Innovative Investitionsplanung und Beschaffung p g g von
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Innovative Investitionsplanung p g und Beschaffung g von Investitionsgütern Dr. Kerstin Stachel Universitätsklinikum Bonn GB 4: Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik 26.07.2013 Seite 2 Ziele der Investitionsplanung wirtschaftliche Verwendung knapper Finanzmittel Umsetzung gg gesetzlicher Vorgaben g Standardisierung von Produktgruppen effizienter und wirtschaftlicher Einsatz der vorhandenen Ressourcen ( B. (z. B iinterdisziplinäre t di i li ä N Nutzung t von G Geräten) ät ) Bündelung von Maßnahmen, damit Geräte zu einem optimalen Preis/Leistungsverhältnis g beschafft werden können. Sicherstellen, dass die strategischen und strukturellen Zielen der einzelnen Bereiche mit den Zielen des Universitätsklinikums übereinstimmen. übereinstimmen Planungsprozess im jährlichen Turnus 1. Bedarfsabfrage In der Investitionsplanung wird der gesamte Bedarf aller Bereiche des Klinikums für die nächsten 5 Jahre erfasst: Anfang August Versand des aktuellen Stands der Investitionsplanung an Klinikdirektoren/-innen und Institutsleiter/-innen Ziel: Aktualisierung der Investitionsplanung: Prüfung Ist, Ergänzung, Erweiterung Seite 5 2. Prüfung durch Einkauf Problem: unterschiedliche Begriffe werden für dasselbe Gerät benutzt: HF-Chirurgiegerät Koagulationsgerät Elektrokauter Elektrochirurgiegeräte Lösung: Lö Klassifizierung Kl ifi i d der G Geräte ät d durch h Einheitliche Benennung Anpassung A an eClass Cl (St d d fü (Standard für W Warengruppen)) Plausibilisierung der Kostenschätzung (Preise) Seite 7 3. Prüfung Medizintechnik Die Gesamtliste wird aus medizintechnischer Sicht ergänzt: Ergänzung der Wartungskosten Ergänzung von Geräten Geräten, die aus medizintechnischer Sicht erneuert werden müssen. • Möglicher Ausfall aufgrund Wartungshistorie/Gerätealter • gesetzliche Vorgaben • Out-of-Service Seite 8 4. Finanzierung Sind bereits Finanzierungsquellen vorhanden? • Prüfung durch die Abteilungen Finanzen und Einkauf sowie Bau • Ergänzung der Finanzierungsquellen z. B. • • • • Großgeräte Ersteinrichtung Berufungsmittel g Drittmittel • Baukosten ergänzen Seite 9 5. Investitionsgespräche Gemeinsam mit den Kliniken und Instituten im Bereich Krankenversorgung werden die Bedarfslisten besprochen: • Weitere Information zu den einzelnen Positionen sammeln • Prioritäten durchsprechen • Sicherstellen, dass Prioritäten entsprechend der Definitionen verwendet werden Seite 10 Übersicht der Prioritäten Priorität 1 •Sollte die Beschaffung dieser Position nicht im folgenden Jahr umgesetzt werden, •besteht Gefahr für Leib und Leben von Patienten oder Mitarbeitern. •können gesetzliche Vorschrift nicht mehr eingehalten werden. •kann der Betrieb nicht mehr aufrechterhalten werden. Priorität 2 •Es besteht ein hohes Risiko, dass im folgenden Jahr ein Schaden am Gerät auftreten wird, •der nicht mehr zu reparieren ist. •der nicht mehr wirtschaftlich repariert werden kann. Priorität 3 •Durch den Ersatz dieses Gerätes/die Neuanschaffung dieses Gerätes •können Kosten eingespart werden, die die Investition refinanzieren. •können kö zusätzliche ät li h Ei Einnahmen h gewonnen werden, d di die einen i positiven iti D Deckungsbeitrag k b it h haben. b Priorität 44 •Durch den Ersatz dieses Gerätes/die Neuanschaffung dieses Gerätes •können kö zusätzliche ät li h P Patienten ti t gewonnen werden. d •kann die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden. Priorität 5 •Eine Eine besondere Notwendigkeit Not endigkeit für die Beschaff Beschaffung ng besteht nach der derzeitigem eitigem Kenntnisstand nicht nicht. Es kann noch nicht genau abgeschätzt werden, wann eine Beschaffung erfolgen muss. Es könnte aber sein, dass das Gerät in den nächsten 5 Jahren ausfällt oder die Ersatzteilbelieferung eingestellt wird. 6. Investitionskommission Vorsitz: Ärztlicher Direktor/-in Mitglieder 6V Vertreter/-innen t t /i aus Kli Kliniken ik Pflegedirektor/in Direktor/in der UK/IT Geschäftsbereichsleitung des GB 2: Finanzwesen und Controlling Geschäftsbereichsleitung des GB 4: Einkauf, Materialwirtschaft und Logistik Leiter/in der Unternehmensentwicklung Geschäftsführer/in der MediStructura GmbH Prodekan/-in P d k / i fü für Fi Finanzen dem/der Vorsitzenden der Gerätekommission der medizinischen Fakultät Seite 12 Sitzungen der Investitionskommission Sitzung 1. Quartal: Verwendung der Mittel nach Jahresabschluss Sitzung 2. Quartal: Abstimmung der Abfrage für das Folgejahr, offene Fragen zu laufenden Projekten, Großgeräteanträge Sitzung 3. Quartal: Offene Fragen zu laufenden Projekten, Großgeräteanträge Sitzung 4. Quartal: Ergebnisse der aktuellen Abfrage zur Investitionsplanung. Definition der Maßnahmen aus Priorität 1. Investitionsantrag Einsatzzweck Welche Auswirkungen g hat eine Nichtbeschaffung? Einsatzgebiet Patientenzahlen P ti t hl Einnahmen Einsatz in anderen Kliniken Verbrauchsmaterialien Personalaufwand Einsparungen Nutzungsdauer Seite 14 7. Finanzierungsplan Welche Möglichkeiten bestehen für die Beschaffung von Finanzmitteln: Aufstellung eines Finanzierungsplans unter Berücksichtigung g g alternativer Finanzierungsarten g oder Zahlungsmethoden (z. B. Preis pro Befund) Detaillierte Kalkulation der Baukosten Seite 15 Vorstandsbeschluss g & Umsetzung 8. Vorstandsbeschluss Der Vorstand: legt die Verwendung der vorhandenen finanziellen Mittel fest. fest entscheidet über alternative Finanzierungsmöglichkeiten. priorisiert Projekte und gibt Investitionen für die Kliniken frei frei. 9. Umsetzung und Rückmeldung Rückmeldung g an Klinikdirektoren/-innen und Institutsleitern/-innen über die beschlossenen Geräte Vorbereitung von Ausschreibungen durch M di i t h ik A Medizintechnik, Anwender d und d Einkauf Beschaffung g durch Einkauf HBFG-Anträge durch Finanzabteilung Seite 16 Bausteine der Neuorganisation: Der Weg zum strategischen Einkauf Dreieck Anwender, Einkauf, Industrie Kommissionen Einkaufsgemeinschaft Rechtliche Rahmenbedingungen Projekte Investitionsplanung Qualifikation der Mitarbeiter O Organisation i ti Optimaler IT-Einsatz Standardisierung der Prozesse Standardisierung der Prozesse: Kosten Nur den reinen Einkaufspreis zu senken, nutzt langfristig nichts! Es müssen Folgekosten berücksichtigt werden! Welche direkten und indirekten Kosten müssen berücksichtigt g werden? Instandhaltung/Wartung Ch ik li und Chemikalien dR Reagenzien i Verbrauchsmaterialien Baumaßnahmen Anschlüsse/Medien Arbeitssicherheit/Brandschutz Wärmelast Schulungen für Anwender/Techniker Sicherheitstechnische Si h h it t h i h K Kontrollen t ll Ausschreibungsmanagement Herstellerneutrale Leistungsbeschreibungen Gemeinsam mit dem Anwender entwickelt Bewertungskriterien/KO-Kriterien klar definieren Einkäufer beherrscht Regeln des Vergaberechts Nur schwierige Fragestellungen werden an externe oder interne Experten weitergegeben Standardisierung der Vergabeverfahren (Checklisten und Formulare) 26.07.2013 Seite 19 Ausschreibungsmanagement Zuschlagskriterien 26.07.2013 Seite 20 Ultraschall In unserer Leistungsbeschreibung war gefordert: „Alle Eintragungen g g sind in die Tabellenblätter zu machen. Alle Spalten sind vollständig auszufüllen.“ Da in den von Ihnen abgegebenen Unterlagen im Mengengerüst in den entsprechenden Spalten „Preise Preise“ für das Gerät Gerät, „Sondenpreis“ und „Preis Austauschsonde bei Reparatur“ Preisangaben fehlen, ist Ihr Angebot für Los 1 gemäß § 25 VOL/A Nr. 1 Abs. 1a auszuschließen. In unserer Leistungsbeschreibung waren 8 High-EndGeräte in Los 1 gefordert. gefordert Da Sie in Ihrem Angebot nur 3 Geräte anbieten, ist Ihr Angebot für Los 1 gemäß § 25 VOL/A Nr. 1 Abs. 1d auszuschließen. Großgeräte Ausschreibung DFGGutachten Investitionsplanung: Erfolgsstory Blutgasanalyser – 25 Geräte • Umstellung auf Preis Preis-pro-Befund pro Befund • Neue Gerätegeneration • Keine Investitionskosten Vollservicewartungsvertrag Hochfrequenzchirurgie – 36 Geräte • Über 44 % niedrigere g Investitionskosten • Verbrauchsmaterialienpreis mitverhandelt 8000 Käfige • Inkl. Reserven, Zubehör, den dazu notwendigen Racks und Gebläse • Über 36 % niedrigere Investitionskosten Investitionsplanung: Erfolgsstory 274 Patientenmonitore • Inkl. Inkl Zubehör und Serveranbindung • Über 22 % niedrigere Investitionskosten • Betriebskosten mitverhandelt • Rahmenvertrag mit Innovationsklausel über 4 Jahre Herzkathetermessplätze – 2 Anlagen • Mengeneffekt von über 44 % • Zwei zum Preis von einem 19 Ultraschallgeräte • Einsparungen von über 41% in der Vorgängerausschreibung in 2010 • Über 16 % niedrigere Investitionskosten gegenüber dieser letzten Ausschreibung • Rahmenvertrag über 4 Jahre Erfolgsfaktoren Der Vorstand unterstützt die Investitionsplanung uneingeschränkt und stellt sicher, dass es nicht möglich ist, die Investitionsplanung zu umgehen. Kliniken und Institute bekommen keine Budgets (Ausnahme Budget für Anschaffungen unter 1000 Euro) für die Investitionen zur Verfügung gestellt, sondern es werden lediglich Geräte zugesagt. Die Leistungsverzeichnisse, Eignungs- und Zuschlagskriterien werden in interdisziplinären Arbeitsgruppen gemeinsam mit den Bedarfsträgern erarbeitet. Der Einkauf ist in der Lage, g , die Erstellung g der Leistungsverzeichnisse g so zu moderieren, dass diese den Anforderungen an eine europaweite Ausschreibung genügen. Eine Teststellung g ist Bestandteil der Ausschreibung. g Die Ergebnisse g der Teststellung fließen in die Bewertung über die Zuschlagskriterien ein. Erfolgsfaktoren Die Einkäufer, welche die Beschaffung verantworten, kennen sich im Vergaberecht exzellent aus. Die Verantwortung für die Durchführung des Verfahrens wird nicht an eine Vergabestelle oder einen Externen delegiert. Somit ist sichergestellt, dass die Einkäufer die Beratungs-kompetenz haben, ein erfolgreiches Verfahren zu konzipieren und den Bedarfsträgern die Ängste Ä zu nehmen, welche durch die formalen Anforderungen an den Beschaffungsprozess ausgelöst werden. Erfolge und Einsparungen werden klinikweit transparent gemacht. Einheitliche Bezeichnung der Geräte, denn häufig werden die gleichen Geräte mit unterschiedlichen Begriffen bezeichnet. Aus diesem Grund wird zur eindeutigen Identifikation der Geräte eClass verwendet Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Aufmerksamkeit
