Wenn nicht andere Software, sondern der richtige Partner die beste

PULSION Medical Systems SE
CASE STUDY
Wenn nicht andere Software, sondern der
richtige Partner die beste Lösung ist
Wie ein schnell wachsendes internationales Unternehmen ihr CRM plötzlich wieder erfolgreich einsetzt,
nachdem es eigentlich schon ersetzt werden sollte.
PULSION Medical Systems entwickelt,
produziert und vermarktet seit über
20 Jahren Lösungen für medizinisches
Monitoring. In diesem Zeitraum ist das
Unternehmen sehr schnell gewachsen und hat sich mit verschiedenen
Vertriebsniederlassungen weltweit als
Marktführer etabliert.
Das schnelle Wachstum hatte
seinen Preis
PULSION hat sich zwar schon früh für
Act! als einheitliches CRM-System für
alle internationalen Niederlassungen
entschieden, aber durch das schnelle
Wachstum hat jedes Land zunächst mit
einer eigenen nationalen Datenbank
gearbeitet. Denn die jeweiligen Vertriebsmitarbeiter wollten die Software
natürlich in ihrer eigenen Sprache bedienen können.
Dadurch stand das Unternehmen vor
der Schwierigkeit, alle Änderungen in jeder einzelnen Datenbank nachzuziehen.
Keine der Datenbanken war deswegen
immer auf dem neuesten Stand. Technische Beschränkungen führten dazu,
dass Kunden mehrfach kopiert werden
mussten, um alle verkauften Produkte
und Testgeräte zu dokumentieren. Die
Systeme haben sich dadurch immer weiter auseinander entwickelt und wurden
letztlich ineffizient.
Der Mehrwert von CRM war plötzlich weg
Eine neue Software oder ein neuer
Partner?
nahtlos mit dem optimierten System loslegen können.
PULSION entschied sich zunächst für
eine ganz andere CRM-Software und
gab dafür auch das nötige Budget frei.
Damit die Datenübernahme in das
neue System auch vernünftig klappen
sollte, engagierte das Unternehmen
dafür statt des alten Partners, lieber die
CRMADDON Factory GmbH. Während
der zahlreichen Telefonkonferenzen
stellte sich allerdings mehr und mehr
heraus, dass die neue CRM-Software
die gewünschten Funktionen gar nicht
enthielt, oder diese nur umständlich
implementiert werden konnten, die
aber in Act! schon vorhanden und leicht
zu integrieren waren. So traf PULSION
die mutige Entscheidung, die geplante
Umstellung des CRM-Systems auf eine
neue Software abzubrechen und lieber
mit einem kompetenteren Act!-Partner
die vorhandene Umgebung auf Vordermann zu bringen.
Zum Stichtag, ein Donnerstag, wurden
dann alle länderspezifischen Datenbanken eingefroren und in einer einzigen
großen Datenbank zusammengeführt
sowie alle Anpassungen und Addons
integriert. Schon am Montag waren die
Vertriebsteams bei PULSION mit Act!
wieder zu 100% produktiv im Einsatz.
Einen Partner finden, der gut zuhören
kann und mit Herausforderungen
umgehen kann
Für PULSION war es wichtig mit einem
Partner zusammenzuarbeiten, der auch
die Erfahrung hat, Umstellungen auch in
laufenden Systemen mit hoher Verfügbarkeit gewährleisten zu können. Und
das auch innerhalb eines sehr sportlichen
Zeitrahmens. Nach einer intensiven Problemanalyse wurde ein konkreter Lösungsvorschlag von CRMADDON Factory GmbH
erarbeitet und PULSION vorgestellt. Das
Projekt sollte Mitte November beginnen
und nur wenige Wochen später, bis Heilig
Abend, abgeschlossen sein. Und das im
Jahresendgeschäft.
Durch die mehrfach angelegten Kunden
waren keine vernünftigen Suchergebnisse mehr zu erwarten. Das betraf auch
die für den Vertrieb so wichtigen Auswertungen. Die fehlende hierarchisch
abgebildete Unternehmensstruktur der Gezieltes Vorgehen
jeweiligen Kundenunternehmen behinderte die effektive After-Sales-Betreu- In Zwischenschritten wurden Testmigraung. Der Mehrwert eines CRM-Systems tionen über virtuelle Testmaschinen auf
war für PULSION an diesem Punkt nicht einer VMware erprobt und konnten so
mehr gegeben und sie machten sich zu- ausführlich vom Kunden geprüft werden.
Max Mustermann
nächst auf die Suche nach einer
neuen Gleichzeitig wurden die AdministratoLösung.
ren und Benutzer geschult, damit diese
BARC-Guide Customer Relationship Management 2016
Mut für Entscheidungen
Es dauerte nur vier Wochen vom ersten
Briefing, über die Analyse, bis hin zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts. Der
Geschäftsführer von PULSION war mit
dem Projektverlauf sehr glücklich, weil er
mit Hilfe der CRMADDON Factory GmbH
nicht nur sein geschätztes CRM-System
Act! behalten und damit den hohen Kostenfaktor für eine komplette Umstellung
sparen konnte, sondern weil auch seine
Bedürfnisse zukunftssicher umgesetzt
wurden. Besonders erleichtert war er
aber darüber, dass sein Vertriebsteam
durch den reibungslosen Ablauf, trotzdem das Jahresziel erreichte.
Was Unternehmen daraus lernen sollten
Gerade für schnell wachsende Unternehmen gilt es, nicht nur die Hardware
immer auf dem aktuellsten Stand zu
halten, sondern auch die wachsenden
Fähigkeiten der Softwaretools konsequent zu nutzen. Dazu ist es wichtig,
immer mit dem jeweiligen Softwarelieferanten in Kontakt zu bleiben, denn
oft sind Wünsche und Anforderungen in
Programmen leicht erfüllbar, wenn man
diese nur rechtzeitig dem jeweiligen
Softwarepartner kommuniziert. Denn
für die richtige Software braucht man
auch den richtigen Partner.
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