Material 1-3a - Finanzierung und Buchführung
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1 Finanzierung und Rechnungslegung im P- und W-Seminar Hinweis: Die gelb markierten Stellen sind schulspezifisch anzupassen. 1. Finanzierung 1.1 Finanzierungsanlässe 1.1.1 Referenten Für Referenten und Projekte mit externen Referenten stehen jedem Seminar insgesamt 300 € zur Verfügung (KMS VI.1-5 H5001-6.69 330 vom 13.09.2010). Mit diesem Geld können Referentenhonorare, -verpflegung, -fahrtkosten, -präsente und Sachkosten im Zusammenhang mit der Aktion des Referenten (z.B. Kopierkosten) finanziert werden. NEU: Ab dem Schuljahr 2013/14 können auch Fahrtkosten der Seminarteilnehmer bei gemeinsamen, eintägigen Fahrten zu Veranstaltungen bei externen Partnern bis zu einem Betrag von 100 Euro pro Seminar (mit)finanziert werden.1 WICHTIG: - Die Aktion und der Referent müssen von der Schulleitung genehmigt werden. - Vor der Aktion muss über den für die Mittel Verantwortlichen ein Honorarvertrag mit dem Referenten geschlossen werden. Im Nachhinein kann nicht mehr abgerechnet werden. Vom Seminar fälschlicherweise direkt ausgezahlte Honorare können nicht ersetzt werden. - Der Honorarvertrag kann nur von der Schulleitung ausgestellt werden, da es ein genau vorgeschriebenes Muster gibt. - Der Referent erhält das Geld erst nach der Veranstaltung direkt von der Regierung von Unterfranken per Überweisung. - Die Aktion kann im Schulhaus, aber auch außerhalb, z.B. beim externen Referenten oder an einem anderen Ort stattfinden. - Es können auch mehrere Seminare gemeinsam einen Referenten engagieren. - Sachkosten im Zusammenhang mit der Aktion müssen mit einem Beleg (Kassenzettel, Rechnung, Quittung) nachgewiesen werden und über den für die Mittel Verantwortlichen abgerechnet werden. Dazu muss ein Antrag auf Kostenersatz gestellt werden (Anlage 1). - Überschreitungen des Budgets von 300 € sind nur dann möglich, wenn andere Seminare einen Teil ihres Geldes abtreten. Bei den anderen Seminaren oder dem für die Mittel Verantwortlichen nachfragen, welche Seminare noch Geld haben. Schriftliche Vereinbarung mit dem anderen Seminar treffen (Unterschrift der Seminarlehrkraft!) und bei den für die Mittel Verantwortlichen für die Ausstellung des Honorarvertrags vorlegen. - 1 Folgende Informationen sind für den Honorarvertrag erforderlich: Name, Vorname, Geburtsdatum, genaue Adresse des Referenten betroffene(s) Seminar(e) Bezeichnung der Aktion (z.B. Expertenvortrag zum Thema „xyz“) Datum, Uhrzeit und Dauer der Aktion KMS VI.1-5 H5001-6b.66 391 vom 30.9.2013. Dr. Vonderau Stand 5-2014 2 vereinbartes Honorar und zusätzliche Kosten des Referenten wie Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung, Sachkosten „Rechnung“ des Referenten (formlos) mit Kontoverbindung 1.1.2 Sachkosten/Fahrtkosten Für Sachkosten im Zusammenhang mit den Seminaren (außer für 1.1.1) gibt es kein offizielles Budget. Die Seminare müssen sich selbst finanzieren (siehe 1.2 Finanzierungsmöglichkeiten). Ausnahme: Sachkosten im Zusammenhang mit Veranstaltungen durch externe Referenten (siehe 1.1.1). Für Fahrtkosten der Seminarteilnehmer gilt das Gleiche mit Ausnahme der 100€ für gemeinsame eintägige Fahrten (siehe 1.1.1). Für Fahrtkosten von Lehrkräften (auch zur Mitnahme von Seminarteilnehmern) stehen für die gesamte Schule pro Jahr 450 Euro2 zur Verfügung (Windhundverfahren!); weitere Mittel können bei der Regierung begründet beantragt werden. 1.2 Finanzierungsmöglichkeiten 1.2.1 Geschäftsanteile Diese Finanzierungsform ist ausschließlich für Vorhaben geeignet, die Einnahmen haben und einen Gewinn, zumindest aber Kostendeckung anstreben (z.B. Produktion und Verkauf eines Hörbuchs). Analog zur Finanzierung einer Aktiengesellschaft kann ein Seminar kleine Geschäftsanteile verkaufen (z.B. 2-5 Euro pro Geschäftsanteil). Es ist eine Liste der Geschäftsanteilseigner zu führen (siehe Anlage 2). Die Anteilskäufer müssen darüber aufgeklärt werden, dass sie bis zu 100% ihres eingesetzten Kapitals verlieren können, falls das Seminar nicht kostendeckend arbeitet (siehe Anlage 2). Die Anteile können nur gegen Bareinzahlung gezeichnet werden. Es können Anteilsscheine ausgegeben werden; dies ist allerdings nicht zwingend. Nach Abzug aller Kosten sind das verbleibende Kapital und ein eventueller Gewinn durch die Zahl der Anteilsscheine zu teilen und anteilig an die Anteilseigner auszuschütten (Beispiel: Nach Abzug aller Kosten hat das Seminar noch 100 €. Es wurden insgesamt 50 Anteilsscheine gezeichnet. Jeder Anteilseigner erhält 2 €.) Zum Nachweis der Einnahmen und Ausgaben gegenüber den Anteilseignern ist eine EinnahmenÜberschussrechnung zu führen (siehe 2. Buchhaltung im Seminar). 1.2.2 Spenden Seminare können bei Eltern und Externen um Spenden bitten. Spenden sind Zuwendungen beispielsweise von Privatpersonen oder Unternehmen, bei denen das Motiv der Förderung überwiegt. Der Spender erwartet keine Gegenleistung.3 Die „Bettelbriefe“ müssen der Schulleitung vorgelegt und von ihr genehmigt werden. Die „Bettelbriefe“ können ggf. in der Schule gedruckt werden, müssen allerdings vom Seminar bezahlt werden. 500 Anschreiben DIN à 4 kosten ca. ____€. 2 3 KMS VI.1-5 H5001-6.69 330 vom 13.09.2010 Quelle: Richtlinie zum Umgang mit Sponsoring, Werbung, Spenden und mäzenatischen Schenkungen in der staatlichen Verwaltung (Sponsoringrichtlinie – SponsR) KMBek vom 14. September 2010 Az.: B II 2-G24/10 Dr. Vonderau Stand 5-2014 3 Jeder „Bettelbrief“ muss folgende Informationen enthalten: - Name und Fach des Seminars - betreuende Lehrkraft - Ansprechpartner aus dem Seminar für die Spender - voraussichtliche Verwendungszwecke für die Spenden - Hinweis, dass Spenden, für die Spendenquittungen vergeben werden sollen, ausschließlich über den Schulverein/Elternbeirat auf dessen Konto eingezahlt werden können. Der Mindestbetrag für eine Spendenquittung ist 100 €. Für Spenden unter 100 € akzeptiert das Finanzamt den Einzahlungsnachweis. - Bankverbindung des Schulvereins/Elternbeirats und Kennwort, das als Verwendungszweck für die Zuordnung der Spende angegeben werden muss: Seminarbezeichnung und Jahrgangsstufe, z.B. P-Seminar Latein Q11. - Hinweis, dass überschüssige Spendenbeträge, die nicht im Rahmen des Seminars verbraucht werden, über den Schulverein/Elternbeirat anderen Seminaren für Sachkosten zur Verfügung gestellt werden. - Termin, bis zu dem die Spende eingegangen sein muss. - Zur besseren Übersicht empfiehlt sich ein Rückabschnitt, auf dem das Spendenvorhaben durch Name, Adresse und Spendenbetrag angegeben wird. Der Schulverein/Elternbeirat muss über die Spendenaktion vorab informiert sein. Der Betrag der eingezahlten Spenden kann in maximal zwei bis drei Einzelbeträgen vom Schulverein/Elternbeirat abgerufen werden. Die Verwaltung des Geldes muss im Seminar erfolgen (siehe 2. Buchhaltung im Seminar). Zum Nachweis der sachgerechten Verwendung der Spenden gegenüber dem Schulverein/ Elternbeirat ist eine Einnahmen-Überschussrechnung zu führen (siehe 2.!). 1.2.3 Sponsoren Sponsoring ist die Zuwendung von Geld bzw. geldwerten Sach- oder Dienstleistungen durch eine juristische oder natürliche Person mit wirtschaftlichen Interessen, die neben dem Motiv der Förderung der öffentlichen Einrichtung auch andere Interessen verfolgt. Der zuwendenden Person kommt es auf ihre Profilierung in der Öffentlichkeit über das unterstützte Vorhaben an (Imagegewinn, kommunikativer Nutzen).4 Sponsoring ist an Bildungseinrichtungen grundsätzlich erlaubt, solange sie sich deutlich von Werbung abgrenzen lässt und die weiteren Bedingungen der Sponsoring-Richtlinie4 eingehalten werden. Dazu zählt vor allem, - dass der Sponsor auf das Vorhaben und dessen Durchführung keinen Einfluss hat. - dass durch das Sponsoring keine Produkt-/Dienstleistungswerbung für den Sponsor betrieben wird, sondern allenfalls Imagewerbung. Sponsoring-Vorhaben müssen der Schulleitung vorgelegt und von ihr genehmigt werden. Das Seminar ist für die Einhaltung der Sponsoring-Richtlinie verantwortlich. Einnahmen-Überschussrechnung ist zum Nachweis der Mittelverwendung erforderlich. 4 Quelle: Richtlinie zum Umgang mit Sponsoring, Werbung, Spenden und mäzenatischen Schenkungen in der staatlichen Verwaltung (Sponsoringrichtlinie – SponsR) KMBek vom 14. September 2010 Az.: B II 2-G24/10 Dr. Vonderau Stand 5-2014 4 1.2.4 Werbung Unter Werbung sind Zuwendungen von Unternehmen oder unternehmerisch orientierter Privatpersonen für die Verbreitung ihrer Werbebotschaften durch die öffentliche Verwaltung zu verstehen, wenn diese ausschließlich dem Erreichen eigener Kommunikationsziele (Imagegewinn, Verkaufsförderung, Produktinformation) der Unternehmen oder der Privatpersonen dienen. Die Förderung der jeweiligen öffentlichen Einrichtung ist nur Mittel zum Zweck und liegt nicht im unmittelbaren Interesse des Zuwenders.5 Werbung ist über das Veröffentlichen von Anzeigen in Schülerzeitungen o.ä. Publikationen hinaus grundsätzlich kritisch zu sehen. Werbevorhaben sind der Schulleitung vorzulegen und von ihr zu genehmigen. Aufgrund der o.g. Punkte ist eine Genehmigung nur schwer vorstellbar. 1.2.5 Externe Partner als Auftraggeber Sofern ein externer Partner als Auftraggeber fungiert, ist die Finanzierung des Projekts auch vom externen Partner sicherzustellen. Eine entsprechende Vereinbarung ist vor der Entstehung von Kosten zu treffen und schriftlich zu fixieren. Dabei ist der finanzielle Rahmen entweder sachlich (wofür wird gezahlt) oder finanziell (wie viel Geld wird zur Verfügung gestellt) festzulegen. Zum Nachweis der Einnahmen und Ausgaben gegenüber dem externen Partner ist eine Einnahmen-Überschussrechnung zu führen (siehe 2. Buchhaltung im Seminar). 1.2.6 Schulverein/Elternbeirat Gegebenenfalls kann beim Schulverein/Elternbeirat eine finanzielle Unterstützung beantragt werden. Ein Förderantrag muss folgende Informationen enthalten: - Name und Fach des Seminars - betreuende Lehrkraft - Ansprechpartner aus dem Seminar für den Schulverein/Elternbeirat - voraussichtliche Verwendungszwecke für die Förderung - gewünschter Förderbetrag - Begründung, warum eine Finanzierung über den Schulverein/Elternbeirat und nicht anderweitig erfolgen soll - Termin, bis wann ein Bescheid über die Förderung erforderlich ist Der Antrag ist schriftlich an den ersten Vorsitzenden des Schulvereins/Elternbeirats zu richten. Zum Nachweis der sachgerechten Verwendung der Förderung gegenüber dem Schulverein/Elternbeirat ist eine Einnahmen-Überschussrechnung zu führen (siehe 2. Rechnungslegung im Seminar). 5 Quelle: Richtlinie zum Umgang mit Sponsoring, Werbung, Spenden und mäzenatischen Schenkungen in der staatlichen Verwaltung (Sponsoringrichtlinie – SponsR) KMBek vom 14. September 2010 Az.: B II 2-G24/10 Dr. Vonderau Stand 5-2014 5 2. Rechnungslegung im Seminar In jedem Seminar sind über alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos Aufzeichnungen zu führen. Dies geschieht im Rahmen einer so genannten Einnahmen-Überschussrechnung. Für Einnahmen sind folgende Informationen festzuhalten: - Betrag - Herkunft des Geldes - Bezeichnung der Zahlung: Spende, Sponsoring, Werbung, Verkauf … - Datum des Zahlungseingangs - Konto oder Kasse (Bargeld) Für Ausgaben sind folgende Informationen festzuhalten - Betrag - Zahlungsempfänger - Verwendungszweck - Datum der Auszahlung - Konto oder Kasse (Bargeld) Für alle Ein- und Auszahlungen muss es Belege geben. Notfalls sind Eigenbelege zu erstellen (nur im Ausnahmefall!). Am Ende des Seminars überschüssiges Geld, das nicht selbst erwirtschaftet wurde, sondern durch Spenden, Sponsoring oder Fördermittel eingenommen wurde, ist an den Schulverein/Elternbeirat zu überweisen mit dem Verwendungszweck: P- und W-Seminare. Die Buchhaltung ist laufend von zwei Seminarteilnehmern zu führen und regelmäßig von zwei weiteren Seminarteilnehmern auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und auf Vollständigkeit (auch der Belege) zu überprüfen. Auf Verlangen der Seminarlehrkraft oder der Schulleitung muss jederzeit über die Finanzen Auskunft gegeben werden können. Die Buchhaltung kann entweder in einem „Buch“ erfolgen, mit Hilfe einer Excel-Tabelle oder mit Hilfe einer Freeware, wie z.B. BeCyBookkeeper (download unter: http://www.becyhome.de/download_ger.htm#becybookkeeper), von der stets eine Sicherheitskopie und aktualisierte Ausdrucke zu erstellen und mit den Belegen im Seminarordner oder einem gesonderten Ordner aufzubewahren ist. Dr. Vonderau Stand 5-2014
