IKS Dokumentation Gemeinde xy Prozess: Gebührenverrechnung

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IKS Dokumentation Gemeinde xy
Prozess:
M=
muss
Gebührenverrechnung Grundbuchamt
IKS-Ziele
Kurzbeschrieb der Massnahmen mit
welchen das Ziel erreicht wird
wichtige Konten:
- Flüssige Mittel, Debitoren
- Gebühren
Dokumentation – Kommentare zur Kontrollaktivität
Zuständiger Mitarbeiter /
Funktion / Abteilung
Häufigkeit
Art der schriftlichen Dokumentation
(Formulare / Visum etc)
Beurteilung
Effektivität
A – Zufriedenstellend
B - verbesserungsfähig
C – unbefriedigend
Funktionentrennung (Funktionen, welche personell getrennt sein sollten)
Trennung Stammdatenund
Transaktionsverarbeitung
Trennung zwischen
Bearbeitung
Geschäftsvorfälle und
Verbuchung
-
Gebührentarif (kantonaler
Gebührentarif) ist im System
hinterlegt und wird periodisch
überprüft
-
Mutationen im erfassten
Gebührentarif werden systematisch
protokolliert
-
Das Mutationsjournal wird von einer
Zweitperson kontrolliert
-
Gebührenrechnung wird vom System
aufgrund des Geschäftsfalls auf dem
richtigen Sachkonto verbucht
-
Korrekturbuchungen sind nur mit
Genehmigung des Finanzverwalters
möglich
-
Zugriffsberechtigungen sind
zwischen Geschäftskontrolle und
Debitorenbuchhaltung/Finanzbuchhaltung getrennt
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IKS Dokumentation Gemeinde xy
Prozess:
M=
muss
Gebührenverrechnung Grundbuchamt
IKS-Ziele
Kurzbeschrieb der Massnahmen mit
welchen das Ziel erreicht wird
wichtige Konten:
- Flüssige Mittel, Debitoren
- Gebühren
Dokumentation – Kommentare zur Kontrollaktivität
Zuständiger Mitarbeiter /
Funktion / Abteilung
Häufigkeit
Art der schriftlichen Dokumentation
(Formulare / Visum etc)
Beurteilung
Effektivität
A – Zufriedenstellend
B - verbesserungsfähig
C – unbefriedigend
Fakturierung / Verbuchung
M
M
M
Gebühren werden
vollständig erhoben
-
-
Periodische Prüfung aller
Grundbuchgeschäfte, ob
Rechnungsnummer aufgeführt ist
-
Anwendung Checkliste
Gebühren werden korrekt erhoben (richtiger Betrag)
Die Verbuchung in der
Fibu erfolgt korrekt
(richtiges Konto, richtige
Periode)
Auf jedem Beleg Grundbuchgeschäft
wird die Rechnungsnummer
vermerkt und vor Ablage
diesbezüglich kontrolliert
-
Grundbuchgeschäft mit
Rechnungsnummer
-
Visierte Checkliste
Gebührentarif ist im System
hinterlegt und wird periodisch
überprüft
-
Bei der Erstellung der Rechnung
werden Rechnungsvorlagen pro
Grundbuchgeschäft mit
vordefinierten Fakturapositionen
verwendet
-
Rechnungserstellung im
Vieraugenprinzip
-
Jeder Geschäftsvorfall ist mit FibuKonto hinterlegt (automatische
Verbuchung)
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IKS Dokumentation Gemeinde xy
Prozess:
M=
muss
Gebührenverrechnung Grundbuchamt
IKS-Ziele
Kurzbeschrieb der Massnahmen mit
welchen das Ziel erreicht wird
wichtige Konten:
- Flüssige Mittel, Debitoren
- Gebühren
Dokumentation – Kommentare zur Kontrollaktivität
Zuständiger Mitarbeiter /
Funktion / Abteilung
Häufigkeit
Art der schriftlichen Dokumentation
(Formulare / Visum etc)
Beurteilung
Effektivität
A – Zufriedenstellend
B - verbesserungsfähig
C – unbefriedigend
Zahlungseingang / Zahlungsüberwachung (Mahnwesen) => vgl Prozess Fakturierung - Debitoren
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