Delegationskompetenz

DELEGATIONSKOMPETENZ
Delegieren und Delegation
Delegationskompetenz ist die Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben, Kompetenzen und
Verantwortlichkeiten an andere Menschen in einer Form und einem Umfang abzugeben, dass diese
Aufgaben effektiv und effizient erledigt werden. Dabei soll das Delegieren die Gesamtproduktivität
erhöhen, indem Aufgaben von den Mitarbeitern bearbeitet werden, die dafür adäquate Ressourcen
und Kapazitäten haben und andererseits sichergestellt wird, dass Aufgaben nicht von Mitarbeitern
erledigt werden, deren Stundenverrechnungssätze/Entlohnung für den Wert der jeweiligen Tätigkeit
zu hoch ist.
Wenn Manager delegieren, geben sie alle Aufgaben (im Idealfall mitsamt der
Entscheidungskompetenzen und Verantworten) so ab, dass sie sich auf ihre Kernaufgaben
konzentrieren können. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Manager sich auf das Wesentliche
konzentrieren können, nämlich für Ziele sorgen, organisieren, entscheiden, kontrollieren und
Menschen entwickeln und fördern (nach Fredmund Malik: Führen, Leisten, Leben). Dadurch soll
sichergestellt werden, dass Tätigkeiten, die nicht zu diesen Kernaufgaben eines Managers gehören,
auch nicht von diesem getan werden.
Delegationskompetenz beeinhaltet, Vertrauen in die Leistung anderer zu haben, setzt voraus, auch
mit Status verbundene Prestigeaufgaben abzugeben, wenn sie nicht zu den Kerntätigkeiten eines
Managers gehören und eine gewisse Fehlertoleranz gegenüber den Leistungen seiner Mitarbeiter
aufzubringen. Hilfreich ist es auch, sich als Manager wie der Dirigent eines Orchesters zu verstehen;
der Dirigent wird nie selbst Instrumente spielen, aber er ist von entscheidender Bedeutung für die
Gesamtleistung des Orchesters.
Wer Delegationskompetenz fördern will, sollte Basiswissen um Führungsstile, die verschiedenen
Stufen des Delegierens, Hindernisse beim Delegieren, das Vermeiden von Rückdelegation, Bausteine
erfolgreichen Delegierens besitzen und auch feine aber entscheidende Unterschiede zwischen
Delegieren und Befehlen kennen. Als wichtige Methoden im Rahmen des Trainings von
Delegationskompetenz dienen die Stärkenorientierte Delegation, die Aufgabenanalyse zur
Bestimmung von Kernaufgaben und Delegationspotentialen, die Vertreterentsendung zu Meetings,
Veranstaltungen u.ä., die Routineaufgaben-Delegation und die Erfolgskriterienvorgabe (Was müsste
gegeben sein, damit ich als Manager mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit zufrieden bin?).
Nutzen des Trainings von Delegationskompetenz
Sie erzielen in der Regel bessere Arbeitsergebnisse, wenn Aufgaben an die Mitarbeiter delegiert
werden, die diese besser als Sie bearbeiten können.
Sie gewinnen mehr Zeit für das Wesentliche.
Sie können sich auf die Tätigkeiten konzentrieren, die Sie am besten können bzw. bei denen Sie eine
höhere Produktivität als andere haben.
Sie können sich auf die Tätigkeiten konzentrieren, die von anderen nicht übernommen bzw.
aufgrund ihrer Art nicht delegierbar sind
Sie können sich auf die Tätigkeiten konzentrieren, deren Mehrwert Ihrem Gehalt bzw. Ihrem
Stundenverrechnungssatz entspricht.
Sie fördern Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter wachsen mit größeren Aufgaben,
werden kompetenter und effizienter, gewinnen an Selbstvertrauen und können mehr Eigeninitiative
entwickeln.
Sie ernten Anerkennung als Führungsperson.
Sie haben weniger Stress.
Einordnung im Soft Skills Spektrum
Delegationskompetenz bildet das Kernelement des Kompetenzfeldes:
> Führungskompetenz
Diese Einordnung erfolgt vor dem Hintergrund, dass das Delegieren eine der elementaren
Führungsaufgaben eines Managers ist, gleich auf welcher Ebene.
Im engeren Sinn zeigen sich Schnittmengen und Zusammhänge mit folgenden Soft Skills:
> Stressbewältigungsvermögen
> Motivierungsvermögen
> Entscheidungsstärke
> Zeitmanagement-Kompetenz
Erfolgreiches Delegieren ist eine der bedeutendsten Techniken, um als Manager den hohen Druck
und damit verbundenen Stress im Griff zu behalten. Wer erfolgreich delegieren will, sollte die mit
den Aufgaben betrauten Mitarbeiter auch motivieren können - dies hängt stark mit der persönlichen
Integrität des Delegierenden, seiner Vorbildwirkung und der Art und Weise der Kommunikation ab,
wie verbal delegiert wird. Entscheidungsstärke als Soft Skills ist im Rahmen von
Delegationskompetenz insofern wichtig, als ein Manager klare Entscheidungen treffen muss, was zu
tun ist und wer einzelne Aufgaben zu übernehmen hat. Dazu gehört auch die konsequente
Entscheidung, selbst immer wieder Aufgaben abzugeben, auch wenn man glaubt, sie selbst am
besten erledigen zu können oder mit der Bearbeitung dieser Aufgaben ein bestimmtes
Prestige/Status verknüpft ist. Letztlich hat Delegationskompetenz eine hohe Schnittmenge mit
Zeitmanagement-Kompetenz, da das Delegieren eine der wesentlichen Planungs- und
Organisationsaufgaben im Rahmen des Selbst- und Zeitmanagements eines jeden Managers ist.
Im weiteren Sinn bestehen Zusammenhänge mit folgenden Soft Skills:
> Menschenkenntnis
> Überzeugungsvermögen
Menschenkenntnis ist als Soft Skill im Rahmen von Delegationskompetenz wichtig, weil sie
entscheidend dabei unterstützt, Aufgaben an die richtigen, d.h. geeigneten Menschen zu übertragen
und bei Art und Umfang von Delegation die individuelle Leistungsfähigkeit und Persönlichkeit eines
Mitarbeiters so zu berücksichtigen, dass dieser die übertragenen Aufgaben möglichst effizient und
wirksam erledigen kann. Überzeugungsvermögen zu guter Letzt weist eine gewisste Schnittmenge
mit Delegationskompetenz auf, da Mitarbeiter auch bezüglich der Sinnhaftigkeit, Notwendigkeit und
Funktion einer Aufgabe informiert und überzeugt werden wollen, wenn Sie als Teamleiter oder
Manager diese Mitarbeiter möglichst gut für die Realisierung dieser Aufgabe motivieren wollen und
nicht auf befehlsartige, autoritäte Führung zurückgreifen wollen.
Zitate rund um Delegation und Delegieren
"Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderes für einen
erledigen kann." John Davison Rockefeller (1839-1937), amerik. Großindustrieller
"Man delegiert zuviel und ist am Ende so entmündigt, dass man nicht mal mehr weiß, was eine
Briefmarke kostet." Manfred Köhnlechner (*1925), dt. Heilpraktiker u. Buchautor, Vorstandsvors.
Bertelsmann AG a.D.
"Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den
richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu
pfuschen." Theodore Roosevelt (1858-1919), amerik. Politiker, 26. Präsident der USA (1901-09)