Innovative Investitionsplanung und Beschaffung p g g von

Innovative Investitionsplanung
p
g und Beschaffung
g
von Investitionsgütern
Dr. Kerstin Stachel
Universitätsklinikum Bonn
GB 4: Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik
26.07.2013
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Ziele der Investitionsplanung




wirtschaftliche Verwendung knapper Finanzmittel
Umsetzung
gg
gesetzlicher Vorgaben
g
Standardisierung von Produktgruppen
effizienter und wirtschaftlicher Einsatz der vorhandenen Ressourcen
( B.
(z.
B iinterdisziplinäre
t di i li ä N
Nutzung
t
von G
Geräten)
ät )
 Bündelung von Maßnahmen, damit Geräte zu einem optimalen Preis/Leistungsverhältnis
g
beschafft werden können.
 Sicherstellen, dass die strategischen und strukturellen Zielen der
einzelnen Bereiche mit den Zielen des Universitätsklinikums
übereinstimmen.
übereinstimmen
Planungsprozess im jährlichen Turnus
1. Bedarfsabfrage
 In der Investitionsplanung wird der gesamte
Bedarf aller Bereiche des Klinikums für die
nächsten 5 Jahre erfasst:
 Anfang August Versand des aktuellen Stands der
Investitionsplanung an Klinikdirektoren/-innen und
Institutsleiter/-innen
 Ziel: Aktualisierung der Investitionsplanung: Prüfung
Ist, Ergänzung, Erweiterung
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2. Prüfung durch Einkauf
 Problem: unterschiedliche Begriffe werden für dasselbe
Gerät benutzt:
 HF-Chirurgiegerät
Koagulationsgerät
Elektrokauter
Elektrochirurgiegeräte
 Lösung:
Lö
Klassifizierung
Kl
ifi i
d
der G
Geräte
ät d
durch
h
 Einheitliche Benennung
 Anpassung
A
an eClass
Cl
(St d d fü
(Standard
für W
Warengruppen))
 Plausibilisierung der Kostenschätzung (Preise)
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3. Prüfung Medizintechnik
 Die Gesamtliste wird aus medizintechnischer
Sicht ergänzt:
 Ergänzung der Wartungskosten
 Ergänzung von Geräten
Geräten, die aus medizintechnischer
Sicht erneuert werden müssen.
• Möglicher Ausfall aufgrund Wartungshistorie/Gerätealter
• gesetzliche Vorgaben
• Out-of-Service
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4. Finanzierung
 Sind bereits Finanzierungsquellen vorhanden?
• Prüfung durch die Abteilungen Finanzen und Einkauf sowie Bau
• Ergänzung der Finanzierungsquellen z. B.
•
•
•
•
Großgeräte
Ersteinrichtung
Berufungsmittel
g
Drittmittel
• Baukosten ergänzen
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5. Investitionsgespräche
 Gemeinsam mit den Kliniken und Instituten im
Bereich Krankenversorgung werden die
Bedarfslisten besprochen:
• Weitere Information zu den einzelnen Positionen sammeln
• Prioritäten durchsprechen
• Sicherstellen, dass Prioritäten entsprechend der Definitionen
verwendet werden
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Übersicht der Prioritäten
Priorität 1
•Sollte die Beschaffung dieser Position nicht im folgenden Jahr umgesetzt werden,
•besteht Gefahr für Leib und Leben von Patienten oder Mitarbeitern.
•können gesetzliche Vorschrift nicht mehr eingehalten werden.
•kann der Betrieb nicht mehr aufrechterhalten werden.
Priorität 2
•Es besteht ein hohes Risiko, dass im folgenden Jahr ein Schaden am Gerät auftreten wird,
•der nicht mehr zu reparieren ist.
•der nicht mehr wirtschaftlich repariert werden kann.
Priorität 3
•Durch den Ersatz dieses Gerätes/die Neuanschaffung dieses Gerätes
•können Kosten eingespart werden, die die Investition refinanzieren.
•können
kö
zusätzliche
ät li h Ei
Einnahmen
h
gewonnen werden,
d
di
die einen
i
positiven
iti
D
Deckungsbeitrag
k
b it
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haben.
b
Priorität 44
•Durch den Ersatz dieses Gerätes/die Neuanschaffung dieses Gerätes
•können
kö
zusätzliche
ät li h P
Patienten
ti t gewonnen werden.
d
•kann die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden.
Priorität 5
•Eine
Eine besondere Notwendigkeit
Not endigkeit für die Beschaff
Beschaffung
ng besteht nach der
derzeitigem
eitigem Kenntnisstand nicht
nicht. Es kann
noch nicht genau abgeschätzt werden, wann eine Beschaffung erfolgen muss. Es könnte aber sein, dass das
Gerät in den nächsten 5 Jahren ausfällt oder die Ersatzteilbelieferung eingestellt wird.
6. Investitionskommission
 Vorsitz: Ärztlicher Direktor/-in
 Mitglieder
 6V
Vertreter/-innen
t t /i
aus Kli
Kliniken
ik
 Pflegedirektor/in
 Direktor/in der UK/IT
 Geschäftsbereichsleitung des GB 2: Finanzwesen und Controlling
 Geschäftsbereichsleitung des GB 4: Einkauf, Materialwirtschaft und
Logistik
 Leiter/in der Unternehmensentwicklung
 Geschäftsführer/in der MediStructura GmbH
 Prodekan/-in
P d k / i fü
für Fi
Finanzen
 dem/der Vorsitzenden der Gerätekommission der medizinischen
Fakultät
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Sitzungen der Investitionskommission
 Sitzung 1. Quartal: Verwendung der
Mittel nach Jahresabschluss
 Sitzung 2. Quartal: Abstimmung der
Abfrage für das Folgejahr, offene
Fragen zu laufenden Projekten,
Großgeräteanträge
 Sitzung 3. Quartal: Offene Fragen zu
laufenden Projekten,
Großgeräteanträge
 Sitzung 4. Quartal: Ergebnisse der
aktuellen Abfrage zur
Investitionsplanung.
Definition der Maßnahmen aus
Priorität 1.
Investitionsantrag
 Einsatzzweck
 Welche Auswirkungen
g hat eine
Nichtbeschaffung?
 Einsatzgebiet
 Patientenzahlen
P ti t
hl
 Einnahmen
 Einsatz in anderen Kliniken
 Verbrauchsmaterialien
 Personalaufwand
 Einsparungen
 Nutzungsdauer
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7. Finanzierungsplan
 Welche Möglichkeiten bestehen für die
Beschaffung von Finanzmitteln:
 Aufstellung eines Finanzierungsplans unter
Berücksichtigung
g g alternativer Finanzierungsarten
g
oder Zahlungsmethoden (z. B. Preis pro Befund)
 Detaillierte Kalkulation der Baukosten
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Vorstandsbeschluss
g
& Umsetzung
8. Vorstandsbeschluss
 Der Vorstand:
 legt die Verwendung der
vorhandenen finanziellen
Mittel fest.
fest
 entscheidet über alternative
Finanzierungsmöglichkeiten.
 priorisiert Projekte und gibt
Investitionen für die Kliniken
frei
frei.
9. Umsetzung und Rückmeldung
 Rückmeldung
g an
Klinikdirektoren/-innen und
Institutsleitern/-innen über die
beschlossenen Geräte
 Vorbereitung von
Ausschreibungen durch
M di i t h ik A
Medizintechnik,
Anwender
d und
d
Einkauf
 Beschaffung
g durch Einkauf
 HBFG-Anträge durch
Finanzabteilung
Seite 16
Bausteine der Neuorganisation:
Der Weg zum strategischen Einkauf
Dreieck
Anwender, Einkauf,
Industrie
Kommissionen
Einkaufsgemeinschaft
Rechtliche
Rahmenbedingungen
Projekte
Investitionsplanung
Qualifikation der
Mitarbeiter
O
Organisation
i ti
Optimaler
IT-Einsatz
Standardisierung
der Prozesse
Standardisierung der Prozesse: Kosten
Nur den reinen Einkaufspreis zu senken, nutzt langfristig nichts! Es müssen
Folgekosten berücksichtigt werden!
 Welche direkten und indirekten
Kosten müssen berücksichtigt
g
werden?








Instandhaltung/Wartung
Ch ik li und
Chemikalien
dR
Reagenzien
i
Verbrauchsmaterialien
Baumaßnahmen
Anschlüsse/Medien
Arbeitssicherheit/Brandschutz
Wärmelast
Schulungen für
Anwender/Techniker
 Sicherheitstechnische
Si h h it t h i h K
Kontrollen
t ll
Ausschreibungsmanagement






Herstellerneutrale Leistungsbeschreibungen
Gemeinsam mit dem Anwender entwickelt
Bewertungskriterien/KO-Kriterien klar definieren
Einkäufer beherrscht Regeln des Vergaberechts
Nur schwierige Fragestellungen werden an externe oder interne Experten weitergegeben
Standardisierung der Vergabeverfahren (Checklisten und Formulare)
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Ausschreibungsmanagement
Zuschlagskriterien
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Ultraschall
 In unserer Leistungsbeschreibung war gefordert: „Alle
Eintragungen
g g sind in die Tabellenblätter zu machen. Alle
Spalten sind vollständig auszufüllen.“ Da in den von Ihnen
abgegebenen Unterlagen im Mengengerüst in den
entsprechenden Spalten „Preise
Preise“ für das Gerät
Gerät,
„Sondenpreis“ und „Preis Austauschsonde bei Reparatur“
Preisangaben fehlen, ist Ihr Angebot für Los 1 gemäß § 25
VOL/A Nr. 1 Abs. 1a auszuschließen.
 In unserer Leistungsbeschreibung waren 8 High-EndGeräte in Los 1 gefordert.
gefordert Da Sie in Ihrem Angebot nur 3
Geräte anbieten, ist Ihr Angebot für Los 1 gemäß § 25
VOL/A Nr. 1 Abs. 1d auszuschließen.
Großgeräte
Ausschreibung
DFGGutachten
Investitionsplanung: Erfolgsstory
Blutgasanalyser – 25 Geräte
• Umstellung auf Preis
Preis-pro-Befund
pro Befund
• Neue Gerätegeneration
• Keine Investitionskosten Vollservicewartungsvertrag
Hochfrequenzchirurgie – 36 Geräte
• Über 44 % niedrigere
g
Investitionskosten
• Verbrauchsmaterialienpreis mitverhandelt
8000 Käfige
• Inkl. Reserven, Zubehör, den dazu notwendigen Racks und
Gebläse
• Über 36 % niedrigere Investitionskosten
Investitionsplanung: Erfolgsstory
274 Patientenmonitore
• Inkl.
Inkl Zubehör und Serveranbindung
• Über 22 % niedrigere Investitionskosten
• Betriebskosten mitverhandelt
• Rahmenvertrag mit Innovationsklausel über 4 Jahre
Herzkathetermessplätze – 2 Anlagen
• Mengeneffekt von über 44 %
• Zwei zum Preis von einem
19 Ultraschallgeräte
• Einsparungen von über 41% in der Vorgängerausschreibung in 2010
• Über 16 % niedrigere Investitionskosten gegenüber dieser letzten
Ausschreibung
• Rahmenvertrag über 4 Jahre
Erfolgsfaktoren
 Der Vorstand unterstützt die Investitionsplanung uneingeschränkt und stellt
sicher, dass es nicht möglich ist, die Investitionsplanung zu umgehen.
 Kliniken und Institute bekommen keine Budgets (Ausnahme Budget für
Anschaffungen unter 1000 Euro) für die Investitionen zur Verfügung gestellt,
sondern es werden lediglich Geräte zugesagt.
 Die Leistungsverzeichnisse, Eignungs- und Zuschlagskriterien werden in
interdisziplinären Arbeitsgruppen gemeinsam mit den Bedarfsträgern erarbeitet.
 Der Einkauf ist in der Lage,
g , die Erstellung
g der Leistungsverzeichnisse
g
so zu
moderieren, dass diese den Anforderungen an eine europaweite Ausschreibung
genügen.
 Eine Teststellung
g ist Bestandteil der Ausschreibung.
g Die Ergebnisse
g
der
Teststellung fließen in die Bewertung über die Zuschlagskriterien ein.
Erfolgsfaktoren
 Die Einkäufer, welche die Beschaffung verantworten, kennen sich im
Vergaberecht exzellent aus.
 Die Verantwortung für die Durchführung des Verfahrens wird nicht an eine
Vergabestelle oder einen Externen delegiert. Somit ist sichergestellt, dass die
Einkäufer die Beratungs-kompetenz haben, ein erfolgreiches Verfahren zu
konzipieren und den Bedarfsträgern die Ängste
Ä
zu nehmen, welche durch die
formalen Anforderungen an den Beschaffungsprozess ausgelöst werden.
 Erfolge und Einsparungen werden klinikweit transparent gemacht.
 Einheitliche Bezeichnung der Geräte, denn häufig werden die gleichen Geräte
mit unterschiedlichen Begriffen bezeichnet. Aus diesem Grund wird zur
eindeutigen Identifikation der Geräte eClass verwendet
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Aufmerksamkeit