Ausschreibung IT-Services für SAP System Die
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Ausschreibung IT-Services für SAP System Die Deutsche Welthungerhilfe e. V., ist eine konfessionell und politisch unabhängige, gemeinnützige und nichtstaatliche Hilfsorganisation der Entwicklungszusammenarbeit und der Nothilfe. Seit ihrer Gründung im Jahr 1962 hat sie mit rund 2,4 Milliarden Euro über 6700 Hilfsprojekte in 70 Ländern Afrikas, Lateinamerikas und Asiens durchgeführt. Die Welthungerhilfe trägt das Spenden-Siegel des Deutschen Zentralinstituts für soziale Fragen (DZI).Unsere Vision ist eine Welt, in der alle Menschen die Chance haben, das Recht auf ein selbstbestimmtes Leben in Würde und Gerechtigkeit wahrzunehmen, frei von Hunger und Armut. Die Welthungerhilfe betreibt ein SAP-System auf eigenen Servern im Hause und SAP-HR als ASP bei einem Hosting Partner. Interessenten werden hiermit gebeten, entsprechend der nachfolgenden Terms of Reference für IT-Services für den Betrieb des SAP-Systems der Welthungerhilfe ein entsprechendes Angebot anzugeben. 1. Anzubietende Leistungen: 1.1. Abrufleistungen auf Basis eines Stundensatzes „Abruf‘ bedeutet die schriftliche Anfrage vom Auftraggeber unter konkreter und abschließender Beschreibung der erforderlichen Einzelleistung. Für Leistungen, die in Zusammenhang mit Desktop Services oder Backoffice & Communication Services erbracht werden, kann ein Abruf auch telefonisch, per E-Mail oder Fax beim Service Desk angefragt werden (siehe Kapitel Service Desk). Für einen Abruf ist - soweit erforderlich - Leistungsgegenstand, Leistungsumfang, der genaue Leistungsinhalt, Zeitpläne, Leistungsorte, fachliche und technische Rahmenbedingungen, besondere Mitwirkungspflichten vom Auftraggeber anzugeben. Die Vereinbarung über die verpflichtende Leistungserbringung steht unter dem Vorbehalt der schriftlich zu erklärenden Annahme oder hilfsweise der tatsächlichen Durchführung durch den Auftragnehmer. Der Auftraggeber kann eine Aufwandsschätzung des Leistungsabrufes beauftragen. Die Schätzung des Aufwandes in dem Abruf ist unverbindlich und kann hinter dem tatsächlichen Aufwand zurückbleiben, es sei denn, dass der Auftraggeber eine verbindliche Aufwandsschätzung verlangt. Leistungen“ sind alle Dienst- und Werkleistungen, die einzelvertraglich schriftlich vereinbart sind und unter den Bedingungen dieses Vertrages erbracht werden sollen. Das nachstehend aufgeführte Produktportfolio bietet der Auftragnehmer für Dienstleistung und Beratung an. Der Auftragnehmer erbringt Dienstleistung und Beratung aufgrund von Abrufen unter anderem und insbesondere für folgende Leistungen: Standard Software (SAP) Bei Standard Software handelt es sich um Anwendungen, bei denen in hohem Maße Geschäftsabläufe über Parametrisierungen/Customizing der Software eingerichtet werden. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben eine langjährige Erfahrung und ausgezeichnete Kompetenz. Nachfolgend ist eine Auswahl möglicher Leistungen aufgeführt: • Prozessberatung • Erstellung von Konzepten • Customizing von Geschäftsvorfällen • Entwicklung von Add Ons • Entwicklung von Modifikationen • Entwicklung von Auswertungen • Erstellen von Schnittstellen • Fehleranalysen, Unterstützung des Endanwenders • Schulungen Kundenindividuelle Entwicklungen (z.B. Internet, Intranet, Web Applikationen) Nachfolgend ist eine Auswahl möglicher Leistungen aufgeführt: • Prozessberatung • Erstellung von Konzepten • Entwicklung von Geschäftsvorfällen • Änderung/Erweiterung von Geschäftsvorfällen • Entwicklung von Auswertungen • Erstellung von Schnittstellen • Fehleranalysen, Unterstützung des Endanwenders • Schulungen Betrieb Anwendungssysteme Bestandteil dieser Leistungen ist SAP-HR. Dieses System läuft auf Rechnern des Auftragnehmers. Verfügbarkeit und Performance sind anzubieten. Ferner ist die Kompetenz des Auftragnehmers im Betrieb dieses Systems darzulegen. Das Angebot umfasst u.a. folgende Leistungen • Beratung Systemkonfigurationen • Beratung zu Security • Installation • Performanceanalysen • Systemerweiterungen • Software Upgrade • Kopien (z.B. Systeme, Mandanten) • Erstellung von Dokumentationen 1.2. Betrieb von SAP-HR als SaaS 1.3. Basis-System-Management der SAP-Systeme, die in der Welthungerhilfe installiert sind, mit einer garantierten Verfügbarkeit der Systeme und Reaktions- / Lösungszeiten über „Remote ITService-Providing“ (RISP) Die Remote-Dienstleistung im Rahmen von RISP umfasst sowohl die Ermittlung als auch die Behebung kritischer Systemzustände. Im Einzelnen werden erbracht: Remote Monitoring der SAP-Systemlandschaft (Produktion und Test auf getrennter Hardware) Erkennung und Reporting von Systemproblemen Protokollierung von Abweichungen der Performance- und Kapazitätsdaten von den definierten Sollwerten. Die Messwerte werden je nach Bedarf stündlich, halbtäglich oder täglich erhoben. Remote Monitoring der Verfügbarkeit und Auslastung der SAP-Systeme Remote Konfiguration der Systemparameter Ferndiagnose zur Erkennung von Systemproblemen Nachweis der durchgeführten Tätigkeiten zur Fehlerbehebung Erstellen eines monatlichen Reports inkl., tabellarischer und graphischer Aufbereitung der Daten Die Ursachen für Alarmmeldungen werden per Fernwartung behoben. Ist eine Fehlerbehebung per Fernwartung nicht möglich, werden unverzüglich geeignete Gegenmaßnahmen entwickelt und dem von DWHH zu benennenden Ansprechpartner per E-Mail mitgeteilt und mit diesem abgestimmt. Aufgabenverteilung zu RISP Welthunge Auftragnehme r-hilfe r in Monatspauschale enthalten Auftragnehmer nach Aufwand x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Leistungsinhalt Systembetrieb und Operating Kontrolle der Betriebssystemlogs, Fehlereingrenzung und -behebung Kontrolle der Filesysteme und logical Volurnes Erweiterung der Filesysteme und logical Volumes Tapemanagement (Bandwechsel, externe Lagerung) Systemnahes Drucker-Management (Druckerdefinition, Betreuung) Datenbank Table-Space-Erweiterungen Verteilung des physischen Plattenplatzes Anpassung der Filesysteme System-Tuning Systemsicherungen Systemsicherungen (Durchführung und Überwachung) nach Bedarf, mindestens jedoch bei Systemänderungen Bereitstellung der erforderlichen Bänder für definierte Sicherungsfrequenz Datensicherungen/Frequenz und Aufbewahrungsdauer Tagessicherungen Wochensicherungen Monatssicherung Jahressicherungen Ausgelagerter Datensafe in einem baulich getrennten Gebäudeabschnitt Bereitstellung der erforderlichen Bänder für die definierte Sicherungsfrequenz Systemmanagement Hardware-Beschaffung Verwaltung der Hardware-Komponenten Hardware und Software Wartung x x x X x x x X X X X X X X x X x x X x x x x x x x X x X X X X x Abschluss Wartungsverträge Erstellen und Pflege der Systemdokumentation Berechtigungsadministration auf Betriebssystemebene Berechtigungsadministration auf Applikationsebene Einstellen und Tuning von SAP R/3-Profiparametern und Betriebsarten Einrichten und Pflege der Transportsysteme Installation und Wartung der zertifizierten BackupSchnittstelle Datenbank-Tuning und Performance Management Einstellen und Überwachen Datenbankjobs Datenbank Space Management Datenbank Restore und Recovery im Bedarfsfall mySAP.com Berechtigungskonzept Technologie Upgrades während der Vertragslaufzeit Datenbank und Table Space Reorganisation Monitoring Installation Überwachung der applikationsbezogenen Schnittstellen von/zu SAP-R/3 (nur funktional) Installation Überwachung der applikationsbezogenen Schnittstellen von/zu SAP-R/3 (inhaltlich) Analyse von System Dumps (Betriebssystemebene) Kontrolle und periodisches Löschen von Hardwareund System-Logdateien Langzeitbeobachtung der Systemkomponenten und Antwortzeiten Überwachung der SAP R/3-Verbuchung Überwachung der SAP R/3-Workprozesse Monitoring der Antwortzeiten und Verfügbarkeit Überwachung der Datenbank Oracle Jobmanagement Einplanung und Einrichtung der Applikations-Jobs Monitoring der Applikations-Jobs Überwachung Einplanung und Steuerung des Basisjobs Installation und Wartung eines externen Job Scheduling Systems Applikations-Support Betreuung und Pflege der applikationsnahen Parameter und Definitionen Applikationstuning Informationsmanagement Abstimmung der geplanten Systemstillstände und rechtzeitige Information an die definierten Benutzer Change Management Auf Initiative des Kunden: Durchführung von SAP R/3Transporten Auf Initiative des Kunden: Einspielen von SAP R/3 Support Packages durch SAP R/3 Basis Einpflegen von SAP R/3 Basis-Hinweisen x Einspielen von SAP R/3 Kernel Patches Auf Initiative des Kunden: SAP R/3 Sprachenimpotz SAP R/3 Release Upgrade (Basisdientstleistung) Einspielen von Subsystem Pataches (z.B. Driver für Tape-Dienst) Betriebssystem-, DB- und Subsystem-Upgrades Abgleich der SPDD und SPAU Einplfegen von sonstigen SAP-Hinweisen (nicht Support-Pachages) Datenübernahme aus Fremdsystemen in das R/3System (Takeup and Hand-over) Installationsmanagement Betriebssystem Installation SAP R/3 Basis-Installation Installation, Customizing und Betreuung von SAP R/3Add-Ons Schnittstellen, externe Server Elektronischer Datenversand Support außerhalb der Servicezeiten Die personelle Besetzung einer Funktionsgsruppe bzw. System-Management-Aktivitäten außerhalb der Systemzeiten bzw. erweiterten Systemzeiten x x x X x x x x x x x x x Termine Im Regelfall sind Vereinbarungen über den Zeitpunkt der Leistungserbringung etc. nicht verbindlich. Verbindliche „Termine“ sind die einvernehmlich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer schriftlich abzustimmen Subunternehmerleistungen Der Auftragnehmer kann zur Vertragserfüllung Leistungen/Produkte/Services Dritter einbeziehen Regelmäßige Arbeitszeit Die „regelmäßige Arbeitszeit“ entspricht, sofern in den einzelvertraglichen Vereinbarungen nicht abweichend geregelt, der normalen Arbeitszeit von montags bis freitags zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen sowie am 24.12. und 31.12. eines jeden Jahres. 2. Installierte IT-Anwendungsprogramme / SAP Module ITAnwendung 1 2 3 4 Produktname SAP-FI SAP-CO SAP-TV SAP-MM Zweck Schnittstellen Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung Controlling Reisekostenabrechnung Einkauf und Logistik MFplus, PIAP, SAP-CO, SAPTV, SAP-HR, SAP-BW, SAPMM, Bankensoftware Cotel und SFirm PIAP, SAP-FI, SAP-BW sd.travel, SAP-FI, SAP-BW SAP-FI, SAP-BW SAP-HR (SaaS) Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Orgmanagement 7 SAP-PM Vertragsverwaltung / ITInfrastrukturverwaltung / Incident Management SAP-MM 8 9 Finanzmittelverwaltng / LiquiditySAP-Liquid Planner Planner SAP-FI, PIAP SAP-ESS Employee-Self-Service SAP-HR, SAP-Cats 6 10 SAP-BW Datawarehouse 11 SAP-Portal Portal für alle SAPBrowseranwendugnen (ESS/BW/MM) 12 SAP-Mfplus Fundraising und Spendenverwaltung 13 SAP-Cats 14 SAP-PI Arbeitszeitaufschriebe Prozessintegration Lotus Notes / SAP Reisekostenmanagemenet SAP-FI, PIAP, SAP-BW SAP-Fibu, SAP-HR, SAP-CO, SAP-MM, SAP-BW, SAP-ESS, SAP-Portal SAP-Fibu, ELKOVorkorrektur, Adressprüfung Online-Spenden und EventSpenden, Import- und Export-Schnittstellen für externe Dienstleister SAP-ESS, SAP-Portal, SAP-HR, SAP-CO sd.travel, SAP-TV 3. Betriebsart lfd. Nr. 6 lfd. Nr. 10-11 lfd. Nr. 1-5, 79, 12-14 SaaS (2 Instanzen) Produktivinstanz (dedizierte Hardware), Testinstanz (virtualisiert auf VMWare) Produktivinstanz (dedizierte Hardware), Test- und Qualitätssicherungsinstanz (virtualisiert auf VMWare) 4. Eckdaten der SAP-Umgebung in der Welthungerhilfe: 1. 2. 3. 4. Anzahl der User im SAP-FI: 50 ab 2015 Anzahl der User in SAP-MFplus 100 Anzahl der User in SAP-HR: 17 SAP User und 365 ESS User Anzahl der Mitarbeiter, die in SAP-HR verwaltet und Gehaltsabrechnung erstellt werden: 365 5. Anzahl der Mitarbeiter, zu denen nur die Stammsätze erfasst werden: 2.300 ab 2015 5. Anforderungen an den Anbieter: Die Welthungerhilfe ist bestrebt kein Unternehmen in wirtschaftliche Abhängigkeit zu bringen. Daher setzen wir voraus, dass anbietenden Firmen über einen Jahresumsatz von mindestens dem fünffachen Wert des abgegebenen Angebots verfügen. Die Welthungerhilfe behält sich vor, das zu überprüfen. Nachgewiesene Erfahrung im SAP Umfeld. 6. Vorlage von Angeboten Senden Sie bitte Ihr Angebot bis zum 22.08.2014 (10:00 Uhr) per E-Mail oder Post an: Deutsche Welthungerhilfe e.V. z.Hd. Herr Frank Marquard Ausschreibung IT-Services für SAP System Friedrich-Ebert-Str. 1 53173 Bonn E-Mail: [email protected] 7. Abschluss des Vertrages Im nichtöffentlichen Verfahren wird die Deutsche Welthungerhilfe e.V. eingehende Angebote sichten und bewerten. Die Auswahl eines Vertragspartners erfolgt nicht zwingend nach günstigsten Angebot, sondern nach insgesamt bestem Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren ist kostenlos, aus der Teilnahme können bis Vertragsabschluss gegenseitig keine Rechtsansprüche hergeleitet werden. Die Deutsche Welthungerhilfe e.V. behält sich vor diese Ausschreibung aufzuheben. Bieter werden in diesem Fall über die Aufhebung des Vergabeverfahrens unter Bekanntgabe der Gründe unverzüglich benachrichtigt. 8. Sonstiges Technische Fragen und Fragen zu den Serviceleistungen sind zu richten an: Deutsche Welthungerhilfe e.V. Herr Norbert Albersmann Friedrich-Ebert-Str. 1 53173 Bonn Email: [email protected] Kaufmännische Fragen sind zu richten an: Deutsche Welthungerhilfe e.V. Herr Frank Marquard Friedrich-Ebert-Str. 1 53173 Bonn Email: [email protected]
