Prozesse optimieren = Erfolg maximieren Nutzen Kosten

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Prozesse optimieren = Erfolg maximieren
Um in der heutigen Zeit am Markt bestehen zu
können und im harten Wettbewerb die Nase vorn
zu haben, suchen viele Unternehmer händeringend nach neuen Wegen. Dabei kann es sich
durchaus lohnen, erst einmal „im eigenen Hof zu
kehren“. Prozessoptimierung heißt das Stichwort.
Wir haben über dieses spannende und sehr komplexe Thema mit einem Experten gesprochen.
Götz Müller hat als selbstständiger Berater für
Prozessoptimierungen schon zahlreichen Unternehmen geholfen, die Kosten zu senken und die
Kundenzufriedenheit zu steigern.
Till Ebinger: Herr Müller, Sie begleiten
Unternehmen bei der Prozessoptimierung. Klingt
erst mal sehr theoretisch. Was habe ich mir
konkret darunter vorzustellen?
GM: Ganz allgemein ausgedrückt, geht es bei der
Prozessoptimierung darum, ein Unternehmen
oder einen Teilbereich darauf auszurichten, ein
selbst gestecktes Ziel zu erreichen.
Ein einfaches Beispiel: Kommt es immer wieder
zu Lieferverzögerungen, ärgert das Kunden, Mitarbeiter und Geschäftsleitung gleichermaßen. Die
Bearbeitung der ständigen Reklamationen kostet
zudem Zeit und Geld. Der Verbesserungsprozess
hat in diesem Fall zwei Ziele: Herauszufinden, wo
es „hakt“ und diese Störfaktoren systematisch
auszuschalten. Innerbetriebliche Abläufe kommen
dabei ebenso auf den Prüfstand wie Kommunikationswege oder der Führungsstil der Vorgesetzten. Das Ergebnis: effektive, effiziente und leicht
nachvollziehbare Abläufe von der Auftragsannahme über die Produktion bis hin zu Versand
und Auslieferung. Der Kunde fühlt sich gut aufgehoben, die Mitarbeiter sind motiviert und das
Unternehmen spart letztendlich bares Geld.
Till Ebinger: Lohnt sich ein solcher Prozess auch
für kleine und mittlere Unternehmen?
GM: Auf jeden Fall! Auch Unternehmen mit
weniger als zehn Mitarbeitern können durch
Prozessoptimierung kräftig sparen. In der folgenden Tabelle habe ich Kosten und Nutzen einmal
beispielhaft gegenübergestellt:
Nutzen
Kosten
Angenommen, 8 Mitarbeiter sparen durch die
Prozessoptimierung
täglich jeder 12 Minuten Zeit, das macht pro
Woche schon 1 Stunde
pro Mitarbeiter, bei 45
Wochen spart das Unternehmen insgesamt
360 Stunden im Jahr
ein.
geschätzter Aufwand
für einen typischen
Prozess:
• Honorar für einen 1tägigen Workshop
inkl. jeweils 1-tägiger
Vor- und Nachbereitung: 3.000 €
• Zeitaufwand von 8
Mitarbeitern: je 400 €
(8 h zu 50 €/h)
Beim angenommenen
Stundensatz von 50 €
spart das Unternehmen im ersten Jahr
18.000 €
Die Gesamtkosten für
Berater und Zeitaufwand der Mitarbeiter
betragen also 6.200 €
Unterm Strich gewinnt das Unternehmen:
• im ersten Jahr bereits 11.800 €
• ab dem zweiten Jahr jedes Jahr 18.000 €
Hochgerechnet auf 5 Jahre spart dieses
Unternehmen durch die Prozessoptimierung
83.800 € – eine beträchtliche Summe für ein
kleineres Unternehmen mit 8 Mitarbeitern
Berechnet man die positiven Auswirkungen motivierter Mitarbeiter und zufriedener Kunden noch
mit ein, so ergibt sich für das Unternehmen ein
weitaus höherer Gewinn – ohne auch nur ein einziges Stück mehr verkauft zu haben!
Till Ebinger: Ganz konkret: Wo finden sich
typische Ansatzpunkte für Verbesserungen?
GM: Bei den meisten Unternehmen finde ich gleiche oder ähnliche „Baustellen“ vor. In der Produktion sind dies beispielsweise Fehler und Defekte,
die immer wieder Korrekturen nötig machen. Auch
Überproduktion für diese „Notfälle“ und die sich
daraus ergebende zusätzliche Lagerhaltung sind
an der Tagesordnung, ebenso wie unnötige Wartezeiten, überflüssiger Transport von Material
oder unnötige Wege der Mitarbeiter.
Aber auch in der Produktentwicklung, in Einkauf,
Verkauf, EDV, Controlling, Personalwirtschaft
oder Vertrieb und Marketing finden sich regelmäßig Optimierungspotenzial. In der Führungsebene können Zielfindung und Strategieentwicklung verbessert werden.
Und ganz allgemein wären die meisten Unternehmen viel produktiver, wenn sie das Potenzial
ihrer Mitarbeiter voll ausschöpfen würden.
Till Ebinger: So ein Verbesserungsprozess kostet
ja auch Zeit. Lässt sich das überhaupt neben dem
Tagesgeschäft bewältigen oder müssen Mitarbeiter dafür freigestellt werden?
GM: In der Regel sind die Arbeitsabläufe nicht
beeinträchtigt, das Tagesgeschäft kann störungsfrei weiterlaufen. Verbesserungen benötigen Veränderungen und die müssen sich erst einspielen.
Deswegen werden optimierte Prozesse erst in
kleinem Rahmen mit den Beteiligten getestet,
bevor sie in den „Normalbetrieb“ integriert werden.
Till Ebinger: Vielen Dank für diese interessante
Einführung in die Prozessoptimierung.
Der Experte:
Götz Müller (46),
selbstständiger Berater für
Prozessoptimierungen,
begleitet kleine und mittelständische Unternehmen
ebenso wie Großunternehmen und internationale
Konzerne. Neben der individuellen Betreuung
bietet er auch Schulungen und Seminare an.
Qualifikationen
• Dipl. Ing. Elektrotechnik, Universität
Kaiserslautern
• Black Belt in Six Sigma (seit 25 Jahren bewährte
Verbesserungsmethodik, im Einsatz in vielen
Produkt- und Dienstleistungsbranchen)
• IPMA-zertifizierter Projektmanager
(International Project Management Association)
• Ausgebildeter Moderator für kontinuierliche
Verbesserungsprozesse
• Langjährige Erfahrung im Projektmanagement
Kontakt
Götz Müller Consulting, 71554 Weissach im Tal
Telefon: 07191 / 3536878, [email protected]
www.geemco.de
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