Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation
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Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation Kürzere Time-to-Markets, zunehmend komplexer werdende Produkte und eine wachsende Sprachenvielfalt sind die Herausforderungen, mit denen international agierende Unternehmen im Rahmen der Dokumentationserstellung konfrontiert sind. Ziel ist, dass die Technische Dokumentation leicht zu pflegen, strukturiert aufgebaut und modular wiederverwendbar ist. So können die Kosten für die Erstellung und die anschließende Übersetzung so gering wie möglich gehalten werden. Dieses White Paper beschreibt, wie Unternehmen dies durch Softwareunterstützung erreichen können. 1 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015 Inhalt Kostenoptimierung beginnt vor dem Übersetzen ....................................... Seite 2 Terminologiemanagement – denselben Begriff einheitlich nutzen ....................................... Seite 3 Redaktions- und Translation-ManagementSystem nahtlos verbinden ....................................... Seite 3 Fazit ....................................... Seite 4 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015 2 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation Während der Konstruktion und Fertigstellung einer Maschine oder Anlage entstehen in unterschiedlichen Abteilungen zahlreiche Informationen, die für die Technische Dokumentation relevant sind. Für Technische Redakteure ist es wichtig, diese möglichst zeitnah zu erhalten und nicht erst dann, wenn der Ausliefertermin unmittelbar bevorsteht. Deshalb sollte die interne Informationsbeschaffung gut koordiniert sein, insbesondere zwischen dem Redakteur und der Entwicklung bzw. dem Produktmanagement, um den zeitlichen Aufwand für mögliche Korrekturen von Anfang an möglichst gering zu halten. Die gute Nachricht ist, dass in der Regel neu konzipierte Maschinen oder Anlagen aus Komponenten bestehen, die bereits dokumentiert worden sind (Stichwort: Variantenvielfalt). Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die bereits vorhandenen und übersetzten Beschreibungen mehrfach zu nutzen und die Dokumentation modular aufzubauen. Bei der Umsetzung der Informationen in aussagekräftige, klar strukturierte, übersichtliche Dokumentationen helfen dem Redakteur Referenzmaterialien, Redaktionsleitfäden sowie Styleguides. In diesen sind Aufbau, Gliederungen und Gestaltungselemente definiert. Sie tragen zur visuellen und sprachlichen Vereinheitlichung der Unterlagen bei. Eine weitere wesentliche Anforderung an die Technische Dokumentation ist, dass diese eine fehlerhafte Bedienung des Produktes ausschließt und damit das Haftungsrisiko reduziert. Zusätzlich muss sie gesetzliche Regularien erfüllen, wie sie beispielsweise in der Maschinenrichtlinie hinterlegt sind. Dennoch sollte die Technische Dokumentation nicht als lästiges Übel angesehen werden, sondern vielmehr als Instrument, mit dem Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden steigern können. Kostenoptimierung beginnt vor dem Übersetzen Maximale Effizienz bei der Erstellung multilingualer Inhalte fängt bereits beim Quelltext an. Wird dieser modular in einem Redaktionssystem erfasst, können Inhalte mit weniger Aufwand für unterschiedliche Medien produziert und Abschnitte wiederverwendet werden. Ein Plug-In zur Autorenunterstützung kann weiterhin zu einem gut vorbereiteten übersetzungsgerechtem Quelldokument beitragen. Hier kann beispielsweise hinterlegt werden, wie die Elemente der zu Grunde liegenden Dokumententypdefinition (DTD) bei einer folgenden Sprachprüfung behandelt werden sollen. Darüber hinaus prüft sie regelbasiert Rechtschreibung, Terminologie und Grammatik sowie stilistische Vorgaben wie die Einhaltung maximaler Satzlängen, so dass die Textqualität gesichert und verbessert wird. Schließlich sorgt die Autorenunterstützung dafür, dass Redakteure Formulierungen wiederverwenden können, für die bereits Übersetzungen vorliegen. Eine einheitliche Wortwahl kann durch ein Terminologiesystem gesichert werden, in dem der gesamte Fachwortschatz eines Unternehmens definiert und gepflegt wird. Hier können z. B. auch Zusatzinformationen zur Verwendung eines Terms hinterlegt werden. Auf diese Weise wird nicht nur die Textqualität optimiert, sondern auch der nachfolgende Übersetzungsaufwand drastisch gesenkt. Durch eine systemgestützte Vereinheitlichung der verwendeten Formulierungen können international agierende Unternehmen und Organisationen schon bei der Erstellung von Handbüchern, Marketingunterlagen etc. die Voraussetzung für schnelle und kostengünstige Übersetzungen in die jeweiligen Zielsprachen schaffen. Neben der Arbeit mit entsprechenden Technologien können Redakteure zusätzlich durch einige einfache Regeln 3 Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015 bei der Texterstellung spätere Übersetzungsaufwände verrin- Erscheinungsbild eines Unternehmens und seiner Produkte gern und die Dokumente für eine spätere computergestützte nach außen, sondern wird – zumal bei einer steigenden Übersetzung optimieren: Zahl von zu übersetzenden Sprachen – auch immer mehr zum Kostenfaktor. Schon 100 Fachbegriffe in je zwei Vari»» Da ein harter Zeilenumbruch (Absatzmarke) von sol- anten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu 4.000 statt der chen unterstützenden Systemen stets als Segmentende eigentlich benötigten 2.000 Benennungen. Für Unternehinterpretiert wird, sollte er innerhalb von Sätzen vermie- men ergeben sich aus der vereinheitlichten Terminologie in den werden. Andernfalls können keine Vorschläge zur Wie- der Technischen Dokumentation somit folgende Vorteile: derverwendung angeboten werden. Auch auf weiche oder manuelle Zeilenumbrüche (Strg+Enter) sollte man verVorteile einheitlicher Terminologie zichten, denn sie werden nicht als Segmentende erkannt »» Erhöhte Sicherheit und machen eine manuelle Nachbearbeitung durch den »» Erleichterte Handhabung Übersetzer notwendig. »» Ebenfalls sollten keine Seitenumbrüche im Quelltext »» Senkung der Schulungs- und Betriebskosten »» Steigerung der Zufriedenheit verwendet werden. Schließlich ist die Länge des übersetz»» Geringere Übersetzungskosten ten Textes nicht vorhersehbar. Eine abschließende Formatierung hinsichtlich der Seitendarstellung wird idealerweise erst nach der Übersetzung vorgenommen. Dies gilt auch Nicht nur die Technische Dokumentation profitiert von einer verfür Einrückungen, die nicht mit Leerzeichen, sondern über bindlichen Terminologie. Weitere, übergreifende Vorteile sind: Tabulatoren oder Einzüge erfolgen sollten. »» Es ist empfehlenswert, eine konsistente Wortwahl und »» Erleichterte, weil eindeutige Kommunikation, sowohl korrekte Abkürzungen zu verwenden. In einem Terminolo- intern als auch extern giesystem kann der gesamte Fachwortschatz eines Unter- »» Konsistente Übersetzungen nehmens gepflegt und z. B. auch Zusatzinformationen zur »» Nutzbarkeit der Terminologie auch für Marketing/ Verwendung eines Terms hinterlegt werden. Vertrieb und Verträge »» Reduzierung von Rückfragen und Supportbedarf Terminologiemanagement – denselben Begriff einheitlich nutzen »» Erleichterung bei Service- und Wartungsarbeiten »» Verbesserung der Produktakzeptanz »» Langfristige Einsparung von Ressourcen und Kosten Turnschuh oder Sportschuh, Schraubenzieher oder Schraubendreher – die richtige Wortwahl lässt viel Raum für Interpretationen. Und weil Terminologie vom Vertrieb und Marketing über die Produktdokumentation bis hin zur Geschäftsleitung Redaktions- und Translation-Managementüber alle Unternehmensbereiche hinweg eingesetzt wird, ist System nahtlos verbinden der terminologische Variantenreichtum entsprechend groß. Doch wenn derselbe Begriff immer mit den gleichen Wor- Wie bereits oben erwähnt, setzen sich neu entwickelte Proten benannt wird, prägt dies nicht nur ganz maßgeblich das dukte in der Regel aus bereits vorhandenen Bauteilen zusam- Einsparpotenziale in der Technischen Dokumentation | 2015 men. Der Entwicklungsingenieur ergänzt diese um zusätzliche Varianten. Dieses Prinzip sollte sich auch die Technische Dokumentation zu eigen machen. Voraussetzung dafür ist eine modulare Dokumentation. Deshalb sind Redaktionssysteme, die für die Erstellung Technischer Dokumentationen verwendet werden, so aufgebaut, dass einzelne Beschreibungen, Warnhinweise und andere Elemente autark abgelegt sind und der Autor auf diese zugreifen kann. Der Umfang dieser „Textbausteine“ orientiert sich an den jeweiligen Produkten und kann aus einzelnen Sätzen oder ganzen Absätzen bestehen. Diese Modularisierung ist ein zentraler Aspekt, der die Wiederverwendung bereits übersetzter Texte ermöglicht. Lediglich neue oder geänderte Textpassagen werden übersetzt. Für die systematische Strukturierung und den plattformübergreifenden Austausch von Inhalten ist XML aus der Technischen Dokumentation nicht mehr wegzudenken. Das medienneutrale Datenformat dient als Basistechnologie für Single Source Publishing und ebenso als Grundlage für Industriestandards wie DITA. Von der Webseite über Katalogdaten bis hin zu Preund Aftersales-Literatur werden die Inhalte aus unterschiedlichsten Quellen und für die unterschiedlichsten Medien in XML gehalten. Das Zusammenspiel der beiden Welten wird schneller und besser, wenn das Redaktionssystem und das TranslationManagement-System integriert sind. Der Übersetzungsfilter im Redaktionssystem identifiziert die Inhalte, die noch nicht in der Zielsprache vorliegen. Diese werden dann zusammen mit den Kontextinformationen und Metadaten, wie Angaben zu Zielsprachen und Fachgebieten, an das Translation-ManagementSystem übergeben. Dadurch wird der Bearbeitungsworkflow automatisch angestoßen. Die zuständigen Übersetzer erhalten die Texte und dazugehörige Informationen, wie eventu- © Across Systems GmbH 2015 Tel. +49 7248 925 425 www.across.net [email protected] 4 elle Referenz- und Kontextmaterialien sowie Angaben zu den Zielsprachen, Endterminen und Qualitätssicherungskriterien, direkt über das System. Auch die Lektoren können zu diesem Zeitpunkt bereits einbezogen und über den bevorstehenden Korrekturdurchlauf informiert werden. Um über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu sein, kann der Projektmanager jederzeit durch einen Übersetzungsreport den aktuellen Status abfragen. Durch die nahtlose Anbindung kann auch der Redakteur die Statusinformationen des Projekts in der jeweiligen Redaktionsumgebung einsehen. Diese Möglichkeiten sorgen für maximale Transparenz über die gesamte Projektlaufzeit. Die fertig übersetzten Texte können abschließend automatisiert wieder in das Redaktionssystem übernommen werden. Fazit Die Berührungspunkte von Redaktions- und TranslationManagement-Systemen sind ebenso vielfältig wie die Ansatzpunkte zur Integration beider Welten. Sie reichen vom nahtlosen Datenaustausch über die systemübergreifende Prozess- und Workflowsteuerung bis hin zur übersetzungsgerechten Quelltext-Erstellung. Deren reibungsloses Zusammenspiel wirkt sich ebenso positiv auf Aufwände und Übersetzungskosten aus wie auf Durchlaufzeiten und die Qualität der Ergebnisse. Elementare Voraussetzung dafür ist, dass die eingesetzten Tools auf beiden Seiten über offene Schnittstellen verfügen. Der Across Language Server beispielsweise zählt zu den führenden TMS und verfügt über Schnittstellen zu zahlreichen Redaktionssystemen. Es lohnt sich in jedem Fall, die Technische Dokumentation auf Einsparpotenziale hin zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen.
