Begründung für den Antrag auf eine stellvertretende

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Briefkopf der
Institution
Vorlage von swissethics für die Einreichung eines Projekts „Weiterverwendung ohne
Einwilligung“ gemäss HFG Art.34/HFV.
Rechtsgrundlagen für Projekte Weiterverwendung ohne Einwilligung
Die gesetzlichen Anforderungen an Forschungsprojekte, die mit Weiterverwendung verbunden
sind, findet man im HFG Kap. 4 (Art. 32-35) und HFV Kap. 3 (Art. 24-40).
Sind die Anforderungen an Einwilligung und Information nach den Artikeln 32 und 33 HFG nicht
erfüllt, so dürfen biologisches Material oder gesundheitsbezogene Personendaten nach Art. 34
HFG ausnahmsweise zu Forschungszwecken weiterverwendet werden.
Die folgende Vorlage ist eine Grundlage für einen Prüfplan. Die Verwendung dieses Templates
ist für Monozenterstudien empfohlen, für Multizenterprojekte obligatorisch.
Zusätzlich zu dieser Vorlage müssen an die zuständige Ethikkommission weitere Dokumente
eingereicht werden, die auf dem Web-Portal BASEC (Business Administration System for
Ethics Committees) detailliert aufgelistet sind (eine Synopsis ist nicht erforderlich, wenn dieses
Template verwendet wird).
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Einige Angaben sind bereits vorhanden (schwarz) und müssen nicht angepasst, sondern
lediglich eingehalten werden.
Blau geschrieben sind jene Teile, die frei formuliert werden sollen. Die Vorlage enthält nur
Angaben bezüglich des geforderten Inhalts. Alle enthaltene Erläuterungen und Beispiele in
blau sollten Sie vor der Einreichung löschen.
Für eine bessere Lesbarkeit wird in dieser Vorlage nur die männliche Form verwendet.
Die Eingabe über das Web-Portal BASEC (https://submissions.swissethics.ch/en/) an alle
Schweizerischen Ethikkommissionen ist obligatorisch.
Nach Fertigstellung muss der Prüfplan handschriftlich (nicht elektronisch) von der
Projektleitung signiert werden. Er kann dann in dieser Form eingescannt und als PDFDokument in BASEC hochgeladen werden.
Weiterverwendungen ohne Einverständnis
Projekt ID, Version x; DD.MM.YYYY
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Briefkopf der
Institution
Prüfplan/Protokoll HFV:
Weiterverwendung biologischen Materials und/oder gesundheitsbezogener
Personendaten für die Forschung bei fehlender Einwilligung und Information nach
Artikel 34 HFG
Der Vorgehensplan kann wahlweise auch in Englisch verfasst sein.
Titel des Forschungsprojekts
Identisch mit den Angaben auf der „Research Application Form“
Name und Adresse der Projektleitung
Die Projektleitung ist die Person, welche verantwortlich ist für die praktische Durchführung des
Weiterverwendungsprojekts in der Schweiz. In einer klinischen Studie wäre dies die
„Prüfperson“ (principal investigator). Bei Masterarbeiten und medizinischen Doktorarbeiten
übernimmt die Betreuungsperson die Projektleitung.
Anrede Name Vorname, Position z.B. Oberarzt, Institution
Adresse, Telefonnummer, E-Mail
Falls zutreffend: Name und Adresse des Sponsors
Sponsor ist jene Person, welche für die Veranlassung des Forschungsprojekts verantwortlich
ist, namentlich für dessen Einleitung, Management und Finanzierung. Veranlasst die
Projektleitung auch das jeweilige Forschungsprojekt, ist sie zugleich Sponsor.
Nur auszufüllen, wenn Projektleitung und Sponsor nicht dieselbe Person sind.
Anrede Name Vorname, Position z.B. Oberarzt, Institution
Adresse, Telefonnummer, E-Mail
Bestätigung der Projektleitung und (falls zutreffend) des Sponsors
Mit meiner Unterschrift bezeuge ich, dass sämtliche Angaben in diesem Vorgehensplan korrekt
sind, und dass ich mich an meine gemachten Angaben und die nationale Gesetzgebung,
namentlich den Datenschutz, halten werde.
Projektleiter:
Ort, Datum
Unterschrift
Falls zutreffend und nicht mit der Projektleitung identisch: Sponsor:
Ort, Datum
Unterschrift
Abkürzungen
Listen Sie die Abkürzungen, die in dem Dokument verwendet werden, z.B.:
HFV
Humanforschungsverordnung
PCR
Polymerase Chain Reaction
Weiterverwendungen ohne Einverständnis
Projekt ID, Version x; DD.MM.YYYY
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Briefkopf der
Institution
Hintergrund
Beschreiben Sie hier den Hintergrund zu Ihrer wissenschaftlichen Fragestellung.
Ziel
Zu welchem Zweck sollen die gesundheitsbezogenen Personendaten und/oder das biologische
Material weiterverwendet werden?
Design und Zielgrössen
Wie wird konkret vorgegangen? Welche Auswertungsmethoden/Techniken werden
angewendet?
z.B. „Aus den vorhandenen Blutproben werden die Laborblutwerte weiter verwendet. Es werden
auch bereits erhobene Daten der Krankengeschichte ausgewertet.“
Was soll untersucht werden? z.B. „Biomarker bei Leberkarzinomen“.
Herkunft der Daten/des Materials
Von wem stammen die Daten/das Material? Welche Population wollen Sie anhand der
weiterzuverwendenden Daten/Materialien untersuchen?
z.B. „Wir wollen die Überlebensdaten von Schilddrüsen-Ca-Patienten untersuchen, welche mit
dem experimentellen Antikörper x in den Jahren y-z behandelt wurden. Zahlreiche Patienten
sind bereits verstorben und die Einholung eines Einverständnisses nicht mehr möglich (weitere
Begründungen dazu s.u.).
Einschlusskriterien
Welche Kriterien müssen Daten/das Material erfüllen, damit Sie für diese Auswertung
verwendet werden können?
z.B. „Von Patienten mit papillärem Schilddrüsen-Ca-Therapie mit Antikörper x für mindestens y
Monate.“
Ausschlusskriterien
Welche Kriterien dürfen die Daten/Materialien nicht erfüllen? Welche Datensätze würden die
Auswertung verfälschen, wenn sie eingeschlossen würden?
z.B. „Datensätze ohne gesicherte Diagnose; Daten von Personen mit ….“
Vorliegen einer dokumentierten Ablehnung.
Für welche gesundheitsbezogenen Personendaten/welches biologische Material soll die
Bewilligung erstellt werden?
Welche Daten/Materialien sollen für die Beantwortung der wissenschaftlichen Fragestellung
weiterverwendet werden? Anmerkung: Hier müssen alle Daten/Materialien angegeben, welche
für das Forschungsprojekt weiterverwendet werden sollen.
z.B. „Persönliche und medizinische Daten und sämtliches Bildmaterial (CT, MRI etc.) des
operierten Kniegelenks von ca. 1000 Patienten aus den Jahren 2000-05 am...“
Begründung für den Antrag auf eine stellvertretende Einwilligung durch die zuständige
Ethikkommission
Begründung, weshalb es unmöglich oder unverhältnismässig schwierig ist, die Einwilligung der
betroffenen Personen einzuholen oder Begründung, warum dies der betroffenen Person oder
deren überlebenden Angehörigen nicht zugemutet werden kann:
z.B. „Wir wollen 200 Datensätzen von Schilddrüsen-Ca-Patienten der letzten 10 Jahre
untersuchen. Wie bereits erwähnt, haben wir die Zustimmung der Patienten aus den letzten
zwei Jahren für die Weiterverwendung der Daten korrekt eingeholt. (Eine Kopie der
verwendeten Aufklärung / Einverständniserklärung liegt dem Antrag bei.) Das Gros der Daten
stammt aber aus den Jahren davor. Wir müssen davon ausgehen, dass etwa drei Viertel der
Patienten mittlerweile verstorben sind. Es ist daher schwierig und mit einem unverhältnismässig
Weiterverwendungen ohne Einverständnis
Projekt ID, Version x; DD.MM.YYYY
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Briefkopf der
Institution
hohen Aufwand verbunden, die überlebenden Patienten oder die Angehörigen der
Verstorbenen ausfindig zu machen.“
Begründung, warum das Interesse der Forschung gegenüber dem Interesse der betroffenen
Person, über die Weiterverwendung ihres biologischen Materials und ihrer
gesundheitsbezogenen Personendaten zu bestimmen, überwiegt: Wenn der erwartete
Erkenntniszuwachs zukünftigen Patienten nützen wird oder wenn damit wichtige Erkenntnisse
auf einem Forschungsgebiet zu erwarten sind, die nur so gewonnen werden können, dann liegt
ein guter Grund vor, weshalb die Interessen der betroffenen Personen weniger gewichtet
werden können.
Bestätigung, dass keine dokumentierte Ablehnung vorliegt:
Die Prüfleitung bestätigt, dass keine gesundheitsbezogenen Personendaten und kein
biologisches Material verwendet werden, wenn eine schriftliche oder dokumentierte mündliche
Ablehnung der betroffenen Person vorliegt.
Wer ist der Personenkreis, der zur Weitergabe des biologischen Materials und der
gesundheitsbezogenen Personendaten berechtigt ist?
Hier sind einzelne Personen namentlich (z.B. „Prof. Maja Mustermann und Dr. Felix Muster der
Gefässchirurgie des Spitals x) und/oder Personenkreise (z.B. „die behandelnde Ärzteschaft der
Gefässchirurgie des Spitals y) aufzuführen, die von ihrem Behandlungsauftrag her ein Recht
auf die Einsicht/Zugriff auf/in alle unverschlüsselten Daten/Materialien der betroffenen Personen
haben.
Wer übernimmt die Verantwortung für die Entgegennahme dieser Daten/dieses
Materials?
In der Regel ist dies eine Person, meist die Projektleitung. Diese Person kann entscheiden, wer
alles im Rahmen des Forschungsprojekts direkten Zugang zu den unverschlüsselten
Daten/Materialien erhalten soll. Die hier genannte Person trägt die Verantwortung, dass keine
Daten/Materialien ausserhalb dieser Bewilligung weiterverwendet werden.
Wer soll alles im Rahmen dieses Forschungsprojekts auf die gesundheitsbezogenen
Personendaten und/oder das biologische Material zugriffsberechtigt werden?
Hier sind alle Personen aufzuführen, welche im Rahmen dieser Arbeit Zugriff auf
unverschlüsselte Daten und/oder Material erhalten sollen.
Diese Personen sind bevorzugt namentlich zu benennen. Es ist aber ebenfalls zulässig, dies
noch offen zulassen (z.B. „Ein zukünftiger Masterstudent und ein zukünftiger Doktorand sollen
die Daten aus dem Patientenregister abschreiben. Meine Assistenzärztin Frau Dr. Maja
Mustermann, welche die Auszubildenden betreut, soll ebenfalls zu Einsicht in die
unverschlüsselten Patientendaten ermächtigt werden.“) Der Umgang mit den Daten/Materialien
ist auf diejenigen Personen zu beschränken, die diese Daten/Materialien zur Erfüllung ihrer
Aufgaben benötigen.
Wer ist für den Schutz der bekanntgegebenen Daten verantwortlich?
Eine namentlich zu nennende Person, in der Regel ist dies auch die Projektleitung.
Meldepflichten
Ein Wechsel der Projektleitung ist der zuständigen Ethikkommission vorgängig zu melden.
Der Abschluss oder Abbruch des Forschungsprojekts wird der Ethikkommission innerhalb von
90 Tagen gemeldet.
Weiterverwendungen ohne Einverständnis
Projekt ID, Version x; DD.MM.YYYY
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Briefkopf der
Institution
Datenschutz: Verschlüsselung und Aufbewahrung
Dieses Kapitel soll nur erstellt werden, wenn die Daten/Materialien bereits verschlüsselt
vorliegen, z.B. in einem Forschungsregister oder einer Forschungsbiobank. Die
Daten/Materialien müssen für alle Forschenden verschlüsselt sein. Der Schlüssel muss sicher
aufbewahrt sein.
z.B. „Die oben beschriebenen Daten liegen in verschlüsselter Form im European Cancer
Registry vor. Das Studienteam sieht lediglich die Register-Nummer (z.B. CH-ZH-M0025). Die
ersten beiden Buchstaben stehen für das Herkunftsland des Spenders, das zweite
Buchstabenpaar für den Kanton. M und F stehen für männlich oder weiblich. Die Zahl stammt
von einer fortlaufenden Nummerierung. Der Schlüssel wird bei Prof. Hans Muster aufbewahrt.“
Vorgehen bei unverschlüsselten Daten
Fast immer liegen bei diesen Projekten (Weiterverwendung ohne Einwilligung) unverschlüsselte
Daten vor (Einsicht in die Krankengeschichten). Zur Auswertung muss die Verschlüsselung
dieser Daten korrekt gewährleistet werden.
z.B. „Die Medizinstudentin Petra Müller wird im Rahmen ihrer Masterarbeit sämtliche Daten aus
dem spitalinternen KG-System in eine Tabelle abschreiben und dabei mit einer neutralen
Nummer verschlüsseln. Gleichzeitig wird sie ein Schlüsseldokument führen, mit welchem die
Daten den Patienten zugeordnet werden können. Ebenfalls wird Frau Müller je einen
Paraffinblock des OP-Materials der Schilddrüsen-Ca-Patienten aus dem Institut der Pathologie
entnehmen und mit derselben neutralen Studiennummer verschlüsseln. Der Schlüssel geht
anschliessend an die Projektleitung (Prof. Felix Muster). Frau Dr. Keller und Frau Müller werden
zusammen die Schnitte auswerten, die Ergebnisse in das Datenblatt eintragen und mit den
Überlebenszeiten der KG korrelieren. Sämtliche verschlüsselte Daten und Proben werden
gemäss den Angaben in diesem Protokoll unter Einhaltung des Datenschutzes ausgewertet.
Angaben zur Aufbewahrung
Bei der Aufbewahrung gesundheitsbezogener Personendaten und/oder biologischen Materials
für die Forschung muss deren Schutz durch geeignete betriebliche und organisatorische
Massnahmen sichergestellt werden (vgl. HFV Art. 5). Eine unbefugte oder versehentliche
Offenlegung, Veränderung, Löschung oder Kopie der gesundheitsbezogenen Personendaten ist
zu verhindern.
Ein Papier-Datenerhebungsbogen oder eine geeignete Software z.B. Secutrial oder Redcap
erlaubt das Rückverfolgen von Änderungen.
z.B.: „Wir werden die Daten aus der elektronischen Krankengeschichte kopieren und in
Secutrial eingeben. So können sämtliche nachträglichen Änderungen nachverfolgt werden.
Zugriff ist nur mit einem Passwort möglich.“
Falls Microsoft Excel verwendet wird (was möglich, aber nicht empfohlen ist, da die
Rückverfolgbarkeit massgeblicher Bearbeitungsvorgänge nicht gewährleistet ist):
„Wir schreiben die Daten in eine passwortgeschützte Excel-Tabelle ab und machen
regelmässig datierte PDF Kopien davon, welche vom Prüfleiter datiert und signiert werden. So
können wir Änderungen dennoch nachverfolgen. Die Ausdrucke werden in einer Schublade
abgeschlossen aufbewahrt. Zugriff hat nur das Prüfteam.“
Sämtliche identifizierenden Daten (Namen, Adressen, Geburtsdatum und Patientennummer,
etc.) müssen getrennt von den eigentlichen Studiendaten aufbewahrt werden. Sämtliche digitale
Dokumente sind passwortgeschützt. Papierdaten müssen sicher weggeschlossen werden
können.
Auch biologisches Material muss entsprechend verschlüsselt oder anonymisiert werden. Die
technischen Anforderungen an eine sachgerechte Lagerung müssen gewährleistet werden und
die nötigen Ressourcen für die Aufbewahrung vorhanden sein. Unbefugten ist der Zugang zu
dem Material verwehrt. Die nötigen Massnahmen zum Schutz des biologischen Materials sind
in diesem Abschnitt zu beschreiben.
Weiterverwendungen ohne Einverständnis
Projekt ID, Version x; DD.MM.YYYY
Seite 5/6
Briefkopf der
Institution
Dauer der Aufbewahrung
Ort und Zeitraum der Aufbewahrung benennen.
z.B. „Die Proben werden nach der Auswertung vernichtet und die Daten für x Jahre
aufbewahrt.“ Oder: „Die Proben werden nach der Auswertung anonymisiert, d.h. der
Verschlüsselungscode wird vernichtet und die Daten werden für x Jahre aufbewahrt.“ Oder:
„Die Reste der nicht verwendeten Proben werden wieder an die Spitalbiobank zurück gesendet
und dort gelagert.“
Ethische und regulatorische Anforderungen
Dieses Projekt entspricht den regulatorischen Anforderungen des HFG und der HFV. Es wurde
von der zuständigen Ethikkommission genehmigt.
Literatur
Weiterverwendungen ohne Einverständnis
Projekt ID, Version x; DD.MM.YYYY
Seite 6/6
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