suche - portier.de

1. Begrüßung .......................................................................................................................................3
2. Das sollten Sie wissen..................................................................................................................6
2.1 Arbeiten mit dem Handbuch .......................................................................................... 6
2.2 Arbeiten mit portier®VISION ........................................................................................ 7
2.3 Arbeiten mit dem Handbuch .......................................................................................... 7
2.4 Arbeiten mit dem Handbuch .......................................................................................... 8
2.5 Arbeiten mit dem Handbuch .......................................................................................... 9
2.6 Arbeiten mit dem Handbuch ........................................................................................ 10
3. Schnelleinstieg .......................................................................................................................... 13
3.1 So geben Sie einen Schlüssel aus .............................................................................. 13
3.2 So nehmen Sie einen Schlüssel zurück ...................................................................... 15
3.3 So erfassen Sie einen Schlüsselverlust....................................................................... 17
3.4 So erfassen Sie einen Schlüsseldefekt ....................................................................... 18
3.5 So legen Sie einen Schlüsselträger an ........................................................................ 18
3.6 So erfassen Sie einen Zylinder ................................................................................... 20
3.7 So ändern Sie den Einbauort eines Zylinders.............................................................. 20
4. Das Modul Verwaltung ............................................................................................................ 22
4.1 Anlage/Gebäude ......................................................................................................... 22
4.2 Personal...................................................................................................................... 27
4.3 Schlüssel .................................................................................................................... 32
4.4 Zylinder ....................................................................................................................... 39
4.5 Bunde ......................................................................................................................... 44
5. Das Modul Schüsselbewegung ............................................................................................. 47
5.1 Ausgabe...................................................................................................................... 47
5.2 Rücknahme ................................................................................................................. 50
5.3 Verlustmeldung ........................................................................................................... 52
5.4 Defektmeldung ............................................................................................................ 53
5.5 Pendent ...................................................................................................................... 53
6. Das Modul Abfragen ................................................................................................................ 54
6.1 Personen .................................................................................................................... 54
6.2 Exemplare................................................................................................................... 56
6.3 Ausgabe...................................................................................................................... 57
6.4 Historie........................................................................................................................ 58
7. Das Modul Bestellwesen ......................................................................................................... 59
7.1 Händlerverwaltung ...................................................................................................... 59
7.2 Nachbestellung ........................................................................................................... 59
7.3 Erweiterung ................................................................................................................. 63
7.4 Bestellung verbuchen.................................................................................................. 66
8. Das Modul System .................................................................................................................... 67
8.1 Benutzerverwaltung .................................................................................................... 67
8.2 Einstellungen .............................................................................................................. 71
8.3 Depotverwaltung ......................................................................................................... 72
8.4 Zeitzonenverwaltung ................................................................................................... 73
9. Das Modul Supervisor ............................................................................................................. 74
9.1 Anlagen / Gebäude verwalten ..................................................................................... 74
9.2 CSV-Zylinderexport ..................................................................................................... 74
9.3 CSV-Zylinderimport ..................................................................................................... 75
10. Daten importieren / exportieren ............................................................................................ 75
10.1 Zylinderdaten importieren.......................................................................................... 75
10.2 Personaldaten importieren ........................................................................................ 76
11. Sonstiges .................................................................................................................................... 77
11.1 Datensicherung ......................................................................................................... 77
11.2 Suchen & Ersetzen ................................................................................................... 78
11.3 Passwort ändern ....................................................................................................... 80
11.4 Berechtigungen mittels Gruppen steuern .................................................................. 80
11.5 Pfandverwaltung ....................................................................................................... 82
11.6 Reminder .................................................................................................................. 83
11.7 V.I.P. / Kompetenzstufen........................................................................................... 83
11.8 Auswahllisten mit Inhalten hinterlegen ...................................................................... 84
12. Drucken ....................................................................................................................................... 85
12.1 Der Schließplandruck ................................................................................................ 85
12.2 Berichte drucken und bearbeiten............................................................................... 86
13. Die Installation ........................................................................................................................... 89
13.1 Systemvoraussetzungen ........................................................................................... 99
13.2 Installation lokal ........................................................................................................ 99
13.3 Installation mit eigenem SQL-Server ....................................................................... 100
14. Tastenkombinationen / Funktionstasten .......................................................................... 102
15. Übersicht der Rollen und ihrer Rechte ............................................................................. 103
16. Glossar ...................................................................................................................................... 104
1 Begrüßung
Herzlich willkommen zu
portier®VISION,
der Software zur Verwaltung von Schließanlagen.
Sie haben sich damit für eine moderne und zukunftsweisende Lösung entschieden.
Um schnell mit den Möglichkeiten der neuen Software vertraut zu werden, hier ein
Überblick, wie wir Sie unterstützen:

Dieses Handbuch selbst gibt Auskunft auf die meisten Fragen und
Vorgehensweisen. Lesen Sie es nicht wie ein Buch!
Benutzen Sie dieses Handbuch als Nachschlagewerk!

Neben dem Handbuch haben Sie jederzeit innerhalb des Programms eine
Hilfe über die Taste F1 zur Verfügung (oder über das entsprechende Menü).

Weiterhin können Sie Hilfe erhalten über Telefon in Deutschland unter
07000-portier (entspricht 07000-7678437).
In anderen Ländern gelten evtl. andere Nummern, fragen Sie Ihren Händler!

Zusätzlich bieten wir Ihnen kostenfreie Hilfe per eMail unter
[email protected].

Unter www.portier.de finden Sie Antwort auf häufig gestellte Fragen
(FAQ – „frequently asked questions“).
Innerhalb des Programm können Sie einstellen, dass portier®VISION bei bestehender
Internetverbindung automatisch nach evtl. Neuerungen sucht und Sie darüber
unterrichtet.
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Wir empfehlen Ihnen, vor dem Einsatz unserer technischen Software eine klare
Strategie festzulegen. Gerne helfen wir Ihnen dabei; fragen Sie nach unseren
Strategietagen
Darüber hinaus können Sie auch für eine Schulung einen
Trainer direkt in Ihre Firma
kommen lassen.
Die Konditionen erfahren Sie unter 0700-0-portier (entspricht 0700-0-7678437) oder
per eMail unter [email protected].
Nun noch ein Wort in eigener Sache:
portier®VISION möchte Ihnen im Alltag ein helfendes Instrument sein.
Sie wissen jedoch stets genauer als wir, was nötig ist und wie portier®VISION Ihnen
noch besser helfen könnte. Bitte geben Sie Ihre Wünsche und Ideen an uns weiter –
auf diese Weise wächst portier®VISION und alle Benutzer profitieren von Ihren Ideen.
Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.
Schreiben Sie uns eine eMail an [email protected], im Betreff das Wort: „Idee“
oder nutzen Sie direkt aus dem Programm heraus das Kontaktformular.
Mit den besten Wünschen auf eine gute Zusammenarbeit und
mit vielem Dank vorab
für das ganze portier® Team
Georg M. Stüer & Axel Baruschke
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Da ist sie nun, unsere Jubiläums Edition. Wir blicken auf 20 Jahre portier und damit
20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung einer Schließanlagen-Software.
In all den Gesprächen mit unseren Kunden haben wir zugehört, Wünsche
verstanden und diese Wünsche verwirklicht.
Was ist nun neu in der Jubiläums Edition?
 Vereinfachter Zugang durch „single sign on“
 Ein voll-elektronisches Bestellwesen ermöglicht papierloses Bestellen und
das Einlesen von Sicherungskarten aller Art (wenn Ihr Händler das kann).
 Unser DigiPad kann direkt an jedem Arbeitsplatz genutzt werden
 Markierung von Schlüsseln als „Sensitiv“ (für Revisionszwecke)
 Eine automatische Datensicherung (in der Version mit Firebird FB 2.5)
 Anzahl der möglichen Zylinder in den Versionen Standard (jetzt 500) und Plus
(jetzt 1000); in der Profi Version gibt es nach wie vor kein Limit
Ab der Version portier®VISION Plus bieten wir zudem:
 Identifikation von Personen mit Hilfe kundenseitig genutzte Transponder
 Eine Formularauswahl beim Druck jeglicher Formulare.
 Das Umbuchung von Schlüsseln von einer Person auf eine andere
 Eine Kopierfunktion für Personen (Schlüsselträger)
 Das Auslesen und Einbinden elektronischer Schließsysteme (DOM ELS)
Und für die Nutzer der Version Profi kommt hinzu:
 Ein ausgeklügeltes Genehmigungsverfahren via Internet
 Schlüsselträger nach Standort filtern
 Unterstützung von AUTOCAD 12
 Kopierfunktion für Benutzer, inkl. aller Rechte und Einstellungen
 DEISTER-Schlüsselboxen können angebunden werden
Selbstverständlich kann portier®VISION nach wie vor all das, was es vorher auch
schon konnte.
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VISION
portier®
Das sollten Sie wissen - Arbeiten mit dem Handbuch
ab Version 4
2 Das sollten Sie wissen
Beachten Sie:
auf der CD finden Sie eine Datei „Neu-noch nicht im Handbuch.txt“,
in der Sie Informationen finden, die im vorliegenden Handbuch noch
nicht enthalten sind.
2.1 Arbeiten mit dem Handbuch
Im Handbuch finden Sie ein übersichtlich gegliedertes Inhaltsverzeichnis, anhand
dessen Sie schnell zu den gewünschten Informationen gelangen.
Im Kapitel 2 „Schnelleinstieg“ werden die hauptsächlichen Tätigkeiten wie
Schlüsselausgabe und –rücknahme sowie Verlust- und Defektmeldung kurz und
knapp beschrieben.
Der Hauptteil des Handbuchs bespricht ausführlich die einzelnen Module sowie den
Datenimport und –export und die Druckausgabe.
Im Anhang finden Sie Informationen zur Installation des Programms, eine Übersicht
nützlicher Funktionstasten und Tastenkombinationen sowie eine Übersicht über die
Rollen und ihre Rechte.
Abgerundet wird das Handbuch durch ein Glossar sowie eine Sammlung von Tipps
und Tricks und einem Index, anhand dessen Sie schnell zu den gewünschten
Stichworten im Handbuch gelangen.
Zur Schreibweise:
immer dann, wenn vom Benutzer eine Aktion erwartet wird (z.B. ein Klick auf eine
Schaltfläche oder die Auswahl eines Menübefehls) wird dies hervorgehoben
dargestellt.
Ein Beispiel:
Klicken Sie im Modul V ERWALTUNG auf die Schaltfläche ZYLINDER.
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VISION
portier®
Das sollten Sie wissen - Arbeiten mit portier®VISION
ab Version 4
2.2 Arbeiten mit portier®VISION
In portier®VISION können Sie alle Aktionen mit der Maus durchführen. Insbesondere
die rechte Maustaste ist innerhalb portier®VISION sehr oft hilfreich. Viele Aktionen sind
zusätzlich durch Funktionstasten oder auch durch Tastenkombinationen erreichbar.
Eine Übersicht aller verfügbaren Funktionstasten und aller Tastenkombinationen
finden Sie am Ende des Handbuchs.
Im ganzen Programm portier®VISION gilt: um einen Datensatz zu
bearbeiten, Einträge zu ändern oder hinzuzufügen, muss der Datensatz
zur Bearbeitung geöffnet werden. Dies erreichen Sie mit einem Klick auf
die Schaltfläche B EARBEITEN oder durch die Tastenkombination
S TRG+E oder durch einen Doppelklick auf den Datensatz.
Pflichtfelder in Eingabefenstern sind stets an der fett gedruckten Feldbezeichnung
zu erkennen.
Die geänderten Daten speichern Sie durch Klick auf die
Schaltfläche S PEICHERN . Sie verlassen das Fenster Klick auf die
Schaltfläche Z URÜCK.
Die Daten werden auch gespeichert, wenn Sie das Fenster gleich
durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK verlassen.
In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit J A
2.3 Programm-Bildschirm
Menüleiste
Symbolleisten
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VISION
Das sollten Sie wissen - Die Menüleiste
portier®
ab Version 4
2.4 Die Menüleiste
Die M ENÜLEISTE stellt eine von mehreren Möglichkeiten zur Verfügung, die jeweils
gewünschten Befehle zu aktivieren.
Die Menüs klicken Sie mit der Maus an oder Sie benutzen die Tastenkombination
ALT+ UNTERSTRICHENER B UCHSTABE “, z.B. ALT+A , um das Menü A NSICHT mit
der Tastatur zu öffnen.
Hier können Sie Objekte (Personen, Schlüssel, Zylinder,
Gebäude, Anlagen) neu anlegen, zwischen Anlagen und
Gebäuden wechseln, sich abmelden sowie Ihr Passwort
ändern und portier®VISION beenden.
Hier können Sie Objekte bearbeiten, zur Depot- und
Händlerverwaltung wechseln, Nachbestellungen und
Erweiterungsbestellungen aufnehmen, Daten suchen und
ersetzen und vieles mehr.
Hier stellen Sie ein, ob der N AVIGATOR sichtbar sein soll. Des
Weiteren bestimmen Sie hier, welche S YMBOLLEISTEN
sichtbar sein sollen.
Hier finden Sie Befehle zu Schlüsselbewegungen.
Hier können Sie Abfragen zu sämtlichen Objekten von
portier®VISION definieren.
Hier finden Sie Befehle zum Datenimport.
Hier finden Sie u.a. Befehle zu CAD-Gebäudeplänen sowie die
Pfandverwaltung.
Hier finden Sie Einstellungen sowie Benutzerverwaltung und
Rollenzuordnung,
Hier finden Sie die Druckausgabe des Schließplans sowie die
Möglichkeit, Reports zu bearbeiten.
Hier finden Sie die Hilfefunktion.
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VISION
Das sollten Sie wissen - Die Symbolleisten
portier®
ab Version 4
2.5 Die Symbolleisten
Die S YMBOLLEISTEN stellen eine von mehreren Möglichkeiten zur Verfügung, die
jeweils gewünschten Befehle zu aktivieren.
Ein Befehl wird ausgelöst, indem Sie die entsprechende Schaltfläche mit der Maus
anklicken.
Die Schaltflächen sind mit einem sog. Quick-Info hinterlegt.
Wenn Sie kurz mit der Maus darauf zeigen (ohne zu klicken), erscheint eine
stichwortartige Erklärung der Schaltfläche.
Beachten Sie: nicht alle Schaltflächen sind immer verfügbar - haben Sie z.B. keinen
Datensatz (Schlüssel, Person, Zylinder) geöffnet, ist die Schaltfläche D ATENSATZ
BEARBEITEN deaktiviert und erscheint grau hinterlegt.
Hier eine Übersicht der verwendeten Symbole und ihre Bedeutung:
Wechsel zwischen Anlagen und Gebäuden
Anlagenverwaltung
Gebäudeverwaltung
Personal-Verwaltung
Schlüsselstamm-Verwaltung
Zylinderstamm-Verwaltung
Schlüsselbund-Verwaltung
Datensatz hinzufügen
Datensatz bearbeiten (Voraussetzung: ein Datensatz ist ausgewählt)
Schlüsselausgabe
Schlüsselrücknahme
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VISION
Das sollten Sie wissen -
portier®
ab Version 4
Schlüsselverlust
Schlüsseldefekt
Pendente Ausgabe
CAD-Pläne
Nachbestellung
Erweiterungs-Bestellung
2.6 Der Navigator
Der N AVIGATOR ist das zentrale Werkzeug in portier®VISION. Im N AVIGATOR sind
zusammengehörende Programmfunktionen dem jeweils passenden Modul
zugeordnet.
Der N AVIGATOR stellt neben der M ENÜLEISTE und den S YMBOLLEISTEN eine
weitere Möglichkeit dar, zu den gewünschten Befehlen und Aktionen zu gelangen.
Sie wechseln zwischen den einzelnen Modulen per Mausklick.
Modul V ERWALTUNG
Anlagenverwaltung
Gebäudeverwaltung
Personalverwaltung
Schlüsselstammverwaltung (Einzel- und Gruppenschlüssel)
Zylinderstammverwaltung
Schlüsselbundverwaltung
Modul S CHLÜSSELBEWEGUNG
Schlüsselausgabe
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VISION
portier®
Das sollten Sie wissen - Der Navigator
ab Version 4
Schlüsselrücknahme
Verlustmeldung
Defektmeldung
Pendente Ausgabe
Modul A BFRAGEN
Personal-Abfragen
Schlüssel-Abfragen
Exemplar-Abfragen
Zylinder-Abfragen
Ausgabe-Abfragen
Ausgabehistorie-Abfragen
Modul B ESTELLWESEN
Nachbestellung
Erweiterungs-Bestellung
Händlerverwaltung
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VISION
portier®
Das sollten Sie wissen - Der Navigator
ab Version 4
Modul S YSTEM
Benutzer-Verwaltung
Einstellungen
Depot-Verwaltung
Zeitzonen-Verwaltung
Standort-Verwaltung
Modul S UPERVISOR
Anlagen-Verwaltung
Gebäude-Verwaltung
CSV-Zylinderexport
CSV-Zylinder-Reimport
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - Die Anmeldung
ab Version 4
3 Schnelleinstieg
Im Folgenden werden die klassischen Fälle rund um das Schließanlagenmanagement exemplarisch dargestellt. Das Kapitel dient als Schnelleinstieg, damit
Sie auch ohne gründliches Studium des Handbuchs sofort mit portier®VISION arbeiten
können.
3.1 Die Anmeldung
Bei Auslieferung lautet der Benutzername START und das Passwort ebenfalls
START. Wie Sie neue Benutzer anlegen, erfahren Sie unten im Kapitel Benutzer.
3.2 So geben Sie einen Schlüssel aus
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL geben Sie im
Such-Feld N AME – 1 den Namen des Schlüsselträgers ein
(es reichen auch die ersten Buchstaben des Nachnamens)
und klicken dann auf die Schaltfläche S UCHE
Es wird eine Trefferliste angezeigt.
In der Liste suchen Sie den gewünschten Schlüsselempfänger und ziehen
ihn bei gedrückter linker Maustaste nach rechts auf die Schaltfläche A USGABE .
Ist die gesuchte Person noch nicht erfasst, wählen Sie Datensatz hinzufügen,
erfassen die Person, speichern und Drücken dann F5.
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - So geben Sie einen Schlüssel aus
ab Version 4
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN .
Die Daten des Schlüsselempfängers sind bereits eingetragen.
Rechts im Suchteil des Fensters geben nun unter dem Reiter Schlüsselsuche im
Feld Schlüsselnummer die ersten Zeichen der Schlüsselnummer ein und klicken
dann auf die Schaltfläche S CHLÜSSEL SUCHEN .
Es wird eine Trefferliste mit Schlüsseln angezeigt, in der Sie den auszugebenden
Schlüssel anklicken. Im unteren Teil des Fensters werden dazu die verfügbaren
Exemplare des gewählten Schlüssels angezeigt.
Sie klicken nun unten das auszugebende Exemplar doppelt an und übernehmen
dadurch die Schlüsseldaten in den linken Teil des Fensters (Schlüssel zur Ausgabe).
portier®VISION 4 verwaltete Schlüssel-Ausgaben exemplar-genau; sind alle Ihre
Schlüsselexemplare korrekt durchnummeriert, so überprüfen Sie bitte, welches
Exemplar Sie gerade ausgeben und wählen auch exakt dies aus der Liste aus (im
Bild Exemplar 3).
Datum und Uhrzeit der Ausgabe werden automatisch eingetragen. Sie
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - So nehmen Sie einen Schlüssel zurück
ab Version 4
vervollständigen ggfs. die Ausgabedaten (z.B. Rückgabedatum).
Sie verbuchen die Schlüsselausgabe per Klick auf die Schaltfläche DISKETTE oder
bei angeschlossenem DigiPad über die Schaltfläche daneben:
Die Druckausgabe bzw. die Ausgabe auf dem DigiPad erfolgt automatisch
Ist die Druckvorschau aktiviert, gelangen Sie mit der Schaltfläche B UCHEN in das
Fenster A USGABE -E INSTELLUNGEN .
Hier lassen Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche S TARTEN eine Vorschau der
Ausgabequittung anzeigen.
3.3 So nehmen Sie einen Schlüssel zurück
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL geben Sie im Feld N AME – 1 den Namen
des Schlüsselträgers ein (es reichen auch die ersten Buchstaben des Nachnamens)
und klicken dann auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - So nehmen Sie einen Schlüssel zurück
ab Version 4
Es wird eine Personalliste angezeigt.
In dieser Liste suchen Sie den gewünschten Schlüsselempfänger und ziehen ihn bei
gedrückter linker Maustaste nach rechts auf die Schaltfläche R ÜCKNAHME .
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN .
Die Daten des Schlüsselträgers sind bereits eingetragen.
Im unteren Teil des Fensters sehen Sie, welche
Schlüssel aktuell im Besitz des Schlüsselträgers
sind.
Den zurück zu nehmenden Schlüssel
klicken Sie doppelt an. Dadurch wird der
Schlüssel im mittleren Teil des Fensters als
S CHLÜSSEL ZUR R ÜCKGABE
eingetragen.
Befinden sich mehrere Schlüssel im Besitz des Schlüsselträgers und
haben Sie versehentlich den falschen Schlüssel zur Rückgabe
ausgewählt, so können Sie durch Klick auf die Schaltfläche P OSITION
AUS DER L ISTE LÖSCHEN (Mülleimer) diesen Schlüssel aus der
Rückgabeliste entfernen.
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - So erfassen Sie einen Schlüsselverlust
ab Version 4
Sie verbuchen die Schlüsselrückgabe per Klick auf die Schaltfläche
B UCHEN.
3.4 So erfassen Sie einen Schlüsselverlust
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche
S CHLÜSSELVERLUST oder drücken Sie F7.
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN - VERLUST
Geben Sie im Feld N AME – 1 die ersten Buchstaben des Nachnamens des
Schlüsselträgers ein. Ein Klick auf die Schaltfläche P ERSON SUCHEN ergibt die
Trefferliste.
Alternativ suchen Sie den zurückzunehmenden Schlüssel über die
Schlüsselnummer. Klicken Sie dazu auf den Reiter AUSGEGEBENE SCHLÜSSEL und
geben die Schlüsselnummer ein. Ein Klick auf S CHLÜSSEL SUCHEN zeigt alle
Schlüsselträger, die ein Exemplar dieses Schlüssels haben.
Im unteren Teil des Fensters klicken Sie den gewünschten Schlüsselträger doppelt
an. Die Daten des Schlüsselträgers werden übernommen.
Im unteren Teil des Fensters
werden nun alle Schlüssel im
Besitz des Schlüsselträgers
aufgelistet
Den verlorenen Schlüssel klicken Sie doppelt an. Der
Schlüssel wird dadurch in die Liste S CHLÜSSEL ALS
VERLOREN ZURÜCK NEHMEN übernommen.
Befinden sich mehrere Schlüssel im Besitz des
Schlüsselträgers und haben Sie versehentlich den
falschen Schlüssel als verloren ausgewählt, so können
Sie durch Klick auf die Schaltfläche P OSITION AUS DER
LISTE LÖSCHEN diesen Schlüssel aus der Verlustliste
entfernen.
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VISION
portier®
ab Version 4
Schnelleinstieg - So erfassen Sie einen Schlüsseldefekt
Im Feld S ACHVERHALTSSCHILDERUNG
können Sie die Angaben des
Schlüsselträgers zum Verlust festhalten.
Dieser Eintrag wird auf das Formular
gedruckt, jedoch nicht weiter gespeichert!
Sie verbuchen die Verlustmeldung per Klick auf die
Schaltfläche B UCHEN.
3.5 So erfassen Sie einen Schlüsseldefekt
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche S CHLÜSSELDEFEKT
oder drücken Sie F8.
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN .
Folgen Sie nun den gleichen Anweisungen wie in Kapitel 3.3. Schlüsselverlust.
Nun wird der Schlüssel jedoch mit dem Status Verloren gebucht.
3.6 So legen Sie einen Schlüsselträger an
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL klicken Sie in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster P ERSONAL .
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - So legen Sie einen Schlüsselträger an
ab Version 4
Im Feld N AME – 1 tragen Sie den Nachnamen des zukünftigen Schlüsselträgers
ein. Das Feld N AME – 2 ist für den Vornamen vorgesehen.
Sie können gerne auch eine andere Verfahrensweise wählen, z.B. Nachname und
Vorname in das Feld Name -1 und einen Firmennamen in das Feld Name-2.
Wir empfehlen in jedem Fall ausdrücklich, bei der einmal gewählten
Feldbestimmung für immer zu bleiben.
Sie speichern die erfassten Daten mit Klick auf die Schaltfläche
S PEICHERN .
Beachten Sie: Sie können die Schlüsselträgerdaten jederzeit nachträglich
vervollständigen.
Das Fenster P ERSONAL verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche
Z URÜCK
Ab sofort steht die erfasste Person als Schlüsselträger zur Verfügung.
TIP
Während der Schlüsselausgabe haben Sie noch einmal Gelegenheit, einen neuen
Schlüsselträger zu erfassen. Über den Button P ERSON ANLEGEN gelangen Sie in
die gleiche Maske wie gerade beschrieben.
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VISION
portier®
Schnelleinstieg - 3.6. So erfassen Sie einen Zylinder
ab Version 4
3.6. So erfassen Sie einen Zylinder
In portier®VISION gibt es immer pro Zylinder einen eigenen Datensatz.
Im Modul V ERWALTUNG / Z YLINDER klicken Sie in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster Z YLINDER .
Im oberen Bereich „S CHLÜSSEL ZUM Z YLINDER“ tragen Sie die entsprechenden
Daten zum Zylinder ein.
Im Bereich Einbaudaten können Sie angeben, wo genau der Zylinder eingebaut
worden ist.
Sie speichern die erfassten Daten mit Klick auf die Schaltfläche
S PEICHERN .
Beachten Sie: Sie können die Zylinderdaten jederzeit nachträglich
vervollständigen.
Das Fenster Z YLINDER verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche
Z URÜCK
Ab sofort steht der erfasste Zylinder zur Verfügung. Für die Schlüssel zum Zylinder
legt portier einen eigenen Datensatz im Bereich Schlüssel an und stellt exakt die
Anzahl an Exemplaren zur Verfügung, die Sie bei Gesamtanzahl eingetragen haben.
Die Zuordnung zwischen Zylinder und Schlüssel erfolgt über die Schlüsselnummer
(oft auch Schließungsnummer genannt).
ACHTUNG: diese Schlüsselnummer ist niemals änderbar!
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VISION
portier®
3.7.
Schnelleinstieg - So bauen Sie einen Zylinder um
ab Version 4
So bauen Sie einen Zylinder um
Im Modul V ERWALTUNG / Z YLINDER geben Sie im Reiter Z YLINDER die Daten des
gesuchten Zylinders ein (z.B. die Schlüssel-Nr) und drücken dann die E NTER-Taste.
Der gewünschte Zylinder wird angezeigt.
Sie klicken den Zylinder doppelt an und gelangen in das Fenster Z YLINDER .
In der Symbolleiste des Fensters Z YLINDER klicken Sie auf die
Schaltfläche Z YLINDER BEARBEITEN .
Jetzt können Sie die Zylinderdaten bearbeiten bzw. ändern.
Sie speichern die geänderten Zylinderdaten mit Klick auf die
Schaltfläche S PEICHERN .
Das Fenster Z YLINDER verlassen Sie mit Klick auf die
Schaltfläche Z URÜCK
ACHTUNG:
Angaben zum Schlüssel können Sie nach der ersten Erfassung nicht
mehr in der Zylindermaske ändern. Für Änderungen rufen Sie im
M ODUL VERWALTUNG /S CHLÜSSEL die entsprechende
Schlüsselmaske auf. Hier können Sie Angaben zum Schlüssel
bearbeiten. Sie benötigen die entsprechenden Rechte (siehe dort).
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VISION
ab Version 4
Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude
portier®
4 Das Modul Verwaltung
In diesem Modul haben Sie Zugriff auf:





Anlagen und Gebäude
Personal
Schlüssel
Zylinder
Bunde
4.1 Anlage/Gebäude
In diesem Kapitel finden Sie:
4.1.1
Anlage / Gebäude neu anlegen
S.
4.1.2
Anlage / Gebäude neu bearbeiten / löschen
S.
4.1.3
Statistik
S.
4.1.4
Weitere Informationen
S.
Schließanlagen und sonstigen Schließsysteme bezeichnet portier®VISION als
„Anlagen“. Elektronische Zugangssysteme, jede Sammlung zusammengehöriger
Schlüssel, wie z.B. von Vitrinen oder Vorhängeschlössern oder auch von
Sonderschließungen, wie z.B. alle Stromkästen etc. können Anlagen sein.
Sie selbst bestimmen, welche Schließungen zusammengehören und damit eine
„Anlage“ bilden.
Üblicherweise ist eine „Anlage“ eine Schließanlage mit Schließzylindern und
dazugehörigen Schlüsseln sowie Funktions- bzw. Gruppenschlüssel.
In modernen Schließanlagen sind oft zusätzlich Transponder und/oder mechanische
Schlüssel mit einem Chipaufsatz (=mechatronische) enthalten.
Eine Matrix zeigt, wo welche Schlüssel schließen (Schließplan)
portier®VISION ermöglicht, solche Anlagen korrekt darzustellen und zu verwalten.
Zylinder (oder auch elektronischen Lesegeräte) solcher Anlagen werden
üblicherweise in einem oder mehreren Gebäuden verbaut.
Daher können Sie in portier® auch Gebäude verwalten.
„Gebäude“ sind im wörtlichen Sinne die Häuser, die Sie verwalten.
Aber auch Hallen auf einem Geländer oder Etagen in einem Bürokomplex können
als eigene „Gebäude“ verwaltet werden (z.B. Mietetagen in einem Bürokomplex).
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude
ab Version 4
Wählen Sie eine Anlage zur Bearbeitung aus, so spielt es keine Rolle, in welchen
Gebäuden die zugehörigen Zylinder zu finden sind. Ihr Zugriffsrecht (siehe unten)
bezieht sich stets auf alle Zylinder dieser Anlage, egal in welchem Gebäude diese
verbaut wurden.
Aktivieren Sie ein Gebäude, so haben Sie je nach Recht Zugriff auf alle Zylinder, die
hierin verbaut sind, egal aus welcher Anlage und von welchem.
Beachten Sie:
haben Sie nur ein Gebäude / eine Anlage, können Sie dieses Kapitel
überspringen.
Beachten Sie:
für das Anlegen eines neuen Gebäudes oder einer neuen Anlage
müssen Sie als Supervisor oder als Administrator angemeldet sein.
Ob Sie sich derzeit in einer Anlage oder in einem
Gebäude befinden sehen Sie jederzeit in der
Statuszeile des Bildschirms.
Beachten Sie:
möchten Sie ein neues Gebäude anlegen, müssen Sie sich in einer
Anlage befinden. Möchten Sie eine neue Anlage anlegen, müssen
Sie sich in einem Gebäude befinden. Als Supervisor können Sie im
Modul Supervisor jederzeit eine Anlage oder ein Gebäude anlegen.
Sie wechseln zwischen Anlagen und Gebäuden mit einem Klick auf
die Schaltfläche A NLAGE UND G EBÄUDE WECHSELN in der
Symbolleiste.
Im Fenster G EBÄUDE A NLAGENAUSWAHL wechseln Sie in
das gewünschte Gebäude bzw. die
gewünschte Anlage durch Doppelklick
auf den entsprechenden Eintrag.
Als Alternative zum Doppelklick
markieren Sie das gewünschte
Gebäude / die gewünschte Anlage mit
einem einfachen Mausklick und klicken
dann auf die Schaltfläche G EBÄUDE
WÄHLEN bzw. A NLAGE WÄHLEN
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude
ab Version 4
4.1.1 Anlage bzw. Geäude neu anlegen
Im Modul V ERWALTUNG / A NLAGE klicken Sie in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster A NLAGE .
Hier geben Sie die Daten der neuen Anlage ein.
Pflichtfelder erkennen Sie an der fett gedruckten Feldbezeichnung.
portier®VISION benötigt die Pflichtfelder „Hersteller“ und „Anlagennummer“, um
spätere Importe korrekt zu behandeln.
Sie speichern die Daten der neuen Anlage durch Klick auf die
Schaltfläche S PEICHERN und verlassen das Fenster A NLAGE
durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK .
Die Daten der neuen Anlage werden auch gespeichert, wenn Sie
das Fenster A NLAGE gleich durch Klick auf die Schaltfläche
Z URÜCK verlassen.
In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit J A
Das Anlegen eines neuen Gebäudes funktioniert analog zum beschriebenen
Vorgehen.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude
ab Version 4
4.1.2 Anlage / Gebäude bearbeiten / löschen
Im Modul V ERWALTUNG / A NLAGE G EBÄUDE lassen Sie sich
durch Klick auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN alle Anlagen
bzw. Gebäude anzeigen
Die gewünschte Anlage wählen Sie durch Mausklick aus. Um die Anlage
bzw. das Gebäude zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche
B EARBEITEN .
Alternativ dazu können Sie die gewünschte Anlage bzw. Gebäude auch
doppelt anklicken.
Es öffnet sich das Fenster A NLAGE bzw. G EBÄUDE .
Zum Bearbeiten der Daten klicken Sie auf die Schaltfläche
BARBEITEN .
Jetzt können Sie die vorhandenen Daten bearbeiten.
Die geänderten Daten speichern Sie durch Klick auf die
Schaltfläche S PEICHERN und verlassen das Fenster A NLAGE
bzw. G EBÄUDE durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK .
Die Daten der neuen Anlage / des neuen Gebäudes werden auch
gespeichert, wenn Sie das Fenster A NLAGE bzw. G EBÄUDE
gleich durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK verlassen.
In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit J A
Das Bearbeiten eines Gebäudes funktioniert analog zum beschriebenen Vorgehen.
Zum Löschen der Anlage klicken Sie auf die Schaltfläche A NLAGE bzw.
GEBÄUDE LÖSCHEN
Es erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage.
Bestätigen Sie diese mit J A und sind noch Schlüssel zur
Anlage vergeben, kann diese nicht gelöscht werden.
Sie erhalten eine entsprechende Meldung:
Das Löschen eines Gebäudes funktioniert analog zum beschriebenen Vorgehen.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Anlage/Gebäude
ab Version 4
4.1.3 Statistik
Haben Sie eine Anlage zur Bearbeitung geöffnet, können Sie mit Klick
auf die Schaltfläche S TATISTIK bzw. den Reiter S TATISTIK sich eine
Übersicht der Schlüssel und Zylinder sowie ihres Status anzeigen lassen.
4.1.4 Zusätzliche Informationen
Haben Sie eine Anlage zur Bearbeitung geöffnet, sehen Sie im unteren Teil des
Fensters vier Reiter, die Ihnen zusätzliche Informationen zur Anlage bieten.
Der Reiter A NLAGE IN FOLGENDEN G EBÄUDEN VERBAUT zeigt an, in welchem
Gebäude Zylinder von der aktuellen Anlage verbaut wurde.
Der Reiter B ENUTZER MIT Z UGRIFF zeigt an, welche Benutzer Zugriff auf die
aktuelle Anlage haben (s.u.)
Der Reiter D EFINIERTE R OLLEN IN DIESER A NLAGE zeigt an, welche Rollen für
welche Benutzer in der aktuellen Anlage definiert wurden (s.u.)
Der Reiter S TATISTIK zeigt eine Übersicht der Schlüssel und Zylinder sowie ihres
Status.
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VISION
ab Version 4
Das Modul Verwaltung - Personal
portier®
4.2 Personal
In diesem Kapitel finden Sie:
4.2.1
Schlüsselträger erfassen
S.
4.2.2
Schlüsselträger bearbeiten / löschen
S.
4.2.3
Zusätzliche Informationen
S.
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL haben Sie Zugriff auf die Schlüsselträger.
Hier können Sie Schlüsselträger neu anlegen, die Daten vorhandener
Schlüsselträger bearbeiten sowie Schlüsselträger löschen und vieles mehr.
4.2.1 Schlüsselträger erfassen
Beachten Sie:
Sie können vorhandene Personaldaten importieren.
Schlagen Sie dazu im Kap. 10.2 (Personaldaten importieren) nach.
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL klicken Sie in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster P ERSONAL .
Hier geben Sie die Daten des neuen Schlüsselträgers ein.
Das Feld N AME – 1 ist für den Nachnamen vorgesehen.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Personal
ab Version 4
Sie speichern die Daten des neu erfassten Schlüsselträgers
durch Klick auf die Schaltfläche S PEICHERN und verlassen das
Fenster P ERSONAL durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK .
Die Daten des neuen Schlüsselträgers werden auch dann
gespeichert, wenn Sie das Fenster P ERSONAL gleich durch Klick
auf die Schaltfläche Z URÜCK verlassen.
In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit J A
Beachten Sie:
je sorgfältiger Sie hier arbeiten, desto mehr
Auswertungsmöglichkeiten haben Sie später.
4.2.2 Schlüsselträger bearbeiten / löschen
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL lassen Sie sich mit einem Klick auf die
Schaltfläche S UCHE STARTEN alle erfassten Personen anzeigen.
Da diese Liste u.U. sehr lang werden kann, können Sie auch gezielt nach einer
bestimmten Person suchen, indem Sie die ersten Buchstaben des Nachnamens in
das Feld N AME – 1 eingeben und die Suche mit einem Klick auf die Schaltfläche
Lupe durchführen.
Als Alternative betätigen Sie die E NTER -Taste, um die Suche
durchzuführen.
Es werden Ihnen alle Personen angezeigt, deren Nachnamen mit den von Ihnen
eingegebenen Buchstaben beginnen.
Sie markieren die zu bearbeitende Person durch Anklicken und klicken
dann auf die Schaltfläche B EARBEITEN.
Als Alternative können Sie die Person auch direkt doppelt anklicken.
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster P ERSONAL . Hier klicken Sie auf
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Personal
ab Version 4
die Schaltfläche B EARBEITEN. Nun können Sie die vorhandenen Daten
der Person bearbeiten und ggfs. ändern.
Sie speichern die geänderten Daten der Person durch Klick auf
die Schaltfläche S PEICHERN und verlassen das Fenster
P ERSONAL durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK.
Die geänderten Daten des Schlüsselträgers werden auch dann
gespeichert, wenn Sie das Fenster P ERSONAL gleich durch Klick
auf die Schaltfläche Z URÜCK verlassen.
In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit J A
Zum Löschen einer Person klicken Sie im Fenster
P ERSONAL auf die Schaltfläche P ERSON LÖSCHEN.
Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu
bestätigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche J A und hat
die Person noch Schlüssel in ihrem Besitz, erfolgt ein
Hinweis, dass der Löschvorgang nicht möglich ist
Sie können der Person ein Foto im Format JPG zuordnen. Editieren Sie den
Datensatz, wählen den Reiter „Weitere Daten“ und wählen Sie dann FOTO EINFÜGEN.
Suchen Sie das Foto auf Ihrem Laufwerk und bestätigen Sie. Das Foto wird sofort
angezeigt.
Fehlen die Schaltflächen, müssen Sie nur unter System -> Einstellungen den Haken
bei Personalbilder anzeigen setzen.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Personal
ab Version 4
4.2.3 Zusätzliche Informationen
Haben Sie einen Schlüsselträger zur Bearbeitung geöffnet bzw. legen ihn neu an,
sehen Sie im oberen Teil der Maske drei Reiter, die Ihnen zusätzliche Informationen
zum Schlüsselträger bieten.
De Stammdaten sind selbsterklärend.
Der Reiter „Weitere Daten“ bietet Platz für zusätzliche Infos:
Dabei können Sie alle Felder, die am rechten Rand ein kleines Dreieck zeigen, mit
eigenen Begriffen vorbelegen. Wie das geht wird unten im Abschnitt „Auswahllisten“
erklärt.
Genehmigerstatus: Hiermit bestimmen Sie, ob diese Person Schlüsselausgaben
genehmigen darf. Das Genehmigungsverfahren wird weiter unten im Detail erklärt,
ebenso wie Kompetenz und VIP Stufe.
RFID
Sie können ab der Version portier®VISION 4 Transponder zur Legitimation einer
Person verwenden. In dieses Feld kommt die ID des Transponders.
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VISION
portier®
ab Version 4
Das Modul Verwaltung - Personal
Im unteren Teil des Fensters sechs weitere Reiter, deren Inhalte sich durch die
gewählten Begriffe bereits andeuten:
Der erste Reiter zeigt alle Schlüssel bis auf das Exemplar genau, die die Person
aktuell in Besitz hat. Dazu die Information, von wem sie den Schlüssel wann
empfangen hat, ob es eine geplante Rückgabe gibt und ob ggfls. Pfand gezahlt
wurde.
Der zweite Reiter listet alle Räume auf, zu denen die Person mit ihren Schlüsseln
Zugang hat. Der Reiter Historie zeigt frühere Schlüsselbesitze mit allen
dazugehörigen Details:
Danach sehen Sie, ob die Person zu einer definierten Gruppe von
Empfangsberechtigten gehört (s.u.). Es folgt eine kleine Statistik
Der letzte Reiter gibt Auskunft, zu welchen Standorten die Person gerechnet wird.
Dazu jetzt mehr:
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Standortverwaltung
ab Version 4
4.3 Standortverwaltung
Ab der Version 4 können Personen nach Standorten aufgeteilt werden. Das macht
Sinn, wenn Ihre Firma über mehrere Standort verfügt und die Sachbearbeiter an den
jeweiligen Orten nur Zugriff auf Daten der Personen haben sollen, die auch dort
beschäftigt sind.
Wie gehen Sie vor:
Zuerst aktivieren Sie die Standortverwaltung unter System -> Einstellungen:
Dann legen Sie unter System –> Standortverwaltung die verschiedenen Standorte
an, wie genau, das entscheiden Sie.
Rufen Sie dann einen Standort auf und weisen nun die Personen dem
Standort zu. Danach bestimmen Sie, welcher Sachbearbeiter (Nutzer
dieser Software) Zugriff auf welche(n) Standort(e) haben darf.
Dazu finden sich entsprechende Symbole:
Beginnen wir links mit dem Personal. Sie erhalten eine Suchmaske:
Hier können Sie nach allen angegebenen Kriterien filtern.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Standortverwaltung
ab Version 4
Über die Symbole können Sie nun alle gefundenen Datensätze auswählen und dem
Standort zuordnen. Genauso können Sie aus der Suche auch einzelne Datensätze
mit der Maus selektieren und dann zuordnen.
Auf diese Weise können Sie leicht alle Personen auf bestimmte Standorte verteilen.
Natürlich kann eine Person auch mehreren Standorten zugeordnet werden. In der
Standortansicht werden alle zugeordneten Personen gelistet:
Im zweiten Schritt ordnen Sie dann die Benutzer (Sachbearbeiter) den Standorten
zu; hier sind die Suchkriterien weniger, das Verfahren aber gleich:
In der Folge bedeute die Zuordnung, dass Benutzer am Standort A auch nur
Personen sehen, die diesem Standort zugeordnet sind.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Schlüssel
ab Version 4
4.4 Schlüssel
Im Modul V ERWALTUNG / S CHLÜSSEL haben Sie Zugriff auf die Schlüssel der
aktuellen Anlage. Hier können Sie Schlüssel neu anlegen, die Daten vorhandener
Schlüssel bearbeiten sowie Schlüssel löschen und vieles mehr. Wie Sie
Schlüsseldaten importieren lesen Sie im Kap. 10.1 nach.
4.4.1 Schlüssel erfassen
Bitte beachten Sie:
Hier können Sie nur Gruppen-Schlüssel neu erfassen!
Neue Einzelschlüssel können nur als neue Schließung zusammen mit
einem neuen Zylinder und auch nur dort erfasst werden.
Wie man den Exemplarbestand existierender Schlüssel erhöht, erklären
wir später.
Im Modul V ERWALTUNG / S CHLÜSSEL klicken Sie in der Symbolleiste
auf die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSEL .
Schauen wir uns die Maske einmal in Ruhe an:
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Schlüssel
ab Version 4
In das Feld Schlüsselnummer tragen Sie exakt und in der richtigen Schreibweise die
Schlüsselnummer ein, die Sie vom Händler/Hersteller erhalten haben (zumeist aus
einem Schließplan). Jeder Fehler (Verdreher etc.) hier macht die Nutzung des
Schlüssel unmöglich. Auch ist die spätere Änderung der Schlüsselnummer nicht
möglich.
Die Felder Beschreibung bzw. Schlüsselname sind frei zu Ihrer Verfügung; oftmals
benennt bereits der Händler bestimmte Gruppenschlüssel nach ihrer Funktion, z.B.
GHS oder HGS-1 oder auch Reinigung usw.
Das Feld „Position im Schließplan“ ermöglicht eine Sortierung der Spalten im
dargestellten Schließplan: je höher die Nummer, umso weiter rechts taucht dieser
Gruppenschlüssel auf.
Die folgenden Button zu Schlüsselart und Schließungsart sind voreingestellt.
Hinweis:
In einigen seltenen Fällen kann es vorkommen, dass Sie eine Spalte im Schließplan
benötigen die darstellt, dass zwei Zylinder trotz unterschiedlicher
Schließungsnummer trotzdem gleich schließen, eine sogenannten Gleichschließung.
Nur für diesen Fall können Sie den Button Gleichschließung anklicken. Damit
erhalten Sie im Plan die gewünschte leere Spalte. Es wird damit kein GruppenSchlüssel erfasst.
Schlüsseltyp: ist regelmäßig mechanisch; bei einigen Herstellern gibt es zudem
Kombinationen von mechanischen und elektronischen Schlüsseln. So hat evtl. ein
Gruppenschlüssel ein Plastikkäppchen mit einem Chip darin. Dieser Chip steuert
das Schließverhalten für bestimmte Zeiträume (=mechatronischer Schlüssel).
Oder Sie erfassen einen Transponder (=elektronischer Schlüssel).
Im Feld „Gesamt“ erfassen Sie die insgesamt gelieferte Anzahl.
„Verfügbar“ wird laufend berechnet.
„Mindestbestand“: portier warnt Sie, wenn diese Zahl durch Ausgaben erreicht wird.
Alle weiteren Felder füllt das Programm.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Schlüssel
ab Version 4
4.4.2 Schlüssel bearbeiten / löschen
Im Modul V ERWALTUNG / S CHLÜSSEL lassen Sie sich mit einem Klick auf die
Schaltfläche L UPE alle erfassten Schlüssel der aktuellen Anlage anzeigen.
Da diese Liste u.U. sehr lang werden kann, können Sie auch gezielt nach einem
bestimmten Schlüssel suchen. Hierzu geben Sie die ersten Zeichen der
Schlüsselnummer in das Feld S CHLÜSSEL -N R ein und klicken auf die Schaltfläche
L UPE oder drücken einfach die Enter-Taste.
Als Alternative betätigen Sie die E NTER -Taste, um die Suche durchzuführen.
Es werden Ihnen die entsprechenden Schlüssel angezeigt.
Sie markieren den zu bearbeitenden Schlüssel durch Anklicken und klicken dann auf
die Schaltfläche B EARBEITEN.
Alternativ können Sie den Schlüssel auch doppelt anklicken. In beiden Fällen öffnet
sich das Fenster S CHLÜSSEL . Hier klicken Sie auf die Schaltfläche B EARBEITEN .
Nun können Sie die vorhandenen Schlüsseldaten bearbeiten und ggfs. ändern.
4.4.3 Exemplarverwaltung
Im Modul V ERWALTUNG / S CHLÜSSEL lassen Sie sich den gewünschten
Schlüssel anzeigen (s.o.).
Sie markieren den gewünschten Schlüssel durch Anklicken und klicken
dann auf die Schaltfläche B EARBEITEN.
Als Alternative können Sie den Schlüssel auch doppelt anklicken
Im Fenster S CHLÜSSEL klicken Sie auf die Schaltfläche
E XEMPLARVERWALTUNG .
Es öffnet sich das Fenster E XEMPLARE .
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Schlüssel
ab Version 4
Dieses Fenster gibt Auskunft über sämtliche Exemplare des gewählten Schlüssels.
Sie können hier
ein neues E XEMPLAR HINZUFÜGEN
das gewählte E XEMPLAR BEARBEITEN
das gewählte E XEMPLAR LÖSCHEN
Möchten Sie ein Exemplar manuell ändern, markieren Sie das Exemplar und klicken
dann auf die Schaltfläche E XEMPLAR BEARBEITEN.
Achtung: Sie benötigen die erforderlichen Rechte (siehe dort)!.
Das Fenster E XEMPLARE erweitert sich. Jetzt können Sie die Exemplare einzeln
verwalten.
Achtung: das Listenfeld STATUS ist nur bei nicht ausgegebenen Schlüsseln aktiv.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Schlüssel
ab Version 4
4.4.4 Schlüssel mit Gruppe verbinden / von Gruppe trennen
Voraussetzung hierfür ist, dass Sie bereits eine Gruppe angelegt haben.
Das Vorgehen hierzu sowie die Zuordnung eines Schlüssels zu einer Gruppe später.
(„Berechtigungen mittels Gruppen steuern“) beschrieben.
4.4.5 Zusätzliche Informationen
Haben Sie einen Schlüssel zur Bearbeitung ausgewählt (s.o.), finden Sie im unteren
Teil des Fensters S CHLÜSSEL Reiter, die Ihnen weitere Informationen zum
Schlüssel anzeigen.
Welche Zylinder gehören zum gewählten Schlüssel?
Wo schließt der gewählte Schlüssel auch noch?
Wurde der gewählte Schlüssel nachbestellt? Sind
Kompetenzstufen und Quittungsarten eingestellt worden? Wurde
eine Zeitzone definiert?
Beachten Sie: um hier Änderungen vorzunehmen, muss der
Schlüssel zur Bearbeitung geöffnet werden.
Angaben zu den Exemplaren des gewählten Schlüssels.
Welcher übergeordnete Schlüssel passt zu diesem Zylinder?
Wer hat den gewählten Schlüssel aktuell in seinem Besitz?
Wer hatte den gewählten Schlüssel in seinem Besitz?
Ist der gewählte Schlüssel einer Gruppe zugeordnet?
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VISION
Das Modul Verwaltung - Zylinder
portier®
ab Version 4
Neu ab der Version 4 Sensitive Schlüssel
Sie können in der Schlüsselmaske gezielt Schlüssel als besonders wichtig (sensitiv)
markieren. Hinter dem Reiter „Weitere Daten“ gibt es dafür ein Feld:
So markierte Schlüssel können für Revisionszwecke
gezielt gefiltert und die Schlüsselträger automatisch
angeschrieben werden.
Über ABFRAGEN können Sie jederzeit ermitteln,
welche Person einen „Sensitiven“ Schlüssel aktuell
in Besitz hat. Das Ergebnis lässt sich ausdrucken
oder in eine CSV Datei exportieren und als
Steuerdatei für Serienbriefe nutzen.
4.5 Zylinder
Im Modul V ERWALTUNG / Z YLINDER haben Sie Zugriff auf die Zylinder der
aktuellen Anlage. Hier können Sie Zylinder neu anlegen, die Daten vorhandener
Zylinder bearbeiten sowie Zylinder löschen und vieles mehr. Wie Sie Zylinderdaten
importieren lesen Sie im Kap. 10.1 nach.
Beachten Sie:
je sorgfältiger Sie hier arbeiten, desto mehr
Auswertungsmöglichkeiten haben Sie später.
4.5.1 Zylinder neu anlegen
Achtung: Geht nur wenn „Anlage“ aktiviert ist, nicht bei Gebäude!
Im Modul V ERWALTUNG / Z YLINDER klicken Sie in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster Z YLINDER .
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Zylinder
ab Version 4
Jetzt können Sie die Daten des neuen Zylinders eingeben.
Die Sortierung kommt vom Hersteller, entspricht der früheren Zeile im Schließplan.
Neue Sortierung sind rein nummerisch, als 1,2,3 usw. durch die Verwendung von 2
Dezimalzahlen können zwischen zwei Positionen auch später bis zu 99 andere
„zwischengeschoben“ werden.
Die Schlüsselnummer heißt manchmal auch Schließungsnummer oder auch
Schloss- und Schlüsselnummer.
Bei Gesamtzahl kommt die Anzahl der mit diesem Zylinder gelieferten
Einzelschlüssel. portier®VISION summiert alle Schlüssel mit gleicher
Schlüsselnummer in der Schlüsselverwaltung auf.
Die Zylinderdaten im rechten Teil beschreiben den technischen Zylinder und werden
vom Hersteller stets mit angegeben.
Einige Hersteller, wie z.B. KABA haben für Typ, Länge und Farbe etc. nur ein Feld:
Artikelbeschreibung.
Im unteren Teil der Maske werden die Einbaudaten erfasst.
Die Reiter ganz unten werden im laufenden Betrieb durch portier selbst aktualisiert.
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Zylinder
ab Version 4
4.5.2 Zylinder bearbeiten / löschen
Im Modul V ERWALTUNG / Z YLINDER lassen Sie sich mit einem Klick auf die
Schaltfläche S UCHE STARTEN alle erfassten Zylinder der aktuellen Anlage
anzeigen.
Da diese Liste u.U. sehr lang werden kann, können Sie auch gezielt nach einem
bestimmten Zylinder suchen, indem Sie die ersten Zeichen der Schlüsselnummer
zum gewünschten Zylinder in das Feld S CHLUESSEL -N R eingeben. Die Suche
führen Sie per Klick auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN durch.
Alternativ können Sie auch die E NTER -Taste verwenden.
Es werden Ihnen die entsprechenden Zylinder angezeigt.
Sie markieren den gewünschten Zylinder durch Anklicken und klicken
dann auf die Schaltfläche B EARBEITEN.
Alternativ können Sie den Zylinder auch doppelt anklicken;
in beiden Fällen öffnet sich das Fenster Z YLINDER. Hier klicken Sie auf
die Schaltfläche B EARBEITEN. Nun können Sie die vorhandenen
Zylinderdaten bearbeiten
.
4.5.3 Zylinder mit CAD-Plan verbinden / vom CAD-Plan lösen
portier®VISION erlaubt Ihnen, Gebäudepläne zu benutzen. Sie ordnen einmalig dem
Zylinder einen Gebäudeplan zu und portier®VISION findet diesen Plan und Einbauort
stets wieder.
Beachten Sie:
Sie können nur die Formate DXF und DWG verwenden, um
Zylinder einem CAD-Plan zuzuordnen. Diese Formate werden von
allen sog. AutoCAD-Programmen unterstützt.
Im Modul V ERWALTUNG / Z YLINDER lassen Sie sich den Zylinder anzeigen (s.o.),
der mit einem CAD-Pan verbunden werden soll.
Sie markieren den zu verbindenden Zylinder durch Anklicken und klicken
dann auf die Schaltfläche B EARBEITEN.
Als Alternative können Sie den Zylinder auch doppelt anklicken
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster Z YLINDER. In diesem Fenster sehen Sie
sofort, ob der Zylinder bereits einem CAD-Plan zugeordnet wurde (im Beispiel ist
dieser Teil des Fensters leer, da der Zylinder noch keinem CAD-Plan zugeordnet
wurde; später sehen Sie hier einen symbolisierten CAD-Plan.)
Um den aktuellen Zylinder einem CAD-Plan zuzuordnen, klicken Sie auf
die Schaltfläche Z YLINDER MIT CAD-P LAN VERBINDEN .
Es öffnet sich das Fenster CAD-P LAN S UCHE :
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Zylinder
ab Version 4
Hier lassen Sie sich per Klick auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN die
vorhandenen CAD-Pläne anzeigen.
Den gewünschten CAD-Plan markieren Sie durch Anklicken und verlassen
das Fenster durch Klick auf die Schaltfläche S UCHERGEBNIS
ÜBERNEHMEN .
Es öffnet sich das Fenster CAD P LAN:
Im rechten Teil des Fensters CAD P LAN sehen Sie den aktuellen Zylinder.
Um den Zylinder einem Raum zuzuordnen, ziehen Sie ihn einfach bei gedrückter
linker Maustaste in den gewünschten Raum.
Im CAD-Plan wird die Schlüsselnummer des Zylinders rot dargestellt:
Das Fenster CAD-P LAN verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche
Z URÜCK .
Sie befinden sich wieder im Fenster Z YLINDER und sehen anhand des CAD-PlanSymbols, dass der aktuelle Zylinder einem CAD-Plan zugeordnet wurde:
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Zylinder
ab Version 4
Das Fenster Z YLINDER verlassen Sie mit Klick auf die Schaltfläche
Z URÜCK .
Um den Zylinder vom CAD-Plan zu lösen klicken Sie im Fenster
ZYLINDER auf die Schaltfläche ZYLINDER VOM CAD-P LAN LÖSEN
Sie bestätigen die Abfrage durch Klick auf die Schaltfläche J A
Die Vorschau des CAD-Plans wird daraufhin aus dem Fenster Z YLINDER entfernt.
Alternativ zum beschriebenen Vorgehen können
Sie im CAD-Plan mit der linken Maustaste die
rote Schlüsselnummer des Zylinders anklicken.
Es öffnet sich im CAD-Plan ein Fenster, das
Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet:
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VISION
ab Version 4
Das Modul Verwaltung - Bunde
portier®
Sprung in das Fenster Z YLINDER des aktuellen Zylinders
Sprung in das Fenster S CHLÜSSEL des aktuellen Schlüssels
Sprung in das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNG
Der aktuelle Zylinder wird ausgebaut
Der aktuelle Zylinder wird vernichtet
4.5.4 Zusätzliche Informationen
Haben Sie einen Zylinder zur Bearbeitung ausgewählt (s.o.), finden Sie im unteren
Teil des Fensters Z YLINDER fünf Reiter, die Ihnen weitere Informationen zum
Schlüssel anzeigen.
Wo ist der Zylinder aktuell verbaut?
Beachten Sie: möchten Sie Änderungen vornehmen,
muss der Zylinder mit Klick auf die Schaltfläche
B EARBEITEN zur Bearbeitung geöffnet werden.
Welche Schlüssel schließen diesen Zylinder?
Angezeigt werden Zentral- und Mitschließungen als auch
alle Gruppen- bzw. Funktionsschlüssel.
Wer hat Zugang zu diesem Raum (über den Zylinder)?
Wer hatte bisher Zugang zu diesem Raum?
Wo war der Zylinder vorher eingebaut?
4.6 Bunde
In diesem Kapitel finden Sie:
4.5.1
Bund neu anlegen
S.
4.5.2
Bund bearbeiten / löschen
S.
4.5.3
Zusätzliche Informationen
S.
Im Modul V ERWALTUNG / B UNDE haben Sie Zugriff auf die Schlüsselbunde der
aktuellen Anlage. Hier können Sie Bunde neu anlegen, vorhandene Bunde
bearbeiten sowie Bunde löschen.
44/105
VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Bunde
ab Version 4
4.6.1 Bund neu anlegen
Im Modul V ERWALTUNG / B UNDE klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster B UNDE .
Jetzt können Sie die Daten des neuen Bundes (Bundnummer, Beschreibung, Status
etc.) eingeben.
Um dem neu angelegten Bund Schlüssel zuzuordnen, klicken Sie auf die
Schaltfläche S CHLÜSSEL MIT B UND VERBINDEN .
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELSUCHE :
Hier lassen Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN alle
Schlüssel anzeigen.
Da das Suchergebnis u.U. sehr umfangreich ist, können Sie alternativ zur Suche
nach allen Schlüsseln auch die Ihnen bekannten Schlüsseldaten in das Suchfeld
eingeben (s.o.)
In der Suchergebnisliste wählen Sie den gewünschten Schlüssel aus und
klicken dann auf die Schaltfläche S UCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN .
Es öffnet sich das Fenster E XEMPLARSUCHE :
Hier wählen Sie das gewünschte Exemplar aus und klicken dann auf die
Schaltfläche S UCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN
Im Fenster B UNDE ist das gewählte Exemplar des Schlüssels eingetragen:
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VISION
portier®
Das Modul Verwaltung - Bunde
ab Version 4
Sie speichern die Daten des neu erfassten Bundes durch Klick
auf die Schaltfläche S PEICHERN und verlassen das Fenster
B UNDE durch Klick auf die Schaltfläche Z URÜCK .
Die Daten des neu erfassten Bundes werden auch dann
gespeichert, wenn Sie das Fenster B UNDE gleich durch Klick auf
die Schaltfläche Z URÜCK verlassen.
In diesem Fall beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit J A
4.6.2 Bund bearbeiten / löschen
Im Modul V ERWALTUNG / B UNDE lassen Sie sich den gewünschten Bund
anzeigen (s.o.)
Sie wählen den gewünschten Bund aus und klicken dann auf die
Schaltfläche B EARBEITEN .
Alternativ klicken Sie den Bund doppelt an.
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster B UNDE .
Um den aktuellen Bund zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche
B UND BEARBEITEN.
Jetzt sind auch die Schaltflächen S CHLÜSSEL MIT B UND VERBINDEN
bzw. S CHLÜSSEL VOM B UND TRENNEN aktiv.
Um einen Schlüssel vom aktuellen Bund trennen, wählen Sie den
gewünschten Schlüssel aus und klicken auf die Schaltfläche
S CHLÜSSEL VOM BUND TRENNEN.
Sie bestätigen die Abfrage, indem Sie auf die Schaltfläche J A klicken. Hierdurch
wird der Schlüssel vom Bund getrennt.
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VISION
Das Modul Schlüsselbewegung - Ausgabe
portier®
ab Version 4
4.6.3 Zusätzliche Informationen
Haben Sie einen Bund zur Bearbeitung ausgewählt (s.o.), finden Sie im unteren Teil
des Fensters B UNDE fünf Reiter, die Ihnen weitere Informationen zum Bund
anzeigen.
Welche Schlüssel mit welchen Exemplaren sind dem Bund
aktuell zugeordnet?
Wer ist aktuell im Besitz des Bundes?
Wo schließt der Bund?
An wen wurde der Bund in der Vergangenheit
ausgegeben?
Wurde für den Bund ein Pfand vereinbart?
Hinweis:
Am Bund befindlichen Exemplare sind bei der Schlüsselverwaltung mit dem Status
„Am Bund“ versehen und stehen nicht mehr für eine Einzelausgabe zur Verfügung.
5 Das Modul Schlüsselbewegung
In diesem Modul haben Sie Zugriff auf:





Ausgabe eines Schlüssels
Rücknahme eines Schlüssels
Verlustmeldung eines Schlüssels
Defektmeldung eines Schlüssels
Pendente Ausgabe eines Schlüssels
5.1 Ausgabe
Im Navigator wählen Sie das Modul S CHLÜSSELBEWEGUNG und klicken
dort auf die Schaltfläche A USGABE
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN .
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VISION
portier®
Das Modul Schlüsselbewegung - Ausgabe
ab Version 4
Im oberen Teil des Fensters sehen Sie, in welcher Anlage / in welchem Gebäude
Sie sich derzeit befinden.
Im rechten Teil des Fensters klicken Sie ggfs. den Reiter P ERSONALSUCHE , um
einen Schlüsselempfänger auszuwählen.
Sie suchen den Schlüsselträger, indem Sie die ersten Zeichen
seines Namens in das Suchfeld N AME – 1 eintragen und dann auf
die Schaltfläche P ERSON SUCHEN klicken.
Es wird eine Liste aller in Frage kommenden Personen angezeigt.
Alternativ dazu können Sie auch im Auswahl-Alphabet den entsprechenden
Buchstaben anklicken. Es wird Ihnen eine Liste aller Personen angezeigt, deren
Nachnamen mit dem angeklickten Buchstaben beginnen:
48/105
VISION
portier®
Das Modul Schlüsselbewegung - Ausgabe
ab Version 4
Um eine Person als Schlüsselträger zu bestimmen, klicken Sie sie doppelt an. Die
Daten des Schlüsselträgers werden im Feld S CHLÜSSELTRÄGER links im Fenster
eingetragen.
Im Reiter S CHLÜSSELSUCHE wählen Sie den
auszugebenden Schlüssel aus.
Sie geben in das Suchfeld S CHLÜSSEL – N R . die ersten Zeichen der
Schlüsselnummer ein und starten die Suche mit der Enter-Taste.
Es wird eine Liste aller in Frage kommender Schlüssel angezeigt.
Alternativ dazu können Sie sich per Klick auf die Schaltfläche
S CHLÜSSEL SUCHEN alle Schlüssel anzeigen lassen.
Sie wählen den gewünschten Schlüssel durch Anklicken aus und sehen unterhalb
der Schlüsselliste alle für Sie verfügbaren Exemplare des gewählten Schlüssels.
Das auszugebende Exemplar übernehmen Sie per Doppelklick in den
Fensterbereich S CHLÜSSEL ZUR A USGABE .
49/105
VISION
portier®
Das Modul Schlüsselbewegung - Rücknahme
ab Version 4
Hier können Sie auch ein gewünschtes Rückgabedatum sowie ein Pfand eintragen.
Ob der gewählte Schlüsselträger derzeit noch weitere Schlüssel besitzt wird im Feld
S CHLÜSSEL IM B ESITZ DES S CHLÜSSELTRÄGERS angezeigt.
Sie verbuchen die Schlüsselausgabe per Klick auf die Schaltfläche B UCHEN
(SYMBOL DISKETTE) .
Es wird direkt der Druck einer Quittung ausgelöst. Haben
Sie die entsprechenden Einstellungen getroffen (siehe
Kap. 8.3 Einstellungen), öffnet sich das Fenster
A USGABE-EINSTELLUNGEN, in dem Sie sich per Klick
auf die Schaltfläche S TARTEN eine Vorschau des
Ausgabebelegs anzeigen lassen können.
Über einen Klick auf das
Druckersymbol drucken
Sie die Ausgabequittung
aus.
5.2 Rücknahme
Im Navigator wählen Sie das Modul S CHLÜSSELBEWEGUNG und klicken
dort auf die Schaltfläche R ÜCKNAHME .
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN .
50/105
VISION
portier®
Das Modul Schlüsselbewegung - Rücknahme
ab Version 4
Die Schlüsselrücknahme kann auf zwei Arten erfolgen:
anhand des ausgegebenen Schlüssels oder anhand des Schlüsselträgers.
Aktiver Reiter
Vorgehen
A USGEGEBENE S CHLÜSSEL
Sie suchen den Schlüssel (siehe Kap. 4.3.2) und
erhalten in der Ergebnisliste alle ausgegebenen
Exemplare mit den dazugehörenden
Schlüsselträgern. Nun klicken Sie das zur
Rückgabe vorgesehene Exemplar in der
Ergebnisliste doppelt an.
Die Daten des Schlüssels und des
Schlüsselträgers werden in den Fensterbereich
Rückgabe übernommen.
P ERSONALSUCHE
Sie suchen den Schlüsselträger (siehe Kap.
4.2.1) und klicken ihn in der Ergebnisliste doppelt
an. Seine Daten werden in den Fensterbereich
S CHLÜSSELTRÄGER übernommen.
51/105
VISION
Das Modul Schlüsselbewegung - Verlustmeldung
portier®
ab Version 4
In der Liste S CHLÜSSEL IM B ESITZ DES S CHLÜSSELTRÄGERS wählen Sie den zur
Rückgabe vorgesehenen Schlüssel per Doppelklick. Die Schlüsseldaten werden in
den Fensterbereich S CHLÜSSEL ZUR R ÜCKGABE übernommen.
Sie verbuchen die Schlüsselrücknahme durch Klick auf die Diskette. Das weitere
Vorgehen ist analog zum Vorgehen bei der Schlüsselausgabe.
Beachten Sie:
ein Schlüsselbund kann nur komplett zurück genommen werden!
5.3 Verlustmeldung
Im Navigator wählen Sie das Modul S CHLÜSSELBEWEGUNG und
klicken dort auf die Schaltfläche V ERLUST
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN mit der Maske Verlust. Nun
durchlaufen Sie exakt den gleichen Vorgang wie bei der Rückgabe. Dieses Mal
erhält das Exemplar jedoch den Status Verlust.
Im Feld S ACHVERHALTSSCHILDERUNG kann erklärt werden, wie es zum
Schlüsselverlust kam.
Achtung: diese Schilderung wird nur gedruckt, nicht gespeichert!
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VISION
portier®
ab Version 4
Das Modul Schlüsselbewegung - Defektmeldung
5.4 Defektmeldung
Im Navigator wählen Sie das Modul S CHLÜSSELBEWEGUNG und
klicken dort auf die Schaltfläche D EFEKT
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSELBEWEGUNGEN .
Folgend Sie wieder dem genauen Vorgehen wie bei einer
Schlüsselrücknahme: das Exemplar erhält nun den Status DEFEKT.
5.5 Pendent
In vielen Firmen ist es üblich, dass Mitarbeiter Schlüssel nicht mit aus dem Haus
nehmen dürfen. Sie empfangen jeden Morgen die nötigen Schlüssel oder
Schlüsselbunde und geben sie abends wieder zurück.
Der Zustand dieser Schlüssel ist somit schwebend; sie sind nicht „im Lager“ und
auch nicht dauerhaft ausgegeben. portier®VISION bezeichnet dies als pendent.
In portier®VISION können Sie diese Situation komfortabel verwalten:
Bei der Ausgabe des Schlüssels bzw. Schlüsselbundes definieren Sie die
Schlüsselbewegung per Mausklick als PENDENT :
Diese Ausgabe erfolgt völlig normal.
portier®VISION merkt sich jedoch diesen Vorgang für später, also die Ausgabe genau
dieses Exemplars der Schlüsselnummer in Verbindung mit dieser Person.
Wird der Schlüssel abends zurückgenommen so klicken Sie im Modul
S CHLÜSSELBEWEGUNGEN auf die Schaltfläche P ENDENT bzw. drücken
die Taste F9.
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VISION
portier®
ab Version 4
Das Modul Abfragen - Personen
Es öffnet sich das Ausgabefenster, wie Sie es schon kennen. Klicken Sie nun im
Alphabet den Buchstaben der gesuchten Person. portier®VISION zeigt eine Liste aller
Personen mit diesem ersten Buchstaben, die Schlüssel „pendent“ erhalten haben.
Im diesem Fenster suchen Sie dann den Schlüsselträger und übernehmen seine
Daten per Doppelklick.
Bestätigen Sie die Rücknahme durch Klick auf die Schaltfläche P ENDENT ZURÜCK
NEHMEN . Nun bleibt dieses Schlüsselexemplar reserviert und erhält den Status
PENDENT (schwebend) bis zur nächsten Ausgabe.
Um den Schlüssel am Folgetag wieder auszugeben, wählen Sie wieder F9 und
folgen dem soeben beschriebenen Vorgehen. Wenn Sie die Person gefunden
haben, klicken Sie auf die Schaltfläche P ENDENT AUSGEBEN
Um die pendente Reservierung zu löschen klicken Sie während der
Rücknahme auf die Schaltfläche Pendent AUFLÖSEN
HINWEIS:
Es kann immer nur ein Exemplar pendent vergeben werden. Möchten Sie
mehrere Schlüssel an eine Person pendent vergeben, so nutzen Sie die
Funktion Schlüsselbund.
6 Das Modul Abfragen
Hinter A BFRAGEN verbirgt sich ein sehr mächtiges Werkzeug, mit dem Sie
komplexe Abfragen starten und Ergebnislisten erzeugen können.
Wie Sie Informationen nicht nur suchen sondern auch ändern lesen Sie im Kap. 11.1
(„Suchen und Ersetzen“) nach.
6.1 Personen
Im Navigator wählen Sie das Modul A BFRAGEN
und klicken dort auf die Schaltfläche P ERSONEN .
Es öffnet sich das Fenster A BFRAGEN : P ERSONAL
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VISION
portier®
Das Modul Abfragen - Personen
ab Version 4
Im linken Teil des Fensters sehen Sie die Felder, die Sie zur Suche nutzen können.
Sie können in jedem dieser Felder suchen, beliebig viele Suchkriterien eingeben und
kombinieren und so jede gewünschte Auskunft erhalten. Die Suchergebnisse
können Sie für Listendrucke sowie Einzeldrucke verwenden.
Das allgemeine Vorgehen bei der Abfrage ist wie folgt:
Sie definieren Bedingungen, die auf die gesuchten Personen zutreffen
müssen und starten die Suche mit Klick auf die Schaltfläche S UCHE
STARTEN .
portier®VISION zeigt Ihnen im Reiter E RGEBNIS die Personen an, auf die Ihre
Bedingungen zutreffen.
Ein Beispiel:
Sie suchen alle Personen einer bestimmten Abteilung,
die zwei oder mehr Schlüssel in ihrem Besitz haben:
Als erste Bedingung wählen Sie in der Zeile A NZAHL S CHLÜSSEL den Listeneintrag
GRÖßER GLEICH .
In das erste Suchfeld tragen Sie in der gleichen Zeile die Zahl „2“ ein.
Als zweite Bedingung wählen Sie in der Zeile A BTEILUNG den Listeneintrag
GLEICH .
In das erste Suchfeld tragen Sie in der gleichen Zeile „Verkauf“ ein.
Sie klicken auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN
Im Reiter E RGEBNIS zeigt Ihnen portier®VISION die Personen an,
auf die Ihre Bedingungen zutreffen:
alle Personen der Abteilung Verkauf, die mindestens zwei Schlüssel in ihrem Besitz
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VISION
Das Modul Abfragen - Exemplare
portier®
ab Version 4
haben.
Für die Weiterverarbeitung der gefundenen Personendatensätze gilt:
die betreffenden Datensätze müssen ausgewählt werden.
Einzelne Datensätze werden per Mausklick in der Spalte Ä NDERN ausgewählt.
Weitere Möglichkeiten bieten Ihnen die Schaltflächen:
A LLE K REUZE SETZEN : markiert alle gefundenen Datensätze
A LLE K REUZE LÖSCHEN : hebt die Markierungen auf
A NGEKREUZTE ZEILEN UMKEHREN : die vorhandene Markierung wird
aufgehoben und was bisher nicht markiert war wird markiert.
K REUZE DER SELEKTIERTEN ZEILEN SETZEN: die aktuelle Zeile wird
markiert
K REUZE DER SELEKTIERTEN ZEILEN LÖSCHEN : ist die aktuelle Zeile
markiert, wird ihre Markierung aufgehoben
6.2 Exemplare
Sie möchten alle Schlüsselexemplare suchen, die als verloren oder als defekt
verbucht wurden.
Im Navigator wählen Sie das Modul A BFRAGEN und klicken dort auf die
Schaltfläche E XEMPLARE .
Es öffnet sich das Fenster A BFRAGEN : E XEMPLARE
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VISION
portier®
Das Modul Abfragen - Ausgabe Abfrage
ab Version 4
Im oberen Teil des Fensters bestimmen Sie, ob Sie Exemplare Anlagen- und
Gebäudeübergreifend suchen. Die aktuelle Anlage wird im Feld A NLAGE angezeigt.
In der Zeile E XEMPLARSTATUS wählen Sie als erste Bedingung den
Listeneintrag GLEICH. Im ersten Suchfeld wählen Sie den Listeneintrag
VERLOREN . Als Verknüpfung wählen Sie den Listeneintrag ODER . Als
zweite Bedingung wählen Sie den Listeneintrag GLEICH. Im zweiten
Suchfeld wählen Sie den Listeneintrag DEFEKT . Sie klicken auf die
Schaltfläche S UCHE STARTEN. Im Reiter E RGEBNIS zeigt Ihnen
portier®VISION die Schlüsselexemplare an, auf die Ihre Bedingungen
zutreffen:
Alle Schlüsselexemplare, die entweder als verloren oder als defekt verbucht wurden.
6.3 Ausgabe Abfrage
Sie benötigen eine Liste aller Schlüssel, die derzeit ausgegeben sind und noch nicht
wieder zurück genommen wurden.
Im Navigator wählen Sie das Modul A BFRAGEN und klicken dort auf
die Schaltfläche A USGABE .
Es öffnet sich das Fenster A BFRAGEN : A USGABE .
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VISION
portier®
Das Modul Abfragen - Historie
ab Version 4
In der Zeile A USGABEDATUM wählen Sie als erste Bedingung den Listeneintrag
KLEINER GLEICH . Im ersten Suchfeld wählen Sie das AKTUELLE D ATUM .
Sie klicken auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN
Im Reiter E RGEBNIS zeigt Ihnen portier®VISION die Schlüsselexemplare
an, auf die Ihre Bedingungen zutreffen:
Alle Schlüsselexemplare, die derzeit ausgegeben sind und noch nicht wieder zurück
genommen wurden.
6.4 Historie
Sie benötigen eine Liste aller Schlüssel, die während Ihres Urlaubs
ausgegeben und wieder zurück genommen wurden. Im Navigator wählen
Sie das Modul A BFRAGEN und klicken dort auf die Schaltfläche
HISTORIE .
Es öffnet sich das Fenster A BFRAGEN : H ISTORIE .
Im oberen Teil des Fensters bestimmen Sie, ob Sie anlagen – und
gebäudeübergreifend suchen. Die aktuelle Anlage wird im Feld A NLAGE angezeigt.
In der Zeile A-D ATUM wählen Sie als erste Bedingung den Listeneintrag GRÖßER
GLEICH . Im ersten Suchfeld wählen Sie den ersten Urlaubstag. Als Verknüpfung
wählen Sie den Listeneintrag UND . Als zweite Bedingung wählen Sie den
Listeneintrag KLEINER GLEICH .
Im zweiten Suchfeld wählen Sie den letzten Urlaubstag.
Sie klicken auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN
Im Reiter E RGEBNIS zeigt Ihnen portier®VISION die Schlüsselexemplare
an, auf die Ihre Bedingungen zutreffen:
Alle Schlüsselexemplare, die während Ihres Urlaubs ausgegeben und wieder zurück
genommen wurden.
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VISION
portier®
Das Modul Bestellwesen - Händlerverwaltung
ab Version 4
7 Das Modul Bestellwesen
7.1 Händlerverwaltung
Sie können neue Händler anlegen bzw. bereits erfasste Händler bearbeiten. Diese
Händler können Sie dann im Zuge von Nachbestellungen bzw.
Erweiterungsbestellungen auswählen.
Hierzu klicken Sie im Modul B ESTELLWESEN auf die Schaltfläche
H ÄNDLERVERWALTUNG .
Bereits erfasste Händler werden per Klick auf die Schaltfläche
S UCHE STARTEN angezeigt.
Um einen bereits erfassten Händler zu bearbeiten klicken Sie ihn doppelt
an bzw. wählen ihn aus und klicken auf die Schaltfläche D ATENSATZ
BEARBEITEN .
Um einen Händler neu anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche
D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster H ÄNDLER .
Möchten Sie einen Händler neu erfassen geben Sie die Händlerdaten in die
entsprechenden Felder ein.
7.2 Nachbestellung
Möchten Sie einen bereits erfassten Händler bearbeiten klicken Sie auf die
Schaltfläche H ÄNDLER BEARBEITEN . Nun können Sie die Daten ändern.
In beiden Fällen verlassen Sie das Fenster H ÄNDLER durch Klick auf die
Schaltflächen S PEICHERN und Z URÜCK .
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VISION
portier®
ab Version 4
Das Modul Bestellwesen - Nachbestellung
Bietet Ihr Händler Ihnen die Möglichkeit papierlos zu bestellen, so benötigen Sie einen
„Onlineschlüssel“, den Ihnen ihr Händler zusendet.
Über das kleine Symbol
lesen Sie diesen Schlüssel einmalig ein und können
online Ihre Bestellungen versenden.
Nachbestellt werden können ausschließlich Zylinder und/oder Schlüssel, die in
gleicher Bauform bereits einmal vorliegen. Daher nennt portier®VISION diesen
Vorgang N ACHBESTELLUNG .
Beachten Sie:
befinden Sie sich nicht in einer Anlage sondern haben ein Gebäude
aktiviert, so sind im Modul B ESTELLWESEN die Schaltflächen
N ACHBESTELLUNG sowie E RWEITERUNG ausgeblendet.
Eine neue Bestellung bezieht sich stets auf die aktuelle Anlage.
Wechseln Sie in das Modul B ESTELLWESEN und klicken
dort auf die Schaltfläche N ACHBESTELLUNG .
Alternativ dazu können Sie auch die Tastenkombination
S TRG + N verwenden.
Eventuell vorhandene Bestellungen lassen Sie sich per
Klick auf die Schaltfläche S UCHE STARTEN anzeigen.
Um eine vorhandene Bestellung zu bearbeiten, klicken Sie sie
doppelt an.
Für eine neue Bestellung klicken Sie auf die Schaltfläche
D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
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VISION
Das Modul Bestellwesen - Nachbestellung
portier®
ab Version 4
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster N ACHBESTELLUNG .
Hier bearbeiten Sie Ihre vorhandene Nachbestellung bzw. geben die Daten
der neuen Bestellung ein. Die Händlerdaten übernehmen Sie per Klick auf die
Schaltfläche H ÄNDLER AUSWÄHLEN.
Im Fenster H ÄNDLERSUCHE wählen Sie den gewünschten Händler aus und
übernehmen seine Daten per Klick auf die Schaltfläche S UCHERGEBNIS
ÜBERNEHMEN .
Im Reiter B ESTELLDETAILDATEN tragen Sie ein:




Bestellnummer ein (z.B. aus Ihrem SAP-System)
evtl. Kommissionsnummer
evtl. abweichende Lieferanschrift
evtl. Bemerkungen für den Händler
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VISION
portier®
Das Modul Bestellwesen - Nachbestellung
ab Version 4
Um die Bestellpositionen zu erfassen klicken Sie auf die Schaltfläche
S CHLÜSSEL HINZUFÜGEN bzw. ZYLINDER HINZUFÜGEN .
In den Fenstern S CHLÜSSELSUCHE bzw. Z YLINDERSUCHE wählen Sie
den Schlüssel (bzw. den Zylinder) aus, den Sie nachbestellen möchten.
Die Positionen übernehmen Sie per Klick auf die Schaltfläche
S UCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN .
Die erfassten Positionen werden links im Fenster N ACHBESTELLUNG
aufgeführt.
Im Reiter B ESTELLVORSCHLAGSLISTE finden Sie Schlüssel und Zylinder, die Sie
während der täglichen Arbeit zur Nachbestellung vorgesehen haben (siehe Kap. 5.1
„Schlüsselausgabe“).
Alle hier aufgeführten Positionen sind lediglich Erinnerungen. Um eine dieser
Positionen in die Bestellung zu übernehmen ziehen Sie sich bei gedrückter linker
Maustaste in die Bestellliste.
Wenn Sie diesen Vorschlag aus der Bestellliste doch wieder löschen (Papierkorb),
so wird er wieder in der Vorschlagsliste geführt.
Sie speichern Ihre Bestellung per Klick auf die Schaltfläche S PEICHERN .
Sie verlassen das Fenster N ACHBESTELLUNG per Klick auf die
Schaltfläche Z URÜCK.
Die Bestellung taucht nun in der Bestellübersichtsliste mit Status 1
(angelegt) auf und kann dort jederzeit per Doppelklick geöffnet und
nachbearbeitet werden.
Sie schließen die Bestellung endgültig ab per Klick auf die Schaltfläche
B ESTELLUNG ABSCHLIEßEN und der nachfolgenden Bestätigung der
Sicherheitsabfrage.
Die Bestellung kann nun nicht mehr geändert werden.
Um die Bestellung zu drucken klicken Sie auf die Schaltfläche
B ESTELLUNG DRUCKEN. Es wird eine Druckvorschau angezeigt (siehe
Kap. 8.3.3 „Benutzereinstellungen“).
Sie drucken Bestellformular aus der Vorschau heraus per Klick auf
eine der beiden Schaltflächen D RUCKER , je nachdem, ob Sie nur die
dargestellte Seite oder alle Seiten der Bestellung drucken möchten.
Klicken Sie die Schaltflächen D RUCKER mit der rechten Maustaste an können Sie
z.B. auch ein Fax-Gerät auswählen.
Um das Bestellformular per Mail zu versenden klicken Sie auf die
Schaltfläche S ENDEN AN …
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VISION
portier®
Das Modul Bestellwesen - Bietet Ihr Händler die Möglichkeit der Online-
ab Version 4
Bietet Ihr Händler die Möglichkeit der Online-Bestellung, so können Sie selbst
die Sicherungskarte einlesen, entweder die Magnetkarte der Hersteller, wofür
Sie einen Magnetkartenleser benötigen (bei www.portier.de erhältlich) oder
auch die USB-Sicherungskarte, die Ihr Händler erzeugt und die keine weitere
Hardware erfordert.
Haben Sie eine KABA-Anlage, können Sie die KABA Sicherheitsnummer eingeben
und ggfls. noch eine Transaktionsnummer zusätzlich (Verfahren von KABA).
Nun müssen Sie die Bestellung „abschließen“:
So wird für alle beteiligten Parteien sichergestellt, dass die Online-Bestellung nicht
mehr nachträglich verändert werden kann.
Anschließend versenden Sie den Auftrag direkt online über das Symbol
.
Wenn Sie hier nun das zweite Symbol klicken, ist die Bestellung verbindlich
versandt; portier®VISION quittiert das entsprechend, siehe zweites Bild.
Nach Eingang der Ware verbuchen Sie wie bisher.
Ihr Händler erhält den Auftrag verschlüsselt und kann ihn seinerseits per Knopfdruck
sofort an den Hersteller weiterleiten.
Schneller und mit weniger Möglichkeiten für Fehler geht es wirklich nicht.
Zum Verbuchen einer eingegangen Bestellung siehe unten.
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VISION
Das Modul Bestellwesen - Erweiterung
portier®
ab Version 4
7.3 Erweiterung
Zylinder und/oder Schlüssel, die in der nun gewünschten Art noch nie gefertigt
wurden, erweitern Ihre Anlage. Daher nennt portier®VISION diesen Vorgang
E RWEITERUNGSBESTELLUNG.
Beachten Sie:
befinden Sie sich nicht in einer Anlage, sind im Modul
B ESTELLWESEN die Schaltflächen N ACHBESTELLUNG sowie
E RWEITERUNG ausgeblendet.
Eine neue Bestellung bezieht sich stets auf die aktuelle Anlage.
Um eine Erweiterungsbestellung anzulegen klicken Sie im Modul
B ESTELLWESEN auf die Schaltfläche E RWEITERUNG.
Alternativ dazu können Sie auch die Tastenkombination S TRG + N
verwenden.
Eventuell vorhandene Bestellungen lassen Sie sich per Klick auf
die Schaltfläche L UPE anzeigen.
Um eine vorhandene Bestellung zu bearbeiten, klicken Sie sie doppelt an.
Um eine neue Bestellung anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche
D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster E RWEITERUNG .
Die Händlerdaten übernehmen Sie wieder per Klick auf die Schaltfläche
H ÄNDLER AUSWÄHLEN .
Im Fenster H ÄNDLERSUCHE wählen Sie den gewünschten Händler aus
und übernehmen seine Daten per Klick auf die Schaltfläche
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VISION
portier®
ab Version 4
Das Modul Bestellwesen - Erweiterung
S UCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN .
.
Um neue G RUPPENSCHLÜSSEL zu erfassen klicken
Sie im Reiter G RUPPENSCHLÜSSEL ERFASSEN auf
die entsprechende Schaltfläche
Es öffnet sich das Fenster S CHLÜSSEL . Tragen Sie hier alle Daten des neuen
Gruppenschlüssels ein (s.o.). Wenn Sie die Maske verlassen wird dieser
Gruppenschlüssel in die Bestellliste übernommen.
Erst jetzt geben Sie zusätzlich händisch die gewünschte Anzahl des Schlüssels in
die Spalte B ESTELLT ein.
Um eine neue Schließung (=Zylinder und
Einzelschlüssel) zu erfassen klicken Sie im Reiter
S CHLÜSSEL /ZYLINDER ERFASSEN auf die
entsprechende Schaltfläche
Es öffnet sich das Fenster
ZYLINDER.
Hier trage Sie die Daten des neuen Zylinders ein.
Sie verlassen das Fenster Z YLINDER per Klick auf die Schaltfläche
Z URÜCK und bestätigen die Sicherheitsabfrage.
Der neue Zylinder wurde in die Bestellliste übernommen.
Jetzt geben Sie händisch sowohl gewünschte Anzahl der Zylinder als auch die
gewünschte Anzahl Schlüssel in die Spalte B ESTELLT ein.
Damit der Händler weiß, wie sich die neuen Gruppenschlüssel und/oder
Einzelschlüssel in der gesamten Anlage verhalten sollen - also welche
Schließfunktion diese erhalten sollen-, müssen Sie im letzten Schritt diese
Funktionen definieren.
Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche S CHLIEßPLAN
Es öffnet sich das Fenster S CHLIEßPLAN .
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VISION
Das Modul Bestellwesen - Bestellung verbuchen
portier®
ab Version 4
Hier suchen Sie Ihre „neuen“ Schließungen und setzen die richtigen Funktionen
Denken Sie hierbei auch an bereits vorhandene Gruppenschlüssel, die ebenfalls
berücksichtigt bedacht werden müssen, wenn sie nämlich neue Schließungen auch
schließen sollen.
Beachten Sie:
Nur das Hersteller-Werk kann Ihnen sagen, ob Ihre Wünsche so
erfüllbar sind.
Sie schließen die Erweiterungsbestellung per Klick auf die Schaltfläche
B ESTELLEN ab und bestätigen den Sicherheitshinweis.
Die Bestellung kann nun nicht mehr geändert werden.
Um die Erweiterungsbestellung zu drucken klicken Sie auf die Schaltfläche
B ESTELLUNG DRUCKEN.
portier®VISION druckt nun



eine Bestell-Kopfseite
eine Bestandsliste zur Übersicht für den Händler
den Schließplan gefiltert
mit den Positionen, die für den Händler von Bedeutung sind.
Das sind alle neuen Positionen sowie alle vorhandenen GS und ES, die irgendwie
von den geplanten Funktionen und Schließungen betroffen sind.
Im Fenster Erweiterung sehen Sie die Liste aller Erweiterungsbestellungen, in der
die wichtigsten Daten angezeigt werden.
Bei vielen aufgelisteten Bestellungen können Sie gezielt nach einer bestimmten
Bestellung suchen.
Nach der Verbuchung (siehe Kap. 7.1.1 „Bestellung verbuchen“) werden die neuen
Artikel angelegt und die Bestände korrekt geführt.
Während der Laufzeit der Bestellung werden die Datensätze „Erweiterung“ rot
dargestellt.
7.4 Bestellung verbuchen
Um den Eingang des bestellten Materials zu verbuchen öffnen Sie die Bestellung
66/105
VISION
portier®
Das Modul System - Benutzerverwaltung
ab Version 4
per Doppelklick.
Im Fenster N ACHBESTELLUNG klicken Sie auf die Schaltfläche
B ESTELLUNG BUCHEN
Im Fenster N ACHBESTELLUNG finden Sie drei neue Schaltflächen:
Bei vollständiger Lieferung verbuchen Sie alle Positionen per Klick auf die
Schaltfläche A LLE E INGÄNGE BUCHEN .
Um Teillieferungen zu erfassen, klicken Sie in die Spalte G ELIEFERT und tragen die
Anzahl der gelieferten Artikel manuell ein. In diesem Fall buchen Sie anschließend
per Klick auf die Schaltfläche E INGANG BUCHEN .
Über die Schaltfläche B UCHUNG BEENDEN verlassen Sie diesen Dialog.
portier®VISION ergänzt automatisch die Anzahl der verfügbaren Exemplare und
nummeriert sie durch. Für jeden nachbestellten Zylinder wird ein eigener (neuer)
Datensatz angelegt, der den Status I M L AGER erhält.
8 Das Modul System
In diesem Modul verwalten Sie Benutzer sowie Depots und Zeitzonen. Des Weiteren
treffen Sie allgemeine Einstellungen und definieren Rollen für die Benutzer.
8.1 Benutzerverwaltung
Im Modul S YSTEM klicken Sie auf die Schaltfläche
B ENUTZERVERWALTUNG .
Vorhandene Benutzer werden per Klick auf die
Schaltfläche L UPE angezeigt.
Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie in der
Symbolleiste auf die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster B ENUTZER .
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VISION
portier®
Das Modul System - Benutzerverwaltung
ab Version 4
Hier tragen Sie die Daten des neuen Benutzers ein.
Wenn Sie Ihre Eingabe speichern, werden Sie aufgefordert, dem Benutzer Rechte
über Rollenzuweisungen zuzuteilen.
Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja und Sie gelangen in folgende Maske:
68/105
VISION
portier®
Das Modul System - Benutzerverwaltung
ab Version 4
Markieren Sie in der Liste die Anlage, für die der Benutzer Rechte bekommen soll
und wählen Sie dann bearbeiten. Sie können nun aus den angebotenen Rollen die
passende wählen (Rollendefinition siehe Ende des Handbuchs). Diese Rolle mit
allen Rechten hat der Benutzer damit für die zuvor markierte Anlage.
In der Liste wird das sofort angezeigt (hier Sachbearbeiter und Gast):
Gehen Sie für Gebäude analog vor. Verlassen Sie die Maske wieder.
In den Reitern G EBÄUDE und A NLAGEN sehen Sie, auf welche Schließanlage in
welchem Gebäude der Benutzer Zugriff hat.
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VISION
portier®
ab Version 4
Das Modul System - Benutzerverwaltung
Müssen Sie mehrere Benutzer anlegen, können Sie seit der Version 4 einen einmal
definierten Benutzer kopieren.
Mit den beiden Symbolen kopieren Sie den Benutzer und anschließend alle seine
Rechte und ROLLEN.
Wird ein Benutzer als S UPERVISOR definiert (Haken setzen), benötigt er keine
Rollen und Rechte; der Supervisor hat übergreifende Rechte.
Um einen vorhandenen Benutzer zu bearbeiten lassen Sie alle Benutzer anzeigen
(s.o.) und klicken den gewünschten Benutzer doppelt an.
Hierdurch gelangen Sie wieder in das Fenster B ENUTZE r, in dem Sie Ihre
Änderungen vornehmen können. Die Änderungen speichern Sie wie bereits
beschrieben.
Um einen Benutzer zu löschen öffnen Sie den Benutzer und klicken im
Fenster B ENUTZER auf die Schaltfläche B ENUTZER LÖSCHEN.
Die Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit J A .
Beachten Sie:
In portier®VISION gibt es bei der Auslieferung immer einen Benutzer
im Programm mit dem Namen START und dem Passwort START.
Dieser Benutzer START hat alle erdenklichen Rechte.
Er wird im Programm der S UPERVISOR genannt.
Für die Sicherheit der Programmbenutzung sollten Sie daher sofort sich selbst als
neuen S UPERVISOR anlegen und anschließend den Benutzer START löschen
(siehe Kap. 8.1 „Benutzerverwaltung“).
Unsere Empfehlung:
Erstellen Sie für sich selbst zwei Zugänge:
einen Alltagszugang in der Rolle S ACHBEARBEITER und einen weiteren Zugang mit
S UPERVISOR-Rechten.
Im Alltag loggen Sie sich stets mit Ihrem eigenen Namen ein und können so
gefahrlos im Programm arbeiten.
Nur für besondere Fälle loggen Sie sich als Supervisor ein. So verhindern Sie, dass
auch Sie selbst im Alltag schädliche Änderungen aus Versehen vornehmen; denn
nur der S UPERVISOR (und auch der A DMINISTRATOR) können Bestandsdaten
ändern, Schließfunktionen neu definieren usw.
Neu in der Version 4 Single sign on
Wenn Sie Ihre Benutzerkennung, die Sie unter Windows haben, auch für einen
Benutzer in portier®VISION eintragen, brauchen Sie sich beim Start unserer
Software nicht mehr zu identifizieren. Das Passwort ist frei wählbar, es wird an
diesem (Ihrem) Rechner nicht geprüft.
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VISION
portier®
Das Modul System - Einstellungen
ab Version 4
Möchten Sie trotzdem einmal mit einer anderen Anmeldung arbeiten, so wählen Sie
im Programm „Datei->abmelden“ und können sich nun unter anderem Namen
wieder einloggen.
8.2 Einstellungen
Hier definieren Sie allgemeine Einstellungen von
portier®VISION. Im Modul System klicken Sie auf die
Schaltfläche E INSTELLUNGEN
Es öffnet sich das Fenster E INSTELLUNGEN.
Grundeinstellungen
Im Reiter G RUNDEINSTELLUNGEN definieren Sie programmübergreifende
Einstellungen. Diese Einstellungen gelten für alle Benutzer der Software.
Schliessfunktionen
Im Reiter S CHLIESSFUNKTIONEN bestimmen Sie, welche Symbole im Schließplan
verwendet werden sowie, welche Felder im Schließplan dargestellt werden.
Benutzereinstellungen
Im Reiter B ENUTZEREINSTELLUNGEN definieren Sie individuelle Einstellungen des
Benutzers. Die hier getroffenen Einstellungen werden durch Einstellungen in den
Grundeinstellungen (Administrator) überstimmt (Ober sticht Unter).
Update
Im Reiter U PDATE stellen Sie ein, ob portier®VISION beim Programmstart das
Vorhandensein einer neuen Version prüfen soll.
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VISION
portier®
Das Modul System - Depotverwaltung
ab Version 4
Das Genehmigungsverfahren
Erst seit der Version 4 verfügbar, siehe unten.
Depotverwaltung
Haben Sie in den Einstellungen die Depotverwaltung aktiviert, können Sie hier
Depots anlegen sowie vorhandene Depots bearbeiten und löschen
Sie klicken im Modul S YSTEM auf die Schaltfläche
D EPOTVERWALTUNG .
Vorhandene Depots werden per Klick auf die Schaltfläche
L UPE angezeigt.
Um ein neues Depot anzulegen klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster D EPOT .
Hier tragen Sie die Daten des neuen Depots ein.
72/105
VISION
portier®
Das Modul System - Zeitzonenverwaltung
ab Version 4
Um dem Depot Benutzer zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche
D EM D EPOT BENUTZER ZUORDNEN und wählen den gewünschten
Benutzer aus.
Analog verfahren Sie mit den
Schlüsselexemplaren. Suchen Sie über die
Schlüsselnummer und wählen Sie dann die
Exemplare, die ins Depot gelegt werden
sollen:
8.3 Zeitzonenverwaltung
In portier®VISION können Sie Zeitzonen definieren, in denen Schlüssel ausgegeben
werden dürfen. Zu anderen Zeiten erlaubt portier®VISION dann keine
Schlüsselausgabe.
Hierzu klicken Sie im Modul S YSTEM auf die Schaltfläche
ZEITZONENVERWALTUNG .
Bereits definierte Zeitzonen werden per Klick auf die
Schaltfläche S UCHE STARTEN angezeigt.
Um ein neue Zeitzone zu definieren klicken Sie in der Symbolleiste auf
die Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
Es öffnet sich das Fenster Z EITZONE .
Hier tragen Sie die Daten der neuen Zeitzone ein.
Geben Sie der Zeitzone einen möglichst aussagekräftigen Namen und speichern Sie
sie wie bereits beschrieben.
Um diese Zeitzone einem Schlüssel oder Schlüsselbund zuzuordnen öffnen Sie den
Schlüssel bzw. den Bund (siehe Kap. 4.3.2 bzw. 4.5.2).
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VISION
portier®
Das Modul Supervisor - Anlagen / Gebäude verwalten
ab Version 4
Im Reiter A LLGEMEINE D ATEN wählen Sie die gewünschte Zeitzone und speichern
den Schlüssel /den Bund wieder: ab sofort können der Schlüssel / der Bund nur
noch während der Zeitzone ausgegeben werden.
Um vorhandene Zeitzonen zu bearbeiten bzw. zu löschen, lassen Sie sich die
Zeitzone anzeigen und klicken sie doppelt an.
Im Fenster Z EITZONE bearbeiten Sie die Zeitzone durch Klick auf die
Schaltfläche Z EITZONE BEARBEITEN.
Sie löschen die Zeitzone durch Klick auf die Schaltfläche Z EITZONE
LÖSCHEN . In diesem Fall bestätigen Sie die Abfrage mit J A .
9 Das Modul Supervisor
Beachten Sie:
um Zugriff auf das Modul S UPERVISOR zu haben müssen Sie als
Supervisor angemeldet sein. Nur der Supervisor kann einem neuen
Benutzer die Rolle A DMINISTRATOR zuordnen.
9.1 Anlagen / Gebäude verwalten
Wie Sie als Supervisor Anlagen und Gebäude verwalten / ändern / löschen
entspricht dem Vorgehen in Kap. 4.1 („Anlage / Gebäude“)
9.2 CSV-Zylinderexport
Beachten Sie:
Dieser CSV-Export dient nur zur vorübergehenden Bearbeitung der
Zylinderdaten in Excel.
Im Modul Supervisor klicken Sie auf die Schaltfläche
CSV ZYLINDEREXPORT
Es öffnet sich das Fenster CSV D ATENAUSTAUSCH .
Hier klicken Sie auf die Schaltfläche A USWÄHLEN UND WEITER und bestätigen die
Abfrage mit J A.
Sie bestimmen den Speicherort sowie den Namen der CSV-Datei und erhalten eine
Meldung, dass die Zylinder exportiert wurden.
74/105
VISION
portier®
ab Version 4
Daten importieren / exportieren - CSV-Zylinderimport
Die soeben erzeugte CSV-Datei kann nun mit Excel weiter verarbeitet werden.
9.3 CSV-Zylinderimport
Beachten Sie:
Dieser CSV-Import dient nur zum Import von Daten, die vorher
exportiert und bearbeitet wurden.
Im Modul Supervisor klicken Sie auf die Schaltfläche
CSV ZYLINDERIMPORT
Es öffnet sich das Fenster CSV D ATENAUSTAUSCH .
Hier klicken Sie auf die Schaltfläche A USWÄHLEN UND WEITER und bestätigen die
Abfrage mit J A.
Sie bestimmen den Speicherort sowie den Namen der gewünschten CSV-Datei und
erhalten eine Meldung, dass die Zylinder importiert wurden.
10 Daten importieren / exportieren
10.1 Anlagendaten importieren
Gedacht ist der Anlagendatenimport für den kompletten Import der Daten einer
neuen Anlage und den Import von größeren Nachbestellungen bzw. Erweiterungen.
Sie benötigen dazu die Daten im Format XML.
75/105
VISION
portier®
Daten importieren / exportieren - Personaldaten importieren
ab Version 4
Hierzu zeigen Sie im Menü D ATEN auf den Eintrag D ATENIMPORT und wählen den
Befehl P ORTIER XML-S CHNITTSTELLE .
Es öffnet sich das Fenster PORTIER IMPORT –XML.
Hier klicken Sie auf die Schaltfläche XML - I MPORTDATEI ÖFFNEN und
bestimmen den Speicherort sowie den Namen der XML-Datei.
Dann klicken Sie auf die Schaltfläche I MPORT STARTEN : die Daten werden
importiert.
10.2 Personaldaten importieren
Sie benötigen die Daten des Personals, also der Personen, die später einmal einen
Schlüssel empfangen können, in einem speziellen Format, genannt CSV. Auch
muss der Aufbau der Datei einer bestimmten Definition entsprechen. Auf jeder CD
und auch im Internet finden Sie eine Beispieldatei (Kopiervorlage) und für
Administratoren eine klare Definitionsdatei.
Wie gehen Sie vor?
Klicken Sie im Menü D ATEN auf den Eintrag P ERSONALDATENIMPORT .
Es öffnet sich das Fenster P ERSONALDATENIMPORT.
76/105
VISION
portier®
Sonstiges - Datensicherung
ab Version 4
Sie klicken auf die Schaltfläche
und bestimmen Sie den Ort sowie
den Namen der zu importierenden CSV-Datei.
Den Import starten Sie per Klick auf die Schaltfläche U PDATE STARTEN .
Sie verlassen das Importfenster durch Klick auf die Schaltfläche
P ROGRAMM BEENDEN .
TIPP:
Sie können auf diese Weise in regelmäßigen Abständen die aktuellsten Daten der
Personalabteilung übernehmen. So erfahren Sie, wenn Personen die Firma
verlassen und können rechtzeitig Schlüssel zurückfordern (siehe auch Reminder).
Mit Hilfe eines kleinen Tools auf der DOS Ebene lässt sich der Datenabgleich auch
automatisieren, z.B. jede Freitagnacht.
11 Sonstiges
11.1 Datensicherung
Die Datensicherung erfolgt regelmäßig über den Netzwerkadministrator.
portier®VISION speichert alle Daten stets nur auf dem Server in Form der
Datenbankdatei PORTIER .GDB .
Benutzen Sie portier®VISION lokal, d.h. auf einem Einzelplatzrechner, so wird dort ein
Netzwerk simuliert; sichern Sie auch hier bitte nur die Dateien PORTIER . GDB , Z .B.
DURCH K OPIE AUF EIN ANDERES
EINEN USB S TICK .
L AUFWERK IM NETZ ODER SICHERUNG AUF
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VISION
portier®
Sonstiges - Suchen & Ersetzen
ab Version 4
Bei z.B. einem Festplattenwechsel können Sie die gesicherten Daten vor dem ersten
Start nach einer Neuinstallation einfach überkopieren.
Neu ab der Version 4 Automatische Datensicherung
Achtung:
Diese Möglichkeit der automatischen Datensicherung ist nur für Datenbanken unter
FIREBIRD 2.5 gedacht.
Alle Installationen mit Microsoft SQL Server (business edition) werden
erfahrungsgemäß im regelmäßigen Turnus durch die EDV-Abteilung gesichert.
Wählen Sie den Menübefehl „System->Datensicherung“.
und klicken Sie dann auf das zweite, rechte Symbol.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit JA und wählen Sie im anschließenden
Dialogfenster einen Ordner, in den die Datensicherung geschrieben werden soll.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie sehr schnell ablaufende
Befehlsfolgen beobachten können. Wenn sich dieses Fenster wieder schließt, ist die
Datenbank gesichert. In dem gewählten Ordner finden Sie eine Datei mit der
Endung *.bak.
11.2 Suchen & Ersetzen
Möchten Sie im Zuge einer Abfrage Datensätze nicht nur suchen, sondern auch
verändern, klicken Sie im Menü B EARBEITEN auf den Eintrag S UCHEN UND
ERSETZEN
Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten:
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VISION
ab Version 4
Sonstiges - Suchen & Ersetzen
portier®
Anlagen:
Anlagen suchen und Anlagedaten verändern
Gebäude:
Gebäude suchen und Gebäudedaten verändern
Personal:
Personal suchen und Personaldaten verändern
Schlüssel:
Schlüssel suchen und Schlüsseldaten verändern
Exemplare:
Exemplare suchen und Exemplardaten verändern
Zylinder:
Zylinder suchen und Zylinderdaten verändern
Bunde:
Bunde suchen und Bunddaten verändern
Benutzer:
Benutzer suchen und Benutzerdaten verändern
Das allgemeine Vorgehen ist wie folgt:




Im Reiter S UCHE definieren Sie Bedingungen
Im Reiter E RGEBNIS werden die gefundenen Datensätze angezeigt
Sie wählen die Datensätze aus, die geändert werden sollen
Im Reiter E RGEBNIS definieren Sie, welche Daten wie geändert werden
Ein Beispiel:
Die Abteilung „Verkauf“ ändert ihren Namen und heißt nun „Sales“. Die
Personaldaten (wer gehört zu welcher Abteilung) sollen entsprechend geändert
werden.
Es gilt nun, die Personen zu suchen, deren Daten geändert werden sollen.
Hierzu klicken Sie im Menü B EARBEITEN auf S UCHEN UND ERSETZEN und wählen
den Eintrag P ERSONAL .
Es öffnet sich das Fenster S UCHE UND ERSETZEN : P ERSONAL .
In der Zeile A BTEILUNG wählen Sie in der Spalte 1. B EDINGUNG den Eintrag
GLEICH . In der Zeile A BTEILUNG geben Sie in der Spalte 1. S UCHFELD „Verkauf“
ein. Die Suche starten Sie mit Klick auf die Schaltfläche S ELEKTION STARTEN Es
werden Ihnen im Reiter E RGEBNIS die Personen angezeigt, die der Abteilung
„Verkauf“ zugeordnet sind.
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VISION
Sonstiges - Passwort ändern
portier®
ab Version 4
Mit Klick auf die Schaltfläche A LLE K REUZE SETZEN wählen Sie alle gefundenen
Personen aus.
Möchten Sie nur einzelne Personen auswählen, klicken Sie diese Personen in
der Spalte Ä NDERN an.
Im Reiter Ä NDERUNG tragen Sie in der Zeile
A BTEILUNG den neuen Feldinhalt (in diesem
Fall: „Sales“) ein.
Beachten Sie:
Sie sollten die Änderungen nur durchführen, wenn Sie sich absolut sicher sind.
Die Daten werden geändert per Klick auf die
Schaltfläche Ä NDERUNGEN DURCHFÜHREN .
Analog zum beschriebenen Vorgehen ändern Sie Anlagen und Gebäude, Schlüssel
und Exemplare, Zylinder und Bunde sowie Depots und Benutzer.
11.3 Passwort ändern
Wählen Sie den Befehl DATEI->ABMELDEN. Hier verbirgt sich der Menüpunkt
PASSWORT ÄNDERN.
Sie müssen zuerst einmal Ihr aktuelles Passwort eingeben, dann zur Sicherheit
zweimal das neue. Mit einem Klick auf ÄNDERN ist das neue Passwort aktiv.
Haben Sie Ihr Passwort einmal vergessen, kann Ihr Administrator Ihnen ein neues
zuweisen; Ihr bestehendes Passwort kann allerdings auch der Administrator oder
auch der Supervisor nicht sehen.
11.4 Berechtigungen mittels Gruppen steuern
In portier®VISION können Sie Gruppen anlegen und diesen Gruppen sowohl Schlüssel
als auch Personen zuordnen. Bei Schlüsselausgaben prüft portier®VISION, ob der
Empfänger zur berechtigten Gruppe gehört.
Auf diese Weise können Sie Schlüssel für bestimmte Bereiche für einen befugten
Personenkreis reservieren (z.B. Laborschlüssel nur für Labormitarbeiter.)
Dazu klicken Sie im Menü B EARBEITEN auf den Eintrag G RUPPEN DEFINIEREN.
Alternativ dazu verwenden Sie die Tastenkombination S TRG+G .
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VISION
portier®
Sonstiges - Berechtigungen mittels Gruppen steuern
ab Version 4
Vorhandene Gruppen werden per Klick auf die Schaltfläche
S UCHE STARTEN angezeigt.
Um eine Gruppe zu bearbeiten klicken Sie sie doppelt an.
Um eine neue Gruppe anzulegen klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche D ATENSATZ HINZUFÜGEN.
In beiden Fällen öffnet sich das Fenster G RUPPEN DEFINIEREN .
Hier geben Sie die Daten der neuen Gruppe ein bzw. ändern die Daten einer
bestehenden Gruppe.
Um der neuen Gruppe Personen hinzuzufügen klicken Sie unten auf den
Reiter „zugeordnete Personen“ und dann oben auf die Schaltfläche
P ERSONEN ZUR G RUPPE ZUORDNEN
Es öffnet sich das Fenster P ERSONAL SUCHEN .
Hier lassen Sie sich per Klick auf die Schaltfläche L UPE alle Personen
anzeigen.
Da diese Liste u.U. sehr lang werden kann können Sie auch gezielt nach
bestimmten Personen suchen wie in Kap. 4.2.2 beschrieben.
Die gewünschte Person wählen Sie durch Anklicken aus.
Durch Klick auf die Schaltfläche S UCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN fügen
Sie die gewählte Person der Gruppe hinzu.
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VISION
portier®
Sonstiges - Pfandverwaltung
ab Version 4
Um der Gruppe einen Schlüssel hinzuzufügen klicken Sie den
Reiter Z UGEORDNETE S CHLÜSSEL an.
Hierdurch werden die Schaltflächen S CHLÜSSEL ZUR G RUPPE
ZUORDNEN bzw. S CHLÜSSEL AUS G RUPPE ENTFERNEN
aktiviert.
Per Mausklick auf die Schaltfläche S CHLÜSSEL ZUR G RUPPE ZUORDNEN öffnet
sich das Fenster S CHLÜSSELSUCHE .
Mit der Schaltfläche S CHLÜSSEL SUCHEN lassen Sie sich alle Schlüssel
anzeigen.
Den gewünschten Schlüssel markieren Sie und fügen ihn der Gruppe
durch Klick auf die Schaltfläche S UCHERGEBNIS ÜBERNEHMEN hinzu.
Möchten Sie einen Schlüssel von einer Gruppe trennen, wählen Sie im Menü
B EARBEITEN den Befehl G RUPPEN DEFINIEREN (alternativ dazu: S TRG+G).
Per Klick auf die Schaltfläche L UPE lassen Sie sich alle Gruppen
anzeigen.
Die gewünschte Gruppe öffnen Sie per Doppelklick. Im Fenster G RUPPEN
DEFINIEREN wechseln Sie in den Reiter Z UGEORDNETE S CHLÜSSEL .
Sie markieren den gewünschten Schlüssel und klicken auf die Schaltfläche
S CHLÜSSEL AUS GRUPPE ENTFERNEN .
Sie bestätigen die Sicherheitsabfrage D EN S CHLÜSSEL XXX AUS DER G RUPPE
ENTFERNEN ? . Der Schlüssel ist nun von der Gruppe gelöst.
11.5 Pfandverwaltung
Sollen bestimmte Schlüssel nur gegen Pfand ausgegeben werden öffnen Sie den
gewünschten Schlüssel, indem Sie im Modul V ERWALTUNG auf die Schaltfläche
Schlüssel klicken.
Sie suchen den gewünschten Schlüssel (siehe Kap.
4.4.2 „Schlüssel bearbeiten / löschen“) und tragen
dort das gewünschte Pfand ein.
Ab sofort kann der Schlüssel nur noch gegen Pfand ausgegeben werden.
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VISION
portier®
Sonstiges - Reminder
ab Version 4
11.6 Reminder
Möchten Sie sich an fällige Rücknahmen erinnern lassen können Sie mit dem
R EMINDER eine Erinnerungsfunktion einstellen.
Hierzu klicken Sie im Modul S YSTEM auf die Schaltfläche E INSTELLUNGEN.
In den Reitern G RUNDEINSTELLUNGEN oder B ENUTZEREINSTELLUNGEN
aktivieren Sie die Reminder-Funktion (siehe auch Kap. 8.3 „Einstellungen“).
Entscheiden Sie, wie viele Tage im Voraus portier® Sie an fällige Rückgaben
erinnern soll. portier® prüft eingetragene und geplante Rückgaben, aber auch, ob
eine Person aus der Firma ausscheidet. dazu wird das Feld „Ende der Tätigkeit“ bei
den Personen abgefragt.
Ab dem nächsten Programmstart erinnert portier®VISION Sie daran, dass Schlüssel
zur Rücknahme anstehen.
Jederzeit können Sie im laufenden Programm mit Hilfe von F10 den Reminder
aufrufen und schauen, welche Schlüssel zur Rückgabe anstehen.
11.7 V.I.P. / Kompetenzstufen
Haben Sie im Modul S YSTEM / E INSTELLUNGEN die V.I.P .-Verwaltung aktiviert
(siehe Kap. 8.3 „Einstellungen“) können Sie bestimmten Personen einen
besonderen Status zuweisen.
Z.B. können Mitglieder des Vorstandes oder des Betriebsrates vor Einblick durch
bestimmte Benutzer gesperrt werden.
Im Modul V ERWALTUNG / P ERSONAL (Reiter
A LLGEMEINE D ATEN) erhalten diese Personen
eine V.I.P . – Ziffer zwischen 1 und 15
Ab sofort können nur noch Benutzer, die einen V.I.P -Berechtigung gleich oder
höher haben, irgendeine Auskunft zu dieser Person erhalten; alle anderen Benutzer
sehen keinerlei Informationen zu dieser Person. An diese Personen ausgegebene
Schlüssel zeigen den Namen des Trägers nicht mehr an.
Um einem Benutzer eine V.I.P .- Erlaubnis zu geben, öffnen Sie den Benutzer im
Modul S YSTEM / B ENUTZERVERWALTUNG (siehe Kap. 8.1 „Benutzerverwaltung“)
und setzen den Status entsprechend fest: Findet ein Nicht-Berechtigter ein Exemplar
eines Schlüssels, das einem V.I.P .-Schlüsselträger ausgegeben wurde, so wird die
Auskunft verweigert:
Bei Schlüsseln und Personen haben Sie die Möglichkeit, Kompetenzstufen zu
definieren. Hierzu öffnen Sie den Schlüssel bzw. die Person im Modul
V ERWALTUNG / S CHLÜSSEL bzw. VERWALTUNG / PERSONAL und definieren
jeweils im Reiter A LLGEMEINE D ATEN eine von 15 Kompetenzstufen.
(Siehe auch Kap. 4.2. „Personal“ bzw. Kap. 4.3 „Schlüssel“)
Bei der Ausgabe des Schlüssels vergleicht portier®VISION die beiden eingetragenen
Werte beim auszugebenden Schlüssel und bei der empfangenden Person.
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VISION
portier®
Sonstiges - Auswahllisten mit Inhalten hinterlegen
ab Version 4
Hat die Person nicht mindestens den gleichen Kompetenzwert wie der Schlüssel,
wird die Ausgabe mit einer entsprechenden Meldung verweigert.
So kann der Administrator in Zusammenarbeit mit der jeweiligen Führungskraft bzw.
dem Sicherheitsbeauftragten der Firma festlegen, wer welche Schlüssel empfangen
darf.
Beispiele:
Der Schlüssel zu den Medikamentenschränken darf nur an einen eingeschränkten
Personenkreis ausgegeben werden; Personal von Reinigungsfirmen darf nur
bestimmte oder gar keine Gruppenschlüssel erhalten.
11.8 Auswahllisten mit Inhalten hinterlegen
In portier®VISION haben Sie an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, mit Hilfe von
sog. A USWAHLLISTEN die Datenerfassung erheblich zu vereinfachen.
A USWAHLLISTEN erkennen Sie daran, dass
rechts neben dem Feld ein kleines nach unten
zeigendes Dreieck zu sehen ist.
Den gewünschten Eintrag wählen Sie per Mausklick auf das Dreieck aus.
Mit Auswahllisten können Sie auch dafür sorgen, dass Abteilungsnamen,
Kostenstellen, Bereichsnamen etc. immer gleich geschrieben werden, in dem Sie
Werte in den A USWAHLLISTEN fest vorgeben.
Eine spätere Suche funktioniert dadurch sicherer und besser. Um in einer
AUSWAHLLISTE Einträge anzulegen klicken Sie in das gewünschte Feld (im Beispiel:
das Feld „Anrede“) und geben dann die Tastenkombination ALT + F12 ein.
Sie erhalten in Listenform eine Übersicht der bereits vorhandenen Einträge.
Um neue Einträge aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche
HINZUFÜGEN.
Um Einträge zu bearbeiten, markieren Sie den gewünschten Eintrag per
Mausklick und klicken anschließend auf die Schaltfläche B EARBEITEN .
Speichern Sie jede Änderung über die Schaltfläche S PEICHERN.
Über die Schaltfläche Z URÜCK gelangen Sie wieder in die A USWAHLLISTE .
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VISION
portier®
Drucken - Der Schließplandruck
ab Version 4
Ab sofort stehen Ihnen alle angelegten Einträge in dieser A USWAHLLISTE zur
Verfügung.
Sie geben den ersten Buchstaben in das Feld ein
(im Beispiel: „F“) und portier®VISION sucht den
ersten dazu passenden Eintrag.
Gibt es mehrere passende Einträge können Sie mit der Cursortaste (P FEIL NACH
UNTEN ) den gewünschten Eintrag aussuchen.
12 Drucken
12.1 Der Schließplandruck
Im Menü D ATEN wählen Sie den Befehl S CHLIEßPLAN .
Es öffnet sich das Fenster S CHLIESSPLAN DRUCKEN .
Um hier Einstellungen zu
ändern müssen Sie das
Häkchen bei den jeweiligen
Optionen per Mausklick
entfernen.
Sie können Sie auf Wunsch
Teilbereiche des
Schließplans zum Druck
bestimmen (im Bild z.B. nur
die Zylinder von Sortierung
10 bis 20.)
Im unteren Bereich können
Sie die gewünschte Art der
Sortierung bei der
Darstellung bestimmen.
Voreingestellt ist stets der
Druck aller Daten in der
Sortierfolge S ORTIERUNG .
Um das Druckergebnis vor dem endgültigen Druck zu kontrollieren
klicken Sie auf die Schaltfläche V ORSCHAU
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
Nach der Anzeige/dem Druck des ersten Satzes werden Sie gefragt, ob Sie weiter
drucken möchten (folgende Sätze).
12.2 Berichte drucken und bearbeiten
Immer dann wenn Sie bei der täglichen Arbeit mit portier®VISION etwas drucken (z.B.
einen Ausgabebeleg, eine Verlustmeldung, ein Abfrageergebnis) arbeiten Sie mit
vordefinierten Reports (=Berichte).
Welche Reports portier®VISION Ihnen zur Verfügung stellt erfahren Sie, indem Sie im
Menü D RUCKEN den Eintrag R EPORTS BEARBEITEN wählen.
Je nach verwendeter Programmversion können Sie diese Reports auch selbst
gestalten. Voraussetzung hierfür ist die Version portier®PLUS bzw. portier®PROFI.
Möchten Sie Reports an Ihre firmenspezifischen Bedürfnisse anpassen vermitteln
wir gerne einen Kontakt zu einem externen Dienstleister.
Ab der Version 4 ist es nun auch möglich, für einen Vorgang verschiedene
Formulare bereitzuhalten. Z.B. hat Ihre Firma eine Niederlassung in Deutschland
und eine in UK. Dann können Sie das Ausgabeformular (u.a. natürlich) duplizieren
und einmal auf Englisch und das andere in Deutsch bereithalten.
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
Wie gehen Sie vor?
Wählen Sie Drucken -> Reports bearbeiten.
Suchen Sie das Ausgabeformular:
Wählen Sie dann Bearbeiten.
Sie gelangen automatisch in das Fenster mit den Reportvarianten:
Markieren Sie das deutsche Formular durch anklicken.
Neu sind die drei Symbole oben in der Mitte:
Mit dem PLUS duplizieren Sie das deutsche Formular – Sie müssen dem Duplikat
nun einen Namen geben, nehmen wir „Ausgabe-Englisch“:
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
Bestätigen Sie mit dem grünen Haken die Anlage eines Duplikats mit diesem
Namen. Es taucht sofort in der Liste auf:
Markieren Sie dies „neue“ Formular und wählen Sie das dritte neue Symbol:
Report Design. Es öffnet sich der Listen Designer von List & Label.
Die Bedienung dieses Listen-Designers findet sich beschrieben im Handbuch
List + Label Designer Handbuch.pdf auf Ihrer CD.
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VISION
portier®
ab Version 4
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
Sie können nun das Formular für englischsprachige Empfänger aufbereiten und
speichern. Ab sofort wird bei jeder Ausgabe ein Dialog angezeigt, der Ihnen alle
verfügbaren Ausgabeformulare zum Druck anbietet.
Nachfolgende Möglichkeiten gelten nur für Kunden, die die Versionen
portier®VISION Plus und Profi benutzen:
Identifikation von Personen mit Hilfe kundenseitig genutzter Transponder
Sie können ab sofort den Ausgabeprozess weiter absichern, indem Sie eine
Legitimation an Transponder knüpfen.
Hierbei unterstützt portier®VISION die meisten gängigen Transpondersysteme.
Sollte Ihr System nicht unterstützt werden, bieten wir Ihnen gerne eine
Anpassungsprogrammierung an; fragen Sie uns ggfls. nach den Konditionen.
Hardware:
Sie benötigen für dieses Verfahren unser Transponderlesegerät LegiTim, welches
einfach über einen vorhandenen USB Anschluss ins System integriert wird. Fragen
Sie uns nach den Konditionen.
Schließen Sie den LegiTim (HF Reader) an den USB Anschluss an. Um einer
Person die richtige Transpondernummer zuzuweisen, rufen Sie die Person auf und
editieren Sie sie. Unter dem zweiten Reiter finden Sie ein Feld RFID und rechts
daneben ein grünes Symbol.
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
Klicken Sie auf das grüne Symbol und halten Sie den zur Person gehörenden
Transponder auf das Lesegerät. Die eindeutige Transpondernummer wird
eingetragen. Speichern Sie den Datensatz.
Ab sofort können Sie bei der Ausgabe von Schlüsseln, bei der Rückgabe, bei
Verlust- und Defektmeldungen die Person mittels des Transponders eindeutig
identifizieren.
In den Suchmasken finden Sie wieder das grüne Transpondersymbol.
Klicken Sie es an und lassen Sie die Person ihren Transponder auf den LegiTim
legen. portier®VISION findet die richtige Person und zeigt sie an.
Eine weitere Alternative, den Personen die Nummer des richtigen Transponders
zuzuweisen, ist der Personaldatenimport.
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VISION
portier®
ab Version 4
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
Das bedingt, dass alle Personen eine eindeutige Personalnummer haben.
Sie können dann mit dem Personalimport auch die Transpondernummer über die
CSV Datei einspielen.
Umbuchung von Schlüsseln von einer Person auf eine andere
Ein weiterer Wunsch vieler Kunden war die sogenannte Umbuchung, die
insbesondere dann zum Tragen kam, wenn ein Schlüsselträger mehrere Schlüssel
in seiner Verantwortung hat (z.B. Schulleiter, Abteilungsleiter usw.). Statt mühsam
jeden Schlüssel einzeln zurückzunehmen und dann neu an den nächsten
Verantwortlichen auszugeben, ermöglicht diese Funktion das alles in wenigen
Schritten. In der Buchungshistorie sorgt portier®VISION trotzdem dafür, dass die
Umbuchung als Rücknahme bei Person A und als Ausgabe an Person B korrekt
verbucht wird. Beide Personen erhalten zudem eine Quittung.
Wie gehen Sie vor?
Starten Sie bei der Person, die
aktuell im Besitz der Schlüssel ist, eine
Rücknahme.
Wählen Sie alle Schlüssel zur Rücknahme aus oder nur die, die umgebucht werden
sollen. In der erscheinenden Rücknahmemaske findet sich ganz rechts außen das
neue Symbol „Umbuchen“.
Klicken Sie darauf.
Suchen Sie in der jetzt erscheinenden Suchmaske den neuen Schlüsselträger.
Wenn Sie ihn ausgewählt haben, zeigt portier®VISION den geplanten
Umbuchungsprozess noch einmal an:
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
Über das weiße X auf rotem Grund rechts außen können Sie die Aktion jetzt noch
abbrechen.
Durch Klick auf die Diskette – was Sie ja von der Ausgabe etc. gewohnt sind – wird
die Umbuchung vorgenommen. Bestätigen Sie noch einmal, dass sie das wirklich
wollen, und portier®VISION erstellt sofort zwei Quittungen:
 eine Rückgabe für den bisherigen Schlüsselträger
 eine Ausgabe an den gewählten, neuen Schlüsselträger.
In der Datenbank wird diese Umbuchung als korrekte Rücknahme von Person A
und als neue Ausgabe an Person B geführt.
Kopierfunktion für Personen
Es kommt häufig vor, dass Fremdfirmen mit mehreren Personen in Ihrem
Unternehmen tätig werden.
Diese potentiellen Schlüsselträger können meist nicht importiert werden, sondern
müssen von Hand erfasst werden.
Ab portier®VISION 4 geht das erheblich einfacher.
Wie gehen Sie vor?
Sie erfassen die erste Person der Fremdfirma mit allen Daten.
Danach kopieren Sie diesen Datensatz mit Hilfe des Symbols KOPIEREN und
ändern nur Name -1- (Familienname) und Name -2- (Vorname), sowie ggfls. die
Mobilfunknummer und die E-Mail Adresse.
Denn alle anderen Daten stehen schon drin:
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VISION
portier®
ab Version 4
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
Für alle Benutzer von portier®VISION Profi kommen zusätzlich noch folgende
neuen Möglichkeiten hinzu:
Genehmigungsverfahren zur Schlüsselausgabe
Hinweis:
Dieses neue Verfahren benötigt eine Internetverbindung.
Der Benutzer der Software (Sachbearbeiter) benötigt eine eingetragene email.
Überblick:
Im Personalstamm werden gezielt Personen definiert, die Schlüsselausgaben
genehmigen dürfen.
Zusätzlich kann die Genehmigungsberechtigung dieser Personen (=Genehmiger)
an eine Bedingung geknüpft werden, z.B. müssen Genehmiger und Empfänger
derselben Kostenstelle angehören u.a.
Sie selbst können diese Vorgaben bestimmen.
Sie können zudem definieren, ob für jede Ausgabe oder nur bei Ausgaben
bestimmter Schlüsseln eine Genehmigung angefragt werden muss.
Letztlich können Sie auch noch die Texte selbst erstellen, die in diesem Prozess
verwendet werden. Denn der Genehmiger erhält die Anfrage nach seiner
Genehmigung per Email mit Begleittext.
Wie gehen Sie vor?
Bevor Sie das Verfahren nutzen können, sind einige wenige Einstellungen und
Entscheidungen nötig:
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VISION
portier®
ab Version 4
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
In der Schlüsselmaske unter dem Reiter „Weitere Daten“ können Sie festlegen,
dass überhaupt ein Genehmigungsverfahren nötig wird.
Setzen Sie hier einen Haken, so muss eine Ausgabe dieses Schlüssels zwingend
genehmigt werden.
Das bedeutet natürlich auch, dass Sie nun mindestens
eine Person zu einem Genehmiger machen müssen; diese Person muss dazu auch
zwingend eine E-Mail Adresse haben.
Rufen Sie dafür die Person Ihrer Wahl auf und setzen Sie
den entsprechenden Haken im Reiter „Weitere Daten“ in die
Box „Hat Genehmigerstatus“.
Während der Ausgabe erscheint dann ein Hinweis auf eine
erforderliche Genehmigung.
Bestätigen Sie die Meldung.
Im Fenster oben rechts werden nun zwei Symbole aktiviert:
Das linke startet ein neues Genehmigungsverfahren, das recht bricht ab.
Wenn Sie das Verfahren starten, blendet Ihnen portier®VISION alle Personen ein,
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
die Genehmigerstatus haben.
Sie können nun auswählen, welche Person diese spezifische Ausgabe genehmigen
soll und mit dem grünen Haken das Verfahren auf den Weg bringen. Es ist auch
möglich, mehrere Personen auszuwählen.
Nun erhält der gewählte Genehmiger eine E-Mail.
Diese Mail enthält einen Hinweis auf die angefragte Genehmigung zur
Schlüsselausgabe sowie zwei angehängte PDF-Dateien:
 ein PDF nennt den Namen des Empfängers und die Schlüsselnummer
 die andere PDF zeigt eine Liste aller Türen, die betroffen sind
Ferner findet sich in der Mail ein Link auf die Entscheidungsseite im Internet.
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VISION
portier®
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
ab Version 4
Beispielmail
Der Genehmiger kann nun über diesen Link seine Entscheidung treffen:
Auch auf dieser Internetseite werden die Detailinformationen als PDF bereitgestellt.
Stimmt der Genehmiger zu oder verweigert er die Ausgabe, so erhält er in beiden
Fällen selbst eine Mail als Quittung.
Sie als Schlüsselverwalter erhalten eine Mail mit dem Hinweis auf die getroffene
Entscheidung. Sie können nun in der Software das Verfahren zu Ende bringen.
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VISION
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
portier®
ab Version 4
Dazu wählen Sie den Menübefehl
„Schlüsselbewegungen->Genehmigungsverfahren“
und suchen Ihre Verfahren (oder auch alle oder auch nur die offenen). Zur genauen
Suche bedienen Sie sich der angebotenen und selbsterklärenden Klickboxen.
Das vierte Symbol holt dann vom Server die Entscheidung. Ist die Ausgabe
genehmigt, so finden sich alle nötigen Informationen danach in der Zeile
eingetragen:
Nun reicht ein Doppelklick in diese Zeile.
Es öffnet sich sofort die Ausgabe mit allen erforderlichen Daten.
Sie drucken nur noch die Quittung, händigen den Schlüssel aus, fertig.
Optionen:
Bei großen Firmen mit vielen Personaldatensätzen und entsprechend vielen
Genehmigern hilft eine weitere Funktion, schneller und gezielter arbeiten zu können.
Wie gehen Sie vor?
Im Bereich „System - > Einstellungen“ finden Sie einen neuen Reiter
„Das Genehmigungsverfahren“.
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VISION
portier®
ab Version 4
Drucken - Berichte drucken und bearbeiten
Hier können Sie festlegen, ob die Ausgabe für alle Schlüssel genehmigt werden
muss oder nur für die Schlüssel, bei denen Sie nach obiger Beschreibung das
festgelegt haben.
„Selektion des Genehmiger nur nach folgendem Feld“
Diese Option prüft, ob beim Genehmiger und bei der Person, die den Schlüssel
erhalten soll, ein bestimmtes Feld den gleichen Eintrag hat.
Z.B. kann das Feld Abteilung gewählt werden.
Stammt der neue Schlüsselträger aus der Abteilung Verwaltung, so werden Ihnen
nur Genehmiger vorgeschlagen, die für diese Abteilung genehmigen dürfen.
Hinweis: Genehmiger selbst können mehreren Abteilungen zugeordnet werden.
Mögliche Felder für diesen Abgleich sind:
Wählen Sie diese Selektion, so müssen Sie in der Maske des Entscheiders die
Abteilung(en) hinzufügen, für die er/sie entscheiden darf.
In der Personalmaske unter dem Reiter „Weitere Daten“ findet sich
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VISION
ab Version 4
Die Installation - Systemvoraussetzungen
portier®
Klicken Sie auf „Genehmigung für“, können Sie eine oder mehrere Abteilungen
auswählen, für die dieser Genehmiger zuständig sein soll:
Ab sofort bietet Ihnen portier®VISION bei jedem Genehmigungsverfahren nur die
Genehmiger an, die zuständig sind.
13 Die Installation
Systemvoraussetzungen
portier®VISION benötigt einen PC ab der Leistungsklasse Pentium IV mit zwei
Gigabyte Arbeitsspeicher und mindestens 500 MB Festplattenspeicher.
portier®VISION unterstützt:



Windows XP aufwärts
Windows 7 und Windows 8
CITRIX
Der Monitor sollte mindestens eine Auflösung von 1024 x 768 beherrschen.
Bei Ausdrucken greift portier®VISION auf den Standard-Windows-Drucker zu.
Installation lokal
Am gleichen Standort (gleiche PLZ) mit der gleichen Datenbank können Sie beliebig
viele User (Klienten) installieren. Legen Sie die CD in das CD-Laufwerk Ihres PC.
Die CD leitet Sie automatisch durch den Installationsvorgang; folgen Sie einfach den
Anweisungen am Bildschirm.
Im ersten Schritt installieren Sie den Firebird-Server 2.5, den portier®VISION zum
Betrieb benötigt. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm.
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VISION
portier®
Die Installation - Installation lokal
ab Version 4
Die richtigen Einstellungen sind bereits aktiviert. Im zweiten Schritt wird
portier®VISION installiert. Regelmäßig erstellt das Setup einen Ordner
c:\portier\vision4
und kopiert alle erforderlichen Dateien dort hinein.
Beim Erststart werden Lizenzdaten abgefragt (siehe Umschlag Lizenz).
Weiterhin werden Sie aufgefordert, Ihre Lizenz online zu aktivieren:
Haben Sie aktuell keinen Internetzugang, können Sie das Programm 30-mal auch
ohne Aktivierung starten. Zusätzlich können Sie ihre Lizenz auch per Telefon
aktivieren lassen.
Verwendet jedoch eine dritte Person mit einer anderen Datenbank ihre Lizenz noch
einmal, so ist dies ein Lizenzverstoß und Sie erhalten folgende Meldung:
Ein Start ist dann nicht möglich.
Installation im Netz
Sie können portier®VISION 4 im Netz betreiben, so dass mehrere Anwender auf die
gleichen Daten zugreifen. Für diesen Fall benötigen Sie einen Server, auf dem die
Daten verfügbar bereitgestellt werden.
Auf dem Server muss ebenfalls FIREBIRD 2.5 installiert werden.
Anschließend bestimmen bzw. erzeugen Sie einen Ordner, in dem die Datenbank
abgelegt wird, z.B. c:\daten\portier.
Die Datenbank hat stets den Namen PORTIERVISION.gdb und wird bei der
Installation von portier®VSION 4 im Programmverzeichnis erzeugt.
Sie können diese Datei aus dem Programmverzeichnis entfernen und in das
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VISION
portier®
Die Installation - Installation mit eigenem SQL-Server
ab Version 4
geplante Verzeichnis auf dem Server verschieben.
Starten Sie dann an einem beliebigen Klienten das kleine Zusatzprogramm:
DBKonfigurator.exe und tragen Sie die notwendigen Daten ein, so dass der Klient
die Datenbank auf dem Server finden kann.
In die grünen Felder müssen Ihre Daten, die TCP-IP Adresse oder der Host Name,
der Pfad zur Datenbank (aus Sicht des Servers !) und ggfs. geänderte Passworte.
Klicken Sie dann auf „Verbindungstest“. Stimmen die Angaben, korrigiert das Tool
die INI-Datei (portier.ini). Diese Datei können Sie dann auf jeden Klienten kopieren.
Fertig.
13.1 Installation mit eigenem SQL-Server
Optional bieten wir für die Versionen „plus" und „profi“ von portier®VISION 4 ein
Zusatzpacket „business edition“ an.
Sie erhalten mit dem Kauf alle erforderlichen Skripte zur Erzeugung der
erforderlichen Datenbank mit einem Microsoft SQL-Server.
Unterstützt werden dabei
MS SQL 2005 SP4 bis zum aktuellen MS SQL Server 2008R2.
Zusätzlich zur ausführlichen Anleitung steht Ihnen einen ganzen Tag lang einen
Berater von uns vor Ort zur Verfügung, der Sie bei der gesamten Installation
begleitet und gerne auch eine ersten Schulung durchführt.
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VISION
Tastenkombinationen / Funktionstasten - Installation mit eigenem SQL-
portier®
ab Version 4
14 Tastenkombinationen / Funktionstasten
Derzeit werden folgende F-T ASTEN unterstützt:
F1
Hilfe
F2
CAD-Planverwaltung
F3
Datensatz hinzufügen
F4
Datensatz bearbeiten
F5
Schlüsselausgabe
F6
Schlüsselrücknahme
F7
Verlustmeldung
F8
Defektmeldung
F9
Pendente Schlüsselausgabe
F 10
Reminder
F 12
Exemplarbearbeitung (in der Schlüsselmaske)
A LT + F 12
Auswahllisten mit Einträgen vorbelegen
Derzeit werden folgende T ASTENKOMBINATIONEN unterstützt:
S TRG + P
Personalverwaltung
S TRG + S
Schlüsselverwaltung
S TRG + Z
Zylinderverwaltung
S TRG + B
Bundverwaltung
S TRG + D
Depotverwaltung
(Achtung! Innerhalb von Datensätzen: Löschen!)
S TRG + H
Händlerverwaltung
S TRG + N
Nachbestellung
S TRG + E
Erweiterungsbestellung
(Achtung! Innerhalb von Datensätzen: Editier-Modus!)
S TRG + I
Neuer Datensatz (aus Fenstern heraus)
S TRG +A
Anlagenverwaltung
S TRG + T
Zeitzonenverwaltung
S TRG + G
Gruppenverwaltung
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portier®VISION
Übersicht der Rollen und ihrer Rechte
ab Version 3.2
15 Übersicht der Rollen und ihrer Rechte
Supervisor
Administrator
Sachbearbeiter
Anlage anlegen/löschen
x
x*
sehen
Gebäude anlegen/löschen
x
x*
sehen
Hausmeister
Pforte
Gast
Administrator zuordnen/löschen x
-
Sachbearbeiter
zuordnen/löschen
x
x
Hausmeister zuordnen/löschen
x
x
x
Gast zuordnen/löschen
x
x
x
Anlagen-Daten importieren
x
x
x
Nachbestellungen importieren
x
x
x
Personal-Daten importieren
x
x
x
CAD-Pläne importieren
x
x
x
Schließplan ändern
x
x
Schließungen anlegen/löschen
x
x
x
sehen
Gruppenschlüssel
anlegen/löschen
x
x
x
sehen
Bestände ändern
x
x
Personen anlegen/löschen
x
x
x
Depots anlegen/löschen
x
x
x
Bunde anlegen/löschen
x
x
x
Bestellungen anlegen/löschen
x
x
x
sehen
Händler anlegen/löschen
x
x
x
sehen
Allgemeine Suchabfragen
x
x
x
x
x
Selektive Auskunft
x
x
x
x
x
Drucken von Listen
x
x
x
x
Zylinder in CAD
zuordnen/löschen
x
x
x
x
Ausgabe
x
x
x
x
x
Rücknahme
x
x
x
x
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Verlust
x
x
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Defekt
x
x
x
x
Pendent
x
x
x
x
Systemeinstellungen
x
x
x
sehen
x
anlegen sehen
sehen
x
sehen
sehen
x
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portier®VISION
Glossar
ab Version 3.2
16 Glossar
Anlage
Auch Schließanlage genannt. Mehrere Zylinder werden zu
Gruppen zusammengefasst; eine solche Gruppe wird von
einem besonderen Schlüssel, dem Gruppenschlüssel,
geschlossen (auch Funktionsschlüssel)
Bekannte Arten:
GHS-Anlage: es existiert ein Generalschlüssel, der jeden
Zylinder der gesamten Anlage schließt.
HGS-Anlage (bzw. OGS-Anlage): es existiert ein
Hauptgruppenschlüssel (Obergruppenschlüssel), der
andere Gruppen und deren Zylinder schließen kann.
GS-Anlage: es existieren Gruppenschlüssel (auch
Funktionsschlüssel genannt)
Besonderheit: Z-Anlagen.
Hier existieren keine Gruppenschlüssel, aber verschiedene
oder auch alle Einzelschlüssel schließen ein oder mehrere
Zylinder in zentraler Lage (Z-Zylinder).
Benutzer
Alle erlaubten Benutzer von portier®VISION
Ein Gast nur schauen, aber keine Schlüssel ausgeben.
Defektmeldung
Schlüssel ist defekt und wird zurückgegeben
Depot
Lagerort für Schlüssel
Bsp.: ein zentraler Schlüsselschrank befindet sich auf dem
Firmengelände (Depot 1), Pförtner im Nebengebäude hat
eine eigene Auswahl an Schlüsseln in seinem Büro (Depot
2)
Einzelschlüssel
Ein Schlüssel, der nur und einzig einem (oder auch
mehreren) Zylinder(n) mit gleicher Schlüssel- oder auch
Schließungsnummer zugeordnet ist
Erweiterung
Neue Zylinder oder neue Gruppenschlüssel.
Eine Erweiterung liegt dann vor, wenn der bestellte Artikel
in dieser Bauart bisher noch nicht geliefert wurde
Gebäude
Teil der Liegenschaft, in dem Zylinder einer oder auch
mehrerer Anlagen verbaut sind
GHS
Generalhauptschlüssel, schließt jeden Zylinder seiner
Anlage
Gleichschließend
Zwei oder mehrere Zylinder haben die gleiche
Schließungsnummer
Gleichschließung
Besonderheit: Zwei Zylinder schließen sich gegenseitig,
ohne die gleiche Schlüsselnummer zu haben
Gruppenschlüssel
Ein Schlüssel, der eine Gruppe von Zylindern schließt
GS
Siehe Gruppenschlüssel
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ab Version 3.2
portier®VISION
HGS (OGS)
Hauptgruppenschlüssel (Obergruppenschlüssel) schließt
mehrere Gruppen
Mitschließung
Identisch mit Zentralschließung (siehe unten), aber max.
zwei bis vier Einzelschlüssel schließen ein.
Nachbestellung
Das was nachbestellt wird, wurde schon einmal in genau
dieser Bauart geliefert
Pendent
„Schwebende Ausgabe“, ein bestimmtes Schlüsselexemplar
wird regelmäßig an die gleiche Person ausgegeben.
Rollen
Zuweisung von vordefinierten Benutzerrechten in
portier®VISION.
Gibt Auskunft darüber, welcher Benutzer welche Rechte in
portier®VISION hat.
Schließung
Zylinder und die genau dazu gehörenden Schlüssel
Schlüsselausgabe
Ausgabe eines Schlüsselexemplars an eine Person
Schlüsselrücknahme Schlüsselträger gibt Schlüssel zurück
Schlüsselträger
Alle Personen, die Schlüssel empfangen haben
Verlustmeldung
Schlüsselträger hat den empfangenen Schlüssel verloren
Zeitzone
Sollen bestimmte Schlüsse nur zu bestimmten Zeiten
ausgegeben werden können, so können diese Zeiten
definiert werden. Ausgaben außerhalb dieser Zeitzone
werden verhindert.
Zentralschließung
Zylinder an zentraler Position im Gebäude, der auch von
anderen Einzelschlüsseln geschlossen wird
(=Einschließung)
Im Schließplan oft mit einem „z“ gekennzeichnet,
einschließende Schlüssel mit „i“.
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