Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation

Einsparpotenziale in der
Technischen Dokumentation
Kürzere Time-to-Markets, zunehmend komplexer werdende Produkte
und eine wachsende Sprachenvielfalt sind die Herausforderungen, mit
denen international agierende Unternehmen im Rahmen der Dokumentationserstellung konfrontiert sind. Ziel ist, dass die Technische
Dokumentation leicht zu pflegen, strukturiert aufgebaut und modular
wiederverwendbar ist. So können die Kosten für die Erstellung und
die anschließende Übersetzung so gering wie möglich gehalten
werden. Dieses White Paper beschreibt, wie Unternehmen dies durch
Softwareunterstützung erreichen können.
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Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015
Inhalt
Kostenoptimierung beginnt vor dem Übersetzen
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Terminologiemanagement – denselben Begriff
einheitlich nutzen
....................................... Seite 3
Redaktions- und Translation-ManagementSystem nahtlos verbinden
....................................... Seite 3
Fazit
....................................... Seite 4
Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015
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Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation
Während der Konstruktion und Fertigstellung einer Maschine
oder Anlage entstehen in unterschiedlichen Abteilungen
zahlreiche Informationen, die für die Technische Dokumentation relevant sind. Für Technische Redakteure ist es wichtig, diese möglichst zeitnah zu erhalten und nicht erst dann,
wenn der Ausliefertermin unmittelbar bevorsteht. Deshalb
sollte die interne Informationsbeschaffung gut koordiniert
sein, insbesondere zwischen dem Redakteur und der Entwicklung bzw. dem Produktmanagement, um den zeitlichen
Aufwand für mögliche Korrekturen von Anfang an möglichst
gering zu halten.
Die gute Nachricht ist, dass in der Regel neu konzipierte
Maschinen oder Anlagen aus Komponenten bestehen, die
bereits dokumentiert worden sind (Stichwort: Variantenvielfalt). Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die bereits vorhandenen und übersetzten Beschreibungen mehrfach zu nutzen
und die Dokumentation modular aufzubauen. Bei der Umsetzung der Informationen in aussagekräftige, klar strukturierte,
übersichtliche Dokumentationen helfen dem Redakteur
Referenzmaterialien, Redaktionsleitfäden sowie Styleguides.
In diesen sind Aufbau, Gliederungen und Gestaltungselemente definiert. Sie tragen zur visuellen und sprachlichen
Vereinheitlichung der Unterlagen bei.
Eine weitere wesentliche Anforderung an die Technische
Dokumentation ist, dass diese eine fehlerhafte Bedienung des
Produktes ausschließt und damit das Haftungsrisiko reduziert. Zusätzlich muss sie gesetzliche Regularien erfüllen, wie
sie beispielsweise in der Maschinenrichtlinie hinterlegt sind.
Dennoch sollte die Technische Dokumentation nicht als lästiges Übel angesehen werden, sondern vielmehr als Instrument, mit dem Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden
steigern können.
Kostenoptimierung beginnt
vor dem Übersetzen
Maximale Effizienz bei der Erstellung multilingualer Inhalte
fängt bereits beim Quelltext an. Wird dieser modular in einem
Redaktionssystem erfasst, können Inhalte mit weniger Aufwand für unterschiedliche Medien produziert und Abschnitte
wiederverwendet werden. Ein Plug-In zur Autorenunterstützung kann weiterhin zu einem gut vorbereiteten übersetzungsgerechtem Quelldokument beitragen. Hier kann
beispielsweise hinterlegt werden, wie die Elemente der zu
Grunde liegenden Dokumententypdefinition (DTD) bei einer
folgenden Sprachprüfung behandelt werden sollen. Darüber
hinaus prüft sie regelbasiert Rechtschreibung, Terminologie
und Grammatik sowie stilistische Vorgaben wie die Einhaltung
maximaler Satzlängen, so dass die Textqualität gesichert und
verbessert wird. Schließlich sorgt die Autorenunterstützung
dafür, dass Redakteure Formulierungen wiederverwenden
können, für die bereits Übersetzungen vorliegen.
Eine einheitliche Wortwahl kann durch ein Terminologiesystem gesichert werden, in dem der gesamte Fachwortschatz
eines Unternehmens definiert und gepflegt wird. Hier können z. B. auch Zusatzinformationen zur Verwendung eines
Terms hinterlegt werden. Auf diese Weise wird nicht nur die
Textqualität optimiert, sondern auch der nachfolgende Übersetzungsaufwand drastisch gesenkt. Durch eine systemgestützte Vereinheitlichung der verwendeten Formulierungen
können international agierende Unternehmen und Organisationen schon bei der Erstellung von Handbüchern, Marketingunterlagen etc. die Voraussetzung für schnelle und kostengünstige Übersetzungen in die jeweiligen Zielsprachen
schaffen. Neben der Arbeit mit entsprechenden Technologien
können Redakteure zusätzlich durch einige einfache Regeln
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Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015
bei der Texterstellung spätere Übersetzungsaufwände verrin- Erscheinungsbild eines Unternehmens und seiner Produkte
gern und die Dokumente für eine spätere computergestützte nach außen, sondern wird – zumal bei einer steigenden
Übersetzung optimieren:
Zahl von zu übersetzenden Sprachen – auch immer mehr
zum Kostenfaktor. Schon 100 Fachbegriffe in je zwei Vari»» Da ein harter Zeilenumbruch (Absatzmarke) von sol- anten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu 4.000 statt der
chen unterstützenden Systemen stets als Segmentende eigentlich benötigten 2.000 Benennungen. Für Unternehinterpretiert wird, sollte er innerhalb von Sätzen vermie- men ergeben sich aus der vereinheitlichten Terminologie in
den werden. Andernfalls können keine Vorschläge zur Wie- der Technischen Dokumentation somit folgende Vorteile:
derverwendung angeboten werden. Auch auf weiche oder
manuelle Zeilenumbrüche (Strg+Enter) sollte man verVorteile einheitlicher Terminologie
zichten, denn sie werden nicht als Segmentende erkannt
»» Erhöhte Sicherheit
und machen eine manuelle Nachbearbeitung durch den
»» Erleichterte Handhabung
Übersetzer notwendig.
»» Ebenfalls sollten keine Seitenumbrüche im Quelltext
»» Senkung der Schulungs- und Betriebskosten
»» Steigerung der Zufriedenheit
verwendet werden. Schließlich ist die Länge des übersetz»» Geringere Übersetzungskosten
ten Textes nicht vorhersehbar. Eine abschließende Formatierung hinsichtlich der Seitendarstellung wird idealerweise
erst nach der Übersetzung vorgenommen. Dies gilt auch Nicht nur die Technische Dokumentation profitiert von einer verfür Einrückungen, die nicht mit Leerzeichen, sondern über bindlichen Terminologie. Weitere, übergreifende Vorteile sind:
Tabulatoren oder Einzüge erfolgen sollten.
»» Es ist empfehlenswert, eine konsistente Wortwahl und »» Erleichterte, weil eindeutige Kommunikation, sowohl
korrekte Abkürzungen zu verwenden. In einem Terminolo- intern als auch extern
giesystem kann der gesamte Fachwortschatz eines Unter- »» Konsistente Übersetzungen
nehmens gepflegt und z. B. auch Zusatzinformationen zur
»» Nutzbarkeit der Terminologie auch für Marketing/
Verwendung eines Terms hinterlegt werden.
Vertrieb und Verträge
»» Reduzierung von Rückfragen und Supportbedarf
Terminologiemanagement –
denselben Begriff einheitlich nutzen
»» Erleichterung bei Service- und Wartungsarbeiten
»» Verbesserung der Produktakzeptanz
»» Langfristige Einsparung von Ressourcen und Kosten
Turnschuh oder Sportschuh, Schraubenzieher oder Schraubendreher – die richtige Wortwahl lässt viel Raum für Interpretationen. Und weil Terminologie vom Vertrieb und Marketing
über die Produktdokumentation bis hin zur Geschäftsleitung
Redaktions- und Translation-Managementüber alle Unternehmensbereiche hinweg eingesetzt wird, ist
System nahtlos verbinden
der terminologische Variantenreichtum entsprechend groß.
Doch wenn derselbe Begriff immer mit den gleichen Wor- Wie bereits oben erwähnt, setzen sich neu entwickelte Proten benannt wird, prägt dies nicht nur ganz maßgeblich das dukte in der Regel aus bereits vorhandenen Bauteilen zusam-
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men. Der Entwicklungsingenieur ergänzt diese um zusätzliche Varianten. Dieses Prinzip sollte sich auch die Technische
Dokumentation zu eigen machen. Voraussetzung dafür ist eine
modulare Dokumentation. Deshalb sind Redaktionssysteme,
die für die Erstellung Technischer Dokumentationen verwendet
werden, so aufgebaut, dass einzelne Beschreibungen, Warnhinweise und andere Elemente autark abgelegt sind und der
Autor auf diese zugreifen kann. Der Umfang dieser „Textbausteine“ orientiert sich an den jeweiligen Produkten und kann
aus einzelnen Sätzen oder ganzen Absätzen bestehen. Diese
Modularisierung ist ein zentraler Aspekt, der die Wiederverwendung bereits übersetzter Texte ermöglicht. Lediglich neue
oder geänderte Textpassagen werden übersetzt. Für die systematische Strukturierung und den plattformübergreifenden
Austausch von Inhalten ist XML aus der Technischen Dokumentation nicht mehr wegzudenken. Das medienneutrale
Datenformat dient als Basistechnologie für Single Source
Publishing und ebenso als Grundlage für Industriestandards
wie DITA. Von der Webseite über Katalogdaten bis hin zu Preund Aftersales-Literatur werden die Inhalte aus unterschiedlichsten Quellen und für die unterschiedlichsten Medien in
XML gehalten.
Das Zusammenspiel der beiden Welten wird schneller und
besser, wenn das Redaktionssystem und das TranslationManagement-System integriert sind. Der Übersetzungsfilter im
Redaktionssystem identifiziert die Inhalte, die noch nicht in der
Zielsprache vorliegen. Diese werden dann zusammen mit den
Kontextinformationen und Metadaten, wie Angaben zu Zielsprachen und Fachgebieten, an das Translation-ManagementSystem übergeben. Dadurch wird der Bearbeitungsworkflow
automatisch angestoßen. Die zuständigen Übersetzer erhalten die Texte und dazugehörige Informationen, wie eventu-
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elle Referenz- und Kontextmaterialien sowie Angaben zu den
Zielsprachen, Endterminen und Qualitätssicherungskriterien,
direkt über das System. Auch die Lektoren können zu diesem
Zeitpunkt bereits einbezogen und über den bevorstehenden
Korrekturdurchlauf informiert werden. Um über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu sein, kann der Projektmanager jederzeit durch einen Übersetzungsreport den aktuellen
Status abfragen. Durch die nahtlose Anbindung kann auch der
Redakteur die Statusinformationen des Projekts in der jeweiligen Redaktionsumgebung einsehen. Diese Möglichkeiten sorgen für maximale Transparenz über die gesamte Projektlaufzeit.
Die fertig übersetzten Texte können abschließend automatisiert
wieder in das Redaktionssystem übernommen werden.
Fazit
Die Berührungspunkte von Redaktions- und TranslationManagement-Systemen sind ebenso vielfältig wie die
Ansatzpunkte zur Integration beider Welten. Sie reichen vom
nahtlosen Datenaustausch über die systemübergreifende
Prozess- und Workflowsteuerung bis hin zur übersetzungsgerechten Quelltext-Erstellung. Deren reibungsloses Zusammenspiel wirkt sich ebenso positiv auf Aufwände und Übersetzungskosten aus wie auf Durchlaufzeiten und die Qualität
der Ergebnisse. Elementare Voraussetzung dafür ist, dass die
eingesetzten Tools auf beiden Seiten über offene Schnittstellen
verfügen. Der Across Language Server beispielsweise zählt zu
den führenden TMS und verfügt über Schnittstellen zu zahlreichen Redaktionssystemen. Es lohnt sich in jedem Fall, die
Technische Dokumentation auf Einsparpotenziale hin zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen.