Leitsatz - AEQ - Arbeitsausschuss für externe Qualitätsprüfungen

Deckblatt
zum Prüfungsprogramm zur Beurteilung der Qualität
der Organisation des Prüfungsbetriebes (Auftragsunabhängige Regelungen)
Name des Prüfungsbetriebes:
QP_________________
Rechtsform:
Standort(e):
Datum der letzten Bescheinigung:
Datum der Aufnahme des Prüfungsbetriebes:
Abgewickelte Prüfungsaufträge im Zeitraum
von
bis…………………………..
Vollständigkeitserklärung vom
gezeichnet: ………………………..
Angaben zum Prüfungsbetrieb:
Rechtsform:
QKB Registernummer: (ev Beilage bei gemeinsamen Prüfungsbetrieb)
Büros/Standorte (ev Beilage)
Anzahl der Mitarbeiter:
Anzahl der im Prüfungsbetrieb tätigen Wirtschaftsprüfer
Anzahl der Wirtschaftsprüfer mit Auftragsverantwortung
Anzahl der Mitarbeiter, die der Fortbildungsverpflichtung gem § 1b-A-QSG unterliegen, aufgegliedert nach Jahren seit der letzten A-QSG Prüfung
Anzahl der Aufträge für Abschlussprüfungen
Anzahl der Gesamtstunden für Abschlussprüfungen des Prüfungsbetriebes
Struktur der aufgewendeten Stunden für Abschlussprüfungen (ev Beilage)
Werden vom Prüfungsbetrieb Unternehmen von öffentlichem Interesse geprüft?
Wie viele?
Wurden seit dem Datum der letzten Bescheinigung solche durchgeführt?
1)
Werden oder wurden Prüfungsaufträge mit Personalgestellung von betriebsfremden Dritten durchgeführt?
1)
Werden oder wurden Prüfungsaufträge als Joint Audits durchgeführt?
1)
Welche Mitglieder des gemeinsamen Prüfungsbetriebes haben Abschlussprüfungen im eigenen Namen durchgeführt?
Bei Vorliegen eines gemeinsamen Prüfungsbetriebes, Begründung, warum auch
nach Meinung des Qualitätsprüfers ein einheitlicher Prüfungsbetrieb vorliegt
Gehört der Prüfungsbetrieb einem Netzwerk iSd § 271b UGB an? Beurteilung aus
der Sicht des Prüfungsbetriebes und des Qualitätsprüfers.
1)
Darstellung der Beziehungen und Regelungen zur Vermeidung von Unvereinbarkeiten im Netzwerk
Sofern sich zu obigen Fragen Abweichungen im Verhältnis zur den Angaben im
Dreiervorschlag ergeben, sind diese aufzuzeigen und zu begründen
AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013
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INHALTSVERZEICHNIS
1
Einhaltung der allgemeinen Berufsgrundsätze und Standesregeln ............................................ 4
1.1 Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit ...................... 5
1.2 Gewissenhaftigkeit, Versc hwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit und standesgemäßes Verhalten 8
1.2.1
Allgemeines ......................................................................................................................... 8
1.2.2
Gewissenhaftigkeit ............................................................................................................... 8
1.2.3
Verschwiegenheit ................................................................................................................ 8
1.2.4
Eigenverantwortlichkeit ...................................................................................................... 10
1.2.5
Standesgemäßes Verhalten............................................................................................... 11
1.3 Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gem §§ 98a ff WTBG iVm §§ 32-40
WT-ARL .............................................................................................................................................. 12
2
Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen .......................................... 13
3
Mitarbeiterentwicklung ................................................................................................................. 18
3.1 Allgemeines................................................................................................................................. 19
3.2 Einstellung und Einsatz von Mitarbeitern ..................................................................................... 19
3.3 Aus- und Fortbildung ................................................................................................................... 20
3.4 Mitarbeiterbeurteilungen .............................................................................................................. 21
3.5 Bereitstellung von Fachinformationen.......................................................................................... 22
4
Gesamtplanung aller Aufträge ..................................................................................................... 23
5
Ausreichender Versicherungsschutz .......................................................................................... 25
6
Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen ................................................................................. 26
7
Auftragsabwicklung ...................................................................................................................... 27
7.1 Organisation der Auftragsabwicklung .......................................................................................... 27
7.2 Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der fachlichen Regelungen für die
Auftragsabwicklung ............................................................................................................................. 29
7.3 Anleitung des Prüfungsteams ...................................................................................................... 30
7.4 Einholung von fachlichem Rat (Konsultation) .............................................................................. 31
7.5 Laufende Überwachung der Auftragsabwicklung ......................................................................... 32
7.6 Abschließende Durchsicht der Prüfungsergebnisse .................................................................... 33
7.7 Auftragsbegleitende Qualitätssicherung ...................................................................................... 34
7.7.1
Auftragsbegleitende Qualitätssicherung/Berichtskritik ........................................................ 34
7.7.2
Kriterien für die Eignung als prozessunabhängiger Qualitätssicherer................................. 35
7.7.3
Dokumentation der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung ............................................ 36
7.8 Lösungs von Meinungsverschiedenheiten ................................................................................... 37
7.9 Ausgestaltung, Abschluss und Archivierung der Arbeitspapiere .................................................. 38
7.9.1
Ausgestaltung und Abschluss der Arbeitspapiere .............................................................. 38
7.9.2
Gewissenhafter Umgang mit Arbeitspapieren .................................................................... 38
7.9.3
Archivierung der Arbeitspapiere ......................................................................................... 39
7.9.4
Eigentum an den Arbeitspapieren ...................................................................................... 40
8
Nachschau ..................................................................................................................................... 41
9
Transparenzbericht gem § 24 A-QSG .......................................................................................... 42
10 Öffentliches Register gem § 23 A-QSG........................................................................................ 42
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Präambel
Mit Inkrafttreten des A-QSG müssen sich in Hinkunft alle Prüfungsbetriebe, sofern sie gesetzliche Abschlussprüfungen durchführen, in regelmäßigen Abständen einer externen
Qualitätsprüfung unterziehen. Das vorliegende Handbuch, das in Form einer Checkliste abgefasst ist,
beschreibt Anforderungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit der Einrichtung eines ordnungsgemäßen Qualitätssicherungssystems iSd des A-QSG.
Dieses Handbuch soll externen Qualitätsprüfern als Leitfaden dienen, wenngleich jeder externe Qualitätsprüfer die vorliegende Checkliste bei Durchführung einer externen Qualitätsprüfung auf ihre Verhältnismäßigkeit hin zu überprüfen und gegebenenfalls an die besonderen Erfordernisse des jeweiligen Prüfungsbetriebs anzupassen hat.
Grundsätzlich handelt es sich bei einer externen Qualitätsprüfung primär um eine Prüfung des internen
Kontrollsystems des Prüfungsbetriebes im Hinblick auf dessen Organisation, Zweckmäßigkeit und Anwendung unter der Zielsetzung, dass dieses System der Größe des Prüfungsbetriebs sowie der Komplexität und dem Risiko der Prüfungsaufträge angemessen ist und einen angemessen hohen Grad an Qualität gewährleisten kann.
Da das interne Kontrollsystem entscheidend von der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Geschäftsfälle und den damit verbundenen Risiken abhängt, wird das Qualitätssicherungssystem der einzelnen Prüfungsbetriebe unterschiedliche Ausprägungen haben. Entscheidend dabei ist, dass es den
Anforderungen des jeweiligen Prüfungsbetriebes entspricht, dadurch ein angemessen hohes Qualitätsniveau gewährleistet und den gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen entsprochen wird.
Das A-QSG wendet sich an sämtliche Abschlussprüfer und Prüfungsgesellschaften. Der vorliegende
Leitfaden orientiert sich an den für Wirtschaftsprüfer geltenden Regeln. Dies zeigt sich insbesondere an
den zahlreichen Bezugnahmen und Verweisen auf das WTBG, die WT-ARL, einschlägige Fachgutachten
bzw. „Berufsgrundsätze“.
Für Revisoren, Revisionsverbände und den Sparkassen-Prüfungsverband bedeutet dies, dass der vorliegende Leitfaden in manchen Bereichen nur sinngemäß herangezogen werden kann.
Bei dieser sinngemäßen Anwendung ist jedenfalls das genossenschaftsspezifische Berufsrecht (GenRevG) wegen der Besonderheiten der Genossenschaftsrevision einzuhalten. Dies betrifft insbesondere
Fragen der Prüfungshonorare, der Auftragsannahme oder -ablehnung und der Prüferbestellung, die bei
Prüfungsverbänden aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen anders zu behandeln sind.
Abschlussprüfer iS dieses Handbuches sind natürliche Personen, die Abschlussprüfungen vornehmen
(§ 1 Abs 2 A-QSG) sowie verantwortliche Wirtschaftsprüfer iS § 88 Abs 7 WTBG und eingetragene Revisoren und Prüfungsgesellschaften iS § 1 Abs 3 A-QSG.
Alle personenbezogenen Bezeichnungen im Handbuch sind geschlechtsneutral zu verstehen
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BEURTEILUNG DER QUALITÄT DER
ORGANISATION DES PRÜFUNGSBETRIEBES
(Auftragsunabhängige Regelungen)
1 Einhaltung der allgemeinen Berufsgrundsätze und Standesregeln
Leitsatz
Der Prüfungsbetrieb hat durch Regelungen sicherzustellen, dass die allgemeinen Berufspflichten
und Standesregeln eingehalten werden. Diese Pflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften
 des Unternehmensgesetzbuches (UGB);
 dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes (WTBG);
 dem Abschlussprüfungs-Qualitätssicherungsgesetzes (A-QSG); und
 der Wirtschaftstreuhandberufs-Ausübungsrichtlinie (WT-ARL 2003) idgF
 der Richtlinie des Instituts österreichischer Wirtschaftsprüfer zur Sicherung der Qualität von
Prüfungsbetrieben (IWP/PG7) idgF
Zu den allgemeinen Berufspflichten zählen insbesondere:
 Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit
 Gewissenhaftigkeit
 Verschwiegenheit
 Eigenverantwortlichkeit
 Standesgemäßes Verhalten
 Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
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1.1
Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
1.
Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die
ausreichend gewährleisten, dass alle mit der Abwicklung von Aufträgen befassten Mitarbeiter
sowie ggf weitere Personen wie externe Sachverständige oder Mitarbeiter anderer Prüfungsbetriebe, die für sie relevanten Vorschriften zur
Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit (Unabhängigkeitsvorschriften) einhalten.
2. Bestehen bei Prüfungsbetrieben, die einem
Netzwerk angehören, Regelungen und Maßnahmen, die sicherstellen, dass auch die netzwerkbezogenen
Unabhängigkeitsanforderungen
(§ 271b UGB)
erfüllt
werden?
(Rz 28
IWP/PG7)?
3. Gewährleisten diese Regelungen insbesondere
,dass
1. der Beruf als Abschlussprüfer gem
§ 82 WTBG, § 1 WT-ARL und Rz 28-30.
IWP/ PG7 unabhängig ausgeübt wird?
2. Prüfungsberichte gem Abschnitt
2 KFS/PG2 unparteiisch erstattet werden?
3. bei Besorgnis der Befangenheit nach
§ 21 WT-ARL die Durchführung des Auftrags versagt wird?
4. die Verantwortung für die Untersuchung
und Lösung von Fragen im Zusammenhang mit Unabhängigkeitsgefährdungen
im Prüfungsbetrieb festgelegt ist?
5. mandanten- und auftragsbezogene Informationen erfasst werden, die als Datengrundlage zur Feststellung von Unabhängigkeitsgefährdungen
erforderlich
sind (z.B. zur Erkennung möglicher Interessenkonflikte)? Klientenliste?
6. die Mitarbeiter sowie ggf weitere Personen, die die Unabhängigkeitsvorschriften
beachten müssen, über die Anforderungen an die berufliche Unabhängigkeit unterrichtet sind?
7. Ist die Unabhängigkeit auch von allen
Gesellschaftern der WP-Gesellschaft gegeben?
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbesserungs-
JA/
Verbesserungs-
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
8. die an der Auftragsabwicklung beteiligten
Mitarbeiter und externen Personen zur
unverzüglichen Information über das Vorliegen von möglichen Unabhängigkeitsgefährdungen verpflichtet wurden?
9. die zuständige Stelle und der verantwortliche Abschlussprüfer über Verstöße gegen Unabhängigkeitsregelungen oder
mögliche Unabhängigkeitsgefährdungen
informiert werden, damit Unabhängigkeitsfragen unter Anwendung einheitlicher und angemessener Maßstäbe gelöst (Eskalation) und wirksame qualitätssichernde Maßnahmen ergriffen werden
können?
10. bei finanziellen Entscheidungen des Prüfungsbetriebes, die sich aus den Unabhängigkeitsvorschriften ergebenden Beschränkungen eingehalten werden?
11. bei festgestellten Unabhängigkeitsgefährdungen geeignete Maßnahmen zur
Beseitigung der Gefährdung getroffen
werden, was erforderlichenfalls auch die
Niederlegung des Mandats beinhalten
kann?
12. eine ausreichende Dokumentation zur
Einhaltung der Unabhängigkeitsvorschriften, einschließlich der eingeführten Regelungen und der Lösung von Unabhängigkeitsfragen, vorliegt?
4. Werden Gefährdungen der Unabhängigkeit und
Unparteilichkeit sowie die Vermeidung der Besorgnis der Befangenheit (Unabhängigkeitsgefährdungen) laufend festgestellt und analysiert?
5. Erfolgen regelmäßige oder anlassbezogene Befragungen der bei Abschlussprüfungen eingesetzten Mitarbeiter des Prüfungsbetriebes gem
Rz 30. IWP/PG7 zu finanziellen, persönlichen
oder kapitalmäßigen Bindungen, um die persönliche Einhaltung der Unabhängigkeitsvorschriften sicherzustellen?
6. Wird hierzu zumindest einmal jährlich eine
schriftliche Unabhängigkeitserklärung eingeholt,
in der bestätigt wird, dass die Unabhängigkeitsregelungen des Prüfungsbetriebes eingehalten
worden sind?
JA
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potential
7.
8.
9.
bedarf
Sind bei bewussten Verstößen gegen die Unabhängigkeitsvorschriften und die diesbezüglichen
Regelungen des Prüfungsbetriebes interne Disziplinarmaßnahmen sowie Fortbildungsmaßnahmen zur Vermeidung künftiger Verstöße vorgesehen?
Werden im Falle von Unabhängigkeitsgefährdungen Maßnahmen ergriffen, die diese beseitigen oder soweit abschwächen, dass aus Sicht eines verständigen Dritten die Gefährdung insgesamt als unwesentlich zu beurteilen ist?
Kommt es zur Ablehnung oder Kündigung des
Auftrags (bei gesetzlichen Abschlussprüfungen
unter Beachtung von § 270 Abs. 6 UGB), wenn
wesentliche Unabhängigkeitsgefährdungen nicht
beseitigt werden können?
Interne Rotation
10. Bestehen für Abschlussprüfungsmandanten, die
unter die Definition des § 271a Abs. 1 oder
Abs. 3 UGB fallen, Regelungen, mit denen die
interne Rotation des verantwortlichen Abschlussprüfers und aller in maßgeblich leitender
Funktion tätigen gewährleistet werden?
11. Werden die betroffenen Abschlussprüfer über die
Rotationspflichten informiert?
12. Besteht eine auftragsbezogene Dokumentation
der Zeitpunkte, zu denen eine Rotation ansteht?
13. Ist gewährleistet, dass die mit der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung betraute Person nach
den Vorschriften von Rz 121 des IWP/PG7 rotiert?
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1.2
Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit und standesgemäßes
Verhalten
JA
1.2.1
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
Allgemeines
14. Hat der Prüfungsbetrieb Regelungen eingeführt,
mit denen die Einhaltung der allgemeinen Berufsgrundsätze und der Standesregeln (Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit, standesgemäßes Verhalten) gewährleistet wird (Rz 34 IWP/PG7)?
15. Umfassen diese Regelungen sämtliche relevanten
Pflichten, die sich insbesondere aus dem WTBG,
der WT-ARL idgF, dem Fachgutachten
KFS/PG1 idgF sowie - bei Abschlussprüfungen aus den §§ 270, 271, 271a, b, c und 275 UGB ergeben?
16. Wurden die Mitarbeiter gem § 13 Abs. 1 WTARL nach Maßgabe ihrer Verantwortlichkeit
über die allgemeinen Berufsgrundsätze und
Standesregeln sowie über das im Prüfungsbetrieb
eingerichtete Qualitätssicherungssystem informiert?
1.2.2
Gewissenhaftigkeit
17. Sind Vorkehrungen getroffen, dass berufliche
Tätigkeiten gem § 88 WTBG, § 7 WT-ARL und
Abschnitt 3.1. KFS/PG1 nicht übernommen werden, wenn die berufliche Verantwortung nicht
getragen werden kann oder nicht getragen werden soll?
18. Wurden die geltenden gesetzlichen und fachlichen Regeln - unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Prüfungsbetriebes - im Rahmen
von Informations- oder Schulungsveranstaltungen kommuniziert?
19. Werden als Hilfsmittel u.a. Prüfungshilfen, Muster-Arbeitsprogramme und Muster-Berichte eingesetzt, die eine praxisgerechte Anwendung der
Prüfungsstandards unterstützen?
1.2.3
Verschwiegenheit
JA
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20. Sind Vorkehrungen getroffen, dass Tatsachen
und Umstände, die dem Abschlussprüfer im
Rahmen seiner Berufstätigkeit anvertraut werden, gem § 91 WTBG, § 1 WT-ARL und Abschnitt 3.1. KFS/PG1 nicht unbefugt offenbart
und nicht unbefugt für eigene oder fremde Vermögensdispositionen nutzbar gemacht werden?
21. Gibt es Hinweise, dass die Verschwiegenheitspflicht nicht zeitlich unbegrenzt und gegenüber
jedermann eingehalten wurde, soweit sie nicht
aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. im
Rahmen der Qualitätskontrolle) entfällt oder der
Mandant sie wirksam aufhebt?
22. Wird die Verschwiegenheit auch innerhalb des
Prüfungsbetriebes gegenüber nicht mit dem betreffenden Mandat befassten Personen beachtet?
23. Gewährleisten die im Prüfungsbetrieb eingeführten Regelungen gem § 13 WT-ARL, u.a.
1. eine schriftliche Verpflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung der Vorschriften zur
Verschwiegenheit, zum Datenschutz und
zu den Insidervorschriften bei Abschluss
des Arbeitsvertrags?
2. die Sicherung der Arbeitspapiere und
anderer mandantenbezogener Informationen gegen unbefugten Zugriff?
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1.2.4
Eigenverantwortlichkeit
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
24. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der Abschlussprüfer gem § 5 WT-ARL sein Handeln in
eigener Verantwortung und frei von Weisungen
bestimmen, sich selbst ein Urteil bilden und seine Entscheidungen selbst treffen kann?
25. Werden bei der Organisation des Prüfungsbetriebes die sich aus dem Grundsatz der Eigenverantwortlichkeit ergebenden Anforderungen beachtet?
26. Stellt die Leitung des Prüfungsbetriebes sicher,
dass ausreichende zeitliche und fachliche Reserven zur Verfügung stehen, um ein angemessenes
Verhältnis zwischen verantwortlichen Abschlussprüfern und den übrigen fachlichen Mitarbeitern unter Berücksichtigung von Personalstruktur und Qualifikation der Mitarbeiter zu gewährleisten?
27. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der einzelne
Abschlussprüfer nur eine angemessene Zahl an
Mandaten betreut, um dem Grundsatz der Gewissenhaftigkeit und Eigenverantwortlichkeit
entsprechen zu können?
28. Wird bei der Zusammensetzung der Prüfungsteams darauf geachtet, dass ein sachgerechter
Einsatz von erfahrenen und weniger erfahrenen
Mitarbeitern sowie von Spezialisten bei der Abwicklung von Aufträgen erfolgt, sodass der dafür
verantwortlicher Abschlussprüfer in der Lage ist,
die Arbeit der Teammitglieder ausreichend zu
überwachen?
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1.2.5
Standesgemäßes Verhalten
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
29. Sind Vorkehrungen getroffen, dass sich die im
Prüfungsbetrieb tätigen fachlichen Mitarbeiter
und Abschlussprüfer jeder Tätigkeit enthalten,
die mit ihrem Beruf oder mit dem Ansehen des
Berufes unvereinbar ist?
30. Sind sich die im Prüfungsbetrieb tätigen Abschlussprüfer der besonderen Berufspflichten
bewusst, die ihnen aus der Befugnis erwachsen,
gesetzlich vorgeschriebene Bestätigungsvermerke zu erteilen?
31. Existieren im Prüfungsbetrieb Regelungen und
Maßnahmen, die zB achten auf:
1. die Sicherung eines angemessenen und
von der Erbringung zusätzlicher Leistungen für das geprüfte Unternehmen unabhängigen Honorars (§ 88 Abs 11 WTBG
und § 270 Abs 1 UGB)?
2. das Verbot der Annahme oder Gewährung von Provisionen (§ 95 WTBG) und
der Vereinbarung ausschließlicher Erfolgshonorare (§ 8 WT-ARL)?
3. das Verbot, tätig zu werden, wenn eine
Interessenskollision („Interessenkonflikt“)
gegeben ist (§ 22 WT-ARL)?
4. das standesgeme Verhalten gegenüber
Behörden (§ 10 WT-ARL) sowie anderen
Prüfern und Personen?
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1.3
Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
gem §§ 98a ff WTBG iVm §§ 32-40 WT-ARL
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
32. Wurden angemessene und geeignete Strategien
und Verfahren eingeführt für
1. die Einhaltung der Sorgfaltspflichten
gegenüber Kunden?
2. die Verdachtsmeldungen?
3. die Aufbewahrung von Aufzeichnungen?
4. die Risikobewertung und das Risikomanagement in Bezug auf Geschäftsbeziehungen und Transaktionen?
5. geeignete Kontroll- und Informationssysteme?
33. Wurde ein gesetzlicher Vertreter als Beauftragter
für Fragen der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingerichtet?
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2 Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen
Leitsatz
Prüfungsaufträge dürfen nur angenommen werden, wenn sie in sachlicher, personeller und zeitlicher
Hinsicht ordnungsmäßig abgewickelt werden können und die erforderlichen Ressourcen für den Prüfungsauftrag vorhanden sind.
Potenzielle neue Mandanten sind vor Annahme von Prüfungsaufträgen zu beurteilen. Die Zulässigkeit der Fortführung von Auftragsverhältnissen mit bestehenden Mandanten ist in angemessenen
Zeitabständen, insbesondere im Hinblick auf mögliche Unabhängigkeits- oder sonstige Interessenkonflikte, zu überprüfen.
Bei der Entscheidung über die Annahme von neuen Aufträgen und von Folgeaufträgen zur Durchführung von Prüfungen sind auch die Risiken, die sich aus den Verhältnissen beim zu prüfenden Unternehmen ergeben, zu berücksichtigen; Informationen über die wirtschaftliche Lage und die Geschäftsführung des zu prüfenden Unternehmens sind daher vor Annahme neuer Prüfungsaufträge
einzuholen. Auf Basis dieser Informationen ist zu entscheiden, ob das Mandat aufgrund nicht tragbarer Risiken abgelehnt werden sollte bzw. welche Maßnahmen zur Risikobegrenzung erforderlich
sind.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
34. Bestehen im Prüfungsbetrieb gem Abschnitt 3.3.
KFS/PG1 und Rz 39 - 51 IWP/PG7 Regelungen
zur Auftragsannahme und -fortführung sowie zur
vorzeitigen Beendigung von Aufträgen unter Berücksichtigung der mit den Aufträgen verbundenen Risiken?
35. Berücksichtigen diese Regelungen, dass Aufträge nur angenommen bzw. fortgeführt werden,
wenn
1. die Integrität des Mandanten abgewogen
wurde und keine Informationen vorliegen,
die zu der Schlussfolgerung führen, dass
die Integrität des Mandanten nicht gegeben ist?
2. die Pflichten zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erfüllt wurden (insbesondere Identifizierungspflicht nach § 98b WTBG) eingehalten wurden?
3. keine Interessenskonflikte mit bestehenden Mandanten drohen?
4. ausreichende zeitliche, sachliche und
personelle Ressourcen im Prüfungsbetrieb zur Verfügung stehen?
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
36. Wird bei Annahme eines Auftrags trotz bestehender Zweifel am Vorliegen der Voraussetzungen dokumentiert, ob und wie die Zweifel ausgeräumt wurden?
37. Werden im Hinblick auf die Integrität des Mandanten vor allem folgende Aspekte beachtet:
1. Identität und geschäftlicher Ruf der maßgebenden Gesellschafter, der gesetzlichen Vertreter, der Mitglieder des Aufsichtsorgans und gegebenenfalls dem
Mandanten nahe stehenden Personen
oder Unternehmen ?
2. Art der geschäftlichen Aktivitäten und der
Geschäftspraktiken
3. besonderer Honorardruck
4. Hinweise auf unangemessene Beschränkungen des Prüfungsumfangs?
5. Verdacht auf die Verwicklung des Unternehmens in Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung oder andere kriminelle
Aktivitäten?
6. Gründe für einen Prüferwechsel
7. Transparenz der Finanzberichterstattung?
8. Angewendete Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden?
9. Ausgestaltung des internen Kontrollsystems ?
38. Wird auch nach Annahme des Auftrags auf Hinweise geachtet, die Zweifel an der Integrität des
Mandanten wecken können?
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
39. Wird im Zusammenhang mit der Beurteilung der
Auftragsrisiken und der Beantwortung der Frage
ausreichender Ressourcen insbesondere festgestellt, ob
1. die für die Durchführung des Auftrags erforderlichen Fach- und Branchenkenntnisse verfügbar sind?
2. Erfahrungen mit den einschlägigen rechtlichen Anforderungen und Berichterstattungspflichten vorliegen oder erlangt
werden können?
3. erforderlichenfalls Spezialisten verfügbar
sind (z.B. Experten für Immobilienbewertungen oder Sachverständige für versicherungsmathematische
Fragestellungen)?
4. erforderlichenfalls nicht mit der Auftragsabwicklung befasste geeignete Personen
zur Durchführung einer auftragsbezogenen Qualitätssicherung verfügbar sind?
5. genügend Zeit für die Auftragsabwicklung zur Verfügung steht?
6. die vorgesehenen Berichtstermine nach
realistischen Erwartungen eingehalten
werden?
40. Werden bei Folgeaufträgen Änderungen der
Mandats- und Auftragsrisiken sorgfältig beurteilt?
41. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die
eine Identifikation potenzieller Interessenkonflikte sicherstellen?
42. Wird vor der Annahme bzw. Fortführung eines
Auftrags festgestellt, ob Interessenkonflikte mit
bestehenden Mandaten drohen?
43. Werden Aufträge abgelehnt oder niedergelegt,
wenn Interessenkonflikte nicht gelöst werden
können?
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
44. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der zuständigen Stelle Sachverhalte zur Entscheidung vorgelegt werden, die dazu führen können, dass ein
Mandat nicht fortgeführt werden kann?
45. Werden hierbei insbesondere folgende Aspekte
beachtet:
1. rechtliche oder berufsständische Anforderungen, einschließlich gegebenenfalls
bestehender Berichterstattungspflichten
gegenüber dem Auftraggeber oder gegenüber einer Behörde?
2. Pflicht zur Niederlegung des Mandates
nach § 7 WT-ARL bzw. der Geschäftsbeziehungen zu dem Mandanten (bei
gesetzlichen Abschlussprüfungen sind
hierbei
die
Voraussetzungen
des
§ 270 Abs. 6 UGB zu beachten)?
46. Wird die Leitung des Prüfungsbetriebs informiert, wenn dem verantwortlichen Abschlussprüfer im Rahmen der Abwicklung eines Auftrags
Informationen bekannt werden, die zu einer Ablehnung der Auftragsannahme geführt hätten?
47. Entscheidet der verantwortliche Abschlussprüfer
in Abstimmung mit der Leitung des Prüfungsbetriebs über die notwendigen Schritte, einschließlich der Niederlegung des Mandates?
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
48. Werden folgende Schritte in Betracht gezogen,
wenn die Niederlegung des Mandates erwogen
wird:
1. Erörterung des Sachverhaltes und möglicher Handlungsalternativen mit dem
Mandanten bzw. dessen Aufsichtsorgan?
2. Berichterstattung über die Kündigung
des Auftrags, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist?
3. Dokumentation der bedeutsamen Aspekte, der vorgenommenen Konsultationen
und der Gründe für die Entscheidung
über die Kündigung oder Fortführung des
Auftrags?
49. Wird ein Auftrag, der nach § 270 Abs. 6 UGB
vom Mandatsvorgänger gekündigt wurde, nur
dann angenommen, wenn vorher ausreichende
Informationen über den Grund der Kündigung
und über das Ergebnis der bisherigen Prüfung
eingeholt wurden und sich daraus keine Bedenken gegen die Auftragsannahme ergeben?
50. Bestehen Regelungen, dass für alle Prüfungsaufträge schriftliche Annahmeschreiben, in denen
Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen
eindeutig definiert und denen die allgemeinen
Auftragsbedingungen beigefügt sind, ausgefertigt
werden? Umfassen die Regelungen auch die
Nennung des verantwortliche Abschlussprüfers
und die Vereinbarung des Honorars?
51. Bestehen Regelungen für die Durchführung von
Joint Audits? (kurze Beschreibung)
52. Bestehen Regelungen für die Durchführung von
Aufträgen mit Personalgestellung? (kurze Beschreibung)
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3 Mitarbeiterentwicklung
Leitsatz
Der Prüfungsbetrieb muss Regelungen und Maßnahmen festlegen, die darauf ausgerichtet sind, dem Prüfungsbetrieb hinreichende Sicherheit darüber zu verschaffen, dass er über fachliche Mitarbeiter verfügt, die
über ausreichende Kompetenz, Fähigkeiten und Bindung an die beruflichen Verhaltensanforderungen verfügen, um Aufträge in Übereinstimmung mit den fachlichen Regelungen sowie maßgebenden gesetzlichen und
anderen rechtlichen Anforderungen durchzuführen.
Folgenden Maßnahmen kommt daher besondere Bedeutung zu:
 Sorgfältige Auswahl der Mitarbeiter bei Einstellung
 Weiterentwicklung der Mitarbeiter durch regelmäßige Mitarbeiterbeurteilungen
 Ausbildung der Berufsanfänger
 Regelmäßige und ausreichende Fachinformationen
 Aus- und Fortbildung samt Erstattung der erforderlichen Meldungen
Abschlussprüfer haben bei der Einstellung von Mitarbeitern die persönliche und fachliche Eignung
der Bewerber zu prüfen. Um die fachliche und persönliche Eignung beurteilen zu können, sind Einstellungskriterien zu entwickeln und einheitlich anzuwenden. Diese Kriterien sind in Abhängigkeit von
der Mandanten- und Auftragsstruktur festzulegen.
Jeder Prüfungsbetrieb muss eine ausreichende praktische und theoretische Ausbildung des Berufsnachwuchses und Fortbildung der fachlichen Mitarbeiter sicherstellen und Vorsorge treffen, dass der
Verpflichtung zur kontinuierlichen Fortbildung gem § 1b A-QSG nachgekommen wird. Die Aus- und
Fortbildung muss strukturiert sein und die Tätigkeitsbereiche der fachlichen Mitarbeiter abdecken.
Die Zuständigkeit für die Aus- und Fortbildung ist zu regeln. Die fachlichen Mitarbeiter sind in angemessenen Zeitabständen zu beurteilen.
Der Prüfungszeitraum bezüglich § 1b A-QSG ist ab der letzten externen Qualitätsprüfung bzw dem
Inkraftreten des § 1b A-QSG bzw. der tatsächlichen Aufnahme des Prüfungsbetriebes bei Neuaufnahme festzulegen.
AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013
18 / 42
3.1
Allgemeines
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
53. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen zur
Mitarbeiterplanung und -entwicklung, die darauf
abzielen, dass ausreichend personelle und fachliche Ressourcen vorhanden sind, um alle Aufträge ordnungsgemäß abwickeln zu können?
54. Umfassen die Regelungen zur Mitarbeiterentwicklung folgende Bereiche:
1. Einstellung von Mitarbeitern
(§ 13 Abs. 1 WT-ARL, Rz 55f IWP/PG7)?
2. Aus- und Fortbildung
(§ 13 Abs 2 WT-ARL,
Rz 57-61 IWP/PG7)?
3. Mitarbeiterbeurteilungen
(Rz 62-64 IWP/PG7)?
4. Fachinformation (Rz 65 IWP/PG7)?
3.2
Einstellung und Einsatz von Mitarbeitern
JA
55. Sind zur Beurteilung der fachlichen und persönlichen Eignung der Bewerber Einstellungskriterien in Abhängigkeit von der Mandanten- und
Auftragsstruktur entwickelt worden und werden
diese einheitlich angewendet?
56. Wird bei der Einstellung von Mitarbeitern die
persönliche und fachliche Eignung der Bewerber
gem § 13 Abs. 1 WT-ARL geprüft?
57. Werden die Mitarbeiter vor Dienstantritt gem
§ 13 Abs. 1 WT-ARL auf die Einhaltung der
Vorschriften zur Verschwiegenheit, zum Datenschutz und zu den Insiderregeln sowie der Regelungen des Qualitätssicherungssystems schriftlich verpflichtet?
58. Werden Mitarbeiter bereits bei Einstellung einer
Überprüfung im Hinblick auf Geldwäsche und
Terrorismusfinanzierung unterzogen? (§ 98j Abs
3 WTBG)
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
59. Sind Vorkehrungen getroffen, dass den Mitarbeitern gem § 13 WT-ARL Verantwortung nur insoweit übertragen wird, als diese über die erforderliche Qualifikation in persönlicher und fachlicher Hinsicht verfügen?
3.3
Aus- und Fortbildung
JA
60. Wird die Fortbildungsverpflichtung des § 1b AQSG eingehalten und wurden die erforderlichen
Meldungen an den Arbeitsausschuss für externe
Qualitätsprüfungen rechtzeitig bis zum 31. März
des Folgejahres erstattet?
Wird die Fortbildungsverpflichtung der Berufsberechtigten gem § 3 WT-ARL idgF und die
Meldeverpflichtung an die KWT (erstmals 31.
März 2013 für 2012) eingehalten?
61. Organisiert der Prüfungsbetrieb eine ausreichende praktische und theoretische Ausbildung des
Berufsnachwuchses und Fortbildung der fachlichen Mitarbeiter gem Rz 57 IWP/PG7 nach
Maßgabe der spezifischen Anforderungen des
Prüfungsbetriebes?
62. Orientieren sich die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen für Abschlussprüfer und fachliche Mitarbeiter an den aktuellen und zukünftigen Tätigkeitsbereichen?
63. Wurden die Mitarbeiter nachweislich mit den
Bestimmungen, die der Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dienen,
vertraut gemacht und in besonderen Fortbildungsprogrammen geschult?
64. Werden die Mitarbeiter bei der Abwicklung von
Aufträgen im Wege einer praxisbezogenen Ausund Fortbildung („Coaching“ durch erfahrenere
Mitarbeiter, „Training-on-the-job“) angemessen
angeleitet und unterstützt?
65. Werden die Mitarbeiter zur ausreichenden Lektüre der einschlägigen Fachliteratur angehalten?
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3.4
Mitarbeiterbeurteilungen
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
66. Werden die fachlichen Mitarbeiter gem Abschnitt 4.3.4. IWP/PG7 in angemessenen Abständen beurteilt?
67. Sind bei Einführung eines systematischen Beurteilungsverfahrens folgende Aspekte berücksichtigt worden:
1. Persönliche und fachliche Ziele für die
einzelnen fachlichen Mitarbeiter einschließlich der Einhaltung der allgemeinen Berufspflichten?
2. Beurteilungskriterien, anhand derer die
Zielerreichung gemessen wird?
3. Beurteilungsfrequenz (z.B. projektbezogen und/oder jährliche Beurteilung)?
4. Auswirkungen der Beurteilungsergebnisse auf die Beförderung und Gehaltsentwicklung sowie die Übernahme von Aufgaben
68. Werden die fachlichen Mitarbeiter darüber informiert, dass ihre persönliche Karriere im Prüfungsbetrieb maßgeblich von der Qualität ihrer
Arbeit und der Beachtung der Regelungen des
internen Qualitätssicherungssystems abhängt und
dass Verstöße gegen diese Regelungen disziplinäre Folgen haben können?
69. Finden im Fall von Beurteilungsverfahren mit
einer geringeren Regelungsdichte regelmäßig informelle Beurteilungen statt, weil der für die Beurteilung Zuständige mit den Mitarbeitern laufend zusammen arbeitet?
70. Werden die Ergebnisse der Beurteilungen so
aufbereitet und dokumentiert, dass sie bei der
Entscheidung über den Einsatz der Mitarbeiter
für bestimmte Aufträge herangezogen werden
können?
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3.5
Bereitstellung von Fachinformationen
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
71. Stellt der Prüfungsbetrieb ausreichend und rechtzeitig Fachinformationen zur Verfügung (Rz 65
IWP/PG7)?
72. Zählen hierzu u.a. gesetzliche Vorschriften,
Rechtsprechung, Schrifttum sowie Standards und
Informationen der Berufsorganisationen zu Fragen der nationalen und internationalen Rechnungslegung und Prüfung, zur Steuerberatung
und zur betriebswirtschaftlichen Beratung?
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4 Gesamtplanung aller Aufträge
Leitsatz
Jeder Prüfungsbetrieb muss durch eine sachgerechte Gesamtplanung aller Aufträge die Voraussetzungen dafür schaffen, dass sowohl die bereits übernommenen als auch die noch zu erwartenden
Aufträge ordnungsgemäß durchgeführt und zeitgerecht abgeschlossen werden können.
Die ordnungsgemäße Abwicklung von Prüfungsaufträgen setzt voraus, dass die den einzelnen Mandaten zugeteilten Mitarbeiter über die erforderliche Fähigkeiten und die nötige Erfahrung sowie
Branchenkenntnis verfügen.
Art und Umfang der Gesamtplanung hängen im Wesentlichen von den Besonderheiten des jeweiligen Prüfungsbetriebs und von Anzahl, Volumen und Komplexität der insgesamt abzuwickelnden
Aufträge ab.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
73. Hat der Prüfungsbetrieb durch eine sachgerechte
Gesamtplanung aller Aufträge die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die übernommenen
und erwarteten Aufträge ordnungsgemäß und
zeitgerecht entsprechend § 7 Abs. 1 WT-ARL
und Rz 66 IWP/PG7 abgewickelt werden können?
74. Bestimmten sich Art und Umfang der Gesamtplanung nach den jeweiligen Gegebenheiten des
Prüfungsbetriebes sowie der Anzahl, dem Volumen und dem Schwierigkeitsgrad der durchzuführenden Aufträge?
75. Erfolgte die Gesamtplanung nach Geschäftsbereichen, Niederlassungen oder sonstigen organisatorischen Gesichtspunkten?
76. Wurden die Bestimmungen über die interne Rotation bei der Gesamtplanung aller Aufträge berücksichtigt?
77. Wurden bei der Gesamtplanung auch Aufträge
außerhalb des Prüfungsbereichs berücksichtigt.?
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
78. Hat der Prüfungsbetrieb durch entsprechende
Regelungen dafür gesorgt, dass nur solche Mitarbeiter den einzelnen Aufträgen zugeordnet
werden, die über die erforderlichen Fähigkeiten
verfügen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben
in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und
berufsständischen Anforderungen zu erfüllen.
79. Werden dabei folgende Aspekte besonders beachtet:
1. Ausbildungsstand und praktische Erfahrungen?
2. Kenntnis der gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen?
3. technische Kenntnisse, z.B. EDVKenntnisse?
4. branchenspezifische Kenntnisse?
5. Angemessene Kenntnisse in der Anwendung der Regelungen des Prüfungsbetriebes zur Qualitätssicherung?
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5 Ausreichender Versicherungsschutz
Leitsatz
Zu den Berufspflichten eines Abschlussprüfers gehört auch die Einhaltung der gesetzlichen Versicherungspflichten. Der Abschlussprüfer hat daher gem Abschnitt 3.5. IWP/PG7 Regelungen und
Maßnahmen festzulegen, die darauf ausgerichtet sind, dass der Prüfungsbetrieb die gesetzlichen
Vorschriften zum verpflichtenden Versicherungsschutz beachtet.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
80. Deckt der bestehende Versicherungsschutz zumindest die Haftungshöchstsumme für den jeweiligen Prüfungsauftrag entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ab (Rz 68f IWP/PG7)?
Die ausreichenden Deckungssummen sind die
Haftungsbestimmungen gem § 275 Abs 2 UGB
für gesetzliche Abschlussprüfungen bei Fahrlässigkeit:
€ 2 Mio bei kleiner und mittelgroßer Gesellschaft(§ 221 Abs 3 UGB)
€ 4 Mio bei großer Gesellschaft (§ 221 Abs 3
UGB
€ 8 Mio bei einer 5-fach großen Gesellschaft
€ 12 Mio bei einer 10-fach großen Gesellschaft.
81. Ist das Gesamtausmaß des Versicherungsschutzes unter Berücksichtigung der Anzahl der im
Prüfungsbetrieb abgewickelten Aufträge sowie
des Risikoprofils des Mandanten- und Auftragsportfolios angemessen?
82. Stellen die Regelungen und Maßnahmen sicher,
dass keine Aufträge angenommen werden, die
dem Grunde oder der Höhe nach im Deckungsumfang
der
VermögensschadenHaftpflichtversicherung nicht enthalten sind?
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6 Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen
Leitsatz
Ergeben sich aus begründeten Beschwerden oder Vorwürfen von Mitarbeitern, Mandanten oder Dritten Anhaltspunkte für Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder fachliche Regeln einschließlich
interne Qualitätssicherungsregelungen, hat der Abschlussprüfer entsprechende Untersuchungen
vorzunehmen und bei Bedarf die erforderlichen Maßnahmen zu setzen.
Der Formalisierungsgrad dieser Regelungen orientiert sich an der Größe des Prüfungsbetriebes. Je
weniger fachliche Mitarbeiter zum Prüfungsbetrieb gehören, desto geringer wird der Formalisierungsgrad sein.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
83. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen gem
Rz 70-74 IWP/PG7, die eine angemessene Behandlung begründeter Beschwerden oder Vorwürfe von Mitarbeitern, Mandanten oder Dritten
im Hinblick auf die Beachtung der gesetzlichen
Vorschriften und fachlichen Regeln bei der Berufsausübung, einschließlich der internen Qualitätssicherungsregelungen des Prüfungsbetriebes,
zum Gegenstand haben?
84. Sehen diese Regelungen Maßnahmen vor, sodass
Mitarbeitern des Prüfungsbetriebs aufgrund derartiger Beschwerden keine persönlichen Nachteile erwachsen, z.B. durch die Möglichkeit der
anonymisierten Mitteilung?
85. Untersucht der Leiter des Prüfungsbetriebs oder
eine qualifizierte Person, die nicht mit dem
Sachverhalt befasst war, ob die Beschwerden oder Vorwürfe berechtigt sind?
86. Werden erforderliche Maßnahmen einschließlich
solcher zur Verbesserung des Qualitätssicherungssystems eingeleitet, wenn sich die Beschwerden oder Vorwürfe durch die vorgenommenen Untersuchungen erhärtet haben?
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7 Auftragsabwicklung
Leitsatz
Der Prüfungsbetrieb hat gem Abschnitt 4.7.2. IWP/PG7 Regelungen einzuführen, die mit hinreichender Sicherheit gewährleisten, dass bei der Auftragsabwicklung einschließlich der Berichterstattung
die gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regelungen beachtet werden. Werden Aufträge nach
anderen als den österreichischen Prüfungsgrundsätzen (zB ISAs) durchgeführt, sind im Prüfungsbetrieb Regelungen zu treffen, mit denen die Einhaltung der sich daraus ergebenden Anforderungen
mit hinreichender Sicherheit gewährleistet wird.
Die Planung der Durchführung des einzelnen Prüfungsauftrages hat in Übereinstimmung mit den
gesetzlichen und berufsständischen Vorschriften und den betriebsindividuellen Erfordernissen zu erfolgen. Bei der Prüfungsplanung sind die besonderen Erfahrungen und Kenntnisse der Prüfer bezüglich des Mandanten und der Branche und die besonderen Risiken, die bei der Durchführung des Prüfungsauftrags bestehen, zu berücksichtigen.
Für die Durchführung der Abschlussprüfungen ist ein risikoorientiertes Prüfungsvorgehen erforderlich, das auf einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und beruflichen Regeln (z.B. Fachgutachten
und Stellungnahmen) basiert.
Der Abschlussprüfer hat durch Prüfungsanweisungen sicher zu stellen, dass die Prüfung unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Mandanten und der Risikoeinschätzung entsprechend
durchgeführt und dokumentiert wird, um eine ausreichende Grundlage für sein Prüfurteil zu erhalten.
Zu diesem Zweck sind sämtliche Mitglieder des Prüfungsteams über Sinn und Zweck der ihnen
übertragenen Aufgaben zu unterrichten.
Durch eine laufende Überwachung der Prüfungsdurchführung und Durchsicht der Prüfungsergebnisse ist sicher zu stellen, dass die Prüfungsaufträge entsprechend den gesetzlichen, berufsrechtlichen und internen Regeln erfolgen.
Die Anweisungen und Richtlinien zur Prüfungsplanung und -vorbereitung sowie zur Anleitung des
Prüfungsteams, Überwachung und Dokumentation sollen sicherstellen, dass die Auftragsabwicklung
nach hohen Qualitätsstandards erfolgt.
7.1
Organisation der Auftragsabwicklung
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbess-
JA/
Verbess-
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
87. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der für einen
Auftrag (ggf erst in Anbahnung befindlichen)
verantwortliche Prüfer im Rahmen der Auftragsabwicklung die gesetzlichen Vorschriften zur
Bestellung des Abschlussprüfers sowie zur Annahme
des
Auftrages
einhält?
Zu den diesbezüglichen Maßnahmen zur Annahme, Fortführung und vorzeitiger Beendigung
von Aufträgen wird auf den Fragenkatalog zu
Kapitel 2 verwiesen.
JA
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erungspotential
erungsbedarf
88. Sind Vorkehrungen getroffen, dass im Rahmen
der Auftragsabwicklung die allgemeinen Berufspflichten eingehalten werden?
89.
90.
91.
92.
Zu den diesbezüglichen Maßnahmen wird auf
den Fragenkatalog zu Kapitel 1 verwiesen.
Sind Vorkehrungen getroffen, dass die Leitung
des Prüfungsbetriebs bei Annahme eines Auftrages, den für die Erledigung des Auftrags verantwortlichen Prüfer festlegt?
Wird dabei berücksichtigt, dass
1. dieser über die erforderlichen Erfahrungen und Kenntnisse verfügt
2. dieser über ausreichende zeitliche Reserven zur ordnungsgemäßen Durchführung des Auftrags verfügt
Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer dem Mandanten und dem Prüfungsteam mitgeteilt wird?
Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer im Rahmen der Auftragsabwicklung die im Prüfungsbetrieb geltenden Vorschriften zur auftragsbegleitenden Qualitätssicherung einhält?
Zu den diesbezüglichen Regelungen wird Kapitel
7.7. verwiesen.
93. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer die Auftragsziele definiert, dokumentiert und den Teammitgliedern kommuniziert?
94. Sind Vorkehrungen getroffen, dass der verantwortliche Prüfer eine den Verhältnissen des Prüfungsbetriebes angemessene Einzelplanung in
zeitlicher und personeller Dimension durchführt?
95. Sind Vorkehrungen getroffen, dass im Rahmen
der sachlichen Planung eine risikoorientierte
Strategie unter Berücksichtigung des zu erwartenden Risikos und ein darauf aufbauendes Programm vom verantwortlichen Prüfer entwickelt
und dokumentiert wird?
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7.2
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der fachlichen Regelungen für die Auftragsabwicklung
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
96. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen zur
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und
fachlichen Regelungen zur Auftragsabwicklung
einschließlich
Berichterstattung
(Rz 85 IWP/PG7)?
97. Bestehen im Prüfungsbetrieb für Prüfungen, bei
denen andere Prüfungsgrundsätze (z.B. ISA, USGAAS) vereinbart wurden, Regelungen zur Einhaltung
dieser
speziellen
Vorschriften
(Rz 85 IWP/PG7)?
98. Hat der Prüfungsbetrieb ein Qualitätssicherungshandbuch zur Information über das Qualitätssicherungssystem, das von allen Mitgliedern des
Prüfungsbetriebs verpflichtend einzuhalten ist?
99. Ist das Qualitätssicherungshandbuch der Größen,
dem Umfang und der Komplexität der im Prüfungsbetrieb abgewickelten Aufträge angemessen?
100. Hat der Prüfungsbetrieb ein eigenes Prüfungshandbuch, das bei der Durchführung von Prüfungsaufträgen von allen Mitgliedern des Auftragsteams verpflichtend anzuwenden ist?
101. Beinhaltet das Prüfungshandbuch
1. generelle Prüfungsanweisungen?
2. begleitende Arbeitshilfen für die Prüfungsdurchführung?
3. Hinweise
auf
weitere
Hilfsmittel
(zB EDV)?
102. Wird das Prüfungshandbuch regelmäßig aktualisiert?
103. Sind im Prüfungsbetrieb organisatorisch Vorkehrungen getroffen, dass Änderungen der Gesetzgebung, der Rechtsprechung und der fachlichen
Regeln in die Vorgaben für die Prüfungsdurchführung, die Beurteilung des Prüfungsergebnisses und für die Abfassung von Prüfungsberichten
(z.B. Musterberichte) zeitnah Eingang finden?
JA
104. Sind die Regelungen und Hilfsmittel zur Prüfungsdurchführung (EDV-Programme, Formblätter und Muster, Dokumentationshilfen) sowie die
Hinweise zu deren Anwendung in Handbüchern
bzw. in elektronischen Datenbanken hinterlegt?
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105. Existieren Regelungen zur Ausgestaltung der
Auftragsdokumentation, damit feststellbar ist,
von wem und wann die Arbeitspapiere angelegt,
erhalten, geändert, durchgesehen oder überprüft
wurden?
106. Gibt es Regelungen, wonach der Abschlussprüfer
den Dauerakt bei jeder Prüfung auf den aktuellen
Stand zu bringen hat?
7.3
Anleitung des Prüfungsteams
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
107. Verfasst der verantwortliche Prüfer klar verständliche Anweisungen an die Mitglieder des
Auftragsteams
Sind ua folgende Aspekte berücksichtig:
1. Auftragsziel
2. Auftragsabwicklung
3. Berichterstattung
4. Geschäft des Mandanten und damit verbundene Auftragsrisiken
AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013
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7.4
Einholung von fachlichem Rat (Konsultation)
Leitsatz
Der Abschlussprüfer hat im Rahmen der Durchführung des Prüfungsauftrags bei komplexen Zweifelsfragen fachlicher oder berufsrechtlicher Natur, die auf das Prüfungsergebnis einen wesentlichen
Einfluss haben, internen oder externen fachlichen Rat einzuholen mit dem Ziel, das Risiko von
Fehlentscheidungen zu reduzieren.
Die Beratungen, die daraus gezogenen Schlussfolgerungen und die Festlegung der daraus abgeleiteten Maßnahmen sind zu dokumentieren.
Eine Konsultation ist nur insoweit erforderlich, als die sich ergebenden Fragestellungen bei pflichtgemäßer Beurteilung des Abschlussprüfers nach den Umständen des Einzelfalls nicht durch ihn
selbst aufgrund seiner persönlichen Kenntnisse und Erfahrungen gelöst werden können.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
108. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen gem
Abschnitt 4.7.4. IWP/PG7
1. bei welchen Zweifelsfragen interner oder
externer fachlicher Rat einzuholen ist?
2. wer über die Heranziehung von internen
oder externen Fachleuten zu entscheiden hat?
3. wie der Sachverhalt sowie Art, Umfang
und Ergebnisse der Konsultationen zu
dokumentieren sind?
4. in welcher Form die Konsultationsergebnisse umgesetzt werden?
109. Gewährleistet das Konsultationsverfahren, dass
die konsultierten Personen über die notwendige
fachliche und persönliche Kompetenz und Erfahrung verfügen und umfassend über den Sachverhalt informiert werden?
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7.5
Laufende Überwachung der Auftragsabwicklung
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
110. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die
folgende Aspekte berücksichtigen:
1. der verantwortliche Prüfer hat an der Auftragsdurchführung in einem Umfang teilzunehmen, der es ihm ermöglicht, sich
eigenverantwortlich ein Urteil zu bilden,
2. der verantwortliche Prüfer oder Prüfungsleiter überwacht regelmäßig, ob die Mitglieder des Auftragsteams ihre Aufgaben
sachgerecht erfüllen und ob dafür genügend Zeit zur Verfügung steht,
3. ob die Arbeitspapiere sorgfältig geführt
und geordnet sind,
4. ob die Überwachung der Auftragsabwicklung beigleitend zur Auftrgsdurchführung
erfolgt
5. ob bei wesentlichen Abweichungen vom
genehmigten Prüfprogramm die Zustimmung des verantwortlichen Prüfers oder
Prüfungsleiter vorliegt,
6. ob vom Prüfungsleiter erstellte Arbeitspapiere vom verantwortlichen Prüfungsleiter durchgesehen sind,
7. ob die Durchsicht der Arbeitspapiere
durch Angabe von Datum und Kurzzeichen dokumentiert wird,
8. ob der verantwortliche Prüfer vom Prüfungsleiter zeitnah über Umstände informiert wird, die für die Durchführung des
Auftrages und der Berichterstattung wesentlich sein können.
9. Dokumentation darüber, ob im Rahmen
der Durchsicht festgestellte Mängel zu
beheben sind?
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7.6
Abschließende Durchsicht der Prüfungsergebnisse
Leitsatz
Der verantwortliche Abschlussprüfer bzw Wirtschaftsprüfer hat sich auf Grundlage der Ergebnisse
der an der Prüfung beteiligten Personen und seiner eigenen dabei erworbenen Kenntnisse eigenverantwortlich ein Urteil über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regeln zu
bilden. Zu diesem Zweck hat er rechtzeitig vor Auslieferung der Prüfungsberichte die Prüfungsergebnisse und deren Dokumentation abschließend zu würdigen, um sicher zu stellen, dass das
Prüfurteil durch hinreichende Prüfungsnachweise untermauert wird.
Werden im Rahmen dieser Würdigung Mängel festgestellt, sind sie vor Auslieferung des Prüfungsberichts zu beheben.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
111. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen, die
gewährleisten, dass
1. der verantwortliche Abschlussprüfer vor
dem oder zu dem Datum des Bestätigungsvermerks die Auftragsergebnisse
abschließend durchsieht?
2. der verantwortliche Abschlussprüfer die
Auftragsergebnisse eigenverantwortlich
abschließend beurteilt?
112. Berücksichtigen die Regelungen folgende Aspekte:
1. Einhaltung der gesetzlichen und berufsständischen Anforderungen,
2. Anpassung von Art, Zeitpunkt und Umfang der Auftragshandlungen an die im
Verlauf des Auftrags gewonnenen Erkenntnisse,
3. Nachvollziehbarkeit der aus der Auftragsbearbeitung gewonnenen Erkenntnisse und Berücksichtigung dieser Erkenntnisse bei der Urteilsbildung,
4. Ggf Umsetzung der Ergebnisse der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung,
5. Ggf Konsultation bei für das Auftragsergebnis bedeutsamen Zweifelsfragen sowie Umsetzung und Dokumentation der
Konsultationsergebnisse,
6. Lösung von Meinungsverschiedenheiten,
7. Dokumentation der Auftragshandlungen
und -ergebnisse in den Arbeitspapieren,
8. Absicherung der Auftragsergebnisse
durch angemessene und ausreichende
Nachweise,
9. Ordnungsmäßigkeit der vorgesehenen
Berichterstattung an den Mandanten?
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7.7
Auftragsbegleitende Qualitätssicherung
Leitsatz
Bei der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung handelt es sich um einen Prozess, der eine objektive Einschätzung der bedeutsamen Beurteilungen und gezogenen Schlussfolgerungen durch eine
qualifizierte, nicht zum Auftragsteam gehörende Person gewährleisten soll.
Der verantwortliche Prüfer hat vor Beginn der Auftragsdurchführung festzustellen, ob entsprechend
den Regelungen des Prüfungsbetriebs eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung erforderlich ist.
Bei Abschlussprüfungen von kapitalmarktorientierten Unternehmen ist gem IWP/PG7 verpflichtend
eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung durchzuführen. Für alle anderen Aufträge ist vom Prüfungsbetrieb festzulegen, ob und unter welchen Voraussetzungen eine auftragsbegleitende Qualitätssicherung durchzuführen ist.
Die auftragsbegleitende Qualitätssicherung umfasst alle Prüfungsphasen; sie ist zu geeigneten Zeitpunkten während der Auftragsabwicklung vorzunehmen, sodass die Feststellungen rechtzeitig vor
Beendigung der Prüfung in Einvernehmen mit dem Qualitätssicherer berücksichtigt werden können.
Die auftragsbegleitende Qualitätssicherung ist vor Erteilung des Bestätigungsvermerkes abzuschließen. Dies setzt voraus, dass die vom Qualitätssicherer aufgeworfenen Fragen geklärt und aufgetretene Meinungsverschiedenheiten beigelegt sind.
Der Umfang der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung hängt von Art und Komplexität des Auftrags, den mit dem Auftrag verbundenen Risiken, einschließlich des Risikos einer fehlerhaften Berichterstattung, und der Erfahrung und den Kenntnissen der Mitglieder des Auftragsteams ab.
7.7.1
Auftragsbegleitende Qualitätssicherung/Berichtskritik
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
113. Werden gesetzliche Abschlussprüfungen von
kapitalmarktorientierten Unternehmen jedenfalls
einer auftragsbegleitenden Qualitätssicherung
nach den internen Richtlinien des Prüfungsbetriebes unterzogen?
114. Wurden im Prüfungsbetrieb Kriterien für die
Einbeziehung von weiteren Prüfungen in die auftragsbegleitende Qualitätssicherung festgelegt,
wobei u.a. folgende Aspekte maßgeblich sein
können:
1. besondere Umstände oder über das
normale Ausmaß hinausgehende Risiken, die mit dem Auftrag verbunden sind
(z.B. Unsicherheiten bzgl. der Unternehmensfortführung)?
2. Branchenzugehörigkeit des Unternehmens?
AeQ Prüfungshandbuch Teil 1– Stand: 23. September 2013
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JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
N/A
Erläuterung
3. hohe Komplexität und mangelnde Transparenz der Unternehmensstruktur?
4. Fehlen von geeigneten Regelungen für
die Prüfungsdurchführung?
5. wesentliche Änderungen der Unternehmensverhältnisse?
6. Erstprüfungen?
115. Beinhalten die internen Richtlinien des Prüfungsbetriebes zur Qualitätssicherung auch Regelungen zu folgenden Bereichen:
1. Art, Zeitpunkt und Umfang der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung?
2. Kriterien für die Eignung als prozessunabhängiger Qualitätssicherer?
3. Dokumentation der auftragsbegleitenden
Qualitätssicherung?
4. Sicherstellung der zeitgerechten Lösung
von Meinungsverschiedenheiten zwischen verantwortlichem Abschlussprüfer
und Qualitätssicherer?
7.7.2
Kriterien für die Eignung als prozessunabhängiger Qualitätssicherer
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
JA/
Nein
116. Beinhalten die internen Richtlinien zur Qualitätssicherung des Prüfungsbetriebes Kriterien:
1. für die fachliche und persönliche Kompetenz sowie die beruflichen und branchenspezifischen Erfahrungen, die eine
Person erfüllen muss, um für die Übernahme der Funktion der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung geeignet zu
sein?
2. ob und inwieweit die mit der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung betraute
Person an der unmittelbaren Abwicklung
des betreffenden Auftrags, z.B. durch
weitere Aufgaben, beratende Funktionen
gegenüber dem Auftragsteam wahrnehmen kann, ohne die erforderliche Objektivität zu verlieren?
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JA
Verbesserungspotential
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
3. wann ein neuer Qualitätssicherer zu bestimmen ist, insbesondere für den Fall,
dass die Fähigkeit des bisherigen Qualitätssicherers zur Durchführung einer objektiven auftragsbegleitenden Qualitätssicherung nicht mehr gewährleistet ist?
117. Bestehen Regelungen zur Gewährleistung der
notwendigen Objektivität, wonach der Qualitätssicherer
1. nicht wesentlich an der unmittelbaren
Abwicklung des betreffenden Auftrags,
z.B. durch wesentliche Überwachungsund Konsultationstätigkeiten während
der Prüfungsdurchführung, beteiligt
sein darf?
2. nicht oder nicht wesentlich mit der Prüfungsdurchführung befasst war (z.B.
Treffen von Entscheidungen für das
Auftragsteam)?
118. Bestehen Regelungen für Abschlussprüfungen
von kapitalmarktorientierten Unternehmen, dass
nach spätestens sieben Jahren eine Rotation des
auftragsbegleitenden Qualitätssicherers erfolgt
(Rz 121 IWP/PG7).
7.7.3
Dokumentation der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
119. Bestehen Regelungen zur Dokumentation der
auftragsbegleitenden Qualitätssicherung?
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7.8
Lösung von Meinungsverschiedenheiten
Leitsatz
Der Prüfungsbetrieb hat die Vorgehensweise bei Meinungsverschiedenheiten zu bedeutenden
Zweifelsfragen zu regeln. Meinungsverschiedenheiten können innerhalb des Prüfungsteams oder
zwischen dem Prüfungsteam und dem Mandanten, dem auftragsbegleitenden Qualitätssicher oder
konsultierten Personen bestehen. Die Regelungen sollten u.a. eine rechtzeitige Feststellung des
Sachverhalts und die einzelnen Schritte zur Konfliktlösung sowie deren Dokumentation umfassen.
Meinungsverschiedenheiten, die nach Abschluss des Konsultationsprozesses weiter bestehen,
müssen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Eigenverantwortlichkeit vom verantwortlichen
Abschlussprüfer entschieden werden, bevor die Berichterstattung an den Auftraggeber erfolgt.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
120. Bestehen im Prüfungsbetrieb Regelungen wie bei
Meinungsverschiedenheiten zu bedeutsamen
Zweifelsfragen innerhalb des Prüfungsteams und
zwischen dem für die Prüfung verantwortlichen
Abschlussprüfer und beratenden Personen sowie
gegebenenfalls der für die auftragsbezogene
Qualitätssicherung zuständigen Person vorzugehen ist?
121. Umfassen diese Regelungen u.a. eine rechtzeitige Feststellung des Sachverhalts und die einzelnen Schritte zur Konfliktlösung unter Einbeziehung eines fachlich zuständigen Mitarbeiters des
Prüfungsbetriebes sowie deren Dokumentation?
122. Wurde darüber hinaus die Vorgehensweise bei
Meinungsverschiedenheiten mit externen Beratern, die mit auftragsbezogenen Qualitätssicherungen befasst sind, geregelt?
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7.9 Ausgestaltung, Abschluss und Archivierung der Arbeitspapiere
Leitsatz
Der Prüfungsbetrieb muss Regelungen und Maßnahmen festlegen, nach denen die Auftragsteams
die Arbeitspapiere in angemessener Zeit nach dem Datum des Bestätigungsvermerks des Prüfers
abzuschließen haben. Bei Abschlussprüfungen sollte der Zeitraum in der Regel 60 Tage nach Erteilung des Bestätigungsvermerks nicht überschreiten.
Der gewissenhafte Umgang mit Arbeitspapieren erfordert insbesondere eine vertrauliche und sichere Aufbewahrung sowie die Verfügbarkeit der Arbeitspapiere. Dazu müssen die Arbeitspapiere
vor pflichtwidriger Veränderung bzw. Vernichtung, Verlust und Beschädigung sowie unbefugtem
Zugriff geschützt werden.
Die Arbeitspapiere sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher zu archivieren.
Die Arbeitspapiere müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit verfügbar und zugänglich
sein sowie lesbar gemacht werden können.
Um allfällig erforderliche Nachweise erbringen zu können, müssen die Arbeitspapiere solange aufbewahrt werden, wie im Zusammenhang mit Prüfungstätigkeiten Ansprüche gegen den Prüfungsbetrieb oder gegen Organe eines Klienten oder andere Personen gestellt werden können und der
Abschlussprüfer als Auskunftsperson in Anspruch genommen werden kann.
Die Arbeitspapiere stehen im Eigentum des Abschlussprüfers. Ob sie gänzlich oder auszugsweise
dem Klienten oder Dritten zugänglich gemacht werden, ist vom Prüfungsbetrieb unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsvorschriften nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.
7.9.1
Ausgestaltung und Abschluss der Arbeitspapiere
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
123. Bestehen Regelungen, die hinsichtlich Form,
Umfang und Inhalt der Arbeitspapiere auf Abschn 13 KFS/PG1 verweisen?
124. Bestehen Regelungen hinsichtlich Inhalt und
Aktualisierung des Daueraktes?
125. Bestehen Regelungen, aus denen hervorgeht,
dass Arbeitspapiere so ausgestaltet sind, dass
feststellbar ist, von wem und wann sie angelegt,
geändert und durchgesehen wurden?
126. Bestehen Regelungen, welche Vermerke auf erhaltenen Unterlagen anzubringen sind?
127. Bestehen Regelungen, die festlegen, dass Prüfungsteams die Arbeitspapiere binnen 60 Tagen
nach Erteilung des Bestätigungsvermerks abschließen?
7.9.2
Gewissenhafter Umgang mit Arbeitspapieren
JA
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JA/
Verbesserungs-
JA/
Verbesserungs-
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potential
bedarf
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
128. Bestehen Regelungen im Zusammenhang mit der
vertraulichen und sicheren Aufbewahrung der
Arbeitspapiere zum Schutz vor pflichtwidriger
Veränderung bzw. Vernichtung, Verlust und Beschädigung sowie vor unbefugter Einsichtnahme
insbesondere wenn sie elektronisch übermittelt
werden:
129. Anweisungen an die Mitarbeiter, während und
nach der Auftragsabwicklung gewissenhaft mit
den Arbeitspapieren umzugehen und sie sorgfältig zu verwahren?
130. Verwendung eines Passwortschutzes, um den
Zugriff zu elektronischen Arbeitspapieren auf
befugte Personen zu beschränken?
131. Regelmäßige Datensicherungen für elektronische
Arbeitspapiere?
132. Beschränkung des Zugriffs auf die in Papierform
oder elektronischer Form vorliegenden Arbeitspapiere auf befugte Personen, z.B. für Zwecke
der externen Qualitätskontrolle?
133. Stehen die Arbeitspapiere innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zur Verfügung, um anhand der Auftragsdokumentation den Nachweis
für eine ordnungsgemäße Auftragsabwicklung
führen zu können?
134. Bestehen Regelungen die sicherstellen, dass
1. gescannte und elektronisch abgelegte
Arbeitspapiere den Originaldokumenten
einschließlich Unterschriften, Referenzierungen und Anmerkungen entsprechen
und für die Dauer der Aufbewahrung
ausgedruckt werden können?
2. die Nachvollziehbarkeit eines Prüfungsauftrags im Fall von gescannten Arbeitspapieren durch eine systematische Ablage und Ausdruckbarkeit gewährleistet
ist?
7.9.3
Archivierung der Arbeitspapiere
JA
Nein
N/A
Erläuterung
135. Bestehen Regelungen und Verfahren, die für die
Dauer des gesetzlichen, sich aus berufsständischen Vorschriften ergebenden (7 Jahre nach
§ 9 Abs. 1 WT-ARL) oder vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeitraums die sichere und
vollständige Archivierung der Arbeitspapiere
gewährleisten?
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136. Wurden dabei folgende Aspekte beachtet:
1. die Arbeitspapiere müssen während der
gesamten Aufbewahrungszeit verfügbar
und lesbar sein?
2. Die notwendigen IT-Anwendungen und
die IT-Infrastruktur müssen zur Verfügung stehen?
3. Erfordernis eines längeren Aufbewahrungszeitraumes
in
Folge
offener
Rechtsstreitigkeiten?
7.9.4
Eigentum an den Arbeitspapieren
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
137. Gibt es Regelungen über den Zugang von geprüften Unternehmen oder Dritten zu den im Eigentum des Prüfungsbetriebes stehenden Arbeitspapieren oder Auszügen daraus unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften?
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8 Nachschau
Leitsatz
Der Abschlussprüfer ist gem Abschnitt 4.8. IWP/PG7 verpflichtet, einen Prozess zur internen Nachschau einzurichten, der darauf ausgerichtet ist, dem Prüfungsbetrieb hinreichende Sicherheit darüber zu verschaffen, dass die Regelungen und Maßnahmen zum Qualitätssicherungssystem angemessen sind und wirksam funktionieren.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
Nein
N/A
Erläuterung
138. Wird im Prüfungsbetrieb jährlich eine interne
Nachschau (Monitoring) von qualifizierten Personen durchgeführt?
139. Werden, wenn möglich, niederlassungsfremde
oder abteilungsfremde Personen in die Nachschau einbezogen?
140. Bestehen Richtlinien, die Inhalt und Umfang der
einzelnen Nachschau festlegen und sicherstellen,
dass die Abwicklung der Aufträge alle im Prüfungsbetrieb für Prüfungsaufträge verantwortlichen Abschlussprüfer in einem Nachschauzyklus
von drei Jahren einer internen Nachschau unterzogen werden? Dabei wird von jedem verantwortlichen Prüfer mindestens ein Auftrag in die
Nachschau einbezogen.
141. Werden bei der Auswahl der in die interne Nachschau einbezogenen Prüfungsaufträge u.a. folgende Aspekte berücksichtigt:
1. Auftragsart
2. Erstprüfung
3. Größe des Mandanten bzw. der Aufträge
4. Branche der Mandanten
5. mandanten- und auftragsspezifisches Risiko
142. Steht der Umfang der bei der internen Nachschau
überprüften Prüfungsaufträge in einem angemessenen Verhältnis zum Gesamtumfang der im Prüfungsbetrieb insgesamt abgewickelten Prüfungsaufträge?
143. Werden die Ergebnisse der internen Nachschau
dokumentiert?
144. Werden die Empfehlungen aus der Nachschau
aufgegriffen?
JA
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145. Werden der verantwortliche Prüfer und die fachlichen Mitarbeiter mindesten einmal jährlich
über die ihren Arbeitsbereich betreffenden Feststellungen informiert?
146. Werden die Ergebnisse der internen Nachschau
mindestens einmal jährlich an die Leitung des
Prüfungsbetriebs berichtet?
9 Transparenzbericht gem § 24 A-QSG
Leitsatz
Abschlussprüfer und Prüfungsgesellschaften, die sich in Abständen von jeweils drei Jahren einer externen Qualitätsprüfung zu unterziehen haben, sind verpflichtet, auf ihrer Website alljährlich spätestens drei Monate nach Ende des Geschäftsjahres einen Transparenzbericht zu veröffentlichen.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
147. Wurde spätestens 3 Monate nach Ende des Geschäftsjahres ein Transparenzbericht veröffentlicht?
148. Hat er zumindest die in § 24 Abs 1 aufgezählten
10 Punkte enthalten?
149. Wurde die Veröffentlichung des Transparenzberichtes der Qualitätskontrollbehörde unverzüglich schriftlich angezeigt?
10 Öffentliches Register gem § 23 A-QSG
Leitsatz
Die im öffentlichen Register geführten Abschlussprüfer und Prüfungsgesellschaften sind verpflichtet,
die zur Anlage und Führung des öffentlichen Registers erforderlichen Unterlagen unverzüglich beizubringen und jede Änderung der im öffentlichen Register enthaltenen Informationen der Qualitätskontrollbehörde unverzüglich zu melden.
JA
JA/
Verbesserungspotential
JA/
Verbesserungsbedarf
Nein
N/A
Erläuterung
150. Wurde der unverzüglichen Informations- bzw
Meldeverpflichtung gem § 23 Abs 5 A-QSG gegenüber der Qualitätskontrollbehörde laufend
unverzüglich vollständig und richtig entsprochen?
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