Professionelle Rechnungseingangslösung für Finanz

Professionelle Rechnungseingangslösung für Finanz- und
Lohnbuchhaltungsdienstleister
Folgende Situation
Die etwas andere
Erfolgsgeschichte!
Mitarbeiterin Klara Fall sitzt mal wieder an ihrem Schreib-
Auch zum hören auf
tisch. Die Uhr zeigt bald Feierabend an, doch leider ist
www.jobrouter.de
ihre Aufgabenliste noch lange nicht abgearbeitet, um wie
geplant nach der Arbeit mit ihrem Mann Essen zu gehen.
Klara Fall ist Sachbearbeiterin in der Verwaltung eines
Zurück zu Klara Fall. Das Problem liegt auf ihrem Tisch
Hotels, das bei Adlatus Kunde ist.
– ein Berg voller Rechnungen, die noch vorkontiert
werden müssen, bevor sie diese an Adlatus weiterschicken kann. Doch dies beinhaltet einige Arbeitsschritte:
jede eingehende Rechnung muss ins manuell gepflegte
Und was macht Adlatus?
Rechnungseingangsbuch eingetragen werden, Eingangsdatum, Lieferant, Menge usw. Anschließend werden die
Seit 1999 berät
Rechnungen in Rechnungsmappen verteilt. Danach muss
und unterstützt
sie nach einem fest vorgegebenen Plan diese Mappen
die Adlatus GmbH
durch das Unternehmen befördern und Freigaben der
& Co. KG Kunden aus dem Hotel- und Gaststät-
definierten Freizeichner einholen. Natürlich werden
tengewerbe in den Bereichen Administration,
nicht immer alle Rechnungen sofort freigegeben. Dann
Organisation und Controlling. Darüber hinaus
muss sie natürlich daran denken, welche Rechnung bei
bietet Adlatus professionelle Dienstleistungen
welchem Freizeichner liegt, wie lange bereits und wann
für die Finanz- und Lohnbuchhaltung an.
die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Dass dies
Mit Adlatus haben die Kunden einen starken
schnell zu langen Durchlaufzeiten führt, ist nicht ver-
Partner an ihrer Seite, der ihnen Kostentrans-
wunderlich. Zudem werden Zahlungsfristen nicht immer
parenz und –reduktion ermöglicht und zugleich
eingehalten. Nachdem eine Rechnung schließlich nach
eine Risikoverlagerung vornimmt. Des Weiteren
der Freigabe vorkontiert wurde, geht die Rechnung an
profitieren die Kunden von qualifiziertem und
Adlatus. Hier wird die Rechnung nach möglichen Korrek-
aktuellem Spezialwissen und der Einsparung
turen endlich manuell eingebucht.
von eigenen Ressourcen, die stattdessen für das
Kerngeschäft genutzt werden können.
Meinen Sie, Klara Fall hat wirklich Spass bei der Arbeit?
Ihr eigentlicher Bereich ist die Verwaltung. Aufgrund der
Zusatzbelastung, die durch die Rechnungen entsteht,
bleiben ihre Hauptaufgaben oftmals liegen. Dies muss
Klara Fall natürlich auch vor ihrem Vorgesetzten Rainer
Zufall verantworten.
Professionelle Rechnungseingangslösung für Finanz- und
Lohnbuchhaltungsdienstleister
Bei Adlatus
Seit der Einführung von JobRouter
Adlatus wusste um diese Situation bei seinen Kunden.
Klara Fall sitzt an ihrem Schreibtisch und erledigt ihre
Hinzu kommt, dass gerade das Hotel- und Gaststätten-
Verwaltungsaufgaben. Das E-Mail-Benachrichtigungs-
gewerbe beleganfällige Branchen darstellen und somit
zeichen ertönt – der Eingang einer neuen Nachricht von
einen enormen Verwaltungsaufwand verursachen. Als
JobRouter mit der Information, dass eine neue Aufgabe
Finanz- und Lohnbuchhaltungsdienstleister ist es vor
in der JobRouter-Eingangsbox liegt. Über den Web-
allem das Ziel, die Kunden möglichst zu entlasten. Um zu
browser ist Klara Fall in wenigen Sekunden angemeldet.
einer Ablaufoptimierung zu kommen und tatsächlichen
Dort findet sie die Rechnung in digitaler Form, überprüft
Mehrwert für die Kunden zu schaffen, analysierte man
deren Inhalt, nimmt gegebenenfalls notwendige Kor-
die Prozesse sehr detailliert.
rekturen direkt vor und klickt anschließend auf Senden
Schnell erkannte man die Notwendigkeit eines professi-
– fertig.
onellen Management-Systems, das durch Regelvorgaben
Der Einsatz von JobRouter vereinfacht die Prozesse
Ordnung in die Abläufe bringen sollte. Da jeder Kunde
wesentlich und entlastet Klara Fall deutlich. Keine Pflege
von Adlatus andere Anforderungen hat, war es Voraus-
eines Rechnungseingangsbuches, kein Einholen der
setzung, ein System zu finden, das der Komplexität der
Freigaben, kein Hinterherlaufen von Rechnungen, welche
Prozesse gerecht wird, absolute Prozesskontrolle bietet
bei den Freizeichnern liegen und kein Verpassen von
und zugleich flexibel gestaltbar ist.
Zahlungsfristen.
Das Workflow-Management-System JobRouter schien
das perfekte Werkzeug hierfür zu sein und so entschied
man sich für die Implementierung des neuen Systems. Da
durch die spätere Rechnungsfreigabe zwangsweise auch
die Kunden von Adlatus mit JobRouter arbeiten würden,
musste man auch auf Kundenseite Akzeptanz für dieses
System schaffen. Dies war ganz einfach, indem man den
Mehrwert für den Kunden darstellte: JobRouter sollte die
Unterschriftsmappen, die vorher aufwendig durch das
Unternehmen transportiert werden mussten, ersetzen
und somit als elektronisches Transportsystem im Unternehmen dienen.
Professionelle Rechnungseingangslösung für Finanz- und
Lohnbuchhaltungsdienstleister
Wie das geht?
Die Rechnungen gehen nun direkt bei Adlatus ein und
und Freigabe, wird der Prozess auf Kundenseite beendet
werden von dem Mitarbeiter Arno Nym zuerst einge-
und per Klick wieder an Adlatus zurück gegeben.
scannt, damit diese digital vorliegen. Nach Überprüfung
Dort angekommen, erfolgt eine letzte Nachkontrolle von
der Rechnungsanschrift, kann die Rechnung direkt im
Adlatus, sofern Korrekturen vorgenommen wurden.
JobRouter kontiert werden. Arno Nym klickt anschlie-
Anschließend wird der Beleg in eines der Buchhaltungs-
ßend auch wieder nur auf Senden und der vorkontierte
programme eingelesen. Von nun ab geht der Beleg sei-
Beleg wird anschließend automatisch zu Klara Fall ge-
nen eigenen Weg. Damit ist der aktive Prozess beendet.
schickt. Was sie zu tun hat, wissen wir bereits.
Sobald sie nach der inhaltlichen Kontrolle auf Senden
klickt, gelangt die Rechnung entweder direkt wieder zu
Gut zu wissen
Adlatus oder durchläuft aufgrund von definierten Freiga-
Bei Rechnungen, die monatliche Abschläge verlangen,
beregeln weitere Stationen im Kundenunternehmen.
profitiert Adlatus von der Wiedervorlage-Funktion in
JobRouter. So kann für jede Rechnung ein beliebiges und
„JobRouter bietet meinem Unternehmen absolute
Transparenz und zugleich die Möglichkeit, Unternehmensaktivitäten besser zu planen und zu koordinieren. Ich bin über alle Vorgänge informiert und
kann jederzeit eingreifen, wenn etwas nicht richtig
läuft. Auch unsere Kunden sind von JobRouter
begeistert, da dieses System einen echten Mehrwert
darstellt und den Verwaltungsaufwand drastisch
reduziert. Wir bieten einen besseren Service und
unsere Kunden sind zufriedener, damit stärken wir
maßgeblich die Kundenbindung und sichern uns
so den Unternehmenserfolg.“
Marianne Menck (Geschäftsführerin von Adlatus)
Ist zum Beispiel der Rechnungsbetrag höher als 10.000
regelmäßiges Wiedervorlagedatum festgelegt werden.
Auch hier werden Ressourcen für die Verwaltung eingespart und fristgerechte Zahlungen gewährleistet.
Des Weiteren dient JobRouter als Kontroll-Werkzeug, da
es einen umfassenden Überblick bietet, welche Belege
fehlen, wo sie sich befinden und wann sie gezahlt werden müssen. So werden die aus JobRouter gewonnenen
Daten nicht nur zur Prozessoptimierung, sondern auch
für das Controlling genutzt.
Das Workflow-Management-System JobRouter nimmt
dem Kunden nicht nur ein wesentliches Stück Arbeit
ab, damit dieser sein Hauptaugenmerk nun wieder auf
das Kerngeschäft lenken kann, sondern schafft zudem
100%ige Transparenz und verkürzt die Durchlaufzeiten
um ein Vielfaches.
Euro, wird die Rechnung nach dem Klick von Klara Fall
Adlatus entlastet seine Kunden und kann durch
erst noch zu ihrem Vorgesetzten Rainer Zufall geschickt,
JobRouter ein höheres Dienstleistungsniveau anbieten.
der die Rechnung freigeben muss. Nach finaler Korrektur
Die daraus entstehende Kundenzufriedenheit stärkt wie-
Professionelle Rechnungseingangslösung für Finanz- und
Lohnbuchhaltungsdienstleister
derum die Kundenbindung. Damit schafft sich Adlatus
einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil und sichert sich
Projektdetails
auf diese Weise nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Und: Klara Fall kann sich nun komplett ihren Verwaltungsaufgaben widmen, hat wieder Freude an ihrer Arbeit und
schafft es pünktlich zu ihren Verabredungen.
Kunde: ADLATUS GmbH & Co. KG
Branche: Weitere geplante Projekte
Bereits weitere Prozesse wie das Auftragswesen und der
Abgleich mit Bestellungen stehen als konkrete Projekte
auf dem Plan.
Buchhaltungsdienstleistungen
Mitarbeiter: ca. 16
Geschäftsprozesse: Freigabeworkflow, Kontierungsworkflow
Anwender: alle Mitarbeiter (16) und alle
eingebundenen Kunden
Vorgänge: ca. 150 pro Tag
Datenbank: My SQL
Besonderheiten: Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungssystemen, Integration des Kunden in die
Nutzung von JobRouter
Realisiert wurde das Projekt durch:
L und M Büroinformationssysteme GmbH
in Flintbeck
* Ausschließlich der Geschäftsführerin Marianne Menck
sind alle weiteren Personen frei erfunden.
© WJ&P Systemhaus AG 2011
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