Head - GMVK Procurement Group

Presseinformation
Kosten sparen und Produktivität steigern
Strategisches Informations- und Wissensmanagement
macht Geschäftsprozesse effizienter
Der aktuelle Wirtschaftsabschwung und der zunehmende globale
Wettbewerbsdruck erfordern von Unternehmern neue Strategien. Ganz
oben auf der Agenda stehen daher Kosteneinsparungen und
Flexibilisierung – bei gleichzeitigem Erhalt des Leistungs- und
Wachstumspotenzials. Laut der Düsseldorfer GMVK Consulting Group
könnten Firmen allein bis zu 50 Prozent ihrer Kosten in einzelnen
Unternehmensbereichen sparen, wenn sie ihre Geschäftsprozesse
optimierten. Wesentlich seien dafür in erster Linie die strategische
Organisation der internen und externen Informationsflüsse sowie der
systematische Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen
Wissen.
Viele Unternehmer können den Begriff „Geschäftsprozessoptimierung“
einfach nicht mehr hören. Für sie steht dahinter schlicht die Auswahl und
Einführung eines neuen IT-Systems. Häufig mussten sie erfahren, dass die
oftmals von ihren IT-Abteilungen initiierten Veränderungen nicht den
gewünschten Erfolg brachten. Und sie haben recht damit. Denn wie
zahlreiche Studien zeigen, läuft mindestens ein Drittel der rein
technikorientierten Optimierungsmaßnahmen ins Leere. Zu oft werden
Insellösungen installiert, die mit anderen, im Unternehmen verwendeten
Systemen nicht kompatibel sind. Und: Häufig wird der Mensch als
Handelnder im Prozess vergessen und die Praktikabilität der neu zu
installierenden Maßnahmen im Tagesgeschäft vernachlässigt.
„Prozessoptimierung ist Sache der Unternehmensleitung und nicht allein der
IT. Denn Geschäftsprozesse können nur dann erfolgreich optimiert werden,
wenn die Zusammenhänge übergeordnet betrachtet werden und die
Geschäftsführung davon überzeugt ist“, sagt Ulrich Rehrmann,
Geschäftsführer der GMVK Consulting Group GmbH (GMVK). Deren
spezialisierte Berater analysieren Geschäftsprozesse, richten sie strategisch
neu aus und optimieren sie operational. Das heißt: Sie begleiten ihre
1
Presseinformation
Auftraggeber bei der Einführung der optimierten Prozesse bis diese
einwandfrei funktionieren und quantifizierbare Ergebnisse zeigen.
Von zentraler Bedeutung für optimale Abläufe ist, dass interne und externe
Informationsflüsse reibungslos funktionieren und die für den jeweiligen
Prozess erforderlichen Daten jederzeit in der gewünschten Form für den
Prozessbeteiligten nutzbar sind. „Unserer Erfahrung nach ist der größte
Effizienzfresser der interne Informationsfluss“, so Rehrmann. Unklare
Zuständigkeiten und umständliche Informationsbeschaffung verursachen
häufig Doppel- und Mehrarbeit – und unnötige Kosten. Meist haben sich die
lähmenden Abläufe bereits über Jahre verfestigt. Oftmals könne da nur ein
objektiver, externer Berater Ordnung schaffen. Um ein wirksames,
strategisches Informations- und Wissensmanagement bei ihren
Auftraggebern einzuführen, arbeitet die GMVK mit ICM Information Chain
Management. Diese Methode systematisiert den Umgang mit dem im
Unternehmen vorhandenen Wissen. Das Ergebnis: Arbeitsabläufe werden
vereinfacht, teilweise automatisiert, Mitarbeiter entlastet und somit
effizienter. Zwar spielt auch hierbei die richtige IT eine Rolle, allerdings rein
in Prozess unterstützender Funktion. Software und moderne IT-Lösungen
seien ja schließlich kein Selbstzweck, meint Rehrmann.
Hebelwirkung für die Produktivität
Großes Optimierungspotenzial liegt laut GMVK in den
Unternehmensbereichen Einkauf und Beschaffung – der so genannten „BuySide“ – und bei Produkt- und Dienstleistungsinformationen sowie in
Marketing und Vertrieb – der „Sell-Side“. Hier gibt es in der Regel sehr
komplexe Prozesse. In diesen Bereichen ist auch die Hebelwirkung –
Einsparungen erzielen bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung – am größten.
Bei der Produktion von Kommunikationsmedien beispielsweise sind häufig in
einem einzigen Prozessabschnitt mehr als die Hälfte der Schritte unnötig.
Die Gründe dafür: aufwändige Informationsbeschaffung, mehrfache
Übersetzungen sowie Medienbrüche in der Zusammenarbeit von
Abteilungen und Dienstleistern, aber auch unklare Aufgabenverteilung und
Herrschaftswissen. Ulrich Rehrmann: „Bei einem unserer Mandanten
konnten wir die Schritte innerhalb eines einzigen Prozessabschnitts von
54 auf zehn reduzieren, nur durch ein zentrales und strukturiertes
Produktinformationsmanagement und die weitestgehende Automatisierung
2
Presseinformation
des Übersetzungsprozesses. Das brachte Einsparungen von über 60
Prozent.“ Langfristiger Effekt: Die Mitarbeiter hatten wieder mehr
Ressourcen, um sich ihren originären Aufgaben zu widmen. Zusätzlich
konnten zwei Stellen für Redakteure geschaffen werden. „ Es geht nicht
darum, Arbeitsplätze zu rationalisieren, sondern darum, den Mitarbeitern
Freiraum zu verschaffen und die Produktivität zu fördern. So bleibt das
Wachstumspotenzial eines Unternehmens erhalten.“ Die Beschleunigung
dieser Prozesse bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Produkte schneller
an den Markt bringen und bewerben können – ein weiterer
Wettbewerbsvorteil.
Auch im Beschaffungsmanagement realisiert die GMVK für ihre
Auftraggeber deutliche Einsparungen. „Im Schnitt zehn bis 20 Prozent pro
Jahr“, so Rehrmann. In vielen Unternehmen gibt es eine unübersichtliche
Lieferantenvielfalt, Bestellung und Warenbestand werden nicht automatisch
abgeglichen, Preisvergleiche und Kostentransparenz sind unzureichend. Mit
einer strategischen Ausrichtung des Einkaufs, transparenter Datenhaltung
und modernen, den Einkäufer vom operativen Geschäft entlastenden
E-Procurement-Lösungen können deutliche Renditesteigerungen erzielt
werden. „Mit innovativen elektronischen Kataloglösungen beispielsweise
können 65 Prozent der Bestellprozesse automatisiert werden“, weiß Martin
Goerke. Er ist Consultant bei der GMVK und auf Einkaufsoptimierung
spezialisiert.
Besonders eklatant sind Optimierungsbedarf und -potenzial im
Unternehmensbereich Marketing. Hier sind sehr viele Disziplinen gefordert –
von Produktentwicklung und Vertrieb über Marktforschung bis hin zu
Werbung und PR. Entsprechend vielfältig sind die Spezialkompetenzen der
Mitarbeiter. Dies begünstigt ein separatistisches Abteilungs- und
Zuständigkeitsdenken und damit ein „Aneinandervorbeilaufen“
verschiedenster Prozesse. Bei einem Kunden der GMVK aus der
Dienstleistungsbranche ergab eine eingehende Analyse, dass die
Ablauforganisation grundsätzlich neu gestaltet werden musste. Die
einzelnen Prozesse wurden zielorientiert und abteilungsübergreifend
ausgerichtet – unabhängig vom bisherigen Anspruchs- und
Abteilungsdenken. Wenn es den Prozess verbesserte, wurden auch fremde
3
Presseinformation
Disziplinen herangezogen. Auf kürzeren Wegen mit geringerem Aufwand
entstanden so qualitativ bessere Ergebnisse. Heute verzeichnet dieser
Kunde eine messbar gesteigerte Produktivität – bei gleichem Personalstand.
Kurzer Return-on-Invest
Erster Schritt bei jedem Projekt ist immer die Analyse der relevanten
Prozesse. Dabei werden das tatsächlich vorhandene Optimierungspotenzial
im Unternehmen evaluiert, die damit verbundenen, möglichen
Kosteneinsparungen berechnet und konkrete Handlungsempfehlungen
gegeben. Diese Analysephase bietet die GMVK zu individuell kalkulierten
und fest vereinbarten Konditionen an. So haben Auftraggeber eine
verlässliche Basis für eine Kosten-Nutzen-Rechnung und können über die
Umsetzung des Projekts entscheiden. „Wir wissen, wie wichtig unseren
Kunden eine verlässliche Kostenplanung ist“, so Ulrich Rehrmann. „Daher
arbeiten wir sozusagen mit einem Festpreis – auch, wenn es sich für uns in
manchen Fällen nicht rechnet. Denn wir können vorher nie genau wissen,
welcher Analyseaufwand uns erwartet.“ Oft zeige sich das ganze Ausmaß
erst, wenn man in die Detailabläufe einsteige. In der Regel seien die
Analyseergebnisse sehr überzeugend, berichtet Ulrich Rehrmann. Zeigen
sie doch deutlich, dass die Arbeit der GMVK einen kurzen Return-on-Invest
hat und sich im wörtlichen Sinn in jedem Fall lohnt.
Über GMVK Consulting Group GmbH
Die GMVK Consulting Group GmbH (GMVK) mit Sitz in Düsseldorf wurde 2004
gegründet. Das Beratungsunternehmen optimiert Geschäftsprozesse in
Unternehmen mit Hilfe der eigens entwickelten Methode „ICM Information Chain
Management“. Dabei werden interne und externe Informationsströme optimal
organisiert und der Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen
systematisiert. Ziel ist es, Kosten und Aufwand deutlich und nachhaltig zu
reduzieren. Tätigkeitsschwerpunkte der GMVK sind die Unternehmensbereiche
Produkt- und Dienstleistungskommunikation, Einkauf und Beschaffung sowie
Marketing und Vertrieb. Im Bereich Einkauf und Beschaffung verfügt die GMVK über
ein internationales Lieferantennetzwerk mit über 4.000 verhandelten Verträgen bei
mehr als 200 Kunden unterschiedlichster Branchen und Größen.
GMVK berät schwerpunktmäßig größere mittelständische Unternehmen aus Handel,
Industrie und Dienstleistung, die aufgrund umfangreicher Produktpaletten und
komplexer internationaler Unternehmensstrukturen einen hohen
Kommunikationsbedarf haben oder die ihr Wachstumspotenzial in internationalen
4
Presseinformation
Märkten nutzen wollen. Je nach Ausgangssituation erzielt die GMVK für ihre
Auftraggeber Kosteneinsparungen zwischen zehn und 50 Prozent.
________________________________________________________
Pressekontakt:
GMVK Consulting Group GmbH, Königsallee 48, 40121 Düsseldorf,
Telefon 0211/200 535-0, E-Mail [email protected]
5