Prozesse optimieren = Erfolg maximieren Nutzen Kosten
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Prozesse optimieren = Erfolg maximieren Um in der heutigen Zeit am Markt bestehen zu können und im harten Wettbewerb die Nase vorn zu haben, suchen viele Unternehmer händeringend nach neuen Wegen. Dabei kann es sich durchaus lohnen, erst einmal „im eigenen Hof zu kehren“. Prozessoptimierung heißt das Stichwort. Wir haben über dieses spannende und sehr komplexe Thema mit einem Experten gesprochen. Götz Müller hat als selbstständiger Berater für Prozessoptimierungen schon zahlreichen Unternehmen geholfen, die Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Till Ebinger: Herr Müller, Sie begleiten Unternehmen bei der Prozessoptimierung. Klingt erst mal sehr theoretisch. Was habe ich mir konkret darunter vorzustellen? GM: Ganz allgemein ausgedrückt, geht es bei der Prozessoptimierung darum, ein Unternehmen oder einen Teilbereich darauf auszurichten, ein selbst gestecktes Ziel zu erreichen. Ein einfaches Beispiel: Kommt es immer wieder zu Lieferverzögerungen, ärgert das Kunden, Mitarbeiter und Geschäftsleitung gleichermaßen. Die Bearbeitung der ständigen Reklamationen kostet zudem Zeit und Geld. Der Verbesserungsprozess hat in diesem Fall zwei Ziele: Herauszufinden, wo es „hakt“ und diese Störfaktoren systematisch auszuschalten. Innerbetriebliche Abläufe kommen dabei ebenso auf den Prüfstand wie Kommunikationswege oder der Führungsstil der Vorgesetzten. Das Ergebnis: effektive, effiziente und leicht nachvollziehbare Abläufe von der Auftragsannahme über die Produktion bis hin zu Versand und Auslieferung. Der Kunde fühlt sich gut aufgehoben, die Mitarbeiter sind motiviert und das Unternehmen spart letztendlich bares Geld. Till Ebinger: Lohnt sich ein solcher Prozess auch für kleine und mittlere Unternehmen? GM: Auf jeden Fall! Auch Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern können durch Prozessoptimierung kräftig sparen. In der folgenden Tabelle habe ich Kosten und Nutzen einmal beispielhaft gegenübergestellt: Nutzen Kosten Angenommen, 8 Mitarbeiter sparen durch die Prozessoptimierung täglich jeder 12 Minuten Zeit, das macht pro Woche schon 1 Stunde pro Mitarbeiter, bei 45 Wochen spart das Unternehmen insgesamt 360 Stunden im Jahr ein. geschätzter Aufwand für einen typischen Prozess: • Honorar für einen 1tägigen Workshop inkl. jeweils 1-tägiger Vor- und Nachbereitung: 3.000 € • Zeitaufwand von 8 Mitarbeitern: je 400 € (8 h zu 50 €/h) Beim angenommenen Stundensatz von 50 € spart das Unternehmen im ersten Jahr 18.000 € Die Gesamtkosten für Berater und Zeitaufwand der Mitarbeiter betragen also 6.200 € Unterm Strich gewinnt das Unternehmen: • im ersten Jahr bereits 11.800 € • ab dem zweiten Jahr jedes Jahr 18.000 € Hochgerechnet auf 5 Jahre spart dieses Unternehmen durch die Prozessoptimierung 83.800 € – eine beträchtliche Summe für ein kleineres Unternehmen mit 8 Mitarbeitern Berechnet man die positiven Auswirkungen motivierter Mitarbeiter und zufriedener Kunden noch mit ein, so ergibt sich für das Unternehmen ein weitaus höherer Gewinn – ohne auch nur ein einziges Stück mehr verkauft zu haben! Till Ebinger: Ganz konkret: Wo finden sich typische Ansatzpunkte für Verbesserungen? GM: Bei den meisten Unternehmen finde ich gleiche oder ähnliche „Baustellen“ vor. In der Produktion sind dies beispielsweise Fehler und Defekte, die immer wieder Korrekturen nötig machen. Auch Überproduktion für diese „Notfälle“ und die sich daraus ergebende zusätzliche Lagerhaltung sind an der Tagesordnung, ebenso wie unnötige Wartezeiten, überflüssiger Transport von Material oder unnötige Wege der Mitarbeiter. Aber auch in der Produktentwicklung, in Einkauf, Verkauf, EDV, Controlling, Personalwirtschaft oder Vertrieb und Marketing finden sich regelmäßig Optimierungspotenzial. In der Führungsebene können Zielfindung und Strategieentwicklung verbessert werden. Und ganz allgemein wären die meisten Unternehmen viel produktiver, wenn sie das Potenzial ihrer Mitarbeiter voll ausschöpfen würden. Till Ebinger: So ein Verbesserungsprozess kostet ja auch Zeit. Lässt sich das überhaupt neben dem Tagesgeschäft bewältigen oder müssen Mitarbeiter dafür freigestellt werden? GM: In der Regel sind die Arbeitsabläufe nicht beeinträchtigt, das Tagesgeschäft kann störungsfrei weiterlaufen. Verbesserungen benötigen Veränderungen und die müssen sich erst einspielen. Deswegen werden optimierte Prozesse erst in kleinem Rahmen mit den Beteiligten getestet, bevor sie in den „Normalbetrieb“ integriert werden. Till Ebinger: Vielen Dank für diese interessante Einführung in die Prozessoptimierung. Der Experte: Götz Müller (46), selbstständiger Berater für Prozessoptimierungen, begleitet kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie Großunternehmen und internationale Konzerne. Neben der individuellen Betreuung bietet er auch Schulungen und Seminare an. Qualifikationen • Dipl. Ing. Elektrotechnik, Universität Kaiserslautern • Black Belt in Six Sigma (seit 25 Jahren bewährte Verbesserungsmethodik, im Einsatz in vielen Produkt- und Dienstleistungsbranchen) • IPMA-zertifizierter Projektmanager (International Project Management Association) • Ausgebildeter Moderator für kontinuierliche Verbesserungsprozesse • Langjährige Erfahrung im Projektmanagement Kontakt Götz Müller Consulting, 71554 Weissach im Tal Telefon: 07191 / 3536878, [email protected] www.geemco.de
