche und Disziplinarische Weisungsbefugnis des Projektleiters
o
Kurze Kommunikations- und Informationswege
o
Vermeidung von Prioritätskonflikten zwischen Projekt- und Linientätigkeit
Nachteile:
o
Die Gefahren bzw. Probleme durch das Wiedereingliederungserfordernis der
Mitarbeiter nach Projektende zurück in die Linientätigkeit
o
Aufwendige organisatorische Umstellung zu Projektbeginn
o
Teuerste Form (hohe Investitionen)
o
Risiko der Konkurrenz zwischen Projekt und Linienfunktion
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2. In einer Matrix-Projektmanagement – Organisation erkennt man die Züge einer
normalen Matrixorganisation, den Unterschied macht jedoch der Aufbau der Matrix.
Die Matrix besteht nicht wie üblich aus Schnittstellen von Produktsparten und
Funktionstätigkeiten, sondern aus den Schnittstellen von Projekten und
Funktionstätigkeiten.
Der Projektleiter ist in diesem Fall der Projektorganisation nur Fachlicher
Vorgesetzter der Mitarbeiter, welche am Projekt teilnehmen, und hat keinerlei
Weisungsbefugnisse gegenüber diesen. Lediglich die Linienmanager besitzen eine
Disziplinarische Rolle als Vorgesetzter gegenüber ihren Mitarbeitern die am Projekt
teilnehmen, weil die Mitarbeiter noch weiter in Ihrer Abteilung arbeiten während sie
am Projekt teilnehmen.
Mit dem Schaubild soll deutlich werden das die Disziplinarische als auch eine
Fachliche Rolle dem Funktionsbereich, also dem Linienmanagement, angehört und
dem Projektleiter (Projekt 1, Projekt 2, …) nur eine Fachliche Rolle, die auf das
Projekt bezogen ist, zukommt.
Vorteile:
o
Schnelle Bildung von Gruppen mit Personen verschiedenster Fachrichtungen
(Interdisziplinäre Gruppen)
o
Keine Versetzungsprobleme
o
Förderung von Synergieeffekten durch Gruppenmitgliedern aus
verschiedenen Bereichen
Nachteile:
o
Die Projektmitarbeiter Arbeiten für zwei Vorgesetzte, sind also
Doppelunterstellt
o
Das Konfliktpotenzial zwischen Projekt und Linienorganisation ist sehr hoch
o
Mehrfachbelastung der Projektmitarbeiter durch unvereinbarte
Anforderungen aus der Projekt- und Linienorganisation (Burnout Gefahr)
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Beispiel: Solche Matrixorganisationen werden besonders erfolgreich im
projektorientierten Branchen, wie im Bauwesen, der Fahrzeugentwicklung und in
Profit – Centern ohne eigene nachhaltige Unternehmensziele eingesetzt.
3. Bei der sogenannten Einfluss-/Stab-Projektmanagement – Organisation (auch
Koordinations-Projektmanagement) bleibt die Linienorganisation des Unternehmens
völlig erhalten. Die Projektleitung als Stab übernimmt koordinierende Aufgaben, hat
aber keine Entscheidungs- oder Weisungsbefugnisse, denn diese werden von der
Geschäftsleitung übernommen oder zumindest mit dieser abgesprochen.
Im Grunde gibt damit also keinen echten Projektleiter, da dieser keine Leitende Rolle
hat, man spricht deshalb vom Projektkoordinator.
Der Projektkoordinator hat lediglich Informations- und Beratungsbefugnisse und
durch die höhere Position, in der Hierarchie, ergeben sich kürzere
Kommunikationswege zu den Projektmitarbeitern.
Angewendet wird die Stabs-Projektmanagement – Organisation die Umsetzung von
kleinen bis mittelgroßen Projekten, da die Kommunikationswege zwischen den
Projektmitgliedern doch immer noch sehr lang sind und lediglich die
Informationsweitergabe an die Projektleitung (Projektkoordination) schneller
funktioniert als bei der Linien-Projektorganisation.
Im Schaubild sieht man das die Projektleitung einen Draht zu jeder untergeordneten
Organisationseinheit hat, die Anweisungen jedoch von der Unternehmensleitung
kommen. Und es wird klar das die Projektleitung keine Anweisung an die
Fachbereiche gibt.
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Vorteile:
o
Macht und Einfluss bleiben bei den Fachbereichen
o
Stab hat Informations- und Beratungsbefugnisse agiert also als
Projektkoordinator, was das Vermitteln zwischen unterschiedlichen
Projektparteien und mehreren Projekten erleichtern kann
o
Es ändert sich nichts Grundlegendes an der Linienorganisation und es muss
darin auch keine Investition getätigt werden
Nachteile:
o
Der Projektkoordinator hat kaum Weisungsbefugnis
o
Unklare Verantwortlichkeiten
o
Hoher Koordinationsaufwand
o
Doppelrolle des Projektleiters (Fachexperte und Koordinator)
o
Die Fachkompetenzen bleiben bei den jeweiligen Abteilungsleitungen,
welche einen großen Einfluss auf die Arbeit der Projektgruppen haben
Der eigentliche Zweck einer Stabsstelle nämlich „die Entlastung der Linie“ wird nicht
immer erreicht, da die Verantwortung über ein Projekt immer bei der
übergeordneten Leitungsstelle liegt.
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 Interne Projekt Struktur:
Jedes Projekt hat seine eigene Zusammensetzung von Projektbeteiligten. Deshalb kann sich
die Zusammensetzung einer Projektorganisation auch von Fall zu Fall stark unterscheiden.
Folgende Akteure (Teammitglieder) sollten aber immer berücksichtigt werden (und nur mit
einer guten Begründung ausgeschlossen werden):

Der Auftraggeber ist die Person oder Organisation (Organisationseinheit), die den Auftrag für
die Durchführung des Projekts gegeben hat und muss deshalb auch zwingend in der Projektorganisation abgebildet werden!

Der Lenkungsausschuss ist ein – dem Projektleiter übergeordnetes Entscheidungsgremium
und hat u.a. folgende Aufgaben: Formulierung des Projektauftrags, Ressourcenzuteilung,
Freigabe von Budgets und Projektphasen, etc. Es kann sinnvoll sein einen Lenkungsausschuss
für ein Projekt zu bilden; zwingend ist es jedoch nicht.

Der Projektleiter (bzw. die Projektleitung) ist zuständig für die Planung, Überwachung und
Steuerung eines Projekts und muss damit auf jeden Fall in der Projektorganisation vertreten
sein.

Und last but not least: die Projektmitarbeiter, welche die anfallenden Aufgaben umsetzen
sollen.
Die innere Struktur von Projekten wird häufig wie dargestellt gestaltet. Der
Lenkungsausschuss ist üblicherweise für die Erteilung des Projektauftrages sowie die
Freigabe der Projektziele und -planung zuständig, jedoch versteht es sich von selbst, dass der
Auftraggeber über dem Lenkungsausschuss steht.
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 Projektablauf:
Das oberste Ziel eines Projekts ist natürlich der Projekterfolg (Projektabschluss), jedoch gibt
es bis zu diesem „Step“ mehrere Zwischenziele die erfüllt werden wollen nachdem der
Auftrag angenommen und genehmigt wurde. Hier der Projektablauf für ein Erfolgreiches
Projekt:
1. Projektplanung (Ablauf, Zeit und Kosten, Projektteam, Projektorganisation,
Projektdokumentation etc.)
2. Projektstart (Projektanfang
3. Projektdurchführung (z.B. Mitarbeiterführung, Kommunikation im Projekt etc.)
4. Projektsteuerung (Termin ansteuern)
5. Projektkontrolle (Kosten- und Terminkontrolle)
6. Projektabschluss (fachliche Auswertung der Ergebnisse und Präsentation vor dem
Auftraggeber)
Man muss dazu sagen, dass die Projektsteuerung, sowie die Projektkontrolle, während der
Projektdurchführung stattfinden.
 Ziele einer Projektorganisation:
In einer Projektorganisation wird, wie wir schon wissen, vieles geregelt. Der Kern eines
Projekts, nämlich das Ziel, wurde jedoch noch nicht angesprochen. Die Formulierung des
Ziels sollte immer Ergebnisbezogen sein nicht Aufgabenbezogen.
Ziele der Organisation:
o
Wahl einer sinnvollen Organisationsform / Eingliederung des Projektes in die bereits
bestehende Unternehmensorganisation
o
Zuordnung von Personen zu Projektrollen (Projektbeteiligte)
o
Festlegung der Regeln, Werte und Normen, die nötig sind, um die Zusammenarbeit
aller Beteiligten möglichst effizient zu gestalten
o
Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzabgrenzung
o
Termin- und Kosteneinhaltung
Link zum Lexika: http://www.steuerlinks.de/organisation/lexikon/projekt-managementorganisation.html
Link zu Projektorganisation: https://erfolgreich-projekte-leiten.de/projektorganisation/
Link zu Projektorganisation: https://www.produktion-technik.de/projektmanagement/die-3grundformen-der-projektorganisation/
Link zu Projektorganisation: http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/ismanagement/Software-Projektmanagement/Projektorganisation
Link zur Stabs-Projektorganisation: http://projektnachwuchs.de/stabs-projektorganisation/
Link zum Video: https://www.youtube.com/watch?v=PrhiAj6r5C4
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