1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung
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ALLGEMEINE AUSSCHREIBUNG Nr. 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen LASTENHEFT Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 1 / 117 Inhalt INHALT 1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR AUSSCHREIBUNG .......................................................................... 5 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 2. DAS AMT FÜR VERÖFFENTLICHUNGEN DER EUROPÄISCHEN UNION ..................................................... 5 ART DES VERTRAGS ............................................................................................................................. 6 GEGENSTAND UND HINTERGRUND DES VERTRAGS............................................................................... 6 BEGINN DES VERTRAGS UND DAUER DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG/VERTRAGSLAUFZEIT ................... 7 PREISE .................................................................................................................................................. 7 ZAHLUNGSBEDINGUNGEN ..................................................................................................................... 7 FINANZIELLE GARANTIEN..................................................................................................................... 8 AUSFÜHRUNGSORT ............................................................................................................................... 8 ALLGEMEINE BEDINGUNGEN FÜR DIE EINREICHUNG EINES ANGEBOTS ................................................ 8 ORTSBESICHTIGUNG ............................................................................................................................. 9 DATUM UND ORT DER ANGEBOTSÖFFNUNG ......................................................................................... 9 ANGEBOT UND BEWERTUNG .............................................................................................................10 2.1. BEWERTUNGSVERFAHREN UND AUFTRAGSVERGABE ..........................................................................10 2.2. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS .......................................................................................10 2.3. AUFBAU DES ANGEBOTS ......................................................................................................................11 2.4. TEIL 1: VERWALTUNGSTECHNISCHE ANGABEN ...................................................................................11 2.5. TEIL 2: AUSSCHLUSSKRITERIEN ...........................................................................................................13 2.5.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien..........................................................13 2.5.2. Ausschlussfälle ...............................................................................................................................14 2.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen.........................................................................14 2.6. TEIL 3: AUSWAHLKRITERIEN ...............................................................................................................15 2.6.1. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters......................................................15 2.6.1.1. 2.6.1.2. 2.6.2. Unterlagen im Zusammenhang mit der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ............ 15 Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit .................................................. 16 Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters ...............................................................16 2.6.2.1. 2.6.2.2. Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters ... 16 Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit ........................................................... 18 2.7. TEIL 4: ZUSCHLAGSKRITERIEN – TECHNISCHES ANGEBOT ...................................................................18 2.7.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien .......................................18 2.7.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien ..............................................................................19 2.8. TEIL 5: ZUSCHLAGSKRITERIEN – PREISANGEBOT.................................................................................20 2.8.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien .......................................20 2.8.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien ..............................................................................21 2.9. ABSCHLIEßENDE BEWERTUNG .............................................................................................................22 2.10. UNTERRICHTUNG DER BIETER .............................................................................................................22 2.11. AUFTRAGSVERGABE ............................................................................................................................22 3. GEMEINSAMES ANGEBOT UND UNTERAUFTRÄGE ....................................................................24 3.1. EINREICHUNG VON ANGEBOTEN IN ZUSAMMENARBEIT MIT ANDEREN FIRMEN ...................................24 3.1.1. Gemeinsames Angebot ...................................................................................................................24 3.1.2. Untervergabe..................................................................................................................................25 3.2. VORZULEGENDE UNTERLAGEN –GEMEINSAMES ANGEBOT .................................................................25 3.3. VORZULEGENDE UNTERLAGEN – WEITERVERGABE VON AUFTRÄGEN ................................................26 3.4. BEWERTUNG DER ANGEBOTE IM FALLE VON GEMEINSAMEN ANGEBOTEN BZW. UNTERAUFTRÄGEN ..28 3.4.1. Ausschlusskriterien ........................................................................................................................28 3.4.2. Auswahlkriterien ............................................................................................................................28 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 2 / 117 Inhalt 3.4.3. 4. Zuschlagskriterien ..........................................................................................................................28 TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN .....................................................................................................29 4.1. EINFÜHRUNG...................................................................................................................................29 4.1.1. Ausführungsort .............................................................................................................................29 4.1.2. Programme und Arbeitszeiten .......................................................................................................30 4.1.3. Versicherungen .............................................................................................................................30 4.2. LOS–1 - REINIGUNG DER RÄUMLICHKEITEN ........................................................................................31 4.2.1. Beschreibung der Örtlichkeiten ....................................................................................................31 4.2.1.1. 4.2.1.2. 4.2.1.3. 4.2.2. Beschreibung der Leistungen .......................................................................................................39 4.2.2.1. 4.2.2.2. 4.2.2.3. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. 4.2.6. 4.2.7. Gebäude............................................................................................................................................... 31 Aufteilung und Art der zu behandelnden Flächen ............................................................................... 32 Inventar des Telefon- und DV-Materials ............................................................................................. 38 Posten I – Allgemeine Reinigungsarbeiten (PG) ............................................................................. 39 Posten II – Spezifische Reinigungsarbeiten (PS) ............................................................................. 46 Posten III – Punktuelle Reinigungsarbeiten (PP) ........................................................................... 50 Zugang zu den Gebäuden und Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen .................................51 Ständige Verpflichtung, das Amt für Veröffentlichungen zu unterrichten ................................52 Spezifischer Sicherheitsplan .........................................................................................................53 Einhaltung der Rechtsvorschriften ...............................................................................................53 Technische Mittel und Material ....................................................................................................54 4.2.7.1. 4.2.7.2. 4.2.7.3. 4.2.7.4. Gerätschaften und Arbeitsmittel .......................................................................................................... 54 Reinigungsmittel und -verfahren ......................................................................................................... 54 Das Amt für Veröffentlichungen stellt: ............................................................................................... 55 Behandlung der Abfälle ....................................................................................................................... 56 4.2.8. Verpflichtung zur Bereithaltung personeller Ressourcen ...........................................................56 4.2.9. Mindestanforderungen an die Qualifikation und Aufgaben des Vorarbeiters /des stellvertretenden Vorarbeiters (m/w) ...........................................................................................................57 4.2.10. Reinigungspersonal – Allgemeine Reinigungsarbeiten ..........................................................58 4.2.11. Spezifische Vorschriften für das Rechenzentrum (Computerraum und Nebenräume) .........60 4.2.11.1. 4.2.11.2. 4.2.12. 4.2.13. Beispiel von Vorschriften, die bei der Reinigung der Computerräume zu befolgen sind. ................... 61 Standardreinigungsprogramm ............................................................................................................. 61 Mindestdauer der Einsätze .......................................................................................................62 Überwachung der Leistungen ..................................................................................................62 4.2.13.1. 4.2.13.2. 4.2.13.3. 4.2.13.4. 4.2.13.5. 4.2.14. Monatliche Follow-up-Sitzung ............................................................................................................ 62 Monatlicher Anwesenheitsbericht für die Allgemeinen Reinigungsarbeiten ....................................... 62 Ad-hoc-Sitzungen................................................................................................................................ 63 Überwachung der spezifischen Reinigungsarbeiten ............................................................................ 63 Überwachung der punktuellen Reinigungsarbeiten ............................................................................. 63 Kontrolle der Leistungen ..........................................................................................................63 4.2.14.1. 4.2.14.2. 4.2.14.3. 4.2.14.4. Prüfprotokoll ....................................................................................................................................... 64 Kontrollstichproben ............................................................................................................................. 64 Bewertungsprotokoll der Kontrollen ................................................................................................... 64 Kontrollnoten/Allgemeiner Indikator/Prüfprotokolle .......................................................................... 65 4.2.15. Vertragsstrafen .........................................................................................................................70 4.2.16. Fakturierung.............................................................................................................................70 4.2.17. Beendigung des Vertrags ..........................................................................................................71 4.3. LOS 2: REINIGUNG DER FENSTER UND GLASFLÄCHEN ........................................................................72 4.3.1. Beschreibung der Örtlichkeiten und der Beschaffenheit der zu behandelnden Flächen ...........72 4.3.2. Beschreibung der Leistungen für die Reinigung der Fenster (PV) .............................................73 4.3.3. Zugang zu den Gebäuden und Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen .................................73 4.3.4. Ständige Verpflichtung, das Amt für Veröffentlichungen zu unterrichten ................................73 4.3.5. Spezifischer Sicherheitsplan .........................................................................................................74 4.3.6. Einhaltung der Rechtsvorschriften ...............................................................................................74 4.3.7. Technische Mittel und Material ....................................................................................................74 4.3.7.1. 4.3.7.2. 4.3.8. 4.3.9. Verpflichtung zur Bereithaltung personeller Ressourcen ...........................................................74 Überwachung der Leistungen .......................................................................................................74 4.3.9.1. 4.3.9.2. 4.3.9.3. 4.3.10. 4.3.11. Gerätschaften und Arbeitsmittel .......................................................................................................... 74 Reinigungsmittel und -verfahren ......................................................................................................... 74 Ad-hoc-Sitzungen................................................................................................................................ 74 Zeitplan der Arbeiten........................................................................................................................... 75 Arbeitsblatt .......................................................................................................................................... 75 Kontrolle der Leistungen ..........................................................................................................75 Vertragsstrafen .........................................................................................................................77 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 3 / 117 Inhalt 4.3.12. Beendigung des Vertrags ..........................................................................................................78 5. BERICHTE UND UNTERLAGEN ..........................................................................................................79 6. ANHÄNGE..................................................................................................................................................80 1 2A 2B 2C 2D 3 4 5 6 7 8. PREISANGEBOT, PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT ..................................................................81 FORMULAR „FINANZANGABEN“ ...............................................................................................................82 FORMULAR „RECHTSTRÄGER“ .................................................................................................................83 VEREINBARUNG/VOLLMACHT ..................................................................................................................84 MUSTER FÜR EINE FINANZGARANTIE ........................................................................................................89 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“ ......................................................................................................91 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE UND UNTERAUFTRÄGE .......................................................93 LISTE DER VORZULEGENDEN DOKUMENTE ...............................................................................................95 EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSSCHLUSSFÄLLEN .........................97 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSWAHLKRITERIEN (AUSZUFÜLLEN) ................................99 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN (AUSZUFÜLLEN) ...........................105 ZUSAMMENFASSUNG DER LEBENSLÄUFE (AUSZUFÜLLEN) .....................................................................113 TECHNISCHER ANHANG..........................................................................................................................114 DIENSTFREIE TAGE DER KOMMISSION 2011 UND 2012 ............................................................................117 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 4 / 117 1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung 1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR AUSSCHREIBUNG Dieses Lastenheft wurde erstellt im Anschluss an die Veröffentlichung: der Bekanntmachung der Ausschreibung im ABl. S – 2011/S 67-107854, veröffentlicht im ABl. S vom 6/04/2011. Diese Ausschreibung wird vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht, das den Vertrag unterzeichnen und seine Ausführung überwachen wird. 1.1. Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union Das Verlagshaus der europäischen Institutionen Das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Union (2, rue Mercier, L-2985 Luxemburg) ist das Verlagshaus der europäischen Institutionen im weitesten Sinne. Seine Aufgaben sind Herstellung und Vertrieb der gesamten Bandbreite der Veröffentlichungen der Europäischen Union. Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „das Amt für Veröffentlichungen"), dessen Aufbau und Arbeitsweise auf dem Beschluss 2009/496/EG, EGKS, EURATOM (Amtsblatt der Europäischen Union L 168 vom 30.06.2009, S. 41-47) beruhen, wird von einem Direktorium verwaltet, in dem jedes Organ durch seinen Generalsekretär vertreten ist. Verwaltungstechnisch ist das Amt für Veröffentlichungen an die Europäische Kommission gebunden. Weitere Informationen finden sich auf der Website des Amts: http://publications.europa.eu/. Als Verlagshaus ist das Amt für Veröffentlichungen verpflichtet, seinen Auftraggebern, den Autorendiensten der Organe und anderen Einrichtungen der Europäischen Union, und seinen Kunden, den europäischen Bürgern und Interessenten aus anderen Teilen der Welt, qualitativ hochwertige Leistungen anzubieten. Im Bereich der neuen Technologien muss es innerhalb des Verlagsgewerbes eine Vorreiterrolle übernehmen. Der Vertrag über die Europäische Union schreibt die Veröffentlichung bestimmter Titel vor; dazu gehören u.a. das Amtsblatt der Europäischen Union und der Gesamtbericht über die Tätigkeit der Europäischen Union. Nützliche Websites: Website des Amtes für Veröffentlichungen http://publications.europa.eu EU-Bookshop: die Online-Buchhandlung der EU http://bookshop.europa.eu EUROVOC: Mehrsprachiger Thesaurus http://eurovoc.europa.eu CORDIS: Informationsdienst der Gemeinschaft für Forschung und Entwicklung http://cordis.europa.eu EUR-Lex: Portal für den Zugang zum EU-Recht http://eur-lex.europa.eu WHOISWHO: Amtliches Verzeichnis der Europäischen http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 5 / 117 1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung Union TED: Supplement zum Amtsblatt der EU http://ted.europa.eu SIMAP: Informationsportal für das öffentliche Auftragswesen in Europa http://simap.europa.eu DG MARKT: Website der GD Binnenmarkt und Dienstleistungen http://ec.europa.eu/internal_market Weitere nützliche Links http://europa.eu/geninfo/info/index_fr.htm 1.2. Art des Vertrags Es handelt sich um einen gemischten Dienstleistungsvertrag mit dem Titel: Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen. Ein gemischter Dienstleistungsvertrag umfasst Dienstleistungen, die unmittelbar nach Inkrafttreten des Vertrags zu erbringen sind, und zusätzliche Dienstleistungen, die auf Verlangen des Auftraggebers und nach Ausstellung entsprechenden Auftragsscheine zu erbringen sind. Der Auftrag umfasst 2 Lose. Angebote können für ein Los oder beide Lose eingereicht werden. Die Lose können an verschiedene Bieter vergeben werden. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, nicht alle Lose zu vergeben. Der geschätzte Auftragswert beträgt 2 250 000 EUR für einen Zeitraum von maximal 49,5 Monaten, wobei die Lose wie folgt aufgeschlüsselt sind: Los 1 – Reinigung der Räumlichkeiten: Los 2 – Reinigung der Fenster und Glasflächen: 2 200 000 EUR, 50 000 EUR. 1.3. Gegenstand und Hintergrund des Vertrags Auftragsgegenstand sind folgende Dienstleistungen: - Los°1: Reinigung der Räumlichkeiten der drei Gebäude des Amts für Veröffentlichungen (Mercier, Wenkelhiel, Fischer). - Los 2: Reinigung der Fenster und Glasflächen der drei Gebäude des Amts für Veröffentlichungen (Mercier, Wenkelhiel, Fischer). Los°1: Reinigung der Räumlichkeiten Der Auftrag umfasst die folgenden Posten I, II und III: Posten I : Ausführung der allgemeinen Reinigungsarbeiten („Programme Général de Nettoyage (PG)“) Posten II : Ausführung der spezifischen Reinigungsarbeiten („Programme Spécifique de Nettoyage (PS)“) Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 6 / 117 1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung Ausführung von punktuellen Reinigungsarbeiten („Prestations Ponctuelles de Nettoyage (PP)“) auf Verlangen des Amts für Veröffentlichungen Posten III: Los 2: Reinigung der Fenster und Glasflächen Gegenstand von Los 2 ist die Ausführung der Arbeiten zur Reinigung der Fenster („Programme de Nettoyage des Vitres˚(PV)“). Weitere Informationen über die auszuführenden Arbeiten sind Teil 4 (Technische Spezifikationen) zu entnehmen. 1.4. Beginn des Vertrags und Dauer der Auftragsausführung/Vertragslaufzeit Der Vertrag soll Ende Juli 2011 unterzeichnet werden und am 17. September 2011 in Kraft treten. Die Vertragserfüllung darf keinesfalls vor Inkrafttreten des Vertrags beginnen. Der Vertrag wird zunächst bis zum 31. Oktober 2012 geschlossen. Der Vertrag wird stillschweigend bis zu zwei Mal um jeweils 12 (zwölf) Monate zu den gleichen Bedingungen verlängert, es sei denn eine der Vertragsparteien setzt die andere Vertragspartei schriftlich von ihrer Absicht in Kenntnis, den Vertrag nicht zu verlängern und diese Mitteilung geht ihrem Empfänger spätestens 9 (neun) Monate vor Ablauf des Vertrags zu. Der Vertrag kann noch ein Mal um (12) zwölf Monate verlängert werden, aber nur vor seinem Ablauf und mit dem ausdrücklichen schriftlichen Einverständnis der Vertragsparteien. Die Verlängerung hat weder eine Änderung noch eine Zurückstellung der bestehenden Verpflichtungen zur Folge. 1.5. Preise Die Preise sind als Pauschalpreise und in Euro anzugeben. Für Bieter aus Ländern, die nicht der Eurozone angehören, ist eine Preisanpassung aufgrund von Wechselkursschwankungen nicht möglich. Preisanpassungen dürfen nur in Übereinstimmung mit Artikel I.3 des Vertrags erfolgen. Die Preisanpassungen werden mit der gleichen Anzahl an Dezimalstellen berechnet wie diejenige, die in der ursprünglichen Preisaufstellung vorgesehen war, und die geänderten Preise müssen ebenfalls die gleiche Anzahl an Dezimalstellen aufweisen (Ziffer 2.8.1). Nähere Angaben zur Gestaltung des Preisangebots in der Preisaufstellung und im Musterangebot sind Ziffer 2.8.1 zu entnehmen. 1.6. Zahlungsbedingungen Die Zahlungen erfolgen gemäß Artikel 1.5 des Vertrags gemäß den nachfolgenden Modalitäten. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 7 / 117 1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung Zahlungen erfolgen monatlich nach folgenden Vorgaben: Los I – Reinigung der Räumlichkeiten Posten I - Allgemeine Reinigungsarbeiten (PG): jeweils ein Zwölftel des jährlichen Gesamtbetrags; Posten II - Spezifische Reinigungsarbeiten (PS): nach Maßgabe der ausgeführten Leistungen berechnete Pauschalbeträge; Posten III – Punktuelle Reinigungsarbeiten (PP): Zahlungen nach Maßgabe der ausgeführten Leistungen und der geltenden Einheitspreise Los 2 – Reinigung der Fenster und Glasflächen: nach Maßgabe der ausgeführten Leistungen berechnete Pauschalbeträge. Auf der monatlichen Rechnung sind die einzelnen Arten von Leistungen aufzuführen. 1.7. Finanzielle Garantien Der Auftragnehmer stellt für jedes Los gemäß Artikel I.5.6 des Vertragsentwurfs eine Vertragserfüllungsbürgschaft in Höhe von 5 % des Gesamtauftragswerts des jeweiligen Loses (im Musterangebot für das jeweilige Los genannter Gesamtbetrag). Die Bürgschaft, die dem Muster in Anhang 2D entsprechen muss, ist binnen 10 (zehn) Tagen nach Inkrafttreten des Vertrags zu stellen. 1.8. Ausführungsort Ausführungsort sind die Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen. Weitere Einzelheiten sind den Ziffern 4.2.1 und 4.3.1 dieses Lastenhefts zu entnehmen. 1.9. Allgemeine Bedingungen für die Einreichung eines Angebots Die Teilnahme an dieser Ausschreibung steht natürlichen und juristischen Personen im Geltungsbereich der Verträge zu gleichen Bedingungen sowie natürlichen und juristischen Personen eines Drittlands, das mit der Europäischen Union ein besonderes Abkommen im Bereich der öffentlichen Aufträge geschlossen hat, unter den Bedingungen dieses Abkommens offen. Mit der Angebotsabgabe erkennt der Bieter die im Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, dem Lastenheft (einschließlich der Anhänge) und dem Vertragsentwurf festgelegten Bedingungen an und verzichtet gegebenenfalls auf eigene allgemeine und besondere Geschäftsbedingungen. Der Bieter ist, wenn er den Zuschlag erhält, für die Dauer der Auftragsausführung an sein Angebot gebunden. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 8 / 117 1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung Nach Annahme des Angebots durch das Amt für Veröffentlichungen geht es in dessen Eigentum über und wird als vertraulich erachtet. Das Amt für Veröffentlichungen erstattet keine Ausgaben, die bei der Erstellung und Einreichung des Angebots entstehen. Das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen oder gegebenenfalls das Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen finden auf diese Ausschreibung Anwendung. 1.10. Ortsbesichtigung Eine obligatorische Ortsbesichtigung ist für den 3/05/2011 um 10.00 Uhr an folgender Adresse vorgesehen: Amt für Veröffentlichungen 2, rue Mercier L-2985 Luxemburg Dabei werden auch die 2 anderen Gebäude des Amts für Veröffentlichungen besichtigt. Die Dienstleister, die an der Ortsbesichtigung teilnehmen möchten, werden gebeten, sich vor dem 29/04/2011, 16.00 Uhr per Fax unter der Nummer (+352)2929 42672 oder per E-Mail ([email protected]) anzumelden. Mögliche Anbieter können, falls notwendig, nach der Besichtigung Fragen schriftlich per Fax oder per E-mail an das Amt für Veröffentlichungen senden. Alle gestellten Fragen und die Antworten werden an alle Teilnehmer gesandt. Das Amt für Veröffentlichungen kann, falls es notwendig wäre, eine zusätzliche Ortsbesichtigung vorsehen. 1.11. Datum und Ort der Angebotsöffnung Die Angebotsöffnung findet am 23/05/2011 um 10.00 Uhr an folgender Anschrift statt: Amt für Veröffentlichungen 2, rue Mercier L-2985 Luxemburg Ein bevollmächtigter Vertreter jedes Bieters darf bei der Öffnung der Angebote anwesend sein. Unternehmen, die bei der Öffnung vertreten sein wollen, müssen dem Amt mindestens 24 Stunden im voraus eine entsprechende Mitteilung per Fax oder EMail (Fax-Nr. bzw. E-Mail-Adresse siehe unten) übermitteln. Die Mitteilung muss von einem bevollmächtigten Mitarbeiter des Bieters unterzeichnet sein und den Namen der Person, die bei der Öffnung in Vertretung des Bieters anwesend sein soll, enthalten. Fax: (+352) 2929-42672 E-Mail: [email protected] Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 9 / 117 2. Angebot und Bewertung 2. ANGEBOT UND BEWERTUNG 2.1. Bewertungsverfahren und Auftragsvergabe Die Bewertung der Bieter und ihrer Angebote erfolgt in drei Stufen: Die einzelnen Stufen laufen wie folgt ab: In der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter die Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilzunehmen und ggf. den Zuschlag zu erhalten. In der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit derjenigen Bieter überprüft, die den Anforderungen der ersten Stufe genügen. In der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote geprüft, die den Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen. Das Bewertungsverfahren endet mit der Vergabe des Auftrags. Die Bewertung erfolgt anhand des Angebots des Bieters. Im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, innerhalb einer bestimmten Frist zusätzliche Auskünfte zur Klärung oder Überprüfung des Angebots anzufordern. Alle Angaben werden anhand der in diesem Abschnitt dargelegten Kriterien bewertet. Im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien wird darauf hingewiesen, dass das Amt für Veröffentlichungen nur dann Verbindung mit dem Bieter aufnehmen kann, wenn sich bei einem Angebot Klärungsbedarf ergibt oder bei der Abfassung des Angebots aufgetretene sachliche Fehler berichtigt werden müssen. Diese Kontaktaufnahme darf nur zur Klärung von bereits im Angebot genannten Punkten führen; eine Änderung der Angebotsbedingungen ist auf keinen Fall zulässig. Nur die Angebote, die die Erfordernisse einer Bewertungsstufe erfüllen, werden auf der nächsten Stufe berücksichtigt. 2.2. Aufmachung und Inhalt des Angebots Die Angebote müssen präzise und knapp abgefasst werden. Die Seiten sind zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise miteinander zu verbinden. Der Bieter hat eine vollständig ausgefüllte Liste (Anhang 5) vorzulegen, in der er angibt, an welcher Stelle im Angebot die einzelnen Dokumente zu finden sind. Besteht das Angebot aus mehreren Teilen, so wird empfohlen, für jeden Teil ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Da der Bieter nach dem Inhalt seines schriftlichen Angebots beurteilt wird, muss aus diesem klar ersichtlich werden, dass er in der Lage ist, die Anforderungen des Lastenhefts zu erfüllen. Das Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält die Angaben zu den einzuhaltenden Bedingungen sowie die Vorgaben für die Einreichung des Angebots. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 10 / 117 2. Angebot und Bewertung Bitte beachten Sie, dass das Angebot von einer oder mehreren Personen unterzeichnet werden muss, die befugt sind, den Wirtschaftsteilnehmer gemäß den Bestimmungen seiner Satzung und/oder eines Auszugs aus dem Handelsregister zu vertreten, oder von einer oder mehreren Personen, die eine entsprechende Vollmacht von einer in diesen Dokumenten genannten Person erhalten haben. Die Dokumente, aus denen hervorgeht, dass diese Personen befugt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, sind gemäß den Bestimmungen von Ziffer 2.4 vorzulegen. Die gleiche Regelung gilt für die Personen, die zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen sind. 2.3. Aufbau des Angebots Jedes Angebot muss die folgenden fünf Teile enthalten: Teil 1: Verwaltungstechnische Angaben Teil 2: Ausschlusskriterien Teil 3: Auswahlkriterien Teil 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot Teil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot Die Teile 1 bis 4 einerseits und Teil 5 andererseits sind in zwei getrennte, versiegelte Umschläge einzulegen; diese sind zusammen in einem versiegelten Umschlag gemäß den Angaben im Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe einzureichen. Auf jedem Umschlag ist deutlich der Inhalt („Technisches Angebot“ bzw. „Preisangebot“) zu vermerken. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Unterlagen in dreifacher Ausfertigung (ein Original und zwei Kopien) einzureichen sind; diese Bestimmung gilt auch für Disketten, CDs und sonstige Datenträger, die Teil des Angebots sind. 2.4. Teil 1: Verwaltungstechnische Angaben Im Zusammenhang mit Teil 1 hat der Bieter Folgendes vorzulegen: ein Begleitschreiben mit der Unterschrift eines bevollmächtigten Vertreters. das Standard-Formular „Angaben zum Bieter“ (Anhang 3) mit folgenden Informationen: Name des Bieters und/oder Name seiner Firma; Genaue Bezeichnung der Rechtsform des Bieters; Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bieters; Anschrift des Firmensitzes; und gegebenenfalls der Internetadresse; Namen der rechtlichen Vertreter (Geschäftsführer usw.) des Bieters, die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind; Angaben zur Bankverbindung; Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 11 / 117 2. Angebot und Bewertung Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail-Anschrift der Kontaktpersonen für verwaltungstechnische und technische Fragen; unterzeichnete Erklärung über die Gültigkeit des Angebots. das von einem bevollmächtigten Vertreter jedes Bieters und einem Vertreter seiner Bank unterzeichnete, mit dem Stempel der Bank versehene Formular „Finanzangaben“. Falls die Kopie eines vor kurzem erstellten Kontoauszug beigefügt wird, so sind der Stempel der Bank und die Unterschrift des Vertreters der Bank nicht erforderlich. Ein Muster findet sich in Anhang 2A. Es kann in allen Sprachen der EU-Mitgliedstaaten unter folgender Adresse abgerufen werden: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm das Formular „Rechtsträger“, das von einem zur Vertretung gegenüber Dritten bevollmächtigten Vertreter des Bieters unterzeichnet werden muss. Dieses Formular gibt es für natürliche Personen, juristische Personen und öffentlichrechtliche Einrichtungen. Ein Muster findet sich in Anhang 2B. Es kann in allen Sprachen der EU-Mitgliedstaaten unter folgender Adresse abgerufen werden: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm Als Nachweis für die Richtigkeit der verwaltungstechnischen Angaben hat der Bieter dem Formular „Rechtsträger“ folgende Unterlagen beizufügen: Für juristische Personen: Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist; wenn in diesem Dokument die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist: eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist; eine lesbare Kopie der Bevollmächtigung der Personen, die berechtigt sind, den Bieter bei Verhandlungen mit Dritten und in Rechtsgeschäften zu vertreten, wenn diese nicht in den oben genannten Unterlagen enthalten ist, oder eine Kopie der Bekanntmachung einer solchen Bevollmächtigung, sofern die für die Rechtspersonen geltenden Gesetze eine solche Veröffentlichung vorschreiben. Vorlage der Gründungsurkunde des Rechtsträgers und/oder eine Kopie der Satzung, falls diese Unterlagen zum Nachweis der Vertretungsbevollmächtigung erforderlich sind. Wenn die Personen, die das Angebot unterschreiben, bzw. die zur Unterzeichnung des Vertrags vorgesehene Person durch eine Vollmacht der oben genannten Personen bevollmächtigt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, so ist diese Vollmacht ebenfalls vorzulegen. Für natürliche Personen: eine lesbare Kopie des Personalausweises oder Passes; Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 12 / 117 2. Angebot und Bewertung gegebenenfalls Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist; wenn in diesem Dokument die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist: eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist. Für öffentlich-rechtliche Einrichtungen: Kopie der Entschließung, des Gesetzes, des Erlasses oder des Beschlusses zur Errichtung der betreffenden Einrichtung oder ersatzweise jedes andere Dokument, das die Schaffung der betreffenden Einrichtung belegt; Namen und Funktionen der rechtlichen Vertreter des Bieters (Geschäftsführer usw.), die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind (obligatorische Vorlage einer Kopie der Bevollmächtigung dieser Personen). falls die öffentlich-rechtliche Einrichtung auf dem Formular „Rechtsträger“ eine USt.-Identifikationsnummer angegeben hat, ein amtliches Dokument, in dem diese Nummer angegeben ist. 2.5. Teil 2: Ausschlusskriterien 2.5.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien Im Rahmen von Teil 2 müssen die Bieter die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) sowie folgende Bescheinigungen oder Unterlagen vorlegen: Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges Dokument; als Beweis dafür, dass die unter a, b oder e (siehe Punkt 2.5.2) aufgeführten Fälle nicht auf den Bieter zutreffen, oder in Ermangelung eines solchen, eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind; eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist oder ein gleichwertiges Dokument; eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Steuern nachgekommen ist oder ein gleichwertiges Dokument. Werden solche Bescheinigungen von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so können sie durch eine eidesstattliche oder in Ermangelung einer solchen, eine ehrenwörtliche Versicherung ersetzt werden, die der Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 13 / 117 2. Angebot und Bewertung Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständiger Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt. 2.5.2. Ausschlussfälle Gemäß Artikel 93 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1, geänderte Fassung) können diejenigen Bieter von der Teilnahme am Verfahren ausgeschlossen werden: a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden; b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, welche ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen; c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde; d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind; e) die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind; f) die gegenwärtig einer der in Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung angeführten verwaltungsrechtlichen Sanktionen unterworfen sind; Von der Auftragsvergabe können gemäß Artikel 94 der Haushaltsordnung zudem Bieter ausgeschlossen werden, die während des Vergabeverfahrens: g) sich in einem Interessenkonflikt befinden; h) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben haben oder nicht alle Auskünfte erteilt haben. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, die vorgelegten Angaben zu überprüfen. 2.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen Die Bieter werden zudem auf Folgendes hingewiesen: Die Kommission errichtet und betreibt im Einklang mit den EU-Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten eine zentrale Datenbank. Die zentrale Datenbank enthält Einzelheiten über die Bewerber und die Bieter, die sich in einer der unter Ziffer 2.5.2 genannten Situationen befinden, sowie über die Bewerber und die Bieter, die von den aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen und Finanzhilfen ausgeschlossen sind. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 14 / 117 2. Angebot und Bewertung Gemäß Artikel 96 der Verordnung Nr. 1605/2002 über die Haushaltsordnung kann die Kommission gegenüber Bietern, auf die der in Ziffer 2.5.2 Buchstabe h genannte Ausschlussfall zutrifft bzw. bei denen im Zusammenhang mit aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen eine schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen festgestellt worden ist, verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen. Diese Sanktionen können darin bestehen, dass a) der betreffende Bieter oder Auftragnehmer für eine Höchstdauer von zehn Jahren von den Aufträgen und Finanzhilfen aus dem EU-Haushalt ausgeschlossen wird; b) finanzielle Sanktionen gegen den Bieter oder Auftragnehmer bis zur Höhe des Auftragswertes verhängt werden. Die Sanktionen bestimmen sich nach dem Umfang des Auftrags und der Schwere der Verfehlungen. Ausführliche Angaben zu diesen Sanktionen sind Artikel 133 der Verordnung Nr. 2342/2002 der Kommission mit Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung in ihrer geänderten Fassung (ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1) zu entnehmen. 2.6. Teil 3: Auswahlkriterien Die Auswahl des für die Auftragsvergabe in Frage kommenden Bieters erfolgt auf der Grundlage der Bewertung: seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit; seiner technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit. Der Bieter kann gegebenenfalls auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgreifen, unabhängig davon, in welchem rechtlichen Verhältnis er zu diesen Unternehmen steht. In diesem Fall muss er gegenüber dem Auftraggeber nachweisen, dass er über die für die Ausführung des Auftrags notwendigen Mittel verfügt, beispielsweise durch Beibringung einer Erklärung der betreffenden Unternehmen, in der sie sich verpflichten, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen. 2.6.1. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters 2.6.1.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit Der erste Abschnitt von Teil 3 muss die Angaben zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters enthalten. Folgende Dokumente sind vorzulegen: 1. Bilanzen und Ergebnisrechnungen der letzten zwei Jahre; 2. Gesamtumsatz und Umsatz mit den Leistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren; Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 15 / 117 2. Angebot und Bewertung 3. Nachweis des Abschlusses einer Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Betrag der Berufshaftpflichtversicherung darf auf keinen Fall unter dem in Artikel I.11.1 des Vertragsentwurfs festgelegten Mindestbetrag liegen. 2.6.1.2. Bewertung der Leistungsfähigkeit finanziellen und wirtschaftlichen Die Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Bieter einschließlich ihrer Finanzlage erfolgt auf der Grundlage der oben genannten Dokumente, welche sie gemäß Punkt 2.6.1.1 vorzulegen haben. 1. In Bezug auf den Mindestumsatz gilt Folgendes: Der Betrag, der dem geschätzten Auftragswert für ein Jahr entspricht, muss unter 60 % des vom Bieter im letzten Geschäftsjahr erzielten Gesamtumsatzes bzw. unter 60 % des Durchschnittswerts der vom Bieter in den letzten drei Geschäftsjahren erzielten Jahresgesamtumsätze liegen. Genaue Angaben zum geschätzten Auftragsvolumen für 37,5 Monate sind Ziffer 1.2 des Lastenhefts zu entnehmen. 2.6.2. Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters 2.6.2.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters Im zweiten Abschnitt von Teil 3 hat der Bieter anhand des Fragebogens im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien (Anhang 7) Angaben über seine technische und fachliche Leistungsfähigkeit zu machen. Dabei hat er die Möglichkeit, die einzelnen Seiten des Fragebogens durch zusätzliche Unterlagen zu ergänzen. Der Nachweis der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der am Angebot beteiligten Dienstleister wird durch folgende Unterlagen erbracht: Vorzulegende UNTERLAGEN 1. MINDESTKRITERIEN Los I Los 2 Mindestens 3 Aufträge mit einer Laufzeit von mindestens 6 Monaten und einer Mindestfläche von 5 000 m2 Mindestens 3 Aufträge mit einer Laufzeit von mindestens 6 Monaten und einer Mindestfläche von 2 000 m2 Aufstellung der vergleichbaren Aufträge Für jedes Los: Aufstellung der in den letzten drei Jahren vom Bieter und seinen eventuellen Subunternehmern ausgeführten vergleichbaren Aufträge (Bezeichnung der Leistungen, Auftraggeber, Beginn und Abschluss der Arbeiten, behandelte Flächen(in m2), jeweiliger Auftragswert, Zahl der Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 16 / 117 2. Angebot und Bewertung eingesetzten Fachkräfte, Leistungserbringung als Auftragnehmer oder Subunternehmer, ausgeführter Teil des Auftrags) (höchstens 10 Seiten). 2. Durchschnittlicher Personalbestand Für jedes Los: Erklärung über den durchschnittlichen jährlichen Personalbestand des Bieters und seiner eventuellen Subunternehmer sowie Angaben zur Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren (höchstens 10 Seiten). 3. Mindestens doppelt so viele technische Fachkräfte wie die zur Auftragsausführung erforderliche Mindestzahl an Fachkräften Mindestens 2 technische Fachkräfte Mindestens 2 Lebensläufe von Personen mit einer mindestens zweijährigen Erfahrung im Bereich der Leitung von Teams UND sehr guter Kenntnis der französischen Sprache Nicht erforderlich Technische Ausstattung Für jedes Los: Erklärung über das Werkzeug, die Geräte und die technische Ausrüstung, über die der Bieter und seine eventuellen Subunternehmer für die Auftragsausführung verfügen (höchstens 10 Seiten) 4. Lebenslauf des Vorarbeiters Für Los 1: Lebensläufe des Vorarbeiters und seines Stellvertreters. 5. Lebenslauf des Arbeitsschutzberaters Für jedes Los: Lebenslauf des Arbeitsschutzberaters des Unternehmens (Person oder Einrichtung) sowie Vorlage der Bescheinigung über die Arbeitsschutzausbildung und des entsprechenden Diploms. Falls natürliche Person: mindestens 1 Lebenslauf mit Kopie des Diploms im Bereich der Arbeitsschutzausbildung Falls Einrichtung: gültige Bescheinigung über Arbeitsschutzqualifikation Falls natürliche Person: mindestens 1 Lebenslauf mit Kopie des Diploms im Bereich der Arbeitsschutzausbildun g Falls Einrichtung: gültige Bescheinigung über Arbeitsschutzqualifikati on Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 17 / 117 2. Angebot und Bewertung 6. Bescheinigung über die Teilnahme an der obligatorischen Ortsbesichtigung Bescheinigung über die Teilnahme an der obligatorischen Ortsbesichtigung. (Am Tag der obligatorischen Ortsbesichtigung zu beantragen) Mit der Einreichung eines Angebots akzeptiert jeder daran beteiligte Rechtsträger, dass das Amt für Veröffentlichungen seine technische Leistungsfähigkeit und gegebenenfalls seine Studien- und Forschungsmittel sowie seine Qualitätssicherungsmaßnahmen überprüft. Die Bieter werden ferner davon in Kenntnis gesetzt, dass sie aufgefordert werden können, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach geltendem nationalem Recht zur Vertragsausführung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Versicherung, Bescheinigung, Mitgliedschaft in einer einschlägigen Organisation, ausdrückliche Vollmacht, Eintrag in das Umsatzsteuerregister. Wichtiger Hinweis: Jede von einem oder mehreren am Angebot beteiligten Rechtsträgern zu verantwortende vollständige oder teilweise Auslassung von Angaben kann dazu führen, dass das Amt für Veröffentlichungen das Angebot vom Verfahren ausschließt. 2.6.2.2. Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit Die Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Bieter erfolgt auf der Grundlage ihrer Kompetenz im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen, insbesondere ihrer Fachkunde und Erfahrung. 2.7. Teil 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot, das auf der Grundlage folgender Kriterien ermittelt wird: 2.7.1. Unterlagen im Zuschlagskriterien Zusammenhang mit den technischen Dieser Teil muss die Dokumente enthalten, aus denen die Vorzüge des Angebots ersichtlich werden, um die Bewertung der technischen Zuschlagskriterien zu ermöglichen. Der Bieter liefert Informationen anhand des Formulars im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien (Anhang 8). Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 18 / 117 2. Angebot und Bewertung 2.7.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien Diese Kriterien dienen der Differenzierung der Angebote ausgeschlossenen Bieter, die sämtliche Auswahlkriterien erfüllen. derjenigen nicht Ziel der Zuschlagskriterien ist die Bewertung der Qualität des Angebots anhand der Angaben des Bieters. Die folgenden Kriterien – Kenntnisse und Fähigkeiten des Bieters, beispielsweise Erfahrungen, berufliche Ausbildung und Referenzen – die bei der Bewertung der Auswahlkriterien berücksichtigt wurden, werden bei der Beurteilung der Zuschlagskriterien nicht berücksichtigt. Die technische Bewertung erfolgt anhand der nachfolgenden Kriterien: Für Los I – Reinigung der Räumlichkeiten : Nr. Technische Zuschlagskriterien Höchstpunktzahl Mindestpunktzahl 1. Präsentation des Angebots 5 2,5 2. Qualität der für die Auftragsausführung vorgeschlagenen Organisation (höchstens 20 Seiten) 30 15 3. Beschreibung aller Maßnahmen, die die Firma ergreift, um zu gewährleisten, dass ihr Personal die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen einhält (höchstens 15 Seiten) 15 7,5 4. Beschreibung der eingesetzten Verfahren, der verwendeten Reinigungsmittel und der vorgesehenen Umweltschutzmaßnahmen (höchstens 15 Seiten) 30 15 5. Eignung des vom Bieter bei der Auftragsausführung eingesetzten Qualitätskontrollsystems (höchstens 20 Seiten) 20 10 Gesamtpunktzahl 100 65 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 19 / 117 2. Angebot und Bewertung Für Los 2 - Reinigung der Fenster und Glasflächen: Nr. Technische Zuschlagskriterien Höchstpunktzahl Mindestpunktzahl 1. Präsentation des Angebots 5 2,5 2. Qualität der für die Auftragsausführung vorgeschlagenen Organisation (höchstens 20 Seiten) 30 15 3. Beschreibung aller Maßnahmen, die die Firma ergreift, um zu gewährleisten, dass ihr Personal an die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen einhält (höchstens 15 Seiten) 20 10 4. Beschreibung der Verfahren zur Reinigung der Fenster und Glasflächen (höchstens 20 Seiten) 30 15 5. Beschreibung der verwendeten Reinigungsmittel und der vorgesehenen Umweltschutzmaßnahmen (höchstens 15 Seiten) 15 7,5 Gesamtpunktzahl 100 65 Das Ergebnis der technischen Bewertung ist die Summe der Punkte, die bei der Bewertung der einzelnen Kriterien erzielt wurden. Nur Angebote, die bei jedem Kriterium mindestens die Hälfte der Punktzahl und insgesamt mindestens 65 Punkte erzielt haben, werden für die Auftragsvergabe berücksichtigt. Die Angebote werden vor allem nach der Qualität der angebotenen Dienstleistungen beurteilt. Daher sollten die Bieter alle in diesem Lastenheft genannten Punkte sorgfältig ausarbeiten, um eine möglichst hohe Punktezahl zu erreichen. Bieter, die lediglich die Mindestanforderungen dieses Lastenhefts wiedergeben, ohne dabei ins Detail zu gehen oder einen Wertzuwachs einzubringen, erhalten nur eine sehr geringe Gesamtpunktzahl. 2.8. Teil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot 2.8.1. Unterlagen im Zuschlagskriterien Zusammenhang mit den finanziellen Das Preisangebot ist anhand der beigefügten Vordrucke für Preisaufstellung und Musterangebote zu erstellen. Das Preisangebot muss folgende Vorgaben erfüllen: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 20 / 117 2. Angebot und Bewertung Die Preise sind in Euro anzugeben. Die Preise sind bis zu maximal 2 Dezimalstellen hinter dem Komma anzugeben. Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer anzugeben, da die Europäische Union auf dem Gebiet der EU von solchen Abgaben gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften vom 8. April 1965 (ABl. L 152 vom 13. Juli 1967) befreit ist. Die Mitgliedstaaten gewähren der Kommission diese Befreiung entweder in Form von Erstattungen nach Vorlage von Nachweisen oder in Form der unmittelbaren Befreiung. Für die Länder, in denen laut nationalem Recht eine Befreiung in Form einer Rückerstattung vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer getrennt aufzuführen. Im Falle eines Zweifels bezüglich des geltenden Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit seinen einzelstaatlichen Behörden Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die Europäischen Union von der Umsatzsteuer befreit ist. Beim Ausfüllen der Preisaufstellung und des Musterangebots ist Folgendes zu beachten: In der Preisaufstellung ist der Name der Firma anzugeben und jede Seite ist vorschriftsmäßig auszufüllen und von einem der ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter der Firma zu unterzeichnen (Anhang 1). Änderungen an der Preisaufstellung sind nicht zulässig. Alle Fragen sind vollständig zu beantworten. Das Fehlen einer Antwort wird als negative Antwort bewertet. Jede Auslassung oder Änderung der ursprünglichen Preisaufstellung führt zum Ausschluss des Angebots vom Verfahren. Das Musterangebot ist ordnungsgemäß auszufüllen und zu unterzeichnen (Anhang 1). Das Musterangebot ist auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise zu erstellen. Bei Abweichungen zwischen Musterangebot und Preisaufstellung ist letztere maßgeblich. Aus ihm können in Streitfällen keine Rechte abgeleitet werden. Nur die tatsächlich ausgeführten Arbeiten dürfen auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise in Rechnung gestellt werden. Die Bieter werden gebeten, die elektronische Datei (Excel-Datei) auszufüllen, sie auszudrucken und handschriftlich zu unterzeichnen und ihrem Angebot beizufügen. Preisaufstellung und Musterangebot sind auch in elektronischer Form als Excel-Dateien zu übermitteln. Im Falle von Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Datei ist die Papierfassung maßgeblich. 2.8.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien Die Bewertung des finanziellen Zuschlagskriteriums erfolgt auf der Grundlage des Gesamtbetrags des Musterangebots. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 21 / 117 2. Angebot und Bewertung 2.9. Abschließende Bewertung Bei der abschließenden Bewertung werden nur die Angebote berücksichtigt, die die vorangehenden Bewertungsphasen erfolgreich abgeschlossen haben. Den Zuschlag erhält der Bieter, dessen Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist. Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots unter den Angeboten, die die Stufe der abschließenden Bewertung erreicht haben, werden die Qualität mit 30 % und der Preis mit 70 % gewichtet, wobei folgende Formel zur Anwendung kommt: R = (30 x Q Qmax ) + (70 x Pmin P ) Darin ist: R: Preis-Leistungs-Verhältnis Q: Qualitätspunkte des betreffenden Angebots Qmax: Qualitätspunkte des Angebots, das die höchste Qualitätsnote erzielt hat Pmin: Gesamtbetrag des günstigsten Musterangebots P: Gesamtbetrag des betreffenden Musterangebots 2.10. Unterrichtung der Bieter Das Amt für Veröffentlichungen informiert die Bieter über Entscheidungen bezüglich der Auftragsvergabe und nennt gegebenenfalls die Gründe, warum es auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat. Auf schriftliche Anfrage teilt das Amt für Veröffentlichungen den Bietern, deren Angebot abgelehnt wurde, die Gründe für die Ablehnung mit, unterrichtet die Bieter, die ein annehmbares Angebot eingereicht haben, über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots und teilt ihnen den Namen des erfolgreichen Bieters mit. Das Amt kann jedoch beschließen, bestimmte Angaben nicht mitzuteilen, wenn die Offenlegung dieser Angaben den Gesetzesvollzug behindern, dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen, den berechtigten geschäftlichen Interessen öffentlicher oder privater Wirtschaftsteilnehmer schaden oder den lauteren Wettbewerb zwischen den Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde. 2.11. Auftragsvergabe Das Vergabeverfahren wird mit der Unterzeichnung eines Vertrags durch die Vertragsparteien oder mit der Entscheidung, den Auftrag nicht zu vergeben, abgeschlossen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 22 / 117 2. Angebot und Bewertung Nach Ablauf der Bindefrist kommt die Vergabe nur zustande, wenn der Bieter schriftlich sein Einverständnis erklärt. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 23 / 117 3. Gemeinsames Angebot und Unteraufträge 3. GEMEINSAMES ANGEBOT UND UNTERAUFTRÄGE Dieser Abschnitt gilt nur für Bieter, welche beabsichtigen, ein gemeinsames Angebot abzugeben oder im Rahmen der Vertragsausführung Unteraufträge zu vergeben. Trifft dies nicht auf Sie zu, gehen Sie bitte gleich zum nächsten Abschnitt („4. Technische Spezifikationen“) über. 3.1. Einreichung von Angeboten in Zusammenarbeit mit anderen Firmen Beteiligen sich mehrere Dienstleister an einem Angebot, so können sie: ein gemeinsames Angebot einreichen; in diesem Falle sind alle Dienstleister als Bieter und, wenn ihr Angebot den Zuschlag erhält, als Auftragnehmer zu betrachten (in diesem Fall muss einer der Bieter zum Koordinator bestimmt werden, um im Falle der Auftragsvergabe die Vertragsabwicklung zu gewährleisten); oder ein Angebot einreichen, in dem nur ein Bieter genannt wird. Dieser Bieter ist, wenn das Angebot den Zuschlag erhält, alleiniger Auftragnehmer; die übrigen Dienstleister werden als Subunternehmer betrachtet. Unabhängig von der Aufmachung des Angebots (gemeinsames Angebot oder Angebot, in dem nur ein Bieter genannt wird) müssen der bzw. die Bieter zwingend Angaben zu Rolle, Qualifikationen und Erfahrung jedes Dienstleisters sowie ggf. zu den gegenseitigen Kontrollmechanismen machen. 3.1.1. Gemeinsames Angebot Bieter, die ein gemeinsames Angebot einreichen, haften gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen gesamtschuldnerisch für die Ausführung des gesamten Auftrags. Klauseln, die beispielsweise besagen, dass einer der Partner, die das gemeinsame Angebot vorlegen, für einen Teil des Auftrags haftet und ein anderer für den Rest, oder dass, wenn das gemeinsame Angebot den Zuschlag erhält, mehrere Verträge unterzeichnet werden sollen, verletzen somit den Grundsatz der gesamtschuldnerischen Haftung. Das Amt für Veröffentlichungen wird eine eventuell in einem gemeinsamen Angebot enthaltene derartige Klausel außer Acht lassen und behält sich vor, solche Angebote ohne weitere Prüfung vom Vergabeverfahren auszuschließen, weil sie nicht den Bestimmungen des Lastenhefts entsprechen. Im Fall eines gemeinsamen Angebots ist einem der am Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags zu erteilen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 24 / 117 3. Gemeinsames Angebot und Unteraufträge Erhält das gemeinsame Angebot den Zuschlag, können die Bieter aufgefordert werden, nach der Auftragsvergabe eine bestimmte Rechtsform anzunehmen, wenn dies für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags erforderlich ist. Es ist einem Bieter der alleine oder als Mitglied eines Konsortiums ein Angebot abgibt, nicht erlaubt ein anderes Angebot für das selbe Los, ob alleine oder als Mitglied eines Konsortiums abzugeben. 3.1.2. Untervergabe Werden einzelne im Auftrag vorgesehene Aufgaben an Subunternehmer weitervergeben, so trägt der Auftragnehmer weiterhin gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen die volle Haftung für die Ausführung des gesamten Auftrags. Daraus ergibt sich Folgendes: Das Amt für Veröffentlichungen regelt sämtliche Vertragsangelegenheiten (z. B. Zahlungen) ausschließlich mit dem Hauptauftragnehmer, unabhängig davon, ob Aufgaben von einem Subunternehmer ausgeführt werden oder nicht; der Auftragnehmer darf unter keinen Umständen die Haftung gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen mit der Begründung ablehnen, für einen Mangel sei ein Subunternehmer verantwortlich. Der Bieter hat den/die Subunternehmer darüber zu unterrichten, dass Artikel II.17 des Vertrags auf sie Anwendung findet. Nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt die Weitervergabe von Aufträgen den Bestimmungen von Artikel II.13 des o. g. Vertrags. Um während der Vertragsausführung einen Subunternehmer auszuwechseln oder Arbeiten an Subunternehmer zu vergeben, die er laut ursprünglichem Angebot selbst ausführen wollte, bedarf der Auftragnehmer der ausdrücklichen Genehmigung des Amts für Veröffentlichungen. 3.2. Vorzulegende Unterlagen –gemeinsames Angebot Im Falle eines gemeinsamen Angebots sind folgende Unterlagen vorzulegen: Teil 1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise 1. 2. Eine Erklärung auf der Grundlage der Muster-Vollmachtvereinbarung (Formular in Anhang 2C), unterzeichnet von den gesetzlichen Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner, in der: alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen; einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird. Wenn die Bieter bereits ein Konsortium oder eine ähnliche Einrichtung gebildet haben, müssen sie dies in ihrem Angebot angeben und alle sachdienliche Angaben und Unterlagen dazu beifügen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 25 / 117 3. Gemeinsames Angebot und Unteraufträge 3. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4) ist von einem gesetzlichen Vertreter des Koordinators zu unterzeichnen und vorzulegen. 4. Das Formular „Angaben zum Bieter“ ist von jedem am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner vorzulegen. 5. Für jeden Bieter ist das Formular „Rechtsträger“ mit allen Belegen gemäß Ziffer 2.4 vorzulegen. Das Formular „Finanzangaben“ ist nur vom Koordinator vorzulegen. Teil 2: Unterlagen zu den Ausschlusskriterien 6. Jeder Bieter muss die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) ausfüllen und zurückschicken und die unter Ziffer 2.5 aufgeführten Belege liefern. Teil 3: Unterlagen zu den Auswahlkriterien 7. Jeder an einem gemeinsamen Angebot beteiligte Partner muss die Unterlagen zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorlegen: Bilanzen und Ergebnisrechnungen der letzten zwei Jahre; Gesamtumsatz und Umsatz mit den Dienstleistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren; Der Fragebogen „Technische Angaben“ im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien ist nur einmal für alle an einem gemeinsamen Angebot beteiligten Partner auszufüllen, wobei jedoch anzugeben ist, welchem Partner die jeweils beschriebenen Kapazitäten zuzuordnen sind. Teile 4 und 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien Die Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind vom Koordinator, der die Bietergemeinschaft vertritt, vorzulegen. 3.3. Vorzulegende Unterlagen – Weitervergabe von Aufträgen Sieht das Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vor, so muss es folgende Unterlagen enthalten: Teil 1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise 1. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4), unterzeichnet von einem gesetzlichen Vertreter des Bieters. Die zweite Seite dieses Fragebogens ist für jeden einzelnen Subunternehmer einzureichen und muss folgende Angaben enthalten: die Gründe für die Weitervergabe von Aufträgen an Subunternehmer; Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 26 / 117 3. Gemeinsames Angebot und Unteraufträge 2. die Aufgaben, Tätigkeiten und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer; Angaben zu Umfang bzw. Anteil der auf jeden Subunternehmer entfallenden Arbeiten; eine Erklärung jedes einzelnen Subunternehmers, dass er zur Zusammenarbeit mit dem Bieter bereit ist, wenn dieser den Zuschlag erhält. Teil 2: Unterlagen zu den Ausschlusskriterien 3. Subunternehmer müssen die ordnungsgemäß unterzeichnete Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) vorlegen. Wenn im Rahmen eines Angebots 20 % oder mehr des Auftrags an einen Subunternehmer vergeben werden sollen, so muss der Subunternehmer in der Lage sein, alle Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien gemäß Ziffer 2.5 vorzulegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege befreit. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich grundsätzlich das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet. Teil 3: Unterlagen zu den Auswahlkriterien 4. Wenn im Rahmen eines Angebots 20 % oder mehr des Auftrags an einen Subunternehmer vergeben werden sollen, so muss der Subunternehmer alle Belege zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemäß Ziffer 2.6 vorlegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege über seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit befreit. Führt der Bieter jedoch die Leistungsfähigkeit der Subunternehmer als Beleg dafür an, das er selbst die Auswahlkriterien gemäß dem Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4) erfüllt, so sind die entsprechenden Unterlagen vorzulegen Das Amt für Veröffentlichungen behält sich grundsätzlich das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet. 5. Der Subunternehmer hat im Fragebogen „Technische Angaben“ die Fragen zu beantworten, die die von ihm zu erbringenden Leistungen betreffen. Teile 4 und 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien Die Dokumente im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind nur vom Bieter vorzulegen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 27 / 117 3. Gemeinsames Angebot und Unteraufträge 3.4. Bewertung der Angebote im Falle von gemeinsamen Angeboten bzw. Unteraufträgen 3.4.1. Ausschlusskriterien Die Ausschlusskriterien werden für jeden Bieter und jeden Subunternehmer individuell bewertet. 3.4.2. Auswahlkriterien Gemeinsames Angebot Sind mehrere Bieter als Partner an einem gemeinsamen Angebot beteiligt, so muss jeder Einzelne von ihnen den Nachweis erbringen, dass er über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit verfügt. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so ist eine konsolidierte Bewertung durchzuführen. Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für die Bietergemeinschaft als Ganzes bewertet. Untervergabe Falls das Amt für Veröffentlichungen es angesichts der Rolle eines Subunternehmers und des Umfangs der an ihn vergebenen Leistungen für erforderlich hält, werden die Auswahlkriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit für den Bieter und die vorgeschlagenen Subunternehmer getrennt bewertet. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so ist eine konsolidierte Bewertung durchzuführen, die sich danach richtet, in welchem Maße der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt. Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für jeden vorgeschlagenen Subunternehmer bewertet, soweit sie die an ihn zu vergebenden Leistungen betreffen. Nur in dem Fall, in dem der Bieter die Absicht hat, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers als Beleg dafür anzugeben, dass er selbst die Auswahlkriterien gemäß dem Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge erfüllt (Anhang 4), werden die Auswahlkriterien im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit nach Maßgabe der kombinierten Kapazitäten des Bieters und des Subunternehmers bewertet; diese Bewertung richtet sich danach, in welchem Umfang der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt. 3.4.3. Zuschlagskriterien Die Bewertungs-(Zuschlags-)Kriterien werden für das Angebot als Ganzes bewertet. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 28 / 117 4. Technische Spezifikationen 4. TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN 4.1. EINFÜHRUNG Ziel dieses Ausschreibungsverfahrens ist die Auswahl von Auftragnehmern für die Ausführung von Reinigungsarbeiten im Innern und in der unmittelbaren Umgebung der derzeit bzw. künftig vom Amt für Veröffentlichungen genutzten Gebäude. Der Auftrag ist in zwei Lose unterteilt: Los I: Reinigung der Räumlichkeiten ; Los 2: Reinigung der Fenster und Glasflächen. 4.1.1. Ausführungsort Ausführungsort ist Luxemburg. Das Amt für Veröffentlichungen nutzt derzeit drei Gebäude: Gebäude MERCIER 2, rue Mercier L-2985 Luxemburg Gebäude WENKELHIEL 3, rue Emile Bian L-1235 Luxemburg Gebäude FISCHER 135-137, rue Adolphe Fischer L-1520 Luxemburg Das Amt für Veröffentlichungen ist in allen drei Gebäuden Alleinmieter. Während der Vertragslaufzeit können an den Gebäuden innen und außen Änderungen vorgenommen werden. Jede wesentliche Veränderung gegenüber der Situation zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung wird dem Auftragnehmer vom Amt für Veröffentlichungen per Einschreiben mitgeteilt. Die Auswirkungen der Veränderung auf die Vergütung werden entsprechend der Dauer und dem Umfang der zusätzlichen Leistungen bzw. der gestrichenen oder eingeschränkten Leistungen berechnet. Dem Auftragnehmer entsteht bei Streichung bzw. Einschränkung von Leistungen kein Anspruch auf Schadenersatz oder Ausgleichszahlung. Die Einleitung von umfangreichen Renovierungsarbeiten entspricht in der Regel der Streichung der Reinigungsleistungen für das betreffende Gebäude bzw. den Gebäudeteil. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 29 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.1.2. Programme und Arbeitszeiten Der Auftragnehmer muss alle im Vertrag beschriebenen Mittel einsetzen sowie zudem auch diejenigen, die im Vertrag nicht ausdrücklich genannt werden, aber zur fach- und sachgerechten Ausführung seiner Leistungen erforderlich sind. Der Auftragnehmer muss vom ersten Tag des Inkrafttretens des Vertrags an und während der gesamten Vertragslaufzeit die zum Erreichen der verlangten Ergebnisse erforderlichen personellen, technischen und materiellen Ressourcen bereithalten und einsetzen. Die eingerichtete Organisation muss effizient sein und über die zur Erfüllung der vertraglichen Anforderungen notwendigen Qualifikationen, Erfahrungen, Kompetenzen und Mittel verfügen. Der Auftragnehmer kann in keinem Fall auf unzureichende personelle, technische und materielle Ressourcen berufen. Für die Rechnungslegung ist der Begriff „Arbeitstag“ mit „Arbeitstag im Großherzogtum Luxemburg" gleichzusetzen. Samstage gelten als Arbeitstage. Die dienstfreien Tage der Europäischen Kommission können von den Feiertagen im Großherzogtum Luxemburg abweichen. Die Liste der dienstfreien Tage der Kommission wird dem Auftragnehmer jedes Jahr übermittelt (siehe Anhang 11). Wenn verlangt wird, dass das Personal des Auftragnehmers an einem dienstfreien Tag der Kommission arbeiten muss der kein Feiertag in Luxemburg ist, so wird dieser Tag als "Arbeitstag im Großherzogtum Luxemburg" gezählt. Die Reinigungsleistungen werden in Kapitel 4.2.2. festgelegt. Sie sind in einzelne Programme unterteilt, die wiederum in Unterprogramme gegliedert sind. Für jedes Unterprogramm wurden die betroffenen Gebäude, die Ausführungshäufigkeit der Leistungen und eine Liste der zu erbringenden Leistungen festgelegt. Diese Listen sind nicht erschöpfend. Für jede Reinigungsleistung wird ein Zeitrahmen festgelegt. Dieser Zeitrahmen ist der Regelzeitrahmen. Er legt die Zeitspanne fest, innerhalb derer die Leistungen zu erbringen sind. Die tatsächliche Dauer der Reinigungseinsätze jedes Mitarbeiters hängt von den durchzuführenden Arbeiten ab. Die gesetzlichen Arbeitszeiten sind auf jeden Fall einzuhalten. Der Auftragnehmer muss die Arbeitseinsätze so planen, dass die Arbeiten während der angegebenen Zeitspannen ausgeführt werden können. Wenn der Auftragnehmer Arbeiten außerhalb der Regelzeiten ausführen möchte, muss er die vorherige Genehmigung des Amts für Veröffentlichungen einholen. Das Amt behält sich das Recht vor, bei Bedarf Leistungen außerhalb der Regelzeiten anzufordern. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, bei Bedarf die Arbeitszeiten zu ändern. 4.1.3. Versicherungen Der Dienstleister verpflichtet sich, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen, die jeglichen Verlust, Schaden oder Unfall seines Personals oder von Drittpersonen, der unmittelbar oder mittelbar auf die Ausführung oder Nichtausführung vertraglicher Leistungen zurückzuführen ist, abdeckt. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 30 / 117 4. Technische Spezifikationen Der Dienstleister der den Auftrag erhält übermittelt dem Amt für Veröffentlichungen innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsunterzeichnung sowie bei jeder Änderung der Versicherung eine Kopie dieser Versicherungspolice. LOS–1 - REINIGUNG DER RÄUMLICHKEITEN 4.2. Los I betrifft die normalen Reinigungsarbeiten. Der Auftragnehmer erbringt die folgenden, unter Posten I, II und III aufgeführten Leistungen: Posten I: Ausführung der allgemeinen Reinigungsarbeiten (PG) Posten II: Ausführung der spezifischen Reinigungsarbeiten (PS) Posten III: Ausführung von punktuellen Reinigungsarbeiten (PP) auf Verlangen des Amts für Veröffentlichungen Die Leistungen werden unter Ziffer 4.2.2 beschrieben. Diese Beschreibung entspricht den vom Amt für Veröffentlichungen verlangten Mindestleistungen. Die Beschreibung ist nicht erschöpfend. Die zu behandelnden Flächen werden unter Ziffer 4.2.1.2 beschrieben. Es wird davon ausgegangen, dass der Auftragnehmer Art und Zustand der zu behandelnden Flächen vor Ort überprüft hat; er akzeptiert sie in dem Zustand, in dem er sie bei Inkrafttreten des Vertrags vorfindet. 4.2.1. Beschreibung der Örtlichkeiten 4.2.1.1. Gebäude Die folgende Tabelle enthält allgemeine Angaben zu den Gebäuden (Stand: Februar 2011). Gebäude MERCIER Alter Teil Zahl der Ebenen/Geschosse (einschl. Untergeschosse) 11 Büroetagen 9 Garagen 1 Untergeschosse, Betriebsräume, Heizungsraum 2 Zahl der Aufzüge 3 Zahl der Lastenaufzüge 1 Neuer Teil Zahl der Ebenen/Geschosse (einschl. Untergeschosse) Büroetagen 12 7 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 31 / 117 4. Technische Spezifikationen Garagen 2 Untergeschosse (Archiv, Betriebsräume, Heizungsraum) 2 Zahl der Aufzüge 6 Zahl der Lastenaufzüge 2 Gebäude WENKELHIEL Zahl der Ebenen/Geschosse (Büros, Lager, Ateliers, Garagen) 2 Zahl der Aufzüge 1 Zahl der Lastenaufzüge 2 Gebäude FISCHER Zahl der Ebenen/Geschosse (einschl. Untergeschosse) 7 Büroetagen 5 Garagen 2 Untergeschosse, Betriebsräume, Heizungsraum 2 Zahl der Aufzüge 2 Zahl der Lastenaufzüge 0 Tabelle 1: Allgemeine Angaben zu den Gebäuden 4.2.1.2. Aufteilung und Art der zu behandelnden Flächen Die nachfolgenden Tabellen enthalten eine unverbindliche Liste der Arbeitsorte und der Art der zu behandelnden Flächen. Die Angaben erfolgen in m², aufgerundet auf die nächste volle Einheit. Der Auftragnehmer darf sich keinesfalls auf eine Auslassung in den gelieferten Angaben berufen. Die Angaben entsprechend dem Stand von April 2011. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 32 / 117 4. Technische Spezifikationen Gebäude MERCIER / Alter Teil Etagen -2 -1 ERDG. 1 2 3 4 5 6 7 8 Insg. Büros 307 839 697 697 659 361 361 403 416 4740 Sitzungsräume Treppen Aufzüge Flure 132 116 172 247 389 389 279 240 240 198 65 2467 Sanitärräume Garagen Tiefgaragen Lagerräume 2282 52 101 24 24 24 24 24 24 24 24 345 2895 Betriebsräume Terrassen Ehemalige Druckerei (geplante Büros) 514 47 1827 148 2895 2282 561 Aufteilung der Flächen nach Art des Belags in m² Teppichboden Linoleum, Vinyl, PVC Fliesen, Marmor, Granit Betonestrich, Basaltplatten Insg. 120 268 1827 Insg. in m² 2928 3110 2407 1110 1110 1110 1110 625 625 625 625 15385 6533 m² 824 m² 1167 m² 6861 m² 15385 m² Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 33 / 117 4. Technische Spezifikationen Gebäude MERCIER / Neuer Teil Etagen -3 -2 -1 ERDG. 1 2 3 4 5 6 7 8 Insg. Büros 71 1132 834 834 643 173 173 3860 Sitzungsräume 156 97 97 120 470 Treppen Aufzüge Flure 65 65 65 750 600 887 881 451 100 56 139 132 4191 Sanitärräume 5 5 5 80 76 88 88 69 Garagen Parkplätze Lagerräume 1570 1530 1501 58 45 194 Betriebsräume 130 150 150 192 Restaurant Rechenzentrum Terrassen 750 Sanitätsraum 31 220 72 220 72 316 416 3089 1809 938 750 Aufteilung der Flächen nach Art des Belags in m² Teppichboden Linoleum, Vinyl, PVC Fliesen, Marmor, Granit Betonestrich, Basaltplatten, Sandasphalt Insg. 31 Insgesamt in m² 1770 1750 1721 1977 2158 1906 1900 1575 416 56 312 305 15846 5268 m² 3403 m² 1434 m² 5741 m² 15846 m² Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 34 / 117 4. Technische Spezifikationen Gebäude WENKELHIEL Etagen Büros Sitzungsräume Treppen Aufzüge Flure 457 Sanitärräume ERDG. 90 32 1 553 61 307 79 Insg. 643 61 764 111 Parkplatz 2532 2532 Lagerräume Betriebsräume Kantine 4000 Versand 700 380 100 85 4380 100 85 Aufteilung der Flächen nach Art des Belags in m² Linoleum, Vinyl, PVC Fliesen, Marmor, Granit Betonestrich, Basaltplatten, Sandasphalt Insg. 700 Ateliers Insgesamt in m² 21 7832 23 1588 44 9420 5756 m² 257 m² 3387 m² 9420 m² Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 35 / 117 4. Technische Spezifikationen Gebäude FISCHER Etagen -2 -1 ERDG. 1 2 3 4 Insg. Büros 308 415 426 468 254 1871 Sitzungsräume 42 42 30 114 Treppen Aufzüge Flure 50 50 117 202 202 202 166 989 Sanitärräume Garagen Parkplätze Lagerräume Betriebsräume 540 450 25 25 25 25 15 115 990 0 90 180 5 5 5 5 5 295 Empfang Eingang ErsteHilfeRaum Terrassen 160 11 160 Aufteilung der Flächen nach Art des Belags in m² Teppichboden PVC Fliesen Marmor, Granit usw. Beton Platten aus gewaschenem Moselkies Insg. 11 230 230 Insgesamt in m² 680 680 615 700 700 700 700 4775 2595 m² 11 m² 302 m² 352 m² 1285 m² 230 m² 4775 m² Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 36 / 117 4. Technische Spezifikationen UMGEBUNG, PARKPLÄTZE UND GRÜNFLÄCHEN Gebäude MERCIER Parkplätze im Freien 428 m² Bürgersteige, Eingänge, Passagen, Innenhöfe usw. 1107 m² Gebäude FISCHER Grünflächen 176 m² Parkplatzauffahrt 215 m² Bürgersteige, Eingänge, Passagen, Innenhöfe usw. 250 m² Gebäude WENKELHIEL Grünflächen 2500 m² Parkplätze im Freien 2532 m² Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 37 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.1.3. Inventar des Telefon- und DV-Materials Die folgenden Tabellen geben einen unverbindlichen Überblick über das Inventar des Telefon- und DV-Materials Ende 2010. Das im Rechenzentrum des Gebäudes Mercier und im DV-Raum des Gebäudes Wenkelhiel untergebrachte DV-Material sowie die in den Fluren aufgestellten Fotokopiergeräte sind nicht vom Auftragnehmer zu reinigen. Die Zahl der Anlagen hängt von der Zahl der Mitarbeiter ab und kann im Laufe des Vertrags variieren. Telefonanlagen: Gebäude Mercier Wenkelhiel Fischer Insg. Geräte Einfache Telefonapparate einschl. Wandgeräte 611 102 155 868 DV-Anlagen: Gebäude Mercier Wenkelhiel Fischer Insg. Geräte Desktop- PC Notebooks Drucker 660 70 160 890 49 0 10 59 400 50 100 550 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 38 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.2. Beschreibung der Leistungen 4.2.2.1. Posten I – Allgemeine Reinigungsarbeiten (PG) Die allgemeinen Reinigungsarbeiten betreffen die regelmäßige Reinigung der Räumlichkeiten und der Gebäudeumgebung. Die Arbeiten sind an den Arbeitstagen der Kommission auszuführen. Für die Gebäude Mercier und Fischer sind die allgemeinen Reinigungsarbeiten an allen Arbeitstagen der Kommission außer samstags durchzuführen. Für das Gebäude Wenkelhiel sind die allgemeinen Reinigungsarbeiten auch samstags durchzuführen. Die zu erbringenden Leistungen werden in den Unterprogrammen PG1, PG2, PG3, PG4, PG5, PG6 und PG7 festgelegt. Die Unterprogramme PG1 und PG2 betreffen die Räume im Innern der Gebäude sowie einen Teil der Außenanlagen. Das Unterprogramm PG3 betrifft die Außenanlagen der Gebäude. Die Unterprogramme PG4 und PG5 betreffen Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria und Sanitäreinrichtungen (Toiletten, Duschen). Die Unterprogramme PG6 und PG7 betreffen Reinigungsleistungen, die tagsüber zu erbringen sind. Anmerkung: Die nicht genutzten Büros, die Archive und einige Versammlungsräume sind abgeschlossen. Sie sind einmal pro Woche zu reinigen. Das Wachpersonal öffnet diese Büros auf Anfrage des Reinigungspersonals. Durchschnittlich sind 20 Büros abgeschlossen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 39 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.2.1.1. Die folgenden Tabellen enthalten die Listen der im Rahmen der einzelnen Unterprogramme zu erbringenden Leistungen. Unterprogramm – PG1 - tägliche Arbeiten Alle Gebäude Lüften der nicht klimatisierten Räume. Leeren und Reinigen der Abfalleimer und Papierkörbe. Selektives Einsammeln und Entsorgung der Abfälle in den dazu im Außenbereich bereit stehenden Spezialbehälter1. Saugen der textilen Bodenbeläge und bei Bedarf Fleckentfernung. Entstauben und feuchtes Aufwischen der Böden aus Naturstein, Fliesen und/oder ähnlichen Produkten. Feuchtes Wischen2 und bei Bedarf Polieren aller Böden aus Linoleum oder vergleichbarem Material. Entfernung der Fingerabdrücke auf den Drehtüren des Eingangs, den abwaschbaren Wandflächen, den verglasten Innentrennwänden, den Windfängen der Haupteingänge, den Glastrenntüren in den Gängen, den Türen aller Räume usw. Feuchtes Abwischen der Einrichtungsgegenstände. Oberseite niedriger Möbel (bis 1,25 m) sowie der Reinigung der Türklinken. Entstauben der Telefonapparate, Lampen, Rechenmaschinen und anderen Büromaschinen. Reinigung der Aufzüge, Lastenaufzüge (Türen, Kabinen und Außenseiten) und der Treppenhäuser. Entstauben der Fußmatten. Reinigung der verglasten (oder aus Plexiglas bestehenden) Flächen der Empfangsschalter und der Kabinen des Wachpersonals. Ggf. Einsammeln der Tassen, Karaffen und Gläser in den Büros, den Sitzungsräumen und auf den Gängen und Rücktransport in die Cafeterias. Reinigung der Fußleisten, Fensterbänke, Sockel und Heizkörper. Entstauben der Decken, Lüftungsgitter und Beleuchtungskörper nach Bedarf. Entstauben und Reinigung der Stühle, Sessel und Sofas. Trockenes Abstauben der Bürogeräte (mit Ausnahme der Tastaturen und Bildschirme). Leeren, Reinigen und Waschen der Aschenbecher. Bei Bedarf Entfernen von Graffittis im Innern der Gebäude. 1Das Amt für Veröffentlichungen verfügt über ein internes Abfallmanagementsystem nach dem Konzept SuperDrecksKëscht® fir Betriber. 2Das Gebäude WENKELHIEL ist aufgrund der hohen Verstaubung täglich mit einer Bodenreinigungsmaschine zu reinigen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 40 / 117 4. Technische Spezifikationen Unterprogramm – PG2 – wöchentliche Arbeiten Alle Gebäude Reinigung der Seitenflächen der Möbel. Saugen der mit Stoff bespannten Sitzgelegenheiten sowie bei Bedarf Fleckentfernung. Reinigung der Sitzflächen aus Kunstleder und bei Bedarf Pflege der Sitzflächen aus Leder. Scheuern der Böden aus Naturstein, Fliesen und ähnlichen Produkten, aus Linoleum und vergleichbarem Material. Pflege und Reinigung der verkupferten, vernickelten und sonstigen polierten Metallteile von Anlagen und Geräten. Kehren der Böden der Garagen einschl. der Zufahrtsrampen. Kehren/Saugen der Vorplätze, Terrassen und AußenParkflächen (Beseitigung von Unkraut, Moos usw., Reinigung der Geruchsverschlüsse im Boden usw.). Reinigung der Klimaanlagengitter (ohne Abbau) und der Heizkörper. Besprayen aller gewachsten Böden. Gebäude Mercier und Fischer Herausstellen der Müllbehälter zweimal pro Woche. Gebäude MERCIER Reinigung der Innen- und Außenseite aller verglasten Flächen in den Hallen der Haupteingänge (Drehtüren, Notausgänge, Empfangsloge usw.). Reinigung der Außen- und Innentüren des Restaurants und der Küchen. Gebäude Wenkelhiel Gründliche Reinigung der Böden der Vertriebsateliers. Unterprogramm –PG3 - tägliche Arbeiten Gebäude Mercier und Fischer Kehren und Reinigen der Außenanlagen einschl. Bürgersteige, Garagenzufahrten, Höfe, Passagen und Nottreppen. Entfernung aller Arten von Abfällen auf den Außenbereichen der Gebäude: Grünanlagen, Rasen, Terrassen, Nottreppen, Bürgersteige, Privatwege und Parkflächen. Einsammeln und Verbrennen von Spritzen und Präservativen mit Hilfe des entsprechenden Materials. Gebäude Wenkelhiel Reinigung der Rinnsteine (Filter, Gitter) auf den Parkplätzen – mindestens 3mal pro Woche. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 41 / 117 4. Technische Spezifikationen Unterprogramm PG4 - tägliche Arbeiten Alle Gebäude Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria Reinigung der Fußleisten, Fensterbänke, Sockel und Heizkörper. Reinigung und Desinfizierung der Küchenböden mit warmem Wasser mit Hilfe eines Dampfreinigers. Reinigung und Desinfizierung der Böden der Kantinen, Kaffeeküchen, des Restaurants, der Cafeteria und der Nebenräume. Leeren, Auswaschen und Desinfizieren der Abfalleimer und Mülltonnen. Entsorgung der Abfälle in die dafür vorgesehenen Container. Entstauben der Decken und Beleuchtungskörper nach Bedarf. Abwaschen und Trockenwischen der Wandkacheln. Desinfizierung und Reinigung der Waschbecken, Spülbecken und Armaturen. Auch in der Cafeteria des Amts für Veröffentlichungen (Wasserspender). Reinigung der Mikrowellenöfen. Abwaschen und Trockenwischen der Küchenmöbel und Dunstabzugshauben. Desinfizierung und Reinigung der Tische und Stühle. Desinfizierung und Reinigung des Raums für die Abfallbehälter der Küchen. Reinigung der Geruchsverschlüsse im Boden und ggf. Beseitigung von Verstopfungen. Sanitäranlagen: Desinfizierung und Reinigung der Waschbecken, Spülbecken, Armaturen, Spiegel und Einrichtungsgegenstände in den Sanitärräumen. Reinigung und Desinfizierung der Böden, der WC-Becken und -Sitze, der Urinale. Reinigung und Desinfizierung der Duschen (Becken, Wände usw.). Reinigung und Desinfizierung der Türklinken. Nachfüllen von Toilettenpapier, Papierhandtüchern, Toilettenabdeckungen und Seife in den Sanitärräumen. Reinigung und Desinfizierung der Trennwände und Türen. Reinigung der Geruchsverschlüsse im Boden und ggf. Beseitigung von Verstopfungen und Nachfüllen von Wasser. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 42 / 117 4. Technische Spezifikationen Unterprogramm PG5 - wöchentliche Arbeiten Alle Gebäude Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria Reinigung und Desinfizierung der gefliesten Wände (oder der Wände mit ähnlicher Bekleidung) wie der Trennwände und der verglasten Trennwände. Reinigung und Desinfizierung der Absaughauben (Umrandung aus rostfreiem Stahl). Reinigung der Gitter der Klimaanlagen (ohne Abmontieren) und der Heizkörper. Reinigung der Böden aus Linoleum und vergleichbarem Material. Sanitäranlagen: Reinigung und Desinfizierung der Belüftungsgitter. Entkalkung der Sanitärvorrichtungen. Reinigen der Wandleuchten. Unterprogramm PG6 – tägliche Arbeiten - Reinigung der Geräte, Einrichtungen und Räume der Küche Gebäude Mercier Bereitstellung einer ständig anwesenden Reinigungskraft (8 Stunden/Arbeitstag der Kommission, außer samstags). Unterprogramm PG7 – Kontrolle und punktuelle Reinigungsarbeiten (tagsüber) Gebäude Mercier und Fischer Kontrolle der Sitzungsräume und punktuelle Reinigungsarbeiten (tagsüber) bei Bedarf. Kontrolle der Sanitäranlagen: punktuelle Reinigungsarbeiten (tagsüber) bei Bedarf und Wiederauffüllen der Behälter für Seife und Papier. Eingang der Gebäude: Bei Bedarf Reinigung der Aschenbecher und punktuelle Reinigung der Außenanlagen. Büros, Flure, Aufzüge: Reinigung (tagsüber) im Falle einer Verschmutzung, punktuelle Reinigung in dringenden Fällen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 43 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.2.1.2. Unterprogramm Die folgende Tabelle legt die Uhrzeiten und die Häufigkeit der im Rahmen der einzelnen Unterprogramme zu erbringenden Leistungen fest (Arbeitstag = Arbeitstag der Kommission): Uhrzeiten Häufigkeit PG1 18.00 - 22.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG2 18.00 - 22.00 Uhr Wöchentlich (d.h. einmal pro Woche, an einem Arbeitstag außer samstags) PG3 6.00 - 8.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG4 18.00 - 22.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG5 18.00 - 22.00 Uhr Wöchentlich (d.h. einmal pro Woche, an einem Arbeitstag außer samstags) PG6 7h30 – 15h30 Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG7 8.00 - 12.00 Uhr und 13.00 - 17.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) Gebäude Mercier Gebäude Fischer PG1 18.00 - 22.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG2 18.00 - 22.00 Uhr Wöchentlich (d.h. einmal pro Woche, an einem Arbeitstag außer samstags) PG3 6.00 - 8.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG4 18.00 - 22.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG5 18.00 - 22.00 Uhr Wöchentlich (d.h. einmal pro Woche, an einem Arbeitstag außer samstags) PG7 8.00 - 12.00 Uhr und 13.00 - 17.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 44 / 117 4. Technische Spezifikationen Unterprogramm Uhrzeiten Häufigkeit 6.00 - 8.00 Uhr 14.00 - 16.00 Uhr 18.00 - 22.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) 9.00 - 12.00 Uhr Jeden Samstag 6.00 - 8.00 Uhr 14.00 - 16.00 Uhr 18.00 - 22.00 Uhr Wöchentlich (d.h. einmal pro Woche, an einem Arbeitstag außer samstags) 9.00 - 12.00 Uhr Jeden Samstag PG3 6.00 – 8.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) PG4 6.00 - 8.00 Uhr 14.00 - 16.00 Uhr 18.00 - 22.00 Uhr Täglich (d.h. an allen Arbeitstagen außer samstags) 9.00 - 12.00 Uhr Jeden Samstag 6.00 - 8.00 Uhr 14.00 - 16.00 Uhr 18.00 - 22.00 Uhr Wöchentlich (d.h. einmal pro Woche, an einem Arbeitstag außer samstags) 9.00 - 12.00 Uhr Jeden Samstag Gebäude Wenkelhiel PG1 PG2 PG5 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 45 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.2.2. Posten II – Spezifische Reinigungsarbeiten (PS) Im Gegensatz zu den allgemeinen Reinigungsarbeiten, die den täglichen Unterhalt der Gebäude betreffen, sind die spezifischen Reinigungsarbeiten auf eine gründliche Reinigung der Räumlichkeiten und der Gebäudeumgebung ausgerichtet. Die spezifischen Reinigungsarbeiten sind an Arbeitstagen der Kommission zwischen 6.00 Uhr und 18.00 Uhr auszuführen. Der genaue Zeitplan für die einzelnen Arbeiten ist vom Auftragnehmer und vom Amt für Veröffentlichungen einvernehmlich festzulegen. Die Unterprogramme PS5, PS6, PS7 und PS8 betreffen Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria und Sanitäreinrichtungen (Toiletten, Duschen) sowie Trenntüren. Die Unterprogramme PS1, PS2 und PS4 betreffen die übrigen Räume im Innern der Gebäude sowie einen Teil der Außenanlagen. Das Unterprogramm PS3 betrifft die Reinigung der Telefon- und DV-Anlagen. Das Personal des Amts wird im Voraus über die Arbeiten des Auftragnehmers in den Räumen des Amts informiert. Der Auftragnehmer hat die entsprechenden Termine mindestens eine Woche vor Auftragsausführung mit dem zuständigen technischen Verantwortlichen des Amts abzusprechen. Angaben zur Zahl der Geräte und zu ihrer Verteilung auf die einzelnen Arbeitsorte sind Kapitel 4.2.1.3 zu entnehmen. 4.2.2.2.1. Die folgenden Tabellen enthalten die Listen der im Rahmen der einzelnen Unterprogramme zu erbringenden Leistungen. Unterprogramm PS1 - zweimal monatlich (samstags) auszuführende Arbeiten Gebäude Mercier und Fischer Gründliche Reinigung der Garagen- und Kellerböden mit geeigneten technischen Mitteln, je nach Bodenbeschaffenheit (Kehren/Saugen, Fußbodenwaschmaschine usw.) und Entfernung von Öl- und anderen Flecken. Gebäude Wenkelhiel Reinigung der Außenanlagen Unterprogramm PS2 – monatliche Arbeiten Alle Gebäude Reinigung der frei zugänglichen Oberseite von Möbelstücken, deren Höhe die der täglichen Reinigung überschreitet Reinigung der Türen und Türrahmen (Büros, Gänge, Aufzüge, Schränke usw.). Grundreinigung und/oder Besprayen aller Böden aus Linoleum und vergleichbarem Material sowie bei Bedarf Aufbringen eines rutschhemmenden Schutzfilms. Reinigung der Abflussrinnen und Beseitigung von Verstopfungen in Wasserabflüssen und Gullys der Terrassen, Vorplätze, Parkflächen und Nottreppen. Reinigung von Boden Hochdruckreiniger. und Wänden des Abfallbehälter-Raums mit einem Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 46 / 117 4. Technische Spezifikationen Reinigung der Betriebsräume (Heizungsräume, Ateliers, Möbellager, Telefonzentrale, Wechselrichter, Batterieraum usw.). Reinigung und Behandlung von Kabinenverkleidung und Türrahmen der Aufzüge und Lastenaufzüge. Gebäude Mercier Reinigung der Edelstahlteile der Garageneinfahrt sowie der Kabine des Wachpersonals. Reinigung und Entstauben der Einrichtungsgegenstände und Ausstellungsvitrinen in der Eingangshalle. Unterprogramm PS3 – halbjährliche Arbeiten Alle Gebäude Telefonanlagen: Reinigung und Desinfizierung der Telefonapparate (Gehäuse, Tastaturen und Kabel). DV-Anlagen: Reinigung, Saugen, Desinfizierung und antistatische Behandlung der Tastaturen (Gehäuse und Tastaturen), der PC-Mäuse und der Kabel. Reinigung und antistatische Behandlung der Bildschirme sowie der Gehäuse von PCs und Druckern. Unterprogramm PS4 – jährliche Arbeiten Alle Gebäude Gründliche Reinigung mit Sprühextraktions- oder einem anderen Verfahren der Teppiche und Teppichböden und gegebenenfalls Aufbringen eines Antistatikums. Grundreinigung, Auftragen eines rutschhemmenden Schutzfilms und Polieren der Bodenbeläge aus Linoleum und vergleichbarem Material. Reinigung der Trennwände, der abwaschbaren Wände und der Innenseiten der Fensterrahmen (innenliegende, nicht verglaste Teile der Fassaden). Gebäude Wenkelhiel Gründliche Reinigung der Ateliers des Vertriebszentrums. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 47 / 117 4. Technische Spezifikationen Unterprogramm PS5 – vierteljährliche Arbeiten Alle Gebäude Gründliche Reinigung der Fliesen in den Toiletten mit geeigneten technischen Mitteln, je nach Beschaffenheit der Flächen (Kehren/Saugen, Dampfreinigung usw.) und Entfernen von Flecken. Unterprogramm PS6 - monatliche Arbeiten Alle Gebäude Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria Grundreinigung und/oder Besprayen aller Böden aus Linoleum und vergleichbarem Material sowie bei Bedarf Aufbringen eines rutschhemmenden Schutzfilms. Die Dunstabzugshauben sind gründlich zu reinigen; dazu sind die inneren und äußeren Gitter abzunehmen. Trenntüren / Schnelllauftüren: Reinigung der Trenntüren (8) und Schnelllauftüren (3). Gebäude Mercier Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria Entstauben der Kunstblumen und Blumenbehälter im Restaurant. Unterprogramm PS7 – halbjährliche Arbeiten Alle Gebäude Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria Grundreinigung und/oder Besprayen aller Böden aus Linoleum und vergleichbarem Material sowie bei Bedarf Aufbringen eines rutschhemmenden Schutzfilms. Gebäude Wenkelhiel Sanitäranlagen: Entfetten der Bodenkacheln der Sanitäranlagen. Unterprogramm PS8 – jährliche Arbeiten Gebäude Mercier Küchen und Nebenräume, Kantinen, Kaffeeküchen, Restaurant, Cafeteria Gründliche Reinigung der Decken. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 48 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.2.2.2. Unterprogramm Die folgende Tabelle legt die Uhrzeiten und die Häufigkeit der im Rahmen der einzelnen Unterprogramme zu erbringenden Leistungen fest. (Arbeitstag = Arbeitstag der Kommission) Uhrzeiten Häufigkeit PS1 6.00 - 18.00 Uhr Zweimal monatlich (samstags) PS2 6.00 - 18.00 Uhr Monatlich (an einem Arbeitstag außer samstags) PS3 6.00 - 18.00 Uhr Halbjährlich (an einem Arbeitstag außer samstags) PS4 6.00 - 18.00 Uhr Jährlich (an einem Arbeitstag außer samstags) PS5 6.00 - 18.00 Uhr Vierteljährlich (an einem Arbeitstag außer samstags) PS6 6.00 - 18.00 Uhr Monatlich (an einem Arbeitstag außer samstags) PS7 6.00 - 18.00 Uhr Halbjährlich (an einem Arbeitstag außer samstags) PS8 6.00 - 18.00 Uhr Jährlich (an einem Arbeitstag außer samstags) Alle Gebäude Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 49 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.2.3. Posten III – Punktuelle Reinigungsarbeiten (PP) Die „Punktuellen Reinigungsarbeiten“ des Postens III betreffen Leistungen, die gegebenenfalls jederzeit zusätzlich zu den Leistungen im Rahmen der Posten I und II zu erbringen sind. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die zur Ausführung der Leistungen des Postens III erforderlichen Arbeitskräfte und technischen Mittel nach den im Vertrag genannten Bedingungen einzusetzen. Für einen Großteil der PP werden Gegenstand und Einheitspreise bereits in der Preisaufstellung vorab festgelegt. Wenn Einvernehmen über die Mengen und Fristen besteht, werden die Leistungen mit einem „Leistungsauftrag“ veranlasst, der vom Amt für Veröffentlichungen ausgestellt wird; der Preis wird anhand der in der Preisaufstellung angegebenen Einzelpreise und der (gegebenenfalls bei einer Ortsbesichtigung) einvernehmlich festgestellten und akzeptierten zu behandelnden Flächen bestimmt. Für die Schneeräumarbeiten siehe Punkt 4.2.2.3.1. Für PP, deren Gegenstand und Einheitspreis in der Preisaufstellung nicht vorab festgelegt wurden, wird ein Kostenvoranschlag des Auftragnehmers eingeholt. Gegebenenfalls werden die tatsächlich zu behandelnden Flächen bei einer gemeinsamen Ortsbesichtigung der beiden Parteien festgelegt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Amt für Veröffentlichungen innerhalb von 3 Werktagen bzw. 3 Werktagen nach der Ortsbesichtigung einen ausführlichen Kostenvoranschlag vorzulegen. Wenn Einvernehmen über die technischen und finanziellen Bedingungen und die Ausführungsfristen besteht, wird ein „Auftragsschein“ an den Auftragnehmer übermittelt. Sind im Angebot Regiearbeiten vorgesehen, für die besondere Reinigungsmittel benötigt werden, die nicht im Rahmen der Allgemeinen Reinigungsarbeiten (Ziffer 4.2.7.2.) verwendet werden, so sind Bezeichnung und Menge dieser Reinigungsmittel anzugeben. Nach Annahme des Angebots stellt das Amt für Veröffentlichungen einen Auftragsschein für die Arbeiten aus und übernimmt die Kosten für die Reinigungsmittel. Die punktuellen Reinigungsarbeiten sind in der Regel an Arbeitstagen zwischen 6.00 Uhr und 22.00 Uhr auszuführen. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich allerdings das Recht vor, andere Arbeitszeiten anzuordnen oder zuzulassen, sofern es aus dienstlichen Gründen erforderlich ist. In diesem Fall kommen die Zuschläge für die Arbeit an Sonntagen, Feiertagen bzw. für Nachtarbeit zwischen 6.00 Uhr und 22.00 Uhr zur Anwendung. Für jede ausgeführte Arbeit erstellt der Auftragnehmer unmittelbar eine Bescheinigung über die Abnahme und Ausführung der Leistungen, das sogenannte „Arbeitsblatt“. Der zuständige technische Verantwortliche bestätigt und akzeptiert mit seiner Unterschrift die korrekte Ausführung der Leistungen. In der Regel wird das Arbeitsblatt noch am Tag seiner Übermittlung unterzeichnet. Im Falle eines Problems unterzeichnet der technische Verantwortliche das Arbeitsblatt nicht. Er teilt das Problem dem Vorarbeiter mit, der binnen 2 Arbeitstagen nach dieser Mitteilung die erforderlichen Maßnahmen zur Behebung des Problems treffen muss. Der technische Verantwortliche unterzeichnet das Arbeitsblatt erst nach Behebung des Problems. Der Auftragnehmer darf nur Arbeiten in Rechnung stellen, die von einem technischen Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen angenommen wurden. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 50 / 117 4. Technische Spezifikationen Die punktuellen Reinigungsarbeiten umfassen in der Regel die drei nachfolgend genannten Leistungen, doch können weitere vergleichbare Arbeiten in Auftrag gegeben werden. 4.2.2.3.1. Schneeräumarbeiten Gelegentlich und bei Bedarf Schneeräumen und Abstreuen der Parkflächen, Bürgersteige und Zuwege um die Gebäude. Die Schneeräumarbeiten sind in der Regel an Arbeitstagen zwischen 6.00 Uhr und 22.00 Uhr sowie, falls die Wetterbedingungen dies erfordern, auch an den Nichtarbeitstagen auszuführen. Das Schneeräumen erfolgt unter der Verantwortung des Auftragnehmers, der dafür sorgt, dass die Umgebung des Amts für Veröffentlichungen ausreichend geräumt ist, um bei Schneefall und/oder Glatteis Unfälle zu vermeiden, und zwar sowohl an Arbeitstagen als auch an Nichtarbeitstagen. Die Häufigkeit der Arbeiten richtet sich nach den Wetterbedingungen. Weitere Einzelheiten werden bei Auftragserteilung mitgeteilt. Unbeschadet von den sonstigen Vertragsbestimmungen kommt bei Unfällen Artikel II.2 des Vertrags zur Anwendung. Das Streusalz wird vom Amt für Veröffentlichungen zur Verfügung gestellt. Der Auftragnehmer stellt das technische Material. 4.2.2.3.2. Außerplanmäßige oder spezifische Reinigungsarbeiten Gelegentliche Bereitstellung von Reinigungspersonal für außerplanmäßige oder spezifische Reinigungsarbeiten, z.B. bei Empfängen oder anderen Veranstaltungen oder aufgrund bestimmter dienstlicher Erfordernisse, etwa der Versetzung von Trennwänden, Umzügen innerhalb des Hauses oder von Bauarbeiten, für die Kristallisierung von Marmor- oder Steinflächen. 4.2.2.3.3. Einsätze nach unvorhergesehenen Ereignissen Einsätze nach unvorhergesehenen Ereignissen, aufgrund derer Reinigungsarbeiten erforderlich sind, z.B. Entfernen von Graffiti an der Außenfassade der Gebäude. Das Amt für Veröffentlichungen muss bezüglich der Reinigungsverfahren und der zu verwendenden Reinigungsmittel konsultiert werden. Falls nicht, haftet der Auftragnehmer für alle entstandenen Schäden. 4.2.3. Zugang zu den Sicherheitsbestimmungen Gebäuden und Einhaltung der Der Auftragnehmer legt dem technischen Verantwortlichen des Referats „Infrastruktur“ jeden Monat und bei Bedarf die Liste der Mitarbeiter und den Zeitplan nach Gebäuden für die Ausführung der im Reinigungsplan vorgesehenen Arbeiten vor. Diese Liste dient auch als Anhaltspunkt für die Zugangskontrolle. Nur die auf der Liste eingetragenen Mitarbeiter sind befugt, die Gebäude des Amts für Veröffentlichungen zu betreten. Alle Mitarbeiter des Arbeitnehmers müssen sich jedes Mal beim Betreten und Verlassen des Gebäudes in einer Anwesenheitsliste eintragen, die am Empfang ausliegt. Beim Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 51 / 117 4. Technische Spezifikationen Betreten des Gebäudes muss jeder Mitarbeiter einen Personalausweis oder den von seinem Arbeitgeber ausgestellten Dienstausweis abgeben; er erhält einen „Techniker-Ausweis“, der deutlich sichtbar zu tragen ist. Bei Verlassen des Gebäudes werden die Ausweise wieder ausgewechselt. Der Name des Unternehmens muss auf der Arbeitskleidung deutlich lesbar sein. Der Vorarbeiter erhält einen „Dauerausweis“. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen alle von den einzelnen Dienststellen des Amts für Veröffentlichungen erstellten Sicherheitsvorschriften für den Zugang zu den Gebäuden genauestens befolgen. Der Auftragnehmer ist für das Verhalten seiner Mitarbeiter in den Räumlichkeiten verantwortlich und erteilt die für die Sicherheit von Sachen und Personen erforderlichen Anweisungen. Die Mitarbeiter sind bei der Arbeit in den Gebäuden stets ordentlich und zweckmäßig gekleidet. Der Auftragnehmer verpflichtet seine Mitarbeiter, an den Arbeitsorten nicht zu rauchen. Nach Abschluss der Reinigungsarbeiten sind die Möbel und alle Einrichtungsgegenstände an ihren Ort zurückzustellen, das Licht auszuschalten, die Fenster zu schließen, die Bürotüren zu öffnen und die Wasserhähne der Waschbecken sorgfältig zu schließen. Bei den Reinigungsarbeiten im Rechenzentrum sind die unter Ziffer 4.2.11 aufgeführten spezifischen Anweisungen zu beachten. den Nebenräumen des Rechenzentrums sind die unter den Posten PG1 und PG2 der allgemeinen Reinigungsarbeiten aufgeführten Leistungen zu erbringen. Das Amt für Veröffentlichungen unterrichtet den Auftragnehmer gegebenenfalls über asbesthaltige Räume und die zu beachtenden besonderen Anweisungen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei Inkrafttreten des Vertrags das dem Amt für Veröffentlichungen vorliegende Asbestinventar einzusehen. Der Auftragnehmer muss seine Mitarbeiter verpflichten, dem Amt für Veröffentlichungen während der gesamten Vertragslaufzeit verdächtiges, möglicherweise asbesthaltiges Material sofort zu melden. Reinigungsarbeiten an Anlagen mit möglicherweise asbesthaltigen Bestandteilen sind streng verboten bzw. müssen nach den geltenden Vorschriften ausgeführt werden. 4.2.4. Ständige Verpflichtung, unterrichten das Amt für Veröffentlichungen zu Der Auftragnehmer hat alle Maßnahmen zu treffen, um Schäden an den Gebäuden und Anlagen zu vermeiden, ohne das ordnungsgemäße Funktionieren der Dienststellen des Amts für Veröffentlichungen zu behindern. Wenn die Mitarbeiter des Auftragnehmers bei der Ausführung der Reinigungsarbeiten Unregelmäßigkeit feststellen, sind diese dem Amt für Veröffentlichungen umgehend über das „Zentrale Dispatching“ unter der Rufnummer 32220 zu melden; dies betrifft insbesondere Wasseraustritte und Leckagen in sanitären Anlagen und alle sonstigen Mängel, die bei der Ausführung der Arbeiten festgestellt werden sollten. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 52 / 117 4. Technische Spezifikationen Der Vorarbeiter führt die festgestellten Zwischenfälle für jedes Gebäude im „Tagesbericht“ auf, der an den Bereich „Wartung“ des Referats „Infrastruktur“ des Amts für Veröffentlichungen zu senden ist. 4.2.5. Spezifischer Sicherheitsplan Der Auftragnehmer übergibt dem Amt für Veröffentlichungen jährlich sowie bei jeder Änderung den Spezifischen Sicherheitsplan des Unternehmens mit der Liste der Mitarbeiter sowie den Arbeitsverfahren. Die Lieferungen, Leistungen und Aufwendungen im Zusammenhang mit den Sicherheitsmaßnahmen sind in den in der Preisaufstellungen genannten Preisen inbegriffen. 4.2.6. Einhaltung der Rechtsvorschriften Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die für Gebäudereiniger am Ausführungsort geltenden Rechtsvorschriften und insbesondere die Bestimmungen im Bereich Sicherheit, Gesundheitsschutz und Umweltschutz zu beachten. Dies gilt im Besonderen für die Anforderungen der ITM-ET 32.10 und die Bestimmungen des Gesetzes des Großherzogtums Luxemburg vom 17. Juni 1994 über die Sicherheit und den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sowie die zur Umsetzung dieses Gesetzes erlassenen Verordnungen vom 4. November 1994 über: die Mindestvorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz in Arbeitsstätten, die Mindestvorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Verwendung von Arbeitsausrüstungen, persönlichen Schutzausrüstungen durch die Arbeitnehmer bei der Arbeit, die Mindestvorschriften für Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Handhabung von Lasten, die für die Arbeitnehmer insbesondere eine Gefährdung der Lendenwirbelsäule mit sich bringt, den Schutz der Arbeitnehmer vor Gefährdungen durch krebserregende Stoffe am Arbeitsplatz, den Schutz der Arbeitnehmer vor Gefährdungen durch biologische Stoffe am Arbeitsplatz, und für die Verordnung des Großherzogtums Luxemburg vom 28. April 1995 über die Mindestvorschriften für die Sicherheitsund Gesundheitsschutzkennzeichnung am Arbeitsplatz sowie für das Gesetz vom 23. März 2001 über den Schutz junger Arbeitnehmer. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die internen Regelungen und Verfahren des Amts für Veröffentlichungen (Heißarbeitserlaubnis usw.) zu beachten. Der Auftragnehmer muss dafür Sorge tragen, dass die allgemeinen und besonderen Vorschriften von seinen Mitarbeitern konsequent beachtet und angewandt werden, und es entsprechend schulen. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, alle Arbeiten, bei denen die Sicherheits-, Gesundheitsschutz- und Umweltschutzanforderungen nicht umfassend erfüllt werden, abzubrechen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 53 / 117 4. Technische Spezifikationen Der Auftragnehmer teilt dem Amt für Veröffentlichungen den Namen des Sicherheitsbeauftragten mit, der zur Wahrnehmung dieser Aufgabe ordnungsgemäß befähigt sein muss. 4.2.7. Technische Mittel und Material Der Auftragnehmer muss jederzeit Gerätschaften, Arbeitsmittel und Produkte in ausreichender Zahl zur optimalen Ausführung der Leistungen bereithalten. 4.2.7.1. Gerätschaften und Arbeitsmittel Sie umfassen mindestens: Fahrzeuge; alle für die jeweils auszuführende Arbeit vorgeschriebenen Arbeits- und Sicherheitsausrüstungen für das ausführende Personal: Kittel, Handschuhe, Schuhe mit rutschfester Sohle, Stiefel, Hauben, Mundschutz, Helme, Schutzbrillen (Liste nicht erschöpfend); alle standardmäßigen und speziellen Ausrüstungen und Gerätschaften: Rollwagen für alle Reinigungskräfte, ausgestattet mit: Reinigungsmitteln, 2 Eimern, Putzlappen, 1 weniger als drei Jahre alten Staubsauger (mindestens 1 000 W), Müllbeutelhalter (1 für Papier und 1 für sonstige Abfälle) und Müllbeutel in verschiedenen Farben für die Abfalltrennung; 2 industrielle Reinigungsmaschinen (eine für die Verwendung durch den Auftragnehmer, zu lagern in einem vom Amt für Veröffentlichungen zur Verfügung gestellten Raum) und ein Reservegerät, aufzubewahren beim Auftragnehmer; 1 Hochdruckreiniger ; 1 Dampfreiniger; Trittleitern, die den geltenden Sicherheitsnormen entsprechen, in ausreichender Anzahl, für Reinigungsarbeiten in einer Höhe von mehr als 1,25 m; Büromaterial und Büromaschinen. Es ist untersagt, für die Ausführung der Arbeiten Möbel oder Ausrüstungsgegenstände des Amts für Veröffentlichungen (Tische, Stühle, Körbe, Handtücher usw.) zu benutzen. 4.2.7.2. Reinigungsmittel und -verfahren Betroffen sind alle Arten von Reinigungsmitteln. Der Auftragnehmer setzt nach Möglichkeit nur umweltfreundliche Mittel vom Typ „EU-Umweltzeichen“ (s. Verordnung (EG) Nr. 66/2210) oder vergleichbare Mittel ein. Der Auftragnehmer übermittelt dem Amt für Veröffentlichungen unmittelbar nach Inkrafttreten des Vertrags: eine vollständige Liste aller Produkte, die er zur Auftragsausführung zu verwenden gedenkt, mit den zugehörigen Sicherheitsdatenblättern. Änderungen sind dem Amt für Veröffentlichungen unverzüglich mitzuteilen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 54 / 117 4. Technische Spezifikationen Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, den Einsatz ungeeigneter oder unwirksamer oder aber gesundheits- und/oder umweltschädlicher Produkte sowie Arbeitsverfahren, die gegen arbeitsrechtliche Bestimmungen oder andere Sicherheitsvorschriften verstoßen, zu untersagen. Soweit am Markt erhältlich, dürfen die Reinigungsmittel nicht gesundheitsgefährdend sein. Darüber hinaus gilt Folgendes: sie müssen biologisch abbaubar sein; es muss sich um Konzentrate handeln; sie müssen in wieder verwendbaren oder verwertbaren Verpackungen mit Dosiervorrichtung dargeboten werden. Die geeignete Dosierung sowie Gebrauchsanweisungen müssen auf der Verpackung angegeben sein; sie dürfen kein Eau de Javel (Chlor), keine EDTA (Ethylendiamintetraessigsäure), kein Formaldehyd, keine Duftstoffe auf der Basis von Nitro-Moschus und/oder als allergen, krebserregend, erbgutverändernd und/oder toxisch eingestufte Stoffe enthalten; sie müssen die zu behandelnden Flächen und die Oberflächen benachbarter Materialien, mit denen sie gegebenenfalls in Berührung kommen, gut schützen. Sie dürfen keine Säuren oder Schleifmittel enthalten oder Stoffe, die Teppichböden, Treppen, Fliesen, Parkett, Linoleum, Granit, Marmor oder Metalle (Liste nicht erschöpfen) angreifen, und dürfen keine Brandgefahr oder Sturzgefahr (Bohnerwachs) herbeiführen. Die Reinigungsmittel müssen die Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 648/2004 hinsichtlich der biologischen Abbaubarkeit erfüllen, d. h. die mittlere biologische Abbaubarkeit der enthaltenen Tenside muss für jede der folgenden Tensidarten mindestens 90 % betragen: anionisch, kationisch, nichtionisch und amphoterisch. Zudem müssen sie die im Gesetz vom 8. Juli 1986 (biologische Abbaubarkeit) festgelegten Bedingungen für das Inverkehrbringen erfüllen. Für die Reinigung aller Kontaktflächen wie Telefone, Bürotische, Türgriffe, Treppengeländer usw. (nicht erschöpfende Liste) muss der Auftragnehmer ein keimtötendes Mittel verwenden. Falls Lösungsmittel oder andere gefährliche Stoffe eingesetzt werden müssen, was entsprechend zu begründen und vom Amt für Veröffentlichungen zu genehmigen ist, trägt der Auftragnehmer dafür Sorge, sie nach den geltenden Vorschriften aufzubewahren. Beschädigungen der behandelten Flächen aufgrund der Nichtbeachtung dieser Vorschriften hat der Auftragnehmer auf eigene Kosten durch Wiederherstellen der beschädigten Oberflächen zu beseitigen. 4.2.7.3. Das Amt für Veröffentlichungen stellt: die Produkte für die Sanitäranlagen (Toilettenpapier, Servietten, Seife und Toilettenabdeckungen); die „Valorlux“-Müllsäcke und die 1 m3-Säcke für die Spezialcontainer; Wasser und Strom. Der Auftragnehmer muss jedoch bei der Ausführung der Reinigungsarbeiten nach Möglichkeit sparsam mit Wasser umgehen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 55 / 117 4. Technische Spezifikationen Das Amt für Veröffentlichungen stellt dem Auftragnehmer in jedem Gebäude Räume zur Verfügung, in denen er seine Reinigungsmittel und sein Material, mit Ausnahme aller feuergefährlichen Erzeugnisse, in eigener Verantwortung lagern kann. Daneben verfügt er im Gebäude Mercier über einen Raum mit Schreibtisch, Stühlen und Schränken. Schäden an dem Raum und den Gegenständen, die vom Amt für Veröffentlichungen zur Verfügung gestellt werden, sind vom Auftragnehmer zu beseitigen. Wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten nicht nachkommt, ergreift das Amt für Veröffentlichungen auf Kosten des Auftragnehmers selbst Maßnahmen zur Instandsetzung der Räume und Ersatzbeschaffung der Gegenstände. 4.2.7.4. Behandlung der Abfälle a) Der vom Dienstleister mit dem Herausstellen der Abfallbehälter im Gebäude Mercier beauftragte Mitarbeiter muss über eine gültige Fahrerlaubnis für das Bedienen eines Gabelstaplers oder eines Elektrostaplers verfügen. b) Der Inhalt der Abfalleimer für „Restabfälle“ und der durch Kehren und Staubsaugen gesammelte Kehricht sind in die vom Auftragnehmer bereitzustellenden Säcke einzufüllen. c) Die Säcke für die zur Abfalltrennung bereitgestellten Container werden vom Amt für Veröffentlichungen gestellt. d) Die Abfalltrennung muss gemäß den Bestimmungen des „SuperDrecksKëscht“ oder eines vergleichbaren Abfallmanagementsystems erfolgen. e) Der Inhalt der Abfalleimer für Papier ist getrennt einzusammeln. f) Verpackungspappen, wegzuwerfende Dokumente, Altpapier und nicht mehr benötigte Computerausdrucke sind vom Auftragnehmer getrennt einzusammeln. g) Die Abfälle sind in jedem Gebäude in die vom Amt für Veröffentlichungen bereitgestellten Container einzufüllen. h) Im Freien eingesammelte Abfälle dürfen auf keinen Fall in die Räume des Amts für Veröffentlichungen gebracht werden. 4.2.8. Verpflichtung zur Bereithaltung personeller Ressourcen Der Auftragnehmer ist und bleibt gegenüber der Kommission und Dritten alleiniger Ansprechpartner und allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist und bleibt während der gesamten Vertragslaufzeit Arbeitgeber seiner Mitarbeiter. Der Auftragnehmer setzt nur qualifiziertes Fachpersonal in ausreichender Zahl ein, das in der Lage ist, die Leistungen fachgerecht auszuführen, sein Vertrauen genießt und die arbeitsrechtlichen Bestimmungen in jeder Hinsicht erfüllt. Der Auftragnehmer sowie seine etwaigen Mit- oder Unterauftragnehmer verpflichten sich, alle geltenden sozialversicherungsrechtlichen, arbeitsrechtlichen und steuerlichen Rechtsvorschriften zu befolgen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 56 / 117 4. Technische Spezifikationen Der Auftragnehmer muss unternehmensintern oder durch externe Schulungen für die Fortbildung der im Rahmen des Vertrags eingesetzten Führungskräfte und Reinigungskräfte sorgen. Der Auftragnehmer trägt insbesondere die Kosten für Einsätze von Unterauftragnehmern, die aus rechtlichen, fachlichen oder Gewährleistungsgründen zur Erfüllung seiner Vertragspflichten erforderlich sind. Er hat dies dem Amt für Veröffentlichungen über den für die Ausführung des Vertrags zuständigen Mitarbeiter mitzuteilen. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen im sparsamen Gebrauch sowie der angemessenen Dosierung der Reinigungsmittel unterwiesen werden. Der Auftragnehmer muss dem Amt für Veröffentlichungen nachweisen können, dass alle erforderlichen Schulungsmaßnahmen abgehalten wurden und dass das Führungspersonal und das ausführende Personal daran teilgenommen haben. Der Auftragnehmer muss Mitarbeiter, die urlaubs- oder krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen fehlen, durch Mitarbeiter ersetzen, die in der Lage sind, sofort zu übernehmen, um eine unterbrechungsfreie Ausführung der Reinigungsarbeiten zu gewährleisten. Das Amt für Veröffentlichungen kann vom Auftragnehmer verlangen, dass er die personellen und technischen Ressourcen der Organisation quantitativ und qualitativ verstärkt oder Mitarbeiter ersetzt, falls die Leistungen dieses Mitarbeiters oder dieser Mitarbeiterin den Anforderungen nicht genügen. 4.2.9. Mindestanforderungen an die Qualifikation und Aufgaben des Vorarbeiters /des stellvertretenden Vorarbeiters (m/w) Diese Personen müssen: mindestens Französisch fließend sprechen; mindestens 2 Jahre Erfahrung Mitarbeiterführung haben; mindestens 2 Jahre Erfahrung im Vertragsmanagement vorweisen können. Der Vorarbeiter ist für die Reinigungsarbeiten zuständig. Leitung in und verantwortlicher Beaufsichtigung der Position mit ausgeführten Bei Abwesenheit, gleich aus welchem Grund, werden der Standortleiter und sein Vertreter durch einen Stellvertreter ersetzt, der mindestens die gleiche Qualifikation besitzt und Zugang zu allen vertragsbezogenen Informationen hat. Der Standortleiter und sein Vertreter müssen ihre Stellvertreter jederzeit über die Entwicklung des Vertrags auf dem Laufenden halten. Beide besitzen die erforderliche Sachkunde und Erfahrung, um alle Probleme, die sich bei der Vertragserfüllung stellen, lösen zu können. Der Standortleiter oder sein Vertreter müssen an den Arbeitstagen von 10.00 bis 22.00 Uhr erreichbar sein. Sie müssen sich der Leitung, Koordination, Überwachung und Qualitätskontrolle der Reinigungsarbeiten in angemessenem Umfang widmen. Dazu gehört unter anderem (Liste nicht erschöpfend): Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 57 / 117 4. Technische Spezifikationen das Erstellen von Zugangsanträgen für sich und das ausführende Personal, jederzeit über den Zustand der Flächen, den Arbeitsfortschritt und den Aufenthaltsort des ausführenden Personals informiert zu sein, die Ausführung der Reinigungsarbeiten zu planen und zu überwachen, die fristgerechte Erledigung der Berichterstattung. Die Berichterstattung betrifft alle Arten von Unterlagen (Tagesbericht, Kontrollblätter für die Leistungen usw.). Der Auftragnehmer hat dem Amt für Veröffentlichungen in französischer Sprache Bericht zu erstatten. Die Berichterstattung hat dabei in Übereinstimmung mit den Vorgaben des Amts für Veröffentlichungen zu Fristen und Qualität und unter Erfüllung aller Zusatzforderungen zu erfolgen, die sich über die Vertragslaufzeit hinweg ergeben könnten. Entspricht die Berichterstattung des Auftragnehmers nicht den Vorschriften, ist dieser verpflichtet, solange Korrekturen einzubringen und/oder neue Berichte zu erstellen, bis das vom Amt für Veröffentlichungen geforderte Qualitätsniveau erreicht ist, die Teilnahme an den Besichtigungen zur Kontrolle der Ausführung der Reinigungsarbeiten mit den zuständigen Mitarbeitern des Amts für Veröffentlichungen, die Beachtung der Qualitätskennzahlen für die Leistungen und die Durchsetzung der Einhaltung der Qualitätskennzahlen durch das Personal, die Ausführung alle sonstigen, zur optimalen Reinigungsarbeiten erforderlichen Maßnahmen. Ausführung der Wenn der Vorarbeiter bzw. sein Stellvertreter diese Sprachen nicht beherrscht, muss ein Mitarbeiter die erforderlichen Sprachkenntnisse besitzen und bei Bedarf einsetzen. Der Schriftverkehr, die Berichte und alle sonstigen fachlichen Unterlagen sind, wenn sie für das Amt für Veröffentlichungen bestimmt sind, in französischer Sprache abzufassen. Die Kosten für die Führungskräfte sind in den Preisen in der Spalte „Arbeitskosten“ der Preisaufstellung enthalten. Dem Amt für Veröffentlichungen ist für Wochenenden und Feiertage eine Notrufnummer mitzuteilen. Das Amt benennt einen technischen Verantwortlichen und einen Stellvertreter für jedes seiner Gebäude. Diese Verantwortlichen sind für den Auftragnehmer die prioritären Ansprechpartner für alle Fragen im operativen Bereich. 4.2.10. Reinigungspersonal – Allgemeine Reinigungsarbeiten Der Auftragnehmer verpflichtet sich, neben den Führungskräften (Vorarbeiter) für jeden Arbeitstag der Kommission und jeden vertraglichen Zeitrahmen Personal in der erforderlichen Mindeststärke für die Ausführung der „Allgemeinen Reinigungsarbeiten“ bereitzustellen. Die Arbeitskräfte werden wie folgt eingesetzt: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 58 / 117 4. Technische Spezifikationen Unterprogramm Zeitrahmen Erforderliche Höchstzahl Mindestzahl an an MitarMitarbeitern beitern Gebäude MERCIER PG1, PG2, PG4, PG5 18.00 - 22.00 Uhr 20 Personen 22 Personen PG3 6.00 - 8.00 Uhr 1 Person 2 Personen PG6 7h30 - 15h30 1 Person 1 Person 18.00 - 22.00 Uhr 5 Personen 6 Personen 6.00 - 8.00 Uhr 1 Person 2 Personen 8.00 - 12.00 Uhr und 13.00 – 17.00 Uhr 1 Person 1 Person 18.00 - 22.00 Uhr 4 Personen 5 Personen 6.00 - 8.00 Uhr 1 Person 1 Person 14.00 - 16.00 Uhr 1 Person 1 Person 9.00 - 12.00 Uhr3 2 Personen 3 Personen 37 Personen 44 Personen Gebäude FISCHER PG1, PG2, PG4, PG5 PG3 Gebäude MERCIER et FISCHER PG7 Gebäude WENKELHIEL PG1, PG2, PG3, PG4, PG5 INSG. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die vertraglich festgesetzten Ergebnisse zu erreichen und darf sich nicht auf diese Quoten berufen, um mangelhafte Leistungen zu rechtfertigen. Hingegen steht es dem Auftragnehmer frei, diese Quoten zu erhöhen, wenn er es für erforderlich hält, um seinen Verpflichtungen gemäß dem ersten Absatz dieses Punktes nachzukommen. Dabei darf er jedoch die in der obigen Tabelle festgelegte Höchstzahl an Mitarbeitern nicht überschreiten, außer nach ausdrücklicher Genehmigung durch das Amt für Veröffentlichungen. 3 Dieser Zeitrahmen gilt nur samstags. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 59 / 117 4. Technische Spezifikationen Der Auftragnehmer muss eine Mindestpräsenz des Personals pro Monat von 99,5 % gewährleisten. Die Nichteinhaltung dieser vorgegebenen Schwelle von 99,5 % hat eine Kürzung der Zahlungen zur Folge, die auf der Rechnung des darauffolgenden Monats verbucht wird. Diese Zahlungskürzung wird nach folgender Formel berechnet: Kürzung = PM x (100 minus PR)% x 1,2 PM = monatliche Zahlung PR = monatlicher Durchschnitt der Anwesenheitszahlen (s. Ziffer 4.2.13.2) Die vertraglich festgelegte Zahl der anwesenden Mitarbeiter wird täglich kontrolliert. Ein Beispiel eines mit Zahlen versehenen monatlichen Anwesenheitsberichts ist Anhang 10 zu entnehmen. 4.2.11. Spezifische Vorschriften für das Rechenzentrum (Computerraum und Nebenräume) Ein Teil des Mercier-Gebäudes ist speziell für die Nutzung durch das Rechenzentrum konzipiert und umfasst einen Computerraum mit Nebenräumen. In diesen Räumen befinden sich etliche elektronische Maschinen, die äußerst komplex, empfindlich und sehr teuer sind, weshalb für sie besondere klimatische Bedingungen geschaffen werden müssen, und zwar hinsichtlich Temperatur, Luftfeuchtigkeit und der Ausschaltung jedweder Quellen von Verstaubungen. Die Rechnersäle verfügen über einen aufgeständerten Boden, unter dem die Lüftungskanäle für die Geräte und die elektrischen Anschlüsse verlegt sind, welche ständig unter einer Spannung von 400 Volt stehen. Der Auftragnehmer muss alle Vorkehrungen treffen, damit bei den Reinigungsarbeiten das künstliche Raumklima und die Arbeit der DV-Systeme nicht beeinträchtigt werden. Insbesondere dürfen keine Scheuerpulver verwendet werden, die auf Bodenhöhe angesaugt und in die Maschinen gelangen könnten, wo sie die empfindlichen Mechanismen der elektronischen Geräte stören oder sogar beschädigen können. Ebenso ist es verboten, Wasser zu benutzen, um die mit Kunststoff beschichteten Bohlen des aufgeständerten Boden zu reinigen. Das Wasser oder andere flüssige Produkte könnten nämlich durchsickern und zu Kurzschlüssen, Beschädigungen des Materials und der Gefahr elektrischer Schläge führen. Das Personal des Auftragnehmers muss insbesondere bei Arbeiten in der Nähe der Server äußerste Vorsicht walten lassen, um zu vermeiden, dass die Bedienungsschalter versehentlich berührt werden. Bei der Reinigung der Computerräume hat sich der Auftragnehmer genau an die von den zuständigen Dienststellen des Amts für Veröffentlichungen erteilten Einzelanweisungen zu halten (siehe nachstehendes Beispiel). Die Reinigung des Rechenzentrums erfolgt nur in Anwesenheit eines Vertreters des Rechenzentrums. Er ermöglicht den Mitarbeitern des Auftragnehmers den Zugang zum Computerraum. Die Reinigungsarbeiten sind vor 19.00 Uhr durchzuführen. Die Reinigungsarbeiten sind auf einer Liste der ausgeführten Arbeiten zu vermerken, die gegengezeichnet werden muss. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 60 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.11.1. Beispiel von Vorschriften, die bei der Reinigung der Computerräume zu befolgen sind. Die Aufsicht über die Reinigung des Computerraums ist einer Führungskraft des Auftragnehmers zu übertragen, damit alle Anweisungen genauestens befolgt werden. Es ist ein tragbarer Industriestaubsauger mit – in der Regel dreistufigen – Mikrofiltern zu verwenden. Gegebenenfalls verwendete Tücher müssen mit einem Staub bindenden Mittel vorimprägniert sein, dürfen nicht flusen und müssen antistatistisch ausgerüstet sein. Die Verwendung von Scheuermitteln ist in keinem Fall zulässig; Wasser darf nur äußerst sparsam (feuchte Tücher) eingesetzt werden. Auf keinen Fall dürfen Behälter mit Flüssigkeiten im Innern des Rechenzentrums verwendet werden. Grundsätzlich wird empfohlen, die Böden mit einer harten Schutzschicht zu versehen, die mit geringst möglichem Aufwand gereinigt werden kann. In keinem Fall dürfen zur Reinigung der Böden Bohnerwachse oder wässrige Wachsemulsionen gleich welcher Art verwendet werden, da Wachs dazu neigt abzublättern. Rutschhemmende Reinigungsmittel auf Basis von Lösungsmittelemulsionen sowie Reinigungsmittel auf Wasserbasis können grundsätzlich empfohlen werden, sind aber sparsam einzusetzen. Für Probleme mit statischer Elektrizität gibt es spezielle antistatische Verfahren, welche den Aufbau und die Entladung statistischer Elektrizität vermindern. In jedem Fall ist beim Hersteller der Bodenbeläge nachzufragen, welche Reinigungsmittel für die Reinigung dieser Böden am besten geeignet und wie sie zu verwenden sind. Die Papierkörbe sind regelmäßig zu entleeren; keinesfalls darf sich Altpapier im Raum ansammeln, wenn er nicht genutzt wird. 4.2.11.2. Standardreinigungsprogramm Wir schlagen ein Standardreinigungsprogramm vor, das nach Bedarf abgeändert werden kann. 4.2.11.2.1. Tägliche Arbeiten Abstauben aller ebenen Flächen der Maschinen, der Möbel, des Zubehörs, der Fußleisten, der Türen und Trennwände, der Schränke, der Wagen und der Papierkörbe mit vorimprägnierten und antistatisch ausgerüsteten Lappen. Bei Bedarf ist ein Staubsauger mit Staubfilter zu verwenden. Reinigung der Böden mit Besen, deren Fransen imprägniert sind. Pflege und Auswechseln der imprägnierten Fußmatten nach Herstellerempfehlung. Leeren der Abfall- und Papierkörbe in den klimatisierten Räumen mit Ausnahme der gekennzeichneten Spezialbehälter, deren Leerung dem Personal der Rechnerräume obliegt (Shredder). Entfernung des an den Papierkörben anhaftenden Staubes mittels eines Staubsaugers mit Staubfilter. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers dürfen nur die glatten Flächen der Computer reinigen. Alle Flächen, die mit Knöpfen, Bedienungselementen usw. versehen sind, müssen von den Personen gereinigt werden, denen ihre Bedienung und ggf. Pflege obliegt. Es kann gleichwohl gelegentlich nötig sein, Öl- oder Tintenflecken, Fingerabdrücke und Kratzer auf den Schutzhauben der Geräte zu entfernen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 61 / 117 4. Technische Spezifikationen Dazu kann eine Reinigungsflüssigkeit sowie ein entsprechender Zerstäuber zum Auftragen der Flüssigkeit oder ein anderes vom Amt für Veröffentlichungen genehmigtes gleichwertiges Produkt beschafft werden. 4.2.11.2.2. Monatliche Arbeiten Die Wände und Beleuchtungskörper sind mit imprägnierten Tüchern, Besen mit imprägnierten Fransen und Staubsaugern mit Staubfiltern zu reinigen. Für Beleuchtungskörper aus Kunststoff sind vorsichtshalber antistatische Produkte zu verwenden. Abstauben und Reinigen der Fenster und der verglasten Trennwände. Die Verwendung von Fensterreinigungsmitteln in Form von Aerosolen ist in den klimatisierten Räumen nicht zu empfehlen. 4.2.11.2.3. Arbeiten alle drei Monate oder auf Verlangen Die Decke ist mit einem Staubsauger zu entstauben, die Lüftungsgitter der Klimaanlage sind mit imprägnierten Tüchern zu reinigen. Das Auswechseln der Staubfilter und Staubsaugerbeutel darf auf keinen Fall in den Räumen des Rechenzentrums stattfinden. 4.2.12. Mindestdauer der Einsätze Beim Programm „Allgemeine Reinigungsarbeiten“ werden Einträge von weniger als einer Stunde für die Berechnung der Anwesenheiten nicht berücksichtigt. 4.2.13. Überwachung der Leistungen 4.2.13.1. Monatliche Follow-up-Sitzung Einmal im Monat findet in den Räumen des Amts für Veröffentlichungen eine Follow-upSitzung statt, auf der eine Bestandsaufnahme über die Vertragsausführung im Bereich der allgemeinen Reinigungsarbeiten, der spezifischen Reinigungsarbeiten, der eventuellen punktuellen Reinigungsleistungen, der Kontrollberichte und der gegebenenfalls zur Anwendung kommenden Vertragsstrafen gemacht wird. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass er auf diesen Sitzungen angemessen vertreten ist. 4.2.13.2. Monatlicher Anwesenheitsbericht für die Allgemeinen Reinigungsarbeiten Der Vorarbeiter überwacht die Anwesenheit des mit der Ausführung der allgemeinen Reinigungsarbeiten beauftragten Personals. Der Auftragnehmer erstellt jeden Monat einen Bericht, in dem die Zahl der anwesenden Mitarbeiter pro Gebäude/Arbeitstag der Kommission/Unterprogramm/Zeitrahmen anzugeben ist und der für jeden Arbeitstag der Kommission folgende Angaben enthalten muss: die Gesamtzahl der anwesenden Mitarbeiter und der Prozentsatz der anwesenden Mitarbeiter im Verhältnis zur vorgeschriebenen Mitarbeiterzahl (%PJ) sowie der monatliche Durchschnitt der Anwesenheitszahlen (= (∑ %PJ)/Zahl der Arbeitstage der Kommission des jeweiligen Monats). Dieser Bericht ist der monatlichen Rechnung für die allgemeinen Reinigungsarbeiten als Beleg beizufügen. Der bevollmächtigte Vertreter des Auftragnehmers muss die Richtigkeit des Berichts durch seine Unterschrift bestätigen. Ein Muster des Berichts sowie ein ausgefülltes Formular finden sich in Anhang 10. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 62 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.13.3. Ad-hoc-Sitzungen Im Falle von im Zusammenhang mit der Ausführung der Reinigungsarbeiten festgestellten Zwischenfällen und Problemen können die technischen Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen den Vorarbeiter zu einer Ad-hoc-Sitzung berufen. Die Ad-hocSitzungen finden in der Regel an Arbeitstagen zwischen 8.30 und 17.30 Uhr statt. 4.2.13.4. Überwachung der spezifischen Reinigungsarbeiten 4.2.13.4.1. Zeitplan der Arbeiten Der Auftragnehmer legt den technischen Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen spätestens eine Woche vor Ende des laufenden Monats den Zeitplan für die spezifischen Reinigungsarbeiten des darauffolgenden Monats zur Genehmigung vor. 4.2.13.4.2. Arbeitsblatt Für jede ausgeführte Arbeit erstellt der Auftragnehmer unmittelbar eine Bescheinigung über die Abnahme und Ausführung der Leistungen, das sogenannte „Arbeitsblatt“. Der zuständige technische Verantwortliche bestätigt und akzeptiert mit seiner Unterschrift die korrekte Ausführung der Leistungen. In der Regel wird das Arbeitsblatt noch am Tag seiner Übermittlung unterzeichnet. Im Falle eines Problems unterzeichnet der technische Verantwortliche das Arbeitsblatt nicht. Er teilt das Problem dem Vorarbeiter mit, der binnen 2 Arbeitstagen nach dieser Mitteilung die erforderlichen Maßnahmen zur Behebung des Problems treffen muss. Der technische Verantwortliche unterzeichnet das Arbeitsblatt erst nach Behebung des Problems. Der Auftragnehmer darf nur Arbeiten in Rechnung stellen, die von einem technischen Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen angenommen wurden. 4.2.13.5. Überwachung der punktuellen Reinigungsarbeiten Die Überwachung erfolgt mittels Arbeitsblättern (s. Ziffer 4.2.13.4.2). 4.2.14. Kontrolle der Leistungen Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, das Ergebnis der Reinigungsarbeiten zu überprüfen oder von einer Person ihrer Wahl überprüfen zu lassen. Diese Überprüfung erfolgt durch das Amt für Veröffentlichungen und den Auftragnehmer, vertreten durch den Vorarbeiter und/oder seinen Stellvertreter oder eine andere, vom Auftragnehmer ordnungsgemäß schriftlich benannte Person. Die Termine werden einvernehmlich festgelegt. Über jede Überprüfung wird ein Prüfprotokoll gefertigt, das von beiden Parteien abgezeichnet wird. Für jedes kontrollierte Gebäude wird dem Auftragnehmer eine Kopie des Prüfprotokolls ausgehändigt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, festgestellte Mängel innerhalb von maximal 2 Arbeitstagen nach Erhalt des Prüfprotokolls zu beheben. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 63 / 117 4. Technische Spezifikationen Eine Abweichung von dieser Frist ist nur mit vorheriger Genehmigung des Amts für Veröffentlichungen gestattet. Werden die Mängel nicht innerhalb von 2 Arbeitstagen behoben, kommen die unter Ziffer 4.2.15 genannten Vertragsstrafen zur Anwendung. Die Qualität der Reinigung wird anhand des folgenden „Prüfprotokolls“ bewertet, das der Auftragnehmer in dieser Form akzeptiert. 4.2.14.1. Prüfprotokoll 1) Festlegung, für jedes Gebäude, Zonen/Räume/Flächen/Möbel/Geräte; der zu überprüfenden 2) Erstellung eines Prüfprotokolls für alle überprüfen Räumlichkeiten; 3) Berechnung des im Kontrollbericht aufgeführten allgemeinen Indikators für das erreichte Qualitätsniveau; 4) Vergleich des erreichten Qualitätsniveaus mit den festgelegten Zielen und gegebenenfalls Anwendung von Vertragsstrafen. 4.2.14.2. Kontrollstichproben Das Amt für Veröffentlichungen wählt die zu überprüfenden Räumlichkeiten aus und teilt sie dem Auftragnehmer zum Zeitpunkt der Überprüfung mit. Bei Uneinigkeit in Bezug auf die zu kontrollierenden Räume kann der Auftragnehmer vorschlagen, dass andere, vergleichbare Räume überprüft werden. Ist dieser Vorschlag gerechtfertigt (während der Ausführung des ARP besetzte Büros), kann er vom Amt für Veröffentlichungen angenommen werden. 4.2.14.3. Bewertungsprotokoll der Kontrollen Die Kontrollen werden nach Maßgabe der nachfolgenden Bewertungsraster ausgeführt, wobei folgende vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellte Geräte zum Einsatz kommen: Staubmessgerät, Reflektometer und Staubsauger mit Millipore-Filter. Die Kontrollen erfolgen gemäß folgendem Protokoll: (1) Abfälle: Zählen der Abfälle, die kleiner als eine 2-Euro-Münze sind (maximal 3 oder 1 Stück Abfall, das größer als eine 2-Euro-Münze ist); (2) Flecken: Zählen der Flecken, die kleiner als eine 2-Euro-Münze sind (maximal 2 oder 1 Fleck, der größer als eine 2-Euro-Münze); (3) Verstaubung: Für alle kontrollierten Zonen, Flächen und Gegenstände darf das Ergebnis auf der Bacharach-Skala nicht über dem im nachfolgenden Prüfprotokoll genannten Wert liegen; Hartböden: Messung mit Staubmessgerät; Textilbeläge: Messung mit Staubsauger mit Millipore-Filter; Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 64 / 117 4. Technische Spezifikationen Möbel: Messung mithilfe eines weißen Tuchs + Vergleich mit der Bacharach-Skala; (4) Brillanz: Messung der Brillanz ab dem anhand von drei Punkten auf der kontrollierten Fläche (PVC-Fläche) ermittelten Winkel mithilfe eines Reflektometer. Der Durchschnitt der erzielten Ergebnisse muss bei mindestens 30 Glanzeinheiten liegen. Sollte es sich im Laufe der Vertragsausführung als erforderlich erweisen, können weitere Messverfahren für andere Kontrollpunkte festgelegt werden. 4.2.14.4. Kontrollnoten/Allgemeiner Indikator/Prüfprotokolle Die für jeden Kontrollpunkt (außer Brillanz) erzielten Noten werden wie folgt berechnet: Jede Kontrolle, deren Ergebnis über dem vorgegebenen Wert liegt, erhält die Note „1“; jede Kontrolle, deren Ergebnis unter dem vorgegebenen Wert liegt, erhält die Note „0“. Die für jeden Brillanz-Kontrollpunkt Vergebene Note wird wie folgt berechnet: Jede Kontrolle, deren Ergebnis über dem vorgegebenen Wert liegt, erhält die Note „1“; jede Kontrolle, deren Ergebnis unter dem vorgegebenen Wert liegt, erhält die Note „0“. Die „Prüfprotokolle“ werden dem Auftragnehmer nach Fertigstellung übermittelt. ***************************************** Die Berechnung des allgemeinen Indikators für das erreichte Qualitätsniveau erfolgt durch die Ermittlung des Durchschnitts der Noten (B/A), die in dem betroffenen Monat bei allen ausgeführten Kontrollen erzielt wurden. Der allgemeine Indikator muss über 70 % liegen. Das Amt für Veröffentlichungen erstellt den monatlichen Bericht Kontrollergebnisse und übermittelt ihn dem Auftragnehmer. über die In dem Bericht wird auf etwaige Mängel hingewiesen. Um einer Verschlechterung der Ergebnisse vorzubeugen, nimmt der Auftragnehmer alle zur ordnungsgemäßen Vertragsausführung erforderlichen Verbesserungsmaßnahmen vor. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 65 / 117 4. Technische Spezifikationen PRÜFPROTOKOLL ZONEN „Büroräume“ Gebäude …………… Überprüfte Flächen/Objekte BODEN TÜREN Datum …………… Prüfkriterium Raum Nr. ………………. Vorgegebener Wert Abfälle 3 Flecken 2 Verstaubung Hartboden Ebene 2 Verstaubung Textilbelag Ebene 4 Brillanz Ebene 30 Fingerabdrücke Verstaubung Mögliche Noten (1 oder 0) 1 Ebene 3 SITZMÖBEL Flecken 1 Freistehende MÖBEL Verstaubung Ebene 3 FUSSLEISTEN Verstaubung Ebene 3 Lackierte WÄNDE Fingerabdrücke Freistehende SCHREIBTISCHE Verstaubung A = Summe der möglichen Höchstnoten ……………….. 1 Ebene 3 B = Summe der erzielten Noten ………………. Visa des Auftragnehmers: Note des Raums …………………. B/A = …………………. Visa des Amts für Veröffentlichungen: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 66 / 117 4. Technische Spezifikationen PRÜFPROTOKOLL ZONEN „Sanitärräume“ Gebäude ……………..…… Überprüfte Flächen/Objekte Date ………………… Raum Nr. ………………………………………………. Vorgegebener Wert Prüfkriterium Abfälle 3 Flecken 2 Verstaubung Hartboden Ebene 2 TÜREN Fingerabdrücke 1 WC-SCHÜSSEL Schmutzspuren Abfall Schmutzspuren Abfall BODEN URINALE / / Mögliche Noten (1 oder 0) Note 0 0 WC-BÜRSTEN Sauberkeit 0 WASCHBECKEN Schmutzspuren 0 SPIEGEL Schmutzspuren 0 ARMATUREN Schmutzspuren 0 Füllgrad 100 % Schmutzspuren 0 SIPHON Wasserfrei 0 PAPIERKÖRBE Flecken und/oder Abfälle 0 SPENDER A =Summe der möglichen Höchstnoten ……………….. B = Summe der erzielten Noten …………………. Visa des Auftragnehmers: Note des Raums ………………….. B/A = ……………………. Visa des Amts für Veröffentlichungen: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 67 / 117 4. Technische Spezifikationen PRÜFPROTOKOLL ZONEN „Sanitärräume und Duschen“ Gebäude …………… Überprüfte Flächen/Objekte Date …………… Raum Nr. ………………. Prüfkriterium Vorgegebener Wert Mögliche Noten (1 oder 0)° Note Abfälle 3 Flecken 2 Verstaubung Hartboden Ebene 2 TÜREN Fingerabdrücke 1 WC-SCHÜSSEL Schmutzspuren Abfall / URINALE Schmutzspuren Abfall / WC-BÜRSTEN Sauberkeit 0 WASCHBECKEN Schmutzspuren 0 SPIEGEL Schmutzspuren 0 ARMATUREN Schmutzspuren 0 Füllgrad 100 % Schmutzspuren 0 SIPHON Wasserfrei 0 DUSCHEN Schmutzspuren Becken/Wand BÖDEN 0 0 SPENDER BÄNKE DER Schmutzspuren UMKLEIDERÄUME PAPIERKÖRBE Flecken und/oder Abfälle A =Summe der möglichen Höchstnoten ……………….. auf 0 0 0 B = Summe der erzielten Noten …………………. Visa des Auftragnehmers: Note des Raums …………………. B/A = …………………. Visa des Amts für Veröffentlichungen: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 68 / 117 4. Technische Spezifikationen PRÜFPROTOKOLL ZONEN „PARKFLÄCHEN“ Gebäude …………… Überprüfte Flächen/Objekte Date …………… Prüfkriterium Raum Nr. ………………. Vorgegebener Wert Mögliche Noten (1 oder 0)° Note Abfälle 3 Flecken 2 BÖDEN A =Summe der möglichen Höchstnoten ……………….. B = Summe der erzielten Noten …………………. Visa des Auftragnehmers: Note des Raums …………………. B/A = …………………. Visa des Amts für Veröffentlichungen: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 69 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.2.15. Vertragsstrafen Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, bei Nichterfüllung der vertraglichen Leistungen Vertragsstrafen zu verhängen. Höhe der Vertragsstrafen Referenz Ziffer 4.2 Auslösendes Moment der Vertragsstrafe Höhe der Vertragsstrafe 4.2.3 Nichteinhaltung der Bestimmungen über den Zugang zu den Gebäuden sowie der Sicherheitsbestimmungen 4.2.5 Nicht fristgerecht vorgelegter Besonderer Sicherheitsplan 4.2.6 Nichteinhaltung der Rechtsvorschriften 500 € je Verstoß 4.2.7.2 Nichterfüllung der Anforderungen an die Produkte 500 € je Verstoß 4.2.7.4 Nichtbeachtung der Bestimmungen über die Behandlung der Abfälle 500 € je Verstoß 50 € je Verstoß 100 € je Tag Verzug Erhält der Auftragnehmer eine mittlere Note (s. Ziffer 4.2.14.4) von weniger als 70 %: für einen Monat, behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, eine Vertragsstrafe von 1 000 EUR zu verhängen; für drei aufeinander folgende Monate, behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, eine zusätzliche Vertragsstrafe von 2 000 EUR zu verhängen; für sechs Monate innerhalb eines Jahres, behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, eine zusätzliche Vertragsstrafe von 4 000 EUR zu verhängen. 4.2.14 Nicht binnen 2 Tagen behobene Mängel Unzureichende technische und/oder materielle Ressourcen 4.2.7 4.2.16. 100 € je Tag Verzug 500 € je Verstoß + 30 € je Tag Verzug Fakturierung Damit die Rechnungen nicht unnötig zwischen den zuständigen Stellen hin- und hergeschickt werden, wird der Auftragnehmer aufgefordert, eine Pro-Forma-Rechnung zu übermitteln. Diese Rechnung ist per E-Mail an das Referat "Infrastruktur" - Dienststelle Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 70 / 117 4. Technische Spezifikationen BAC/SHT zu schicken. Nach Annahme der Pro-Forma-Rechnung durch das Amt für Veröffentlichungen (binnen 5 Arbeitstagen) schickt der Auftragnehmer die endgültige Rechnung an die im Vertrag genannte Stelle. 4.2.17. Beendigung des Vertrags Bei Beendigung des Vertrags muss der Auftragnehmer die Flächen in einwandfreiem Zustand an das Amt für Veröffentlichungen übergeben. Spätestens einen Monat vor Vertragsende erstellt der Auftragnehmer einen technischen Abschlussbericht anlässlich einer „Übergabe“ der Flächen; dieser Bericht wird dem Amt für Veröffentlichungen vorgelegt. Die Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen und des Auftragnehmers besichtigen die Räumlichkeiten gemeinsam und beurteilen die ausgeführten Reinigungsarbeiten. Bei dieser Besichtigung werden etwaige Nichterfüllungen des Auftragnehmers festgestellt und in ein „Übergabeprotokoll“ eingetragen; für diese Nichterfüllungen bleibt der Auftragnehmer bis zur Beendigung des Vertrags verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, vor Ablauf des Vertrags alle im „Übergabeprotokoll“ aufgeführten Reinigungsarbeiten auszuführen, auf die das Amt für Veröffentlichungen im Rahmen der ordnungsgemäßen Erfüllung der Vertragspflichten einen berechtigten Anspruch hat. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, bei Nichteinhaltung dieser Frist alle zweckdienlichen Maßnahmen zu ergreifen, um die im „Übergabeprotokoll“ aufgeführten Reinigungsleistungen sicherzustellen; die Kosten werden mit der letzten Zahlung an den Auftragnehmer verrechnet oder von der Bankgarantie einbehalten. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer dem Amt für Veröffentlichungen Folgendes zurückgeben: - die Schlüssel und die Zutrittskarten; - die ihm bei Vertragsbeginn zur Verfügung gestellten Unterlagen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 71 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.3. LOS 2: REINIGUNG DER FENSTER UND GLASFLÄCHEN Der Auftragnehmer gewährleistet die Ausführung der Arbeiten für die Reinigung der Fenster und Glasflächen (PV). Die Leistungen werden unter Ziffer 4.2.2 beschrieben. Die dort aufgeführten Leistungen entsprechen dem den vom Amt für Veröffentlichungen verlangten Mindestumfang. Diese Beschreibung ist nicht erschöpfend. Die zu behandelnden Flächen werden unter Ziffer 4.2.12 beschrieben. Es wird davon ausgegangen, dass der Auftragnehmer Art und Zustand der zu behandelnden Flächen vor Ort überprüft hat; er akzeptiert sie in dem Zustand, in dem er sie bei Inkrafttreten des Vertrags vorfindet. Das Programm „Reinigung der Fenster und Glasflächen“ wird nicht von einem Vorarbeiter geleitet. Der Auftragnehmer benennt eine oder mehrere Personen, die befugt sind, Entscheidungen in seinem Namen zu treffen und die während der Arbeitstage bei Bedarf von 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr erreichbar sind (Zwischenfälle, Verstärkung des Personals, Entlassungen usw.). 4.3.1. Beschreibung der Örtlichkeiten und der Beschaffenheit der zu behandelnden Flächen Die Angaben über die zu behandelnden Flächen erfolgen unter Vorbehalt. Der Auftragnehmer kann sich nicht auf eine Auslassung in den gelieferten Angaben berufen. Gebäude MERCIER Alter Teil Zahl der Ebenen/Geschosse Verglaste Flächen 10 2 900 m² Neuer Teil Zahl der Ebenen/Geschosse Verglaste Flächen Fensterbrüstungen und -sturze außen Kuppeln im Innenhof 9 2 004 m² 690 m² 64 m² Gebäude FISCHER Zahl der Ebenen/Geschosse Verglaste Flächen Lichtschacht 4. Stock 7 626 m² 28 m² Gebäude WENKELHIEL Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 72 / 117 4. Technische Spezifikationen Zahl der Ebenen/Geschosse 2 Verglaste Flächen 245 m² Die angegebenen Flächen umfassen: die Innen- und Außenverglasungen der Fassaden; die verglasten Trennwände und Türen; die verglasten Feuerschutztüren; die Fensterbrüstungen und -sturze außen. Anmerkung: Für die Reinigung der Flächen ohne Öffnungsmöglichkeit (Fensterbrüstungen und -sturze außen) hat der Dienstleister alle Maßnahmen zu ergreifen, damit die Arbeiten unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften ausgeführt werden können. 4.3.2. Beschreibung der Leistungen für die Reinigung der Fenster (PV) Die Reinigung der Fenster und verglasten Flächen hat in allen Gebäuden an Arbeitstagen der Kommission zwischen 08.00 und 20.00 Uhr zu erfolgen. Die folgende Tabelle enthält die Liste der zu erbringenden Leistungen. Programm PV – vierteljährliche Arbeiten Alle Gebäude Reinigung der Fensterrahmen, Fensterscheiben, Fensterbrüstungen und -sturze innen/außen und der verglasten Trennwände und Lichtschächte Gebäude MERCIER Reinigung der Kuppeln im Innenhof Wichtiger Hinweis: Das Gebäude MERCIER verfügt nicht über Fassadenlifte für die Außenreinigung der Fenster, Brüstungen und Sturze. 4.3.3. Zugang zu den Sicherheitsbestimmungen Gebäuden und Einhaltung der Siehe Ziffer 4.2.3. 4.3.4. Ständige Verpflichtung, unterrichten das Amt für Veröffentlichungen zu Siehe Ziffer 4.2.4. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 73 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.3.5. Spezifischer Sicherheitsplan Siehe Ziffer 4.2.5. 4.3.6. Einhaltung der Rechtsvorschriften Siehe Ziffer4.2.6.. 4.3.7. Technische Mittel und Material Der Auftragnehmer muss jederzeit Gerätschaften, Arbeitsmittel und Produkte in ausreichender Zahl zur optimalen Ausführung der Leistungen bereithalten. 4.3.7.1. Gerätschaften und Arbeitsmittel Sie umfassen mindestens: Fahrzeuge; alle für die jeweils auszuführende Arbeit vorgeschriebenen Arbeits- und Sicherheitsausrüstungen für das ausführende Personal: Sicherheitsgeschirr, Handschuhe, Schuhe mit rutschfester Sohle, Stiefel, Hauben, Mundschutz, Helme, Schutzbrillen (Liste nicht erschöpfend); alle standardmäßigen und speziellen Ausrüstungen und Gerätschaften (Liste nicht erschöpfend): für Glasreiniger: Eimer, Wischer, Einwascher, Tücher, 9-MeterTeleskopstange; 1 Hochdruckreinigungsgerät; Leitern gemäß den geltenden Sicherheitsvorschriften in ausreichender Zahl für Reinigungsarbeiten in einer Höhe von mehr als 1,25 m innerhalb der Gebäude; Arbeitsbühne/Lkw-Hebebühne Büromaterial und Büromaschinen. Es ist untersagt, für die Ausführung der Arbeiten Möbel oder Ausrüstungsgegenstände des Amts für Veröffentlichungen (Tische, Stühle, Körbe, Handtücher usw.) zu benutzen. 4.3.7.2. Reinigungsmittel und -verfahren Siehe Ziffer4.2.7.2. 4.3.8. Verpflichtung zur Bereithaltung personeller Ressourcen Siehe Ziffer 4.2.8. 4.3.9. 4.3.9.1. Überwachung der Leistungen Ad-hoc-Sitzungen Siehe Ziffer 4.2.13.3. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 74 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.3.9.2. Zeitplan der Arbeiten Siehe Ziffer 4.2.13.4.1. 4.3.9.3. Arbeitsblatt Siehe Ziffer 4.2.13.4.2. Eventuelle Probleme sind dem Verantwortlichen der Firma (und nicht dem Vorarbeiter) mitzuteilen. 4.3.10. Kontrolle der Leistungen Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, das Ergebnis der Reinigungsarbeiten zu überprüfen oder von einer Person seiner Wahl überprüfen zu lassen. Die Termine werden einvernehmlich festgelegt. Die Qualität der Reinigung wird anhand des folgenden „Prüfprotokolls“ bewertet, das der Auftragnehmer in dieser Form akzeptiert. Die Leistungen werden überprüft durch: Das Amt für Veröffentlichungen und den Auftragnehmer, vertreten durch den Verantwortlichen der Firma oder eine andere, vom Auftragnehmer ordnungsgemäß schriftlich benannte Person; stichprobenartige Kontrolle von 10 % der gereinigten Fenster oder verglasten Flächen zum Zeitpunkt der Ausführung (einschließlich der Fensterfalze, der Fassaden aus Metall und Naturstein und der Außenjalousien). Für jede kontrollierte Leistung wird eine Qualitätsnote vergeben (0 = Leistung nicht zufriedenstellend/ oder 1 = Leistung zufriedenstellend). Wenn die Note „0“ vergeben wird, muss der Auftragnehmer den Mangel sofort beseitigen; die erhaltene Bewertung bleibt jedoch bestehen. Die Note „1“ wird nur vergeben, wenn die gereinigte Scheibe keinen Staub und keine Schmutzspuren und Tropfnasen aufweist. Über jede Überprüfung wird ein Protokoll gefertigt, das von beiden Parteien abgezeichnet wird. Eine Kopie der Zusammenfassung der Ergebnisse wird dem Auftragnehmer für jedes kontrollierte Gebäude übergeben. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 75 / 117 4. Technische Spezifikationen BEISPIEL FÜR EIN PRÜFPROTOKOLL (REINIGUNG DER FENSTER) Gebäude Datum Raum Nr. …………… …………… ………………. Art der Fläche Fensterscheiben An der Fassade, Innenseite Fensterscheiben An der Fassade, Außenseite Scheiben in Brandschutztüren (beidseitig) Prüfkriterium Note (1 oder 0) Staub Schmutzspuren Tropfnasen Staub Schmutzspuren Tropfnasen Staub Schmutzspuren Tropfnasen Falze Staub Scheiben an den Haupteingangstüren des Gebäudes Staub Schmutzspuren Tropfnasen Staub Fassade aus Metall oder Naturstein/Marmor Schmutzspuren Tropfnasen Staub Schmutzspuren Metallpfeiler Tropfnasen Staub Scheiben an den verglasten Geländerteilen Schmutzspuren Tropfnasen Staub Dachverglasungen Schmutzspuren Tropfnasen Sonstige verglaste Teile Staub Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 76 / 117 4. Technische Spezifikationen Schmutzspuren Tropfnasen Ergibt die Kontrolle eine mittlere Gesamtnote von weniger als 80 %, kommen die in Ziffer 4.3.11 beschriebenen Vertragsstrafen zur Anwendung. . 4.3.11. Vertragsstrafen Die Kommission behält sich das Recht vor, bei Nichterfüllung der vertraglichen Leistungen die nachfolgend vorgesehenen Vertragsstrafen zu verhängen. Höhe der Vertragsstrafen Referenz Ziffern 4.2 und 4.3 Auslösendes Moment der Vertragsstrafe Höhe der Vertragsstrafe 4.2.3 Nichteinhaltung der Bestimmungen über den Zugang zu den Gebäuden sowie der Sicherheitsbestimmungen 50 € je Verstoß 4.2.5 Nicht fristgerecht vorgelegter Besonderer Sicherheitsplan 4.2.6 Nichteinhaltung der Rechtsvorschriften 500 € je Verstoß 4.2.7.2 Nichterfüllung der Anforderungen an die Produkte 500 € je Verstoß 4.3.7 Unzureichende technische und/oder materielle Ressourcen 100 € je Tag Verzug 500 € je Verstoß + 30 € je Tag Verzug Erhält der Auftragnehmer eine mittlere Note (s. Ziffer 4.3.10) von weniger als 80 %: für eine Kontrolle, behält sich die Kommission das Recht vor, eine Vertragsstrafe von 1 000 EUR zu verhängen; für zwei Kontrollen, behält sich die Kommission das Recht vor, eine zusätzliche Vertragsstrafe von 2 000 EUR zu verhängen; für drei Kontrollen, behält sich die Kommission das Recht vor, eine zusätzliche Vertragsstrafe von 4 000 EUR zu verhängen. 9 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 77 / 117 4. Technische Spezifikationen 4.3.12. Beendigung des Vertrags Bei Beendigung des Vertrags muss der Auftragnehmer die Fenster und verglasten Flächen in einwandfreiem Zustand an das Amt für Veröffentlichungen übergeben. Spätestens einen Monat vor Vertragsende erstellt der Auftragnehmer einen technischen Abschlussbericht anlässlich einer „Übergabe“ der Flächen; dieser Bericht wird dem Amt für Veröffentlichungen vorgelegt. Die Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen und des Auftragnehmers besichtigen die Räumlichkeiten gemeinsam und beurteilen die ausgeführten Reinigungsarbeiten. Bei dieser Besichtigung werden etwaige Nichterfüllungen des Auftragnehmers festgestellt und in ein „Übergabeprotokoll“ eingetragen; für diese Nichterfüllungen bleibt der Auftragnehmer bis zur Beendigung des Vertrags verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, vor Ablauf des Vertrags alle im „Übergabeprotokoll“ aufgeführten Reinigungsarbeiten auszuführen, auf die das Amt für Veröffentlichungen im Rahmen der ordnungsgemäßen Erfüllung der Vertragspflichten einen berechtigten Anspruch hat. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, bei Nichteinhaltung dieser Frist alle zweckdienlichen Maßnahmen zu ergreifen, um die im „Übergabeprotokoll“ aufgeführten Reinigungsleistungen sicherzustellen; die Kosten werden mit der letzten Zahlung an den Auftragnehmer verrechnet oder von der Bankgarantie einbehalten. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer dem Amt für Veröffentlichungen Folgendes zurückgeben: - die Schlüssel und die Zutrittskarten; - die ihm bei Vertragsbeginn zur Verfügung gestellten Unterlagen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 78 / 117 4. Technische Spezifikationen 5. BERICHTE UND UNTERLAGEN Der Auftragnehmer legt insbesondere folgende Unterlagen vor: innerhalb von 10 Tagen nach Inkrafttreten des Vertrags (Lose 1 und 2): bei Inkrafttreten des Vertrags (Los I): die vollständige Liste der Produkte, die er zu verwenden gedenkt (siehe Ziffer 4.2.7.2) während der Vertragsausführung (Los I): die Vertragserfüllungsbürgschaft (siehe Ziffer 1.7) jeden Monat vor Auftragsausführung: die Liste der Mitarbeiter und die Arbeitszeiten nach Gebäuden (siehe Ziffern 4.2.3 und 4.2.13.2), den Zeitplan der Arbeiten (siehe Ziffer 4.2.13.4.1), einen monatlichen Anwesenheitsbericht (siehe Ziffern 4.2.10 und 4.2.13.2), der der Rechnung als Beleg beizufügen ist, einen monatlichen Bericht über die monatliche Qualitätskontrolle (siehe Ziffer 4.2.14.3), die Arbeitsblätter (siehe Ziffer 4.2.13.4.2). jedes Jahr: den Spezifischen Sicherheitsplan (siehe Ziffer 4.2.5) während der Vertragsausführung (Los 2): die Liste der Mitarbeiter und die Arbeitszeiten nach Gebäuden und den Zeitplan der Arbeiten, die Arbeitsblätter. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 79 / 117 5. Anhänge 6. ANHÄNGE 1 PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT 2A FORMULAR „FINANZANGABEN“ 2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“ 2C VEREINBARUNG/VOLLMACHT, MUSTER 1 UND MUSTER 2 2D MUSTER FÜR EINE FINANZGARANTIE 3 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“ 4 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE UND UNTERAUFTRÄGE 5 LISTE DER VORZULEGENDEN DOKUMENTE 6 ERKLÄRUNG ÜBER DIE ZUM AUSSCHLUSS VOM VERFAHREN FÜHRENDEN FÄLLE 7 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN AUSWAHLKRITERIEN 8 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN 9 LEBENSLÄUFE (ZUSAMMENFASSUNGEN) 10 ANNEXES TECHNIQUES 11 DIENSTFREIE TAGE DER KOMMISSION 2011 UND 2012 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 80 / 117 Anhang 1 – Preisangebot, Name des Bieters: ______________________________________ 1 PREISANGEBOT, PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT PREISAUFSTELLUNG – AUSSCHR. 10343 Siehe die Excel-Datei. MUSTERANGEBOT – AUSSCHR. 10343 Siehe die Excel-Datei. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 81 / 117 Anhang 1 – Preisangebot, Name des Bieters: ______________________________________ 2A FORMULAR „FINANZANGABEN“ Muster des Formulars „Finanzangaben“ (vom Bieter und seinem Finanzinstitut auszufüllen) Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Muster. Für jeden Mitgliedstaat ist eine eigene Fassung unter folgender Internetadresse verfügbar: http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 82 / 117 Annexe 2B Formulaire "Entité légale" - Nom du soumissionnaire : ________________________________ 2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“ Musterformular „Rechtsträger“ (vom Bieter auszufüllen und zu unterschreiben) Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Muster. Für jeden Mitgliedstaat ist eine eigene Fassung unter folgender Internetadresse verfügbar: http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm ENTITE LEGALE SOCIETE PRIVEE FORME JURIDIQUE ONG OUI NON (Organisation Non Gouvernementalle) NOM(S) ABREVIATION ADRESSE DU SIEGE SOCIAL CODE POSTAL BOITE POSTALE VILLE PAYS TVA LIEU D'ENREGISTREMENT DATE D'ENREGISTREMENT D D M M Y Y Y Y N° DE REGISTRE TELEPHONE FAX E-MAIL PERSONNE DE CONTACT IL CONVIENT DE FOURNIR CETTE FICHE "ENTITE LEGALE" COMPLETEE ET ACCOMPAGNEE DE: * UNE COPIE DE TOUT DOCUMENT OFFICIEL (P.EX. MONITEUR, JOURNAL OFFICIEL, REGISTRE DE COMMERCE,…) PERMETTANT D'IDENTIFIER LE NOM DE L'ENTITE LEGALE, L'ADRESSE DU SIEGE SOCIAL ET LE NUMERO D'ENREGISTREMENT AUPRES DES AUTORITES NATIONALES. * UNE COPIE DU DOCUMENT D'ASSUJETTISSEMENT A LA TVA SI CELLE-CI EST D'APPLICATION ET SI LE N° TVA NE FIGURE PAS SUR LE DOCUMENT OFFICIEL SUSMENTIONNE DATE ET SIGNATURE Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 83 / 117 Anhang 2C Vereinbarung/Vollmacht – Name des Bieters: ____________________________________ 2C VEREINBARUNG/VOLLMACHT Vereinbarung/Vollmacht Muster 1 (BENENNUNG EINES DER MITGLIEDER DER BIETERGEMEINSCHAFT ZUM FEDERFÜHRER UND ERTEILUNG EINES ENTSPRECHENDEN MANDATS) Die Unterzeichneten, Unterzeichner 1 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) Unterzeichner 2 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ….. Unterzeichner N - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), befugt zur Unterzeichnung im Namen der jeweils vertretenen Firma, SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN: 1) Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx erteilte die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Rahmenvertrag … („Vertrag“) über die Lieferung von …. und/oder die Erbringung folgender Dienstleistungen: … („die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen“). 2) Als Mitunterzeichner gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes: 3) a) Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung. b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen und/oder Dienstleistungen. Zu diesem Zweck benennen die Mitglieder der Bietergemeinschaft die Firma X zum Federführer der Bietergemeinschaft. [Hinweis: Der Federführer muss ein Mitglied der Bietergemeinschaft sein.] Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 84 / 117 Anhang 2C Vereinbarung/Vollmacht – Name des Bieters: ____________________________________ 4) Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen und/oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto des Federführers der Bietergemeinschaft [im Vertrag anzugeben] oder auf folgendes Konto: [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.]. 5) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Federführer der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich: a) Der Federführer der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen - einschließlich Rahmenvertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben - und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus. b) Der Federführer der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge. Jegliche Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht unterliegt der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission. Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragsparteien vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden. Unterzeichnet in …………………... , am ………..……… Name Funktion Firma Name Funktion Firma Name Funktion Firma Name Funktion Firma Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 85 / 117 Anhang 2C Vereinbarung/Vollmacht – Name des Bieters: ____________________________________ Vereinbarung/Vollmacht Muster 1 (BILDUNG EINER BIETERGEMEINSCHAFT MIT EIGENER RECHTSPERSÖNLICHKEIT, BENENNUNG EINES MANAGERS UND ERTEILUNG EINES MANDATS AN DEN MANAGER) Die Unterzeichneten, Unterzeichner 1 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) Unterzeichner 2 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ….. Unterzeichner N - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), befugt zur Unterzeichnung im Namen der jeweils vertretenen Firma, SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN: 1) 2) 3) 4) 5) Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx erteilte die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Rahmenvertrag … („Vertrag“) über die Lieferung von …. und/oder die Erbringung folgender Dienstleistungen: … („die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen“). Als Mitunterzeichner gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes: a) Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung. b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen und/oder Dienstleistungen. Zu diesem Zweck haben sich die Firmen …. gemäß …..….. Recht zur Bietergemeinschaft …. zusammengeschlossen. Die Bietergemeinschaft hat die Rechtsform eines: .….. [Angaben zur Registrierung der Bietergemeinschaft: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Eintragung im Handelsregister usw.] Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen und/oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto der Bietergemeinschaft [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.]. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft benennen Herrn/Frau …. zum Manager der Bietergemeinschaft. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 86 / 117 Anhang 2C Vereinbarung/Vollmacht – Name des Bieters: ____________________________________ 6) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Manager der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich: a) Der Manager der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen - einschließlich Rahmenvertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben - und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus. b) Der Manager der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge. Jegliche Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht unterliegt der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 87 / 117 Anhang 2C Vereinbarung/Vollmacht – Name des Bieters: ____________________________________ Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragsparteien vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden. Unterzeichnet in …………………... , am ………..……… Name Funktion Firma Name Funktion Firma Name Funktion Firma Name Funktion Firma Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 88 / 117 Annexe 2D Modèle de garantie financière - Nom du soumissionnaire : _____________________________ 2D MUSTER FÜR EINE FINANZGARANTIE ERFÜLLUNGSGARANTIE AUF ERSTES ANFORDERN Finanzinstitut/Bank (Briefkopf) [Ort/Datum] Europäische Union vertreten durch die Europäische Kommission Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union 2, Rue Mercier L-2985 Luxemburg Vertragsnummer und genaue Bezeichnung: […] ARTIKEL 1 – GARANTIEERKLÄRUNG SOWIE HÖHE UND ZWECK DER GARANTIE Wir, die Unterzeichneten [Name und Anschrift des Finanzinstituts/der Bank] („der Garantiegeber“) bestätigen hiermit, dass wir der Europäischen Union, vertreten durch die Europäische Kommission („die Kommission“), eine unbedingte, unwiderrufliche und unabhängige Garantie auf erstes Anfordern einräumen, mit der wir uns verpflichten, der Kommission auf bloßes Anfordern einen Betrag in Höhe von … EUR (in Worten: … Euro) als Sicherheit für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrages zwischen der Kommission und [Name und Anschrift], („der Vertragnehmer“), wie im Vertrag [Nummer:…/genaue Bezeichnung] („der Vertrag“) angegeben, auszuzahlen. ARTIKEL 2 – EINTRITT DES GARANTIEFALLS Der Garantiegeber verpflichtet sich, ohne Einwendungen oder Einreden geltend zu machen, im Auftrag und für Rechnung des Vertragnehmers auf erstes schriftliches Anfordern der Kommission – durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst mit Empfangsbestätigung – unverzüglich Zahlung eines Betrages (in EUR) bis zur oben genannten Höhe auf ein von der Kommission zu benennendes Bankkonto zu leisten, sobald die Kommission mitteilt, dass der Vertragnehmer aus irgendeinem Grunde seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag bis zur festgesetzten Frist nicht nachgekommen ist. Er benachrichtigt die Kommission schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist. ARTIKEL 3 – PFLICHTEN DES GARANTIEGEBERS 1. Der Garantiegeber verzichtet auf die Einrede der Vorausklage und etwaige Leistungsverweigerungs-, Zurückbehaltungs-, Anfechtungs- oder Aufrechnungsrechte sowie auf die Geltendmachung etwaiger sonstiger Ansprüche, die der Vertragnehmer auf der Grundlage oder im Zusammenhang mit dem Vertrag oder auf irgendeiner anderen Grundlage gegenüber der Kommission haben könnte. 2. Die Verpflichtungen des Garantiegebers aus dieser Garantie werden durch etwaige von der Kommission mit dem Vertragnehmer getroffene Maßnahmen oder Vereinbarungen, die dessen vertragliche Verpflichtungen betreffen, nicht berührt. 3. Der Garantiegeber verpflichtet sich, bei Änderung seiner Rechtsform, Eigentumsverhältnisse oder Anschrift die Kommission umgehend schriftlich durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst mit Empfangsbestätigung zu benachrichtigen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 89 / 117 Anhang 2D Muster für eine Finanzgarantie – Name des Bieters: _____________________________ ARTIKEL 4 – ZEITPUNKT DES INKRAFTTRETENS Diese Garantie tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. ARTIKEL 5 – ERLÖSCHEN UND FREIGABE DER GARANTIE 1. Der Garantiegeber kann aus dieser Garantie nur mit schriftlicher Einwilligung der Kommission befreit werden. 2. Die Garantie erlischt mit Eingang der von der Kommission durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst versandten Originalurkunde in den Geschäftsräumen des Garantiegebers. 3. Die Freigabe muss spätestens einen Monat nach Zahlung der restlichen Vertragssumme oder drei Monate nach Ausstellung der entsprechenden Einziehungsanordnung erfolgen. 4. Mit Erlöschen der Garantie ist diese automatisch nichtig und begründet keinerlei weitere Ansprüche. ARTIKEL 6 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND 1. Diese Garantie unterliegt dem auf den Vertrag anzuwendenden Recht und ist nach diesem auszulegen. 2. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Gerichtsstand des Vertrages. ARTIKEL 7 – ABTRETUNG Die sich aus dieser Garantie ergebenden Rechte können [ohne schriftliche Zustimmung] nicht abgetreten werden. [Ort], den [Datum] __________________ [__________________] [Unterschrift/ [Unterschrift/ Funktion in dem Finanzinstitut/der Bank] Funktion Bank] in dem Finanzinstitut/der Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 90 / 117 Anhang 3 Formular „Angaben zum Bieter“ – Name des Bieters: _______________________ _______________________ FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“ 3 Angaben zum Bieter (auszufüllen) in ihrer/seiner Eigenschaft als: Mitglied eines Konsortiums (Funktion .............................) Mitglieder eines Konsortiums, die nicht Federführer sind, brauchen nur die ersten Abschnitte – Identität, Kontaktperson – und den letzten Abschnitt – Erklärung – auszufüllen. Einzelbieter Vom Zuschlagsempfänger in den Vertrag einzufügende Angaben Identität Angaben Vollständiger Firmenname des Bieters Rechtsform Land der Eintragung Nummer der Eintragung USt-Ident-Nr. Vollständige Anschrift des Firmensitzes des Bieters Internet-Adresse (soweit vorhanden) Zur Vertragsunterzeichnung vorgesehene Person(en): vollständiger Name und Funktion. Bitte geben Sie ggf. an, ob diese Personen befugt sind, den Vertrag allein zu unterzeichnen oder ob sie nur gemeinsam zeichnungsberechtigt sind* Bankkonto Angaben Diese Angaben müssen mit den Daten in Formular „Finanzangaben“ (Anhang 2A) übereinstimmen Name der Bank Vollständige Adresse der Zweigstelle Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers Vollständige Codes Kontonummer einschließlich IBAN-Code BIC-Code Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 91 / 117 Anhang 3 Formular „Angaben zum Bieter“ – Name des Bieters: _______________________ Kontaktperson Angaben für Verwaltungsfragen Vollständiger Name und Titel Funktion Firmenname Vollständige Anschrift Telefon Fax E-Mail Kontaktperson Angaben für technische Fragen Vollständiger Name und Titel Funktion Firmenname Vollständige Anschrift Telefon Fax E-Mail Erklärung eines bevollmächtigten Vertreters (4) Der (die) Unterzeichnete versichert, dass die in diesem Angebot gemachten Angaben wahrheitsgemäß sind, dass er/sie die im Anschreiben zur Ausschreibung, in der Leistungsbeschreibung und im Vertrag enthaltenen Bedingungen akzeptiert und dass das Angebot gültig ist. Vollständiger Name und Titel Funktion (z. B. Geschäftsführer) DATUM/ UNTERSCHRIFT (4) Dem Angebot sind Unterlagen beizufügen, aus denen hervorgeht, dass die zur Vertragsunterzeichnung bestimmte(n) Person(en) sowie die zur Unterzeichnung des Angebots bestimmte(n) Person(en) über die dazu erforderlichen Befugnisse verfügen. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 92 / 117 Anhang 4 Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge – Name des Bieters: ________________ 4 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE UND UNTERAUFTRÄGE Dieser Fragebogen ist nur auszufüllen, wenn Ihr Angebot ein gemeinsames Angebot oder Unteraufträge beinhaltet. Gemeinsames Angebot 1. Sind mehrere Bieter an Ihrem Angebot beteiligt? Ja Nein Die Fragen 2 – 4 sind nur zu beantworten, wenn Frage 1 bejaht wird. 2. Bitte geben Sie den Namen der Firma an, die bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten und als Koordinator fungiert: 3. Bitte geben Sie die Namen der übrigen Firmen an, die am gemeinsamen Angebot beteiligt sind: 4. Falls ein Konsortium oder eine vergleichbare Rechtseinheit besteht, geben Sie bitte den Namen und die Rechtsform dieser Rechtseinheit an: Unteraufträge 5. Ist bei Ihrem Angebot die Vergabe von Unteraufträgen vorgesehen? Ja Nein Wenn ja, beantworten Sie bitte Frage 6 und füllen Sie die nächste Seite für jeden Subunternehmer aus: 6. Liste der Subunternehmer: …….….……………………………….… …….….……………………………….… …….….…………………………………. ……….………………………………..… …….….……………………………….… Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 93 / 117 Anhang 4 Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge – Name des Bieters: __________________ …….….……………………………….… Gründe für die Weitervergabe, Funktionen, Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer Tätigkeitsbereiche und Bitte füllen Sie diese Seite für jeden Subunternehmer aus: Name des Subunternehmers: ...................................................................................................................................... Rechtsform: ...................................................................................................................................... Land der Eintragung: ...................................................................................................................................... Nummer der Eintragung in das gesetzlich vorgeschriebene Register: ...................................................................................................................................... (Internet-Adresse - falls vorhanden): ...................................................................................................................................... Anschrift des Firmensitzes: ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Kontaktperson: ...................................................................................................................................... Telefon: ...................................................................................................................................... Gründe für die Untervergabe: ...................................................................................................................................... Funktion, Tätigkeitsbereich und Zuständigkeitsbereich des Subunternehmers: ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Volumen bzw. Anteil der weitervergebenen Leistungen: ...................................................................................................................................... Beabsichtigen Sie, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers als Beleg für die Erfüllung der Auswahlkriterien anzuführen? Falls ja, so geben Sie bitte an, auf welche Auswahlkriterien Sie sich beziehen – wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit oder Technische und fachliche Leistungsfähigkeit – und beachten Sie bitte, dass der Bieter alle Unterlagen vorlegen muss, die die Bewertung der Auswahlkriterien ermöglichen, wobei diese Bewertung sich danach richtet, in welchem Maße der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 94 / 117 Anhang 5 Liste der vorzulegenden Dokumente – Name des Bieters: ______________________________ 5 LISTE DER VORZULEGENDEN DOKUMENTE Dokument Anhang zum Lastenheft Fundstelle im Angebot Teil 1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise * * Ein von einem entsprechend befugten Vertreter unterzeichnetes Begleitschreiben (vom Bieter vorzulegen) Formular „Finanzangaben“(vom Bieter auszufüllen) 2A * Formular „Rechtsträger (auszufüllen), zusammen mit den unter Ziffer2.4 genannten Belegen Nachweis der Nummer der Eintragung in das vorgeschriebene Register und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Unterlagen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Bevollmächtigung der Person(en), die das Angebot unterzeichnet/unterzeichnen und zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen ist/sind * Formular „Angaben zum Bieter“ (auszufüllen) 3 * Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (bei Bedarf vom Bieter auszufüllen)) 4 * Im Falle eines gemeinsamen Angebots, eine von den bevollmächtigten Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner unterzeichnete Erklärung (Vereinbarung/Vollmacht), in der: alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird. 2C * Falls das Angebot die Weitervergabe von Leistungen vorsieht, ein Schreiben jedes Subunternehmers, in dem dieser seine Absicht erklärt, mit dem Bieter zusammenzuarbeiten, falls dieser den Zuschlag erhält. * Die Liste der vorzulegenden Unterlagen (ausgefüllt) 2B 5 Teil 2: Unterlagen zu den Ausschlusskriterien * Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (auszufüllen), zusammen mit folgenden Belegen: Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiger Nachweis Bescheinigung neueren Datums über die Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen oder ein gleichwertiger Nachweis Bescheinigung neueren Datums über die Entrichtung von Steuern und sonstigen Abgaben oder ein gleichwertiger Nachweis. 6 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 95 / 117 Anhang 5 Liste der vorzulegenden Dokumente – Name des Bieters: ______________________________ Anhang zum Lastenheft Dokument Fundstelle im Angebot Teil 3: Unterlagen zu den Auswahlkriterien a) Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit * Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen der letzten zwei Geschäftsjahre (vorzulegen) * Gesamtumsatz und Umsatz mit den ausgeschriebenen Leistungen in den letzen drei Geschäftsjahren (vorzulegen) * Nachweis des Abschlusses einer Haftpflichtversicherung (vorzulegen) b) Technische und fachliche Leistungsfähigkeit * Fragebogen im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien (auszufüllen, zusammen mit Lebensläufen vorzulegen) 7 * Zusammenfassung der Lebensläufe (auszufüllen) 9 Teil 4: Unterlagen zu den technischen Zuschlagskriterien * Fragebogen zu den Zuschlagskriterien (auszufüllen) 8 Teil 5: Unterlagen zu den finanziellen Zuschlagskriterien * Ordnungsgemäß ausgefüllte Preisaufstellung (auszufüllen) unterzeichnete ExcelDatei * Ordnungsgemäß ausgefülltes und unterzeichnetes Musterangebot (auszufüllen) ExcelDatei und Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 96 / 117 Anhang 6 Eidesstattliche Versicherung – Name des Bieters: __________________________________ 6 EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG AUSSCHLUSSFÄLLEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN EIDESSTATTLICHE VERSICHERUNG 1. Im Rahmen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (geänderte Fassung, ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass die nachfolgend genannten Ausschlussfälle nicht auf die von ihm vertretene Firma bzw. Einrichtung zutreffen bzw. dass er (wenn der Bieter/Subunternehmer eine natürliche Person ist) nicht zum Kreise derjenigen gehört: a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden, b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen, c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde, d) die ihre Verpflichtung zur Zahlung der Sozialbeiträge oder Steuern nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, in dem sie ansässig sind, oder nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats des Auftraggebers oder nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem die Leistung zu erbringen ist, nicht erfüllt haben, e) die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind, f) die von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion betroffen sind, weil sie bei der Erteilung der von der Vergabebehörde für die Teilnahme am Vergabeverfahren verlangten Auskünfte unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht haben, oder im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe aus dem EU-Haushalt durch Nichterfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine schwere Vertragsverletzung begangen haben. Im Zusammenhang mit Buchstabe d) muss der Bieter die von der zuständigen Behörde des betroffenen Mitgliedstaates ausgestellten Bescheinigungen neueren Datums vorlegen, aus denen hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in den Buchstaben a), b) oder e) genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder in Ermangelung eines solchen eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums einer zuständigen Justiz- oder Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 97 / 117 Anhang 6 Eidesstattliche Versicherung – Name des Bieters: __________________________________ Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Werden ein solches Dokument bzw. die unter a), b), d) und e) verlangten Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so können sie durch eine eidesstattliche oder eine feierliche Versicherung ersetzt werden, die der betreffende Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt. 2. Gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, veröffentlicht im Amtsblatt L 248 vom 16. September 2002, geänderte Fassung, versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass: weder die Firma bzw. die Einrichtung, die er vertritt, noch die Mitglieder ihres Personals und ihrer Verwaltungs- und Führungsgremien im Rahmen dieses Auftrags in einem Interessenkonflikt stehen, er die Kommission unverzüglich von jeglicher Situation unterrichten wird, die einen Interessenkonflikt darstellt oder die zu einem Interessenkonflikt führen könnte, er im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte keine falschen Erklärungen abgegeben hat, die der Kommission im Rahmen dieser Ausschreibung gemachten Angaben wahrheitsgemäß, richtig und vollständig sind. Die Kommission behält sich vor, diese Angaben zu prüfen. (Ort), ....................., (Datum) ............... Unterschrift: Name des/der Unterzeichner(s) des Formulars (gesetzlich bevollmächtigt, den Bieter bei Verhandlungen mit Dritten zu vertreten, und für die vorstehend genannte Firma bzw. Organisation handelnd). …………………………………………………………………………………………….. Name der vertretenen Firma/Organisation (soweit zutreffend): .............................................................................................................................................. Anschrift des Firmensitzes: ............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 98 / 117 Anhang 7 Fragebogen - Auswahlkriterien Name des Bieters: _____________________________________ 7 FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG (AUSZUFÜLLEN) MIT DEN 7.1. FÜR JEDES LOS: LISTE DER IN DEN LETZTEN DREI VERGLEICHBAREN LEISTUNGEN AUSWAHLKRITERIEN JAHREN AUSGEFÜHRTEN (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 10 Seiten ausgefüllt werden) Los I: Mindestens 3 Aufträge mit einer Mindestlaufzeit von 6 Monaten und einer Mindestfläche von 5 000 m2 Bezeichnung der erbrachten Dienstleistungen Auftraggeber Anfangsdatum (TT/MM/JJ) Abschlussdatum (TT/MM/JJ) Behandelte Fläche (in m2) Auftrags -wert Zahl der eingesetzten Fachkräfte Ausgeführter Teil des Auftrags 1 2 3 4 5 Los 2: Mindestens 3 Aufträge mit einer Mindestlaufzeit von 6 Monaten und einer Mindestfläche von 2 000 m2 Bezeichnung der erbrachten Dienstleistungen Auftraggeber Anfangsdatum (TT/MM/JJ) Abschlussdatum (TT/MM/JJ) Behandelte Fläche (in m2) Auftragswert Zahl der eingesetzten Fachkräfte Ausgeführter Teil des Auftrags 1 2 3 4 5 Name:: Unterschrift: 7.2. Datum:DURCHSCHNITTLICHER PERSONALBESTAND Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 99 / 117 Anhang 7 Fragebogen „Technische Angaben“ - Auswahlkriterien Name des Bieters: _____________________________________ Für jedes Los: Erklärung über den durchschnittlichen jährlichen Personalbestand des Bieters und seiner eventuellen Subunternehmer sowie Angaben zur Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 10 Seiten ausgefüllt werden) LOS I: Mindestens doppelt so viele technische Fachkräfte wie die zur Auftragsausführung erforderliche Mindestzahl an Fachkräften Funktion Durchschnittliche jährliche Zahl der Beschäftigen 2008 2009 2010 Technisches Personal Vorarbeiter Personal im Verwaltungsund Managementbereich Sonstige Mitarbeiter (bitte genaue Angaben) INSG. LOS 2: Mindestens 2 technische Fachkräfte Funktion Durchschnittliche jährliche Zahl der Beschäftigen 2008 2009 2010 Technisches Personal Vorarbeiter Personal im Verwaltungsund Managementbereich Sonstige Mitarbeiter (bitte genaue Angaben) INSG. Name:: Unterschrift: Datum: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 100 / 117 Anhang 7 Fragebogen - Auswahlkriterien Name des Bieters: _____________________________________ 7.3. TECHNISCHE AUSSTATTUNG Für jedes Los: Erklärung über das Werkzeug, die Geräte und die technische Ausrüstung, über die der Bieter und seine eventuellen Subunternehmer für die Auftragsausführung verfügen. (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 10 Seiten ausgefüllt werden). LOS I: Beschreibung des Werkzeugs/der Geräte/der technischen Ausrüstung Stückzahl 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 101 / 117 Anhang 7 Fragebogen „Technische Angaben“ - Auswahlkriterien Name des Bieters: _____________________________________ LOS 2: Beschreibung des Werkzeugs/der Geräte/der technischen Ausrüstung Stückzahl 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Name:: Unterschrift: Datum: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 102 / 117 Anhang 7 Fragebogen - Auswahlkriterien Name des Bieters: _____________________________________ 7.4. LEBENSLAUF DES VORARBEITERS Für Los 1: Lebensläufe des Vorarbeiters und seines Stellvertreters. Mindestens 2 Lebensläufe von Personen mit einer mindestens zweijährigen Erfahrung im Bereich der Leitung von Teams UND sehr guter Kenntnis der französischen Sprache. LOS I: Der Lebenslauf muss insbesondere folgende Angaben enthalten: Angaben zur Person (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum usw.) Sprachkenntnisse (schriftlich und mündlich) Studien (Abschluss, Datum ausstellende Einrichtung usw.) des Abschlusses, Berufsausbildung (Bezeichnung der Ausbildung, ausstellende Einrichtung, Datum) Berufserfahrung (Arbeitgeber, Daten, jeweilige Funktion, Kurzbeschreibung des Aufgabenbereichs) Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 103 / 117 Anhang 7 Fragebogen „Technische Angaben“ - Auswahlkriterien Name des Bieters: _____________________________________ 7.5. LEBENSLAUF DES ARBEITSSCHUTZBERATERS Für jedes Los: Lebenslauf des Arbeitsschutzberaters des Unternehmens (Person oder Einrichtung) sowie Vorlage der Bescheinigung über die Arbeitsschutzausbildung und des entsprechenden Diploms. LOS I UND LOS 2: Falls natürliche Person: mindestens 1 Lebenslauf mit Kopie des Diploms im Bereich der Arbeitsschutzausbildung. Falls Einrichtung: gültige Bescheinigung über Arbeitsschutzqualifikation. Ist der Arbeitsschutzberater eine natürliche Person, so muss der Lebenslauf insbesondere folgende Angaben enthalten: Angaben zur Person (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum usw.) Sprachkenntnisse (schriftlich und mündlich) Studien (Abschluss, Datum des Abschlusses, ausstellende Einrichtung usw.) Berufsausbildung (Bezeichnung der Ausbildung, ausstellende Einrichtung, Datum) Zertifizierung (Bezeichnung der Zertifizierung, Datum der Ausstellung, Datum des Ablaufs der Gültigkeit); eine Kopie des entsprechenden Nachweises ist zwingend vorzulegen Berufserfahrung (Arbeitgeber, Daten, jeweilige Funktion, Kurzbeschreibung des Aufgabenbereichs) Handelt es sich beim Arbeitsschutzberater um eine Einrichtung, so sind folgende Angaben vorzulegen: Kommunikationsdaten der Einrichtung (Name, Anschrift, Telefonnummer, ggf. Website usw.) Zertifizierung im Bereich des Arbeitsschutzes (Bezeichnung der Zertifizierung, Datum der Ausstellung, Datum des Ablaufs der Gültigkeit); eine Kopie des entsprechenden Nachweises ist zwingend vorzulegen Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 104 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 1 Name des Bieters: _____________________________________ 8. FRAGEBOGEN IM ZUSAMMENHANG (AUSZUFÜLLEN) MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN 8.1 LOS I – REINIGUNG DER RÄUMLICHKEITEN 8.1.2 QUALITÄT DER VOM BIETER ZUR AUFTRAGSAUSFÜHRUNG VORGESCHLAGENEN ORGANISATION (MAXIMAL 30 PUNKTE) (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 20 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung des von Ihnen vorgesehenen Organisationsablaufs, in der Sie im Detail auf alle Elemente eingehen, die dem Nachweis Ihrer Fähigkeit zur Ausführung der in den Technischen Spezifikationen (Ziffer 4) beschriebenen Reinigungsarbeiten dienen; außerdem Beschreibung der Maßnahmen, die vorgesehen sind, um dem Amt für Veröffentlichungen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Vertrags die Bereitstellung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkräfte zu garantieren. Name:: Unterschrift: Datum: LOS I Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 105 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 1 Name des Bieters: _____________________________________ 8.1.3 BESCHREIBUNG ALLER MAßNAHMEN, DIE DIE FIRMA ERGREIFT, UM ZU GEWÄHRLEISTEN, DASS IHR PERSONAL DIE ARBEITSSCHUTZRECHTLICHEN BESTIMMUNGEN EINHÄLT (MAXIMAL 20 PUNKTE) (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 15 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung der Maßnahmen sowie der Sicherheitsausrüsung und Beschreibung der vom Personal absolvierten internen oder externen Fortbildungsmaßnahmen im Bereich der Sicherheit, erworbene Diplome usw. Name:: Unterschrift: Datum: LOS I 8.1.4 BESCHREIBUNG DER EINGESETZTEN VERFAHREN, DER VERWENDETEN REINIGUNGSMITTEL UND DER VORGESEHENEN UMWELTSCHUTZMAßNAHMEN (MAXIMAL 15 PUNKTE): Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 106 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 1 Name des Bieters: _____________________________________ (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 15 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung der Reinigungsmethode und der verwendeten Produkte sowie der vom Bieter vorgesehenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Einhaltung der europäischen Umweltschutznormen; gebenfalls Vorlage von Zertifikaten, Labels usw. Name:: Unterschrift: Datum: LOS I 8.1.5 EIGNUNG DES VOM BIETER BEI DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG EINGESETZTEN QUALITÄTSKONTROLLSYSTEMS (MAXIMAL 30 PUNKTE) (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 20 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung des Qualitätskontrollsystems, wobei anzugeben ist, inwieweit das System die Anforderungen in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand erfüllt us der Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 107 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 1 Name des Bieters: _____________________________________ hervorgeht, inwiefern sich dieses System für die ausgeschriebenen Leistungen eignet; gegebenenfalls Vorlage der von einer zugelassenen Einrichtung ausgestellten Qualitätsbescheinigungen. Name:: Unterschrift: Datum: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 108 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 2 Name des Bieters: _____________________________________ 8.2 LOS 2 – REINIGUNG DER FENSTER UND GLASFLÄCHEN 8.2.2 QUALITÄT DER VOM BIETER ZUR AUFTRAGSAUSFÜHRUNG VORGESCHLAGENEN ORGANISATION (MAXIMAL 30 PUNKTE) Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 20 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung des von Ihnen vorgesehenen Organisationsablaufs, in der Sie im Detail auf alle Elemente eingehen, die dem Nachweis Ihrer Fähigkeit zur Ausführung der in den Technischen Spezifikationen (Ziffer 4) beschriebenen Reinigungsarbeiten dienen; außerdem Beschreibung der Maßnahmen, die vorgesehen sind, um dem Amt für Veröffentlichungen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Vertrags die Bereitstellung der zur Auftragsausführung erforderlichen Fachkräfte zu garantieren. Name: Unterschrift: Datum:LOS 2 8.2.3 BESCHREIBUNG ALLER MAßNAHMEN, DIE DIE FIRMA ERGREIFT, UM ZU GEWÄHRLEISTEN, DASS IHR PERSONAL DIE ARBEITSSCHUTZRECHTLICHEN BESTIMMUNGEN EINHÄLT (MAXIMAL 20 PUNKTE) Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 109 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 2 Name des Bieters: _____________________________________ (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 15 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung der Maßnahmen sowie der Sicherheitsausrüsung und Beschreibung der vom Personal absolvierten internen oder externen Fortbildungsmaßnahmen im Bereich der Sicherheit, erworbene Diplome usw. Name: Unterschrift: Datum:LOS 2 8.2.4 BESCHREIBUNG DER ZUR REINIGUNG DER FENSTER UND GLASFLÄCHEN EINGESETZTEN VERFAHREN (MAXIMAL 30 PUNKTE): Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 20 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung aller beim Reinigen der Fenster zum Einsatz kommenden Verfahren: - Reinigungsarbeiten im Innern des Gebäudes, für die mehr als 2 m hohen Innenflächen Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 110 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 2 Name des Bieters: _____________________________________ - vom Innern des Gebäudes aus durchgeführte Reinigung der Außenflächen der Fenster (Flügelfenster) - Außenreinigung mit Reinigungsgondel - Außenreinigung mit LKW-Arbeitsbühne - alle sonstigen für die ausgeschriebenen Arbeiten geeigneten Techniken. Name: Unterschrift: Datum:LOS 2 8.2.5 BESCHREIBUNG DER EINGESETZTEN VERFAHREN, DER VERWENDETEN REINIGUNGSMITTEL UND DER VORGESEHENEN UMWELTSCHUTZMAßNAHMEN (MAXIMAL 15 PUNKTE): (Der Bieter kann zusätzliche Blätter verwenden, doch dürfen zur Beantwortung dieser Frage insgesamt nicht mehr als 15 Seiten ausgefüllt werden) Beschreibung der Reinigungsmethode und der verwendeten Produkte sowie der vom Bieter vorgesehenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Einhaltung der europäischen Umweltschutznormen; gebenfalls Vorlage von Zertifikaten, Labels usw. Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 111 / 117 Anhang 8 Fragebogen - Zuschlagskriterien – Los 2 Name des Bieters: _____________________________________ Name: Unterschrift: Datum: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 112 / 117 Anhang 10 – Technischer Anhang Name des Bieters: _____________________________________ StandardProfil ZUSAMMENFASSUNG DER LEBENSLÄUFE (AUSZUFÜLLEN) Code Vorarbeiter Los 1 VorarbeiterStellvertreter Los 1 Arbeitsschutzberater Los 1 Arbeitsschutzberater Los 2 Mindestzahl /Höchstzahl Name Ref. Nr. Angenommen (vom Amt auszufüllen) Anmerkungen (vom Amt auszufüllen) Name: Unterschrift: Datum: Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 113 / 117 Anhang 10 – Technischer Anhang Name des Bieters: _____________________________________ TECHNISCHER ANHANG MONATLICHER ANWESENHEITSBERICHT [MONAT/JAHR] Gebäud e Unterprogra mm Arbeits -zeiten Person al MERCIER PG1, PG2, PG4, PG5 18.00 22.00 Uhr Vorgegebe n Anwes end PG3 6.00 - 8.00 Uhr Vorgegebe n Anwesen d MERCIER und FISCHER WENKELHIEL PG3 PG7 PG1, PG2, PG3, PG4, PG5 6.00 - 8.00 Uhr 8.00-12.00 Uhr 13.00-17.00 Uhr FISCHER PG6 7h30 15h30 Vorgegebe n Anwes end PG1, PG2, PG4, PG5 18.00 - 22.00 Uhr Vorgegeben Anwes end (Vertrag 10343 - Los I – Allgemeine Reinigungsarbeiten) Vorgegebe n Anwesen d Vorgegebe n Anwese nd 18.00 - 22.00 Uhr Vorgegeben Anwesen d 6.00 - 8.00 Uhr Vorgegeben Anwesen d 14.00 16.00 Uhr Vorgegebe n Anwes end 9.00 - 12.00 Uhr Vor -gegeb en Anwesen d Vorgesc hrieben e Mindest zahl an Fachkrä ften insgesa mt Anwese nde Persone n insgesa mt Anwesenheit in % (%/Tag) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0 0 Datum Zahl der Arbeitstage 0 Unterschrift 0,00% Durchschn. Anwesenhe it/Monat (%) Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 114 / 117 Anhang 10 – Technischer Anhang Name des Bieters: _____________________________________ Monatlicher Anwesenheitsbericht - Zahlenbeispiel MONATLICHER ANWESENHEITSBERICHT - MÄRZ 2010 Gebäude MERCIER FISCHER Unterprogramm PG1, PG2, PG4, PG5 PG3 Arbeitszeiten 18.00 - 22.00 Uhr 6.00 - 8.00 Uhr Personal Vorgegebe n PG6 7h30 15h30 PG1, PG2, PG4, PG5 PG3 18.00 22.00 Uhr 6.00 - 8.00 Uhr MERCIE R et FISCHE R WENKELHIEL PG7 PG1, PG2, PG3, PG4, PG5 8.00-12.00 Uhr 13.00-17.00 Uhr 18.00 - 22.00 Uhr 6.00 - 8.00 Uhr 14.00 - 16.00 Uhr 9.00 - 12.00 Uhr Vorgegebe n Anwesen d Vorgegebe n Anwes end Vorgegebe n Anwes end Vorgegebe n Anwes end Vorgegebe n Anwes end Vorgegebe n A nwe se nd Vorgegeben Anwesen d Vorgegebe n Anwes end Vorgegeben Anwes end Vorgesch riebene Mindestz ahl an Fachkräft en insgesamt Anwesen de Personen insgesamt Anwese nheit in % (%/Tag ) Anwesend Datum 01.03.10 20 19 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 34 97,14% 02.03.07 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 2 2 100,00% 3.03.2010 2 2 4.03.2010 5.03.2010 20 21 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 36 102,86% 6.03.2010 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 7.03.2010 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 8.03.2010 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 9.03.2010 10.03.201 0 11.03.201 0 12.03.201 0 13.03.201 0 14.03.201 0 15.03.201 0 16.03.201 0 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 2 2 100,00% 2 2 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 35 35 100,00% 1 1 4 4 1 1 1 Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 115 / 117 Anhang 10 – Technischer Anhang Name des Bieters: _____________________________________ 17.03.201 0 18.03.201 0 19.03.201 0 20.03.201 0 21.03.201 0 22.03.201 0 23.03.201 0 24.03.201 0 25.03.201 0 26.03.201 0 27.03.201 0 28.03.201 0 29.03.201 0 30.03.201 0 31.03.201 0 2 2 2 2 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 2 1 50,00% 2 1 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 20 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 35 100,00% 20 18 1 1 1 1 5 5 1 1 1 1 4 4 1 1 1 1 35 33 94,29% 2 3 150,00% 780 778 99,79 % 2 Zahl der Arbeitstage 27 Unterschrift 3 Durchsch n. Anwesen heit/Mon at (%) Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 116 / 117 Anhang 11 – Dienstfreie Tage der Kommission 2011 und 2012 Name des Bieters: _____________________________________ DIENSTFREIE TAGE DER KOMMISSION 2011 UND 2012 Dienstfreie Tage 2011 21. April Gründonnerstag 22. April Karfreitag 25. April Ostermontag 9. Mai Montag, Jahrestag der Erklärung des Präsidenten Robert SCHUMAN (1950) 2. Juni Donnerstag, Christi Himmelfahrt 3. Juni Freitag, Tag nach Christi Himmelfahrt 13. Juni Pfingstmontag 23. Juni Donnerstag, luxemburgischer Nationalfeiertag 15. August Montag, Mariä Himmelfahrt 1. November Dienstag, Allerheiligen 2. November Mittwoch, Allerseelen 23. Dezember bis 30. Dezember Freitag (Jahresende: 6 Tage) Freitag Dienstfreie Tage 2012 2. Januar Montag, Tag nach Neujahr 5. April Gründonnerstag 6. April Karfreitag 9. April Ostermontag 1. Mai Dienstag, Tag der Arbeit 9. Mai Mittwoch, Jahrestag der Erklärung von Präsident Robert Schuman (1950) 17. Mai Donnerstag, Christi Himmelfahrt 18. Mai Freitag, Tag nach Christi Himmelfahrt 28. Mai Pfingstmontag 15. August Mittwoch, Mariä Himmelfahrt 1. November Donnerstag, Allerheiligen 2. November Freitag, Allerseelen 24. Dezember bis 31. Dezember Montag (Jahresende: 6 Tage) Montag Ausschreibung AO 10343 Reinigung der Räumlichkeiten und Fenster der Gebäude des Amts für Veröffentlichungen 117 / 117
