Strategieprozess - Wissenschaftsmanagement Online
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Strategieprozess an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Einführung einer Balanced Scorecard als Aufgabe des Change Managements am Beispiel der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Prof. Dr. Uwe Schneidewind, Präsident FOLIE 1 Aufbau des Vortrages Gliederung Motivation/Zielsetzung der Hochschule in Bezug auf eine BSC Kurze Beschreibung des Modells und des Standes der Umsetzung, Darstellung des Prozesses der Umsetzung/des Vorgehensmodells Gründe für BSC? Auswirkungen auf den Veränderungsprozess? BSC: "lehrbuchmäßiger" oder veränderter Einsatz? Bedeutung für die Akzeptanz? Eignung zur Motivation, zum Anstoßen von Prozessen Erforderliche Elemente des Projektmanagements Maßnahmen des Change Managements (Piloten, Kommunikation, Erfahrungstransfer, Informationspolitik…..), Umgang mit Widerständen und Befürchtungen Integration in das vorhandene Steuerungsinstrumentarium, Abstimmung mit parallelen Instrumentenentwicklungen FOLIE 2 Strategieprozess - Motivation an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Motivation und Zielsetzung der Hochschule Initiierung eines Leitbild- und Strategieprozesses durch das neue Präsidium der Universität, der sich am Verfahren der BSC orientiert Hauptfunktionen des Prozesses: • Formulierung eines Leitbildes als allgemeiner Handlungsrahmen • Ableitung verbindlicher Ziele für die Universität und ihre einzelnen Organisationseinheiten • Erreichung dieser Ziele durch die Integration aller Steuerungsinstrumente, insbesondere der Budgetierung FOLIE 3 Strategieprozess – Widerstände/Befürchtungen an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Widerstände und Befürchtungen Keine grundsätzlichen Widerstände gegen den Strategieprozess Probleme mit dem Begriff „Balanced Scorecard“: • Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre: Vorbehalte insbesondere bei anderen Disziplinen • Begriff aus der Unternehmenswelt: Zweifel bezüglich der Anwendbarkeit in öffentlichen Institutionen ⇒ Im Strategieprozess wird der Begriff „Balanced Scorecard“ daher nicht prominent verwendet. Statt dessen Leitbild- und Strategieentwicklung. FOLIE 4 Strategieprozess – Modifikation des BSC-Konzeptes an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Modifikation des BSC-Konzeptes Keine Umsetzung der Balanced Scorecard 1 zu 1, sondern Anpassung an die Besonderheiten der Universität • andere Begrifflichkeiten • keine explizite Berücksichtigung verschiedener Perspektiven, sondern Einteilung nach Lehre, Forschung und Management Fokussierung auf • Zielorientierung • Kausale Verknüpfung von Einflussfaktoren • Verstetigung des Prozesses FOLIE 5 Strategieprozess – Stand der Umsetzung an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Prozessplanung & Stand der Umsetzung Zeitrahmen: Dezember 2004 bis Juli 2005 An der Universität Oldenburg wurde ein Gegenstromverfahren gewählt: • Vorstellung eines ersten Leitbildentwurfs durch den Präsidenten • zahlreiche Rückmeldungen aus der Universität • zwei Überarbeitungen des Leitbildes unter Berücksichtigung dieser Rückmeldungen • vorläufiges Leitbild dient als Grundlage für die Strategieentwicklung der Organisationseinheiten Endgültiges Leitbild und strategische Eckpunkte sollen im Juli verabschiedet werden. Parallele Entwicklung von Zielvereinbarungsarchitektur sowie testweiser Erprobung von Zielvereinbarungen FOLIE 6 Der Strategieprozess an der Universität Oldenburg erstreckt sich über vier Phasen Strategieprozess: Geplanter Verlauf 1 FOLIE 7 2 3 4 Information Leitbild- und Strategieentwick -lung für die Universität Übersetzung für die Fakultäten, ZE und OE Abstimmung Dez. 2004 - Jan. 2005 Jan. 2005 - Febr. 2005 Febr. 2005 - Mai 2005 Mai 2005 - Juli 2005 Ablauf des Prozesses der Entwicklung von Leitbild und Strategie Ebene der Universität Definition Grundkennzahlen Zielvereinbarungen mit OE Konkretisierung Leitbild in OE Ebene der OE (Fakultäten, Verwaltung, ZE, ...) Definition konkreter Kennzahlen 1/05 FOLIE 8 Zusammenführung in Gesamtstrategie Formulierung Leitbild 2/05 3/05 4/05 5/05 6/05 7/05 8/05 Zeit Prozessschritte im Strategieprozess Prozessschritte Universität Prozessschritte Fk./ZE/OE Zeitrahmen Ziel- und Strategiebildung Gewichtung und Ergänzung der universitären Kernziele Ergänzung durch weitere Ziele Priorisierung Ergebnis: priorisierter Zielkatalog März/April 2005 Vorbereitung Zielvereinbarungen: Definition von Messgrößen und Zielwerten grobe Maßnahmenplanung Ergebnisse an das Präsidium Mai 2005 Leitbildentwicklung Formulierung strategischer Kernziele Formulierung von Spielregeln; Konzeption von Leitlinien (Raster) für Zielvereinbarungen (Koordinierungsgruppe) Abstimmung der Spielregeln und Leitlinien in der Lenkungsgruppe Querschnittsauswertung der Zielkataloge und Messgrößen im Präsidium Verhandlungen zwischen Präsidium und Fakultäten/ZE/OE > Abschluss von Zielvereinbarungen; Budgetzuweisungen FOLIE 9 Ab Juli 2005 Strategieprozess – weiteres Vorgehen an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Weiteres Vorgehen Ab August 2005: Zielvereinbarungsgespräche mit den Organisationseinheiten • Kopplung der Ressourcenallokation an Ziele • Zeithorizont: 2 Jahre Maßnahmenplanung erfolgt durch die Organisationseinheiten FOLIE 10 Strategieprozess an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Motivation & Initiative – Teilnahme der Hochschulangehörigen Breiter Konsens über die Notwendigkeit und den Nutzen des Prozesses; zwei unterstützende Voten des Senats Beachtliche Resonanz in Form von schriftlichen Rückmeldungen aus allen Bereichen der Universität Beteiligung an Diskussionsforen (hochschulöffentliche Anhörung, Vortrag für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) Klausuren zur Strategiebildung haben in einigen Organisationseinheiten bereits vor dem vorgesehenen Start begonnen FOLIE 11 Strategieprozess an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Erforderliche Elemente des Projektmanagements klare Projektstruktur: Zeitplan und Beteiligungsstruktur Unterstützung des Prozesses auf allen Ebenen: • strategisch: durch das Präsidium • planerisch: durch das Planungsdezernat • prozessual: durch die Koordinierungsgruppe FOLIE 12 Beteiligungsstruktur für den Strategieprozess an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Senat berichtet Operative Unterstützung Präsidium berichtet begleitet und berät Hochschulrat Koordinierungsgruppe: Lenkungsgruppe Setzt sich zusammen aus Vertretern von • Fakultäten • Zentralen Einrichtungen • DiZ / Wissenschaftlichen Zentren • Zentraler Verwaltung • Personalrat • Frauenbeauftragte • Studierendenschaft (Stupa) Operative Unterstützung • Pers. Ref. • PE/OE • Dez. 5 •P&K Organisiert die Diskussion in den OE Fakultäten und Institute FOLIE 13 Operative Verwaltung • P, VP-V Zentrale Unterstützung Einrichtungen Strategieprozess – Change-Management an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Change-Management – Umgang mit Widerständen Piloten, Kommunikation, Erfahrungstransfer, Informationspolitik: Pilot: ZE Hochschulsport • Strategieentwicklung abgeschlossen • Zielvereinbarungsgespräche weit fortgeschritten Interne Kommunikation: breite Information und Transparenz • Diskussion in den Projektgremien • Diskussionen in den regulären zentralen und dezentralen Gremien • hochschulöffentliche Anhörungen, Vorträge • ausführliche Dokumentation des Prozesses im Intranet Informationspolitik: regelmäßige Öffentlichkeitsarbeit • Berichterstattung im „Uni-Info“ • Hochschulrat Erfahrungstransfer: • interner Erfahrungstransfer vom ZE Hochschulsport • extern durch Erhebung von Erfahrungen aus anderen Universitäten sowie durch Beratung FOLIE 14 Strategieprozess an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Integration in das weitere Steuerungsinstrumentarium Leitbild und Strategieprozess fungiert als Dach für alle weiteren Steuerungsinstrumente Insbesondere die Integration folgender Steuerungselemente ist vorgesehen: • Zielvereinbarungsmanagement mit Organisationseinheiten (u.a. zu Strukturentwicklungsplanung von Fakultäten, Rücklagenbewirtschaftung, ...) • Anbindung der Entscheidungen über den zentralen Programmhaushalt • Anbindung des variablen Bestandteiles von W-Besoldungen FOLIE 15 Vielen Dank! Rückfragen/weitere Informationen: Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Präsidium Prof. Dr. Uwe Schneidewind Dr. Carolin Schöbel-Peinemann/Henning Dettleff Uhlhornsweg 99b D-26111 Oldenburg [email protected] FOLIE 16
