PowerPoint Grundkurs

PowerPoint
Ein Hilfsmittel
zur Veranschaulichung
von Vortragsinhalten
Wieso ? Weshalb ? Warum ?
• Hilfsmittel?
– Sind rein mündlich gehaltene Vorträge „OUT“?
 PC mit Datenprojektion
 Overhead-Projektor
 Flipchart-Präsentation
 Dia-Projektionen
 Kreide-Schultafel
 Griechische Rhetorik
• PowerPoint = EINES der PC-Programme
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Wieso ? Weshalb ? Warum ?
• PowerPoint zur Veranschaulichung?
– Präsentiere NIE den Volltext Deines Vortrags auf den Folien!
• Stattdessen:
–
–
–
–
–
Visualisiere Vortragsinhalte mit wesentlichen Schlagworten
Beachte: „1 Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“
Setze Zahlen grafisch um, z. B. in Diagrammen !
Veranschauliche abstrakte Zusammenhänge
Verwende Farben
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Wieso ? Weshalb ? Warum ? Deshalb !
• PowerPoint ist spezialisiert auf den genannten Zweck
– anders als Word, Excel, Grafikprogramme, o. a.
• Vorlagen für Präsentations-Design– und Folien-Layout
– eigener grafischer Designaufwand ist minimierbar
– dennoch: individuelle Gestaltung ist möglich
• Eingabe: Einfacher Import von vorhandenen Daten
– Texte, Zahlen, Tabellen, Grafiken, Bilder, Töne, Filme, …
• Ausgabe: Gezielte Produktion für verschiedene Medienformate
– PC-Bildschirm, Dia, OHP-Folien, Papier (DIN A4 Handzettel bis A0-Poster), …
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Themenüberblick
• Sinn und (Programm-)Zweck
• Arbeitsoberfläche
– Programmbetriebsarten, Arbeitsfenster, Programmeinstellungen
• Grundtechniken
–
–
–
–
–
Präsentationen neu anlegen, Formate festlegen, ...
neue Folien erzeugen und bearbeiten, ...
Folien-Layout und Folien-Design zuweisen
Grundobjekt: Textplatzhalter
weitere Objekte: Autoformen, Bilder, Diagramme, Film & Ton, Schematische
Darstellungen, Tabellen, ...
– Objekte formatieren, anpassen, ausrichten, schichten, gruppieren, ...
• Hyperlinks
• Animationen: Folienübergänge, Text- und Objektanimationen, ...
• Masterfolien
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Arbeitsumgebungen: 2 Programm-Betriebsarten (a)
• Starten
– Programmaufruf – Register Datei | Öffnen
>>> Entwicklungsmodus
oder
– direkter Aufruf via Doppelklick auf ein
• Dokument mit Endung .pptx
• Dokument mit Endung .ppsx
>>> Entwicklungsmodus
>>> Präsentationsmodus
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Arbeitsoberfläche: Start mit .pptx-Datei
Präsentationsmodus
PowerPointEntwicklungsmodus
Betriebssystem-Ebene
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Arbeitsoberfläche: Start mit .ppsx-Datei
Präsentationsmodus
Betriebssystem-Ebene
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Arbeitsumgebungen: 2 Programm-Betriebsarten (b)
• Beenden der .pptx-Datei
– im Entwicklungsmodus
• Register Datei | Schließen oder Beenden
• oder ggf. Schließsymbol auf Symbolleiste für Schnellzugriff
• oder Strg + Q
– im Präsentationsmodus
• Escape-Taste
• oder rechte Maustaste | im Kontextmenü Präsentation beenden
• Kehrt in den Entwicklungsmodus zurück
• Beenden der .ppsx-Datei
– im Präsentationsmodus
• Escape-Taste
• oder rechte Maustaste | im Kontextmenü Präsentation beenden
• Kehrt zum Betriebssystem zurück
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Arbeitsoberfläche: Elemente im Entwicklungsmodus
• Titelleiste von PPT 2010 mit
–
–
–
–
Programmsymbol
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Ggf. Dateiname, Programmname
mit Windows-Symbolen: Minimieren, …
• Multifunktionsleiste mit Registern, Befehlsgruppen & Symbolen
• Folienfenster
– Links: Folien-Register resp.Textgliederung
– Falls nicht vorhanden: Register Ansicht | Befehlsgruppe
Präsentationsansichten | Normal
– Notizenfenster
– Bildlaufleisten
– Teilungsleisten
– Statusleiste mit Ansichtssteuerung und Zoom-Regler
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Grundlagen: Präsentationen erzeugen
• Register Datei | Neu ergibt
– Neue leere Präsentation
– Neue Präsentation basierend auf fertigen Designs
– Neue Präsentation basierend auf Vorlagen
– Neue Präsentation basierend auf eigenen Präsentationen oder Vorlagen
•
oder
Symbol auf Symbolleiste für den Schnellzugriff
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Grundlagen: Seitenformate / Drucken / Speichern
• Seitenformatierung
– Register Entwurf | Symbol Seite einrichten
mit Wahl des Ausgabeformats
– Voreinstellungen: Bildschirmpräsentation / Folien im Querformat / Notizen,
Handzettel im Hochformat, Nummerierung beginnt bei 1.
• Drucken
– Register Datei | Drucken
mit Wahl von Folien, Handzettel, Notizen
• Speichern
– Register Datei | Speichern unter
mit Wahl des Dateityps .pptx, .ppsx, .potx !
– resp. Register Datei | Speichern oder Strg + S
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Grundlagen: Folien erzeugen
• Neue Folien
– Register Start | Folien | Neue Folie
– Strg + M
– Im Folien- oder Gliederungsregister
» Einfügeposition wählen
» rechte Maustaste | im Kontextmenü Neue Folie
• Folie duplizieren
– "Original"-Folie(n) aufrufen / markieren
– Register Start | Folien | Neue Folie | Ausgewählte Folien duplizieren
– oder im Folien-Register:
rechte Maustaste | im Kontextmenü Folie duplizieren
• Folie(n) importieren aus anderen PowerPoint-Dateien
– Register Start | Folien | Neue Folie | Folien wiederverwenden
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Grundlagen: Mit Folien arbeiten
• Zwischen den Folien wechseln (im Entwicklungsmodus)
–
–
–
–
Doppelpfeile der senkrechten Bildlaufleiste
Positionszeiger der Bildlaufleiste (mit Anzeige der Seitentitel)
Pfeiltasten: Pos1, Ende, Bild +, Bild Im Überblick:
Register Ansicht | Präsentationsansichten | Foliensortierung | …
• Mehrere Folien markieren
– Register Ansicht | Präsentationsansichten | Foliensortierung | …
– Seriell:
Mausklick 1, dann Mausklick 2 mit Umschalt-Taste
– Selektiv:
Mausklick 1, dann Mausklick 2 mit Strg-Taste
• Folien löschen
– Folie(n) markieren in Folienregister oder Foliensortierungsansicht
– Lösch- oder Entf-Taste
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Grundlagen: Folienlayout zuweisen
• Folie(n) auswählen
• Register Start | Folien | Layout
• Layout auswählen
• Standard-Layout für neue Folien:
„Titel und Inhalt“
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Grundlagen: Entwurfsvorlage = Foliendesign zuweisen
• Folie(n) auswählen
• Register Entwurf | Designs
• Design auswählen
– Vorschau mit „Mouse-Over“ anzeigen
• Eigene Designs speichern
Entwurf | Designs | Aktuelles
Design speichern ...
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (1)
• Formatierung wie Aufforderungstext
• Neue Zeile / neuer Absatz / neuer Punkt
– mit Aufzählungszeichen: Return-Taste
– ohne Aufzählungszeichen: Umschalt-Taste + Return-Taste („weiches“ Return)
• Ein- und Ausrückungen
– nach rechts: Tab-Taste
nach links: Umschalt-Taste + Tab-Taste
– oder Ein- / Ausrückungssymbole im Register Start | Absatz
• Mehr Text als Platz?
– automatische Schriftgrößenanpassung: Register Datei | PowerPoint-Optionen |
Dokumentprüfung | Autokorrektur-Optionen | Autoformat …
• ... Titeltext an Platzhalter anpassen
• ... Untertiteltext (…) anpassen
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (2)
• Markierungen im Text
– Doppelklick
– Maus-Ziehen
• mit / ohne Ganzwortmarkierung:
Register Datei | PowerPoint-Optionen | Erweitert |
Bearbeitungsoptionen
– Mausklick 1, dann Mausklick 2 mit Umschalttaste
– Mausklick auf Aufzählungssymbol
– Strg + A im Platzhalter markiert den ganzen Text
– aber: Strg + A „auf“ Folie (ohne Textfeldauswahl) markiert alle Objekte!
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Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (3)
• Position und Größe der Textplatzhalter
– Mausaktionen auf dem Rand und den
„Ziehpunkten“ des Platzhalter-Rahmens
– resp. nach Doppelklick auf den Rahmen im
„Sonderregister“ Format
• Text resp. Textplatzhalter löschen
– Textrahmen markieren (!!!), dann Entf- oder
Rückschritt-Taste
– Stufe 1: Text verschwindet
Stufe 2: Textplatzhalter verschwindet
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Grundlagen: Elemente verschieben resp. kopieren
• Mit Drag & Drop
–
–
–
–
Verschieben: einfache Mausbewegung mit dem markierten Element
Kopieren: Mausbewegung mit gedrückter Strg-Taste
… von Textteilen: zwischen allen Platzhaltern einer Folie
… von Folien:
• im Folienregister
• in der Ansicht Foliensortierung
• Alternativ: Über die Zwischenablage (folienübergreifend!)
• Befehle im Register Start | Zwischenablage
• oder Tastaturbefehle: Strg + X, ... oder rechte Maustaste via Kontextmenü
• Aufgabenbereich Zwischenablage
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Objekte: Bilder
• Bilder einfügen
– Register Einfügen | Bilder | Grafik
• Bilder "formatieren"
– Doppelklick auf das Bild
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Objekte: Schematische Darstellungen
• Organigramm (und andere Grafiken) erstellen
– Register Einfügen | Illustrationen | SmartArt
• Organigramm (…) formatieren
– Doppelklick auf das Objekt oder Objektteil
kiz-Kurse
Bibliotheksbereich
IT- und
Medienbereich
Wiss.
Anwendungen
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Objekte: Eigene Grafik-Elemente / (Auto-)Formen
• Grafik-Elemente einfügen
– Register Einfügen | Illustrationen | Formen
• Grafik-Elemente formatieren
– Doppelklick auf das Grafik-Element
Zylinder
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Objekte: Interaktive Schaltflächen
• Schaltflächen einfügen
– Register Einfügen | Illustrationen | Formen | Interaktive Schaltflächen
• im Dialogfenster "Aktionseinstellungen" die Aktion festlegen
• Schaltflächen formatieren
– Doppelklick auf das Element
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Objekte: Tabelle
• Tabelle einfügen
– Register Einfügen | Tabellen | Tabelle
Beachte Zusatzregister Tabellentools
• Tabelle formatieren
– Tabelle markieren
– Tabellentools mit zwei Unterregistern: Entwurf und Layout
Access
Excel
hoökoöoö
ioöo
Klj-äk
kkl
PowerPoint
pläpo
Nachträglich
Word
Eingefügte
Äö‘ä
Spalte
Plöäpoöl#
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Objekte: Diagramme
• Diagramm und Datentabelle erstellen
– Register Einfügen | Illustrationen | Diagramm
• Datentabelle nachträglich bearbeiten
– Diagramm markieren >>> Zusatzregister Diagrammtools
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Objekte: Audio
• Sound-Dateien einbinden
– Register Einfügen | Mediaclips | Sound | Sound aus Datei...
•
"Wenn Sie vom Hauptbahnhof in München ... mit zehn Minuten, ohne,
dass Sie am Flughafen noch einchecken müssen, dann starten Sie im
Grunde genommen am Flughafen ... am ... am Hauptbahnhof in
München starten Sie Ihren Flug. Zehn Minuten. Schauen Sie sich mal
die großen Flughäfen an, wenn Sie in Heathrow in London oder sonst
wo, meine sehr ... äh, Charles de Gaulle in Frankreich oder in ... in ... in
Rom. Wenn Sie sich mal die Entfernungen ansehen, wenn Sie Frankfurt
sich ansehen, dann werden Sie feststellen, dass zehn Minuten Sie
jederzeit locker in Frankfurt brauchen, um ihr Gate zu finden. Wenn Sie
vom Flug ... vom ... vom Hauptbahnhof starten - Sie steigen in den
Hauptbahnhof ein, Sie fahren mit dem Transrapid in zehn Minuten an
den Flughafen in ... an den Flughafen Franz Josef Strauß. Dann starten
Sie praktisch hier am Hauptbahnhof in München. Das bedeutet
natürlich, dass der Hauptbahnhof im Grunde genommen näher an
Bayern ... an die bayerischen Städte heranwächst, weil das ja klar ist,
weil auf dem Hauptbahnhof viele Linien aus Bayern zusammenlaufen."
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Objekte: allgemein (1)
• Was geht mit Einfach-Klick?
–
–
–
–
–
Markiertes Objekt verschieben bei gedrückter Maustaste
Größenänderung mit den weißen Ziehpunkten
Proportionale Größenänderung mit zusätzlicher Umschalttaste
Drehen mit dem grünen Drehpunkt
Löschen mit Entf-Taste
• Wann Doppel-Klick?
– diverse Formatierungsmöglichkeiten im
zugehörigen Formatierungsfenster
• Rechter Mausklick
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Objekte: allgemein (2)
• Ausrichten von Objekten
– rechte Maustaste in leere Fläche >>> Kontextmenü Raster und Führungslinien
• Objekte am Raster ausrichten
– ein- oder ausgeblendete "magnetische" Linien
– Rasterlinienabstand => bestimmt mögliche Objektpositionen!
• Führungslinien / Zeichnungslinien
– einblenden / ausblenden im Dialogfenster
– verschieben: mit Maus bewegen
– weitere Linien erzeugen: mit Strg-Taste und Maus
– löschen: mit Maus von der Folie ziehen
– Objekte aneinander ausrichten und (gleichmäßig) verteilen
• zwei oder mehr Objekte markieren
• Register Start | Zeichnung | Anordnen | Ausrichten …..
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Objekte: allgemein (3)
• Objekte gruppieren
– zwei oder mehr Objekte markieren
– Register Start | Zeichnung | Anordnen …..
– oder: Kontextmenü >>> Gruppieren
• Objekte anordnen
– Objekt markieren
– Register Start | Zeichnung | Anordnen …..
– oder: Kontextmenü
• >>> In den Vordergrund
• >>> In den Hintergrund
Gruppieren!
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Hyperlinks
• Einfügen von Hyperlinks auf PPT-Folien:
– Texte resp. Objekte markieren, die zum Hyperlink werden sollen
– Register Einfügen | Hyperlinks | Hyperlink ...
Das Wort Tagesschau führt zur Webseite der Tagesschau.
Das Gleiche mit einem Bild:
• Löschen eines Hyperlink:
•
•
Text / Objekt markieren
Register Einfügen | Hyperlinks | Hyperlink | Hyperlink entfernen ...
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Animationen 1: Folienübergänge
• Effekte für Übergänge zwischen den Folien festlegen
– Register Übergänge | Übergang zu dieser Folie
– vgl. Datei "demo_uebergaenge.pptx“
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Animationen 2: Text-Animationen
• Präsentationsstil für ein markiertes Textfeld im Detail festlegen
– Register Animationen | Animation (=> A und B)
– Register Animationen | Animationsbereich für benutzerdefinierte Animation
(=> C bis E)
• A: Text erscheint sofort
• ... mit allen Folgezeilen
• D: Text erst nach Mausklick
– mit allen Unterzeile(n)
• ... die Folgezeilen sukzessive
• B: Text erst nach Mausklick
• ... mit allen Folgezeilen
• C: Text erst nach Mausklick
• ... die Folgezeilen sukzessive
• E: Text erst nach Mausklick
– die Unterzeile(n) sukzessive
• ... die Folgezeilen sukzessive
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Animationen 3: Benutzerdefinierte Animationen
• Freie Planung für das Erscheinen aller Objekte auf einer Folie
– Register Animationen | Animationsbereich für benutzerdefinierte Animationen
Service-Point
& Shop
O26, 5. Niveau
Mo-Fr 8 –17 Uhr
PC-Pool 4
(Kurspool)
O25, 5. Niveau
Raum 5207
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Masterfolie – Folienmaster
• Die Masterfolie legt für alle Folien-Typen deren Formate fest
– Register Ansicht | Präsentationsansichten | Folienmaster
• Empfehlungen für wohlgestaltete Präsentationen
– nie mehr als 3 Schriftarten / -größen auf einer Folie
(die voreingestellten PowerPoint-Vorgaben sind unbrauchbar!)
– kleinste "erlaubte" Schriftgröße: 16 pt
– passable Beispielgrößen; hier verwendet:
• Titeltext: 24 pt, fett
• Hauptzeile der Textaufzählung: 20 pt
• alle Unterzeilen/Unterpunkte einheitlich: 16 pt
– Kontrast zwischen Schrift- und Hintergrundfarbe
– Stichworte, keine ganzen Sätze
– Grafiken etc. veranschaulichen Inhalte
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Ende der Vorführung! Nun sind Sie an der Reihe …
Danke für Ihre Aufmerksamkeit
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