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IT-Struktur an Schulen
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Groupwise Version 6.0
Detlev Maas
Juni 2003
Fortbildung
© M. Stütz, F. Wrede LEU - Zentrale Planungsgruppe Netze am Kultusministerium Baden-Württemberg
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Themen
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• Nachrichtenarten
– Mails, mit Anhang, aus Anwendungen, aus dem Explorer
– Adressbücher
– Kalender
– Termine und Jobs
– Dokumente, Dokumentenverwaltung
– Integrierte Anwendungen
• Vertretungen
• Remote-Box
• Regeln
• Einzelplatzinstallation
– Neue Konten
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Mails
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• Besonderheiten: Adressbuch und Anhang
• Server für ausgehende Mail (Betrieb ohne Postoffice)
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Mails – Aufruf aus einer Anwendung
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• Ein Dokument kann auch einer integrierten Anwendung heraus
direkt per Email versand werden über
– Datei|senden an und dann je nach Anwendung erscheint
„Groupwiseempfänger“ oder Mailempfänger (Office)
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Mails – direkt aus dem Explorer
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• Eine Datei kann auch direkt aus dem Explorer heraus per
Email versand werden:
– Datei anklicken
– Kontextmenü aktivieren|senden an wählen
– Groupwise-Empfänger
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Adressbücher
•
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•
•
•
•
Groupwise Adressbuch  alle
freigegebenen Benutzer des NetwareNetzes
Kontakte  alle Adressaten des
Netzes, mit denen Nachrichten
ausgetauscht wurden
Persönliches Adressbuch
LDAP-Adressbuch (Zugriff auf WebAdressbücher)
Persönliche Adressbücher können
anderen Benutzern zur gemeinsamen
Benutzung freigegeben werden.
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Benutzer bearbeiten
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•
•
•
Benutzer hinzufügen: Schaltfläche [Hinzufügen] wählen
Benutzer löschen: Benutzer anwählen und Schaltfläche [Entfernen]
wählen
Benutzer ändern: Benutzer anwählen und über das Kontextmenü
„Info“ wählen (auch für Benutzergruppen möglich)
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Gruppen einrichten
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• Das gewünschte Adressbuch wählen
• Namen in den rechten Bereich ziehen
• Gruppe speichern wählen und anschließend die Gruppe
benennen
• Gruppeneinträge werden geändert, wie in der Folie „Benutzer
bearbeiten“ beschrieben
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Persönliches Adressbuch freigeben
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• Persönliche Adressbücher können anderen Benutzern zur
gemeinsamen Benutzung freigegeben werden.
• Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung
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Kalender (Layout Woche und Kalender)
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Termine
Jobs
Notizen
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Termine, Jobs und Notizen
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1. Termine: Einladung anderer Personen zu einer Besprechung.
Dazu wird benötigt
• Betreff, Datum, Uhrzeit, Dauer
• Raum und Ressourcen
2. Jobs: Aufgaben, die zugewiesen werden. Dazu wird benötigt
• Anfangs- und Enddatum
• Priorität
3. Notizen: Hinweise und Informationen
Termine, Jobs und Notizen können an Gruppen und Personen verschickt
werden, aber auch als persönliche Nachrichtenart eingesetzt werden. In
diesem Fall wird von „empfängerlos“ gesprochen.
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Nachricht erstellen (Termin, Job, Notiz)
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Mit rechter Maustaste auf das Datum klicken
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Nachricht erstellen (Bsp. Termin)
• Der Absender des Termins erhält automatisch eine Kopie
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Gesendet!
Empfangen!
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Nachrichten - Statusinformationen
• Im Ordner „Ausgangsnachrichten“ werden alle gesendeten
Nachrichten mit ihrem Status aufgeführt.
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Hinweis:
gelöschte
Nachrichten
können aus dem
Papierkorb
zurück geholt
werden!
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Regeln
1.
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2.
3.
Regeln haben die Aufgabe, die Nachrichten zu organisieren und zu
automatisieren, z.B. Emails bestimmter Adressaten automatisch in einen
Ordner ablegen, Mails automatisch weiter zu leiten oder zu beantworten
Regeln können durch bestimmte Funktionen ausgelöst werden, z.B.
• Bei Eintreffen einer neuen Nachricht
• Ablegen einer Nachricht in einen Ordner
• Ordner öffnen oder schließen eines Ordners
• Beenden von Groupwise
Das Erstellen einer Regel wird im Folgenden an einem Beispiel
dargestellt, dabei sollen die Mails von bestimmten Personen (Gruppen)
automatisch in einem besonderen Ordner abgelegt werden
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Erstellen einer Verschiebe-Regel (1)
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• Der Zielordner muss existieren
• Wählen Sie Werkzeuge|Regeln und dann im Fenster Regeln die
Schaltfläche [Neu]
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Erstellen einer Verschiebe-Regel (2)
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Über [Verschieben],
[Speichern] und [Schließen]
beenden
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Vertretung – Vertretungsrechte erteilen
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Zweck: Benutzer während dessen Abwesenheit im Groupwise-System
vertreten. Dazu müssen die Rechte vom Besitzer erteilt worden sein
1. Vertretungsrechte durch den
Benutzer erteilen:
– Über
Werkzeuge|Optionen|Sich
erheit den Vertreter
auswählen
– Und die gewünschten
Zugriffsrechte aktivieren
2. Der Vertreter muss den
Namen dieses Benutzers in
seine Vertretungsliste
eintragen (nächste Folie)
3. Hinweis: Die
Vertretungsrechte beziehen
sich nicht auf das
Dokumentenmanagement
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Vertretung – Vertretungsliste erweitern
Namen des zu vertretenden Benutzers in seine Vertretungsliste
eintragen
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Achtung! Es wird die eigene
Mailbox geschlossen und man
gelangt in die Mailbox des zu
Vertretenden
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Vertretung – Vertretung ausführen
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• Vertretungssymbol (unten links) anklicken und Vertretung
auswählen (ggf. das Fenster auf die volle Bildschirmgröße
erweitern!)
• Über den gleichen Vorgang gelangt man auch zurück in die
eigene Mailbox
Hinweis: über das Menü Fenster|neues
Fenster besteht die Möglichkeit die Mailbox
des zu Vertretenden in einem neuen
Fenster zur öffnen
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Dokumentenmanagement
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• Beim gewöhnlichen Dateimanagement werden die Dateien in
Ordnern auf lokalen oder zentralen Laufwerken gespeichert.
• Beim Dokumentenmanagement werden alle Dokumente in einer
Datenbank abgelegt, die sich an einem zentralen Ort auf dem
Netzwerk befindet.
• Die Dateien des Dokumentenmanagements können mit anderen
Benutzern geteilt werden und stehen je nach Einstellung auch in
der Remote-Box zur Verfügung.
• Die Office-Anwendungen werden von Groupwise direkt
unterstützt. Dateien anderer Anwendungen müssen erst in die
Bibliothek kopiert werden.
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Neuen Ordner erst. (Dok-Management)
Dokumente anklicken und im
Kontextmenü „Neuer Ordner“ wählen
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1
Neue Ordner 1BK für
Infos angelegt.
Gruß Bernd
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Freigegebene Ordner (Dok-Management)
In der Mailbox finden die freigegebenen Benutzer eine Nachricht über den neuen
Ordner. Erst nach dem Öffnen dieser Nachricht wird der Ordner angelegt.
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Neue Ordner 1BK für
Infos angelegt.
Gruß Bernd
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Der Ordner kann noch umbenannt und
verschoben werden
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Nichtintegr. Anwendungen – D-Manager
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1. Neues Dokument erstellen: In Office-Anwendungen hat man
direkten Zugriff auf die Dokumenten-Datenbank. Mit anderen
Anwendungen ist ein kleiner Umweg erforderlich
2. Über Datei|Neu  Anwendung auswählen  Anwendung wählen.
Es folgt ein Hinweis über die Freigabmodalitäten
3. Dokumentenbetreff eingeben
4. Dokumententy „Memo“ o.a. wählen. Der Typ „Document“
funktioniert nur bei Office-Anwendungen
5. Achtung die Datei darf in der
Anwendung nicht umbenannt
werden!
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Integrierte Anwendung (1) – Dok-Manager
Integrierte Anwendungen: Office Anwendungen
Hinweis beim Start von Excel, falls Groupwise
nicht geöffnet ist
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1.
2.
3.
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Datei|speichern unter in die Groupwise
Datenbank
Ordner in der GW-Datenbank auswählen
Dokumentenbetreff angeben (Dateiname)
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Integrierte Anwendung (2) – Dok-Manager
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• Bei integrierten Anwendungen, die nicht zum Office-Paket
gehören, kann über den Menüpunkt Datei|senden
an|Groupwise-Bibliothek das Dokument nach dem lokalen
sichern direkt in die Standardbibliothek kopiert werden.
• Anwendungen müssen i.d.R. erst in
Groupwise integriert werden: über
• Werkzeuge|Optionen|Dokumente
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Groupwise Remote
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• Die Remote-Funktion ermöglicht das Arbeiten im Groupwise
System auch ohne Netzverbindung, z.B. mit dem Laptop
außerhalb des LANs
• Bei Arbeiten innerhalb des LANs wird stets die Master-Mailbox
geöffnet
• Außerhalb des LANs wird mit der Remote-Mailbox gearbeitet.
Beim Start von Groupwise erfolgt die Abfrage, ob mit der RemoteDatenbank gearbeitet werden soll.
• Die Synchronisation der beiden Boxen erfolgt automatisch sobald
die Netzverbindung hergestellt wird. Der Abgleich erfolgt i.d.R.
nach einer entsprechenden Abfrage.
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Remote Mailbox erstellen
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1. Hauptmenü Werkzeuge|Mobildienst wählen
2. Falls noch nicht erfolgt, muss ein Grouwise-Passwort eingerichtet
werden.
3. Voraussetzung: Es muss ein Passwort für die Mailbox existieren
(über Werkzeuge|Optionen|Sicherheit|Passwort einrichten)
4. Ggf. Groupwise
Telefonnummer angeben
5. Pfad zu den Daten der
Remote-Mailbox
angeben. Ggf. über die
Schaltfläche [Speziell]
zusätz-liche Infos über
die abzurufen-den
Nachrichten auswählen
6. Mailbox-Dienste
auswählen
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Startparameter
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• Für den Start von Groupwise an
PCs, die von mehreren Benutzern
eingesetzt werden, ist es sinnvoll
für jeden Benutzer ein eigenes
Start-Icon auf den Desktop zu
installieren. Gehen Sie dazu wie
folgt vor:
– Verknüpfung auf den Desktop
erstellen
– Der Parameter „/@u-SpechtB“
öffnet Groupwise für den
Benutzer SpechtB
– Die Parameter /@u-SpechtB
/ps-d:\remote\SpechtB öffnet
Grouwise in der Remote-Box
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Installation
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• Im Netz siehe Musterlösungen
• Auf den Single PC:
– http://www-lan.uniregensburg.de/email/gw/clients/WinClient.html
• Zusammenarbeit mit Outlook
• Infos über das Groupwise-System (Vers. 5.2)
– http://io.cubeoffice.de/gwadm52/de/ib100001.html
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Installation auf einen Einzelplatz-PC (V6.5)
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•
•
•
•
Installation verläuft ohne Probleme unter W2000
Arbeitsplatzinstallation wählen
Remote-Betrieb erforderlich
Mail-Konten einrichten
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Neue Konten einrichten (1) Vers. >=6.0
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Standardmäßig existiert für jeden Groupwise-Benutzer auch ein Emailkonto.
Existieren aber weitere Konten oder soll Groupwise auf einem PC außerhalb
des LANs verwendet werden, müssen zusätzliche Konten eingerichtet werden.
Dies geschieht wie folgt:
•
Menü
Konten|Kontooptionen
wählen
•
Hinzufügen klicken
•
Kontonamen eingeben
•
Kontotyp wählen
•
Über die Schaltfläche
[Allgemein] können
zusätzliche
Einstellungen wie z.B.
automatisches Abholen
eingestellt werden
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Neue Konten einrichten (2)
•
•
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•
Jetzt müssen die Daten des Internetkontos eingetragen werden
Im nächsten Fenster (nicht dargestellt) muss die Verbindungsart zu diesem
Konto ausgewählt werden, z.B. LAN oder Modem
Als letztes besteht die Möglichkeit einen neuen Ordner für die Mails dieses
Kontos zu errichten
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Eigenschaften des neuen Kontos ändern
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Bei der Verwendung von Email-Konten können noch einige Eigenschaften
eingestellt werden, z.B. die Signatur, neue Ordner, Änderungen in Verbindung
oder Serveradresse und natürlich ob Kopien der Nachrichten auf dem Server
bleiben sollen. Diese Eigenschaften verändern Sie wie folgt
•Das gewünschte Konto über das Menü Konto|Kontooptionen auswählen
•Schaltfläche [Eigenschaften] wählen
•Änderung der Eigenschaften durchführen
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