Externes_und_Internes_VVZ_Beispiel

Externes Verfahrensverzeichnis nach §§ 4 e, g Abs. 2
Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XVZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
1. Verantwortliche Stelle
1.1 Praxis XYZ
1.2 Fachbereich
Neurochirurgie
1.3 Adresse
Hindelangstrasse
Himmelstadt
1.4 Vertretungsberechtigte Geschäftsinhaber
Dr. med. XY, Dr. med. WZ, Dr. med. AB
1.5 Leitung der Datenverarbeitung
Die vertretungsberechtigten Geschäftsinhaber
1.6 Datenschutzbeauftragte
Adresse
2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
2.1 Zweckbestimmung
Dieses Verfahrensverzeichniss beschreibt den Umgang mit Patientendaten in unserer Praxis.
Zweck ist die Untersuchung und Behandlung von Patienten, deren Nachvollziehbarkeit und
Evaluation sowie die Abrechnung gegenüber den Krankenkassen.
2.2 Bezeichnung des Verfahrens:
Manuelle Datenverarbeitung in Krankengeschichten
Automatisierte Datenverarbeitung mittels der Software Medistar, Aycan, Fritz, MediMac, und
Weitere.
2.3 Rechtsgrundlage
Die Verpflichtung zur Dokumentation ergibt sich aus der einschlägigen Berufsordnung für die Ärzte
Bayerns in der aktuellen Fassung sowie aus IV-Verträgen nach §140 SGB V.
Weitere Rechtsgrundlage ist der Behandlungsvertrag i.V.m. § 28 Abs. 1, Abs. 7 BDSG.
3. Betroffenen Personengruppen, Datenkategorien und besondere Arten personenbezogener Daten
3.1 Betroffene Personengruppen
Patienten, daneben
Angehörige bzw. gesetzliche Vertreter und Betreuungspersonen.
3.2 Art der gespeicherten Daten/Datenkategorien
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Externes Verfahrensverzeichnis nach §§ 4 e, g Abs. 2
Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XVZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
Elektronisch werden gespeichert:
Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, Geschlecht, Krankenkasse, Versichertenstatus, Versicherter im Fall von Mitversicherung, Hausarzt bzw. zuweisender Arzt).
Abrechnungsdaten, Diagnose(n), Dauerdiagnose(n), Laborwerte, Rezeptausstellungen,
Überweisungen, Leistungsziffern, selbst erstellte Notizen (z.B. aktuelle Medikation), Anlass der
Untersuchung, Anamnese, Befunde, ausgefüllte Anamnesebögen und Fragebögen, bei Vorhandensein Vorbefunde, Arztbriefe, Gutachten und/oder Untersuchungsprotokolle wie AEP/VEP, SEP,
EEG, radiologische Befunde und Bilder, laufende Dokumentation der Krankengeschichte, selbst
erstellte Berichte, Arztbriefe, Gutachten, psychologische Befunde.
In Papierform werden archiviert:
OP-Akten, AHB-Berichte, Gutachtenunterlagen.
4. Art übermittelter Daten und Empfänger
4.1 Interne Empfänger innerhalb derselben juristischen Person
entfällt
4.2 Externe Empfänger und Dritte
 Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften bei Vorliegen vorrangiger
Rechtsvorschriften erhalten, wie sie im Sozialgesetzbuch V (SGB V) für den Bereich der vertragsärztlichen Versorgung aufgeführt sind





- zur Übermittlung an die Kassenärztlichen Vereinigungen zum Zweck der Abrechnung (§ 295
SGB V), der Wirtschaftlichkeitsprüfung (§§ 296, 297 SGB V), zum Zweck der Qualitätssicherung (§ 298 SGB V),
- Übermittlung an die Krankenkasse und Berufsgenossenschaften zum Zweck z.B. der
Übermittlung von Informationen bei Anfragen (§ 284 i. V. m. § 295 SGB V),
- Übermittlung an medizinische Dienste (§§ 276, 277 SGB V),
- Gesundheitsämter im Falle meldepflichtiger Infektionskrankheiten nach §§ 6ff IfSG,
- Krankenkassen sowie auswertende und abrechnende Stellen im Falle eines IV-Vertrages nach
§140 SGB V, sofern gesonderte Einwilligungserklärungen vorliegen
- Arbeitsämter, Private Versicherungen, Jugendämter, Ausbildungsstellen, insofern gesonderte
Einwilligungserklärungen vorliegen, zum Zweck z.B. der Einholung von Berichten, der
Abklärung von Kostenübernahmen therapeutischer Maßnahmen, der gezielten Förderung
einzelner Patienten usw.
Mit- oder weiterbehandelnde Haus-, und/oder überweisende Ärzte anderer Fachrichtungen zum
Zweck der Einholung und Bereitstellung notwendiger medizinischer Informationen.
Auftrag erteilende Gerichte und Sozialversicherungen bei Gutachten zum Zweck der Erfüllung
des Gutachtenauftrags.
Verrechnungsstelle Dr. Weber und Heinzfritz in Himmelstadt
Zuständige Gerichte bei Mahnverfahren.
Bankinstitute für Zahlungsverkehr
 Steuerkanzlei Dr. Fritz Geldfuchs, Strasse, Plz, Ort, zum Zweck der Buchhaltung und
steuerbezogenen Beratung und Abwicklung
 Firma Tipschön, Adresse, zum Zweck der Unterstützung im Bereich der EDV-Sicherheit, Wartung und Updates
 Firma Spielwasrein, Adresse zum Zweck der Updates und Wartung der Software
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Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XVZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
 Firma Machmaleinfoto, Adresse zum Zweck der Wartung und Updates des Systems zum
Umgang mit radiologischen Befunden und Bildern
 Firma Schneidsgleichklein zur Datenvernichtung.
 Firma Schönschrift, Adtesse, zum Zweck des Schreibens von Arztbriefen und der Buchhaltung.
 Labor Analysiermalschön, Adresse, zum Zweck der automatischen Übertragung von Labordaten.
4.3 Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU)
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU) findet nicht statt.
5. Regelfristen für die Löschung der Daten
Die fristabhängige Löschung der Daten ist in der Regel 10 Jahre nach Beendigung der Behandlung
vorgesehen.
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Internes Verfahrensverzeichnis nach §§ 4 e, g Abs. 2
Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XYZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
Interner Teil - nicht zur Veröffentlichung bestimmt
6. Zugriffsberechtigte Personengruppen
siehe Punkt 7.3
7. Technische und organisatorische Maßnahmen*
7.1 Zutrittskontrolle
Das Praxisgebäude (Haustür), die Eingänge zur Praxis im 2. und 3. Obergeschoss sind mit
Sicherheitsschlössern versehen. Fluchtleitern vor den Fenstern oder eine andersartige
Zugangsmöglichkeit von außen bestehen nicht. Die Haustür ist am Abend und an
Wochenenden/Feiertagen verschlossen. Die Praxiseingangstür ist verschlossen, wenn keine Mitarbeiter anwesend sind. Der Verbleib der Schlüssel ist in einem Schlüsselverzeichniss dokumentiert.
7.2 Zugangskontrolle
Der Server befindet sich in einem separaten Serverraum. Weitere periphere Rechner befinden sich
an der Anmeldung und in den Zimmern sowie in den einzelnen Aussenstellen, im ambulanten OP
der Praxis Schnibbelfix, Adresse und in der Machmichgesund-Klinik, Adresse. Des Weiteren
befinden sich Computer in den Privatwohnungen einzelner Praxisinhaber. Die Daten werden dort
ausschliesslich auf Rechnern der Praxisgemeinschaft verarbeitet, die vollständig in das
Sicherungssystem der Praxis eingebunden sind.
Zugang innerhalb der Praxis zur EDV: Der Server ist bei der Anmeldung (Hochfahren) mit
einem Passwort geschützt. Auch die Desktopstationen und peripheren Geräte (Laptops) sind durch
sichere Passworte geschützt.
Die einzelnen Desktopstationen verfügen über Bildschirmschoner. Der Bildschirmschoner aktiviert
sich nach 5 Minuten Leerlaufzeit und erfordert die erneute Anmeldung mit Passworteingabe nach
Reaktivierung.
Die Daten können von einem peripheren Rechner nur dann verarbeitet werden, wenn der
jeweilige Server betriebsbereit ist und eine Netzwerkverbindung besteht. Auf den lokalen
Festplatten werden keine Patientendaten gespeichert. Zusätzlich existieren Sicherungen auf zwei
Festplatten und bei der Firma Tipmalschön.
Die in papierform gelagerten Patientenunterlagen werden ausschließlich in den für Patienten oder
Besucher nicht zugänglichen Regalen im OP-Zimmer oder in Schränken im Archivierungskeller
aufbewahrt.
7.3 Zugriffskontrolle
Zugriffsberechtigte Personengruppen
Neben der Praxisleitung (Ärzte) sind angestellte Ärzte, medizinische Fachangestellte und
Auszubildende zur medizinischen Fachangestellten, OP-Schwestern sowie ärztliche Schreibkräfte
zugriffsberechtigt.

Selbstverständlich müssen nicht zwingend sämtliche aufgeführten Sicherheitsvorkehrungen in exakt dieser Weise durchgeführt oder konkret aufgeführt werden. Die im konkreten Fall notwendigen Maßnahmen richten sich nach den örtlichen und
personellen Gegebenheiten im Einzelfall und müssen verhältnismäßig sein.
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Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XYZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
Berechtigungsverfahren
Die Mitarbeiter verfügen über unterschiedliche Benutzerprofile, die ihre Zugriffsberechtigung
steuern. Das Management der Zugriffsberechtigungen liegt in der Hand der Praxismanagerin.
Im QM-System der Praxis ist festgelegt, dass alle Mitarbeiter zu Beginn ihrer Einstellung in den
Datenschutz eingewiesen werden und vor Aufnahme ihrer Tätigkeit eine Verschwiegenheitsverpflichtung unterschreiben müssen.
7.4 Eingabekontrolle
Die verschiedenen Berichte entstehen über eine Verknüpfung der Praxissoftware mit dem
Textverarbeitungsprogramm. Hierbei wird von der Praxissoftware in die elektronische
Krankenkarte eingetragen, welcher Bericht an welchem Datum zu welcher Uhrzeit generiert
wurde.
Ebenso werden Einträge für Leistungsziffern, Rezeptierungen, Diagnosen und Dauerdiagnosen,
Überweisungen und andere Formulare erstellt und dokumentiert. Leistungsziffern werden
abgesehen von Grundpauschalen sowie von den Mitarbeitern durchgeführten Untersuchungen wie
z.B. Elektroenzephalographie und Ziffern für Berichterstellungen, von dem behandelten Arzt, der
abrechnenden Mitarbeiterin für ambulante Untersuchungen und der abrechnenden Mitarbeiterin
für belegärztliche Tätigkeiten eingetragen. OP-Pläne werden von den Mitarbeiterinnen im OPZimmer erstellt und von den Ärzten freigegeben.
Das Erstellen der Arztbriefe erfolgt mit Unterstützung der Firma Schreibfein im Rahmen eines
Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrages.
Ärztliche Berichte oder Befunde, die im Textverarbeitungsprogramm erstellt werden, werden von
der schreibenden Person mit Datum und Namenskürzel versehen. Nach Durchsicht und Korrektur
durch den behandelnden Arzt wird der Brief verschickt. Eine Papierversion wird nicht archiviert.
Alle abgerechneten Ziffern werden täglich von den abrechnenden Mitarbeiterinnen kontrolliert.
Die Eingabekontrolle (Einträge) in die Krankengeschichten ist folgendermaßen geregelt:
Alle Konsultationen, Befunde, Verordnungen, Überweisungen und Einweisungen etc. werden eingetragen. Die Patienten werden von den medizinischen Fachangestellten im PC angelegt, die
Einträge fortlaufender Informationen (Verlauf der Krankengeschichte) erfolgen nur durch den Arzt
oder die Mitarbeiter. Von medizinischen Fachangestellten gewonnene Informationen (z.B.
Telefonnotiz) werden den Ärzten mit der Krankengeschichte auf einem internen
Gesprächsnotizformular vorgelegt. Ggf. dokumentieren diese die Inhalte in der Krankengeschichte
im PC.
Befundberichte und andere schützenswerte Daten werden von den Mitarbeitern prinzipiell nicht
ohne Rücksprache mit der Praxisleitung weitergegeben.
Es gilt das Prinzip der „Datensparsamkeit“. Es werden nur Informationen weitergeleitet, die für
den Empfänger auch bedeutsam sind. Telefonisch werden keinerlei Auskünfte über Anwesenheit,
Diagnose, Befunde und Therapie von Patienten an Personen erteilt, deren Identität nicht zweifelsfrei geklärt ist oder bei denen nicht sicher ist, dass sie entsprechende Auskünfte erhalten dürfen.
Im Zweifelsfall wird lieber einmal zuviel eine Schweigepflichtsentbindung gefordert oder ein
persönliches Gespräch vereinbart.
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Internes Verfahrensverzeichnis nach §§ 4 e, g Abs. 2
Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XYZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
Bei Versicherungs- bzw. Rentenanfragen wird grundsätzlich der Patient bzw. dessen Erziehungsberechtigte/gesetzliche Vertreter über die Art der zu übermittelnden Patientendaten informiert.
Sollten diese über das gesetzlich vorgeschrieben Maß hinausgehen, wird die Versicherung gebeten, eine aktuelle Erklärung des Patienten zur Entbindung des Arztes von der Schweigepflicht einzuholen und vorzulegen.
7.5. Weitergabekontrolle
Einzelnen Daten (Name Patient, GebDatum, Implantat, OP-Datum, OP-Ort) werden an die Firma
Erfassmichgut, Adresse, weitergegeben und dort zum Zweck der Buchhaltung etc. abgespeichert.
Die Zusammenarbeit mit Erfassmichgut ist in einem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
geregelt.
Alle Patienten bzw. deren Erziehungsberechtigte/gesetzliche Vertreter werden beim Erstbesuch
befragt, ob ärztliche Befundberichte an den Hausarzt/zuweisenden Arzt übermittelt werden sollen.
Bei Einwilligung wird der betreffende Arzt in der Praxissoftware erfasst und erhält nach Bedarf
einen Befundbericht. Eine schriftliche Einwilligung gemäß § 4 a, Abs. 1 BDSG wird bei der
Erstkonsultation von jedem Patienten bzw. dessen Erziehungsberechtigten oder gesetzlichen
Vertreter gefordert. Von dieser Regel kann im Einzelfall bei der Versorgung von Notfällen abgewichen werden.
Wünscht ein Patient bzw. dessen Erziehungsberechtigte/gesetzliche Vertreter keine Versendung
medizinischer Berichte, wird kein Arzt in die Praxissoftware eingegeben und zusätzlich vermerkt,
dass keine Befundweitergabe erfolgen soll. Der Patient bzw. dessen
Erziehungsberechtigte/gesetzliche Vertreter werden dann vor jeder anstehenden
Befundweitergabe gefragt und erhalten ggf. die Befunde zur Weiterleitung an den zuweisenden
Arzt zur eigenhändigen Weitergabe.
Auch Anforderungen, die unsere Praxis von anderen Ärzten oder von Einrichtungen einholen
möchten, setzen eine Schweigepflichtentbindung des Patienten bzw. Erziehungsberechtigten/
gesetzlichen Vertreters voraus.
Befunde werden in aller Regel schriftlich weitergeleitet. Die Übermittlung von Informationen
per Telefax wird möglichst vermieden und geschieht nur bei direkter Anforderung unter Sicherstellung, dass die Telefaxnummer aktuell ist bzw. in das Rufnummernverzeichnis des Faxgerätes
einprogrammiert ist und das Telefax direkt vom Empfänger angenommen wird.
Die Betriebssysteme und Programme werden kontinuierlich aktualisiert, damit die aktuellen
Sicherheitsanpassungen von Betriebssystem und Anwendungen einsatzbereit vorliegen.
Anfallende Windows- und Javaupdates werden abends automatisch installiert. Wir verwenden
prinzipiell keine WLAN-Verbindungen, da diese ein niedrigeres Sicherheitsniveau als ein
Kabelnetzwerk aufweisen.
Bei Fernwartungen durch den Hersteller der Praxissoftware sind die Mitarbeiter angewiesen,
den gesamten Vorgang am Bildschirm zu beobachten. Das Programm (Team Viewer) darf nur zu
diesem Zweck gestartet werden. Die von der Hotline telefonisch erfragten Anmeldungsdaten (bes.
Passwort) werden einmalig vergeben und nicht gespeichert. Nach jeder Fernwartung wird das
Programm sofort beendet. Sollte ersichtlich werden, dass ein Zugriff auf andere Daten (z.B. praxisinterne Word- oder Excel-Dateien) erfolgt, wird der Vorgang sofort abgebrochen (Team Viewer
beenden) und das weitere Vorgehen telefonisch besprochen.
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Praxis XYZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
Die Online-Abrechnung erfolgt mittels KV-Ident der KVB (Grid-Karten basiertes erweitertes Authentisierungsverfahren mit doppelter Identitätsprüfung).
Elektronische, vertrauliche Patientendaten dürfen nicht über den Restmüll entsorgt werden!
Als vertraulich gelten alle Unterlagen, die patientenbezogene Informationen gleich welcher Art
enthalten. Schützenswert sind auch alle Daten, aus denen entnommen werden kann, dass ein
Kontakt mit der Praxis stattgefunden hat. Ausgesonderte Kassetten des Diktaphons werden zunächst magnetisch gelöscht (mehrfach durch den Magnetblock ziehen) und anschließend mechanisch zerstört (Band weit herausziehen und mehrfach durchschneiden). Festplatten werden gelöscht und mehrfach überschrieben (z.B. Secure Eraser), ausgebaut und anschließend mechanisch
zerstört.
Zur Unkenntlichmachung steht ein Aktenvernichter im Post-Zimmer bereit, der regelmäßig auf
Funktionsfähigkeit überprüft wird. Dieser ist dafür ausgerichtet, Unterlagen nach Stufe 4 der DINNorm 32757 zu zerkleinern. Alle Unterlagen, die Patienten betreffen und die nicht mehr benötigt
werden, werden vor der Entsorgung im Hausmüll (Altpapier) in diesem Aktenvernichter
geschreddert.
Sollten nach Ende der Aufbewahrungsfrist größere Mengen an Akten entsorgt werden, kann dies
auf Anordnung der Praxisleitung auch durch eine zertifizierte Firma geschehen.
7.6 Auftragskontrolle
Eine Auftragsdatenverarbeitung findet zur Wartung und Pflege der Praxissoftware durch die
Firma Tipmichfein, Adresse sowie zum Schreiben der Arztbriefe durch die Firma Schönschrift,
Adresse, statt. Mit der Firma Schaumalrein wird zum Zeitpunkt der Berichtslegung ein Vertrag zur
Auftragsdatenverarbeitung erarbeitet, gleiches gilt für die Firma Vertipdichnicht, Adresse.
7.7 Verfügbarkeitskontrolle
Wir verwenden ein multiples Sicherungssystem, um das Risiko des Verlustes elektronisch
gespeicherter Daten zu minimieren. Die Sicherungen sind vollständige Sicherungen aller Daten auf
externen Festplatten sowie in den Räumen der Firma Tipmichfein und laufen jede Nacht um 23
Uhr. Wir überprüfen täglich die Sicherungsprotokolle. Die Festplatte des Servers liegt doppelt vor
(Datenspiegelung),
Der Server ist an eine USV angeschlossen, um das Verlustrisiko von elektronischen Patientendaten
bei plötzlichem Stromverlust zu reduzieren.
Brandschutzmaßnahmen wurden folgendermaßen eingerichtet:
Bei Neueinstellungen und in einer jährlich stattfindenden Mitarbeiteraufklärung zum Thema Arbeitssicherheit werden brandschutzrechtlich relevanten Dinge sowie Brand-/ Evakuierungs- und
Alarmierungspläne besprochen.
Für den Brandschutz ist der interne Sicherheitsbeauftragte verantwortlich. Dieser kontrolliert, ob
die Mitarbeiter die Bestimmungen im Arbeitsalltag einhalten (z.B. elektrische Geräte nach Dienstschluss abschalten, Fluchtwege freihalten).
Ein schriftlicher Brand-, Evakuierungs- und Alarmierungsplan wurde erstellt.
Ein Brandschutz- und Evakuierungsplan hängt in der Praxis aus. Der interne Sicherheitsbeauftragte kontrolliert diese Pläne jährlich auf Aktualität. Der Alarmierungsplan hängt an der Anmeldung aus. Dieser enthält auch Verhaltensanleitungen bei kriminellen Handlungen bzw. Wasserund Gasschäden.
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Internes Verfahrensverzeichnis nach §§ 4 e, g Abs. 2
Bundesdatenschutzgesetz
Praxis XYZ
VVZ 1
Patientendaten
Datum: tt.mm.jjjj
Es stehen ausreichend Feuerlöscher auf allen Ebenen zur Verfügung. Die Art und Menge der
Löscher ist mit den Anforderungen der Feuerwehr abgeglichen. Die Feuerlöscher werden
mindestens alle zwei Jahre überprüft und mit einem Prüfsiegel versehen.
Einmal jährlich werden in einer internen Schulung, die für das gesamte Praxispersonal verbindlich
ist, brandschutzrelevante Dinge besprochen.
Die Feuerlöscher, die Ausgänge und der Fluchtweg sind ausreichend und verständlich beschildert.
Die Rauchmelder sind direkt mit der Feuerwehr verbunden.
7.8 Trennungsgebot
Die mittels Praxissoftware erfassten Patientendaten befinden sich in den Datenbanken des Programms, selbst erstellte ärztliche Berichte werden ebenfalls in den Programmen abgespeichert.
Die Patientendaten sind von Mitarbeiter-, Lieferantendaten und sonstigem Briefverkehr getrennt.
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