und clientseitige Archivierung
Werbung
E-Mail-Archivierung bei GSI 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT - 1 • Motivation • Anforderungen an eine E-Mail-Archivierungslösung • PAM4Exchange • Architektur und Funktionsübersicht • Installation, Konfiguration und Betrieb • Resümee und Ausblick 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 2 Motivation E-Mail-Archivierung • Langfristige und sichere Aufbewahrung von Emails • Rechtliche Aspekte wie Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) • Reduzierung der Größe der Mailboxen und damit der Datenbanken • schnelleres Restore (Service Level Agreement) • Reduzierung der Dauer der Backups • Speicherkosten • Performancegewinn • Keine Archivierung durch User in lokale PSTs (Outlook) 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 3 Archivierunglösungen • Appliances • Standalone-Lösung • Archivierung im Rahmen eines Dokumentmanagementsystems Archivierungsstrategien • Journaling • Serverseitige Archivierung • Clientseitige Archivierung 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 4 Exchange Organisation GSI Linux MTAs Internet Outgoing /Incoming Mail (SMTP) Outgoing Mail (SMTP) Exchange 2003 active / passive Cluster Mailbox Server Backend Node A Heartbeat OWAServer Frontend Mailbox Server Backend Node B Exchange 2003 Organisation ClientAccess Non MAPI Clients MAPI ClientAccess MAPI Clients (Outlook Clients inside GSI) 4/13/2015 SAN Raid HP MSA 1000 (Quorum Logs Mailboxdatabases) Shared Storage MailboxData: 4 Storagegroups (15 Mailbox Databases) ca 2300 Mailboxen 1,7 TB R.Thieme / GSI IT • Outlook Web Access • Outlook RPC over Https (Admin IT) • IMAP-Clients • Macintosh-Clients • PDA • Blackberry 5 What we want: Exchange Server ..... Archive Server Diskpool Internet E-Mail Archive Server (mails older than n days, size > x Kb,...) Linux MTAs Archive/Restore Outgoing / Incoming Mail Outgoing Mail Exchange 2003 active / passive Cluster Mailbox Server Backend Node A Mailbox Server Backend Node B OWAServer Frontend Exchange 2003 Organisation ClientAccess ClientAccess • Outlook Web Access MAPI Clients (Outlook Clients inside GSI) 4/13/2015 • Outlook RPC over Https Non MAPI Clients • IMAP-Clients • Macintosh-Clients • PDA • Blackberry SAN Raid Shared Storage R.Thieme / GSI IT 6 GSI-Anforderungen an Archivierungssoftware (1) • Support Exchange 2003 / 2010 Keine Installation auf Exchange-Backend • Server- und clientseitige Archivierung • Archivierung von Mailboxen und Public Foldern • Archivierung aufgrund von Policies (Alter, Grösse,...) • Serverseitige Archivierung als zeitgesteuerte Jobs • Restore archivierter Mails auf Exchangeserver • Transparenter Zugriff auf archivierte Mails über • Outlook, IMAP • Outlook WebAccess (OWA) • Mobiles, Blackberry • Entourage • Webinterface zum Zugriff auf archivierte Mails unabhängig von ExchangeServer 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 7 GSI-Anforderungen an Archivierungssoftware (2) • Volltextsuche • über Webinterface • Outlook • Archivierung • mit Rechten und Eigenschaften der Exchange-Mailbox • Single Instance , komprimierte Speicherung der Mails • Erhalt der Mailbox-Ordnerstruktur • Multilanguage Support • Import einer Auswahl zu archivierender Mailboxen über Skript • Export-Feature zur Migration in anderes DMS • Direkter Import von PST-Dateien • TSM-Unterstützung für Archivdaten 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 8 Produktangebote • 7 Angebote • nur 2 Produkte • erlauben IMAP-Zugriff auf archivierte Mails • erhalten die Mailbox-Ordnerstruktur bei der Archivierung • davon wird eines wegen folgender Punkte nicht ausgewählt • keine Übernahme der Mailbox-Rechte von Exchangeserver • zu archivierende Mailboxen müssen auf Exchangeserver in "Archivierungs"-Database liegen Entscheidung fuer PAM4Exchange von Heilig und Schubert (heute Metalogix) 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 9 PAM4Exchange: Professional Archive Manager for Exchange: • Archivierungssoftware für Mails,Attachments und andere Messageclasses • Erhaltung der Ordnerstruktur der Mailbox • Transparenter Zugriff für alle geforderten Clients • Outlook-Addin "Archive, Restore, Delete, Search" • HSM Single Instance Storage • HSM PAM-Storage • Volltextsuche • PST-Importer • Journalarchiv • Offlinekopie der archierten Mails bei Bedarf 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 10 PAM4Exchange: Interaction of Components IIS https: Mail Client Exchange@PAM-Service MAPI Move attachments and mails to PAM storage (privileged user) https: IMAP ActiveSync.... HSM-Service SQL-Database MAPI Metadata - Archive according to rules OutlookWebAccess (OWA) Archive Server - Replace original mails by link/shortcut to archive (PAMStorage) Exchange Store Forms Exchange Organisation 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 11 PAM4Exchange: Functions MAPI, IMAP, https,... Client Exchange Mailbox https PST File Archive-Server PAM Service EXCHANGEPAMws FullTEXTFrom HSM EXCHANGEPAMDirectArchiveWS MAPI Retrieve Crawler Archive MAPI PST Importer IIS HSM SQL 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 12 PAM4Exchange: Installation Archiv-Server: Installation IIS und SQL-Server Installation PAM4Exchange Exchange Backend Server (Mailbox-Server): Superuser mit Zugriff auf alle Mailboxen in Active Directory anlegen PAM4Exchange Outlook-Formulare verteilen Exchange Frontend Server (Webaccess-Server (OWA)): Installation PAM4Exchange OWA-Extension (Webformulare) PST-Importer: Installation PAM4Exchange PST Import auf Windows-Client mit Outlook 2003 Outlook-Addin (für clientseitige Archivierung und Suche): Installation PAM4Exchange Outlook-Addin auf Windows-Clients 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 13 PAM4Exchange: Konfiguration • Active-Directory PAM-Gruppen einrichten für User, deren Mails archiviert werden können • PAM-Gruppen in PAM4Exchange bekanntmachen • Synchronisation zwischen Active Directory und PAM4Exchange konfigurieren • Serverseitige Archivierung: • Jobs definieren, die für diese PAM-Gruppen Mails archivieren • Kriterien festlegen (Alter, Grösse) • evtl. Ordner von Archivierung ausschliessen • Scheduling definieren • Konfiguration • Komprimierung von MSG-Files und Attachments • Messageklassen zur Archivierung • Retentiontime 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 14 PAM4Exchange: Vorgehensweise bei Archivierung • Serverseitige Archivierung : Der Archivierungsprozess prüft alle Mails der ihm zugeordneten PAM-Gruppe im Hinblick auf die definierten Archivierungskriterien. Sind diese Kriterien erfüllt, wird ein entsprechender Archivierungs-Request in eine Queue gestellt. Ein zweiter Job arbeitet diese Archivierungs-Aufträge unabhängig davon sequentiell ab. • Clientseitige Archivierung (Outlook): Über das Outlook-Addin hat der User die Möglichkeit ausgewählte Mail zu archivieren, wiederherzustellen oder im Archiv löschen Diese Vorgehensweise ist jedoch aus Performancegründen nicht für eine grössere Anzahl zu archivierender Mails geeignet (>50). Für jede Mail wird ein RPC-Request an den Exchangeserver gestellt. Alle diese Requests werden parallel abgearbeitet was die Performance des Exchangeservers deutlich beeinträchtigen kann. 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 15 PAM4Exchange Enterprise Manager: Groups 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 16 PAM4Exchange Enterprise Manager: Jobs 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 17 PAM4Exchange Enterprise Manager: Mailboxes 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 18 PAM4Exchange: HSM Archive 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 19 PAM4Exchange aus Sicht der User • Lesender Zugriff von Clients wie Outlook, IMAP, Entourage, PDA, Blackberry und OutlookWebAccess ohne Modifikation der Clients • Outlook Addin für "Archive, Restore, Delete, Search" • Zugriff auf Web über https://mailarchive.gsi.de/archiveweb 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 20 Outlook 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 21 Outlook 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 22 IMAP-Client (1) . . . . . . . 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 23 IMAP-Client (2) 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 24 IMAP-Client (3) 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 25 PAM4Exchange:Webinterface 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 26 PAM4Exchange: GSI-Erfahrungen • PAM-Usergruppe • Archivierung von Mails > 10 Kb und älter als 500 Tage • "Erst-Archivierung" einzeln durchführen • Serverseitige Archivierung nicht in festem Rhythmus • Outlook-Addin bei Bedarf auf Client installieren • Outlook-Formulare müssen in jeder Datenbank explizit über Outlook veröffentlicht werden. • Outlook-User nachhaltig auf Performance-Probleme des Exchangeservers bei clientseitiger Archivierung hinweisen! • Die serverseitige Archivierung erhöht die CPU-Auslastung des Exchangeservers deutlich, hat aber keinen bemerkbaren Einfluss auf die Server-Client-Kommunikation über MAPI (RPC-Latency) 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 27 PAM4Exchange: Ausblick To Do: - Installation PAM4Exchange V4.3 für Exchange 2010 - Import von vorhandenen PSTs zurück in Exchange-Postfach - Archivierung von Mails eines speziellen Mailordners unabhängig von Alter, Grösse etc des Inhalts 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 28 PAM4Exchange: Resümee PAM4Exchange ist eine Archivierungssoftware die bis auf einen Punkt unsere Anforderungen erfüllt Problem: Exchange-Performance bei clientseitiger Archivierung ... wir installieren am 9.12.2010 PAM4Exchange Version 4.3 und wollten 1. 1 Quartal 2011 mit der Migration der Mailboxen auf Exchange 2010 beginnen – schaun wir mal, wie es dann mit der Exchange-Performance aussieht. 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 29 4/13/2015 R.Thieme / GSI IT 30
